Текст книги "Управленческие решения"

Глава 3
Информационное обеспечение принятия решения

Приведенная в гл. 2 схема поэтапного принятия организационного решения позволяет обратить внимание на такой существенный момент в принятии решения, как сбор и анализ информации.

Информационные ресурсы являются в настоящее время одними из наиболее дорогостоящих и важных для успешного функционирования фирмы. Широко употребляемое выражение «информация – это власть» отражает реальное положение вещей в бизнесе. Под информацией понимается «отражение в сознании человека характеристик окружающего мира, зафиксированное впоследствии на материальных и иных носителях»[21]21
  Веснин В.Р. Основы менеджмента. М.: ИМПЭ, 1999. С. 232.


[Закрыть].

В.С. Юкаева определяет информацию, используемую в менеджменте, как «сведения об объекте управления, явлениях внешней среды, их параметрах, свойствах и состоянии на конкретный момент времени»[22]22
  Юкаева В.С. Управленческие решения. М.: Дашков и К⁰, 1999. С. 16.


[Закрыть].

А.И. Иванов и А.В. Малявина рассматривают информацию как «неизвестные ранее сведения в отличие от тех, которые уже хранятся в соответствующих банках данных»[23]23
  Иванов А.И., Малявина А.В. Разработка управленческих решений. М.: МАЭП, 2000. С. 82.


[Закрыть]. Информация обладает двумя свойствами, делающими ее незаменимой в процессе управления:

• способностью отображать события, процессы, явления;

• возможностью преобразовываться, обрабатываться, храниться, многократно использоваться, обеспечивая тем самым возможность получения сведений о прошлом, настоящем и будущем.

Каждое из приведенных определений, отражая те или иные черты информации, не отличается полнотой, поскольку имеет в виду, как правило, вербальную информацию, в то время как при принятии управленческих решений огромную роль играет невербальная информация: мимика, движения, физические качества лица, передающего и получающего информацию. При устной передаче информации 37 % восприятия зависит от тональности голоса и 55 % – от выражения лица, т. е. факторов, которые не могут быть зафиксированы на сколько-нибудь длительное время, но могут противоречить содержанию речевого послания. При этом во многих случаях получатель информации воспринимает невербальную информацию значительно внимательнее, чем вербальную.

Основное внимание тем не менее мы будем уделять вербальной информации, классификация которой наиболее полно представлена в учебнике В.Р. Веснина[24]24
  См.: Веснин В.Р. Цит. соч. С. 233–234.


[Закрыть]. Автор классифицирует информацию по ряду позиций, в частности:

• по носителям (электронные, вещественные и т. п.);

• по направлению движения (входящая и исходящая, внутри-организационная).

Входящая информация представляется вполне объективной и надежной, но в то же время может включать невольную или целенаправленную дезинформацию, что требует пристального контроля.

Контроль необходим также за исходящей информацией, чтобы в ее составе не было сведений, представляющих коммерческую тайну или способных создать во внешней среде неблагоприятное впечатление о компании.

Источники информации условно можно разделить на две большие группы: внешние и внутренние.

Внешняя информация – это, во-первых, информация, являющаяся результатом деятельности других организаций и зафиксированная в монографиях, статьях в журналах и сборниках, докладах на семинарах и совещаниях; во-вторых, сведения, которые получены в ходе деловых встреч и переговоров, проводимых сотрудниками функциональных подразделений фирмы (снабжение, сбыт, маркетинг, технология), о состоянии дел у партнеров и конкурентов. Такого рода информация может быть получена и от третьих лиц: покупателей, сотрудников государственных и частных кредитных, страховых, инвестиционных организаций; в-третьих, официальные публикации законодательных актов, инструкций, отчетов крупнейших банков и акционерных обществ о состоянии баланса, размерах прибыли и т. п.; в-четвертых, сведения из Интернета и долговременной памяти собственной компьютерно-информационной системы.

Специфическим источником информации является коммерческий шпионаж, т. е. скрытый сбор сведений об инновационном, маркетинговом, финансовом потенциале конкурента, объекта инвестирования или кредитования, которые не могут быть получены из других источников. Коммерческий шпионаж использует как официальные документы, не предназначенные к открытой публикации, так и конфиденциальные беседы, слухи и другую неформально полученную информацию.

Классическим примером коммерческого шпионажа является эпизод, описанный в романе А. Хейли «Отель».

Глава гостиничной корпорации Кертис О'Киф хочет купить отель с максимальной выгодой для себя. Владелец не принимает его условий, и тогда О'Киф засылает в отель двух очень квалифицированных ревизоров. Под видом постояльцев они какое-то время живут в отеле и собирают для хозяина информацию о подлинном состоянии дел в отеле: о воровстве выручки главным барменом, об обмане покупателей при продаже спиртного, о низкой дисциплине персонала. Затем собранное досье предъявляется владельцу отеля как неоспоримый аргумент.

Внутренняя информация – это информация о результатах (положительных или отрицательных) предыдущих решений, являющаяся следствием обратной связи – отчетов нижестоящих работников и организаций, поступающих в процессе контроля: бухгалтерская и статистическая отчетность, внутренний аудит и т. п.

Ее можно классифицировать с точки зрения:

• содержания (экономическая, правовая, техническая и пр.);

• спектра применимости (одноцелевая – связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая – используется при решении нескольких различных проблем);

• назначения (отчетная служит для анализа; оперативная – для корректировки деятельности организации. Отчетная информация бывает статистической, т. е. собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и нестатистической);

• возможности закрепления и хранения (фиксируемая на носителях информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, свидетельством чего являются наскальные надписи и рисунки; нефиксируемая хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает);

• роли в управлении (основная информация имеет важное значение; вспомогательная самостоятельного значения не имеет);

• степени готовности для использования (первичная информация представляет собой совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника и содержащих много лишнего; промежуточная информация содержит сведения, прошедшие через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющий решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения; промежуточная и конечная информация является, таким образом, вторичной, производной);

• степени важности (особо важная, включающая сведения, необходимые для выполнения задачи: указания, предписания, инструкции; желательная: об итогах работы, перспективах на будущее, внутренней жизни и т. п., без которой можно обойтись);

• полноты (частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения);

• предназначения (универсальная информация необходима для решения любых задач, функциональная – родственных, индивидуализированная – данной, конкретной, уникальной проблемы);

• характера потребления (постоянная информация используется в неизменной форме в течение длительного времени, например, законодательные акты, нормативы; она фиксируется на более стойких носителях и должна быть общедоступной; переменная используется в течение короткого срока и часто бывает одноразовой);

• степени надежности (достоверная и вероятностная информация. Характер последней может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить из существующего источника надежные сведения, так как имеющиеся методы не позволяют это сделать из-за неизбежных искажений при их передаче, распространения заведомо ложных сведений);

• способа распространения (устная, письменная и комбинированная информация. Форма передачи информации оказывает большое психологическое воздействие, например, устная информация, как правило, эффективнее письменной).

Специфической разновидностью управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную, эмоционально значимую для них ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, переходя от одного работника к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80–90 %.

Поскольку большинство людей склонны считать, что слухи исходят из источников, заслуживающих доверия, руководство организаций на Западе часто применяет их для распространения сведений, которые по тем или иным причинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время склонностью людей доверять слухам пользуются и участники конфликтов, стремящиеся недобросовестными приемами склонить окружающих на свою сторону.

Рассматривая роль информации в процессе принятия решения, необходимо обратить внимание на то, что ее содержание и степень полноты зависят от того, на каком этапе принятия решения эта информация используется. Вновь обратимся к рис. 3.

Как следует из рис. 3, информация, используемая при принятии организационного решения, требуется на всех трех этапах, однако ее содержание на каждом этапе совершенно различно.

На первом этапе объектом сбора, обработки и анализа является информация первого порядка (И1). Это наиболее общая информация, содержащая широкий круг сведений и позволяющая, во-первых, сформулировать ситуацию и, во-вторых, определить проблему, актуальную в настоящий момент. Эта информация включает сведения об отклонении фактического состояния системы от стандартного, а также содержит сведения о причинах возникшей проблемы, которые объясняются либо воздействием внешней среды, либо нарушением функционирования внутренней среды.

Второй этап требует сбора совершенно иного типа информации. Поскольку содержанием этого этапа является формулирование направлений решения проблемы, то информация второго порядка (И2) касается обнаружения дефектов в системе связи организации и сбора информации о путях, с помощью которых эти нарушения могут быть устранены. Информация второго порядка, несомненно, гораздо более специализирована и касается более узкого круга проблем, но должна быть намного подробнее и конкретнее.

Информация третьего порядка (И3) должна дать представление о том, какими достоинствами и недостатками с точки зрения ограничений и критериев обладает каждая из альтернатив, подвергающихся анализу. Это может быть информация о размере и составе ресурсов, времени, необходимом для осуществления решения, социальных последствиях выбора той или иной альтернативы. Безотносительно к тому, на каком этапе выбирается информация, к ней предъявляются определенные требования, несоблюдение которых может привести к неправильным результатам в процессе принятия решения.

Особо следует остановиться на информации прогнозирования, предназначенной для формулирования условий будущих решений, исходя из тех решений, которые были приняты сегодня. Иначе говоря, принимая сегодня решение, мы моделируем ситуации ближайшего будущего или более отдаленного периода. Например, принимая решение о приеме на работу молодого перспективного специалиста, мы в принципе предрешаем будущую ситуацию – замену ныне действующего руководителя отдела продаж, который по возрасту и квалификации не вписывается в инновационное развитие нашей организации. Совершенно очевидно, что возникает конфликтная ситуация, которая потребует принятия комплекса решений в области управления, социальных отношений и т. д. Поступающая информация всех видов изменяет наше понимание ситуации: она может представить ситуацию в новом свете, подтвердить или опровергнуть прогнозные решения и тем самым подтвердить или опровергнуть полезность ранее принятых решений.

Продолжим пример. Принятый на работу молодой специалист подтвердил наше представление о своей высокой квалификации, но по прошествии некоторого времени сотрудники отдела продаж сообщили, что он высокомерен, заносчив, склонен к интригам и внес раскол в коллектив. Эта информация свидетельствует о том, что наш прогноз о будущем этого специалиста не может быть реализован, его прием на работу отрицательно сказался на работе отдела. Более того, становится совершенно ясно, что при приеме на работу управленческих кадров необходимо повысить уровень психологического тестирования, ввести испытательный срок, т. е. следует сделать более эффективной работу отдела человеческих ресурсов.

Довольно часто поступающая информация может повысить или понизить степень риска принимаемого решения. Например, внедрение новой технологии всегда сопряжено с риском. Но если из литературных или других источников получена информация, что она оправдала себя в какой-то другой организации или подверглась очень авторитетной экспертизе и получила положительную оценку, то риск значительно снижается.

В 90-е гг. XX в. появился новый подход к сбору информации, наиболее применимый к стратегическим организационным решения, – бенчмаркинг.

Как уже указывалось в гл. 2, стратегические решения затрагивают самые основы деятельности организации, в частности обеспечение конкурентных преимуществ.

Сущность нового подхода отражает этот комплекс проблем: сбор информации ведется не по всем конкурентам, а лишь по тем, кто является лидером, имеет более высокие показатели, чем наша организация.

Полученная информация не означает принятия решения о необходимости слепого подражания, стратегические решения обычно не принимаются адаптивным методом. Скорее всего, она может послужить отправной точкой к инновационным подходам, быть использована для оценки степени риска.

Объектом сбора информации могут явиться любые области деятельности фирмы – производство (в том числе его составляющие – техника, технология, пути оптимизации использования ресурсов всех видов); маркетинг (в том числе все его инструменты), методы управления (в том числе методы мотивации и контроля). Информация, касающаяся производства и управления, часто носит конфиденциальный характер и требует для ее получения больших затрат. Однако иногда ее можно получить из публикаций в научной периодической литературе, из материалов семинаров и конференций.

Выбор лидера зависит от целей принимаемого решения – улучшить производственную деятельность внутри фирмы («Best of best»), занять лидирующую позицию в отрасли («Best of Class»).

Частота комплексного сбора информации зависит от вида выпускаемого продукта и отраслевой принадлежности фирмы. Наиболее динамичными являются фармацевтическая отрасль, производство компьютеров, биотехнологии, телекоммуникации. Информация в них устаревает в течение одного-двух лет. В пищевой, мебельной промышленности, станкостроении, основной химии информация сохраняет актуальность до двух – пяти лет.

Бенчмаркинг эффективен не как разовая операция, а как постоянный процесс, поэтому важно не только отслеживать изменения позиций лидеров, последователей и аутсайдеров, но и совершенствовать саму методику сбора и обработки информации.

Требования, предъявляемые к информации, могут касаться ее количества и качества. Количественные характеристики информации, т. е. ее объем, необходимый для принятия решения, зависят от сложности рассматриваемой задачи, времени, которым располагает лицо, принимающее решение, его квалификации и опыта.

Если информация носит четко определенный количественный характер, то, как правило, она используется в принятии решения алгоритмическим методом, который предполагает формализацию операций с информацией на основе правил, формул, алгоритмов.

Например, необходимо принять решение о наиболее эффективном способе увеличения прибыли на 70 %.

Информация, которой мы располагаем:

Рост прибыли может быть достигнут за счет двух факторов – соответствующего увеличения объема производства или повышения качества продукции, требующего дополнительных затрат, позволяющего повысить цены, но способного привести к сокращению объема продаж.

П = В– С,

где П — прибыль,

В — выручка от реализации,

С – затраты на производство.

Возможное увеличение объема производства – 18%

Доля пропорциональных переменных затрат, т. е. изменяющихся по величине аналогично изменению объема производства, в общей сумме затрат – 70%

Дополнительные затраты на повышение качества – 15 %

Рост качества, отраженный в цене – 25%

Сокращение объема реализации вследствие роста цены – 5%

Рассмотрим влияние первого фактора:

П₁ = В₁ — С₁

В₁ = 1,18 В

С₁ = (С – 0,7С) + (0,7С · 1,18) = 0,3С + 0,83С = 1.13С

П₁ = 1,18 В – 1,13 С.

Конкретный пример:

В — выручка от реализации в отчетном году – 1000 ед.

С – затраты на производство в отчетном году – 900 ед.

П — прибыль в отчетном году – 100 ед.

В₁ вследствие роста объема реализации в плановом году составит 1180 ед.

С₁ соответственно изменятся в части переменных затрат в том же масштабе, что и объем производства, и составят:

(900–900 · 0,7) – постоянные расходы;

(900 · 0,7 · 1,18) – переменные расходы;

С₁ = (900 – 630) + (900 · 0,826) = 1013.

П₁ — прибыль в плановом году – может составить:

1180 – 1013 = 167 ед.

Рассмотрим влияние второго фактора:

П₂ – В₂ – С₂

В₂= 1,25 В · 0,95 = 1,19В

С₂ = [(С – 0,7С) + (0,7С · 0,95)] · 1,15 = (0,3С + 0,67С) ·1,15= 1,11С

П₂= 1,19 В – 1,11 С.

Продолжим конкретный пример:

В₂ = 1190 ед.

С₂ под влиянием сокращения выпуска на 5 % и дополнительных затрат на повышение качества составят:

(270 + 630 · 0,95) · 1,15 = 868,5 · 1,15 = 999 ед.

П₂ = 1190 – 999 = 191 ед.

Как свидетельствует пример, вся информация использовалась в соответствии с правилами расчета пофакторного влияния и позволяет сделать выбор в пользу второго фактора. Если информация количественно не может быть измерена, то она используется в эвристических методах принятия решений.

Качественные характеристики информации достаточно многообразны, но основными из них являются:

• своевременность,

• достоверность (с определенной вероятностью),

• достаточность,

• надежность (с определенной степенью риска).

Менее значимыми являются возможность многократного использования, возможность кодирования и ряд других характеристик. Рассмотрим более подробно каждое из этих требований.

Своевременность информации исходит из того, что с момента выдачи задания на сбор информации до ее получения проходит определенный промежуток времени, в течение которого информация стареет, теряет актуальность и в конце концов вообще не может быть использована для принятия решения. Отсюда возникает проблема определения оптимальной периодичности сбора информации с учетом динамики изменений внешней и внутренней среды организации.

Достоверность информации заключается в том, что, чем точнее информация отражает реальное состояние объекта, т. е. чем ближе она к реальным процессам и характеристикам изучаемого объекта, тем выше качество принимаемого решения.

Достаточность во многом зависит от ситуации, в которой принимается решение, поскольку понятие достаточности предполагает, с одной стороны, полноту информации, необходимую для принятия решения, с другой – полезность полученной информации, а с третьей – вероятность определенной доли бесполезности информации, которая может стать с течением времени все-таки необходимой. Поэтому понятие достаточности во многом носит субъективный характер и зависит от значимости решения, квалификации и характера лица, принимающего решение.

Надежность информации обеспечивает уверенность в качестве полученных сведений и возможности их использования в широком спектре проблем.

Перечисленные нами требования с большим трудом могут быть совмещены на практике, так как полнота информации и ее достоверность требуют определенного периода времени, что противоречит требованию своевременности. В свою очередь критерий достаточности может противоречить требованию своевременности, поскольку этот критерий весьма субъективен и может меняться по мере углубления в рассмотрение проблемы и изучение альтернатив возможного выхода из создавшегося положения.

Необходимо также учитывать, что сбор любой информации, а особенно с высокой степенью надежности, за короткий период и в достаточном объеме требует значительных затрат. Задача состоит в определении оптимума между всеми этими параметрами, поскольку чрезмерная стоимость информации или большая продолжительность ее сбора могут сделать неэффективным любое, даже самое разумное решение.

Важную роль играют способы фиксирования информации. Наиболее распространенными являются различного рода документы: приказы, инструкции, служебные записки, т. е. материальные объекты, закрепляющие информацию в письменной форме. Документы могут классифицироваться по ряду признаков.

По источнику они делятся на личные (автобиография, письма, расписки) и служебные, исходящие из организаций. Последние бывают организационно-распорядительными (уставы, положения, инструкции, протоколы, приказы, решения, указания); информационно-справочными (планы и отчеты всех видов, справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма); договорными (коммерческие и трудовые договоры); документами по личному составу (личные дела, характеристики, кадровые приказы).

По месту составления документы делятся на внутриорганизационные и внешние.

По содержанию документы бывают простые, в которых рассматривается один вопрос, и сложные, посвященные нескольким вопросам.

По форме документы классифицируются на произвольно составляемые; примерные, типовые, информация в которых излагается по стандартной схеме; трафаретные; где часть текста печатается типографским способом, а часть заполняется от руки.

Впервые разработанный документ получил название оригинала. Его абсолютно точное воспроизведение, заверенное в установленном порядке, – копия; полная заверенная копия, остающаяся в делах, – отпуску выдаваемая на руки копия части документа – выписка; копия, имеющая одинаковую юридическую силу с оригиналом, – дубликат.

По способу фиксирования информации документы делятся на письменные, графические, фото-, кино-, акустические.

По срокам исполнения выделяют срочные и несрочные документы. Для срочных документов сроки установлены законом или правовым актом; для несрочных – руководством.

По срокам хранения – документы постоянного хранения, долгосрочного хранения (свыше 10 лет), временного срока хранения (до 10 лет).

По степени открытости различают открытые и конфиденциальные документы (для служебного пользования и различных уровней секретности).

К документам предъявляется ряд требований, первое из которых состоит в четкости постановки цели. Такой целью может быть информирование сотрудников, оказание на них административного воздействия; инструктаж в связи с осуществлением той или иной работы; отчет о проделанной работе за определенный период и т. п.

В соответствии с целью создания документы могут быть распорядительными (приказ, указание); организационными (положение, устав, инструкция, протокол); информационно-справочными (справка, докладная или объяснительная записка, акт, служебное письмо, телеграмма, телефонограмма); личными (автобиография, заявление, доверенность).

Другим требованием к документу является точное определение его объема, который обычно связан с характером и интерпретацией содержащихся в нем сведений: отобранных и классифицированных фактов; суждений и выводов; рекомендаций, побуждающих исполнителей и руководителей к необходимым действиям.

Документ не должен быть по объему слишком большим, поэтому в него не включается вся информация. При необходимости она отражается в приложении или запрашивается дополнительно. Сами вопросы освещаются в тексте в порядке убывания значимости, а малозначительные не включаются вообще. В то же время документ должен быть достаточно полным и содержать всю информацию, необходимую для понимания сути проблемы и принятия решения. Чем выше уровень управления, тем больше должна быть информационная емкость документа. Спорных вопросов в документах обычно стараются не затрагивать или в крайнем случае дают их в разъяснении либо в приложении.

Существует и еще одно требование к документу – определенность в отношении получателя. При его подготовке необходимо ясно представлять себе, какой информацией тот располагает по содержащимся в документе вопросам, каково его отношение к ним и к отправителю (согласие, доверие, поддержка, непредвзятость, безразличие, сомнение, предубеждение, сопротивление и т. п.). Все это позволяет правильно отобрать информацию, включаемую в документ, и соответствующим образом расставить в ней акценты, а также сформулировать задачи, соразмерные возможностям получателя.

Содержание документа не должно толковаться двояко, поэтому его принято излагать понятным, лаконичным языком по определенной схеме. В заголовке и в первых фразах раскрывается суть проблемы; далее формулируются причины появления документа; в заключение делаются выводы и даются рекомендации, а также приводятся необходимые основания его появления[25]25
  См.: Веснин В.Р. Цит. соч. С. 241–242.


[Закрыть].

Вся получаемая разнородная информация должна быть упорядочена по определенным классификационным принципам для того, чтобы облегчить ее использование при принятии решений. Классификация должна предусматривать такие признаки решения, как поле принятия, характер и уровень принимаемого решения. Иначе говоря, должна быть создана информационная система, которая позволит удовлетворять потребности пользователей любого уровня путем обращения к банку данных или поиску и выдачи информации, обеспечивая достоверность информации и защиту ее от постороннего вмешательства.

Информационные системы могут быть построены по функциональному или системному принципу.

Функциональный принцип более прост, ибо он предусматривает сбор и обработку информации каждым функциональным подразделением, исходя из существующих форм документов и своих потребностей. Результатом такого подхода является зачастую невозможность использования первичной информации, поскольку она охватывает разный круг объектов, составлена на разных методических основах. Придание ей формы, пригодной для использования, требует дополнительного времени, что в условиях инновационного развития будет резко снижать ценность информации.

При системном (интегрированном) принципе информация подбирается под определенный круг вопросов (рубрику) по единой системе, что устраняет дублирование, присущее функциональному принципу, и значительно повышает качество информации.

Примерная рубрикация может корреспондировать с разделами бизнес-плана:

• позиция фирмы на рынке и пути ее укрепления;

• продукция и направления ее улучшения;

• ресурсы всех видов и пути оптимизации затрат;

• планирование, учет, финансы.

Могут быть предложены и другие принципы подбора рубрик. Например, В.Р. Веснин рекомендует классифицировать информацию по трем разделам[26]26
  См.: Веснин В.Р. Цит. соч. С. 241–242.


[Закрыть].

В первом разделе характеризуется производственный, технологический, научный, трудовой потенциал организации, проводимая ею научно-техническая политика, взаимоотношения в коллективе, предпочтения руководства. Все эти сведения лежат в основе модели функционирования организации и схемы внутренних взаимосвязей.

Во втором разделе дается описание внешнего окружения организации, которое, как уже было отмечено, состоит из макро– и микроокружения. Первое не зависит от организации, и влиять на него целенаправленно она не в состоянии, но знать его с целью успешного приспособления необходимо. Важнейшими элементами второго окружения являются партнеры и конкуренты. О последних, например, собираются сведения, характеризующие степень их активности, склонность к риску, информация об их преимуществах и возможных стратегиях. Кроме того, собирается информация о репутации фирмы и ее продукта, которая может существенно отличаться от собственных представлений. Необходима информация о реальных и потенциальных потребителях и тенденциях потребления, определяющая будущую хозяйственную деятельность организации, выбор продукта и рынка, а также информация о направлениях в государственном регулировании.

В третьем разделе раскрываются главные препятствия и помехи деятельности организации, которые, как и окружение, могут быть внутренними и внешними. К внутренним относятся недостаток опыта и знаний исполнителей, ошибки руководства и слабое управление в целом, постоянные служебные конфликты. Внешними помехами являются негативное воздействие окружения, неудовлетворительная репутация организации, слабые рыночные позиции, несоответствие результатов ее деятельности общественным потребностям.

Запросы на выходные и первичные данные могут поступать как из производственных, так и из функциональных подразделений, в результате чего исключаются перечисленные недостатки функционального подхода.

Системный подход предполагает разделение системы информационного обеспечения на составляющие.

Их описание и анализ, а также установление взаимосвязей требуют единообразия форм представления данных, систем показателей и классификации.

Интегрированная система управления включает:

• банк данных;

• подсистему планирования. Она обеспечивает все звенья и уровни управления информацией для корректировки долгосрочных планов и содержит механизмы прогнозирования параметров и показателей, характеризующих отдельные стороны производства, а также предоставление информации на все уровни и во все звенья производственной системы;

• подсистему слежения, которая направлена на достижение текущего соответствия между фактическим и планируемым состоянием объекта и включает механизмы слежения за движением материальных и трудовых ресурсов в процессе осуществления производственных операций и совершенствованием производства[27]27
  См.: Карданская Н.Л. Принятие управленческого решения. М.: ЮНИТИ, 1999. С. 110–111.


[Закрыть].

Информационные системы распространяются на все этапы и работы, относящиеся к процессу информационного обеспечения.

Интегрированные информационные системы особенно необходимы в настоящее время в связи с широким распространением матричных структур управления, деятельность которых основывается на единой базе данных и возможности ее постоянной корректировки и дополнения.