Бизнес-школа за 30 минут
Управление собственным временем

Время – ресурс руководителя

   Осуществляя основные управленческие функции, руководитель фирмы опирается на вполне определенные ресурсы – людей, финансы, сырье. Однако в его распоряжении есть еще один уникальный ресурс – время. Сколько времени имеется в наличии? Сколько времени руководитель может выделить для себя лично? – Возможно один-два часа в сутки. Это очень мало. Но такова жизнь. Итак, как распорядиться временем?
   Первое, что делайте утром в начале работы – это составляйте точный график дня и список вопросов по их приоритетности.
   Ежедневно обдумывайте новые меры по экономии своего времени и времени сотрудников, клиентов, партнеров. Следует учитывать их служебную специфику и специфику фирмы. Необходимо не только обдумывать такие меры, но и поручать помощнику, секретарю или специально выделенному сотруднику систематически информировать обо всех новинках в этой области, которые публикуют в периодике и литературе.
   Малозначительные, второстепенные вопросы накапливаются. Ничего страшного. Отдайте им 4 часа в месяц.
   Раз в месяц проверяйте исполнительность и степень осознания ответственности ваших подчиненных. Как? "Дотошная" ревизия по вопросам выполнения порученных им важных задач. Любая проверка кончается выводами.
   Всегда держите при себе несколько чистых карточек для записи удачных идей, замыслов или важных для себя наблюдений.
   Как можно больше дел поручайте для исполнения подчиненным. К специфичным вопросам привлеките специалистов.
   Не умножайте количество корреспонденции, избавляйтесь от ненужной информации.
   Не работайте в выходные дни.
   Решив трудную и важную задачу, наградите себя свободным временем, чтобы снять напряжение и развеяться.
   Не распыляйтесь, сконцентрируйте внимание и усилия на одном фундаментальном (для данного момента) вопросе.
   Перелистывайте книги, периодику, отчеты, доклады быстро, отыскивая главные мысли и выводы.
   Анализируйте свои привычки и наклонности, чтобы они не входили в противоречие с интересами дела.
   Используйте "часы ожидания" для решения мелких вопросов. Отправляясь на прием или по иному делу, захватите с собой несколько бумаг с такими вопросами.
   Не тратьте времени на сожаления и терзания по поводу неудач.
   Помните, что для важных дел у вас достаточно времени!

   Цените свое время. Почаще задавайте себе вопросы:
   Что означает для меня время? Как я обращаюсь со своим временем? Как используется мое рабочее время? Обеспечивается ли максимальная отдача моих возможностей? Достаточно ли времени я уделяю людям? Жалею ли об ушедшем времени?
   Пользуясь своим стилем использования рабочего времени, старайтесь не попасть в ловушку времени.

Как не попасть в ловушку времени

   Чтобы не попасть в ловушку времени, необходимо ответить на следующие вопросы:
   планируете ли вы заранее то, что предстоит сделать на следующей неделе? Достаточно ли бывает в вашем распоряжении работников для выполнения порученного объема работы? Планируете ли вы заранее распределение работ между отдельными работниками? Достаточно ли компетентен и хорошо подготовлен персонал для выполнения возложенных на него задач? Подготовили ли вы себе помощника, который при необходимости мог бы помочь? Имеются ли в распоряжении помощника или секретаря современные средства оргтехники, необходимые для обеспечения эффективной работы? Подготовили ли вы своего помощника к тому, чтобы он мог эффективно решать возникающие проблемы? Стремитесь ли проводить как можно меньше совещаний? Намечаете ли деловые встречи через секретаря? Готовите ли задания в конце рабочего дня или утром с тем, чтобы секретарь мог их исполнить в течение рабочего дня? Знает ли секретарь, кого он может связать непосредственно с вами? Назначает ли сам секретарь время ваших деловых встреч и поездок? Достаточно ли понятно вы даете задания персоналу? Есть ли возможность связаться с вами, если кто-либо из сотрудников срочно нуждается в помощи?
   Пунктуальны ли вы в вопросах использования рабочего времени? Начинаете ли свой день с неотложных дел? Стремитесь ли найти перерывы в течение рабочего дня? Всегда ли принимаете решения быстро? Объективно ли определяете эффективность своих подчиненных? Проводите ли оценку использования своего рабочего времени? Проводят ли ваши подчиненные контроль по использованию своего рабочего времени? Составляете ли перспективный план использования своего рабочего времени?
   Чтобы не попасть в ловушку времени, нужно знать расточителей времени, возможные причины и способы решения, умения избегать ловушек.
   Чаще всего расточителями времени являются отсутствие планирования, отсутствие порядка, перегрузка, управление в условиях кризиса, спешка, бумажная работа и чтение, обычные дела и текучка, посетители, телефон, совещания, нерешительность.
   Возможными причинами отсутствия планирования могут быть неумение увидеть его выгоду, а также ориентация на действия. Чтобы избежать этой ловушки, необходимо понять, что на планирование понадобится время, но в конце концов оно экономит его. Тот, кто заранее планирует свои действия и следует этому плану, владеет возможностями, которые выведут его из лабиринта суматошных дел. Но если плана нет, если рабочее время растрачивается попусту и вся деятельность отдана на откуп случаю, тогда дела громоздятся друг на друга в невообразимом хаосе.
   Возможной причиной может быть отсутствие долгосрочных и краткосрочных целей. Необходимо написать их и определить порядок выполнения дел в зависимости от их важности.
   Причинами перегрузки могут быть широкие интересы, путаница в порядке выполнения дел в зависимости от их важности. Следует научиться говорить "нет", делать первоочередные дела в первую очередь. Не пытайтесь сделать все сразу, научитесь рассчитывать свои силы и определять последовательность своих действий. Если вы этого не сделаете, то можете слечь из-за нервного срыва или сердечного приступа.
   Причинами спешки могут быть: нетерпеливость в отношении деталей, отсутствия планирования, попытки сделать много за очень короткий срок. Следует не пожалеть сил, чтобы все сделать как следует. Это сэкономит время, которое вы потратите на переделку. Надо уметь различать срочное и важное, пытаться сделать меньше, больше дел поручать другим.
   В случае, когда расточителем времени является телефон, возможными причинами могут быть отсутствие самодисциплины, стремление быть информированным и включенным во все дела и т.д. Необходимо отсеивать и группировать звонки. Быть кратким. Не включаться ни в какие дела, кроме тех, которые имеют решающее значение, вмешиваться только в исключительных случаях.
   Причинами нерешительности могут быть неуверенность в точности фактов, страх последствий возможной ошибки, отсутствие умения принимать рациональные решения. Если вы хотите иметь "все" факты, то это парализует возможность их анализа.
   О том, что вам дорого ваше время, должны знать и понимать и сотрудники, и клиенты. Для человека, который бездумно транжирит время, – нет места в мире бизнеса. Если хотите, чтобы ваши клиенты испытывали к вам уважение, вы должны показать им, что высоко цените свое время. Не нужно инсценировать неуловимость или имитацию бурной деятельности. Ваши клиенты будут уважать вас, если вы продемонстрируете свою деловитость и способность к самодисциплине в отношении времени.

Как ежедневно анализировать свое время

   Если вы ощущаете, что ваши самые важные дела не выполняются изо дня в день, попробуйте управлять своим временем или хотя бы знать, куда оно так быстро уходит. Один из вариантов состоит в следующем.
   Возьмите лист бумаги, столбиком через интервал напишите цифры от 1 до 9. Подумайте, какие девять ключевых сфер для вас являются самыми важными: Семья (1)? Хорошее эмоциональное и физическое состояние (2)? Друзья, клуб, партия (3)? Сотрудники (4)? Улучшение технологии дела (5)? Финансовые результаты (6)? Положение на рынке (7)? Фирма (8)? Повышение квалификации (9)?
   Сферу своих интересов обозначьте существительным и запишите каждую ключевую сферу на отдельный лист. Определите, чего вы хотите добиться в каждой из сфер до конца следующей недели. Можно ставить перед собой сразу несколько задач в одной сфере.
   Возьмите календарь и отметьте в нем, когда та или иная цель будет достигнута. Если все цели достигнуть невозможно, внесите коррективы по срокам достижений целей. Начинайте с малого и будьте последовательным.
   Неделя закончилась. Какие цели достигнуты полностью? Какие частично? Какие оказались недостижимы?
   Если дела снова и снова не выполняются, вычеркните из календаря и из планов работы менее важные задачи. Как с ними поступить: отказаться от них? Передать другому? Не стремиться к качеству? Научиться говорить "нет"? Пожалуй, всего понемногу.
   Таких индивидуальных вариантов очень много, столько, сколько, желающих разобраться со своим временем.
   Задачи дня. Для ежедневного анализа времени необходимо:
   поставить дату и написать, что вам надо сделать сегодня, конкретно, ориентируясь на желаемые результаты. Например, "совещание по продаже продукции", а не просто "совещание";
   каждые 15 минут записывать, что сделано или делается;
   в конце дня ответить на следующие вопросы: возросла ли результативность после того, как я поставил перед собой "задачи дня"?
   Сколько времени ушло на выполнение каждой из них? Результаты скромные, не такие, как хотелось бы. Почему? Какой вопрос я решал дольше всех остальных и беспрерывно? Незапланированные перерывы в работе в порядке важности – какие из них стоили мне дороже всего? Что я мог сделать, чтобы исключить их или контролировать?
   Посмотрите, какие телефонные звонки были ненужными, какие из них могли быть короче или более результативны?
   Ваши визиты в другие организации. Были ли они необходимы и что дали? Сколько времени на них истрачено?
   Сколько времени ушло на беседы, были ли они полезны? Оцените их необходимость для себя. Что можно сделать, чтобы решать больше вопросов за меньшее время?
   Работают ли "задачи дня" на ваши долгосрочные цели?
   Не приукрашиваете ли вы себя в записях? Будьте откровенными сами с собой.
   Какие два или три шага можно предпринять немедленно, чтобы улучшить свою эффективность?
   Весь секрет, как избавиться от постоянной тревоги из-за нехватки времени, заключается не в увеличении часов работы, а в правильном планировании этих часов.
   Известно, что многие руководители, предприниматели и бизнесмены считают управление временем чем-то надуманным и предпочитают жить хаотично-динамично. Однако если именно сейчас вы не решитесь упорядочить свою деятельность и стиль работы, то будете и в будущем нерационально тратить свое время. А ведь время необратимо. Время нельзя накопить. Время нельзя умножить. Время проходит безвозвратно.

Как установить приоритетность дел

   Многие руководители устанавливают приоритетность своих дел эффективным методом АБВ.
   Анализ АБВ исходит из трех правил: важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Однако вклад этих задач в достижение цели весьма весом и достигает, примерно 65%.
   На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20% общего их числа, и "вес" их значимости для руководителя – тоже 20%.
   Менее важные, текущие дела (категория В) составляет 65% общего числа, но составляет всего около 15% общей "стоимости" всех дел.
   Итак, удельный вес (%) трех категорий задач следующий:

Как составить реальную программу рабочего дня

   Для составления программы дня требуется около 10 минут.
   Составлять ее следует в письменном виде. Почему? Если она в голове, легко забыть, отклонить и похоронить задуманное в лавине дел. Написав программу, вы разгрузили память. Зафиксированная на бумаге программа имеет эффект самомотивации действий. Активность становится более целенаправленной и ориентированной на программу дня.
   Письменная программа дня поможет не потерять несделанные дела (перенести их на завтра). Кроме этого, на виду потребность во времени, резервы времени и помехи делу.
   Программа дня двигает к автоматической, не требующей дополнительных усилий рационализации труда, кроме того, вы сознательно противодействуете внутренним и внешним "помехам". Вас не отвлекут лишние телефонные разговоры и другие внеплановые дела.
   В конце дня спросите, что сделано? Почему так мало? Как правило, причина одна: вы не ориентировались на цели дня и лавина случайных дел вас захлестнула.
   Программа дня должна содержать лишь то, что вы хотите, должны и можете сделать в этот день. Цели должны быть реальными и достижимыми для вас. На них следует сконцентрировать, мобилизовать свои силы.
   Программа имеет пять стадий: составление заданий – задач дня; оценка длительности дел; резервирование времени; принятие решений по приоритетам и перепоручению (делегированию) и контроль (учет несделанного).

Первая стадия. Задачи дня

   Запишите под соответствующими разделами своей «Программы дня» все то, что надо сделать завтра: из списка дел или из недельного (месячного) плана; невыполненное вчера, позавчера, новые дела; сроки ваши дел; периодически возникающие задачи.
   Записывайте, используя сокращения: В – визиты, совещания, Д-делегирование дел, К – контроль, П – в процессе, задача выполняется, ПК – поездки, командировки, ПР – письменная работа, деловые письма, С – секретарша, Т – телефонные разговоры, Ч – чтение (отчетов, инструкций, газет)…
   После небольшой тренировки вы сможете составлять список задач дня так, что в первом приближении распределите их по приоритетности, разделите их на длительные и короткие, перепроверите – нельзя ли сделать быстрее, например, позвонив партнеру вместо встречи.

Вторая стадия. Длительность ваших дел

Поставьте против каждой задачи приблизительное время для ее выполнения, суммируйте и определите ориентировочно общее время.
Безусловно, продолжительность некоторых дел невозможно оценить достаточно точно. Однако с опытом, вы сможете почти безошибочно определять время для выполнения всех задач дня и укладываться в это время. Необходим тренинг. Постарайтесь 10 дней выдержать процедуру составления письменных программ (планов) – и с 11 программой вы справитесь очень успешно.

Третья стадия. Резерв вашего времени

   Программа дня не поставит вас в положение «ни охнуть, ни вздохнуть». Прикидывайте ее на 60% рабочего времени, а 40% – резервное время для неожиданных дел.
   Если уложиться в эту пропорцию трудно, то:
   сократите список дел; сделайте это за счет менее важных;
   перепоручите отдельные дела своим сотрудникам; сократите время на каждую задачу; перенесите часть дел на завтра; работайте не 8 часов, а больше.

Четвертая стадия. Приоритетные дела, сокращение и перепоручение дел

   Установите однозначные приоритеты для своих дел с помощью анализа АБВ и уточните задачи дня.
   Перепроверьте потребность во времени и сократите время на все дела до желаемого.
   Подумайте, кому можете поручить отдельные дела и как сделать их более рационально.
   В окончательном варианте ваша программа дня будет выглядеть следующим образом:

Пятая стадия. Что сделано и не сделано?

   Если сегодня не удалось все сделать, и даже дозвониться до всех, кому нужно, следует дела перенести на завтра. Однако что-то придется перенести и на послезавтра, а что-то – на конец недели.
   Программу дня, как правило, руководители пишут в специальных дневниках времени. Такой дневник – отличный метод проверки организации своего времени. Конечно, вы прекрасно знаете сами, что именно делали в течение дня, но тем не менее ежедневно записывайте свои действия в дневник и ведите полный хронометраж. Если вы честно записываете все факты, то сможете ответить на многие важные вопросы и извлечь пользу для себя, учась на собственных ошибках. Рационально работать может только тот, кто этому научился.
   В результате рационально организованной работы вы сможете дополнительно получить во много раз больше времени для своей семьи и личной жизни. Хотя, не исключено, что несмотря на все усилия, может получится так, как заметил один крупный бизнесмен, создатель сети туристических баз в США. За свою жизнь ему не удалось получить аттестат о среднем образовании, тем не менее, его пригласили выступить перед выпускным классом школы, в которой он учился. Бизнесмен сказал: "Просто не знаю, почему я здесь нахожусь. Я ведь не получил никаких ученых степеней и работал только по полдня всю свою жизнь. Пожалуй, я посоветую вам поступать так же. Работайте по полдня каждый день. А какие именно полдня, это уж неважно…первые двенадцать часов или вторые двенадцать часов."

Как проанализировать качество прошедшего дня

   Был ли день удачным или не очень, можно оценить, задав вечером такие вопросы: кто помешал мне сегодня достичь большего? Что помешало? Принес ли я сегодня пользу окружающим меня людям? Не утонул ли в мелочах? Стоило ли заниматься ненужной критикой банковских порядков? Где я пошел на напрасные компромиссы? Не чрезмерно ли много хотел от рекламного агента? Мог ли я отказаться от каких-то дел? Чему я научился сегодня? Удалось ли мне сегодня записать все свои новые идеи? Что доставило мне сегодня радость? Кто меня порадовал? Этот день приблизил к моим целям или я протоптался на одном месте? Неужели это все, что я могу, и лучшего, большего не сделаю завтра?
   Таких вопросов может быть и меньше, и больше. Можно выбрать часть, можно добавить. Конечно, если вы не устали и у вас есть свободные 15 минут.
   Даже если вы раздражены и настроение близко к нулю, этот самый простой анализ результатов дня, покажет вам, что не все сегодня было плохо.
   И не бегите за уходящим днем. Минуты ушли, как вода в песок. Ваши дорогие минуты, которые можно было использовать лучше. И вы сможете этого добиться завтра.

Как управляют временем японские менеджеры

   В основу управления своим временем японские менеджеры положили принцип скрупулезности: учитывается каждая минута. Данный принцип имеет отношение и к линейным работникам. В целях интенсификации трудовых процессов широко применяются гибкие графики. Например, на одной из фирм применяют такой график:
   1. Вы можете приходить на работу в любое время, когда Вам это удобно.
   2. Вы можете, когда Вам нужно, уходить с работы.
   3. Единственное, что следует четко соблюдать, – это быть на работе в обязательное для всех время.
   4. При приходе на работу отмечайте свою хронометрическую карту в регистраторе времени и проверяйте записи о себе.
   5. Вам нужно следить за продолжительностью своего рабочего времени: Ваше ежемесячное суммарное количество часов должно укладываться в существующие нормы".

Бизнес-школа за 30 минут Управление собственным временем