&nbsp;-------<br>|&nbsp;Библиотека iknigi.net<br>|-------<br>|&nbsp;&nbsp;Ирина&nbsp;Сергеевна&nbsp;Телина<br>|<br>|&nbsp;&nbsp;Александр&nbsp;Алексеевич&nbsp;Васильев<br>|<br>|&nbsp;&nbsp;Юрий&nbsp;Александрович&nbsp;Стоцкий<br>|<br>|&nbsp;&nbsp;Office 2007: самоучитель<br>&nbsp;-------<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Ю. А. Стоцкий, А. А. Васильев, И. С. Телина<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Office 2007. Самоучитель<br></h3><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Введение<br></h3><br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Самоучитель по Microsoft Office 2007 предназначен для тех читателей, которые уже имеют определенный опыт работы с компьютером и хотят познакомиться с возможностями приложений широко распространенного пакета программ компании Microsoft. Эти офисные программы появились много лет назад. Их первые версии были написаны для операционных систем MS-DOS и Windows 3.1. Microsoft Office 2007 – это последняя версия популярного пакета, который теперь работает под управлением операционной системы Windows ХР (с пакетом обновления SP1 или более поздним) и Windows Vista.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Книга состоит из 21 занятия с несложными упражнениями, описывающими методику исполнения определенных операций. Материал книги не содержит сложных технических подробностей, а ориентирован на начинающего пользователя, стремящегося быстрее научиться решать конкретные задачи с помощью программ Microsoft Office. Каждое упражнение имеет четкую цель и предлагает последовательность шагов, позволяющих решить поставленную задачу. Многочисленные рисунки помогают читателю ориентироваться в графическом интерфейсе Windows и в диалоговых окнах приложений Office 2007.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Книга написана на основе русифицированной версии Microsoft Office 2007, однако при описании интерфейса в скобках даются английские названия соответствующих элементов, что поможет пользователям, работающим с английской версией программы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В части I рассматриваются наиболее распространенные приемы работы с Windows. Здесь же описывается технология взаимодействия приложений Microsoft Office друг с другом и с операционной системой компьютера, способы запуска приложений, копирование файлов, печать документов и другие распространенные действия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Часть II посвящена широко известному текстовому процессору Microsoft Office Word, новая версия которого стала еще более мощной и удобной. Вы научитесь вводить и форматировать текст, оформлять документы с помощью рисунков, добавлять таблицы, распечатывать многостраничные документы, проверять орфографию и грамматику, выполнять слияние текста Microsoft Office Word с данными таблиц.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Часть III описывает методику работы с электронными таблицами Microsoft Office Excel. Здесь рассказывается о структуре и назначении листов Excel, о приемах работы с формулами и функциями, обеспечивающими выполнение самых сложных математических операций. Вы научитесь представлять результаты расчетов в виде графиков и диаграмм, распечатывать листы Excel.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;На трех занятиях части IV изучается приложение Microsoft Office PowerPoint, предназначенное для построения презентаций – последовательностей слайдов с материалами доклада. Вы познакомитесь с широкими графическими возможностями этой программы, научитесь пользоваться стандартными шаблонами и темами оформления, а также создавать презентации «с нуля». В книге рассматриваются приемы построения электронных презентаций, демонстрируемых с помощью компьютерного проектора или в интрасети. Вы также научитесь строить интерактивные слайд-шоу, управляемые зрителем.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Часть V знакомит с профессиональной системой управления базами данных – приложением Access. Удобный интерфейс, понятные инструменты и приходящие на помощь мастера таблиц, форм и отчетов позволяют строить базы данных в Access даже неискушенным пользователям. Изучив Access немного лучше, вы сможете создавать достаточно сложные структуры данных с несколькими таблицами, расширенными возможностями поиска и сортировки информации.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Программа Outlook, рассматриваемая в части VI, представляет собой универсальный организатор ваших документов. Календарь Outlook помогает структурировать рабочее время; дневник и список задач позволяют хранить списки выполненных дел и незавершенных мероприятий. Библиотека контактов Outlook – это прекрасный справочник, в котором могут храниться адреса, телефоны и другая информация о людях и организациях. В Outlook также включен почтовый клиент, обеспечивающий быструю и удобную связь со всем миром через Интернет.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;На протяжении всей книги особое внимание отводится вопросам взаимодействия приложений пакета Microsoft Office 2007 друг с другом. В упражнениях рассматриваются многочисленные дополнительные модули пакета, доступные в любой из пяти рассматриваемых программ. Это компоненты построения графиков и диаграмм, библиотека клипов, графический модуль WordArt, рисунки SmartArt, темы оформления Office, модуль проверки орфографии и грамматики, а также другие составные элементы пакета.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Соглашения, принятые в книге<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для облегчения восприятия материала основной текст упражнений организован в виде нумерованного списка шагов. На рисунках даются выноски с номерами тех шагов, смысл которых разъясняется этими выносками. В конце каждого занятия имеется контрольное упражнение. Авторы рекомендует читателю самостоятельно проделать все описанные в нем операции и ответить на поставленные вопросы. Если вам не удастся сразу решить предложенные задачи, перечитайте материал соответствующего занятия или обратитесь к приложению, расположенному в конце книги и содержащему ответы на все контрольные вопросы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Наряду с нумерованными списками в тексте упражнений встречаются специальные врезки, концентрирующие внимание читателя на том или ином вопросе.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Эти врезки содержат описания приемов, логически связанных с основными шагами упражнения, но не вошедших в основной текст.<br>
<br><br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечания содержат техническую информацию по теме упражнения. Эти технические вопросы не связаны напрямую с выполняемой операцией, но они расширяют кругозор читателя и разъясняют смысл происходящего.<br>
<br><br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Эти врезки содержат описание отличий последней версии пакета Microsoft Office от предыдущих версий пакета.<br>
<br><br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Внимание!<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Такие врезки содержат информацию, на которую читатель должен обратить особенное внимание при выполнении в ходе упражнений тех или иных действий.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для облегчения восприятия материала названия всех элементов интерфейса программ выделены специальным шрифтом. Кроме того, моноширинным шрифтом отмечен текст, который по сценарию упражнений должен вводиться читателем в поля диалоговых окон или в текст документов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Многие команды, доступные в Office, выполняются с помощью кнопок, расположенных на вкладках ленты. Для краткости названия таких команд иногда приводятся в сокращенном виде, например, Главная &#8594; Буфер обмена &#8594; Копировать (Home &#8594; Clipboard &#8594; Сору). Это значит, что кнопка Копировать (Сору) находится на вкладке Главная (Home) в группе Буфер обмена (Clipboard).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В приложении Microsoft Office Outlook 2007 многие операции выполняются с помощью команд меню. Для краткости названия таких команд тоже приводятся в сокращенном виде, например, Вид &#8594; Текущее представление &#8594; По категориям (View &#8594; Current View &#8594; By Category). Стрелка, соединяющая названия пунктов меню, указывает на то, что вы должны сначала щелкнуть на пункте Вид (View) строки меню, затем выбрать в раскрывшемся меню команду Текущее представление (Current View), а потом в раскрывшемся подменю выбрать команду По категориям (By Category).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В некоторых случаях мы будем писать Offce &#8594; Создать (Offce &#8594; New). Это означает, что необходимо щелкнуть на кнопке Office и в появившемся меню выбрать команду Создать (New).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Многие команды можно выбрать с помощью специальных клавиатурных комбинаций. Использование таких комбинаций значительно ускоряет работу с документами. Если для выполнения определенной операции требуется нажатие нескольких клавиш, то их названия соединяются знаком «+». Так, обозначение Alt+Tab указывает на то, что для выполнения определенной операции нужно нажать клавишу Alt и, не отпуская ее, нажать клавишу Tab. Затем следует отпустить обе клавиши.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Завершая введение, хочется отметить, что авторы – это лишь небольшая часть большого коллектива, стараниями которого была выпущена эта книга. Мы хотим поблагодарить сотрудников компьютерной редакции издательства «Питер», внесших множество существенных замечаний по тексту книги и выполнивших огромную техническую работу по подготовке этого издания к печати.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;От издательства<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Ваши замечания, предложения и вопросы отправляйте по адресу электронной почты comp@piter.com (издательство «Питер», компьютерная редакция).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Мы будем рады узнать ваше мнение!<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подробную информацию о наших книгах вы найдете на веб-сайте издательства http://www.piter.com.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Часть I<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Знакомство с Microsoft Office<br></h3><br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В первой части книги мы кратко познакомимся с приложениями мощного комплекса офисных программ Microsoft Office 2007, а также с основами работы с операционной системой Windows ХР.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 1<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Начинаем работу<br></h3><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Тема занятия<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На первом занятии вы познакомитесь с азами работы приложений мощного комплекса офисных программ Microsoft Office 2007 и научитесь создавать и редактировать свои собственные документы. Ниже перечислены несколько несложных операций, описание которых вы найдете в упражнениях этого занятия:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• запуск приложений Microsoft Office;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• открытие документа;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• ввод и форматирование текста;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• оформление документа;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• добавление рисунков;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• сохранение выполненной работы;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• печать документа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вы приступаете к изучению пакета программ, объединенных общим названием Microsoft Office 2007. Это последняя версия широко известных офисных приложений компании Microsoft. Вы научитесь работать с каждым приложением пакета, узнаете об общих элементах этих программ, способах их взаимодействия друг с другом и с операционной системой Windows.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Первое занятие – подготовительное. На нем рассматриваются основные приемы работы с приложениями Office. Вы создадите несколько документов, научитесь сохранять их для последующего использования и печатать результаты работы на принтере.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Запуск приложений<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Комплект Microsoft Office 2007 состоит из нескольких отдельных модулей. Эти программы в значительной степени взаимосвязаны, имеют схожие оформление и инструменты, но все же каждая из них является самостоятельным приложением.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Компоненты Microsoft Office 2007 работают только под управлением операционных систем Windows ХР (с пакетом обновления 2), Microsoft Windows Server 2003 и Windows Vista.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы начать работу с Office 2007, нужно включить компьютер и подождать, пока загрузится операционная система, то есть на экране появится рабочий стол со значками и панелью задач, которая обычно размещается в нижней части экрана и представляет собой синюю полосу с кнопкой Пуск (Start) слева. В дальнейшем предполагается, что на компьютере уже установлен комплект Microsoft Office 2007 в полной конфигурации.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В этой книге мы подразумеваем, что у вас установлена ОС Windows ХР (с пакетом обновления 2), оформленная в стиле Windows ХР. Если вы используете Windows ХР с оформлением в классическом стиле или Windows Vista, некоторые действия могут отличаться от приведенных в книге.<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 1. Открываем программу Office&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте познакомимся с компонентами Microsoft Office, научимся открывать их и переключаться между их окнами.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Переместите указатель мыши в левый нижний угол экрана.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Пуск (Start) панели задач операционной системы Windows.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Переместите указатель на пункт Все программы (All Programs) меню Пуск (Start). Перейдите в подменю Microsoft Office (рис. 1.1) и вы увидите значки приложений системы Microsoft Office 2007 (если у вас остались установленными приложения более ранних версий Office, то вы увидите также и их значки).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Переместите указатель на пункт Microsoft Office Word 2007 и щелкните на нем. Откроется окно приложения Microsoft Office Word.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Снова щелкните на кнопке Пуск (Start), раскройте подменю Все программы (All Programs) и выберите команду Создать документ Office (New Office Document).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если у вас после установки Office 2007 в подменю Все программы (All Programs) отсутствуют пункты Создать документ Office (New Office Document) и Открыть документ Office (Open Office Document), значит, вы не включили их при установке пакета. Вы можете включить вывод этих пунктов с помощью программы установки Office 2007.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. На вкладке Общие (General) открывшегося диалогового окна дважды щелкните на значке Новая книга (Blank Workbook).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если у вас после установки Office 2007 в подменю Все программы (All Programs) отсутствуют пункты Создать документ Office (New Office Document) и Открыть документ Office (Open Office Document), то просто откройте приложение Excel, тем же способом, что и приложение Word.<br>
<br><img border=0 src="i_001.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 1.1. Меню Microsoft Office со значками приложений Office 2007<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Теперь открыты окна двух приложений – Microsoft Word и Microsoft Excel. На рис. 1.2 окно Excel показано на фоне окна Word. Если оба окна развернуты до полноэкранного режима, одновременно можно будет видеть только одно из них.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Windows обеспечивает простое переключение между приложениями. Чтобы активизировать окно Word, нажмите клавиши Alt+Tab.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Чтобы вновь увидеть окно Excel, нажмите клавиши Alt+Tab еще раз.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Любой файл Windows отождествляется с некоторым типом, который идентифицируется расширением имени файла. Расширение – это совокупность символов, расположенных в имени файла правее последней точки. Свой тип имеют и документы Microsoft Office. Так, документам Word назначается расширение docx, презентациям PowerPoint – расширение pptx и т. д.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;При установке программы Windows регистрирует связанные с ней типы файлов. В результате операционная система знает, с помощью какого приложения был создан тот или иной файл, и может сопоставить файлам определенного типа некоторые стандартные действия, выполняемые при активизации документа этого типа. Поэтому для запуска приложений Office с одновременным открытием нужного вам документа не обязательно отыскивать значки приложений в меню Пуск (Start). Просто выполните одно из следующих действий:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• дважды щелкните на значке документа, расположенном в окне папки или на рабочем столе;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• если нужно открыть документ, с которым вы недавно работали, выберите его имя в подменю Недавние документы (Recent Documents) меню Пуск (Start).<br>
<img border=0 src="i_002.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 1.2. Окно Excel на фоне окна Word<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 2. Открываем существующий документ&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы просмотреть или отредактировать документ Word или, например, внести новую запись в базу данных Access, необходимо сначала открыть файл документа, содержащий необходимую информацию. Если файла нет на рабочем столе и вы не помните точное название папки, в которой он хранится, проще всего воспользоваться диалоговым окном открытия документов. Это окно выглядит одинаково для всех приложений Office, а его инструменты позволяют быстро отыскать нужный файл. Давайте изучим способы поиска файла на примере документа Word.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелчком на кнопке Документ1 – Microsoft Word (Documentl – Microsoft Word) на панели задач активизируйте окно Word.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Office, которая расположена в левом верхнем углу окна приложения, и выберите в раскрывшемся меню команду Открыть (Open). Появится диалоговое окно, показанное на рис. 1.3.<br>
<img border=0 src="i_003.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 1.3. Диалоговое окно открытия документа<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Кнопка Office, расположенная в левом верхнем углу окна Microsoft Office Word, вызывает меню, похожее на меню Файл (File) предыдущих версий Office. Более подробно об интерфейсе мы поговорим на занятии 4.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Раскройте список Тип файлов (Files Of Types) и выберите пункт Документы Word (Word Documents). В результате главное поле окна будет содержать только значки документов Word. Если искомый файл имеет нестандартное расширение, выберите пункт Все файлы (All Files).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Раскройте список Папка (Look In) и укажите жесткий диск локального компьютера или сетевой диск, на котором находится искомый документ.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Для раскрытия папки, вложенной в текущую, найдите ее значок в области списка файлов и дважды щелкните на нем.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Для перехода в родительскую папку щелкните на кнопке Переход на один уровень вверх (Up One Level) панели инструментов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Чтобы найти документ в стандартной папке Windows, щелкните на одной из шести кнопок левой панели диалогового окна открытия документа. Они открывают доступ к следующим папкам и файлам:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Недавние документы (My Recent Documents) – ярлыки недавно открывавшихся файлов и папок;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Мои документы (My Documents) – папка, в которой по замыслу создателей Windows должны храниться ваши рабочие документы;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Рабочий стол (Desktop) – файлы и папки, расположенные на рабочем столе Windows;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Мой компьютер (My Computer) – список дисков вашего компьютера;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Надежные шаблоны (Trusted Templates) – папка с шаблонами;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Сетевое окружение (Network Places) – позволяет получить доступ к папкам, размещенным в локальной сети или в Интернете.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Если вы не можете вспомнить точное имя файла, попробуйте воспользоваться другим режимом просмотра списка файлов. Щелкните на стрелке справа от кнопки Представления (Views) панели инструментов и выберите подходящий режим (рис. 1.4). Окно открытия файла предлагает следующие варианты вывода списка документов:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Эскизы (Thumbnails) – на значке папки выводятся хранящиеся в папке изображения, что позволяет быстро увидеть содержимое папки;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Рядом (Tiles) – вывод всех файлов папки в виде крупных значков;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Значки (Icons) – все файлы и папки отображаются в виде значков меньшего размера, чем в режиме Рядом (Tiles);<br>
<img border=0 src="i_004.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 1.4. Свойства документа<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Список (List) – простой список всех файлов и папок с маленькими значками (см. рис. 1.3);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Таблица (Details) – список с указанием размера, типа и времени последнего изменения файла;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Свойства (Properties) – отображение свойств выбранного файла, которые выводятся в окне справа от списка, как показано на рис. 1.4;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Просмотр (Preview) – предварительный просмотр содержимого выбранного файла в панели, расположенной справа от списка файлов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Чтобы упорядочить файлы по имени, расширению, размеру или дате в режимах Эскизы (Thumbnails), Рядом (Tile) или Значки (Icons), щелкните на них правой кнопкой мыши и в подменю Упорядочить значки (Arrange Icons) контекстного меню выберите нужную команду сортировки значков.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для упорядочения файлов по одному из признаков в режиме просмотра Таблица (Details) достаточно щелкнуть на заголовке столбца данного признака.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Найдя документ, выделите его щелчком мыши или введите его имя в поле Имя файла (File Name).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Щелкните на кнопке Открыть (Open). Содержимое файла появится в окне Word.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Список кнопки Открыть (Open), показанный на рис. 1.5, позволяет выбирать режим открытия файла. Пункт Открыть для чтения (Open Read-Only) запрещает модификацию документа, а режим Открыть как копию (Open as Сору) создает в Word копию открываемого документа. Пункт Открыть в обозревателе (Open in Browser) позволяет открыть файл в веб-браузере. Пункт Открыть с преобразованием (Open wuth Transform) позволяет открыть файл в формате расширяемого языка разметки XML (Extensible Markup Language) и использовать для него файл преобразования в формате XSL (Extensible Stylesheet Language). Пункт Открыть и восстановить (Open and Repare) позволяет восстановить файл, поврежденный при внезапном сбое в работе компьютера.<br>
<img border=0 src="i_005.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 1.5. Варианты открытия файла<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если нужно продолжить работу с недавно открывавшимся документом, щелкните на кнопке Office, и в правой части появившегося меню будут перечислены имена тех файлов, которые обрабатывались последними. Чтобы открыть один из них, щелкните на его имени.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вы, естественно, будете не только просматривать имеющиеся документы, но и создавать свои собственные. Новый документ автоматически создается в программах Word и Excel при их запуске. Если же потребовался еще один документ или нужно создать новый документ в другом приложении Office 2007, щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Создать (New).<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Текст<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Текст – основа большинства документов. Приложения Office 2007 предлагают набор разнообразных инструментов ввода, редактирования и форматирования текста. Основные операции для работы с текстом идентичны во всех программах комплекта Office 2007.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 3. Ввод текста&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы наполнить только что созданный документ текстовым содержанием, выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Введите обращение Дорогой Илья Александрович и нажмите клавишу Enter.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Затем введите текст Мы рассмотрели ваше предложение, и оно заинтересовало нашу компанию. К сожалению, вы не указали возможные сроки поставки пробных образцов. Сообщите их как можно скорее.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание, что по достижении правого края страницы программа сама переносит строки, и пользователю не нужно нажимать клавишу Enter в конце каждой строки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Дважды щелкните на слове указали, и программа выделит его. Введите слово сообщили. Новое слово заменит выделенное.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Чтобы изменить точку в первой строке текста на восклицательный знак, щелкните правее точки. Текстовый курсор переместится в конец строки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Нажатием клавиши Backspace удалите точку, затем введите восклицательный знак (!).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Клавиша Backspace удаляет символ слева от текстового курсора, а клавиша Delete стирает символ справа от курсора.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Протащите указатель мыши по словам К сожалению, чтобы выделить их, и нажмите клавишу Delete или Backspace. Указанные слова будут удалены.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, нажмите клавишу —>. Будет выделена буква в.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните на кнопке в правом нижнем углу группы Шрифт (Font) вкладки Главная (Home). В появившемся диалоговом окне Шрифт (Font) установите флажок Все прописные (All caps), как показано на рис. 1.6.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на кнопке ОК. Буква в будет преобразована к верхнему регистру.<br>
<img border=0 src="i_006.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 1.6. Диалоговое окно Шрифт<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 4. Форматирование текста&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для ввода простого текста, созданного в предыдущем упражнении, нет смысла пользоваться мощным текстовым процессором Word, вам вполне хватит возможностей программы Блокнот (Notepad). Не забывайте, что вы работаете с одним из лучших офисных приложений. Попробуйте немного приукрасить текст.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Для короткого письма шрифт в 11 пунктов кажется слишком мелким. Поэтому щелкните на кнопке Главная &#8594; Редактирование &#8594; Выделить (Home &#8594; Editing &#8594; Select), как показано рис. 1.7, и в появившемся меню выберите команду Выделить все (Select АН), чтобы выделить весь текст.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке, расположенной в правом нижнем углу группы Шрифт (Font) вкладки Главная (Home).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В списке Размер (Size) открывшегося диалогового окна выберите число 14 и щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните левее первой строки текста. Окажется выделенной вся строка.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелчком на кнопке Главная &#8594; Шрифт &#8594; Полужирный (Home &#8594; Font &#8594; Bold) назначьте этой строке полужирное начертание.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелчком на кнопке По центру (Center) в группе Абзац (Paragraph) вкладки Главная (Home) задайте для этого абзаца выравнивание по центру.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Тройным щелчком в тексте второго абзаца выделите весь этот абзац. Затем щелкните на кнопке По ширине (Justify) в группе Абзац (Paragraph) вкладки Главная (Home), чтобы растянуть этот абзац на всю ширину страницы.<br>
<img border=0 src="i_007.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 1.7. Форматирование текста<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы узнать название какой-либо кнопки на вкладке, наведите на нее указатель мыши и задержите его на несколько секунд. Появится экранная подсказка с названием кнопки и кратким описанием ее назначения.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Добавление объектов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Windows позволяет вставлять объекты, созданные одними программами, в документы других программ. В приложениях Office 2007 эта технология используется в полной мере. Вы можете строить документы, одновременно содержащие таблицы Word, листы Excel, графики, рисунки и любые другие объекты, создаваемые модулями Office или другими приложениями Windows.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Помимо основных программ, комплект Microsoft Office содержит несколько дополнительных модулей, которые обеспечивают рисование фигур, создание диаграмм и графиков, построение организационных диаграмм, размещение в документе рисунков, видеоклипов и звуков. Эти дополнительные возможности доступны во всех приложениях Office. Вы будете постепенно знакомиться с ними на протяжении всей книги. Не забывайте, что все они доступны в любом приложении Office. К примеру, методика создания организационных диаграмм описывается при изучении PowerPoint, но с помощью тех же приемов можно добавить организационную диаграмму в документ Word или в лист Excel.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 5. Оформление документов&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте воспользуемся графическими возможностями Microsoft Office и добавим в верхнюю часть созданного письма красочное название компании, отделенное от текста цветной линией.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Нажатием клавиш Ctrl+Home переместите курсор в начало документа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Нажмите клавишу Enter, чтобы освободить место для будущего названия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Перейдите на вкладку Вставка (Insert) и щелкните на кнопке WordArt, расположенной в группе Текст (Text), как показано на рис. 1.8.<br>
<img border=0 src="i_008.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 1.8. Коллекция WordArt<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В появившейся коллекции выберите один из 30 стандартных вариантов оформления заголовков (к примеру, четвертый в третьем ряду).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В диалоговом окне Изменение текста WordArt (Edit WordArt Text) введите текст Геркулес и щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните в окне документа за пределами надписи, чтобы зафиксировать выполненные изменения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Перейдите на вкладку Вставка (Insert). Щелкните на кнопке Фигуры (Shapes), находящейся в группе Иллюстрации (Illustrations), и в появившейся коллекции выберите элемент Линия (Line). Значок указателя примет форму перекрестия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Растяните мышью горизонтальную линию ниже надписи Геркулес, как показано на рис. 1.9.<br>
<img border=0 src="i_009.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 1.9. Документ Word с элементами оформления<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;После того как вы закончите создание линии, появится дополнительная вкладка Формат (Format) с инструментами форматирования.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на стрелке справа от кнопки Контур фигуры (Shape Outline), находящейся в группе Стили фигур (Shape Styles), и выберите в раскрывшейся коллекции красный цвет.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните на стрелке справа от кнопки Контур фигуры (Shape Outline), находящейся в группе Стили фигур (Shape Styles), и в подменю Толщина (Weight) выберите линию толщиной в 3 пункта. Окончательный вариант документа представлен на рис. 1.9.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 6. Вставка документов Office&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Приложения Microsoft Office не случайно объединены в один пакет. Эти программы не просто имеют сходный интерфейс и поставляются на одном компакт-диске, они тесно интегрированы друг с другом. Давайте вставим электронную таблицу Excel в имеющийся документ Word.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Нажмите клавиши Ctrl+End. Затем нажмите клавишу Enter, введите текст Мы планируем закупать ваши изделия в следующих количествах:. Снова нажмите клавишу Enter.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Вставка &#8594; Таблицы &#8594; Таблица (Insert &#8594; Tables &#8594; Table) и в появившемся меню выберите пункт Таблица Excel (Excel Spreadsheet).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В документе Word появится небольшое окно с таблицей Excel, а ленту Word заменит лента Excel.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В Microsoft Office 2007 на смену строке меню и панелям инструментов пришли лента с вкладками, которые теперь выполняют функции и меню, и панелей инструментов. Более подробно об интерфейсе Office 2007 мы поговорим на занятии 4.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Введите число 2004 в первую ячейку листа и щелкните на стрелке вправо, чтобы перейти к следующей ячейке.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. С помощью клавиш со стрелками перемещайтесь по ячейкам листа Excel и вводите числа, показанные на рис. 1.10.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните мышью в пределах документа вне листа Excel. Окно Excel превратится в обычную таблицу, и в Word вернется исходная лента с вкладками.<br>
<img border=0 src="i_010.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 1.10. Лист Excel в документе Word<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание, что у нас имеются лишние ячейки, не занятые данными. Чтобы убрать лишние ячейки, подведите указатель мыши к правому нижнему углу таблицы Excel, и когда указатель примет вид стрелки, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая кнопку, придайте таблице нужный размер.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Внедренный объект позволяет не просто ввести данные в таблицу Word с помощью приложения Excel. Внедрение объекта Excel дает возможность пользоваться всеми преимуществами электронных таблиц. Если дважды щелкнуть на таком объекте, появится окно листа Excel. Вы сможете провести необходимые расчеты, а затем, щелкнув вне окна листа Excel, снова вернуться в документ Word. После этих действий документ будет содержать уже обновленную таблицу Excel.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 7. Вставка данных из других приложений&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В документы Office можно внедрять не только листы Excel, но и практически любые объекты других приложений. Давайте добавим в левый нижний угол документа Word логотип компании (в качестве логотипа мы используем произвольное изображение). Для этого выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Нажатием клавиш Ctrl+End переместите курсор в конец документа. Затем нажмите клавишу Enter, чтобы добавить ниже таблицы Excel еще один абзац.<br>
<img border=0 src="i_011.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 1.11. Документ Word с таблицей Excel и рисунком<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Вставка &#8594; Иллюстрации &#8594; Рисунок (Insert &#8594; Illustrations &#8594; Picture). Открывшееся диалоговое окно Вставка рисунка (Insert Pictures) очень похоже на окно открытия документа, описанное в упражнении 2 этого занятия. Оно работает точно так же и отличается только названием и именем кнопки Вставить (Insert).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Найдите любой графический файл, пользуясь приемами, описанными в упражнении 2, и щелкните на кнопке Вставить (Insert).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В Word вставляемый объект привязывается к определенному символу текста. В данном случае рисунок оказался связан с первым символом нового абзаца. Чтобы сместить его к правому краю, щелкните на кнопке По правому краю (Align Text Right), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Абзац (Paragraph). Результат показан на рис. 1.11.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Сохранение и закрытие документа<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;После создания документа и введения данных лучше сразу записать его на жесткий диск. Это предотвратит потерю информации в случае сбоя в работе компьютера или отключения электропитания, что, как правило, случается чаще, чем вы того ожидаете. Возьмите за правило периодически сохранять содержимое документа в процессе работы, чтобы не потерять внесенные изменения.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Программы Access и Outlook автоматически обновляют информацию в соответствующих файлах при ее изменении. В то же время Access позволяет в любой момент вручную сохранить текущее состояние базы данных, что помогает избежать потери данных из-за сбоя в работе компьютера.<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 8. Запись на диск нового документа&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новый ни разу не сохранявшийся документ имеет временное название типа Документ# (Document*), где # – это порядковый номер в ряду документов, созданных в текущем сеансе программы. Для сохранения нового документа выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Сохранить (Save) или щелкните на кнопке Сохранить (Save) на панели быстрого доступа. Откроется диалоговое окно Сохранение документа (Save As), показанное на рис. 1.12. Оно практически идентично описанному ранее окну открытия документа и отличается лишь названием и кнопкой Сохранить (Save). Это окно одинаково во всех приложениях Microsoft Office 2007.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Панель быстрого доступа по умолчанию расположена в левом верхнем углу линейки и похожа на традиционные панели инструментов. Более подробно об элементах интерфейса Office 2007 рассказывается на занятии 4.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. С помощью операций, перечисленных в упражнении 2, откройте папку, в которой следует сохранить файл.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Введите в поле Имя файла (File Name) имя будущего документа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В раскрывающемся списке Тип файла (Save as Туре) выберите тип сохраняемого документа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке Сохранить (Save).<br>
<img border=0 src="i_012.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 1.12. Диалоговое окно сохранения документа<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обычно тип документа изменять не требуется. Но если вы формируете шаблон, собираетесь сохранить документ в формате HTML или хотите в дальнейшем импортировать файл в другое приложение, воспользуйтесь списком Тип файла (Save as Туре) и укажите нужный вариант. Например, для последующего импорта документа в другой текстовый редактор обычно подходит вариант Текст в формате RTF (Rich Text Format).<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 9. Обновление данных&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Работая с документом, не забывайте периодически сохранять его, это убережет вас от неприятных потерь информации. Чтобы записать новую версию документа в том же самом файле, достаточно щелкнуть на кнопке Office и в появившемся меню выбрать команду Сохранить (Save) или щелкнуть на кнопке Сохранить (Save) на панели быстрого доступа.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Приложения Office по умолчанию периодически сохраняют все открытые документы в специальных временных файлах. Если происходит сбой компьютера, при следующем запуске приложения Office выполняется автоматическое восстановление данных из этих временных файлов.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если у вас возникли сомнения в правильности очередной редакции документа, сохраните новую версию в другом файле с помощью следующих шагов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на кнопке Office и в подменю Сохранить как (Save As) выберите команду Документ Word (Word Document). Откроется уже знакомое нам диалоговое окно Сохранение документа (Save As).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В поле Имя файла (File Name) введите имя обновленной версии документа, отличное от исходного.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на кнопке Сохранить (Save).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Прежняя редакция документа останется на диске под старым именем, а модифицированный вариант запишется в новый файл. При дальнейшем редактировании документа будет изменяться содержимое этого нового файла.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы случайно не испортить исходный файл, вы можете открыть документ в режиме создания копии. Для этого в окне открытия файла щелкните на стрелке кнопки Открыть (Open) и выберите в раскрывшемся меню пункт Открыть как копию (Open As Сору). Появится новый документ, содержимое которого будет идентично данным открывавшегося файла.<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 10. Закрытие файла и приложения&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;По окончании работы с документом вы можете закрыть этот конкретный документ или завершить работу с приложением.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Чтобы закрыть файл, не закрывая приложения, щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Закрыть (Close) либо щелкните на кнопке с косым крестом в правом верхнем углу окна приложения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Программы Office внимательно отслеживают действия пользователя и стараются помочь избежать ошибок. Если вы попытаетесь закрыть модифицированный документ, не сохранив его, появится диалоговое окно, показанное на рис. 1.13, в котором программа напоминает о наличии несохраненных изменений и просит выбрать один из предложенных вариантов.<br>
<img border=0 src="i_013.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 1.13. Диалоговое окно, информирующее о наличии несохраненных данных<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Всегда записывайте резервные копии своих документов на отдельный носитель (записываемый или перезаписываемый компакт-диск, флеш-карту, съемный жесткий диск или кассету стримера). Опытные пользователи рекомендуют иметь три периодически обновляемые полные резервные копии всех важных файлов на съемных носителях, которые должны храниться в разных помещениях! Копия данных на жестком диске соседнего компьютера локальной сети вам не поможет, если случится пожар или в сети появится вирус-разрушитель. В конце каждой недели обновляйте поочередно одну из трех копий, а вечером всегда записывайте выборочную копию тех файлов, которые изменялись в течение дня. Не пренебрегайте этим правилом. Когда жесткий диск вашего компьютера вдруг начнет скрежетать, как несмазанная телега, вы с облегчением вспомните о наличии свежей копии всех критически важных файлов. Автор сталкивался с ситуациями, когда из-за одной царапины на гибком диске полностью терялись файлы, создававшиеся в течение нескольких недель!<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В зависимости от ситуации щелкните на одной из трех кнопок:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Да (Yes) – сохраняет новый вариант документа и закрывает его;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Нет (No) – отменяет изменения, выполненные с момента последнего сохранения файла, и закрывает документ;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Отмена (Cancel) – отменяет закрытие документа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Для завершения работы с приложением щелкните на кнопке Office и в появившемся меню – на кнопке Выход из Word (Exit Word), которая расположена в правом нижнем углу меню. В результате будут закрыты все открытые документы приложения, а затем и само приложение.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Печать документа<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Часто целью работы с программами Office является создание твердой копии документа. Это могут быть напечатанный текст Word, отчет Access, таблица Excel, записки докладчика PowerPoint и другие материалы. Управление принтерами осуществляется операционной системой Windows, поэтому все локальные и сетевые принтеры, установленные на компьютере, доступны для приложений Office, а приемы печати документов из разных программ Office похожи.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 11. Печать на стандартный принтер&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вывод информации на принтер, особенно в случае многостраничных документов, связан с большими затратами времени и средств. Чтобы не портить бумагу попусту, многие приложения Office предлагают специальный режим отображения документов, который называется предварительным просмотром. В этом режиме на экране отображается точная копия страниц, которые будут выведены на принтер, что позволяет обнаружить и устранить ошибки размещения текста, не делая пробных отпечатков.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Выбором команды Пуск &#8594; Все Программы &#8594; Microsoft Office &#8594; Microsoft Office Word 2007 (Start &#8594; All Programs &#8594; Microsoft Office &#8594; Microsoft Office Word 2007) запустите приложение Word.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Office, в появившемся меню выберите команду Открыть (Open) и откройте файл, который нужно распечатать.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Печать &#8594; Предварительный просмотр (Print &#8594; Print Preview). Окно документа переключится в режим предварительного просмотра (рис. 1.14).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на той точке страницы, которую хочется изучить внимательнее. Word изменит увеличение и выведет на экран ту область, в которой был выполнен щелчок.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Повторным щелчком в окне документа верните прежнее увеличение. Продолжая щелкать в разных точках, внимательно исследуйте всю страницу.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Нажатием клавиши Page Down вы можете перейти к следующей странице и изучить ее. Для возврата к предыдущим страницам пользуйтесь клавишей Page Up.<br>
<br><img border=0 src="i_014.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 1.14. Предварительный просмотр документа<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелчком на кнопке Закрыть окно предварительного просмотра (Close Print Preview) на вкладке Предварительный просмотр (Print Preview) вернитесь к обычному виду документа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на кнопке Office, перейдите в подменю Печать (Print) и выберите команду Быстрая печать (Quick Print). Все страницы активного документа будут распечатаны на принтере, выбираемом в Windows по умолчанию.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 12. Настройка параметров печати&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Иногда черновой экземпляр печатается на одном принтере, а чистовой – на другом, высококачественном принтере. Часть страниц может содержать цветные элементы, и их придется выводить на цветной принтер, обычно подключенный к одному из компьютеров локальной сети. Чтобы вывести определенные страницы на другой принтер, выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. В приложении Word щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Печать &#8594; Печать (Print &#8594; Print). Откроется диалоговое окно Печать (Print), показанное на рис. 1.15.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Чтобы напечатать только некоторые страницы, установите переключатель Номера (Pages) и укажите страницы, которые следует распечатать.<br>
<img border=0 src="i_015.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 1.15. Диалоговое окно настройки печати<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В поле Число копий (Number Of Copies) укажите необходимое число экземпляров.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В раскрывающемся списке Имя (Name) выберите принтер.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Чтобы настроить принтер, щелкните на кнопке Свойства (Properties) и укажите необходимые величины в диалоговом окне настройки принтера.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Если в данный момент нужный принтер недоступен либо находится в другом помещении, установите флажок Печать в файл (Print То File). Это позволит записать команды управления принтером в файл, который затем можно скопировать на гибкий диск или флеш-карту и перенести на тот компьютер, к которому подключен принтер нужной модели.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контрольное упражнение<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вы научились открывать, сохранять и печатать документы на примере приложения Word. Попробуйте самостоятельно повторить те же самые процедуры в других приложениях Office. Для самопроверки выполните следующие шаги и ответьте на поставленные вопросы.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Ответы на вопросы контрольных упражнений приведены в приложении.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Запустите Excel и Word.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Создайте новую рабочую книгу.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как создать новую рабочую книгу в программе Excel?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Откройте документ Word, созданный на этом занятии, и преобразуйте сплошную линию в пунктирную.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Что нужно сделать, чтобы задать линии, нарисованной в документе Word, толщину равную шести пунктам?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Распечатайте на принтере новый вариант оформления страницы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как в Word распечатать на стандартном принтере текущую страницу?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Сохраните модифицированный вариант документа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Закройте открытые приложения.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подведение итогов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии вы познакомились с основными особенностями приложений Microsoft Office, научились создавать и печатать простейшие документы, заботиться о сохранности выполненной работы. Вы узнали, как запускаются и закрываются приложения Office 2007, познакомились с возможностями диалоговых окон открытия и сохранения файлов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Следующее занятие посвящено описанию основных элементов интерфейса приложений Microsoft Office и окон документов. На нем вы также узнаете о назначении рассматриваемых нами приложений комплекта Microsoft Office 2007.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 2<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Приложения Microsoft Office 2007<br></h3><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Тема занятия<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии вы познакомитесь со структурой окон приложений Office, узнаете о назначении документов Office и приемах работы с основными типами документов Office, перечисленными ниже:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• документ Word;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• лист Excel;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• презентация PowerPoint;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• база данных Access;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• папки Outlook.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Пакет Microsoft Office 2007, как и предыдущие версии, – это не просто совокупность равноправных программ, выполняющих различные функции, например управление базой данных или расчеты в электронных таблицах. Все основные приложения тесно связаны друг с другом. Благодаря этому программы наделены некоторыми полезными свойствами.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Все основные продукты имеют сходный интерфейс.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Документы, созданные в одной программе, легко переносятся в другие. Для этого достаточно просто перетащить фрагмент данных из окна одной программы в окно другой.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Пакет Office содержит множество дополнительных модулей, доступных в любом приложении пакета. Эти модули позволяют вставлять определенные структуры (например, организационные диаграммы) и красиво оформлять документы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Вы можете организовать связь файлов. Если в процессе вставки данных одного документа в другой создать связь, то при изменении первого документа содержимое второго будет обновляться автоматически.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Программы Office обеспечивают доступ к Интернету, что позволяет обновлять пакет и получать справочную информацию непосредственно с веб-узла Microsoft.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Окна приложений Office<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Любое приложение Windows открывается в отдельном окне. Это обеспечивает равноправность всех программ, одновременную работу с несколькими приложениями и возможность перемещения данных между двумя программами.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 1. Окно приложения&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Окно каждой программы имеет стандартные системные элементы управления и поддерживает операции перемещения и изменения размера.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на кнопке Пуск (Start) и выберите команду Все программы &#8594; Microsoft Office &#8594; Microsoft Office Excel 2007 (All Programs &#8594; Microsoft Office &#8594; Microsoft Office Excel 2007). Затем еще раз раскройте меню Пуск (Start) и выберите пункт Все программы &#8594; Microsoft Office &#8594; Microsoft Office PowerPoint 2007 (All Programs &#8594; Microsoft Office &#8594; Microsoft Office PowerPoint 2007). После этого рабочий стол Windows будет выглядеть примерно так, как показано на рис. 2.1. Заголовок окна активного приложения (в данном случае PowerPoint) всегда окрашен более ярким цветом. Заголовки остальных неактивных окон серые.<br>
<img border=0 src="i_016.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 2.1. Окна двух приложений на рабочем столе Windows<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелчком на кнопке Развернуть (Maximize) окна PowerPoint увеличьте это окно до размеров экрана.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Повторным щелчком на той же кнопке восстановите прежние размеры окна.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните правой кнопкой на пустом месте заголовка окна приложения PowerPoint.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В раскрывшемся системном меню окна выберите команду Свернуть (Minimize). Окно PowerPoint исчезнет с экрана, но сама программа останется в памяти компьютера, на что указывает значок на панели задач. Активным станет окно Excel.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Переместите указатель на правый верхний угол рамки окна Excel, чтобы указатель мыши превратился в двунаправленную стрелку. Нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащите угол в любую сторону. Масштабировав окно до нужных размеров, отпустите кнопку мыши.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Захватив окно Excel за заголовок, перетащите его мышью в другую область экрана.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелчком на кнопке панели задач восстановите окно PowerPoint.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Чтобы закрыть PowerPoint, щелкните на кнопке с косым крестом в правой части заголовка окна программы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Двойным щелчком на кнопке Office, расположенной на ленте Excel, закройте и это окно.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание, что окна Office подчиняются общим правилам поведения окон Windows. Если вы уже работали с другими программами этой операционной среды, приложения Office покажутся вам знакомыми уже с первых шагов работы с ними.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Системное меню позволяет выполнять все основные операции с окнами приложений. С клавиатуры системное меню раскрывается нажатием клавиш Alt+Пробел. Чтобы появилось системное меню приложения, свернутого в кнопку панели задач, щелкните на этой кнопке правой кнопкой мыши.<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 2. Окна документов&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Любое приложение Office может работать сразу с несколькими документами. Каждый документ открывается в отдельном окне, которое можно развернуть, свернуть и масштабировать точно так же, как и основное окно приложения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Чтобы открыть очередной документ в Word, Excel или PowerPoint, щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Открыть (Open).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Дважды щелкните в диалоговом окне открытия документа на нужном файле. Внутри основного окна приложения появится окно второго документа (рис. 2.2).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Открыв несколько файлов, вы можете перемещать и копировать данные из одного документа в другой. В целях повышения удобства программы Word и Excel позволяют разделять окно документа на несколько частей. Это дает возможность одновременно просматривать различные фрагменты одного и того же файла в одном окне.<br>
<img border=0 src="i_017.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 2.2. Два документа в окне Excel<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Чтобы разделить окно, щелкните на кнопке Вид &#8594; Окно &#8594; Разделить (View &#8594; Window &#8594; Split). Примером такого поделенного окна служит документ Тренировочная таблица (см. рис. 2.2). Обратите внимание, что одну и ту же ячейку можно видеть во всех четырех областях указанного окна. Документы Access и Outlook имеют сложную структуру и состоят из набора объектов. В этих программах нельзя одновременно открыть два файла, но каждый объект файла можно рассматривать как отдельный документ, отображаемый в своем окне или на отдельной вкладке.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Чтобы открыть окно объекта в Access, дважды щелкните в области переходов на значке одного из объектов. Несколько открытых объектов показаны на рис. 2.3.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В заголовке окна документа есть все элементы управления, которые свойственны окну приложения. Они позволяют разворачивать, сворачивать, масштабировать, перемещать и закрывать окна документов.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Word<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Microsoft Word – мощный текстовый процессор. С его помощью можно не только отформатировать и красиво оформить многостраничный текст, но даже полностью сверстать небольшую книгу.<br>
<img border=0 src="i_018.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 2.3. Окна объектов базы данныхAccess<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 3. Окно Word&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте изучим структуру программы Word и ее документов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Запустите Word и щелкните на кнопке Office, в появившемся меню выберите команду Создать (New). Откроется диалоговое окно Создание документа (New Document), показанное на рис. 2.4.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Вразделе Шаблоны (Templates) щелкните на пункте Установленныешаблоны (Installed Templates).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В списке Установленныешаблоны (Installed Templates) выберите вариант Современноерезюме (Origin Resume).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на кнопке Создать (Create).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Появится документ, созданный на базе выбранного шаблона. Такие шаблоны позволяют автоматически наполнять новые документы заранее подготовленным стандартным содержанием и оформлением. Например, вы можете создать шаблон с логотипом фирмы и пользоваться им при подготовке официальных писем вашей фирмы.<br>
<img border=0 src="i_019.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 2.4. Диалоговое окно создания документа<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. После выполнения предыдущего шага документ открылся в режиме разметки страницы, который демонстрирует расположение текста на страницах. Чтобы перейти в обычный режим просмотра, выберите команду Вид &#8594; Режимы просмотра документа &#8594; Черновик (View &#8594; Document View &#8594; Draft). Результат показан на рис. 2.5.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Переключитесь обратно в режим разметки страницы, щелкнув на кнопке Вид &#8594; Режимы просмотра документа &#8594; Разметка страницы (View &#8594; Document View &#8594; Page Layout).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Установите флажок Линейка (Ruler) на вкладке Вид (View) в группе Показать или скрыть (Show/Hide). В результате будет отображена линейка.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как вы видите, окно Word обладает всеми элементами текстового процессора. В заголовке выводится название документа. Вкладки ленты обеспечивают доступ к командам. Вкладки содержат кнопки, объединенные в группы. Строка состояния сообщает о количестве страниц и разделов в документе, обозначает текущее положение текстового курсора и содержит индикаторы некоторых режимов программы. Вертикальная полоса прокрутки обеспечивает быстрое перемещение по тексту документа вверх и вниз. Можно также включить режим вывода линейки, облегчающей выравнивание объектов.<br>
<img border=0 src="i_020.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 2.5. Окно Word в режиме Черновик<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 4. Структура документа&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Поскольку программа Word предназначена для обработки текста, документ Word в основном состоит из символов, слов и абзацев. В обычном режиме просмотра текст не разбивается на страницы, однако его ширина ограничена шириной страницы, заданной для документа. Строки внутри абзаца переносятся автоматически, а нажатие клавиши Enter формирует переход к следующему абзацу. Помимо обычных букв, цифр и знаков, в тексте Word встречаются специальные управляющие непечатаемые символы (рис. 2.6).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Для вывода на экран непечатаемых символов щелкните на кнопке Отобразить все знаки (Show/Hide), находящейся на вкладке Главная (Home) в группе Абзац (Paragraph).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Чтобы получше рассмотреть документ, щелкните на кнопке Вид &#8594; Масштаб &#8594; По ширине страницы (View &#8594; Zoom &#8594; Page Width). После этого текст будет выглядеть так, как показано на рис. 2.6. Режим демонстрации непечатаемых символов облегчает разметку документа и позволяет разобраться в его структуре. Знаки конца ячейки говорят о том, что текст на рисунке оформлен в виде таблицы, хотя рамка этой таблицы невидима.<br>
<img border=0 src="i_021.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 2.6. Непечатаемые символы Word<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Чтобы скрыть непечатаемые символы, повторно щелкните на кнопке Главная &#8594; Абзац &#8594; Отобразить все знаки (Home &#8594; Paragraph &#8594; Show/Hide). В документе Word всегда присутствует текстовый курсор, который отображается в виде вертикальной мерцающей черты. Ввод текста выполняется в точке расположения курсора. Перемещается курсор с помощью клавиш со стрелками или щелчком мыши. Word поддерживает два режима ввода символов. Если в строке состояния отображен индикатор Замена (Owertype), то вводимые символы замещают знаки, расположенные справа от курсора. Если отображен индикатор Вставка (Insert), символы добавляются в текст в точке курсора. Режимы замещения/вставки переключаются клавишей Insert.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Excel<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Электронные таблицы служат для расчетов с использованием табличных данных, построения на их основе диаграмм и вывода полученной информации на печать в виде аккуратно оформленных листов с таблицами, заголовками и пояснительными надписями.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 5. Лист Excel&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы понять принципы построения документов Excel, которые называются рабочими книгами, давайте создадим простую электронную таблицу.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Запустите Excel. В окне этого приложения появится чистый лист с ячейками. В книге Excel может быть сколько угодно листов, расположенных на отдельных вкладках. При создании нового документа появляются три чистых листа, ярлычки которых видны в нижней части окна документа. Строки ячеек пронумерованы цифрами, а столбцы ячеек названы буквами английского алфавита. Любая ячейка имеет индивидуальный идентификатор, образующийся слиянием буквы столбца и цифры строки. Верхняя левая ячейка (ячейка А1) окружена рамкой. Эта рамка указывает на активную ячейку, в которую можно вводить данные. В верхней части окна Excel под панелью инструментов расположена строка формул для ввода данных или формул, на основе которых выполняются расчеты. Слева от строки формул демонстрируется номер активной ячейки.<br>
<img border=0 src="i_022.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 2.7. Лист Excel<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Введите текст Тренировочная таблица, как показано на рис. 2.7, и два раза нажмите клавишу Enter.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Сместитесь на одну ячейку вправо. Для перемещения по ячейкам листа Excel пользуйтесь клавишами со стрелками, клавишами Enter и Tab либо просто щелкните на ячейке, содержимое которой нужно изменить.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Введите текст 1 квартал.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Сместитесь на одну ячейку вправо и введите текст 2 квартал.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Продолжайте ввод данных, пока таблица не станет такой, как показано на рис. 2.7.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 6. Графическое представление информации&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Теперь на основе введенных данных можно построить диаграмму. В Office имеется стандартный модуль для построения графиков и диаграмм, однако в Excel для этих целей имеется собственный модуль, возможности которого несколько шире.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Выделите ячейки в диапазоне от A3 до Е7. Для этого сначала щелкните на ячейке A3, затем нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните на ячейке Е7.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Перейдите на вкладку Вставка (Insert), в группе Диаграммы (Charts) щелкните на кнопке Гистограмма (Column) и в появившейся коллекции выберите элемент Гистограмма с группировкой (Clustered Column).<br>
<img border=0 src="i_023.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 2.8. Лист Excel с диаграммой<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На листе появится область диаграммы с диаграммой, построенной на основе выбранных вами данных.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Также обратите внимание на появление трех дополнительных вкладок для работы с диаграммами. Мы рассмотрим их подробнее на занятиях, посвященных Excel.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Захватите сформированную диаграмму мышью и перетащите ее под таблицу данных, разместив так, как показано на рис. 2.8.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Чтобы распечатать полученный лист, щелкните на кнопке Office, в появившемся меню перейдите в подменю Печать (Print) и выберите в нем команду Быстрая печать (Quick Print).<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;PowerPoint<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Теперь вы познакомитесь с презентацией PowerPoint – современным инструментом представления различной информации. Презентация состоит из серии слайдов с определенным содержанием. Эти слайды можно распечатать на бумаге и пленке или показать их на большом экране в виде электронного слайд-шоу.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 7. Презентация PowerPoint&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Попробуем с помощью PowerPoint подготовить красочно оформленные материалы для доклада.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Выберите в меню Пуск (Start) команду Все программы &#8594; Microsoft Office &#8594; Microsoft Office PowerPoint 2007 (All Programs &#8594; Microsoft Office &#8594; Microsoft Office PowerPoint 2007).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Создадим презентацию на основе шаблона, поставляемого с Microsoft Office 2007. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Создать (New).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В открывшемся диалоговом окне Создание презентации (New Presentation) в списке Шаблоны (Templates) выберите пункт Установленные шаблоны (Installed Templates), как показано на рис. 2.9.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В списке Установленные шаблоны (Installed Templates) выберите шаблон Рекламный буклет (Pitchbook).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке Создать (Create). На экране появится презентация, (рис. 2.10). В левой части окна отображаются эскизы слайдов, в правой части – текущий слайд.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Чтобы последовательно просмотреть все слайды презентации, щелкните в расположенной справа области слайда, а затем для смены слайдов нажимайте клавиши Page Down и Page Up или щелкайте на кнопках полосы прокрутки. Презентации, создаваемые на основе шаблонов, уже наполнены определенным текстом и имеют привлекательный дизайн.<br>
<img border=0 src="i_024.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 2.9. Диалоговое окно создания презентации<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Текст можно заменять и на самих слайдах. Если на слайде присутствует область, обведенная пунктирной рамкой, щелкните на ней. Она обозначает ту часть слайда, где должен размещаться текст. Служебная надпись, которая не отображается в содержании презентации, исчезнет, и вы сможете сразу ввести требуемую информацию. Такие рамки также называют местозаполнителями, они видны на первом слайде презентации.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Для замены стандартного текста своей информацией щелкайте на строках области содержания презентации, удаляйте текст, сгенерированный мастером, и вводите свой.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 8. Электронное слайд-шоу&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если в вашем распоряжении есть большой дисплей или компьютерный проектор, электронную презентацию можно демонстрировать в большом конференц-зале. Такой способ проведения доклада дает много неоспоримых преимуществ. Вы можете украсить слайды разнообразными переходами, когда абзацы, строки или элементы диаграмм выводятся на экран поочередно как раз в тот момент, когда докладчик ссылается на них. Электронное слайд-шоу позволяет показать видеоролик и воспроизвести текст докладчика. В слайд-фильм можно внедрить документ другого приложения, например чертежи проекта, которые открываются в ходе презентации и демонстрируют вспомогательную информацию.<br>
<img border=0 src="i_025.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 2.10. Презентация PowerPoint<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы добавить в слайд-фильм специальные эффекты, выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на кнопке Вид &#8594; Режимы просмотра презентации &#8594; Сортировщик слайдов (View &#8594; Presentation View &#8594; Slide Sorter). Режим сортировщика позволяет показать сразу все слайды (рис. 2.11). Данный режим удобен для перестановки слайдов и настройки переходов. В шаблоне могут быть уже назначены переходы всем слайдам, о чем говорят значки перехода, расположенные под слайдами. В нашем случае переходы не назначены.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В режим сортировщика слайдов можно перейти, щелкнув на кнопке Сортировщик слайдов (Slide Sorter), расположенной в правом нижнем углу окна презентации.<br>
<br><img border=0 src="i_026.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 2.11. Режим сортировщика слайдов<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Перейдите на вкладку Анимация (Animations), как показано на рис. 2.12. В группе Переход к этому слайду (Transition to This Slide) вы можете выбрать эффект, который будет применяться при смене предыдущего слайда текущим.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Выделите мышью пятый слайд и в коллекции Дополнительные параметры (More) выберите элемент Появление снизу (Fly From Bottom).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелчком на кнопке Просмотр (Preview), расположенной в группе Просмотр (Preview), можно запустить выбранный эффект, а в раскрывающемся списке Скорость перехода (Transition Speed) установить скорость перехода.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Аналогичным способом назначьте шестому слайду анимацию Появление слева (Fly From Left).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на четвертом слайде.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Выберите в списке пункт Наплыв вправо (Cover Right).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Для второго и третьего слайдов выберите соответственно эффекты Случайные вертикальные полосы (Random Bars Vertical) и Растворение (Dissolve).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Чтобы просмотреть слайд-шоу, щелкните на кнопке Показ слайдов &#8594; Начать показ слайдов &#8594; С начала (Slide Show &#8594; Start Slide Show &#8594; From Beginning). Для перехода к последующим слайдам нажимайте клавишу Enter. Для завершения демонстрации нажмите клавишу Esc.<br>
<img border=0 src="i_027.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 2.12. Коллекция эффектов для переходов между слайдами<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Access<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Базы данных в чем-то похожи на электронные таблицы. Те и другие оперируют табличными данными. Но если электронные таблицы, как правило, служат для проведения расчетов, то основное предназначение баз данных – хранение больших массивов информации, их сортировка и поиск запрашиваемых данных. Программа Access – это интерактивная оболочка базы данных, позволяющая не только работать с информацией, но и оперативно изменять структуру таблиц, форм и отчетов.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 9. База данных Access&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы создать базу данных, выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Запустите Microsoft Access и в открывшемся окне этого приложения (рис. 2.13) щелкните на элементе Новая база данных (Blank Database).<br>
<img border=0 src="i_028.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 2.13. Стартовое окно Microsoft Access<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Создать (Create).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В поле Имя файла (File Name) вы можете ввести имя файла базы данных. В нашем примере мы оставим имя базы данных, заданное по умолчанию.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Появится окно Access в режиме ввода данных в таблицу. Введите в ячейки открывшейся таблицы какие-нибудь данные. Для перемещения по клеткам пользуйтесь клавишами со стрелками. Пример небольшой таблицы показан на рис. 2.14.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;База данных состоит из однотипных записей. Такая запись содержит одно или несколько полей. Таблица является хранилищем записей. В таблице Access каждой записи соответствует одна строка, а каждому полю свой столбец.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелчком на кнопке с косым крестом закройте окно таблицы.<br>
<img border=0 src="i_029.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 2.14. Создание таблицы путем ввода данных<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. При появлении запроса о необходимости сохранения модифицированной структуры таблицы щелкните на кнопке Да (Yes).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В текстовое поле открывшегося диалогового окна Сохранение (Save As) введите имя таблицы, например Таблица данных, и щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 10. Формы&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Формы предназначены для ввода, изменения и просмотра записей базы данных. Формы позволяют отображать содержимое таблицы в отформатированном виде. Чтобы создать форму для таблицы, построенной в предыдущем упражнении, выполните следующие действия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Перейдите на вкладку Создание (Create). В группе Формы (Forms) щелкните на кнопке Другие формы (More Forms) и в появившейся коллекции выберите элемент Мастер форм (Form Wizard).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В появившемся первом окне мастера щелкните на кнопке >>, чтобы поместить в форму все поля таблицы данных. Затем щелкните на кнопке Далее (Next).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Во втором окне мастера установите переключатель Выровненный (Justified) и щелкните на кнопке Далее (Next).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Еще раз щелкните на кнопке Далее (Next) и затем – на кнопке Готово (Finish). Появится окно формы с четырьмя полями, соответствующими столбцам таблицы данных (рис. 2.15). Одновременно значок новой формы появится в области переходов. С помощью формы можно просматривать, изменять и удалять информацию. Для перемещения по записям пользуйтесь кнопками в нижней части окна формы.<br>
<img border=0 src="i_030.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 2.15. Форма<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Чтобы с помощью формы добавить в таблицу данных новую запись, щелкните в нижнем ряду на кнопке Новая (пустая) запись (New (blank) record).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Заполните четыре пустых поля согласно рис. 2.16.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Удалите только что созданную запись. Для этого щелкните на стрелке, расположенной в правой части кнопки Главная &#8594; Записи &#8594; Удалить (Home &#8594; Records &#8594; Delete), и в появившемся меню выберите команду Удалить запись (Delete record).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Закройте окно формы и на запрос о сохранении щелкните на кнопке Да (Yes).<br>
<img border=0 src="i_031.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 2.16. Добавление записи в таблицу<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 11. Отчеты&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Отчеты предназначены для печати информации, хранящейся в базе данных. Чтобы распечатать таблицу, созданную в упражнении 9, выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Перейдите на вкладку Создание (Create). В группе Отчеты (Reports) щелкните на кнопке Мастер отчетов (Report Wizard).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Чтобы поместить в отчет все поля, щелкните в первом окне мастера отчетов на кнопке >>, а затем – на кнопке Далее (Next).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на кнопке Далее (Next) еще четыре раза, затем щелкните на кнопке Готово (Finish). Откроется окно предварительного просмотра отчета, показанное на рис. 2.17. Здесь можно проверить правильность оформления отчета.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Чтобы распечатать отчет, щелкните на кнопке Печать (Print), расположенной в группе Печать (Print) появившейся вкладки Предварительный просмотр (Print Preview).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Закройте окно Access. Новые объекты и модифицированные данные автоматически заносятся в файл базы данных, поэтому нет необходимости вручную сохранять информацию. При закрытии программа Access автоматически запишет данные на жесткий диск.<br>
<img border=0 src="i_032.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 2.17. Отчет<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Outlook<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Outlook выполняет множество полезных функций. Эта программа позволяет отправлять и получать электронную почту, планировать распорядок дня, составлять списки задач и контактов и даже управлять документами. Outlook не только грамотно структурирует работу с документами, но и может взять на себя планирование всех ваших дел.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 12. Папки Outlook&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Запустив Outlook, вы увидите окно, показанное на рис. 2.18. В левой части находится область переходов, которая отображает папки, входящие в активную на данный момент область, и кнопки для переключения областей, а также кнопки для изменения внешнего вида области переходов. Справа выводится содержимое выбранной папки. Каждая папка хранит информацию определенного типа, например входящие письма электронной почты или дневник событий.<br>
<img border=0 src="i_033.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 2.18. Окно Outlook 2007<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Не путайте папки Outlook с папками жесткого диска. Это совершенно разные объекты. Папка диска представляет собой каталог с файлами, а папка Outlook хранится внутри специальных файлов и доступна только из программы Outlook.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте поближе познакомимся с папками Outlook.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Чтобы найти нужную папку, посмотрите на область переходов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Найдите значок папки Календарь (Calendar).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на этом значке. Окно Outlook будет выглядеть так, как показано на рис. 2.19.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните в календаре на завтрашнем дне.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В ежедневнике щелкните на графе 10:00 и введите текст Встреча с заказчиком. Теперь Outlook вовремя напомнит вам о запланированной встрече.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В панели переходов щелкните на значке Контакты (Contacts). Откроется папка контактов с информацией о поставщиках, клиентах и других людях и фирмах. Эта папка играет роль записной книжки.<br>
<img border=0 src="i_034.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 2.19. Календарь<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на кнопке Создать (New) на панели инструментов. Откроется окно нового контакта (рис. 2.20).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Введите фамилию, должность, телефоны и другие данные о человеке, контакт с которым нужно сохранить.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть (Save and Close), расположенной на вкладке Контакт (Contact) в группе Действия (Actions). Добавленная информация появится в папке контактов.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 13. Электронная почта&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Одна из важных возможностей Outlook – управление почтовой системой. На занятии 21 будет подробно рассказано о возможностях почтового клиента Outlook и способах настройки службы электронной почты. Сейчас же мы научимся только читать и отправлять письма.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на панели переходов на значке папки Входящие (Inbox). Откроется папка входящих писем, которая автоматически появляется на экране при запуске Outlook. В ее левой части расположен список всех пришедших писем, а в правой – содержимое выбранного письма.<br>
<img border=0 src="i_035.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 2.20. Новый контакт<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Чтобы немедленно ответить на письмо, щелкните на кнопке Ответить (Reply) панели инструментов Стандартная (Standard) или в левой части окна папки Входящие (Inbox) дважды щелкните на строке одного из писем. Откроется окно сообщения (рис. 2.21).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Для просмотра всех имеющихся сообщений щелкайте на кнопках Назад (Previous Item) и Далее (Next Item), расположенных на панели быстрого доступа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В окне нового сообщения введите текст письма и щелкните на кнопке Отправить (Send).<br>
<img border=0 src="i_036.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 2.21. Входящее сообщение в отдельном окне<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контрольное упражнение<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Пришло время проверить, насколько хорошо вы освоили базовые операции приложений Office.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Запустите Excel и Access.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Откройте базу данных, созданную на этом занятии.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как в Access открыть имеющуюся базу данных?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Удалите третью запись базы данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как удалить запись базы данных?<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подведение итогов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии вы познакомились с пятью основными приложениями Office 2007, научились создавать текстовые документы и электронные таблицы, строить презентации и заполнять базы данных, просматривать и отправлять электронные сообщения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;На следующем занятии будут рассмотрены вопросы взаимодействия приложений Office с операционной системой Windows.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 3<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Взаимодействие с операционной системой<br></h3><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Тема занятия<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Операционная система – важная часть программного обеспечения компьютера. Она обеспечивает грамотное взаимодействие программ между собой и с имеющимся оборудованием. Именно ОС Windows предоставляет программам стандартный оконный интерфейс и общие правила работы с документами, значками, шрифтами и принтерами. На этом занятии обсуждаются некоторые полезные приемы работы с основными компонентами операционной системы Windows, к которым относятся:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• рабочий стол;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• папки с документами;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• панель задач;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• меню Пуск (Start);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• папка Принтеры и факсы (Printers and Faxes).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Все приложения пакета Microsoft Office 2007 работают только под управлением Windows ХР (с пакетом обновления SP1 или более поздней версии) или Windows Vista. Поскольку часть функций программ (к которым относятся вопросы взаимодействия приложений, доступа к дискам и принтерам, а также многие другие) неразрывно связана с операционной системой, для полноценного использования всех возможностей Office 2007 необходимо хорошо знать основные системные компоненты Windows.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рабочий стол Windows<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;После запуска компьютера на экране появляется рабочий стол с набором значков. Это ярлыки документов и программ либо сами документы. Каждая программа запускается в отдельном окне, которое размещается на рабочем столе Windows – основной сцене всех действий.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 1. Значки рабочего стола&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Объекты рабочего стола оказываются под рукой сразу после загрузки Windows. Вам не приходится искать их по всему дереву файлов жесткого диска, поэтому на рабочем столе обычно размещаются те ярлыки, файлы и папки, которыми пользуются чаще всего. Ярлыки – это файлы, содержащие ссылку на документ или программу. Они обеспечивают быстрый доступ к объекту. Любой файл может иметь произвольное количество ярлыков в папках компьютера, на рабочем столе или в меню Пуск (Start). Таким образом, доступ к конкретному документу возможен сразу из нескольких мест графического интерфейса.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Программа установки Office 2007 добавляет в меню Пуск (Start) ярлык Microsoft Office Outlook, предполагая, что вы будете пользоваться этим приложением для организации своих дел и чтения электронных писем. Дважды щелкните на указанном значке. Откроется окно Outlook.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Вам понравился такой способ запуска приложений? Переместите указатель мыши в левый нижний угол рабочего стола и щелкните на кнопке Пуск (Start), как показано на рис. 3.1.<br>
<img border=0 src="i_037.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 3.1. Рабочий стол Windows<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Откройте меню Все программы (All Programs), а затем в раскрывшемся подменю выберите команду Microsoft Office &#8594; Microsoft Office Word 2007.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Нажмите правую кнопку мыши и перетащите ярлык программы Microsoft Word на пустое пространство рабочего стола.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если рабочий стол оказался скрыт окнами приложений, щелкните на значке Свернуть все окна (Minimize All) панели задач. Все открытые окна свернутся, превратившись в кнопки на панели задач. Чтобы восстановить окна в их прежней конфигурации, достаточно повторно щелкнуть на этом значке.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Когда вы опустите кнопку мыши, раскроется контекстное меню (см. рис. 3.1). Выберите в нем пункт Копировать (Сору Неге). На рабочем столе появится копия ярлыка.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на новом ярлыке программы Microsoft Word правой кнопкой мыши. Раскроется контекстное меню ярлыка (рис. 3.2).<br>
<img border=0 src="i_038.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 3.2. Контекстное меню ярлыка<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Команды контекстного меню позволяют выполнять с ярлыком все операции, обычные для любого объекта Windows. Вы можете вырезать, скопировать, удалить или переименовать ярлык, открыть объект, на который ссылается ярлык, или открыть окно свойств ярлыка.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Внимание!<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Удаляя ярлык, вы не влияете на сам объект. Эта операция не затрагивает файл, на который ссылается ярлык.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Дважды щелкните на новом ярлыке. Запустится Microsoft Word.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Введите в новом документе какой-либо текст и в меню, вызываемом с помощью кнопки Office, выберите команду Сохранить (Save).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. В левой панели диалогового окна Сохранение документа (Save As) щелкните на кнопке Рабочий стол (Desktop). Затем введите имя файла Текст. doc и щелкните на кнопке Сохранить (Save).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Закройте Word и все остальные окна приложений. Новый документ Word разместится прямо на рабочем столе компьютера.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Значок Текст. doc – это не ярлык, а сам документ, поэтому его перемещение в другую папку приведет к переносу самого документа, а удаление повлечет потерю данных. Чтобы отличить ярлык от документа или исполняемого файла, обратите внимание на значок ярлыка. В его левом нижнем углу всегда имеется небольшая стрелка (см. рис. 3.2).<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 2. Документы на рабочем столе&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рабочий стол Windows предлагает множество разных способов работы с документами.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Наведите указатель мыши на значок Текст. doc. Нажмите левую кнопку мыши и перетащите выбранный документ на ярлык программы Microsoft Word (рис. 3.3). Запустится программа Word, автоматически откроется файл Текст. doc.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Выделите в открывшемся документе Word любой фрагмент текста и нажмите клавиши Ctrl+C. Выделенный текст скопируется в буфер обмена Windows. Закройте Word.<br>
<img border=0 src="i_039.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 3.3. Открытие документа перетаскиванием на ярлык приложения<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на рабочем столе правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Вставить (Paste). На рабочем столе появится значок фрагмента документа, являющийся самостоятельным файлом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Запустите программу Word и введите в ней произвольный текст.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Если окно Word развернуто до максимального размера, щелкните в его заголовке на кнопке восстановления размеров.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Описанный прием позволяет открывать документы нестандартных для данного приложения типов. Например, при двойном щелчке на файле с расширением txt он откроется в программе Блокнот (Notepad). Если же перетащить значок этого файла на ярлык Microsoft Word, документ откроется в приложении Word.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Переместите окно так, чтобы оно не закрывало значок фрагмента. При необходимости измените размер окна.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Перетащите фрагмент с рабочего стола в документ Word, как показано на рис. 3.4. Содержимое фрагмента добавится в текст Word в точке отпускания кнопки мыши.<br>
<img border=0 src="i_040.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 3.4. Добавление фрагмента в документ Word<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Фрагмент – это обычный файл на жестком диске. Таких файлов может быть сколь угодно много. С их помощью можно организовать подобие буфера обмена Windows с любым количеством фрагментов, хранящихся на рабочем столе или в другой папке компьютера. По мере необходимости их можно вставлять в документы приложений. Фрагмент может содержать не только текст Word, но и объект любой программы, поддерживающей технологию переноса объектов между приложениями.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В Office 2007 имеется встроенный буфер обмена, позволяющий хранить одновременно несколько фрагментов и пользоваться ими во всех приложениях Office. Этот инструмент подробно рассматривается на следующем занятии.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На рабочем столе всегда присутствует значок Корзина (Recycle Bin). После удаления документа с помощью инструментов Windows или в других приложениях (к которым относятся все модули Office 2007) он не исчезает бесследно, а попадает в Корзину. Это позволяет избежать неприятных последствий в случае ошибок.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В Корзину не попадают файлы, удаленные 16-разрядными приложениями Windows или программами DOS.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните на значке Текст. doc правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Удалить (Delete). Документ исчезнет с рабочего стола.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Чтобы восстановить стертый файл, щелкните на значке Корзина (Recycle Bin). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 3.5.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Найдите значок документа Текст. doc и щелкните на нем правой кнопкой мыши.<br>
<img border=0 src="i_041.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 3.5. Окно Корзина<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Выберите в контекстном меню команду Восстановить (Recover). Удаленный документ вновь появится на прежнем месте.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Объем корзины не безграничен. Если вы случайно удалили важный файл, восстановите его как можно скорее. Когда корзина переполняется, первыми из нее исчезают файлы, удаленные раньше других.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Папки Windows<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Открывая документы из окон приложений или с помощью значков рабочего стола, важно понимать, что на самом деле все документы представляют собой файлы – поименованные информационные блоки, расположенные в иерархической структуре папок жестких дисков компьютера или на сетевых дисках.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 3. Мой компьютер&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы разобраться, где находятся ваши документы, выполните следующие операции.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Дважды щелкните на значке Мой компьютер (My Computer) рабочего стола. Откроется окно, в котором расположены значки всех локальных дисков, подключенных сетевых дисков и системных папок Windows (рис. 3.6). Мой компьютер (My Computer) – это главная папка компьютера, в которой размещены все остальные папки с документами, ярлыками, приложениями и служебными файлами.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если значок Мой компьютер (My Computer) не отображается на рабочем столе, щелкните правой кнопкой мыши на свободном месте рабочего стола и в появившемся контекстном меню выберите команду Свойства (Properties). В открывшемся диалоговом окне Свойства: Экран щелкните на кнопке Настройка рабочего стола, открыв диалоговое окно Элементы рабочего стола. В этом окне перейдите на вкладку Общие и в разделе Значки рабочего стола установите флажок Мой компьютер.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Дважды щелкните на значке диска С. Откроется окно этого диска.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Возможно, что в вашей системе для выделения значка будет достаточно просто навести на него указатель мыши, а активизация значка будет выполняться одинарным, а не двойным щелчком. Стиль поведения системы можно настроить в диалоговом окне, которое открывается командой Сервис &#8594; Свойства папки (Tools &#8594; Folder Options). Мне больше нравится классический стиль работы с мышью, поэтому в книге предполагается, что объекты выделяются щелчком и активизируются двойным щелчком. В указанном окне можно также настроить режим просмотра папок и выбрать один из вариантов: открывать папки в одном и том же окне или для каждой папки открывать свое окно. Мы используем первый вариант.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Найдите папку Documents and Settings и дважды щелкните на ней. Откроется окно этой папки, содержащей файлы документов и параметров Windows и приложений для каждого пользователя.<br>
<img border=0 src="i_042.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;3.6. Окно Мой компьютер<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Внимание!<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Еще раз напомним, что все выполняемые действия относятся к операционной системе Windows ХР. Кроме того, эти действия могут отличаться от приведенных здесь, так как у вас могут быть другие параметры Windows.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В окне Documents and Settings дважды щелкните на папке с именем вашей учетной записи, а потом выберите папку Рабочий стол (Desktop). Появится окно, показанное на рис. 3.7. Сравните его содержимое с рабочим столом, и вы поймете, что значки и документы рабочего стола на самом деле хранятся в одной из папок диска С. Здесь же можно найти и документ Текст. doc. Двойным щелчком на его значке в окне папки можно запустить Word и открыть этот документ. Папки операционной системы образуют иерархическую структуру вложенных друг в друга объектов, в корне которой находится папка Мой компьютер (My Computer).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Перемещаясь по папкам, можно найти любой файл. Последовательное перечисление имен папок, в которые вложен файл, называется полным путем к файлу. Файлы и папки можно перемещать и копировать между окнами папок с помощью технологии перетаскивания или посредством контекстных меню, раскрывающихся после щелчка правой кнопкой мыши. Некоторые папки операционной системы имеют особое назначение. Часть из них доступна в меню Пуск (Start).<br>
<img border=0 src="i_043.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 3.7. Папка Рабочий стол<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке Пуск (Start) панели задач.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Наведите указатель мыши на пункт Недавние документы (Recent Documents). Раскроется подменю, показанное на рис. 3.8. Здесь находятся ярлыки документов, с которыми вы недавно работали.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы получить доступ к файлам папки Мои документы (My Documents), наведите указатель на одноименный пункт меню Пуск (Start). Разработчики Windows предполагают, что в этой папке должны храниться ваши рабочие файлы.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Для продолжения работы с недавно открывавшимся документом (например, с файлом Текст. doc) найдите его название в подменю Недавние документы (Recent Documents) и щелкните на нем.<br>
<img border=0 src="i_044.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 3.8. Меню Недавние документы<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 4. Управление папками из Office&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Это упражнение научит вас создавать и удалять папки с помощью диалоговых окон приложений Office 2007.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Запустите Excel и заполните несколько ячеек открывшегося листа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Сохранить (Save). Появится диалоговое окно Сохранение документа (Save As), показанное на рис. 3.9.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В левой панели окна щелкните на кнопке Мои документы (My Documents). В основном списке окна появится содержимое этой папки. Предположим, что вы только что начали работать над новым проектом и хотите, чтобы все относящиеся к нему файлы хранились в отдельной папке, но забыли создать такую папку заранее. Что же делать?<br>
<img border=0 src="i_045.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 3.9. Диалоговое окно сохранения документа<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. На панели инструментов окна щелкните на кнопке Создать папку (Create New Folder).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Описанные здесь приемы управления папками и файлами в равной степени относятся к диалоговым окнам открытия документа, вставки объекта и другим диалоговым окнам, открываемым в приложениях пакета Office 2007 и предназначенным для выбора файла.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В открывшемся диалоговом окне введите имя папки Новый проект и щелкните на кнопке ОК. Новая папка будет добавлена в текущую папку Мои документы (My Documents) и сразу откроется в диалоговом окне Сохранение документа (Save As).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Чтобы вернуться в папку Мои документы (My Documents), на панели инструментов окна щелкните на кнопке со стрелкой влево. Эта кнопка позволяет возвращаться назад в те папки, которые недавно открывались в окне выбора файла. В папке Мои документы (My Documents), показанной на рис. 3.10, есть файл с непонятным названием Книгаl.xls. Если файл был создан недавно, вы, вероятно, еще помните, что в нем хранится. Полезно отразить это в названии документа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелчком выделите значок KHHral.xls.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните на кнопке Сервис (Tools).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Выберите в раскрывшемся меню команду Переименовать (Rename). Название значка выделится, и вы сможете дать файлу новое имя или изменить существующее.<br>
<img border=0 src="i_046.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 3.10. Меню сервисных инструментов<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Другие команды этого подменю выполняют следующие операции:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Удалить (Delete) – удаляет выделенный файл;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Печать (Print) – печатает выделенный документ на стандартном принтере;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Подключить сетевой диск (Map Network Drive) – подключает диск другого локального компьютера к файловой системе Windows;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Свойства (Properties) – открывает диалоговое окно свойств выделенного объекта (файла или папки);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Параметры веб-документа (Web Options) – открывает диалоговое окно параметров веб-документов;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Общие параметры (General Options) – позволяет настроить параметры диалогового окна сохранения документа;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Сжать рисунки (Compress Pictures) – позволяет настроить параметры сжатия рисунков при сохранении документа.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Теперь можно сократить объем памяти, занимаемый рисунками из файла документа. Вы можете сжать рисунки и удалить обрезанные области рисунков, а также изменить разрешение рисунка.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Если оказалось, что какой-либо файл больше не нужен, выделите его в списке диалогового окна и нажмите клавишу Delete. Файл будет перемещен в корзину.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы стереть файл в обход корзины, при выполнении операции удаления в любом окне интерфейса Windows или приложения Office удерживайте клавишу Shift. Имейте в виду, что документ, удаленный в обход корзины, восстановить невозможно!<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Чтобы получить доступ к файлам, доступным через сетевое окружение, щелкните в левой панели окна сохранения файла на кнопке Сетевое окружение (My Network Places).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Для добавления папки удаленного ресурса щелкните на кнопке Создать папку (Create New Folder). Откроется окно мастера добавления в сетевое окружение. Далее следуйте указаниям мастера.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Меню Пуск<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Меню Пуск (Start) раскрывается щелчком на одноименной кнопке Пуск и обеспечивает доступ ко всем основным инструментам и приложениям компьютера. При установке Office 2007 в подменю Все программы (All Programs) меню Пуск (Start) появляются два пункта: Создать документ Office (New Office Document) и Открыть документ Office (Open Office Document), кроме того, добавляется подменю, содержащее ярлыки приложений Office 2007.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 5. Создание документа Office&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В этом упражнении вы изучите еще два способа создания документов Office.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Откройте меню Пуск (Start) и в подменю Все программы (All Programs) выберите пункт Создать документ Office (New Office Document). Откроется одноименное диалоговое окно, показанное на рис. 3.11.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если у вас после установки Office 2007 в подменю Все программы (All Programs) отсутствуют пункты Создать документ Office (New Office Document) и Открыть документ Office (Open Office Document), значит, вы не включили их вывод при установке пакета. Вы можете включить вывод этих пунктов с помощью программы установки Office 2007.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Вкладки этого окна содержат полный набор шаблонов и мастеров создания различных документов Office. Значки на вкладке Общие (General) позволяют запустить любое из шести приложений Office и открыть в нем пустой документ. Остальные вкладки содержат значки следующих объектов:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Факсы (Faxes) – стандартные шаблоны факсимильных сообщений для Word;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Презентации (Presentations) – презентации PowerPoint;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Отчеты (Reports) – отчеты для Word;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Письма (Letters) – шаблоны писем для Word;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Резюме (Resumes) – шаблоны резюме для Word;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Решения (Spreadsheet Solutions) – шаблоны электронных таблиц Excel;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Другие документы (Other Documents) – дополнительные мастера и шаблоны документов.<br>
<img border=0 src="i_047.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 3.11. Окно создания документа Office<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Откройте нужную вкладку, найдите подходящий шаблон или мастер и щелкните на его значке. В поле просмотра в правой части диалогового окна появится общий вид выбранного шаблона. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Активизация значка в окне Создать документ Office (New Office Document) автоматически запустит соответствующее приложение Office, в котором откроется документ, построенный на основе выбранного шаблона. Это диалоговое окно позволяет оперативно просмотреть имеющиеся шаблоны и подобрать подходящее решение для вашего проекта.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Есть и другой способ создания документов Office. Можно вообще не открывать программу Office, а создать необходимые файлы с помощью Windows. Это удобно, если вам нужно определить состав будущего проекта, распределить документы по папкам, дать им легко запоминающиеся названия, а затем поставить перед подчиненными задачи по заполнению созданных файлов необходимым содержанием.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на пустом месте рабочего стола правой кнопкой мыши.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В контекстном меню выберите пункт Создать (New). Раскроется подменю, показанное на рис. 3.12.<br>
<img border=0 src="i_048.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 3.12. Создание документа Office<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Чтобы добавить в папку или на рабочий стол презентацию PowerPoint, выберите команду Презентация Microsoft Office PowerPoint (Microsoft Office PowerPoint Presentation). Появится значок нового файла, название которого будет подсвечено.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. В качестве имени введите текст Презентация. Для создания документа Word, электронной таблицы Excel или базы данных Access выбирайте соответствующие пункты того же подменю.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 6. Рабочие документы в меню Пуск и подменю Все программы&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если вы постоянно работаете с одними и теми же документами или папками, бывает удобно разместить их ярлыки прямо в меню Пуск (Start). Тогда файлы будут под рукой в любой момент, даже когда рабочий стол закрыт многочисленными окнами приложений. Наиболее важные ярлыки можно поместить в верхнюю часть меню Пуск (Start). Для этого достаточно открыть папку, содержащую нужный документ, и перетащить его значок на кнопку Пуск (Start) панели задач.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Чтобы разместить в меню Пуск (Start) ярлык документа Текст, перетащите его значок с рабочего стола на кнопку Пуск (Start). В меню Пуск (Start) можно добавлять папки с документами и вложенными папками.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Пуск (Start) правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Проводник (Windows Explorer). Откроется окно проводника, в правой панели которого появится содержимое папки Главное меню (Main Menu) для текущего пользователя.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на свободном пространстве правой панели проводника правой кнопкой мыши, как показано на рис. 3.13, и выберите в контекстном меню команду Создать &#8594; Папка (New &#8594; Folder).<br>
<img border=0 src="i_049.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 3.13. Папка Главное меню в окне проводника<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В качестве названия введите текст Важные документы. В этой новой папке будут храниться ярлыки ваших документов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на свободном пространстве рабочего стола правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Создать &#8594; Папка (New &#8594; Folder).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Введите текст Текущий проект. Так будет называться новая папка.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Двойным щелчком на значке новой папки откройте ее окно.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните в этом окне правой кнопкой мыши и выберите команду Создать &#8594; Документ Microsoft Office Word (New &#8594; Microsoft Office Word Document). Назовите новый документ Отчет.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. С помощью аналогичных действий создайте в той же папке еще два документа, чтобы она выглядела так, как показано на рис. 3.14.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Закройте окно папки Текущий проект. Теперь для облегчения доступа к документам Office нужно поместить их ярлыки в только что созданную папку Важные документы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Правой кнопкой мыши перетащите значок папки Текущий проект в окно проводника на значок папки Важные документы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. В раскрывшемся контекстном меню выберите команду Создать ярлыки (Create Shortcut).<br>
<img border=0 src="i_050.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 3.14. Папка с документами Office<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Повторяя шаги 11 и 12, создайте ярлык для файла Презентация. pptx, имеющегося на рабочем столе.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Закройте окно проводника.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В результате в подменю Все программы (All Programs) появится новая папка. Если навести на нее указатель мыши, откроется список помещенных в нее ярлыков (рис. 3.15). В новую папку можно добавлять ярлыки любых других папок и файлов.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вывод результатов работы<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;После создания необходимых документов и наполнения их содержанием возникает вопрос: «Что дальше?» С развитием локальных сетей и Интернета документы все чаще пересылаются заказчику или предоставляются на суд общественности и начальства в электронном виде. Тем не менее до сих пор огромное количество информации выводится на печать. Если же у вас (или у заказчика) нет локальной сети или электронной почты, сформированные документы часто приходится переносить на другой компьютер с помощью гибких дисков.<br>
<img border=0 src="i_051.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 3.15. Подменю Все программы с ярлыками документов<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 7. Запись файлов на гибкий диск&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы записать документ Текст. doc на гибкий диск, выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на значке документа правой кнопкой мыши.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Выберите в контекстном меню команду Отправить (Send То). Раскроется подменю, показанное на рис. 3.16. Содержимое этого подменю определяется исходной конфигурацией операционной системы и может модифицироваться пользователем. Обычно подменю Отправить (Send То) содержит список дисков, папок, принтеров и других мест назначения, по которым часто рассылаются документы. Такое подменю доступно для любого файла, папки или группы выделенных значков. Оно ускоряет пересылку объектов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Чтобы скопировать документ Текст. doc на гибкий диск, просто вставьте диск в дисковод и выберите в меню Отправить (Send То) пункт Диск 3,5 (А:) (3.5 Floppy А:), название которого может варьироваться в зависимости от конкретной конфигурации дисководов компьютера.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Если нужно записать на гибкий диск сразу несколько документов, щелкните на кнопке Пуск (Start) и выберите команду Все программы &#8594; Стандартные &#8594; Проводник (All Programs &#8594; Accessories &#8594; Windows Explorer).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В левой панели проводника найдите папку с вашими документами и щелкните на ее значке. Файлы этой папки появятся в правой панели проводника (рис. 3.17).<br>
<img border=0 src="i_052.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 3.16. Подменю Отправить<br>
<br><img border=0 src="i_053.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 3.17. Копирование группы файлов<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Проводник – основной инструмент операционной системы Windows ХР, предназначенный для управления файлами локальных и сетевых дисков. В левой панели проводника отображается дерево папок. Для раскрытия очередной ветви щелкните на значке «плюс» рядом с соответствующей папкой. Чтобы скрыть ветвь, щелкните на значке «минус». Щелчок на значке любой папки левой панели проводника выводит содержимое этой папки в правую панель.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкайте по очереди на значках всех тех файлов, которые нужно записать на гибкий диск. Значки файлов по мере их выделения будут подсвечиваться.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы выделить несколько последовательно расположенных значков, щелкните на первом из них и, нажав клавишу Shift, щелкните на последнем значке. Эти два значка будут выделены вместе со всеми объектами, расположенными между ними.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните правой кнопкой мыши на любом из выделенных файлов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Выберите в контекстном меню команду Копировать (Сору), как показано на рис. 3.17.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Правой кнопкой мыши щелкните в левой панели проводника на значке диска А и выберите в контекстном меню команду Вставить (Paste). Перед копированием файлов на гибкий диск нелишне будет проверить, достаточно ли на диске свободного места для новых файлов. Чтобы узнать объем свободного пространства гибкого диска, понадобится сделать еще два шага (не забыв перед этим вставить гибкий диск в дисковод).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. На рабочем столе дважды щелкните на значке Мой компьютер (My Computer).<br>
<img border=0 src="i_054.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 3.18. Окно свойств диска<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. В открывшемся окне папки Мой компьютер (My Computer) щелкните на значке диска А правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Свойства (Properties). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 3.18. В нем отображаются общий объем диска, размер свободного пространства и некоторые другие характеристики.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы освободить гибкий диск от ненужных файлов, щелкните на значке диска А в окне Мой компьютер (My Computer), описанным выше способом выделите файлы, которые следует удалить, и нажмите клавишу Delete. Имейте в виду, что удаляемые файлы гибких дисков не попадают в корзину и восстановить их невозможно.<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 8. Печать документа&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На первом занятии вы уже изучили процедуру печати документа из окна приложения. Сейчас давайте попробуем вывести информацию на принтер, не открывая создавшую документ программу, а пользуясь исключительно возможностями операционной системы Windows. Для начала добавим на рабочий стол ярлык принтера.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на кнопке Пуск (Start) и выберите пункт Принтеры и факсы (Printers and Faxes).<br>
<img border=0 src="i_055.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 3.19. Папка принтеров<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В открывшемся окне папки Принтеры и факсы (Printers and Faxes) щелкните правой кнопкой мыши на том принтере, который предполагается использовать чаще других (рис. 3.19).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В контекстном меню выберите команду Создать ярлык (Create Shortcut). Появится диалоговое окно, информирующее о невозможности создания ярлыка в папке Принтеры (Printers) и запрашивающее о необходимости добавления ярлыка на рабочий стол.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на кнопке Да (Yes). Ярлык выбранного принтера появится на рабочем столе.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Закройте окно папки Принтеры (Printers).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Чтобы распечатать документ Текст. doc, просто перетащите его значок на вновь созданный ярлык принтера.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подобные ярлыки можно создать сразу для нескольких локальных или сетевых принтеров, чтобы оперативно печатать документы на любом из них. (Можно иметь несколько значков одного принтера в разных папках.) С помощью аналогичных действий на рабочий стол можно добавлять значки дисков компьютера. Это позволит копировать файлы на гибкие, жесткие и сетевые диски простым перетаскиванием.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контрольное упражнение<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии вы познакомились с некоторыми функциями операционной системы и инструментами Office, частично подменяющими системные инструменты Windows. Выполняя контрольное упражнение, проверьте, насколько хорошо вы усвоили материал занятия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Ранее была рассмотрена методика печати документов путем перетаскивания значков файлов. Можно еще больше упростить процедуру печати. Давайте поместим ярлык принтера в подменю Отправить (Send То).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на кнопке Пуск (Start) и выберите команду Все программы &#8594; Стандартные &#8594; Проводник (All Programs &#8594; Accessories &#8594; Windows Explorer).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Выведите в правую панель проводника содержимое папки SendTo, вложенной в папку Documents and Settings и вашу папку.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как отобразить в окне проводника файлы указанной папки?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Скопируйте ярлык принтера в папку SendTo.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как добавить значок принтера в папку SendTo?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Распечатайте документ Текст. doc с помощью команд контекстного меню.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как распечатать файл с помощью контекстного меню?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Добавьте в подменю Отправить (Send То) ярлыки других принтеров или папок и потренируйтесь в работе с этим подменю.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как упростить добавление новых пунктов в подменю Отправить (Send То)?<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подведение итогов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии вы познакомились с приемами управления файлами из окон приложений Office 2007, научились пользоваться значками Windows и ярлыками принтеров. Теперь вы можете открыть, распечатать и переписать на гибкий диск нужный документ. Эта книга посвящена пакету Microsoft Office 2007, поэтому в ней затронуты только основные инструменты Windows.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;На следующем занятии вы изучите элементы интерфейса окон приложений Office 2007, узнаете об особенностях интерфейса Microsoft Office Outlook 2007, о способах поиска, выделения и редактирования объектов, познакомитесь со справочной системой, помогающей решать возникающие вопросы.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 4<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Общие черты приложений Office<br></h3><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Тема занятия<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Приложения Office 2007 объединены в пакет не только потому, что вместе они обеспечивают решение всех основных задач, встающих перед персоналом офиса современной компании. Эти программы выполняют разные функции, но имеют много общего, и если научиться работать с одной из них, достаточно легко освоить остальные приложения пакета. На этом занятии рассматриваются следующие операции и компоненты:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• лента и вкладки;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• кнопка Office и панель быстрого доступа;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• навигация в пределах документа;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• редактирование содержания;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• буфер обмена Office 2007;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• справочная система;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• особенности интерфейса Outlook.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В отличие от нескольких предыдущих версий Office, в которых изменения в интерфейсе не были радикальными, в новой версии разработчики Office решились на достаточно серьезные изменения в интерфейсе большинства основных приложений Office. На смену строке меню и панелям инструментов пришли лента с вкладками, которые теперь выполняют функции и меню, и панелей инструментов, а меню, похожее на меню Файл (File) предыдущих версий Office, теперь вызывает кнопка Office. Появилась также панель быстрого доступа, на которую можно вывести наиболее часто используемые вами кнопки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Компания Microsoft называет новый интерфейс «интерфейсом, ориентированным на результат». По мнению авторов, новый интерфейс действительно стал более интуитивным, наглядным и удобным, его освоение требует меньше времени, чем освоение традиционного интерфейса с меню и панелями инструментов. Новый интерфейс благодаря своей наглядности действительно позволяет достигать результатов в более короткие сроки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Еще одной особенностью интерфейса Office 2007 по сравнению с предыдущей версией является более редкое использование областей задач. Теперь их функции часто выполняют вкладки ленты.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Следует, однако, отметить, что хотя изменения в интерфейсе коснулись всех рассматриваемых нами приложений, приложение Microsoft Office Outlook стоит особняком. В этом приложении вдобавок к традиционным меню и панелям инструментов появились новые элементы интерфейса, такие как лента с вкладками, панель быстрого доступа и кнопка Office. И хотя эта глава рассказывает об общем в Office, мы рассмотрим здесь и особенности интерфейса Outlook.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте рассмотрим нововведения в интерфейсе на примере, наверное, самого часто используемого приложения – Word.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Когда вы первый раз увидите перед собой Office Word 2007, у вас могут появиться противоречивые ощущения: внешний вид приложения покажется вам одновременно знакомым и незнакомым. С одной стороны, вместо привычных строки меню и панелей инструментов вы увидите ленту, а с другой – многие кнопки на вкладках ленты напомнят вам кнопки на панелях инструментов прежних версий, их функции также схожи. В интерфейсе Word остались и такие элементы, как линейка, полосы прокрутки и строка состояния.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Лента и вкладки<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте посмотрим на окно Microsoft Office Word 2007, показанное на рис. 4.1.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В верхней части окна вы видите ленту, в которой расположены вкладки с кнопками для выполнения команд, а также кнопка Office и панель быстрого доступа. Команды на вкладках сформированы в группы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В Word присутствуют семь основных вкладок ленты, которые расположены там, где раньше располагалась строка меню. Рассмотрим кратко эти вкладки:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Главная (Home) – эта вкладка предназначена для основных операций Word и состоит из пяти групп: Буферобмена (Clipboard), Шрифт (Font), Абзац (Paragraph), Стили (Styles), Редактирование (Editing).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Вставка (Insert) – вставка в документ различных элементов, таких как автофигуры, страницы, таблицы, графические объекты (картинки, диаграммы), ссылки (гиперссылки, закладки и перекрестные ссылки), верхние и нижние колонтитулы, текстовые элементы (объекты Word Art, надписи, поля, дата и время и т. д.), формулы и символы с помощью групп Иллюстрации (Shapes), Страницы (Pages), Таблицы (Tables), Рисунки (Illustrations), Ссылки (Links), Колонтитулы (Header & Footer), Текст (Text) и Символы (Symbols).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Разметка страницы (Page Layout) – установки различных параметров разметки страницы. Состоит из 5 групп: Темы (Themes), Параметрыстраницы (Page Setup), Фонстраницы (Page Background), Абзац (Paragraph), Упорядочить (Arrange).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Ссылки (References) – создание оглавления, сносок, индексов, подписей и т. д. Состоит из 6 групп: Оглавление (Table of Contents), Сноски (Footnotes), Ссылки и Список литературы (Citation & Bibliography), Названия (Captions), Предметный указатель (Index), Таблица ссылок (Table of Authorities).<br>
<img border=0 src="i_056.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.1. Окно Microsoft Word<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Рассылки (Mailing) – работа с электронной почтой. Состоит из пяти групп: Создать (Create), Начать слияние (Start Mail Merge), Составление документа и вставка полей (Write & Insert Fields), Просмотр результатов (Preview Results), Завершить (Finish).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Рецензирование (Review) – рецензирование документов. Состоит из 6 групп: Правописание (Proofing), Примечания (Comments), Отслеживание (Tracking), Изменения (Changes), Сравнить (Compare), Защитить (Protect).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• View (Вид) – настройка режима просмотра документа. Состоит из 4 групп: Режим просмотра документа (Document Views), Показать или Скрыть (Show/Hide), Масштаб (Zoom), Окно (Window).<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 1. Работа с вкладками&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Кнопки, находящиеся на вкладках ленты, позволяют выполнять различные, доступные в приложении команды щелчком на соответствующей кнопке. Вы также можете переключаться между вкладками ленты для доступа к нужным командам.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Запустите Microsoft Office Word 2007. Появится окно Word, по умолчанию после запуска на ленте отображается вкладка Главная (Home).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;На экране в каждый момент времени могут отображаться кнопки только одной вкладки.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Чтобы выбрать другую вкладку, необходимо щелкнуть на ее ярлычке. Выберите вкладку Вид (View), щелкнув на ее ярлычке. Эта вкладка отобразится на ленте (рис. 4.2).<br>
<img border=0 src="i_057.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.2. Переключение на другую вкладку<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Переключитесь обратно на вкладку Главная (Home), щелкнув на ее ярлычке.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Наберите в документе Word текст Просто текст.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелчок на кнопках, расположенных на вкладках, приводит к выполнению соответствующих команд. Например, щелкнув на кнопке Курсив (Italic), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Шрифт (Font), вы зададите для выделенного текста начертание курсивом (рис. 4.3).<br>
<img border=0 src="i_058.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.3. Выделение текста курсивом<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вы наверное уже обратили внимание, что не все кнопки одинаковы. Некоторые кнопки состоят из двух частей. При щелчке на одной из частей выполняется действие, предлагаемое по умолчанию. Другая часть кнопки с треугольником, направленным вершиной вниз, вызывает меню с дополнительными командам. Примером такой кнопки является кнопка Вставить (Paste). Также обратите внимание, что эта кнопка может быть недоступна (недоступные в данный момент кнопки окрашены в черно-белые тона и при щелчке на них мышью не выполняется никаких действий).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Кнопка Вставить (Paste) активна только в том случае, если буфер обмена содержит какие-либо данные. Далее будет более подробно рассказано о работе с буфером обмена.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы активизировать кнопку Вставить (Paste), скопируем в буфер обмена немного текста.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните левой кнопкой мыши на странице немного левее строки текста, при этом текст будет выделен.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Чтобы скопировать этот текст в буфер обмена, щелкните на кнопке Копировать (Сору), как показано на рис. 4.4. Эта кнопка находится на вкладке Главная (Home) в группе Буфер обмена (Clipboard).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Снимите выделение с текста, щелкнув в любом месте текста, и начните новый абзац, нажав клавишу Enter.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на верхней части кнопки Вставить (Paste), выполнив команду вставки, предлагаемую по умолчанию.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните на нижней части кнопки Вставить (Paste) – появится меню с дополнительными командами.<br>
<img border=0 src="i_059.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.4. Кнопка Вставить<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Помимо кнопок, на вкладках имеются и другие элементы интерфейса, в частности флажки. Флажки имеют два режима: включено и выключено. Примером такого элемента является флажок Линейка (Ruler), который включает и выключает режим отображения линейки в окне документа Word.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Перейдите на вкладку Вид (View), как показано на рис. 4.5.<br>
<img border=0 src="i_060.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.5. Включение линейки<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. В группе Показать или скрыть (Show/Hide) щелкните на флажке Линейка (Ruler). Если линейка не отображалась на экране, то она появится, и, наоборот, если она отображалась, то будет скрыта. Часть кнопок отображает состояние, в котором находится тот или иной параметр.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Например, на вкладке Вид (View) в группе Режимы просмотра документа (Document Views) вы можете с помощью соответствующих кнопок переключаться между режимами просмотра документа. Причем вы всегда можете видеть, в каком режиме просмотра документа сейчас работаете, так как кнопка активного режима отличается от других кнопок (рис. 4.6).<br>
<img border=0 src="i_061.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.6. Кнопка активного режима слегка утоплена<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На вкладках помимо кнопок могут быть расположены коллекции. Примером такой коллекции может служить коллекция стилей (рис. 4.7), расположенная на вкладке Главная (Home) в группе Стили (Styles).<br>
<img border=0 src="i_062.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.7. Коллекция стилей<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Коллекция на вкладке отображается не целиком. Элементы коллекции обычно располагаются в несколько строк. Чтобы получить доступ к другой строке коллекции, щелкайте на кнопках полосы прокрутки, расположенных с правого края коллекции.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Чтобы развернуть коллекцию, щелкните на кнопке Дополнительные параметры (More). Коллекция будет отображена в развернутом виде (рис. 4.8). Обратите внимание, что в нижней части большинства коллекций отображаются дополнительные команды.<br>
<img border=0 src="i_063.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.8. Развернутая коллекция стилей<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Некоторые коллекции могут вообще не отображаться на вкладках, а появляться только при щелчке на соответствующей кнопке. Такие кнопки имеют значок в виде треугольника, направленного вершиной вниз. Примером является кнопка Титульная страница (Cover Page), расположенная на вкладке Вставка (Insert) в группе Страницы (Pages).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На вкладке могут располагаться также раскрывающиеся списки. Примером такого списка является список Размер шрифта (Font Size), расположенный на вкладке Главная (Home) в группе Шрифт (Font), как показано на рис. 4.9.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Чтобы раскрыть список с размерами шрифтов, щелкните на кнопке, расположенной в правой части списка.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. Чтобы выбрать нужный размер, щелкните на соответствующем элементе списка.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Размер шрифта можно ввести непосредственно в поле списка.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;18. В нижнем правом углу некоторых групп расположен значок, предназначенный для обращения к дополнительным инструментам, которые раньше вызывались через пункты меню. Например, при щелчке мышью на таком значке, расположенном в правом нижнем углу группы Font (Шрифт) вкладки Главная (Home), вы можете вызвать диалоговое окно Font (Шрифт), показанное на рис. 4.10.<br>
<img border=0 src="i_064.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.9. Список размеров шрифта<br>
<br><img border=0 src="i_065.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.10. Диалоговое окно Шрифт<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;При щелчке на таком значке в некоторых других случаях отображаются не диалоговые окна, а области задач.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;19. Щелкните на аналогичном значке в группе Стили (Styles) вкладки Главная (Home). Появится область задач Стили (Styles), как показано на рис. 4.11.<br>
<img border=0 src="i_066.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.11. Область Стили<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Узнать, что откроется при щелчке на значке, расположенном в правом нижнем углу группы, можно с помощью всплывающей подсказки.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;20. Подведите указатель мыши к значку, расположенному в правом нижнем углу группы Абзац (Paragraph) вкладки Главная (Home), и через некоторое время вы увидите подсказку, показанную на рис. 4.12.<br>
<img border=0 src="i_067.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.12. Эскиз диалогового окна Абзац<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Теперь подсказки стали намного более информативными и несут не только название команды, но и ее краткое описание, а также сочетание клавиш для выполнения данной команды с помощью клавиатуры. Многие подсказки, помимо описания команды, выводят еще и маленький эскиз окна или панели, как показано на рис. 4.12.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если вы хотите освободить больше места для документа, с которым работаете, то можете скрыть ленту.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;21. Щелкните правой кнопкой мыши на любом месте ленты.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;22. В появившемся контекстном меню выберите команду Свернуть ленту (Minimize the Ribbon). Лента свернется и будет выглядеть так, как показано на рис. 4.13.<br>
<img border=0 src="i_068.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.13. Окно Word со свернутой лентой<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;23. Чтобы воспользоваться командами ленты в таком режиме, щелкните на ярлычке нужной вкладки, после чего эта вкладка появится на экране.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;24. Чтобы воспользоваться какой-либо командой, щелкните на соответствующей кнопке. Если это кнопка, которая непосредственно выполняет команду, а не вызывает коллекцию или меню, то после щелчка будет выполнена соответствующая команда, а вкладка скроется. При щелчке на кнопке, вызывающей коллекцию или меню, вкладка будет скрыта после выбора элемента коллекции или команды меню.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;25. Чтобы развернуть ленту повторно, выполните команду контекстного меню Свернуть ленту (Minimize the Ribbon) снова (эта команда работает как флажок). Некоторые вкладки появляются только в определенных режимах работы с документом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;26. Щелкните на кнопке WordArt, расположенной на вкладке Вставка (Insert) в группе Текст (Text).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;27. В появившейся коллекции выберите нужный вариант, например первый по порядку.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;28. В открывшемся диалоговом окне введите текст и щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;29. На странице появится текст WordArt, а на ленте вы увидите дополнительную вкладку Формат (Format), на которой находятся инструменты для работы с объектами WordArt (рис. 4.14).<br>
<img border=0 src="i_069.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.14. Вкладка для работы с объектами WordArt<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Работа с клавиатурой<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вы можете выполнять команды, не только щелкая на кнопках, расположенных на вкладках, но и используя сочетания клавиш. В новой версии Microsoft Office сохранены старые сочетания клавиш для выполнения команд с помощью клавиатуры, а также добавлены новые. Причем для выполнения нужной команды удерживать все клавиши одновременно не всегда обязательно, сочетания клавиш, начинающиеся с клавиши Alt, можно нажимать поочередно.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 2. Использование сочетаний клавиш&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Использование сочетаний клавиш иногда позволяет существенно повысить скорость выполнения тех или иных действий по сравнению со скоростью выполнения этих же действий с помощью мыши.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Чтобы задать выравнивание абзаца по центру в Word, можно нажать последовательно следующие клавиши: Alt, Я, А, Р. Возможно, такой способ выполнения команд кому-то больше придется по душе, так как он вполне логичен и нагляден. Причем рядом с вкладками, кнопками и другими элементами управления после нажатия клавиши Alt появляются подсказки, как показано на рис. 4.15.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Задать выравнивание абзаца по центру можно также и другим способом (такой способ использовался в предыдущих версиях Microsoft Office) – нажав клавиши Ctrl+E.<br>
<img border=0 src="i_070.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.15. Подсказки при работе с клавиатурой<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Узнать сочетание клавиш для выполнения той или иной команды можно с помощью подсказки, которая появляется при наведении указателя мыши на ту или иную кнопку вкладки или элемент коллекции.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Строка состояния<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Во всех приложениях Microsoft Office (как и вообще в большинстве приложений Windows) в нижней части окна отображается строка состояния, в которой выводится различная информация. В Microsoft Office 2007 строка состояния претерпела некоторые изменения. Теперь надписи, отображающие различную информацию (страница и общее количество страниц, количество слов, язык), являются также и кнопками, с помощью которых можно вызывать различные диалоговые окна.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В правой части строки состояния теперь находятся кнопки для переключения различных режимов просмотра документа (ранее они находились на горизонтальной полосе прокрутки), а также ползунок для изменения масштаба документа. Немного левее ползунка находится надпись, отображающая масштаб документа; щелчком на ней можно вызвать диалоговое окно Масштаб (Zoom).<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 3. Использование строки состояния&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В строке состояния выводится различная полезная информация, кроме того, она позволяет выполнять некоторые действия, не обращаясь к элементам управления, расположенным на вкладках.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Переместите указатель мыши в нижнюю часть окна Word, где находится строка состояния, показанная на рис. 4.16. Щелкните на надписи Число слов (Words). Появится диалоговое окно Статистика (Word Count).<br>
<img border=0 src="i_071.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.16. Строка состояния<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы изменить масштаб просмотра документа, достаточно перетащить ползунок Масштаб (Zoom) вправо или влево, соответственно увеличив или уменьшив масштаб.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Чтобы увеличить масштаб просмотра документа, щелкните на кнопке Увеличить (Zoom In), расположенной справа от ползунка Масштаб (Zoom).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Чтобы уменьшить масштаб просмотра документа, щелкните на кнопке Уменьшить (Zoom Out), расположенной слева от ползунка Масштаб (Zoom).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на надписи Русский (в данной области строки состояния выводится текущий язык ввода, поэтому надпись может быть и другой). Появится диалоговое окно Язык (Language), в котором можно выбрать язык выделенного текста.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на надписи Вставка (Insert), чтобы переключиться в режим ввода текста Замена (Overtype), в котором существующий текст при наборе заменяется новым по одному символу.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на надписи Замена (Overtype), чтобы переключиться обратно в режим ввода текста Вставка (Insert).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В разных приложениях Microsoft Office информация, выводимая в строке состояния, будет различной, но такие элементы, как кнопки переключения режимов и ползунок для изменения масштаба просмотра документа, присутствуют в большинстве рассматриваемых нами приложений.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вы можете сами настроить параметры строки состояния. Для этого щелкните правой кнопкой мыши в строке состояния и в появившемся контекстном меню (рис. 4.17) включите или выключите режим вывода в строке состояния нужных элементов управления.<br>
<br><img border=0 src="i_072.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.17. Контекстное меню строки состояния<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Кнопка Office и панель быстрого доступа<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В верхнем левом углу окна Word (а также Excel, PowerPoint, Access и некоторых окон Outlook) находятся кнопка Office и панель быстрого доступа. На панели быстрого запуска расположены кнопки запуска команд, которые могут пригодиться в любое время работы с документом в любом режиме. По умолчанию на панели быстрого доступа присутствуют кнопки Сохранить (Save), Отменить (Undo) и Вернуть (Repeat). Панель быстрого доступа может быть дополнена любыми кнопками с любой вкладки.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 4. Кнопка Office&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Кнопка Office расположена в самом верхнем левом углу окна Microsoft Office Word и имеет логотип Microsoft Office. Меню, вызываемое кнопкой Office, отличается от привычного по предыдущим версиям пакета меню Файл (File). В левой части меню расположены собственно команды меню, а в правой находится список недавно использованных файлов.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В новой версии Microsoft Office кнопка Office сменила меню Файл (File) предыдущих версий пакета.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на кнопке Office, расположенной в левом верхнем углу окна Microsoft Word (рис. 4.18).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Появится меню Office, в котором расположены команды для выполнения основных действий с документами, таких как создание, сохранение, печать и других.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Действия, которые выполняются с помощью команд, содержащихся в меню Office, в различных приложениях могут отличаться, но основные действия, такие как создание, сохранение и печать документов, присутствуют во всех рассматриваемых нами приложениях.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните, например, на команде Сохранить (Save), и документ будет сохранен.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В правой части меню Office находится список недавно открывавшихся документов. Чтобы открыть один из документов списка, просто щелкните на нем.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В правом нижнем углу меню Office в Word присутствует две кнопки: Параметры Word (Word Options) и Выход из Word (Exit Word).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке Параметры Word (Word Options). Появится одноименное диалоговое окно, в котором вы сможете изменить различные параметры Word.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на кнопке Выход из Word (Exit Word). Приложение будет закрыто.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В меню Office приложений Excel, PowerPoint, Access кнопки Выход и Параметры также присутствуют.<br>
<br><img border=0 src="i_073.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.18. Меню, вызываемое кнопкой Office в Word<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 5. Панель быстрого доступа&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Панель быстрого доступа по умолчанию расположена в верхнем левом углу окна приложения немного правее кнопки Office. Эта панель похожа на традиционные панели инструментов и по умолчанию содержит всего несколько кнопок, однако существует возможность разместить на этой панели любую из кнопок любой вкладки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Создайте пустой документ Word и наберите в нем немного текста (достаточно одного предложения).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Чтобы сохранить документ, щелкните на кнопке Сохранить (Save) панели быстрого доступа (рис. 4.19). Документ будет сохранен.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на кнопке Отменить (Undo), последнее выполненное действие будет отменено.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на кнопке Повторить (Repeat), последнее выполненное действие будет повторено.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Хотя по умолчанию на панели быстрого доступа размещены три кнопки, вы можете добавлять или удалять кнопки по своему усмотрению. Добавить на панель быстрого доступа новую кнопку или удалить существующую несложно.<br>
<img border=0 src="i_074.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.19. Панель быстрого доступа<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на любой из кнопок вкладки правой кнопкой мыши.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В появившемся контекстном меню выберите команду Добавить на панель быстрого доступа (Add to Quick Access Tollbar).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Чтобы удалить кнопку с панели быстрого доступа, щелкните на ней правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Удалить с панели быстрого доступа (Remove from Quick Access Tollbar).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вы можете добавить на панель быстрого доступа и любую команду меню Office. Добавляется команда меню Office аналогично добавлению кнопок вкладки – с помощью контекстного меню.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Вы можете добавить или удалить кнопку и другим способом. Щелкните на кнопке с направленной вниз стрелкой, расположенной в правой части панели быстрого доступа. В появившемся меню представлен набор кнопок, которые, по мнению разработчиков Office, используются чаще всего. Вы можете выбрать те кнопки, которые должны отображаться на панели быстрого доступа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. С помощью меню, вызываемого щелчком на указанной кнопке, можно поменять расположение панели быстрого доступа. Выберите в этом меню команду Разместить под лентой (Show Below the Ribbon), и панель быстрого доступа окажется ниже ленты.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Расположение панели быстрого доступа ниже ленты может быть удобно, если вы хотите расположить на панели быстрого доступа большое количество кнопок. При этом вы можете скрыть ленту и таким образом сделать интерфейс Office 2007 похожим на интерфейс приложений предыдущих версий Office.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Темы Office<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В новой версии Microsoft Office появились темы Office, которые позволяют согласованно оформлять документы Microsoft Office Word 2007, рабочие книги Microsoft Office Excel 2007 и презентации Office PowerPoint 2007. Темы могут применяться также и к сообщениям Microsoft Office Outlook. Одним щелчком мыши вы можете задать различные параметры оформления документа.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 6. Применение темы Office&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы применить тему к документу Word, выполните следующие действия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Откройте или создайте документ Word.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Перейдите на вкладку Разметка страницы (Page Layout).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В группе Темы (Themes) щелкните на кнопке Темы (Themes).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В появившейся коллекции (рис. 4.20) выберите подходящую тему для оформления документа, щелкнув на ней мышью. К документу будет применена выбранная тема.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В Microsoft Office Excel получить доступ к темам можно на вкладке Разметка страницы (Page Layout) в группе Темы (Themes). В Microsoft Office PowerPoint задать нужную тему можно на вкладке Дизайн (Design) в группе Темы (Themes). В Microsoft Office Outlook тему для сообщения можно выбрать в окне Сообщение (Message) на вкладке Параметры (Options) в группе Темы (Themes).<br>
<br><br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Внимание!<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Хотя список тем Office в различных приложениях может выглядеть по-разному, набор тем во всех приложениях, поддерживающих темы Office, одинаков.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Поиск и выделение объектов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Редактируя содержание документа, вы имеете дело с текстом, числами, графическими и другими объектами. Очень часто содержимое документа не помещается на экране целиком, и вам приходится листать его в поисках нужного материала. Чтобы отыскать определенный фрагмент в многостраничном документе, часто необходимы специальные инструменты Office.<br>
<img border=0 src="i_075.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.20. Коллекция тем Office в приложении Word<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 7. Прокрутка документа и поиск&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В этом упражнении мы научимся перемещаться по документу и выполнять поиск определенных объектов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. В Word откройте документ Геркулес, созданный нами ранее.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Для перемещения вверх и вниз по документу щелкайте на стрелках полосы прокрутки (рис. 4.21) либо нажимайте клавиши Page Up и Page Down.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Для перехода на одну страницу вверх или вниз щелкайте на кнопках Предыдущая страница (Previous Page) или Следующая страница (Next Page).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Чтобы сместиться сразу на несколько страниц, перетаскивайте бегунок полосы прокрутки. При этом рядом с ним будет появляться номер страницы, определяемый текущим положением бегунка.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Если требуется найти в документе определенный текст, щелкните на кнопке Главная &#8594; Редактирование &#8594; Найти (Home &#8594; Editing &#8594; Find). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 4.22.<br>
<img border=0 src="i_076.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.21. Средства навигации<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Введите в поле Найти (Find What) слово планируем.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next). Word начнет просматривать документ, начиная от текущей позиции текстового курсора, найдет первое вхождение слова планируем и выделит его (см. рис. 4.22).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Чтобы возобновить поиск и обнаружить все вхождения слова планируем в документ, продолжайте щелкать на кнопке Найти далее (Find Next).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Отыскав нужные фрагменты, щелчком на кнопке Отмена (Cancel) закройте диалоговое окно поиска.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Мы рассмотрели приемы навигации и поиска на примере документа Word. Остальные приложения Office имеют сходные инструменты перемещения по документу. Диалоговые окна поиска варьируются в зависимости от специфики приложения, но приемы работы с ними сходны во всех программах Office.<br>
<img border=0 src="i_077.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.22. Окно поиска и найденный фрагмент<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Диалоговые окна, подобные окну поиска, можно оставлять открытыми и одновременно выполнять другие операции (в отличие от модальных диалоговых окон, блокирующих все остальные действия). Это позволяет редактировать найденные фрагменты, а затем оперативно продолжать поиск.<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 8. Выделение, удаление и замена&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На первом занятии были рассмотрены простейшие приемы ввода текста. В реальной работе часто приходится переставлять целые слова, абзацы, страницы и блоки данных. Для выполнения подобных операций необходимо указать программе тот фрагмент, который нужно копировать или переместить, то есть выделить его.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелчком поместите курсор в начало выделяемого фрагмента (перед первой буквой выделяемого текста или перед выделяемым графическим объектом).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, нажимайте клавиши —>, 4– и Page Down до тех пор, пока не подсветится нужная часть документа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Чтобы удалить выделенный фрагмент, нажмите клавишу Delete. Чтобы заменить его другим текстом или рисунком, просто начните вводить новый текст или вставьте соответствующий рисунок. В момент ввода нового содержимого выделенный фрагмент автоматически удаляется. С помощью указанного алгоритма действительно можно выделить любой блок данных. Однако Office предлагает дополнительные приемы выделения, значительно убыстряющие работу. Для выделения фрагмента в непрерывном текстовом блоке (в документе Word, на слайде PowerPoint, в отчете Access или в электронном сообщении Outlook) пользуйтесь следующими приемами:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• чтобы выделить слово, дважды щелкните на нем;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• для выделения абзаца трижды щелкните на нем;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• чтобы выделить строку или пункт структуры, щелкните слева от нее, а для выделения нескольких строк нажмите кнопку мыши слева от первой из них и перетащите указатель мыши вниз;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• перетаскивая указатель по тексту, можно быстро выделить несколько слов;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• чтобы выделить рисунок, диаграмму или другой объект, просто щелкните на нем.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Теперь потренируемся выделять блоки ячеек таблиц Word, Excel, PowerPoint и Access.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Запустите Access и откройте базу данных, созданную на втором занятии.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В области переходов два раза щелкните на кнопке Таблица данных: Таблица (Таблица данных: Table), а затем дважды щелкните на значке Таблица данных. Откроется окно таблицы, показанное на рис. 4.23.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелчками на кнопках столбца, строки и таблицы попробуйте выделить соответствующие фрагменты и целую таблицу.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните в любой ячейке второй строки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Нажмите клавишу Shift и щелкните на кнопке четвертой строки. Будут выделены три строки, с первой по четвертую. Аналогичным образом можно выделить несколько смежных столбцов.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В таблицах Word и PowerPoint нет кнопок для строк и столбцов. Для выделения фрагментов в этих таблицах следует щелкать на воображаемых кнопках, расположенных сверху и слева от ячеек таблицы.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Чтобы выделить блок смежных ячеек, подсвеченный на рис. 4.23, щелкните в левой верхней ячейке блока.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Нажмите клавишу Shift и щелкните в правой нижней ячейке блока. В результате будет выделен блок из нескольких ячеек.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В предыдущем упражнении вы познакомились с диалоговым окном поиска. Приложения Office позволяют не только искать, но и автоматически заменять одни фрагменты текста другими. Предположим, необходимо заменить в тексте большого документа часто встречающееся слово «изделия» словом «товары». Для этого достаточно выполнить следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Перейдите к документу Word, показанному на рис. 4.22, и щелкните на кнопке Главная &#8594; Редактирование &#8594; Заменить (Home &#8594; Editing &#8594; Replace). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 4.24.<br>
<img border=0 src="i_078.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.23. Выделение ячеек таблицы<br>
<br><img border=0 src="i_079.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.24. Диалоговое окно замены текста<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. В поле Найти (Find what) введите слово изделия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. В поле Заменить на (Replace with) введите товары.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next), в документе будет найдено и выделено первое вхождение текста изделия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Чтобы заменить его словом товары, щелкните на кнопке Заменить (Replace). Word выполнит замену и автоматически отыщет следующий фрагмент изделия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Если какой-то из найденных фрагментов нужно оставить без изменения, просто щелкните на кнопке Найти далее (Find Next).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. Если вы уверены, что нужно заменить абсолютно все вхождения текста изделия на товары, щелкните на кнопке Заменить все (Replace АН). Будьте внимательны, после этого в тексте не останется ни одного фрагмента текста изделия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вид диалогового окна замены, так же как и элементы окна поиска, варьируется от приложения к приложению, но основные его инструменты работают одинаково во всех программах.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Редактирование содержания<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В предыдущих упражнениях вы научились отыскивать и выделять фрагменты документов. Операции вырезания, копирования и вставки, доступные в любом приложении Office, равно как и практически в любой другой программе Windows, позволяют переносить и дублировать блоки документов с помощью буферов обмена Office 2007 и Windows ХР.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 9. Вырезание, копирование и вставка&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Операции вырезания, копирования и вставки используются настолько часто, что разработчики программ Office предоставили несколько способов их выполнения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Запустите Word и откройте документ Геркулес.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Выделите второе и третье предложение, как показано на рис. 4.25.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Вырезать (Cut), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Буфер обмена (Clipboard). Выделенный текст исчезнет. Но не беспокойтесь, он просто переместился в буфер обмена, откуда его можно вставить в любое место документа и даже в окно другого приложения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелчком мыши установите курсор правее таблицы и нажмите клавишу Enter.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. На вкладке Главная (Home) в группе Буфер обмена (Clipboard) щелкните на верхней части кнопки Вставить (Paste). Вырезанный фрагмент появится ниже таблицы, как показано на рис. 4.26.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как мы уже говорили, некоторые кнопки в Microsoft Office, например кнопка Вставить (Paste), расположенная на вкладке Главная (Home) в группе Буфер обмена (Clipboard), состоят из двух частей: верхней и нижней. При щелчке на верхней части кнопки выполняется команда, предлагаемая по умолчанию – для кнопки Вставить (Paste) это команда Вставить. При щелчке на нижней части кнопки с треугольником, направленным вершиной вниз, появляется меню с дополнительными командами.<br>
<br><img border=0 src="i_080.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.25. Вырезание фрагмента<br>
<br><img border=0 src="i_081.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.26. Кнопки редактирования содержания<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Выделите весь текст, перетащив указатель мыши слева от него (см. рис. 4.26).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на выделенном фрагменте правой кнопкой мыши.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. В появившемся контекстном меню выберите команду Копировать (Сору). Вид документа не изменится, однако выделенный блок попадет в буфер обмена.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Запустите Microsoft Office Outlook и щелкните на кнопке Создать (New) панели инструментов Стандартная (Standard). Откроется окно нового сообщения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните в области окна сообщения, предназначенной для набора текста (рис. 4.27).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните на кнопке Вставить (Insert), которая расположена на вкладке Сообщение (Message) в группе Буфер обмена (Clipboard) окна Сообщение (Message). Текст, скопированный из документа Word, будет вставлен в сообщение Outlook, как показано на рис. 4.27. После этого документ, подготовленный в Word, можно будет отправить адресату по электронной почте.<br>
<img border=0 src="i_082.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.27. Вставка текста в другое приложение<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Таким образом, приложения Office поддерживают четыре способа вырезания, вставки и копирования фрагментов. Кнопки команд редактирования содержания всегда можно найти на вкладке Главная (Home) приложений Word, Excel, PowerPoint и Access, а также на вкладках окон Сообщение (Message), Контакт (Contact), Задача (Task) в Outlook. Также соответствующие команды имеются в контекстном меню выделенных объектов. Кроме того, те же команды можно выполнить нажатием следующих клавиатурных комбинаций:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• вырезать – Ctrl+X или Shift+ Delete;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• копировать – Ctrl+C или Ctrl+Insert;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• вставить – Ctrl+V или Shift+Insert.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 10. Буфер обмена Office и отмена операций&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Многочисленные пользователи Windows ХР давно отметили тот недостаток, что в буфере обмена может храниться только один фрагмент. До недавнего времени единственной возможностью одновременного хранения нескольких блоков данных было перетаскивание фрагментов на рабочий стол. Этот прием вы изучите на третьем занятии. Но работа с такими фрагментами неудобна, поскольку рабочий стол обычно скрыт за окнами приложений. Приложения Microsoft Office могут использовать буфер обмена с несколькими ячейками.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Office 2007 предлагает пользователю расширенный буфер обмена, способный одновременно вместить до 24 фрагментов.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В Office 2007 буфер обмена оформлен в виде области задач. Чтобы использовать его возможности, выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Переключитесь в документ Word, открытый в предыдущем упражнении, выделите первую строку и нажмите клавиши Ctrl+Insert. Выделенный текст скопируется в буфер обмена.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на значке, расположенном в правом нижнем углу группы Буфер обмена (Clipboard). В окне документа слева появится область задач буфера обмена, показанная на рис. 4.28, в которой вы увидите скопированный фрагмент.<br>
<img border=0 src="i_083.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.28. Область задач буфера обмена<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Выделите строку текста и щелкните на кнопке Главная &#8594; Буфер обмена &#8594; Копировать (Home &#8594; Clipboard &#8594; Сору). Выделенный фрагмент будет помещен в окне буфера обмена над первым фрагментом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Запустите Microsoft Office Excel и введите в первые несколько ячеек числа в соответствии с рис. 4.29. Щелкните на значке, расположенном в правом нижнем углу группы Буфер обмена (Clipboard) вкладки Главная (Home). В появившейся области задач буфера обмена будут присутствовать фрагменты, скопированные из документа Word.<br>
<img border=0 src="i_084.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.29. Буфер обмена Office 2007 в окне Excel<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке Start (Пуск) и выберите команду Все программы &#8594; Стандартные &#8594; Блокнот (All Programs &#8594; Accessories &#8594; Notepad).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В окне Блокнота введите текст Заголовок электронной таблицы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Выделите слово таблицы и выберите команду Правка &#8594; Копировать (Edit &#8594; Сору).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Выберите команду Правка &#8594; Выделить все (Edit &#8594; Select АН), а затем нажмите клавиши Ctrl+X.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Эти операции должны были поместить в стандартный буфер обмена Windows сначала слово таблицы, а затем вырезать в него всю строку Заголовок электронной таблицы, заменив при этом предыдущее содержимое буфера. А что при этом происходит с буфером Office 2007?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Нажатием клавиш Alt+Tab переключитесь в окно Excel. Обратите внимание: в буфер обмена Office 2007 попали фрагменты приложения Windows, не входящего в пакет Office 2007. Таким образом, буфер обмена Office 2007 можно использовать для хранения нескольких фрагментов содержимого любого приложения Windows.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Не спешите радоваться. К сожалению, вставлять фрагменты из буфера Office 2007 можно только в приложения Office 2007, но не в другие программы Windows ХР. Поэтому возможность хранения в буфере Office нескольких фрагментов из других программ Windows полезна только в тех случаях, когда планируется размещать эти фрагменты в документах Microsoft Office.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. В окне Excel щелкните в ячейке B3 и нажмите клавиши Ctrl+Insert. Панель буфера обмена расширится, содержимое ячейки B3 появится в верхней строке буфера обмена.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Щелкните в ячейке В4.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Нажмите клавишу Shift и щелкните в ячейке Еб.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Щелкните на кнопке Главная &#8594; Буфер обмена &#8594; Копировать (Home &#8594; Clipboard &#8594; Сору). После этого буфер обмена будет выглядеть так, как показано на рис. 4.29. Мы научились копировать и вырезать фрагменты в буфер обмена Office. Но это только полдела. Как же перенести данные обратно из буфера обмена в документ Office?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Щелкните в электронной таблице в ячейке А1.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. В области задач Буфер обмена (Clipboard) щелкните на третьем значке. Надпись, вырезанная из блокнота, появится в Excel. Таким образом, чтобы вставить фрагмент из буфера обмена в точку курсора документа Office, достаточно просто щелкнуть на значке нужного фрагмента. Обратите внимание на значок вставки, появившийся рядом со вставленным фрагментом. Если вы задержите указатель мыши на этом значке, то в раскрывающемся списке можете выбрать один из предлагаемых параметров вставки:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Сохранить исходное форматирование (Keep Source Formatting);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Использовать конечную тему (Use Destination Theme);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Использовать форматы конечных ячеек (Use Destination Formatting);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Значения и форматы чисел (Values and Numbering Formatting);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Сохранить ширину столбцов оригинала (Keep Source Column Widths);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Только форматы (Formatting Only);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Ссылки на ячейки (Link Cells).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Если вы ошиблись и вставили не тот фрагмент, просто нажмите клавиши Ctrl+Z. Все вернется к прежнему состоянию, и операцию вставки можно будет повторить. Нажатие клавиш Ctrl+Z, выполнение команды меню Правка &#8594; Отменить (Edit &#8594; Undo) или щелчок на кнопке Отменить (Undo) панели быстрого доступа приводят к отмене последней операции. Приложения Office поддерживают многоуровневую отмену, поэтому, нажимая Ctrl+Z, можно вернуться назад на несколько шагов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. Переключитесь в Word.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;18. Выделите в документе надпись Геркулес и нажмите клавиши Ctrl+C.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;19. Скопируйте в буфер обмена еще семнадцать фрагментов из Word и Excel. В результате будут заняты все ячейки буфера обмена. Что же произойдет, если скопировать еще один фрагмент? Попробуйте сделать это. Данная операция приведет к удалению из буфера обмена первого (самого старого) фрагмента.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;20. Переключитесь в окно Word и щелкните на кнопке Office. В появившемся меню выберите команду Создать (New). Откроется новый документ.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;21. В окне буфера обмена щелкните на кнопке Вставить все (Paste АН), как показано на рис. 4.28. Содержимое всех ячеек будет вставлено в документ Word последовательно друг за другом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;22. Если данные буфера обмена устарели, щелкните на кнопке Очистить все (Clear АН) в верхней части области буфера обмена. Все фрагменты будут удалены. Отдельный фрагмент может быть удален из буфера выбором команды Удалить (Delete) в раскрывающемся списке, который появляется, если щелкнуть на маленьком треугольнике справа от соответствующего фрагмента. Указанная операция очищает и буфер обмена Windows.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Осталось выяснить, как буфер обмена Office взаимодействует с буфером обмена Windows. Запомните два следующих правила:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Если последней выполнялась команда вырезания или копирования, в буфер Windows запишется объект, вырезанный или скопированный этой операцией.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Если последней выполнялась операция вставки не последнего фрагмента буфера обмена Office 2007, этот фрагмент оказывается в буфере обмена Windows.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Мини-панель<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В процессе выделения текста с помощью мыши рядом с выделяемым текстом появляется панель инструментов с кнопками вызова основных команд для работы с текстом. Эта панель называется мини-панелью. Она является полупрозрачной и теряет прозрачность только при наведении на нее указателя мыши. Если вывести указатель за ее пределы, мини-панель медленно исчезает.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Мини-панель присутствует во всех рассматриваемых нами приложениях Office.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Мини-панель появилась только в версии Microsoft Office 2007.<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 11. Работа с мини-панелью&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Мини-панель позволяет быстро задать форматирование при выделении текста мышью.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Откройте какой-нибудь документ Word с текстом (например, документ Геркулес).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Выделите несколько слов с помощью мыши. Появится полупрозрачная мини-панель.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Наведите на нее указатель мыши. Мини-панель станет непрозрачной (рис. 4.30).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на кнопке Полужирный (Bold). К выделенному тексту будет применено полужирное начертание.<br>
<img border=0 src="i_085.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.30. Мини-панель, появляющаяся при выделении текста<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Справочная система<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Методы работы со справочной системой Microsoft Office 2007 одинаковы для всех рассматриваемых нами приложений Office. Справочная система позволяет быстро разрешить возникшие проблемы. Ею можно пользоваться и как учебником или справочником.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В новой версии пакета разработчики решили окончательно отказаться от Помощника Office.<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 12. Получение справки&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В этом упражнении мы не будем рассматривать вопросы поиска справочной информации в Интернете. Навигация по веб-страницам – это отдельная большая тема. Давайте посмотрим, что скажет справочная система Office о буфере обмена.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Запустите Microsoft Office Excel и нажмите клавишу F1 или щелкните на кнопке Справка: Microsoft Office Excel (Help: Microsoft Office Excel), которая расположена в правой части окна.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Появится окно Справка: Excel (Excel Help), показанное на рис. 4.31. В поле, расположенном в верхней части окна справочной системы, введите слова Буфер обмена и нажмите клавишу Enter.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если окно появится не развернутым на весь экран, то щелкните на кнопке Развернуть (Maximize).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В окне справочной системы появятся результаты поиска (рис. 4.32). Среди этих результатов будут перечислены разделы, в которых упоминается буфер обмена.<br>
<img border=0 src="i_086.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.31. Окно справочной системы Excel<br>
<br><img border=0 src="i_087.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.32. Результаты поиска<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Выберем пункт Копирование и вставка нескольких элементов с использованием буфера обмена.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В окне справочной системы будет отображено содержание выбранного нами раздела справки (рис. 4.33).<br>
<img border=0 src="i_088.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.33. Окно справочной системы Excel<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание, что в верхней части окна справочной системы имеется панель инструментов с кнопками.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на кнопке Печать (Print). Появится диалоговое окно, в котором вы сможете задать параметры печати и распечатать содержимое окна справочной системы.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;С помощью кнопки Показать оглавление (Show Table of Contents) вы можете вызвать оглавление справочной системы.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Особенности интерфейса Microsoft Office Outlook<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как мы уже говорили, интерфейс Outlook содержит как традиционные элементы интерфейса, такие как строка меню и панели инструментов, так и новые, вроде вкладок. Основное окно Outlook имеет традиционный интерфейс, почти не отличающийся от интерфейса предыдущей версии, а окна сообщений, задач, контактов и т. п. – новый интерфейс с вкладками.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте рассмотрим составляющие интерфейса Outlook.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Строка меню обеспечивает доступ ко всем командам, доступным в основном меню приложения. Панели инструментов содержат кнопки, раскрывающиеся меню и другие элементы управления, с помощью которых можно выполнять часто используемые операции и настраивать наиболее важные параметры.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 13. Команды меню&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Строка главного меню, обычно размещаемая в верхней части окна приложения (рис. 4.34), подобна панели инструментов, все кнопки которой являются раскрывающимися списками команд.<br>
<img border=0 src="i_089.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.34. Строка меню и раскрывающиеся списки команд<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Однако по традиции строка главного меню выделяется разработчиками и пользователями. Давайте рассмотрим структуру меню приложений Office.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Запустите Microsoft Office Outlook 2007 и щелкните на пункте Вид (View) строки меню программы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Появится меню Вид (View). Наведите указатель мыши на пункт Панели инструментов (Toolbars). Раскроется подменю, как показано на рис. 4.34. Оформление пунктов меню различается в зависимости от того, какая операция выполняется выбором конкретного пункта. Ниже перечислены возможные варианты.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Если в правой части пункта меню есть маленький треугольник, как в строке Панели инструментов (Toolbars) на рис. 4.34, значит, этот пункт раскрывает дополнительное подменю.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Выбор команды, имя которой заканчивается многоточием, например Панели инструментов &#8594; Настройка (Toolbars &#8594; Customize), открывает диалоговое окно, подобное показанному на рис. 4.35. Диалоговые окна широко распространены как в Office 2007, так и во многих других приложениях Windows. Они расширяют возможности любой программы, предоставляя средства для ввода данных и установки разнообразных параметров.<br>
<img border=0 src="i_090.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.35. Диалоговое окно Настройка<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Выбор команды без многоточия, например команды Копировать (Сору) меню Правка (Edit), приводит к ее немедленному исполнению.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Некоторые пункты меню, например Строка состояния (Status Bar), играют роль флажков. При щелчках на них включается соответствующий режим (в данном случае на экране появляется строка состояния), а слева от названия пункта появляется галочка. Повторный щелчок на таком пункте отключает режим и убирает галочку.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Три пункта подменю Список дел (To-Do Ваг) меню Вид (View) – Обычное (Normal), Свернуто (Minimized) и Отсутствует (Off) – пример группы из нескольких (в данном случае трех) переключателей. Щелкнув на таком пункте, можно установить один (и только один) режим из нескольких.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• В правой части названий некоторых команд в качестве подсказки приводится клавиатурная комбинация, например Ctrl+V для команды Правка &#8594; Вставить (Edit &#8594; Paste). С ее помощью можно быстро выполнить данную команду.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Потренируйтесь раскрывать подменю, выбирать команды, включать и выключать режимы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Строку меню, как и панель инструментов, можно перетащить в любое место экрана. «Ухватите» ее мышью за расположенную слева вертикальную черту (она называется вешкой перемещения) и перетащите в новое положение. Меню (и панели инструментов) можно переместить к любому краю окна либо разместить в середине окна приложения (рис. 4.36), где меню выглядит как небольшое окно с заголовком.<br>
<img border=0 src="i_091.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.36. Перестановка меню и панелей инструментов<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 14. Панели инструментов&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Панели инструментов, как правило, располагаются вдоль верхнего края окна ниже строки меню и содержат кнопки, щелчки на которых приводят к выполнению тех или иных операций. Как и пункты меню, различные кнопки панелей инструментов ведут себя по-разному.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Запустите Microsoft Office Outlook 2007.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В появившемся окне Microsoft Office Outlook 2007 щелкните на кнопке Контакты (Contacts) в области переходов (рис 4.37).<br>
<img border=0 src="i_092.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.37. Окно Outlook<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на кнопке Создать (New) панели инструментов Стандартная (Standard), появится окно Контакт (Contact).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Закройте окно Контакт (Contact).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке Печать (Print) той же панели инструментов. На этот раз откроется диалоговое окно, позволяющее распечатать контакты.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если панели инструментов Стандартная (Standard), Веб-узел (Web) и Дополнительно (Advanced) расположить в одной строке, многочисленные кнопки панелей просто не поместятся на экране.<br>
<br><br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы получить доступ к кнопкам, отсутствующим в данный момент на панели инструментов, щелкните на маленьком треугольнике в правой части панели, и недостающие кнопки появятся в раскрывающейся палитре.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Если на панели инструментов Дополнительно (Advanced) отсутствует кнопка Область чтения (Reading Pane), то щелкните на черном треугольнике в правой части панели инструментов Дополнительно (Advanced).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. В появившейся палитре щелкните на кнопке Область чтения (Reading Pane). В правой части окна (по умолчанию) появится область чтения. Указанная кнопка играет роль флажка. Повторный щелчок на ней скроет область чтения. Обратите внимание, что теперь кнопка Область чтения (Reading Pane) переместилась в основную часть панели инструментов.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В Microsoft Office кнопки панелей инструментов ведут себя «разумно». Если на экран не помещаются все кнопки, на панели остаются только те, которыми вы пользуетесь чаще всего. Остальные кнопки и другие элементы управления перемещаются в раскрывающуюся палитру дополнительных кнопок. Выбор элемента на дополнительной палитре возвращает его на основную панель.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Чтобы открыть или скрыть определенную панель инструментов, откройте меню Вид (View) и выберите пункт Панели инструментов (Toolbars). В появившемся подменю щелкните на названии той панели инструментов, которую нужно отобразить или скрыть.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Меню, позволяющее отображать и скрывать панели инструментов, можно вывести на экран простым щелчком правой кнопкой мыши на любой видимой панели инструментов или на строке меню.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Чтобы добавить или убрать кнопку из панели инструментов Стандартная (Standard), щелкните на черном треугольнике в правой части панели.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. В раскрывшемся меню щелкните на пункте Добавить или удалить кнопки (Add or Remove Buttons).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Щелкните на названии той кнопки, которую нужно добавить или убрать. Флажки в этом списке стоят напротив тех кнопок, которые в данный момент присутствуют в панели инструментов. Другие панели настраиваются аналогично.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. На панели инструментов Стандартная (Standard) щелкните на правой части кнопки Создать (New) с треугольником, направленным вниз (рис. 4.38).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Укажите на пункт Контакт (Contact). Как видно из рисунка, часть кнопок панелей инструментов позволяет раскрывать вложенные меню, что лишний раз указывает на схожесть панелей инструментов и строки меню приложения.<br>
<img border=0 src="i_093.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.38. Меню в панели инструментов<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. На панели инструментов (как и на вкладке) могут размещаться раскрывающиеся списки. Щелкните на списке Текущее представление (Current View) панели инструментов Дополнительно (Advanced) и выберите значение Адресные карточки (Address Card). Outlook переключится на представление контактов Адресные карточки (Address Card).<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контрольное упражнение<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте проверим, насколько хорошо вы освоили общие приемы работы с приложениями Office.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Запустите Access, откройте базу данных, созданную на втором занятии, затем откройте таблицу данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелчком на кнопке в левом верхнем углу таблицы выделите все данные.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как с помощью кнопок вкладки выделить весь документ?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Скопируйте выделенные данные.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Создайте новый документ Excel и откройте второй лист книги Excel.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Вставьте в него скопированную таблицу данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Найдите в справочной системе Office страницы, описывающие тему вставки объектов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как вызвать справочную систему Office?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Откройте наиболее интересную из них и выведите ее на принтер.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как распечатать текущую страницу справки?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Сохраните новый документ Excel.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Переключитесь в Access и удалите выделенные данные.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как восстановить данные, удаленные из таблицы Access?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Закройте все приложения.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подведение итогов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Это занятие завершает первую часть, в которой рассматривались общие черты приложений Office 2007 и взаимодействие этих программ с операционной системой Windows. Далее вы научитесь выполнять более сложные операции в конкретных программах. Не забывайте, что все шесть компонентов пакета Office тесно взаимосвязаны, поэтому многие приемы, описываемые при изучении одного приложения, можно реализовать и в других программах даже в тех случаях, когда нет явного указания на такую возможность. Действительно, иногда кажется, что проще описать различия программ Office, чем перечислить все их общие черты.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Следующая часть книги посвящена описанию Microsoft Office Word – одного из самых мощных текстовых процессоров.<br>
<br><br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Часть II<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Word<br></h3><br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Microsoft Office Word 2007 – один из лучших текстовых редакторов. Он позволяет создавать и редактировать документы, добавлять в них таблицы и рисунки, изменять оформление абзацев и начертание шрифта, готовить документ к печати. Дополнительные модули Word позволяют выполнять такие операции, как проверка орфографии и грамматики, формирование оглавлений и указателей, слияние с базой данных.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 5<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Создание и разметка документа<br></h3><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Тема занятия<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии вы познакомитесь с шаблонами документов, научитесь экспортировать файлы Word в формат HTML, изучите пять режимов просмотра документов, которые перечислены ниже:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• черновик;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• разметка страницы;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• веб-документ;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• структура;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• режим полноэкранного чтения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Современную жизнь нельзя представить без текстовых документов в бумажном и электронном виде. Word 2007 – это современная версия популярного текстового процессора, позволяющая писать письма, форматировать тексты любой сложности, добавлять в них рисунки, формулы и графики и даже верстать целые книги. Сегодня формат документов Word стал общепризнанным. Вы можете отправить такой документ по электронной почте в любую точку земного шара и практически везде его смогут прочесть.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Создание документа<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В первой части книги вы уже научились создавать и открывать простейшие документы Word. Сейчас пришло время познакомиться с шаблонами и мастерами, генерирующими стандартное содержание и общее оформление документов. Наличие такого предварительно настроенного документа облегчает процесс ввода конкретного текста.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 1. Шаблоны&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Шаблоны можно рассматривать как обычные документы Word, в которых, помимо текста и списка стилей, хранится информация о конфигурации панелей инструментов, макросы и параметры, определяющие вид документа и поведение программы. Шаблоны очень удобны, когда ряд документов требуется оформить в одинаковом стиле. Однажды настроив шаблон, вы создаете на его основе несколько файлов, которые наследуют имеющиеся в шаблоне текст и объекты, стили и оформление, макросы и параметры интерфейса Word. Вспомните, что на предыдущих занятиях мы уже пользовались стандартными шаблонами Office, теперь давайте создадим собственный шаблон.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Откройте документ, созданный на первом занятии. Удалите из него весь текст, таблицу Excel и рисунок. На странице останется только надпись «Геркулес» и горизонтальная линия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Office и выберите команду Сохранить как &#8594; Шаблон Word (Save As &#8594; Word Template). Откроется диалоговое окно Сохранение документа (Save As), показанное на рис. 5.1.<br>
<img border=0 src="i_094.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.1. Сохранение шаблона<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В поле Имяфайла (File Name) введите слово Неге.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;По умолчанию устанавливается тип файла Шаблон Word (файл с расширением dotx). Можно также сохранить шаблон как Шаблон Word с поддержкой макросов (с расширением dotm) или Шаблон Word 97-2003 (с расширением dot).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на кнопке Сохранить (Save).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Выберите команду Office &#8594; Закрыть (Office &#8594; Close), чтобы закрыть окно шаблона. Теперь у вас есть шаблон с заголовком Геркулес, сохраненный в специальной папке.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Чтобы указать программе Word, где следует искать шаблоны пользователя, выберите команду Office &#8594; Параметры Word (Office &#8594; Word Options).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Дополнительно (Advanced) и щелкните на кнопке Расположение файлов (File Locations). В появившемся окне, показанном на рис. 5.2, хранится информация об именах некоторых специальных папок, в том числе и имя папки шаблонов пользователя.<br>
<img border=0 src="i_095.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.2. Пути к служебным файлам<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните на строке Шаблоны пользователя (User Templates).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на кнопке Изменить (Modify). Откроется диалоговое окно, которое очень похоже на окно сохранения файлов, но предназначено для выбора папки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. В этом окне выберите нужную папку.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Щелкните на кнопке ОК. Вы вернетесь в окно Расположение файлов (File Locations), но теперь в строке Шаблоны пользователя (User Templates) будет выбранная вами папка.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Снова щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть данное окно.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Мы не будем изменять папку, предлагаемую по умолчанию.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Теперь попробуем создать на базе построенного шаблона новый документ. Щелкните на кнопке Office, а затем выберите команду Создать (New). В разделе Шаблоны (Templates) щелкните на строке Мои шаблоны (My Templates). Значок шаблона Неге появился в диалоговом окне, показанном на рис. 5.3. Сюда кроме стандартных шаблонов выводятся значки всех файлов с расширением dot, dotx или dotm, записанных в папку с шаблонами пользователя.<br>
<img border=0 src="i_096.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.3. Выбор шаблона документа<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. С помощью переключателей в группе Создать (Create New) выберите тип создаваемого файла. Переключатель Документ (Document) соответствует созданию обычного текстового документа, а переключатель Шаблон (Template) позволяет создать новый шаблон.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Дважды щелкните на значке Неге. Откроется новый документ, в котором сразу появится большая надпись Геркулес, как показано на рис. 5.4. Теперь, пользуясь новым шаблоном, вы можете быстро добавлять такие надписи в начало каждого документа гипотетической компании «Геркулес», и все они будут точными копиями заголовка, хранящегося в шаблоне.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Следует заметить, что так называемый «Новый документ», который создается щелчком на кнопке Создать (Create) диалогового окна Создание документа (New Document), на самом деле тоже построен на основе шаблона. Этот шаблон записан в файле Normal.dotm. Шаблон Normal.dotm играет важную роль. Он определяет исходную конфигурацию Word, то есть вид и поведение программы при ее запуске.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если вы обнаружили, что Word выглядит как-то странно или работает неверно, попробуйте закрыть программу и удалить файл Normal.dotm. При следующем запуске Word этот шаблон будет сгенерирован заново в соответствии со стандартной конфигурацией, заложенной в Word разработчиками программы.<br>
<br><img border=0 src="i_097.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.4. Документ, построенный на основе шаблона пользователя<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 2. Создание нового документа на основе шаблона&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Шаблоны Word для большинства видов документов можно найти на веб-узле Microsoft Office Online. При наличии подключения к Интернету щелкните на кнопке Office, выберите команду Создать (New) и затем выберите нужную категорию шаблонов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Кроме этого можно использовать уже установленные шаблоны. Давайте детально познакомимся с процедурой создания нового файла на основе существующего шаблона профессионально оформленного резюме.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на кнопке Office, выберите команду Создать (New) и затем щелкните на строке Установленные шаблоны (Installed Templates). В этом разделе выберите необходимый шаблон с резюме (рис. 5.5).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Создать (Create).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. На экране появится документ, показанный на рис. 5.6. Данный документ содержит элементы управления содержимым, облегчающие составление резюме. Следуя пояснительному тексту, введите свои имя, адрес, телефоны и другую необходимую информацию.<br>
<img border=0 src="i_098.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.5. Выбор шаблона резюме<br>
<br><img border=0 src="i_099.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.6. Исходный документ с резюме<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;При работе с шаблонами вы столкнетесь с элементами управления содержимым. В Office Word 2007 доступны следующие элементы управления содержимым: форматированный текст, обычный текст, рисунок, поле со списком и раскрывающийся список. Кроме того, добавлены два новых элемента управления – элемент выбор даты и коллекция стандартных блоков.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Сохраните это резюме в папке Мои документы (My Documents) под именем Резюме. Теперь вы умеете строить документы на базе шаблонов и наполнять их информацией. Однако иногда текст уже имеется в обычном текстовом ASCII-файле, например, полученном по электронной почте. Такой текст легко импортируется в Word, где его можно оформить с использованием мощных возможностей этого текстового редактора. Чтобы открыть ASCII-текст формата DOS, выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке Office и выберите команду Открыть (Open).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В раскрывающемся списке Тип файлов (Files Of Types) диалогового окна Открытие документа (Open) выберите пункт Текстовые файлы (Text Files) или Все файлы (All Files).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Найдите текстовый файл и дважды щелкните на его значке. Откроется диалоговое окно Преобразование файла (Convert File), в котором отображается список возможных преобразований открываемого файла. Выберите пункт Кодированный текст (Encoded Text). Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. В появившемся диалоговом окне Преобразование файла (Convert File), показанном на рис. 5.7, в группе Кодировка текста (Convert File) установите переключатель MS-DOS (MS-DOS).<br>
<img border=0 src="i_100.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.7. Выбор варианта преобразования<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если окно преобразования не появится, возможно, вы не сможете правильно настроить отображение русских букв. В этом случае щелкните на кнопке Office, далее – на кнопке Параметры Word (Word Options) и перейдите в раздел Дополнительно (Advanced). В группе Общие (General) установите флажок Подтверждать преобразование при открытии (Confirm File Format Conversion on Open), как показано на рис. 5.8. Затем повторите импорт текстового файла.<br>
<br><img border=0 src="i_101.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.8. Выбор команды подтверждения преобразования файла при открытии<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на кнопке ОК. Текст DOS будет преобразован. При импорте файлов другого формата выбирайте в диалоговом окне Преобразование файла (Convert File) нужный вариант преобразования.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Режимы просмотра<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В Microsoft Office Word один и тот же документ можно отображать в пяти перечисленных ниже режимах просмотра.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Разметка страницы (Print Layout) – позволяет оценить расположение текста и объектов относительно физических страниц документа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Режим полноэкранного чтения (Full Screen Reading) – предназначен для удобного чтения документов. В этом режиме документ разбивается на страницы, которые отображаются на экране целиком, аналогично книжным страницам. Для удобства отключаются неиспользуемые в этом режиме панели инструментов, а также применяется сглаживание шрифтов для более комфортного визуального восприятия текста.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Веб-документ (Web Layout) – служит для формирования веб-страниц, для которых характерна неограниченная длина.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Структура (Outline) – служит для задания и редактирования иерархической структуры разделов основного текста, что позволяет полностью отвлечься от графических объектов и реальных размеров страниц и сконцентрировать внимание на содержании.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Черновик (Draft) – предназначен для ввода и форматирования текста, отображаемого в виде непрерывной вертикальной полосы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Режимы просмотра проще всего переключать с помощью кнопок, расположенных в правом нижнем углу окна документа (рис. 5.9). Не забывайте о наличии разных режимов, всегда работайте в том из них, который лучше соответствует решаемой задаче.<br>
<img border=0 src="i_102.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.9. Кнопки режимов просмотра<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 3. Черновик&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Начнем изучение режимов просмотра с самого простого – с черновика. Создавая или модифицируя текстовый документ, вы чаще всего работаете в этом режиме просмотра. На рис. 5.10 показан примерный вид документа в режиме черновика и основные элементы окна Word. При обычном просмотре документ имеет неограниченную длину, хотя его ширина определяется размером страницы. Разбиение на страницы показано горизонтальными пунктирными линиями. В этом режиме на экране не видны фигуры, рисунки и другие графические объекты.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Строка состояния Word в любом режиме просмотра выводит одну и ту же информацию, которая помогает ориентироваться в больших документах. В первом слева поле строки состояния видны номер текущей страницы и число страниц в документе. Во второе поле выводится число выделенных слов и общее число слов в документе.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вы можете легко настроить строку состояния по своему усмотрению. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на ней и выбрать необходимые элементы для просмотра.<br>
<br><img border=0 src="i_103.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.10. Документ Word в режиме черновика<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Откройте любой (но не очень короткий) документ и на вкладке Вид (View) в группе Режимы просмотра документа (Document Views) щелкните на кнопке Черновик (Draft).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Схема документа (Document Map) из соседней группы Показать или скрыть (Show/Hide). В левой части окна появится панель, демонстрирующая иерархическую структуру разделов документа (рис. 5.11). Указанная кнопка играет роль флажка. Повторный щелчок на ней скроет панель схемы. Такую панель можно открыть и в любом другом режиме просмотра.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на одном из пунктов панели схемы документа. Текст в основном окне переместится к соответствующему разделу.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Раздел характеризуется наличием заголовка, отмеченного специальным стилем. Вы познакомитесь с этими стилями в упражнении 5 этого занятия.<br>
<br><img border=0 src="i_104.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.11. Схема документа<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Чтобы прокрутить текст вручную, пользуйтесь кнопками и бегунком вертикальной полосы прокрутки, расположенной в правой части окна. Полоса прокрутки есть и на панели схемы документа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке Следующая страница (Next Page). Текст в окне переместится к началу следующей страницы. Кнопка Предыдущая страница (Previous Page) выполняет обратную процедуру, прокручивая текст на одну страницу вверх.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на кнопке Выбор объекта перехода (Select Browse Object). Откроется показанное на рис. 5.12 окно со значками. Эти значки позволяют изменять функции кнопок Следующая страница (Next Page) и Предыдущая страница (Previous Page).<br>
<img border=0 src="i_105.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.12. Выбор объекта перехода<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Попробуйте щелкнуть на значке Разделы (Browse By Section). После этого указанные кнопки будут прокручивать документ соответственно к предыдущему или следующему разделу (а не к странице).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. В обычном режиме в верхней части окна может располагаться горизонтальная линейка, позволяющая контролировать горизонтальные отступы. Чтобы показать или скрыть линейку, установите или сбросьте флажок Линейка (Ruler) на вкладке Вид (View).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Вероятно, вы захотите настроить масштаб отображения текста по своему вкусу. Для этого щелкните на кнопке Масштаб (Zoom) вкладки Вид (View) и выберите подходящий масштаб. Чтобы ширина текста в точности равнялась ширине окна, выберите пункт По ширине страницы (Page Width).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В правой части строки состояния теперь располагается ползунок регулировки масштаба. Перемещая ползунок, можно быстро изменить масштаб документа.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните в левом поле строки состояния. Откроется окно поиска и замены, открытое на вкладке перехода к объекту, как показано на рис. 5.13.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. В списке Объект перехода (Go То What) выберите тип объекта, который нужно найти, например пункт Страница (Page).<br>
<img border=0 src="i_106.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.13. Вкладка перехода диалогового окна поиска и замены<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. В поле Введите номер страницы (Enter Page Number), название которого варьируется в зависимости от выбранного типа объекта, введите номер страницы, к которой нужно перейти. Для перехода вперед или назад на N страниц относительно текущей введите соответственно +Л^или– N, где N – целое число.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Щелкните на кнопке Перейти (Go То). Документ прокрутится до искомого объекта.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 4. Разметка страницы&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Режим разметки страниц позволяет видеть документ таким, каким он будет на бумажных страницах, распечатанных на принтере. Здесь в виде белых прямоугольников отображаются страницы документа, на которых наряду с текстом видны абсолютно все объекты, как показано на рис. 5.14. Если документ содержит многочисленные рисунки или графики, с ним удобнее работать именно в режиме разметки страницы.<br>
<img border=0 src="i_107.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.14. Документ в режиме разметки страницы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Окно режима разметки практически не отличается от окна режима черновика. Но, включив режим отображения линейки, вы кроме горизонтальной линейки увидите еще и вертикальную, которая позволяет оценивать положение объектов на странице по второй координате. Приемы перемещения по документу тоже совпадают в обоих режимах, однако в диалоговом окне Масштаб (Zoom) в режиме разметки появляются три дополнительных пункта – По ширине текста (Text Width), Целая страница (Whole Page) и Несколько страниц (Many Pages), названия которых не требуют дополнительных пояснений.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Работая в режиме разметки, не спешите расставлять объекты и форматировать текст. Для начала следует настроить размеры страницы и ее полей.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Перейдите на вкладку Разметка страницы (Page Layout) и щелкните на кнопке открытия диалогового окна в группе Параметры страницы (Page Setup).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Размер бумаги (Paper), которая показана на рис. 5.15.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В списке Размер бумаги (Paper Size) выберите тот размер листа, на котором должен печататься документ.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Чтобы задать нестандартный размер, выберите пункт Другой (Custom Size) и введите ширину и высоту страницы в счетчики Ширина (Width) и Высота (Height).<br>
<img border=0 src="i_108.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.15. Параметры страницы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. После настройки размеров страницы следует указать размеры отступов и выбрать вариант вывода текста на принтер. Для этого перейдите на вкладку Поля (Margins), показанную на рис. 5.16.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В счетчики Верхнее (Тор), Нижнее (Bottom), Левое (Left) и Правое (Right) введите ширину полей страницы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. С помощью кнопок в группе Ориентация (Orientation) задайте книжное или альбомное расположение страницы относительно текста.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Если вы собираетесь печатать документ на обеих сторонах листов, а левый и правый отступы не равны, то в раскрывающемся списке Несколько страниц (Multiple Pages) выберите пункт Зеркальные поля (Mirror Margins). Это обеспечит правильную расстановку полей. При выборе пункта 2 страницы на листе (2 Pages Per Sheet) на одном листе бумаги будут размещены две страницы. Поле Образец (Preview) позволяет оценить текущую раскладку страниц и визуально проконтролировать введенные параметры.<br>
<img border=0 src="i_109.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.16. Настройка полей<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В верхнем и нижнем полях страницы расположены верхний и нижний колонтитулы, в которых можно разместить, например, номера страниц или названия текущих разделов документа. Если вы пользуетесь колонтитулами, не делайте верхнее и нижнее поля слишком узкими.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Перейдите на вкладку Источник бумаги (Layout). В разделе Различать колонтитулы (Headers and Footers) с помощью соответствующих счетчиков настройте расстояния от края страницы до верхнего и нижнего колонтитулов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелчком на кнопке ОК закройте диалоговое окно параметров страницы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Поля можно настроить и с помощью линеек. Чтобы увеличить ширину левого поля, поместите указатель мыши на границу голубой и белой областей горизонтальной линейки (см. рис. 5.14), нажмите кнопку мыши и перетаскивайте границу поля. Аналогично настраиваются и остальные три поля страницы.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вы можете быстро изменить поля, ориентацию и размер страницы, щелкнув на соответствующей кнопке в группе Параметры страницы (Page Setup) вкладки Разметка страницы (Page Layout).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. В многостраничном документе, как правило, требуется расстановка номеров страниц. Нет смысла делать это вручную. Word умеет нумеровать страницы автоматически. Выберите команду Номер страницы (Page Number) на вкладке Вставка (Insert) в группе Колонтитулы (Header & Footer).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. В появившемся списке выберите положение номера страницы и его вид из коллекции готовых вариантов нумерации страниц, как показано на рис. 5.17.<br>
<img border=0 src="i_110.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.17. Добавление номеров страниц<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Word перейдет в режим редактирования колонтитулов. Текст документа станет блеклым, а колонтитулы будут выделены пунктирными прямоугольниками, как показано на рис. 5.18. Появится новая вкладка Конструктор (Design) в контекстных инструментах Работа с колонтитулами (Header & Footer Tools). В группе Параметры (Options) установите флажок Особый колонтитул для первой страницы (Different First Page) для того, чтобы номер отсутствовал на первой странице документа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Если требуется дополнительное форматирование номеров, щелкните на кнопке Номер страницы (Page Number), выберите команду Формат номеров страниц (Format Page Numbers) и настройте параметры в диалоговом окне Формат номера страницы (Page Number Format).<br>
<img border=0 src="i_111.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.18. Редактирование колонтитулов<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Щелкните на кнопке Закрыть окно колонтитулов (Close Header and Footer). Word автоматически пронумерует страницы документа. При редактировании текста вы сможете выбрасывать и вставлять фрагменты, а также перемещать целые блоки страниц. Word автоматически скорректирует нумерацию и обеспечит правильную последовательность чисел.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. Чтобы добавить, к примеру, в нижний колонтитул другую информацию, щелкните на кнопке Нижний колонтитул (Footer) вкладки Вставка (Insert) и выберите команду Изменить нижний колонтитул (Edit Footer).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для быстрого перехода в режим редактирования колонтитулов достаточно дважды щелкнуть на нужном колонтитуле одной из страниц документа.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;18. Введите в колонтитуле текст Это нижний колонтитул. После этого в нижнем поле каждой страницы будет выведена такая надпись. Вы скажете, что подобные заголовки страниц никому не нужны. Да, конечно, это лишь простейший пример. Давайте посмотрим, какие возможности предлагает вкладка Конструктор (Design) в контекстных инструментах Работа с колонтитулами (Header & Footer Tools).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;19. Щелкните на кнопке Нижний колонтитул (Footer) или Верхний колонтитул (Header), а затем в появившемся списке выберите нужный вариант нижнего или верхнего колонтитула.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;20. Вы можете вставлять в колонтитулы текущие дату и время, дату печати документа, имя автора и другую информацию. Для примера на вкладке Вставка (Insert) в группе Текст (Text) щелкните на кнопке Экспресс-блоки (Quick Parts) и выберите команду Свойство документа &#8594; Название (Document Property &#8594; Title). Имя вашего файла появится в нижнем колонтитуле каждой страницы. Если вы переименуете файл документа или переместите его в другую папку, то при следующем открытии документа в нижнем колонтитуле появится уже новое имя файла.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;21. Чтобы закрыть режим редактирования колонтитулов, дважды щелкните в области документа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Иногда, просмотрев документ в режиме разметки страницы, вам может не понравиться, как Word разбивает текст на страницы. В этом случае можно вручную вставить в текст дополнительные разрывы страниц.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;22. Поместите курсор в ту точку, где должна начинаться новая страница, и выберите команду Вставка &#8594; Страницы &#8594; Разрыв страницы (Insert &#8594; Pages &#8594; Page Break). Текст правее и ниже курсора будет перенесен в начало следующей страницы, а конец текущей страницы останется пустым.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;23. Для того чтобы изменить параметры разрыва страницы или раздела, перейдите на вкладку Разметка страницы (Page Layout) и в группе Страницы (Pages) щелкните на кнопке Разрывы (Breaks).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;24. Откроется список, показанный на рис. 5.19. Верхняя часть списка предназначена для выбора типа разрыва страницы. Нижняя часть списка позволяет вставить метку начала следующего раздела и выбрать, как должен располагаться раздел: с начала следующей страницы, с четной, с нечетной или без разрыва страницы.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Разрывы разделов позволяют изменить разметку или формат части документа.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Режим веб-документа, который включается командой Вид &#8594; Режимы просмотра документа &#8594; Веб-документ (View &#8594; Document Views &#8594; Web Layout), является комбинацией черновика и режима разметки страницы. Веб-документ позволяет видеть все объекты, включая рисунки и графики, перемещать их по документу и изменять их размер. Но в режиме веб-документа отсутствует разбивка на страницы, и весь текст отображается в виде бесконечной вертикальной ленты. Здесь нет и вертикальной линейки. Поскольку предполагается, что веб-документ будет публиковаться на веб-узле, разработчики Word учли, что веб-страницы могут иметь любую длину, а для их просмотра в окне браузера служит вертикальная полоса прокрутки.<br>
<img border=0 src="i_112.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.19. Выбор варианта разрыва<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если вы пользуетесь текстовым процессором Word для подготовки веб-страниц, вместо режима разметки страниц всегда пользуйтесь режимом веб-документа. В этом случае после преобразования в формат HTML не произойдет потери назначенного форматирования. Например, на веб-странице невозможно разместить текст в несколько столбцов (если не пользоваться таблицами), поэтому режим просмотра веб-документа игнорирует такое форматирование, четко следуя стандартам HTML.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы сформировать веб-страницу, достаточно щелкнуть на кнопке Office и выбрать команду Сохранить как (Save As). Затем в диалоговом окне Сохранение документа (Save As) выберите в раскрывающемся списке Тип файла (Save As Туре) пункт Веб-страница (Web Page) и введите имя файла. Полученную веб-страницу можно продолжать модифицировать как в Word, так и в любом веб-редакторе.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 5. Структура документа&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Любой достаточно объемный документ обычно состоит из разделов и подразделов разного уровня. Основные разделы, например части той книги, которую вы сейчас читаете, выделяются крупными заголовками. Для занятий выбраны заголовки поменьше. Названия упражнений набраны еще более мелким шрифтом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Такое разбиение документа на отдельные блоки возможно и в Word. Этот текстовый процессор позволяет присваивать названиям тех или иных разделов специальные заголовочные стили, которые, во-первых, обеспечивают одинаковое оформление всех заголовков определенного уровня, а во-вторых, сообщают программе, где начинается и заканчивается очередной раздел. Данная информация позволяет Word правильно форматировать документ. Например, заголовок раздела никогда не окажется на странице без текста этого раздела.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если вы редактируете большой документ, имеющий иерархическую структуру вложенных друг в друга разделов, с ним удобно работать в режиме структуры. В этом режиме просмотра удобно переставлять, удалять и добавлять разделы, изменять их уровень, как показано на рис. 5.20.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Создайте новый документ. Для этого щелкните на кнопке Office и выберите команду Создать (New).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. С помощью команды Вид &#8594; Режимы просмотра документа &#8594; Структура (View &#8594; Document Views &#8594; Outline) переключитесь в режим структуры.<br>
<img border=0 src="i_113.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.20. Документ в режиме структуры<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Введите текст Параметры оборудования. Нажмите клавишу Enter. Затем введите строку Специальные вопросы, снова нажмите Enter и введите слова Разрешение проблем. Это будут названия трех разделов верхнего уровня. Им соответствует стиль Заголовок1 (Headingl).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Переместите курсор в конец первой строки и нажмите клавишу Enter. Появится еще один заголовок раздела. Чтобы понизить его уровень, нажмите клавишу Tab. Новая строка станет подразделом темы Параметры оборудования (см. рис. 5.20). Введите текст Быстродействие.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Нажмите клавишу Enter и введите заголовок еще одного раздела второго уровня. Обратите внимание, что теперь не нужно нажимать клавишу Tab. В режиме структуры стиль нового абзаца всегда повторяет заголовочный стиль предыдущего абзаца.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Введите еще несколько заголовков разделов второго и третьего уровней, чтобы получить текст, показанный на рис. 5.20. Для понижения уровня от второго к третьему нажимайте клавишу Tab. Если вы ошиблись и заголовок получил неверный стиль, не огорчайтесь. Для повышения уровня заголовка следует нажать клавиши Shift+Tab. Слева от каждого заголовка имеется знак «плюс» или «минус». «Плюс» говорит о том, что данный раздел не пуст и наполнен определенным содержанием (в данном случае заголовками вложенных подразделов). Пустым разделам соответствует знак «минус».<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Имейте в виду, что заголовкам без отступа соответствует стиль Заголовок1 (Headingl), заголовкам с одинарным отступом – стиль Заголовок2 (Heading2), а заголовкам с двойным отступом – стиль ЗаголовокЗ (Heading3). Следить за стилями заголовков можно в окне Стили (Styles), которое вызывается щелчком на кнопке открытия диалогового окна в группе Стили (Styles) на вкладке Главная (Home). В данном окне всегда указано название стиля того абзаца, в котором находится текстовый курсор.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы узнать стиль абзаца, щелкните в нем и посмотрите на список окна Стили (Styles). Абзацные стили используются в Word не только для выделения заголовков. Любому абзацу можно назначить стандартный или специально разработанный для него стиль. Способы форматирования документа с помощью стилей рассматриваются на следующем занятии.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелчком на кнопке Разметка страницы (Print Layout), расположенной в группе Режимы просмотра документа (Document Views) вкладки Вид (View), переключитесь в обычный режим просмотра. Вы увидите введенные заголовки разделов, расположенные друг под другом без отступов. Они будут отличаться шрифтом. Каждому заголовочному стилю соответствует свой шрифт (рис. 5.21).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Теперь наполните созданные разделы содержанием. Для этого щелкайте в конце названия каждого раздела, нажимайте клавишу Enter и вводите текст. Пусть каждый раздел состоит всего из нескольких слов. Сейчас важна не общая длина документа, а его иерархическая структура. Обратите внимание, что в обычном режиме при нажатии клавиши Enter формируется абзац не заголовочного стиля, а стиля Обычный (Normal), который соответствует простому тексту.<br>
<img border=0 src="i_114.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.21. Тот же документ в обычном режиме просмотра<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Переключитесь обратно в режим Структура (Outline). Вы увидите весь текст документа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. На вкладке Структура (Outlining), которая появляется при переключении в режим структуры (см. рис. 5.20), выберите в раскрывающемся списке Показать уровень (Show Level) пункт Уровень 2 (Level 2). Содержимое документа свернется, и на экране останутся только заголовки первого и второго уровней. Кнопки вкладки Структура (Outlining), показанной на рис. 5.22, позволяют развернуть документ до разделов любого уровня вложенности. Выбор пункта Все уровни (All Levels) выводит на экран весь документ. Кнопки со знаками «плюс» и «минус» той же группы Работа со структурой (Outline Tools) разворачивают и сворачивают тот раздел, в котором находится текстовый курсор.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Щелкните на строке заголовка Установка.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Щелкните на кнопке со стрелкой вниз. Заголовок Установка сместится вниз под заголовок Обновление.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. В раскрывающемся списке Показать уровень (Show Level) выберите пункт Все уровни (All Levels), чтобы снова вывести на экран все содержимое документа. Выполненное перемещение строки заголовка повлекло сдвиг всего раздела.<br>
<img border=0 src="i_115.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.22. Вкладка Структура<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Щелкните на знаке «плюс» слева от заголовка раздела Быстродействие. Окажутся выделенными этот раздел и все его подразделы (рис. 5.23).<br>
<img border=0 src="i_116.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.23. Выделение раздела документа<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Нажатием клавиш Ctrl+X вырежьте выделенный фрагмент. Переместите текстовый курсор в начало заголовка Обновление и щелкните на кнопке Вставить (Paste) в группе Буфер обмена (Clipboard) вкладки Главная (Home). Выделенный ранее подраздел будет целиком перенесен внутрь раздела Специальные вопросы.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 6. Режим полноэкранного чтения&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Режим полноэкранного чтения предназначен для более удобного чтения документов в рассматриваемом нами текстовом процессоре. Данная возможность может пригодиться, например, для чтения файлов ReadMe, прилагаемых ко многим приложениям, да и вообще для чтения файлов любых форматов, доступных в Word. В режиме полноэкранного чтения для улучшения визуального восприятия текста используется технология Microsoft ClearType, при этом можно изменять размер отображаемого текста, не изменяя шрифта текста в документе. При печати страницы будут выглядеть иначе, чем в режиме чтения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В режиме полноэкранного чтения лента скрыта. Описания кнопок, доступных в данном режиме, представлены в табл. 5.1 (сами кнопки показаны на рис. 5.24).<br>
<img border=0 src="i_117.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.24. Кнопки, доступные в режиме полноэкранного чтения<br>
&nbsp;//--&nbsp;Таблица 5.1. Кнопки режима полноэкранного чтения&nbsp;--//&nbsp;<br><img border=0 src="i_118.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Щелчком на кнопке Сервис (Tools) открывается окно, представленное на рис. 5.25. Команды данного окна позволяют осуществить поиск слова и дополнительных сведений о нем из различных справочных материалов (энциклопедии, словари, тезаурусы), перевести фразы, выделить их нужным цветом и добавить примечание.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Команды перехода (рис. 5.26) вызываются щелчком на центральной кнопке Перейти к странице или разделу документа (Jump to a Page or Section in the Document). С их помощью вы можете перейти к первому или последнему экрану, а также к экрану с конкретным содержанием. Поиск нужного раздела документа осуществляется при помощи команд Карта документа (Document Map) или Эскизы (Thumbnails).<br>
<img border=0 src="i_119.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.25. Команды меню Сервис (Tools)<br>
<br><img border=0 src="i_120.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.26. Команды перехода<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Изменить параметры режима вы можете, щелкнув на кнопке Параметры просмотра (View Options). Откроется меню, показанное на рис. 5.27. Команды данного меню позволяют изменять размер текста, количество и размер страниц. В режиме полноэкранного чтения вы можете редактировать документ, записывать и показывать внесенные изменения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте посмотрим, как работать в режиме полноэкранного чтения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Для примера мы откроем файл с описанием одной математической системы (вы можете открыть любой другой файл).<br>
<img border=0 src="i_121.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.27. Команды определения параметров режима полноэкранного чтения<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Чтобы перейти в режим полноэкранного чтения, щелкните на кнопке Режим чтения (Full Screen Reading) в группе Режимы просмотра документа (Document Views) на вкладке Вид (View).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Текстовый процессор перейдет в режим чтения (рис. 5.28).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Для вывода карты документа щелкните на кнопке Перейтикстраницеилиразделудокумента (Jump to a Page or Section in the Document), а затем выберите команду Картадокумента (Document Map).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Чтобы увеличить размер шрифта отображаемого текста, щелкните на кнопке Параметры просмотра (View Options) и выберите команду Увеличить размер текста (Increase Text Size).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Для уменьшения размера шрифта отображаемого текста щелкните на кнопке Параметры просмотра (View Options) и выберите команду Уменьшить размер текста (Decrease Text Size).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на кнопке Параметры просмотра (View Options) и выберите команду Показать печатную страницу (Show Printed Page), чтобы посмотреть, как ваш документ будет выглядеть при печати.<br>
<img border=0 src="i_122.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 5.28. Документ в режиме чтения<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Отключите карту документа щелчком на кнопке Закрыть (Close) в окне карты документа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на кнопке Параметры просмотра (View Options) и выберите команду Показать две страницы (Show Two Pages), чтобы отобразить две страницы рядом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы выключить режим полноэкранного чтения и вернуться к предыдущему режиму.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контрольное упражнение<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Пришло время проверить, насколько хорошо вы усвоили материал этого занятия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Создайте новый шаблон на основе шаблона Herc.dotx.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как в диалоговом окне создания документа вывести список шаблонов с дополнительной информацией о файлах?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Переключитесь в режим структуры и введите несколько заголовков первого уровня, которые соответствуют стандартным разделам шаблона, предназначенного, например, для оформления ежемесячных отчетов отделов компании.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подумайте, как с помощью вкладки Структура (Outlining) убрать оформление заголовков разделов и вместить в окно больше текста?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Переключитесь в режим черновика и введите в разделы шаблона пояснительный текст, указывающий на то, какая информация должна размещаться в каждом разделе.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В режиме разметки страниц добавьте нумерацию страниц. Установите ширину левого поля страницы 4 см, а правого – 3 см.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для переплета отчетов необходимо добавить в верхней части страницы дополнительное поле в 2 см. Как это сделать?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Распечатайте новый шаблон и сохраните его в папке Мои документы (My Documents).<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подведение итогов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Теперь вы умеете создавать сложные текстовые документы с помощью шаблонов Word, а также разрабатывать собственные шаблоны. Вы можете редактировать документ в одном из пяти режимов просмотра, разрабатывать общую структуру документа, настраивать параметры страницы и перемещаться по тексту с помощью схемы документа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;После создания структуры документа и ввода текста следует побеспокоиться о внешнем виде текста. Конечно, главным является смысловое наполнение документа, но грамотное форматирование и выделение ключевых фраз облегчает чтение и способствует пониманию смысла написанного. Следующее занятие посвящено вопросам форматирования текста.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 6<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Оформление документа<br></h3><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Тема занятия<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии рассказывается об инструментах Word, позволяющих форматировать текст и придавать документу необходимое оформление. Вы познакомитесь со следующими операциями и элементами форматирования:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• настройка отступов и интервалов;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• табуляция;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• маркированные и нумерованные списки;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• ввод текста в несколько колонок;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• выбор начертания и размера шрифта;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• стиль;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• линии и фигуры;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• библиотека Clip Art.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Microsoft Office Word 2007 помогает создавать профессионально оформленные документы. Широкие возможности оформления абзацев и шрифтов, использования стилей и добавления графических объектов позволяют быстро и легко форматировать документы.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Параметры абзаца<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Простейшие текстовые редакторы, подобные Блокноту (Notepad), не отслеживают смысловую логику документа. В них основной структурной единицей является символ. В текстовых процессорах, к которым относится и Word, в качестве элементарного структурного блока рассматривается абзац. Word полагает, что содержимое абзаца является связным текстом и программа сама расставляет буквы и слова внутри абзаца наилучшим образом в соответствии с назначенными пользователем правилами форматирования. В результате в процессе редактирования документа отпадает необходимость в корректировке длины строк, выделении заголовков специальным шрифтом, добавлении маркеров списков и отступов «красной строки». Редактор Word сам заботится о правильном оформлении. Вам нужно лишь указать правила, в соответствии с которыми должен форматироваться документ.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 1. Отступы, интервалы и табуляции&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Конфигурация абзаца характеризуется отступами сверху и снизу, интервалами слева и справа, межстрочным интервалом, отступом первой строки, режимом выравнивания текста по ширине страницы и некоторыми другими параметрами. Давайте изучим приемы настройки этих параметров.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Запустите Word и в автоматически открывшемся новом документе наберите несколько десятков слов, например, введите текст любого абзаца этой книги. Обратите внимание, что по достижении правого края страницы текст автоматически переносится на следующую строку.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Окончив ввод абзаца, нажмите клавишу Enter. Текстовый курсор переместится на новую строку, обозначив этим конец текущего абзаца и подготовив текстовый процессор для ввода следующего.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Введите еще несколько абзацев.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Проверьте, включен ли режим Разметка страницы (Print Layout), позволяющий видеть точное форматирование текста. (На протяжении всего занятия используйте именно этот режим просмотра документа.)<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Если на экране не видно вертикальной и горизонтальной линеек, включите режим их отображения командой Вид &#8594; Показать или скрыть &#8594; Линейка (View &#8594; Show/Hide &#8594; Ruler). После этого окно Word должно выглядеть примерно так, как показано на рис. 6.1. Чтобы задать расстояния от границ левого и правого полей страницы до абзацев некоторого блока текста, нужно настроить отступы блока. При изменении ширины полей страницы размеры абзацев модифицируются таким образом, чтобы отступы от краев полей оставались неизменными. Для настройки отступов блока текста необходимо сначала выделить этот текст. Если требуется модифицировать параметры только одного абзаца, достаточно просто поместить в него текстовый курсор.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Выделите второй и третий абзацы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. В левой части горизонтальной линейки найдите треугольный маркер Отступ первой строки (First Line Indent), вершина которого направлена вниз, захватите его мышью и перетащите вправо на 3 см. Перемещением этого маркера можно изменять положение начала первых строк выделенных абзацев, не изменяя отступов остального текста. Заметьте, что первая строка может начинаться как правее (отступ), так и левее (выступ) основного текста.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Перетащите вправо на 1 см маркер Выступ (Hanging Indent), имеющий форму треугольника, вершина которого направлена вверх. Изменится левый отступ тела абзацев, но отступ первых строк останется прежним.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. В левой части горизонтальной линейки есть еще один маркер, имеющий форму прямоугольника, – Отступ слева (Left Indent). Перетащите его вправо на 1 см. Вы увидите, что перемещение этого маркера равносильно синхронному сдвигу маркеров Отступ первой строки (Line Indent) и Выступ (Hanging Indent) на одинаковое расстояние, то есть приводит к смещению левого края абзаца относительно поля страницы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните на тексте второго абзаца, сняв выделение блока текста и поместив курсор в тело этого абзаца.<br>
<img border=0 src="i_123.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 6.1. Четыре абзаца и линейки в режиме разметки страниц<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Перетащите влево на 4 см маркер Отступ справа (Right Indent), расположенный в правой части горизонтальной линейки. Он задает положение правого края абзаца.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;После всех проделанных операций текст должен выглядеть так, как показано на рис. 6.2.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Щелкните на кнопке По центру (Center) в группе Абзац (Paragraph) вкладки Главная (Home).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Выделите третий абзац и щелкните на кнопке По правому краю (Align Right) той же группы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Щелкните на четвертом абзаце, а затем – на кнопке По ширине (Justify). В результате четыре абзаца продемонстрируют четыре режима выравнивания текста (рис. 6.3).<br>
<img border=0 src="i_124.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 6.2. Настройка отступов<br>
<br><img border=0 src="i_125.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 6.3. Режимы выравнивания<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Выделите второй, третий и четвертый абзацы и щелкните на кнопке открытия диалогового окна Абзац (Paragraph). Вкладка Отступы и интервалы (Indents And Spacing) этого окна (рис. 6.4) позволяет задавать отступы абзаца и режим выравнивания, которые мы настраивали с помощью горизонтальной линейки и кнопок группы Абзац (Paragraph). Раздел Интервал (Spacing) той же вкладки позволяет задать интервал между строками внутри абзаца и расстояние между абзацами.<br>
<img border=0 src="i_126.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 6.4. Диалоговое окно задания параметров абзаца<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Введите в счетчик Перед (Before) число 6.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. В списке Междустрочный (Line Spacing) выберите пункт 1,5 строки (1,5 lines).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;18. Щелкните на кнопке ОК. Интервалы в трех выделенных абзацах изменятся и станут такими, как показано на рис. 6.5.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание, что область Образец (Preview) диалогового окна Абзац (Paragraph) позволяет оценить влияние введенных параметров на вид текущего абзаца еще до окончательного применения выбранных значений к тексту документа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;19. Сохраните документ, он пригодится вам в следующих упражнениях.<br>
<img border=0 src="i_127.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 6.5. Настройка интервалов<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 2. Списки и колонки&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Word позволяет последовательно нумеровать абзацы или выделять их с помощью разнообразных маркеров, размещаемых слева от первых строк абзацев. Для изучения маркированных и нумерованных списков воспользуемся документом, созданным в предыдущем упражнении.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Нажатием клавиш Ctrl+A выделите весь текст.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Чтобы вернуть всем абзацам оформление, свойственное стилю Обычный (Normal), выберите соответствующий стиль в группе Стили (Styles) вкладки Главная (Home).<br>
<img border=0 src="i_128.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 6.6. Списки<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на кнопке Нумерация (Numbering) в группе Абзац (Paragraph) той же вкладки. Абзацы будут пронумерованы последовательными числами.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Поместите курсор в конец второго абзаца и нажмите клавишу Enter. Новому абзацу автоматически будет присвоен номер 3, а номера последующих абзацев изменятся так, чтобы сохранилась непрерывная последовательность чисел.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Выделите второй абзац, затем щелкните на кнопке Маркеры (Bullets) в группе Абзац (Paragraph). Номер выделенного абзаца заменится маркером. Заметьте, что при этом остальные абзацы снова будут перенумерованы (рис. 6.6).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Word предлагает пользователям разнообразные типы нумерации и значки маркеров. Чтобы оформить фрагмент текста по своему вкусу, выделите его и щелкните на стрелке рядом с кнопкой Маркеры (Bullets) в группе Абзац (Paragraph). Раскрывшийся список позволяет выбрать для выделенных абзацев форму маркера (рис. 6.7). Для этого достаточно щелкнуть на прямоугольном образце с маркером нужного типа. Щелчок на стрелке рядом с кнопкой Нумерация (Numbering) в той же группе дает возможность указать формат номеров. Щелчок на стрелке рядом с кнопкой Многоуровневый список (Multilevel List) вызывает окно с библиотекой многоуровневых списков.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы увидеть, как будет выглядеть выделенный текст после выбора определенного маркера или типа нумерации, задержите указатель на кнопке с изображением этого маркера или списка.<br>
<br><img border=0 src="i_129.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 6.7. Выбор маркера<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы убрать маркеры или нумерацию, выберите в раскрывающемся списке образец Нет (None).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В некоторых случаях текст документа необходимо разместить в несколько колонок. Чтобы преобразовать в такую форму готовый текст, выполните следующие действия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Выделите первый и второй абзацы текста рабочего примера и щелкните на кнопке Колонки (Columns) вкладки Разметка страницы (Page Layout). В раскрывшемся списке щелкните на третьей строке. Теперь текст первых двух абзацев будет разбит на три колонки, как показано на рис. 6.8.<br>
<img border=0 src="i_130.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 6.8. Текст, расположенный в три колонки<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание, что с помощью горизонтальной линейки можно по отдельности настраивать отступы каждой колонки (для этого нужно выделить соответствующий фрагмент текста) и интервалы между колонками.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Чтобы изменить параметры колонок, переместите курсор в текст одной из них и выберите команду Разметка страницы &#8594; Параметры страницы &#8594; Колонки Page Layout &#8594; Page Setup &#8594; Columns). В появившейся коллекции выберите команду Другие колонки (More Columns). В открывшемся диалоговом окне Колонки (Columns), которое показано на рис. 6.9, можно выбрать одну из пяти стандартных конфигураций колонок, задать число колонок, их ширину и расстояние между ними.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Колонки видны в документе только в режимах разметки страницы и полноэкранного чтения. Во всех остальных режимах просмотра текст выводится в одну колонку, хотя параметры колонок при этом учитываются при печати такого документа в любом режиме просмотра.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Форматирование текста<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Возможности оформления не ограничиваются настройкой абзацев. Word позволяет изменять размер, начертание, цвет и другие характеристики шрифта, которым набран текст документа. Для облегчения ввода текста и представления табличных данных можно воспользоваться табулированными отступами. Чтобы задать однотипное оформление нескольким абзацам одного или разных документов, можно настроить абзацные стили пользователя.<br>
<img border=0 src="i_131.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 6.9. Настройка параметров колонок<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 3. Выбор шрифта&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Программа Word позволяет настраивать различные параметры символов. В этом упражнении мы коснемся лишь некоторых. Давайте рассмотрим кнопки, позволяющие быстро изменять начертание шрифта.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Чтобы отформатировать символы фрагмента текста, выделите его, а затем щелкните на одной из кнопок в группе Шрифт (Font) вкладки Главная (Home), перечисленных в табл. 6.1.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Таблица 6.1. Раскрывающиеся списки и кнопки форматирования символов&nbsp;--//&nbsp;<br><img border=0 src="i_132.png"><br><img border=0 src="i_133.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;На рис. 6.10 показан пример текста, разные фрагменты которого отформатированы по-разному.<br>
<img border=0 src="i_134.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 6.10. Варианты форматирования текста<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;При выделении текста появляется полупрозрачная мини-панель инструментов, которую удобно использовать для быстрого форматирования выделенных фрагментов.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Для получения доступа к дополнительным параметрам шрифта щелкните на кнопке открытия диалогового окна Шрифт (Font). Одноименная вкладка этого окна (рис. 6.11) позволяет выбрать шрифт, его размер, вариант начертания, режим и цвет подчеркивания. Здесь же есть несколько флажков, включающих те или иные режимы оформления.<br>
<img border=0 src="i_135.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 6.11. Выбор формата шрифта<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если изменить форматирование текста, не выделив предварительно ни одного фрагмента, то новый формат будет назначен тексту, вводимому в точке текстового курсора. Однако любое перемещение курсора до ввода первого символа отменит новый вариант настройки формата.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вторая вкладка диалогового окна Шрифт (Font) дает возможность настраивать интервалы между буквами, смещение символов и кернинг.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 4. Табуляция&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Поля и отступы определяют общий вид документа и абзацев, а табуляции помогают размещать текст внутри абзаца. Позиции табуляции задают точки на горизонтальной линейке, по которым можно выравнивать текст. В этом упражнении с помощью табуляций строится небольшая таблица из двух строк.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Создайте новый документ Word.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на горизонтальной линейке на отметке 2 см. На линейке появится значок табуляции (рис. 6.12).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на отметках 5, 8 и 11 см, чтобы добавить еще три позиции табуляции.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Нажмите клавишу Tab и введите цифру 1. Текстовый курсор «перепрыгнет» в текущей строке вправо на позицию 2 см, где и появится введенная цифра.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Наберите цифры 2, 3 и 4, нажимая перед вводом каждой из них клавишу Tab.<br>
<img border=0 src="i_136.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 6.12. Табулированный текст<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Нажмите клавишу Enter и введите еще четыре числа, предваряя каждое из них нажатием клавиши Tab. В документе появятся два столбца чисел, выровненных по размещенным ранее позициям табуляции, как показано на рис. 6.12.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Выделите две строки с числами и перетащите значок табуляции с отметки 8 см на отметку 7 см. Третий столбец таблицы сместится влево вслед за значком табуляции.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Нажатие клавиши Tab всегда перемещает текстовый курсор к следующей из установленных позиций табуляции, а сдвиг значка табуляции влечет смещение текста, привязанного к этой позиции. Таким образом можно строить небольшие таблички и задавать стандартные отступы. Word предлагает несколько режимов выравнивания текста по позициям табуляции. Чтобы выбрать нужный вариант, щелкайте на прямоугольнике режима табуляции в левой части горизонтальной линейки до тех пор, пока не появится нужный значок. После этого щелчком мыши разместите позицию табуляции на нужной отметке горизонтальной линейки. Значки разных типов табуляции и возможные режимы выравнивания перечислены в табл. 6.2.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Таблица 6.2. Типы табуляции&nbsp;--//&nbsp;<br><img border=0 src="i_137.png"><br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы удалить позицию табуляции, перетащите ее значок на поле режима табуляции или вниз на документ.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Не отменяя выделения строк, вызовите диалоговое окно Абзац (Paragraph), а в нем щелкните на кнопке Табуляция (Tabs). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 6.13.<br>
<img border=0 src="i_138.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 6.13. Диалоговое окно настройки табуляции<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. В списке Позиции табуляции (Tab Stop Position) щелкните на последней строке.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните на кнопке Удалить (Clear), чтобы убрать позицию табуляции, расположенную у отметки 11 см.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. В поле ввода Позиции табуляции (Tab Stop Position) введите число 12.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. В группе Выравнивание (Alignment) установите переключатель По правому краю (Right).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. В группе Заполнитель (Leader) установите переключатель 2.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Щелкните на кнопке Установить (Set).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Счетчик По умолчанию (Default Tab Stops) диалогового окна Табуляция (Tabs) задает расстояние между позициями табуляции, присутствующими по умолчанию правее самой правой позиции, установленной пользователем (см. рис. 6.12), а также по всей ширине документа при отсутствии принудительно настроенных позиций табуляции.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Закройте окно щелчком на кнопке ОК. После этого вместо табуляции у отметки 11 см (которая была установлена «на глаз») появится табуляция в позиции 12 см с выравниванием текста по правому краю и с заполнением пустого пространства перед табуляцией точками, как показано на рис. 6.14.<br>
<img border=0 src="i_139.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 6.14. Коррекция четвертой позиции табуляции<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 5. Стиль&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Стиль – это именованное описание формата абзаца или символов текста. Вместо того чтобы вручную форматировать каждый абзац, можно задать стиль и настроить для него необходимые параметры. Затем таким стилем можно оформить любой блок текста, в результате параметры стиля будут перенесены на конкретный фрагмент документа.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В Microsoft Office Word 2007 используются экспресс-стили – наборы стилей для совместного применения, дополняющие друг друга. Вам нужно лишь выбрать набор экспресс-стилей, соответствующий типу создаваемого документа, и в ходе работы применять эти стили, пользуясь удобной коллекцией экспресс-стилей, расположенной на вкладке Главная (Home).<br>
<br><img border=0 src="i_140.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 6.15. Окно стилей<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;По умолчанию Word присваивает тексту стиль Обычный (Normal). Все приемы форматирования текста, рассмотренные ранее на этом занятии, не влияли на этот стиль. Сейчас давайте сформируем два новых стиля и добавим их в коллекцию экспресс-стилей.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Создайте новый документ. На вкладке Главная (Home) щелкните на кнопке открытия диалогового окна Стили (Styles), показанного на рис. 6.15.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В окне представлен список стилей, используемых в документе. Наведите указатель мыши на один из них. Появится всплывающая подсказка с кратким описанием указанного стиля. Щелкните на стрелке рядом с выбранным стилем. Появится раскрывающийся список, содержащий доступные операции.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на кнопке Создать стиль (New Style) в окне Стили (Styles), откроется диалоговое окно Создание стиля (Create New Style from Formatting), показанное на рис. 6.16.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В раскрывающемся списке Стиль (Style Туре) оставьте вариант Абзаца (Paragraph), так как сейчас нам нужен стиль для оформления абзаца.<br>
<img border=0 src="i_141.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 6.16. Создание нового стиля<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В поле Имя (Name) введите название Красивый абзац.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В списке Основан на стиле (Style Based On) выберите пункт Обычный (Normal). В результате все параметры нового стиля будут соответствовать одноименным параметрам стиля Обычный (Normal), которые мы затем немного изменим.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на кнопке Формат (Format) и в раскрывшемся меню выберите пункт Абзац (Paragraph). Откроется стандартное окно форматирования абзаца (см. рис. 6.4), с помощью которого в данной ситуации задаются параметры настраиваемого стиля.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Выберите режим выравнивания По ширине (Justified), введите для отступов абзаца слева и справа значение 1 см, для отступа первой строки – 2 см и для интервала перед абзацем – 6 пунктов. Затем щелкните два раза на кнопке ОК. Новый стиль появится в списке стилей диалогового окна Стили (Styles) и в коллекции экспресс-стилей вкладки Главная (Home).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Снова щелкните на кнопке Создать стиль (New Style).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. В раскрывающемся списке Стиль (Style Туре) появившегося диалогового окна Создание стиля (Create New Style from Formatting) выберите пункт Знака (Character), чтобы создать новый символьный стиль.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. В поле Имя (Name) введите название Крупный текст.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. В списке Основаннастиле (Style Based On) выберите пункт Основнойшрифтабзаца (Default Paragraph Font).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Щелкните на кнопке Формат (Format) и в раскрывшемся меню выберите пункт Шрифт (Font).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Меню кнопки Формат (Format) открывает доступ к любым параметрам абзаца или шрифта. Самостоятельно изучите остальные команды этого меню.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. В открывшемся диалоговом окне форматирования шрифта (см. рис. 6.11) выберите шрифт Arial Суг, размер 20 пунктов, начертание Полужирный курсив (Bold Italic).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Два раза щелкните на кнопке ОК, а затем – на кнопке Close (Закрыть) в окне Стили (Styles). В результате документ будет содержать описания двух новых стилей, с помощью которых можно форматировать абзацы и фрагменты текста.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Введите несколько абзацев текста и выделите первые три.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. В коллекции экспресс-стилей, расположенной в группе Стили (Styles) вкладки Главная (Home), выберите новый стиль Красивый абзац. Три выделенных абзаца окажутся оформленными в соответствии с только что созданным абзацным стилем.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;18. Выделите несколько слов в первом абзаце и выберите в той же коллекции пункт Крупный текст. Выделенные слова изменятся в соответствии с новым символьным стилем.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;19. Повторите эту операцию, выделяя слова второго и третьего абзацев (рис. 6.17).<br>
<img border=0 src="i_142.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 6.17. Оформление с помощью стилей<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы увидеть, как будет выглядеть текущий фрагмент текста после выбора определенного стиля, задержите указатель на кнопке с изображением этого стиля в коллекции экспресс-стилей.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Казалось бы, те же самые операции можно выполнить и с помощью обычных команд форматирования, но оформление текста с помощью стилей дает несколько преимуществ.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Стиль способен хранить сложный вариант форматирования, который можно быстро назначить любому абзацу или фрагменту.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Стиль можно поместить в шаблон, и его унаследуют все документы, созданные на основе этого шаблона.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Изменив стиль, вы моментально измените вид всех фрагментов документа, оформленных в соответствии с этим стилем.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Модифицировав стиль в шаблоне, вы сразу же измените вид всех фрагментов текста, отформатированных этим стилем во всех документах, основанных на скорректированном шаблоне. Чтобы этого добиться, для каждого из выбранных документов в диалоговом окне Шаблоны и надстройки (Templates And Add-ins) должен быть установлен флажок Автоматически обновлять стили (Automatically Update Document Styles). Диалоговое окно Шаблоны и надстройки (Templates And Add-ins) можно вызвать, щелкнув на кнопке Office и в появившемся меню щелкнув на кнопке Параметры Word (Word Options). В появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку Надстройки (Add-ins), далее выберите в списке Управление (Manage) строку Шаблоны (Templates) и щелкните на кнопке Перейти (Go).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;20. Чтобы почувствовать всю мощь шаблонов в действии, щелкните правой кнопкой мыши на пункте Красивый абзац в коллекции экспресс-стилей и в раскрывающемся списке выберите команду Изменить (Modify).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;21. В диалоговом окне Изменение стиля (Modify Style) щелкните на кнопке Формат (Format), а затем выберите в раскрывшемся списке пункт Абзац (Paragraph).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;22. В диалоговом окне Абзац (Paragraph) увеличьте отступы слева и справа до 2 см. Два раза щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание, что увеличились отступы у трех первых абзацев, которым был назначен стиль Красивый абзац. Аналогичным способом можно быстро скорректировать, например, размер шрифта фрагментов, выделенных стилем Крупный текст. Подумайте, сколько бы времени ушло на такое изменение оформления стандартными средствами, если бы потребовалось модифицировать несколько абзацев, разбросанных по многостраничному документу.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подготовив специальные стили для определенных элементов текста (например, для подрисуночных подписей), вы сможете настраивать формат всех подписей простой корректировкой соответствующего стиля. С помощью стилей можно выполнить любое форматирование текста. При отсутствии достаточного опыта такой подход потребует дополнительных затрат времени, но, научившись изменять оформление документов путем манипуляций со стилями, вы сможете экономить многие часы.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Графические объекты<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Word обеспечивает возможность внедрения в свои документы объектов других приложений Windows, например графического редактора Paint. Но на этом оформительские возможности Word не заканчиваются. В пакет Microsoft Office 2007 входит несколько специализированных модулей, доступных в любом из основных приложений, предлагающих команды и инструменты быстрого доступа к таким дополнительным компонентам. Эти модули формируют и добавляют в документы объекты определенных типов. С одним из них – инструментом Word Art – вы познакомились на занятии 1.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 6. Фигуры и надписи&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте нарисуем несколько фигур.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Введите в документ текст Это прямоугольник и нажмите клавишу Enter.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Перейдите на вкладку Вставка (Insert), в группе Иллюстрации (Illustrations) щелкните на кнопке Фигуры (Shapes) и выберите изображение прямоугольника в разделе Основные фигуры (Basic Shapes). В документе появится полотно, или канва. Полотно помогает упорядочивать и изменять размеры объектов рисунка. Полотно может понадобиться, если вы сами создаете рисунок из нескольких графических объектов. В данном упражнении мы не будем использовать полотно.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Переместите указатель выше и правее введенного текста, нажмите кнопку мыши и растяните диагональ прямоугольника выделения так, чтобы он охватил текст. Предполагалось, что прямоугольник будет играть роль рамки, выделяя текст, но при этом сам текст пропал. Почему? Дело в том, что любая фигура имеет границу и внутреннюю область. По умолчанию граница рисуется тонкой черной линией, а внутренняя область закрашивается белым цветом. Эти параметры легко изменить. Обратите внимание на рис. 6.18. На ленте в группе контекстных инструментов Средства рисования (Drawing Tools) появилась вкладка Формат (Format).<br>
<img border=0 src="i_143.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 6.18. Вкладка Формат группы инструментов Средства рисования<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните в группе Стили фигур (Shape Styles) на стрелке справа от кнопки Заливка фигуры (Shape Fill), как показано на рис. 6.19, и в раскрывшейся палитре выберите пункт Нет заливки (No Fill). Прямоугольник станет прозрачным, и текст снова появится на экране.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелчком на стрелке справа от кнопки Контур фигуры (Shape Outline) раскройте палитру цвета границы фигуры и выберите в ней синий квадрат.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните в группе Объем (3-D Effects) на кнопке Объем (3-D Effects) и в раскрывшейся палитре вариантов объемного оформления выберите второй значок во втором ряду. После этого текст будет окружен синим объемным прямоугольником (см. рис. 6.19).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вы можете применить к любой фигуре экспресс-стиль. Для этого выделите фигуру и на вкладке Формат (Format) группы инструментов Средства рисования (Drawing Tools) щелкните на нужном экспресс-стиле в разделе Стили фигур (Shape Styles).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на кнопке Дополнительные параметры (More) в группе Вставить фигуры (Insert Shapes).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. В разделе Фигурные стрелки (Block Arrows) раскрывшейся коллекции выберите вариант Стрелка влево (Left Arrow).<br>
<img border=0 src="i_144.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 6.19. Фигуры в документе Word<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Растяните мышью стрелку ниже прямоугольника, как показано на рис. 6.19.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. С помощью палитры кнопки Заливка фигуры (Shape Fill) залейте стрелку зеленым цветом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Щелкните на кнопке Контур фигуры (Shape Outline) и выберите линию толщиной 3 пункта. Любая фигура имеет восемь управляющих маркеров, которые отображаются в виде залитых квадратов в углах и по серединам границ габаритного контейнера фигуры и позволяют изменять ее размеры. Сверху от габаритного контейнера располагается еще одна точка, окрашенная в зеленый цвет. Наведя в нее указатель мыши, можно свободно поворачивать габаритный контейнер, а с ним и всю фигуру. Некоторые фигуры дополнительно имеют одну или несколько управляющих точек в виде желтых ромбов, позволяющих изменять форму фигуры. У стрелки есть одна такая точка.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Захватите правый средний маркер нарисованной стрелки и перетащите его вправо. Стрелка станет шире.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Перетащите управляющую точку вправо. Стрелка изменит свою форму и станет примерно такой, как показано на рис. 6.20.<br>
<img border=0 src="i_145.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 6.20. Изменение формы и расположения фигур<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. В группе Вставить фигуры (Insert Shapes) щелкните на кнопке Дополнительные параметры (More) и в разделе Выноски (Callouts) выберите фигуру Скругленная прямоугольная выноска (Rounded Rectangular Callout).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Растяните выноску так, чтобы она перекрывала стрелку и прямоугольник. При необходимости скорректируйте форму выноски с помощью управляющих маркеров. Обратите внимание, что изменились контекстные инструменты – как показано на рис. 6.20, у инструментов Работа с надписями (Text Box Tools) появилась вкладка Формат (Format).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Щелкните внутри выноски и введите текст Это стрелка влево. Подобные выноски позволяют располагать надписи в любом месте документа, на схемах, рисунках и графиках.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. На самом деле текст можно добавить в любую автофигуру. Щелкните на стрелке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Добавить текст (Add Text).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;18. Внутри стрелки появится курсор, и вы сможете ввести текст. Введите текст Надпись на стрелке. Он расположится прямо на зеленом поле стрелки, будет перемещаться вместе с ней и никогда не выйдет за границы этой стрелки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;19. Выделите объемный прямоугольник.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;20. В группе Упорядочить (Arrange) щелкните на кнопке На передний план (Bring То Front). Порядок расположения объектов изменится. Если раньше выноска располагалась поверх объемного прямоугольника, то теперь прямоугольник оказывается сверху выноски.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Группы контекстных инструментов Работа с надписями (Text Box Tools) и Средства рисования (Drawing Tools) позволяют рисовать самые разные графические объекты и выполнять с ними многие операции, такие как группировка, равномерное распределение по странице или вращение. Попробуйте самостоятельно изучить их возможности. С их помощью можно рисовать достаточно сложные схемы, не пользуясь специализированными графическими редакторами.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 7. Библиотека рисунков&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Microsoft Office 2007 предлагает обширную библиотеку рисунков, в которой можно найти подходящее изображение для оформления практически любого документа. Поскольку Word – это текстовый редактор, оперирующий символами, изображения, так же как и фигуры, не просто помещаются в то или иное место страницы, они оказываются привязанными к определенному символу документа. Это очень удобно. При редактировании многостраничного файла текст может сместиться на несколько страниц, при этом произойдет аналогичное перемещение всех связанных с текстом рисунков, и логика документа не нарушится. Чтобы добавить рисунок из библиотеки Clip Art в документ Word, созданный в предыдущем упражнении, выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните в конце строки Это прямоугольник, нажмите несколько раз клавишу Enter, чтобы текстовый курсор оказался ниже зеленой стрелки, и введите текст Вставляем рисунок.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В документе, показанном на рис. 6.20, только строка «Это прямоугольник» является абзацем документа Word. Все остальные надписи расположены на автофигурах и являются их неотъемлемой частью. Эти надписи исчезают с экрана при переключении в режим черновика.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Выберите команду Вставка &#8594; Иллюстрации &#8594; Клип (Insert &#8594; Illustrations &#8594; Clip Art). Появится область задач Клип (Clip Art), показанная на рис. 6.21.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Введите ключевое слово Животные (Animals) для поиска картинки в поле Искать (Search for) и щелкните на кнопке Начать (Go). Имеющиеся в коллекции картинки с изображениями животных будут выведены в нижней части области задач Клип (Clip Art).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Наведите указатель мыши на понравившуюся картинку. Щелкните на стрелке, появившейся справа от картинки, и в раскрывшемся меню выберите пункт Вставить (Insert). Рисунок будет вставлен в конец строки Вставляем рисунок.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Захватите угловой маркер рамки рисунка и перетащите его по направлению к центру рисунка, чтобы немного уменьшить размеры объекта.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Захватив рисунок мышью за середину, перетащите его влево, чтобы он оказался между словами Вставляем и рисунок, как показано на рис. 6.22. Когда рисунок выделен, на ленте Word появляется группа контекстных инструментов Работа с рисунками (Picture Tools), показанных на рис. 6.23. Вкладка Формат (Format) позволяет изменять контрастность, яркость, режим обтекания текстом и другие параметры рисунка.<br>
<img border=0 src="i_146.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 6.21. Окно Клип области задач<br>
<br><img border=0 src="i_147.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 6.22. Добавление рисунка<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Добавленный рисунок оказывается привязанным к слову «Вставляем». Попробуйте добавить несколько абзацев перед строкой «Вставляем рисунок» или несколько слов в начало этой строки. Вы заметите, что рисунок перемещается вместе со словом «Вставляем».<br>
<br><img border=0 src="i_148.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 6.23. Вкладка Формат для настройки изображения<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;На вкладке Формат (Format) инструментов Работа с рисунками (Picture Tools) в группе Стили рисунков (Picture Styles) расположена коллекция экспресс-стилей рисунков. Задерживая указатель мыши на кнопке с изображением стиля, вы можете увидеть, как будет выглядеть ваш рисунок после применения к нему данного стиля.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. В контекстном меню любого выделенного объекта доступна команда Гиперссылка (Hyperlink), которая превращает текст, рисунок, фигуру и любой другой элемент документа в гиперссылку на другой документ или на веб-страницу Интернета. Щелкните на добавленном рисунке правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Гиперссылка (Hyperlink).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. В диалоговом окне Вставка гиперссылки (Insert Hyperlink), показанном на рис. 6.24, укажите имя файла или URL-адрес документа Интернета либо выберите нужный объект в списке.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на кнопке ОК.<br>
<img border=0 src="i_149.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 6.24. Диалоговое окно добавления гиперссылки<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Четыре кнопки в левой части этого диалогового окна позволяют связать объект с гиперссылками следующих категорий:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Файлом, веб-страницей (Existing File or Web Page) – недавно открывавшиеся файлы, недавно просматривавшиеся веб-страницы или любой другой ресурс, имя которого можно ввести в поле Адрес (Address);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Местом в документе (Place in This Document) – заголовки и закладки текущего документа;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Новым документом (Create New Document) – ссылка на несуществующий документ, который будет создан позже;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Электронной почтой (E-mail Address) – электронный адрес удаленного пользователя. При щелчке на такой ссылке запускается программа Outlook, позволяющая отправить письмо по адресу гиперссылки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Когда гиперссылка назначается текстовому фрагменту, Word окрашивает текст другим цветом и подчеркивает его, сигнализируя о наличии гиперссылки. Рисунки с гиперссылками не выделяются. Чтобы найти такие ссылки, перемещайте указатель по всем рисункам документа. Если рисунок связан с гиперссылкой, на экране появится всплывающая подсказка с именем ресурса, на который ссылается рисунок.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Чтобы добавить в документ еще один рисунок, переместите текстовый курсор в ту точку, куда нужно вставить рисунок, и с помощью области задач Клип (Clip Art) вставьте нужную картинку так, как вы делали это ранее.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В библиотеке рисунков имеются широкие возможности сортировки и поиска изображений по ключевым словам. Из области задач Клип (Clip Art) можно связаться с Интернетом и поискать изображения на специальном сервере компании Microsoft, откуда их можно загрузить в локальную библиотеку. Для этого выберите пункт Клипы на веб-узле Office Online (Clip art on Office Online). Область задач Клип (Clip Art) также позволяет импортировать в библиотеку рисунки из графических файлов различных форматов.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контрольное упражнение<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Word предлагает множество приемов форматирования текста и объектов. Контрольное упражнение поможет освоить еще несколько полезных операций.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Создайте нумерованный список из четырех пустых абзацев.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Добавьте в каждый абзац по одному рисунку библиотеки рисунков, выровняв их размеры.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Разместите абзацы с рисунками в две колонки. После этого на странице документа должны быть видны четыре пронумерованных рисунка.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Добавьте ниже рисунков еще один абзац с текстом. Он автоматически получит номер 5 и разместится во второй колонке.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как отменить нумерацию абзаца и расположить его ниже колонок, чтобы он занял всю ширину страницы?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Увеличьте левый отступ пятого абзаца.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как с помощью кнопок на вкладке Главная (Home) изменить отступ абзаца?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Обведите все четыре рисунка овалами с прозрачным заполнением и красной границей толщиной в 6 пунктов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Выделите в пятом абзаце несколько слов и назначьте им шрифт Arial Суг размером 18 пунктов и курсивное начертание.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Добавьте в нижнюю часть документа еще один абзац с несколькими строками текста.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Выделите первые три слова этого абзаца шрифтом Arial Суг, размером 20 пунктов, задайте ему начертание Полужирный курсив (Bold Italic).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как скопировать формат текста, используя кнопку Формат по образцу (Format Painter) на вкладке Главная (Home)?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. С помощью табуляций добавьте в конец документа таблицу из четырех столбцов с выравниванием чисел по правому краю на отметках 2, 6, 10 и 14 см и вертикальными линиями в позициях 3, 7 и 11 см.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подведение итогов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вы получили представление о том, как форматировать текст, создавать и назначать стили, настраивать отступы и интервалы, пользоваться табуляциями, добавлять в документы Word фигуры и рисунки. Не останавливайтесь на достигнутом, старайтесь не только постоянно применять известные инструменты, но и расширять свой кругозор, пытаясь изменять еще незнакомые вам параметры диалоговых окон Word и пользуясь всевозможными командами контекстных меню объектов и кнопками панелей инструментов. Для получения подсказок и разъяснений обращайтесь к справочной системе Microsoft Office.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;На следующем занятии вы научитесь строить таблицы и пояснять текстовое содержание диаграммами и графиками.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 7<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Таблицы и графики<br></h3><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Тема занятия<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии описываются инструменты создания и форматирования таблиц, а также способы представления табличных данных в виде диаграмм и графиков. На занятии обсуждаются следующие темы:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• построение таблицы;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• добавление и удаление строк и столбцов;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• объединение и разбиение ячеек;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• форматирование таблиц;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• преобразование табулированных данных в таблицу;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• построение диаграмм на базе таблиц;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• форматирование диаграмм и графиков.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии вы научитесь работать с таблицами, диаграммами и графиками. Все эти средства представления информации делают ваш документ более наглядным.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Таблицы<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Таблицы служат для представления самой разной числовой и текстовой информации, которую можно упорядочить по одному или нескольким критериям. Word обладает обширным набором инструментов для построения и форматирования таблиц, что позволяет строить очень сложные таблицы с любым мыслимым оформлением.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 1. Добавление таблицы&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На предыдущем занятии вы научились оформлять данные в виде таблицы, используя табуляцию. В данном упражнении начнем работать непосредственно с таблицами.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Откройте новый или существующий документ. Поместите текстовый курсор в конец того абзаца, после которого нужно добавить таблицу.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Нажмите несколько раз клавишу Enter и введите заголовок План выпуска продукции (рис. 7.1).<br>
<img border=0 src="i_150.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 7.1. Добавление таблицы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. С помощью коллекции экспресс-стилей группы Стили (Styles) на вкладке Главная (Home) назначьте этому заголовку стиль Заголовок 2 (Heading 2).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на кнопке Таблица (Table), расположенной на вкладке Вставка (Insert).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В раскрывшейся палитре с клетками щелкните на четвертой клетке третьей строки. Выбранная клетка задает размер таблицы в ячейках. В результате выполненных действий в документ будет вставлена таблица размером 4x3 ячейки.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если палитра кнопки Таблица (Table) не позволяет создать таблицу с нужным числом ячеек, выберите команду Вставить таблицу (Insert Table), расположенную ниже палитры с клетками, и в открывшемся диалоговом окне введите параметры создаваемой таблицы, затем щелкните на кнопке ОК.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Теперь следует заполнить таблицу полезной информацией. Щелкните в первой ячейке первой строки и введите текст Название товара (рис. 7.2).<br>
<img border=0 src="i_151.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 7.2. Ввод данных в таблицу<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Нажмите клавишу Tab. Курсор переместится во вторую ячейку первой строки. Введите текст Январь.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. При каждом последующем нажатии клавиши Tab курсор будет перемещаться последовательно по всем ячейкам таблицы, позволяя вводить нужные данные. Заполните таблицу в соответствии с рис. 7.2.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для перехода к предыдущей ячейке нажимайте клавиши Shift+Tab. Для перемещения по ячейкам таблицы можно также пользоваться клавишами со стрелками либо просто щелкать мышью на нужной ячейке.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. После ввода числа в последнюю ячейку третьей строки снова нажмите клавишу Tab. Таблица автоматически увеличится на одну строку, и вы сможете заполнить еще четыре ячейки. Таким образом, нет особой нужды заранее рассчитывать точное число строк таблицы. По мере ввода данных Word добавит столько строк, сколько будет нужно. Текст ячеек таблицы можно форматировать точно так же, как и любой другой текст документа Word. Единственное отличие состоит в том, что выравнивание текста выполняется не относительно полей страницы, а относительно границ каждой ячейки. Настраивая вид ячеек, можно выделять конкретные ячейки, группы строк или столбцов и всю таблицу целиком. Назначаемые режимы форматирования и выравнивания текста будут влиять только на выделенные ячейки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Давайте изменим стиль ячеек таблицы. После вставки таблицы на ленте появляется новая группа контекстных инструментов Работа с таблицами (Table Tools). Перейдите на вкладку Макет (Layout), щелкните на кнопке Выделить (Select) в группе Таблица (Table) и выберите команду Выделить таблицу (Select Table). После выделения таблицы (при выполнении этой команды текстовый курсор должен находиться в одной из ячеек выделяемой таблицы) выберите в коллекции экспресс-стилей группы Стили (Styles) на вкладке Главная (Home) стиль Обычный (Normal).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Щелкните мышью левее первой ячейки верхней строки. Будет выделена вся верхняя строка таблицы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Щелкните на кнопке По центру (Center) вкладки Главная (Home), чтобы центрировать содержимое ячеек. Затем нажатием клавиш Ctrl+B назначьте тексту выделенной строки полужирное начертание.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Поместите указатель мыши в первую ячейку второй строки чуть правее левой границы ячейки, чтобы значок указателя принял форму наклонной стрелки (рис. 7.3), и перетащите мышь вниз, выделив первые ячейки строк со второй по четвертую.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Нажатием клавиш Ctrl+I назначьте выделенным ячейкам курсивное начертание.<br>
<img border=0 src="i_152.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 7.3. Форматирование текста таблицы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. В любой момент можно изменить конфигурацию таблицы, добавляя в нее строки и столбцы. Щелкните во втором столбце таблицы и выберите команду Вставить справа (Insert Right) в группе Строки и столбцы (Rows & Columns) вкладки Макет (Layout).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы удалить строку, столбец или группу ячеек, выделите удаляемые ячейки, перейдите на вкладку Макет (Layout), щелкните на кнопке Удалить (Delete) и выберите соответствующую команду в раскрывшемся меню. Нажатие клавиши Delete не удаляет выделенные ячейки, а лишь стирает их содержимое.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Щелкните в верхней ячейке нового столбца и введите слово Апрель (рис. 7.4). Нажмите клавишу 4– и введите число во вторую ячейку нового столбца. Аналогичным образом заполните все пустые ячейки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. Щелчком на верхней границе первой ячейки третьего столбца выделите весь столбец, как показано на рис. 7.4.<br>
<img border=0 src="i_153.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 7.4. Перетаскивание столбца<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;18. Поместите указатель в ячейку со словом Апрель и нажмите левую кнопку мыши.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;19. Перетащите мышь правее первой ячейки пятого столбца и отпустите кнопку мыши. Третий столбец переместится в конец таблицы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Word предлагает еще один интересный способ добавления и удаления ячеек. Их можно просто нарисовать. Это очень быстрая и удобная методика построения таблиц, однако она требует определенных навыков и умения точно манипулировать мышью.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;20. Попробуйте «дорисовать» одну широкую ячейку в верхней части таблицы. Для этого перейдите на вкладку Конструктор (Design) в группу Нарисовать границы (Draw Borders) и щелкните на кнопке Нарисовать таблицу (Draw Table). Word автоматически переключит документ в режим разметки страниц, так как только этот режим позволяет оценивать реальные размеры изображаемых элементов документа. Указатель мыши примет форму карандаша, и на вкладке Конструктор (Design) останутся активными только инструменты, необходимые для рисования границ таблицы (рис. 7.5).<br>
<img border=0 src="i_154.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 7.5. Инструменты для рисования границ таблицы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;21. Поместите указатель в верхний левый угол таблицы и нажмите левую кнопку мыши.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;22. Перетащите мышь вправо до правой границы таблицы и чуть вверх, чтобы появилась еще одна широкая ячейка, как показано на рис. 7.6.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;23. Введите в новую ячейку текст План компании Геркулес на 2007 год.<br>
<img border=0 src="i_155.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 7.6. Нарисованная ячейка<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 2. Размер ячеек&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Таблицу, построенную в предыдущем упражнении, хотелось бы сделать немного уже. Кроме того, следует расширить первый столбец, чтобы слова Панели квадратные выводились одной строкой, и для лучшей читабельности текста немного увеличить высоту всех строк.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Если режим отображения линеек отключен, выберите команду Вид &#8594; Показать или Скрыть &#8594; Линейка (View &#8594; Show/Hide &#8594; Ruler). Обратите внимание: когда курсор находится в пределах таблицы, на вертикальной и горизонтальной линейках появляются специальные маркеры, позволяющие изменять высоту и ширину ячеек (рис. 7.7).<br>
<img border=0 src="i_156.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 7.7. Маркеры линеек<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Кроме того, на горизонтальной линейке присутствуют маркеры регулировки отступов текста текущей ячейки или выделенного столбца от границ ячеек. Самостоятельно подвигайте эти маркеры и изучите их воздействие на вид таблицы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Перетащите маркер границы между первой и второй строками таблицы вниз на 1 см, как показано на рис. 7.8.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните в верхней ячейке таблицы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. На вкладке Макет (Layout) в группе Выравнивание (Alignment) щелкните на кнопке Выровнять по центру (Align Center).<br>
<img border=0 src="i_157.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 7.8. Настройка размеров таблицы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Чтобы увеличить шрифт заглавной ячейки, выберите в раскрывающемся списке Размер шрифта (Font Size) вкладки Главная (Home) число 18.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Чтобы точно задать ширину таблицы, щелкните на кнопке открытия диалогового окна Свойства таблицы (Table Properties) в группе Размер ячейки (Cell Size) на вкладке Макет (Layout). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 7.9. Оно имеет четыре вкладки, с помощью которых можно настраивать параметры выделенных строк, столбцов или ячеек, а также таблицы в целом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. На вкладке Таблица (Table) установите флажок Ширина (Preferred Width).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Введите в одноименный счетчик число 17.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на кнопке ОК. После этого ширина таблицы будет равна 17 см, как показано на рис. 7.8.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Переместите указатель на вертикальную линию границы между первым и вторым столбцом, чтобы значок принял форму двунаправленной стрелки, и нажмите левую кнопку мыши.<br>
<img border=0 src="i_158.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 7.9. Диалоговое окно свойств таблицы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Перетащите границу вправо на такое расстояние, чтобы текст всех ячеек первого столбца помещался в одну строку. Мы настроили ширину первого столбца, но второй столбец оказался слишком узким. Давайте выровняем ширину четырех правых столбцов таблицы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Нажмите левую кнопку мыши в ячейке Январь и перетащите указатель до правой нижней ячейки таблицы. Окажутся выделенными четыре правых столбца.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. В группе Размер ячейки (Cell Size) щелкните на кнопке Выровнять ширину столбцов (Distribute Columns). Ширина выделенных столбцов станет одинаковой.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Выделите последние четыре строки таблицы, перетащив мышь слева от них. В той же группе Размер ячейки (Cell Size) введите в счетчик Высота строки таблицы (Table Row Height) число 0,5. Таблица станет такой, как показано на рис. 7.10.<br>
<img border=0 src="i_159.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 7.10. Таблица с настроенными ячейками<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 3. Разбиение и объединение ячеек&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Построенная таблица достаточно проста. В реальной жизни часто возникает необходимость сформировать таблицу с подзаголовками, объединяющими серию строк или столбцов. Чтобы научиться объединять ячейки, выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните в ячейке с текстом Январь, как показано на рис. 7.11.<br>
<img border=0 src="i_160.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 7.11. Объединение ячеек<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. На вкладке Макет (Layout) в группе Строки и столбцы (Rows & Columns) щелкните на кнопке Вставить сверху (Insert Above).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В новой строке выделите четыре правые ячейки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелчком на кнопке Объединить ячейки (Merge Cells) преобразуйте четыре выделенные ячейки в одну.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Введите текст По месяцам.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Выделите ячейку с текстом Название товара и ячейку над ней. Щелчком на кнопке Объединить ячейки (Merge Cells) объедините их.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелчком на кнопке Выровнять по центру (Align Center) в группе Выравнивание (Alignment) подравняйте надпись в образовавшейся большой ячейке. После этого заголовки строк и столбцов должны выглядеть привлекательнее.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Иногда таблицы оказываются достаточно высокими и не помещаются на одной странице. Чтобы заголовки столбцов дублировались при переносе части таблицы на следующую страницу, выделите первые несколько строк таблицы, которые должны повторяться на каждой странице, и выберите в группе Данные (Data) команду Повторить строки заголовков (Repeat Header Rows). Для отключения этого режима повторно выберите ту же самую команду.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Ячейки можно не только объединять, но и разделять. Выделите три нижние ячейки столбца Февраль и щелкните на кнопке Разбить ячейки (Split Cells). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 7.12.<br>
<img border=0 src="i_161.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 7.12. Разбиение ячеек<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Сбросьте флажок Объединить перед разбиением (Merge Cells Before Split). Остальные параметры оставьте без изменения. Это заставит Word разделить каждую из трех ячеек пополам.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните на кнопке ОК и введите в новые ячейки произвольные числа. В результате таблица должна выглядеть примерно так, как показано на рис. 7.12.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 4. Форматирование таблицы&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте немного украсим таблицу, изменив линии ячеек.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните в верхней ячейке таблицы, созданной в предыдущих упражнениях (рис. 7.13).<br>
<img border=0 src="i_162.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 7.13. Настройка границ<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Перейдите на вкладку Конструктор (Design) контекстных инструментов Работа с таблицами (Table Tools) и выберите в раскрывающемся списке Стиль пера (Line Style) группы Нарисовать границы (Draw Borders) двойную линию.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. На той же вкладке щелкните на стрелке справа от кнопки Границы (Borders). Раскрывшийся список показывает, что активная ячейка не имеет границ, выполненных двойной линией.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Выберите строку Нижняя граница (Bottom Border). Нижняя одинарная граница ячейки заменится двойной.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Выделите всю таблицу, в списке Стиль пера (Line Style) выберите одинарную линию.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В списке Толщина пера (Line Weight) выберите толщину 3 пункта.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на кнопке Границы (Borders) и выберите строку Внешние границы (Outside Borders). Таблица будет очерчена жирной линией, как показано на рис. 7.13. Ручной настройкой границ ячеек можно создать сколь угодно сложное оформление таблицы. Но, как правило, пользователей устраивает один из стандартных стилей, предлагаемых коллекцией стилей таблиц.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните в любой точке, не выходящей за пределы таблицы, и выберите один из стилей в группе Стили таблиц (Table Styles) на вкладке Конструктор (Design).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Щелчок на кнопке Дополнительные параметры (More) коллекции стилей позволяет увидеть все готовые варианты стилей таблиц. Кроме того, имеется возможность самостоятельно создавать и изменять стили таблиц.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Перебирая пункты коллекции Стили таблиц (Table Styles) и оценивая изменяющееся оформление вашей таблицы, найдите подходящий вариант (рис. 7.14).<br>
<img border=0 src="i_163.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 7.14. Выбор стиля таблицы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для таблицы этого упражнения мы выбрали стиль Средняя сетка 2 – Акцент 1 (Medium Grid 2 – Accent 1). Результат такого форматирования таблицы показан на рис. 7.15. Он не совсем удачен, так как таблица имеет сложную структуру заголовков и ячеек. Однако для более простых таблиц данный стиль дает прекрасные результаты.<br>
<img border=0 src="i_164.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 7.15. Окончательный вид таблицы<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Графики и диаграммы<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Таблицы удобны для хранения точных числовых данных, но человеку часто нужны не точные цифры, а общее представление о величине какого-либо параметра. Поэтому табличные данные полезно дублировать диаграммами, которые отображают информацию с помощью графических элементов, таких как гистограммы, круговые диаграммы или графики.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 5. Построение диаграммы на базе таблицы&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если раньше вы не пользовались таблицами Word, весьма вероятно, что какая-то часть ваших данных хранится в обычном текстовом файле. Предположим теперь, что, почувствовав всю мощь программы Word, вы решили перенести их в красиво оформленную таблицу, а заодно построить диаграмму. Как быстрее решить эту задачу?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. В меню Пуск (Start) Windows выберите команду Все программы &#8594; Стандартные &#8594; Блокнот (All Programs &#8594; Accessories &#8594; Notepad).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Нажмите клавишу Tab и введите слово Январь (рис. 7.16).<br>
<img border=0 src="i_165.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 7.16. Пример текстового файла<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Снова нажмите клавишу Tab и введите слово Февраль.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Продолжайте ввод слов и чисел в соответствии с рис. 7.16, отделяя их друг от друга символом табуляции.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Выберите команду Файл &#8594; Сохранить (File&#8594; Save) и запишите файл в папку Мои документы (My Documents) под именем Таблица. txt.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Закройте окно Блокнота. Теперь у вас есть пример обычного текстового файла с небольшой таблицей. Давайте импортируем ее в Word и проиллюстрируем имеющиеся числовые данные диаграммой.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. В приложении Word щелкните на кнопке Office и выберите команду Открыть (Open). В списке Тип файлов (Files of Туре) диалогового окна открытия файла выберите пункт Все файлы (All Files), найдите только что созданный файл Таблица. txt и откройте его. В диалоговом окне Преобразование файла (Convert File) дважды щелкните на строке Только текст (Text Only). Таблица появится в окне Word. Она может оказаться немного неровной, но это не имеет значения. Главное, что столбцы таблицы разделены символами табуляции.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Нажатием клавиш Ctrl+A выделите весь документ. Затем перейдите на вкладку Вставка (Insert), щелкните на кнопке Таблица (Table) и выберите команду Преобразовать в таблицу (Convert Text to Table).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Проверьте, чтобы элементы управления диалогового окна Преобразовать в таблицу (Convert Text to Table) были настроены в соответствии с рис. 7.17.<br>
<img border=0 src="i_166.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 7.17. Преобразование текста в таблицу<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните на кнопке ОК.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если данные текстового файла разделены не табуляциями, а, скажем, запятыми, в группе Разделитель (Separate text at) диалогового окна преобразования установите переключатель Другой (Other) и введите в одноименное поле соответствующий символ (запятую).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Таблица готова. Microsoft Office позволяет создавать диаграммы Excel непосредственно в Word. В этом случае созданные диаграммы внедряются в документ Office Word 2007, а данные диаграммы сохраняются в листе Excel, включенном в файл Word.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Создадим диаграмму на основе наших данных. Щелкните под таблицей в месте вставки диаграммы.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если при создании новой диаграммы в Microsoft Office Word 2007 приложение Office Excel 2007 не установлено, запускается надстройка Microsoft Graph. Затем появляется диаграмма с соответствующими связанными данными в таблице, которая называется таблицей данных. В таблицу данных можно ввести пользовательские данные, импортировать в нее данные из текстового файла или вставить данные из другой программы.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Перейдите на вкладку Вставка (Insert) и щелкните на кнопке Диаграмма (Chart). В диалоговом окне Вставка диаграммы (Insert Chart) выберите цилиндрическую с группировкой гистограмму (clustered cylinder column).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Щелкните на кнопке ОК. В разделенном окне запустится Office Excel 2007 с примерными данными на листе, как показано на рис. 7.18.<br>
<img border=0 src="i_167.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 7.18. Построение диаграммы в Word 2007<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Удалите данные таблицы из Excel. Ряды диаграммы в Word исчезнут.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Выделите таблицу в Word. Нажатием клавиш Ctrl+C скопируйте ее в буфер обмена.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Перейдите в окно Excel и щелкните на пустой ячейке А1.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. Нажмите клавиши Ctrl+V. Ваша таблица скопируется на лист Excel, а ниже таблицы Word разместится диаграмма, представляющая данные этой таблицы в графической форме.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 6. Форматирование диаграмм и графиков&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вместе с диаграммой на ленте появляются новые вкладки группы контекстных инструментов Работа с диаграммами (Chart Tools). Разверните окно Word, и вы увидите разнообразные инструменты форматирования (рис. 7.19). Вы можете выбирать тип и стиль диаграммы, изменять цвет рядов данных, добавлять заголовки, перемещать легенду, настраивать оси, их шкалы и метки делений, добавлять подписи данных и изменять множество дополнительных параметров, влияющих на способ представления данных. В этом упражнении на примере диаграммы, построенной на базе таблицы Word, будут рассмотрены лишь некоторые из доступных инструментов форматирования.<br>
<img border=0 src="i_168.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 7.19. Изменение типа диаграммы в Word 2007<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Наглядно представить информацию можно также с помощью графических объектов SmartArt.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Чтобы модифицировать диаграмму, щелкните на ней.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. На вкладке Конструктор (Design) щелкните на кнопке Строка/столбец (Switch Row/Column), чтобы заменить данные по осям. Диаграмма должна выглядеть так, как показано на рис. 7.19.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на кнопке Изменить тип диаграммы (Change Chart Туре). Откроется диалоговое окно Изменение типа диаграммы (Change Chart Type).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Выберите тип График с маркерами (Line with Markers) и щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Легенда диаграммы расположена неудобно, давайте переместим ее вниз. Для этого щелкните на легенде правой кнопкой мыши, выберите в контекстном меню команду Формат легенды (Format Legend) и в группе Параметры легенды (Legend Options) открывшегося диалогового окна (рис. 7.20) установите переключатель Снизу (Bottom).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на кнопке Закрыть (Close).<br>
<img border=0 src="i_169.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 7.20. Форматирование легенды диаграммы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Захватите мышью правый нижний маркер габаритного прямоугольника диаграммы и перетащите его вправо вниз, чтобы сделать диаграмму немного крупнее.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Теперь давайте украсим подписи осей, изменим сетку и фон, на фоне которого выводится график, и увеличим маркеры данных, чтобы они были лучше видны.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните на числах меток вертикальной оси графика правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Формат оси (Format Axis). Откроется соответствующее диалоговое окно, показанное на рис. 7.21.<br>
<img border=0 src="i_170.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 7.21. Форматирование осей диаграммы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. В группах Максимальное значение (Maximum) и Цена основных делений (Major Unit) установите переключатель Фиксированное (Fixed), чтобы отключить автоматическую настройку этих параметров.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. В одноименные поля введите числа 80 и 20 соответственно.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Щелкните на кнопке Закрыть (Close). Остальные элементы управления диалогового окна форматирования осей позволяют настраивать вид осей, шрифт меток делений, числовой формат меток и режим их выравнивания.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Чтобы добавить фон графика, щелкните правой кнопкой мыши в области построения графика и выберите команду Формат области построения (Format Plot Area), которая открывает диалоговое окно настройки области построения (рис. 7.22).<br>
<img border=0 src="i_171.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 7.22. Форматирование области построения диаграммы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. В группе Заливка (Fill) установите переключатель Сплошная заливка (Solid Fill), выберите подходящий цвет фона и щелкните на кнопке Закрыть (Close).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Форматировать фрагменты диаграммы удобнее, используя инструменты вкладки Макет (Layout) группы контекстных инструментов Работа с диаграммами (Chart Tools). Достаточно выделить мышью интересуемый фрагмент и щелкнуть на кнопке Формат выделенного фрагмента (Format Selection), которая вызывает соответствующее диалоговое окно.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Перейдите на вкладку Макет (Layout). В группе Оси (Axes) щелкните на кнопке Сетка (Gridlines). Выберите команду Горизонтальные линии сетки по основной оси &#8594; Нет (Primary Horizontal Gridlines &#8594; None). Горизонтальные линии сетки исчезнут.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Щелкните на кнопке Оси &#8594; Сетка (Gridlines &#8594; Primary Vertical Gridlines) и в появившемся меню выберите команду Вертикальные линии сетки по основной оси &#8594; Основные линии сетки (Primary Vertical Gridlines &#8594; Major Gridlines). В результате горизонтальные линии сетки будут заменены вертикальными.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Выделите одну из линий ряда на графике, щелкнув на ней левой кнопкой мыши. На ленте в группе Текущий фрагмент (Current Selection) щелкните на кнопке Формат выделенного фрагмента (Format Selection). Откроется диалоговое окно Формат ряда данных (Format Data Series), представленное на рис. 7.23. Давайте увеличим размер маркеров ряда данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. Перейдите в раздел Параметры маркера (Marker Options) и в группе Тип маркера (Marker Туре) установите переключатель Встроенный (Built-in).<br>
<img border=0 src="i_172.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 7.23. Форматирование маркеров ряда данных<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;18. Введите в счетчик Размер (Size) число 10.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;19. Щелкните на кнопке Закрыть (Close).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;20. Измените размеры маркеров для всех остальных рядов данных.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вы можете применить один из готовых стилей одновременно ко всем рядам данных диаграммы. Для этого выберите подходящий стиль в коллекции Стили диаграмм (Chart Styles), расположенной на вкладке Конструктор (Design).<br>
<br><br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;На вкладке Формат (Format) группы контекстных инструментов Работа с диаграммами (Chart Tools) вы найдете инструменты, дающие широчайшие возможности по форматированию областей, фигур, линий и текста диаграммы. Изучите их самостоятельно.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;21. Теперь таблица и график будут выглядеть так, как показано на рис. 7.24. Сохраните документ, он пригодится в контрольном упражнении.<br>
<img border=0 src="i_173.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 7.24. Окончательный вид диаграммы<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контрольное упражнение<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;С помощью этого упражнения попробуйте самостоятельно изучить некоторые приемы форматирования таблиц и диаграмм.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Откройте файл, созданный в упражнении 6.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Добавьте в конец таблицы еще один столбец и заполните его ячейки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как обновить диаграмму, чтобы в ней появились данные добавленного столбца?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Залейте фон первой строки и первого столбца таблицы желтым цветом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Отсортируйте строки таблицы по возрастанию чисел в столбце Февраль.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как автоматически рассортировать табличные данные?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Вызовите диалоговое окно форматирования горизонтальной оси и измените ориентацию подписей, чтобы их текст выводился вертикально.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Добавьте заголовок диаграммы и подписи осей.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Где назначаются подписи для элементов диаграммы?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. В области легенды выделите маркер ряда данных Трубы, дважды щелкните на нем и в открывшемся диалоговом окне измените цвет маркера на черный. Повторите эту операцию для всех рядов данных.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подведение итогов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии вы познакомились с приемами построения и форматирования таблиц, импорта табличных данных из текстовых файлов. Вы научились строить и оформлять диаграммы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Следующее занятие завершает изучение приложения Word 2007. Оно посвящено описанию модуля проверки орфографии и процедуры объединения документа Word с внешними табличными данными.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 8<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Дополнительные возможности Word<br></h3><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Тема занятия<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом заключительном занятии по теме Word 2007 вы освоите некоторые дополнительные инструменты этого приложения:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• язык документа;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• проверка орфографии и грамматики;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• слияние с внешними данными.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В Microsoft Word имеется множество дополнительных инструментов, значительно облегчающих работу с документом, его форматирование и проверку. На этом занятии рассматриваются два важных инструмента – модуль проверки орфографии и грамматики, позволяющий быстро выявлять и исправлять ошибки, и модуль слияния, благодаря которому красиво оформленный документ Word с пустыми полями можно связать с внешней таблицей или базой данных, получив в результате отформатированный отчет, поддерживающий оперативное обновление данных.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Орфография и грамматика<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В пакете Microsoft Office имеется модуль автоматической проверки орфографии и грамматики. Он доступен во всех приложениях Office и позволяет с помощью одних и тех же приемов быстро проверить и откорректировать как документ Word, так, например, и текст сообщения Outlook. В зависимости от конфигурации Windows и версии Office словари этого модуля могут поддерживать работу с несколькими языками.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 1. Язык документа&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;По мере ввода текста каждому слову назначается атрибут, определяющий, каким языком написано слово. Эта информация используется в ходе проверки документа для выбора словаря, которым следует руководствоваться при идентификации каждого конкретного слова. Текстовый процессор Word, как правило, сам корректно распознает язык, выбирая один из поддерживаемых языков. Смена языка происходит при переключении раскладки клавиатуры с английской на русскую и обратно.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если Word замечает в тексте слово, написанное с ошибкой, такое слово подчеркивается красной зигзагообразной линией (рис. 8.1). Чтобы исправить слово, отредактируйте его, заменив неверные символы, или воспользуйтесь словарем Office.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если Word не подчеркивает слова и фразы с ошибками, значит, отключен режим автоматической проверки правописания. Чтобы включить его, щелкните на кнопке Office, затем – на кнопке Параметры Word (Word Options). В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Правописание (Proofing) и установите флажки Автоматически проверять орфографию (Check Spelling As You Type) и Автоматически проверять грамматику (Mark Grammar Errors As You Type).<br>
<br><img border=0 src="i_174.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 8.1. Автоматическая проверка правописания<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на подчеркнутом слове правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню правильный вариант написания или одну из следующих команд:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Пропустить (Ignore) – не воспринимать в текущем документе выделенное слово в качестве ошибочного;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Пропустить все (Ignore All) – не воспринимать в текущем документе в качестве ошибочных все слова, подобные выделенному;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Добавить в словарь (Add to Dictionary) – добавить слово в словарь Word и в дальнейшем считать данное написание правильным;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Автозамена (AutoCorrect) – настроить автоматическую коррекцию написания данного слова с помощью словаря Word. Выбрав в списке Автозамена (AutoCorrect) правильный вариант написания, вы добавляете пункт в список автозамены. При следующей ошибке в том же слове Word самостоятельно исправит неверное написание;<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы просмотреть и отредактировать список автоматической коррекции, в контекстном меню выберите команду Автозамена &#8594; Параметры Автозамены (AutoCorrect &#8594; AutoCorrect Options).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Язык (Language) – изменить язык слова;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Орфография (Spelling) – запустить модуль проверки орфографии.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Если по каким-то причинам Word назначает фрагменту текста неверный язык, выделите этот текст, перейдите на вкладку Рецензирование (Review) и в группе Правописание (Proofing) выберите команду Выбрать язык (Set Language). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 8.2.<br>
<img border=0 src="i_175.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 8.2. Выбор языка<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В списке диалогового окна выберите язык для выделенного текста. Языки, словари которых установлены на компьютере, отмечены специальными значками.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Если нет необходимости проверять правописание выделенного фрагмента или невозможно указать верный язык (так бывает, например, в случае работы с математическими формулами), установите флажок Не проверять правописание (Do Not Check Spelling Or Grammar).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;При вводе текста Word помимо орфографии автоматически проверяет грамматику, если в окне Параметры Word (Word Options) установлен флажок Автоматически проверять грамматику (Mark Grammar Errors As You Type). Неверные грамматические конструкции подчеркиваются зеленой зигзагообразной линией.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Чтобы исправить грамматическую ошибку, щелкните правой кнопкой мыши на фразе, подчеркнутой зеленой линией, и выберите в контекстном меню скорректированный вариант фразы или одну из следующих команд:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Пропустить предложение (Ignore Sentence) – не считать данную фразу ошибочной;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Грамматика (Grammar) – запустить модуль проверки грамматики.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 2. Проверка орфографии и грамматики&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Автоматическая проверка орфографии и грамматики не всегда удобна. Иногда хочется целиком сосредоточиться на основной теме документа, не отвлекаясь на мелкие ошибки. При импорте текстового содержания, при неверной настройке языка документа или при обработке документа большого объема ошибок может оказаться слишком много, тогда автоматическая проверка существенно замедлит работу Word. В таких ситуациях отключите автоматическую проверку, сбросив флажки Автоматически проверять орфографию (Check Spelling As You Type) и Автоматически проверять грамматику (Mark Grammar Errors As You Type) на вкладке Правописание (Proofing) диалогового окна Параметры Word (Word Options), а на последней стадии разработки документа вручную проверьте правописание с помощью следующих действий.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Для перехода к началу документа нажмите клавиши Ctrl+Home.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. На вкладке Рецензирование (Review) в группе Правописание (Proofing) щелкните на кнопке Правописание (Spelling & Grammar). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 8.3, и Word начнет сканировать документ на предмет поиска ошибок. В верхнем прокручивающемся поле этого окна появится первая найденная фраза с ошибкой. В нижнее прокручивающееся поле выводится верное (по мнению Word) написание фразы либо список слов, которыми Word предлагает заменить ошибочное.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Орфографические ошибки по умолчанию выделяются красным цветом. Для их коррекции выполняйте одно из следующих действий:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• если исправления не требуются, щелкните на кнопке Пропустить (Ignore Once);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• чтобы пропустить в текущем документе все подобные «ошибки», щелкните на кнопке Пропустить все (Ignore All);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• для исправления слова выберите в нижнем поле один из предлагаемых вариантов и щелкните на кнопке Заменить (Change);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• чтобы автоматически исправить в текущем документе все подобные ошибки, щелкните на кнопке Заменить все (Change АН);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• если в нижнем поле отсутствует правильный вариант написания, отредактируйте фразу в верхнем поле и щелкните на кнопке Заменить (Change), затем при необходимости подтвердите выполненную коррекцию щелчком на кнопке Да (Yes);<br>
<img border=0 src="i_176.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 8.3. Диалоговое окно проверки правописания<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;• если выделенное слово должно считаться верным во всех документах, его нужно добавить в словарь Word, для этого щелкните на кнопке Добавить (Add to Dictionary).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Грамматические ошибки выделяются зеленым цветом. При этом кнопки диалогового окна проверки правописания несколько видоизменяются. Грамматические ошибки исправляются с помощью следующих операций:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• чтобы исправить предложение, выберите один из пунктов нижнего прокручивающегося поля или вручную отредактируйте текст в верхнем поле, затем щелкните на кнопке Изменить (Change);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• если исправления не требуются, щелкните на кнопке Пропустить (Ignore Once);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• кнопка Следующее (Next Sentence) инициирует пропуск текущего предложения и переход к проверке следующего.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. После выполнения одной из вышеуказанных операций Word продолжит поиск и выведет в окно модуля проверки очередную ошибку. Исправляйте ошибки до тех пор, пока не появится сообщение о том, что проверка документа завершена. Если необходимость в грамматической проверке отсутствует, сбросьте флажок Грамматика (Check Grammar). Если язык проверяемой фразы был установлен неверно, что привело к обнаружению ложной ошибки, измените язык с помощью раскрывающегося списка Язык словаря (Dictionary Language).<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Слияние<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Суть слияния состоит в том, что вы берете документ, например образец письма, и таблицу с фамилиями и адресами людей, которым нужно разослать это письмо, а затем, автоматически объединяя образец с таблицей, генерируете набор писем. Все копии исходного письма наследуют общий текст, но содержат разную информацию в области адреса и фамилии получателя, которая заполняется на основе таблицы данных.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 3. Создание главного документа&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для выполнения слияния прежде всего нужно разработать главный документ, играющий роль образца. Этот документ может иметь любое содержание. Основная идея заключается в том, что некоторые части текста заменяются полями, которые заполняются в результате слияния главного документа с таблицей данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Откройте Word и создайте новый документ.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Введите основной текст письма, но не указывайте адрес и фамилию получателя, например так, как показано на рис. 8.4. Затем сохраните документ под именем Письмо. doc.<br>
<img border=0 src="i_177.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 8.4. Текст главного документа слияния<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Перейдите на вкладку Рассылки (Mailings). Щелкните по кнопке Начать слияние (Start Mail Merge) одноименной группы. В раскрывшемся списке выберите команду Пошаговый мастер слияния (Step by Step Mail Merge Wizard). В области задач откроется окно Слияние (Mail Merge), показанное на рис. 8.5.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В группе Выбор типа документа (Select document type) установите переключатель Письма (Letters) и перейдите к следующему шагу мастера, щелкнув на команде Далее: Открытие документа (Next: Starting document).<br>
<img border=0 src="i_178.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 8.5. Окно Слияние в области задач<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Переключатели в группе Выбор типа документа (Select document type) определяют тип главного документа слияния. При необходимости вы всегда сможете позже изменить тип главного документа или связать с выбранным источником данных еще один главный документ.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. На этом этапе необходимо выбрать в качестве главного документа один из предлагаемых вариантов: использовать уже открытый документ, создать новый документ на основе шаблона или открыть существующий документ. Чтобы выбрать в качестве главного документа слияния только что созданный текст, установите переключатель Текущий документ (Use the current document).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. При необходимости отредактируйте содержание главного документа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Перейдите к следующему этапу, щелкнув на команде Далее: Выбор получателей (Next: Select recipients).<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 4. Построение источника данных&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Теперь нужно создать источник данных для слияния (адресов и фамилий получателей письма).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. В группе Выбор получателей (Select recipients) окна Слияние (Merge Mailing) в области задач установите переключатель Создание списка (Type a new list), как показано на рис. 8.6.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на команде Создать (Create) в разделе Ввести список (Type a new list). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 8.7.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Источник данных для слияния представляет собой базу данных, состоящую из записей, на основе каждой из которых с помощью главного документа будет сгенерирован конкретный экземпляр письма. Все записи имеют одинаковые поля данных.<br>
<img border=0 src="i_179.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 8.6. Окно Выбор получателей мастера слияния<br>
<br><img border=0 src="i_180.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 8.7. Окно создания списка адресов<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Некоторые наиболее распространенные поля заранее внесены в список окна создания источника данных. Вы можете удалить из базы данных ненужные поля и добавить свои собственные.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Другие переключатели в группе Выбор получателей (Select Recipients) позволяют выбрать в качестве источника данных имеющуюся базу данных, ранее созданную в Word или в приложении типа Access, либо адресную книгу.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Наличие в источнике данных лишних полей никак не влияет на результат слияния, но замедляет работу программы.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на кнопке Настройка столбцов (Customize Columns). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 8.8.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Выделите пункт Обращение (Title).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелчком на кнопке Удалить (Delete) сотрите выделенное поле.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Повторяя шаги 4 и 5, удалите все поля, кроме Имя (FirstName), Фамилия (Last Name), Организация (Company Name), Адрес 1 (Address 1) и Индекс (PostalCode).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Новый список адресов (New Address List).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. В открывшемся диалоговом окне сохранения документа введите имя Гости и щелкните на кнопке Сохранить (Save). Появится показанное на рис. 8.9 диалоговое окно Получатели слияния (Mail Merge Recipients), в котором пока нет ни одной записи.<br>
<img border=0 src="i_181.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 8.8. Настройка полей источника данных<br>
<br><img border=0 src="i_182.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 8.9. Диалоговое окно Получатели слияния<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Вам обязательно придется когда-нибудь ввести информацию в источник данных. Выделите в списке Источник данных (Data Source) строку Гости. mdb и щелкните на кнопке Изменить (Edit). Откроется форма для ввода данных. Давайте добавим несколько записей. Позже модуль слияния сгенерирует ровно столько копий главного документа, сколько записей имеется в источнике данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Заполните поля формы, как показано на рис. 8.10.<br>
<img border=0 src="i_183.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 8.10. Добавление записи<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Чтобы добавить еще одну запись, щелкните на кнопке Создать запись (New Entry).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Введите еще несколько записей, перенеся в них информацию, представленную в табл. 8.1.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Таблица 8.1. Источник данных слияния&nbsp;--//&nbsp;<br><img border=0 src="i_184.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить базу данных, а затем еще раз на кнопке ОК в окне Получатели слияния (Mail Merge Recipients).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для изменения информации источника данных перейдите на вкладку Рассылки (Mailing) и щелкните в группе Начать слияние (Start Mail Merge) на кнопке Изменить список получателей (Edit Recipient List), а затем в открывшемся диалоговом окне – на кнопке Изменить (Edit). Откроется форма для изменения источника данных (см. рис. 8.10).<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 5. Размещение полей данных&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Пришло время разместить поля источника данных в тексте главного документа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Перейдите к следующему этапу создания рассылки, щелкнув на команде Далее: Создание письма (Next: Write your letter) в области задач. Поместите курсор в первую строку документа и щелкните на команде Другие элементы (More Items). Откроется диалоговое окно Вставка поля слияния (Insert Merge Field), в котором содержится список полей источника данных, созданного в предыдущем упражнении (рис. 8.11).<br>
<img border=0 src="i_185.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 8.11. Вставка поля слияния<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Выделите пункт Имя (FirstName) и щелкните на кнопке Вставить (Insert). Поле слияния появится в первой строке главного документа. Оно содержит специальный код, сообщающий программе Word, где следует размещать информацию из соответствующего поля источника данных. Затем выберите пункт Фамилия (LastName) и снова щелкните на кнопке Вставить (Insert). Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно Вставка поля слияния (Insert Merge Field).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Введите пробел, чтобы отделить имя от фамилии (рис. 8.12).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Нажмите клавишу Enter, откройте диалоговое окно Вставка поля слияния (Insert Merge Field) и выделите в списке пункт Адрес 1 (Address 1).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Снова нажмите Enter и выделите в том же списке пункт Индекс (PostalCode).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Нажмите клавишу Enter два раза.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Переместите курсор в конец слова Уважаемый и нажмите клавишу пробела.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Выберите в списке Вставка поля слияния (Insert Merge Field) поле Имя (First Name), нажмите клавишу пробела и там же выберите поле Фамилия (LastName). В результате главный документ должен выглядеть так, как показано на рис. 8.12.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;При слиянии Word позволяет не только перебрать все записи источника данных, но и отобрать некоторые из них. Для этого можно воспользоваться полями Word или запросом. Щелчок на кнопке Правила (Rules) в группе Составление документа и вставка полей (Write & Insert Fields) вкладки Рассылки (Mailing) позволяет добавлять в документ следующие поля, выполняющие отбор записей источника данных на основе определенных правил:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• ASK (Запрос) и FILLIN (Заполнение) генерируют паузу в процессе печати слияния и дают возможность вводить дополнительный текст в каждый экземпляр документа, например индивидуальный номер клиента или пароль;<br>
<img border=0 src="i_186.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 8.12. Главный документ с полями слияния<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;• IF…THEN… ELSE (Если…То…Иначе) позволяет ввести условие и действие, которое выполняется в случае истинности или ложности условия;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• MERGEREC (Номер записи) и MERGESEQ (Номер по порядку) добавляют в документ соответственно номер записи источника данных и порядковый номер экземпляра слияния. Если в слиянии участвуют не все записи источника данных, эти номера будут отличаться друг от друга;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• NEXT (Следующая запись) и NEXTIF (Следующая запись, если) дают возможность напечатать в одном экземпляре документа информацию из нескольких последовательных записей источника данных;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• SET (Установить закладку) позволяет связать некоторый текст документа с закладкой, которую можно вставлять в документ любое число раз. Если изменится исходный текст, обозначенный закладкой, то он моментально обновится во всех точках вставки этой закладки;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• SKIPIF (Пропустить запись, если) дает возможность ввести условие, в случае истинности которого текущая запись будет пропущена и не попадет в слияние.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте добавим в главный документ слияния пару полей Word.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Нажатием клавиш Ctrl+Home переместитесь в начало документа, щелкните на кнопке Правила (Rules) и выберите команду SKIPIF (Skip Record If).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. В раскрывающемся списке Поле (Field Name) появившегося диалогового окна выберите пункт Индекс (PostalCode), как показано на рис. 8.13.<br>
<img border=0 src="i_187.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 8.13. Вставка поля SKIPIF<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. В списке Оператор (Comparison) выберите пункт Равно (Equal То).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Введите в поле Значение (Compare То) величину 114113.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Щелкните на кнопке ОК. Теперь при слиянии в источнике данных будут пропущены те записи, в поле Индекс (PostalCode) которых записано значение 114113.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Нажмите клавиши Ctrl+End, а затем два раза – клавишу Enter. Выберите команду Правила &#8594; MERGEREC (Rules &#8594; Merge Record #). С помощью этого поля вы сможете отследить, какие записи источника данных попадут в главный документ. В результате главный документ станет таким, как показано на рис. 8.14.<br>
<img border=0 src="i_188.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 8.14. Главный документ с полями Word<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Перейдите к следующему этапу создания рассылки, щелкнув на команде Далее: Просмотр писем (Next: Preview your letters) в области задач.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Щелкните на команде Изменить список (Edit Recipient List) в области задач, чтобы создать запрос, с помощью которого записи будут рассортированы по алфавиту имен получателей писем.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте добавим правило отбора, оставляющее только адресатов из компании «Фантом». Щелкните на стрелке рядом с заголовком столбца Организация (Company Name) и в раскрывшемся списке выберите пункт Фантом. Аналогичный результат дает выбор команды Фильтр (Filter). В появившемся диалоговом окне есть две вкладки. Первая из них, Отбор записей (Filter Records), представленная на рис. 8.15, позволяет фильтровать записи источника данных.<br>
<img border=0 src="i_189.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 8.15. Правила отбора записей<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. В списке Поле (Field) выберите пункт Организация (Company).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;18. В списке Сравнение (Comparison) оставьте вариант Равно (Equal То).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;19. В поле Сравнение (Compare То) введите текст Фантом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;20. Перейдите на вкладку Сортировка записей (Sort Records) и задайте параметры в соответствии с рис. 8.16.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;21. Щелкните на кнопке ОК. Это обеспечит сортировку результата слияния по алфавиту фамилий адресатов, а затем – по алфавиту их имен.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Назначение одинаковых правил сортировки для писем и наклеек на конверты позволяет при отправке писем не тратить время на поиск нужного конверта. Конверты с наклейками будут лежать на вашем столе в том же порядке, что и письма.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;22. Щелчком на кнопке ОК закройте диалоговое окно Получатели слияния (Mail Merge Recipients) и сохраните новую версию главного документа.<br>
<img border=0 src="i_190.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 8.16. Правила сортировки записей<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 6. Печать результата слияния&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Теперь у вас есть главный документ и связанный с ним источник данных, который отфильтрован и рассортирован с помощью запроса. Казалось бы, можно выполнить слияние и распечатать результат. Однако перед этим полезно проверить правильность слияния.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Продолжая работать с документом предыдущего упражнения, щелкните на кнопке Автопоиск ошибок (Auto Check For Errors) в группе Просмотр результатов (Preview Results) вкладки Рассылки (Mailing). Откроется диалоговое окно с группой из трех переключателей (рис. 8.17). Первый позволяет получить сообщения обо всех обнаруженных ошибках без выполнения слияния. Установив второй, вы выполните слияние, получая сообщения обо всех ошибках в последовательно появляющихся диалоговых окнах. Третий переключатель инициирует генерацию слияния и в отдельном документе сохраняет отчет об ошибках.<br>
<img border=0 src="i_191.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 8.17. Проверка корректности параметров слияния<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Установите переключатель Создать только отчет об ошибках (Simulate The Merge And Report Errors In A New Document).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на кнопке ОК.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;При правильном выполнении всех операций в ходе слияния не обнаружится никаких ошибок, но если, к примеру, в главном документе встретится неверное поле данных, появится сообщение, подобное показанному на рис. 8.18.<br>
<br><img border=0 src="i_192.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 8.18. Обнаружена ошибка слияния<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на кнопке Просмотр результатов (Preview Results). Вы увидите, что поля главного документа заменятся данными одной из записей источника данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. С помощью кнопок Следующая запись (Next Record) и Предыдущая запись (Previous Record) на вкладке Рассылки (Mailing) или соответствующих кнопок в области задач просмотрите все экземпляры документа, соответствующие конкретным записям источника данных. Обратите внимание, что записи адресатов Василий Решетников и Роман Бобров отсутствуют, так как они отфильтрованы запросом из-за несоответствия названия компании значению Фантом (см. табл. 8.1). Тем не менее в этом режиме предварительного просмотра вы увидите запись адресата Михаил Петров, которая при окончательном слиянии будет пропущена из-за наличия в главном документе поля SKIPIF (Пропустить запись, если) с соответствующим условием.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Снова щелкните на кнопке Просмотр результатов (Preview Results), чтобы опять включить режим отображение полей.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Наконец пришло время выполнить слияние. Щелкните на команде Далее: Завершение слияния (Next: Complete the Merge), чтобы перейти к последнему окну мастера.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Вы можете выбрать один из режимов слияния, воспользовавшись командами, доступ к которым обеспечивает щелчок на кнопке Найти и объединить (Finish & Merge) вкладки Рассылки (Mailing), или соответствующими кнопками в области задач:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Изменить отдельные документы (Edit Individual Documents) – создание документа Word, в котором последовательно на отдельных страницах размещаются все экземпляры, построенные на основе слияния;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Печать документов (Print Documents) – отправка результата слияния на принтер;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Отправить электронные сообщения (Send E-Mail Messages) – отправка каждого экземпляра результата слияния нужному адресату по электронной почте. Чтобы указать, какое поле источника данных содержит адреса электронной почты, щелкните на этой кнопке и выберите нужное поле в списке Кому (То) открывшегося диалогового окна Составные электронные письма (Merge to E-Mail), затем щелкните на кнопке ОК. В этом же диалоговом окне можно ввести содержимое поля Тема (Subject) электронных сообщений, а также выбрать, какие именно записи вы хотите отправить.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. После выбора режима слияния в появившемся диалоговом окне вы можете указать, какие именно записи нужно объединить. Щелкните на кнопке ОК. Результат слияния будет отправлен в новый документ, на принтер или по электронной почте. В первом случае вновь созданный документ появится на экране и его можно будет сохранить в отдельном файле на жестком диске.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контрольное упражнение<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В качестве контрольного упражнения попробуйте распечатать наклейки на конверты для писем, созданных на этом занятии путем слияния.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Откройте документ Письмо. doc.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Перейдите на вкладку Рассылки (Mailing), щелкните на кнопке Начать слияние (Start Mail Merge) и выберите пункт Наклейки (Labels).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В диалоговом окне Параметры наклейки (Labels Options) настройте формат наклеек на конверты.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Вызовите мастер слияния. Воспользуйтесь в качестве источника данных существующим файлом Гости.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как указать в качестве источника данных существующий файл?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Добавьте в текст наклеек поля Имя (FirstName), Фамилия (LastName), Индекс (Postal Code) и Адрес 1 (Address 1), снабдив их соответствующими подписями.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на кнопке Обновить все наклейки (Update All Labels), чтобы скопировать макет первой созданной наклейки на все остальные.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Перейдите к следующему этапу и просмотрите созданные наклейки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как перейти к нужной записи?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Проверьте слияние на отсутствие ошибок.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Выполните слияние в новый документ.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как быстро выполнить слияние в новый документ?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Проверьте правописание и грамматику полученного документа. При этом не забывайте пропускать все собственные имена (но не вносите их в словарь Word).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Распечатайте слияние.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подведение итогов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вы научились пользоваться двумя дополнительными модулями Word – модулями проверки правописания и слияния. В Word имеются множество других не менее интересных вспомогательных инструментов. Попробуйте изучить их самостоятельно.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Это занятие было заключительным разделом части книги, посвященной приложению Word. На следующем занятии вы перейдете к изучению электронных таблиц Excel.<br>
<br><br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Часть III<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Excel<br></h3><br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Программа Microsoft Office Excel 2007 обладает эффективными средствами обработки числовой информации, представленной в виде электронных таблиц. Она позволяет выполнять математические, финансовые и статистические вычисления, оформлять отчеты, построенные на базе таблиц, выводить числовую информацию в виде графиков и диаграмм.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 9<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Электронная таблица<br></h3><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Тема занятия<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии вы познакомитесь со структурой электронных таблиц Excel и научитесь выполнять следующие операции:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• вводить данные;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• копировать и перемещать листы Excel;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• выделять ячейки таблицы;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• форматировать текст;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• настраивать ячейки;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• форматировать числа;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• добавлять строки и столбцы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Электронные таблицы предназначены для ввода и обработки табличных данных. С помощью Excel можно выполнять сложные вычисления с большими массивами чисел, строить диаграммы и печатать финансовые отчеты.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Понятие электронной таблицы<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Документ приложения Excel называется рабочей книгой (workbook), или просто книгой Excel. Такая книга состоит из листов (worksheet), которые представляют собой большие таблицы ячеек с числами и текстовой информацией. Таблицы Excel похожи на базы данных, но предназначены не столько для хранения информации, сколько для проведения математических и статистических расчетов.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 1. Книга Excel&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте создадим пустую книгу Excel, введем в нее числа и формулы и потренируемся манипулировать с ее листами.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Запустите Excel с помощью команды Пуск &#8594; Все программы &#8594; Microsoft Office &#8594; Microsoft Office Excel 2007 (Start &#8594; All Programs &#8594; Microsoft Office &#8594; Microsoft Office Excel 2007). В окне Excel сразу откроется новая рабочая книга с тремя листами (рис. 9.1).<br>
<img border=0 src="i_193.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 9.1. Лист Excel<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните в ячейке А1 первого листа и введите текст Клиенты.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните в ячейке В1 и введите текст Январь.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Перемещаясь по ячейкам с помощью клавиш со стрелками, клавиш Enter и Tab или с помощью мыши, сформируйте таблицу, показанную на рис. 9.1.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните в ячейке А9 и введите слово Итого (рис. 9.2).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Нажмите клавишу Tab и введите формулу =СУММ (В3:В7) (=SUM (B3:B7))<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Эта формула автоматически подсчитывает сумму ячеек столбца Январь.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Снова нажмите клавишу Tab и введите формулу =СУММ (С3:С7) (=SUM (C3:C7))<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Добавьте подобные формулы во все ячейки строки 9, указывая в скобках букву текущего столбца. После этого Excel автоматически просуммирует числа в столбцах и выведет результат в строку 9.<br>
<img border=0 src="i_194.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 9.2. Таблица с формулами<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на ячейке D9. Обратите внимание, что в выделенной ячейке с формулой выводится результат расчета, а сама формула видна в строке формулы в верхней части окна Excel. Попробуйте щелкнуть в любой ячейке верхних пяти строк таблицы и изменить находящееся в ней число. Excel автоматически скорректирует сумму столбца в строке Итого.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Таким образом, вам теперь не нужно по несколько раз пересчитывать суммы столбцов на калькуляторе. Excel мгновенно реагирует на любые изменения таблицы, и вы всегда знаете точные итоговые значения. Конечно, Excel умеет выполнять над содержимым ячеек таблицы и более сложные математические операции. По умолчанию книга Excel имеет три листа со стандартными именами. Трех листов может не хватить для всех данных, а стандартные названия листов никак не раскрывают их назначение. Давайте научимся добавлять листы и назначать им более понятные имена.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы по умолчанию в книге появлялось другое количество листов, щелкните сначала на кнопке Office, затем в появившемся меню – на кнопке Параметры Excel (Excel Options), в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Популярные (Popular) и измените величину в счетчике Листов в новой книге (Include this many sheets).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Лист1 (Sheetl).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Выберите в контекстном меню команду Переименовать (Rename).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Введите новое имя Клиенты.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Дважды щелкните на ярлычке Лист2 (Sheet2) и введите имя Расходы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Щелкните на ярлычке листа Расходы правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Переместить/скопировать (Move Or Copy).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. В открывшемся диалоговом окне (рис. 9.3) установите флажок Создать копию (Create А Сору), чтобы выбранный лист копировался, а не перемещался.<br>
<img border=0 src="i_195.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 9.3. Копирование листа<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. В списке Перед листом (Before Sheet) щелкните на пункте Переместить в конец (Move То End), чтобы скопировать лист в конец рабочей книги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. Щелкните на кнопке ОК.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы скопировать выбранный лист в новую рабочую книгу с одним листом, выберите в раскрывающемся списке В книгу (То Book) пункт Новая книга (New book).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;18. Чтобы добавить еще один пустой лист, щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Расходы и выберите команду Вставить (Insert).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;19. На вкладке Общие (General) открывшегося диалогового окна Вставка (Insert) щелкните на значке Лист (Worksheet). Затем щелкните на кнопке ОК. В рабочей книге появится пятый лист.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;20. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Сохранить (Save).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;21. В появившемся диалоговом окне сохранения документа щелкните на кнопке Мои документы (My Documents).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;22. В поле со списком Имя файла (File Name) введите название Электронная таблица. Затем щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить созданную книгу Excel. Обратите внимание, что теперь документы Excel имеют расширение xlsx.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 2. Ввод данных&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Электронные таблицы обрабатывают числовые данные, которые размещаются в ячейках листа Excel. Столбцы и строки таблицы могут иметь текстовые названия. На листе Excel могут также располагаться заголовки, подписи и дополнительные ячейки данных с пояснительным текстом. Ввод информации – это один из первых шагов построения электронной таблицы. В этом упражнении вы изучите некоторые приемы ввода данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Откройте файл, созданный в предыдущем упражнении, и щелкните на ярлычке листа Расходы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните в ячейке B3 и введите в нее текст Январь (рис. 9.4).<br>
<img border=0 src="i_196.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 9.4. Заполнение ячеек последовательными значениями<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Excel позволяет автоматически заполнять ячейки листа последовательными логически связанными значениями. Наведите указатель на квадратный маркер в правом нижнем углу активной ячейки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Нажмите кнопку мыши и перетащите указатель вправо, чтобы рамка охватила ячейки с B3 по H3, как показано на рис. 9.4, и отпустите кнопку мыши. Семь ячеек строки заполнятся последовательными названиями месяцев года.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если шаг 4 привел к заполнению всех семи ячеек словом Январь, значит, в Excel не задан список последовательных названий месяцев на русском языке. Чтобы добавить список значений для автоматического ввода, щелкните сначала на кнопке Office, затем в появившемся меню – на кнопке Параметры Excel (Excel Options) и в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Основные (Popular). На этой вкладке щелкните на кнопке Изменить списки (Edit Custom Lists), в следующем диалоговом окне введите последовательные элементы списка (Январь, Февраль, Март и т. д.) по одному на каждую строку и щелкните на кнопке Добавить (Add).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Введите в ячейку А4 число 2004, а в ячейку А5 число 2007, как показано на рис. 9.5.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните в ячейке А4.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Нажмите клавишу Shift и щелкните в ячейке А5, чтобы выделить сразу две ячейки. Для выделения ячеек листа Excel можно пользоваться следующими приемами:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• щелчок в ячейке выделяет ее;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• чтобы выделить прямоугольную область, щелкните в ее угловой ячейке, нажмите клавишу Shift и щелкните в ячейке противоположного угла области либо перетащите мышь по диагонали от первого угла области до второго;<br>
<img border=0 src="i_197.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 9.5. Автозаполнение ячеек<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;• строка или столбец выделяются щелчком на кнопке заголовка строки или столбца;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• чтобы выделить несколько строк или столбцов, перетащите мышь по их заголовкам или щелкните на первом заголовке, нажмите клавишу Shift и щелкните на последнем заголовке группы;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• нажав клавишу Ctrl и щелкая в ячейках листа, можно выделить несколько разрозненных ячеек;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• чтобы выделить весь лист, щелкните на кнопке листа, расположенной на пересечении заголовков строк и столбцов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Перетащите угловой маркер рамки выделения вниз, чтобы рамка охватила ячейки с А4 по А12. Указанная группа ячеек будет заполнена последовательными числами с шагом 3, который определяется разницей чисел, введенных в две первые ячейки группы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Введите 1 в ячейку В4 и 3 в ячейку С4. Выделите эти две ячейки и перетащите маркер рамки вправо, чтобы охватить все ячейки строки вплоть до Н4.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Перетащите маркер полученной рамки шириной в 7 ячеек вниз, чтобы охватить все строки вплоть до 12. После этого таблица будет выглядеть так, как показано на рис. 9.5. С помощью подобных приемов таблица быстро заполняется исходными значениями, которые позже можно корректировать по мере надобности. Чтобы таблица стала более понятной, ее нужно снабдить заголовком. Ниже таблицы полезно добавить несколько итоговых значений, рассчитанных на основе данных таблицы.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание на значок параметров автозаполнения, который появляется после завершения операции заполнения рядом с угловым маркером последней заполненной ячейки. Раскрывающийся список содержит возможные параметры заполнения.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Введите в ячейку В1 текст Расходы компании по месяцам. Текст заголовка не влезает в одну ячейку, поэтому следует объединить несколько ячеек.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Выделите ячейки с B1 по G1.<br>
<img border=0 src="i_198.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 9.6. Вычисление среднего значения<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Щелкните на кнопке Объединить и поместить в центре (Merge & Center), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Выравнивание (Alignment).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Выделите ячейки с В14 по Е14 и щелкните на кнопке Объединить и поместить в центре (Merge & Center).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Введите текст Среднее значение таблицы. По окончании ввода текста или числа ячейка находится в режиме редактирования содержимого. Многие команды для работы с ячейками в этом режиме недоступны.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Чтобы выйти из режима редактирования, щелкните на кнопке Ввод (Enter), расположенной слева от строки формулы (рис. 9.6).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы переключиться в режим редактирования и изменить содержимое ячейки, дважды щелкните в ней. Щелчок на кнопке Отмена (Cancel), расположенной левее кнопки Ввод (Enter), выключает режим редактирования с отменой всех изменений, выполненных с момента последнего входа в этот режим.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. Щелчком на кнопке Выровнять текст по левому краю (Align Text Left), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Выравнивание (Alignment), выровняйте содержимое объединенной ячейки по левому краю.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;18. Щелкните в ячейке F14.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;19. В строке формул щелкните на кнопке Вставить функцию (Insert Function). Откроется окно мастера, помогающее строить корректные формулы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;20. В раскрывающемся списке Категория (Or select a category) выберите пункт Статистические (Statistical).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;21. В списке Выберите функцию (Select a function) укажите функцию СРЗНАЧ (AVERAGE) и щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;22. В появившемся диалоговом окне в поле Число1 (Numberl) введите в качестве аргумента функции группу ячеек В4:Н12, как показано на рис. 9.6.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В формулах Excel прямоугольная область ячеек задается идентификаторами левой верхней и правой нижней ячеек, соединенными двоеточием, например A3:Н14. В упражнениях третьей части книги для обозначения группы ячеек (или диапазона) используется аналогичный синтаксис.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;23. Щелкните на кнопке ОК. После этого в ячейке F14 будет автоматически подсчитываться среднее значение всех чисел прямоугольной области от ячейки В4 до ячейки Н12. В данной ситуации эта величина равна 7.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;24. Щелкните в ячейке В4 и введите число 500. Нажмите клавишу Enter. Среднее значение таблицы сразу же изменится.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Форматирование листа Excel<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вы уже умеете вводить числа, заголовки и подписи, вычислять сумму и среднее значение группы ячеек. Однако работать с таблицей намного приятнее, когда ее строки и столбцы окрашены в разные цвета и выделены рамками.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 3. Оформление ячеек&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Грамотное оформление ячеек помогает быстрее отыскивать числа, которые необходимо изменить, а также ячейки с результатами вычислений.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Чтобы раскрасить таблицу листа Расходы, выделите прямоугольную область A3:Н14 и щелкните на кнопке Форматировать как таблицу (Format as Table), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Стили (Styles).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В предыдущих версиях Office, чтобы раскрасить таблицу, можно было использовать команду Формат &#8594; Автоформат (Format &#8594; AutoFormat). В Office 2007 для этого служит кнопка Форматировать как таблицу (Format as Table), расположенная на вкладке Главная (Home) в группе Стили (Styles).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В открывшейся коллекции (рис. 9.7) щелкните на образце Темный 10 (Table Style Dark 10).<br>
<img border=0 src="i_199.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 9.7. Коллекция со стилями таблиц<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Программа Excel сама оформит таблицу выбранным стилем.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Обратите внимание, что в ячейке А2 появилось слово Столбец1 (Columnl), то есть программа сама присваивает имя данному столбцу. Чтобы таблица была более наглядной, введите в ячейку А2 слово Год.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Чтобы привести вид заголовков строк в соответствие заголовкам столбцов, выделите ячейки А4:А12 и щелкните на кнопке Формат (Format), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Ячейки (Cells).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В появившемся меню выберите команду Формат ячеек (Format Cells).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Появится диалоговое окно Формат ячеек (Format Cells) с открытой вкладкой Заливка (Fill), как показано на рис. 9.8.<br>
<img border=0 src="i_200.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 9.8. Вкладка Заливка диалогового окна Формат ячеек<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы задать заливку для ячеек, можно также воспользоваться коллекцией, вызываемой щелчком на кнопке Заливка (Fill) вкладки Главная (Home) в группе Шрифт (Font).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните на квадратном образце лилового цвета сходного с цветом фона заголовков столбцов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Перейдите на вкладку Граница (Border), показанную на рис. 9.9, и в списке Тип линии (Style) выберите линию подходящей толщины.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните на кнопке Внешние (Outline), чтобы обвести выделенные ячейки рамкой.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы задать цвет границы, воспользуйтесь списком Цвет (Color).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Щелчком на кнопке верхней границы уберите линию между ячейками A3 и А4.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Щелкните на кнопке ОК.<br>
<img border=0 src="i_201.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 9.9. Настройка границ ячеек<br>
<br><img border=0 src="i_202.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 9.10. Оформленная таблица<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. После этого цвет ячеек заголовков строк станет лиловым, и черный текст в них будет плохо виден. Не отменяя выделения ячеек, перейдите на вкладку Главная (Home) и щелкните на кнопке Цвет текста (Font Color) в группе Шрифт (Font), как показано на рис. 9.10.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Выберите в раскрывшейся палитре белый цвет.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В результате таблица должна выглядеть так, как показано на рис. 9.10.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 4. Стиль&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Разумеется, Excel позволяет форматировать не только цвет и рамку ячеек, но и расположение их содержимого и шрифт.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Снова выделите ячейки А4:А12, затем щелкните в них правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Формат ячеек (Format Cells).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Выравнивание (Alignment), показанную на рис. 9.11.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В раскрывающемся списке По горизонтали (Horizontal) выберите пункт По левому краю (отступ) (Left (Indent)).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. С помощью кнопок со стрелками введите в счетчик Отступ (Indent) величину 1, чтобы задать небольшой отступ чисел от левого края ячеек.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на кнопках Полужирный (Bold) и Курсив (Italic) в группе Шрифт (Font) на вкладке Главная (Home).<br>
<img border=0 src="i_203.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 9.11. Выравнивание текста<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На занятии 6 обсуждались стили документов Word. Электронные таблицы Excel тоже можно форматировать с помощью стилей. Применение стилей позволяет быстро назначать ячейкам определенное, заранее заданное оформление. Изменение стиля приводит к моментальному обновлению форматов всех ячеек, которым назначен этот стиль. Давайте настроим стиль для заголовков и подписей и назначим его двум группам объединенных ячеек листа Расходы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. За основу вновь создаваемого стиля всегда выбирается формат активной ячейки. Щелкните на объединенной ячейке B1:G1, чтобы выбрать формат ее стиля в качестве исходного.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните на кнопке Главная &#8594; Стили &#8594; Стили ячеек (Home &#8594; Styles &#8594; Cell Style) и в появившемся меню выберите команду Создать стиль ячейки (New Cell Style).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Введите слово Надпись в поле Имя стиля (Style name) открывшегося диалогового окна (рис. 9.12). Это будет имя нового стиля. В диалоговом окне появятся его исходные параметры (то есть режим форматирования диапазона B1:G1).<br>
<img border=0 src="i_204.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 9.12. Окно настройки стиля<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните на кнопке Формат (Format).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. В открывшемся диалоговом окне Формат ячеек (Format Cells) на вкладке Шрифт (Font) выберите полужирный шрифт размером 12 пунктов и щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. В диалоговом окне Стиль (Style) сбросьте все флажки, кроме флажка Шрифт (Font), как показано на рис. 9.12, чтобы новый стиль влиял только на шрифт ячейки и не изменял другие параметры оформления.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Щелкните на кнопке ОК. Заголовок Расходы компании по месяцам увеличится в соответствии с новым размером шрифта.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Чтобы изменить шрифт подписи Среднее значение таблицы, как показано на рис. 9.13, выделите ячейки B14:F14.<br>
<img border=0 src="i_205.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 9.13. Форматирование текста<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Выполните команду Главная &#8594; Стили &#8594; Стили ячеек (Home &#8594; Styles &#8594; Cell Style) и в раскрывшейся коллекции выберите стиль Надпись.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы создать новый документ на основе шаблона с дополнительными стилями и оформлением, щелкните на кнопке Office, в появившемся меню выберите команду Создать (New) и в разделе Шаблоны (Tempaltes) открывшегося диалогового окна Создание книги (New Workbook) выберите пункт Установленные шаблоны (Installed Templates). После этого в списке Установленные шаблоны (Installed Templates) выберите нужный шаблон и дважды щелкните на его значке. Любую книгу Excel можно использовать в качестве шаблона, предварительно сохранив ее в файле формата XLTX.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Хотя наш текущий документ был создан без использования шаблона, в нем есть несколько стандартных стилей Excel:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Обычный (Normal) – стандартный стиль ячеек;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Процентный (Percentage) – стиль ячеек, содержащих процентные величины;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Финансовый (Comma) – денежные значения (рубли и копейки);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Финансовый [0] (Comma [0]) – денежные значения (только рубли);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Денежный (Currency) – денежные значения (рубли, копейки и знак денежной единицы);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Денежный [0] (Currency [0]) – денежные значения (только рубли и знак денежной единицы).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Чтобы задать ячейкам таблицы денежный стиль представления чисел, выделите ячейки В4:Н12.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкните на ячейке F14. Эта ячейка будет присоединена к выделению.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;18. Выберите команду Главная &#8594; Стили &#8594; Стили ячеек (Home &#8594; Styles &#8594; Cell Styles) и в появившейся коллекции выберите стиль Денежный (Currency). Таблица станет такой, как показано на рис. 9.13.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 5. Формат чисел&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Так как программа Excel предназначена для обработки чисел, важную роль играет правильная настройка их формата. Для человека число 10 – это просто единица и ноль. С точки зрения Excel эти две цифры могут нести совершенно разную информацию в зависимости от того, обозначают ли они количество работников компании, денежную величину, процентную часть целого или фрагмент текста «10 ведущих фирм». Во всех четырех ситуациях это число должно отображаться и обрабатываться по-разному. Excel поддерживает следующие форматы данных:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Общий (General) – текст и числовые значения произвольного типа;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Числовой (Number) – наиболее общий вариант представления чисел;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Денежный (Currency) – денежные величины;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Финансовый (Accounting) – денежные величины с выравниванием по разделителю целой и дробной частей;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Дата (Date) – дата или дата и время;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Время (Time) – время или дата и время;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Процентный (Percentage) – значение ячейки, умноженное на 100 с символом % в конце;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Дробный (Fraction) – рациональные дроби с числителем и знаменателем;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Экспоненциальный (Scientific) – десятичные дробные числа;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Текстовый (Text) – текстовые данные отображаются точно так же, как вводятся и обрабатываются строки, вне зависимости от их содержимого;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Дополнительный (Special) – форматы для работы с базами данных и списками адресов;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Все форматы (Custom) – формат, настраиваемый пользователем.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Наиболее распространенные варианты формата данных можно назначать с помощью элементов управления группы Число (Number) вкладки Главная (Home).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните сначала в ячейке С4, затем – на кнопке Процентный формат (Percent Style). Величина ячейки С4 будет умножена на 100 и к ней добавится знак процента (%).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните сначала в ячейке Сб, затем – на кнопке Формат с разделителями (Comma Style). Эта кнопка заставляет числа выравниваться в столбце по разделителю целой и дробной частей.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Выделите ячейку С7.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на кнопке Увеличить разрядность (Increase Decimal). Эта кнопка не изменяет основной формат, но добавляет один знак в дробной части числа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Нажмите клавишу Enter и щелкните на кнопке Уменьшить разрядность (Decrease Decimal). Эта операция убирает один знак дробной части и округляет число.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В результате ячейки с С4 по С9 будут выглядеть совершенно по-разному, хотя исходно в них были введены одинаковые числа. Другие форматы назначаются с помощью следующих действий.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните в ячейке СЮ.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на кнопке, расположенной в правом нижнем углу группы Число (Number). Откроется диалоговое окно с открытой вкладкой Число (Number), как показано на рис. 9.14.<br>
<img border=0 src="i_206.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 9.14. Вкладка выбора формата данных<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. В списке Числовые форматы (Category) щелкните на пункте Дата (Date).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. В появившемся списке Тип (Туре) щелкните на строке 14 мар 01 (14-Маг-01). Затем щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Аналогичным образом назначьте ячейке СП формат Экспоненциальный (Scientific), а ячейке С12 – формат Числовой (Number). После этого таблица должна выглядеть так, как показано на рис. 9.15.<br>
<img border=0 src="i_207.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 9.15. Различные форматы чисел<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание, что среднее значение таблицы не изменилось, то есть при смене формата изменяется только способ отображения, а сами числовые значения остаются неизменными. Для проверки этого факта выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Дважды щелкните в ячейке СЮ и измените величину 03.01.1900 на 03.02.1900.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Нажмите клавишу Enter. Среднее значение таблицы (которое выводится в денежном формате) моментально изменится на 7.49р. Как видите, можно суммировать даты с процентами и в результате получать рубли. Это типичный пример неверного назначения форматов данных.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 6. Размеры ячеек и их закрепление&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы таблица помещалась на экран компьютера или на страницу принтера, можно подрегулировать ширину и высоту ячеек.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Поместите указатель на границу между заголовками столбцов А и В, чтобы он принял форму двунаправленной стрелки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Нажмите кнопку мыши и перетащите границу столбцов влево, уменьшив этим ширину первого столбца.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Выделите строки 13 и 14 (рис. 9.16).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на кнопке Главная &#8594; Ячейки &#8594; Формат (Home &#8594; Cells &#8594; Format) и в появившейся коллекции выберите пункт Высота строки (Row Height).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В открывшемся диалоговом окне введите число 17 и щелкните на кнопке ОК. Выделенные строки станут выше.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Чтобы максимально сузить таблицу, перетащите мышь по кнопкам строк с 1 по 14, выделив тем самым все ячейки данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на кнопке Главная &#8594; Ячейки &#8594; Формат (Home &#8594; Cells &#8594; Format) и в появившейся коллекции выберите пункт Автоподбор ширины столбца (AutoFit Row Height). Эта операция максимально сузит столбцы, но лишь до такого размера, чтобы все данные свободно помещались в ячейках таблицы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Иногда при редактировании таблицы приходится копировать или переносить данные между ячейками, далеко отстоящими друг от друга. В этом случае можно закрепить часть строк и столбцов на экране. Работая с большими таблицами, бывает удобно закрепить строку и столбец заголовков, чтобы не запутаться в ячейках. Для закрепления заголовков выполните следующие шаги.<br>
<img border=0 src="i_208.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 9.16. Таблица с закрепленными ячейками<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните в ячейке В4. Щелкните на кнопке Вид &#8594; Окно &#8594; Закрепить области (View &#8594; Window &#8594; Freeze Panes) и в появившейся коллекции выберите пункт Закрепить области (Freeze Panes). Ячейки, расположенные выше или левее выделенной, окажутся закрепленными и отгороженными от остальной таблицы тонкими черными линиями.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните три раза на кнопке прокрутки вниз.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Теперь два раза щелкните на кнопке прокрутки вправо. Лист Excel прокручивается как обычно, но закрепленные ячейки остаются на экране, как показано на рис. 9.16. Создается впечатление, что столбцы В и С, а также строки 4, 5 и 6 временно исчезли с экрана.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Чтобы отменить закрепление, щелкните на кнопке Вид &#8594; Окно &#8594; Закрепить области (View &#8594; Window &#8594; Freeze Panes) и в появившейся коллекции выберите пункт Снять закрепление областей (Unfreeze Panes). Лист будет выглядеть так, как прежде.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контрольное упражнение<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Попробуйте самостоятельно заполнить данными один лист электронной таблицы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Переключитесь на лист Лист5.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Измените название этого листа на Календарь.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Введите в ячейку A3 символы Пн.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Перетащите маркер выделения вниз, чтобы ячейки с A3 по А9 заполнились сокращенными названиями дней недели.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В прямоугольную область B3:F9 введите числа календаря на текущий месяц.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В строке 1 введите заголовок Календарь на текущий месяц, объедините для него несколько ячеек и выровняйте заголовок по правому краю диапазона.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Добавьте обрамление жирной линией вокруг блока ячеек A3:F9.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Отделите границей столбец А от столбца В.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как быстро добавить вертикальную границу?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Залейте фон ячеек строк 8 и 9 красным цветом, а шрифт текста этих строк выделите жирным начертанием.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как изменить фон ячеек?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Объедините ячейки А11:С11 и введите в них текст Всего дней в месяце.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. В ячейку D11 вставьте формулу, подсчитывающую число дней месяца.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как подсчитать число дней месяца?<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для подсчета числа дней в месяце в нашем случае можно воспользоваться как минимум двумя функциями: Счет (Count) и Макс (Мах). Обе эти функции относятся к категории Статистические (Statistical).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Скопируйте текущий лист в новую книгу Excel с одним листом и сохраните новую книгу в файле Календарь.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. В книге Электронная таблица раскройте лист Клиенты и скопируйте его, расположив копию перед листом Календарь.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Перейдите на созданный лист Клиенты (2) и удалите строку 9.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Переименуйте этот лист, дав ему название Формулы. Затем сохраните документ.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подведение итогов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии вы узнали, как добавлять, копировать и переименовывать листы Excel, строить таблицы, оформлять и форматировать их. Вы познакомились с разными форматами чисел и научились настраивать собственные стили.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В упражнениях занятия вы строили формулы для расчета среднего значения, суммы и количества чисел. Вычисление статистических величин – одно из основных назначений электронных таблиц. Расчеты в Excel выполняются с помощью формул. На следующем занятии вы узнаете основные правила построения формул и познакомитесь с некоторыми функциями Excel.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 10<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Формулы и функции<br></h3><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Тема занятия<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;С помощью формул и функций можно выполнять математическую и статистическую обработку данных листа Excel. На этом занятии вы научитесь:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• вводить формулы;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• пользоваться стандартными функциями;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• ссылаться на диапазон ячеек;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• выполнять сложные вычисления;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• копировать формулы;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• исправлять ошибки в формулах.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вам, наверное, не раз приходилось подсчитывать сумму или среднее значение столбцов или строк таблиц. Excel может выполнять с данными ячеек листа те же вычисления, которые выполняются с помощью калькулятора. Формулы и функции Excel способны обрабатывать величины как конкретных ячеек таблицы, так и целых блоков (например, строк или столбцов). Формулы Excel могут быть очень сложными, а результат их вычислений, в свою очередь, можно использовать в других расчетах. Неоспоримым преимуществом электронной таблицы является то, что при изменении данных листа результаты вычислений моментально обновляются.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вычисления в Excel<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Все вычисления в Excel выполняются с помощью формул, которые можно вводить в любые ячейки листа. Если содержимое ячейки начинается со знака равенства (=), Excel полагает, что вслед за этим знаком идет формула, и пытается выполнить указанную операцию. Когда это удается, в ячейку с такой формулой выводится результат расчета. Если что-то не так, появляется сообщение об ошибке. Сама формула отображается в ячейке только в том случае, если ячейка находится в режиме редактирования текста (то есть после двойного щелчка в ней). Если ячейка просто выделена, то ее формула выводится в строке формул в верхней части окна Excel.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 1. Ввод формул&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Самым простым способом задания формулы является ее непосредственный ввод в строку формул. У этого варианта есть лишь один недостаток – вы должны помнить правила построения формул Excel, названия встроенных функций и методы ссылок на ячейки листа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Откройте файл Электронная таблица. xls, созданный на предыдущем занятии. В этой рабочей книге есть лист Формулы, измененный в контрольном упражнении предыдущего занятия. Раскройте его. Первые семь строк листа должны выглядеть так, как показано на рис. 10.1, а остальные ячейки оставаться пустыми. Если это не соответствует действительности, отредактируйте лист.<br>
<img border=0 src="i_209.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 10.1. Ввод формулы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните в ячейке В10 и введите формулу =(C3-В3)/В3*100<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Знак равенства указывает программе Excel, что ячейка содержит формулу. C3 и B3 – это ссылки на содержимое соответствующих ячеек. Если предположить, что таблица содержит объем продаж продукции различным клиентам, то величина (C3-B3) – это прирост продаж для фирмы Фантом с января по февраль. Разделив полученную величину на B3 (продажи за январь), получаем относительный прирост продаж за месяц. Результат умножается на 100, что дает прирост в процентах. Как видите, в ячейки можно вводить простые арифметические выражения со знаками +, -, * и /, а также скобками, определяющими последовательность выполнения операций.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В упражнении 2 предыдущего занятия вы изучили прием автозаполнения ячеек последовательными названиями месяцев и числами. Давайте воспользуемся тем же приемом для добавления однотипных формул.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните в ячейке В10 и перетащите угловой маркер выделения вправо, чтобы оказались охваченными ячейки с В10 по F10.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы результат выводился в процентах, не обязательно умножать его на 100, достаточно сменить формат данных, выделив ячейку и щелкнув на кнопке Процентный формат (Percent Style), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Число (Number)<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На первый взгляд кажется, что в ячейки C10:F10 должна дублироваться формула ячейки В10, но это не так. Excel поддерживает механизм относительных ссылок на ячейки. Когда формула переносится на одну клетку вправо, точно так же смещаются все ссылки этой формулы (это верно и для смещения формулы в любых других направлениях на любое число ячеек). То есть в ячейке СП появится формула =(D3-C3)/C3*100, в ячейке D10 – формула =(E3-D3)/D3*100 и т. д. Чтобы проверить это, щелкните на каждой ячейке и изучите содержимое строки формул. В итоге ячейки строки 10 будут содержать относительный прирост продаж компании Фантом по месяцам.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Выделите строки с третьей по седьмую.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелчком на кнопке Вырезать (Cut) в группе Буфер обмена (Clipboard) на вкладке Главная (Home) вырежьте их содержимое.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните в ячейке А2 правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Вставить (Paste). Данные таблицы переместятся вверх на одну строку. Теперь снова изучите формулы ячеек в строке 10.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;При смещении ячеек с данными с помощью операций вырезания и вставки ссылки на эти ячейки в имеющихся формулах модифицируются так, что в обновленной таблице в расчетах принимают участие те ячейки, в которые были перемещены исходные данные.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если необходимо, чтобы знак равенства в начале текста ячейки не воспринимался как индикатор формулы, а интерпретировался как символ, поставьте перед ним одинарную кавычку ().<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 2. Функции&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Excel поддерживает множество стандартных математических функций, которые можно вставлять в формулы. С некоторыми из них, такими как СУММ (SUM), СРЗНАЧ (AVERAGE), МАКС (МАХ) и СЧЕТ (COUNT), вы познакомились на предыдущем занятии. Теперь мы будем учиться работать с другими функциями.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните в ячейке Н8 и введите текст Максимум. Нажмите клавишу Tab.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Вставить функцию (Insert Function), которая находится на вкладке Формулы (Formulas) в группе Библиотека функций (Function Library). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 10.2.<br>
<img border=0 src="i_210.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 10.2. Вставка функции<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы найти нужную функцию, можно кратко описать желаемую процедуру в текстовом поле Поиск функции (Search for a function) или же выбрать ее категорию в списке Категория (Or a select a category) этого диалогового окна, а затем прокрутить список Выберите функцию (Select a function). Выделив имя одной из функций, вы увидите ее описание в нижней части диалогового окна. Excel делит все функции на следующие категории:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Финансовые (Financial) – функции для расчета амортизации имущества, стоимости основных фондов, нормы прибыли, величины выплат на основной капитал и других финансовых показателей.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Дата и время (Date & Time) – операции прямого и обратного преобразования даты и времени в текстовые строки. Функции этой группы перечислены в табл. 10.1.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Таблица 10.1. Функции обработки даты и времени&nbsp;--//&nbsp;<br><img border=0 src="i_211.png"><br><img border=0 src="i_212.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Математические (Math & Trig) – математические и тригонометрические функции; некоторые из них приведены в табл. 10.2.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Таблица 10.2. Математические и тригонометрические функции&nbsp;--//&nbsp;<br><img border=0 src="i_213.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Статистические (Statistical) – функции для расчета среднего значения, дисперсии, статистических распределений и других вероятностных характеристик. Некоторые статистические функции перечислены в табл. 10.3.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Таблица 10.3. Статистические функции&nbsp;--//&nbsp;<br><img border=0 src="i_214.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Ссылки и массивы (Lookup & Reference) – операции преобразования ссылки на ячейку в число, расчета ссылок на основе числовых аргументов, вычисления числа строк и столбцов диапазона и других параметров, связанных с адресацией ячеек листа Excel.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Работа с базой данных (Database) – функции формирования выборки из базы данных и расчета статистических параметров величин, расположенных в базе данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Текстовые (Text) – функции для работы с текстовыми строками. Часть этих функций перечислена в табл. 10.4.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Таблица 10.4. Текстовые функции&nbsp;--//&nbsp;<br><img border=0 src="i_215.png"><br><img border=0 src="i_216.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Логические (Logical) – шесть функций для работы с данными логического типа, то есть величинами или условиями, принимающими истинное или ложное значение. Эти функции перечислены в табл. 10.5.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Таблица 10.5. Логические функции&nbsp;--//&nbsp;<br><img border=0 src="i_217.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Проверка свойств и значений (Information) – функции проверки типа данных аргумента, режима форматирования ячейки, типа сгенерированной ошибки и других специальных условий.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Инженерные (Engineering) – функции для проведения различных инженерных расчетов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В списке Категория (Function Category) есть также пункты Полный алфавитный перечень (АН) и 10 недавно использовавшихся (Most Recently Used), которые выводят соответственно список всех функций и 10 функций, применявшихся последними.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Выберите в списке Категория (Or a select a category) диалогового окна вставки функций пункт Статистические (Statistical), как показано на рис. 10.2.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Выберите в списке Функция (Function Name) пункт МАКС (МАХ).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке ОК. Откроется окно ввода диапазона ячеек, показанное на рис. 10.3.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Некоторые функции, например SIN, имеют только один аргумент, поскольку нельзя вычислить синус сразу двух чисел. Однако многие функции, подобные МАКС (МАХ), способны обрабатывать практически неограниченные массивы данных. Такие функции могут воспринимать до 30 аргументов, каждый из которых является числом или ссылкой на одну или несколько ячеек.<br>
<img border=0 src="i_218.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 10.3. Окно ввода аргументов<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В качестве аргументов могут выступать также арифметические выражения и другие функции, возвращающие значения нужного типа.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;С помощью функции МАКС (МАХ) вы сейчас найдете максимальный уровень продаж за один месяц для компаний Фантом, РИФ и Викинг.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на кнопке в правой части поля Число 1 (Number 1). Диалоговое окно свернется в строку, открывая доступ к ячейкам листа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Выделите все числовые ячейки строки Фантом. Обозначение соответствующего диапазона ячеек появится в строке свернутого диалогового окна ввода аргументов (рис. 10.4).<br>
<img border=0 src="i_219.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 10.4. Выбор ячеек для первого аргумента<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните на кнопке в строке аргумента. На экране снова развернется окно ввода аргументов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на кнопке в правой части поля Число 2 (Number 2).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Выделите ячейки B5:G5 и снова щелкните на кнопке в строке ввода аргумента. Поскольку вы ввели уже два аргумента, Excel автоматически добавит поле ввода третьего.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Введите в поле Число 3 (Number 3), как показано на рис. 10.5, текст B7:G7. Это диапазон нужных ячеек строки Викинг. В диалоговом окне правее полей с аргументами демонстрируются их реальные значения. Ниже списка чисел отображается результат вычислений.<br>
<img border=0 src="i_220.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 10.5. Три диапазона ячеек в качестве аргументов функции МАКС<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Щелкните на кнопке ОК. В ячейке 18 появится максимальное число из диапазона, записанного в строках 2, 4 и 6. Сама формула появится в строке формул в верхней части окна Excel. Щелкните в этой строке. Три аргумента функции МАКС (МАХ), задающие три диапазона ячеек, будут выделены разными цветами, а соответствующие группы ячеек листа Excel окажутся обведенными рамками соответствующих цветов, как показано на рис. 10.6.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если вы хорошо знакомы с синтаксисом функций и формул Excel, то можете просто вводить формулы в ячейки, как это делалось на предыдущем занятии, не пользуясь диалоговыми окнами выбора функции и ввода аргументов.<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 3. Диапазон ячеек&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для ссылки на данные ячеек листа в Excel используются имена ячеек, состоящие из буквы столбца (или двух букв, если столбцов больше 26) и номера строки. Так как многие функции могут воспринимать в качестве аргументов целые массивы данных, нужно усвоить правила ссылок на такие массивы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните в ячейке Н9 и введите текст Сумма, как показано на рис. 10.7. Затем нажмите клавишу Tab.<br>
<img border=0 src="i_221.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 10.6. Группы ячеек, выступающие в качестве аргументов формулы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Введите формулу =СУММ() (=SUM())<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Эта формула вычисляет сумму всех величин, указанных в скобках в качестве аргумента.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните в строке формул и поместите курсор между двумя скобками.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Введите в скобки текст В: В.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке Ввод слева от строки формул. В ячейке 19 появится сумма всех ячеек столбца В, так как символы В: В обозначают все ячейки столбца В.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Снова щелкните в строке формул. В таблице окажется выделенной та группа ячеек, которые описываются аргументом В: В.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Повторите шаги с 3 по 6, поочередно вводя в скобки формул значения из первого столбца табл. 10.6. Изучите, какие диапазоны ячеек соответствуют указанным условным обозначениям. Немного потренировавшись, вы сможете указывать в качестве аргумента функции любые группы ячеек листа. Если в разных формулах часто приходится ссылаться на одну и ту же группу ячеек, особенно если в группу входят разрозненные ячейки из разных областей листа, ей удобно присвоить специальное имя.<br>
<img border=0 src="i_222.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 10.7. Столбец В в качестве аргумента функции<br>
&nbsp;//--&nbsp;Таблица 10.6. Способы ссылки на группы ячеек&nbsp;--//&nbsp;<br><img border=0 src="i_223.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Перетаскиванием мыши выделите ячейки B3:G3 (рис. 10.8).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Нажмите клавишу Ctrl и перетащите указатель мыши по ячейкам B5:G5.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Введите в поле Имя (Name Box) слово Строки, как показано на рис. 10.8.<br>
<img border=0 src="i_224.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 10.8. Именованная группа ячеек<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Нажмите клавишу Enter.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Щелкните в ячейке 19 и введите формулу: =СУММ (Строки) (=SUM (Строки))<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;После нажатия клавиши Enter в ячейке 19 появится сумма двенадцати ячеек строк 3 и 5.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Щелкните на стрелке раскрывающегося списка Имя (Name Box).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Выберите пункт Строки. Окажутся выделенными ячейки диапазона Строки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Таблица может содержать несколько именованных диапазонов ячеек. Такие именованные диапазоны значительно упрощают формулы, делая их более наглядными.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Формулы<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Формулы Excel чрезвычайно многогранны и заслуживают того, чтобы написать о них отдельную книгу. Чтобы лучше изучить формулы, пользуйтесь справочной системой Excel, дающей исчерпывающую информацию обо всех функциях и правилах построения формул.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 4. Копирование формул&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Иногда требуется провести одинаковые расчеты с разными группами ячеек. В такой ситуации можно сэкономить время и скопировать формулы, так как Excel поддерживает относительную адресацию ячеек. В строке 10 нашего примера уже есть формулы, рассчитывающие относительный прирост продаж по месяцам для клиента Фантом. Давайте скопируем их, чтобы получить таблицу прироста продаж для всех клиентов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните в любой непустой ячейке в строке 10. Вы увидите, что выбранная формула ссылается на ячейки строки 3.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Выделите диапазон B10:F10.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Нажатием клавиш Ctrl+C скопируйте ячейки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните в ячейке В11, затем – на кнопке Вставить (Paste), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Буфер обмена (Clipboard). Появится еще одна строка ячеек с формулами. Щелкните в любой из них и посмотрите на строку формул. Вы увидите, что формулы новых ячеек ссылаются на данные строки 4 (рис. 10.9).<br>
<img border=0 src="i_225.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 10.9. Копирование формул<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните в ячейке В12 и нажмите клавиши Ctrl+V, чтобы вставить еще одну строку. Формулы этой строки уже будут ссылаться на данные строки 5. Таким образом, номера ячеек данных изменяются ровно на столько ячеек, на сколько смещается вставляемая формула.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание, что вырезание ячеек с формулами с последующей их вставкой в другое место листа никак не изменяет ссылки на данные.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Вставьте тот же самый фрагмент в ячейки В13 и В14.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Скопируйте заголовки строк из ячеек A3:А7 в ячейки А10:А14.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обычно Excel формирует относительные ссылки на ячейки. Но иногда нужно сослаться в формуле на ячейку с константой, которая не должна меняться при копировании формулы в другую ячейку или при перемещении исходных данных. В этом случае пользуйтесь абсолютными ссылками, которые отличаются от относительных наличием символа $ перед буквой столбца, перед номером строки или перед тем и другим, например $Е$15. В такой ссылке не изменяется та часть, перед которой стоит знак $. Например, копируя формулу =CYMM ($B$2:$G$6) (=SUM ($B$2:$G$6)) в другую ячейку, вы получите тот же самый результат, что и в исходной ячейке формулы.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Операция суммирования строк или столбцов – одна из наиболее распространенных. Чтобы создать формулы сумм строк или столбцов, не нужно даже копировать ячейки, Excel предлагает еще более быстрый способ.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Выделите группу ячеек 13:17, как показано на рис. 10.10.<br>
<img border=0 src="i_226.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 10.10. Автосумма<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на кнопке Автосумма (AutoSum), расположенной на вкладке Формулы (Formulas) в группе Библиотека функций (Function Library).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В новой версии Office вы может воспользоваться не только кнопкой Автосумма (AutoSum), для того чтобы заполнить формулами сразу несколько ячеек. Теперь вы можете аналогичным образом использовать и другие функции. Для того чтобы сделать это, щелкните на стрелке, расположенной в правой части кнопки Автосумма (AutoSum), после чего появится меню с еще несколькими функциями и пунктом Другие функции (More Functions), при выборе которого отображается окно мастера функций, позволяющее выбрать любую функцию.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Остается только ввести в ячейку II заголовок Итого, и столбец общей суммы продаж для всех пяти клиентов будет готов (см. рис. 10.10).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание на значок вставки, появляющийся в правом нижнем углу вставленного фрагмента. Благодаря ему легко выбрать вариант вставки: вставить число из копируемой ячейки, добавить абсолютную или относительную ссылку, сохранить формат исходной ячейки и т. д.<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 5. Поиск ошибок&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;По мере изучения формул и функций Excel вы, конечно же, будете делать ошибки. Это может быть неверно заданный диапазон ячеек, неправильное имя функции или просто пропущенная скобка. Excel зафиксирует ошибку и в случае неверного типа аргумента (если, к примеру, в ячейке вместо ожидаемой числовой величины оказалась текстовая).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните в ячейке 111 и введите формулу: =CP3HAЧB11:F11 (=AVERAGEB11:F11)<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Нажмите клавишу Enter. В ячейке появится сообщение #ИМЯ? (#NAME?), которое указывает на ошибку в имени функции. Слева от него находится маленький значок помощника, содержащий раскрывающийся список, в котором приводятся возможные способы устранения ошибки (рис. 10.11). В табл. 10.7 приведен список сообщений об ошибках, которые можно встретить в ячейках при работе с формулами.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Чтобы исправить формулу, двойным щелчком в ячейке 111 перейдите в режим редактирования формулы.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Таблица 10.7. Сообщения об ошибках в формулах&nbsp;--//&nbsp;<br><img border=0 src="i_227.png"><br><img border=0 src="i_228.png"><br><img border=0 src="i_229.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 10.11. Обнаружение ошибки<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Измените содержимое ячейки так, чтобы получилась формула =CP3HAЧ(B11:F11) (=AVERAGE(B11:F11))<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Инструмент автокоррекции формул сам исправляет наиболее очевидные ошибки. Например, если в рассматриваемой формуле вы забудете ввести только закрывающую скобку, программа сама добавит ее.<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 6. Применение функций&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;До сих пор вы пользовались только функциями СУММ (SUM), СРЗНАЧ (AVERAGE), СЧЕТ (COUNT) и МАКС (МАХ). Давайте рассмотрим на примере некоторые функции из разряда текстовых и логических, а также функции для работы с датой и временем. Результат всех вычислений, которые будут выполнены в этом упражнении, представлен на рис. 10.12.<br>
<img border=0 src="i_230.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 10.12. Результат работы функций Excel<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. На листе Формулы выделите и скопируйте ячейки B1:G1.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Разверните лист Лист3 (Sheet3).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните правой кнопкой мыши в ячейке А1 и выберите в контекстном меню команду Вставить (Paste).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Введите в ячейку A3 формулу: =ЛЕВСИМВ(А1;3) (=LEFT(A1;3))<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Эта формула возвращает три левых символа ячейки А1.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Перетащите угловой маркер выделения вправо, чтобы рамка охватила ячейки A3:F3. В результате в третью строку будут выводиться сокращенные варианты названий месяцев из ячеек первой строки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните в ячейке H3 и введите формулу: =СЦЕПИТЬ(B3;03) (CONCATENATE(B3;D3))<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В ячейке H3 появится объединение строк Фев и Апр.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. В ячейку А8 введите формулу =ТДАТА() (=N0WO)<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;После нажатия клавиши Enter в ячейке появятся текущие дата и время.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Введите в ячейки с В8 по В13 следующие формулы:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;=Г0Д(А8) (=YEAR(A8))<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;=МЕСЯЦ(А8) (=M0NTH(А8))<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;=ДЕНЬ(А8) (=DAY(A8))<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;=ЧАС(А8) (=H0UR(A8)),<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;=МИНУТЫ(А8) (=MINUTE(A8))<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;=СЕКУНДЫ(А8) (=SEC0ND(A8))<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В этих ячейках появятся по отдельности все шесть компонентов текущих даты и времени.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Дважды щелкните в ячейке А8, чтобы перевести ее в режим редактирования.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните на кнопке ввода слева от строки формул. Эта операция приведет к обновлению значения в ячейке А8, что повлияет и на числа в ячейках В8:В13.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Теперь давайте выполним логическую операцию.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Введите в ячейку А4 формулу: =ЕСЛИ(A3="Фев"; «Да»; «Нет») (=IF(A3="Фев"; «Да»;"Нет"))<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Эта операция сравнивает значение ячейки A3 с текстовой строкой Фев. В случае равенства выводится текст второго аргумента – Да. В случае неравенства выводится текст третьего аргумента – Нет. Так как в ячейке A3 присутствует текст Янв, то результатом этой операции будет значение Нет.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Растяните маркер ячейки А4 вправо, чтобы рамка охватила диапазон A4:F4.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В результате формулы строки 4 будут проверять ячейки строки 3 на совпадение их содержимого со строкой Фев. Как видите, слово Да появилось только в столбце В.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Знаки, которые используются в Excel для сравнения величин, перечислены в табл. 10.8. Обратите внимание, что текстовые строки, выступающие в качестве аргументов функций, должны заключаться в двойные кавычки.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Текстовые строки равны, если попарно совпадают все их символы, в противном случае строки не равны. Одна текстовая строка больше другой, если в ней код первого символа, несовпадающего в обеих строках, больше кода того же символа во второй строке.<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Таблица 10.8. Знаки сравнения&nbsp;--//&nbsp;<br><img border=0 src="i_231.png"><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контрольное упражнение<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии вы познакомились лишь с незначительным числом функций, доступных в Excel 2007. Остальные функции вам придется изучать самостоятельно с помощью справочной системы Excel. Выполняя это контрольное упражнение, проверьте, насколько хорошо вы освоили приемы выполнения расчетов в электронных таблицах.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. В файле Электронная таблица. xls раскройте лист Календарь, созданный в контрольном упражнении предыдущего занятия (рис. 10.13).<br>
<img border=0 src="i_232.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 10.13. Лист Календарь<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните в ячейке G3, введите формулу, вычисляющую среднее значение чисел строки 3 календаря, и нажмите клавишу Enter.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В ячейку H3 выведите целую часть этого среднего значения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;С помощью какой функции выделяется целая часть числа?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Продублируйте две полученные формулы во всех строках календаря.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как продублировать формулы двух ячеек в нескольких строках?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В ячейке G11 сосчитайте сумму средних значений, а в ячейке НИ с помощью функции ПРОИЗВЕД (PRODUCT) – произведение целых частей средних значений.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В ячейке F11 с помощью функции Q/MM (SUM) подсчитайте сумму всех ячеек строк 3 и 4 листа Excel.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как задать в качестве аргумента функции две строки листа?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Скопируйте содержимое ячейки F11.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните в ячейке F13 и вставьте в нее формулу из буфера обмена.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Сумму каких ячеек подсчитывает вставленная формула?<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подведение итогов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;С помощью упражнений этого занятия вы научились вводить формулы, пользоваться функциями, копировать формулы, находить и исправлять ошибки. Вы узнали о механизме относительной адресации ячеек и изучили некоторые функции, работающие с текстовыми строками и величинами типа даты и времени.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы наглядно представить результаты вычислений, их нужно оформить в виде диаграммы или графика. Именно этому способу отображения данных Excel и посвящено следующее занятие.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 11<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Графики и диаграммы<br></h3><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Тема занятия<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии изучаются приемы построения диаграмм, иллюстрирующих данные листа Excel. Вы познакомитесь со следующими операциями:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• выбор типа диаграммы;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• подписи маркеров данных;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• форматирование текста;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• совмещение данных разных листов;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• построение объемной диаграммы;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• форматирование рядов данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Модуль диаграмм приложения Excel автоматически генерирует диаграммы, отображающие данные листа в графической форме. Вам остается только выбрать нужный диапазон ячеек и указать тип диаграммы, а затем оформить полученный графический объект по своему вкусу.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В новой версии Office способ работы с диаграммами изменился. Если вы работали с предыдущими версиями Office, то вы поймете, что изменения существенные. Теперь нет мастера диаграмм, с помощью которого и производилась вся работа с диаграммами в предыдущих версиях. В Office 2007 в соответствие с концепцией нового интерфейса для работы с диаграммами используются три вкладки. Они позволяют выполнять все те же действия (и даже больше), что и мастер диаграмм, но более удобным и наглядным способом.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Добавление диаграммы<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте продолжим работать с файлом Электронная таблица. xls. Откройте его в Excel и разверните лист Клиенты. В упражнениях этого занятия будет добавлена и отформатирована диаграмма, представляющая данные этого листа в графической форме.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 1. Создание диаграммы&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для создания диаграммы проще всего воспользоваться инструментами, расположенными в группе Диаграммы (Charts) вкладки Вставка (Insert). Вы уже познакомились с ними на занятии 3.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Чтобы создать диаграмму, следует сначала указать источник данных. Для этого выделите прямоугольную область ячеек A1:G7.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Источник данных можно задать и после создании диаграммы, но удобнее делать это перед созданием диаграммы.<br>
<br><br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Исходные числовые данные для диаграммы следует выделять вместе со строкой и столбцом заголовков таблицы, чтобы соответствующие названия автоматически появлялись в легенде и на оси категорий диаграммы.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Тип диаграммы можно выбрать в коллекциях, вызываемых с помощью кнопок в группе Диаграммы (Charts) на вкладке Вставка (Insert). Выберем линейчатый тип диаграммы (clustered bar).<br>
<img border=0 src="i_233.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 11.1. Выбор типа диаграммы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы просмотреть сразу все типы диаграмм, вы можете воспользоваться командой Все типы диаграмм (All Chart Types), которая расположена внизу коллекции с типами диаграмм. После выполнения этой команды откроется диалоговое окно.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на кнопке Линейчатая (Ваг), как показано на рис. 11.1.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В появившейся коллекции выберите пункт Линейчатая с группировкой (Clustered Bar).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. После выбора диаграммы на листе появится область диаграммы с вашей диаграммой.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание, что на линейке появились несколько дополнительных вкладок для работы с диаграммой. С помощью этих вкладок мы и будем настраивать параметры нашей диаграммы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Созданная нами диаграмма содержит лишний ряд данных, появившийся из-за наличия в выделенной области пустой строки 2.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Чтобы скорректировать источник данных, щелкните на кнопке Выбрать данные (Select Data), расположенной на вкладке Конструктор (Design) в группе Данные (Data), как показано на рис. 11.2.<br>
<img border=0 src="i_234.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 11.2. Скорректированный источник данных<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Появится диалоговое окно Выбор источника данных (Select Data Source).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните на кнопке, расположенной в правой части поля Диапазон данных для диаграммы (Chart data range).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Диалоговое окно свернется в одну строку, открыв доступ к листу Excel.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Выделите ячейки A1:G1.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, перетащите мышь из ячейки A3 в ячейку G7. Эта операция добавит к выделению вторую группу ячеек, как показано на рис. 11.2.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Щелкните еще раз на кнопке, расположенной в правой части поля Диапазон данных для диаграммы (Chart data range), чтобы вновь развернуть диалоговое окно. После этого в поле Диапазон данных для диаграммы (Chart data range) появится формула =Клиенты! $А$1: $G$1; Клиенты! $А$3: $G$7<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В этой формуле с помощью абсолютных ссылок задаются две области данных из листа Клиенты. Немного потренировавшись, можно научиться вручную вводить формулы источников данных любых конфигураций.<br>
<img border=0 src="i_235.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 11.3. Настройка параметров диаграммы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Чтобы настроить макет диаграммы, перейдите на вкладку Макет (Layout), как показано на рис. 11.3.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Чтобы добавить название диаграммы на вкладке Макет (Layout) в группе Подписи (Labels), щелкните на кнопке Название диаграммы (Chat Title).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. В появившейся коллекции выберите элемент Над диаграммой (Above Title). В верхней части области диаграммы появится название диаграммы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Чтобы изменить его, наведите указатель мыши на область названия диаграммы и щелкните левой кнопкой мыши.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. Введите в качестве названия текст Активность клиентов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;18. Чтобы добавить подписи для осей, щелкните на кнопке Названия осей (Axis Titles). В появившемся меню можно задать режим вывода вертикальной и горизонтальной осей.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;19. Для основной горизонтальной оси выберите вариант Название под осью (Title Below Axis).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;20. Для основной вертикальной оси выберите вариант Вертикальное название (Vertical Title).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;21. После добавления подписей осей введите текст для них. Для горизонтальной оси введите текст Объем продаж, а для вертикальной – Месяцы (см. рис. 11.3).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;22. Чтобы поместить диаграмму на отдельный лист, на вкладке Конструктор (Design) в группе Расположение (Location) щелкните на кнопке Переместить диаграмму (Move Chart).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;23. В появившемся диалоговом окне Перемещение диаграммы (Move Chart) установите переключатель На отдельном листе (New Sheet), как показано на рис. 11.4.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;24. В текстовое поле имени нового листа введите название Диаграмма. Результат показан на рис. 11.5.<br>
<img border=0 src="i_236.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 11.4. Выбор расположения диаграммы<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 2. Выбор типа диаграммы&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для лучшего отражения той или иной природы данных следует подобрать соответствующий тип диаграммы. Его, так же как и любые другие параметры, заданные при создании диаграммы, всегда можно сменить позже в процессе форматирования документа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Чтобы выбрать другой тип диаграммы, выполните команду Конструктор &#8594; Тип &#8594; Изменить тип диаграммы (Design &#8594; Туре &#8594; Change Chart Туре). Откроется диалоговое окно, в котором вы можете выбрать нужный тип диаграммы (рис. 11.6).<br>
<img border=0 src="i_237.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 11.5. Готовая диаграмма на отдельном листе<br>
<br><img border=0 src="i_238.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 11.6. Изменение типа диаграммы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если вы красиво отформатировали диаграмму и хотите записать ее в качестве именованного типа, чтобы пользоваться им в дальнейшем в качестве шаблона для создания других подобных диаграмм, щелкните на кнопке Конструктор &#8594; Тип &#8594; Сохранить как шаблон (Design &#8594; Туре &#8594; Manage Templates), введите в открывшемся диалоговом окне имя шаблона, а затем щелкните на кнопке Сохранить (Save). После этого новый тип диаграммы, оформленной аналогично текущей, будет представлен на вкладке Шаблоны (Templates) диалогового окна Вставка диаграммы (Insert Chart).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Выберите образец Объемная разрезанная круговая (Exploded pie in 3-D).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на кнопке ОК.<br>
<img border=0 src="i_239.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 11.7. Настройка источника данных<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Диаграмма выбранного типа может отображать только один ряд (строку) данных, поэтому давайте сменим источник данных и воспользуемся выбранным типом для представления итоговых данных листа Клиенты.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на кнопке Выбрать данные (Select Data) в группе Данные (Data) вкладки Конструктор (Design), как показано на рис. 11.7.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Замените содержимое поля Диапазон формулой =Клиенты!$А$9:$G$9<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Это заставит Excel воспользоваться данными ячеек A9:G9 листа Клиенты, так как знак доллара ($) задает абсолютную адресацию ячеек.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Чтобы указать программе ячейки с названиями столбцов, щелкните на кнопке Изменить (Edit), расположенной в верхней части списка Подписи горизонтальной оси (категории) (Horizontal (Category) Axis Labels). В этом списке находятся подписи делений по оси X (категорий). Появится диалоговое окно Подписи оси (Axis Labels).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на ярлычке листа Клиенты.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Выделите группу ячеек B1:G1, содержащих заголовки столбцов (рис. 11.8).<br>
<img border=0 src="i_240.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 11.8. Выбор ячеек с подписями категорий<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. В диалоговом окне Подписи оси (Axis Labels) щелкните на кнопке, расположенной в правой части поля ввода.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Выбор источника данных (Select Data Source).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. После этого диаграмма будет выглядеть примерно так, как показано на рис. 11.9. Заметьте, что с помощью довольно несложных действий можно полностью изменить практически все элементы диаграммы.<br>
<img border=0 src="i_241.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 11.9. Диаграмма с вырезанными секторами<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Форматирование диаграммы<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если лист Excel в основном служит только рабочим полем, а его оформление не играет особой роли, то диаграммы предназначены для облегчения восприятия числовых данных, поэтому на их внешний вид следует обращать особое внимание. Правильное форматирование диаграммы визуально выделяет существенные данные и не привлекает внимание к менее важным данным. С помощью искусно построенной диаграммы можно даже завуалировать нежелательную для вас информацию и, акцентировав внимание на достижениях, скрыть результаты мелких просчетов. В упражнениях этого раздела выполняется преобразование диаграммы, созданной в упражнении 1. На ее примере вы научитесь некоторым операциям, которые затем будете применять в повседневной работе.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 3. Подписи рядов данных&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Любая диаграмма состоит из элементов, к которым относятся такие объекты, как область построения диаграммы, оси, координатная сетка, маркеры данных, заголовки. Щелчком левой кнопки мыши можно выделить любой элемент, а щелчком ее правой кнопки – раскрыть его контекстное меню. Помимо стандартных элементов, которые практически всегда присутствуют на диаграмме, Excel позволяет добавлять разные дополнительные элементы, усиливающие наглядность диаграммы и повышающие ее информативность. К таким вспомогательным элементам относятся подписи рядов данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните правой кнопкой мыши на любом секторе диаграммы и выберите в контекстном меню команду Формат подписей данных (Format Data Labels).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В открывшемся диалоговом окне щелкните на строке Параметры подписи (Label Options), открыв доступ к соответствующим параметрам, как показано на рис. 11.10. В разделе Включить в подписи (Label Contains) можно установить один или несколько флажков, чтобы определить, что именно будет содержаться в подписи:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Имя ряда (Series Name);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Имена категорий (Category Name) – название соответствующей отметки оси X;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Значения (Value) – числа источника данных;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Доли (Percentage) – процентная доля данного элемента данных в общем объеме;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Размеры пузырьков (Show Bubble Sizes) – численное значение диаметра пузырька, доступного только для диаграмм типа Пузырьковые (Bubble).<br>
<img border=0 src="i_242.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 11.10. Настройка подписей данных<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Так как секторные диаграммы не имеют осей, на них автоматически добавляются подписи данных, показывающие соответствие сектора тому или иному столбцу (строке) данных. В рассматриваемом примере подписями данных являются названия категорий Январь, Февраль и т. д.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Чтобы добавить к названиям категорий процентную долю сектора каждого месяца в общем объеме продаж, установите флажки Имена категорий (Category Name) и Доли (Percentage).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Сбросьте флажок Линии выноски (Show Leader Lines). Этот флажок выводит линии, связывающие подписи с соответствующими маркерами данных, но в данной ситуации и без них понятно, какому сектору соответствует та или иная надпись, а линии лишь загромождают диаграмму.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке Закрыть (Close). После этого рядом с названиями месяцев появятся числа, характеризующие долю, занимаемую соответствующим сектором в целом круге и выраженную в процентах.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 4. Форматирование текста&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание, что подписи на нашей диаграмме плохо читаются из-за небольшого размера и черного цвета. Попробуем изменить подписи рядов данных таким образом, чтобы они лучше читались. В верхней части диаграммы присутствует заголовок Итого, но текст заголовка непонятен и скорее запутывает, чем разъясняет смысл диаграммы. Давайте исправим эти недочеты.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на подписях ряда данных правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Шрифт (Font).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В появившемся диалоговом окне в поле Размер (Size) введите число 20 (рис. 11.11).<br>
<img border=0 src="i_243.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 11.11. Диалоговое окно Шрифт<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В раскрывающемся списке Цвет (Color) выберите белый цвет.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подписи ряда данных сменят цвет и останутся выделенными (то есть будут окружены габаритным прямоугольником с маркерами).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если подписи некоторых секторов диаграммы оказались за их пределами, перетащите их с помощью мыши на сами сектора.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Теперь давайте изменим шрифты названия (и текст названия) и легенды диаграммы, но сделаем это немного другим способом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Выделите область названия диаграммы, щелкнув на ней левой кнопкой мыши.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;На вкладке Главная (Home) в группе Шрифт (Font) вы можете изменить такие параметры шрифта, как сам шрифт, размер, цвет, начертание (полужирный, курсив, подчеркнутый и комбинации этих начертаний) и т. п.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В поле со списком Размер шрифта (Font Size), которое расположено на вкладке Главная (Home) в группе Шрифт (Font), установите размер шрифта равный 28.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Чтобы перейти в режим редактирования надписи, щелкните на ней еще раз. Габаритный прямоугольник исчезнет, а вместо него появится текстовый курсор.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Сотрите старую надпись и введите текст Продажи по месяцам.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Чтобы завершить редактирование текстового элемента, щелкните мышью за его пределами.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;С помощью операций 1–9 можно изменить любую надпись, присутствующую на диаграмме.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рассмотрим еще один способ изменения шрифта, на примере легенды.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните правой кнопкой мыши в области легенды. Появится контекстное меню легенды, а также мини-панель, с помощью которой можно выполнить форматирование текста.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Выберите в поле со списком размер 18 и с помощью соответствующих кнопок установите для текста начертания полужирный и курсив.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;После этого диаграмма должна выглядеть примерно так, как показано на рис. 11.12.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание, что при форматировании одной подписи синхронно меняются и другие подписи того же ряда данных. Однако подписи данных можно модифицировать и по отдельности. Давайте выделим курсивом подпись сектора Июнь (поскольку это итоговая величина для полугодия). Чтобы выполнить задуманное, нужно сначала выделить элемент в группе подписей.<br>
<img border=0 src="i_244.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 11.12. Мини-панель для работы с текстом<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Щелкните на тексте Июнь 15 %, чтобы вокруг него появился габаритный прямоугольник с надписями. (При этом предполагается, что группа подписей данных диаграммы уже была выделена. Если это не так, щелчком выделите все подписи, затем немного подождите и повторным щелчком выделите указанный текст.)<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Щелкните на выделенной подписи правой кнопкой мыши и с помощью появившейся панели инструментов задайте для текста начертание полужирный курсив. В списке Размер (Font Size) выберите значение 24, а в раскрывающейся палитре Цвет текста (Font Color) выберите желтый цветовой образец.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Переместите указатель на рамку габаритного прямоугольника, нажмите кнопку мыши и перетащите рамку влево и чуть вверх. Перетаскиванием можно перемещать любые надписи диаграммы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Чтобы снять выделение подписи, щелкните за пределами габаритного прямоугольника. После этого диаграмма должна выглядеть примерно так, как показано на рис. 11.13.<br>
<img border=0 src="i_245.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 11.13. Форматирование подписей<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 5. Добавление данных другого листа&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Диаграмма Excel может отображать данные сразу нескольких листов. (Именно по этой причине в начале ссылок на источник данных необходимо ставить название листа.) Такая возможность значительно расширяет область применения диаграмм. Например, на одном листе Excel может располагаться таблица расходов со строкой итога, а на другом – аналогичная таблица доходов. Итоговые строки двух таких листов легко выводятся на одну диаграмму. Чтобы добавить на диаграмму предыдущего упражнения данные другого листа, выполните следующие шаги (продолжая работать с листом Диаграмма).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на кнопке Конструктор &#8594; Данные &#8594; Выбрать данные (Design &#8594; Data &#8594; Select Data). Откроется диалоговое окно Выбор источника данных (Select Data Source).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Добавить (Add), расположенной в верхней части списка Элементы легенды (ряды) (Legend Elements (Series)). Появится диалоговое окно Изменение ряда (Edit Series), показанное на рис. 11.14.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на кнопке, расположенной справа от поля Значения (Series values). И перейдите на лист Формулы (рис. 11.15). Обратите внимание, что ярлычок листа Диаграмма остался светлым, что символизирует смысловую связь выполняемой операции с диаграммой.<br>
<img border=0 src="i_246.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 11.14. Диалоговое окно Изменение ряда<br>
<br><img border=0 src="i_247.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 11.15. Добавление данных другого листа<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните в ячейке B3.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните в ячейке G3, чтобы выделить строку ячеек, заголовки столбцов которых соответствуют подписям секторов диаграммы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Изменение ряда (Edit Series).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Excel автоматически вернет вас на лист Диаграмма в диалоговое окно Выбор источника данных (Select Data Source). Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;На первый взгляд кажется, что ничего не изменилось, но это не так. Новые данные не видны, потому что диаграммы секторного типа способны отображать только один ряд данных. Чтобы увидеть добавленные значения, требуется изменить тип диаграммы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы и выберите в контекстном меню команду Изменить тип диаграммы (Change Chart Type).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. В появившемся диалоговом окне Изменение типа диаграммы (Change Chart Type) в разделе Гистограмма (Column) выберите пункт Объемная цилиндрическая (3-D Cylinder).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В результате такого преобразования секторы круговой диаграммы превратятся в высокие столбцы. Сзади каждого такого столбца появятся столбцы пониже. Они демонстрируют данные листа Формулы. Заметьте, что диаграмма приобрела третье измерение – глубину. Теперь давайте приведем все элементы обновленной диаграммы к надлежащему виду.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание, что при перемещении указателя мыши по окну диаграммы возникает всплывающая подсказка, показывающая, на каком элементе диаграммы в данный момент находится указатель. Это помогает пользователю активизировать нужный элемент диаграммы.<br>
<br><img border=0 src="i_248.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 11.16. Объемная цилиндрическая диаграмма<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Щелчком на подписях ряда данных Итого выделите все подписи данных и нажмите клавишу Delete, чтобы удалить их. В новом варианте диаграммы они нам не понадобятся. Аналогичным образом удалите подписи второго ряда данных и заголовок диаграммы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Дважды щелкните на одной из подписей меток вертикальной оси. Одним из рассмотренных ранее способов настройте размер чисел (мы установили размер равный 16), чтобы они хорошо смотрелись на экране. Проделайте ту же операцию с подписями горизонтальной оси и оси глубины. В результате диаграмма должна стать примерно такой, как показано на рис. 11.16.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 6. Объемная диаграмма&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Тип диаграммы, выбранный в предыдущем упражнении, относится к группе объемных. Эти диаграммы имеют третье измерение и отображаются в определенной проекции, кроме того, они имеют дополнительный набор параметров, задающих тип и наклон проекции, а также угол перспективы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на кнопке Поворот объемной фигуры (3-D Rotation), расположенной на вкладке Макет (Layout) в группе Фон (Background). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 11.17.<br>
<img border=0 src="i_249.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 11.17. Настройка вида объемной фигуры<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В разделе Поворот (Rotation) в поле X введите значение 30 и нажмите клавишу Tab. Этот параметр задает положение по горизонтальной оси. Можно сместить положение по оси вправо или влево, введя соответствующее значение.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В разделе Поворот (Rotation) в поле Y введите значение 20 и нажмите клавишу Tab. Этот параметр задает положение по вертикальной оси. Можно сместить положение по этой оси вверх или вниз, введя соответствующее значение.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Объемный вид доступен для тех типов диаграмм, в которых ряды данных выводятся объемными маркерами типа цилиндров или пирамид. Наличие третьей оси координат при этом не обязательно.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на кнопке Закрыть (Close). Диаграмма повернется в соответствии с выполненными изменениями и станет такой, как показано на рис. 11.18.<br>
<img border=0 src="i_250.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 11.18. Диаграмма под новым углом зрения<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Объемные диаграммы можно отображать в двух режимах – в изометрии и в перспективе.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Снова щелкните на кнопке Поворот объемной фигуры (3-D Rotation), расположенной на вкладке Макет (Layout) в группе Фон (Background), как показано на рис. 11.19.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В появившемся диалоговом окне сбросьте флажок Оси под прямым углом (Right Angel Axes), чтобы перейти в режим перспективы. После этого станет доступным поле Перспектива (Perspective).<br>
<img border=0 src="i_251.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 11.19. Диаграмма в режиме перспективы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Введите в поле Перспектива (Perspective) число 60 и щелкните на кнопке Закрыть (Close). Перспектива существенно исказит диаграмму, которая утратит параллельность линий (см. рис. 11.19).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Уменьшите эффект перспективы, введя в поле Перспектива (Perspective) число 15.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 7. Ряды данных&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Ряды данных – это столбцы, линейки, точки, пузырьки или другие маркеры, отображающие численные значения ячеек таблицы. Каждой строке или столбцу источника данных соответствует отдельный ряд данных, маркеры которого имеют одинаковый цвет. В зависимости от типа диаграммы вы можете менять цвет, форму и другие параметры рядов данных. Давайте модифицируем форму маркеров, относящихся к данным листа Формулы, и немного раздвинем ряды данных.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В предыдущих примерах мы выполняли действия в основном с помощью кнопок, расположенных на вкладках. В этом упражнении мы будем чаще использовать команды контекстного меню.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните правой кнопкой мыши на маркере дальнего ряда данных и в появившемся контекстном меню выберите команду Формат ряда данных (Format Data Series).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В разделе Фигура (Shape) открывшегося диалогового окна выберите третий вариант фигуры (рис. 11.20).<br>
<img border=0 src="i_252.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 11.20. Выбор формы маркеров данных<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на кнопке Закрыть (Close)<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните правой кнопкой в основании диаграммы.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Напомним еще раз, что при наведении указателя мыши на ту или иную область диаграммы появляется подсказка с названием этой области.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В появившемся контекстном меню выберите команду Формат основания (Format Floor).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Перейдите в раздел Поворот объемной фигуры (3-D Rotation).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Увеличьте до 200 число в счетчике Глубина (% от базовой) (Depth (% of base)), чтобы раздвинуть ряды данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните на кнопке Закрыть (Close).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание, что сечение цилиндров после предыдущего шага стало овальным.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Выделите один из рядов данных. Щелкните на нем правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Формат ряда данных (Format Data Series).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. В появившемся диалоговом окне Формат ряда данных (Format Data Series) щелкните на строке Параметры ряда (Series Options) и в разделе Фронтальный зазор (Gap Depth) передвиньте ползунок в правую крайнюю позицию или введите в поле число 500 (рис. 11.21).<br>
<img border=0 src="i_253.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 11.21. Диалоговое окно Формат ряда данных<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Щелкните на кнопке Закрыть (Close). В результате форма цилиндров нормализуется.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В данном варианте расположения маркеров данных передние, более высокие столбцы заслоняют задние, более низкие. Это мешает восприятию информации. Следует переставить местами ряды данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. В появившемся контекстном меню выберите команду Выбрать данные (Select Data).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. В открывшемся диалоговом окне Выбор источника данных (Select Data Source) в списке Элементы легенды (ряды) (Legend Entries (Series)) щелкните сначала на пункте Итого, а затем – на кнопке Вниз (Move Down), чтобы переместить выделенный ряд данных ниже ряда Ряд2 (Series2).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Остается исправить подписи третьей оси координат. Эта ось появилась в результате выбора типа диаграммы. Подпись Итого соответствует названию строки данных листа Клиенты. Подпись второго ряда данных была сгенерирована автоматически, так как выделенные ячейки данных листа Формулы не содержали названия строки. Для модификации элементов осей требуется изменить источник данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Щелкните на кнопке Изменить (Edit), которая находится в верхней части списка Элементы легенды (ряды) (Legend Entries (Series)).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. В появившемся диалоговом окне в поле Имя ряда (Series name) введите текст Продажи по месяцам, как показано на рис. 11.22.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. Щелкните на кнопке ОК.<br>
<img border=0 src="i_254.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 11.22. Изменение названий рядов данных<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;18. Щелкните на пункте Ряд2 (Series2) в списке Элементы легенды (ряды) (Legend Entries (Series)).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;19. Щелкните на кнопке Изменить (Edit), которая находится в верхней части списка Элементы легенды (ряды) (Legend Entries (Series)).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;20. В появившемся диалоговом в поле Имя ряда (Series name) введите текст Фантом, соответствующий названию строки данных листа Формулы, и щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;21. Надпись в легенде получается слишком длинной и в результате легенда занимает слишком много места. Давайте расположим легенду в нижней части области диаграммы. Чтобы сделать это, щелкните на легенде и в появившемся контекстном меню выберите команду Формат легенды (Format Legend).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;22. В группе Положение легенды (Legend Position) открывшегося диалогового окна Формат легенды (Format Legend) установите переключатель Снизу (Bottom). Окончательный вид диаграммы показан на рис. 11.23.<br>
<img border=0 src="i_255.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 11.23. Результат форматирования диаграммы<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контрольное упражнение<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы попрактиковаться в работе с диаграммами, построим еще одну, воспользовавшись данными из файла Электронная таблица. xls.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Раскройте лист Клиенты.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Другие диаграммы (Other Charts), расположенной на вкладке Вставка (Insert) в группе Диаграммы (Charts).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В появившейся коллекции выберите диаграмму типа Лепестковая (Radar).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкнув на кнопке Конструктор &#8594; Данные &#8594; Выбрать данные (Design &#8594; Data &#8594; Select Data), в качестве источника данных укажите диапазон ячеек B3:G7.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как задать подписи рядов данных?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. С помощью кнопки Заголовок диаграммы (Chart Title), расположенной на вкладке Макет (Layouts) в группе Подписи (Labels), введите название диаграммы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. С помощью кнопки Легенда (Legend) и соответствующей коллекции расположите легенду слева от диаграммы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Масштабируйте диаграмму, максимально увеличив ее размеры в пределах объекта.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как изменить размеры диаграммы?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Отформатируйте шрифт текста легенды и подписи осей так, чтобы они хорошо читались.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Сохраните полученную диаграмму в качестве шаблона диаграммы пользовательского типа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как сохранить диаграмму в качестве шаблона диаграммы?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Закройте файл без сохранения выполненных изменений.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подведение итогов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Теперь вы умеете не только вводить данные в таблицы Excel и выполнять необходимые расчеты, но и отображать результаты вычислений в виде диаграмм. На занятии были рассмотрены возможности создания диаграммы, способы задания источника данных, приемы форматирования текста и рядов данных. Вы познакомились с методикой смены типа диаграммы и настройкой объемных диаграмм.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы завершить изучение Excel, перейдите к следующему занятию, на котором рассматриваются способы печати листов с данными и диаграммами.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 12<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подготовка листов Excel к печати<br></h3><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Тема занятия<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вы уже умеете размещать в ячейках Excel числовые данные, выполнять расчеты и оформлять результаты в виде диаграмм. Осталось научиться распечатывать полученные документы. На занятии рассматриваются следующие операции, помогающие подготовить листы Excel к печати:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• ориентация страницы;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• настройка полей;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• добавление колонтитулов;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• сортировка данных;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• фильтрация;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• отображение заголовков строк и столбцов на всех страницах;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• скрытие ячеек и листов;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• разбиение на страницы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Перед окончательной печатью листов Excel нужно настроить масштаб и поля страниц, отсортировать данные таблиц, выделить диапазон печатаемых ячеек, указать способ расположения таблиц и диаграмм и выполнить некоторые другие операции.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Компоновка страниц<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В целом настройка параметров печати в Excel похожа на аналогичную операцию в Word. Однако листы Excel имеют свою специфику. Удобно, чтобы табличные данные листа помещались на одной странице, поэтому требуется настройка масштаба печати. Широкие листы принято выводить в альбомной ориентации, а длинные таблицы – в портретной. Если в Word параметры страницы, как правило, назначаются сразу всему документу, то в Excel они настраиваются отдельно для каждого листа.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 1. Ориентация и масштаб страницы&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте продолжим работу с файлом Электронная таблица. xls и распечатаем некоторые из его листов. В этом упражнении выполняется первый этап подготовки к печати – настройка ориентации страницы и масштаба выводимого листа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Откройте файл Электронная таблица. xls.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Разверните лист Формулы, щелкнув на его ярлычке.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В таблице этого листа есть столбцы только для первых шести месяцев. Давайте расширим таблицу так, чтобы в ней разместились данные для всех 12 месяцев года. Это позволит научиться печатать широкие таблицы, не помещающиеся на лист целиком.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Выделите ячейки B1:G14 и нажатием клавиш Ctrl+C скопируйте их в буфер обмена.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Выберите команду Главная &#8594; Ячейки &#8594; Вставить &#8594; Вставить скопированные ячейки (Home &#8594; Cells &#8594; Insert &#8594; Insert Copied Cells), чтобы продублировать ячейки, выделенные на шаге 3.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В открывшемся диалоговом окне установите переключатель Диапазон со сдвигом вправо (Shift Cells Right) и щелкните на кнопке ОК. Ячейки, выделенные на шаге 3, будут продублированы с добавлением новых столбцов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Теперь следует скорректировать заголовки столбцов. Для этого щелкните в ячейке G1 и перетащите маркер нижнего правого угла рамки вправо, до ячейки Ml. Excel автоматически сгенерирует последовательность названий месяцев.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. В столбце G остались пустые ячейки. Чтобы заполнить их соответствующими формулами расчета прироста продаж, выделите группу F10:F14, скопируйте ее, щелкните в ячейке G10 правой кнопкой мыши и выберите команду Вставить (Paste).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Увеличим ширину столбцов в диапазоне А: М. Для этого выделите эти столбцы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните левой кнопкой мыши на заголовке столбца А и, удерживая кнопку мыши, перетащите указатель мыши до столбца М. Щелкните на кнопке Главная &#8594; Ячейки &#8594; Формат (Home &#8594; Cells &#8594; Format) и в появившемся меню выберите команду Ширина столбца (Column Width).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. В открывшемся диалоговом окне введите ширину столбца равную 10. В результате лист должен выглядеть примерно так, как показано на рис. 12.1.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В предыдущих версиях Office для настройки параметров страницы использовалась команда Файл &#8594; Параметры страницы (File &#8594; Page Setup), которая вызывала одноименное диалоговое окно. В этом окне на нескольких вкладках вы могли настроить различные параметры страниц. И хотя сейчас такой команды нет, вы можете воспользоваться диалоговым окном Параметры страницы (Page Setup), щелкнув на кнопке, расположенной в нижнем правом углу группы Разметка страницы (Page Layout) на вкладке Параметры страницы (Page Setup). Далее мы используем именно этот способ.<br>
<br><img border=0 src="i_256.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 12.1. Обновленный лист Формулы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Щелкните на кнопке Разметка страницы &#8594; Параметры страницы &#8594; Ориентация (Page Layout Page Setup &#8594; Orientation), как показано на рис. 12.2.<br>
<img border=0 src="i_257.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 12.2. Настройка ориентации страницы и масштаба<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. В появившейся коллекции выберите элемент Альбомная (Landscape).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Чтобы увидеть предполагаемое размещение чисел на странице, щелкните на кнопке Office, как показано на рис. 12.3.<br>
<img border=0 src="i_258.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 12.3. Таблица в масштабе 100 %<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. В появившемся меню выберите команду Печать &#8594; Предварительный просмотр (Print &#8594; Print Preview). Если выбран стандартный размер бумаги формата А4, то окажется, что на страницу не помещаются все столбцы (см. рис. 12.3).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Щелкните на кнопке Следующая страница (Next Page) и вы увидите, что ячейки двух крайних справа столбцов перенесены на вторую страницу. Это неудобно. Следует изменить масштаб, чтобы все столбцы таблицы по ширине вписывались в одну страницу.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Чтобы вернуться в окно Excel, щелкните на кнопке Закрыть окно предварительного просмотра (Close Print Preview).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Группа инструментов Вписать (Scale to Fit) вкладки Разметка странциы (Page Setup) позволяет уменьшать или увеличивать печатаемые объекты. С помощью счетчика Масштаб (Zoom) можно выбрать любой масштаб, рассчитываемый в процентах от исходного размера страницы. (Не забудьте при этом установить соответствующий переключатель.) Можно поступить и по-другому. Excel умеет автоматически подгонять размер таблицы под площадь страницы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. В поле со списком Ширина (Width) выберите вариант 1 страница (1 page). В результате вся таблица будет помещаться на одну страницу.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание, что в поле Масштаб (Scale) установилось значение 83 %. Это тот масштаб, который был выбран программой Excel для печати листа Формулы. При этом возможность его изменения вручную блокируется. Чтобы разблокировать это поле, выберите в списке Ширина (Width) значение Авто (Automatic).<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 2. Настройка полей&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Поля формируют пустую рамку вокруг информативной области страницы. Уменьшая их, можно немного увеличить размер печатаемой таблицы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на кнопке Разметка страницы &#8594; Параметры страницы &#8594; Поля (Page Layout &#8594; Page Setup &#8594; Margins). В появившейся коллекции вы можете выбрать один из готовых вариантов полей (рис. 12.4).<br>
<img border=0 src="i_259.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 12.4. Настройка полей<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Чтобы настроить поля страницы произвольно, в коллекции Поля (Margins) выберите команду Настраиваемые поля (Custom Margins).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) перейдите на вкладку Поля (Margins), показанную на рис. 12.5.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Уменьшите значение счетчика Левое (Left) до 1 см.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Точно так же, до 1 см, уменьшите значение счетчика Правое (Right).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Таблица листа Формулы невелика по высоте. Давайте напечатаем ее посередине страницы. Для этого установите флажок Вертикально (Vertically).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на кнопке ОК.<br>
<img border=0 src="i_260.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 12.5. Вкладка Поля диалогового окна Параметры страницы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В результате ширина области печати увеличится. Если посмотреть на вкладку Страница (Page) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup), то можно заметить, что благодаря режиму автоматической настройки размеров масштаб таблицы сразу же увеличивается в соответствие с новым размером области печати.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 3. Добавление колонтитулов&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Колонтитулы позволяют включать в нижнюю и верхнюю части страниц заголовки и описания, дублирующиеся на всех страницах. Если таблица длинная, в колонтитул удобно включить ее название, номера страниц, название файла документа и листа, на котором размещена таблица.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Чтобы вставить колонтитулы, щелкните на кнопке Вставка &#8594;Текст &#8594; Колонтитулы (Insert &#8594; Text &#8594; Header & Footer).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Excel перейдет в режим Разметка страницы (Page Layout) и отобразит области колонтитулов (см. рис. 12.6).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание, что на линейке появляется дополнительная вкладка, предназначенная для работы с колонтитулами. В группе Колонтитулы (Header & Footer) этой вкладки находятся две кнопки, которые с помощью соответствующей коллекции позволяют выбрать один из стандартных вариантов оформления колонтитулов. Вы можете самостоятельно ознакомиться с этими вариантами, а мы рассмотрим ручную настройку колонтитулов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Добавим в верхний колонтитул название листа с исходными данными и порядковый номер страницы.<br>
<img border=0 src="i_261.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 12.6. Режим разметки страницы с отображением колонтитулов<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните в центральной части колонтитула.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на кнопке Конструктор &#8594; Элементы колонтитулов &#8594; Имя листа (Design &#8594; Header & Footer Elements &#8594; Sheet Name), после чего в области колонтитула появится ссылка &[Лист], которая генерирует имя листа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. После ссылки на лист введите следующий текст (включая точку с запятой):; Страница<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на кнопке Конструктор &#8594; Элементы колонтитулов &#8594; Номер страницы (Design &#8594; Header & Footer Elements &#8594; Page Number), после чего в области колонтитула появится ссылка &[Страница], которая генерирует номер страницы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните за пределами колонтитула и в верхней части страницы вы увидите текст Формулы; Страница 1 (рис. 12.7).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Теперь настроим нижний колонтитул таким образом, чтобы в него выводилось имя файла рабочей книги, а также дата печати файла с соответствующими подписями.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните в области верхнего колонтитула, чтобы появилась вкладка Конструктор (Design), предназначенная для работы с колонтитулами.<br>
<img border=0 src="i_262.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 12.7. Верхний колонтитул<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на кнопке Перейти к нижнему колонтитулу (Go to Footer). В результате курсор будет установлен в нижний колонтитул.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Если курсор еще не находится в левой части нижнего колонтитула, щелкните в ней.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Введите следующий текст (включая двоеточие): Имя файла:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Щелкните на кнопке Конструктор &#8594; Элементы колонтитулов &#8594; Имя файла (Design &#8594; Header & Footer Elements &#8594; File Name). В результате в колонтитуле появится элемент &[Файл].<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Щелкните в правой части нижнего колонтитула.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Введите следующий текст (включая двоеточие): Дата создания:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Щелкните на кнопке Конструктор &#8594; Элементы колонтитулов &#8594; Текущая дата (Design &#8594; Header & Footer Elements &#8594; Current Date). В результате появится элемент &[Дата].<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Высота нижнего и верхнего колонтитулов настраивается на вкладке Поля (Margins) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Теперь в нижний колонтитул будут выводиться имя файла рабочей книги и дата печати файла с соответствующими подписями (рис. 12.8). Если вы хотите увидеть страницу с добавленными колонтитулами, щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Печать &#8594; Предварительный просмотр (Print &#8594; Print Preview).<br>
<img border=0 src="i_263.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 12.8. Страница с колонтитулами в режиме предварительного просмотра<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Сортировка и фильтрация<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Сортировка позволяет упорядочить строки таблицы в порядке возрастания или убывания данных одного или нескольких столбцов таблицы. Фильтрация дает возможность временно убрать из таблицы ненужные строки, не стирая их.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 4. Сортировка данных&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Сортировать данные приходится не только при печати документа. Размещение строк таблицы в порядке возрастания одного из параметров помогает искать нужные записи. Печать чистового варианта документа – подходящий момент для того, чтобы привести в порядок данные, если они вводились в спешке и оказались неупорядоченными. Давайте рассортируем клиентов в верхней таблице листа в порядке увеличения продаж в апреле месяце.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните в любой ячейке столбца Апрель верхней таблицы (рис. 12.9).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Сортировкаотминимальногокмаксимальному (Sort Smallest to Largest) в группе Сортировкаифильтр (Sort & Filter) вкладки Данные (Data). Расстановка строк поменяется так, что числа в столбце Апрельбудут увеличиваться сверху вниз.<br>
<img border=0 src="i_264.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 12.9. Таблица упорядочена по возрастанию продаж в апреле<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Сравните заголовки строк верхней таблицы с заголовками нижней и вы увидите, что переставлены строки целиком, а не только ячейки столбца Апрель. (Раньше порядок следования заголовков в двух таблицах совпадал.) Для сортировки таблицы по убыванию следует щелкнуть на кнопке Сортировка от максимального к минимальному (Sort Largest to Smallest).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Объемы продаж клиентам РИФ и Викинг в апреле совпадают (они равны 11 000). Если таких совпадающих значений много, приходится дополнительно упорядочивать таблицу по второму признаку. Например, алфавитный список покупателей следует упорядочить сначала по столбцу с фамилиями, а затем – по столбцу с именами, чтобы информация о людях с одинаковыми фамилиями располагалась по алфавиту имен. Чтобы дополнительно упорядочить таблицу по возрастанию продаж в мае (при условии равенства продаж в апреле), выполните следующие действия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на кнопке Данные &#8594; Сортировка и фильтр &#8594; Сортировка (Data &#8594; Sort & Filter &#8594; Sort). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 12.10. Вы видите, что уже введено условие сортировки по возрастанию значений столбца Апрель, которое было назначено на шаге 2.<br>
<img border=0 src="i_265.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 12.10. Настройка условия сортировки<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на кнопке Добавить уровень (Add Level), после чего в списке появится еще один элемент Затем по (Then by). В раскрывающемся списке выберите пункт Май.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Оставьте выбранным значение По возрастанию (A to Z) в списке Порядок (Order).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на кнопке ОК. После этого строки клиентов Викинг и РИФ поменяются местами, поскольку числа 4000 и 12 000 располагаются по возрастанию.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание, что при сортировке номера строк не меняются, то есть перемещаются сами данные. Поэтому выполненную операцию сортировки нельзя отключить. Для возврата прежнего расположения строк можно лишь воспользоваться стандартной командой отмены операции. После сохранения файла вернуть прежний порядок следования строк будет невозможно.<br>
<br><br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В новой версии Office количество уровней сортировки возросло до 64. В более ранних версиях поддерживалось не более трех уровней, поэтому будьте внимательны при сохранении рабочей книги в более ранней версии Excel. Подробную информации по проблемам сортировки вы можете найти в справочной системе.<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 5. Фильтрация&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;При печати больших таблиц бывает удобно урезать их путем фильтрации интересующих вас строк. Предположим, что вам понадобилась информация только по трем клиентам, которые в мае имели максимальные объемы сделок. Чтобы выбрать соответствующие строки с помощью автофильтра, выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните в любой ячейке верхней таблицы листа Формулы (рис. 12.11).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Данные &#8594; Сортировка и фильтр &#8594; Фильтр (Data &#8594; Sort & Filter &#8594; Filter). В ячейках первой строки таблицы появятся кнопки раскрывающихся списков, обеспечивающих фильтрацию по любому из столбцов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на кнопке со стрелкой в ячейке F1 столбца Май.<br>
<img border=0 src="i_266.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 12.11. Список автофильтра<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Выберите в раскрывшемся подменю пункт Числовые фильтры (Number Filters), а в нем – команду Первые 10 (Тор 10). Откроется диалоговое окно настройки условия фильтрации, показанное на рис. 12.12.<br>
<img border=0 src="i_267.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 12.12. Диалоговое окно автофильтра<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Фильтры типа Первые 10 (Тор 10) служат для выделения нескольких строк с максимальными или минимальными значениями в одном из столбцов таблицы. Левый список диалогового окна автофильтра позволяет указать, нужно ли фильтровать максимальные или минимальные значения параметра. Правый список задает единицы измерения (строки таблицы или процент от общего числа строк) для счетчика, расположенного посередине, который определяет количество или процентную долю оставляемых строк таблицы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Введите в счетчик диалогового окна автофильтра число 3.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В верхней таблице листа останутся только три строки, имеющие максимальные числа в столбце Май. Обратите внимание, что исчезнувшие строки 2 и 5 не пропали. Они просто скрыты, о чем говорит отсутствие номеров этих строк. Excel позволяет фильтровать данные сразу по нескольким столбцам. Давайте выделим тех клиентов, которые входили в тройку ведущих по объему сделок как в мае, так и в июне.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на стрелке фильтра ячейки G1 и выберите команду Числовые фильтры &#8594; Первые 10 (Number Filters &#8594; Top 10).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Введите в счетчик открывшегося диалогового окна число 3 и щелкните на кнопке ОК. в результате в таблице останутся только два клиента – Диалог и РИФ.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для отмены фильтрации только по одному из столбцов в меню фильтрации этого столбца выберите пункт Снять фильтр с (Clear Filter From). Команда Числовые фильтры &#8594; Настраиваемый фильтр (Number Filters &#8594; Custom Filter) этого же меню позволяет настраивать более сложные условия фильтрации.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рядом со стрелками тех списков автофильтра, которым назначена фильтрация, появляются специальные значки, чтобы пользователь не забыл о назначенных условиях отображения строк.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Чтобы отменить все условия фильтрации, щелкните на кнопке Данные &#8594; Сортировка и фильтр &#8594; Очистить (Data &#8594; Sort & Filter &#8594; Clear). На лист вернутся все пять исходных строк таблицы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Чтобы отключить фильтрацию, щелкните еще раз на кнопке Данные &#8594; Сортировка и фильтр &#8594; Фильтр (Data &#8594; Sort & Filter &#8594; Filter).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В Excel 2007 можно применять фильтры, недоступные в более ранних версиях, поэтому будьте внимательны с рабочими книгами, созданными в Excel 2007, при их импорте в более ранние версии Excel. Подробную информацию по проблемам фильтрации вы можете найти в справочной системе.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Выбор печатаемых объектов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Помимо фильтрации есть и другие способы уменьшить печатаемую область. Непосредственно перед печатью листа можно настроить режим печати заголовков столбцов, скрыть ненужные строки и столбцы, задать диапазон печатаемых ячеек и указать способ разбиения листа Excel на страницы.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 6. Разбиение на страницы&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;При печати больших листов программа сама разбивает их на страницы. Однако такое автоматическое деление может вам не подойти. Лист Формулы фактически содержит две отдельные таблицы, которые при печати располагаются на одной странице. Давайте вставим линию разделения страниц, чтобы эти таблицы печатались на двух отдельных листах бумаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на кнопке Вид &#8594; Режимы просмотра книги &#8594; Разметка страницы (View &#8594; Workbook Views &#8594; Page Layout). Excel переключится в другой режим просмотра, в котором ячейки разбиты на страницы (рис. 12.13).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Чтобы иметь возможность ручной настройки страниц, в раскрывающемся списке Ширина (Width) вкладки Разметка страницы (Page Layout) в группе Вписать (Scale to Fit) выберите значение Авто (Automatic).<br>
<img border=0 src="i_268.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 12.13. Режим разметки страницы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на ячейке D7.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на кнопке Разрывы (Breaks) в группе Параметры страницы (Page Setup) вкладки Разметка страницы (Page Layout). После этого лист будет печататься на четырех страницах.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Чтобы просмотреть полученный вариант деления на страницы, щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Печать &#8594; Предварительный просмотр (Print &#8594; Print Preview). Затем для смены страниц пользуйтесь кнопками Следующая страница (Next Page) и Предыдущая страница (Previous Page).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелчком на кнопке Закрыть окно предварительного просмотра (Close Print Preview) вернитесь в режим разметки страницы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В наши планы не входило деление на четыре страницы. Нам нужно убрать вертикальный разрыв страницы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните в одной из ячеек столбца D на второй странице.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните на кнопке Разметка страницы &#8594; Параметры страницы &#8594; Разрывы (Page Layout &#8594; Page Setup &#8594; Breaks) и в появившейся коллекции выберите элемент Удалить разрыв страницы (Remove Page Breaks).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В результате лист будет разделен на две страницы по горизонтали, что явствует из содержания строки состояния на рис. 12.14. Чтобы оценить полученный вариант разбиения листа, снова воспользуйтесь режимом предварительного просмотра.<br>
<img border=0 src="i_269.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 12.14. Разбиение листа на две страницы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы убрать все установленные разрывы страниц, в коллекции, вызываемой щелчком на кнопке Разрывы (Breaks), выберите элемент Сброс разрывов страниц (Reset All Page Breaks).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Вернитесь в обычный режим, щелкнув на кнопке Вид &#8594; Режим просмотра книги &#8594; Обычный (View &#8594; Workbook Views &#8594; Normal).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание, что теперь в листе появилась пунктирная линия между строками 6–7. Эта линия соответствуют настроенным границам страниц.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 7. Скрытие строк и столбцов&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Скрывать определенные ячейки можно не только за счет фильтрации. Программа позволяет вручную указывать те столбцы и строки, которые временно нужно сделать невидимыми. Столбцы N и О листа Формулы содержат не слишком важную информацию и печатать их не обязательно. Скрыв их, вы сможете немного увеличить масштаб печати. Необходимый результат достигается с помощью следующих операций.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Перетащите указатель мыши по кнопкам столбцов N и О, чтобы выделить эти столбцы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Главная &#8594; Ячейки &#8594; Формат (Home &#8594; Cells &#8594; Format) и в появившемся меню выберите команду Скрыть или отобразить &#8594; Скрыть столбцы (Hide & Unhide &#8594; Hide Columns).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Выделенные столбцы временно исчезнут. Подобным способом можно скрыть и ненужные строки.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы вернуть скрытые столбцы или строки, выделите столбцы или строки, между которыми находятся скрытые столбцы, и выберите соответственно команды Скрыть или отобразить &#8594; Отобразить столбцы (Hide & Unhide &#8594; Unhide Columns) или Скрыть или отобразить &#8594; Отобразить строки (Hide & Unhide &#8594; Unhide Rows) в меню, появляющемся при щелчке на кнопке Главная &#8594; Ячейки &#8594; Формат (Home &#8594; Cells &#8594; Format).<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 8. Заголовки строк и столбцов&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;При печати листа на нескольких страницах заголовки столбцов или строк видны не на каждой из них. В нашем примере на второй странице нет названий месяцев. В такой ситуации полезно продублировать заголовки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на кнопке, расположенной в правом нижнем углу группы Параметры листа (Sheet Options) вкладки Разметка страницы (Page Layout). Появится диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), раскрытое на вкладке Лист (Sheet), как показано на рис. 12.15.<br>
<img border=0 src="i_270.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 12.15. Настройка автоповтора заголовков<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке в правой части поля Сквозные строки (Rows То Repeat At Тор), чтобы свернуть диалоговое окно и открыть доступ к ячейкам листа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелчком на кнопке первой строки листа выделите ее.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Повторно щелкните на кнопке диалогового окна, чтобы развернуть его до прежних размеров.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Поле Сквозные столбцы (Columns То Repeat At Left) той же вкладки Лист (Sheet) дает возможность указать столбцы заголовков, которые должны повторяться в левой части каждой страницы. Флажки раздела Печать (Print) этой вкладки добавляют линии раздела ячеек, нумерацию ячеек, включают режимы черно-белой и черновой печати. В разделе Последовательность вывода страниц (Page Order) можно указать способ сортировки страниц при печати многостраничных таблиц.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке ОК. В результате названия месяцев будут выводиться на обеих страницах.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 9. Задание диапазона ячеек&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы распечатать только часть таблицы, не обязательно фильтровать ее или скрывать строки и столбцы. Можно просто указать диапазон тех ячеек, которые должны быть напечатаны. Обратите внимание, что на втором листе между заголовками столбцов и числами таблицы имеется большое пустое пространство. Давайте устраним его, исключив из диапазона печати пустые строки 7–9.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Выделите строки с 1 по 6.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если ваш лист Формулы немного отличается от приведенного здесь, то выделите те строки, в которых у вас находятся данные.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Нажмите клавишу Ctrl и перетащите указатель по кнопкам строк 10–14, чтобы добавить их к имеющемуся выделению, как показано на рис. 12.16.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на кнопке Разметка страницы &#8594; Параметры страницы &#8594; Область печати (Page Layout &#8594; Page Setup &#8594; Print Area). В появившемся меню выберите команду Задать (Set Print Area). В результате будут печататься только выделенные строки. Проверьте это в режиме предварительного просмотра.<br>
<img border=0 src="i_271.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 12.16. Задание диапазона печати<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если после выполнения шага 3 вы раскроете вкладку Лист (Sheet) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup), то увидите в поле Выводить на печать диапазон (Print Area) ссылку 1:6;10:14, которая соответствует строкам, выделенным на шагах 1 и 2. То есть диапазон печати можно задавать и с помощью этого поля диалогового окна Параметры страницы (Page Setup). Для сброса установленного диапазона печати достаточно выбрать команду Убрать (Clear Print Area) в меню, вызываемом щелчком на кнопке Разметка страницы &#8594; Параметры страницы &#8594; Область печати (Page Layout &#8594; Page Setup &#8594; Print Area).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Выполненные операции завершают настройку параметров печати листа Формулы. Однако кроме таблицы нужно распечатать диаграмму, представляющую данные в графической форме. В следующем упражнении вы настроите параметры листа Диаграмма и распечатаете ее вместе с таблицей исходных данных.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 10. Настройка диаграмм&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Листы, целиком занятые диаграммами, имеют те же параметры печати, что и обычные листы. Однако вкладка Лист (Sheet) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup) для этих листов заменена вкладкой Диаграмма (Chart).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на ярлычке листа Диаграмма.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Перейдите на вкладку Разметка страницы (Page Layout), как показано на рис. 12.17.<br>
<img border=0 src="i_272.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 12.17. Параметры печати диаграммы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на кнопке, расположенной в правом нижнем углу группы Параметры страницы (Page Setup).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В появившемся диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) перейдите на вкладку Диаграмма (Chart).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Если диаграмма будет распечатываться на черно-белом принтере, установите флажок Черно-белая (Print in black and white).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Осталось только вывести листы на принтер. Для этого выполните следующие действия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкните на ярлычке листа Формулы. Активным останется лист Диаграмма, но ярлычок Формулы станет белым – это указывает на то, что лист выделен. Теперь с помощью одной операции печати можно распечатать сразу два листа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Печать &#8594; Печать (Print &#8594; Print). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 12.18. Оно предлагает дополнительные способы задания диапазона печати.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы выделить несколько смежных листов, щелкните на ярлычке первого из них, нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните на ярлычке последнего листа выделяемой группы.<br>
<br><img border=0 src="i_273.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 12.18. Печать листов<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Убедитесь, что в группе Печатать (Print Range) установлен переключатель Все (АН).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Если вы хотите напечатать только некоторые страницы, установите переключатель Страницы (Page (s)) и введите необходимые номера в счетчики С (From) и По (То).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Если вы хотите напечатать только выделенные листы, установите переключатель Выделенные листы (Active Sheets) в разделе Вывести на печать (Print What). Переключатель Всю книгу (Entire Workbook) этого раздела обеспечивает печать всех листов, а переключатель Выделенный диапазон (Selection) – только выделенных ячеек.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. В счетчик Число копий (Number Of Copies) введите требуемое число копий.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. В раскрывающемся списке Имя (Name) выберите нужный принтер.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Щелкните на кнопке ОК.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контрольное упражнение<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если, изучая упражнения этого занятия, вы были достаточно внимательны, то без труда сможете выполнить проверочное задание.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Откройте файл Электронная таблица. xls.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Разверните лист Расходы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Задайте книжную ориентацию страницы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Установите поля сверху и снизу по 5 см, а справа и слева по 3 см.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Отведите 2 см под верхний колонтитул и 3 см под нижний.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как установить высоту верхнего колонтитула 2 см, а нижнего – 3 см?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В верхний колонтитул добавьте название файла, название листа и номер страницы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Настройте параметры листа так, чтобы нумерация страниц начиналась с 20.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Где устанавливается номер первой страницы?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. В нижний колонтитул вставьте дату и время печати документа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Рассортируйте строки по убыванию чисел в столбце А.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Скройте столбцы Е и F, являющиеся дубликатами столбцов В и С.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как распечатать лист без столбцов Е и F, не скрывая их?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Задайте такое разбиение на страницы, чтобы на первой из них печатались данные с января по апрель, а на второй – оставшиеся столбцы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Задайте режим повторения заголовков строк на всех страницах.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Скройте строку 1, так как теперь введенный в ней заголовок делится между двумя страницами.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Добавьте в верхний колонтитул текст заголовка таблицы, скрытого на предыдущем шаге.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Проверьте правильность форматирования страниц в режиме предварительного просмотра.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Настройте параметры печати листа Календарь по своему усмотрению.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. Выделите листы Расходы и Календарь.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;18. Распечатайте оба листа в двух экземплярах.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подведение итогов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В упражнениях этого занятия были рассмотрены вопросы выбора диапазона печатаемых ячеек, настройки параметров страницы и формирования схемы разбиения листа Excel на страницы. Вы научились фильтровать и сортировать строки, скрывать ячейки, дублировать заголовки таблиц. Наконец, теперь вы умеете подгонять размеры выводимой области под формат страницы, печатать одновременно несколько листов в нескольких экземплярах.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Это занятие завершает серию упражнений, посвященных второму приложению комплекта Microsoft Office 2007 – программы Excel. Три следующих занятия описывают программу PowerPoint, предназначенную для организации презентаций.<br>
<br><br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Часть IV<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;PowerPoint<br></h3><br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Microsoft Office PowerPoint 2007 – приложение для подготовки презентаций, слайды которых выносятся на суд общественности в виде распечатанных графических материалов или электронного слайд-фильма. Создав или импортировав содержание доклада, вы сможете быстро украсить его рисунками, дополнить диаграммами и анимационными эффектами. Элементы навигации дают возможность генерировать интерактивные презентации, управляемые самим зрителем.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 13<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Структура презентации<br></h3><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Тема занятия<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Приложение PowerPoint – лидер среди систем организации презентаций. С его помощью текстовая и числовая информация легко превращается в красочно оформленные слайды и диаграммы. На этом занятии вы научитесь создавать презентацию, разрабатывать ее общую компоновку и наполнять слайды содержанием. Вы узнаете о принципах построения презентации и о режимах программы, ускоряющих разработку документа. В упражнениях занятия рассматриваются следующие темы:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• создание презентации на основе шаблона;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• добавление слайдов;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• обычный режим;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• структура презентации;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• сортировщик слайдов;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• тема презентации.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Приложение PowerPoint для многих крупных организаций стала стандартным средством создания презентаций, поскольку она направляет действия пользователя с момента своего запуска и вплоть до завершения процесса разработки презентации.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Построение презентации<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Этот раздел посвящен описанию основных понятий и инструментов PowerPoint. Освоив их, вы научитесь быстро строить красочные презентации и модифицировать их.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 1. Создание презентации&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В основе любой презентации лежит набор слайдов, на которых размещаются текст, графики, рисунки и другие объекты. Электронные слайды подобны обычным фотографическим, но создаются гораздо проще. Ранее рассмотренные нами приложения, такие как Word и Excel, работали с объектами, интуитивно понятными большинству из нас. Каждый со школы знает, что такое текст и как он располагается на странице, каждый знает, что такое абзац или таблица. В Excel тоже все достаточно прозрачно – есть рабочая книга, разбитая на листы, которые, в свою очередь, разбиты на столбцы и строки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В PowerPoint все немного сложнее. Многие из нас встречали обычные фотографические слайды, но в отличие от них слайды в PowerPoint имеют достаточно сложную структуру. В ходе выполнения упражнений этого и следующего занятий вы познакомитесь со структурой презентации и слайдов PowerPoint.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В PowerPoint 2007 презентация содержит один или несколько образцов слайдов. В свою очередь, каждый образец слайдов содержит один или несколько макетов, вместе образующих шаблон. Этот шаблон, называемый шаблоном оформления, представляет собой файл, содержащий стили презентации, включая типы и размеры маркеров и шрифтов, размеры и положение рамок, параметры оформления фона, цветовые схемы, образец слайдов и дополнительный образец заголовков.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Каждый шаблон оформления содержит сведения для темы, такие как цвета, спецэффекты, шрифты, фоновый стиль слайда, а также сведения по умолчанию, описывающие способ применения данной темы и форматирования к содержимому слайдов.<br>
<img border=0 src="i_274.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 13.1. Окно PowerPoint<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Тема – это набор унифицированных элементов, определяющих внешний вид документа с помощью цветов, шрифтов и графических объектов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;На занятии 3 вы уже пробовали создать презентацию с помощью шаблона. Давайте теперь создадим презентацию, не используя шаблон.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Предположим, у вас уже есть тезисы презентации и нужно лишь разместить готовый текст на слайдах и оформить его надлежащим образом. Сделаем это самым простым способом – с применением темы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. После запуска PowerPoint появится окно PowerPoint, содержащее презентацию с одним слайдом (рис. 13.1).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Чтобы выбрать для слайда тему, перейдите на вкладку Дизайн (Design), как показано на рис. 13.2.<br>
<img border=0 src="i_275.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 13.2. Выбор темы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В группе Темы (Themes) щелкните на кнопке, открывающей коллекцию Дополнительные параметры (More).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Выберите в появившейся коллекции вариант Аспект (Aspect). Тема будет применена к вашей презентации.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если щелкнуть на одном из элементов коллекции правой кнопкой мыши, то появится контекстное меню (см. рис. 13.2). В этом меню вы можете указать, ко всем слайдам презентации будет применена тема или нет с помощью соответственно команд Применить ко всем слайдам (Apply to All Slides) или Применить к выделенным слайдам Apply to Selected Slides). По умолчанию тема применяется ко всем слайдам презентации.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В результате в поле презентации у нас появится титульный слайд с примененной к нему темой.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните в поле с надписью Заголовок слайда (Click to add title) и введите заголовок презентации. В нашем примере это будет текст План развития.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Чтобы добавить к основному названию небольшое пояснение, щелкните в поле Подзаголовок слайда (Click to add subtitle) и введите текст Отдел информационных технологий. На рис. 13.3 показан сформированный титульный слайд в окне презентации PowerPoint.<br>
<img border=0 src="i_276.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 13.3. Титульный слайд в обычном режиме просмотра<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на кнопке Сохранить (Save) панели быстрого доступа. Откроется диалоговое окно сохранения презентации.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. В левой части окна щелкните на значке папки Мои документы (My Documents). В поле Имя файла (File Name) введите имя План и щелкните на кнопке Сохранить (Save). Презентация будет сохранена.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Создать презентацию можно также и другим способом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Создать (New). Появится диалоговое окно Создание презентации (New Presentation), показанное на рис. 13.4.<br>
<img border=0 src="i_277.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 13.4. Диалоговое окно создания презентации<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В этом диалоговом окне можно выбрать один из вариантов создания презентации:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Пустые и последние (Blank and recent) – позволяет создать пустую презентацию с одним пустым слайдом или выбрать один из последних использовавшихся шаблонов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Установленные шаблоны (Installed Templates) – создание презентации на основе одного из установленных вместе с Office шаблонов. Презентация, созданная на основе шаблона, обычно содержит несколько слайдов с некоторым уже заданным содержимым.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Установленные темы (Installed Themes) – дает возможность выбрать тему для создаваемой презентации. Создается презентация, содержащая один слайд с примененной темой.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Мои шаблоны (My Templates) – создание презентации на основе вашего шаблона.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Из существующего документа (New from existing) – создание презентации на основе уже существующей презентации. В результате создается копия презентации, которая выбрана в качестве основы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. После выбора одного из вариантов щелкните на кнопке Создать (Create).<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 2. Обычный режим просмотра&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;PowerPoint позволяет создавать презентации с очень большим количеством слайдов. Чтобы управлять этим огромным объемом информации, программа предлагает четыре основных режима просмотра.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Обычный (Normal) – этот режим просмотра презентации является основным и используется для записи и создания презентации. Окно PowerPoint в обычном режиме делится на три рабочие области. (На самом деле рабочих областей четыре, но одновременно может отображаться только три из них.) Перечислим эти области:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;– Вкладка Структура (Outline). Эта область располагается в левой части окна PowerPoint. С помощью вкладки Структура (Outline) удобно готовить основное содержимое презентации, такое как заголовки слайдов и текст. Текст слайда в этой области отображается в виде структуры. Обычный режим с активной вкладкой Структура (Outline) называется режимом структуры.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;– Вкладка Слайды (Slides). Эта область также располагается в левой части окна PowerPoint. На вкладке Слайды (Slides) слайды презентации представляются в виде эскизов, что позволяет легко перемещаться по презентации и видеть результаты изменений. В этом режиме также удобно добавлять и удалять слайды и изменять их порядок.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Переключение между вкладками Структура (Outline) и Слайды (Slides) происходит аналогично переключению между вкладками ленты приложений Office – щелчком на ярлычке вкладки.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;– Область слайдов находится в правой верхней части окна PowerPoint и обычно занимает самую большую часть окна. В области слайдов отображается текущий слайд в достаточно большом масштабе, что удобно для добавления текста, рисунков, объектов SmartArt, диаграмм, других графических объектов, видеофрагментов, звукового сопровождения, гиперссылок и анимации.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;– Область заметок располагается в правой нижней части окна PowerPoint (под областью слайдов). В области заметок вы можете ввести заметки к текущему слайду. Введенные заметки можно напечатать на бумаге в качестве подсказки ведущему презентацию или раздать заметки зрителям. Заметки также можно включить в презентацию, рассылаемую по электронной почте или размещенную на веб-странице.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Сортировщик слайдов (Slide Sorter View) – режим, демонстрирующий эскизы всех слайдов, равномерно расположенные в окне PowerPoint.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Показ слайдов (Slide Show) – режим, в котором презентация отображается так, как ее будет видеть аудитория.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Страницы заметок (Notes Page View) – режим, предназначенный для создания заметок, которые помогают докладчику ориентироваться в материале во время ведения презентации. Хотя вы можете вводить заметки и в обычном режиме, в режиме страницы заметок делать это удобнее.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Переключение из одного режима в другой в случае первых двух режимов, а также включения режима просмотра слайдов осуществляется простым щелчком на одной из трех кнопок, расположенных в правом нижнем углу окна презентации (рис. 13.5). Ярлычки вкладок Структура (Outline) и Слайды (Slides) вверху окна в обычном режиме просмотра позволяют переключаться между этими вкладками. Переключиться в режим страниц заметок можно на вкладке Вид (View) ленты с помощью кнопки Страницы заметок (Notes Page View), расположенной в группе Режимы просмотра презентации (Presentation Views).<br>
<img border=0 src="i_278.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 13.5. Выбор режима просмотра презентации<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Попробуйте по очереди щелкать на указанных кнопках, наблюдая за презентацией в одном из режимов просмотра.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Чтобы вернуться в обычный режим, щелкните на кнопке Вид &#8594; Режимы просмотра презентации &#8594; Обычный (View &#8594; Presentation Views &#8594; Normal).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В обычном режиме, который автоматически включается при создании пустой презентации или презентации на основе шаблона дизайна, окно документа поделено на три области: область слайдов, область структуры или область эскизов слайдов (в каждый момент времени доступна только одна из этих областей, между этими областями можно переключаться с помощью соответствующих вкладок) и область заметок. В первой из перечисленных областей всегда представлен общий вид текущего слайда. В область заметок, которая находится в правой нижней части окна презентации, можно ввести пояснительный текст. Этот текст не появляется на самом слайде, но его можно вывести на экран в режиме заметок или, готовя заметки докладчика, распечатать рядом с соответствующим слайдом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Соотношение размеров областей обычного режима просмотра можно изменить. Для этого наведите указатель мыши на границу между областями, чтобы значок указателя сменился на двунаправленную стрелку, нажмите кнопку мыши и перетащите линию границы. Подобрав нужный размер, отпустите кнопку мыши.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 3. Добавление нового слайда&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Сформировав титульный слайд, можно перейти к добавлению других слайдов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Найдите на вкладке Главная (Home) в группе Слайды (Slides) кнопку Создать слайд (New Slide).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Кнопка Создать слайд (New Slide) состоит из двух частей, верхней и нижней. При щелчке на верхней части добавляется слайд с таким же макетом, как и выделенный в области эскизов слайдов или области структуры, кроме случая, когда создается второй слайд презентации – в этом случае создается слайд с макетом Заголовок и объект (Title and Content). При щелчке на нижней части кнопки Создать слайд (New Slide) появится коллекция, в которой можно выбрать один из макетов, входящих в выбранную тему.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните в верхней части кнопки Создать слайд (New Slide), как показано на рис. 13.6. В окне презентации появится незаполненный второй слайд. На нем располагаются две рамки (также называемые местозаполнителями), заменяющие будущий объект. Внутри рамки содержится текст, предлагающий щелкнуть в области рамки для ввода данных. К примеру, макет маркированного списка содержит два местозаполнителя – один для заголовка и второй для самого списка.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Чтобы добавить заголовок нового слайда, щелкните на рамке Заголовок слайда (Click to add title). Текст в рамке исчезнет, и вы сможете сразу ввести заголовок. Введите слова Направления развития.<br>
<img border=0 src="i_279.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 13.6. Слайд с маркированным списком<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на местозаполнителе маркированного списка Текст слайда (Click to add text) и введите первый пункт списка: Спутниковая связь. Нажмите клавишу Enter. В списке появится маркер второго пункта. Не огорчайтесь, если форма маркера вас не устраивает. Позже его можно будет изменить или даже совсем убрать. Введите текст Цифровая телефония. Снова нажмите клавишу Enter и введите слово Интернет.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 4. Заметки докладчика&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Второй слайд презентации практически готов. Осталось добавить заметки, которые помогут докладчику не растеряться в момент представления планов отдела на суд начальства. Каждый слайд презентации имеет особый вид внешнего представления, называемый заметками докладчика. На странице заметок всегда присутствуют два объекта: сам слайд в верхней части страницы и заметки в ее нижней части. Эти заметки не видны на экране в режиме просмотра презентации, они не выводятся на печать вместе со слайдом. Однако проводя электронную презентацию в локальной сети, докладчик может читать заметки на экране своего компьютера. Кроме того, страницы заметок можно распечатать и пользоваться ими во время доклада.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы добавить текст заметок, выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. В правой нижней области окна презентации найдите область заметок, в которой имеется текст Заметки к слайду (Click to add notes), и щелкните на ней. Введите текст Сделать акцент на применении цифровых технологий связи.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Чтобы увидеть страницу заметок целиком, выполните команду Вид &#8594; Режимы просмотра презентации &#8594; Страницы заметок (View &#8594; Presentation Views &#8594; Notes Page View). Включится режим страниц заметок (рис. 13.7).<br>
<img border=0 src="i_280.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 13.7. Слайд в режиме просмотра страниц заметок<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкнув на кнопке Вид &#8594; Режимы просмотра презентации &#8594; Обычный (View &#8594; Presentation Views &#8594; Normal), вернитесь в обычный режим просмотра.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание, что новый слайд появляется не только в области слайдов, но и в области эскизов слайдов. Здесь можно отыскать значок слайда под номером 2, заголовок слайда и все три пункта маркированного списка.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелчком на кнопке Сохранить (Save) панели быстрого доступа сохраните текущий вариант презентации.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке с косым крестом в правом верхнем углу окна презентации, чтобы закрыть ее.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 5. Работа со слайдами&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;При работе в обычном режиме просмотра презентации вы можете скрыть вкладки Слайды (Slides) и Структура (Outline). Это удобно при редактировании отдельных объектов, добавлении рисунков и текстовых комментариев. Давайте продолжим построение презентации, созданной в предыдущих упражнениях.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на кнопке Office, как показано на рис. 13.8, и в появившемся меню выберите команду Открыть (Open).<br>
<img border=0 src="i_281.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 13.8. Второй слайд в обычном режиме со скрытыми вкладками Слайды и Структура<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В диалоговом окне открытия файла щелкните на папке Мои документы (My Documents), найдите значок презентации План и дважды щелкните на нем.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на кнопке Следующий слайд (Next Slide), расположенной в нижней части вертикальной полосы прокрутки слайдов. На экране появится второй слайд (см. рис. 13.8).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на нижней части кнопки Создать слайд (New Slide), расположенной в группе Слайды (Slides) вкладки Главная (Home), чтобы открыть коллекцию макетов слайдов, как показано на рис. 13.9.<br>
<img border=0 src="i_282.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 13.9. Выбор макета второго слайда<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В появившейся коллекции щелкните на макете Заголовок и объект (Title and Content).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Введите заголовок слайда Выставки и конференции. Щелкните на местозаполнителе маркированного списка и введите пункты:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Спутниковая связь 2004;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Офисные АТС;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Интернет будущего;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Охрана информации.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Хорошо бы разделить названия выставок и конференций и разместить их в отдельных списках, но дополнительный слайд кажется вам лишним, а на текущем слайде все место занято имеющимся списком. Что делать?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;PowerPoint позволяет оперативно изменять разметку любого слайда. Если вы решили добавить на слайд еще один список или дополнительный рисунок, обычно достаточно просто сменить макет, хотя иногда приходится добавлять недостающие объекты вручную.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на нижней части кнопки Создать слайд (New Slide), расположенной в группе Слайды (Slides) вкладки Главная (Home).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. В появившейся коллекции щелкните на макете Два объекта (Two Content).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Введите в появившийся справа дополнительный маркированный список следующие пункты:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• История телефонной связи;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Опыт зарубежных филиалов;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Исследования отечественного рынка.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните на кнопке Вставка &#8594; Текст &#8594; Надпись (Insert &#8594; Text &#8594; Text Box), как показано на рис. 13.10.<br>
<img border=0 src="i_283.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 13.10. Третий слайд презентации<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Ниже маркированных списков растяните мышью рамку текстового поля и введите текст Сроки проведения: с мая по ноябрь.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Чтобы отцентрировать текст, щелкните на кнопке Главная &#8594; Абзац &#8594; По центру (Home &#8594; Paragraph &#8594; Center). Окончательный вид третьего слайда показан на рис. 13.10.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для перехода от слайда к слайду в режиме показа слайдов пользуйтесь вертикальной полосой прокрутки. Если выбранный масштаб не позволяет увидеть весь слайд целиком, кнопки и бегунок полосы прокрутки обеспечивают возможность перемещений как по слайду, так и между слайдами вперед и назад в пределах всей последовательности слайдов данной презентации. При перетаскивании мышью бегунка полосы прокрутки рядом с ним появляется номер и заголовок текущего слайда. Для быстрого перехода к предыдущему и последующему слайдам пользуйтесь кнопками Следующий слайд (Next Slide) и Предыдущий слайд (Previous Slide) или клавишами Page Down и Page Up. Этими же приемами перехода по слайдам можно пользоваться и во всех остальных режимах просмотра, однако вкладки Структура (Outline) и Слайды (Slides) предлагают другие, более удобные средства смены слайдов.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Режим структуры<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Режим структуры предназначен, в основном, для работы над текстом. Он позволяет сконцентрироваться на словесном изложении идей, подобрать оптимальную последовательность подачи материала. Дизайн и другие элементы оформления, как правило, прорабатываются в других режимах просмотра, хотя область слайда позволяет работать с конкретными объектами и в режиме структуры.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Напомним, что режимом структуры мы называем обычный режим просмотра презентации с активной вкладкой Структура (Outline).<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 6. Содержание презентации&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В упражнении 5 мы минимизировали область, в которой находятся вкладки Структура (Outline) и Слайды (Slides). Чтобы работать со структурой презентации, давайте вернем этой области исходный размер.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Наведите указатель мыши на границу между областями окна PowerPoint, чтобы значок указателя сменился на двунаправленную стрелку, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, перетащите указатель мыши в правую сторону.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Если вкладка Структура (Outline) не активна, активизируйте ее щелчком мыши.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;На вкладке Структура (Outline) есть пронумерованные значки слайдов с заголовками, а также подзаголовки и пункты списков (рис. 13.11).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Команды контекстного меню, появляющегося при щелчке правой кнопкой мыши на вкладке Структура (Outline), позволяют перемещать слайды презентации, изменять уровень структурных элементов, сворачивать и разворачивать вложенные списки пунктов.<br>
<br><br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В предыдущей версии Microsoft Office для работы со структурой была предназначена специальная панель инструментов Структура (Outline). В Microsoft Office 2007 такая панель отсутствует, однако те же самые действия можно выполнять с помощью контекстного меню, появляющегося при щелчке правой кнопкой мыши на вкладке Структура (Outline).<br>
<br><img border=0 src="i_284.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 13.11. Режим структуры<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Внимание!<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В области структуры отображается не всякий текст, имеющийся на слайде, а только тот, который был введен в специальные зоны разметки слайдов – текстовые местозаполнители. Обратите внимание, что в области структуры третьего слайда отсутствует надпись, добавленная вами в нижнюю часть слайда.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте воспользуемся режимом структуры и дополним презентацию еще несколькими слайдами, а заодно научимся перемещать слайды и пункты списков в пределах одной презентации.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните правой кнопкой мыши в области структуры.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В появившемся контекстном меню (рис. 13.12) выберите команду Свернуть &#8594; Свернуть все (Collapse &#8594; Collapse All), чтобы в структуре презентации остались видны только заголовки слайдов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Переместите текстовый курсор в конец заголовка третьего слайда и нажмите клавишу Enter. В презентацию будет добавлен четвертый слайд.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Введите текст Структура подразделения и нажмите клавишу Enter. Появится пятый слайд.<br>
<img border=0 src="i_285.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 13.12. Контекстное меню вкладки Структура<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Повторяя указанные действия, введите заголовки пятого и шестого слайдов, чтобы структура презентации стала такой, как показано на рис. 13.13.<br>
<img border=0 src="i_286.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 13.13. Список слайдов презентации<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Шестой слайд будет содержать двухуровневый маркированный список. Давайте введем его пункты.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Нажмите клавишу Enter. Появится седьмой слайд.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните правой кнопкой мыши в области структуры на седьмом слайде и в появившемся контекстном меню выберите команду Понизить уровень (Demote). Строка седьмого слайда превратится в пункт списка. Введите текст Телевидение.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Нажмите клавишу Enter. Снова в контекстном меню выберите команду Понизить уровень (Demote). Появится пункт списка второго уровня вложения. Введите текст 30-секундный ролик. Нажмите клавишу Enter и введите текст 60-секундный ролик.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Еще раз нажмите клавишу Enter. Щелкните правой кнопкой мыши на появившемся пункте списка и в контекстном меню выберите команду Повысить уровень (Promote). Пункт списка второго уровня превратится в пункт списка первого уровня. Введите слово Радио.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Нажмите клавишу Enter. Щелкните правой кнопкой мыши на появившемся пункте списка и в контекстном меню выберите команду Понизить уровень (Demote).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Введите еще несколько пунктов списка, как показано на рис. 13.14.<br>
<img border=0 src="i_287.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 13.14. Двухуровневый маркированный список<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;При необходимости разметку слайда можно изменить прямо в режиме структуры. Кроме того, хотелось бы переставить местами слайды презентации и поменять пункты списка шестого слайда. Чтобы скорректировать структуру презентации, выполните следующие действия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Выделите шестой слайд. Он основан на макете Два объекта (Two Content). В коллекции, вызываемой с помощью кнопки Главная &#8594; Слайды &#8594; Макет (Home &#8594; Slides &#8594; Layout), выберите макет Заголовок и объект (Title and Content).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для повышения и понижения уровня элемента структуры можно пользоваться клавишей Tab и комбинацией клавиш Shift+ТаЬ.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Наведите указатель мыши на значок шестого слайда, как показано на рис. 13.15.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Нажмите левую кнопку мыши и перетащите указатель вверх. Когда горизонтальная линия, показывающая будущее положение шестого слайда, окажется между значками четвертого и пятого слайдов, отпустите кнопку мыши. Пятый и шестой слайды поменяются местами.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. Наведите указатель на маркер пункта Телевидение, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, перетащите выделенный пункт в конец слайда.<br>
<img border=0 src="i_288.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 13.15. Перемещение слайда с помощью мыши<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;18. Щелкните на заголовке слайда 3 правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Развернуть &#8594; Развернуть (Expand &#8594; Expand). На экране появится содержимое третьего слайда. Изучите различия между структурой списков разных слайдов.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы свернуть содержимое слайда, с которым вы не работаете в данный момент, достаточно в контекстном меню этого слайда выбрать команду Свернуть &#8594; Свернуть все (Collapse &#8594; Collapse All).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;19. Щелкните правой кнопкой мыши в области структуры и в появившемся контекстном меню выберите команду Развернуть &#8594; Развернуть все (Expand &#8594; Expand АН), чтобы вывести на экран текст всех слайдов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;20. Щелкните правой кнопкой мыши в области структуры и в появившемся контекстном меню выберите команду Показать форматирование текста (Show Text Formatting). Вы увидите реальный шрифт и маркеры всех пунктов структуры слайдов, как показано на рис. 13.16. В этом режиме удобно изменять начертание текста прямо в структуре презентации и сравнивать шрифты различных слайдов.<br>
<img border=0 src="i_289.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 13.16. Структура слайдов в режиме показа форматирования<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;21. Чтобы вернуться к редактированию структуры и не отвлекаться на форматирование текста, повторно выберите в контекстном меню команду Показать форматирование текста (Show Text Formatting). Элементы форматирования текста исчезнут.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 7. Создание презентации на основе шаблона&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Конечно, разработчики PowerPoint не знали, что именно будет говориться на вашей презентации, но им было хорошо известно, каким образом строят свои презентации умелые докладчики. Мастер автосодержания предлагает несколько хорошо отработанных шаблонов презентаций, среди которых можно найти варианты, раскрывающие следующие темы:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• классический фотоальбом;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• современный фотоальбом;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• рекламный буклет;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• викторина.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Другие шаблоны доступны на веб-узле Microsoft Office Online.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы создать презентацию на основе шаблона, выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Создать (New). Появится диалоговое окно Создание презентации (New Presentation), показанное на рис. 13.17.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В списке Шаблоны (Templtes) щелкните на элементе Установленные шаблоны (Installed Templtes).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В появившемся списке выберите элемент Викторина (Quiz Show).<br>
<img border=0 src="i_290.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 13.17. Диалоговое окно Создание презентации<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на кнопке Создать (Create).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В окне PowerPoint появится презентация, созданная на основе шаблона Викторина (Quiz Show). Она уже содержит несколько слайдов с заполненными заголовками и содержимым, вы можете изменить содержимое под ваши требования, а также поменять оформление слайдов, выбрав другую тему или используя иные методы, некоторые из них мы рассмотрим на следующем занятии.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Сохраните презентацию под именем Викторина, щелкнув на кнопке Сохранить (Save) панели быстрого доступа (рис. 13.18).<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 8. Импорт структуры&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;При желании можно заранее создать структуру презентации в Microsoft Word, а затем импортировать ее в PowerPoint. Разработка содержания в Word дает возможность задействовать богатый инструментарий этого мощного текстового процессора. Для импорта содержания, сформированного в программе Word, выполните следующие действия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на нижней части кнопки Создать слайд (New Slide), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Слайды (Slides).<br>
<img border=0 src="i_291.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 13.18. Презентация на основе шаблона Викторина<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Выберите в появившейся коллекции команду Слайды из структуры (Slides from Outline).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В открывшемся диалоговом окне Вставить структуру (Insert Outline) выберите нужный файл и щелкните на кнопке Вставка (Insert).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Структуру презентации можно импортировать практически из любого текстового процессора. Если программа позволяет генерировать RTF-файлы, воспользуйтесь этим форматом. При импорте содержания PowerPoint воспользуется имеющейся информацией о стилях. Если приложение не поддерживает формат RTF, сохраните текст в простом ASCII-файле. В этом случае PowerPoint будет формировать структуру, опираясь на символы табуляции. Абзац без табуляции станет заголовком слайда. Абзац с одной табуляцией – элементом маркированного списка и т. д.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Сортировщик слайдов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Режим сортировщика дает возможность работать с презентацией в целом. В нем окно документа содержит совокупность миниатюр всех слайдов. В режиме сортировщика удобно проверять презентацию на наличие ошибок и однородность дизайна, менять шаблон, цветовую схему и фон группы слайдов, дублировать, копировать и переставлять слайды, перемещать слайды между презентациями, настраивать и просматривать эффекты переходов и анимационные эффекты, предназначенные для электронных слайд-шоу.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 9. Перестановка и копирование слайдов&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Перемещать слайды последовательности можно с помощью мыши, команд меню или кнопок панели инструментов. Чтобы изменить расположение слайдов презентации План. pptx методом перетаскивания, выполните следующие действия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелчком на кнопке Вид &#8594; Режимы просмотра презентации &#8594; Сортировщик слайдов (View &#8594; Presentation Views &#8594; Slide Sorter) включите режим сортировщика слайдов (рис. 13.19).<br>
<img border=0 src="i_292.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 13.19. Режим сортировщика слайдов<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Поместите указатель мыши на второй слайд, который мы будем перемещать.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Нажмите кнопку мыши и перетащите вертикальную линию позиции вставки в новое положение между четвертым и пятым слайдами.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Отпустите кнопку мыши. Слайд передвинется на новое место.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы вместо перемещения слайда или группы слайдов выполнить их копирование, в процессе перетаскивания удерживайте нажатой клавишу Ctrl. Слайды появятся в новой позиции, а их копия сохранится на прежнем месте.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы переместить или скопировать группу слайдов, сначала их нужно выделить. Для этого воспользуйтесь следующими приемами.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Для выделения нескольких смежных слайдов (например, 4, 5 и 6) поместите указатель рядом с первым слайдом последовательности (слайд 4), нажмите кнопку мыши и перетащите указатель через этот слайд до последнего слайда последовательности (слайд 6). Все три слайда окажутся выделенными, как показано на рис. 13.20.<br>
<img border=0 src="i_293.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 13.20. Выделение группы слайдов<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вместо этого можно щелкнуть на четвертом слайде, нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкнуть на шестом слайде.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Чтобы добавить в выделенную группу несмежный слайд 3, нажмите клавишу Ctrl и щелкните на третьем слайде.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелчком на кнопке Копировать (Сору), которая расположена на вкладке Главная (Home) в группе Буфер обмена (Clipboard), скопируйте группу слайдов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Чтобы поместить точку вставки между первым и вторым слайдами, щелкните на первом слайде.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелчком на кнопке Вставить (Paste), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Буфер обмена (Clipboard), вставьте скопированные слайды между первым и вторым слайдами презентации.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. С помощью кнопки Отменить (Undo) отмените все перемещения слайдов.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 10. Добавление и удаление слайдов&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Помимо перестановки слайдов, в процессе разработки презентации может понадобиться добавлять новые или удалять ставшие ненужными слайды. Это удобно делать в режиме сортировщика, так как здесь можно наблюдать влияние выполненных изменений на общий вид презентации.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелчками на нижней кнопке полосы прокрутки переместитесь в конец презентации.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Выделите слайд 6, а затем щелчком на кнопке Вырезать (Cut), которая расположена на вкладке Главная (Home) в группе Буфер обмена (Clipboard), удалите его.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на слайде 3, нажмите клавишу Shift и щелкните на слайде 5. Нажатием клавиши Delete удалите выделенные слайды 3–5. Оставшиеся слайды будут перенумерованы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на слайде 1, а затем – на верхней части кнопки Главная &#8594; Слайды &#8594; Создать слайд (Home &#8594; Slides &#8594; New Slide).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Между слайдами 1 и 2 появится новый слайд с макетом Заголовок и объект (Title and Content), который можно наполнить содержанием в обычном режиме или в режиме структуры.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы выйти из режима сортировщика и вернуться к обычному просмотру конкретного слайда, просто дважды щелкните на этом слайде.<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 11. Перемещение слайдов между презентациями&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Слайды можно перемещать и копировать не только в пределах одной презентации, но и между различными презентациями. Для этого необходимо расположить презентации рядом друг с другом в режиме сортировщика слайдов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Откройте презентацию План.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Откройте презентацию Викторина.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Выберите команду Вид &#8594; Окно &#8594; Упорядочить все (View &#8594; Window &#8594; Arrange All), чтобы окна обеих презентаций разместились рядом друг с другом (рис. 13.21).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Переключите обе презентации в режим сортировщика. Для этого щелкните на соответствующей кнопке переключения режимов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;После этого можно перемещать и копировать слайды между презентациями точно так же, как это делалось в пределах одной презентации. При этом оформление слайда автоматически меняется в соответствии с оформлением презентации, в которую он перемещается.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 12. Тема презентации&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Самый простой и наиболее универсальный способ изменения внешнего вида презентации – это применение другой темы. Смена темы влечет модификацию цветовой схемы, от которой зависят цвета элементов презентации, шрифтов, эффектов; смена темы влияет также на дизайн фона и принимаемые по умолчанию параметры. Поставляемые в комплекте PowerPoint темы разработаны профессиональными художниками и гарантируют элегантность и привлекательность презентации.<br>
<img border=0 src="i_294.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 13.21. Окна двух презентаций в режиме сортировщика<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для изменения темы существующей презентации выполните следующие действия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Откройте презентацию Викторина.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Перейдите на вкладку Дизайн (Design), с помощью которой можно менять оформление слайдов презентации, как показано на рис. 13.22.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на кнопке Дополнительные параметры (More) в группе Темы (Themes).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В появившейся коллекции вы можете выбрать подходящую тему оформления. Выберите, например, тему Трек (Trek).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Одним из компонентов каждой темы является цветовая схема, которая определяет упорядоченную последовательность из восьми цветов, предназначенных для изображения различных элементов оформления презентации. Простой смены некоторых цветов или всей цветовой схемы бывает достаточно, чтобы презентация полностью преобразилась. Чтобы скорректировать цветовую схему презентации, проще всего выбрать одну из стандартных схем PowerPoint.<br>
<img border=0 src="i_295.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 13.22. Выбор темы оформления<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Переключитесь в режим сортировщика слайдов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Любым из ранее описанных способов выделите слайды 4 и 5 или любые другие слайды, которым нужно назначить новую цветовую схему.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на кнопке Цвета (Colors), расположенной в группе Темы (Themes) вкладки Дизайн (Design), чтобы раскрыть коллекцию цветовых схем (рис. 13.23).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. В появившейся коллекции выберите подходящий вариант цветовой схемы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;С помощью контекстного меню цветовую схему, так же как и тему, можно применить ко всем слайдам или только к выделенным.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. В контекстном меню выберите команду Применить к выделенным слайдам (Apply to Selected Slides).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Описанным способом можно изменять только цвета темы, не меняя ее других параметров, таких как шрифты и эффекты.<br>
<img border=0 src="i_296.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 13.23. Смена цветовой схемы слайдов<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контрольное упражнение<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Пришло время проверить, насколько хорошо вы освоили навыки создания презентаций и работы в разных режимах PowerPoint. Попробуйте выполнить следующие операции и ответить на поставленные вопросы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Создайте пустую презентацию без какого-либо содержания.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Добавьте несколько слайдов в режиме структуры.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Перейдите на вкладку Слайды (Slides).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Удалите второй слайд.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как удалить слайд в обычном режиме с активной вкладкой Слайды (Slides)?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Переключитесь в окно презентации План.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. На слайде Выставки и конференции презентации План есть два маркированных списка. Превратите второй из них в отдельный слайд с соответствующим заголовком.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как превратить маркированный список в отдельный слайд?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Переместите группу слайдов с четвертого по шестой между первым и вторым слайдами.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Закройте все окна презентаций.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подведение итогов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии вы познакомились с приложением PowerPoint, в частности с режимами просмотра презентаций и основными панелями инструментов. Вы узнали принципы работы этой программы и научились быстро строить презентационные последовательности на базе шаблонов и самостоятельно создавая слайды. Теперь вы умеете корректировать содержание презентации, макет и цветовое оформление слайдов. Наконец, вы можете быстро преобразовать план, подготовленный в Word, в структуру новой презентации.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;На следующем занятии рассматриваются вопросы оформления презентации. Вы научитесь форматировать текст слайдов, добавлять рисунки и объекты SmartArt.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 14<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Оформление презентации<br></h3><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Тема занятия<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии вы познакомитесь с некоторыми приемами оформления слайдов презентации. Будут рассмотрены следующие темы:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• маркированные списки;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• текстовые объекты;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• графические объекты;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• образцы слайда;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• рисунки SmartArt.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;При отсутствии достаточного времени для оформления презентации можно воспользоваться одной из встроенных тем PowerPoint и задать цветовую схему с помощью приемов, рассмотренных в упражнении 12 предыдущего занятия. Но чтобы получить действительно привлекательную презентацию, следует дополнительно выделить важные пункты, добавить необходимые рисунки, а возможно, и изменить образец слайда, определяющий общее расположение объектов на всех слайдах последовательности.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Форматирование слайда<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Абзацы и шрифт слайдов PowerPoint форматируются точно так же, как текст Word. Одно из неоспоримых преимуществ программного пакета Microsoft Office 2007 – это сходство операций во всех основных приложениях. Вы можете выделить любой фрагмент текста, настроить отступы, интервалы и режимы выравнивания абзацев, воспользовавшись приемами, описанными на занятии 6. Эти параметры удобнее всего регулировать с помощью горизонтальной и вертикальной линеек, которые подобны линейкам Word.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 1. Шрифт, маркеры и отступы абзацев&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Основными текстовыми элементами презентаций являются списки. В отличие от Word списки PowerPoint изначально предполагаются многоуровневыми, что вносит некоторую специфику в приемы их форматирования. Чтобы приукрасить списки презентации, созданной на предыдущем занятии, выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Откройте презентацию План.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Скройте область структуры, щелкнув на кнопке в виде косого креста, расположенной в правом верхнем углу области структуры, чтобы развернуть слайд на все окно PowerPoint.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Несколькими нажатиями клавиши Page Down перейдите к пятому слайду, показанному на рис. 14.1. На этом слайде расположен двухуровневый список.<br>
<img border=0 src="i_297.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 14.1. Слайд с двухуровневым списком<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Чтобы вывести на экран линейки (если таковые отсутствуют), выберите команду Вид &#8594; Показать или скрыть &#8594; Линейка (View &#8594; Show/Hide &#8594; Ruler).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните в пределах списка. Вокруг списка появится рамка габаритного контейнера с восемью маркерами, а на линейках – границы габаритного контейнера и маркеры отступов пунктов списка, в который установлен курсор. Также обратите внимание на дополнительную вкладку Формат (Format).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Списки PowerPoint поддерживают девять уровней вложенности пунктов, которые соответствуют девяти уровням в режиме структуры. По умолчанию пункты разного уровня отличаются маркерами и величиной отступа от левого края. Давайте скорректируем эти параметры на примере списка пятого слайда.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Выделите все пункты списка второго уровня.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Перетащите все маркеры отступов вправо примерно на отметку 4 см, как показано на рис. 14.2. В результате сдвинутся как маркеры списка, так и пункты списка.<br>
<img border=0 src="i_298.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 14.2. Форматирование списка<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Перетащите влево примерно на 1 см маркер отступа первой строки. Маркеры списка сместятся влево, а текст пунктов останется на месте.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните слева от пункта 30-секундный ролик, чтобы выделить его.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Нажмите клавишу Shift и щелкните слева от следующего пункта. Окажутся выделенными два пункта второго уровня.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Щелкните в области выделенного текста правой кнопкой мыши и в контекстном меню раскройте подменю Маркеры (Bullets).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Выберите команду Список (Bullets and Numbering).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Маркированный (Bulleted).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. С помощью этого окна можно выбрать один из предлагаемых вариантов маркеров, щелкнув на нем, или же самим разработать вариант маркера. Щелкните на кнопке Настройка (Customize).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. В списке Шрифт (Font) диалогового окна Символ (Symbol) выберите пункт Wingdings (рис. 14.3).<br>
<img border=0 src="i_299.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 14.3. Выбор маркера<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Щелкая на клетках с символами, можно просматривать значки в увеличенном виде. Выберите подходящий маркер.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. Щелкните на кнопке ОК.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В качестве маркера можно использовать любой символ любого шрифта и даже рисунок. Чтобы назначить рисунок, в окне Список (Bullets and Numbering) перейдите на вкладку Маркированный (Bulleted), щелкните на кнопке Рисунок (Picture) и выберите один из предлагаемых графических маркеров либо импортируйте в библиотеку маркеров файл с рисунком.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;18. Щелкните на пункте Местные радиостанции (рис. 14.4).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;19. Нажмите клавишу Shift и щелкните правее пункта Специальные предложения, чтобы выделить все три пункта списка.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;20. Щелчком на кнопке Увеличить размер шрифта (Increase Font Size), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Шрифт (Font), сделайте шрифт выделенного фрагмента крупнее.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;21. Чтобы три выделенных пункта выводились курсивом, щелкните на кнопке Курсив (Italic) в той же группе.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;22. Щелкните на кнопке Нумерация (Numbering), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Абзац (Paragraph). В результате роль маркеров списка будут играть последовательные числа, как показано на рис. 14.4.<br>
<img border=0 src="i_300.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 14.4. Форматирование списка<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 2. Текстовые объекты&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В PowerPoint любой текст, так же как рисунок, диаграмма или таблица, представляет собой отдельный объект, который можно перемещать, масштабировать, поворачивать, раскрашивать, а также применять к нему различные эффекты. Давайте поучимся форматировать такие объекты.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. С помощью бегунка вертикальной полосы прокрутки перейдите на слайд 2.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните правой кнопкой мыши внутри рамки со списком этого слайда и выберите в контекстном меню команду Формат фигуры (Format Shape).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;На экране появится диалоговое окно Изменение формы (Format Shape). Вкладка Надпись (Text Box) этого окна, показанная на рис. 14.5, позволяет задать способ размещения текста внутри рамки. Эта вкладка доступна только для фигур с текстом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Выберите в раскрывающемся списке Вертикальное выравнивание (Vertical alignment) пункт Сверху по центру (Top Centered), чтобы центрировать текст внутри габаритного контейнера по горизонтали.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В группе Автоподбор (Autofit) установите переключатель Подгонять размер фигуры под текст (Resize shape to fit text). Этот режим автоматически сжимает габаритный контейнер по вертикали до размеров текста. При вводе в этом режиме дополнительных символов контейнер будет сам увеличиваться по высоте, чтобы вместить весь текст.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Перейдите на вкладку Заливка (Fill), которая позволяет настроить фон объектов (рис. 14.6).<br>
<img border=0 src="i_301.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 14.5. Настройка размещения надписи<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Установите переключатель Сплошная заливка (Solid fill).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. В палитре Цвет (Color) выберите желтый цвет.<br>
<img border=0 src="i_302.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 14.6. Настройка заливки<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Перейдите на вкладку Цвет линии (Line Color), которая позволяет задать цвет рамки объектов (рис. 14.7).<br>
<img border=0 src="i_303.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 14.7. Настройка цвета линии<br>
<br><img border=0 src="i_304.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 14.8. Настройка типа линии<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Установите переключатель Сплошная линия (Solid line).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. В палитре Цвет (Color) выберите темно-синий цвет.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Перейдите на вкладку Тип линии (Line Style), которая позволяет задать тип линии для рамки объектов (рис. 14.8).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Щелкните на кнопке раскрытия списка Тип штриха (Dash type).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Выберите тип Штрих (Dash).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. С помощью счетчика Ширина (Width) задайте толщину линии в 5 пунктов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Щелкните на кнопке Закрыть (Close).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обновленный слайд показан на рис. 14.9.<br>
<img border=0 src="i_305.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 14.9. Обновленный список<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 3. Перемещение и масштабирование объектов&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В PowerPoint текстовые объекты, как и рисунки, можно перемещать и масштабировать.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вы уже наверняка обратили внимание, что рамки объектов имеют несколько маркеров. По углам рамки эти маркеры имеют форму круга и позволяют изменять размер рамки объекта одновременно по вертикали и горизонтали. Маркеры, находящиеся по середине каждой из четырех сторон рамки, позволяют изменять размер рамки только в одном из измерений. Маркер зеленого цвета, находящийся в верхней части рамки объекта, позволяет вращать фигуру.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Сохраняя выделенным объект списка, наведите указатель мыши на зеленый маркер, расположенный в верхней центральной части объекта, нажмите левую кнопку и, перетаскивая мышь, поверните текст примерно на 45° (рис. 14.10).<br>
<img border=0 src="i_306.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 14.10. Текстовый объект после поворота<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Полученный объект выступает за пределы слайда и его нужно уменьшить.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Захватите мышью серединный маркер правой стороны текста и перетащите его немного вниз.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В предыдущей версии Office текстовые объекты имели два режима выделения. Щелчком на тексте повернутого списка включался режим редактирования текста, при этом объект автоматически принимал горизонтальное положение. После окончания редактирования текста при щелчке за пределами объекта он возвращался в прежнее положение. В Office 2007 при редактировании текста положение объекта не меняется.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Перетащите серединный маркер левой стороны рамки вверх. В результате объект маркированного списка уменьшится по ширине и будет целиком помещаться на слайде.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Чтобы расположить список в центре слайда, наведите указатель мыши на границу объекта и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите его примерно в центр слайда.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Измените размер списка так, чтобы рамка объекта закрывала часть заголовка слайда.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В результате часть заголовка будет не видна из-за списка. Давайте переместим список на задний план так, чтобы заголовок слайда был виден полностью.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Выделите список (если он не выделен), щелкнув на нем мышью.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. В группе Упорядочить (Arrange) вкладки Формат (Format) щелкните на стрелке, расположенной в правой части кнопки На задний план (Send to Back).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. В появившемся меню выберите команду На задний план (Send to Back). В результате заголовок слайда будет виден полностью (см. рис. 14.10).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как вы наверное обратили внимание, в меню, вызываемом щелчком на кнопке На задний план (Send to Back), есть также команда Переместить назад (Send Backward). Эта команда перемещает объект на один уровень назад и ее удобно применять, когда у вас не два, как в нашем случае, а несколько объектов. В группе Упорядочить (Arrange) есть также кнопка На передний план (Bring to Front), которая выполняет действия, противоположные кнопке На задний план (Send to Back).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Конечно, полученный слайд вряд ли подойдет для реальной презентации, однако в определенных ситуациях рассмотренные приемы оформления помогут вам разместить текст слайда надлежащим образом.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 4. Редактирование образца слайда&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В состав шаблона оформления презентации помимо цветовой схемы входят образцы обычных слайдов, титульного слайда, страниц заметок и раздаточного материала, которые определяют стандартное оформление этих элементов. Изменяя образец, можно модифицировать сразу все слайды презентации. Образец слайдов содержит в себе стили презентации, включая следующие компоненты:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• параметры оформления фона, который может иметь плавные переходы тона;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• принимаемые по умолчанию параметры форматирования шрифтов, заголовков и маркированных списков;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• размеры и расположения рамок;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• образец слайдов и дополнительный образец заголовков;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• дополнительные объекты, размещаемые на заднем плане слайдов;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• три специальных поля, отображающие дату, номер слайда и текст нижнего колонтитула.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте изменим фон слайдов и отобразим перечисленные служебные поля.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Создайте пустую презентацию.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Добавьте к презентации несколько слайдов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Перейдите на второй слайд.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Выберите команду Вид &#8594; Режимы просмотра презентации &#8594; Образец слайдов (View &#8594; Presentation &#8594; Views &#8594; Slide Master).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Появится образец слайдов с пятью рамками и вкладка Образец слайдов (Slide Master) с кнопками, позволяющими вводить новый образец, удалять, сохранять, изменять и переименовывать его. С помощью приемов, описанных в упражнениях 1 и 2 этого занятия, вы можете редактировать образец слайда, изменять размеры рамок, фон, параметры границ рамок и шрифт, а также маркеры списков. Выполненное форматирование подействует на все слайды презентации, кроме титульного.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для модификации титульного слайда следует отформатировать образец заголовка. Образец заголовка расположен вторым в ряду образцов слайдов. Чтобы перейти к нему от образца слайда, нажмите клавишу Page Down.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке Образец слайдов &#8594; Фон &#8594; Стили фона (Slide Master &#8594; Background &#8594; Background Styles), как показано на рис. 14.11.<br>
<img border=0 src="i_307.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 14.11. Режим образца слайдов<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В появившейся коллекции выберите команду Формат фона (Format Background).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В коллекции стилей фона вы можете выбрать один из встроенных стилей или самостоятельно задать параметры фона с помощью команды Формат фона (Format Background).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Открывшееся диалоговое окно Формат фона (Format Background) позволяет настраивать фон не только образца, но и любого конкретного слайда (рис. 14.12).<br>
<img border=0 src="i_308.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 14.12. Диалоговое окно Формат фона<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. На вкладке Заливка (Fill) диалогового окна Формат фона (Format Background) установите переключатель Градиентная заливка (Gradient fill).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. В раскрывающемся списке Тип (Туре) в качестве типа градиентной заливки выберите, например, пункт Радиальный (Radial).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. В коллекции, появляющейся при щелчке на кнопке Направление (Direction), выберите элемент Из угла (From Corner) – он второй слева.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. С помощью элементов управления в разделе Точки градиента (Gradient stops) вы можете выбирать, добавлять и удалять точки градиента. Добавьте несколько точек.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. При щелчке на кнопке Цвет (Color) появляется коллекция с цветовыми образцами. Задайте для каждой точки градиента соответствующий цвет.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Чтобы применить новые параметры фона ко всем образцам, щелкните на кнопке Применить ко всем (Apply to All).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно Формат фона (Format Background).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Щелкните на кнопке Вставка &#8594; Текст &#8594; Колонтитулы (Insert &#8594; Text &#8594; Header & Footer), чтобы открыть диалоговое окно Колонтитулы (Header & Footer).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Перейдите на вкладку Слайд (Slide).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Чтобы вывести дату, установите флажок Дату и время (Date and Time), как показано на рис. 14.13.<br>
<img border=0 src="i_309.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 14.13. Диалоговое окно Колонтитулы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. Чтобы выводимой датой была дата последнего обновления презентации, установите переключатель Автообновление (Update automatically).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;18. В списке Язык (Language) выберите пункт Русский (Russian).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;19. Установите флажок Номер слайда (Slide number), чтобы добавить в правый нижний угол порядковый номер слайда.<br>
<img border=0 src="i_310.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 14.14. Новый фон и подписи на нижнем краю слайда<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;20. Установите флажок Нижний колонтитул (Footer) и в расположенное ниже поле введите текст Средства связи. Этот текст будет присутствовать на каждом слайде.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;21. Щелкните на кнопке Применить ко всем (Apply То АН).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;22. С помощью кнопки Закрыть режим образца (Close Master View) вкладки Образец слайдов (Slide Master) вернитесь к просмотру слайдов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обновленный третий слайд показан на рис. 14.14. Остальные слайды будут выглядеть аналогично.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 5. Графические объекты&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Графические объекты PowerPoint ничем не отличаются от рисунков и автофигур Word, о которых рассказывалось на занятии 6. Их можно вставлять как в сами слайды, так и в образцы. Для форматирования графических объектов используются элементы управления вкладки Формат (Format). Попробуем с помощью образца добавить на каждый слайд логотип компании и гиперссылки на следующий и предыдущий слайды.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. С помощью команды Вид &#8594; Режимы просмотра презентации &#8594; Образец слайдов (View &#8594; Presentation View &#8594; Slide Master) снова перейдите в режим образца слайда.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на местозаполнителе Образец заголовка (Click to edit Master title style), как показано на рис. 14.15.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Перетащите влево серединный маркер правой границы появившейся рамки, чтобы уменьшить область заголовка и освободить место под логотип.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на кнопке Вставка &#8594; Иллюстрации &#8594; Клип (Insert &#8594; Illustrations &#8594; Clip Art).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В поле Искать (Serch for) появившейся области задач Клип (Clip Art) введите ключевое слово животные.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на кнопке Начать (Go). В средней части области задач появятся образцы картинок.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Перетащите мышью рисунок тигра в верхнюю часть слайда, как показано на рис. 14.15. При необходимости уменьшите размер рисунка, перетащив один из угловых маркеров.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Перетащите вверх серединный маркер нижней границы рамки Образец текста (Click to edit Master text styles), чтобы уменьшить область текста и освободить место под стрелки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на кнопке Фигуры (Shapes), расположенной на вкладке Вставка (Insert) в группе Иллюстрации (Illustrations).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. В появившейся коллекции в разделе Фигурные стрелки (Block Arrows) щелкните на образце кнопки со стрелкой вправо.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. В правом нижнем углу слайда растяните мышью диагональ габаритного контейнера стрелки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Щелкните на стрелке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Гиперссылка (Hyperlink).<br>
<img border=0 src="i_311.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 14.15. Добавление логотипа и гиперссылок<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. В левой части открывшегося диалогового окна щелкните на кнопке Местом в документе (Place In This Document), затем в списке слайдов назначения выберите пункт Следующий слайд (Next Slide) и щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Нажатием клавиш Ctrl+C скопируйте стрелку со ссылкой. Затем нажмите клавишу Page Down, а вслед за ней клавиатурную комбинацию Ctrl+V, чтобы вставить скопированный объект в образец заголовка. Нажатием клавиши Page Up вернитесь к образцу слайда.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Повторив шаги 9-14, добавьте между областью объекта и областью даты стрелку влево, выбрав в качестве цели гиперссылки пункт Предыдущий слайд (Previous Slide).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Щелкните на кнопке Закрыть режим образца (Close Master View) вкладки Образец слайдов (Slide Master).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте проверим, как работают настроенные гиперссылки. Для этого нажмите клавишу F5. PowerPoint откроет первый слайд в режиме полноэкранного просмотра слайд-шоу. Щелкните на стрелке ссылки на следующий слайд, откроется второй слайд (рис. 14.16). Точно так же можно перейти и к третьему слайду.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание, что на каждом слайде есть ссылки на предыдущий и следующий слайды. Чтобы выйти из режима демонстрации презентации, нажмите клавишу Esc.<br>
<img border=0 src="i_312.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 14.16. Слайд с гиперссылками и рисунком<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Можете не сохранять эту презентацию, она нам не пригодится в дальнейших упражнениях.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рисунки SmartArt<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На слайдах PowerPoint можно размещать таблицы, диаграммы и другие объекты, разъясняющие содержание презентации. Иногда хорошо построенный график намного красноречивее нескольких десятков слов. В PowerPoint доступны также таблицы, аналогичные таблицам Word (с ними вы встречались на занятии 7). Диаграммы и графики были рассмотрены при изучении Word и Excel.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В следующих упражнениях вы познакомитесь с еще одним типом объектов Microsoft Office – рисунками SmatrArt. Рисунки SmartArt включают в себя такие объекты, как списки, блок-схемы для отображения процессов, циклов, иерархий, связей, матриц и пирамид. Мы рассмотрим рисунки SmartArt на примере организационной диаграммы, которая входит в группу иерархий.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 6. Добавление организационной диаграммы&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Организационная диаграмма представляет собой блок-схему из связанных прямоугольников и может описывать, например, структуру организации или генеалогическое древо семьи.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Откройте презентацию План.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. С помощью клавиш Page Up и Page Down перейдите к слайду, имеющему заголовок Структура подразделения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на кнопке Вставка &#8594; Иллюстрации &#8594; Вставить рисунок SmartArt (Insert &#8594; Illustrations &#8594; Insert SmartArt Graphic).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вставить рисунок SmartArt можно также, щелкнув в пустом слайде на специальном значке Вставить русунок SmartArt (Insert SmartArt Graphic).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Появится диалоговое окно Выбор рисунка SmartArt (Choose a SmartArt Graphic), показанное на рис. 14.17. В этом окне перейдите в раздел Иерархия (Hierarchy).<br>
<img border=0 src="i_313.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 14.17. Диалоговое окно Выбор рисунка SmartArt<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В средней части диалогового окна Выбор рисунка SmartArt (Choose a SmartArt Graphic) выберите элемент Организационная диаграмма (Organization Chart).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;На слайде появится организационная диаграмма, в которую нам надо теперь ввести соответствующий текст. Вводить текст можно непосредственно в блоки организационной диаграммы или в область Введите текст (Type your text here), расположенную рядом с организационной диаграммой. Организационная диаграмма сразу после создания содержит три блока для подчиненных и один блок для помощника.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите также внимание на две дополнительные вкладки для работы с рисунками SmartArt: Конструктор (Design) и Формат (Format). В следующих упражнениях мы воспользуемся некоторыми инструментами, предоставляемыми этими вкладками.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на блоке верхнего уровня и введите текст: Суворов. Нажмите клавишу Enter и введите текст: Директор, как показано на рис. 14.18.<br>
<img border=0 src="i_314.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 14.18. Организационная диаграмма<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните на блоке первого подчиненного и введите его фамилию и должность.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Аналогичным образом введите текст для второго и третьего подчиненных, а также помощника (блок помощника располагается сбоку от вертикальной линии).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Чтобы изменить уже введенный текст, щелкните на блоке и внесите исправления. Исправив ошибки, щелкните за пределами блока.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Чтобы закончить редактирование организационной диаграммы, щелкните на слайде за ее пределами.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 7. Добавление и перемещение блоков&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Любой объект презентации можно изменять. Добавим дополнительные блоки в организационную диаграмму, созданную в предыдущем упражнении.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. В слайде с организационной диаграммой щелкните на организационной диаграмме, чтобы сделать ее доступной редактированию. В организационной диаграмме различаются несколько типов блоков. Они представлены командами меню Добавить фигуру (Add Shape), появляющегося при щелчке на нижней части кнопки Конструктор &#8594; Создать рисунок &#8594; Добавить фигуру (Design &#8594; Create Graphic &#8594; Add Shape). Это меню содержит следующие команды:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Добавить фигуру после (Add Shape After) – добавляет фигуру на том же уровне, что и текущая фигура, но после нее.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Добавить фигуру до (Add Shape Before) – добавляет фигуру на том же уровне, что и текущая фигура, но до нее.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Добавить фигуру выше (Add Shape Above) – добавляет фигуру на уровень выше, чем текущая фигура. Добавленная фигура займет уровень выделенной фигуры.<br>
<img border=0 src="i_315.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 4.19. Добавление блоков в организационную диаграмму<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Добавить фигуру ниже (Add Shape Below) – добавляет фигуру на уровень ниже, чем текущая фигура.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Добавить помощника (Add Assistant) – добавляет фигуру помощника. Фигура помощника появляется над остальными фигурами того же уровня сбоку от линии. Однако в области ввода текста она будет располагаться после других фигур того же уровня.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте добавим еще одного помощника директора и двух подчиненных в производственный отдел.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Выделите блок директора, щелкнув на нем (рис. 14.19).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на нижней части кнопки Конструктор &#8594; Создать рисунок &#8594; Добавить фигуру (Design &#8594; Create Graphic &#8594; Add Shape).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В появившемся меню выберите команду Добавить помощника (Add Assistant).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на блоке начальника производственного отдела.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В меню Добавить фигуру (Add Shape) выберите команду Добавить фигуру ниже (Add Shape Below). Повторите шаги 5 и 6, чтобы добавить в производственный отдел второго подчиненного.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкая на вновь добавленных блоках, введите необходимую информацию о работниках компании.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы удалить ненужный блок, следует выделить его щелчком, а затем нажать клавишу Delete.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Блоки организационной диаграммы можно не только добавлять и удалять, но и перемещать, изменяя схему подчиненности. Пусть, например, отдел сбыта переподчинили производственному отделу. Давайте соответствующим образом изменим схему.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Поместите указатель на блок начальника отдела сбыта и щелкните на кнопке Конструктор &#8594; Создать рисунок &#8594; Понизить уровень (Design &#8594; Create Graphic &#8594; Demote Selection).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание, что блоки самого нижнего уровня располагаются вертикально и в результате площадь слайда расходуется неоптимальным образом. Чтобы изменить расположение блоков, воспользуемся показанным на рис. 14.20 меню, которое появляется при щелчке на кнопке Конструктор &#8594; Создать рисунок &#8594; Макет (Design &#8594; Create Graphic &#8594; Layout).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Команды этого меню позволяют расположить блоки одним из следующих образов:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Стандартный (Standard) – подчиненные блоки выравниваются по центру относительно выделенного блока;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Все (Both) – подчиненные блоки выравниваются по центру относительно выделенного блока в два ряда;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Левосторонний (Left Hanging) – подчиненные блоки располагаются слева от выделенного блока;<br>
<img border=0 src="i_316.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 14.20. Команды меню Макет<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Правосторонний (Right Hanging) – подчиненные блоки располагаются справа от выделенного блока.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Чтобы расположить подчиненные блоки блока Производственный отдел по центру, выберем вариант Стандартный (Standard).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Измененная организационная диаграмма показана на рис. 14.21. В случае необходимости попробуйте с помощью мыши перетащить блоки диаграммы, расположив их по своему вкусу.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 8. Форматирование блоков&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Организационную диаграмму, как и другие объекты, можно форматировать, изменяя фон и рамки блоков, толщину соединительных линий и другие параметры с помощью кнопок вкладки Формат (Format), появляющейся при работе с рисунками SmartArt (рис. 14.22).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелчком мыши выделите блок с фамилией Николаев.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Нажмите клавишу Shift и щелкните на блоках Курочкин и Неспешный, чтобы они тоже были выделены.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Перейдите на вкладку Формат (Format).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на кнопке Контур фигуры (Shape Outline), расположенной в группе Стили фигур (Shape Styles), и в появившейся коллекции выберите черный цвет.<br>
<img border=0 src="i_317.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 14.21. Организационная диаграмма<br>
<br><img border=0 src="i_318.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 14.22. Использование вкладки Формат при работе с рисунками SmartArt<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Давайте сделаем контур выделенных фигур немного потолще. Для этого опять щелкните на кнопке Контур фигуры (Shape Outline), в появившейся коллекции раскройте подменю Толщина (Weight) и выберите линию толщиной 4,5 пт.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вы можете задать параметры оформления фигур рисунков SmartArt и другим способом, просто выбрав один из подходящих вариантов в коллекции Дополнительные параметры (More), которая вызывается щелчком на кнопке Формат &#8594; Стили фигур &#8594; Дополнительные параметры (Format &#8594; Shape Styles &#8594; More).<br>
<br><br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В группе Стили WordArt (WordArt Styles) вкладки Формат (Format) находятся инструменты, с помощью которых можно задавать различные параметры текста внутри блоков.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;С помощью инструментов группы Фигуры (Shapes) можно изменить размер выделенных блоков диаграммы, а также их форму.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Выделите блок диаграммы, находящийся в самом верху иерархии.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Чтобы увеличить его размер, трижды щелкните на кнопке Формат&#8594; Фигуры&#8594; Крупнее (Format &#8594; Shapes &#8594; Larger).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните на кнопке Формат&#8594; Фигуры&#8594; Изменитьфигуру (Format &#8594; Shapes &#8594; Change Shape) и в разделе Прямоугольники (Rectangles) появившейся коллекции выберите вариант Скругленныйпрямоугольник (Rounded Rectangle).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Полученная организационная диаграмма должна выглядеть примерно так, как показано на рис. 14.23.<br>
<img border=0 src="i_319.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 14.23. Слайд с организационной диаграммой<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контрольное упражнение<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Попробуйте самостоятельно повторить некоторые приемы форматирования презентаций, рассмотренные на этом занятии.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Создайте новую пустую презентацию.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Добавьте титульный слайд и введите в него заголовок и подзаголовок.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Добавьте два слайда, один с двумя списками, а второй с организационной диаграммой. Заполните местозаполнители каким-либо текстом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Сделайте первый список первого слайда нумерованным.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Второму списку того же слайда задайте маркеры из библиотеки клипов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Откройте образец слайда и добавьте на каждый слайд рисунок с гиперссылкой на первый слайд презентации.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Какая гиперссылка обеспечивает переход на первый слайд?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. В поле даты образца слайда выведите дату и время последнего обновления презентации.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как настраивается формат даты?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Залейте фон образца каким-нибудь узором.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Добавьте на третий слайд презентации организационную диаграмму из пяти стандартных блоков (начальник, помощник и три подчиненных).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Расположите блоки подчиненных друг под другом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как изменить способ размещения блоков?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Закройте презентацию, не сохраняя ее.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подведение итогов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии вы изучили приемы форматирования текста и объектов слайдов презентации. Последние три упражнения были посвящены рисункам SmartArt на примере организационных диаграмм.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;На следующем занятии рассматриваются вопросы настройки и демонстрации электронного слайд-шоу, а также публикации презентаций в виде бумажных оттисков и фотографических слайдов.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 15<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Публикация презентации<br></h3><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Тема занятия<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Упражнения этого занятия научат вас печатать слайды презентации на бумаге и прозрачных пленках, сохранять их в формате HTML, представлять в виде электронного слайд-шоу. Ниже перечислены операции, с которыми вы здесь познакомитесь:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• настройка параметров страниц;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• экспорт слайдов в другие приложения;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• преобразование в формат HTML;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• настройка переходов;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• анимация объектов;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• запись звукового сопровождения;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• демонстрация слайд-шоу.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Завершив процесс создания презентационной последовательности, следует подумать о том, в каком виде слайды должны быть представлены на суд общественности. PowerPoint позволяет печатать со слайдов прозрачные пленки (прозрачки) или страницы доклада, содержащие до шести слайдов с комментариями на одном листе. Можно вывести презентацию на 35-миллиметровые слайды или преобразовать в формат HTML и разместить на веб-узле. Наконец, можно показать их в виде интерактивного слайд-шоу, в котором слайды сопровождаются привлекательными переходами, записанным звуком и другими эффектами.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Публикация презентации<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Достоинством печатного варианта представления презентации является его независимость от компьютеров. Прозрачные пленки со слайдами презентации можно показать в любом конференц-зале на большом экране, а страницы с комментариями просто раздать коллегам для ознакомления. Однако для печатной копии недоступны разнообразные электронные эффекты.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 1. Параметры страницы&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Перед выводом слайдов на печать следует проверить установленные параметры страницы. Стандартные величины, выбираемые в PowerPoint по умолчанию, обычно подходят для электронного слайд-шоу и печати прозрачных пленок. Менять их имеет смысл при выводе презентации на 35-миллиметровые слайды или на бумагу специального формата.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Чтобы проверить параметры страницы, щелкните на кнопке Дизайн &#8594; Параметры страницы &#8594; Параметры страницы (Design &#8594; Page Setup &#8594; Page Setup). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 15.1.<br>
<img border=0 src="i_320.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 15.1. Параметры страницы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В раскрывающемся списке Размер слайдов (Slides sized for) выберите один из стандартных размеров. Например, для печати прозрачных пленок следует указать пункт Прозрачка (Overhead).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;При выборе пункта Произвольный (Custom) с помощью счетчиков Ширина (Width) и Высота (Height) можно задать произвольные размеры страницы. По умолчанию при выборе этого пункта устанавливаются размеры полей для текущего принтера.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Если создаваемая презентация является продолжением предыдущей, измените нумерацию слайдов, задав номер первого из них с помощью счетчика Нумеровать слайды с (Number slides from).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;PowerPoint позволяет выбирать разную ориентацию страницы для вывода слайдов и для печати заметок, раздаточных материалов и структуры.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В группе Ориентация (Orientation) задайте ориентацию страницы. Обычно для слайдов устанавливается переключатель Альбомная (Landscape), а для остальных документов – Книжная (Portrait).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если предполагается печатать презентацию на прозрачных пленках, можете выбрать для слайдов книжную ориентацию, но это лучше сделать перед разработкой содержания слайдов, так как в противном случае придется корректировать компоновку объектов презентации.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 2. Печать слайдов, заметок и структуры&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы распечатать презентацию на бумагу или прозрачные пленки, выполните следующие действия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Печать &#8594; Печать (Print &#8594; Print). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 15.2.<br>
<img border=0 src="i_321.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 15.2. Настройка параметров печати<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В раскрывающемся списке Печатать (Print What) выберите тип печатаемого документа. Здесь доступны следующие варианты:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Слайды (Slides) – печать слайдов по одному на каждой странице;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Выдачи (Handouts) – вывод материалов для раздачи слушателям. В этом варианте на одной странице печатается несколько слайдов. Для указания количества и расположения слайдов на страницах пользуйтесь элементами управления раздела Выдачи (Handouts). Для конфигурирования выдач можно также воспользоваться образцом выдач, который вызывается командой Вид &#8594; Режим просмотра презентации &#8594; Образец выдач (View &#8594; Presentation Views &#8594; Handout Master);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Заметки (Notes Pages) – печать страниц заметок, на каждой из которых размещаются один слайд и текст заметок к слайду, в обычном режиме просмотра располагающиеся под текущим слайдом. Формат страниц заметок можно настроить с помощью соответствующего образца, который становится доступным после щелчка на кнопке Вид &#8594; Режим просмотра презентации &#8594; Образец заметок (View &#8594; Presentation Views &#8594; Notes Master);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Структуру (Outline View) – вывод на принтер только структуры презентации, идентичной той, которая отображается в режиме просмотра структуры.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В разделе Диапазон печати (Print Range) установите переключатель Все (АН), чтобы напечатать все слайды, Текущий слайд (Current Slide), чтобы напечатать только текущий слайд, или Слайды (Slides), чтобы напечатать несколько слайдов. В последнем случае введите в одноименное поле номера тех слайдов, которые нужно напечатать. В раскрывающемся списке Цвет или оттенки серого (Color/Greyscale) выберите один из следующих вариантов:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Цветная печать (Color) – печать в цвете;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Оттенки серого (Grayscale) – улучшает вид цветных областей при печати на черно-белом принтере;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Черно-белый без серого (Pure Black and White) – все объекты и тона выводятся черным цветом на белом фоне без промежуточных градаций серого.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В диалоговом окне настройки параметров печати есть дополнительные флажки, которые включают специальные режимы:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Масштабировать по листу (Scale to fit paper) – масштабирование слайдов так, чтобы они максимально использовали полезную площадь листа;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Обрамление слайдов (Frame slides) – по краям всех слайдов добавляется рамка;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Печатать примечания и рукописные примечаниями (Print comments and ink markup) – печатаются страницы комментариев для всех слайдов, содержащих комментарии.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. С помощью счетчика Число копий (Numbers of copies) задайте количество печатаемых копий.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В раскрывающемся списке Имя (Name) выберите принтер.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если вы хотите распечатать слайды на прозрачных пленках, необходимо настроить параметры принтера.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на кнопке Свойства (Properties). Откроется диалоговое окно для настройки принтера. Его вид может быть разным в зависимости от типа принтера. Например, окно для настройки принтера HP DeskJet 120 °C показано на рис. 15.3.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Выберите в этом окне необходимый размер и ориентацию листов прозрачной пленки, а также способ ее подачи.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Чтобы распечатать указанную последовательность слайдов, выдач или заметок, щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Печать (Print).<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 3. Преобразование в другие форматы&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Встроенные инструменты PowerPoint дают возможность рассылать слайды презентации по электронной почте, помещать их в общие папки Outlook, вставлять презентации в документы Word или преобразовывать в веб-страницы, которые можно опубликовать в интрасети или Интернете.<br>
<img border=0 src="i_322.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 15.3. Окно настройки принтера<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Команды подменю Отправить (Send), которое появляется после щелчка на кнопке Office, позволяют переслать слайды PowerPoint в следующие места назначения:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Электронная почта (E-mail) – отправка презентации PowerPoint в виде вложения в электронное письмо Outlook;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Факс через Интернет (Internet Fax) – отправка презентации в виде факса через Интернет с помощью специальных служб Интернета.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Команды подменю Опубликовать (Publish), которое также появляется после щелчка на кнопке Office, позволяют выполнять следующие действия:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Подготовить для компакт-диска (Package for CD) – дает возможность скопировать презентацию на компакт-диск, который можно будет воспроизвести на компьютере под управлением ОС Windows 2000 или более поздней версии даже при отсутствии в системе установленного приложения Office PowerPoint;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Опубликовать слайды (Publish Slides) – сохранение слайдов в библиотеке слайдов или другом месте для последующего использования;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Создать выдачи в Microsoft Office Word (Create Handouts in Microsoft Office Word) – позволяет открыть презентацию в Word и подготовить настраиваемые страницы выдач;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Сервер управления документами (Document Management Server) – сохранение презентации на сервере управления документами для совместного использования;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Создать рабочую область для документов (Create Document Workspace) – создание веб-узла для презентации и синхронизации с локальной копией.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для начала попробуем добавить презентацию в файл Microsoft Word.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Откройте презентацию План.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Опубликовать &#8594; Создать выдачи в Microsoft Office Word (Publish &#8594; Create Handouts in Microsoft Office Word). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 15.4.<br>
<img border=0 src="i_323.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 15.4. Разметка страницы презентации<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. С помощью переключателей группы Разметка страницы в Microsoft Office Word (Page layout In Microsoft Office Word) выберите вариант размещения слайдов и заметок на страницах документа Word.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. С помощью переключателей группы Добавить слайды в документ Microsoft Office Word (Add slides to Microsoft Office Word document) выберите один из двух режимов вставки презентации:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Вставить (Paste) – вставка в документ Word копии презентации;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Связать (Paste link) – связывание документа Word с презентацией, при этом вы видите содержание презентации в окне Word, но исходная информация остается в файле данных PowerPoint.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Внимание!<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;При связывании документа Word с презентацией обновление презентации влечет за собой одновременное обновление документа Word, однако для переноса такого документа, например, на другой компьютер, необходимо копировать не только документ Word, но и саму презентацию, связанную с этим документом.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке ОК. В результате автоматически запустится приложение Word, откроется новый документ, в который будет вставлена презентация. Таким образом, пользуясь широкими возможностями текстового процессора, вы сможете снабдить слайды необходимыми пояснениями и распечатать их на принтере.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Промежуточным вариантом между распечаткой прозрачных пленок и электронным слайд-шоу является презентация, сохраненная в формате HTML. Полученные таким образом веб-страницы можно опубликовать на веб-узле, предоставив к ним доступ через интрасеть или Интернет. Презентацией в виде веб-страниц нельзя управлять, пользователь сам перемещается по слайдам. Но вы можете разместить на слайдах гиперссылки, подобные тем, которые были добавлены в файл План. ррг. х на предыдущем занятии. Гиперссылки помогают пользователю ориентироваться в презентации. Давайте сохраним презентацию План. pptx в формате HTML.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Сохранить как &#8594; Другие форматы (Save As &#8594; Other Formats).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. В списке Тип файла (Save as type) открывшегося диалогового окна Сохранение документа (Save As) выберите вариант Веб-страница (Web Page). В качестве имени введите название главного HTML-файла, с помощью которого будет инициирован просмотр презентации.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните на кнопке Опубликовать (Publish). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 15.5.<br>
<img border=0 src="i_324.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 15.5. Настройка параметров публикации<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Установите переключатель Все перечисленные обозреватели (будут созданы большие файлы) (All Browsers Listed Above (create larger files)) в группе Поддержка обозревателя (Browser support), чтобы презентация одинаково хорошо смотрелась КЭ.К в Internet Explorer, так и в Netscape Navigator.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. При необходимости в группе Объект для публикации (Publish what?) установите переключатель Слайды (Slide number) и введите в счетчики номера первого и последнего слайдов публикуемой последовательности.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Щелкните на кнопке Веб-параметры (Web Options). В открывшемся диалоговом окне есть шесть вкладок, обеспечивающих доступ к следующим параметрам:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Общие (General) – режимы отображения инструментов навигации и анимационных переходов, цвет фона браузера;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Обозреватели (Browsers) – выбор типа браузера для просмотра веб-страниц и некоторых его дополнительных параметров;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Файлы (Files) – правила расположения и генерации имен файлов веб-страниц;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Картинки (Pictures) – формат графических объектов и предполагаемое разрешение экрана компьютера;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Кодировка (Encoding) – кодировка текста;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Шрифты (Fonts) – выбор языка, шрифта и его размера.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Щелкните на кнопке Опубликовать (Publish). PowerPoint создаст в указанной папке индексный файл с заданным именем и расширением htm и добавит в эту папку вложенную папку, в которой разместятся остальные файлы веб-страниц презентации.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Откройте проводник Windows, найдите в нем новый индексный файл (он будет называться План. htm, если вы не изменили имя, выбираемое по умолчанию) и дважды щелкните на нем.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Первый слайд презентации откроется в окне стандартного браузера Windows, как показано на рис. 15.6. Если вы не изменяли веб-параметры, то в левую часть окна браузера будет выведена структура презентации, а снизу появятся кнопки навигации, позволяющие перемещаться по слайдам.<br>
<img border=0 src="i_325.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 15.6. Презентация в окне браузера<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Разработка слайд-шоу<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В последнее время все большую популярность получают слайд-шоу – скомпонованные последовательности слайдов со специальными эффектами, которые демонстрируются на большом экране с помощью компьютерного проектора или в интрасети. Если вы собираетесь воспроизводить презентацию в виде слайд-шоу, можете воспользоваться дополнительными оформительскими возможностями PowerPoint.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 4. Организация переходов&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В обычном режиме слайды презентационной последовательности просто сменяют друг друга. Настроив переходы между слайдами, можно приукрасить этот процесс, заставив слайды плавно перетекать друг в друга.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Откройте презентацию План.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Перейдите на вкладку Анимация (Animations) и в группе Переход к этому слайду (Transition to This Slide) щелкните на кнопке Дополнительные параметры (More).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В появившейся коллекции выберите один из доступных эффектов перехода, например эффект Наплыв вправо-вниз (Cover Right-Down), как показано на рис. 15.7.<br>
<img border=0 src="i_326.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 15.7. Настройка переходов слайдов<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. После выбора варианта перехода он будет воспроизведен. Если вы не успели рассмотреть переход, щелкните на кнопке Анимация &#8594; Просмотр &#8594; Просмотр (Animations &#8594; Preview &#8594; Preview), чтобы повторно воспроизвести эффект перехода.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Чтобы применить это эффект для всех слайдов презентации, щелкните на кнопке Анимация &#8594; Переход к этому слайду &#8594; Применить ко всем (Animations &#8594; Transition to This Slide &#8594; Apply To All).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В списке Анимация &#8594; Переход к этому слайду &#8594; Скорость (Animations &#8594; Transition to This Slide &#8594;Transition Speed) выберите вариант Средне (Medium), чтобы задать среднюю скорость наплыва слайда.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. В разделе Смена слайда (Advance Slide) группы Переход к этому слайду (Transition to This Slide) установите флажок Автоматически после (Automatically After). Установленный флажок По щелчку (On Mouse Click) разрешает смену слайда щелчком мыши до истечения установленного срока демонстрации.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Введите в одноименное поле число 6. В результате каждый слайд презентации будет демонстрироваться ровно 6 секунд, после чего автоматически появится следующий слайд.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Чтобы озвучить процесс перехода между слайдами, выберите в списке Звук перехода (Transition Sound) один из предлагаемых звуков.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если разным слайдам необходимо назначить различные переходы или неодинаковое время демонстрации, то, не трогая кнопку Применить ко всем (Apply То АН), переходите последовательно от слайда к слайду и настраивайте переход для каждого. Продолжайте этот процесс, пока не переберете все слайды.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Выберите команду Показ слайдов &#8594; Начать показ слайдов &#8594; С начала (Slide Show &#8594; Start Slide Show &#8594; From Beginnig) и понаблюдайте за автоматической сменой слайдов и анимационными эффектами, прослушайте звуки, сопровождающие переходы.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 5. Анимация объектов&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В дополнение к переходам между слайдами PowerPoint позволяет настроить анимацию объектов слайдов. Давайте изучим возможности анимации на примере пунктов маркированного списка.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Перейдите ко второму слайду презентации, который называется Направления развития.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Анимация &#8594; Анимация &#8594; Настройка анимации (Animations &#8594; Animations &#8594; Custom Animation).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Откроется область задач Настройка анимации (Custom Animation), показанная на рис. 15.8.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на заголовке слайда и в области задач Настройка анимации (Custom Animation) щелкните на кнопке Добавить эффект (Add Effect). В появившемся меню раскройте подменю Вход (Entrance) и выберите команду Жалюзи (Blinds).<br>
<img border=0 src="i_327.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 15.8. Область задач для настройки анимации<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;После назначения анимации тому или иному объекту слайда при выборе этого объекта в списке кнопка Добавить эффект (Add Effect) в области задач Настройка анимации (Custom Animation) меняет название на Изменить (Change).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на направленной вниз стрелке рядом с выделенным элементом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В появившемся меню выберите команду Параметры эффектов (Effect Options), открыв диалоговое окно Жалюзи (Blinds) с тремя вкладками, позволяющими уточнить параметры выбранной анимации, а также задать интервалы времени, определяющие скорость автоматического появления объекта и анимацию текста. Кроме того, параметры выбранной анимации (в данном случае направление и скорость) можно уточнить в разделе Изменение (Modify) области задач Настройка анимации (Custom Animation).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Аналогичным образом назначьте анимацию элементам маркированного списка.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В центре области задач Настройка анимации (Custom Animation) перечислены объекты слайда, в том числе заголовок Заголовок 3 (Title 3) и элементы маркированного списка. Ниже находятся две стрелки, направленные вниз и вверх, позволяющие менять очередность анимации выделенного элемента.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Нажатием клавиши F5 запустите показ презентации.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;С помощью кнопки Просмотр (Play), расположенной в нижней части области задач Настройка анимации (Custom Animation), можно наблюдать эффект анимации текущего слайда на всех этапах настройки.<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 6. Скрытие слайда&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Некоторые слайды презентации могут играть вспомогательную роль и демонстрироваться слушателям только при необходимости детального разъяснения конкретного вопроса. Такие слайды можно скрыть, и они не будут появляться в презентационной последовательности, однако докладчик в любой момент сможет вызвать их на экран с помощью специальных команд. Слайд 6 презентации План не содержит никакой информации, давайте скроем его.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. С помощью команды Вид &#8594; Режимы просмотра презентации &#8594; Сортировщик слайдов (View &#8594; Presentation Views &#8594; Slide Sorter) переключитесь в режим сортировщика.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелчком выделите слайд 6, как показано на рис. 15.9.<br>
<img border=0 src="i_328.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 15.9. Скрытие слайдов в режиме сортировщика<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Чтобы скрыть выделенный слайд, щелкните на кнопке Скрыть слайд (Hide Slide), расположенной на вкладке Показ слайдов (Slide Show) в группе Настройка (Set Up). В результате номер слайда 6 будет перечеркнут, что указывает на его скрытый статус.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы вернуть слайд в презентационную последовательность, выделите его и повторно щелкните на кнопке Скрыть слайд (Hide Slide).<br>
<br><br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В режиме сортировщика под слайдами выводится не только порядковый номер, но и значок перехода.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на значке перехода под вторым слайдом, и вы увидите в окне сортировщика анимацию перехода от первого ко второму слайду и затем всю анимационную последовательность слайда.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Правее значка перехода указано время демонстрации слайда, после которого выполняется автоматический переход к следующему слайду. Как видите, режим сортировщика дает возможность быстро просмотреть все назначенные эффекты и хронометраж презентации.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Демонстрация слайд-шоу<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Режимы просмотра слайдов и сортировщика позволяют настраивать и просматривать все анимационные эффекты. Однако чтобы увидеть их на полном экране, протестировать гиперссылки слайдов, настроить время демонстрации и записать сопроводительную речь диктора, следует воспользоваться режимом полноэкранного просмотра, который применяется и при окончательной демонстрации презентационной последовательности.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 7. Хронометраж&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если время доклада лимитировано, а ваша речь хорошо подготовлена, не имеет смысла тратить время на ручную смену слайдов. Эту задачу можно возложить на PowerPoint. В упражнении 4 вы уже назначили каждому слайду интервал демонстрации, равный 6 секундам. Но вручную выставлять время показа неудобно, проще воспользоваться инструментом настройки времени.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на кнопке Показ слайдов &#8594; Настройка &#8594; Настройка времени (Slide Show &#8594; Set Up &#8594; Rehearse Timing). PowerPoint начнет полноэкранную демонстрацию слайд-шоу и отобразит панель инструментов Репетиция (Rehearsal), которая показана на рис. 15.10.<br>
<img border=0 src="i_329.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 15.10. Настройка времени<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Проговорите ту часть доклада, которая должна завершиться на фоне титульного слайда, и щелкните на кнопке Далее (Next). Произойдет смена слайда.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Объясните содержание нового слайда и снова щелкните на кнопке Далее (Next).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Продолжайте репетицию доклада в том же духе, пока не закончится презентационная последовательность.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Во время показа второго слайда вам придется щелкать на кнопке Далее (Next) несколько раз, выполняя каждый шаг настроенной анимации объектов.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В процессе записи временных интервалов в поле Время слайда (Slide Time) выводится время показа текущего слайда, а в правой части панели инструментов Репетиция (Rehearse Timing) – общее время от начала презентации. Если вы сбились и хотите повторить репетицию речи для текущего слайда, щелкните на кнопке Повторить (Repeat). PowerPoint обнулит значение в поле Время слайда (Slide Time) и начнет новый отсчет времени показа текущего слайда. Кнопка Пауза (Pause) позволяет временно приостановить хронометраж. Повторный щелчок на этой кнопке даст возможность продолжить репетицию доклада.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Щелчок на кнопке Далее (Next) во время показа последнего слайда приведет к остановке хронометража и появлению диалогового окна с запросом о необходимости обновления временных интервалов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Чтобы подтвердить выбранную длительность показа слайдов, щелкните на кнопке Да (Yes). Новые интервалы демонстрации появятся под слайдами в режиме сортировщика.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 8. Запись речи диктора&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы включить в презентацию звуковую дорожку, сопровождающую демонстрацию слайдов, необходимо иметь установленную звуковую карту и подключенный к ней микрофон. Презентацию со звуковой дорожкой можно использовать в качестве рекламного ролика. Чтобы записать звуковое сопровождение, выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Выберите команду Показ слайдов &#8594; Настройка &#8594; Звукозапись (Slide Show &#8594; Set Up &#8594; Record Narration).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В открывшемся диалоговом окне (рис. 15.11) щелкните на кнопке Громкость микрофона (Set Microphone Level).<br>
<img border=0 src="i_330.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 15.11. Настройка звукозаписи<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Скажите в микрофон какую-нибудь фразу, проверяя, чтобы на экране появилась полоска, показывающая уровень сигнала. При необходимости настройте уровень записи с помощью ползунка. Затем щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Запись речевого сопровождения (Record Narration). В этом окне отображается выбранный режим записи, включая интенсивность использования диска, свободное пространство диска и соответствующее ему максимально возможное время записи. Щелкнув на кнопке Изменить качество (Change Quality), вы можете открыть диалоговое окно, позволяющее изменить параметры качества записи. Но не забывайте, что при повышении качества запись занимает больше места на диске.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Если предполагается записывать длинный доклад, установите флажок Связать речевое сопровождение с (Link narrations in), щелкните на кнопке Обзор (Browse) и укажите папку для записи сообщения. В таком варианте сообщение записывается в отдельный файл. В результате, выезжая в командировку, вы сможете показывать презентацию без текстового сопровождения, файл которого оказался слишком велик, чтобы сохранить его на гибком диске. Если указанный флажок сброшен, звук записывается непосредственно в файл презентации.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Чтобы начать запись с первого слайда, в появившемся диалоговом окне щелкните на кнопке Первый слайд (First Slide).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Проговорите текст доклада. Для примера можете просто повторить текст слайдов. В нужных местах сменяйте слайды презентации щелчком мыши в любой точке экрана.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. По завершении презентации появится диалоговое окно, запрашивающее о необходимости обновления ранее настроенного хронометража. Если сообщения были короткими и при их записи вы сменяли слайды быстрее, чем это необходимо, щелкните на кнопке Не сохранять (Don't Save). Чтобы изменить прежний хронометраж, щелкните на кнопке Сохранить (Save).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;После записи доклада в каждый слайд презентации дополнительно включается записанный звук. Он представлен значком громкоговорителя. С помощью команды Анимация &#8594;Анимация &#8594; Настройка анимации (Animations &#8594; Animations &#8594; Custom Animations), которая вызывает область задач Настройка анимации (Custom Animations), можно настроить режим воспроизведения звука. Чтобы удалить звук со слайда, просто выделите его значок и нажмите клавишу Delete.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Не всегда удается с первого раза без ошибок записать всю звуковую дорожку, но PowerPoint позволяет изменить сообщение для любого слайда.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Перейдите к нужному слайду в обычном режиме или выделите этот слайд в режиме сортировщика.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Выберите команду Показ слайдов &#8594; Настройка &#8594; Звукозапись (Slide Show &#8594; Set Up &#8594; Record Narration), настройте параметры звукозаписи в появившемся диалоговом окне и щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Щелкните на кнопке Текущего слайда (Current Slide). Во время демонстрации слайда проговорите в микрофон нужный текст.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Завершить показ слайдов (End Show).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;При повторной записи звукового фрагмента не завершайте демонстрацию нажатием клавиши Esc. Это приведет к отмене записи звука.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Щелкните на одной из кнопок открывшегося диалогового окна в соответствии с инструкциями шага 8.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 9. Запуск слайд-шоу&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вы уже, наверное, догадались, что запустить демонстрацию слайд-шоу можно выбором команды Показ слайдов &#8594; Начать показ слайдов &#8594; С начала (Slide Show &#8594; Start Slide Show &#8594; From Beginning) или нажатием клавиши F5. Однако готовясь показать презентацию перед большой аудиторией, следует настроить параметры демонстрации и научиться манипулировать слайдами.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Выберите команду Показслайдов&#8594; Настройка&#8594; Настройкадемонстрации (Slide Show &#8594; Set Up &#8594; Set Up Slide Show).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Переключатели и флажки в разделе Показ слайдов (Show Туре) открывшегося диалогового окна позволяют задать следующие режимы (рис. 15.12):<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Управляемыйдокладчиком (полныйэкран) (Presented by a speaker (full screen)) – полноэкранный режим демонстрации;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Управляемыйпользователем (окно) (Browsed by an individual (window)) – демонстрация в окне;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• С полосой прокрутки (Show Scrollbar) – добавление полосы прокрутки в оконном режиме просмотра;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Автоматический (полный экран) (Browsed At A Kiosk (full screen)) – автоматически повторяющаяся бесконечное число раз демонстрация всей последовательности;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Непрерывный цикл до нажатия клавиши «Esc» (Loop continuously until «Esc») – переход к первому слайду после показа последнего;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Без речевого сопровождения (Show without narration) – отключение всех записанных звуковых сообщений;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Без анимации (Show without animation) – отключение анимации объектов слайдов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Чтобы демонстрировались только некоторые слайды, введите номера первого и последнего слайдов последовательности в счетчики С (From) и По (То), предварительно установив соответствующий переключатель.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Для отмены автоматической смены слайдов установите переключатель Вручную (Manually). В результате презентация будет полностью находиться под вашим контролем.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Завершив настройку, щелкните на кнопке ОК.<br>
<img border=0 src="i_331.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 15.12. Параметры слайд-шоу<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Нажатием клавиши F5 начните показ презентации.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Управление слайд-шоу производится с помощью контекстного меню, показанного на рис. 15.13.<br>
<img border=0 src="i_332.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 15.13. Контекстное меню показа слайдов<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Для вызова меню щелкните на специальной кнопке его открытия в нижнем левом углу слайда или щелкните правой кнопкой мыши в произвольной точке экрана.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы во время демонстрации контекстное меню не появлялось на экране, щелкните на кнопке в Office, в появившемся меню щелкните на кнопке Параметры PowerPoint (PowerPoint Options) и на вкладке Дополнительно (Advanced) в разделе Показ слайдов (Slide Show) сбросьте флажок Контекстное меню при щелчке правой кнопкой (Show menu on right mouse click).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Команды Далее (Next) и Назад (Previous) контекстного меню позволяют переходить на один слайд вперед и назад. Чтобы перейти к конкретному слайду (в том числе скрытому), раскройте подменю Переход &#8594; Выбор слайда по имени (Go to &#8594; Slide) и выберите слайд в появившемся списке.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкая левой кнопкой мыши, пролистайте все слайды презентации, прослушав записанную звуковую дорожку. Если понадобится сделать перерыв, не стоит оставлять на экране текущий слайд (особенно при показе презентации с помощью проектора в большом зале). Команда контекстного меню Экран &#8594; Черный экран (Screen &#8594; Black Screen) отключает показ, заменяя слайд черным полем. Чтобы возобновить презентацию, просто щелкните мышью. Презентацией можно управлять и с помощью клавиатуры, пользуясь комбинациями, перечисленными в табл. 15.1.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Таблица 15.1. Клавиши управления показом презентации&nbsp;--//&nbsp;<br><img border=0 src="i_333.png"><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контрольное упражнение<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы закрепить знания и попрактиковаться в построении слайд-шоу с переходами и анимационными эффектами, выполните следующее задание.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Откройте презентацию Викторина, созданную на занятии 13 с помощью шаблона.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Распечатайте второй слайд презентации.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Отправьте презентацию по электронной почте своему коллеге.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как присоединить презентацию к электронному сообщению?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Переключитесь в режим сортировщика.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Назначьте первым трем слайдам переход Жалюзи (Blinds) и задайте направление анимации По горизонтали (Horizontal), а остальным слайдам переход Жалюзи (Blinds) и направление перехода По вертикали (Vertical).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Текстовым объектам четвертого и пятого слайдов назначьте анимацию Прямоугольник (Box) и задайте направление Внутрь (In) для четвертого слайда и Наружу (Out) для пятого.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Скройте первый и второй слайды.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Запишите речь диктора для нескольких слайдов с качеством Радиотрансляция.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как изменить качество записи?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Настройте параметры просмотра слайд-шоу, чтобы он демонстрировался в окне браузера без полосы прокрутки, без анимации, а после последнего слайда выполнялся переход на первый слайд.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Какие режимы следует выбрать в окне параметров слайд-шоу?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Запустите презентацию.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подведение итогов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Это занятие завершает серию упражнений, в которых изучалась программа PowerPoint. Теперь вы умеете не только создавать слайды, но и строить из них последовательность плавно перетекающих друг в друга кадров с анимацией и звуковым сопровождением. Вы можете отправить презентацию по почте, переслать ее в документ Word, преобразовать в набор веб-страниц или продемонстрировать на экране компьютера в виде интерактивного слайд-шоу.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Три следующих занятия книги посвящены приложению Microsoft Office Access 2007, которое позволяет помещать информацию в базу данных, извлекать ее в соответствии с определенными условиями отбора, печатать отчеты и выполнять многие другие операции с большими массивами информации.<br>
<br><br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Часть V<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Access<br></h3><br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Microsoft Access 2007 – профессиональная программа управления базами данных. С ее помощью можно накапливать и систематизировать разнообразную информацию, искать и сортировать объекты согласно выбранным критериям, конструировать удобные формы для ввода данных и генерировать на основании имеющихся записей прекрасно оформленные отчеты. Access обеспечивает одновременный доступ к данным десяткам пользователей.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 16<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Базы данных<br></h3><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Тема занятия<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии вы познакомитесь со структурой баз данных, научитесь конструировать и изменять таблицы данных – основные хранилища информации в Access. В упражнениях занятия рассматриваются следующие темы:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• режим таблицы;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• конструктор таблиц;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• типы данных;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• список подстановки;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• связь таблиц;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• значение по умолчанию;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• ограничение на значение поля;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• индекс.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;База данных – это совокупность структур, предназначенных для хранения больших объемов информации и программных модулей, осуществляющих управление данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия. Информация базы данных хранится в одной или нескольких таблицах. Любая таблица с данными состоит из набора однотипных записей, расположенных друг за другом. Записи представляют собой строки таблицы, которые можно добавлять, удалять или изменять. Каждая запись является набором именованных полей, или ячеек, которые могут хранить самую разнообразную информацию, начиная от даты рождения и заканчивая подробным описанием кулинарного рецепта. Однотипные поля разных записей образуют столбец таблицы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Записи одной таблицы могут содержать ссылки на данные другой таблицы, например, в таблице со списком товаров могут храниться ссылки на справочник производителей товаров с их адресами и другими реквизитами. При этом записи, касающиеся разных товаров, могут указывать на одного и того же производителя. Такая взаимозависимость таблиц называется связью.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Другие модули базы данных предназначены для обработки информации, хранящейся в таблицах. С помощью запросов производится выборка данных, отвечающих определенным условиям. Формы служат для форматированного ввода и вывода информации. Отчеты обеспечивают вывод (как правило, на принтер) красочно оформленного списка записей с заголовками, пунктами и подпунктами.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Создание базы данных<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Создав одну таблицу (например, так, как вы это делали на занятии 2), вы уже получаете полноценную базу данных. Однако в реальной жизни структуры баз данных, а соответственно и способы их создания, намного сложнее. На этом занятии будут рассмотрены лишь некоторые из них.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 1. Создание таблицы в режиме таблицы&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Ввод данных в режиме таблицы очень похож на работу с электронной таблицей Microsoft Office Excel 2007. Вы начинаете заполнять данными поля таблицы, а структура таблицы при этом получается автоматически. Приложение Access задает тип данных для каждого поля в зависимости от вводимых данных. Более того, в Microsoft Office Access 2007 имеется возможность воспользоваться готовыми шаблонами полей. Эта возможность значительно упрощает создание таблицы. Например, чтобы создать таблицу данных, предназначенную для хранения списка людей, с которыми вы контактируете, выполните следующие действия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Запустите Microsoft Access, выполнив команду Пуск &#8594; Все программы &#8594; Microsoft Office &#8594; Microsoft Office Access 2007 (Start &#8594; Programs &#8594; Microsoft Office &#8594; Microsoft Office Access 2007).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. На появившейся странице Приступая к работе с Microsoft Office Access (Getting Started with Microsoft Office Access) щелкните на значке Новая база данных (Blank Database), как показано на рис. 16.1.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В поле Имя файла (File Name) раздела Новая база данных (Blank Database) введите имя Контакты.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Выберите для размещения новой базы данных папку Мои документы (My Documents) и щелкните на кнопке Создать (Create).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;После своего создания файл базы данных обновляется автоматически при закрытии и выполнении некоторых критически важных операций (например, изменении структуры таблицы), поэтому нет необходимости вручную сохранять файл, хотя при долгой работе это рекомендуется делать во избежание потерь данных из-за возможного сбоя компьютера.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Access откроет пустую таблицу с именем Таблица 1 (Tablel), при этом курсор будет находиться в столбце Добавить поле (Add New Field), как показано на рис. 16.2. Слева от окна с таблицей располагается область переходов (navigation pane). В ней отображаются все объекты базы данных, разделенные на категории. Объекты в каждой категории дополнительно разбиваются по группам. По умолчанию для новых баз данных в Microsoft Office Access 2007 создается категория Таблицы и связанные представления (Tables and Related Views), а в этой категории – группа Все таблицы (All Tables). Имя этой группы вы можете видеть в меню в верхней части области переходов.<br>
<img border=0 src="i_334.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 16.1. Окно Microsoft Office Access 2007<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Область переходов – это новое средство в приложении Microsoft Office Access 2007. Область переходов выполняет функции применявшегося ранее окна базы данных. Кроме того, область переходов можно использовать вместо кнопочных форм или для создания настраиваемых групп объектов в базе данных.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке Новое поле (New Field) в группе Поля и столбцы (Fields & Columns) вкладки Режим таблицы (Datasheet). Справа появится область задач Шаблоны полей (Field Templates), представленная на рис. 16.3.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Шаблон поля – это готовый набор свойств поля, в том числе имя, тип данных, формат и ряд других свойств, которые в совокупности используются в качестве основы для создания нового поля.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В группе Контакты (Contacts) выберите пункт Имя (First Name).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите поле Имя (First Name) в таблицу и поместите его сразу за полем Код (ID).<br>
<img border=0 src="i_335.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 16.2. Окноновойбазыданных<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Вобласти задач Шаблоныполей (Field Templates) дважды щелкните левой кнопкой мыши на строке Фамилия (Last Name). Поле Фамилия (Last Name) появится в таблице сразу за полем Имя (First Name).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Аналогичным образом (перетаскиванием или двойным щелчком) добавьте в новую таблицу поля Адрес (Address), Организация (Company) и Рабочийтелефон (Business Phone).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание, что при создании новой таблицы Access добавляет в таблицу дополнительное ключевое поле Код (Ш), которое играет роль уникального идентификатора записей.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 2. Таблицы&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Таблица базы данных похожа на лист электронной таблицы, но ее размеры ограничены. Число ее строк на единицу больше количества записей (последняя пустая строка предназначена для ввода новой записи), а число столбцов равно количеству полей в записи. Заголовки столбцов таблицы соответствуют именам полей.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните в поле Имя и введите какое-нибудь имя. Access автоматически добавит в таблицу, созданную в предыдущем упражнении, первую запись, а строка новой записи сместится вниз.<br>
<img border=0 src="i_336.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 16.3. Область задач Шаблоны полей<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Введите фамилию в поле Фамилия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Заполните все остальные поля первой записи.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните в поле Имя последней строки и введите имя еще одного человека, его фамилию, адрес, название компании и телефон. Добавьте подобным образом несколько записей, чтобы таблица стала примерно такой, как показано на рис. 16.4. Если вы ошиблись при вводе, просто щелкните на ячейке с неверными данными и отредактируйте их. Стандартные заголовки столбцов часто оказываются неудобными, поэтому Access позволяет заменять их.<br>
<img border=0 src="i_337.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 16.4. Таблица данных<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на заголовке Фамилия правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Переименовать столбец (Rename Column).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Введите слово Название, которое заменит подсвеченный заголовок Фамилия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Повторив шаги 5 и 6, верните столбцу название Фамилия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелчком на кнопке Первая запись (First Record) переместите указатель текущей записи в начало таблицы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Два раза щелкните на кнопке Следующая запись (Next Record), чтобы перейти к третьей записи.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Поместите указатель на третью запись, щелкните правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Удалить запись (Delete Record).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. В открывшемся окне запроса, информирующем о невозможности отмены операции удаления записи, щелчком на кнопке Да (Yes) подтвердите необходимость удаления.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание, что ключевое поле Код автоматически заполняется некоторыми числами. Эти числа не обязательно образуют непрерывную последовательность. Единственным условием является их уникальность. Содержимое ключевого поля различно для всех записей таблицы, что позволяет однозначно идентифицировать запись. Такие поля используются для формирования связей между таблицами, о которых вы узнаете на этом занятии позже.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Щелкните на значке Закрыть (Close) в окне таблицы. Access предложит сохранить внесенные данные. Щелкните в появившемся диалоговом окне на кнопке Да (Yes).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Появится окно Сохранение (Save), в котором можно дать новое имя таблице. Введите имя Контакт и щелкните на кнопке ОК. В результате в вашей базе данных появится таблица с именем Контакт.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Конструктор таблиц<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Конструктор таблиц предназначен для задания и изменения структуры таблицы. С помощью конструктора можно формировать сколь угодно сложные таблицы с полями любого типа.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 3. Структура таблицы&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В упражнении 1 была создана таблица для хранения данных о людях, с которыми вы контактируете. Теперь давайте с помощью конструктора добавим в базу данных еще одну таблицу, предназначенную для записи информации обо всех контактах с людьми, перечисленными в первой таблице.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Перейдите на вкладку Создание (Create).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В группе Таблицы (Tables) щелкните на кнопке Конструктор таблиц (Table Design). Откроется окно с новой таблицей в режиме конструктора, показанное на рис. 16.5. Окно состоит из двух частей. В верхней части отображается список полей таблицы, а в нижней – свойства выделенного поля.<br>
<img border=0 src="i_338.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 16.5. Конструктор таблиц<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Введите слово Дата, которое будет играть роль названия нового поля.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на стрелке раскрывающегося списка в ячейке Тип данных (Data Туре) первой строки списка полей. Здесь необходимо выбрать тип поля, который определяет структуру и размер данных. Выберите пункт Дата/время (Date/Time).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Нажмите клавишу Tab и введите расшифровку назначения поля: Дата контакта. Такие описания вводить не обязательно, но их наличие помогает разобраться в структуре таблицы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на второй ячейке столбца Имя поля (Field Name) и введите имя Описание.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. По умолчанию полю присваивается тип Текстовый (Text). Оставьте его без изменений.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Укажите назначение поля в соответствии с рис. 16.5.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Помимо даты и описания контакта таблица данных должна содержать информацию о том, с кем вы контактировали. Но список людей хранится в таблице Контакт, поэтому в новой таблице не нужно заново вводить имя и фамилию. Достаточно лишь добавить ссылку на одну из записей таблицы Контакт. Эта ссылка будет иметь числовой тип и содержать число, равное значению поля Код соответствующей записи таблицы Контакт.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Добавьте еще одно поле с именем Код_Контакт и типом Числовой (Number).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Теперь нужно добавить индексированное поле и назначить его ключом, однозначно идентифицирующим записи таблицы. Индексированные поля, или индексы, отличаются от обычных тем, что для них Access создает специальные списки, позволяющие выполнять быструю сортировку и поиск по содержимому индексированного поля. Таблица может содержать несколько индексов. Ключ – это специальный индекс, идентифицирующий записи. Значения такого поля должны быть уникальными. Его наличие не обязательно, но ключ так часто используется, что при его отсутствии Access напоминает об этом и предлагает автоматически добавить ключевое поле.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Добавьте поле Ключ и назначьте ему тип Счетчик (AutoNumber). Такой тип данных избавляет от необходимости ввода значений ключевого поля и инициирует автоматическую генерацию уникальных значений.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. При активной строке Ключ щелкните на кнопке Ключевое поле (Primary Key). На кнопке этой строки появится значок ключа, показывающий особый статус поля.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Щелкните на кнопке закрытия окна конструктора.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Access выдаст запрос о необходимости сохранения структуры таблицы. В ответ щелкните на кнопке Да (Yes).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. В открывшемся диалоговом окне введите имя Список (рис. 16.6).<br>
<img border=0 src="i_339.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 16.6. Ввод имени таблицы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 4. Список подстановки&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Пришло время наполнить таблицу Список конкретной информацией.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. В области переходов дважды щелкните на значке Список. Выбранная таблица откроется в режиме просмотра данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Добавьте несколько записей в соответствии с рис. 16.7.<br>
<img border=0 src="i_340.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 16.7. Список состоявшихся контактов<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы расширить столбец Описание, содержащий длинные текстовые строки, наведите указатель мыши на его правую границу и, когда значок сменится на двунаправленную стрелку, перетащите границу вправо.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Не забывайте, что числа в столбце Код_Контакт должны соответствовать номерам записей таблицы Контакт, описывающих людей, с которыми вы контактировали. Согласитесь, что искать соответствующие номера очень неудобно. Access позволяет автоматизировать эту операцию с помощью списка подстановки, который настраивается следующим образом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на кнопке Режим (View) вкладки Режим таблицы (Datasheet). Откроется окно конструктора таблицы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В списке типа данных для поля Код_Контакт выберите пункт Мастер подстановок (Lookup Wizard).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В первом окне мастера оставьте установленным переключатель Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса (I want the lookup column to look up the values in the table or query) и щелкните на кнопке Далее (Next). Три переключателя второго окна мастера позволяют вывести на экран список таблиц, запросов или объединить эти два списка. Здесь нужно выбрать таблицу или запрос на роль источника подстановки. В нашем случае база данных помимо таблицы Список содержит только один объект – таблицу Контакт, которая и окажется выбранной в окне мастера.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на кнопке Далее (Next). В третьем окне мастера (рис. 16.8) предлагается выбрать из таблицы Контакт поля, участвующие в подстановке. Этот список обязан содержать то поле, значения которого должны помещаться в поле Код_Контакт, то есть поле Код таблицы Контакт.<br>
<img border=0 src="i_341.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 16.8. Мастер подстановок<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на пункте Код.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните на кнопке со стрелкой вправо. В список источника подстановки следует также добавить те поля, содержимое которых должно отображаться вместо численного значения, помещаемого из поля Код таблицы Контакт в поле Код_Контакт таблицы Список. Мы думаем, что будет удобно выбирать людей по их именам и фамилиям.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Добавьте в список Выбранные поля (Selected Fields) пункты Фамилия и Имя.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните на кнопке Далее (Next).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Теперь можно выбрать порядок сортировки записей в списке. Выберем для сортировки поле Фамилия и тип сортировки – По возрастанию (Ascending).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. В следующем окне мастер продемонстрирует два столбца таблицы-источника, скрыв столбец Код, содержащий идентификатор записи. Щелкните на кнопке Далее (Next).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. В поле последнего столбца введите название Контакт, которое заменит имя столбца Код_Контакт, и щелкните на кнопке Готово (Finish).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. В появившемся диалоговом окне щелчком на кнопке Да (Yes) подтвердите необходимость сохранения построенной структуры.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Параметры списка подстановки появятся на вкладке Подстановка (Lookup), показанной на рис. 16.9. Если вы знакомы с языком структурированных запросов (Structured Query Language, SQL), то сможете разобраться в запросе, который формирует таблицу подстановки. Этот запрос располагается в поле Источник строк (Row Source).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Щелкните на кнопке Режим (View), чтобы снова переключиться в режим ввода данных.<br>
<img border=0 src="i_342.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 16.9. Параметры подстановки<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Теперь в третьем столбце таблицы вместо чисел видны фамилии, соответствующие этим числам, хотя само значение поля Код_Контакт не изменилось. Access автоматически ищет соответствующую запись таблицы Контакт по числу, содержащемуся в поле Код, и выводит в ячейку текст поля Фамилия – второго поля таблицы Контакт из выбранных в окне мастера подстановки. Давайте попробуем добавить в таблицу Список еще одну запись.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Щелкните на нижней ячейке столбца Дата и введите дату 05.02.2007 (рис. 16.10).<br>
<img border=0 src="i_343.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 16.10. Список подстановки<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Нажмите клавишу Tab и введите текст Письмо с предложением о сотрудничестве.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. Снова нажмите клавишу Tab и щелкните на появившейся кнопке раскрывающегося списка. Теперь вы можете выбирать людей в списке подстановки, сформированном на базе полей Фамилия и Имя таблицы Контакт.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;18. Щелкните на четвертом пункте списка.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Access автоматически отыщет в таблице Контакт значение поля Код для записи, содержащей информацию об Арсении Суханове, и введет найденное число в поле Код_Контакт таблицы Список. Это значение останется скрытым. Вместо него в ячейке таблицы Список появится соответствующая фамилия, взятая из таблицы Контакт.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В Office Access 2007 появилась возможность создавать столбцы подстановки, допускающие наличие одновременно нескольких значений. К примеру, если вы контактируете сразу с несколькими коллегами по одному вопросу, то для отображения в таблице этой ситуации необходимо создать столбец подстановки, поддерживающий несколько значений фамилий. Для этого достаточно установить флажок Разрешить несколько значений (Allow Multiple Values) в последнем окне мастера подстановок.<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 5. Связь таблиц&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В предыдущем упражнении с помощью мастера подстановок была сформирована связь между двумя таблицами. Такая связь позволяет установить правила взаимодействия между таблицами. Список подстановок можно было организовать и без связи. Но представьте, что вы удалите из таблицы Контакт запись, на которую ссылаются некоторые записи таблицы Список. В такой ситуации останутся описания контактов, фамилии людей в которых потеряны. Наличие правильно организованной связи позволяет избежать подобных неприятностей.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Перейдите на вкладку Работа с базами данных (Database Tools) и щелкните на кнопке Схема данных (Relationships) в группе Показать или скрыть (Show/Hide). Откроется окно, схематически изображающее связи базы данных (рис. 16.11). На рисунке видно, что линия связи соединяет поле Код таблицы Контакт с полем Контакт таблицы Список.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Данная связь соединяет ключевое и обычное поля. Это связь типа «один ко многим», когда одной записи таблицы Контакт может соответствовать несколько записей таблицы Список, но не наоборот.<br>
<br><img border=0 src="i_344.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 16.11. Схема данных<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для тренировки давайте удалим связь, а затем создадим ее заново.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелчком выделите линию связи.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Нажмите клавишу Delete. В ответ на появившийся запрос щелкните на кнопке Да (Yes). Связь исчезнет.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Наведите указатель мыши на пункт Код таблицы Контакт.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Нажмите кнопку мыши и перетащите указатель на поле Контакт таблицы Список.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В открывшемся диалоговом окне щелкните на кнопке Создать (Create). Связь появится вновь.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Осталось настроить параметры связи.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Дважды щелкните на линии связи. Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 16.12.<br>
<img border=0 src="i_345.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 16.12. Параметры связи<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если таблицы, между которыми нужно организовать связь, в открывшемся окне отсутствуют, щелкните в окне Схема данных (Relationships) правой кнопкой мыши и выберите команду Добавить таблицу (Show Table). В открывшемся диалоговом окне выделяйте таблицы, которые нужно разместить в окне Схема данных (Relationships), и щелкайте на кнопке Добавить (Add). Получив все необходимые таблицы, закройте диалоговое окно щелчком на кнопке Закрыть (Close).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Установите флажок Обеспечение целостности данных (Enforce Referential Integrity). Это не позволит Access оставлять в таблице Список записи, для которых нельзя подобрать запись таблицы Контакт с подходящим значением поля Код.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Установите флажок Каскадное удаление связанных записей (Cascade Delete Related Records). В результате при удалении записи таблицы Контакт (то есть удалении информации о конкретном человеке) будут удалены все соответствующие записи из таблицы Список (то есть все описания контактов с этим человеком). Если указанный флажок сброшен, удаление тех записей таблицы Контакт, на которые ссылается хотя бы одна запись таблицы Список, будет запрещено.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Установка флажка Каскадное обновление связанных полей (Cascade Update Related Fields) приведет к тому, что при обновлении поля Код таблицы Контакт будут автоматически обновляться одноименные поля в соответствующих записях таблицы Список.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Закройте окно Схема данных (Relationships).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. В области переходов дважды щелкните на значке таблицы Контакт. В открывшемся окне таблицы будут видны небольшие знаки «плюс», расположенные в левой части записей. Их присутствие говорит о наличии связи ключевого поля таблицы с другой таблицей.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Щелкните на знаке «плюс» записи для Романа Боброва. Откроется вложенная таблица, содержащая те записи таблицы Список, значение поля Контакт которых равно величине одноименного поля записи для Романа Боброва (рис. 16.13).<br>
<img border=0 src="i_346.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 16.13. Выборка данных из связанной таблицы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;При раскрытии фрагмента связанной таблицы знак «плюс» превращается в знак «минус». Чтобы скрыть дополнительную таблицу, щелкните на нем еще раз.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Щелкните еще на каком-нибудь знаке «плюс», и вы увидите описание всех контактов еще с одним человеком. Таким образом, с помощью созданной связи вы можете быстро просматривать в окне таблицы Список описания всех контактов с определенным человеком или группой лиц.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 6. Параметры поля&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для того чтобы обеспечить возможность хранения в базе данных разнообразной информации, Access предлагает большой набор типов данных (табл. 16.1).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы сделать работу со списком контактов более продуктивной, следует изменить типы данных некоторых полей.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. В области переходов выделите таблицу Список, как показано на рис. 16.14, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Конструктор (Design View). Выбранная таблица откроется в режиме конструктора.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Таблица 16.1. Типы данных&nbsp;--//&nbsp;<br><img border=0 src="i_347.png"><br><img border=0 src="i_348.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 16.14. Выбор формата<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Описание контакта может быть достаточно длинным, а максимальная длина текстовых полей ограничена 256 символами, поэтому измените тип поля Описание на Поле MEMO (Memo).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните в поле Дата.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Для удобства прочтения даты контакта измените формат ее отображения, выбрав в раскрывающемся списке Формат поля (Format) пункт Длинный формат даты (Long Date), как показано на рис. 16.14.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Помимо типа данных и формата отображения вкладка Общие (General) окна конструктора позволяет настроить некоторые дополнительные параметры поля, влияющие на способ ввода данных. Параметр Значение по умолчанию (Default Value) определяет содержимое поля, которое запишется в новую запись в том случае, если пользователь не введет в это поле никаких данных. Если вы регулярно обновляете список контактов, то дата контакта чаще всего будет совпадать с текущей датой. Чтобы упростить ввод информации, можно задать текущую дату в качестве значения по умолчанию для поля Дата.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Введите в поле Значение по умолчанию (Default Value) функцию Date(), которая возвращает текущую дату.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В некоторых случаях требуется не только задать тип данных поля, но и ограничить его возможные значения определенным интервалом или более сложным правилом отбора. Такое правило вводится в поле Условие на значение (Validation Rule). Предположим, вы точно знаете, что все контакты, которые будут заноситься в список, состоятся после 1 января 2007 г. Чтобы избежать ошибок, можно заставить Access сообщать вам о вводе неверной даты.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В поле Условие на значение (Validation Rule) щелкните на кнопке построителя выражений. Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 16.15. Для задания условий или значений определенных параметров Access предлагает большой набор математических операций и функций. Построитель выражений помогает ориентироваться во всем многообразии функций Access. Верхнее прокручивающееся поле построителя содержит конструируемое выражение. Его можно изменять как путем непосредственного редактирования текста, так и с помощью кнопок и списков построителя.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Необходимо, чтобы дата записи была позднее, то есть больше даты 1 января 2007 г. Поэтому щелкните на кнопке >, чтобы добавить нужное условие.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Теперь нужно указать дату, с которой выполняется сравнение. Для этого следует воспользоваться специальной функцией, преобразующей строковую константу в дату в формате Access.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Дважды щелкните на папке Функции (Functions) в левом списке построителя выражений.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на папке Встроенные функции (Built-in Functions), чтобы вывести список стандартных функций Access.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. В среднем списке выберите категорию Дата/время (Date/Time).<br>
<img border=0 src="i_349.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 16.15. Построитель выражений<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Двойным щелчком на имени функции DateValue добавьте ее в поле выражения. Вместо местозаполнителя аргумента «stringexpr» нужно ввести конкретную дату в строковом формате.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. В поле выражения щелчком выделите текст «stringexpr» и введите строку «01.01.2007».<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. В поле Сообщение об ошибке (Validation Text) введите текст Неверная дата, который будет появляться при вводе даты, более ранней, чем 1 января 2007 г. Окончательный набор параметров для поля Дата показан на рис. 16.16.<br>
<img border=0 src="i_350.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 16.16. Параметры для поля Дата<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Щелкните на кнопке закрытия окна конструктора. В окне запроса на обновление структуры таблицы щелкните на кнопке Да (Yes). По причине добавления условий на значения поля Дата Access запросит о необходимости проверки содержимого этого поля в уже имеющихся записях таблицы. Щелкните на кнопке Нет (No), чтобы не выполнять проверку.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте изучим влияние настроенных параметров на поведение базы данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Щелкните дважды на таблице Список в области переходов. Таблица откроется, и вы увидите, что теперь все даты отображаются в длинном формате, а в ячейке Дата в строке новой записи автоматически появляется текущая дата.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. Щелкните в ячейке Дата второй строки, измените ее содержимое на значение 12.11.2006 и нажмите клавишу Tab, чтобы перейти к следующему полю. Так как модифицированная дата предшествует 1 января 2007 г., что противоречит настроенному условию, Access не позволит убрать курсор из текущей ячейки и откроет окно сообщения с текстом, введенным вами в поле Сообщение об ошибке (Validation Text) конструктора таблицы на шаге 14 (рис. 16.17). Такое сообщение будет появляться до тех пор, пока вы не скорректируете дату.<br>
<img border=0 src="i_351.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 16.17. Сообщение о неверных данных<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;18. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;19. Исправьте дату на 02.02.2007.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;20. Закройте таблицу Список.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 7. Индекс&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для ускорения поиска данных о конкретном человеке в таблице Контакт удобно рассортировать записи по алфавиту. Чтобы назначить сортировку по полю Фамилия, выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. В области переходов выделите таблицу Контакт (рис. 16.18).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Чтобы открыть таблицу в режиме ввода данных, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Открыть (Open).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В окне таблицы щелкните на заголовке Фамилия, чтобы выделить столбец.<br>
<img border=0 src="i_352.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 16.18. Сортировка фамилий по алфавиту<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелчком на кнопке По возрастанию (Ascending) в группе Сортировка и фильтр (Sort & Filter) вкладки Главная (Home) упорядочите записи столбца фамилий таблицы по алфавиту.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Вставьте в таблицу еще несколько человек с фамилией Суханов. Например, введите в указанном порядке записи Николай Суханов, Анатолий Суханов и Виктор Суханов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Чтобы повторить сортировку, закройте окно таблицы Контакт и вновь откройте таблицу. Записи окажутся расположенными так, как показано на рис. 16.19.<br>
<img border=0 src="i_353.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 16.19. Несколько человек с одинаковыми фамилиями<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Фамилии упорядочены по алфавиту, но имена людей не отсортированы. Если бы в таблице было несколько десятков людей с фамилией Суханов, поиск нужного человека существенно бы усложнился. Чтобы выполнить сортировку сразу по нескольким полям, следует воспользоваться сложным индексом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелчком на кнопке Режим (View) переключитесь в режим конструктора.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Чтобы открыть окно индексов таблицы Контакт (рис. 16.20), щелкните на кнопке Индексы (Indexes) в группе Показать или скрыть (Show/Hide) вкладки Конструктор (Design).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В окне индексов есть список со столбцами названия индекса, имени поля, по которому выполняется индексация, и режима сортировки (по возрастанию или убыванию). Индекс PrimaryKey является ключом таблицы, однозначно идентифицирующим ее записи. Данный индекс простой, то есть он назначает сортировку только по одному полю Код. Чтобы записи с одинаковыми фамилиями располагались по алфавиту имен, следует создать индекс Фамилия с условием сортировки по полям Фамилия и Имя.<br>
<img border=0 src="i_354.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 16.20. Индексы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Введите в поле названия индекса текст Фамилия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Нажмите клавишу Tab и выберите пункт Фамилия в раскрывающемся списке ячейки Имя поля (Field Name). В столбце Порядок сортировки (Sort Order) автоматически появится вариант По возрастанию (Ascending).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Щелкните правой кнопкой мыши в той строке, которая расположена ниже строки индекса Фамилия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Выберите в контекстном меню команду Вставить строки (Insert Rows), чтобы добавить одну пустую строку.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. В новой строке столбца Имя поля (Field Name) щелкните на кнопке раскрывающегося списка.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Выберите пункт Имя. В столбце Порядок сортировки (Sort Order) автоматически появится вариант По возрастанию (Ascending).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В окне настройки индексов имена полей, по которым происходит упорядочивание в данном индексе, располагаются в строке с именем индекса и ниже ее в строках с пустой ячейкой Индекс (Index Name) в порядке убывания влияния поля. То есть первой выполняется сортировка по тому полю, которое в данном индексе расположено выше. В одном индексе можно использовать до 10 полей. Таким образом, теперь индекс Фамилия упорядочивает записи по алфавиту сначала по фамилиям, а потом по именам.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Закройте окно индексов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Щелкните на кнопке Режим (View), чтобы переключиться в режим редактирования таблицы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. Ответьте Да (Yes) на запрос о необходимости сохранения таблицы. В результате имена окажутся выстроенными по алфавиту (рис. 16.21).<br>
<img border=0 src="i_355.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 16.21. Сортировка по двум полям<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контрольное упражнение<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Пришло время самостоятельно попрактиковаться в работе с конструктором таблиц.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Access автоматически обновляет файл базы данных. Чтобы сохранить его исходный вариант, в проводнике создайте копию файла Контакты. accdb – файл Контакты_копия. ассс1Ь. Закончив контрольное упражнение, переименуйте файл Контакты_копия. accdb обратно в Контакты. accdb.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Откройте таблицу Контакт в режиме конструктора.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Измените тип данных поля Адрес на Текстовый (Text).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Ограничьте текстовому полю Имя длину 30 символов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Какой параметр определяет длину поля?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Запретите Access добавлять в таблицу Контакт записи с пустым полем Фамилия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как запретить добавление пустого поля?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Закройте конструктор и сохраните структуру таблицы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Создайте новую таблицу с именем Метод.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. В конструкторе добавьте в нее поле МетодШ с типом данных Счетчик (Auto-Number) и поле Вариант с типом Текстовый (Text). Первое из них сделайте ключом таблицы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Переключитесь в режим редактирования и введите в таблицу три записи, в поле Метод которых укажите слова Телефон, Письмо, Факс. Эта таблица будет хранить возможные способы контакта.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. С помощью конструктора добавьте в таблицу Список поле МетодШ с числовым типом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. С помощью мастера подстановки назначьте этому полю подстановку, состоящую из полей МетодШ и Вариант таблицы Метод.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как сделать так, чтобы в список подстановки помимо названия метода выводился его кодовый номер?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. В имеющихся записях таблицы Список введите значение в новое поле, выбрав его в списке подстановки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Закройте базу данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Какие операции закрывают базу данных?<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подведение итогов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии вы научились создавать таблицы, вводить в них данные, изменять структуру таблиц с помощью конструктора, связывать таблицы с помощью мастера подстановок, настраивать сложные индексы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Следующее занятие посвящено описанию запросов, предназначенных для отбора данных и их просмотра на экране, а также фильтров, с помощью которых содержимое таблиц урезается на основе введенных условий отбора.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 17<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Выборка данных<br></h3><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Тема занятия<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии рассказывается о способах фильтрации данных, выборки информации из базы данных на основе определенных критериев и о выполнении вычислений. В упражнениях занятия рассматриваются следующие темы:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• мастер запросов;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• конструктор запросов;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• условие отбора;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• итоговый запрос;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• запрос действия;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• фильтры.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Таблицы данных предназначены для хранения информации. Вам, конечно, захочется не только заносить в них данные, но и обрабатывать записанную ранее информацию. Access предлагает множество способов извлечения данных из таблиц. Вы можете запросить данные, руководствуясь определенным правилом отбора, отфильтровать нужные записи или рассчитать результирующие значения с помощью формул.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Запросы<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Запросы являются инструментом поиска и структурирования данных. Запрос, адресованный одной или нескольким таблицам, инициирует выборку определенной части данных и их передачу в таблицу, формируемую самим запросом. В результате вы получаете подмножество информационного множества исходных таблиц, сформированное по определенному закону. Если обрабатываемый объем информации велик, выделение необходимых данных в такое подмножество позволяет существенно сократить время их обработки. В системах типа клиент-сервер, где основные базы данных хранятся на файловом сервере, система запросов позволяет уменьшить объем информации, передаваемой через локальную сеть.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 1. Мастер запросов&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы упростить задачу пользователя, в состав Access включен мастер запросов, позволяющий автоматизировать процесс построения запроса. Давайте с помощью этого мастера выполним выборку информации из таблиц базы данных Контакты.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Перейдите на вкладку Создание (Create).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В группе Другие (Other) щелкните на значке Мастер запросов (Query Wizard).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В появившемся диалоговом окне Новый запрос (New Query) выберите строку Простой запрос (Simple Query Wizard) и щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В раскрывающемся списке Таблицы и запросы (Tables/Queries) первого окна мастера выберите таблицу Список (рис. 17.1).<br>
<img border=0 src="i_356.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 17.1. Мастер запросов<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В списке Доступные поля (Available Fields) щелкните на строке Дата.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на кнопке >, чтобы переместить выделенное поле в список Выбранные поля (Selected Fields).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Повторяя шаги 5–6, добавьте в список Выбранные поля (Selected Fields) поле Описание таблицы Список, а также поле Фамилия таблицы Контакт.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните на кнопке Далее (Next).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Введите имя запроса Перечень контактов и щелкните на кнопке Готово (Finish).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Access построит запрос и выполнит его. Запрос – это набор условий, согласно которым производится выборка информации из таблиц. Запуск запроса формирует новую таблицу данных, единственным отличием которой от обычных таблиц является то, что с помощью повторных запусков запроса ее данные можно обновлять в соответствии с изменением информации источников данных запроса.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы база данных выглядела интереснее, в таблицы было добавлено несколько новых записей.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В рассматриваемом случае условие отбора инициирует получение из таблицы Список полей Дата и Описание всех имеющихся записей, а также поля Фамилия таблицы Контакт. Таблицы Список и Контакт связаны между собой через поля Код и Контакт, при этом Контакт является главной таблицей, а Список – подчиненной (то есть каждой записи таблицы Список соответствует только одна запись таблицы Контакт). Поэтому в поле Фамилия результата запроса выводится фамилия из той записи таблицы Контакт, значение поля Код которой совпадает со значением поля Контакт таблицы Список.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Результат выполнения запроса показан на рис. 17.2.<br>
<img border=0 src="i_357.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 17.2. Результат выполнения запроса<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 2. Конструктор запросов&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Мастер запросов умеет конструировать только простые условия отбора. Чтобы наложить дополнительные ограничения, следует пользоваться конструктором запросов, обеспечивающим полное управление параметрами запроса и построение сложных условий отбора данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Чтобы переключиться в режим конструктора, щелкните на кнопке Режим (View) вкладки Главная (Home). Окно конструктора показано на рис. 17.3. В его верхней части отображаются списки полей таблиц, к которым обращается запрос, и связи между таблицами. Нижняя область содержит бланк выбора полей таблиц, условий отбора и режимов сортировки. Добавим в запрос еще одно поле.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Наведите указатель на пункт Имя таблицы Контакт.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Нажмите кнопку мыши и перетащите поле Имя в верхнюю ячейку четвертой строки бланка запроса. Его имя появится в этой ячейке, а имя соответствующей таблицы – во второй ячейке того же столбца. Третья строка бланка запроса позволяет сортировать результат запроса по тому или иному полю.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В раскрывающемся списке третьей ячейки третьего столбца бланка выберите пункт По возрастанию (Ascending), как показано на рис. 17.4.<br>
<img border=0 src="i_358.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 17.3. Конструктор запроса<br>
<br><img border=0 src="i_359.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 17.4. Параметры объединения<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы добавить в запрос сразу все поля таблицы, перетаскивайте верхний пункт (со значком*). Если нужная таблица отсутствует в верхней части окна запроса, щелкните на кнопке Отобразить таблицу (Show Table) вкладки Конструктор (Design), выделите нужную таблицу или запрос в открывшемся диалоговом окне и щелкните сначала на кнопке Добавить (Add), а затем – на кнопке Закрыть (Close).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Назначьте тот же режим сортировки для поля Имя. В результате записи результата запроса будут упорядочены по фамилиям и именам в алфавитном порядке. Имеющийся вариант связи позволяет добавить в результат запроса только те записи связанных таблиц, в которых значения полей Код и Контакт равны. Так как для некоторых людей из таблицы Контакт нет записей в таблице Список, информация о них не включается в результат запроса. Чтобы запрос возвращал данные даже о тех людях (включенных в таблицу Контакт), с которыми не было никаких контактов, нашедших отражение в таблице Список, следует изменить параметры объединения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Дважды щелкните на линии связи.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. В открывшемся диалоговом окне Параметры объединения (Join Properties) установите переключатель Объединение всех записей из «Контакт» и только тех записей из «Список», в которых связанные поля совпадают (Include All records from «Контакт» and only those records from «Список» where the joined fields are equal).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните на кнопке ОК. На одном конце линии связи появится стрелка, указывающая на смену режима объединения.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Изменение режима объединения в окне запроса никак не влияет на параметры исходной связи, определяющие правила взаимодействия между таблицами данных, а задает только порядок отбора записей базы данных, включаемых в результат запроса.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелчком на кнопке Выполнить (Run) вкладки Конструктор (Design) выполните запрос повторно. Результат выполнения запроса с учетом сортировки и нового режима объединения показан на рис. 17.5.<br>
<img border=0 src="i_360.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 17.5. Результат выполнения нового запроса<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Закройте окно запроса.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. В ответ на запрос о необходимости сохранения новой структуры запроса щелкните на кнопке Да (Yes).<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 3. Условие отбора&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Добавление в запрос условия отбора позволяет выбирать из таблицы не все записи, а лишь те, которые удовлетворяют определенным критериям. Например, вас могут заинтересовать контакты, приходящиеся на первую декаду февраля 2007 года. Давайте модифицируем запрос добавлением соответствующего условия отбора.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Выделите в области переходов (рис. 17.6) строку запроса Перечень контактов.<br>
<img border=0 src="i_361.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 17.6. Окно базы данных<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Конструктор (Design View).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. На бланке запроса щелкните в ячейке Условие отбора (Criteria) первого столбца правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Построить (Build). Откроется окно построителя выражений (рис. 17.7).<br>
<img border=0 src="i_362.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 17.7. Построитель выражений<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В левом списке построителя щелкните на папке Операторы (Operators).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В среднем списке выберите категорию Сравнения (Comparison).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В правом списке дважды щелкните на пункте Between, чтобы добавить этот оператор в поле формулы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелчком выделите в поле формулы первый местозаполнитель Выражение (Ехрг).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. В левом списке построителя выражений двойным щелчком откройте папку Функции (Functions).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на папке Встроенные функции (Built-in Functions), содержащей стандартные функции Access.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. В среднем списке построителя выражений щелкните на пункте Дата/время (Data/Time).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. В правом списке дважды щелкните на функции DateValue, чтобы заменить ею местозаполнитель Выражение (Ехрг).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Нажмите два раза клавишу —>, выделив местозаполнитель «stringexpr».<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Введите текст «1.02.2007».<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Повторив шаги 7-13, замените второй местозаполнитель Выражение на выражение DateValue («10.02.2007»).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;У вас должна получиться следующая формула: Between DateValue («1.02.2007») And DateValue («10.02.2007»)<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Эта формула проверяет условие нахождения даты в интервале от 1 до 10 февраля 2007 г., то есть отбирает те записи, значение поля Дата которых относится к первой декаде февраля 2007 г.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если вы уже освоили правила построения выражений Access, то можете не пользоваться построителем, а непосредственно вводить выражения в бланк запроса.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Щелкните на кнопке ОК. Построенная формула появится в ячейке Условие отбора (Criteria) первого столбца бланка запроса. При выборе записей, относящихся к определенному интервалу, точная дата контакта может оказаться несущественной. Совсем выбросить это поле из бланка запроса нельзя, так как оно необходимо для реализации условия отбора. Однако любое поле можно скрыть, то есть не включать в результат запроса.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Сбросьте флажок Вывод на экран (Show) первого столбца запроса (рис. 17.8).<br>
<img border=0 src="i_363.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 17.8. Скрытие поля<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. Щелчком на кнопке Выполнить (Run) вкладки Конструктор (Design) выполните запрос. Новый результат показан на рис. 17.9.<br>
<img border=0 src="i_364.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 17.9. Контакты за первую декаду февраля 2007 г.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 4. Итоговый запрос&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Запросы позволяют не только выбирать записи из таблиц, но и вычислять различные статистические параметры. Например, можно подсчитать суммарное количество контактов и вывести даты первого и последнего контактов с каждым из людей, включенных в таблицу Контакт. Чтобы построить такой запрос в режиме конструктора, выполните следующие действия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Перейдите на вкладку Создание (Create).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Конструктор запросов (Query Design).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В открывшемся диалоговом окне (рис. 17.10) выделите строку Контакт.<br>
<img border=0 src="i_365.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 17.10. Добавление таблицы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелчком на кнопке Добавить (Add) добавьте выбранную таблицу в верхнюю область конструктора запроса.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Выделите пункт Список и снова щелкните на кнопке Добавить (Add).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелчком на кнопке Закрыть (Close) закройте диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table). Списки полей двух таблиц, соединенные линией связи, появятся в окне конструктора (рис. 17.11).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на кнопке Итоги (Totals) вкладки Конструктор (Design). В бланке запроса появится дополнительная строка Групповая операция (Total), позволяющая выполнять статистические операции со значениями конкретных полей.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Перетащите поле Фамилия в ячейку Поле (Field) первого столбца конструктора.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. В ту же ячейку второго столбца перетащите поле Имя таблицы Контакт.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. В третий, четвертый и пятый столбцы бланка запроса перетащите поле Дата таблицы Список.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. В раскрывающемся списке ячейки Групповая операция (Total) третьего столбца бланка запроса выберите пункт Min.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. В той же ячейке четвертого столбца выберите пункт Мах.<br>
<img border=0 src="i_366.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 17.11. Запрос с групповыми операциями<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. В пятом столбце задайте групповую операцию Count. Групповые операции построенного запроса обработают все записи таблицы Список, соответствующие конкретному человеку из таблицы Контакт, и вместо самих данных таблицы Список выведут в соответствующее поле результата запроса только значение величины, вычисляемой по определенной формуле. Доступные групповые операции перечислены в табл. 17.1.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Таблица 17.1. Групповые операции&nbsp;--//&nbsp;<br><img border=0 src="i_367.png"><br><img border=0 src="i_368.png"><br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Поскольку в пятом поле запроса вычисляется количество записей, в ячейку Поле (Field) этого столбца можно поместить любое поле таблицы Список.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Щелкните на кнопке Выполнить (Run), чтобы выполнить запрос. Появится таблица с пятью столбцами. Два первых столбца будут содержать фамилии и имена людей. По ним выполняется группировка, то есть расчет значений остальных полей запроса выполняется для записей таблицы Список, сопоставляемых с одним человеком. Как уже отмечалось, соответствие контакта таблицы Список и человека из таблицы Контакт определяется полями Код и Контакт, с помощью которых осуществляется связь этих двух таблиц. Третий и четвертый столбцы запроса выводят соответственно дату первого (функция Min) и последнего (функция Мах) контактов с данным человеком. Пятый столбец содержит количество записей в таблице Список (функция Count), соответствующих данному человеку, то есть число контактов с ним. Единственный недостаток построенного запроса – это непонятные имена столбцов. Давайте скорректируем их.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Щелчком на кнопке Режим (View) вернитесь в окно конструктора запроса.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. В ячейке Поле (Field) третьего столбца замените имя Дата текстом Дата первого контакта: Дата. Правая часть этого выражения, расположенная правее двоеточия, по-прежнему задает имя поля, а левая определяет название столбца результата запроса. Таким образом, любому столбцу запроса можно назначить произвольное имя.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. В ячейке Поле (Field) четвертого столбца введите Дата последнего контакта: Дата.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;18. В первой строке пятого столбца бланка запроса введите Число контактов: Дата.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;19. Снова щелкните на кнопке Режим (View). Окончательный результат запроса показан на рис. 17.12.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;20. Закройте запрос.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;21. Для сохранения изменений структуры щелкните на кнопке Да (Yes).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;22. В диалоговом окне Сохранение (Save As) введите имя Итоговый запрос и щелкните на кнопке ОК.<br>
<img border=0 src="i_369.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 17.12. Запрос с итоговыми значениями<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 5. Запрос действия&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;До сих пор вы сталкивались с запросами, выполняющими выборку данных и некоторые вычисления. Однако запросы могут применяться также для добавления, удаления и обновления группы записей таблицы. Такие запросы являются мощным инструментом преобразования данных, они называются запросами действия. Предположим, что по каким-то причинам вам понадобилось скорректировать даты контактов, заменив во всех записях таблицы Список, относящихся к 2007 году, месяц февраль на март. Подобную операцию трудно проделать вручную, если в таблице содержится несколько тысяч записей. Запрос действия позволяет быстро решить поставленную задачу.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Перейдите на вкладку Создание (Create).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Конструктор запросов (Query Design).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы (Show Table) выделите строку Список.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелчком на кнопке Добавить (Add) добавьте выбранную таблицу в верхнюю область конструктора запроса.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелчком на кнопке Закрыть (Close) закройте диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Во время работы с конструктором запросов на ленте появляется новая вкладка Конструктор (Design) с контекстными инструментам для работы с запросами, представленная на рис. 17.13. Щелкнув на кнопке в группе Тип запроса (Query Туре), вы можете выбрать соответствующий тип запроса. Описание всех возможных вариантов запросов, предлагаемых программой Access, приведено в табл. 17.2.<br>
<br><img border=0 src="i_370.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 17.13. Инструменты вкладки Конструктор<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. На вкладке Конструктор (Design) в группе Тип запроса (Query Туре) щелкните на кнопке Обновление (Update). Структура бланка запроса изменится в соответствии с типом запроса. В бланке выбранного варианта запроса на обновление появится поле Обновление (Update То), в которое нужно ввести новое значение поля. Чтобы изменить месяц даты с февраля на март, достаточно прибавить к дате 28 дней.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Таблица 17.2. Варианты запросов&nbsp;--//&nbsp;<br><img border=0 src="i_371.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Перетащите в бланк запроса поле Дата, значение которого нужно обновлять (рис. 17.14).<br>
<img border=0 src="i_372.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 17.14. Запрос на обновление<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Введите в ячейку Обновление (Update То) формулу [Дата]+28.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Название поля, заключенное в квадратные скобки, является ссылкой на значение поля. Чтобы сослаться на поле другой таблицы, нужно в начале указать имя таблицы, а затем имя поля (оба имени в квадратных скобках) и разделить их восклицательным знаком, например: [Контакт]![Фамилия].<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Чтобы обновлялись только даты, относящиеся к февралю 2007 года, введите в ячейку Условие отбора (Criteria) следующую формулу (эта формула подробно обсуждалась в третьем упражнении этого занятия): Between DateValue («1.02.2007») And DateValue («28.02.2007»)<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Закройте запрос, сохранив его под именем Обновление.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. В области переходов двойным щелчком на строке Список откройте эту таблицу. В ней есть восемь записей, относящиеся к февралю 2007 года.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Внимание!<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Запросы действия могут выполнять широкомасштабные изменения данных, которые отменить уже невозможно. Будьте внимательны. Перед запуском таких запросов полезно сделать резервную копию базы данных, чтобы иметь возможность возвратиться к исходному состоянию таблиц. Значки запросов действия снабжены восклицательным знаком, предупреждающим об их особой роли.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Дважды щелкните на значке Обновление.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Щелкните на кнопке Да (Yes) в ответ на запрос о необходимости запуска запроса действия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Access сообщит об обнаружении восьми записей, удовлетворяющих условию отбора, и попросит подтвердить необходимость их изменения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Щелкните на кнопке Да (Yes) и изучите изменения, произошедшие с данными таблицы Список.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Фильтры<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Фильтры, как и запросы, предназначены для отбора определенных записей базы данных. Однако в отличие от запроса фильтр сохраняется вместе с таблицей и не может использоваться с другими объектами, если он не был записан в виде запроса.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 6. Установка фильтра&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Установка фильтра – простейший способ отбора части записей в таблице, запросе или форме. В этом упражнении с помощью фильтра будет выделено несколько записей таблицы Контакт.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. В области переходов щелкните дважды на значке Контакт (рис. 17.15).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В столбце Фамилия щелкните в ячейке с фамилией Петров.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Перейдите на вкладку Главная (Home). В группе Сортировка и фильтр (Sort & Filter) щелкните на кнопке Выделение (Selection) и выберите в раскрывшемся списке команду Равно «Петров» (Equals «Петров»). В результате видимыми останутся только те записи, в поле Фамилия которых присутствует значение Петров.<br>
<img border=0 src="i_373.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 17.15. Фильтрация записей<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Чтобы отменить действие фильтра, щелкните на кнопке Применить фильтр (Toggle Filter).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Access запоминает последний применявшийся фильтр. Его можно снова назначить повторным щелчком на кнопке Применить фильтр (Toggle Filter).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Фильтр может быть и более сложным. Например, можно оставить все записи с фамилией Петров, имеющие непустое поле номера телефона.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке Дополнительно (Advanced) и выберите в раскрывающемся списке команду Расширенный фильтр (Advanced Filter/Sort). Откроется окно, похожее на окно конструктора запроса (рис. 17.16). Критерий равенства поля Фамилия значению Петров уже будет присутствовать в бланке фильтра.<br>
<img border=0 src="i_374.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 17.16. Окно расширенного фильтра<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Перетащите поле Рабочий телефон во второй столбец бланка.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. В ячейку Условие отбора (Criteria) введите формулу <>Null.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Значение любого пустого поля равно величине Nul 1. Условие <>Nul 1 позволяет проверить поле на неравенство величине Null, то есть отбирает все непустые поля.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Выберите команду Применить фильтр (Toggle Filter). Настроенный фильтр будет применен к таблице Контакт. В результате в ней останутся только две записи.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. С помощью команды Дополнительно &#8594; Очистить все фильтры (Advanced &#8594; Clear All Filters) отмените фильтрацию.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 7. Преобразование фильтра в запрос&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;К сожалению, назначение нового фильтра автоматически удаляет все предыдущие фильтры, которые уже невозможно применить повторно. Если фильтр достаточно сложный, его многократная настройка может отнимать много времени, и вам, вероятно, захочется сохранить результат титанического труда. Access предлагает простой способ сохранения фильтров. Так как окно фильтра подобно конструктору запроса, было бы логично записать фильтр в виде запроса с теми же условиями отбора. Чтобы превратить фильтр в запрос, выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Командой Дополнительно &#8594; Расширенный фильтр (Advanced &#8594; Advanced Filter/Sort) активизируйте окно сложного фильтра, созданного в предыдущем упражнении.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Сохранить (Save), расположенной на панели быстрого доступа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В открывшемся диалоговом окне введите имя Фильтр и щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Закройте окно фильтра.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В области переходов в группе Контакт появился новый запрос с названием Фильтр. Дважды щелкните на строке этого запроса.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Откроется окно результата выполнения запроса, записи которого будут повторять записи фильтрованной таблицы Контакт. Этим запросом можно пользоваться когда угодно, выводя на экран записи, отобранные по соответствующим критериям. Более того, любой запрос можно превратить в фильтр. Это делается следующим образом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелчком активизируйте окно таблицы Контакт (если таблица закрыта, откройте ее).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Чтобы назначить новый фильтр (и стереть предыдущий), щелкните в ячейке с фамилией Петров правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Не равно «Петров» (Does Not Equal «Петров»). В таблице останутся только те записи, в поле Фамилия которых нет слова Петров.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелчком на кнопке Применить фильтр (Toggle Filter) отмените фильтрацию данных. Теперь давайте вернем прежний сложный фильтр.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Выберите команду Дополнительно &#8594; Расширенный фильтр (Advanced &#8594; Advanced Filter/Sort).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните правой кнопкой мыши в верхней части конструктора фильтра и выберите команду Загрузить из запроса (Load from Query).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. В открывшемся диалоговом окне выделите запрос Фильтр и щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Старые условия фильтрации появятся в бланке окна фильтра. После этого для применения сохраненного фильтра достаточно щелкнуть на кнопке Применить фильтр (Toggle Filter).<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контрольное упражнение<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;С помощью контрольного упражнения закрепите знания о запросах и фильтрах, выполнив самостоятельно приведенные ниже операции и ответив на предложенные вопросы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Запустите мастер запросов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Добавьте в запрос поля Фамилия и Адрес таблицы Контакт, а затем поля Дата и Описание таблицы Список.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Настройте итоговый запрос, подсчитывающий количество записей.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как с помощью мастера создать итоговый запрос?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Переключитесь в режим конструктора.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Скройте третье и четвертое поля запроса.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Закройте запрос, сохранив его под именем Количество записей.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Откройте таблицу Список.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Включите фильтр, оставляющий только записи, относящиеся к фамилии Владимиров.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Откройте окно сложного фильтра.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Измените условие фильтрации так, чтобы оставались также записи, касающиеся Петрова.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Какое условие отбора необходимо добавить?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Назначьте обновленный фильтр.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Сохраните настроенный фильтр в виде запроса.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Откройте запрос Обновление в конструкторе запросов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Просмотрите его в режиме SQL.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как включить режим просмотра SQL?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Закройте базу данных.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подведение итогов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии были изучены обычные запросы, запросы действия и фильтры. Запросы и фильтры позволяют сортировать данные, выбирать их на основе введенных условий, обновлять и создавать таблицы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Следующее занятие посвящено описанию форм, предназначенных для форматированного ввода данных и их просмотра на экране, а также отчетов, с помощью которых содержимое таблиц выводится на принтер.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 18<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Формы и отчеты<br></h3><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Тема занятия<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Информация баз данных хранится в таблицах, но с ними не очень удобно работать. Для ввода, редактирования и печати информации предназначаются формы и отчеты. Вы познакомитесь с ними на этом занятии, в упражнениях которого рассматриваются следующие темы:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• мастер форм;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• конструктор форм;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• элементы управления;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• заголовок и примечание формы;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• мастер отчетов;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• конструктор отчетов;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• группировка и сортировка;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• печать данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии будут рассмотрены два способа создания форм и отчетов – с применением мастера и конструктора. Мастер облегчает работу пользователя, позволяя быстро создавать формы и отчеты при недостатке времени. Для устранения недостатков форм или отчетов, созданных с помощью мастера, необходимо воспользоваться конструктором, который помимо редактирования позволяет добавлять в формы и отчеты различные полезные элементы управления.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Форма<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В то время как таблицы и запросы позволяют отобразить на экране длинные списки записей, формы дают возможность сосредоточиться на конкретной записи. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации, могут содержать вспомогательные подписи и элементы оформления.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 1. Мастер форм&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Мастер форм позволяет сберечь время и быстро сконструировать привлекательную форму для записей любой таблицы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. С помощью команды Office &#8594; Открыть (Office &#8594; Open) откройте базу данных Контакты, созданную на предыдущем занятии.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Перейдите на вкладку Создание (Create).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В группе Формы (Forms) щелкните на кнопке Другие формы (More Forms) и в раскрывшемся списке выберите команду Мастер форм (Form Wizard).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В списке Таблицы и запросы (Tables/Queries) первого окна мастера (рис. 18.1) выберите пункт Таблица: Контакт (Table: Контакт).<br>
<img border=0 src="i_375.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 18.1. Мастер форм<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке >>, чтобы добавить в список Выбранные поля (Selected Fields) все поля таблицы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Выделите пункт Код и щелчком на кнопке < уберите это поле обратно в левый список. Содержимое поля Код генерируется автоматически, а его значение несущественно для пользователя, поэтому не следует включать это поле в форму.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на кнопке Далее (Next).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. В следующем диалоговом окне выберите для формы стиль Выровненный (Justified) и щелкните на кнопке Далее (Next).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. В списке третьего окна выберите вариант оформления Поток (Flow) или любой другой понравившийся вам стиль и снова щелкните на кнопке Далее (Next).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. В последнем окне мастера щелкните на кнопке Готово (Finish), не изменяя никаких параметров. Мастер сгенерирует форму и откроет ее в режиме просмотра данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Окно формы содержит названия и области отображения для всех полей таблицы, выбранных в первом окне мастера. В нижней части формы расположены кнопки перемещения по записям, аналогичные кнопкам окна таблицы (рис. 18.2).<br>
<img border=0 src="i_376.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 18.2. Форма для таблицы Контакт<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Щелкните несколько раз на кнопке Следующая запись (Next record), чтобы добраться до информации о Григории Петрове. В этой записи отсутствуют адрес, название фирмы и телефон.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Щелкните в поле ниже подписи Адрес и введите адрес Григория Петрова.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Аналогичным способом добавьте название компании и телефон.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Щелкните на кнопке Новая (пустая) запись (New (blank) record) и добавьте информацию еще об одном человеке. Как видите, форма позволяет просматривать и редактировать любую запись, а также добавлять новые записи.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В Access 2007 можно создать форму одним щелчком мыши. В области переходов достаточно выбрать таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме, а затем щелкнуть на кнопке Форма (Form) в одноименной группе вкладки Создание (Create). В этом случае все поля базового источника данных разместятся в форме. Можно сразу же начать использование новой формы либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора.<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 2. Конструктор форм&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Недостатком форм, создаваемых мастером, является то, что они однообразны и не содержат пояснительных надписей. Чтобы приукрасить форму и расположить поля более удобным образом, следует воспользоваться конструктором форм, который позволяет передвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных и настраивать любые другие параметры формы. Давайте создадим с помощью конструктора форму для таблицы Список.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. На вкладке Создание (Create) в группе Формы (Forms) щелкните на кнопке Конструктор форм (Form Design).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В открывшемся окне конструктора присутствуют пустая форма с разметочной сеткой, а также вертикальная и горизонтальная линейки, помогающие позиционировать объекты (рис. 18.3). В правой части окна Access имеется область задач Список полей (Fields List), помогающая добавлять в форму поля. Все необходимые элементы управления расположены в группе Элементы управления (Controls) вкладки Конструктор (Design) контекстных инструментов конструктора форм.<br>
<img border=0 src="i_377.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 18.3. Конструктор форм<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В области Список полей (Fields List) щелкните рядом со строкой Список на значке «плюс». Добавим в форму три области ввода для трех полей таблицы Список.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Наведите указатель на пункт Дата, нажмите кнопку мыши и перетащите этот пункт в область формы. Access создаст элемент управления типа поле, а также подпись.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Проделайте аналогичную операцию для пунктов Описание и Контакт, расположив поля примерно так, как показано на рис. 18.4.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Использование области Список полей (Fields List) – это простейший способ добавить поля в форму или отчет. Для его отображения или скрытия необходимо щелкнуть на кнопке Добавить поля (Add Existing Fields), расположенной в группе Сервис (Tools) вкладки Конструктор (Design), или нажать клавиши Alt+F8.<br>
<br><img border=0 src="i_378.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 18.4. Добавление полей<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Любой объект формы можно выделить щелчком мыши, при этом вокруг него появляется габаритная рамка с боковыми и угловыми маркерами масштабирования объекта. В левом верхнем углу объекта появляется большой квадратный маркер, «ухватившись» за который мышью можно перетаскивать объект в пределах формы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелчком выделите подпись Описание. Затем еще раз щелкните на ней, чтобы перейти в режим редактирования. Замените имеющийся текст на Описание контакта.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Захватите правый боковой маркер поля Описание мышью и растяните рамку поля до правого края формы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. При необходимости подвигайте поле Описание, «ухватившись» за маркер перемещения мышью.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы одновременно переместить поле вместе с его подписью, тащите объект не за маркер перемещения, а за тело подписи.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Повторите шаги 5–7 для всех трех полей. Разместите их и настройте подписи в соответствии с рис. 18.5.<br>
<img border=0 src="i_379.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 18.5. Готовая форма<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Чтобы оформить новую форму в соответствие с форматом формы, созданной в предыдущем упражнении, перейдите на вкладку Упорядочить (Arrange) и в одноименной группе щелкните на кнопке Автоформат (AutoFormat).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Выберите в открывшейся коллекции элемент Поток (Flow). Access приведет фон формы, оформление, цвет и шрифт полей в соответствие с выбранным шаблоном.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Щелчком на верхней части кнопки Режим (View) вкладки Конструктор (Design) перейдите в режим редактирования данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В форму будет выведено содержимое первой записи таблицы Список. Обратите внимание, что поле с подписью Фамилия имеет такой же список подстановки, который был настроен для поля Контакт таблицы Список на предыдущем занятии. Структура списка подстановки была перенесена в форму в процессе перетаскивания поля на шаге 4.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Закройте окно формы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. В появившемся диалоговом окне введите в качестве имени новой формы слово Список и щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В результате форма Список появится в области переходов.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 3. Элементы управления&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;При открытии конструктора форм на ленте появляются две вкладки группы контекстных инструментов конструктора форм (см. рис. 18.3). С помощью вкладки Конструктор (Design) в форму можно добавлять различные объекты, перечисленные в табл. 18.1. Элементы управления форм и отчетов сходны между собой, поэтому такие же элементы имеются и в конструкторе отчетов, о котором мы поговорим на этом занятии позже, а все операции, рассматриваемые в этом и следующем упражнениях, одинаково применимы как к формам, так и к отчетам.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В предыдущем упражнении в форму было добавлено шесть элементов управления: два поля ввода (Дата и Описание), одно поле со списком Контакт и три надписи, по одной рядом с каждым полем.<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Таблица 18.1. Элементы управления форм и отчетов&nbsp;--//&nbsp;<br><img border=0 src="i_380.png"><br><img border=0 src="i_381.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы с помощью панели элементов добавить в форму элементы управления, выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Наведите указатель мыши на правый нижний угол формы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Перетащите этот угол вправо вниз, чтобы немного увеличить форму.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Для того чтобы выделить все элементы формы, щелкните на кнопке Выделить все (Select АН) в группе Элементы управления (Controls) вкладки Конструктор (Design), как показано на рис. 18.6.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, с помощью клавиш со стрелками передвиньте элементы формы так, чтобы они были отцентрированы относительно новых границ формы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке Прямоугольник (Rectangle) в группе Элементы управления (Controls) вкладки Конструктор (Design).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Растяните мышью диагональ прямоугольника так, чтобы он окружил все элементы формы (см. рис. 18.6).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на правой части кнопки Цвет линии (Line Color) в этой же группе инструментов и в раскрывшейся палитре выберите синий цвет.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. В палитре кнопки Толщина линии (Line Thickness) выберите толщину 4 пункта.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на кнопке Рисунок (Image) в группе Элементы управления (Controls).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. В левом нижнем углу формы растяните рамку рисунка.<br>
<img border=0 src="i_382.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 18.6. Добавление элементов управления в форму<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. В открывшемся окне выбора файла найдите папку, в которую был установлен пакет Office 2007 (обычно она называется Microsoft Office), раскройте вложенную в нее папку Officel2\BITMAPS\DBWIZ\, выберите файл ASSETS.GIF и щелкните на кнопке ОК. (Вместо этого файла можете вставить любой другой не слишком большой рисунок.)<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;По умолчанию рисунки вставляются в форму в режиме урезания рисунка рамкой элемента. Чтобы изменить режим размещения, выполните следующие действия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Щелкните на рисунке правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Свойства (Properties). Справа от окна конструктора форм откроется область задач Окно свойств (Property Sheet).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. В списке Установка размеров (Size Mode) вкладки Макет (Format) открывшегося окна свойств выберите пункт Вписать в рамку (Stretch), как показано на рис. 18.7. В результате рисунок будет растягиваться и сжиматься вместе с рамкой элемента, подстраиваясь под ее размеры.<br>
<img border=0 src="i_383.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 18.7. Свойства рисунка<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Любой элемент формы имеет контекстное меню, в котором есть команда Свойства (Properties), открывающая окно свойств. Вкладка Макет (Format) этого окна содержит параметры форматирования объекта, вкладка Данные (Data) – описание источника данных, различные ограничения и условия, накладываемые на данные поля. Вкладка События (Event) позволяет писать функции отклика на различные события (например, наведение мыши на объект). Параметры, не вошедшие в первые три группы, размещаются на вкладке Другие (Other). Вкладка Все (АН) обеспечивает одновременный доступ ко всем параметрам.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Закройте окно свойств.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 4. Заголовок и примечание&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;До сих пор вы имели дело с формами, в которых одновременно отображалась только одна запись. Однако параметры формы можно настроить так, чтобы в ее окне демонстрировался длинный список одинаковых форм, содержащих данные разных записей таблицы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. В окне конструктора формы Список щелкните на свободном пространстве правой кнопкой мыши.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Выберите в контекстном меню команду Свойства (Properties), чтобы открыть окно свойств формы, показанное на рис. 18.8.<br>
<img border=0 src="i_384.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 18.8. Параметры форматирования формы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В списке Режим по умолчанию (Default View) вкладки Макет (Format) выберите пункт Ленточные формы (Continuous Forms).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Закройте окно свойств.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В ленточных формах для размещения заголовков и пояснительных надписей удобно пользоваться дополнительными разделами – заголовком и примечанием формы, которые остаются на месте при прокручивании ленточной формы. Чтобы добавить эти разделы, сделайте следующее.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке Заголовок (Title) в группе Элементы управления (Controls) вкладки Конструктор (Design), в окне конструктора формы появятся дополнительные области, показанные на рис. 18.9.<br>
<img border=0 src="i_385.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 18.9. Добавление заголовка и примечания<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Также в области заголовка появится надпись. Введите в надпись текст Список контактов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Нажмите клавишу Esc, чтобы выйти из режима редактирования текста, но оставить надпись выделенной.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. В списке Размер шрифта (Font Size) группы Шрифт (Font) вкладки Конструктор (Design) выберите число 22.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. В этой же группе инструментов щелкните сначала на кнопке По центру (Center), затем – на кнопке Полужирный (Bold).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Наведите указатель на верхний край полосы Область данных (Detail) и, нажав кнопку мыши, перетащите полосу вверх, уменьшив область заголовка до необходимых размеров.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Повторив шаги 6-10, введите в примечание формы текст Если при добавлении контакта вы не нашли нужного человека в списке Фамилии, с помощью формы Контакт добавьте информацию об этом человеке в новую запись таблицы Контакт.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Перетащите нижний край формы вверх, уменьшив ее по высоте. При необходимости измените размеры элементов управления формы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Щелкните на кнопке Режим (View).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;После выполнения этих операций в окне формы сможет разместиться сразу две записи (рис. 18.10). Такую форму можно листать с помощью полосы прокрутки. Заголовок и примечание формы отображаются в верхней и нижней частях окна, не смещаясь при прокручивании записей.<br>
<img border=0 src="i_386.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 18.10. Ленточная форма<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Отчет<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки. Имеются самые разные варианты оформления отчетов.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 5. Мастер отчетов&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать довольно привлекательные отчеты. Давайте поручим мастеру построение отчета о контактах с разными людьми.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Перейдите на вкладку Создание (Create).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Мастер отчетов (Report Wizard) в группе Отчеты (Reports).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В отчете нужно отразить как информацию о людях, так и данные о контактах с ними. Для этого следует сгруппировать вместе все контакты с одним человеком и распечатать их список ниже области с данными об этом человеке. Затем нужно вывести информацию о следующем человеке и список контактов с ним и т. д. Такой порядок печати записей позволит быстро найти полный список контактов с любым из ваших коллег. В первом окне мастера (рис. 18.11) укажем все поля, включаемые в отчет.<br>
<img border=0 src="i_387.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 18.11. Выбор полей для отчета<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В раскрывающемся списке Таблицы и запросы (Tables/Queries) первого окна мастера выберите таблицу Контакт.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В списке Доступные поля (Available Fields) выделите поле Фамилия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелчком на кнопке > переместите выбранное поле в список Выбранные поля (Selected Fields).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Повторяя шаги 4 и 5, добавьте в список Выбранные поля (Selected Fields) поля Имя, Адрес, Организация, Рабочий телефон.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Внимание!<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Поле Контакт содержит служебную информацию, обеспечивая связь записей двух таблиц. Никогда не помещайте такие поля в отчет, за исключением случаев отладки взаимосвязей таблиц базы данных.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Выберите в списке Таблицы и запросы (Tables/Queries) таблицу Список.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Переместите в список Выбранные поля (Selected Fields) поля Дата и Описание, добавив их к полям таблицы Контакт.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на кнопке Далее (Next).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Во втором окне мастера можно выбрать вариант расположения данных – упорядоченные по записям таблицы Контакт, а затем уже по записям таблицы Список, или наоборот. Схема группировки отображается в правой части диалогового окна.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Оставьте вариант Контакт (By Контакт) и щелкните на кнопке Далее (Next).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. В следующем окне не назначайте дополнительной группировки. Просто щелкните на кнопке Далее (Next).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Четвертое окно мастера отчета позволяет задать порядок сортировки записей. Выберите в списке 1 пункт Дата и щелкните на кнопке Далее (Next).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Следующее окно, показанное на рис. 18.12, позволяет выбрать способ расположения полей и ориентацию страницы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Установите переключатель Структура (Outline).<br>
<img border=0 src="i_388.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 18.12. Пятое окно мастера отчетов<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Щелкните на кнопке Далее (Next).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. В следующем окне мастера выберите вариант оформления Поток (Flow) и щелкните на кнопке Далее (Next).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Введите в качестве заголовка текст Список контактов и щелкните на кнопке Готово (Finish).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Мастер сформирует отчет и откроет его в отдельном окне в режиме предварительного просмотра (рис. 18.13). Как видите, сначала в отчете идет фамилия первого человека, информация о нем и список контактов с ним, затем располагаются те же данные, касающиеся второго человека и т. д. В целом отчет выглядит неплохо и может устроить нетребовательного пользователя.<br>
<img border=0 src="i_389.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 18.13. Фрагмент отчета, сгенерированного мастером<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 6. Конструктор отчетов&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если внимательно присмотреться к отчету, показанному на рис. 18.13, можно заметить несколько недостатков. Вот их примерный перечень:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• названия таких полей, как Фамилия и Имя, явно лишние, их следует убрать;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• информация о человеке занимает слишком много места, ее можно представить компактнее;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• значение поля Дата не помещается целиком, поэтому на экране заменяется строкой из символов #;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• некоторые подписи следует заменить более понятными.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте исправим указанные недочеты с помощью конструктора отчетов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Закрыв окно предварительного просмотра, перейдите в режим конструктора (рис. 18.14).<br>
<img border=0 src="i_390.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 18.14. Окно конструктора отчетов<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В схеме отчета присутствует несколько разделов. Их назначение иллюстрирует табл. 18.2. Поля и подписи можно размещать в любом разделе отчета, регулируя этим их положение на странице.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Таблица 18.2. Разделы отчета&nbsp;--//&nbsp;<br><img border=0 src="i_391.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. К элементам управления полями мастер применил макет Табличный (Tabular). Для того чтобы данный макет удалить из отчета, выделите все элементы отчета, нажав клавиши Ctrl+A, и щелкните на кнопке Удалить (Remove) в группе Макет элемента управления (Control Layout) вкладки Упорядочить (Arrange).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелчком выделите надпись Фамилия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Нажатием клавиши Delete удалите надпись.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Повторяя шаги 3 и 4, удалите из раздела Заголовок группы Код (ID Header) надписи Имя, Дата и Описание. Назначение соответствующих полей очевидно и не нуждается в пояснении.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Нет смысла выводить подписи полей адреса, названия компании и телефона в заголовке каждой группы. Достаточно будет поместить соответствующие надписи в верхний колонтитул страницы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Поместите указатель мыши между заголовками разделов Верхний колонтитул (Page Header) и Заголовок группы Код (IDHeader), чтобы его значок превратился в двунаправленную стрелку. Нажмите кнопку мыши и перетащите заголовок группы вниз, освобождая место для верхнего колонтитула.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелчком выделите надпись Адрес. Нажмите клавиши Ctrl+X, чтобы вырезать ее.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните на заголовке раздела Верхний колонтитул (Page Header) и нажмите клавиши Ctrl+V, чтобы вставить вырезанную надпись в верхний колонтитул.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Выделяя надписи колонтитула и перетаскивая их мышью, «ухватившись» за маркер верхнего левого угла, либо передвигая нажатием клавиши Ctrl и клавиш со стрелками, разместите их так, как показано на рис. 18.15.<br>
<img border=0 src="i_392.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 18.15. Перемещение надписей между разделами<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните на надписи Адрес. Повторным щелчком на ней включите режим редактирования и замените текст на Почтовый адрес.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Описанным приемом измените текст подписи Рабочий телефон на Телефон.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Переставьте поля раздела Заголовок группы Код (ID Header), разместив их в две строки. Фамилия и имя – в первой строке, а остальные три поля – во второй.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Перетащите заголовок раздела Область данных (Detail) вверх, убрав лишнее пустое пространство.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Щелкните на кнопке Линия (Line) в группе Элементы управления (Controls) вкладки Конструктор (Design).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Нарисуйте линию выше полей Фамилия и Имя раздела Заголовок группы Код (ID Header).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Выберите ее толщину в 1 пункт, щелкнув на кнопке Толщина линии (Line W) в группе Элементы управления (Controls).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. Щелчком на кнопке Цвет линии (Line Color) в этой же группе выберите синий цвет.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;18. Растяните поле Дата вправо.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;19. Сдвиньте поле Описание и растяните его вправо до границы отчета. Окончательный вид новой структуры отчета показан на рис. 18.16.<br>
<img border=0 src="i_393.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 18.16. Модифицированная структура отчета<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;20. На вкладке Конструктор (Design) в группе Режимы (Views) щелкните на нижней части кнопки Режим (View). В раскрывшемся меню выберите команду Предварительный просмотр (Print Preview), переключив тем самым отчет в режим вывода данных. В новом варианте отчета информация размещается намного компактнее (рис. 18.17).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;21. Закройте отчет. При появлении запроса о необходимости сохранения новой структуры отчета щелкните на кнопке Да (Yes).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Обратите внимание, что в нижней части страницы отчета выводятся текущая дата и номер страницы. Эта информация генерируется элементами управления, размещенными в разделе Нижний колонтитул (Page Footer) конструктора отчета.<br>
<img border=0 src="i_394.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 18.17. Просмотр нового варианта отчета<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 7. Группировка и сортировка&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Отчет, который вы сконструировали в двух предыдущих упражнениях, имеет один существенный недостаток. Фамилии людей из списка Контакт выводятся не по алфавиту. Мастер отчетов автоматически сгруппировал данные таблицы Список по их принадлежности к тем или иным записям таблицы Контакт, которая определяется связью между полями Код и Контакт этих двух таблиц. По указанной причине фамилии в отчете упорядочены по возрастанию числового параметра Код – идентификатора записей таблицы Контакт. Это неудобно, в отчетах с большим числом записей при такой сортировке будет довольно трудно отыскать нужного человека. Поэтому есть смысл изменить порядок сортировки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. В области переходов выделите строку отчета Список контактов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Конструктор (Design View). Отчет откроется в режиме конструктора.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на кнопке Группировка (Group & Sort) в группе Группировка и итоги (Grouping & Totals) вкладки Конструктор (Design). Откроется область Группировка, сортировка и итоги (Group, Sort, and Totals), показанная на рис. 18.18.<br>
<img border=0 src="i_395.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 18.18. Область Группировка, сортировка и итоги<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Использование области Группировка, сортировка и итоги (Group, Sort & Total) обеспечивает большую гибкость при добавлении или изменении групп, порядка сортировки или параметров расчета итоговых значений в отчете. Для каждого уровня сортировки или группировки существует ряд параметров, настраивая которые можно добиться желаемого результата. Для отображения всех параметров, доступных для того или иного уровня группировки или сортировки, щелкните на кнопке Больше (More) на требуемом уровне.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В области Группировка, сортировка и итоги (Group, Sort & Total) назначены два уровня: группировки и сортировки. Сначала в порядке возрастания по полю Код, а затем в пределах списка контактов, относящихся к одному человеку, по возрастанию даты контакта. При переборе записей таблицы Контакт для каждого нового значения поля Код генерируется заголовок группы, в котором, как вы должны помнить из предыдущего упражнения, выводятся имя, фамилия и другие характеристики людей.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Казалось бы, можно просто изменить поле группировки Код на Фамилия, и записи в отчете сразу же выстроятся по алфавиту. Но в этом случае для людей с одинаковой фамилией Петров будет выведен только один заголовок группы, ниже которого разместится список контактов со всеми Петровыми. Вспомните, что новый заголовок группы выводится только для каждого нового значения поля, по которому выполняется группировка. Код – уникальный идентификатор записей таблицы Контакт, группировка по которому обеспечивает вывод в отчет всех записей этой таблицы. Для сортировки записей по алфавиту фамилий и имен следует добавить в область Группировка, сортировка и итоги (Group, Sort & Total) соответствующие уровни сортировки, разместив их выше уровня группировки по полю Код.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В области Группировка, сортировка и итоги (Group, Sort & Total) щелкните на кнопке раскрывающегося списка Добавить сортировку (Add a sort).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В появившемся списке выберите пункт Фамилия.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;При добавлении нового поля сортировки Access автоматически назначает ему порядок сортировки Начиная с A (with A on top). Чтобы реализовать обратный порядок записей, выберите в раскрывающемся списке порядка сортировки соответствующей строки пункт Начиная с Z (with Z on top).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелчком на строке уровня сортировки по полю Фамилия выделите ее.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкая на кнопке Вверх (Move up), которая находится справа на выделенной строке, перетащите строку на самый верх списка (рис. 18.19).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Повторяя шаги 4–7, разместите строку с уровнем сортировки по полю Имя между строками Фамилия и Код, как показано на рис. 18.19.<br>
<img border=0 src="i_396.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 18.19. Добавление уровней сортировки<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Закройте область Группировка, сортировка и итоги (Group, Sort & Total).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните на стрелке ниже кнопки Режим (View) и выберите команду Предварительный просмотр (Print Preview).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В результате, как показано на рис. 18.20, записи сначала сортируются по фамилиям, затем по именам, а для каждой новой записи таблицы Контакт появляется заголовок группы (так как величины поля Код для всех записей различны). Ниже каждого такого заголовка из таблицы Список выводятся все контакты, соответствующие данному значению величины Код, то есть данному человеку.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Заголовки тех групп, для которых нет ни одной записи в таблице Список, в отчет не попадают.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Закройте отчет.<br>
<img border=0 src="i_397.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 18.20. Окончательный вид отчета<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вывод результатов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Несмотря на многообразие объектов баз данных, все они печатаются с помощью одних и тех же приемов. Вид печатной копии отчета или формы определяется расположением элементов управления в окне конструктора. Таблицы и запросы вообще практически не имеют параметров форматирования. Ширина и высота ячеек, а также шрифт их содержимого настраиваются непосредственно в режиме просмотра таблицы или запроса с помощью команд вкладки Главная (Home). Перед печатью данных полезно вывести отчет в режиме предварительного просмотра, после чего можно распечатывать его на бумагу.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 8. Предварительный просмотр&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Перед выводом объекта базы данных на принтер нужно настроить параметры страницы и проверить правильность форматирования в режиме предварительного просмотра. Давайте выполним все эти действия на примере таблицы Контакт.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. В области переходов дважды щелкните на строке Контакт: Таблица (Contact: Table). Таблица откроется в режиме редактирования данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Увеличьте ширину столбца Адрес, перетащив вправо его правую границу, чтобы адреса не обрезались по длине.<br>
<img border=0 src="i_398.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 18.21. Подготовка таблицы к печати<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. На вкладке Главная (Home) в группе Записи (Records) щелкните на кнопке Дополнительно (More). В появившемся меню выберите команду Подтаблица &#8594; Развернуть все (Subdatasheet &#8594; Expand АН), чтобы отобразить записи таблицы Список (рис. 18.21).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Выделите столбец Код, щелкнув на его заголовке.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Снова щелкните на кнопке Дополнительно (More) и выберите команду Скрыть столбцы (Hide Columns). Этот служебный столбец не нужно печатать.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на заголовке столбца Ключ подчиненной таблицы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Повторным выполнением команды Дополнительно &#8594; Скрыть столбцы (More &#8594; Hide Columns) уберите и этот столбец.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Выберите команду Office &#8594; Печать &#8594; Предварительный просмотр (Office &#8594; Print &#8594; PrintPreview). Вы увидите, как предположительно будет выглядеть бумажная копия таблицы.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 9. Печать таблиц и запросов&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы распечатать активный объект (таблицу, запрос, форму или отчет) базы данных, выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. В режиме предварительного просмотра на ленте становится активной вкладка Предварительный просмотр (Print Preview). Щелкните на кнопке Параметры страницы (Page Setup), расположенной в группе Разметка страницы (Layout). Откроется диалоговое окно, которое позволяет настроить размер страницы, ее ориентацию и поля (рис. 18.22).<br>
<img border=0 src="i_399.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 18.22. Параметры страницы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Параметры печати (Print Options) и в разделе Поля (Margins) увеличьте левый отступ до 40 мм. Изменение полей отразится на образце в области Образец (Sample).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Перейдите на вкладку Страница (Page) и при необходимости измените ориентацию, установив переключатель Альбомная (Landscape).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Ориентация и поля страницы определяют, сколько записей сможет поместиться на одном листе.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке Печать (Print) в одноименной группе вкладки Предварительный просмотр (PrintPreview). Откроется диалоговое окно Печать (Print).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В раскрывающемся списке Имя (Name) выберите принтер. В разделе Копии (Copies) укажите необходимое число копий и щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 10. Файловые операции&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы поддерживать базу данных в надлежащем порядке, необходимо периодически выполнять некоторые служебные процедуры. Вероятно, наиболее важной из них является резервное копирование данных, которое выполняется с помощью стандартных средств Windows для работы с файлами. Не менее существенной процедурой является сжатие базы данных. По мере обработки таблиц и добавления объектов файл базы данных увеличивается в объеме. При стирании части информации полного ее удаления из файла не происходит. В результате объем, занимаемый базой данных на жестком диске, может оказаться неоправданно большим.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Чтобы сжать базу данных, выполните команду Office &#8594; Управление &#8594; Сжать и восстановить базу данных (Office &#8594; Manage &#8594; Compact and Repare Database).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Сравните размеры файла базы данных до и после сжатия. Вы увидите, насколько эффективно сжатие экономит дисковое пространство.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Та же самая команда обеспечивает восстановление базы данных, поврежденной в результате внезапного сбоя электропитания. Иногда в процессе работы вы заметите, что база данных ведет себя как-то странно. В такой ситуации, не дожидаясь предупреждения, выполните команду Сжать и восстановить базу данных (Compact and Repare Database). Access по возможности восстановит повреждения, обнаруженные в структуре данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если база данных содержит конфиденциальные сведения, воспользуйтесь возможностями Access по шифрованию данных. Давайте зададим пароль на открытие базы данных.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Средство шифрования в Office Access 2007 представляет собой два объединенных и улучшенных средства прежних версий – кодирование и пароли баз данных. При использовании пароля для шифрования базы данных все данные становятся нечитабельными в других программных средствах, и для того чтобы работать с этой базой данных, пользователям требуется вводить пароль. При шифровании в Office Access 2007 применяется более стойкий алгоритм, чем в предыдущих версиях Access.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Закройте базу данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В окне Приступая к работе с Microsoft Office Access (Getting Started with Microsoft Office Access) выберите команду Другие (More).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В окне открытия файла выделите значок Контакты. accdb.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на стрелке рядом с кнопкой Открыть (Open) и выберите пункт Монопольно (Open Exclusive). Такой режим открытия предотвращает одновременный доступ к базе данных другого пользователя через локальную сеть.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Перейдите на вкладку Работа с базами данных (Database Tools) и в группе Работа с базами данных (Database Tools) щелкните на кнопке Зашифровать паролем (Encrypt with Password).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. В поле Пароль (Password) открывшегося диалогового окна введите пароль.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Для проверки повторно введите тот же пароль в поле Подтверждение (Verify).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Щелкните на кнопке ОК. В результате для следующего открытия базы данных потребуется вводить пароль.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы удалить пароль, на вкладке Работа с базами данных (Database Tools) щелкните на кнопке Расшифровать базу данных (Decrypt Database), введите пароль и щелкните на кнопке ОК.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Еще одной полезной возможностью Access является возможность пересылки информации из базы данных в другие приложения Office 2007. Попробуем, например, для выполнения вычислений переслать таблицу Контакт в книгу Excel.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. В области переходов выделите таблицу Контакт.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Перейдите на вкладку Внешние данные (External Data) и в группе Экспорт (Export) щелкните на кнопке Экспорт в таблицу Excel (Export to Excel spreadheet).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Помимо передачи данных в Excel, вы можете разместить данные на узле SharePoint, экспортировать данные в текстовый файл или RTF-файл, а также использовать информацию базы данных в качестве источника данных для слияний в Office Word.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Access автоматически запустит мастер экспорта в таблицу Excel, создаст новую книгу с одним листом и перешлет в его ячейки данные из таблицы Контакт.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контрольное упражнение<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы закрепить полученные на этом занятии навыки работы с формами и отчетами, выполните самостоятельно следующие операции.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Для создания нового отчета запустите мастер отчетов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Включите в отчет поля даты и описание контакта, а также фамилию и имя.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Выберите вариант просмотра таблицы Список.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Настройте группировку записей по дате.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как с помощью мастера отчетов сгруппировать записи по дате?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Выберите стиль отчета Открытая (Open).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В четвертом окне мастера задайте сортировку по фамилиям и именам в обратном алфавитном порядке.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как назначить обратную алфавитному порядку сортировку по двум полям?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Назовите новый отчет Контакты по датам.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Переключитесь в режим конструктора отчетов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Уберите рамку всех полей.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как быстро убрать рамку всех элементов управления?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Перенесите первое поле даты из раздела Область данных (Detail) в раздел Заголовок группы Дата (Data Header).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Увеличьте ширину поля Дата, чтобы в него помещалась дата в длинном формате. При необходимости переместите другие поля.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Замените текст заголовков полей на корректные русские подписи.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Распечатайте полученный отчет.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подведение итогов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Это занятие завершает серию упражнений, посвященных изучению баз данных Access. Теперь вы умеете с помощью мастеров строить формы и отчеты, обеспечивающие форматированный вывод записей таблиц базы данных на экран и на печать. Вы познакомились с конструкторами форм и отчетов, позволяющими изменять любые параметры этих объектов Access, и научились распечатывать информацию из базы данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Три следующих занятия посвящены приложению Outlook 2007 – клиенту электронной почты и всемогущему планировщику вашей работы.<br>
<br><br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Часть VI<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Outlook<br></h3><br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Microsoft Office Outlook 2007 – отличный организатор вашей деловой жизни. Это приложение может служить электронным аналогом записной книжки, обрабатывать сообщения электронной почты, хранить списки контактов и задач, вести дневник событий.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 19<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Организатор событий и задач<br></h3><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Тема занятия<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Outlook управляет документами компьютера и сообщениями электронной почты, хранит список контактов с другими людьми и компаниями, напоминает о назначенных встречах и совещаниях. На этом занятии вы познакомитесь с основными инструментами Outlook и научитесь выполнять следующие операции:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• добавлять ярлыки Outlook;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• просматривать дневник событий;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• искать элементы Outlook;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• добавлять события в календарь;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• назначать совещания;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• добавлять задачи и элементы списка дел.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если ваш стол завален записками, вы периодически не можете найти нужный адрес, забываете о назначенных совещаниях и путаетесь в море документов, переполняющих жесткий диск компьютера, попробуйте обратиться за помощью к Outlook. Этот электронный организатор поможет сохранить всю важную информацию и вовремя напомнит о предстоящем событии.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Приложение Outlook объединяет в себе несколько компонентов, облегчающих управление документами компьютера, отправку и получение электронных сообщений, составление расписания событий и списка задач, хранение информации о контактах с другими людьми.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Навигация в Outlook<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Outlook хранит информацию в папках, расположенных в специальных файлах (не следует путать папки Outlook с папками жесткого диска). Пользователю не нужно заботиться о своевременном сохранении данных Outlook. Программа сама вовремя запишет все новые сообщения, события и контакты на жесткий диск. Папки Outlook достаточно разнообразны. Для обработки хранящейся в них информации предлагается множество различных инструментов. По этой причине Outlook имеет достаточно сложный интерфейс с большим количеством кнопок, меню, списков и диалоговых окон. В следующих упражнениях, по мере изучения папок Outlook, вы познакомитесь с основными инструментами навигации этой программы.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 1. Область переходов&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;После запуска Outlook командой Все программы &#8594; Microsoft Office &#8594; Microsoft Office Outlook 2007 (All Programs &#8594; Microsoft Office &#8594; Microsoft Office Outlook 2007) главного меню Windows на экране появляется окно Outlook, в левой части которого располагается панель, называемая областью переходов. Содержимое области переходов зависит от текущего представления. Каждое представление обеспечивает доступ к относящимся к нему сведениям Microsoft Office Outlook, выбор другого представления внутри главного, например представлений Визитные карточки (Business Cards) и Список телефонов (Phone List) в представлении Контакты (Contacts), а также предлагает средства для решения задач в данном представлении.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В области переходов расположены кнопки просмотра для быстрого переключения представлений, например Почта (Mail) или Контакты (Contacts). Крупные кнопки области переходов состоят из значка и имени представления.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Соотношение размеров нижней и верхней частей области переходов можно изменить. Для этого достаточно подвести указатель мыши к границе между верхней и нижней частями и, удерживая левую кнопку мыши, перетащить границу вверх или вниз. При уменьшении нижней части области переходов кнопки переходов по категориям перемещаются в самую нижнюю часть области переходов.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В нижней части области переходов может находиться разное количество кнопок переходов по категориям. Для того чтобы определить, какие категории будут отображаться, выполните следующие действия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. В нижней части области переходов (рис. 19.1) щелкните на кнопке Настройка кнопок (Configure buttons).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В появившемся меню раскройте подменю Добавить или удалить кнопки (Add or Remove Buttons).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. С помощью команд этого подменю можно включить или выключить отображение кнопок переходов по категориям.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В новой версии Outlook область переходов может быть свернута, чтобы занимать меньше полезной площади в окне приложения.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В окне Outlook можно выводить ту или иную информацию из стандартных папок Outlook.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В нижней части области переходов щелкните на кнопке Ярлыки (Shortcuts), как показано на рис. 19.2.<br>
<img border=0 src="i_400.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 19.1. Окно Outlook<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на значке Outlook сегодня (Outlook Today). В основной области окна Outlook появится информация о текущих событиях сегодняшнего дня. Здесь выводится список событий, назначенных в календаре Outlook, задачи, запланированные на текущий день, а также состояние ваших почтовых ящиков (см. рис. 19.1). Помимо стандартных ярлыков, Outlook разрешает пользователю добавлять собственные ярлыки и группы. Это позволяет разместить на панели Outlook ярлыки часто используемых инструментов Outlook, сгруппировав их по темам.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните в верхней части области переходов на ссылке Добавить новую группу (Add New Group).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. В качестве названия группы введите текст Мои ярлыки.<br>
<img border=0 src="i_401.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 19.2. Добавление ярлыков<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните правой кнопкой мыши на новой группе и выберите в контекстном меню команду Добавить ярлык (Add New Shortcut).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Список Имя папки (Folder Name) открывшегося диалогового окна позволяет выбрать одну из стандартных папок Outlook.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Выберите в списке Имя папки (Folder Name) пункт Задачи (Tasks).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;На практике имеет смысл создать, например, папку с названием Специальные задачи (или с любым нужным вам названием) и помещать в нее только задачи, относящиеся к какой-то специальной теме. О создании папок рассказано в следующем разделе.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните на кнопке ОК.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы удалить ненужный ярлык, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить ярлык (Delete Shortcut). Для удаления группы щелкните правой кнопкой мыши на ее заголовке и выберите команду Удалить группу (Remove Group).<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 2. Дневник&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В дневник Outlook автоматически записываются выбранные пользователем действия, имеющие отношение к заданным и выбранным контактам. Эти действия в дневнике размещаются по временной шкале. Помимо отслеживания элементов Microsoft Office Outlook (ими являются почтовые сообщения), а также других документов Microsoft Office (файлов Word и Excel), могут записываться иные виды взаимодействия, в частности это могут быть и сведения, не хранящиеся в компьютере, например телефонные переговоры и отправленные и полученные рукописные сообщения.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Элемент является основным объектом, в котором хранятся данные в Microsoft Office Outlook, и используется он так же, как файлы в других программах. Элементами являются почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи, записи в дневнике, заметки, а также опубликованные элементы и документы.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы открыть дневник, выполните следующие действия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. В области переходов щелкните на кнопке Дневник (Journal). Вы увидите представление дневника, в котором на временной шкале отображены записанные в дневник действия (рис. 19.3).<br>
<img border=0 src="i_402.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 19.3. Дневник<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Чтобы развернуть список документов Word, щелкните на знаке «плюс» в строке Microsoft Word. Ниже этой строки появятся имена открывавшихся файлов, расположенные под теми днями шкалы времени, в которые вы работали с этими файлами.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на одном из значков правой кнопкой мыши. Появится контекстное меню, позволяющее открыть выбранный файл, распечатать его, отправить документ по электронной почте и выполнить некоторые другие операции. На рис. 19.3 дневник показан в режиме просмотра типа файла. Для каждой из своих папок Outlook предлагает несколько режимов просмотра. Нужный вариант можно выбрать в меню Вид &#8594; Текущее представление (View &#8594; Current View). Но есть и другой способ переключения режимов. В меню Сервис (Tools) имеется команда Организовать (Organize), которая вызывает специальную панель в области просмотра выбранной папки. Вид этой панели меняется в зависимости от того, с каким представлением Outlook вы работаете, и позволяет быстро настроить нужный формат отображения информации.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Выполните команду Сервис &#8594; Организовать (Tools &#8594; Organize). В верхней части области просмотра дневника появится панель организатора (рис. 19.4).<br>
<img border=0 src="i_403.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 19.4. Просмотр списка элементов дневника<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на ссылке По представлению (Using Views).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В списке представлений выберите пункт Список элементов (Entry List). После этого дневник будет похож на окно папки Windows или проводника в режиме просмотра таблицы (см. рис. 19.4). Каждая запись занимает одну строку таблицы, столбцы которой информируют о времени открытия документа, продолжительности работы с ним и некоторых других параметрах.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы упорядочить список по одному из параметров, например по продолжительности работы с документом, щелкните на заголовке соответствующего столбца списка. Повторный щелчок на том же заголовке рассортирует пункты списка в обратном порядке.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Закройте панель организатора.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкните на нескольких пунктах списка, чтобы выделить их.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелчком на кнопке Удалить (Delete) панели инструментов Стандартная (Standard) удалите выбранные пункты.<br>
<img border=0 src="i_404.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 19.5. Удаленные элементы<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для быстрого перемещения по папкам Outlook можно воспользоваться списком папок (рис. 19.5).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. В области переходов щелкните на кнопке Список папок (Folder List).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. В появившемся списке папок щелкните на пункте Удаленные (Deleted Items). Откроется папка, содержащая удаленные элементы различных папок Outlook. Она похожа на корзину Windows. Здесь вы найдете записи, удаленные из дневника на шаге 9.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Щелкните на одном из пунктов папки правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Переместить в папку (Move to Folder). Откроется диалоговое окно, которое позволяет перемещать элементы между папками Outlook и добавлять новые папки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Щелкните на кнопке Создать (New).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. В поле Имя папки (Folder Name) открывшегося диалогового окна введите слова Важные заметки (рис. 19.6).<br>
<img border=0 src="i_405.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 19.6. Добавление папки Outlook<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. В раскрывающемся списке Содержимое папки (Folder Contains) выберите пункт Элементы типа Заметки (Note Items).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Любая папка Outlook, как видно из списка, относится к одному из шести стандартных типов, каждый из которых имеет определенное предназначение и свой формат представления информации:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Дневник (Journal) – журнал выполнявшихся операций;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Задача (Task) – список запланированных задач;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Заметки (Note) – заметки пользователя;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Календарь (Calendar) – список запланированных событий;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Контакт (Contact) – список людей или компаний с адресами, телефонами и другой информацией;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Почта (Mail and Postl) – папка с входящими или исходящими сообщениями электронной почты;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Форма InfoPath (InfoPath Form) – эта папка позволяет использовать формы Info Path.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. Щелчком на кнопке ОК в окне Перемещение элементов (Move Items) завершите операцию перемещения записи из папки Удаленные (Deleted Items) в только что созданную папку.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 3. Поиск&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Инструмент поиска позволяет пользователю находить во всем многообразии папок Outlook требуемую информацию. Чтобы научиться искать нужные записи, давайте сначала добавим несколько заметок.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. На панели списка папок щелкните на пункте Заметки (Notes).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Открывшаяся папка предназначена для хранения информации, которая с трудом поддается систематизации, но всегда должна быть под рукой. Папка заметок заменяет многочисленные листочки с записями, разбросанные по рабочему столу или наклеенные на дисплей компьютера.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Создать (New) панели инструментов. Появится окно заметки. Введите в него некоторый текст, например, показанный на рис. 19.7.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Помимо самого текста в заметке хранятся дата и время ее создания или последнего изменения, которые выводятся в нижней части окна.<br>
<img border=0 src="i_406.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 19.7. Заметка<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Закройте окно заметки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Добавьте еще несколько заметок, наполнив их содержанием по собственному усмотрению.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Чтобы открыть окно расширенного поиска, показанное на рис. 19.8, выберите команду Сервис &#8594; Найти сейчас &#8594; Расширенный поиск (Tools &#8594; Instant Search &#8594; Advanced Find).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В раскрывающемся списке Просмотреть (Look For) выберите пункт Любой элемент Outlook (Any Type Of Outlook Item), чтобы искать во всех папках Outlook.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. В поле Искать текст (Search For The Word) вкладки Любые элементы (Any Items) введите слово Outlook.<br>
<img border=0 src="i_407.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 19.8. Окно расширенного поиска<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Чтобы поиск осуществлялся не только в заголовках, но и в теле сообщений и заметок, выберите в списке Место поиска (In) пункт Поля тем и заметок (Subject And Notes Fields).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на кнопке Найти (Find Now). Программа обнаружит все записи, в которых встречается слово Outlook, и выведет их список в нижней части окна поиска (см. рис. 19.8). Здесь вы найдете заметку, созданную в начале упражнения. Двойной щелчок на любом из пунктов списка найденных элементов откроет окно этого элемента и позволит ознакомиться с его содержанием.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Календарь<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Календарь представляет собой бесконечный ежедневник, в который записываются определенные события. Вы можете внести в бланк календаря любое событие, и сообщение о нем появится на экране компьютера в указанный момент, напомнив вам о запланированном мероприятии. Другим типом записи календаря является периодическое событие, которое подобно обычному событию, но генерирует сообщение регулярно через определенные промежутки времени согласно заранее настроенному расписанию. Третий тип записи календаря – это уведомление о совещании, которое автоматически рассылается программой Outlook всем участникам совещания в заранее указанный момент времени.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 4. Добавление события&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рабочий день делового человека наполнен различными встречами, совещаниями и семинарами. Календарь поможет организовать ваше расписание и вовремя напомнит о предстоящем событии. Чтобы добавить информацию о запланированной встрече в бланк календаря, выполните следующие действия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. В области переходов щелкните на кнопке Календарь (Calendar). Календарь появится в виде расписания текущего дня, прокручиваемого календаря месяцев и списка задач (рис. 19.9).<br>
<img border=0 src="i_408.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 19.9. Календарь<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на стрелке кнопки Создать (New) и выберите пункт Встреча (Appointment).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Введите в поле Тема (Subject) открывшегося диалогового окна текст Совещание по вопросам рекламы (рис. 19.10).<br>
<img border=0 src="i_409.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 19.10. Настройка события<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В поле Место (Location) введите текст Офис дочерней компании.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкнув на кнопке левого раскрывающегося списка Начало (Start Time), выберите в календаре день, на который назначено совещание (например, четверг следующей недели). Для перехода к другому месяцу пользуйтесь кнопками прокрутки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В правом раскрывающемся списке Начало (Start Time) выберите время начала совещания.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. В таком же списке Конец (End Time) укажите предполагаемое время окончания совещания.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. В списке Напоминание (Reminder), находящемся на вкладке Встреча (Appointment) в группе Параметры (Options), можно задать интервал времени, за который Outlook заранее предупредит вас о предстоящем совещании. Мы выберем пункт 1 час (1 hour).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Если вы еще не решили, следует ли появляться на планируемом совещании, выберите в раскрывающемся списке В это время (Show As) пункт Под вопросом (Tentative). По умолчанию назначаемое событие получает состояние Занят (Busy). Если вы хотите дать возможность своему секретарю записать на то же самое время еще одно событие, выбирайте вариант Под вопросом (Tentative). Чтобы указать на свое отсутствие в зоне досягаемости и невозможность ответа на телефонные звонки, назначьте для такого интервала времени событие с состоянием Нет на работе (Out Of Office). Различные состояния отражаются в бланке календаря разным цветом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. В нижнем прокручивающемся поле для заметок введите текст Не забыть материалы по рекламе в журналах.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть (Save And Close), расположенной на вкладке Встреча (Appointment) в группе Действия (Actions).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В нужный день ровно за час до назначенного времени Outlook напомнит о предстоящем совещании звуковым сигналом и появлением окна сообщения, подобного показанному на рис. 19.11.<br>
<img border=0 src="i_410.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 19.11. Окно напоминания<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Щелчок на кнопке Прекратить (Dismiss) закроет окно напоминания. Кнопка Отложить (Snooze) тоже закрывает окно, но инициирует повторное напоминание через интервал времени, указанный в раскрывающемся списке в нижней части окна. Щелчок на кнопке Открыть (Open Item) откроет детальное описание события.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Программа Outlook напомнит о предстоящем событии, только если она запущена. Чтобы не пропустить важное заседание, поместите значок Outlook в папку Автозагрузка (Startup) главного меню. Тогда программа будет автоматически запускаться сразу после включения компьютера и загрузки Windows ХР.<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 5. Периодическое событие&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Некоторые события повторяются достаточно часто с определенной периодичностью. Нет необходимости вносить в календарь такое событие несколько раз. Программа Outlook сама заполнит ячейки в соответствии с указанным вами правилом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Выберите команду Файл &#8594; Создать &#8594; Встреча (File &#8594; New &#8594; Appointment).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В появившемся диалоговом окне поле Тема (Subject) введите текст Обеденный перерыв.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В качестве времени начала задайте время 14:00, а в качестве времени окончания – время 15:00.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Включите режим напоминания за 15 минут до события и назначьте состояние Нет на работе (Out Of Office).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелчком на кнопке Повторение (Recurrence) откройте диалоговое окно, показанное на рис. 19.12.<br>
<img border=0 src="i_411.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 19.12. Настройка повторения<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Чтобы сообщение об обеденном перерыве появлялось пять раз в неделю по рабочим дням, установите переключатель Еженедельно (Weekly).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Установите флажки для нужных рабочих дней.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. В разделе Пределы повторения (Range Of Recurrence) раскройте календарь Начало (Start Time) и щелкните на кнопке Сегодня (Today). Этим вы укажете сегодняшний день в качестве начала отсчета для повторяющихся напоминаний. Установленный по умолчанию переключатель Нет конечной даты (No End Date) в разделе Пределы повторения (Range Of Recurrence) инициирует бесконечный процесс повторения напоминаний. Переключатель Завершить после (End After) позволяет указать количество повторений события, после которого пропадает надобность в дальнейшем размещении записей в календаре. Переключатель Дата окончания (End By) дает возможность ввести дату окончания цикла повторения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Чтобы установить для настраиваемого события повышенную важность, щелкните на кнопке Высокая важность (High Importance) панели инструментов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Щелкните на кнопке Встреча &#8594; Действия &#8594; Сохранить и закрыть (Appointment &#8594; Actions &#8594; Save & Close). Обеденный перерыв появится в бланке каждого дня календаря, кроме выходных.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 6. Приглашение на совещание&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Возможности Outlook позволяют напомнить о предстоящем совещании не только вам, но и другим участникам совещания. Для этого в Outlook интегрированы инструменты отправки электронных сообщений.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. В панели инструментов календаря щелкните на стрелке кнопки Создать (New) и выберите в раскрывшемся меню команду Приглашение на собрание (Meeting Request). Откроется окно, показанное на рис. 19.13. Оно подобно окну настройки параметров встречи, но в нем есть дополнительное поле, снабженное кнопкой Кому (То). В этом поле нужно перечислить электронные адреса всех участников совещания. Скорее всего, вы не помните их наизусть, поэтому проще будет выбрать адреса в справочниках Outlook.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелчком на кнопке Кому (То) откройте диалоговое окно, показанное на рис. 19.14. В его верхней части есть раскрывающийся список, позволяющий указать один из справочников адресов. Это может быть адресная книга Outlook или список контактов, с которым вы познакомитесь на следующем занятии.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Выберите подходящую адресную книгу.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Выделите адресата в списке диалогового окна.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке Обязательный (Required).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Выбирайте фамилии людей и щелкайте на кнопке Обязательный (Required) до тех пор, пока не переберете всех участников совещания.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно настройки параметров встречи.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. В поле Тема (Subject) введите предложение Семинар по защите окружающей среды.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. В раскрывающемся списке Место (Location) выберите пункт Офис дочерней компании, попавший в этот список при добавлении события в упражнении 4.<br>
<img border=0 src="i_412.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 19.13. Приглашение на совещание<br>
<br><img border=0 src="i_413.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 19.14. Выбор адреса<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. В календаре Начало (Start Time) выберите тот же день, в который было назначено совещание в упражнении 4.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Установите флажок Целый день (All day event). Режим назначения события на целый день позволяет размещать в календаре упоминания о мероприятиях, длящихся продолжительное время. На фоне такого мероприятия в календаре могут присутствовать и встречи, назначенные на конкретное время и пересекающиеся с длительным мероприятием.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Выберите в календаре Конец (End Time) пятницу той же недели, на которую приходится начало семинара.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. В поле комментария введите текст, который должен быть отправлен адресатам вместе с напоминанием о семинаре.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Щелкните на кнопке Отправить (Send). Outlook автоматически сгенерирует необходимые сообщения и отправит их участникам совещания по электронной почте. Если компьютер связывается с поставщиком услуг Интернета посредством модема, то сообщения будут отправлены при очередном подключении к почтовому серверу.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Не задумывайтесь сейчас о том, как Outlook обрабатывает электронную почту. Вы познакомитесь с почтовыми возможностями этого приложения на занятии 21.<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 7. Вид календаря&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В предыдущих упражнениях вы добавили в календарь несколько записей. Теперь посмотрим на них, воспользовавшись разными представлениями. Исходный режим просмотра, который называется День/неделя/месяц (Day/Week/Month), иллюстрирует рис. 19.15. Он позволяет не только просматривать назначенные события, но и оперативно добавлять и удалять пункты календаря.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Чтобы отвести под календарь больше пространства, выполните команду Вид &#8594; Область переходов &#8594; Отсутствует (View &#8594; Navigation Pane &#8594; Off), скрыв этим область переходов. Мы будем работать с отображенной областью переходов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В области календарей на месяц щелкните на том дне, на который было назначено совещание в упражнении 4 (в нашем случае это 22 февраля 2007 года). Вы увидите в бланке календаря три события. Название семинара, который будет длиться два дня, находится в верхней части расписания текущего дня. Два других события расположены в соответствии с назначенным временем.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Добавим в расписание дня еще одну встречу.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните в графе 11:00.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Введите текст Встреча с представителем компании Фантом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Нажмите клавишу Enter. Обратите внимание, что слева от описания события расположена полоска определенного цвета. Синим цветом выделены временные интервалы, обозначенные как занятые, синим со штриховкой – как занятые под вопросом, а темно-синим – те промежутки времени, когда вы будете отсутствовать на работе.<br>
<img border=0 src="i_414.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 19.15. Представление День/неделя/месяц<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. На панели инструментов Дополнительно (Advanced) щелкните на кнопке раскрытия списка Текущее представление (Current View) и выберите пункт Активные встречи (Active Appointments).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если панель инструментов Дополнительно (Advanced) не отображается на экране, щелкните правой кнопкой мыши на стандартной панели инструментов и в появившемся контекстном меню выберите команду Дополнительно (Advanced).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В результате на экране появится список активных (запланированных на будущее) событий, разделенных на группы в соответствии с выбранным режимом повторяемости. С помощью кнопок в начале групп можно сворачивать (щелчок на кнопке «минус») и разворачивать (щелчок на кнопке «плюс») содержимое группы. В левой ячейке каждой строки таблицы находится значок, показывающий тип данного пункта. Встречи и повторяющиеся события отмечены маленьким календарем, а приглашения на совещания – изображением календаря с человечком. Этот вариант просмотра, показанный на рис. 19.16, позволяет оперативно изменять параметры событий. Просто щелкните в любой ячейке и отредактируйте ее содержимое. Изменение информации о событии тут же отразится во всех остальных представлениях календаря.<br>
<img border=0 src="i_415.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 19.16. Просмотр активных встреч<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. С помощью того же списка Текущее представление (Current View) вернитесь к прежнему представлению, выбрав пункт День/неделя/месяц (Day/Week/Month).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните на кнопке Неделя (Week) в области календаря. Бланк расписания дня заменится списком из семи дней недели.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на кнопке Месяц (Month) в области календаря, и вы увидите большой бланк календаря на месяц со списком запланированных событий.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелчком на кнопке День (Day) области календаря вернитесь к исходному представлению.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Задачи и список дел<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В Outlook вы можете создавать задачи и отслеживать их выполнение. Существует два типа задачи: разовая и повторяющаяся. Выполнение повторяющейся задачи происходит через равные интервалы времени или в зависимости от даты ее завершения. Например, повторяющейся задачей является совещание в последнюю пятницу каждого месяца или визит в спортивный зал каждые вторник и четверг.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Элементом списка дел является любой элемент Outlook, например задача, электронное сообщение или контакт, которые были помечены отметкой к исполнению.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;По умолчанию все задачи в Outlook помечаются отметкой к исполнению при их создании даже в том случае, если у них не задана дата начала или завершения. Таким образом, элемент списка дел создается автоматически при создании задачи либо при установке отметки к исполнению в электронном сообщении или контакте.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Задачи и элементы списка дел отображаются в представлении Задачи (Tasks), Календарь (Calendar) и в области Список дел (To-Do Bar).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Задачи Outlook можно использовать для отслеживания собственных задач (например, для напоминания об ответах на электронные сообщения) либо задач, порученных другим пользователям (например, отслеживания этапов выполнения чьего-либо проекта).<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 8. Добавление задач и элементов списка дел&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте рассмотрим различные способы добавления задач и элементов списка дел. Для начала добавим задачу с помощью кнопки панели инструментов и диалогового окна Задача (Task).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на стрелке кнопки Создать (New) панели инструментов Стандартная (Standard) и выберите пункт Задача (Task). Откроется окно ввода параметров задачи (рис. 19.17).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В поле Тема (Subject) введите текст Изучить возможности почтового модуля Outlook.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Раскройте календарь Срок (Due Date) и выберите вчерашнюю дату. Назначение срока исполнения позволяет контролировать запланированную скорость работы. Если к назначенному сроку задача не была помечена как выполненная, ее текст будет отображаться красным цветом. Именно это случится с только что добавленной задачей, которая должна была быть выполнена до вчерашнего дня.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на кнопке Выбрать категорию (Categorize) в группе Параметры (Options) вкладки Задача (Task).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Появится коллекция со списком категорий. По умолчанию в Outlook есть несколько категорий с названиями Красная категория, Желтая категория, Зеленая категория и т. д. Вы можете назначить одну или несколько категорий для вашей задачи. Названия категорий по умолчанию не очень информативны, поэтому вы можете самостоятельно изменить название уже существующих категорий или добавить новые категории.<br>
<img border=0 src="i_416.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 19.17. Добавление задачи<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелчком на кнопке Выбрать категорию (Categorize) раскройте коллекцию.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Выберите команду Все категории (All Categories).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. В появившемся диалоговом окне Цветовые категории (Color Categories) щелкните на кнопке Создать (New), как показано на рис. 19.18.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Появится диалоговое окно Добавить новую категорию (Add New Category). В поле Имя (Name) введите слово Обучение, а в коллекции Цвет (Color) выберите зеленый цвет и щелкните на кнопке ОК. В списке категорий появится новая категория Обучение.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вместо создания новой категории можно просто переименовать одну из существующих категорий.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Установите флажки у тех категорий, к которым относится добавляемая задача. В данном случае мы установим только флажок Обучение, в реальных же случаях задача может относиться к нескольким категориям.<br>
<img border=0 src="i_417.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 19.18. Выбор категории<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните на кнопке ОК. В окне задачи появится специальная отметка цветовой категории.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть (Save & Close) в группе Действия (Actions) вкладки Задача (Task).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте теперь добавим задачу с помощью календаря. Обратите внимание на нижнюю часть календаря на рис. 19.19. Здесь находится список Задачи (Tasks), с помощью которого вы можете добавить задачу. Обратите внимание, что календарь должен быть открыт в представлении День/неделя/месяц (Day/Week/Month) и отображать события на день или неделю.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Щелкните на кнопке Календарь (Calendar) в области переходов, чтобы открыть календарь.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Щелкните в свободном месте списка задач и в появившемся поле введите текст с описанием задачи, например Ознакомиться с различными способами добавления задач. Нажмите клавишу Enter. В списке задач появится еще одна задача, для которой будут заданы параметры по умолчанию.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Чтобы изменить параметры задачи, щелкните два раза на этой задаче и в открывшемся диалоговом окне Задача (Task) задайте нужные параметры.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;По умолчанию в списке задач календаря отображаются все задачи, в том числе и завершенные. Чтобы они не отображались, щелкните правой кнопкой мыши на списке задач и в появившемся контекстном меню выберите команду Упорядочить по &#8594; Показать завершенные задачи (Arrange By &#8594; Show Completed Task). Эта команда работает как флажок.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Добавить задачу можно также с помощью области Список дел (To-Do Bar).<br>
<img border=0 src="i_418.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 19.19. Добавление задачи в календарь<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если область Список дел (To-Do Bar) не отображается в окне Outlook, выполните команду Вид &#8594; Список дел &#8594; Обычное (View &#8594; To-Do Bar &#8594; Normal). Для просмотра и добавления задач в список дел должен отображаться список задач. Для того чтобы включить список задач (если он не отображается), выполните команду Вид &#8594; Список дел &#8594; Список задач (View &#8594; To-Do Bar &#8594; Task List).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Щелкните в области Список дел (To-Do Bar) списка задач на элементе Введите новую задачу (Type a new task) и введите текст Продумать дополнительные скидки для клиентов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Нажмите клавишу Enter. В списке появится еще одна задача, добавленная без открытия окна новой задачи.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы открыть бланк новой задачи, просматривая календарь или папку задач, достаточно дважды щелкнуть на строке Щелчок добавит элемент (Click here to add a new Task). Для модификации параметров существующей задачи дважды щелкните на ее строке.<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 9. Просмотр задач&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Задачи остаются в списке до тех пор, пока не будут удалены пользователем. Чтобы не забыть о проделанной работе, задачи можно не удалять, а помечать как выполненные, тогда текст этих задач перечеркивается горизонтальной линией. Давайте пометим задачу как выполненную.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Щелкните на кнопке Задачи (Tasks) в области переходов, чтобы перейти в режим просмотра задач (рис. 19.20).<br>
<img border=0 src="i_419.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 19.20. Просмотр задач по категориям<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Выполните команду Вид &#8594; Текущее представление &#8594; По категориям (View &#8594; Current View &#8594; By Category).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкайте на значках «плюс» в заголовках всех категорий, чтобы развернуть списки относящихся к ним задач.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Категория может быть назначена не только задаче, но и любому другому элементу Outlook (событию календаря, контакту и т. д.). Деление по категориям позволяет распределить большое число записей по тематическим подгруппам, относящимся к конкретным проектам или сферам деятельности. Чтобы отсортировать пункты категории по одному из признаков, щелкните на заголовке соответствующего столбца. Повторный щелчок на том же заголовке приводит к смене порядка сортировки на обратный.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В раскрывающемся списке ячейки Состояние (Status) нужной задачи выберите пункт Завершена (Completed). Название данной задачи будет перечеркнуто. Задача может иметь одно из следующих состояний (см. рис. 19.20):<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Не началась (Not Started);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Выполняется (In Progress);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Завершена (Completed);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• В ожидании (Waiting on someone else);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Отложена (Deferred).<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 10. Добавление элемента в список дел&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как мы уже отмечали, элементом списка дел является любой элемент Outlook, например задача (по умолчанию задачи всегда имеют отметку к исполнению и таким образом оказываются элементами списка дел), электронное сообщение или контакт, которые были помечены отметкой к исполнению.<br>
<img border=0 src="i_420.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 19.21. Пометка сообщения к исполнению<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Давайте создадим элемент списка дел из сообщения (например, чтобы не забыть ответить на это сообщение).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Перейдите в представление Почта (Mail), щелкнув на соответствующей кнопке области переходов (рис. 19.21).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Перейдите в одну из папок, в которой содержатся сообщения, например, в папку Входящие (Inbox).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В списке сообщений имеется значок в виде флажка. Щелкните на этом значке, и отметка будет установлена.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В результате в списке дел появится новый элемент.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 11. Вывод и скрытие списка дел&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Элементы списка дел отображаются в представлениях Задачи (Tasks) и Календарь (Calendar), а также в области Список дел (To-Do Bar). По умолчанию область Список дел (To-Do Bar) присутствует во всех представлениях Outlook, причем для каждого представления Outlook режим вывода или скрытия области Список дел (To-Do Bar) запоминается отдельно, то есть в представлении Почта (Mail and Postl) эта область может отображаться, а в представлении Контакты (Contacts) отсутствовать.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы вывести (если она отсутствует) или скрыть (если она отображается) область Список дел (To-Do Bar), выполните следующие действия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Чтобы отобразить список дел, выберите в меню команду Вид &#8594; Список дел &#8594; Обычное (View &#8594; To-Do Bar &#8594; Normal).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Список дел можно вывести также в свернутом виде, чтобы он занимал меньше места. Для этого выберите команду Вид &#8594; Список &#8594; Свернуто (View &#8594; To-Do Bar &#8594; Minimized).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Чтобы скрыть список дел, выберите в меню команду Вид &#8594; Список дел &#8594; Отсутствует (View &#8594; To-Do Bar &#8594; Off).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Посмотрите на область Список дел (To-Do Bar). По умолчанию эта область состоит из трех частей:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Календарик (Data Navigator) – находится в верхней части списка дел. При щелчке на части Календарик (Data Navigator) Outlook переключается в представление Календарь (Calendar).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Встречи (Appointments) – находится в средней части списка дел и по умолчанию выводит встречи на три ближайших дня.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Список задач (Task List) – отображает задачи.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Эти части списка дел также можно вывести или скрыть, для этого используются одноименные команды подменю Вид &#8594; Список дел (View &#8594; To-Do Bar). Кроме того, можно настроить параметры этих частей в диалоговом окне, которое вызывается командой Вид &#8594; Список дел &#8594; Параметры (View &#8594; To-Do Bar &#8594; Options).<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контрольное упражнение<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Инструменты Outlook достаточно просты, но они предоставляют пользователю массу возможностей. Это контрольное упражнение поможет перейти к самостоятельному изучению тех компонентов и режимов, которые не были упомянуты в упражнениях этого занятия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Откройте календарь.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Добавьте в список праздники и дни рождения друзей, назначив их событиями с периодичностью в один год.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Добавьте две новые категории: Праздник и День рождения. Назначьте каждому из введенных событий одну из этих категорий.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В поле отображения задач в окне календаря выберите режим вывода всех (в том числе выполненных) задач.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как изменить режим списка задач в календаре?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Верните всем задачам статус невыполненных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Перейдите в календаре к отображению текущего дня.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как быстро перейти к отображению текущего дня?<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подведение итогов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии вы познакомились с дневником событий, папкой заметок, календарем и списком задач, научились ориентироваться в инструментах навигации Outlook и переключать представления.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;На следующем занятии будет рассмотрен еще один тип элементов Outlook – контакты. Вы научитесь записывать в качестве контакта информацию о человеке и пользоваться сохраненными контактами при отправке электронных сообщений, планировании встреч и совещаний.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 20<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контакты<br></h3><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Тема занятия<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Outlook предлагает множество инструментов управления большим списком контактов – записей, содержащих информацию о ваших знакомых и коллегах. Опираясь на библиотеку контактов, можно быстро отправлять адресатам электронные сообщения, планировать совещания, выполнять необходимые телефонные звонки и многие другие действия, часть из которых рассматривается на этом занятии:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• создание контакта;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• редактирование контакта;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• список рассылки;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• планирование совещания;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• дневник;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• телефонный звонок.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контакт – это имя, фамилия, адрес, телефон и другая информация о человеке, с которым вы часто связываетесь тем или иным образом. В список контактов могут входить коллеги по работе, клиенты, организации, с которыми вам приходится взаимодействовать, необходимые справочные службы. Имея электронную базу данных контактов Outlook, вы получаете возможность быстрого поиска и сортировки информации по любому параметру.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Список контактов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В Outlook информация о людях и организациях хранится в папке Контакты (Contacts). Предположим, что сейчас эта папка пуста. Поэтому прежде чем выполнять те или иные операции, нужно добавить несколько контактов и научиться корректировать введенные данные.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 1. Добавление контакта&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы добавить новый контакт, выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Запустите Outlook.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните в области переходов на кнопке Контакты (Contacts).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. На стандартной панели инструментов щелкните на кнопке Создать (New). Откроется окно бланка контакта (рис. 20.1). Это окно имеет пять страниц:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Общие (General) – содержит поля для ввода часто используемой информации: имени, адреса, названия компании, телефонов, электронного адреса и заметок;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Подробности (Details) – позволяет вводить дополнительные данные о человеке, например отдел компании, профессию, сокращенное имя, дату рождения и т. п.;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Действия (Activities) – представляет собой журнал операций, выполнявшихся с использованием данного контакта, сюда записываются информация об отправке и получении электронных сообщений и писем, о телефонных звонках;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Сертификаты (Certificates) – хранит сертификаты безопасности (цифровые идентификаторы), позволяющие расшифровывать электронные сообщения, поступающие от человека, описанного в данном контакте;<br>
<img border=0 src="i_421.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 20.1. Контакт<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Все поля (All Fields) – позволяет увидеть все поля контакта (с помощью этой страницы можно изменить любую информацию, связанную с контактом, например цвет заметок, записываемых со ссылкой на этот контакт; здесь же можно ввести дополнительные данные, такие как имена детей или список увлечений).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Переключение между этими страницами окна бланка контакта осуществляется с помощью кнопок группы Показать (Show) вкладки Контакт (Contact).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В поле Полное имя (Full Name) введите текст Александр Петров и нажмите клавишу Enter. Курсор переместится в поле Организация (Company).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В поле Организация (Company) введите слова Строительная компания и нажмите клавишу Enter.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы указать дополнительные параметры имени, такие как отчество, префикс обращения и суффикс, щелкните на кнопке Полное имя (Full Name) и заполните соответствующие поля.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В поле Должность (Job Title) введите текст Главный архитектор и снова нажмите клавишу Enter.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;По умолчанию имя и фамилия автоматически дублируются в поле Хранить как (File As) в обратном порядке. Это поле определяет формат идентификатора контакта, который обусловливает местоположение контакта в алфавитном списке. Роль главного слова в алфавитном списке может играть фамилия, имя или название организации.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Раскройте список Хранить как (File As) и выберите пункт Строительная компания (Петров, Александр), чтобы в дальнейшем искать данную запись по названию организации. На странице Общие (General) бланка контакта предусмотрены четыре поля для телефонов. Однако Outlook может одновременно хранить гораздо больше номеров телефонов, отображая на этой вкладке любые четыре из них.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы выбрать номер телефона, который должен выводиться в первом поле, достаточно указать его в соответствующем поле рядом с одним из четырех раскрывающихся списков.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Выберите в раскрывшемся списке пункт Автомоб. (Саг).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Введите номер автомобильного телефона и нажмите клавишу Enter.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. В открывшемся диалоговом окне выберите страну расположения телефона и код города, затем щелкните на кнопке ОК. Указанные данные позволят Outlook правильно адресовать телефонный звонок при использовании этой программы для автоматического набора номера.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Окно выбора страны и кода города открывается только в том случае, если вы введете номер телефона не полностью. Можно сразу записать номер телефона с кодом страны и города, тогда указанное окно не появится.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Введите номер домашнего телефона<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Укажите рабочий факс и номер мобильного телефона.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Щелкните на кнопке Рабочий (Business) в разделе Адреса (Addresses).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. В открывшемся диалоговом окне введите рабочий адрес Петрова (рис. 20.2).<br>
<img border=0 src="i_422.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 20.2. Добавление адреса<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;При необходимости можно щелкнуть на кнопке со стрелкой, расположенной ниже кнопки Рабочий (Business), выбрать другую разновидность адреса и, повторив шаги 13–15, ввести домашний адрес.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. Введите адрес электронной почты в поле Эл. почта (E-mail).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. Задайте категорию для контакта. Создайте новую категорию Дела, как мы делали это на предыдущем занятии, и укажите ее для контакта.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;18. Чтобы присоединить к контакту документ Word, перейдите на вкладку Вставка (Insert) и в группе Включить (Include) щелкните на кнопке Вложить файл (Attach File).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;19. В открывшемся окне щелкните на кнопке Мои документы (My Documents), выделите один из файлов с расширением doc и щелкните на кнопке Вставить (Insert). Значок файла появится в нижней части страницы Общие (General). После этого, чтобы просмотреть содержимое файла, достаточно дважды щелкнуть на его значке в окне контакта.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;20. Чтобы сохранить настроенный контакт и сразу перейти к вводу нового, щелкните на кнопке Сохранить и создать (Save And New) в группе Действия (Actions) вкладки Контакт (Contact).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;21. Повторяя описанные шаги, введите еще два контакта.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы создать контакт для человека, работающего в компании, реквизиты которой уже записаны в одном из контактов, выделите в папке Контакты (Contacts) нужный контакт и выполните команду Действия &#8594; Создать контакт в той же организации (Actions &#8594; New Contact From Same Company). В открывшемся бланке контакта уже будут заполнены поля организации, адреса и рабочих телефонов.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;22. Заполнив поля последнего контакта, щелкните на кнопке Контакт &#8594; Действия &#8594; Сохранить и закрыть (Contact &#8594; Actions &#8594; Save & Close), чтобы вернуться в основное окно папки контактов, которое теперь будет выглядеть примерно так, как показано на рис. 20.3.<br>
<img border=0 src="i_423.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 20.3. Папка контактов<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 2. Редактирование контакта&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Со временем у людей меняются адреса и телефоны, а иногда вы просто узнаете дополнительную информацию, которую следует добавить в контакт. Во всех таких случаях приходится редактировать контакты. Чтобы изменить контакт, отыщите его в папке. Для перемещения к нужной букве алфавитного списка пользуйтесь кнопками, расположенными в правой части окна Outlook. Если вам не удается быстро найти нужного человека, достаточно сменить режим просмотра.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Выберите команду Вид &#8594; Текущее представление &#8594; По категориям (View &#8594; Current View &#8594; By Category). Алфавитный список сменится таблицей контактов, отсортированных по категориям (рис. 20.4).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелчком на значке «плюс» разверните ту категорию, в которой должен находиться искомый контакт.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Чтобы упорядочить контакты по алфавиту названий компаний, щелкните на заголовке столбца Организация (Company).<br>
<img border=0 src="i_424.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 20.4. Просмотр контактов по категориям<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Найдя контакт, который нужно изменить, дважды щелкните на его строке. Появится диалоговое окно Контакт (Contact). Давайте добавим в контакт некоторые дополнительные сведения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке Подробности (Details) в группе Показать (Show) вкладки Контакт (Contact), как показано на рис. 20.5, чтобы вывести на экран страницу Подробности (Details) окна Контакт (Contact).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Введите название отдела и дату дня рождения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на кнопке Контакт &#8594; Параметры &#8594; К исполнению (Contact &#8594; Options &#8594; Follow Up). Эта кнопка позволяет пометить контакт флагом, напоминающим о необходимости связаться с данным человеком в ближайшее время.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. В появившейся коллекции выберите один из подходящих вариантов. Если ни один из вариантов вам не подходит, то выберите команду Другой (Custom) и в появившемся диалоговом окне, показанном на рис. 20.6, укажите, например, пункт Позвонить (Call). При желании введите дату начала и срок, а также включите режим напоминания, установив соответствующий флажок.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на кнопке ОК.<br>
<img border=0 src="i_425.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 20.5. Дополнительные сведения<br>
<br><img border=0 src="i_426.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 20.6. Установка флага к исполнению<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелчком на кнопке Контакт &#8594; Действия &#8594; Сохранить и закрыть (Contact &#8594; Actions &#8594; Save & Close) сохраните изменения и вернитесь в папку контактов.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Те поля контакта, которые отображаются в таблице режима просмотра по категориям, можно изменять непосредственным редактированием текста поля прямо в таблице, не открывая окна бланка контакта.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Выберите команду Вид &#8594; Текущее представление &#8594; Визитные карточки (View &#8594; Current View &#8594; Business Card), чтобы вернуться к прежнему режиму просмотра. Обратите внимание, что в карточке Василия Сидорова появилось напоминание о необходимости телефонного звонка, которое было установлено с помощью флага к исполнению.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Отметки на контактах отображаются в табличных представлениях контактов. Как вы уже наверное заметили, в режиме Визитные карточки (Business Card) отметки не видны.<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 3. Список рассылки&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Помимо одиночных контактов, в папке можно размещать списки рассылки, которые являются группами контактов. Например, предположим, у вас есть четыре заместителя, и большинство директив приходится рассылать всем четырем. Чтобы облегчить свою работу, подготовьте список рассылки и включите в него контакты заместителей. После этого при отправке очередной директивы не нужно будет последовательно указывать адреса всех четырех человек, достаточно выбрать соответствующий список рассылки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. В раскрывающемся списке кнопки Создать (New) выберите команду Список рассылки (Distribution List).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В поле Имя (Name) появившегося диалогового окна Список рассылки (Distribution List) введите название Пример списка рассылки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Щелкните на кнопке Выбрать участников (Select Members), расположенной на вкладке Список рассылки (Distribution List) в группе Участники (Members).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В списке Адресная книга (Address Book) диалогового окна Выбор членов (Select Members), показанного на рис. 20.7, выберите пункт Контакты (Contacts).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В списке членов выделите строку, относящуюся к Александру Петрову.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на кнопке Участники (Members).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Повторяя шаги 5 и 6, добавьте в список рассылки электронные адреса двух других людей.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Чтобы добавить в список рассылки электронный адрес, отсутствующий в справочнике, щелкните на кнопке Список рассылки &#8594; Участники &#8594; Добавить (Distribution List &#8594; Members &#8594; Add New).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. В открывшемся диалоговом окне Добавление новой записи (Add New Member) в поле Краткое имя (Display Name) введите слова Игорь Николаев, а в поле Адрес электронной почты (E-mail address) укажите электронный адрес nicolaev@phantom.ru. Установите флажок Добавить контакт (Add to Contacts), чтобы новый адрес был автоматически добавлен в папку контактов Outlook. Затем щелкните на кнопке ОК. После этого окно списка рассылки должно выглядеть так, как показано на рис. 20.8.<br>
<img border=0 src="i_427.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 20.7. Добавление адресов в список рассылки<br>
<br><img border=0 src="i_428.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 20.8. Список рассылки<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы удалить адрес из списка рассылки, выделите строку с этим адресом и щелкните на кнопке Список рассылки &#8594; Участники &#8594; Удалить (Distribution List &#8594; Members &#8594; Remove).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Щелкните на кнопке Список рассылки &#8594; Действия &#8594; Сохранить и закрыть (Distribution List &#8594; Actions &#8594; Save & Close). В папке контактов появится адресная карточка Сергея Николаева и заголовок списка рассылки.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Работа с контактами<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Записанный контакт с данными о человеке или организации позволяет существенно экономить время. С помощью инструментов Outlook можно отправить по адресу контакта электронное сообщение, послать приглашения на совещание согласно адресам, указанным в списке контактов, и даже позвонить по телефонному номеру, зафиксированному в контакте. Вам не придется повторно вводить адреса и телефоны, Outlook автоматически считает необходимую информацию из папки контактов.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 4. Планирование совещания&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контакты, хранящиеся в Outlook, могут использоваться для рассылки приглашений на совещание. Для планирования совещаний Outlook предлагает специальный инструмент.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. В области переходов щелкните на значке Календарь (Calendar).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на кнопке Создать (New) стандартной панели инструментов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В открывшемся диалоговом окне Встреча (Appointment) щелкните на кнопке Собрание &#8594; Показать &#8594; Планирование (Appointment &#8594; Show &#8594; Scheduling), как показано на рис. 20.9.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. На появившейся странице Планирование (Scheduling) диалогового окна Встреча (Appointment) щелкните на кнопке Другие (Add Others) и в раскрывшемся меню выберите команду Добавить из адресной книги (Add from Address Book).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В списке Адресная книга (Address Book) открывшегося диалогового окна (см. рис. 20.7) выберите пункт Контакты (Contacts).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. В списке доступных имен и ресурсов щелкните на строке, относящейся к Александру Петрову.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на кнопке Обязательный (Required), чтобы указать на настоятельную необходимость присутствия этого человека на совещании.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Выделите строку, относящуюся к Сергею Николаеву, и щелкните на кнопке Необязательный (Optional).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;На странице Планирование (Scheduling) наряду с вашим именем появятся имена приглашенных (см. рис. 20.9). Бланк занятости по времени показывает, что в промежутке от 14:00 до 15:00 вы будете отсутствовать в офисе, а интервал 11:00–11:30 будет занят (эти данные были введены на предыдущем занятии).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если Outlook имеет доступ (например, через локальную сеть) к расписаниям людей, приглашаемых на совещание, в окне планирования совещания появятся отметки занятых интервалов времени для этих людей. В такой ситуации достаточно щелкнуть на кнопке Автовыбор (AutoPick Next), чтобы программа Outlook нашла для совещания время, устраивающее вас и всех приглашенных.<br>
<br><img border=0 src="i_429.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 20.9. Планирование совещания<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Чтобы назначить начало совещания на 12:30, щелкните мышью в бланке занятости вблизи этого числа.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. В раскрывающемся списке Время окончания (End time) выберите время окончания совещания 13:30.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Откройте страницу Встреча (Appointment), щелкнув на кнопке Собрание &#8594; Показать &#8594; Встреча (Appointment &#8594; Show &#8594; Appointment). В поле Тема (Subject) введите текст Совещание. Этот текст будет добавлен в одноименное поле электронных сообщений. В поле, расположенное в нижней части страницы, введите необходимые пояснения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Щелкните на кнопке Отправить (Send). Outlook автоматически прочтет адреса приглашенных из папки Контакты (Contacts), сгенерирует сообщения и при первой возможности отправит их по электронной почте.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. Закройте окно встречи без сохранения введенных данных.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 5. Запись в дневнике&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Дневник позволяет хранить не только записи о работе с теми или иными приложениями Office. Вы можете самостоятельно заносить сообщения в дневник, сохраняя хронологию определенных событий. Давайте, используя прием перетаскивания, занесем в дневник запись о взаимодействии с человеком, указанным в контакте. Предположим, вы только что обсудили важный вопрос со своим коллегой и хотите зафиксировать этот факт.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Перейдите в режим просмотра Контакты (Contacts).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Поместите указатель на карточку контакта Александра Петрова, нажмите кнопку мыши и перетащите контакт в область переходов на кнопку Дневник (Journal). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 20.10.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В списке Тип (Entry Туре) выберите пункт Телефонный звонок (Phone Call).<br>
<img border=0 src="i_430.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 20.10. Добавление события<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В поле заметок рядом со значком карточки контакта введите описание вопроса, который вы обсуждали.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. При необходимости измените время и продолжительность события. По умолчанию Outlook установит время равным текущему и нулевую продолжительность.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. При необходимости задайте категорию для записи.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на кнопке Запись в дневнике &#8594; Действия &#8594; Сохранить и закрыть (Journal Entry &#8594; Actions &#8594; Save & Close).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Чтобы просмотреть внесенную запись дневника, перейдите в режим дневника, щелкнув на кнопке Дневник (Journal) в области переходов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Записи дневника появятся в текущем представлении По типу (By Туре), если представление другое, то переключите его с помощью команды Вид &#8594; Текущее представление &#8594; По типу (View &#8594; Current View &#8594; By Type).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на значке «плюс» в строке заголовка Тип записи: Телефонный звонок (Call). Вы увидите значок, символизирующий разговор с Петровым, занесенный в дневник.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Щелкните на значке правой кнопкой мыши, открыв контекстное меню со следующими командами (рис. 20.11):<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Открыть (Open) – открывает документ, представленный значком (в данном случае – запись дневника).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Печать (Print) – печатает запись дневника на стандартном принтере.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Переслать (Forward) – формирует сообщение и отправляет запись дневника по электронной почте.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Выбрать категорию (Categorize) – позволяет изменить категорию записи.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Удалить (Delete) – удаляет запись дневника.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Открыть запись в дневнике (Open Journal Entry) – открывает выбранную запись дневника.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Открыть ссылку (Open Item Referred То) – открывает ссылку, сопоставленную с выбранной записью дневника (в нашем случае, например, будет открыт контакт Александра Петрова).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Выберите требуемую команду.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 6. Телефон&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вы помните, что в начале занятия при создании контактов вы заносили в них номера телефонов людей. Если в компьютере установлен модем, подключенный к телефонной линии, наличие этой информации позволяет автоматически набирать номер телефона человека, с которым вы хотите связаться. Конечно, на первый взгляд, проще снять трубку телефона и позвонить в ручном режиме, но представьте, что вы часто звоните в другие города и вам хочется знать, сколько времени длился тот или иной междугородный разговор. Outlook позволяет автоматически хронометрировать телефонные звонки, сохраняя записи о них в дневнике.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Вернитесь в режим просмотра контактов щелчком на соответствующей кнопке в области переходов.<br>
<img border=0 src="i_431.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 20.11. Дневник<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Выделите контакт, относящийся к Александру Петрову.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Наведите указатель мыши на кнопку Набрать номер (Dial) стандартной панели инструментов и щелкните на треугольнике в ее правой части. В появившемся меню будут указаны все телефоны данного контакта, выберите нужный. (Кроме того, с помощью этого меню можно осуществить повторный набор номера, быстрый набор или сделать новый звонок.) Откроется диалоговое окно нового звонка (рис. 20.12).<br>
<img border=0 src="i_432.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 20.12. Окно телефонного звонка<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на кнопке Свойства соединения (Dialing Properties).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Проверьте, все ли свойства соединения соответствуют реальному состоянию дел, затем щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Чтобы телефонный звонок фиксировался в дневнике, установите флажок При каждом звонке создавать запись в дневнике (Create new Journal Entry when starting new call).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелкните на кнопке Параметры соединения (Dialing Options).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Открывшееся диалоговое окно (рис. 20.13) позволяет указать параметры для быстрого набора номера и настроить свойства телефонной линии (а при наличии нескольких модемов выбрать тот, через который подключен телефонный аппарат).<br>
<img border=0 src="i_433.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 20.13. Параметры соединения<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы иметь возможность набора телефонного номера с помощью компьютера, к телефонной розетке нужно подключить разъем Line модема, а телефонный аппарат включить в разъем Phone того же модема.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Введя необходимые параметры, щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно Новый звонок (New Call).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Щелкните на кнопке Позвонить (Start Call). Outlook наберет телефонный номер.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. После соединения с абонентом снимите телефонную трубку и щелкните в окне соединения на кнопке Разговор.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Окончив разговор, щелкните на кнопке Конец связи (End Call).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Откроется новая запись дневника, в которой будет указан контакт и продолжительность разговора. При необходимости скорректируйте параметры контакта и добавьте комментарии.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Щелкните на кнопке Запись в дневнике &#8594; Действия &#8594; Сохранить и закрыть (Journal Entry &#8594; Actions &#8594; Save & Close). Запись с параметрами телефонного разговора будет добавлена в дневник.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 7. Назначение задачи для контакта&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В Outlook вы можете вводить задачи не только для себя, но и назначить задачу какому-нибудь сотруднику вашей организации и при этом отправить ему об этом сообщение. После назначения задачи вы можете отслеживать ее состояние.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы назначить задачу, нужно сначала создать ее, а затем отправить другому пользователю как поручение. Этот пользователь может отклонить, принять или назначить задачу кому-нибудь другому.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Переключитесь в представление Задачи (Tasks), щелкнув на одноименной кнопке в области переходов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните два раза на задаче Продумать дополнительные скидки для клиентов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В открывшемся диалоговом окне Задача (Task) щелкните на кнопке Задача &#8594; Управление задачей &#8594; Назначить задачу (Task &#8594; Manage Task &#8594; Assign Task).<br>
<img border=0 src="i_434.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 20.14. Назначение задачи<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Появится дополнительное поле Кому (То), кнопки Кому (То) и Отправить (Send), флажка Держать обновленную копию этой задачи в списке задач (Keep an updated copy of this task on my task list) и Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи (Send me a status report when this task is complete), как показано на рис. 20.14.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке Кому (То). В открывшемся диалоговом окне вы можете выбрать контакт, которому будет назначена задача.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. После заполнения поля Кому (То) отправьте сообщение щелчком на кнопке Отправить (Send).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если получатель прмет эту задачу, то он станет ее владельцем. Изменять задачу может только владелец, ответственный за нее. При обновлении задачи владельцем обновляются все копии задачи – копия пользователя, отправившего первое поручение, а также копии всех предыдущих владельцев задачи.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контрольное упражнение<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы попрактиковаться в работе с контактами и закрепить навыки, полученные на этом занятии, выполните самостоятельно следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Добавьте в список контактов имена, адреса и телефоны своих родных, друзей и знакомых.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Назначьте всем этим контактам категорию Личные данные (Personal).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Добавьте несколько списков рассылки, сгруппировав людей по их интересам.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Сформируйте приглашение на совещание и отправьте его по электронной почте, добавив в качестве адресатов некоторые из новых контактов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Назначьте задачу вашему сотруднику, уведомив его об этом.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как добавить задачу, связанную с определенным контактом?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Позвоните своему другу с помощью инструмента автоматического набора номера. Зафиксируйте продолжительность разговора в дневнике.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Просмотрите дневник и найдите в нем запись о только что прошедшем телефонном разговоре.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подведение итогов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии вы познакомились со структурой контактов – записей с информацией о людях и организациях. Вы научились приглашать людей на совещания, звонить с помощью компьютера и выполнять с контактами некоторые другие действия, попутно протоколируя их в дневнике.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;На следующем занятии вы изучите те представления Outlook, которые относятся к системе поддержки электронной почты, узнаете, как настраивать почтовые службы и учетные записи, научитесь отправлять, получать и сортировать сообщения.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 21<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Электронная почта<br></h3><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Тема занятия<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Outlook предлагает пользователю систему электронной почты, полностью интегрированную с другими приложениями Office. На этом занятии вы научитесь настраивать ее, отправлять сообщения и просматривать входящую почту. В упражнениях рассматриваются следующие темы:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• настройка учетной записи;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• отправка сообщения;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• управление рассылкой;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• присоединение файлов;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• чтение входящей почты;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• ответ на сообщение;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• добавление дополнительных папок Outlook.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Программа электронной почты позволяет обмениваться различной информацией с коллегами по работе, друзьями, семьей, даже если они находятся на другом конце света. С помощью Outlook вы можете выполнять основные действия по обработке электронной корреспонденции.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Настройка<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для выполнения упражнений этого занятия необходимо иметь зарегистрированный почтовый ящик у одного из поставщиков услуг электронной почты, связь с которым осуществляется через локальную сеть или модем. Для правильной настройки почтовой системы Outlook вам необходимо знать имя почтового сервера, входное имя и пароль регистрации. При модемном соединении нужно также знать телефонный номер для связи с компьютером поставщика услуг. Соответствующую информацию можно получить в службе технической поддержки поставщика услуг или у администратора локальной сети.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 1. Создание учетной записи электронной почты&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы иметь возможность получать и отправлять электронные сообщения с помощью Outlook, необходимо настроить параметры связи с поставщиком услуг. Для добавления службы электронной почты выполните следующие действия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Запустите Outlook.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Выберите команду Сервис &#8594; Настройка учетных записей (Tools &#8594; Account Settings).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В появившемся диалоговом окне Настройка учетных записей (Account Settings) перейдите на вкладку Электронная почта (E-mail) и щелкните на кнопке Создать (New), как показано на рис. 21.1. Тем самым вы запустите мастер создания учетных записей.<br>
<img border=0 src="i_435.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 21.1. Диалоговое окно настройки учетных записей<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В первом окне мастера Добавление новой учетной записи электронной почты (Add New E-mail Account) требуется выбрать службу электронной почты для учетной записи (рис. 21.2). Доступно два варианта: Сервер Microsoft Exchange, POP3, IMAP или HTTP (Microsoft Exchange, POP3, IMAP, or HTTP) и Другая (Other). Установите первый переключатель.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке Далее (Next) и в следующем окне мастера (рис. 21.3) заполните поле Ваше имя (Your Name), введите ваш адрес электронной почты и пароль вашей учетной записи электронной почты, полученный у вашего поставщика услуг.<br>
<img border=0 src="i_436.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 21.2. Выбор службы электронной почты для учетной записи<br>
<br><img border=0 src="i_437.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 21.3. Ввод параметров учетной записи электронной почты<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Щелкните на кнопке Далее (Next). Outlook автоматически настроит параметры вашей учетной записи.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. После успешной настройки учетной записи щелкните на кнопке Готово (Finish).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Microsoft Office Outlook 2007 обеспечивает автоматическую настройку учетной записи электронной почты. Таким образом, вам не нужно запоминать имя сервера и другую дополнительную информацию, настраивать порты и т. п.<br>
<br><br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Если учетная запись электронной почты не настраивается автоматически, то вы можете сделать это вручную. Для этого во втором окне мастера добавления новой учетной записи электронной почты установите флажок Настроить вручную параметры сервера или дополнительные типы серверов (Manually configure server settings or additional server types), щелкните на кнопке Далее (Next) и настройте параметры вручную.<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 2. Настройка параметров доставки почты&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы получать входящую почту и отправлять свои электронные сообщения, нужно связаться с сервером поставщика услуг, указанным в предыдущем упражнении.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Чтобы определить, какие сообщения следует отправить, выберите команду Сервис &#8594; Отправить/Получить &#8594; Параметры отправки и получения &#8594; Определить группы отправки и получения (Tools &#8594; Send/Receive &#8594; Send/Receive Settings &#8594; Define Send/ Receive Groups).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В открывшемся диалоговом окне (рис. 21.4) выделите название группы и щелкните на кнопке Изменить (Edit).<br>
<img border=0 src="i_438.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 21.4. Группы отправки и получения почты<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В следующем диалоговом окне в левом поле будут представлены имеющиеся учетные записи, а в правом – параметры отправки и доставки почты (рис. 21.5). Чтобы не отправлять сообщения, созданные в предыдущих упражнениях в учебных целях, для всех учетных записей сбросьте флажок Отправка почты (Send mail items) и установите переключатель Загружать только заголовки (Download headers only).<br>
<img border=0 src="i_439.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 21.5. Выбор режима доступа<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке Закрыть (Close).<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Отправка почты<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Outlook предлагает удобный интерфейс для отправки исходящих сообщений. Для задания адресов можно пользоваться адресной книгой или списком контактов. Список рассылки позволяет настроить расписание отправки писем. К любому электронному сообщению можно присоединить один или несколько файлов данных, которые дойдут до адресата вместе с самим сообщением.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 3. Новое сообщение&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы создать новое электронное сообщение и отправить его по назначению, достаточно заполнить несколько полей специальной формы Outlook и ввести текст.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Выберите команду Файл &#8594; Создать &#8594; Сообщение (File&#8594; New &#8594; Mail Message). Откроется окно, показанное на рис. 21.6.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Чтобы указать адрес получателя, щелкните на кнопке Кому (То).<br>
<img border=0 src="i_440.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 21.6. Новое сообщение<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В раскрывающемся списке Адресная книга (Address Book) открывшегося диалогового окна выберите источник, в котором хранится адрес получателя (рис. 21.7). Электронный адрес можно выбрать в адресной книге Outlook или в списке контактов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В списке выделите имя адресата или настроенный ранее список рассылки, с помощью которого можно адресовать сообщение сразу нескольким получателям.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке Кому (То).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Чтобы копия сообщения была отправлена по второму адресу, выберите его и щелкните на кнопке Копия (Сс).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Добавив адреса всех получателей, щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Адресная часть любого сообщения имеет три поля: Кому (То), Копия (Сс) и СК (Bcc). В каждое из них можно ввести несколько адресов, разделенных точкой с запятой. Сообщение будет отправлено всем людям, адреса которых перечислены в трех этих полях. При этом получатели увидят в заголовке сообщения все адреса, введенные в поля Кому (То), Копия (Сс), а адреса, введенные в поле СК (Вес), будут скрыты от них.<br>
<img border=0 src="i_441.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 21.7. Выбор адреса<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы включить отображение поля СК (Вес), перейдите на вкладку Параметры (Options) и в группе Поля (Fields) щелкните на кнопке Показать получателей скрытой копии (Show Вес).<br>
<br><br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы отправить сообщение получателю, отсутствующему в адресных книгах, достаточно ввести его адрес в поле Кому (То) окна сообщения. Нет необходимости сначала добавлять запись в адресную книгу, а затем выбирать ее оттуда с помощью кнопки Кому (То).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Щелкните в поле Тема (Subject) и введите тему сообщения, которая появится в окне почтовой программы получателя в списке пришедших сообщений. Это поле заполнять не обязательно, но наличие темы помогает получателю разбираться в многочисленных сообщениях, пришедших на его адрес.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Указывать в электронных сообщениях тему сообщения считается хорошим тоном.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. В основное окно сообщения введите текст сообщения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Если вы считаете, что отправляемое сообщение достаточно важно, щелкните на кнопке Сообщение &#8594; Параметры &#8594; Высокая важность (Message &#8594; Options &#8594; High Importance). Такие сообщения помечаются в почтовой программе получателя специальным значком, говорящим о необходимости немедленной реакции.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вы также можете задать для сообщения низкую важность, щелкнув в окне сообщения на кнопке Сообщение &#8594; Параметры &#8594; Низкая важность (Message &#8594; Options &#8594; Low Importance).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Щелкните на кнопке Сообщение &#8594; Параметры &#8594; К исполнению (Message &#8594; Options &#8594; Follow Up). В появившемся меню вы можете выбрать один из подходящих вариантов или щелкнуть на команде Другой (Custom), чтобы выбрать другой вариант.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;12. Выберите команду Другой (Custom).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В открывшемся диалоговом окне вы можете задать пометку для сообщения (рис. 21.8).<br>
<img border=0 src="i_442.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 21.8. Настройка пометки<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Новое в Office<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В Microsoft Office Outlook 2007 пометку можно поставить как для себя, так и для получателя сообщения.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;13. Чтобы создать пометку для себя (при этом создается соответствующая задача), оставьте установленный по умолчанию флажок Пометка для меня (Flag for Me).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;14. В списке Пометка (Flag to) выберите пункт Прочесть (Read).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;15. Чтобы создать пометку для получателей сообщения, установите флажок Пометка для получателей (Flag for Recipients), который по умолчанию сброшен.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;16. В списке Пометка (Flag to) выберите пункт Ответить (Reply), чтобы получатель знал о необходимости обязательного ответа на это сообщение.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;17. При желании установите флажок Напоминание (Reminder) и задайте дату и время напоминания.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;18. Щелкните на кнопке ОК. В списке писем почтовой программы получателя в строке такого помеченного сообщения пользователь увидит флажок, указывающий на необходимость определенной реакции на сообщение. В самом сообщении будет указан тип и срок ожидаемой реакции.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;19. Чтобы отправить сообщение, щелкните на кнопке Отправить (Send) в диалоговом окне нового сообщения (см. рис. 21.6). Если активно подключение к Интернету, то сообщение будет отправлено. Если подключение не активно, то сообщение будет помещено в папку Исходящие (Outbox). При очередном соединении с почтовым сервером поставщика услуг все сообщения этой папки отправятся адресатам.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 4. Управление рассылкой&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Помимо адресов, содержания и флагов, каждое сообщение имеет набор дополнительных параметров, управляющих шифрованием, алгоритмом рассылки и правилами подтверждения сообщений. Чтобы получить доступ к параметрам электронного сообщения, созданного в предыдущем упражнении, выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. В области переходов щелкните на кнопке Почта (Mail).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Выберите папку Исходящие (Outbox).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В списке сообщений дважды щелкните на строке сообщения с темой Приглашение на семинар.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В открывшемся окне Сообщение (Message) щелкните на кнопке, расположенной в нижнем углу группы Параметры (Options) вкладки Сообщение (Message). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 21.9.<br>
<img border=0 src="i_443.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 21.9. Параметры сообщения<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В этом окне есть набор флажков и полей, задающих следующие режимы рассылки:<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• списки Важность (Importance) и Пометка (Sensitivity) позволяют указать уровень важности сообщения и степень официальности сообщения;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• параметры безопасности настраиваются после щелчка на кнопке Параметры безопасности (Security Settings) в разделе Безопасность (Security) – в появившемся диалоговом окне находятся флажки, которые позволяют включить режимы шифрования сообщения и добавления к нему электронной подписи, однозначно идентифицирующей отправителя;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• флажок и список Кнопки голосования (Use voting buttons) помещают в тело сообщения набор стандартных кнопок, с помощью которых получатель может быстро возвратить отправителю сообщения свое мнение относительно содержания сообщения;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• флажки Уведомить о доставке этого сообщения (Request a delivery receipt for this message) и Уведомить о прочтении этого сообщения (Request a read receipt for this message) обеспечивают автоматическую генерацию компьютером адресата ответного сообщения, уведомляющего отправителя соответственно о получении сообщения почтовой системой и о прочтении этого сообщения пользователем;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• флажок Отправлять ответы (Have replies sent to), одноименное поле и кнопка Выбор имен (Select Names) позволяют указать адрес, на который должны приходить ответы на данное сообщение;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• флажок Не доставлять до (Do not deliver before) и одноименное поле с календарем позволяют отложить отправку сообщения до указанного времени;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• флажок Не действительно после (Expires after) и поле с календарем дают возможность задать дату, после которой данное сообщение станет недоступным (то есть будет удалено из Outlook);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• раскрывающиеся списки Формат вложения (Attachment format) и Кодировка (Encoding) позволяют выбрать формат и кодировку сообщения;<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• с помощью кнопок Контакты (Contacts) и Категории (Categories) можно связать с сообщением некоторый контакт и причислить сообщение к определенной категории.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Задав нужные режимы, щелкните на кнопке Закрыть (Close).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Закройте окно сообщения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Щелчком на кнопке Да (Yes) подтвердите необходимость сохранения сделанных изменений.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Модификацию сообщения и его параметров необходимо выполнять до момента передачи сообщения на сервер поставщика услуг. После того как сообщение уйдет, изменить его будет уже невозможно.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 5. Формат сообщения&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Outlook предлагает для отправки и чтения сообщений три формата – обычный текст, HTML и RTF. В обычном формате сообщение представляет собой простой текст, подобный тому, который набирается в программе Блокнот (Notepad). Такой текст не может содержать элементов оформления. То есть этот режим не дает возможности выбрать шрифт или назначить определенным фрагментам особенное начертание (курсив, полужирный текст).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вариант HTML предлагает пользователю достаточно широкие оформительские возможности, в частности можно настраивать шрифт и начертание, формировать маркированные списки, изменять цвет и отступы фрагментов. Однако формат HTML воспринимается не всеми почтовыми системами. Кроме того, файлы сообщений в этом формате оказываются существенно больше, чем файлы обычных сообщений. По этой причине формат HTML следует выбирать только в том случае, если точно известно, что получатель сможет его воспроизвести.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Формат RTF предоставляет пользователю широкие возможности по оформлению сообщений. Этот формат поддерживает форматирование текста, а также связанные объекты.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В Outlook используется специальный формат Microsoft Outlook RTF, который поддерживается только почтовыми программами Microsoft Exchange Client версий 5.0 и 4.0, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook 2002, Outlook 2000, Outlook 98 и Outlook 97. Поэтому сообщения в таком формате рекомендуется отправлять только внутри организации, в которой используется сервер Microsoft Exchange Server.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;По умолчанию для вновь создаваемых сообщений задается формат HTML. При ответе на какое-либо сообщение Outlook задает для ответа такой же формат, как и для исходного сообщения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы изменить формат сообщения, при создании сообщения в диалоговом окне Сообщение (Message) выполните следующие действия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Перейдите на вкладку Формат (Format) и в группе Формат (Format) щелкните на кнопке Обычный текст (Plain text), Формат HTML (HTML) или Формат RTF (Rich Text).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В современной почтовой системе для представления символов национальных алфавитов используется множество различных кодировок. Для кириллицы в Интернете обычно используется две основных кодировки: Windows и KOI8-R. Если большинство получателей не может прочесть ваши сообщения, посоветуйтесь с поставщиком услуг, какую кодировку следует выбирать при отправке электронных писем.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Чтобы сменить кодировку, перейдите в диалоговое окна Параметры сообщения (Message Options), о котором говорилось в предыдущем упражнении, и выберите нужный вариант в раскрывающемся списке Кодировка (Encoding).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Выбирать нестандартную кодировку обычно приходится при чтении тех писем, которые из-за сбоев в почтовой системе или из-за ошибок при настройке почтовой программы отправителя в стандартном режиме не читаются.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вы можете изменить формат, применяемый по умолчанию ко всем создаваемым сообщениям электронной почты.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры (Options).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку Сообщение (Mail Format).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. В списке Создать сообщение в формате (Compose in this message format) выберите нужный формат.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 6. Присоединение файлов&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Несмотря на возможности формата HTML в отношении форматирования текста, все же достаточно трудно (точнее, невозможно) передать в виде сообщения многостраничный документ, содержащий сложное форматирование. Тем более нельзя превратить в текст двоичный файл или изображение. К счастью, Outlook предлагает простой механизм присоединения к сообщению любого файла. Такой файл передается через Интернет вместе с сообщением. Получатель может извлечь его из сообщения и сохранить на жестком диске своего компьютера.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Создайте новое сообщение, выполнив последовательность действий, описанную в упражнении 3 (или можете использовать то же сообщение). Введите адрес назначения и тему сообщения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В основном поле сообщения введите пояснительный текст (рис. 21.10).<br>
<img border=0 src="i_444.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 21.10. Сообщение с присоединенным файлом<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Перейдите на вкладку Вставка (Insert) и в группе Включить (Include) щелкните на кнопке Вложить файл (Attach File).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В открывшемся диалоговом окне найдите нужный файл на локальном или сетевом диске (мы для примера используем документ с именем Геркулес, созданный на первом занятии) и щелкните на кнопке Вставить (Insert). Значок файла появится в поле Вложение (Attached).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Чтобы отправить сообщение, щелкните на кнопке Отправить (Send).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;При необходимости в одно сообщение можно вставить несколько разных файлов. Но не забывайте, что отправка больших файлов с помощью модема может занять много времени. Поэтому перед присоединением большого файла, например изображения, выполненного с высоким разрешением, полезно уменьшить его размер с помощью программы сжатия файлов, согласовав с получателем формат данных.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтение почты<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;С помощью Outlook вы можете быстро прочитать пришедшие вам сообщения электронной почты и ответить на них.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 7. Входящие сообщения&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В папку Входящие (Inbox) попадают сообщения, приходящие по электронной почте. Чтобы перейти к этой папке в процессе работы с Outlook и просмотреть новые сообщения, пришедшие на ваш адрес, выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. В области переходов щелкните на кнопке Почта (Mail), как показано на рис. 21.11.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Щелкните на значке папки Входящие (Inbox).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Чтобы связаться с сервером и обменяться с ним почтовыми сообщениями, выполните команду Сервис &#8594; Отправить/получить &#8594; Доставить почту (Tools &#8594; Send/ Receive &#8594; Send/Receive All) или Сервис &#8594; Отправить/получить &#8594; Отправить все (Tools &#8594; Send/Receive &#8594; Send All). Можно также щелкнуть на кнопке Отправить и получить (Send/Receive) стандартной панели инструментов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;После этого вам, вероятно, придется подождать несколько минут, пока ваш компьютер и сервер поставщика услуг обмениваются информацией. По окончании сеанса связи заголовки новых писем появятся в списке папки Входящие (Inbox). При этом непрочитанные сообщения отмечаются значком запечатанного конверта, прочитанные – значком открытого. Дата получения сообщения выводится справа от названия темы, а сообщения с присоединенными файлами помечаются значком канцелярской скрепки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Чтобы прочитать сообщение, щелкните на его заголовке в списке папки Входящие (Inbox). Содержимое сообщения появится в области чтения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Если вы хотите вывести содержимое сообщения в отдельное окно, щелкните на том же заголовке дважды.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Чтобы извлечь из сообщения присоединенный к нему файл, щелкните на значке этого файла правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Сохранить как (Save As).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. В появившемся диалоговом окне откройте папку жесткого диска, выбранную для хранения присоединенного файла, введите имя, под которым нужно записать этот файл, и щелкните на кнопке Сохранить (Save). Outlook автоматически декодирует информацию и сохранит ее в виде указанного файла.<br>
<img border=0 src="i_445.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 21.11. Папка входящих сообщений<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контекстное меню значков присоединенных файлов содержит несколько команд. С их помощью можно скопировать файл, открыть его в окне инструмента быстрого просмотра, открыть файл в породившем его приложении, распечатать информацию или просмотреть свойства присоединенного файла.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Outlook автоматически отслеживает прочитанные сообщения и помечает их соответствующим значком. Если вы хотите в будущем ознакомиться с текстом более внимательно, имеет смысл пометить сообщение как непрочитанное. Для этого следует щелкнуть на заголовке сообщения правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Пометить как непрочтенные (Mark as Unread).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Вы можете изменить соотношение размеров списка входящих сообщений и области чтения. Для этого подведите указатель мыши к полосе, разделяющей эти две области, и когда указатель изменит свою форму на двунаправленную стрелку, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, установите соотношение размеров областей нужным вам образом. Область чтения можно вообще скрыть. Для этого используется команда Вид &#8594; Область чтения &#8594; Отключена (View &#8594; Reading Pane &#8594; Off). Чтобы вернуть область чтения обратно, достаточно выполнить команду Вид &#8594; Область чтения &#8594; Снизу (View &#8594; Reading Pane &#8594; Bottom) или Вид &#8594; Область чтения &#8594; Справа (View &#8594; Reading Pane &#8594; Right). Режим вывода области чтения задается отдельно для каждой почтовой папки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В списке входящих сообщений вы можете отсортировать сообщения по различным критериям, например по теме, дате получения, важности и т. п. Чтобы выполнить сортировку по тому или иному критерию, щелкните на заголовке нужного столбца. Возможны два режима сортировки: по возрастанию и по убыванию. Повторный щелчок на заголовке столбца переключает режим сортировки на противоположный. Режим сортировки можно также задать, щелкнув на заголовке столбца правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать команду Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Для сортировки по теме щелкните на заголовке столбца Тема (Subject). Сообщения будут отсортированы по этому критерию.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Чтобы отсортировать сообщения дополнительно по категории, нажмите клавишу Shift и, удерживая ее, щелкните на заголовке столбца Категории (Categories). Сообщения будут отсортированы одновременно по двум критериям.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Чтобы удалить сообщение из списка сообщений, щелкните на нем и нажмите клавишу Delete. В результате сообщение будет перемещено в папку Удаленные (Deleted Items).<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Удалить сообщение (или другой элемент Outlook) можно также, щелкнув на сообщении правой кнопкой мыши и выбрав в появившемся контекстном меню команду Удалить (Delete). Кроме того, для удаления сообщения можно использовать кнопку Удалить (Delete) на стандартной панели инструментов или команду Удалить (Delete) в меню Правка (Edit).<br>
<br>&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 8. Ответ на сообщение&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В упражнении 3 этого занятия было показано, как отправить сообщение любому адресату. Однако для формирования ответов на пришедшие сообщения следует пользоваться специальными инструментами, значительно ускоряющими процедуру формирования сообщения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Чтобы ответить на пришедшее сообщение, дважды щелкните на сообщении в списке сообщений папки Входящие (Inbox).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В появившемся окне сообщения щелкните на кнопке Ответить (Reply), как показано на рис. 21.12.<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Примечание<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы ответить на сообщение, можно просто выделить его в списке сообщений папки Входящие (Inbox) и щелкнуть на кнопке Ответить (Reply) стандартной панели инструментов.<br>
<br><img border=0 src="i_446.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 21.12. Формирование ответа<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На вкладке Сообщение (Message) в группе Ответить (Respond) окна входящего сообщения есть еще две важные кнопки. Кнопка Ответить всем (Reply to АН) генерирует такое же сообщение, как и кнопка Ответить (Reply), однако в поле Кому (То) добавляется не только адрес отправителя исходного сообщения, но и адреса всех его получателей (исключая ваш). Это позволяет быстро ознакомить с ответом всех лиц, заинтересованных в получении информации по данному вопросу. Кнопка Переслать (Forward) генерирует копию пришедшего сообщения, оставляя строку Кому (То) пустой. Вы сами должны ввести в нее нужный адрес. Эта кнопка используется в тех случаях, когда полученное сообщение нужно просто переслать другому человеку.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. После щелчка на кнопке Ответить (Reply) откроется окно нового исходящего сообщения. В его адресное поле автоматически будет введен электронный адрес отправителя исходного сообщения, а в поле Тема (Subject) появится копия темы сообщения, на которое вы отвечаете, но с предшествующими символами Re (от английского слова reply – ответить). В основное поле сообщения будет вставлена копия пришедшего сообщения. Отвечая на электронные сообщения, всегда оставляйте такую копию входящего сообщения (возможно, немного урезав ее). Она помогает адресату понять, на какое из его писем пришел ответ. Это особенно актуально для тех, кто любит писать лаконичные ответы типа «Да, я согласен».<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Щелкните на кнопке Отправить (Send). Ответ будет записан в папку Исходящие (Outbox) и отправлен по назначению при очередном сеансе связи с сервером. Если соединение с Интернетом активно, то сообщение будет отправлено немедленно.<br>
&nbsp;//--&nbsp;Упражнение 9. Папки писем&nbsp;--//&nbsp;<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;В предыдущих упражнениях были рассмотрены папки Исходящие (Outbox) и Входящие (Inbox) почтовой системы Outlook. Но этим список папок группы Почта (Mail) не ограничивается. По умолчанию Outlook создает в ней еще две специальные папки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Папка Удаленные (Deleted Items) хранит все сообщения, удаленные пользователем. Она подобна корзине Windows и позволяет восстанавливать сообщения, удаленные по невнимательности. Чтобы эта папка автоматически очищалась при каждом завершении работы Outlook, выберите команду Сервис &#8594; Параметры (Tools &#8594; Options), в открывшемся окне перейдите на вкладку Дополнительно (Other) и установите флажок Очищать папку Удаленные при выходе (Empty the Deleted Items folder upon exiting);<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;• Папка Отправленные (Sent Items) содержит копии сообщений, отправленных из папки Исходящие (Outbox) на почтовый сервер поставщика услуг. Обратите внимание, что в самой папке Исходящие (Outbox) хранятся только те сообщения, которые не были отправлены.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Помимо стандартных папок, в группе Почта (Mail) можно разместить любое число дополнительных папок, предназначенных для хранения прочитанных писем или черновиков. Наличие нескольких папок позволяет делить входящие сообщения по темам. Чтобы добавить новую почтовую папку, выполните следующие шаги.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Выберите команду Файл &#8594; Создать &#8594; Папка (File &#8594; New &#8594; Folder).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. В поле Имя папки (Name) открывшегося диалогового окна введите название новой папки (рис. 21.13).<br>
<img border=0 src="i_447.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 21.13. Создание новой папки<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. В раскрывающемся списке Содержимое папки (Folder contains) выберите пункт Элементы типа Почта (Mail and Post Items).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. В списке Поместить папку в (Select where to place the folder) выделите пункт Входящие (Inbox).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Щелкните на кнопке ОК. Будет создана новая папка.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы в процессе работы с Outlook переместить сообщение из одной папки в другую, выполните следующие действия.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Откройте папку, содержащую сообщение, которое нужно переместить.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. В списке писем щелкните на перемещаемом сообщении правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Переместить в папку (Move to Folder).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. В диалоговом окне Перемещение элементов (Move Items), показанном на рис. 21.14, дважды щелкните на той папке, в которую нужно поместить сообщение.<br>
<img border=0 src="i_448.png">&nbsp;&nbsp;&nbsp;Рис. 21.14. Перемещение сообщений<br>
<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Совет<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;С помощью описанной последовательности шагов можно перемещать не только почтовые сообщения, но и элементы любых других папок Outlook.<br>
<br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Контрольное упражнение<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Воспользовавшись подсказками этого контрольного упражнения, самостоятельно создайте и отправьте несколько писем с помощью Outlook.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;1. Создайте новое сообщение и адресуйте его сразу нескольким своим друзьям или коллегам.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;2. Добавьте еще одного адресата в поле СК (Вес).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;3. Присоедините к сообщению файл Microsoft Excel.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;4. Назначьте сообщению низкую степень важности.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Какими двумя способами можно указать на пониженную важность сообщения?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;5. Добавьте в Outlook дополнительную папку для входящих сообщений.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;6. Переместите только что созданное сообщение в эту папку.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;7. Просмотрите содержимое папки Входящие (Inbox).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;8. Если в этой папке слишком мало писем, отправьте несколько сообщений самому себе.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;9. Отсортируйте входящие сообщения по степени важности.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как упорядочить сообщения по некоторому признаку?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;10. Удалите несколько писем.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;11. Откройте папку Удаленные (Deleted Items), найдите в ней удаленные сообщения и восстановите их, переместив обратно в папку Входящие (Inbox).<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подведение итогов<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;На этом занятии вы познакомились с почтовым клиентом программы Outlook, научились настраивать параметры учетной записи, отправлять и получать сообщения, форматировать их и присоединять к ним файлы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Этим занятием мы завершаем изучение основных приложений пакета Microsoft Office 2007 и надеемся, что книга помогла вам быстро приобрести базовые навыки, необходимые для работы с приложениями пакета.<br>
<br><br><br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Приложение<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Ответы на вопросы контрольных упражнений<br></h3><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 1<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как создать новую рабочую книгу в программе Excel?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Нажмите клавиши Ctrl+N или щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Создать (New).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Что нужно сделать, чтобы задать линии, нарисованной в документе Word, толщину равную шести пунктам?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Щелкните на линии, толщину которой надо изменить. После этого на появившейся дополнительной вкладке Формат (Format) щелкните на стрелке справа от кнопки Контур фигуры (Shape Outline), находящейся в группе Стили фигур (Shape Styles), и в подменю Толщина (Weight) выберите линию толщиной в 6 пунктов.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как в Word распечатать на стандартном принтере текущую страницу?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Щелкните на кнопке Office, в появившемся меню выберите команду Печать &#8594; Печать (Print &#8594; Print), в разделе Страницы (Pages) диалогового окна Печать (Print) установите переключатель Текущая (Current Page) и щелкните на кнопке ОК.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 2<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как в Access открыть имеющуюся базу данных?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В стартовом окне, появляющемся при запуске программы, в области Приступая к работе С Microsoft Office Access (Getting Started with Microsoft Office Access) щелкните на имени файла базы данных в списке Открыть последнюю базу данных (Open Recent Database). Если в списке вы его не находите, щелкните на пункте Другие (More) и в появившемся диалоговом окне открытия файла базы данных найдите нужный файл.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как удалить запись базы данных?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В окне Access дважды щелкните на кнопке Таблица данных в области переходов. В открывшейся вкладке таблицы щелкните на кнопке слева от третьей строки и нажмите клавишу Delete. Либо щелкните два раза в области переходов на форме Таблица данных, затем в открывшейся форме, щелкая на кнопке со стрелкой вправо, переместитесь к третьей записи и щелкните на стрелке, расположенной в правой части кнопки Главная &#8594; Записи &#8594; Удалить (Home &#8594; Records &#8594; Delete), и в появившемся меню выберите команду Удалить запись (Delete record).<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 3<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как отобразить в окне проводника файлы указанной папки?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;С помощью вертикальной полосы прокрутки найдите в левой панели проводника папку Windows и щелкните на значке «плюс» слева от нее. В раскрывшейся ветви вложенных папок найдите значок папки SendTo и щелкните на нем.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как добавить значок принтера в папку SendTo?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Правой кнопкой мыши перетащите созданный вами ярлык принтера с рабочего стола в окно проводника и выберите в раскрывшемся после отпускания кнопки мыши контекстном меню команду Копировать (Сору Неге).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как распечатать файл с помощью контекстного меню?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Щелкните на значке Текст. doc правой кнопкой мыши, в контекстном меню раскройте подменю Отправить (Send То) и вы увидите только что созданный ярлык принтера. Щелкните на нем.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как упростить добавление новых пунктов в подменю Отправить (Send То)?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Добавьте в папку SendTo ярлык этой папки. Тогда для добавления ярлыка объекта в подменю Отправить (Send То) достаточно будет щелкнуть на значке объекта правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Отправить &#8594; SendTo (Send То &#8594; SendTo).<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 4<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как с помощью кнопок вкладки выделить весь документ?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Щелкните на кнопке Выделить (Select), расположенной в группе Найти (Find) на вкладке Главная (Home), и в появившемся меню выберите команду Select All (Select All).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как вызвать справочную систему Office?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Нажмите клавишу F1 или щелкните на кнопке Справка: Microsoft Office Excel (Help: Microsoft Office Excel) или аналогичной кнопке другого приложения.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как распечатать текущую страницу справки?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Щелкните на кнопке Печать (Print) панели инструментов справочной системы.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как восстановить данные, удаленные из таблицы Access?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Удаленные из таблицы Access записи восстановить невозможно! Будьте внимательны, изменения информации в базе данных сразу записываются на жесткий диск. Не все команды Access и других приложений Office можно отменить с помощью команды Отменить (Undo).<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 5<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как в диалоговом окне создания документа вывести список шаблонов с дополнительной информацией о файлах?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В диалоговом окне Создание документа (New Document) щелкните на строке Мои шаблоны (My Templates) в разделе Шаблоны (Templates). Затем щелкните на кнопке Сведения (Details) в правой части диалогового окна Создать (New).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подумайте, как с помощью вкладки Структура (Outlining) убрать оформление заголовков разделов и вместить в окно больше текста?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Щелкните на кнопке Показать форматирование текста, расположенной в группе Работа со структурой (Outline Tools).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Для переплета отчетов необходимо добавить в верхней части страницы дополнительное поле в 2 см. Как это сделать?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Перейдите на вкладку Разметка страницы (Page Layout) и в группе Параметры страницы (Page Setup) щелкните на кнопке Поля (Margins). В появившейся коллекции выберите команду Настраиваемые поля (Custom Margins), в открывшемся диалоговом окне введите число 2 в счетчик Переплет (Gutter) и в группе Положение переплета (Gutter Position) установите переключатель Сверху (Тор).<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 6<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как отменить нумерацию абзаца и расположить его ниже колонок, чтобы он занял всю ширину страницы?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Щелкните в тексте абзаца, затем для отмены нумерации щелкните на кнопке Нумерация (Numbering) в группе Абзац (Paragraph) вкладки Главная (Home). После этого выделите пятый абзац, щелкните на кнопке Колонки (Columns) в группе Параметры страницы (Page Setup) вкладки Разметка страницы (Page Layout) и выберите в раскрывшейся коллекции элемент Одна (One).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как с помощью кнопок на вкладке Главная (Home) изменить отступ абзаца?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Воспользуйтесь кнопками Увеличить отступ (Increase Indent) и Уменьшить отступ (Decrease Indent), расположенными на вкладке Главная (Home) в группе Абзац (Paragraph).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как скопировать формат текста, используя кнопку Формат по образцу (Format Painter) вкладки Главная (Home)?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Щелкните на том символе, формат которого нужно скопировать, а затем на кнопке Формат по образцу (Format Painter), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Буфер обмена (Clipboard). Затем мышью выделите фрагмент, которому нужно назначить новый формат.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 7<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как обновить диаграмму, чтобы в ней появились данные добавленного столбца?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Выделите добавленный столбец таблицы. Нажатием клавиш Ctrl+C скопируйте его в буфер обмена. Щелкните на диаграмме правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Изменить данные (Edit Data). В открывшемся окне Excel щелкните в первой пустой ячейке первой строки и нажмите клавиши Ctrl+V. Столбец скопируется на лист Excel, а в Word обновится диаграмма в соответствии с введенными данными.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как автоматически рассортировать табличные данные?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Поместите курсор в таблицу. На появившейся вкладке Макет (Layout) щелкните на кнопке Сортировка (Sort) в группе Данные (Data). В открывшемся диалоговом окне выберите столбец, по которому нужно сортировать таблицу, и укажите режим сортировки (по убыванию или по возрастанию).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Где назначаются подписи для элементов диаграммы?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Щелчком выделите диаграмму. Появятся контекстные инструменты для работы с диаграммами. Перейдите на вкладку Макет (Layout) и в группе Подписи (Labels) вы увидите кнопки, вызывающие коллекции для выбора вариантов расположения названия диаграммы, названий осей и подписей данных.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 8<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как указать в качестве источника данных существующий файл?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Выберите в разделе Существующий список (Use an existing list) области задач Слияние (Mail Merge) команду Обзор (Browse) и в открывшемся диалоговом окне Выбор источника данных (Select Data Source) выберите файл Гости.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как перейти к нужной записи?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Введите номер записи в поле Запись (Go to Record), которое расположено на вкладке Рассылки (Mailings) в группе Составление документов и вставка полей (Preview Results), и нажмите клавишу Enter.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как быстро выполнить слияние в новый документ?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Щелкните на кнопке Найти и объединить (Finish & Merge), расположенной на вкладке Рассылки (Mailings) в группе Завершить (Finish), и в появившемся меню выберите команду Изменить отдельные документы (Edit Individual Documents).<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 9<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как быстро добавить вертикальную границу?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Выделите ячейки A3-А9. Щелкните на кнопке Формат (Format), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Ячейки (Cells). В появившемся меню выберите команду Формат ячеек (Format Cells). Откроется диалоговое окно Формат ячеек (Format Cells). Перейдите на вкладку Граница (Border) и в списке Тип линии (Style) выберите линию подходящей толщины. Щелкните на кнопке правой границы, чтобы задать вертикальную границу.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как изменить фон ячеек?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы задать фоновую заливку для ячеек, щелкните на кнопке Заливка (Fill), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Шрифт (Font), и в появившейся коллекции выберите нужный цвет.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как посчитать число дней месяца?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Щелкните сначала в ячейке D11, затем – на кнопке Вставить функцию (Insert Function), расположенной справа от строки формулы. В появившемся диалоговом окне в раскрывающемся списке Категория (Or select a category) выберите пункт Статистические (Statistical), а в списке Выберите функцию (Select a function) – пункт СЧЕТ (COUNT). Щелкните на кнопке ОК, в поле Значение1 введите диапазон B3: F9. Нажмите клавишу Enter.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 10<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;С помощью какой функции выделяется целая часть числа?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы получить целую часть числа, введите в ячейку H3 формулу = ЦЕЛОЕ(G3) или =INT(G3).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как продублировать формулы двух ячеек в нескольких строках?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Щелкните в ячейке G3, нажмите клавишу Shift и щелкните в ячейке H3. Перетащите маркер правого нижнего угла рамки выделения вниз на 6 ячеек, чтобы рамка охватила диапазон G3:H9.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как задать в качестве аргумента функции две строки листа?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Введите формулу =СУММ (3:4) или =SUM (3:4).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Сумму каких ячеек подсчитывает вставленная формула?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Механизм относительной адресации приведет к изменению ссылок в формуле ячейки F13 в сторону увеличения на две строки. В результате в этой ячейке появится формула =СУММ (5:6) (=SUM (5:6)), подсчитывающая сумму чисел пятой и шестой строк листа.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 11<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как задать подписи рядов данных?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В диалоговом окне Выбор источника данных (Select Data Source) с помощью кнопок, расположенных над списком Элементы легенды (ряды) (Legend Entries (Series)), добавьте или измените подписи рядов данных.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как изменить размеры диаграммы?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы увеличить или уменьшить объект диаграммы, выделите его и перетащите один из угловых или боковых маркеров габаритного контейнера. Для изменения размеров рисунка диаграммы внутри области построения щелкните в пределах рядов данных, выделив элемент Область построения (Plot Area), и перетащите угловой маркер появившейся рамки.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как сохранить диаграмму в качестве шаблона диаграммы?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Выделите диаграмму, щелкнув на ней мышью. На вкладке Конструктор (Design) в группе Тип (Туре) щелкните на кнопке Сохранить как шаблон (Save As Template), в появившемся диалоговом окне Сохранение шаблона диаграммы (Save Chart Template) задайте имя сохраняемого шаблона диаграммы и щелкните на кнопке Сохранить (Save). После этого вы можете выбрать свою диаграмму в разделе Шаблоны (Templates) окна Изменение типа диаграммы (Change Chart Type).<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 12<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как установить высоту верхнего колонтитула 2 см, а нижнего – 3 см?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Перейдите на вкладку Разметка страницы (Page Layout) и в группе Параметры страницы (Page Setup) щелкните на кнопке Поля (Margins). В появившейся коллекции выберите команду Настраиваемые поля (Custom Margins), на вкладке Поля (Margins) открывшегося диалогового окна Параметры страницы (Page Setup) введите в счетчик верхнего колонтитула число 2, а в счетчик нижнего колонтитула – число 3. Щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Где устанавливается номер первой страницы?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Перейдите на вкладку Разметка страницы (Page Layout) и в группе Параметры страницы (Page Setup) щелкните на кнопке, расположенной в правом нижнем углу экрана. В появившемся диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) перейдите на вкладку Страница (Page), введите в поле Номер первой страницы (First page number) число 20 и щелкните на кнопке ОК.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как распечатать лист без столбцов Е и F, не скрывая их?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Выделите столбцы A-D, нажмите клавишу Ctrl и перетащите мышь по кнопкам столбцов G-J, добавив их к выделению. На вкладке Разметка страницы (Page Layout) в группе Параметры страницы (Page Setup) щелкните на кнопке Область печати (Print Area) и в появившемся меню выберите команду Задать (Set Print Area).<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 13<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как удалить слайд в обычном режиме с активной вкладкой Слайды (Slides)?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Щелкните на кнопке Удалить (Delete Slide), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Слайды (Slides).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как превратить маркированный список в отдельный слайд?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Поместите текстовый курсор в начало первого пункта второго маркированного списка слайда в режиме структуры. Нажмите клавишу Enter. Нажмите клавишу Т. Нажмите клавиши Shift+ТаЬ, чтобы повысить уровень нового пункта до статуса слайда. Введите заголовок нового слайда.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 14<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Какая гиперссылка обеспечивает переход на первый слайд?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В диалоговом окне настройки гиперссылок щелкните на кнопке Местом в документе (Place in This Document) и выберите в списке пункт Первый слайд (First Slide).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как настраивается формат даты?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Щелкните на кнопке Колонтитулы (Header & Footer) в группе Текст (Text) вкладки Вставка (Insert). В появившемся диалоговом окне установите флажок Дата и время (Date and Time) и переключатель Автообновление (Update automatically), а затем выберите формат отображения даты и времени в расположенном рядом раскрывающемся списке.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как изменить способ размещения блоков?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Выделите блок начальника, щелкнув на нем. В появившихся контекстных инструментах для работы с рисунками SmartArt перейдите на вкладку Конструктор (Design). В группе Создать рисунок (Create Graphic) щелкните на кнопке Макет (Layout) и в появившемся меню выберите вариант размещения блоков друг над другом: Левосторонний (Left Handing), Правосторонний (Right Handing), Стандартный (Standard) или Все (Both).<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 15<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как присоединить презентацию к электронному сообщению?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Отправить &#8594; Электронная почта (Send &#8594; E-mail). В поле Кому (То) открывшегося окна сообщения введите адрес назначения и щелкните на кнопке Отправить (Send).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как изменить качество записи?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Перейдите на вкладку Показ слайдов (Slide Show) и в группе Настройка (Set Up) щелкните сначала на кнопке Звукозапись (Record narration), затем – на кнопке Изменить качество (Change Quality). В раскрывающемся списке Название выберите пункт Радиотрансляция и щелкните на кнопке ОК. Чтобы начать запись, щелкните на кнопке ОК еще раз.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Какие режимы следует выбрать в окне параметров слайд-шоу?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;На вкладке Показ слайдов (Slide Show) в группе Настройка (Set Up) щелкните на кнопке Настройка демонстрации (Set Up Slide Show). В появившемся диалоговом окне установите переключатель Управляемый пользователем (окно) (Browsed by an individual (window)), а также флажки Непрерывный цикл до нажатия 'Esc' (Loop continuously until 'Esc') и Без анимации (Show without animation). Сбросьте флажок С полосой прокрутки (Show scrollbar) и щелкните на кнопке ОК.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 16<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Какой параметр определяет длину поля?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы уменьшить длину поля Имя, выделите его в списке конструктора и на вкладке Общие (General) измените значение в поле Размер поля (Field Size).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как запретить добавление пустого поля?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Выберите в списке конструктора поле Фамилия. На вкладке Общие (General) в раскрывающемся списке Обязательное поле (Required) выберите пункт Да (Yes).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как сделать так, чтобы в список подстановки помимо названия метода выводился его кодовый номер?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В четвертом окне мастера подстановки сбросьте флажок Скрыть ключевой столбец (Hide Key Column).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Какие операции закрывают базу данных?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы закрыть базу данных, достаточно закрыть приложение Access или щелкнуть на кнопке Office и в появившемся меню выбрать команду Закрыть базу данных (Close Database).<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 17<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как с помощью мастера создать итоговый запрос?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Во втором окне мастера, которое появляется только в том случае, когда первым полем запроса является поле главной из двух связанных таблиц, установите переключатель Итоговый (Summary). Затем щелкните на кнопке Итоги (Summary Options) и установите в открывшемся диалоговом окне флажок Подсчет числа записей (Count records).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Какое условие отбора необходимо добавить?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В ячейку Или (Or) первого столбца бланка фильтра введите текст «Петров».<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как включить режим просмотра SQL?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Режим просмотра SQL позволяет вывести в текстовое окно эквивалент запроса, написанный на языке структурированных запросов (SQL). Чтобы включить этот режим, щелкните на кнопке Главная &#8594; Вид &#8594; Режим (Home &#8594; View &#8594; View) и в появившейся коллекции выберите вариант Режим SQL (SQL View).<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 18<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как с помощью мастера отчетов сгруппировать записи по дате?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В списке второго окна мастера отчетов выберите поле Дата и щелкните на кнопке >.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как назначить обратную алфавитному порядку сортировку по двум полям?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В верхнем раскрывающемся списке третьего окна мастера выберите пункт Фамилия. Щелкните на кнопке справа от этого списка, чтобы включить сортировку по убыванию. Во втором раскрывающемся списке выберите пункт Имя, затем щелкните на кнопке, расположенной справа от второго списка.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как быстро убрать рамку всех элементов управления?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Нажатием клавиш Ctrl+A выделите все элементы управления, затем перейдите на вкладку Формат (Format), в группе Элементы управления (Controls) щелкните на правой части кнопки (с треугольником, направленным вершиной вниз) Цвет линии (Line Color) и выберите в появившейся палитре пункт Прозрачный (Transparent).<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 19<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как изменить режим списка задач в календаре?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Щелкните в области списка задач правой кнопкой мыши и выберите один из пунктов подменю Упорядочить по (Arrange By) контекстного меню.<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как быстро перейти к отображению текущего дня?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Щелкните на кнопке Сегодня (Today) стандартной панели инструментов календаря.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 20<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как добавить задачу, связанную с определенным контактом?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Выделите контакт и перетащите его в область переходов на кнопку Задачи (Tasks). В открывшемся окне введите параметры задачи и щелкните на кнопке Отправить (Send), чтобы отослать описание задачи своему коллеге.<br>
<br><br><h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Занятие 21<br></h3>&nbsp;&nbsp;&nbsp;Какими двумя способами можно указать на пониженную важность сообщения?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;В окне сообщения щелкните на кнопке Сообщение &#8594; Параметры &#8594; Высокая важность (Message &#8594; Options &#8594; High Importance) или в папке Исходящие (Outbox) щелкните на строке данного сообщения правой кнопкой мыши, выберите команду Параметры сообщения (Message Options), а затем в списке Важность (Importance) открывшегося диалогового окна выберите пункт Низкая (Low).<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Как упорядочить сообщения по некоторому признаку?<br>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;Чтобы упорядочить сообщение по степени важности, щелкните в списке писем на заголовке столбца флага важности, отображаемого в виде восклицательного знака. Щелчком на заголовке другого столбца можно упорядочить сообщения по любому из доступных признаков.<br>
<br><br><br>