Текст книги "Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей"

03
Становимся (и остаемся) организованными

Организация и тайм-менеджмент идут рука об руку. Хорошая самоорганизация создает правильную среду времени. За плохой организацией кроется коварство; любые дела занимают больше времени, чем нужно, и так происходит изо дня в день, из-за чего эффективность неизбежно снижается. То же самое можно сказать о незначительных ошибках или упущениях, которые накапливаются и в итоге подрывают эффективность.

В худшем случае отсутствие организации приносит реальные, даже изнурительные проблемы. Плохо организованный человек:

• не может быстро найти нужные документы и информацию;

• допускает путаницу в своем дневнике, иногда встречи накладываются друг на друга;

• склонен хаотично «скакать» по задачам, пытаясь успеть завершить дела в нереальные сроки;

• опаздывает, плохо готовится к встречам;

• бессистемно хранит документы, как бумажные, так и электронные;

• не имеет четких приоритетов;

• работает в беспорядке;

• безуспешно строит отношения с коллегами и неадекватно ведет учет.

В результате такие люди прилагают больше усилий, тратят больше времени, пропускают дедлайны, получают неадекватные или недостаточные результаты несмотря на свои труды. Еще хуже то, что низкие результаты работы видны остальным, и это сказывается на всей компании. Сотрудники, вынужденные работать с таким человеком, испытывают неудобства, а виновник приобретает репутацию ненадежного человека. Это сказывается не только на продуктивности компании, но и на личных возможностях этого человека продвинуться по карьерной лестнице.

Я уверен, вышеперечисленное не относится к вам (безнадежно дезорганизованный человек вряд ли будет читать такую книгу). Но большинство из нас все же узнает хоть капельку себя в этой картине. Вряд ли нужно богатое воображение, чтобы представить пагубные последствия вышеперечисленных пунктов, возможно, нам даже больше поможет память, а не воображение!

Конечно, хорошо рассуждать о вреде дезорганизации, но как стать и оставаться организованным? Ключ, о котором мы говорили в прошлой главе, – это составление плана. Поэтому мы вернемся к этому пункту, рассматривая не только создание плана, но и способ его прорабатывать. Помимо этого, есть множество способов повысить уровень организации: далее мы рассмотрим их огромное множество. Некоторые из них довольно просты, но тем не менее очень действенны. Другие являются более фундаментальными. Придется подумать, как внедрить их наряду с вашими существующими методами работы, тем не менее многие могут легко стать привычками, и вам не нужно будет тратить время на размышления об их организации. Но сначала вернемся к планированию.

Прорабатываем план

Это не просто перечисление дел. Нужно правильно записывать задачи, и последующий анализ может создать полезный шаблон. Таковым может стать следующая система.

• Перечислите виды деятельности. Перечислите их в полном объеме, но в форме примечания, иначе список станет невыполнимым.

• Оцените, сколько времени займет каждый вид деятельности как можно точнее.

• Выделите время для непредвиденных обстоятельств, поскольку дела всегда могут затянуться, несмотря на точные подсчеты; также выделите время для регулярных и текущих дел, которые продолжаются изо дня в день.

• Определите приоритеты. Это ключевой и один из важнейших аспектов тайм-менеджмента для всех.

Примерно раз в день полностью просматривайте ваш план. (Когда я нахожусь в офисе, мне нравится просматривать свой план по вечерам и обновлять его исходя из того, что произошло в течение дня, а утром следующего дня, пока приходят письма, я быстро просматриваю его. Самое главное – чтобы вам самим было удобно.)

Это нужно делать регулярно. Какие еще действия нужно будет предпринять – зависит от характера вашей работы и загруженности дня. Дела, появляющиеся в течение дня, можно продумать и внести их в список сразу же, или можно отложить до следующего общего просмотра. Мне всегда нравились разноцветные листочки-напоминалки (например, стикеры для заметок от 3M) – как мы раньше без них жили? Они приходят на помощь, если вам срочно нужно сделать краткую заметку или какой-то пункт, который потом нужно перенести в ваши регулярные планы.

Этот круговорот анализа и записывания – самое сердце тайм-менеджмента. Уже существующие системы предлагают самые разные способы: разбивать дела и упорядочивать их по заголовкам. Если это кому-то помогает, это хорошо, но многим достаточно простейшей системы ведения дел. Кто-то разделяет лист на несколько колонок, кто-то использует ручки разных цветов – таким методам и правда будет легче следовать. Если не забывать записывать нужное и вовремя анализировать, то вы ни о чем не забудете.

Время, проводимое дома

Современные условия для работы куда более гибкие, чем раньше, и мы во многом ушли вперед от классического 8-часового рабочего дня. Некоторые работают на дому. Для фрилансера это может быть нормой, однако многие офисные работники начинают частично работать дома. Дома причин отвлекаться должно быть меньше, однако и тут есть свои особенности. Например, раздражающий сотрудник, который раньше отвлекал в офисе, теперь настрачивает бесчисленные электронные письма; или же придется отвлечься по домашним делам, например выгулять собаку.

Работая на дому, можно повысить свою продуктивность, но для этого потребуется соответствующая организация. Я имею в виду следующее.

• Выработка привычек (правил?), определяющих, когда и сколько вы работаете.

• Организация подходящей рабочей зоны, чтобы у вас было все необходимое (и лучше всего выделить отдельное рабочее место). Имеющееся у вас оборудование должно хорошо работать, например, доступ в Интернет должен быть высокоскоростным.

• Обеспечение связи и отчетности с офисом и коллегами, чтобы все работало эффективно.

Если вы работаете удаленно, то, возможно, придется поменять порядок некоторых рабочих моментов: например, из-за вашего отсутствия у ваших подчиненных может снизиться мотивация. Если же в вашей компании много удаленных работников, то может потребоваться дополнительная организация. В этом вам помогут онлайн-инструменты, например, на время написания этой книги актуальны такие ресурсы, как Slack и Trello, которые координируют планирование, коммуникацию и контроль работы команды.

Группируйте задачи

Основная проблема многих должностей (большинства?) заключается в том, что список дел сам по себе становится невыполнимым, если задачи не сгруппированы. Главный принцип хорошего тайм-менеджмента – это группировка ваших задач. Здесь опять же у всех свои методы, но нам лучше всего придерживаться того, что удобно нам самим. На мой взгляд, важно даже не то, как вы это делаете, а то, сколько категорий выделяете. Идеальным вариантом будет выделить три или четыре категории просто потому, что нам это посильно. Не важно, как вы их обозначите:

• ПРИОРИТЕТНО;

• ВАЖНО;

• СРОЧНО СДЕЛАТЬ;

• УЗНАТЬ ПОДРОБНЕЕ О …;

• ПРОЧИТАТЬ.

Вот некоторые из вариантов (но есть те, которым отлично подойдут только пункты A, B и C). Вам также понадобятся РАССОРТИРОВАТЬ, ПОЗВОНИТЬ, ЗАПИСАТЬ, ОБСУДИТЬ (можно отнести их к категориям электронных писем и отчетов) и аналогичные категории, которые относятся к вашему бизнесу и вашей роли в нем, такие как ПРЕДЛОЖЕНИЯ и названия продуктов, отделов или систем. Некоторые дела обязательно окажутся в разделе, посвященном работе с документами. Главное на этом этапе – выяснить, сколько и какие названия групп задач вам нужны, и чтобы ваши решения не навредили рабочему процессу. Посильное количество групп можно, если вам хочется, оформить в виде корзин для хранения документов на вашем столе или какими-либо отличительными знаками на самих файлах. (Кстати, остерегайтесь систем цветового кодирования в офисе – многие люди не различают цвета.) Одна группа, которую можно логически прокомментировать на этом этапе, – это события, чаще всего встречи, которые легко группировать, если вы будете регулярно вести дневник.

Примечание. Другая категория дел, требующих внимания, о которой стоит упомянуть и которая составляет еще один пункт, – это то, что необходимо делать регулярно (ежедневно, еженедельно, ежемесячно и так далее). Сюда можно отнести такие несопоставимые вещи, как резервное копирование компьютерных файлов (и сканирование на наличие опасностей) и запрос регулярной информации, такой как данные о продажах или расходах. Четкие напоминания необходимы, чтобы такие вещи не забывались и не откладывались.

Используйте свой дневник эффективно

В дневниках обязательно должна просматриваться хорошая и понятная система. Многие формальные системы объединяют обычный дневник со своей сложной версией списка задач. Что точно хорошо работает и что позволяет система отрывных листов – это возможность видеть при одном открытии переплета удобную полную картину вашего дня, показывающую все назначенные встречи и дела.

Во многих офисах возникает путаница по поводу того, что представляет собой главный дневник. Настольный дневник часто расположен в офисе, другой – в кармане руководителя, и иногда дела дублируются, например, на настенный дневник или в электронном варианте. Необходимо, чтобы всем было ясно, кто и что делает, и для этого исполнительное звено должно поддерживать регулярную коммуникацию с секретарем. Детали влияют на эффективность. Рассмотрим, что должен дневник.

• Предоставлять полную информацию, достаточно полную, чтобы быть понятной. Пометки вроде «Ланч с Р. Б.» мало что могут сказать: где будет событие, во сколько, как долго будет длиться, можно ли с вами связаться, пока вас не будет, и самое главное, вспомните ли вы, кто такой Р. Б.? Более того, я знаю случай, когда моему знакомому нужно было отлучиться на два дня, и в своем дневнике он просто написал «Оксфорд». Он уехал, остановился в отеле, а его семья могла связаться с ним только через офис. Его ребенок попал в автомобильную аварию, и он узнал об этом только через два дня. После этого случая в его дневнике всегда указаны все детали.

• Показывать, сколько времени выделено на определенные задачи (это поможет понять, можно ли успеть сделать что-то еще).

• Заполняться карандашом, чтобы изменения, вносимые в планы, не создавали неразборчивых каракуль.

Лучше всего выбрать формат дневника в виде ежедневника. Я бы точно не смог работать без него. Он станет неоценимым помощником всем, кому нужно следить за тем, как продвигается рабочий процесс. Возможно, самое важное и полезное различие между дневником встреч и системой тайм-менеджмента заключается в том, что она используется для учета всего (или большей части) рабочего времени, а не только для встреч. Сюда можно добавить и следующие два момента: задачи, предполагающие наличие определенного времени над конкретным проектом, и время на обдумывание, чтобы планирование и творческую работу не приходилось выполнять, как это часто бывает, только в промежутках, которые остаются между встречами и совещаниями. Необходимо также оставить пространство в ежедневнике для неожиданной и любой реактивной части работы, и тогда вы будете более организованными и сможете четко видеть, как продвигаются дела, будут ли соблюдены сроки и выполнены задачи.

Два заключительных момента. Дневник – это жизненно важный инструмент, который нужно бережно хранить и уважать. Поэтому дневник будет отличным вариантом для хранения ключевой информации, например телефонных номеров и других данных, которые вам могут понадобиться, при условии, что вы не перезаполните его так, что он станет слишком толстым и непонятным.

Многие предпочитают использовать компьютеры, планшеты и другие электронные гаджеты, и действительно все чаще некоторые организации выбирают определенные электронные системы и обязывают работников ими пользоваться. В этом случае ваша задача будет не в том, чтобы выбрать, а в том, чтобы полностью ознакомиться с утвержденной системой и научиться эффективно ею пользоваться. Чаще всего проблем не возникает.

Возможность назначить встречу с шестью коллегами, некоторые из которых находятся в разных городах, одним нажатием кнопки в сетевой системе может значительно сэкономить время. Но многим людям будет помогать работать эффективно именно бумажный ежедневник, куда карандашом можно записать все, что угодно. Конечно, принципы организации электронного ежедневника по сути те же самые, что и в бумажном варианте.

Назначайте встречи с осторожностью

Встречи, сделки с другими людьми занимают большую часть времени многих руководителей. На вашу продуктивность влияет именно тот момент, когда вы планируете их. Выделяйте достаточно времени на каждую встречу; если встречи будут накладываться одна на другую, то проблемы не заставят себя ждать. И всегда планируйте продолжительность встречи, другими словами, как начало встречи, так и ее конец. Это невозможно сделать со 100-процентной точностью, но это помогает. Учтите следующие пункты.

• Вероятность прерываний (ранняя встреча, организованная до начала рабочего дня, займет меньше времени, так как будет меньше прерываний).

• Местоположение (географическое расположение очень важно). Помещение для деловых встреч может быть лучше, чем ваш офис.

• Время проведения встречи, которое может плавно перейти в совместный обед или же распитие напитков после рабочего дня.

• Выбранное время может перечеркнуть все остальные встречи. Например, если вы назначите встречу на позднее утро, то вам может не хватить времени провести встречу ранним утром или же перед обедом.

И будьте особенно бдительны, планируя собрания, в которых участвует более одного человека. Быть уступчивым необходимо, но не ставьте чужой комфорт выше своего – вам же будет хуже. Всегда записывайте встречи четко в дневник.

При рассмотрении вопроса о том, когда назначать встречи, стоит сделать небольшое отступление, чтобы указать на основу планирования: это зависит от ваших личных часов времени. Это замечание серьезное и полезное. Я сам по себе жаворонок, и я стараюсь учитывать это в работе. Принятие своих природных склонностей – это одна из тех областей, где невозможно достичь идеала, но это не причина игнорировать их. Прислушайтесь к себе, и тогда вы будете более продуктивными и сэкономите время.

Очистите свой стол

Есть такие люди, которым точно не грозит разориться на покупках мебельного лака; их столы полностью завалены кипами бумаги, а деревянные поверхности никогда не видят дневного света. Это те самые люди, которые, когда их спрашивают об этом, всегда отвечают: «Но я знаю, где все лежит». Они правда так думают, и некоторые из них правы. Но, и это большое «но», такой беспорядок редко сочетается с хорошим тайм-менеджментом. Быть аккуратным стоит того. Поддерживать порядок выгоднее и вам, и вашей организации. Это достойно еще одного небольшого отступления. Если вы работаете в крупной организации, то вы – не незаменимы. Извините, но это правда. Более того, ваша ответственность заключается в том, что вы гарантируете непрерывность операций, и это подразумевает и размышления о том, что произойдет, если вас по какой-либо причине не будет на рабочем месте. Даже короткое отсутствие кого-то на больничном, скажем, может вызвать хаос. Чтобы понять, как и над чем вы работали, остальным потребуется какое-то время, и из-за этого рабочий процесс задержится или нарушится. Или же, что еще хуже для вас, по возвращении на работу вы обнаружите свое рабочее место в хаосе, где невозможно ничего найти.

Поэтому возьмите за привычку приводить свой стол в порядок. Это означает наличие четкой и понятно обозначенной системы, более конкретной, чем разделение промаркированного лотка бумаг на «входящие» и «исходящие» секции. Говоря об этом, я осознаю, что многим людям необходимо иметь документы на виду. Как говорится, с глаз долой, из сердца вон, и есть большая вероятность что-нибудь да забыть. Можно частично фиксировать, где что находится, в своем дневнике или ежедневнике, если есть такая необходимость. Честно говоря, я так и делаю. Есть такие бумаги, которые мне нужно иметь под рукой, и я не смогу уверенно сказать, что хорошо организован, если не знаю, где они. Одним из решений будет завести лоток для документов (или что-то побольше, если нужно), в котором будут храниться все текущие документы по проекту. У меня есть такой на рабочем столе, а сверху всегда лежит список находящихся там документов – потому что они постоянно меняются – и это помогает мне понять, в курсе ли я всего происходящего. В списке, который хранится в прозрачном пластиковом файлике, также прописывается статус проекта, и мне это очень помогает. Поэтому я считаю, что можно совмещать два подхода; иметь нужное под рукой и одновременно поддерживать чистоту на рабочем столе. Для большинства простых смертных поддержание порядка – это вечная битва с переменным успехом, за которой постоянно приходится следить.

И последнее: на многих столах лежат кипы материалов с пометкой «прочитать», начиная от журналов и заканчивая отчетами. Одним из способов сократить бумажную волокиту может стать использование абстрактных сервисов; можно сводить информацию к главному, и это поможет вам быть в курсе происходящего. Резюме можно делать как в бумажном варианте, так и в электронном.

Избегайте выборочного подхода

Ваш подход к тайм-менеджменту должен быть систематическим. Некоторые из техник, которые мы обсуждали, требуют привычки и последовательного подхода. Некоторые люди хорошо с этим справляются, составляют план, расставляют приоритеты, они прорабатывают ведение ежедневника и систему времени. Они с осторожностью принимают решения, в том числе и на работе, с точки зрения того, как та или иная деятельность скажется на том, как они распределяют время. Но затем они совершают одну существенную ошибку, которая сводит на нет все эти усилия: они «снимают сливки». То есть они выбирают задачи, возможно, по одной из причин, которые были рассмотрены ранее, например, потому что они им нравятся. Какова бы ни была причина, они переосмысливают свои приоритеты и решают, что сначала нужно сделать что-то еще. Они могут потратить на это так много времени, что не успеют составить план и не смогут привести его в исполнение. Конечно, временной план не статичен. Его постоянно нужно улучшать, но это не должно служить оправданием для того, чтобы его не придерживаться. Если вы регулярно пересматриваете свой план и если решения, вытекающие из плана, удачны, то вы можете придерживаться его и добиться большего прогресса в своих делах. Верьте в ваш план и старайтесь не отвлекаться от него, и это приведет вас к успехам.

Интернет

Интернет – это ресурс, освоив который, можно быстро и легко получить доступ к практически любой информации. Возьмем очень простой пример: когда-то можно было получить базовую информацию о компании, только запросив ее годовой отчет, теперь вы можете просмотреть веб-сайт, досконально просмотреть отчет и глубже изучить более конкретную или обновленную информацию. И это можно сделать с минимальными затратами, не отходя от рабочего места.

Однако нужно быть осторожными, Интернет – это также основной источник отвлечений. Одна вкладка плавно переходит в другую, и вам кажется заманчивой идеей потратить еще минуту или две, «вдруг получится найти что-то получше или конкретнее», и так далее. Будьте осторожны, здесь может потребоваться настоящая дисциплина – вам самим и, возможно, вашим подчиненным.

Примечание. Эта опасность была упомянута ранее в предисловии, и ее повторение здесь совершенно оправдано. Я использую недавно придуманное слово, чтобы еще больше подчеркнуть эту проблему: киберлофинг. Мало того, что люди тратят огромное количество времени впустую, бродя по веб-страницам (и социальным сетям), которые не имеют ничего общего с работой, так порой и их действия настолько неприемлемы, что стали основанием для увольнения. Избегайте этого и сопротивляйтесь также социальному давлению, связанному с рассылкой шуток и других материалов по электронной почте.

Этот пункт остается в силе. Единственное, что изменилось в новом издании, – это диапазон отвлекающих факторов в Интернете. Я только и могу повторять: будьте осторожны, будьте начеку и приложите реальные усилия, чтобы развивать хорошие привычки.

Выделяйте ключевые факты

Среди стопок документов, которые вы должны прочитать, предоставлять, хранить или передать, вы можете заметить некоторые выделяющиеся элементы. Когда беретесь за конкретный документ, вы, скорее всего, будете искать ключевое слово, заголовок или раздел, которые сообщат вам основную информацию, не перегружая деталями. Но вам нужно быстро найти элемент подсказки.

Выделять текст на бумаге легко с помощью флуоресцентных маркеров. Возможно, это покажется незначительным, но парочка таких маркеров на вашем рабочем столе действительно могут сэкономить вам время. Их сразу же видно на бумаге, и любая секция, заголовок или слово сразу же будут вам видны; они исключают вероятность того, что вы пролистаете страницы и не заметите выделенные строки. Они сразу же обратят ваше внимание на основные моменты, и я, например, не смог бы без них жить. Как и разрекламированные стикеры, они теперь являются частью офисной жизни, без которой мы не можем себе ее представить. Если по какой-то причине у вас их еще нет, купите их в ближайшее время и опробуйте. Я уверен, что вы оцените их пользу и будете ими регулярно пользоваться – они недорогие, но могут сэкономить вам несколько минут каждый день. Опять же, существует множество способов выделить или пометить документы на экране по похожему принципу.