Текст книги "Документационное обеспечение деятельности кадровой службы"

Приказ о переводе на другую работу

На основании дополнительного соглашения к трудовому договору издается приказ о переводе работника на другую работу.

Для его издания может быть использована либо унифицированная форма Т-5, либо форма, разработанная организацией самостоятельно.

Приказ о переводе должен содержать информацию обо всех изменяющихся условиях и дате перевода. Также в нем обязательно указывается основание для перевода. Основанием будут два документа: заявление работника (или иной документ, на котором зафиксировано согласие работника на перевод) и дополнительное соглашение к трудовому договору. Приказ подписывается руководителем организации, регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу, и работник знакомится с ним под роспись (см. Оформление кадровых приказов).

Оригинал приказа хранится в кадровой службе. Копия передается в бухгалтерию и подшивается в личное дело работника (если личные дела ведутся в организации).

Внесение записи о переводе в трудовую книжку работника и его личную карточку

Не позднее недельного срока со дня издания приказа о переводе работника запись о переводе вносится в трудовую книжку работника (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).

Запись о переводе оформляется в разделе «Сведения о работе» (см. Заполнение разделов трудовой книжки). Запись нумеруется, проставляется дата перевода. В третьей графе пишется, на какую должность и в какое структурное подразделение переведен работник.

В четвертой графе указываются реквизиты приказа о переводе, который является основанием для внесения записи в трудовую книжку. Работник не знакомится с данной записью. Подпись работника предполагается только в личной карточке работника, в которой в III разделе фиксируются все переводы работника.

В личной карточке в графы таблицы вносится следующая информация: дата перевода, структурное подразделение, должность, тарифная ставка (оклад, надбавка), основание перевода. Работник расписывается в 6 графе, которая называется «личная подпись владельца трудовой книжки».

Информация о временных переводах в трудовую книжку не вносится.

Внесение записи о временном переводе в личную карточку не регламентировано, однако, учитывая наличие графы «личная подпись владельца трудовой книжки», в личную карточку эту информацию также не стоит вносить.

Вместе с тем нет запрета на внесение таких записей, поэтому, если работодателю важно вести учет всех переводов, он может их фиксировать в личной карточке работника.

Перевод по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон

Вопросы инициативы перевода недостаточно четко отражены в ТК РФ. Учитывая, что большинство переводов возможно только с письменного согласия работника, вопрос, по чьей инициативе он осуществляется, становится не столь существенным.

Однако есть ряд случаев, когда инициатива перевода исходит от работодателя или перевод осуществляется по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. В этих случаях работник либо соглашается на перевод, либо с ним расторгается трудовой договор по соответствующим основаниям.

К таким переводам относятся:

– перевод вследствие несогласия работника работать после изменения определенных сторонами условий трудового договора, произошедших по причинам изменения организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ, п. 7 ст. 77 ТК РФ);

– перевод вследствие сокращения численности или штата работников организации (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, ст. 180 ТК РФ);

– перевод вследствие несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе по причине недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);

– перевод вследствие восстановления на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);

– перевод вследствие дисквалификации или иного административного наказания, исключающего возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору (п. 8 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);

– перевод вследствие прекращения допуска к государственной тайне, если выполняемая работа требует такого допуска (п. 10 ч. 1 ст. 83 ТК РФ), и ряд других (ст. 83 ТК РФ).

В перечисленных случаях работодатель направляет работнику уведомление с предложением перевода на другие должности, которые работник сможет выполнять с учетом его состояния здоровья.

Отдельной разновидностью перевода по не зависящим от воли сторон обстоятельствам является перевод в соответствии с медицинским заключением (ст. 73 ТК РФ).

В соответствии с медицинским заключением работника можно:

– временно (до 4 месяцев) перевести на работу, которую он сможет выполнять по состоянию здоровья;

– временно (до 4 месяцев) отстранить от работы (если у работодателя нет работы, на которую он мог бы временно перевести работника по состоянию здоровья);

– перевести на другую постоянную работу, которая подходит ему по состоянию здоровья.

В последнем случае, если работник отказывается от такого перевода или такой работы у работодателя нет, трудовой договор с работником расторгается.

К переводу по инициативе работодателя также можно отнести перевод в другую местность вместе с работодателем.

Работодатель должен уведомить работника о таком переводе и получить его согласие на такой перевод.

Порядок и срок направления уведомления в ТК РФ не регламентируются. Как правило, этот срок составляет два месяца (аналогично уведомлению в случае изменения определенных сторонами условий трудового договора вследствие изменения организационных и технологических условий труда).

Если работник согласен с таким переводом, он документально оформляется кадровой службой. Согласие работника может быть отражено на самом уведомлении (на экземпляре работодателя).

В случае несогласия работника с переводом в другую местность вместе с работодателем трудовой договор с ним расторгается в соответствии с п. 9 ст. 77 ТК РФ.

Несогласие работника на перевод и предложение иной имеющейся у работодателя работы

В процессе трудовой деятельности могут возникать ситуации, когда перевод работника инициируется работодателем или осуществляется в связи с обстоятельствами, не зависящими от воли сторон (см. Перевод по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон).

Согласие работника – одно из обязательных условий перевода (кроме некоторых, определенных в ТК РФ случаев (см. Письменное согласие работника на перевод. Перевод без согласия работника). Поэтому перевод может состояться или не состояться в зависимости от того, согласился работник на перевод или нет.

Есть два типа ситуаций, когда инициатива перевода, исходящая от работодателя, отклоняется работником. И, соответственно, есть два варианта развития событий и их документального оформления.

Ситуация, когда работодатель предлагает работнику перевод на вакантную должность, в случае письменного отказа работника от такого перевода никак далее не оформляется. То есть работник на уведомлении (на экземпляре работодателя) пишет «на перевод не согласен», и на этом вопрос о переводе закрывается.

Более сложная ситуация связана с теми обстоятельствами, когда перевод является альтернативой увольнения работника. Например, при сокращении численности или штата работников, при несогласии работника продолжать работу после изменения определенных сторонами условий трудового договора, произошедших по причинам изменения организационных или технологических условий труда и др. (см. Перевод по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон).

В этих ситуациях работника уведомляют о предстоящих изменениях и, в случае отказа работать при изменившихся условиях, предлагают иную работу, имеющуюся у работодателя. Работа может быть как соответствующей квалификации, так и низшей квалификации. Главное условие – возможность работника выполнять эту работу по состоянию здоровья.

Если работник отказывается от этой работы, то есть отказывается от перевода, это влечет за собой его увольнение по соответствующим статьям:

– отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией, с изменением типа государственного или муниципального учреждения (п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);

– отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);

– отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);

– отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем (п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) и ряд других.

Перемещение работника на другое рабочее место

Исходя из положений ст. 72.1 ТК РФ, перемещение работника подразумевает изменение его рабочего места, структурного подразделения (если оно не закреплено в качестве условия в трудовом договоре), агрегата, на котором он работает. При этом трудовая функция работника остается неизменной.

Одним из главных критериев, определяющих, какие изменения в трудовой деятельности работника относятся к переводам, а какие – к перемещениям, является наличие изменений в определенных сторонами условиях трудового договора.

Если ни одно из условий трудового договора не меняется, следовательно, работник не переводится на другую работу, а перемещается для выполнения работы на другом агрегате или перемещается на другое рабочее место, в другое структурное подразделение.

Для осуществления перемещения не требуется получать согласие работника.

Порядок документального оформления перемещения не регламентирован в правовых актах РФ.

Поэтому, исходя из общего правила оформлять любые управленческие действия (решения) приказом, следует издать приказ о перемещении работника.

Данный приказ не имеет унифицированной формы и оформляется на общих основаниях (см. Оформление кадровых приказов, текст кадровых приказов).

Основанием приказа может быть любой внутренний документ, которым инициируется это перемещение, например служебная записка руководителя структурного подразделения на имя руководителя организации с обоснованием необходимости перемещения.

Временный перевод

В соответствии со статьей 72.1 ТК РФ переводы работника могут носить как постоянный, так и временный характер.

Временные переводы осуществляются в следующих случаях:

1) если необходимо заместить временно отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы, до момента его возвращения (ст. 72.2. ТК РФ);

2) в случае необходимости устранения последствий катастроф и аварий, предотвращения порчи или уничтожения имущества, простоя, возникших в результате этих аварий и катастроф (ст. 72.2. ТК РФ);

3) если работник нуждается во временном переводе в связи с медицинскими показаниями (ст. 73 ТК РФ);

4) по любым иным причинам, если работник и работодатель заинтересованы во временном переводе и оформляют это в виде соглашения (дополнительного соглашения к трудовому договору) (ст. 72.2. ТК РФ).

Каждый из этих разновидностей временного перевода имеет свою специфику.

В первом случае для перевода необходимо обоюдное согласие работника и работодателя, которое оформляется в виде дополнительного соглашения к трудовому договору. Основанием для заключения дополнительного соглашения является заявление работника с просьбой о временном переводе или его согласие, оформленное с помощью любого другого документа. Срок такого перевода точно не оговаривается. Датой окончания работы в должности, на которую временно был переведен работник, является день возвращения на работу основного сотрудника. Учитывая, что не всегда возможно точно указать эту дату, в дополнительном соглашении указывается, что выход на работу отсутствующего работника, место которого замещается, является условием прекращения временного перевода.

Во втором случае перевод работника допускается без его согласия на срок до 1 месяца (кроме перевода на менее квалифицированную работу, при котором согласие работника требуется).

За работником оставляется право отказаться от такого временного перевода в ряде случаев, предусмотренных статьями 219 и 220 ТК РФ. К этим случаям относятся:

– отказ от выполнения работ в случае возникновения опасности для его жизни и здоровья вследствие нарушения требований охраны труда;

– отказ от выполнения тяжелых работ и работ с вредными и (или) опасными условиями труда, не предусмотренных трудовым договором.

Временный перевод по медицинским показаниям осуществляется с письменного согласия работника на такой перевод.

Основанием для перевода является медицинское заключение (справка), в котором содержится рекомендация перевести его на другую работу.

В соответствии с медицинским заключением работодатель предлагает работнику в письменном виде имеющиеся у него вакансии.

Если срок перевода составляет не более четырех месяцев, то работник может быть либо переведен на временную работу, либо отстранен от работы (в случае, если работника не устраивает ни одна из предложенных вакансий, или в случае, если у работодателя нет подходящей работы).

Если предполагается, что срок перевода будет более четырех месяцев или работнику требуется постоянный перевод, тогда работник либо соглашается на предложенную ему работу (если у работодателя есть подходящая работа), либо, в случае отказа или отсутствия подходящей работы, работник увольняется по пункту 8 части первой статьи 77 ТК РФ. Основанием прекращения трудового договора в этом случае будет «отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы».

Любые другие варианты временного перевода, которые осуществляются по договоренности между работником и работодателем, допускаются на срок не более одного года. Для оформления такого перевода требуется согласие работника, оформляемое с помощью заявления или другого документа, на котором фиксируется это согласие. На основании заявления кадровая служба составляет дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописывает все изменяющиеся условия и устанавливает срок перевода.

По окончании этого срока, если работодатель не предоставляет работнику прежнюю работу и работник не настаивает на обратном переводе, временный перевод приобретает характер постоянного.

При этом в трудовую книжку вносится запись о всем периоде перевода, включая период, когда он считался временным.

В правовых актах РФ не прописывается, как правильно оформить в этом случае запись о переводе. Как правило, работодатель издает новое дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ, в котором признает утратившим силу условие о временном характере перевода.

Кроме заявлений, письменного согласия, дополнительных соглашений к трудовому договору все виды переводов оформляются приказом за подписью руководителя.

Временные переводы в трудовую книжку не вносятся.

Внесение временных переводов в личную карточку работника может производиться по усмотрению работодателя.

6. Предоставление отпуска работнику

Ежегодные оплачиваемые отпуска и иные виды отпусков

В соответствии со статьей 37 Конституции РФ каждый работающий по трудовому договору имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Это же право работника прописано в статье 21 ТК РФ.

Ежегодный оплачиваемый отпуск – это основной вид отпуска, который предоставляется всем работникам, работающим по трудовому договору, с учетом отработанного в организации времени. На период нахождения в отпуске за работником сохраняются его место работы и оклад.

Ежегодный оплачиваемый отпуск может состоять из основного отпуска и дополнительного.

Продолжительность основного отпуска (см. Продолжительность отпусков, исчисление сроков отпуска) устанавливается ТК РФ и иными правовыми актами РФ (для отдельных категорий работников). За каждый год работы работнику положено определенное количество дней основного оплачиваемого отпуска. Это количество не может быть уменьшено работодателем.

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска устанавливаются работникам за определенные условия труда, которые компенсируются большей продолжительностью отпуска.

К таким условиям могут относиться:

– работа с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ);

– особый характер работы (ст. 118 ТК РФ);

– ненормированный рабочий день (ст. 119 ТК РФ);

– работа в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 116 ТК РФ, ст. 14 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520–1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях») и др.

Дополнительный отпуск может быть предоставлен работнику по согласованию с работодателем и зафиксирован в трудовом или коллективном договоре.

Кроме ежегодного оплачиваемого отпуска, работнику могут предоставляться другие виды отпусков:

– отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ);

– отпуск по беременности и родам (ст. 255 ТК РФ);

– отпуск по уходу за ребенком (ст. 256 ТК РФ);

– отпуск работникам, усыновившим ребенка (ст. 257 ТК РФ);

– учебный отпуск (ст. 173–176 ТК РФ).

По общему правилу предоставление отпуска без сохранения заработной платы остается на усмотрение работодателя. Работодатель вправе отказать работнику в предоставлении такого отпуска, кроме отдельных категорий работников, зафиксированных в ст. 128 ТК РФ.

К этим категориям относятся:

– участники ВОВ;

– работающие пенсионеры (по возрасту);

– члены семьи военнослужащих, погибших при исполнении своих обязанностей или вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы;

– работающие инвалиды.

Также отпуск без сохранения заработной платы предоставляется в случае рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников.

Отпуск по беременности и родам предоставляется женщинам, работающим по трудовому договору, независимо от стажа и иных условий работы. Данный вид отпуска делится на две части – дородовую и послеродовую (см. Продолжительность отпусков, исчисление сроков отпуска). Предоставляется отпуск женщинам на основании листка нетрудоспособности, выданного врачом-гинекологом (врачом), ведущим наблюдение беременности.

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет может быть предоставлен матери ребенка, одному из родственников ребенка, фактически осуществляющему за них уход, опекуну ребенка. Отпуск может быть взят одним или несколькими членами семьи по частям.

На время этого отпуска за работником сохраняется место работы. Во время отпуска работнику выплачивается ежемесячное пособие по уходу за ребенком, размер которого зависит от периода отпуска (порядок расчета пособий определен в статье 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

Первый период ограничен полутора годами ребенка, в течение которого работнику выплачивается по месту работы 40 % среднего заработка работника. Во втором периоде – от полутора до трех лет ребенка пособие по государственному социальному страхования не выплачивается.

В период отпуска мать (или иное лицо, фактически осуществляющее уход за ребенком, указанное в статье 256 ТК РФ) может работать на условиях неполного рабочего времени с сохранением права на пособие в полном размере.

Для предоставления отпуска по уходу за ребенком, кроме заявления работника, также необходимо свидетельство о рождении ребенка. Если отпуск берет не мать, добавляются документы, подтверждающие родство с ребенком, и справка с места работы матери о том, что пособие ей не выплачивалось.

Отпуск по уходу за ребенком может быть прерван в любой момент по инициативе работника.

Отпуск в связи с усыновлением ребенка может предоставляться как матери ребенка, так и отцу. В том случае, если данный вид отпуска предоставляется женщине, она может выбрать другой вид отпуска – отпуск по беременности и родам. Оба вида отпуска начинаются со дня усыновления ребенка до истечения 70 дней со дня его рождения (или 110 дней, если усыновляются двое и более детей).

Также работникам, усыновившим ребенка, может быть предоставлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, который оформляется на общих основаниях (ст. 256 ТК РФ).

Учебные отпуска делятся на дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка и отпуска без сохранения заработной платы.

В статьях 173–176 ТК РФ перечисляются категории обучающихся, которым предоставляются оплачиваемые и неоплачиваемые отпуска.

Оплачиваемые отпуска в основном предоставляются обучающимся по программам различного уровня заочной и очно-заочной форм обучения при получении образования определенного уровня впервые.

Неоплачиваемые отпуска работодатель обязан предоставить обучающимся по программам различного уровня очной формы обучения.

Отдельными условиями оплаты учебного отпуска являются успешное освоение работником программ обучения и наличие государственной аккредитации у образовательного учреждения. Успешность обучения подтверждается справкой-вызовом. Ведение всех остальных форм контроля успеваемости (например, зачетная книжка) относятся к компетенции образовательного учреждения.

Если программы обучения не имеют государственной аккредитации, учебный отпуск может оплачиваться, если это условие закреплено в трудовом договоре с работником или коллективном договоре.

Количество дней оплачиваемого учебного отпуска регламентируется в ТК РФ (ст. 173–176) (см. Продолжительность отпусков, исчисление сроков отпуска).

Совместителям учебные отпуска не предоставляются.

Основанием для предоставления учебного отпуска является справка-вызов. Форма справки-вызова утверждена Приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 № 1368 «Об утверждении формы справки-вызова, дающей право на предоставление гарантий и компенсаций работникам, совмещающим работу с получением образования».

Предоставление всех видов отпусков, кроме ежегодного оплачиваемого и учебных отпусков, осуществляется на основании письменного заявления работника.