Текст книги "Как поддерживать дела в порядке. Принципы полноценной жизни без стресса"

Система GTD: ментальное основание

В последние годы я наблюдаю устойчивый интерес к концепции «эмоционального интеллекта». Здравый смысл трактуется в ней как способность управлять своими чувствами и имеет прямое отношение к личной эффективности и профессиональным результатам. Коммуникации, сотрудничество, командная работа и управляемые отношения становятся все более важными факторами профессиональной жизни, что делает чрезвычайно полезным фокусирование на эмоциональной компоненте.

Тем не менее я утверждаю, что имеется еще одно более чем приемлемое обоснование нашим теориям и лежит оно в области ментального интеллекта! Мы должны досконально владеть и управлять процессом мышления, постоянно оттачивая его уровень. Я никоим образом не отказываю людям в способности думать. Просто мы особо не утруждаем себя этим занятием и не используем свой потенциал с должной эффективностью. Причина тому – банальная лень. У нас нет желания привести в порядок свою электронную почту или записи телефонных звонков. Это сводит к нулю эффективность в целом. Таким же результатом награждается чрезмерно эмоциональное или, наоборот, индифферентное отношение к планируемому или выполняемому делу.

Мой опыт говорит, что нельзя недооценивать роль контроля мышления в таких ситуациях. Понятие «мышление» в его самом широком смысле означает процесс возникновения эмоций под воздействием мыслей, но не наоборот.

У вашего сознания нет собственного сознания

Люди в массе своей представляются мне существами более чем разумными. Анализируя мотивы их поступков, я, конечно, делаю различия между мышлением и сознанием, но не хочу забираться в глубины философии или психологии. Исходя из своего опыта, могу утверждать, что мышление – это закономерный результат соединения интеллекта с замыслами. То есть использование сознания и интуиции помогает различать понятия и принимать решения. Если вы когда-либо меняли свои решения, значит, вы можете преодолеть свою ограниченность и способны к творческому фокусированному мышлению.

Сознание – великий слуга, но ужасный учитель. Оно готово напомнить о проблеме именно в тот момент, когда вы уже ничего не в состоянии предпринять или изменить. А последующие пустые размышления о проблемах и их реальное решение, как известно, это совершенно разные вещи. Люди способны генерировать замечательные идеи, хотя в массе своей не задумываются об их истинной ценности. По крайней мере, зачастую дело не доходит до управления содержанием своих идей. Но если вы понимаете, как работает эта относительно реактивная и механическая часть наших мыслительных процессов, значит, в ваших руках ключ к победе в этой игре.

Мы не рождаемся с этими способностями

Конечно, никто из нас при рождении не запрограммирован на мысли: «Что у нас в активе на данный момент? Чего я хочу добиться? Каков план моих дальнейших действий? Кто всем этим будет заниматься?»

За всю свою жизнь я встретил лишь несколько человек, которые думали и действовали именно таким образом, считая это совершенно естественным. Но чаще люди, даже имея такие способности, не используют свой дар структурного мышления в важных аспектах личной жизни. Руководитель проекта в компании по разработке программного обеспечения может эффективно проводить серьезные совещания, знает, как без сбоев, по плану выпустить на рынок новый продукт. Но при этом он может быть совершенно беспомощен в применении тех же методов к своим отношениям с матерью или к личным финансам, хотя во всех этих случаях можно и нужно использовать одни и те же принципы.

Как-то один топ-менеджер, возглавлявший центр подготовки высшего руководства ведущей американской корпорации, ознакомился с моим материалом и был удивлен тем, что я «раскрыл эвристический механизм» успеха его компании, заложенный в ее внутренней культуре на ценностном уровне. При этом он совершенно не знал, как обучать этим корпоративным ценностям своих слушателей. Система GTD позволила и ему, и всем желающим понять и идентифицировать методы своих действий, а также довести их до уровня, когда они в качестве когерентной модели способны становиться логической частью любого процесса обучения.

Вопросы фокусирования вообще являются ключевыми для обеспечения продуктивности. Количество таких вопросов неуклонно растет, ведь действительность и наши задачи становятся все более неоднозначными. Чтобы запустить весь этот механизм и поддерживать его работу, мы должны позаботиться о собственном способе мышления и возможности продуктивной адаптации результатов наших раздумий к различным сферам жизни и деятельности.

Внимание к вниманию

Как сознание человека фокусируется на собственном внимании и способности им управлять? Ответ на этот вопрос в последнее время все больше занимает умы исследователей.

Удивительно, но столь пристальный интерес к феномену человеческого внимания не сделал его более востребованным с точки зрения научной организации труда. Развитие таких новых технологий, как электронная почта, мгновенный обмен сообщениями и сотовая связь, поставило во главу угла вопрос о потенциальных затратах из-за патологически повышенной отвлекаемости человека. Исследователи в ходе многочисленных экспериментов неоднократно пытались задокументировать снижение деловой активности до уровня потери фокусировки. Однако реальные экономические потери при этом не поддавались объективному измерению. Тем не менее на основе полученных статистических данных по уменьшению среднего времени концентрации и увеличению периода расслабления можно было сделать определенные выводы. Компании отвечали на них собственными разработками под такими, например, названиями, как «Никакой электронной почты по пятницам» или «Тихий час». Все эти акции были призваны снизить потери эффективности, возникающие из-за психического шума, и освободить пространство для креативно-рефлексивного процесса (который здравомыслящие руководители признают стратегически важным для развития сотрудников, занимающихся умственным трудом).

Большинство исследований по данной проблеме концентрируются на внешних факторах: слишком много электронной почты, слишком много времени на расслабление, слишком много или, наоборот, мало межличностных коммуникаций, слишком много стремительных изменений и так далее. Решения, которые фокусируют внимание только на уменьшении объема или скорости поступления входящей информации, становятся в лучшем случае временными мерами, а в худшем – приводят к произволу и параличу. Мы должны быть более мобильными в сферах мышления и действия, поскольку они представляют собой две стороны одной медали. Уже с рождения мы являемся счастливыми обладателями сознания, которое дает нам способность мыслить. Это дарует нам удивительную возможность решать самые сложные дела с помощью правильно составленных, упорядоченных и ранжированных списков. Часть получаемой нами из внешнего мира информации действительно полезна, но при этом многое отвлекает наше внимание и вызывает стресс, высасывая творческую энергию, снижая нашу потенциальную продуктивность и возможности по фокусированию внимания.

Одно из самых больших преимуществ системы GTD заключается в том, что она помогает почувствовать различие между творческим мыслительным процессом и неэффективным беспокойством. Этот процесс не влечет за собой необходимости овладевать таинственными научными дисциплинами или добиваться какого-то мистического прозрения (хотя представители обеих упомянутых «коалиций» считают концепцию GTD действенным методом для дальнейшей эволюции своих доктрин и теорий). Понимание механизмов работы интеллекта и его правильная фиксация при соответствующей концентрации внимания на объекте внимания является таким же простым делом, как, например, приготовление обеда. Однако это происходит исключительно тогда, когда вы занимаетесь конкретным делом, а не витаете в эмпиреях.

Логика системы GTD

Сила определяется доступом к открытому пространству. Истинность этого высказывания я испытал на себе, обучаясь боевым искусствам. А метафора «сознание, подобное воде», пришедшая в повседневную жизнь из философии карате и используемая для описания состояния ясности и открытости, стала широко использоваться в связи с применением методов GTD.

Вода во всех своих проявлениях соответствует тому, с чем взаимодействует. И происходит это всегда без стресса, напряжения или неуместной траты энергии. Так и мы, когда нас ничто не отвлекает, получаем больше возможностей управлять своим миром, затрачивая для этого адекватное количество энергии, реакции и ресурсов. Мы приобретаем способность полностью абстрагироваться от решения той или иной задачи, если необходимо сосредоточиться на другой, более важной. Гибкость и фокусирование – настоящие источники силы – тем не менее ослабевают, когда что-то тормозит нашу продуктивность.

Работа с поступившими от начальника электронными сообщениями, обдумывание важной мысли, озабоченность необычной тишиной в детской, борьба с неожиданным кризисом в своем департаменте – все это ситуации, для которых мы всегда находим оптимальное решение. Оно, как правило, зависит от множества факторов, которые составляют наш предметный мир в данный момент. Но если предаться бесплодной рефлексии, вместо того чтобы хорошенько обдумать свои дела и взяться за их рациональное решение, состояние «сознания, подобного воде» окажется недостижимым идеалом, а дела отнимут колоссальное количество энергии и сил. Поверьте, совсем не продуктивно и не забавно будет, если переживания, полученные на одном совещании, вы заберете с собой на другое; если свои домашние проблемы вы принесете на работу или же взвалите груз рабочих вопросов на плечи семьи. Положа руку на сердце, скажу вот что: если в одних и тех же обстоятельствах в голову постоянно приходит одна и та же мысль, вы, скорее всего, тратите время на ненужную работу, которая высасывает из вас всю творческую энергию.

Но как же все это работает? Какова логика всего этого процесса?

Сила = Концентрация

Именно концентрированная энергия создает максимальный импульс и обладает колоссальным результирующим воздействием. Ни в чем невозможно добиться эффекта без предельной концентрации, будь то игра на фортепиано, перебивание доски ударом ладони, изучение иностранного языка или же беседа с подростком на щекотливые темы.

Сосредоточение = Ликвидация отвлекающих факторов

Вы когда-нибудь теряли ощущение концентрации внимания? Что при этом случалось с вашей продуктивностью? Кто в этой ситуации отвлекал вас больше всех?

Я уверен, что каждый переживал эти неприятные минуты, становясь жертвой сотни внешних обстоятельств, которые мешали расслабиться, привести дела в порядок и добиться цели – громкий шум, посторонний человек, компьютерный сбой. А отвлекались ли вы от дела, находясь в тихом помещении? Конечно: ведь наши собственные случайные мысли так же легко сбивают нас с пути, как и любые посторонние факторы.

Отвлекающие факторы = Неупорядоченные задачи

Даже если ваши мысли блуждали где-то во время чтения этой книги, скорее всего, вы все равно старались придерживаться поставленной задачи (если под ней подразумевать все то, что нужно, по вашему мнению, успешно завершить). Думаю, что от чтения периодически вас отвлекало что-то спонтанное и неупорядоченное, какие-то непринятые решения или пропущенные напоминания. Я не имею в виду сознательную фиксацию вашего внимания во время чтения этой книги на посторонних предметах (например, вскипел чайник). Я говорю о том, что во время чтения вы могли на мгновение изменить свои приоритеты, потому что прочитанное или увиденное напомнило вам о скорой поездке и вы решили поразмышлять, чем бы могли там заняться. Возможно, вы просто хотели на короткое время переключить свои мысли и тем самым дать голове отдохнуть, «путешествуя» по приятной теме.

По-настоящему деструктивными отвлекающими факторами становятся разного рода пустяки или нежеланные мысли. Но при этом ваше сознание просто «знает», что данный отвлекающий фактор вы еще не приводили в порядок, и пытается сделать это за вас. Ваш «центральный процессор» работает сверхурочно по программе, которую вы сами же и запустили.

Сознание не справится самостоятельно с решением ваших задач

В предыдущем разделе мы говорили о способностях нашего сознания, которые, в отличие от возможностей интеллектуального мышления, далеко не блестящи. Проблема в том, что это серьезно ограничивает потенциал человека при решении любых задач. Но вот что странно: наше сознание – хороший и преданный слуга, который понимает, что, если работа не выполнена надлежащим образом, процесс нельзя пускать на самотек. Задачи и проблемы все равно будут где-то отслеживаться и контролироваться. Если не направить их вовремя в соответствующую систему, они прорастут корнями в нашей душе.

Но душа не предназначена для запоминания, напоминания, мышления или принятия решений. А сознание, как мы убедились, не соответствует нашим идеальным представлениям, иначе оно бы только и занималось тем, что напоминало, какие дела необходимо сделать, причем исключительно в благоприятных для этого обстоятельствах.

Предположим, у вас дома есть фонарик с разряженными батарейками. Где и когда обычно ваше сознание напоминает о том, что нужны новые батарейки? Правильно! Когда в доме отключают электричество и требуется фонарик! Разве это умно? Будь у сознания хоть капля собственного интеллекта, оно докучало бы вам напоминаниями о батарейках всякий раз в нужном магазине: «Эй, парень, тебе нужны пальчиковые батарейки!» Будь это так, мы с вами не нуждались бы ни в какой системе.

Приходила ли вам сегодня в голову мысль о чем-то таком, что давно нужно было сделать, но все как-то руки не доходили? Вас даже неоднократно посещала эта мысль? Привела ли назойливость этой мысли к тому, что вы наконец-то начали действовать? Скорее всего, нет.

Итак, снова в сухом остатке мы имеем пустую трату времени и истощение энергии.

Наше сознание обладает ограниченной для этого вида напоминания емкостью. Исследования показали, что обычно краткосрочная память не способна оперировать даже дюжиной позиций, не утратив при этом над ними контроль. По мере того как мы добавляем к активным позициям новые, краткосрочная память автоматически вытесняет эквивалентное количество позиций на наш внутренний «сервер», в терминал сознательного контроля.

Сознание – это офис, в котором поселился тихий ужас.

Обычно самыми очевидными приоритетами в наших ментальных хранилищах, независимо от их сути, являются те позиции, которые попали туда последними (самые последние входящие сообщения). Они же становятся и самыми громкими, имея наиболее выраженное эмоциональное содержание. Бывают дни, когда у нас на покупку хлеба уходит больше умственной энергии, чем на усилие, которое было бы затрачено, к примеру, на покупку целого здания. Даже больше, потому что нас будет преследовать страх забыть приобрести этот хлеб по дороге домой.

Та область нашего сознания, которая контролирует выполнение задач, не умеет делить события на уже происходившие и запланированные. Это означает, что, как только вы подадите себе сигнал к действию, ваше сознание будет постоянно пытаться что-то предпринять. Простая попытка одновременно решить две задачи и удержать их под контролем вызовет внутреннее напряжение и ощущение неудовлетворенности, потому что вы не можете выполнить их в одно и то же время.

Сознание будет работать, пока не появится более совершенная система

В обычных условиях сознание не фокусируется ни на чем, кроме того, что заботит вас в данный момент. Подсознание цепляется за все, что не было зафиксировано в какой-нибудь надежной внешней системе. Вы можете одурачить окружающих, но свою голову вам не удастся одурачить никогда. Сознанию известно наверняка, помните ли вы о своих потребностях и планах, уверены ли вы в том, что увидите нужную запись в нужное время. Если нет – знайте, что оно не выпустит вас из своих цепких объятий. Незафиксированные задачи обладают странной особенностью тревожить человека в самые неожиданные моменты, например когда он лежит в кровати в час ночи.

«Ох… Не забыть бы сообщить, что на следующей неделе буду в Петербурге».

Складывается ощущение, что большинство людей, занимаясь своими незавершенными делами, действует исключительно по наитию. При этом сознание пытается удержать одновременно все задачи под контролем, а это невозможно. В результате возникает парадокс: непрерывные попытки нашего сознания освободиться от стресса, спровоцированного наличием незавершенных дел, вызывают дальнейшее нарастание напряжения.

Как же вырваться из этого замкнутого круга?

Как освободиться от стресса, порожденного невыполненными обещаниями, которые мы даем самим себе

Для освобождения от состояния стресса, вызванного грузом невыполненных обещаний, данных самим себе, надо убедиться в том, что:

● вы уже зафиксировали все свои задачи, оценили их значимость и привели их в порядок на всех горизонтах;

● вы будете целенаправленно заниматься решением этих задач с оптимальной периодичностью.

Задача, внесенная в календарный план, перестает быть отвлекающим фактором. Скорее всего, вы не испытаете тревоги по поводу того, будете ли вы там, где планировали быть в десять часов утра следующего четверга. Почему? Потому что доверяете своей системе и уверены в своевременном напоминании о грядущем мероприятии. Вы полагаете, что выполните в срок все предусмотренные своим регламентом обзоры состояния дел по календарному плану. Ведь именно это гарантирует, что вы обязательно увидите нужную запись в тот момент, когда должны ее увидеть.

Благодаря доверию к этой системе вы можете до появления соответствующего напоминания спокойно выбросить эту задачу из головы, хотя мероприятие еще только предстоит и, возможно, не является для вас большим удовольствием.

А если вы потеряете свой календарный план? В отсутствие привычной и надежной системы душа снова наполнится тревогой, на сознание навалится бремя полной ответственности за запоминание всех необходимых дел и своевременное напоминание об этом. Кстати, руководитель, который в большей степени полагается на помощника или секретаря (по сути, выполняющего функцию этой системы), испытывает такое же нехорошее предчувствие, придя на работу и обнаружив, что секретаря нет на привычном месте.

Если вы уже пробовали работать с системой, то наверняка ощутили, какое это облегчение – перестать бояться нарушить данное себе обещание. Но наряду с этим вам наверняка довелось испытать на себе и отрицательные последствия, нараставшие как снежный ком, когда такая система переставала работать. А есть ли какая-нибудь разница для вашего душевного состояния между вашими личными обещаниями самому себе и задачами, которые ставит перед вами жизнь или работа, если не осуществляется их должное планирование? Уверяю: никакой.

Конечно, можно добиться такого идеального спокойствия, словно вас совершенно не тревожат никакие задачи. Но эта сказка станет былью лишь тогда, когда вы действительно доверитесь все тем же элементам, из которых состоит ваш календарный план: вы должны знать, что список задач на месте и вы гарантированно в нужное время обратите внимание на нужную задачу.

Еще один вопрос. Почему почти все люди применяют календарное планирование и при этом почти никто не распространяет этот опыт на свою личную жизнь? Почему почти никто не пытается сформировать привычку фиксировать и оценивать все важное с точки зрения личной жизни?

На это есть три причины.

Во-первых, данные, вводимые в календарный план, уже продуманы и определены. Что конкретно нужно сделать, где и когда нужно это сделать.

Во-вторых, вы знаете, что все эти мероприятия должны быть оформлены в виде календарного плана – знакомого и доступного инструмента.

И, в-третьих, не выполнив задачи, зафиксированные в календарном плане, вы столкнетесь с прогнозируемой быстрой и отрицательной реакцией на это со стороны значимых для вас людей.

Иными словами, если вы что-то пообещаете лично себе и не сдержите слово, это будет стоить вам только собственного душевного спокойствия. А вот что будет, если вы вдруг забудете заехать за своими детьми, встретиться с потенциальным клиентом или явиться на совещание к своему начальнику? Внешняя негативная реакция не заставит себя ждать.

Если все три вышеперечисленных фактора отсутствуют, задача кажется несущественной. Судите сами: область контроля непонятна; знакомой или стандартной системы для контроля этой области не существует; да и вообще маловероятно, что шея немедленно почувствует тяжкий груз последствий вашей необязательности. Вы знаете, что наступает лето и нужно планировать отдых собственных детей. Но, скорее всего, вы еще не привыкли оформлять такую задачу как проект, который обязательно должен быть успешно реализован, и не знаете, что делать, чтобы это работало как проект. Второй пример. Вы решили, что нужно провести мозговой штурм со своей второй половиной, чтобы обсудить некоторые семейные идеи, но, скорее всего, даже не знаете, куда поместить напоминание об этом мероприятии. При этом, даже если вы не проведете намеченного мозгового штурма, немедленных отрицательных результатов не последует.

Принцип «сознания, подобного воде» будет чаще правилом, чем исключением при соблюдении трех главных условий:

● если вся «рутина», находящаяся в зоне вашего внимания, будет упорядочена (что подразумевает наличие ясных целей и готовых планов, а также отсутствие необходимости генерировать идеи в дальнейшем);

● если будет внедрен и настроен очевидный и технологически простой инструмент контроля исполнения задач и обзора состояния дел;

● если мы немедленно будем ощущать неблагоприятные последствия своей необязательности.

Когда я показываю кому-либо собственную систему с различными списками проектов, мероприятий, ожиданий, профессиональных функций, целей, видений, ценностей и различных подкатегорий в стиле «когда-нибудь / может быть», люди обычно впадают в состояние прострации. Но при этом, кстати, не говорят ничего, что можно было бы истолковать как восхищение или одобрение. Они лишь изумляются многоступенчатости моей системы, полагая, что их крошечные календарики не менее полезны. Но я знаю, что это просто попытка обмануть самого себя. Если в вашей системе эффективно работает один список, обеспечивая хотя бы часть продуктивности без стресса, то почему их количество не может быть таким, чтобы они полностью охватывали всю вашу жизнь?

Всегда завершайте свои размышления выводами

Основным фактором, не позволяющим превратить всю нашу жизнь в увлекательную игру, является отсутствие привычки завершать свои размышления соответствующими выводами. Календарные планы содержат результат уже завершенной умственной работы и являются отображением уже принятых решений о реализации практических мер. Эти решения не всегда гениальны (возможно, вы наметили совещание для обсуждения не особо важных дел), но в рамках своей небольшой предметной области они не должны оставлять места для дополнительных раздумий.

Если план мероприятий не составлен, значит, по этим задачам окончательное решение еще не принято. Забота о старшем брате или любимой тетушке, наступающие каникулы или планирование личного бюджета, предложение об альянсе или проблемы с ключевым персоналом – все эти вопросы еще ждут своего часа и визуализированного плана практических мероприятий.

Этот вид «рутины» особенно коварен. Когда вы начинаете думать о таких вопросах, они часто кажутся настолько аморфными, сложными или неоднозначными, что вы тут же отбрасываете подобные мысли, опасаясь, что на их обдумывание уйдет много времени и сил, которых у вас нет. Но для того чтобы освободить свою голову от этих проблем, их вовсе не нужно тщательно продумывать, планировать или принимать по ним окончательное решение. «Завершить размышления выводами» – это значит просто решить, какой сделать следующий практический шаг, чтобы была хоть какая-то динамика. Надо уделять своим делам существенно больше внимания, чем вы уделяете сейчас, но лишаться из-за этого покоя, сна и отдыха я ни в коем случае не призываю.

Достаточно просто принять решение относительно своего очередного шага по каждому из интересующих вас вопросов и оставить себе в нужном месте соответствующее напоминание об этом. Тогда вы почувствуете себя свободно, вам останется лишь следовать запланированным путем.

Исходя из собственного опыта, могу сказать, что в девяноста пяти случаях из ста, когда у меня еще остаются силы и время хоть на что-нибудь, я уже не имею ни времени, ни сил на раздумья о том, за что бы мне еще взяться. Это значит, что такое решение должно быть принято заранее. Внезапно решив съездить в хозяйственный магазин, вы не можете в тот же момент мгновенно проанализировать все свои актуальные домашние проекты, чтобы понять, по каким из них можно попутно что-то сделать. Возможно, стоило бы приобрести некоторые нужные вещи, но у вас в данный момент нет ни времени, ни сил разбираться, какие именно. Такая привычка недоиспользовать свой интеллект – один из серьезных факторов, которые могут стать препятствием к адекватной оценке ситуации (и в итоге к достижению успеха на работе и счастья в личной жизни).

Ощущение перспективы – ваш самый ценный актив

Победа в жизни и в работе вам обеспечена, если вы вообразите, что жизнь – это бизнес, а работа – увлекательная игра. Вы можете попасть в самую ужасную ситуацию, но при этом будете уверены, что все под контролем, если изначально правильно видите и оцениваете свои перспективы. И, наоборот, ваша жизнь может представляться идеальной, вы можете жить в изобилии, но при этом подумывать о самоубийстве, если будущее представляется вам безрадостным. Перспектива является ключевым фактором, но может исчезать моментально.

Разрабатывая принципы и методы GTD, я старался помочь людям довести до максимума их способность ощущать перспективу и быстро возвращать это ощущение при его утрате. Нужно заниматься всем лесом сразу, а не хвататься за отдельные деревья. Но это зависит от конкретного процесса, иногда связанного с весьма неконкретной «рутиной». Он оберегает нас от смятения, в которое способны ввергнуть человека всего лишь три электронных письма и два телефонных звонка за каких-нибудь двадцать минут. Перспектива – самая важная интеллектуальная конструкция, которую мы можем обрести.