Д. А. Донцов
Excel. Легкий старт

Введение

   Табличный редактор Excel является одной из программ, входящих в состав пакета Microsoft Office, и по своей популярности уступает, пожалуй, лишь текстовому редактору Word. В своей работе Excel используют представители самых разных профессий и сфер деятельности: бухгалтеры, экономисты, математики, IT-разработчики, инженеры, аналитики и т. д. Такое распространение Excel объясняется широкими функциональными возможностями программы и вместе с этим простотой в использовании (удобный и понятный пользовательский интерфейс, возможность быстрого ввода и обработки данных, наглядность представления информации и др.).
   Данная книга ориентирована на начинающих пользователей, которые либо до настоящего момента вообще не сталкивались с табличным редактором Excel, либо имеют минимальный опыт использования данной программы и обладают лишь поверхностными знаниями об Excel и его возможностях.
   В книге рассматриваются основополагающие аспекты использования Excel: описывается пользовательский интерфейс, порядок настройки программы, работа с формулами и функциями, построение диаграмм и др. Отдельно освещаются тонкости и различные нештатные ситуации, с которыми пользователь может столкнуться в процессе эксплуатации программы.

От издательства

   Ваши замечания, предложения и вопросы отправляйте по адресу электронной почты dgurski@minsk.piter.com (издательство «Питер», компьютерная редакция).
   Мы будем рады узнать ваше мнение!
   На сайте издательства http://www.piter.com вы найдете подробную информацию о наших книгах.

1. Общие положения

В данном разделе кратко описаны функциональные возможности программы, а также даны основные определения, перечислены термины и понятия, которые будут использованы в книге.

Назначение и функциональные возможности Excel

   Редактор электронных таблиц Microsoft Excel позволяет формировать и выводить на печать документы, имеющие табличное представление, выполнять расчеты на основе исходных данных, а также осуществлять многие другие операции. Задачи, решаемые с помощью Excel, кратко перечислены ниже.
   • Ввод, редактирование и оформление разнообразных табличных документов.
   • Выполнение расчетных действий на основе исходных данных с применением специального инструментария.
   • Сохранение созданного документа в различных форматах (Excel, веб-страница, шаблон, текстовый файл и др.).
   • Ввод и обработка табличных данных с использованием встроенных механизмов формул, функций, макросов и т. д.
   • Анализ и управление данными (автоматический расчет итоговых и промежуточных данных, структуризация и консолидация данных, использование сводных таблиц и отчетов и др.).
   • Вставка в документ различных объектов (рисунок, функция, примечание и др.).
   • Форматирование документа и его составных элементов, автоматическая проверка орфографии, оперативное устранение допущенных некорректностей с использованием механизма автозамены.
   • Импорт необходимых данных из различных источников (включая базы данных OLAP) и их последующая обработка. Поддержка XML-формата.
   • Управление параметрами представления табличного документа на экране, а также настройка пользовательского интерфейса.
   • Доступ к данным совместно с другими программами (например, Word, PowerPoint, Access).
   • Формирование разнообразных отчетов (аналитических, сводных, графических и др.).
   • Выполнение стандартных функций Microsoft Office (поиск данных и их замена, печать документа и т. д.).
   • Создание приложений с применением языка программирования VBA.
   • Создание рисунков с использованием специально предназначенной панели инструментов.
   • Защита табличного документа от неквалифицированного и несанкционированного доступа.
   Специфика использования редактора электронных таблиц Excel во многом определяется потребностями конкретного пользователя, поэтому перечень задач может изменяться в зависимости от ситуации.

Основные термины

   Для успешного изучения Excel необходимо усвоить перечисленные ниже основные термины и определения, которые будут использованы в дальнейшем.
   • Автофигура – готовая к использованию фигура заданной формы, которую можно добавлять на рабочий лист либо в диаграмму. В Excel имеется встроенный набор автофигур.
   • Диаграмма – визуальный способ представления числовых значений. Excel поддерживает работу с разными видами диаграмм: гистограммами, круговыми, пузырьковыми, графиками и др.
   • Имя – идентификатор, который предоставляет возможность ссылаться на какой-либо объект (ячейку, диапазон, формулу и т. д.).
   • Константа – постоянное (невычисляемое) значение. Константой может быть, например, фиксированное число или какой-либо текст.
   • Контекстное меню – это открывающееся при щелчке правой кнопкой мыши меню, которое содержит список команд, предназначенных для работы с конкретным объектом. Для вызова контекстного меню можно также нажать комбинацию клавиш Shift+F10.
   • Макрос – программа, которая написана на встроенном в Excel языке программирования Visual Basic for Application (VBA). Переход в режим работы с макросами осуществляется с помощью команд подменю Сервис → Макрос.
   • Массив – набор ячеек либо значений, который используют как единое целое. Иначе говоря, массив – это группа элементов одного типа, которые имеют общее имя.
   • Настройка – изменение существующих параметров работы Excel стандартными средствами, доступ к которым осуществляется из рабочего окна программы. Параметры работы Excel можно разделить на два основных вида:
   – общие – редактирование этих параметров приведет к соответствующим изменениям во всех рабочих книгах, в том числе и во вновь создаваемых;
   – локальные – редактирование этих параметров вызовет соответствующие изменения только в текущей книге.
   • Область задач – элемент программы, предназначенный для быстрого выбора одной из нескольких связанных задач.
   • Операнд – элемент вычисления (константа, функция или ссылка).
   • Оператор – знак либо символ, который определяет тип вычисления в формуле над операндами. В Excel используются следующие виды операторов: арифметические, сравнения, текстовый и ссылки.
   • Панель инструментов – панель, включающая в себя кнопки и иные элементы управления, которые используются для выполнения различных команд. Управление отображением панелей инструментов осуществляется с помощью команд подменю Вид → Панели инструментов. Для перехода в режим настройки панелей следует выполнить команду Вид → Панели инструментов → Настройка.
   • Печать – вывод содержимого рабочей книги (полностью либо частично) на бумажный носитель с помощью принтера. На печать можно выводить следующие объекты: рабочую книгу, несколько рабочих книг, рабочий лист, несколько рабочих листов, диапазон ячеек на рабочем листе, диапазон ячеек на нескольких рабочих листах, графические объекты, диаграммы. При этом существует возможность вывода на печать нескольких копий объекта за один сеанс.
   • Пользовательский интерфейс – средство взаимодействия пользователя с программой. В состав пользовательского интерфейса входят меню, панели инструментов, полосы прокрутки, диалоговые окна, строка состояния и т. д. В Excel применяется стандартный пользовательский интерфейс Windows.
   • Примечание – вспомогательная информация произвольного характера, относящаяся к определенной ячейке и хранящаяся независимо от содержимого этой ячейки. Чтобы добавить примечание к какой-либо ячейке, нужно выделить ее и выбрать в контекстном меню пункт Добавить примечание, после чего с клавиатуры ввести требуемый текст.
   • Рабочая книга – файл, который создается, редактируется и сохраняется средствами Excel. В большинстве случаев рабочая книга имеет расширение XLS. Основной структурной единицей рабочей книги является рабочий лист (см. ниже).
   • Рабочий лист – основной элемент рабочей книги, предназначенный для ввода, редактирования и хранения данных, а также для выполнения вычислений. По умолчанию в состав рабочей книги включено три рабочих листа. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка (см. ниже). В состав каждого рабочего листа входит 16 777 216 ячеек, которые образуют сетку из 65 536 строк и 256 столбцов.
   • Ссылка – адрес ячейки или диапазона ячеек, в которых содержатся те либо иные значения.
   • Форматирование – изменение отображения ячейки (ее внешнего вида) или представления содержащихся в ней данных. Не стоит забывать, что после применения форматирования отображаемое в ячейке значение может не совпадать с ее фактическим содержимым (наиболее характерный пример – округление: в ячейке хранится значение 0,24, но в соответствии с параметрами форматирования на экране может отображаться 0,2).
   • Формула – специальный инструмент Excel, предназначенный для вычислений и анализа данных. Формула может включать в себя константы, операторы, ссылки, имена ячеек (диапазонов) и функции (см. ниже). Операторы бывают четырех видов:
   – арифметические – операторы, предназначенные для выполнения арифметических действий и выдающие в качестве результата числовое значение;
   – сравнения – данные операторы используются для сравнения данных и выдают в качестве результата логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ;
   – текстовый – оператор & используется для объединения нескольких текстовых строк в одну строку;
   – ссылки – применяется для описания ссылок на диапазоны ячеек.
   • Функция – готовая формула Excel для расчетов и анализа данных. Каждая функция может включать в себя константы, операторы, ссылки, имена ячеек (диапазонов) и формулы. Пользовательская функция – это функция, написанная пользователем на языке VBA.
   • Электронная таблица – интерактивная программа, состоящая из набора строк и столбцов, которые выводятся на экран в отдельном окне.
   • Ячейка – наименьшая (элементарная) часть электронной таблицы, предназначенная для ввода и хранения информации. Каждая ячейка может содержать текст, число или формулу. Кроме того, при работе с ячейками используются следующие элементы:
   – адрес – это месторасположение (координаты) ячейки; адрес состоит из буквы (номера) столбца и номера строки, на пересечении которых расположена данная ячейка;
   – ссылка – указание на адрес ячейки. Ссылки могут быть абсолютными (то есть не изменяющимися при перемещении и копировании ячейки), относительными (эти ссылки изменяются при перемещении и копировании ячейки) и смешанными (содержат или абсолютный столбец и относительную строку, или абсолютную строку и относительный столбец). Внешняя ссылка – это ссылка на ячейку, расположенную в другой рабочей книге.
   После изучения основных терминов и понятий, используемых в Excel, можно приступать к знакомству с пользовательским интерфейсом программы.

2. Интерфейс программы

Интерфейс Excel включает в себя следующие основные элементы: главное меню, контекстное меню, панели инструментов, строку формул, листы и ячейки. Познакомимся подробнее с каждым из перечисленных элементов.

Основные команды главного меню

   В данном подразделе мы рассмотрим состав и порядок использования главного меню Excel. По умолчанию оно расположено в верхней части окна программы под строкой заголовка. С помощью команд главного меню можно получить доступ ко всем инструментам программы.
   Итак, главное меню Excel содержит следующие пункты: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно и Справка. Далее мы рассмотрим наиболее часто используемые команды главного меню.
//-- Меню Файл --//
   Большинство пунктов меню Файл предназначено для выполнения определенных действий с текущим документом. Остальные команды позволяют создавать, открывать и искать файлы, а также выходить из программы.
   Команда Создать (она вызывается также сочетанием клавиш Ctrl+N) используется для создания нового документа Excel, а Открыть (для ее активизации можно воспользоваться комбинацией Ctrl+O) – для открытия созданного ранее документа. При выборе пункта Открыть появляется диалоговое окно Открытие документа, в котором указывается путь к требуемому файлу.
   Чтобы закрыть текущий документ, следует воспользоваться командой Закрыть или Выход. В первом случае будет закрыт текущий документ, во втором – одновременно с закрытием документа будет произведен выход из Excel.
   Для сохранения внесенных в рабочую книгу изменений предназначена команда Сохранить. Если пользователь после редактирования документа не сохранил их, то при закрытии файла система выдаст соответствующий запрос, при положительном ответе на который изменения будут сохранены, а при отрицательном – нет.
   С помощью команды Сохранить как осуществляется сохранение текущего документа в отдельном файле под другим именем. При этом на экране отображается окно Сохранение документа, в котором указывается путь для сохранения, имя файла и его тип (текстовый, веб-страница, Excel-файл и др.). Данная команда обычно используется для отдельного сохранения изменений, внесенных в текущий документ. Например, имеется файл Primer.xls. По каким-либо причинам вам требуется внести в него изменения, но при этом сохранить первоначальный вариант документа. Для этого рекомендуется выполнить следующие действия.
   1. Открыть файл Primer.xls.
   2. Внести в документ требуемые изменения.
   3. Выполнить команду главного меню Файл → Сохранить как.
   4. В окне Сохранение документа указать путь для сохранения, ввести в поле Имя файла значение, отличное от Primer (например, Primerl), а в поле Тип файла из раскрывающегося списка выбрать вариант Книга Microsoft Excel (это значение будет предложено по умолчанию).
   5. Нажать кнопку Сохранить. В результате внесенные в документ Primer.xls изменения будут сохранены в отдельном файле – Primerl.xls.
   Возможности программы предусматривают сохранение текущего документа в виде веб-страницы. Помимо использования команды Сохранить как, это также можно сделать с помощью пункта меню Сохранить как веб-страницу. При его выборе открывается окно, в котором указывается путь для сохранения и имя файла.
   Реализована возможность предварительного просмотра веб-страницы – для этого следует воспользоваться командой Файл → Предварительный просмотр веб-страницы. При ее выполнении открывается окно интернет-обозревателя, в котором отображается предполагаемое представление текущего документа в формате НТМ.
   При выборе в меню Файл пункта Параметры страницы осуществляется переход в режим просмотра и редактирования параметров страницы текущего документа. При выполнении данной команды на экран выводится окно Параметры страницы (рис. 2.1).

   Рис. 2.1. Настройка параметров страницы

   На вкладке Страница данного окна выбирается ориентация страниц (книжная или альбомная), указывается масштаб выводимого на печать документа, а также размер применяемой бумаги и качество печати. С помощью вкладки Поля определяются размеры верхнего, нижнего, левого и правого полей документа, а также верхнего и нижнего колонтитулов. На этой же вкладке можно задать способ центрирования данных на странице. Вкладка Колонтитулы позволяет с помощью соответствующих параметров установить порядок расстановки колонтитулов. На вкладке Лист собраны параметры, позволяющие выводить на печать диапазон ячеек, сетку рабочего листа, заголовки строк и столбцов, примечания и другие элементы.
   Команда Предварительный просмотр предназначена для просмотра документа непосредственно перед выводом его на печать. Это позволяет при необходимости своевременно подкорректировать файл в тех случаях, когда, например, видно, что страница документа не помещается на печатном листе бумаги.
   Для вывода текущего документа на печать предназначена команда Печать. При ее активизации открывается диалоговое окно Печать, в котором настраиваются параметры печати (рис. 2.2).

   Рис. 2.2. Настройка параметров печати

   В верхней части окна указывается используемый принтер и отображаются некоторые его характеристики. Для изменения параметров выбранного устройства печати следует воспользоваться кнопкой Свойства. С помощью областей настроек Печатать и Вывести на печать определяется фрагмент документа, который требуется распечатать. Если необходимо вывести на печать все страницы, то следует установить переключатель в положение все (это значение выбрано по умолчанию). Если переключатель установлен в положение страницы, то будут распечатаны те страницы, которые указаны в полях с и по. При необходимости печати выделенного диапазона ячеек нужно установить переключатель в положение выделенный диапазон. Для печати вьщеленных листов или всей рабочей книги следует выбрать вариант выделенные листы или всю книгу соответственно.
   Возможности программы предусматривают вывод на печать любого количества копий документа. Для этого нужно указать необходимое значение в поле Число копий.
   Для перехода в режим просмотра и редактирования свойств документа следует воспользоваться командой Файл → Свойства. При ее выполнении открывается диалоговое окно свойств рабочей книги (рис. 2.3).

   Рис. 2.3. Свойства документа

   Вкладка Общие данного окна содержит общую информацию о редактируемом документе: имя, тип файла, расположение на диске, размер, дату создания и изменения и др.
   С помощью параметров, находящихся на вкладке Документ, определяются свойства рабочей книги, позволяющие ее идентифицировать. В соответствующих полях указывается название документа, его тема, автор, руководитель и наименование учреждения. При необходимости можно отнести текущий файл к некоторой группе документов с целью облегчения его последующего поиска, для этого также можно использовать значения полей Ключевые слова и Заметки. Все параметры данной вкладки заполняются с клавиатуры.
   На вкладке Статистика представлена подробная информация о дате и времени создания документа и внесения в него последних изменений, а также о дате и времени его открытия и последней распечатки. Ниже указывается имя автора изменений, внесенных в текущий документ, и общее время его редактирования с момента создания.
   Вкладка Состав содержит информацию о составных частях документа. Обычно здесь приводится перечень листов текущей книги Excel.
   На вкладке Прочие определяются значения ряда прочих параметров, дополнительно характеризующих документ.
//-- Меню Правка --//
   Команды меню Правка предназначены для отмены произведенных действий, выполнения операций с выделенными участками, автоматического заполнения предварительно выделенного диапазона, поиска требуемых частей документа (чисел, слов, аббревиатур и др.), замены одних фрагментов другими и перехода в указанное место рабочей книги.
   Для отмены последних выполненных действий следует воспользоваться командой Правка → Отменить (ее название может изменяться в зависимости от предварительно выполненной операции, которую нужно отменить, например Отменить ввод, Отменить добавление фигуры). Если выяснилось, что отмена того или иного действия нецелесообразна, можно воспользоваться командой Правка → Повторить (ее название также может изменяться по аналогии с командой Отменить).
   Пункт Вырезать позволяет удалить из документа выделенный фрагмент и поместить его в буфер обмена, а команда Копировать – скопировать в буфер выделенный фрагмент без его удаления. Для вставки сохраненного в буфере блока следует установить курсор в требуемом месте документа и активизировать команду Вставить (она доступна только в том случае, если буфер обмена не является пустым).
   Команда Специальная вставка позволяет поместить в текущий документ внешний объект. Смысл данной операции заключается в том, что в место, где установлен курсор, можно вставить из буфера обмена какой-либо объект: документ Word или его фрагмент, гиперссылку, рисунок и др. При активизации данной команды открывается окно Специальная вставка (рис. 2.4).

   Рис. 2.4. Диалоговое окно Специальная вставка

   В области Как данного окна необходимо выделить тип объекта, который должен быть вставлен из буфера в документ. С помощью расположенного слева переключателя выбирается требуемый режим вставки. Если переключатель установлен в положение вставить, то в документ будет просто вставлен объект из буфера обмена. Если же выбран вариант связать, то будет установлена связь с файлом данных. В этом случае любые изменения в исходном файле будут автоматически отражены в документе.
   Пункт Вставить как гиперссылку предназначен для вставки содержимого буфера обмена в виде гиперссылки. Эта гиперссылка будет помещена в то место рабочей области, в котором в данный момент установлен курсор.
   Команды Найти и Заменить предназначены соответственно для поиска необходимого элемента (числа, слова или словосочетания и т. д.) и замены одного фрагмента другим. При активизации любой из этих команд на экране появляется окно Найти и заменить, состоящее из вкладок Найти и Заменить (рис. 2.5). Открывающаяся при отображении окна вкладка соответствует выбранному пункту меню (например, при выполнении команды Правка → Заменить будет открыта вкладка Заменить). При этом допускается свободный переход с одной вкладки на другую.

   Рис. 2.5. Окно поиска и замены

   С помощью вкладки Найти осуществляется поиск требуемого фрагмента. Для этого необходимо в поле Найти с клавиатуры ввести соответствующее значение и нажать кнопку Найти далее. Если искомый фрагмент встречается в нескольких местах, то эту кнопку следует нажимать последовательно до тех пор, пока не будет просмотрен весь документ, о чем система выдаст соответствующее сообщение.
   На вкладке Заменить (она открыта на рис. 2.5) в поле Найти вводится фрагмент, который требуется найти с целью последующей замены, а в поле Заменить на – число либо текст, которым будет заменен найденный фрагмент.
   Для перехода в режим расширенной настройки параметров поиска и замены нужно нажать кнопку Параметры.
   Команды подменю Заполнить предназначены для быстрого заполнения предварительно выделенного диапазона определенными значениями. При активизации любой из команд (Вниз, Вправо, Вверх или Влево) выделенные ячейки будут заполнены в соответствующем направлении тем значением, которое находится в активной ячейке. Кроме того, в программе реализована возможность заполнения диапазона значениями прогрессии. Для перехода в данный режим нужно выполнить команду Правка → Заполнить → Прогрессия – в результате откроется окно, изображенное на рис. 2.6.

   Рис. 2.6. Настройка прогрессии

   В данном окне с помощью переключателя Расположение устанавливается направление прогрессии: по строкам или по столбцам (в первом случае прогрессия будет расположена вертикально, во втором – горизонтально). С помощью переключателя Тип выбирается тип прогрессии: арифметическая, геометрическая, даты или автозаполнение. При выборе значения даты становится доступным расположенный справа переключатель Единицы, с помощью которого задается единица измерения: день, рабочий день, месяц или год. Такую прогрессию удобно применять, например, при планировании рабочего времени, при расчете заработной платы, а также в иных случаях.
   В поле Шаг вводится величина шага прогрессии. Это поле доступно для редактирования только в том случае, если переключатель Тип установлен в любое положение, кроме автозаполнение, а также при снятом флажке Автоматическое определение шага. По умолчанию в поле Шаг установлено значение 1.
   В поле Предельное значение при необходимости можно указать предельное значение, при достижении которого дальнейшее построение прогрессии прекращается. Заполнение данного поля не обязательно.
   Построение прогрессии в соответствии с установленными параметрами инициируется нажатием кнопки ОК. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без создания прогрессии.
//-- Меню Вид --//
   С помощью команд, входящих в состав меню Вид, осуществляется настройка представления информации в окне Excel, а также управление отображением панелей инструментов.
   Пункты Обычный, Разметка страницы и Структура предназначены для включения соответствующих режимов отображения документа.
   Подменю Панели инструментов содержит команды, позволяющие управлять отображением панелей инструментов в окне Excel. Необходимость данного подменю обусловлена тем, что одновременное отображение всех имеющихся панелей нецелесообразно. В связи с этим рекомендуется вывести на экран только те из них, которые необходимы при работе с текущим документом. Большинству пользователей для выполнения стандартных работ обычно достаточно двух панелей: Стандартная и Форматирование (они отображаются по умолчанию).
   Переход в режим просмотра и редактирования панелей инструментов осуществляется с помощью команды Панели инструментов → Настройка, при выполнении которой открывается диалоговое окно Настройка (рис. 2.7).

   Рис. 2.7. Окно настройки панелей инструментов

   На вкладке Панели инструментов данного окна можно управлять отображением панелей инструментов (установка/снятие флажка в области Панели инструментов работает таким же образом, как активизация команд подменю Панели инструментов). При необходимости можно добавить новую панель – для этого следует воспользоваться кнопкой Создать. Кнопка Переименовать позволяет переименовать панель, на названии которой в данный момент установлен курсор, а кнопка Удалить предназначена для удаления панели из списка. Кнопки Переименовать и Удалить доступны, только если выделена одна из созданных пользователем панелей (иначе говоря, переименовывать и удалять панели, изначально заложенные в программе, нельзя).
   На вкладке Команды содержится перечень категорий и список команд (кнопок), соответствующих каждой из них. Для добавления на панель инструментов той или иной кнопки необходимо с помощью мыши перетащить ее из списка команд в требуемое место интерфейса. Если при открытой данной вкладке установить курсор на каком-либо элементе интерфейса (кнопке панели инструментов, пункте меню и т. п.), то на этой вкладке станут доступны кнопки Описание и Изменить выделенный объект. При нажатии кнопки Описание появится краткая справочная информация о выделенном объекте, а кнопка Изменить выделенный объект позволяет перейти в режим просмотра и редактирования свойств выделенного объекта (в данном режиме можно удалить объект, изменить его имя, выбрать значок для кнопки и др.).
   На вкладке Параметры осуществляется настройка режима отображения меню и панелей инструментов. Установка флажка Стандартная панель и панель форматирования в одной строке позволяет выводить эти две панели не в разных строках, а в одной друг за другом. Флажок Всегда показывать полные меню дает возможность при открытии любого меню видеть все входящие в него команды, а не только те, которые использовались недавно. При снятии данного флажка становится доступным флажок Показывать полные меню после короткой задержки – если он установлен, то полный состав меню будет показан не сразу, а через некоторое время после его открытия.
   В нижней части вкладки Параметры содержится область настроек Другие. При установленном флажке Крупные значки включается режим отображения увеличенных кнопок на панелях инструментов, его рекомендуется применять пользователям с ослабленным зрением. Флажок Отображать названия шрифтов тем же шрифтом позволяет при работе со списком Шрифт, который находится на панели Форматирование, показывать название шрифта так, как он будет выглядеть в тексте (то есть названия шрифтов будут представлять собой их образцы). Установка флажка Отображать подсказки для кнопок включает режим отображения всплывающих подсказок для кнопок панелей инструментов при подведении к ним указателя мыши (всплывающая подсказка представляет собой краткое описание функциональности кнопки, ее суть). При этом становится доступным флажок Включить в подсказки сочетания клавиш – если он установлен, то в состав всплывающей подсказки будет включена информация о комбинации клавиш, нажатие которой аналогично щелчку на выбранной кнопке. Из раскрывающегося списка Эффект при выводе меню можно выбрать способ вывода меню на экран при его открытии: По умолчанию, Случайный выбор, Развертывание, Соскальзывание и Угасание.
   Пункты Строка формул и Строка состояния управляют отображением строки формул и строки состояния. По умолчанию каждый из этих элементов интерфейса присутствует в окне программы. Строка формул находится в верхней части окна под панелями инструментов. В данной строке можно вводить и редактировать формулы, по которым вычисляется то или иное значение.
   Рассмотрим следующий пример: в ячейку А1 с клавиатуры введем число 10, в ячейку В2 – 15, а в ячейку СЗ – 20. Затем установим курсор в ячейку, например, D5 и в строке формул введем (с клавиатуры либо с помощью команды Вставка → Функция) выражение =СУММ(А1;В2;СЗ), после чего нажмем клавишу Enter. В результате в ячейке D5 отобразится сумма чисел, содержащихся в ячейках Al, В2 и СЗ, которая равна 45. Если мы теперь изменим значение в любой из этих ячеек, то содержимое ячейки D5 пересчитается автоматически.
   Что касается строки состояния, то она находится в нижней части интерфейса. Ее удобно использовать, в частности, для оперативного расчета суммы чисел, находящихся в разных ячейках. Для этого достаточно выделить область, содержащую эти ячейки, – требуемый результат отобразится в строке состояния.
   С помощью команды Колонтитулы формируются и редактируются колонтитулы, которые могут располагаться как в верхней, так и в нижней части каждой страницы документа.
   Использование команды Масштаб позволяет установить требуемый масштаб отображения текущего документа на экране. При выборе данного пункта меню появляется окно Масштаб, в котором с помощью соответствующего переключателя задается необходимый масштаб. Если предложенные варианты по каким-либо причинам не устраивают пользователя, можно ввести значение в поле Произвольный. Внесенные изменения вступают в силу после нажатия в данном окне кнопки ОК.
//-- Меню Вставка --//
   Команды меню Вставка предназначены для вставки в текущий документ ячеек, строк, столбцов, листов, диаграмм, специальных символов, разрывов, функций, примечаний, рисунков, гиперссылок и т. д.
   С помощью пункта Ячейки можно вставить в любое место рабочего листа (туда, где установлен курсор) ячейку, строку или столбец. При активизации данной команды открывается окно, показанное на рис. 2.8.

   Рис. 2.8. Окно Добавление ячеек

   В данном окне с помощью соответствующего переключателя указывается, что именно требуется добавить. При этом ячейки можно вставлять со сдвигом вправо или вниз.
   Вставку строк и столбцов можно выполнять также с помощью команд Вставка → Строки и Вставка → Столбцы соответственно.
   В текущую книгу Excel можно вставлять листы. Для этого предназначена команда Вставка → Лист. При ее выполнении в рабочей книге появится новый лист, которому по умолчанию будет присвоено имя ЛистИ, где N – следующий порядковый номер листа. С помощью команды Вставка → Диаграмма осуществляется переход в режим работы с диаграммами (его описание приведено в разд. 3).
   Команда Вставка → Символ дает возможность вставлять в ячейку символы и специальные знаки. При активизации данной функции на экране отображается окно Символ, состоящее из вкладок Символы и Специальные знаки. На вкладке Символы из раскрывающегося списка Шрифт выбирается шрифт, символы которого будут отображены в расположенной ниже таблице. В этой таблице следует выделить нужный символ и нажать кнопку Вставить. На вкладке Специальные знаки приводится перечень символов, которые не вошли ни в одну из таблиц на вкладке Символы.
   Для создания формул удобно использовать команду Вставка → Функция. При ее активизации открывается диалоговое окно мастера функций (рис. 2.9), в котором выполняется предварительная настройка формулы.

   Рис. 2.9. Мастер функций

   Список Категория данного окна содержит перечень категорий, по которым сгруппированы имеющиеся в системе функции. В области Выберите функцию отображаются функции, соответствующие активной категории. При выборе любой функции в нижней части окна отображается краткая подсказка, характеризующая ее форму записи и назначение.
   Для выбора требуемой функции следует установить на нее курсор и нажать кнопку ОК. В результате на экране отобразится окно аргументов функции, в котором завершается ее настройка (вводится требуемое выражение и т. п.).
   Команда Примечание предназначена для вставки произвольных комментариев. Порядок создания и редактирования примечаний рассматривается в разд. 3.
   Пункты, содержащиеся в подменю Рисунок, позволяют вставить в текущий документ картинку, рисунок, автофигуру, объект WordArt и организационную диаграмму. При активизации соответствующих команд данного подменю на экране отображается либо окно выбора объекта, либо окно, в котором требуется по обычным правилам Windows указать путь к вставляемому файлу.
   Использование команды Гиперссылка (она вызывается также нажатием сочетания клавиш Ctrl+К) целесообразно в случаях, когда в текущий документ требуется вставить гиперссылку. При активизации данной команды открывается диалоговое окно Добавление гиперссылки (рис. 2.10).

   Рис. 2.10. Диалоговое окно Добавление гиперссылки

   В поле Текст данного окна вводится текст гиперссылки, который будет соответствующим образом выделен в тексте (по умолчанию – синим цветом с подчеркиванием). С помощью кнопки Подсказка на экран выводится окно, в котором можно набрать текст всплывающей подсказки (она будет отображаться при подведении указателя мыши к тексту гиперссьшки). Затем в поле Адрес следует ввести адрес гиперссылки.
   При необходимости можно создать ссылку на какое-либо место в текущем документе. Для этого с помощью кнопки Закладка нужно открыть окно Выбор места в документе, в котором указать адрес ячейки для гиперссьшки и нажать кнопку ОК.
//-- Меню Формат --//
   С помощью команд, содержащихся в меню Формат, выполняются операции по оформлению документа.
   Для перехода в режим форматирования активной ячейки (либо выделенного диапазона) следует воспользоваться командой Формат → Ячейки, которая вызывается также нажатием сочетания клавиш Ctrl+1. При выполнении данной команды открывается окно Формат ячеек, состоящее из шести вкладок (рис. 2.11).

   Рис. 2.11. Окно форматирования ячейки или диапазона

   На вкладке Число выбирается требуемый числовой формат ячейки и настраиваются его параметры. При этом в поле Образец отображается пример того, как будет выглядеть содержимое ячейки.
   Вкладка Выравнивание предназначена для настройки режимов отображения содержимого ячейки. С помощью области Выравнивание осуществляется горизонтальное и вертикальное выравнивание содержимого ячейки, требуемые варианты выбираются из списков по горизонтали и по вертикали. Если в списке по горизонтали выбрано, например, значение по левому краю (отступ), то становится доступным для редактирования расположенное справа поле отступ, в котором указывается необходимая величина отступа. В области Ориентация задается направление текста (можно расположить текст в ячейке вертикально или под произвольным углом). Флажки переносить по словам, автоподбор ширины и объединение ячеек собраны в область настроек Отображение. При установленном флажке переносить по словам вводимый в ячейку текст будет автоматически переноситься на следующую строку при достижении правого края ячейки. Установка флажка автоподбор ширины позволяет уменьшить размер символов шрифта таким образом, чтобы содержимое ячейки помещалось в столбце. Для объединения двух или более ячеек в одну предназначен флажок объединение ячеек (предварительно следует выделить объединяемые ячейки).
   На вкладке Шрифт собраны параметры шрифта текущей ячейки (либо группы выделенных ячеек). В соответствующих полях выбирается необходимый шрифт, устанавливается способ его начертания и размер. В поле Образец отображается пример того, как будет выглядеть текст ячейки при заданных параметрах.
   С помощью параметров, находящихся на вкладке Граница, настраивается отображение границ ячейки (или группы). В области Линия, которая расположена в правой части вкладки, устанавливается требуемый тип линии границы и выбирается ее цвет. В левой части вкладки определяется область применения границ.
   На вкладке Вид при необходимости можно выбрать цвет фона текущей ячейки (либо группы ячеек), а также узор, которым она будет оформлена. В поле Образец отображается результат применения выбранных параметров.
   На вкладке Защита с помощью флажков Защищаемая ячейка и Скрыть формулы осуществляется защита ячейки от несанкционированного доступа (редактирования, удаления и т. д.). Следует отметить, что использование данной возможности имеет смысл только в том случае, если действует защита листа (для этого предназначена команда главного меню Сервис → Защита → Защитить лист).
   С помощью команд подменю Формат → Строка и Формат → Столбец выполняется форматирование текущей строки и столбца соответственно (текущими считаются строка и столбец рабочей области, на пересечении которых установлен курсор). При выборе пункта Высота (Ширина) открывается окно, в котором указывается требуемая высота строки (ширина столбца). Функции автоподбора предназначены для автоматической установки высоты строки или ширины столбца, которая определяется количеством содержимого самой заполненной ячейки выделенного диапазона. С помощью команд Скрыть и Отобразить можно соответственно скрыть из области просмотра и вновь отобразить текущую строку либо столбец (при этом скрытые данные все равно будут участвовать в расчетах).
   Пункты подменю Формат → Лист позволяют управлять отображением текущего листа, его переименованием и выбором подложки (фона). При выполнении команды Формат → Лист → Подложка открывается диалоговое окно Подложка, в котором по обычным правилам Windows следует указать путь к требуемому файлу.
   Команда Формат → Стиль используется для применения к ячейке либо выделенной группе ячеек выбранного стиля. При выполнении данной команды появляется окно Стиль, в котором настраиваются параметры стиля, выбранного из раскрывающегося списка Имя стиля.
   Возможности программы предусматривают выполнение автоматического форматирования выделенного диапазона (таблицы) в соответствии с выбранным образцом. Выбор образца осуществляется в окне Автоформат (рис. 2.12), которое отображается на экране при выполнении команды Формат → Автоформат.

   Рис. 2.12. Диалоговое окно Автоформат

   В данном окне содержится перечень имеющихся в системе образцов форматирования. Для выбора образца необходимо выделить его и нажать кнопку ОК. Не стоит забывать, что предварительно на рабочем листе должен быть выделен диапазон (таблица). Чтобы отменить примененное ранее автоматическое форматирование, следует выбрать в окне Автоформат образец Нет (он находится в самом конце списка, и чтобы его увидеть, нужно воспользоваться полосой прокрутки).
//-- Меню Сервис --//
   Рассмотрим пункты меню Сервис, в состав которого входят сервисные функции системы, и остановимся на наиболее часто используемых из них.
   С помощью команды Орфография (она вызывается также нажатием клавиши F7) можно проверить документ на наличие в нем орфографических, грамматических и стилистических ошибок. При активизации команды происходит автоматическое позиционирование на первой с начала документа ошибке с одновременным открытием окна Орфография, в верхней части которого находится фрагмент текста, содержащий ошибку, а в нижней – варианты ее исправления. Нажатием кнопки Параметры открывается одноименное окно, в котором настраивается режим проверки (параметры данного окна идентичны содержимому вкладки Орфография окна настройки программы, которое открывается при выполнении команды Сервис → Параметры).
   Одной из важнейших команд программы является Сервис → Параметры. С ее помощью выполняется переход в режим настройки параметров работы Excel.

   Внимание!
   Перед тем как приступить к эксплуатации программы, следует просмотреть и при необходимости отредактировать параметры ее работы. Несмотря на то что предложенные по умолчанию значения удовлетворяют потребностям большинства пользователей, это будет не лишним – возможно, вы обнаружите, что те или иные настройки целесообразно изменить.

   Окно настройки параметров Excel показано на рис. 2.13. Оно состоит из множества вкладок. Мы не будем подробно рассматривать каждую из них, а остановимся лишь на наиболее важных для начинающего пользователя.

   Рис. 2.13. Настройка параметров Excel

   На вкладке Вид настраивается отображение элементов интерфейса Excel. С помощью области настроек Отображать управляют выводом на экран области задач, строки формул, строки состояния и кнопок открытых в данный момент окон Excel на Панели задач Windows.
   Переключатель Примечание позволяет определить порядок вывода примечаний (они формируются с помощью команды главного меню Вставка → Примечание или пункта контекстного меню Добавить примечание). Возможен выбор одного из трех вариантов: не отображать (в этом случае примечание не показывается), только индикатор (отображается лишь индикатор примечания в виде маленького красного треугольника в правом верхнем углу ячейки, а текст примечания показывается только при подведении к данной ячейке указателя мыши) или примечание и индикатор (отображается и индикатор, и текст примечания). В большинстве случаев рекомендуется установить данный переключатель в положение только индикатор (это значение используется по умолчанию).
   Аналогичным образом настраивается отображение графических объектов. Для этого предназначен переключатель Объекты. Возможные значения – отображать, только очертания или не отображать.
   Параметры отображения активного окна задаются с помощью области настроек Параметры окна. При установленном флажке формулы в ячейках будут отображаться сами формулы, а не их значения. Включить/выключить отображение сетки на экране позволяет флажок сетка. Если установлен флажок нулевые значения, то в ячейках, содержащих нулевое значение, будет выводиться 0 (при снятии данного флажка в таких ячейках ничего не будет отображаться). Флажок заголовки строк и столбцов предназначен для управления отображением заголовков строк, расположенных в левой части рабочей области (обозначены цифрами), и заголовков столбцов, находящихся над ячейками (обозначены латинскими буквами). Флажок символы структуры используется для вывода на экран символов структуры (они отображаются слева от номеров строк и предназначены для облегчения навигации по документу). Включение/выключение отображения горизонтальной и вертикальной полос прокрутки выполняется с помощью флажков горизонтальная полоса прокрутки и вертикальная полоса прокрутки. При установленном флажке ярлычки листов слева внизу рабочей области будут отображаться ярлыки листов (по умолчанию Лист1, Лист2 и ЛистЗ). Для включения режима автоматического разбиения текущего документа на страницы следует установить флажок авторазбиение на страницы. Из раскрывающегося списка Цвет линий сетки можно выбрать любой цвет сетки рабочего листа программы. По умолчанию в данном поле установлено значение Авто, при котором цвет сетки Excel определяется в соответствии с настройками Windows.
   С помощью параметров, находящихся на вкладке Вычисления, настраиваются параметры вычислений в документах Excel. По умолчанию переключатель Вычисления установлен в положение автоматически – при этом результат расчета по формуле будет пересчитываться автоматически при каждом изменении формулы или исходных данных.
   Параметры редактирования данных на листе задаются на вкладке Правка. Чтобы была возможность изменять содержимое ячейки непосредственно в ней (после двойного щелчка левой кнопкой мыши), а не только в строке формул, следует установить флажок Правка прямо в ячейке. При установленном флажке Перетаскивание ячеек можно перемещать и копировать данные путем перетаскивания ячеек указателем мыши.
   Если установлен флажок Предупреждать перед перезаписью ячеек, то при перетаскивании перед заменой содержащейся в ячейке информации новой на экран будет выводиться соответствующее предупреждение. Этот флажок доступен только при установленном флажке Перетаскивание ячеек.
   При снятом флажке Переход к другой ячейке после ввода курсор остается на месте после нажатия клавиши Enter по окончании редактирования (ввода) текста ячейки. Если же данный флажок установлен, то становится доступным поле в направлении, в котором указывается направление перемещения курсора после нажатия клавиши Enter. Например, если в данном списке выбрано значение Вниз (оно установлено по умолчанию), то после нажатия на клавиатуре клавиши Enter курсор автоматически переместится в расположенную ниже ячейку.
   С помощью флажка Фиксированный десятичный формат при вводе и поля десятичных разрядов задаются формат и разрядность, которые автоматически устанавливаются в ячейке после ввода в нее числа и нажатия клавиши Enter. Если установить данный флажок и ввести в поле десятичных разрядов значение 2, то после ввода в ячейку числа 155 и нажатия клавиши Enter будут автоматически отделены запятой два последних символа этого числа – 1,55. Если же при установленном флажке в поле десятичных разрядов ввести значение 3, то число 155 будет выведено как 0,155.
   С помощью флажка Расширять форматы и формулы в списках включается режим, при котором к добавленным в конец списка ячейкам будет применено то же форматирование, что и к остальной части списка (формулы также будут скопированы). Однако следует отметить, что выполнение данного действия возможно только в том случае, если как минимум три из пяти последних ячеек имеют одинаковое форматирование либо содержат идентичные формулы (или и то и другое сразу).
   Флажок Автоматический ввод процентов используется для правки ячеек, которым задан процентный формат (формат ячеек выбирается на вкладке Число окна Формат ячеек, которое открывается командой Формат → Ячейки). При установке данного флажка все числа меньше 1, введенные в ячейки с процентным форматом, будут автоматически умножаться на 100.
   На вкладке Общие, как нетрудно догадаться, настраиваются общие параметры работы Excel. В области Параметры определяется порядок вывода на экран, просмотра и открытия документа. При снятом флажке Стиль ссылок R1C1 заголовки столбцов обозначаются латинскими буквами в алфавитном порядке (от А до IV), а при установленном – цифрами (от 1 до 256). С помощью соответствующих флажков можно определить размер списка открывавшихся ранее файлов, установить режим заполнения свойств документа при его сохранении, а также включить режим звукового сопровождения событий. Остальные параметры данной вкладки позволяют ввести количество листов, содержащихся в создаваемой книге, выбрать стандартный шрифт, применяемый в документе по умолчанию, ввести новое или изменить имеющееся имя пользователя и др.
   На вкладке Переход из раскрывающегося списка Сохранять файлы Excel как выбирается формат сохранения документов, который будет применяться по умолчанию. В поле Клавиша перехода в меню Microsoft Excel указывается клавиша, при нажатии которой будет выполняться позиционирование на пункте Файл главного меню программы (иначе говоря, при нажатии данной клавиши можно перейти в главное меню без помощи мыши).
   Вкладка Списки содержит перечень системных списков. Кроме них, возможности программы предусматривают формирование пользовательских списков. Для этого следует с клавиатуры ввести в поле Элементы списка составляющие создаваемого списка, после чего нажать кнопку Добавить. В результате полученный список отобразится в левой части вкладки в поле Списки.
   Используя вкладку Диаграмма, можно настроить параметры вывода на экран активной диаграммы текущего документа, а также определить содержимое всплывающих подсказок, отображающихся при подведении указателя мыши к элементам диаграммы.
   С помощью параметров, содержащихся на вкладке Цвет, выполняется настройка используемой цветовой палитры.
   Команда Сервис → Параметры автозамены позволяет установить режимы автоматического исправления текста в процессе его ввода, сохранения наиболее часто используемых элементов текста с целью облегчения его последующего ввода, а также настройки автоматического форматирования текста. При выполнении данной команды отображается диалоговое окно Автозамена, в котором на вкладках Автозамена, Автоформат при вводе, Автотекст и Смарт-теги выполняются необходимые действия. Более подробно механизм автозамены описан в разд. 3.
   С помощью команды Сервис → Настройка осуществляется переход в режим настройки панелей инструментов. При выполнении данной команды открывается диалоговое окно Настройка (см. рис. 2.7), которое было описано ранее.

Основные команды контекстного меню

   Контекстное меню Excel в общем случае содержит следующие пункты: Вырезать, Копировать, Вставить, Добавить ячейки, Удалить, Очистить содержимое, Добавить примечание, Формат ячеек, Выбрать из списка и Гиперссылка. Кратко остановимся на некоторых из них.
   Команда Добавить ячейки предназначена для добавления в документ ячеек, строк или столбцов. При выборе данного пункта открывается окно Добавление ячеек, в котором указывается, какой именно элемент требуется добавить. Команда Удалить работает с точностью до наоборот – в окне Удаление ячеек выбирается, какой элемент необходимо удалить.
   С помощью команды Очистить содержимое можно оперативно удалить содержимое активной ячейки или группы предварительно выделенных ячеек.
   Команда Добавить примечание используется для добавления необходимого примечания к активной ячейке (текст примечания может, например, детализировать содержащуюся в ячейке информацию). Режим отображения примечаний настраивается с помощью переключателя Примечания, находящегося на вкладке Вид окна настройки параметров Excel (см. рис. 2.13).
   При выборе пункта Формат ячеек осуществляется переход в режим форматирования ячеек. Данный пункт дублирует команду главного меню Формат → Ячейки, подробное описание которой приведено выше.
   Следует отметить, что состав контекстного меню Excel зависит от текущего режима работы. Например, если установить курсор в ячейку, к которой имеется примечание, то в контекстном меню, помимо стандартных команд, отобразятся также пункты Изменить примечание, Удалить примечание и Отобразить/Скрыть примечание. Некоторые характерные особенности использования контекстного меню имеются и в других режимах работы.

Рабочая область

   Рабочая область Excel – это часть интерфейса программы, включающая в себя ячейки, строки, столбцы и листы текущей книги, а также строку формул. В данном подразделе мы познакомимся с перечисленными элементами.
//-- Рабочий лист --//
   Любая книга Excel состоит из рабочих листов. В общем случае лист Excel представляет собой таблицу из строк и столбцов. Как отмечалось выше, по умолчанию каждый рабочий лист книги Excel включает в себя 65 536 строк и 256 столбцов.
   По умолчанию в состав каждой книги включены три рабочих листа, которым по умолчанию присвоены названия Лист1, Лист2 и ЛистЗ. Однако стандартное количество листов, которые содержатся в новой книге, можно изменить. Для этого необходимо выполнить команду Сервис → Параметры и в открывшемся окне Параметры на вкладке Общие в поле Листов в новой книге с клавиатуры или с помощью кнопок счетчика задать требуемое значение. Максимально допустимое количество листов в одной книге – 255.
   Перечень ярлыков всех имеющихся в рабочей книге листов отображается слева внизу окна программы над строкой состояния. Ярлык активного в данный момент листа отображается тем же цветом, что и рабочее поле, ярлыки остальных листов затемнены. Для перехода к требуемому листу достаточно щелкнуть кнопкой мыши на соответствующем ярлыке. Порядок следования листов в книге можно изменять по своему усмотрению – для этого нужно просто перетащить с помощью мыши ярлык любого листа в требуемое место.
   Управление отображением ярлыков рабочих листов осуществляется в диалоговом окне Параметры на вкладке Вид (см. рис. 2.13). Ярлыки будут отображаться только в том случае, если на данной вкладке установлен флажок ярлычки листов.
   При необходимости присвоенные по умолчанию названия рабочих листов можно изменять. Для переименования листа нужно щелкнуть на его ярлычке правой кнопкой мыши, в появившемся контекстном меню выбрать команду Переименовать и ввести требуемое имя.
   Для удаления листа из книги нужно щелкнуть на его ярлыке правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Удалить. Если лист не содержит никаких данных, то он будет удален сразу после выполнения данной команды. Если же на листе имеются данные, то программа выдаст дополнительный запрос о подтверждении операции удаления.

   Примечание
   Удаление всех имеющихся в книге рабочих листов невозможно – в ней должен остаться хотя бы один лист. Если все же необходимо удалить все имеющиеся листы, то можно или просто удалить рабочую книгу (файл Excel), или добавить новый лист и после этого удалить все предыдущие листы.

   В процессе работы иногда возникает необходимость скрыть от посторонних некоторые листы рабочей книги. Для этого нужно перейти на лист, который должен быть скрыт, и выполнить команду главного меню Формат → Лист → Скрыть – в результате текущий лист будет скрыт без предупреждения.
   Впоследствии любой из скрытых ранее листов можно отобразить. Для этого следует выполнить команду Формат → Лист → Отобразить (эта команда становится доступной только при наличии в книге скрытых листов) – в результате откроется окно Вывод на экран скрытого листа (рис. 2.14).

   Рис. 2.14. Список скрытых листов

   В данном окне содержится список скрытых листов. Чтобы отобразить любой из них, нужно выделить его в списке и нажать кнопку ОК.

   Примечание
   Необходимо учитывать, что скрытие всех имеющихся в книге рабочих листов невозможно – в ней должен отображаться хотя бы один лист.

   Возможности программы предусматривают перемещение либо копирование всей информации с одного листа книги на другой или вообще в другую книгу. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлыке листа, содержимое которого нужно переместить либо скопировать, и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Переместить/скопировать. В результате откроется диалоговое окно, представленное на рис. 2.15.

   Рис. 2.15. Окно перемещения или копирования листов

   Из раскрывающегося списка в книгу данного окна нужно выбрать книгу Excel, в которую будут скопированы данные. По умолчанию в данном поле отображается название текущей книги. Следует отметить, что этот список содержит только открытые в данный момент книги Excel.
   В области перед листом находится перечень рабочих листов книги, выбранной в списке в книгу. Здесь следует выбрать название листа, перед которым должен появиться перемещенный или скопированный лист.
   Если установить флажок Создавать копию, то лист-источник по окончании операции останется на своем месте. Если же данный флажок снят, то лист-источник исчезнет (будет перемещен в место, указанное в окне Переместить или скопировать).
//-- Работа с ячейками и диапазонами --//
   Как отмечалось выше, ячейка – это наименьшая (элементарная) часть электронной таблицы, предназначенная для ввода и хранения информации и расположенная на пересечении строки и столбца. Совокупность нескольких ячеек называется диапазоном.
   Каждая ячейка характеризуется уникальными координатами (адресом). Адрес ячейки определяется буквой столбца и номером строки, на пересечении которых она находится. Например, на рис. 2.16 выделена ячейка с адресом ВЗ.

   Рис. 2.16. Ячейка ВЗ

   Вводить данные в ячейку можно разными способами: с клавиатуры, расчетным путем (когда значение формируется с помощью формул на основании данных из других ячеек), из буфера обмена, путем импорта из других файлов (причем это могут быть не только файлы Excel, но и другие), с помощью макросов и т. д.
   Информация в ячейках может быть представлена в разных форматах: числовом, текстовом, денежном, в формате даты и т. д. Выбор формата производится в уже известном вам окне Формат ячеек. Следует учитывать, что при работе с числовыми данными в качестве разделителя целой и дробной частей по умолчанию используется запятая, а при работе с датами – точка. Числа и даты при вводе по умолчанию выравниваются по правому краю ячейки, а введенный текст – по левому.
   Любую ячейку можно перетаскивать с одного места на другое вместе с содержимым. Для этого нужно подвести указатель мыши к границе вьщеленной ячейки (кроме правого нижнего угла) – при этом появится крестик со стрелками. Теперь, нажав и удерживая левую кнопку мыши, можно перенести ячейку со всем ее содержимым в нужное место. Аналогичным образом можно перемещать выделенные диапазоны.

   Примечание
   Если ячейка или диапазон перемещаются в место, где уже есть какая-либо информация, то программа выдаст запрос о подтверждении замены имеющихся данных новыми. Перемещение будет выполнено только после утвердительного ответа.

   Следует отметить, что перетаскивание ячеек и диапазонов возможно только в том случае, если в окне Параметры на вкладке Правка установлен флажок Перетаскивание ячеек. При этом дополнительный запрос о подтверждении замены имеющихся данных новыми выдается лишь при установленном флажке Предупреждать перед перезаписью ячеек.
   Ячейки могут быть связаны между собой в различных вычислениях (сложение, вычитание и т. д.), а также в функциях. Одна и та же ячейка может участвовать одновременно в нескольких формулах или функциях.
   Чтобы выделить ячейку, достаточно просто установить в нее курсор щелчком кнопкой мыши или с помощью клавиш управления курсором. Для выделения диапазона нужно нажать левую кнопку мыши и перетащить указатель в любое место в зависимости от требуемой величины диапазона. При этом первая ячейка диапазона (та, с которой началось выделение) останется белой, в то время как остальные ячейки станут серыми.
   При необходимости можно выделить несколько ячеек, которые не входят в один диапазон, то есть расположены в разных местах рабочей области. Для этого нужно щелкать на требуемых ячейках, удерживая при этом нажатой клавишу Ctrl. Аналогичным образом осуществляется выделение сразу нескольких разных диапазонов.
   В процессе работы может возникать следующая проблема: активная ячейка (в которой установлен курсор) пропала из поля видимости, например, в результате использования полосы прокрутки. Для быстрого перехода к активной ячейке следует нажать сочетание клавиш Ctrl+Backspace.
   В любое место рабочей области при необходимости можно добавить ячейку. Для этого следует выполнить команду Вставка → Ячейки или выбрать в контекстном меню пункт Добавить ячейки, затем в открывшемся окне Добавление ячеек (см. рис. 2.8) указать направление смещения имеющихся ячеек вместе с их содержимым для освобождения места под новую ячейку и нажать кнопку ОК.
   Чтобы удалить содержимое ячейки, нужно выделить ее и нажать клавишу Delete (аналогичным образом можно очистить выделенный диапазон). Если же необходимо удалить не содержимое ячейки, а ее саму, то установите в нее курсор и выберите в контекстном меню пункт Удалить. В результате откроется окно Удаление ячеек (рис. 2.17).

   Рис. 2.17. Окно Удаление ячеек

   В данном окне с помощью переключателя нужно указать требуемое направление сдвига – влево или вверх. В зависимости от выбранного варианта на место удаляемой ячейки будут перемещены соответствующие данные.
   Возможности программы позволяют объединить несколько расположенных рядом ячеек (при условии, что выделенный диапазон является прямоугольным). Для этого нужно выделить объединяемые ячейки, затем выполнить команду главного меню Формат → Ячейки или нажать сочетание Ctrl+1 и в открывшемся окне Формат ячеек на вкладке Выравнивание установить флажок объединение ячеек, после чего нажать кнопку ОК. Чтобы впоследствии убрать объединение, нужно выделить необходимую ячейку и снять данный флажок.
   Некоторые пользователи испытывают затруднения при вводе данных в выделенный диапазон ячеек, хотя на самом деле это достаточно простой процесс. После выделения диапазона вводятся данные в первую его ячейку (которая не является затемненной), после чего для перехода к следующей ячейке нужно нажать клавишу Tab или Enter. Аналогичным образом осуществляется переход к остальным ячейкам диапазона и их заполнение. По окончании ввода данных для снятия выделения с диапазона следует нажать любую клавишу управления курсором.
   При необходимости можно быстро заполнить весь выделенный диапазон одним и тем же значением. Для этого нужно ввести требуемое значение в первую ячейку диапазона и нажать сочетание клавиш Ctrl+Enter.
   Ввести в ячейку отрицательные данные можно одним из двух способов: поставить перед вводимым числом знак «минус» или заключить его в скобки (после нажатия клавиши Enter скобки будут преобразованы в знак «минус»). При необходимости можно сделать так, чтобы отрицательные значения выделялись красным цветом. Для этого нужно выделить ячейки, в которых находятся либо могут находиться отрицательные значения, и выполнить команду Формат → Ячейки. В открывшемся окне Формат ячеек на вкладке Число в поле Числовые форматы нужно выбрать значение Числовой, после чего в правой части вкладки в области Отрицательные числа указать требуемый формат представления отрицательных чисел и нажать кнопку ОК.
   Свои особенности имеются и при написании дробей. Дело в том, что при вводе дробного значения с использованием наклонной черты / (она называется «слэш») Excel автоматически преобразует его в дату. Например, набранное значение 1/5 после нажатия клавиши Enter будет автоматически переведено в 01.май, а в строке формул при выделении данной ячейки отобразится 01.05.2006 (указывается текущий год). Чтобы программа не преобразовывала дробные значения в дату, нужно сначала ввести 0, затем пробел и лишь после этого дробь.
   Чтобы быстро преобразовать десятичные дроби в простые, нужно выделить соответствующие ячейки и в диалоговом окне Формат ячеек на вкладке Число выбрать формат Дробный, после чего в правой части вкладки указать требуемый способ отображения дробей и нажать кнопку ОК. Однако даже после этого в строке формул все равно будут отображаться десятичные дроби.
   Текст в ячейку обычно вводят с клавиатуры. Если текст большого объема, то может создаваться видимость того, что он перекрывает содержимое соседних ячеек. Однако это лишь иллюзия, и введенный текст всегда остается в своей ячейке. Наглядно в этом можно убедиться следующим образом: нужно установить курсор в ячейку с введенным текстом и посмотреть на строку формул – в ней отобразится весь содержащийся в ячейке текст. Если после этого переместить курсор в соседнюю ячейку, которая якобы перекрыта, то в строке формул отобразится ее прежнее значение, что свидетельствует о том, что введенная ранее информация не пострадала.
   Процесс редактирования введенного ранее текста требует некоторой осторожности. Дело в том, что если попытаться сразу внести исправления, то можно потерять всю введенную в данную ячейку информацию. Для перехода в режим редактирования содержимого ячейки нужно выделить ее и дважды щелкнуть кнопкой мыши (к аналогичному результату приведет нажатие клавиши F2). В результате в ячейке появится курсор ввода текста, который следует переместить в требуемое место с помощью клавиш управления курсором, после чего внести необходимые изменения. Следует отметить, что редактирование в ячейке возможно, только в том случае, если в окне Параметры, открываемом с помощью команды Сервис → Параметры, на вкладке Правка установлен флажок Правка прямо в ячейке.

   Совет
   Редактировать содержимое ячейки можно также с помощью строки формул. Для этого нужно выделить требуемую ячейку, щелкнуть в строке формул (в результате в ней появится текстовый курсор) и внести требуемые изменения.

   При вводе текста в ячейку возникает закономерный вопрос: можно ли набрать текст не в одной строке, а в нескольких и если да, то как это сделать? Ведь после нажатия клавиши Enter ввод текста в ячейку заканчивается… Решение проблемы достаточно простое – для перехода к новой строке нужно нажимать сочетание клавиш Alt+ Enter.
   По окончании ввода данных в ячейку, как известно, нужно нажать клавишу Enter. В результате курсор автоматически переместится в ячейку, расположенную ниже, – так задано по умолчанию. Однако при необходимости можно изменить направление перемещения курсора после нажатия клавиши Enter. Для этого в окне Параметры на вкладке Правка при установленном флажке Переход к другой ячейке после ввода следует из раскрывающегося списка в направлении выбрать подходящий вариант: Вниз, Вправо, Вверх или Влево. Если снять флажок Переход к другой ячейке после ввода, то поле в направлении станет недоступным для редактирования. В данном случае после нажатия клавиши Enter курсор останется в той же ячейке, в которую вводилась информация.
   В программе реализована возможность быстрого ввода данных в ячейки с помощью механизма автозаполнения. Один из таких способов (построение прогрессии) мы рассмотрели выше (см. рис. 2.6). Достаточно популярным является также такой способ автозаполнения: после ввода значения в ячейку нужно подвести указатель мыши к ее правому нижнему углу (он помечен жирной точкой) и, когда указатель превратится в небольшой крестик, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, перетащить курсор в том направлении, в котором необходимо заполнить ячейки. После этого нужно отпустить кнопку мыши – в результате все ячейки выделенного диапазона будут заполнены (в них будет скопировано значение, введенное в первую ячейку). Кроме того, возле последней ячейки выделенного диапазона отобразится кнопка, при нажатии которой открывается меню, показанное на рис. 2.18.

   Рис. 2.18. Выбор способа автозаполнения

   В данном меню следует выбрать требуемый способ автозаполнения ячеек. Если указано значение Копировать ячейки, то содержимое первой ячейки выделенного диапазона будет скопировано во все остальные ячейки. При установленном значении Заполнить (этот вариант недоступен, если в первой ячейке диапазона введено текстовое значение) все ячейки будут заполнены числовой последовательностью в порядке возрастания. Например, если в первой ячейке диапазона введено значение 1, то при выборе варианта Заполнить значения следующих ячеек сформируются так: 2, 3,4, 5, б, 7,8 и т. д. Если выбран вариант Заполнить только форматы, то во все ячейки диапазона будет скопирован только формат первой ячейки, а при выборе варианта Заполнить только значения – только значение первой ячейки (форматы останутся прежними).
   В программе Excel реализована возможность защиты рабочего листа или книги от несанкционированного доступа. Переход в соответствующий режим осуществляется с помощью команд подменю Сервис → Защита. Однако при необходимости можно снять защиту только с некоторых ячеек, оставив защищенными лист или книгу. Для этого перед установкой защиты нужно выделить ячейки, с которых следует снять защиту, и в диалоговом окне Формат ячеек на вкладке Защита снять флажок Защищаемая ячейка (по умолчанию он установлен). Чтобы на защищенном листе быстро переходить от одной незащищенной ячейки к другой, удобно использовать клавишу Tab.
//-- Работа со строками и столбцами --//
   Строки и столбцы, наряду с ячейками, являются основными структурными элементами рабочего листа Excel. Столбцы по умолчанию именуются буквами латинского алфавита, а каждая строка имеет определенный номер. Строку или столбец можно добавлять, удалять или перемещать вместе со всем содержимым. Кроме того, предложенные по умолчанию размеры (высота строки и ширина столбца) легко изменить по своему усмотрению.
   Заголовки строк и столбцов отображаются только в том случае, если в окне Параметры на вкладке Вид установлен флажок заголовки строк и столбцов (см. рис. 2.13). По умолчанию он установлен.
   При необходимости можно сделать так, что названия столбцов будут обозначаться не буквами, а цифрами, как заголовки строк. Чтобы включить такой режим, нужно в окне Параметры на вкладке Общие установить флажок Стиль ссылок R1C1. По умолчанию он снят.
   Чтобы быстро выделить строку, достаточно щелкнуть на ее номере. Аналогично выделяется столбец – щелчком на его названии. Для выделения нескольких строк (столбцов) нужно подвести указатель мыши к номеру строки (заголовку столбца), с которой начинается выделение, и, нажав левую кнопку мыши, перетащить указатель на столько строк (столбцов), сколько необходимо выделить. Если стоит задача выделить несколько строк, которые расположены не рядом, а через определенный промежуток, следует щелкать на нужных строках, удерживая нажатой клавишу Ctrl (точно так же можно действовать и со столбцами).
   Чтобы быстро очистить все ячейки строки или столбца от содержимого, нужно выделить строку или столбец и нажать клавишу Delete. Если же необходимо не просто очистить ячейки от содержимого, а полностью удалить саму строку или столбец, то нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на номере строки или названии столбца и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Удалить. При этом на место удаленной строки переместится информация, расположенная снизу, а на место удаленного столбца – данные, находящиеся справа.
   Однако строки и столбцы можно не только удалять, но и добавлять. Для вставки строки нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на номере строки, над которой нужно добавить новую строку, и в открывшемся контекстном меню активизировать команду Добавить ячейки. Аналогичным образом осуществляется добавление столбцов (новый столбец будет добавлен слева от выделенного).
   Любую строку или столбец при необходимости можно скрыть. Для этого нужно выделить нужный элемент и воспользоваться командой Формат → Строка → Скрыть или Формат → Столбец → Скрыть. Для последующего восстановления скрытых строк и столбцов предназначены команды Формат → Строка → Отобразить и Формат → Столбец → Отобразить соответственно.
   Высоту строки и ширину столбца можно регулировать на свой вкус. Для редактирования высоты строки следует выполнить команду Формат → Строка → Высота, а ширины столбца – Формат → Столбец → Ширина. При выполнении любой из этих команд открывается окно, в котором с клавиатуры нужно ввести требуемое значение и нажать кнопку ОК.
//-- Строка формул --//
   Строка формул расположена над заголовками столбцов и предназначена для ввода и редактирования формул и иной информации. Фрагмент строки формул представлен на рис. 2.19.

   Рис. 2.19. Строка формул

   При необходимости строку формул можно скрыть. Управление ее отображением осуществляется с помощью команды Вид → Строка формул. По умолчанию отображение строки формул включено.
   Следует отметить, что даже если содержащаяся в какой-то ячейке информация видна в ней не полностью, то в строке формул она всегда показывается целиком.
   Слева от строки формул расположено поле Имя, в котором показывается адрес ячейки. На рис. 2.19 в нем отображается значение СЗ, а в строке формул – формула =(В5+А3).
   Поле Имя предназначено для отображения адреса выделенной ячейки или диапазона ячеек, а также для ввода с клавиатуры требуемых адресов. Однако при выделении диапазона в адресной строке будет показан адрес только первой ячейки, расположенной в его левом верхнем углу.
   Если в поле Имя ввести значение С5 и нажать клавишу Enter, то курсор автоматически переместится в ячейку С5. Если необходимо набрать адрес диапазона ячеек, расположенных в строках с 5 по 15 столбца В, то в поле Имя следует ввести значение В5:В15. Если же нужно набрать адрес диапазона ячеек, расположенных в строках с 5 по 15 столбцов с С по Е, то в поле Имя необходимо ввести значение С5:Е15, то есть указывается верхняя левая и нижняя правая ячейки диапазона.
   Чтобы ввести в ячейку информацию с помощью строки формул, нужно выделить эту ячейку, щелкнуть в строке ввода информации и набрать требуемое значение. Если в строке формул находится формула, созданная по правилам Excel, то в соответствующей ячейке будет отображаться не формула, а результат вычисления по ней. После того как вся необходимая информация введена в строку формул, нужно нажать клавишу Enter. Для этого можно также воспользоваться экранной кнопкой Ввод:

которая расположена слева от строки формул. Эта кнопка отображается только в режиме ввода информации, поэтому на рис. 2.19 ее не видно. При использовании этой кнопки курсор после ввода информации останется в ячейке, в которую осуществлялся ввод.

3. Принципы работы в Excel

В данном разделе мы рассмотрим наиболее популярные режимы работы и возможности программы Excel. И в первую очередь узнаем, как самостоятельно создавать панели инструментов.

Создание панелей инструментов

   В общем случае панель инструментов представляет собой набор кнопок, нажатие которых вызывает выполнение системой определенных команд. Управлять отображением панелей можно с помощью подменю Вид → Панели инструментов. В Excel имеются панели инструментов, предназначенные для выполнения самых разнообразных действий: форматирования, настройки изображения, рисования, рецензирования документов, работы с диаграммами и т. д. По умолчанию на экране отображаются только две панели – Стандартная и Форматирование. Одновременное отображение всех имеющихся панелей инструментов нецелесообразно, поэтому рекомендуется показывать те из них, необходимость работы с которыми обусловлена спецификой формирования (редактирования) текущего документа.
   Помимо стандартного набора панелей инструментов, содержащихся в подменю Панели инструментов, возможности программы предусматривают формирование собственных панелей, состав и функциональное назначение которых определяется потребностями конкретного пользователя.
   Чтобы создать и настроить пользовательскую панель инструментов, необходимо открыть диалоговое окно Настройка (см. рис. 2.7) и на вкладке Панели инструментов нажать кнопку Создать. В результате появится окно Создание панели инструментов, в котором следует ввести название формируемой панели. Назовем нашу панель Прочие команды. После нажатия в данном окне кнопки ОК созданная панель отобразится на экране. На данном этапе она не будет содержать ни одной кнопки (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Новая панель инструментов

Наименование созданной панели будет включено в состав подменю Вид → Панели инструментов (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Подменю Панели инструментов с добавленной командой

На следующем этапе следует сформировать содержимое созданной панели инструментов. Для этого сначала с помощью мыши перетащим панель Прочие команды в верхнюю часть интерфейса, где находятся основные панели инструментов. Затем в окне Настройка перейдем на вкладку Команды, содержащую перечень сгруппированных по категориям команд, и добавим на нашу панель некоторые из них. В категории Правка выберем кнопку Найти и указателем мыши перетащим ее на созданную нами панель инструментов. Таким же образом найдем и поместим на панель команды Полужирный, Курсив и Подчеркнутый из категории Формат. В результате выполненных действий панель инструментов Прочие команды примет вид, показанный на рис. 3.3.

   Рис. 3.3. Созданная панель инструментов с кнопками

   Для завершения формирования панели инструментов перейдем в окне Настройка на вкладку Параметры и установим флажок Отображать подсказки для кнопок. Теперь при подведении указателя мыши к любой кнопке нашей панели будет отображаться соответствующая всплывающая подсказка.
   Подобным образом можно создать любую панель инструментов с нужными вам командами.

Работа с формулами

   Как отмечалось выше, формула – это специальное средство программы Excel, предназначенное для вычислений и анализа данных. Формула начинается со знака «=», после чего следуют операнды и операторы.
   Наиболее простой пример создания формулы можно представить следующим образом: сначала в ячейку вводится знак «=», затем – некоторое число, после этого – арифметический знак (+, -, * или /) и т. д. Завершается процесс ввода формулы нажатием клавиши Enter – в результате в ячейке отобразится результат вычисления формулы.
   Если выделить эту ячейку, то в строке формул будет показана введенная формула. Например, если в ячейку А1 ввести формулу =25+15–10, то после нажатия клавиши Enter в данной ячейке отобразится значение 30, а если установить в нее курсор, то в строке формул появится =25+15–10.
   Однако подобный способ создания формул не всегда приемлем. Это обусловлено тем, что нередко для расчетов необходимо использовать не просто конкретные числовые значения, а данные, находящиеся в тех или иных ячейках. В этом случае в формуле указываются адреса соответствующих ячеек. Например, если в ячейке А1 содержится значение 25, в ячейке В2 – 15, а в ячейке С5 – 10, то формулу расчета можно представить следующим образом: =А1+В2-С5. Результат вычисления данной формулы будет таким же, как в предыдущем абзаце, и отобразится в той ячейке, в которую вводилась формула. При выделении этой ячейки в строке формул также будет отображаться формула, а не итоговое значение.
   При необходимости любую созданную ранее формулу можно отредактировать. Для этого нужно выделить соответствующую ячейку и в строке формул внести требуемые изменения, после чего нажать клавишу Enter. Изменять формулу можно и в самой ячейке: для перехода в режим редактирования нужно установить на нее курсор и нажать клавишу F2.
   Возможности программы предусматривают ввод формулы одновременно в несколько ячеек. Для этого нужно выделить требуемый диапазон (или несколько ячеек, расположенных на расстоянии друг от друга), затем в первую ячейку ввести необходимую формулу и нажать сочетание клавиш Ctrl+Enter.
   Формулу можно скопировать в буфер обмена (с помощью команды Правка → Копировать либо аналогичного пункта контекстного меню) и вставить в любое место рабочего листа. При этом все используемые ссылки (адреса ячеек) в формуле-источнике будут автоматически заменены в формуле-преемнике на аналогичные ссылки, соответствующие новому размещению формулы. Например, если в ячейку А1 ввести формулу =В1+С1, затем скопировать ее в буфер обмена и вставить в ячейку А2, то формула будет выглядеть следующим образом: =В2+С2.
   При необходимости не скопировать, а переместить формулу из одной ячейки в другую следует выделить эту ячейку, подвести указатель мыши к любой ее границе так, чтобы он превратился в крестик, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, перетащить формулу в требуемое место.
   Если нужно скопировать в буфер и затем вставить в требуемое место не формулу, а только значение, полученное в результате ее вычисления, следует выделить ячейку, затем скопировать ее содержимое в буфер обмена, переместить курсор в то место, куда нужно вставить данные, и выбрать в контекстном меню пункт Специальная вставка. В результате откроется одноименное окно (рис. 3.4), в котором следует установить переключатель Вставить в положение значения и нажать кнопку ОК.

   Рис. 3.4. Диалоговое окно Специальная вставка

   Как видно на рис. 3.4, в данном окне можно выбрать и другие режимы вставки содержимого буфера обмена.
   Иногда бывает необходимо быстро просмотреть все формулы, находящиеся в ячейках рабочего листа. Для этого следует выполнить команду Сервис → Параметры, в открывшемся окне Параметры (см. рис. 2.13) на вкладке Вид установить флажок формулы и нажать кнопку ОК. В результате в ячейках, содержащих формулы, отобразятся сами формулы, а не результат их вычисления. Для возврата в первоначальный режим отображения следует снять данный флажок.
   Чтобы удалить формулу, достаточно выделить соответствующую ячейку и нажать клавишу Delete. Если формула стерта ошибочно, то сразу после удаления ее можно восстановить на прежнем месте, нажав сочетание клавиш Ctrl+Z.

Работа с функциями

   Функция представляет собой изначально созданную и заложенную в программу формулу, которая позволяет выполнять вычисления по заданным величинам и в определенном порядке.
   Каждая функция включает в себя следующие составные элементы: знак «=», название (примеры названий функций – СУММ, СРЗНАЧ, СЧЕТ, МАКС и др.) и аргументы. Используемые аргументы зависят от конкретной функции. В качестве аргументов могут выступать числа, ссылки, формулы, текст, логические величины и т. д.

   Внимание!
   Каждая функция имеет свой синтаксис, который обязательно должен соблюдаться. Даже незначительное отклонение от синтаксиса приведет к ошибочным расчетам либо вообще к невозможности вычисления.

   Вводить функции можно как вручную, так и автоматически. Для автоматического ввода предназначен мастер функций (см. рис. 2.9), вызываемый с помощью команды Вставка → Функция.
   Набрать функцию вручную можно в строке формул (предварительно следует выделить ячейку, в которую вводятся данные) в следующем порядке: сначала указывается знак равенства, затем – название функции, а после – перечень аргументов, которые заключаются в круглые скобки и разделяются точкой с запятой. Например, нам нужно найти сумму чисел, находящихся в ячейках А1, В2 и С5. Для этого в строку формул необходимо ввести следующее выражение: =СУММ(А1;В2;С5). В данном случае название функции введено русскими буквами, а аргументы, в качестве которых выступают адреса ячеек – латинскими. После нажатия клавиши Enter результат вычисления отобразится в активной ячейке.
   Любая функция может использоваться в качестве аргумента для какой-либо другой функции. Это называется вложением функции. Возможности программы предусматривают до семи уровней вложенности функций.

Работа с диаграммами

Одной из самых полезных возможностей программы Excel является механизм работы с диаграммами. В общем случае диаграмма является наглядным графическим представлением имеющихся данных.

   Рис. 3.5. Мастер диаграмм

   Построение диаграммы осуществляется на основании информации, находящейся на рабочем листе. При этом она может располагаться как на одном листе с данными, на базе которых она построена (такая диаграмма называется внедренной), так и на отдельном листе (в этом случае создается лист диаграммы).
   Диаграмма неразрывно связана с исходными данными и при каждом их изменении автоматически обновляется соответствующим образом.
   Для перехода в режим построения диаграммы служит команда главного меню Вставка → Диаграмма. При ее выполнении открывается окно мастера диаграмм (рис. 3.5). Перед применением данной команды рекомендуется вьщелить диапазон с данными, на основании которых будет построена диаграмма. Но этот диапазон можно указать (или отредактировать) и позже, на втором шаге построения диаграммы.
   На первом шаге построения диаграммы следует выбрать ее тип. Возможности программы предусматривают построение самых разных диаграмм: гистограммы, графика, круговой, точечной, лепестковой, пузырьковой и т. д. На вкладке Стандартные приведен список стандартных диаграмм. Если ни одна из них не удовлетворяет требованиям пользователя, можно выбрать нестандартную диаграмму, перейдя на вкладку Нестандартные.
   Для выбора требуемой диаграммы нужно в левой части любой из вкладок вьщелить ее тип, а в правой – вариант представления. На рис. 3.5 видно, что диаграмма типа Гистограмма имеет семь разных представлений.
   Если перед выполнением команды Вставка → Диаграмма был выделен диапазон данных, на основании которых должна быть построена диаграмма, то в окне мастера диаграмм с помощью кнопки Просмотр результата можно увидеть, как будет выглядеть диаграмма при установленных в данный момент настройках. Готовая диаграмма отображается в правой части вкладки, только когда эта кнопка нажата.
   Для перехода ко второму этапу построения диаграммы нужно нажать кнопку Далее.

   Внимание!
   Процесс построения диаграммы можно закончить в любой момент нажатием кнопки Готово. В результате будет создана диаграмма, соответствующая заданным настройкам.

   Окно мастера на втором шаге создания диаграммы представлено на рис. 3.6.

   Рис. 3.6. Второй этап построения диаграммы

   Если перед выполнением команды Вставка → Диаграмма не был указан диапазон с данными, то в поле Диапазон следует его указать. Здесь же при необходимости можно отредактировать указанный ранее диапазон данных. На рис. 3.6 для построения диаграммы выбран диапазон ячеек с A3 по Аб, который расположен на рабочем листе Лист1.
   С помощью переключателя Ряды в выбирается требуемый вариант построения рядов данных: по строкам или по столбцам выделенного диапазона.
   На вкладке Ряд можно добавлять ряды данных в диаграмму и удалять их из нее. Для добавления ряда нужно нажать кнопку Добавить и в расположенном справа поле Значения указать диапазон данных, которые будут использованы при построении диаграммы. Чтобы удалить ряд из списка, следует вьщелить его название и нажать кнопку Удалить. При этом необходимо соблюдать осторожность, так как программа не выдает запроса на подтверждение операции удаления.
   Нажатием кнопки Далее осуществляется переход к третьему этапу построения диаграммы (рис. 3.7).

   Рис. 3.7. Третий этап построения диаграммы

   Появившееся окно состоит из следующих вкладок: Заголовки (открывается по умолчанию), Оси, Линии сетки, Легенда, Подписи данных и Таблица данных. Рассмотрим содержимое каждой из них.

   Примечание
   Количество вкладок в окне, изображенном на рис. 3.7, зависит от выбранного типа диаграммы. Мы рассматриваем ситуацию, когда данное окно содержит максимальное количество вкладок.

   На вкладке Заголовки в соответствующих полях с клавиатуры вводятся названия диаграммы и ее осей. Набранные значения сразу отображаются в расположенной справа области просмотра (см. рис. 3.7). Поля данной вкладки не являются обязательными для заполнения.
   На вкладке Оси настраивается присутствие на диаграмме осей (горизонтальной и вертикальной). Если отображение какой-то оси отключено, то на диаграмме будет отсутствовать сама ось и расположенные на ней значения. Для включения отображения осей должны быть установлены флажки ось X (категорий) и ось Y (значений). По умолчанию они установлены.
   Для настройки линий сетки диаграммы предназначена вкладка Линии сетки. Здесь для каждой оси путем установки соответствующих флажков можно включить отображение основных и промежуточных линий. У диаграммы, которая показана на рис. 3.7, на вкладке Линии сетки для вертикальной оси включен показ основных линий (в области настроек Ось Y (значений) установлен флажок основные линии).
   На вкладке Легенда можно управлять отображением легенды диаграммы. Легендой называется список рядов диаграммы с указанием цвета каждого ряда. На рис. 3.7 легенда диаграммы расположена справа, она содержит цвет ряда и надпись Ряд1. Чтобы включить отображение легенды, нужно на вкладке Легенда установить флажок Добавить легенду (он установлен по умолчанию). При этом становится доступным переключатель Размещение, с помощью которого указывается расположение легенды по отношению к диаграмме: внизу, в правом верхнем углу, вверху, справа (этот вариант используется по умолчанию, он показан на рис. 3.7) и слева.
   На вкладке Подписи данных осуществляется настройка подписей диаграммы. Например, при установке флажка значения на диаграмме будут показаны исходные данные, на основании которых она построена. Если установить флажок имена рядов, то над каждым рядом данных будет отображаться его название (названия рядов отображаются в соответствии со списком рядов, который был сформирован на втором шаге построения диаграммы на вкладке Ряд).
   Если на вкладке Таблица данных установить одноименный флажок, то сразу под диаграммой будет отображена таблица с исходными данными, на основании которых построена диаграмма.
   При нажатии кнопки Далее выполняется переход к четвертому, заключительному этапу построения диаграммы (рис. 3.8).

   Рис. 3.8. Заключительный этап построения диаграммы

   На данном шаге определяется место расположения диаграммы. Если переключатель установлен в положение отдельном, то после нажатия кнопки Готово для диаграммы будет автоматически сформирован отдельный рабочий лист. По умолчанию этому листу будет присвоено имя Диаграмма 1, однако при необходимости его можно изменить.
   Завершается процесс построения диаграммы нажатием кнопки Готово. Пример диаграммы типа Гистограмма показан на рис. 3.9.

   Рис. 3.9. Пример диаграммы типа Гистограмма

   Если же переключатель установлен в положение имеющемся, то в расположенном справа раскрывающемся списке следует выбрать рабочий лист из имеющихся в текущей книге, на который будет помещена диаграмма.
   На рис. 3.10 показан пример диаграммы Голубая круговая (этот тип был выбран на первом шаге построения на вкладке Нестандартные), которая была построена на основании тех же данных, что и диаграмма, изображенная на рис. 3.9.

   Рис. 3.10. Пример диаграммы Голубая круговая

   Подобным образом можно выполнять построение самых разнообразных диаграмм, в зависимости от потребностей пользователя.
   Чтобы быстро перейти к данным, на основе которых была построена диаграмма, нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Исходные данные. В результате откроется окно мастера диаграмм на втором шаге (см. рис. 3.6), в поле Диапазон которого будут указаны границы диапазона с исходными данными. Кроме того, после выполнения данной команды на рабочем листе будет выделен диапазон с исходными значениями.
   При необходимости можно в любой момент изменить месторасположение диаграммы. Для этого нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Размещение. При этом появится диалоговое окно, приведенное на рис. 3.8, в котором можно указать новый порядок размещения диаграммы.
   Для удаления диаграммы с рабочего листа нужно выделить ее щелчком кнопкой мыши и нажать клавишу Delete. Если необходимо удалить диаграмму, расположенную на отдельном листе, то следует щелкнуть на ярлыке листа диаграммы правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос о подтверждении операции удаления.

Вставка, редактирование и удаление примечаний

В программе реализована возможность добавления к любой ячейке необходимого текстового комментария – примечания. Смысл данной операции заключается в том, что примечание может отображаться как постоянно, так и только при подведении указателя мыши к соответствующей ячейке. Управлять отображением примечаний можно в окне Параметры на вкладке Вид с помощью переключателя Примечания (см. рис. 2.13).
Пример примечания к ячейке показан на рис. 3.11.

   Рис. 3.11. Примечание к ячейке

   Чтобы добавить к ячейке примечание, нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Добавить примечание. Можно также установить курсор в ячейку и воспользоваться командой главного меню Вставка → Примечание. В результате откроется окошко примечания, в котором по умолчанию будет отображаться имя пользователя (на рис. 3.11 – Lesha). Текст примечания может быть абсолютно произвольным, он набирается с клавиатуры. Для завершения ввода примечания достаточно щелкнуть кнопкой мыши на любом месте рабочего листа.
   Созданное ранее примечание в любой момент можно отредактировать. Для этого следует щелкнуть правой кнопкой мыши на ячейке с примечанием и выбрать в контекстном меню команду Изменить примечание. В результате откроется окошко примечания (см. рис. 3.11), в котором можно внести требуемые изменения. По окончании редактирования нужно щелкнуть на любом месте листа, чтобы окошко примечания исчезло.
   Для удаления примечания нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на соответствующей ячейке и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Удалить примечание. При этом следует соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительного запроса о подтверждении операции удаления.

   Внимание!
   Команды Изменить примечание и Удалить примечание присутствуют в контекстном меню только тех ячеек, у которых имеются примечания.

   При необходимости можно быстро выделить все ячейки текущего рабочего листа, у которых имеются примечания, – для этого следует нажать сочетание клавиш Ctrl+Shift+O. Чтобы удалить примечания из всех ячеек листа, нужно выделить их с помощью комбинации Ctrl+Shift+O, затем щелкнуть правой кнопкой мыши на любой из этих ячеек и выбрать в контекстном меню пункт Удалить примечание.

Использование автофигур

Иногда в процессе работы возникает необходимость добавления в документ графических объектов, предназначенных для выделения определенного фрагмента рабочего листа, создания схемы или выноски, указания на что-либо стрелкой и т. д. Для облегчения этой работы в программе реализована возможность использования автофигур. Ее суть заключается в том, что пользователь выбирает из предложенного перечня требуемую фигуру и затем указателем мыши обозначает границы, в пределах которых она должна размещаться.
Получить доступ к имеющимся в Excel автофигурам можно с помощью панели инструментов Рисование. Чтобы включить ее отображение, нужно выполнить команду Вид → Панели инструментов → Рисование. По умолчанию данная панель располагается в нижней части окна программы (рис. 3.12).

Рис. 3.12. Панель инструментов Рисование

Для работы с автофигурами на панели инструментов Рисование предназначена кнопка Автофигуры. При ее нажатии открывается меню, изображенное на рис. 3.13.

   Рис. 3.13. Меню выбора автофигур

   Данное меню предоставляет доступ к имеющимся в программе автофигурам. Все автофигуры объединены в тематические группы-подменю: Линии, Основные фигуры (это подменю открыто на рис. 3.13), Звезды и ленты и т. д.
   Чтобы вставить в документ автофигуру, нужно выбрать ее в соответствующем подменю, затем подвести указатель мыши к тому месту рабочего листа, куда должна быть вставлена автофигура, и щелкнуть кнопкой мыши. При необходимости можно растянуть автофигуру до любых необходимых пользователю размеров. Для этого после выбора автофигуры следует нажать кнопку мыши и, удерживая ее, переместить указатель в требуемом направлении.
   На рис. 3.14 показано несколько популярных автофигур (для примера взято по одному объекту из разных групп).

   Рис. 3.14. Примеры автофигур

   При необходимости с помощью инструментов панели Рисование автофигуру можно дополнительно оформить (например, раскрасить объект и его контур разными цветами, изменить толщину и тип линии). На рис. 3.15 показаны автофигуры с разными типами линий.
   В любой документ можно вставлять любое количество автофигур произвольного размера в зависимости от потребностей пользователя.

Рис. 3.15. Применение к автофигурам разных типов линий

Настройка и использование формы для ввода данных

   При работе с болыпими объемами информации может возникать необходимость заполнения самых разных таблиц значительных размеров. Для быстрого заполнения больших таблиц рекомендуется использовать форму ввода данных, которую пользователь настраивает самостоятельно в зависимости от текущей задачи.
   Предположим, что нам нужно заполнить таблицу, состоящую из трех столбцов, которые называются Прибыль, Убытки и Налоги. Эта таблица расположена начиная с ячейки А1.
   Сначала следует набрать названия столбцов таблицы. В нашем случае в ячейку А1 введем значение Прибыль, в ячейку В1 – Убытки, в ячейку С1 – Налоги. Затем необходимо вьщелить эти ячейки и выполнить команду Данные → Форма – в результате появится сообщение, показанное на рис. 3.16.

Рис. 3.16. Сообщение об использовании выделенных данных для формы ввода

В данном окне нужно нажать кнопку ОК. При этом откроется форма ввода данных (рис. 3.17).

   Рис. 3.17. Форма ввода данных

   На рисунке видно, что поля, расположенные в левой части данного окна, называются в соответствии с именами столбцов заполняемой таблицы.
   Порядок работы по вводу данных следующий: в поля Прибыль, Убытки и Налоги вводятся необходимые значения, после чего нажимается кнопка Добавить. В результате первая строка таблицы будет заполнена, а поля очищены для ввода данных следующей строки и т. д.
   Если необходимо вернуться к значению, внесенному в таблицу ранее, следует воспользоваться кнопкой Назад. Для перехода к следующим значениям предназначена кнопка Далее. После того как в таблицу введены все необходимые данные, следует нажать кнопку Закрыть.
   Подобным образом можно заполнять любые таблицы, объем которых ограничен только размерами рабочего листа.

Рисование таблиц

Как известно, рабочий лист Excel представляет собой таблицу, состоящую из ячеек, каждая из которых расположена на пересечении строки и столбца. Однако в большинстве случаев требуется оформить визуальное представление конкретной таблицы (либо нескольких таблиц) на рабочем листе. В частности, нужно присвоить строкам и столбцам понятные названия, кратко отражающие их суть, определить границы таблицы и т. д. Для создания таких таблиц в программе реализован специальный механизм, для доступа к которому предназначена панель инструментов Граница (рис. 3.18).

   Рис. 3.18. Панель Граница

   В первую очередь следует определиться с тем, границы чего нужно нарисовать. Например, общую границу таблицы можно сделать толстой, а сетку таблицы – обычной. Чтобы создать общую границу, нужно нажать кнопку, расположенную слева на панели инструментов, и в открывшемся меню (оно показано на рис. 3.18) выбрать пункт Граница рисунка. Затем при нажатой кнопке мыши следует указателем (который примет форму карандаша) очертить границу таблицы. Чтобы каждая ячейка была отделена одна от другой границей, нужно в меню первой кнопки панели Граница (см. рис. 3.18) выбрать пункт Сетка по границе рисунка, после чего также очертить требуемый диапазон.
   Вид и толщина линии границы выбирается в раскрывающемся списке. Здесь можно найти следующие виды линий: пунктирную, штрихпунктирную, двойную и т. д.
   На рис. 3.19 показан пример таблицы, для оформления которой использовались три вида линий: толстая, двойная и штрихпунктирная.

   Рис. 3.19. Нарисованная таблица

   Каждой линии границы при необходимости можно назначить свой цвет. Для выбора цвета следует нажать расположенную справа на панели инструментов кнопку Цвет линии (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши) и в открывшемся меню щелчком выбрать подходящий цвет. При этом образец выбранного цвета отобразится на данной кнопке.
   Следует отметить, что границы таблицы не удаляются по обычным правилам, то есть с помощью клавиши Delete. Чтобы удалить границу, нужно на панели инструментов Граница нажать кнопку Стереть границу, после чего выполнить те же действий, что и при рисовании границы (то есть при нажатой кнопке мыши нужно указать линии, которые должны быть стерты). Для удаления линии в пределах одной ячейки достаточно подвести к этой линии указатель, который после нажатия кнопки Стереть границу примет форму ластика, и щелкнуть кнопкой мыши.

Расчет промежуточных итогов

   При работе с таблицами нередко возникает необходимость подведения промежуточных итогов (например, в таблице с данными за год целесообразно рассчитать поквартальные промежуточные результаты). Это можно сделать, например, используя штатный механизм формул. Однако такой вариант может оказаться достаточно громоздким и не совсем удобным, ведь для этого нужно выполнить целый ряд действий: вставить в таблицу новые строки (столбцы), написать необходимые формулы и т. д. Поэтому для расчета промежуточных итогов целесообразно воспользоваться специально предназначенным механизмом, который реализован в Excel.

   Внимание!
   Чтобы расчет промежуточных итогов с помощью данного механизма был возможен, необходимо соблюдение следующих условий: первая строка таблицы должна содержать названия столбцов, а остальные строки – однотипные данные. Кроме того, в таблице не должно быть пустых строк и столбцов.

   В первую очередь нужно выделить таблицу, с которой предстоит работать. Затем следует перейти в режим настройки расчета промежуточных итогов – для этого предназначена команда главного меню Данные → Итоги. При ее выполнении открывается диалоговое окно Промежуточные итоги (рис. 3.20).

   Рис. 3.20. Настройка расчета промежуточных итогов

   В данном окне определяются значения перечисленных ниже параметров.
   • При каждом изменении в – из данного раскрывающегося списка (в него включены названия всех столбцов таблицы) нужно выбрать название столбца таблицы, на основании данных которого будет делаться вывод о необходимости добавления строки промежуточных итогов. Чтобы было понятно, каким образом обрабатывается значение данного поля, рассмотрим пример. Допустим, что нужный столбец называется Наименование товара, первые три позиции в нем занимает товар Брюки, следующие четыре – Туфли и еще две – Майки (все однотипные позиции различаются только по цене). Если в окне настройки расчета в поле При каждом изменении в выбрать значение Наименование товара, то в таблицу будут добавлены строки с итоговыми данными отдельно по всем брюкам, туфлям и майкам.
   • Операция – здесь из раскрывающегося списка выбирается тип операции, которая должна быть применена для расчета промежуточных итогов. Например, можно рассчитать сумму, произведение, вывести среднее арифметическое, найти минимальное или максимальное значение и др.
   • Добавить итоги по – в данном поле путем установки соответствующих флажков следует определить столбцы таблицы, по которым должны быть рассчитаны промежуточные итоги. Например, если в нашем примере в состав таблицы помимо столбца Наименование товара входят еще колонки Количество и Цена, то целесообразно установить только флажки Количество и Цена (названия данных флажков аналогичны именам столбцов таблицы), поскольку расчет промежуточных (да и общих) итогов по столбцу Наименование товара не имеет смысла.
   • Заменить текущие итоги – данный флажок следует установить в случае необходимости замены имеющихся промежуточных итогов новыми. По умолчанию данный флажок установлен.
   • Конец страницы между группами – при установке этого флажка после каждой строки промежуточных итогов будет автоматически вставляться разрыв страницы. По умолчанию данный флажок снят.
   • Итоги под данными – если этот флажок установлен, то итоговые строки будут располагаться под соответствующими группами позиций, а если снят – то над ними. По умолчанию данный флажок установлен!
   • Убрать все – при нажатии данной кнопки из таблицы будут удалены все имеющиеся строки с промежуточными итогами с одновременным закрытием окна Промежуточные итоги.
   Нажатием кнопки ОК завершается процесс настройки расчета промежуточных итогов. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без выполнения расчета.

Создание фигурного текста с помощью Word Art

В процессе работы у пользователя может возникать желание (а иногда и необходимость) дополнительного оформления документа. Для улучшения наглядности и эстетичности представления информации в программе Excel реализована возможность вставки на рабочий лист текстовых объектов, которые созданы с применением специальных встроенных эффектов. Объекты такого типа имеют общее название WordArt.
Для работы с этими объектами предназначена панель инструментов WordArt (рис. 3.21), вызываемая на экран с помощью команды Вид → Панели инструментов → WordArt.

Рис. 3.21. Панель инструментов WordArt

Для вставки в документ текстового объекта WordArt следует на данной панели инструментов нажать кнопку Добавить объект WordArt (она первая слева). При этом откроется диалоговое окно Коллекция WordArt (рис. 3.22).

Рис. 3.22. Окно Коллекция WordArt

В данном окне содержатся образцы имеющихся в программе фигурных текстов. Основное отличие этих образцов друг от друга заключается в стиле начертания и цветовом оформлении. Для выбора подходящего образца нужно щелкнуть на нем кнопкой мыши (при этом выбранный стиль будет выделен рамкой) и нажать кнопку ОК. В результате откроется окно, которое показано на рис. 3.23.

   Рис. 3.23. Настройка надписи WordArt

   В данном окне можно изменить параметры надписи, которые предлагаются программой по умолчанию. Из раскрывающегося списка Шрифт выбирается требуемый шрифт. По умолчанию для большинства надписей установлен шрифт Arial, но могут предлагаться и другие гарнитуры (например, Impact или Times New Roman). Поле Размер позволяет задать требуемый размер шрифта (по умолчанию в нем установлено значение 36).
   С помощью кнопок Ж и К можно включить полужирный и курсивный стили отображения соответственно. Для некоторых образцов надписи эти кнопки могут быть активны по умолчанию.
   Все изменения параметров надписи сразу же соответствующим образом отображаются в области Текст. В этой же области из буфера обмена или с клавиатуры вводится произвольный текст надписи.
   После выполнения всех описанных действий следует нажать в данном окне кнопку ОК. На рис. 3.24 показано несколько примеров объектов WordArt.

   Рис. 3.24. Образцы фигурного текста

   Созданный фигурный текст при необходимости можно переместить в любое место рабочего листа. Для этого нужно подвести к нему указатель и, когда он примет вид крестика со стрелками, нажать кнопку мыши и перетащить текст в требуемое место, после чего отпустить кнопку мыши.
   Можно также изменять размеры объектов WordArt (например, растягивать или сжимать их в любом направлении). Для этого нужно щелкнуть на фигурном тексте, в результате чего вокруг него появятся маркеры (рис. 3.25). Каждый из белых маркеров можно потянуть в любом направлении, в результате чего текст соответствующим образом изменится.
   Кроме того, есть возможность повернуть текст по часовой стрелке или против нее. Для этого предназначен зеленый маркер, расположенный вверху по центру надписи. Чтобы повернуть текст, следует подвести указатель мьпии к этому маркеру, нажать кнопку мьпии и изменить положение текста в требуемом направлении (в процессе поворота пунктиром будет обозначено положение надписи в настоящий момент).

Рис. 3.25. Маркеры объекта WordArt

   Рис. 3.26. Примеры видоизмененного текста

   На рис. 3.26 слева вверху показан исходный вариант надписи, а все остальные образцы – это его видоизмененные копии. При необходимости в любой момент можно изменить текст объекта WordArt. Для этого нужно навести на него указатель мыши и, когда он примет вид крестика со стрелками, щелкнуть правой кнопкой мыши. После этого в открывшемся контекстном меню следует выбрать команду Изменить текст. При этом появится окно Изменение текста WordArt (см. рис. 3.23), в котором следует отредактировать текст (можно также изменить шрифт, размер и другие параметры) и нажать кнопку ОК.
   Для удаления фигурного текста нужно его выделить (чтобы появились маркеры) и нажать клавишу Delete.
   С помощью пункта контекстного меню Формат объекта WordArt выполняется переход в режим форматирования фигурного текста. При этом открывается диалоговое окно Формат объекта WordArt (рис. 3.27), в котором выполняются необходимые действия.

   Рис. 3.27. Окно форматирования объекта WordArt

   В данном окне на вкладке Цвета и линии из раскрывающегося списка цвет можно выбрать цвет фигурного текста. Параметр прозрачность позволяет установить требуемую степень прозрачности надписи (ее можно определить с помощью ползунка, ввести с клавиатуры или с помощью кнопок счетчика).
   На вкладке Размер (ее содержимое показано на рис. 3.27) можно изменить размеры фигурного текста и масштаб его отображения. Поле поворот позволяет указать, на сколько градусов следует повернуть объект WordArt. Эти действия аналогичны тем, которые мы рассмотрели выше (см. рис. 3.26). Если на данной вкладке установить флажок сохранить пропорции, то высота и ширина надписи будут изменяться синхронно.
   Вкладка Защита содержит только один параметр – флажок Защищаемый объект. Если он установлен, то при включенной защите рабочего листа (переход в режим настройки защиты листа осуществляется с помощью команды Сервис → Защита → Защитить лист) она будет распространяться и на фигурный текст. Если же защита листа отключена, то параметр Защищаемый объект не действует.
   Если на вкладке Свойства окна Формат объекта WordArt установлен флажок Выводить объект на печать, то при распечатке рабочего листа фигурный текст выведется на печать. Если же данный флажок снят, то при печати листа фигурный текст будет игнорироваться.
   Кратко рассмотрим назначение остальных кнопок панели инструментов WordArt.
   Кнопку Коллекция WordArt удобно использовать для замены одного фигурного текста другим. При ее нажатии открывается окно Коллекция WordArt (см. рис. 3.22), в котором щелчком нужно выбрать требуемый образец и нажать кнопку ОК – в результате объект WordArt соответствующим образом изменится. Не стоит забывать, что предварительно следует выделить на рабочем листе фигурный текст, который должен быть заменен.
   Для перехода в режим форматирования фигурного текста предназначена кнопка Формат объекта WordArt. При ее нажатии открывается диалоговое окно Формат объекта WordArt (см. рис. 3.27), в котором выполняются необходимые действия (описание основных параметров данного окна приведено выше).
   С помощью кнопки Форма WordArt можно всячески видоизменять форму фигурного текста. При ее нажатии появляется меню, позволяющее выбрать подходящий стиль оформления надписи. При подведении указателя мыши к каждой позиции меню отображается соответствующая всплывающая подсказка. Для выбора стиля достаточно щелкнуть на нем (при последующем открытии меню указанный стиль будет выделен). На рис. 3.28 показан пример начертания текста при установленном стиле Волна 1.

   Рис. 3.28. Изменение формы фигурного текста

   При нажатии кнопки Выровнять буквы WordArt по высоте все символы фигурного текста станут одинаковыми по высоте. На рис. 3.29 показана та же надпись, что и на рис. 3.28, но после нажатия данной кнопки.
   При повторном нажатии кнопки Выровнять буквы WordArt по высоте фигурный текст примет прежний вид.
   Если нажать кнопку Вертикальный текст WordArt, то фигурный текст разместится вертикально таким образом, что будет читаться сверху вниз. На рис. 3.30 показана та же надпись, что и на рис. 3.28, но после нажатия данной кнопки.

Рис. 3.29. Выравнивание букв по высоте

   Рис. 3.30. Вертикальное представление фигурного текста

   Чтобы придать фигурному тексту прежний вид, нужно повторно нажать кнопку Вертикальный текст WordArt.
   При нажатии кнопки Выравнивание WordArt открывается меню, в котором можно выбрать способ выравнивания фигурного текста:
   • Выровнять по левому краю;
   • Выровнять по центру;
   • Выровнять по правому краю;
   • Выровнять по обоим краям;
   • Выровнять за счет интервалов;
   • Выровнять за счет ширины.
   С помощью кнопки Межзнаковый интервал WordArt можно установить требуемый интервал между символами фигурного текста. При нажатии данной кнопки открывается меню, содержащее следующие пункты: Очень узкий, Узкий, Обычный (данный режим включен по умолчанию), Широкий, Очень широкий и Настраиваемый. Для установки требуемого режима достаточно активизировать соответствующий пункт (немного иначе включается режим Настраиваемый, об этом рассказано ниже). На рис. 3.31 показана та же надпись, что и на рис. 3.28, но после выбора режима Узкий.

   Рис. 3.31. Фигурный текст с узким межзнаковым интервалом

   Если же в меню кнопки Межзнаковый интервал WordArt выбран пункт Настраиваемый, то в расположенном справа поле нужно с клавиатуры ввести необходимое значение. Как отмечалось выше, по умолчанию установлен режим Обычный, при котором межзнаковый интервал равен 100 %.
   На основании изложенного выше материала можно сделать вывод, что в программе Excel заложены практически неограниченные возможности для использования фигурного текста при оформлении документов.

Защита рабочего листа

В Excel предусмотрено включение защиты рабочего листа от несанкционированного и неквалифицированного редактирования. Данную возможность удобно использовать, например, когда к одному компьютеру имеют доступ несколько пользователей.
Для перехода в режим настройки защиты рабочего листа следует выполнить команду Сервис → Защита → Защитить лист. При этом открывается диалоговое окно Защита листа (рис. 3.32).

   Рис. 3.32. Окно настройки защиты рабочего листа

   В первую очередь в данном окне следует обратить внимание на то, чтобы был установлен флажок Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек. Если он снят, то становится недоступной кнопка ОК, с помощью которой включается режим защиты.
   В поле Пароль для отключения защиты листа можно набрать пароль для снятия устанавливаемой защиты. Пароль вводится дважды: сначала в данном поле, а затем в окне Подтверждение пароля, которое появляется после нажатия кнопки ОК. Такой порядок установлен для предотвращения возможных ошибок при вводе пароля. Следует отметить, что окно повторного ввода пароля открывается только в том случае, если в поле Пароль для отключения защиты с листа введено какое-либо значение.

   Внимание!
   При вводе пароля следует учитывать, что его восстановление в случае утери невозможно. Поэтому рекомендуется сохранить пароль в надежном месте, иначе существует вероятность того, что доступ к данным защищенного рабочего листа будет закрыт.

   В области Разрешить всем пользователям этого листа путем установки соответствующих флажков определяются действия, которые разрешено выполнять на защищенном рабочем листе. Например, можно запретить любые операции, кроме вставки столбцов и строк, их удаления, использования автофильтра и т. д. По умолчанию в данном поле установлены флажки выделение заблокированных ячеек и выделение незаблокированных ячеек – это означает, что выполнение любых других действий на защищенном рабочем листе будет невозможно.
   Чтобы снять защиту рабочего листа, нужно выполнить команду Сервис → Защита → Снять защиту листа (эта команда отображается для защищенных рабочих листов вместо пункта Защитить лист). При выполнении данной команды открывается окно, приведенное на рис. 3.33.

   Рис. 3.33. Ввод пароля для снятия защиты листа

   В поле Пароль данного окна следует набрать пароль, который был установлен при включении защиты рабочего листа, и после этого нажать кнопку ОК. При вводе пароля не стоит забывать, что программа различает регистр символов (прописные или строчные).
   Если пароль введен неправильно, программа выдает соответствующее сообщение.
   Если при включении защиты пароль не вводился, то для снятия защиты с рабочего листа достаточно просто выполнить команду Сервис → Защита → Снять защиту листа.

Защита рабочей книги

В программе реализована возможность защиты не только листов, но и рабочей книги. Для перехода в режим установки и настройки защиты книги Excel предназначена команда Сервис → Защита → Защитить книгу. При этом открывается диалоговое окно Защита книги (рис. 3.34).

   Рис. 3.34. Окно настройки защиты рабочей книги

   В данном окне имеются флажки структуру и окна. Если установлен флажок структуру, то будет включена защита структуры рабочей книги. В данном режиме невозможно внесение изменений в структуру книги: добавление и удаление рабочих листов, их переименование и т. д. При установленном флажке окна будет запрещено выполнение любых действий с окнами рабочей книги (сворачивание, закрытие, перемещение и т. д.).
   В поле Пароль (не обязателен) можно ввести пароль для снятия защиты рабочей книги. Заполнять данное поле не обязательно. Если же пароль необходимо ввести, то это нужно сделать дважды: сначала в поле Пароль (не обязателен), а затем в окне Подтверждение пароля, которое появляется после нажатия кнопки ОК.
   Для снятия защиты рабочей книги нужно выполнить команду Сервис → Защита → Снять защиту книги (эта команда отображается для защищенных книг вместо пункта Защитить книгу). При этом открывается окно Снять защиту книги, в котором нужно набрать пароль для снятия защиты и нажать кнопку ОК. Если при включении защиты пароль не вводился, то для снятия защиты рабочей книги достаточно просто выполнить команду Сервис → Защита → Снять защиту книги.

Сортировка табличных данных

При работе с табличными данными нередко возникает необходимость отсортировать их в порядке возрастания или убывания по определенному признаку. Чтобы избавить пользователя от необходимости делать это вручную, в программе реализована возможность автоматической сортировки данных в соответствии с заданными настройками.
Перед тем как приступить к сортировке, нужно выделить диапазон (таблицу), данные которого необходимо отсортировать. Затем для перехода в режим настройки сортировки следует выполнить команду Данные → Сортировка. В результате откроется диалоговое окно Сортировка диапазона (рис. 3.35).

   Рис. 3.35. Настройка сортировки данных

   Из раскрывающегося списка Сортировать по выбирается название столбца таблицы, данные которого будут использованы в качестве первого уровня сортировки. В поле Затем по аналогичным образом указывается второй уровень сортировки, а в поле В последнюю очередь по – третий, последний уровень. Например, если требуется отсортировать список сотрудников, то в качестве первого уровня сортировки можно указать фамилию, в качестве второго – имя, а третьего – отчество. Однако необязательно включать все уровни сортировки – можно настроить только один или два из них. В этом случае в незадействованных полях нужно указать значение не сортировать.
   Справа от каждого из перечисленных полей расположен переключатель, с помощью которого устанавливается необходимое направление сортировки. Возможен выбор одного из двух вариантов: по возрастанию или по убыванию. Направление сортировки можно указывать отдельно для каждого уровня независимо от всех остальных.
   В нижней части рассматриваемого окна расположен переключатель Идентифицировать поля по. Если он установлен в положение подписям (первая строка диапазона), то при сортировке данных первая строка таблицы будет игнорироваться. Это полезно в случаях, когда в первой строке диапазона содержатся не данные, а названия столбцов. Если же строки с именами столбцов в таблице нет, а сразу идут данные, то этот переключатель нужно установить в положение обозначениям столбцов листа.
   С помощью кнопки Параметры выполняется переход в режим настройки дополнительных параметров сортировки. При ее нажатии открывается окно, представленное на рис. 3.36.

   Рис. 3.36. Параметры сортировки

   Из раскрывающегося списка Сортировка по первому ключу можно выбрать нестандартный порядок сортировки. Такая сортировка может учитывать, например, названия дней недели или месяцев.
   При установленном флажке Учитывать регистр в процессе сортировки будет учитываться регистр символов (прописные или строчные).
   Если необходимо отсортировать строки по значениям одного или нескольких столбцов таблицы, нужно установить переключатель Сортировать в положение строки диапазона. Если же нужно отсортировать столбцы по значениям одной или нескольких строк таблицы, то данный переключатель следует установить в положение столбцы диапазона.
   Запуск процесса сортировки в соответствии с установленными параметрами осуществляется нажатием в окне Сортировка диапазона кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена выполняется выход из данного режима без сохранения внесенных изменений.
   В процессе сортировки все пустые ячейки помещаются в конец диапазона (таблицы).

Настройка и использование автозамены

Механизм автозамены позволяет избежать случайных ошибок, возникающих при вводе данных (текстовых, в формате даты и др.). Его смысл заключается в том, что ошибочно введенные данные будут автоматически исправлены сразу после нажатия клавиши Пробел или Enter.
Для перехода в режим настройки автозамены следует выполнить команду Сервис → Параметры автозамены. При этом открывается диалоговое окно Автозамена (рис. 3.37).

   Рис. 3.37. Окно параметров автозамены

   Большинство параметров данного окна настраиваются на вкладке Автозамена. Их мы и рассмотрим в первую очередь.
   В верхней части вкладки расположен флажок Показать кнопки возможностей автозамены. Если он установлен, то возле введенных данных, которые подверглись автозамене, при подведении указателя мыши будет отображаться маленький синий прямоугольник, который при наведении на него указателя принимает вид кнопки.
   При нажатии данной кнопки открывается меню, с помощью команд которого можно отменить последнюю автозамену или вообще отключить ее применение в подобных случаях.
   Если установлен флажок Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова, то при вводе слов с двумя прописными буквами в начале вторая из них будет автоматически преобразована в строчную.
   В случае установки флажка Делать первые буквы предложений прописными следующее после каждой поставленной точки слово будет автоматически начинаться с прописной буквы.
   При установленном флажке Названия дней с прописной буквы первая буква в названиях дней недели будет автоматически преобразовываться в прописную.
   Установка флажка Устранять последствия случайного нажатия cAPS LOCK используется для автоматического исправления ошибок, связанных со случайным включением на клавиатуре режима Caps Lock. Например, если введено слово рОССИЯ, оно автоматически будет преобразовано в Россия.
   Excel предусматривает формирование пользовательского списка возможных ошибок и вариантов их устранения. Например, если в процессе работы пользователю приходится часто набирать слово «искусство» и он ошибается, вводя «искуство», то можно включить в список автозамены ошибочное написание этого слова и вариант его исправления. Подобные настройки задаются в нижней части вкладки, и в первую очередь для этого нужно установить флажок Заменять при вводе (при снятом флажке механизм автоматической замены в соответствии с пользовательским списком будет отключен).

   Примечание
   По умолчанию пользовательский список уже содержит значительное количество возможных ошибок и вариантов их исправления, но при необходимости в него можно добавлять новые данные и удалять введенные ранее.

   Чтобы добавить в список автозамены новую позицию, нужно в поле заменять ввести слово или иное значение (число, дату и др.) в том виде, который является ошибочным и должен быть автоматически исправлен после ввода, а в поле на – вариант исправления этого значения. Например, в поле заменять можно набрать слово искуство, а в поле на – искусство. Для добавления введенной позиции в список следует нажать кнопку Добавить.
   Для удаления из списка ненужной позиции следует выделить ее и нажать кнопку Удалить. При этом необходимо соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительного запроса о подтверждении операции удаления.
   Однако, как известно, все предусмотреть невозможно. В процессе работы могут возникать ситуации, когда, например, не нужно исправлять две прописные буквы в начале слова или делать первые буквы предложений прописными. Для таких случаев механизм автозамены предусматривает ведение списка исключений. Для перехода в режим работы с этим списком следует на вкладке Автозамена нажать кнопку Исключения. В результате откроется окно, изображенное на рис. 3.38.

   Рис. 3.38. Список исключений при автозамене

   В данном окне на вкладке Первая буква формируется список исключений при исправлении первой буквы слова на прописную в начале предложения (то есть после точки). Чтобы добавить в список новую позицию, необходимо в поле Не заменять прописной буквой после ввести слово или его фрагмент (после слова или фрагмента обязательно нужно поставить точку) и нажать кнопку Добавить. Наиболее известные исключения подобного рода – т. д., водит., доп., повыш., нач., обл. и др. Для удаления позиции из списка нужно выделить ее и нажать кнопку Удалить.
   На вкладке ДВе ПРописные аналогичным образом осуществляется ведение списка исключений при исправлении двух прописных букв в начале слова. В поле Не заменять вводится текст исключения, после чего для его добавления в список следует нажать кнопку Добавить. Ненужные позиции удаляются с помощью кнопки Удалить.
   На вкладке Автоформат при вводе диалогового окна Автозамена находится флажок Заменять при вводе адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками. Если он установлен, то при вводе в документ интернет-адресов или сетевых путей они будут автоматически преобразовываться в гиперссылки.

Настройка доступа к рабочей книге

   В программе реализована возможность разграничения прав пользователей на доступ к рабочим книгам Excel. Для каждой книги можно отдельно настроить параметры доступа. Разграничение прав доступа пользователей к информации позволяет решить следующие задачи:
   • обеспечение неприкосновенности конфиденциальной информации;
   • защита данных от несанкционированного и неквалифицированного доступа и, как следствие, сохранение их целостности;
   • предотвращение возможных потерь важной информации (возникающих, как правило, в результате ошибочно выполненных операций удаления и корректировки данных);
   • упрощение контроля деятельности сотрудников (например, в случае обнаружения ошибок легче будет определить виновного, что позволит избежать конфликтных ситуаций).
   Для перехода в режим настройки прав доступа пользователей к рабочей книге следует выполнить команду Сервис → Доступ к книге. При этом откроется диалоговое окно Управление доступом к файлу (рис. 3.39).

   Рис. 3.39. Параметры доступа к рабочей книге

   На вкладке Правка данного окна в области Файл открыт следующими пользователями отображается список пользователей, работающих в данный момент с книгой. При этом указывается имя каждого пользователя, а также дата и время открытия рабочей книги.
   В верхней части вкладки находится флажок Разрешить совместный доступ. Если он установлен, то текущая рабочая книга становится как бы общей, то есть в нее могут вносить изменения одновременно несколько пользователей (участников локальной сети) с последующим объединением всех выполненных правок. Только при установке данного флажка становятся доступными параметры, расположенные на вкладке Подробнее (ее содержимое показано на рис. 3.39).
   В программе реализована возможность автоматического ведения журнала изменений, внесенных в рабочую книгу. Для этого нужно установить переключатель Регистрация изменений в положение хранить журнал изменений в течение и в расположенном справа поле указать количество дней, в течение которых будет храниться журнал. Если же этот переключатель установлен в положение не хранить журнал изменений, то журнал изменений вестись не будет.
   Возможно, у вас возник вопрос: с какой целью ведется журнал изменений рабочей книги? Дело в том, что это позволяет через определенные промежутки времени просматривать все изменения текущей книги (то есть изучать историю изменений). Кроме того, с помощью журнала можно объединять в одной рабочей книге все изменения из разных ее копий.
   В случае необходимости можно задать такие настройки, при которых будут периодически отображаться изменения, внесенные и сохраненные другими пользователями (использование данной возможности имеет смысл только при одновременной работе с книгой нескольких пользователей). Для этого нужно установить переключатель Обновлять изменения в положение каждые и в расположенном справа поле ввести интервал времени (в минутах), через который должно происходить автоматическое обновление изменений. Если переключатель установлен в положение каждые, то становятся доступными еще два значения: сохранить мои изменения и просмотреть чужие и только просмотреть чужие изменения. В первом случае через указанный выше интервал времени в рабочей книге будут отражены изменения, выполненные другими пользователями, с одновременным сохранением правок, сделанных данным пользователем. Во втором случае будет доступен только просмотр изменений, выполненных другими пользователями, без сохранения правок, внесенных данным пользователем.
   Если же переключатель Обновлять изменения установлен в положение при сохранении файла, то все изменения, сделанные другими пользователями, будут отражены в рабочей книге только после ее сохранения.
   В процессе работы в многопользовательском режиме могут возникать ситуации, когда изменения, сделанные данным пользователем, противоречат правкам, внесенным другими пользователями. Для настройки разрешения подобных конфликтных ситуаций предназначен переключатель Для противоречивых изменений. Если он установлен в положение запрашивать, чьи изменения имеют преимущество, то при возникновении конфликтной ситуации на экране появится запрос о том, чьи изменения имеют преимущество. Если же этот переключатель установлен в положение ранее сохраненные имеют преимущество, то в конфликтной ситуации запрос не выводится, а преимущество отдается изменениям, которые были сделаны ранее текущим пользователем.
   Если установлен флажок параметры печати, то настройки печати будут автоматически записаны вместе с копией общей книги, которая сохраняется данным пользователем. Под параметрами печати в данном случае понимаются настройки, выполненные в режимах предварительного просмотра (перейти него можно с помощью команды Файл → Предварительный просмотр) и параметров страницы (Файл → Параметры страницы), а также иные настройки (поля печати, разрывы страниц и т. д.).
   При установке флажка фильтры вместе с копией общей книги, которая сохраняется данным пользователем, будут автоматически записаны настройки фильтрации, для перехода к которым предназначены команды подменю Данные → Фильтр.

4. Использование справочной системы

   Справочная система – неотъемлемая часть любого программного продукта, в том числе программы Excel. Она предназначена для получения оперативной помощи и подсказок, которые могут понадобиться пользователю в процессе эксплуатации программы при возникновении затруднительных ситуаций. Несмотря на то что справочная система представляет собой мощное средство для получения необходимой информации, практика показывает, что многие пользователи не умеют рационально ее использовать, а некоторые из них даже и не подозревают о существовании справки. Умение пользоваться справкой позволяет успешно эксплуатировать программу даже начинающим пользователям, поэтому в данном разделе мы подробно рассмотрим порядок работы со справочной системой Excel.
   Вызвать окно с необходимой справочной информацией можно разными способами, один из самых популярных – нажатие клавиши F1. Кроме того, для вызова справки можно воспользоваться также командой главного меню Справка → Справка: Microsoft Excel. Достаточно удобная возможность получения справочной информации реализована в диалоговых окнах программы – там для получения справки сначала нужно щелкнуть левой кнопкой мыши на значке? который расположен в правом верхнем углу окна рядом с крестиком, предназначенным для его закрытия, а затем – щелкнуть на интересующем элементе окна. Аналогичным образом можно использовать команду главного меню Справка → Что это такое? (она вызывается также нажатием сочетания клавиш Shift+Fl) – при ее выполнении рядом с указателем мыши появится знак вопроса. Для получения справочной информации достаточно подвести указатель к требуемому месту интерфейса и щелкнуть кнопкой мыши.
   Начинающим пользователям Excel на первых этапах работы с программой для получения справки будет очень полезен встроенный в программу помощник. Это забавный анимированный персонаж, дающий подсказки по выполняемым пользователем действиям.

Настройка помощника

Чтобы перейти в режим настройки помощника, нужно выполнить команду Справка → Показать помощника, затем щелкнуть правой кнопкой мыши на появившемся изображении помощника и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Параметры. В результате откроется диалоговое окно Помощник (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Настройка параметров справочной системы

   Рис. 4.2. Помощник Скрепыш

   На вкладке Коллекция данного окна можно выбрать встроенного системного помощника. На рис. 4.2 показан помощник, который называется Скрепыш (он используется в программе по умолчанию).
   Просмотреть всех имеющихся в программе анимированных персонажей можно с помощью кнопки Далее – после каждого ее нажатия будет демонстрироваться новый помощник. Для выбора понравившегося помощника следует нажать кнопку ОК.
   На вкладке Параметры настраиваются прочие параметры использования помощника. Все настройки, расположенные на данной вкладке, становятся доступными для редактирования только при установленном флажке Использовать помощника.
   Если установлен флажок вызывать при нажатии клавиши F1, то при каждом нажатии клавиши F1 будет вызываться помощник. Если же данный флажок снят, то при нажатии F1 на экране будет отображаться окно справки (его описание приведено ниже, в соответствующем подразделе).
   При установленном флажке отображать справку для мастеров справочная информация по использованию мастеров программы (например, мастера диаграмм) будет вызываться через помощника.
   Если установить флажок отображать сообщения помощника, то при отображении на экране помощника рядом будет показываться выноска с его сообщением. Текст сообщения зависит от текущего режима работы.
   Для удобства работы рекомендуется установить флажок не закрывать данные. При этом окно помощника располагается таким образом, чтобы не закрывать собой активные элементы на экране (например, диалоговые окна). Если в течение 5 минут пользователь не обращался к помощнику, то его окно автоматически уменьшается.
   С помощью установки флажка подбирать разделы справки включается режим, при котором после вызова помощника будут автоматически подобраны подходящие разделы, исходя из текущих действий пользователя. Однако бывают ситуации, когда вывод тех или иных разделов справочной информации без предварительного запроса не требуется – в таком случае нужно снять данный флажок.
   При установленном флажке звуковое сопровождение включается режим звукового оформления работы помощника. Использование данного флажка имеет смысл только при наличии соответствующих устройств (колонок или наушников).
   В области Отображать советы содержатся параметры, позволяющие управлять отображением различных полезных советов, имеющихся в справочной системе:
   • об использовании возможностей программы – при установке данного флажка на экран будут автоматически выводиться полезные советы по использованию малоизвестных возможностей программы, а также по более широкому применению имеющихся возможностей;
   • об операциях с мышью – если установлен этот флажок, то будут выводиться полезные советы по использованию мыши для более быстрого выполнения определенных задач;
   • о сочетаниях клавиш – этот флажок следует установить, если необходим автоматический вывод полезных советов по использованию сочетаний клавиш;
   • отображать только важные советы – при установке этого флажка будут отображаться только наиболее важные советы (к ним относятся, например, советы, позволяющие экономить рабочее время);
   • отображать полезный совет при запуске – если данный флажок установлен, то при каждом запуске программы будет автоматически открываться окно полезных советов.
   Если нажать кнопку Очистить журнал, то станет возможным повторный вывод полезных советов, которые уже отображались ранее.
   Чтобы все изменения, заданные в окне настройки параметров помощника, вступили в силу, нужно нажать кнопку ОК. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из режима настройки без сохранения внесенных изменений.

Окно справки

В данном подразделе мы познакомимся с основным окном справочной системы – Справка Microsoft Excel (рис. 4.3).

   Рис. 4.3. Окно справочной системы

   Данное окно состоит из двух областей: слева отображается перечень разделов справки, а справа – содержимое выбранного раздела. При необходимости левую область можно убрать из интерфейса – для этого предназначена кнопка Скрыть, расположенная на панели инструментов окна. Для возврата скрытой области на свое место следует нажать кнопку Показать (она появится вместо кнопки Скрыть сразу после удаления панели). Аналогичным образом можно управлять отображением левой области с помощью команды Скрыть/Показывать вкладки, которая находится в меню кнопки Параметры.

   Примечание
   Названия кнопок панели инструментов отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.

   Левая область окна справки состоит из трех вкладок: Содержание, Мастер ответов и Указатель. Рассмотрим порядок работы на каждой из них.
//-- Содержание --//
   На вкладке Содержание представлен перечень всех разделов справки. Каждый раздел, помеченный символом закрытой книги, включает в себя перечень ссылок на страницы справки, соответствующие названию раздела. Чтобы открыть раздел, необходимо щелкнуть на нем левой кнопкой мыши – в результате значок раздела примет вид раскрытой книги и отобразятся входящие в него ссылки. Например, на рис. 4.3 открыт раздел Приступая к работе.
   Чтобы в правой области окна отобразилась требуемая информация, нужно щелкнуть на соответствующей ссылке открытого раздела. На рис. 4.3 показана страница, открываемая с помощью ссьшки Новые ключевые возможности Microsoft Excel, которая выделена в левой области окна справки.
   Содержимое текущей страницы справки можно вывести на печать с помощью команды Печать, которая находится в меню кнопки Параметры.
//-- Мастер ответов --//
   С помощью механизма, реализованного на вкладке Мастер ответов, пользователь может быстро найти ответы на вопросы, возникающие в процессе эксплуатации программы. Содержимое вкладки Мастер ответов показано на рис. 4.4.

   Рис. 4.4. Вкладка Мастер ответов

   Поиск требуемой информации на вкладке Мастер ответов осуществляется следующим образом. В поле Выберите действие следует с клавиатуры ввести вопрос, который возник у пользователя в процессе выполнения тех или иных операций. Примеры таких вопросов: Создание формулы, Как ввести функцию, Как отформатировать ячейку, Добавление рабочего листа в книгу, Как настроить программу и т. д., в зависимости от текущей ситуации. На рис. 4.4 введен вопрос Создание формулы. После ввода вопроса нужно нажать кнопку Найти – в результате в нижней части вкладки в поле Выберите раздел отобразится перечень разделов справки, в которых может содержаться необходимая пользователю информация. Содержимое выбранного раздела отображается в правой области окна (например, на рис. 4.4 показано содержимое раздела Создание формулы).
   Если в предложенном перечне разделов требуемую информацию найти не удалось, то рекомендуется попробовать изменить текст вопроса и провести повторный поиск.
//-- Указатель --//
   Вкладка Указатель предназначена для быстрого поиска требуемых страниц справки с помощью встроенного указателя. Содержимое данной вкладки показано на рис. 4.5.

   Рис. 4.5. Вкладка Указатель

   Текст для поиска (название страницы, термин и т. д.) вводится с клавиатуры в поле Введите ключевые слова. По мере ввода текста в расположенном ниже поле Или выберите ключевые слова курсор будет автоматически устанавливаться на той позиции списка, которая больше всего соответствует набираемому тексту (по алфавитному принципу). После ввода текста следует нажать клавишу Enter или кнопку Найти – в результате в нижней части вкладки в поле Выберите раздел отобразится перечень разделов, в которых может содержаться необходимая пользователю информация. Для просмотра содержимого того или иного раздела нужно выделить его в списке.
   Чтобы удалить информацию из поля Введите ключевые слова, нужно нажать кнопку Очистить, которая расположена под этим полем.

5. Некоторые секреты Excel, или Полезные сочетания клавиш

В программе Excel реализована возможность использования большого количества сочетаний клавиш. Выполнять действия, используя клавиатурные сокращения, быстрее и удобнее, чем с помощью мыши. Кроме того, знание комбинаций клавиш может быть особенно полезным, например, если мышь вышла из строя. В этом разделе мы рассмотрим наиболее популярные и полезные сочетания клавиш. Для удобства восприятия они объединены в тематические подразделы в зависимости от функционального назначения.

Ввод и форматирование данных

   Для завершения ввода данных в ячейку следует нажать клавишу Enter. Нажатие Enter в ячейке с набранной гиперссылкой приведет к активизации этой гиперссьшки (подчеркиванию и вьщелению ее синим цветом). Для перехода на новую строку в рамках одной ячейки нужно воспользоваться сочетанием клавиш Alt+ Enter. С помощью сочетания Ctrl+Enter можно быстро заполнить выделенный диапазон значением, содержащимся в активной ячейке.
   Если после ввода данных необходимо перейти к ячейке, расположенной справа, нужно нажать клавишу Tab. При нажатии сочетания Shift+Tab будет выделена ячейка, расположенная слева. С помощью клавиши Esc можно отменить ввод данных в ячейку.
   Чтобы перейти к первой ячейке текущей строки, следует нажать клавишу Home.
   Для быстрого ввода в ячейку текущего времени, которое соответствует системному времени компьютера, нужно нажать сочетание клавиш Ctrl+Shift+: (последний символ – двоеточие при английской раскладке). Для ввода в ячейку текущей даты удобно использовать сочетание клавиш Ctrl+; (последний символ – точка с запятой при английской раскладке).
   Чтобы в текущей ячейке отобразился раскрывающийся список значений, нужно нажать сочетание клавиш Alt+↓.
   С помощью сочетания клавиш Alt+= в текущую ячейку можно вставить формулу автосуммы с функцией СУММ.
   Для быстрого копирования в текущую ячейку содержимого ячейки, расположенной над ней, можно применить сочетание клавиш Ctrl+Shift+».
   Нажатием сочетания клавиш Ctrl+Shift+ Enter осуществляется ввод формулы как формулы массива.
   Для быстрого вызова окна мастера функций (см. рис. 2.9) удобно использовать сочетание клавиш Shift+F3.
   Чтобы быстро удалить весь текст до конца текущей строки внутри ячейки, нужно нажать сочетание клавиш Ctrl+Delete.
   С помощью сочетания клавиш Shift+F2 можно перейти в режим создания нового либо редактирования имеющегося примечания текущей ячейки.
   Для применения к активной ячейке или выделенному диапазону процентного формата удобно использовать сочетание клавиш Ctrl+Shift+%. Быстро применить числовой формат с двумя знаками после запятой можно с помощью комбинации клавиш Ctrl+Shift+!.
   Чтобы включить полужирный, курсивный и подчеркнутый стиль начертания, следует использовать сочетания клавиш Ctrl+B, Ctrl+I и Ctrl+U соответственно.
   Для зачеркивания введенных в ячейку данных можно использовать сочетание клавиш Ctrl+5. Повторное нажатие этой комбинации отменяет сделанное ранее зачеркивание.
   Используя сочетание клавиш Ctrl+9, можно скрыть выделенные строки, а нажав сочетание Ctrl+0, можно скрыть выделенные столбцы.

   Внимание!
   В последних трех приведенных сочетаниях клавиш цифры не должны набираться на дополнительном цифровом блоке клавиатуры.

   При нажатии сочетания клавиш Ctrl+C содержимое текущей ячейки (или выделенного диапазона) копируется в буфер обмена. Для вставки из буфера имеющейся в нем информации следует использовать сочетание Ctrl+V. С помощью комбинации Ctrl+X можно удалить данные из активной ячейки (выделенного диапазона) и поместить их в буфер обмена.

Выделение ячеек и диапазонов

   Для выделения на рабочем листе диапазонов ячеек удобно использовать специально предназначенный для этого режим. Он предусматривает два варианта выделения диапазонов: первый включается и выключается нажатием клавиши F8, а второй – сочетанием клавиш Shift+F8.
   После нажатия клавиши F8 следует с помощью клавиш управления курсором выделить необходимый диапазон. При этом никакие клавиши больше нажимать не требуется. Для выхода из режима выделения нужно повторно нажать клавишу F8.
   С помощью сочетания клавиш Shift+F8 можно добавить к уже выделенному диапазону еще один или несколько диапазонов. Для этого после выделения первого диапазона нужно нажать это сочетание клавиш и затем выделить с помощью мыши необходимое количество диапазонов. Для выхода из данного режима следует снова нажать Shift+F8.
   Быстро выделить диапазон от выделенной ячейки до начала текущей строки можно, используя сочетание клавиш Shift+Home, а от положения курсора до начала листа – с помощью комбинации Ctrl+Shift+Home.
   Используя сочетание клавиш Ctrl+Shift+End, можно выделить диапазон от активной ячейки до последней ячейки с данными.
   Чтобы выделить полностью текущую строку или столбец, следует воспользоваться сочетаниями клавиш Shift+Пробел и Ctrl+Пробел соответственно. Для выделения рабочего листа целиком можно нажать сочетание Ctrl + А.
   С помощью сочетания клавиш Ctrl+Shift+O можно выделить все ячейки, содержащие примечания.
   Сочетания клавиш Shift+Page Down и Shift+Page Up позволяют быстро расширить выделенный диапазон ячеек на один экран вниз или вверх соответственно.

Работа с книгами и листами

   Одно из наиболее популярных сочетаний клавиш – Ctrl+Р. Многие пользователи знают, что при его нажатии появляется окно параметров печати текущего документа. Однако мало кто догадывается, что это окно можно также вызвать с помощью сочетания клавиш Ctrl+Shift+F12.
   Чтобы вставить в рабочую книгу Excel новый лист, можно использовать одно из следующих сочетаний клавиш: Shift+Fll или Alt+Shift+Fl. Добавленный лист вставляется перед текущим. Для перехода по существующим листам удобно использовать сочетания клавиш Ctrl+Page Down и Ctrl+Page Up (переход на следующий и предыдущий лист книги соответственно).
   С помощью сочетания клавиш Alt+G+V можно перейти в режим перемещения либо копирования текущего рабочего листа (см. рис. 2.15). Для удаления текущего рабочего листа можно воспользоваться сочетанием клавиш Alt+G+K.
   Сочетание клавиш Alt+Page Down позволяет перейти на один экран вправо, a Alt+Page Up – на один экран влево.
   Если окно программы разделено на несколько областей (для разделения окна на области следует воспользоваться командой главного меню Окно → Разделить), то для перехода в следующую область можно использовать клавишу F6, а для перехода в предыдущую – Shift+F6.
   Для быстрого поиска активной ячейки (то есть для прокрутки листа до вьщеленной ячейки) можно применить сочетание клавиш Ctrl+Backspace.
   При нажатии клавиши F5 или сочетания клавиш Ctrl+G появляется окно Переход (оно также вызывается командой Правка → Перейти).
   Для открытия окна поиска можно воспользоваться сочетанием клавиш Shift+F5 или Ctrl+F (нажатие любой из этих комбинаций аналогично выполнению команды Правка → Найти).
   Для быстрого перехода между незащищенными ячейками на защищенном рабочем листе рекомендуется использовать клавишу Tab.
   Чтобы в выделенном диапазоне перейти из верхней ячейки в следующую ниже, достаточно нажать клавишу Enter. Для перехода из нижней ячейки в расположенную выше предназначено сочетание клавиш Shift+Enter. С помощью клавиши Tab можно перейти к ячейке справа, а нажатием сочетания клавиш Shift+Tab – к ячейке, расположенной слева.
   Для перехода по углам выделенного диапазона по часовой стрелке удобно применять сочетание клавиш Ctrl+. (последний символ – точка при английской раскладке).
   Если на рабочем листе имеется несколько выделенных диапазонов, то для перехода к следующему или предыдущему диапазону можно использовать сочетание клавиш Ctrl+Alt+→ или Ctrl+Alt+←.

Интерфейс программы

   Очень часто у пользователей возникает вопрос: можно ли перейти в главное меню программы без помощи мыши. Можно, причем сделать это очень просто. Для этого достаточно нажать клавишу Alt или F10, а затем воспользоваться клавишами управления курсором для перемещения по пунктам и командам меню. Клавишу Alt или F10 можно использовать и для закрытия открытого меню.
   Для перехода по панелям инструментов также можно применять сочетания клавиш. Сначала следует перейти в главное меню программы, после чего с помощью сочетания клавиш Ctrl+Tab переключиться на панель инструментов. Нажав Ctrl+Shift+Tab, можно перейти к предыдущей панели. Для перехода по кнопкам активной панели предназначены клавиши Tab и Shift+Tab (переход к следующей и предыдущей кнопке панели инструментов соответственно).
   С помощью клавиши Enter можно открыть активный пункт главного меню программы либо активизировать выделенную кнопку панели инструментов.
   Контекстное меню программы можно вызвать не только щелчком правой кнопкой мыши, но и с помощью сочетания клавиш Shift+F10.
   При нажатии комбинации Alt+Пробел появляется меню управления окном, которое вызывается также щелчком кнопкой мыши на значке в левом верхнем углу окна программы.
   Для управления отображением панели Стандартная можно использовать не только команду главного меню Вид → Панели инструментов → Стандартная, но и сочетание Ctrl+7 (при этом клавиша 7 должна быть нажата не на дополнительном цифровом блоке клавиатуры).
   Чтобы из любого пункта меню программы выбрать какую-либо команду, можно либо выделить ее и нажать клавишу Enter, либо просто набрать на клавиатуре букву, которая подчеркнута в названии данной команды (при этом меню должно быть открыто). Аналогичным образом можно открывать и сами пункты меню – для этого нужно активизировать главное меню и набрать на клавиатуре букву, которая подчеркнута в названии пункта меню.
   Для работы в диалоговых окнах программы также можно использовать «горячие» клавиши, что позволяет обходиться без мыши. Например, с помощью клавиши Tab можно перейти к следующему параметру или области настроек диалогового окна, а используя сочетание клавиш Shift+Tab – к предыдущему параметру (области настроек). Для перехода между параметрами можно также применять клавиши управления курсором, но следует отметить, что это возможно только в рамках области настроек (либо по элементам раскрывающегося списка).
   Для перехода к следующей вкладке окна можно использовать сочетание клавиш Ctrl+Tab или Ctrl+Page Down, а для доступа к предыдущей вкладке – Ctrl+Shift+Tab или Ctrl+Page Up.
   С помощью клавиши Пробел можно устанавливать либо снимать активные флажки.
   Для перехода к тому или иному элементу раскрывающегося списка достаточно набрать на клавиатуре первую букву его названия. Нажатием клавиши Enter можно выбрать активный элемент раскрывающегося списка.
   Для быстрого перехода к тому или иному параметру диалогового окна нужно нажать клавишу Alt одновременно с подчеркнутой буквой в названии параметра. Например, чтобы в окне, изображенном на рис. 2.13, быстро перейти к полю Цвет линий сетки, нужно нажать сочетание клавиш Alt+Ц, а к флажку ярлычки листов – Alt+Я. При этом следует учитывать, что при переходе таким способом к установленному флажку он будет одновременно снят, а при переходе к снятому флажку – установлен (при необходимости можно вернуть первоначальное состояние флажка нажатием клавиши Пробел). При переходе таким способом к переключателю он будет установлен.
   С помощью сочетания клавиш Alt+↓ можно открыть активный раскрывающийся список.
   При нажатии клавиши Enter выполняется действие, которое назначено в данном диалоговом окне по умолчанию (в большинстве случаев таким действием является нажатие кнопки ОК). С помощью клавиши Esc диалоговое окно закрывается без сохранения внесенных изменений.

6. Пример использования программы

Чтобы закрепить приведенный в предыдущих разделах материал, рассмотрим конкретный пример использования программы Excel. Последовательное его выполнение позволит научиться применять на практике наиболее популярные возможности и режимы работы Excel.

Постановка задачи

   Предположим, что нам нужно сформировать таблицу, в которой будет отражена выручка от реализации продукции за первый квартал года. В строках таблицы будет представлена информация о видах продукции, в столбцах – о периодах времени. По каждой товарной позиции нужно указать сумму налога, который составляет 5 % от выручки.
   Однотипные товарные позиции объединены в группы, и по каждой из них необходимо вывести промежуточные итоги.
   Итоговые данные о выручке и налоге необходимо вывести в конце таблицы.
   Для примера рассмотрим три группы товаров: Соки, Шоколад и Игрушки. В группу Соки включим товарные позиции Яблочный, Сливовый и Томатный, в группу Шоколад – Марс, Сникерс и Твикс, а в группу Игрушки – Конструктор, Кубики и Мяч. Эти позиции и будут расположены в строках таблицы. По столбцам будет показана выручка и налог за январь, февраль и март отдельно.
   В первую очередь нам нужно нарисовать саму таблицу. Об этом рассказывается в следующем подразделе.

Создание таблицы

Для реализации поставленной задачи нам понадобится таблица, в состав которой будут входить 9 строк и 8 столбцов. Чтобы нарисовать таблицу, необходимо включить отображение панели инструментов Граница – для этого следует воспользоваться командой Вид → Панели инструментов → Граница.
В первую очередь нарисуем шапку таблицы. Для этого из раскрывающегося списка панели Граница выберем обычную сплошную линию, включим режим Сетка по границе рисунка (для выбора этого режима нужно нажать первую справа кнопку панели и в открывшемся меню выбрать соответствующий пункт) и с помощью мыши очертим диапазон из двух строк и восьми столбцов так, как показано на рис. 6.1.

   Рис. 6.1. Первый этап создания таблицы

   Внимание!
   При изучении данного раздела обращайте внимание на расположение таблицы на рабочем листе. На рис. 6.1 специально показаны заголовки строк и столбцов (слева и вверху), с помощью которых определяется точное расположение каждой ячейки Excel. Дальнейшее описание примера и формулы будут основаны именно на таком позиционировании таблицы.

   Теперь отформатируем ячейки шапки таблицы и введем названия ее столбцов.
   Выделим ячейки В5 и B6, затем выполним команду главного меню Формат → Ячейки и в открывшемся окне Формат ячеек перейдем на вкладку Выравнивание. На этой вкладке из раскрывающегося списка по горизонтали выберем значение по центру, из списка по вертикали – значение по высоте, установим флажок объединение ячеек и нажмем кнопку ОК. После этого в объединенную ячейку введем с клавиатуры название столбца – Группа товаров. Результат выполненных действий показан на рис. 6.2.

Рис. 6.2. Создание заголовка столбца

Аналогичным образом объединим и отформатируем ячейки С5 и С6, после чего введем в объединенную ячейку заголовок столбца – Наименование товара. При необходимости можно расширить границы столбца, чтобы его название отображалось полностью.

   Рис. 6.3. Заполнение шапки таблицы

   После этого выделим ячейки D6, Еб, F6, G6, Нб и 16, выполним команду Формат → Ячейки и в открывшемся окне на вкладке Выравнивание из списка по горизонтали выберем значение по центру. Затем в ячейках D6, F6 и Нб введем заголовок столбца – Выручка, а в ячейках Еб, G6 и 16 – Налог. В настоящий момент шапка таблицы будет выглядеть так, как показано на рис. 6.3.
   Выделим ячейки D5 и Е5 и выполним команду Формат → Ячейки. В открывшемся окне на вкладке Выравнивание из раскрывающегося списка по горизонтали выберем значение по центру и установим флажок объединение ячеек. Затем в объединенной ячейке с клавиатуры введем значение Январь. Аналогичные операции выполним с ячейками F5 и G5, а также Н5 и 15: в первом случае в объединенную ячейку введем значение Февраль, а во втором – Март. На этом создание шапки таблицы можно считать завершенным (рис. 6.4).

Рис. 6.4. Готовая шапка таблицы

   Рис. 6.5. Таблица с исходными данными

   Продолжим создание таблицы. На панели инструментов Граница включим режим Сетка по границе рисунка и очертим диапазон оставшейся части таблицы на девять строк вниз. Затем в соответствующих ячейках с клавиатуры введем названия групп и наименования товаров, а также величину выручки от реализации по всем товарным позициям в каждом месяце. Для удобства восприятия информации можно оформить границы шапки таблицы толстой линией, выбрав ее из раскрывающегося списка панели Граница (предварительно следует выделить соответствующий диапазон и включить режим Сетка по границе рисунка). После выполнения всех перечисленных действий таблица примет вид, показанный на рис. 6.5.
   Теперь можно приступать к созданию формул и расчету промежуточных итогов.

Написание формул и расчет итогов

Как отмечалось выше, от выручки исчисляется налог в размере 5 %. Для автоматического расчета налога введем в ячейку Е7 формулу = D7/100*5. После нажатия клавиши Enter в ячейке Е7 отобразится рассчитанная сумма налога. Затем установим курсор в ячейку Е7, скопируем ее содержимое (формулу) в буфер обмена, выделим диапазон Е8:Е15 и нажмем клавишу Enter – в результате будет рассчитана сумма налога во всех выделенных ячейках. При этом формула будет скопирована корректно, с учетом координат ячеек (например, в ячейке Е8 она будет выглядеть так: =D8/100*5). Затем аналогичным образом вставим формулы в диапазоны G7:G15 и 17:115. Результат выполненных действий показан на рис. 6.6.

   Рис. 6.6. Расчет суммы налога по всем товарным позициям

   Таким образом, мы автоматически рассчитали сумму налога от выручки по каждой товарной позиции отдельно. Теперь при изменении выручки от реализации соответствующим образом будет пересчитана сумма налога по ней.
   Приступим к расчету промежуточных и общих итогов. Это позволит нам увидеть объем выручки и сумму налога по каждой группе товаров, а также общие выручку и налог в каждом месяце.
   Выделяем всю таблицу, выполняем команду Данные → Итоги и утвердительно отвечаем на появившийся запрос системы. В результате откроется окно настройки расчета промежуточных итогов (см. рис. 3.20), в котором устанавливаем указанные ниже параметры.
   • Из раскрывающегося списка При каждом изменении в выбираем значение Группа товаров.
   • Из списка Операция выбираем значение Сумма.
   • В области Добавить итоги по устанавливаем следующие флажки: Январь, Столбец Е, Февраль, Столбец G, Март, Столбец I.
   • В нижней части окна устанавливаем флажок Итоги под данными.
   После выполнения указанных действий и нажатия в данном окне кнопки ОК таблица примет вид, представленный на рис. 6.7.

Рис. 6.7. Расчет промежуточных и общих итогов

Как видно на рисунке, в таблицу автоматически добавились строки промежуточных и общих итогов. При этом некоторые введенные ранее формулы корректно изменились (ввиду того что в таблице появились новые строки). Нам осталось лишь дорисовать сетку таблицы для двух последних строк.

Создание фигурного заголовка таблицы

Предположим, что над таблицей нужно создать фигурный заголовок Выручка от реализации. Это не сложно сделать, используя объекты WordArt.

   Рис. 6.8. Выбор фигурной надписи

   В первую очередь необходимо включить отображение панели инструментов WordArt – для этого следует выполнить команду главного меню Вид → Панели инструментов → WordArt. Затем на этой панели следует нажать кнопку Добавить объект WordArt и в открывшемся окне выбрать подходящий образец (рис. 6.8).
   На рисунке в данном окне выбрана третья слева надпись в первом ряду. После нажатия кнопки ОК открывается окно настройки надписи. Оставляем без изменения параметры, предложенные по умолчанию, лишь вводим в поле Текст заголовок нашей таблицы – Выручка от реализации. Нажимаем кнопку ОК – созданная надпись отобразится на экране. Нам остается лишь перетащить ее с помощью мыши на специально оставленное место над таблицей (рис. 6.9).

Рис. 6.9. Фигурный заголовок таблицы

При необходимости можно изменить параметры фигурного текста. Для этого следует воспользоваться соответствующими командами контекстного меню (подробнее об этом рассказано в разд. 3).

Построение диаграммы на основе табличных данных

   Допустим, нам нужно наглядно увидеть динамику выручки от реализации в первом квартале года. Эту задачу лучше всего решить с помощью построения диаграммы.
   В нашей таблице выделяем три ячейки: D19, F19 и Н19 (они содержат итоговые суммы выручки в каждом месяце квартала). Затем выполняем команду Вставка → Диаграмма – в результате откроется окно мастера диаграмм (см. рис. 3.5). В этом окне устанавливаем указанные ниже параметры.
   • На первом этапе создания диаграммы выбираем стандартную круговую диаграмму.
   • Параметры, предложенные по умолчанию на втором шаге, оставляем без изменений (поле Диапазон на вкладке Диапазон данных будет заполнено автоматически, поскольку предварительно мы выделили ячейки с исходными данными).
   • На третьем этапе на вкладке Заголовки в соответствующем поле указываем название диаграммы – Динамика выручки от реализации. Параметры, предложенные по умолчанию на вкладке Легенда, оставляем без изменений. На вкладке Подписи данных устанавливаем флажки значения и доли.
   • На последнем шаге устанавливаем переключатель в положение отдельном, при котором диаграмма будет расположена на специально созданном листе. В расположенном справа поле вместо установленного по умолчанию значения Диаграмма 1 вводим название листа диаграммы (в принципе, можно оставить и значение, предложенное по умолчанию).
   После нажатия кнопки Готово откроется лист с диаграммой, которая изображена на рис. 6.10.

   Рис. 6.10. Круговая диаграмма, построенная на основе табличных данных

   На данной диаграмме показана выручка от реализации в денежном и процентном выражении в каждом месяце квартала.
   Для примера давайте рассмотрим еще одну диаграмму. Построим гистограмму, на которой будет наглядно представлена выручка от реализации по каждому виду продукции в первом месяце квартала. Для этого выполним перечисленный ниже порядок действий.
   1. Первым делом выделим три диапазона ячеек: C7:D9, C11:D13 hC15:D17 (рис. 6.11).

   Рис. 6.11. Выделение диапазонов ячеек

   2. Выполним команду главного меню Вставка → Диаграмма.
   3. В открывшемся окне мастера диаграмм на вкладке Стандартные выберем обычную гистограмму.
   4. На втором этапе построения диаграммы оставим предложенные по умолчанию значения параметров.
   5. На третьем шаге на вкладке Заголовки в поле Название диаграммы введем значение Выручка по видам товаров за январь, в поле Ось X (категорий) – Виды товаров, а в поле Ось Y (значений) – Размер выручки. На вкладке Подписи данных установим флажок значения. На всех остальных вкладках данного окна оставляем настройки, установленные по умолчанию.
   6. На последнем этапе зададим настройки, при которых диаграмма будет расположена на отдельном листе. Для этого установим переключатель в положение отдельном и в расположенном справа поле введем название листа диаграммы (это поле можно и не редактировать, а просто оставить значение, предложенное по умолчанию).
   После нажатия кнопки Готово на автоматически созданном рабочем листе будет построена гистограмма, которая представлена на рис. 6.12.

Рис. 6.12. Гистограмма, построенная на основе табличных данных

На рисунке видно, что по каждому виду продукции показана информация о выручке за первый месяц квартала, причем не только графически, но и с указанием конкретной суммы.

Добавление необходимых примечаний

Предположим, что некоторые табличные данные требуют отдельного комментария (например, для дополнительного пояснения тех или иных значений). Для решения этой задачи воспользуемся механизмом создания примечаний и добавим комментарии к ячейкам D7 и F14.

   Рис. 6.13. Отображение всех примечаний

   Выделим ячейку D7, выполним команду Вставка → Примечание (или выберем в контекстном меню пункт Добавить примечание) и в открывшемся окошке под именем пользователя с клавиатуры введем текст примечания: С учетом старых запасов (для завершения ввода примечания достаточно щелкнуть в любом месте рабочей области). Аналогичным образом к ячейке F14 добавим примечание Выручка рассчитана по отгрузке.
   По умолчанию в правом верхнем углу каждой ячейки с примечаниями появится маленький красный треугольник, а текст примечания можно будет увидеть только при наведении на ячейку указателя мыши. Однако в процессе работы могут возникать ситуации, когда необходимо увидеть все созданные ранее примечания ко всем ячейкам. Для этого нужно выполнить команду Сервис → Параметры и в открывшемся окне на вкладке Вид (см. рис. 2.13) установить переключатель Примечания в положение примечание и индикатор, после чего нажать кнопку ОК. В результате выполненных действий отобразятся все созданные примечания (рис. 6.13).
   Чтобы убрать постоянное отображение примечаний и оставить только индикатор в правом верхнем углу ячеек, нужно в окне Параметры на вкладке Вид установить переключатель Примечания в положение только индикатор.

7. Тонкости и нештатные ситуации

   В процессе эксплуатации любого программного продукта, в том числе редактора электронных таблиц Excel, нередко возникают ситуации, описание которых ввиду их специфичности не приводится ни в пользовательской документации, ни в справочной системе. Поэтому в данном разделе в режиме «вопрос – ответ» рассказано, как оптимальным образом и с минимальными потерями выходить из некоторых таких ситуаций. При этом следует учитывать, что в любом случае полноценно описать все многообразие затруднительных положений, в которых может оказаться пользователь программы, практически невозможно.

   Как известно, для вывода на печать какой-нибудь области рабочего листа нужно выделить ее, а затем в диалоговом окне Печать установить режим выделенный диапазон. При этом, если необходимо распечатать несколько разных выделенных областей, приходится повторять данную операцию каждый раз. Можно ли автоматизировать этот процесс?
   Данная проблема решается достаточно просто. Для этого следует выделить все области, которые необходимо распечатать (несколько областей можно выделить, удерживая нажатой клавишу Ctrl), после чего в окне Печать, как обычно, установить режим выделенный диапазон. В результате каждая вьщеленная область будет распечатана на отдельной странице. Следует учитывать, что предложенный способ можно использовать только в том случае, когда все выделенные области расположены на одном рабочем листе.

   При предварительном просмотре документа перед выводом на печать выяснилось, что содержащиеся в нем данные выходят за пределы страницы, поэтому печатать документ в таком виде нельзя. Можно ли каким-то образом решить эту проблему, не изменяя размера ячеек?
   Возможно, в данном случае будет целесообразным изменение масштаба документа. Для этого нужно выполнить команду Файл → Параметры страницы и в открывшемся окне на вкладке Страница установить переключатель в положение разместить не более чем на 1 стр. в ширину и 1 стр. в высоту. При повторном вызове окна Параметры страницы можно определить, в каком масштабе будет распечатан документ – это значение отобразится в поле установить X % от натуральной величины.

   Можно ли сделать так, чтобы документ распечатывался вместе с сеткой?
   По умолчанию Excel не выводит на печать сетку рабочего листа. Однако при необходимости эту настройку можно изменить. Чтобы документ выводился на печать вместе с сеткой, необходимо в окне Параметры страницы (открывается с помощью команды Файл → Параметры страницы) на вкладке Лист установить флажок сетка.
   Здесь же находится еще несколько полезных параметров. В частности, при установке флажка заголовки строк и столбцов можно выводить на печать номера строк и названия столбцов. Из раскрывающегося списка примечания можно выбрать требуемый режим вывода на печать имеющихся на рабочем листе примечаний (возможные значения – нет, В конце листа и Как на листе). В поле ошибки ячеек как указывается наиболее приемлемый способ печати находящихся в ячейках ошибок.

   Можно ли каким-либо образом изменять цвет ярлыков рабочих листов, и если да, то как это сделать?
   Для изменения цвета ярлыка рабочего листа нужно щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Цвет ярлычка. В результате откроется окно Выбор цвета ярлычка, в котором необходимо выделить квадратик с нужным цветом и нажать кнопку ОК.

   Можно ли отключить отображение в рабочей области заголовков строк и столбцов?
   Для этого необходимо выполнить команду Сервис → Параметры и в открывшемся окне на вкладке Вид снять флажок заголовки строк и столбцов.

   Каким образом можно установить произвольный размер листа, например Х столбцов на Y строк?
   Наиболее приемлемый вариант – просто скрыть все лишние строки и столбцы с помощью команд Формат → Строка → Скрыть и Формат → Столбец → Скрыть соответственно.

   Можно ли увеличить количество строк и столбцов, находящихся на рабочем листе?
   В настоящее время невозможно увеличить количество строк и столбцов рабочего листа, поскольку оно жестко зафиксировано разработчиком – корпорацией Microsoft.

   Никак не удается ввести текст, который начинается с двух прописных букв. В чем может быть причина и как решить данную проблему?
   Причина заключается в настройках автозамены. Решение данной проблемы такое: нужно выполнить команду Сервис → Параметры автозамены и в открывшемся окне на вкладке Автозамена снять флажок Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова. Здесь же можно отредактировать и другие параметры автозамены.

   Что представляет собой организатор картинок Microsoft, который можно использовать в Excel?
   Организатор картинок – это совместно используемая программа, которая доступна также и в других приложениях Microsoft Office. Она включает в себя средства поиска и вставки изображений, а также аудио– и видеофайлов. Кроме того, данную программу можно применять для просмотра графических файлов. С помощью организатора можно через Интернет получить доступ к коллекции картинок корпорации Microsoft.
   Для перехода в режим работы с организатором картинок предназначена команда Вставка → Рисунок → Картинки.

   Можно ли каким-нибудь способом оптимизировать запуск Excel?
   Для оптимизации запуска программы существует несколько способов. Например, чтобы отключить отображение заставки, которая требует определенных ресурсов компьютера при загрузке Excel, необходимо выполнить следующее: щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлыке Excel на Рабочем столе (либо на соответствующем пункте меню Пуск) и в появившемся контекстном меню выбрать пункт Свойства. В открывшемся окне нужно перейти на вкладку Ярлык и в поле Объект в конце строки добавить пробел и символы /Е (не вместо имеющегося значения, а именно в конце строки!). После нажатия в данном окне кнопки ОК программа Excel будет запускаться без экранной заставки, что несколько ускорит процесс загрузки.
   На этой же вкладке в поле Быстрый вызов можно задать сочетание клавиш, с помощью которого будет осуществляться запуск Excel.

   Как сделать так, чтобы при открытии меню все команды отображались сразу, а не с задержкой?
   Чтобы решить данный вопрос, нужно изменить настройки отображения меню. Для этого следует выполнить команду Вид → Панели инструментов → Настройка и в открывшемся диалоговом окне на вкладке Параметры установить флажок Всегда показывать полные меню. Теперь при открытии меню будут отображаться сразу все входящие в его состав пункты.

   Существует ли возможность изменения предложенного по умолчанию размера шрифта ярлыков рабочих листов?
   Такая возможность существует, но соответствующие настройки задаются не в Excel, а в разделе Экран окна Панель управления. Для перехода в режим настройки размера шрифта, используемого для ярлыков рабочих листов, нужно выполнить команду Пуск → Панель управления → Экран, в открывшемся окне перейти на вкладку Оформление и нажать кнопку Дополнительно – в результате появится окно Дополнительное оформление. Из раскрывающегося списка Элемент следует выбрать значение Полоса прокрутки и установить требуемую величину шрифта в поле Размер. При этом необходимо учитывать, что внесенные изменения коснутся и других элементов интерфейса (в частности, соответствующим образом изменятся полосы прокрутки в окнах приложений).

   Можно ли изменить цвет и шрифт комментариев к ячейкам, которые используются в программе по умолчанию?
   Данная возможность имеется, и она также находится за пределами программы Excel. В диалоговом окне Свойства: Экран (открываемом с помощью команды Пуск → Панель управления → Экран) нужно перейти на вкладку Оформление и нажать кнопку Дополнительно. При этом откроется окно Дополнительное оформление, из списка Элемент которого следует выбрать значение Всплывающая подсказка, после чего в открывшихся полях указать требуемый цвет и шрифт. Необходимо помнить, что заданные изменения отразятся не только в Excel, но и в системе Windows вообще (в частности, соответствующим образом изменится цвет и шрифт системных всплывающих подсказок).

   Можно ли изменить шрифт, используемый по умолчанию для новой книги?
   Для этого следует выполнить команду Сервис → Параметры и в открывшемся окне перейти на вкладку Общие. Здесь в поле Стандартный шрифт из раскрывающегося списка можно выбрать шрифт, а в поле Размер – указать размер выбранного шрифта. Оба этих параметра будут использованы по умолчанию при создании новой книги, листа либо при следующем запуске Excel.

   Можно ли, используя штатные средства программы, изменить количество рабочих листов в новой книге?
   Для решения данной задачи нужно выполнить команду Сервис → Параметры и в открывшемся окне на вкладке Общие в поле Листов в новой книге установить требуемое количество рабочих листов. При этом следует учитывать, что максимально возможное значение данного поля – 255.

   По ошибке были удалены некоторые элементы главного меню программы, и возвратить их никак не получается. С помощью перезапуска Excel проблему решить не удалось. Как выйти из данной ситуации?
   Для решения данной задачи нужно выполнить команду Сервис → Настройка (или Вид → Панели инструментов → Настройка), в открывшемся окне на вкладке Панели инструментов выделить позицию списка Строка меню листа и нажать кнопку Сброс. В результате главное меню примет вид, установленный по умолчанию.

   Можно ли изменить установленный по умолчанию тип диаграммы?
   Возможности программы предусматривают установку типа диаграммы, которая будет использоваться по умолчанию при создании новых диаграмм. Для этого нужно создать любую новую диаграмму или открыть лист с созданной ранее диаграммой, выделить ее и выполнить команду главного меню Диаграмма → Тип диаграммы (или выбрать в контекстном меню пункт Тип диаграммы). После этого в открывшемся окне следует выбрать требуемый тип диаграммы и нажать кнопку Сделать стандартной.
   Тип диаграммы, используемый по умолчанию, можно изменять в любое время по мере надобности.

   Как перетащить ячейку на другой рабочий лист?
   Обычным образом перетащить ячейку на другой рабочий лист не получится. Для решения данной задачи нужно при перетаскивании нажать клавишу Alt, после чего с помощью ярлычков выбрать требуемый лист.

   Можно ли при установленном формате с двумя знаками после запятой сделать так, чтобы нулевые значения не отображались?
   В процессе заполнения таблицы при установленном формате с двумя знаками после запятой в ячейках, значения которых равны нулю, появляется запись 0,00. Однако при решении ряда задач подобные значения недопустимы. Конечно, по окончании подготовки документа такие значения можно скорректировать вручную, однако это далеко не лучший вариант по целому ряду причин.
   Для решения данной проблемы целесообразнее будет убрать обнуление ячеек. Для этого необходимо выполнить команду Сервис → Параметры, в открывшемся окне перейти на вкладку Вид и снять флажок нулевые значения. После этого нулевое значение не появится в ячейке даже после ввода его вручную. Не стоит забывать, что данная настройка будет действительна только для активного рабочего листа.

   Можно ли в Excel вводить числа как текст?
   Да, такая возможность существует. В программе Microsoft Excel числа хранятся в виде числовых данных, даже если к содержащим их ячейкам был применен текстовый формат. Если такие данные, например коды товаров, необходимо интерпретировать как текст, то сначала желательно применить текстовый формат к пустым ячейкам (выполните команду Формат → Ячейки и в открывшемся окне на вкладке Число выберите формат Текстовый), а затем ввести числа.
   Если числа уже введены, назначьте ячейкам текстовый формат и, выделяя каждую ячейку, нажимайте клавишу F2, а затем – Enter, чтобы ввести данные заново.

   Сколько значащих цифр поддерживается в программе Excel?
   Независимо от количества отображаемых разрядов числа хранятся с точностью 15 разрядов. Если число имеет больше 15 значащих цифр, то разряды после 15-го преобразуются в нули.

   Как известно, при использовании в расчетах формул в ячейках отображается не сама формула, а результат ее вычисления. Однако при необходимости проверить правильность формул (особенно при работе с большими объемами информации) это неудобно, поскольку для проверки каждой формулы нужно устанавливать курсор в соответствующую ячейку. Можно ли сделать так, чтобы вместо результатов вычислений в ячейках отображались сами формулы? И если да, то как потом вернуться к первоначальному состоянию?
   Данная проблема решается штатными средствами программы Excel. Для этого нужно воспользоваться командой Сервис → Зависимости формул → Режим проверки формул, при выполнении которой происходит переход в режим отображения формул. Для возврата к первоначальному состоянию следует повторно выполнить данную команду.

   Можно ли выполнить одновременное форматирование нескольких рабочих листов?
   В Excel реализована возможность одновременного форматирования нескольких рабочих листов. Для этого перед форматированием нужно выделить требуемые листы. Чтобы выделить все листы текущей рабочей книги, следует щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке любого листа и выбрать в контекстном меню пункт Выделить все листы. Для выборочного выделения листов необходимо щелкать на соответствующих ярлычках, удерживая нажатой клавишу Ctrl или Shift. Выполненное форматирование будет применено сразу ко всем выделенным листам.

   Необходимо настроить автоматическое форматирование, которое зависит от вводимых данных (например, если значение в ячейке больше 100, то ее фон становится желтым). Можно ли это сделать штатными средствами программы?
   Такая возможность есть. Для подобных целей удобно использовать условное форматирование. Переход в данный режим работы выполняется с помощью команды Формат → Условное форматирование.

   Данные на рабочем листе книги Excel расположены в нескольких диапазонах, которые разделены между собой пустыми строками или столбцами. Можно ли быстро выделить один из этих диапазонов?
   Оптимальный в данном случае способ – это установить курсор в любую ячейку внутри диапазона и нажать сочетание клавиш Ctrl+* (звездочка – на цифровой клавиатуре). В результате будет полностью выделен диапазон с активной ячейкой.

   Как программа Excel определяет, какой числовой формат необходимо использовать?
   Как правило, числовой формат, применяемый к ячейке, определяется способом отображения числа в таблице. Если в ячейку, имеющую общий числовой формат, введено число, то могут быть применены различные числовые форматы. Например, если введено значение 15,77р., то в данном случае автоматически применяется денежный формат.
   Чтобы изменить числовой формат, выделите ячейки, содержащие числа, выполните команду Формат → Ячейки и в открывшемся окне на вкладке Число выберите необходимые категорию и формат.

   Как отобразить числовое представление даты или времени?
   Независимо от формата, используемого для представления даты или времени, в программе Excel все даты хранятся как целые числа, а время сохраняется в виде десятичной дроби. Чтобы показать дату в виде числа или время в виде дроби, вьщелите ячейки, содержащие дату или время, выполните команду Формат → Ячейки, в открывшемся окне перейдите на вкладку Число и в списке Числовые форматы выберите Общий.

   Каким образом в программе Excel обрабатываются даты и время – как текст или как числа?
   Значения даты и времени обрабатываются в программе Excel как числа. При этом представление даты и времени зависит от заданного для ячейки формата чисел. При вводе даты или времени в ячейку, имеющую общий формат, она приобретает встроенный формат даты или времени соответственно. По умолчанию значения даты и времени выравниваются по правому краю ячейки. Если автоматически распознать формат даты или времени не удается, введенные значения интерпретируются как текст, который по умолчанию выравнивается в ячейке по левому краю.

   Какие символы при работе в Excel могут быть интерпретированы как числа?
   В программе Microsoft Excel число может содержать только следующие знаки:
   0123456789 + – (),/$%.Ее
   Все знаки «плюс», стоящие перед числами, игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания знаков, состоящие из цифр и иных символов, распознаются в программе как текст.

   При открытии рабочей книги Excel выдает запрос об обновлении связей. Однако проверка всех имеющихся формул показала, что ни в одной из них связей нет. Как убрать это ошибочное сообщение?
   Вероятнее всего, это сообщение не является ошибкой. Дело в том, что связи могут существовать не только в формулах. Если данная рабочая книга содержит диаграмму, то нужно щелкнуть на каждой из последовательностей диаграммы и просмотреть формулы в области Ряд. Если формула ссылается на другую рабочую книгу, то это означает наличие связи. Для удаления этой связи нужно переместить исходные данные диаграммы в текущую рабочую книгу и создать диаграмму заново.
   Если рабочая книга включает в себя диалоговые листы Excel 5/95, то нужно выделить каждый из объектов диалогового окна, чтобы просмотреть связанную с ним формулу. Если объект ссылается на другую рабочую книгу, то эту ссылку можно удалить или отредактировать.
   При выполнении команды Вставка → Имя → Присвоить открывается диалоговое окно Присвоение имени, в котором нужно прокрутить имеющийся список, обращая при этом внимание на значение поля Формула.
   Нужно удалить те имена, которые ссыпаются на другую рабочую книгу или имеют неправильные ссылки (#ССЫЛКА!).

Заключение

Миллионы людей во всем мире так или иначе используют в своей деятельности редактор электронных таблиц Excel, и с полной уверенностью можно заявить, что данная программа в настоящее время является наиболее популярной и распространенной из подобных разработок. Широкие функциональные возможности Excel и в то же время очевидные простота и удобство эксплуатации стали причиной того, что эту программу одинаково успешно применяют и в офисах крупных фирм, и на домашних компьютерах. Сегодня никто не станет отрицать тот факт, что знание Excel во многом повышает значимость любого специалиста.
В результате изучения приведенных в книге сведений вы получили необходимый минимум знаний, который позволит приступить к полноценной эксплуатации программы Excel.

Д. А. Донцов Excel. Легкий старт