Текст книги "Как превратить 24 часа в 48"

Метод «Швейцарский сыр»

Вы были в ситуации, когда не знали, с чего начать большой проект?

• Да, мне трудно определить, с чего начать.

• Нет, разрезаешь проект на части – и по порядку делаешь.

• Я знаю, с чего начать, но не люблю делать в строгом порядке.

В чем слабость линейного подхода к решению задачи?

Если у вас четко расписана очередь задач, легко тормознуть на маленькой кочке. Если очередная задача не решается, это негативно сказывается на настроении и тормозит работу.

Если вам нужно ускорить свою работу, примените прием «Швейцарский сыр».

1. Разбейте проект на отдельные задачи, например диплом – на главы.

2. Разрежьте каждую задачу на кусочки: главы – на параграфы.

3. Подумайте, какое у вас настроение – творческое, ленивое, боевое.

4. Выберите тот кусочек, который сегодня хочется сделать. Если творческое настроение – продумайте идею, если боевое – бегите на переговоры.

5. Съешьте маленький кусочек сегодня.

6. Через какое-то время проект будет обкусан со всех сторон.

7. Поставьте точку в проекте.

В чем фишка? При «швейцарском» подходе сохраняется свобода действий, с решением каждой задачи растет мотивация.

Именно по такому методу я сам делаю проект «Деловая колбаса». Задача берется под настроение! Захотел сегодня прописать конкретный метод «Микеланджело» – прописал. Захотел вставить рисунки – вставил.

Матрица постепенно заполняется!

Метод «Альпы»

Вы хорошо планируете свой день?

• Да, я владею инструментами планирования дня.

• Нет, я работаю по ситуации. Планы напрягают меня.

• Я рад бы научиться работать по плану, но чтобы это было легко делать.

Что является главной чертой всех планов? Восемьдесят процентов из них не исполняются в полном объеме.

Почему?

Они слишком жесткие!

Если вы задыхаетесь под грудой дел, примените метод «Альпы».

1. Напишите список задач на день.

2. Оцените, сколько времени займет выполнение той или иной задачи.

3. Определите, сколько времени у вас есть, и оставьте в резерве 40 % времени.

4. Расставьте приоритеты. Распределите 60 % времени между задачами.

5. Все задачи, которые не могут быть выполнены за 60 % времени, делегируйте или перенесите.

6. Вечером проконтролируйте исполнение задач.

В чем фишка? План сам заставляет вас отсекать лишние задачи.

Рассмотрим пример применения метода «Альпы». На первом этапе нужно составить список задач, на втором – оценить время, которое потребуется на работу. Должна получиться примерно такая таблица.

На третьем этапе следует определить приоритеты, сократить время на выполнение задач, делегировать какие-то из них.

На четвертом этапе происходит контроль и перенос несделанного на другое время.

Метод «Работа не волк»

Как вы распределяете работу и отдых в плане дня?

• Я сначала выделяю время на работу, а после – на отдых.

• Я вообще никак не планирую день.

• Я планирую работу, а отдых – как получится.

Стандартная ситуация: планирование отдыха в свободное от работы время. Результат: человек живет, чтобы работать. Это раб!

Перевернутая ситуация: определить график и масштаб отдыха. Под график отдыха подстроить работу. Результат: человек работает, чтобы жить! Успешный человек сам определяет, когда и с кем ему отдохнуть.

Если вам регулярно приходится перерабатывать, примените метод «Работа не волк».

1. Подумайте, куда вы хотите пойти отдохнуть – в кино, театр, на концерт.

2. Купите заранее билет на определенную дату.

3. Застрахуйте риски – оповестите руководство о том, что сегодня вы идете в театр.

4. Быстро сделайте работу и отпроситесь пораньше почистить перышки.

5. Идите в театр и порадуйтесь жизни.

В чем фишка? Работа занимает ровно столько времени, сколько вы на нее отвели.

Отзыв о методе «РАБОТА НЕ ВОЛК»

Галина: «На мой взгляд, это планирование тренирует собранность, ответственность. Ты знаешь, что необходимо сделать, когда и для чего.

Исчезает страх неизвестности и неопределенности. Поскольку формулировки основных задач перед глазами и намечены подходы к их решению, новый день выглядит уже не серым и тяжелым, а планируемым и управляемым».

Метод «Эйзенхауэр»

Как вы расставляете приоритеты в работе?

• Я сначала выполняю задачи, за невыполнение которых могу получить по голове.

• Я работаю четко под задачу: дали задачу – делаю, не дали – не делаю.

• Я сначала делаю срочные дела, а если осталось время, перспективные.

• Я сначала выполняю задачи, приносящие доход, потом – все остальное.

Что отличает Деловую Колбасу от человека, плывущего по течению жизни:

• четкое понимание своих приоритетов;

• умение взять себя за жабры и перекрыть кислород своим слабостям;

• умение блокировать неважные задачи;

• умение эффективно делегировать задачи.

Вывод: Деловая Колбаса сама контролирует время и кует свое счастье.

Если у вас много задач, примените метод «Эйзенхауэр».

1. Постройте матрицу «Важно – срочно».

2. Напишите список задач, которые вам сегодня надо выполнить.

3. Распределите их по квадрантам А, Б, В, Г.

4. Вычеркните из списка задачи из категории «Не важно и не срочно».

5. Делегируйте коллеге или фрилансеру задачи из категории «Срочно, но не важно».

6. Ограничьте время на задачи из категории «Важно и срочно».

7. Специально выделите время и посвятите его задачам из категории «Важно, но не срочно».

В чем фишка? Квадрант «Важно, но не срочно» контролирует квадрант «Важно и срочно». Скоро в квадранте «Важно и срочно» будет мало дел.

Отзывы о методе «ЭЙЗЕНХАУЭР»

Аделия: «Мне понравился этот метод. Я научилась выделять для себя наиболее важные дела и распределять время на их выполнение. Метод позволил мне избежать стрессовых ситуаций, как было раньше, когда я собирала все дела в кучу и многое не успевала. Буду пользоваться этим методом в дальнейшем».

Зухра: «В целом метод “Эйзенхауэр” мне очень понравился. Я научилась отделять главные задачи от второстепенных, делегировать их другим людям. В дальнейшем я также собираюсь использовать предложенный метод, ведь, научившись грамотно планировать свое время, я смогу сосредоточиться на самом важном».

Илларион: «Метод очень помогает расставить приоритеты в делах. Используя его, мне удалось отсеять все неважные и несрочные дела, направив все свое внимание на неотложные. Дела нужно сортировать по срочности и важности, иначе куча дел вас раздавит».

Метод «Обед»

Как вы думаете, какая задача дня самая важная?

• Та, которая приближает меня к цели.

• Та, за которую можно получить по голове.

• Первая в списке.

Самая важная задача дня – это его величество обед!

Может ли человек работать без обеда? Да, на морально-волевых усилиях. Однако к чему это приводит? К болезням, усталости, выгоранию!

У обеда две важные функции. Вы можете:

• восстановить силы;

• сказать себе: «Ого, полдня прошло, а я ничего не сделал!»

Если вы хотите работать с огоньком, примените метод «Обед».

1. Определите время для обеда, например с 12:00 до 13:00.

2. Запретите себе обедать на рабочем месте – не смешивайте работу и отдых. Выберите красивое заведение, в котором будете обедать.

4. Определите, с кем вы хотите пообедать: из другого отдела и противоположного пола (порадуйте глаза и сердце).

5. Как только наступило время, пулей бегите – смените обстановку.

В чем фишка? Голодное брюхо к работе глухо!

Метод «Начальник шлагбаума»

Вы устали от работы? Выгорели эмоции?

• Да, мне ужасно надоела моя работа. Каждый день одно и то же.

• Нет, я умею поднимать себе настроение.

• Я был бы рад узнать способ зажечь огонек в груди.

Однажды железнодорожная компания искала дежурного по переезду. Повесили серое, невзрачное объявление, заляпанное грязью: «Требуется дежурный по переезду». Никто почему-то не пришел. Тогда текст и формат объявления изменили. Теперь в нем было написано: «Проводим отбор на должность начальника шлагбаума». Народ повалил валом. Сотрудника пришлось выбирать из множества претендентов.

Если вы хотите раскрасить свою жизнь, примените приемы метода «Начальник шлагбаума».

1. Опишите функции на работе, которые вам осточертели: красить стены, совершать звонки, инструктировать персонал.

2. Подумайте, как можно изменить образ работы:

• маляр превращается в художника;

• «холодный» звонарь – в актера;

• инструктор – в Цицерона.

3. Подумайте, какие навыки нужны для новой роли:

• художник раскрашивает мир в яркие цвета;

• актер играет голосом;

• Цицерон умеет жечь глаголом сердца людей.

4. Тренируйте новые навыки.

Результат – у вас есть новые навыки, вы освежили эмоции. Может быть, даже задумались о смене работы.

В чем фишка? Смена образа меняет наше внутреннее состояние.

Метод «Зона хаоса»

Вам легко держать бумаги на столе в порядке?

• Да, я аккуратно и педантично раскладываю их по папкам и лоткам.

• Нет, терпеть не могу немецкий порядок.

• Я рад бы навести порядок, но он долго не сохраняется.

«Однажды босс треста стал тонуть в бумагах. Эксперт дал заключение: “Документы размножаются половым путем. Приказы несут в себе мужское начало, а стенограммы – женское”. Специалист придумал решение: ни в коем случае нельзя класть два документа вместе. Лучше завести для каждого отдельную папку. Если надо подшить несколько бумаг, лучше переложить их картоном.

Теперь трест завален папками, бумаги лежат отдельно. Любой документ легко найти» (Михаил Успенский. Размножение документов).

Если вам трудно поддерживать порядок на столе, примените прием «Зона хаоса».

1. Выделите ограниченное место в уголке. Это будет зона хаоса.

2. Скажите себе, что рабочий стол – это зона порядка.

3. На рабочем столе держите не больше трех предметов – ноутбук, ручку, лист бумаги.

4. Все бумаги, которые вам не нужны сейчас, отправляйте в зону хаоса.

5. Если нужен документ, переместите его из зоны хаоса в зону порядка.

6. Отработали документ – удалите в зону хаоса.

7. Вечером наведите порядок в зоне хаоса – выбросьте старье.

Результат – в зоне внимания всегда находится только один документ.

В чем фишка? Снижая уровень хаоса вокруг, мы наводим порядок в голове. Наше мышление – отражение внешнего мира.

Отзыв о методе «ЗОНА ХАОСА»

Владислав: «Я считаю этот метод необходимым в современном мире. Он всегда и везде пригодится, так как в бардаке жить невозможно, постоянно тратится лишнее время на поиск. И для экономии времени лучше все держать на своем месте. В порядке удобнее и красивее живется».

Метод «Три секунды»

Вы часто спешите ответить на вопрос?

• Да, часто.

• Нет, я предпочитаю продумать дело.

• Редко.

Олимпиада в Мюнхене, 1972 год. Финал турнира по баскетболу. Матч СССР – США. До конца игры три секунды, американцы ведут – 50:49. Что такое три секунды? Миг, один раз моргнуть – и все. Мгновение – и советский спортсмен аккуратненько «от доски» посылает мяч в кольцо. Вот теперь все – 51:50 в пользу сборной СССР. Впервые родоначальники баскетбола были побиты на Олимпиаде!

Если вы слишком быстро принимаете решения или легко взрываетесь, примените прием «Три секунды».

• К вам обратились с вопросом или просьбой и ждут ответа.

• Вы считаете про себя до трех, а после этого принимаете решение, что ответить и как.

• Часто вообще не надо отвечать, так как вопрос был пустяковый.

Результат – вы хозяин ситуации.

В чем фишка? За три секунды первые эмоции уходят.

Сама проблема может лопнуть!

Отзыв о методе «ТРИ СЕКУНДЫ»

Ольга: «Одним из „времяпоедателей“ считается спешка. На занятии по тайм-менеджменту нам рассказали об интересном способе ее преодолевать – трехсекундной паузе. Сначала я к этому отнеслась с юмором, потому что в некоторых ситуациях выдерживание паузы выглядит довольно глупо.

Но потом я решила попробовать, и первым моим испытуемым стал агрессивный контролер в транспорте. После вопроса: “Что у вас за проезд?!” – я выждала три секунды и спокойно ответила. Контролер, конечно, посмотрел на меня, как на дурочку, но я заметила, что он сбавил свой пыл и осознал, что был слишком агрессивен.

Потом я начала время от времени применять метод в течение всего дня, а вскоре и в течение недели. И на самом деле это очень помогает и самой себе, и окружающим обдумать свой ответ или просто прийти в себя во время ссоры.

Реакция людей была разной: кто-то продолжал кричать, кто-то смотрел с удивлением, некоторые начинали спрашивать, почему я так долго обдумываю ответ. А после рассказа об этом приеме сами начинали его использовать. Метод очень понравился, так как помог мне, и не раз».

Рамиль: «Недавно я побывал в ситуациях, где использовал способ с тремя секундами. В некоторых случаях мое молчание вызывало у людей разные эмоции. Например, когда продавец в магазине спросил, какой сок мне подать, я не знал, какой выбрать, но, чтобы сделать правильный выбор, досчитал до трех. Я еще не успел досчитать, как в очереди за мной послышались возмущенные голоса: “Долго ли вы будете выбирать?”, “Долго ли там еще?!”.

Но была и хорошая ситуация: я проспал, но успевал на занятия, и собираться мне пришлось быстро. В панике я не мог вспомнить, какие у меня пары и что мне с собой взять, но остановился и решил посчитать до трех. Посчитав, я успокоился, собрал все, что было нужно, и успел на занятия.

Правило трех секунд дает еще одно преимущество: оно лишает нас времени на лишнее обдумывание ситуации. Человек просто не успевает вспотеть, разволноваться, начать заикаться».

Метод «Интернет»

Вы сталкивались с интернет-зависимостью?

• Да, я регулярно захожу в Интернет на пять минут, а зависаю на два часа.

• Нет, я четко знаю, на какие сайты я хочу зайти.

• Я рад бы научиться контролировать себя в Интернете.

Анекдот в тему: «Доктор, если вы меня вылечите от интернет-зависимости, я добавлю вас в друзья!»

Если вы без конца просматриваете фотографии в соцсетях, примените метод «Интернет».

1. Сядьте за компьютер в удобной позе. Расслабьтесь.

2. Войдите в «Инстаграм». Выберите красивую яркую фотографию.

3. Смотрите на фотографию не 2–3 секунды, а две минуты. Рассмотрите все детали. До опупения, до тошноты!

4. Затем переходите к следующей фотографии. Две минуты рассматривайте ее.

5. После переходите к следующей.

6. Через шесть минут работы мозг устанет и захочет переключиться.

7. Переключитесь на важное дело. Оно станет восприниматься как отдых.

В чем фишка? Фото стало работой, а дело – отдыхом.

Отзывы о методе «Интернет»

Ольга: «Я применила этот способ – досконально изучила при просмотре фотографии все ее детали. И на самом деле это мне очень помогло. Я стала меньше тратить времени на просмотр фото в соцсетях, так как ты посмотришь максимум 2–3 фотографии – и либо уже не хочешь смотреть остальные, либо устаешь и, чтобы отвлечься, начинаешь заниматься тем, что на самом деле нужно».

Наташа: «Метод меня сначала очень смутил, так как я не понимала, как это: медленно просматривать фотографии и вникать в их суть. Я привыкла, как и многие, мне кажется, быстро взглянуть на фотографию и пролистнуть дальше, поэтому поначалу было трудно. Несмотря на это, я все же смогла найти какие-то мелкие детали на фотографиях. Но, к сожалению, некоторые фотографии после пристального их рассмотрения показались пустыми, то есть не несли никакой информации. Желание просматривать такие фотографии в соцсетях просто пропало, и у меня появилось больше времени».

Регина: «Еще не начав работу по этому методу, я думала, что нет ничего сложного в том, чтобы смотреть на фото две минуты. Но, просмотрев две фотографии, я осознала, что зачем-то посвящаю этому занятию около часа в день. Что я там хочу увидеть? Ведь это просто просмотр всего подряд, а если через минуту ты даже и не вспомнишь того, что видел, значит, это и не нужно. После этого дела, которые постоянно откладывались, были выполнены».

Метод «Остановите мир, я хочу сойти!»

Вы часто испытываете информационную перегрузку?

• Да, я нахожусь под жестким информационным прессингом.

• Нет, я пожиратель рекламы, меня не волнует проблема перегрузки.

• Я был бы рад узнать способы снятия информационной перегрузки.

• Я не верю в эти шаманские приемы, поэтому не делайте мне больно, господа.

Сейчас человек за один день получает столько же информации, сколько средневековый человек получал за всю жизнь! Однако наша животная нервная система не в состоянии справиться с такой нагрузкой. Поэтому актуальна информационная перегрузка.

Если вам нужно остыть после работы и настроиться на вторую смену дома, примените прием «Остановите мир, я хочу сойти!».

1. После тяжелой работы вызовите такси.

2. Сядьте не на переднее, а на заднее сиденье.

3. Попросите водителя выключить радио.

4. Отключите телефон.

5. Расслабьтесь и просто, как маленький ребенок, понаблюдайте за жизнью города.

Пока доедете до дома, вы отдохнете и сможете спокойно общаться с родными.

В чем фишка? Блокируя внешнюю информацию, вы даете отдых мозгу.

Отзывы о методе «Остановите мир, я хочу сойти!»

Алина: «Я выполнила этот метод чуть-чуть в другой форме, так как не было возможности куда-либо ехать на такси. Обычно, когда я куда-нибудь еду или иду, я слушаю музыку или разговариваю по телефону. Мне выпала возможность рано утром прогуляться по городу, проложить, так сказать, путь до дома. Я шла в полной тишине, выключила телефон и наблюдала за природой, за восходом солнца. Дома чувствовала спокойствие. Очень полезный метод, буду его использовать чаще, так как мозг отдыхает после большого потока информации».

Лейла: «Оказывается, еще не зная об этом методе, я использовала его в своей повседневной жизни. Но не с водителем такси. По вечерам, когда обычно поздно возвращаюсь с учебы домой, я не включаю радио в машине. Поездка проходит в тишине, нарушаемой лишь гулом транспорта. И, как следствие, я приезжаю домой со свежей головой. Я отдыхаю от информации, полученной во время занятий. Моя голова не забита песнями, ненужной информацией, услышанной по радио. В общем, метод мне очень нравится и я собираюсь использовать его в дальнейшем».

Аделия: «Метод мне очень понравился. Действительно, иногда хочется отдохнуть от окружающего мира, суеты и шума, но сделать это довольно проблематично, так как не хватает времени побыть один на один с собой. Так вот, заменить в такси, например, прослушивание музыки или новостей на тишину – отличная идея».

Метод «Бриллиант»

Вы умеете быстро генерировать новые идеи?

• Да, я очень креативный человек.

• Нет, считаю, что все идеи можно скачать из Интернета. Зачем изобретать велосипед.

• Умею, но мне требуется определенное время.

• Пока не умею, но хотел бы научиться.

Ученые поставили эксперимент. Около двух пальм положили по палке. К первой пальме подвели обезьяну, а ко второй – прапорщика. Обезьяна сначала потрясла пальму. Увидела палку, бросила ее, сбила бананы и начала их есть.

Прапорщик тряс-тряс пальму – бананы не падают… Подошли экспериментаторы:

– Ты подумай, что надо сделать, вон палка лежит…

Прапорщик:

– Что тут думать, трясти надо!

Мыслительная лень заводит человека в тупик.

Если вам нужны новые идеи и свежесть восприятия, примените прием «Бриллиант».

1. Выберите выходной день, когда вам не надо работать.

2. Накануне этого дня сделайте всю домашнюю работу.

3. За день до выходного загрузите в голову информацию по проблеме.

4. В выходной день отключите телевизор, Интернет, не читайте газеты. Позвольте пыли в вашей голове осесть. Тогда бриллианты ваших мыслей засияют ярким светом.

5. Запишите пришедшие в голову идеи.

В чем фишка? Во время отдыха бесполезные мысли уходят, остаются только самые важные.

Отзывы о методе «БРИЛЛИАНТ»

Юлия: «В воскресенье я запланировала отключить Интернет. Мне кажется, что главное в этом методе – начать. Абсолютно не тянет в Сеть через 2–3 дня, хотя в первый день я постоянно находила какие-то причины для того, чтобы зайти туда. За время без Интернета я удвоила свое свободное время, которое посвятила хобби, отложенным ранее делам. Я считаю, что полезно на время отключать Интернет, так как вокруг столько интересного! Можно с головой уйти в учебу, прочитать прекрасные книги, после которых хочется жить и менять что-либо, проводить больше времени с друзьями в реальной жизни, а не обмениваться в социальных сетях сообщениями».

Камила: «В выходной день я отключила абсолютно все: Интернет, телефон, телевизор. Так у меня появилось гораздо больше свободного времени, которое я потратила с пользой. Конечно, сначала я уделила время учебе, далее занялась собой, то есть сделала себе пару масок для лица, волос – так сказать, немного релакса. Далее делала что-то по дому, разобрала вещи в шкафу – очень давно хотела этим заняться, но все не было времени. Потом поиграла с братишками и сестренками, позже пошла гулять с друзьями. В этот день я поняла, что можно много всего успеть и узнать нового для себя. Ведь это лучше, чем сидеть в Интернете и тупо обмениваться сообщениями и “лайками”».