Президент

   Диалог с компьютером
   Пособие для пользователя

   Борис Майоров

Введение

   В 1946 году в США был построен компьютер ENIAC (Electrical Numerical Integrator and Computer – Электронный Цифровой Интегратор и Компьютер). До этого в 1943г. в компьютерную эру вошёл английский «Колосс», разработанный британским математическим гением Аланом Матисоном Тьюрингом (1912—1954), еще в 1936г. первым создавший «теоретический компьютер» (так называемая «машина Тьюринга»). «Колосс» содержал 2000 электронных ламп и обрабатывал информацию со скоростью 5000 знаков в секунду.
   Это были первые инструменты Информационных технологий эпохи роботов, помогающим человеку в форме диалога преобразовывать все сферы жизни.
   Компьютеры для персонального использования (ПК) выпускают с 1980 года.
   Возможности и популярность ПК пока удваиваются каждые два года.
   Конфигурация ПК для офиса обычно проще, дешевле; базируется на процессоре от 2 ГГц, оперативной памяти 2 Гб, жёстком диске ёмкостью от 500 Гб и встроенной в материнскую плату видео и звуковой карте.
   Компьютер для дома покупают для широкого применения. Он дороже офисного и его примерная конфигурация: процессор от 3 ГГц, оперативная память от 4 Гб, жёсткий диск ёмкостью от 1 Тб, DVD-ROM и видеокарта с поддержкой трёхмерной графики (3D) высшего уровня и от 256 Мб собственной памяти.
   Практически стандартом базовой программы (операционной системы) для ПК сегодня является Windows 10 домашней версии.
   Навыки владения компьютером, диалогом с ним становятся неотъемлемым элементом культуры современного человека.
   Известно, что имеются шесть органов чувств: глаза, нос, рот, уши, кожа и вестибулярный аппарат. Считается, что 80% информации о внешнем мире даёт зрение. Для ориентации в обществе и ведения диалога человек использует ещё семь «органов чувств», именуемых формами общественного сознания: философия (мировоззрение), наука, искусство, мораль, право, политика, религия (вера, атеизм).
   В книге рассмотрены основные элементы диалога с компьютером в процессе управления информацией с помощью программных средств общего назначения.
   Программы специального назначения лишь упомянуты, их надо изучать по соответствующим пособиям, прилагаемым к ним, или на специальных курсах.
   Системы программирования: языки программирования и специальные технологии, используемые для создания программ, в книге не рассматриваются. Это область специальных знаний и умений.
   Сегодня компьютеры комплектуются популярным набором программ Windows 7 или 10 + Office 2016 или Office 365. Однако ещё много ПК с более ранними версиями WindowXP и Office 2003 или 2007.
   Краткая история компьютера, некоторые ключевые требования, определения и правила гигиены приведены в приложении.

Понятие компьютера (ПК)

   Компьютер – инструмент информационных технологий, состоящий из технических и программных средств. Информационные технологии изучает информатика – наука о формализации создания, сбора, хранения, переработки и передачи информации.
   Термин «информация» происходит от латинского informatio, что означает разъяснение, осведомление, изложение. В широком смысле информация – это отражение реального (материального, предметного) и духовного мира человека в виде сигналов и знаков.
   Жизнедеятельность любого организма или функционирование технического устройства связаны с процессами управления. Процессы управления включают в себя получение, хранение, преобразование и передачу информации.
   В процессе управления всегда происходит взаимодействие двух объектов – управляющего и управляемого, которые соединены каналами прямой и обратной связи. По каналу прямой связи передаются управляющие сигналы, а по каналу обратной связи – информация о состояния управляемого объекта.
   Модели, описывающие информационные процессы управления в сложных системах, называются информационными моделями процессов управления.
   Разомкнутое управление по прямому каналу не учитывает состояние управляемого объекта. Замкнутое управление осуществляется с использованием канала обратной связи, чем достигается особая точность состояния управляемого объекта.
   Информация преобразуется и складывается из символов в тексты, рисунки, чертежи, фотографии, световые, звуковые или радиоволны, электрические или магнитные импульсы и т. д.
   В работе технических и программных средств ПК заложены стандартные алгоритмы – инструкции для выполнения того или иного действия. Их набор и конфигурация обеспечивают выполнение всевозможных операций на компьютере.

   Основные алгоритмы компьютера

   В архитектуре современных персональных компьютеров положен магистрально-модульный принцип, обеспечивающий конфигурацию и модернизацию ПК. Модульная организация компьютера опирается на магистральный (шинный) принцип обмена информацией между устройствами.
   Магистраль включает в себя три многоразрядные шины: шину данных, шину адреса и шину управления.
   По шине данных информация передаётся между различными устройствами. Разрядность шины данных определяется разрядностью процессора, т. е. количеством двоичных разрядов, которые процессор обрабатывает за один такт
   Каждая ячейка оперативной памяти имеет адрес, доступ к которому осуществляется по адресной шине. Разрядность шины адреса определяет адресное пространство процессора, т. е. количество ячеек оперативной памяти, которые могут иметь уникальные адреса.
   По шине управления передаются сигналы, определяющие характер обмена информацией по магистрали. Сигналы управления определяют, какую операцию – считывание или запись информации из памяти – надо производить, синхронизируют обмен информацией между устройствами и т. д.

   Связь устройств

   Науку об управлении в живых и неживых системах путем информационного взаимодействия между объектом управления и управляющей системой ранее называли кибернетика – в России применяется термин информатика.
   Информатика находится в стадии становления, чётких определений предмета и явлений информатики пока нет и они представлены в форме понятий, в которые обычно вкладывается разная смысловая нагрузка в зависимости от аспекта темы.
   В учебных целях, пользователям можно принять образ компьютера в виде робота подобного человеку с «телом и душой», ведущего диалог с человеком при помощи мышки, клавиатуры, микрофона и диалоговых окон на мониторе. Пользователь осваивает основные правила диалога с ПК – интерфейс, который определяется операционной системой и прикладными программами ПК. Сущность программ скрыта, понять их трудно, внешне они ведут себя по-разному. Например, игровые программы постоянно производят действия и реагируют на команды пользователей, а текстовые редакторы всего лишь исполняют команды ввода букв в текст. Наиболее полное представление о сложности и работе ПК дают шахматные и другие игровые программы.
   Компьютер способен вести диалог с человеком на уровне сознания: философии (мировоззрение), науки, искусства, морали, права, политики и религии (по поводу веры и атеизма). Скоро компьютеры могут беспристрастно проводить судебные заседания, с ними можно будет согласовать выбор депутата или президента.
   Кроме физиологических чувств работы с информацией: зрения, слуха и осязания ПК скоро освоит вкус и обоняние, разовьёт своё «общественное» сознание, догоняя Человека, который не спешит приближаться к своему Создателю.

Основные технические устройства и правила их использования

   Компьютер подключается к сети стабилизированного питания. Однако современные ПК стали надёжнее и успешно работают в обычной городской электросети.
   Пользователю не рекомендуется:
   Эксплуатировать компьютер с повреждениями корпуса и кабелей.
   Размыкать и замыкать разъёмы кабелей, а также вынимать и вставлять в розетки вилки кабелей при включённом оборудовании.
   Вскрывать корпуса устройств и загромождать оборудование предметами, затрудняющими циркуляцию воздуха в местах охлаждения.
   Без специальной подготовки изменять комплектацию компьютера.
   Повторно включать ПК ранее, чем через одну минуту после выключения.
   Удалять пыль не мягкой салфеткой.
   Для облегчения диалога с компьютером нарисуем его в ином виде, похожим на человека.

Авторский рисунок ПК для уяснения устройства и взаимодействия его узлов

Типовая конфигурация ПК:

   Общий вид персонального компьютера

   – монитор (дисплей);
   – клавиатура и устройство «Мышь»;
   – системный блок;
   – принтер.
   К системному блоку компьютера могут подключаться дополнительные устройства: звуковая и видео аппаратура, модем, сканер, устройства связи с локальной или глобальной информационной компьютерной сетью и др.

Набор устройств компьютера

Подробнее об устройствах компьютера

Системный блок

Системный блок содержит основную электронную плату (материнскую) с тактовым генератором электронных импульсов, процессор, оперативную память, электронные схемы (контроллеры), порты ввода-вывода.

   Системный блок

   В него вмонтированы дисководы для магнитных и лазерных дисков, а также блок электропитания.
   Процессор с генератором цифровых импульсов управляет работой ПК и выполняет все заданные вычисления и преобразования информации. Современные процессоры за один шаг генератора тактовых импульсов обрабатывают 8 байт или 64 бита.
   Частота тактовых импульсов определяет скорость вычислений.
   В ПК используются процессоры разной производительности и их особенности сказываются только при выполнении тех или иных программ.
   Обычно в документации на программные средства указывается рекомендуемый тип процессора.
   В оперативной (быстрой) памяти располагаются программы, выполняемые компьютером в момент его работы, а также используемые этими программами данные. Ее емкость для ПК колеблется от 1 до 16 Гб.
   Байт, как ёмкость и единица информации, в первых операционных системах был эквивалентен одному символу клавиатуры.
   Сравните, действия человека использующего арабские цифры для сложения, и работу процессора компьютера использующего для сложения двоичную систему вычислений:
   1 – 0001; 5 – 0101 Работа компьютера проще.
   + + + + + + + + + – – Действия человека привычны,
   2 – 0010; 6 – 0110 но не логичны, так как работают
   ================= схемы образного мышления.
   3 – 0011; 11 – 1011
   В современных компьютерных системах каждый символ описывается последовательностью нулей или единиц, которые записываются в память ПК, превращаются в электрические импульсы и обрабатываются его процессором.
   Отличие только в том, что человек «вычисляет» на бумаге или в «уме», а компьютер складывает импульсы в микросхемах. Действия компьютера просты.
   Ранее многие программы (огромное количество упорядоченных соответствующим образом нулей и единиц) работали на ПК самостоятельно, а потом из программ стали выделять общие подпрограммы и объединять их в управляющей (основной) программе. Так сложилась популярная операционная система Windows 10 (основная программа ПК). И этот процесс усложнения и ускорения работы продолжается. Аналогично и с современным человеком, который нуждается в крепкой, чуткой нервной системе, современных образовательных программах, быстрой и объемной своей и дополнительной памяти.
   Тип материнской платы с тактовым генератором, микропроцессор и оперативная память определяют «мощность» компьютера – его возможности. Наличие емкого и быстрого постоянного носителя информации в системном блоке, хорошего принтера и других дополнительных устройств расширяют его возможности.
   Контроллеры предназначены для управления работой различных устройств (монитора, сканера, накопителей и т. д.) и представляют собой микросхемы для физического подключения тех или иных устройств ПК к материнской плате.
   Через порты ввода-вывода процессор обменивается данными с различными внешними устройствами ПК. Порты также выполнены в виде электронных микросхем.

Дисководы

   Оптический дисковод

   Дисководы служат для работы с носителями информации. Они встроены в системный блок и через контроллеры подсоединены к материнской плате. Дисководы именуются латинскими буквами A,B,C,D,E,F…
   Диск и дисковод С:\ представляют собой единое целое. Это основное хранилище программ и данных. Диск С:\ часто называют жестким диском или основной папкой
   Диски А:\ и B:\ сейчас не используется. Они предназначались для хранения и переноса на другой ПК копий небольших файлов (текстов, фото, программ и т. д.).
   Теперь применяют более ёмкие и компактные носители информации на электронных схемах с различной технологией записи информации – флэшки и они определяются как диски F, G, H и т. д.

Флэшка

Форматирование флэшки

Перед первым применением флэшки, да и любой диск надо форматировать, т.е. нанести на её записывающую поверхность электро-магнитные дорожки с маркерами для записи документов (отдельных записей с именем – т.е. файлов).
Вставьте флэшку в соответствующий порт или разъём и правой кнопкой мышки щелкните по вновь появившейся строчке в окне устройств компьютера, например, Transcend (K:) и в появившемся меню выберете команду «Форматировать».

Так может выглядеть окно «Компьютер»

При записи информации, текстового документа или мультимедиа (фото, аудио или видео) формируется файл – запись документа на носителе, сведения об этом файле заносятся в таблицу файлов, которая обычно расположена в начале носителя и считывается первой.

Подробнее о жестком диске

   Это герметичное устройство с емкими дисками, жестко соединенными со своим дисководом, и находится в системном блоке ПК. Диск предназначен для основной работы на компьютере и долговременного хранения программ и информации. На нём хранится:
   – программа WINDOWS;
   – пользовательские программы, например, WORD и файлы;
   – специальные программы и их файлы и т. д.

   Жесткие диски отличаются друг от друга ёмкостью и другими параметрами.
   Такие диски называют ещё долговременной памятью. В отличие от оперативной памяти, в которой временно исполняются программы, хранящиеся на дисках.
   Память на магнитных дисках и память на микросхемах относятся друг к другу примерно как бумага и мозг человека. На бумаге идеи хранятся долго, а в мозгу только на время размышления. В оперативной памяти, как и в мозгу человека, информация может редактироваться, и уже новая версия файла сохраняется на диске для хранения.

Монитор

Монитор (дисплей) предназначен для вывода на экран текстовой и графической информации. Отличаются они «разрешающей способностью»: возможностью выведения в графическом режиме определенного числа точек по горизонтали и вертикали, в текстовом режиме – определенного количества символов по горизонтали и по вертикали.

   Монитор, дисплей, экран компьютера

   Монитор подключается к материнской плате через графическую карту, которая имеет память и обеспечивает передачу информации от «работающей» в оперативной памяти программы на экран монитора.
   Монитор имеет независимый блок электропитания, но может подключаться к электросети через системный блок.

Клавиатура и назначение клавиш

   Команды для компьютера имеют однозначное написание и формируются нажатием соответствующих клавиш на клавиатуре. Списки готовых команд ПК находятся во всевозможных меню и тогда удобнее их отдавать компьютеру при помощи «мышки».
   Клавиши нажимаются поодиночке, иногда – последовательно, иногда – одновременно. Повторное нажатие некоторых клавиш отменяет ранее введённую команду.
   Когда две клавиши, например Alt и F1, должны быть нажаты одновременно, в тексте инструкции к программе это действие будет обозначено Alt + F1 или Alt – F1.
   На клавиатуре компьютера можно выделить несколько полей клавиш:
   – верхнее поле, которое начинается с клавиши Esc и заканчивается клавишей F12, называется набором функциональных клавиш;
   – среднее поле, которое начинается с клавиши Print Screen и до клавиши Num Lock, называется набором стандартных клавиш;
   – нижнее поле, содержащее русские, латинские и специальные символы, называется набором клавиш общего назначения;
   – правое поле, начиная с клавиши Num Lock, предназначено для ввода числовой информации и управления курсором, т.е. для его перемещения по полю ввода информации.
   Кроме алфавитно-цифровых клавиш и клавиш со знаками пунктуации, на клавиатуре имеются специальные клавиши:
   Esc (назад) – используется для отмены действия, отказа от текущего режима;
   F1 – F12 – выполняют разные функции, F1 часто вызывает справку;
   Ctrl, Shift, Alt – называются регистровыми (дополнительными) и используются в комбинациях с другими клавишами. Сначала необходимо нажать регистровую клавишу, затем, удерживая ее, нажать клавишу, указанную в инструкции к программе;
   Caps Lock – включает и выключает верхний регистр (ввод только заглавных букв); в режиме заглавных букв загорается лампочка над правым полем клавиатуры.
   Tab (шаг) – перемещает курсора на установленное количество позиций, часто используется для редактирования таблиц и перемещения текста по горизонтали;
   Backspace, стрелка влево – удаляет в случае необходимости символы текста перед курсором. Важная клавиша и понять её работу надо с самого начала путём ввода и удаления текста в программе Word;
   Enter (да, вход, ввод, вперёд…) – подтверждает команду, завершает абзац, а также для разрыва абзаца на два или в сочетании с клавишей Shift на две строки;
   Ins (вставка) – переключает режим «вставка» на режим «замена» символов. Рекомендуется режим «вставки» с последующим удалением ненужных символов;
   Del (удаление) – удаляет символ, находящийся за курсором (в текущей позиции строки). Важная клавиша – потренируйтесь вводить и удалять текст в программе Word;
   Кнопки со стрелками – управляют курсором (передвигают его по экрану);
   Home (начало) – перемещает курсор на начало записи (списка, строки);
   End (конец) – перемещает курсор на конец записи (списка, строки);
   PgUp, PgDn – листают текст экранами (экран вверх, экран вниз);
   Num Lock – (блокировка цифр) включает и выключает режим калькулятора на клавиши правого цифрового поля клавиатуры. Этот режим удобен для бухгалтеров.
   Особые комбинации клавиш:
   PrtScr – копирует в буфер экран в виде рисунка для вставки его в текст;
   Аlt + PrtScr – копируют в буфер активное окно в виде рисунка;
   Ctrl + Break – останавливают работу программы или команды;
   Ctrl + Alt + Del – перезагружают операционную систему, в случае если компьютер заблокирован, т.е. когда другие клавиши и мышка не работают. Вместо них можно нажать кнопку RESET на лицевой части системного блока.
   Блокировка компьютера чаще всего наступает от большой скорости и количества неправильных команд, вводимых мышкой или с клавиатуры. Не «стучите» по клавишам, слушайте компьютер и вдумывайтесь в его «реплики».

Мышь

   Мышь является средством выбора многочисленных параметров и ввода команд компьютеру в паре с монитором.
   Щелчок или двойной щелчок по левой кнопке мышки (указательным пальцем) на объекте в виде пиктограммы, символа или пункта меню вызывает какое-либо действие, а щелчок по правой кнопке мышки (средним пальцем) показывает контекстное меню, т.е. список действий пользователя в этой конкретной ситуации.
   Можно сказать, что указательным пальцем командуют компьютером, а среднем спрашивают о своих полномочиях в том или ином месте.
   Мышь располагается справа от клавиатуры (слева для левши).

Работа мышкой

Указатель мыши на экране может принимать различные формы. Например, форму песочных часов, которая информирует о том, что идет длительная обработка данных и ввод информации невозможен.

Принтеры

   Принтеры предназначены для записи (вывода) текстовой и графической информации на бумагу.
   Наиболее распространены узкие принтеры для бумаги формата А4 и широкие для бумаги формата А3.
   Наилучшее качество при высоких скоростях печати обеспечивают лазерные принтеры.
   Устройство различных модификаций принтеров и других технических средств в книжке не рассматриваются. Для освоения операций с ним необходимо прочитать инструкцию, которая обычно прилагается к конкретному устройству, и следовать её указаниям, не применяя усилий.
   В случае поломки надо приглашать специалистов.

Дополнительные устройства

   К компьютеру могут быть подключены различные устройства:
   – графопостроитель, устройство для вывода чертежей на бумагу;
   – сканер, устройство для считывания текстовой и графической информации в компьютер с бумажного носителя;
   – сетевой адаптер, устройство для подключения компьютера в локальную сеть;
   – «умные» устройства, например, кофеварка.
   Понимать работу монитора, клавиатуры и других технических средств пользователю можно не спешить. Они работают надежно и этого достаточно, а в случае неисправности лучше обратиться к специалисту. Однако с программами всегда трудности. Их и надо постоянно изучать и вовремя обновлять.

Особенности компьютеров

   Скорость обработки простейшей информации во много раз быстрее человека.
   Компьютеры способны работать с большими объемами информации, решать параллельно многие задачи, что не под силу обычному человеку.
   Широкий спектр разнообразной информации доступен любому компьютеру, а человек вынужден специализироваться.
   Память компьютера способна запоминать огромное количество данных, хранить их в малом объеме и практически мгновенно выдавать нужную информацию из хранилищ своей памяти. Людям часто нужно много времени для поиска информацию.
   Точность компьютеров почти идеальна. Люди же, как правило, делают ошибки.
   Компьютеры всегда решают типовую задачу одним и тем же способом, как указано в их программе. Люди тоже могут следовать некоторым правилам, но часто делают одно и то же по-разному, в зависимости от настроения.
   В отличие от человека, компьютеры редко болеют, мало устают, им не надоедает работать и они самостоятельно не могут делать что-то другое. Они не могут вдруг выключиться и отправиться в отпуск.
   Однако компьютеры быстро стареют и учёные с инженерами заменяют их современными моделями, так как человек обладаем качествами, которых у компьютеров нет: мышлением, приспособляемостью, способностью к вариантам, творчеству и восприимчивостью к неформализованной информации. Кроме того, человек может быстро изменять свое поведение и направление мышления, и для этого его не надо заново программировать или приделывать к нему новые детали.
   Еще до 1500 года люди в своей массе считали истиной все то, что видели, а уже к 1800 году сущность предметов и явлений, которая, как правило, скрыта от глаз, не стала пугать человека. С 1900 года многие ученые и педагоги в процессе образования человека обращают внимание юношей и девушек, вступающих в мир, на непостоянство сущности предметов и явлений, на их движение, переход из одного качества в другое. И начиная с 1950 года широкие массы людей способны заглянуть в микро и макромир, удивиться бесконечности нашего мира и начать создавать уникальные изделия, в том числе и компьютеры.
   Языки программирования для студентов и специалистов, при помощи которых создаются пользовательские программы (Бейсик, Си++, Java и т.д.), в курс обучения пользователей ПК не входят.
   Процесс программирования осуществляется на универсальном или специальном языке, который создаёт последовательность команд, операторов с готовыми наборами элементарных команд процессора для выполнения того или иного действия с помощью компьютера.

Базовые и прикладные программы

   Понятие программы для начинающего пользователя сложно, ее нельзя потрогать, а понять можно только со специальным образованием. Программы создаются профессиональными программистами на мощных ПК, записываются для хранения и продажи на магнитные или лазерные диски, а к дискам прилагается подробная инструкция.
   Работу (поведение) программы можно оценить после (инсталляции) записи её с дискеты (лазерного компактного диска) на диск С:\, установки в рабочее состояние по прилагаемой инструкции и вызова для исполнения в оперативную память ПК соответствующими командами через диалог с компьютером.
   Аналогично и образование человека (результат записи образовательных программ с книг в мозг) ощущается только через его поведение и диалог с ним.

   Человек и компьютер

   Программы, как и знания, бывают основными (фундаментальными) и специальными (прикладными) и классифицируются:
   – базовые программы (операционные системы): WINDOWS и другие;
   – пользовательские (прикладные) программы: для редактирования текстов (Word 2007, 2016); для таблиц (Excel 2007, 2016); для слайдов (PowerPoint,…); для баз данных (Access,…); для создания программ: Basic, C/C++, Delphi, Java.
   Операционные системы и пользовательские программы постоянно улучшаются, после чего им присваивается идентификация, например, Windows7, 10.
   Операционная система, как и нервная система человека, сложна и ее изучают только специалисты или опытные пользователи. Большинство работает с программами общего назначения, а не с техническими средствами ПК. На изучении программ и следует сосредоточить свои усилия для успешного диалога с ПК, автоматизации своей деятельности, т.е. замене своих типовых функций компьютером.

Windows и программы пользователя

После включения ПК в оперативную память компьютера с диска С:\ загружаться операционная система Windows 10 и через несколько секунд на экране появится – «Рабочий стол», на строке задач которого находятся кнопки для запуска программ и просмотра информации.

   На экране компьютера «Рабочий стол» Windows 10

   Ядро системы WINDOWS в момент включения компьютера загружается в оперативную память и обеспечивает:
   организацию диалога пользователя с ПК по правилам, присущим Windows;
   – управление ресурсами компьютера (дисководами, принтерами, и т. д.);
   – загрузку в оперативную память прикладных программ и передачу им управления устройствами ПК (принтером, «мышкой», клавиатурой…);
   – выполнение запросов программ и освобождение занимаемой программами оперативной памяти при завершении их работы;
   – выполнение общих для всех программ функций.
   – обеспечение самообновления и обновление прикладных программ;
   – чистку компьютера от ненужных программ и информации.
   Обновление системы и пользовательских программ улучшает работу ПК.
   Операционная система, как и нервная система человека, сложна и ее изучают только специалисты или опытные пользователи.
   В офисе или дома, пользователи работают с программами, а не с техническими средствами ПК. На изучении программ и следует сосредоточить свои усилия для успешного диалога с ПК.
   Компьютер с успехом выполняет типовые функции человека, т.е. он воспринимает и выполняет команды, запоминает, размышляет, спорит, предлагает варианты решений и трудится при их оформлении. Вот почему говорят об автоматизации, т.е. замене типовых функций человека компьютерными технологиями.
   Прочувствовать диалог с ПК лучше всего на примере шахматного веб-приложения [битая ссылка] https://ru.lichess.org/

   Окно веб-приложения для игры в шахматы

   «Рабочий стол» рекомендую содержать в чистоте или использовать сервис оформления по своему вкусу. В этом пособии сервисы Windows почти не упоминаются, так как не является обязательными для применения.
   Внизу «Рабочего стола» системы Windows располагается кнопка «Пуск» – основной элемент управления, за ней следует панель кнопок работающих в оперативной памяти программ (задач), а справа панель индикации.
   При щелчке по кнопке «Пуск» на экране появляется главное меню операционной системы, каждый пункт меню– это или команда, или кнопка для открытия вложенного меню из которого можно выбрать соответствующую команду.
   Не увлекайтесь запуском многих программ – оперативная память ограничена, да и производительность ПК снижается от программ напрасно размещённых в оперативной памяти. Хранилищем программ является жёсткий диск, а в оперативную память запускают только необходимые в данный рабочий момент программы.
   О системе Windows надо знать, что она существует и обеспечивает правильные реакции компьютера на ваши команды (как нервная система человека). Если реакция ПК неадекватна и диалог с ПК невозможен – обращайтесь к специалисту.

Типы «окон»

   Вся информация, обрабатываемая ПК под управлением системы Windows располагается в окнах, они и дали название основной программе.
   Окно представляет собой прямоугольник, который может занимать как часть экрана, так и весь экран. Окно состоит из рамки, строк заголовка и меню, а также рабочей области. Размер окна можно менять в зависимости от ситуации.
   В Windows имеется два основных типа окон:
   – окно для прикладных программ;
   – окно для документов.
   Окна для прикладных программ представляют собой первый тип окон, в которых содержатся текущие, т.е. запущенные программы. Поэтому, их иногда называют также программными окнами. Имя программы и строка меню находятся в верхней части окна.
   Второй тип окон – это окна для документов. Они используются прикладными программами, которые могут работать с несколькими документами одновременно. Окна для документов всегда находятся внутри окон прикладных программ и не имеют собственного меню. Они могут перемещаться всегда только в пределах «своего» окна для прикладных программ.
   Все остальные окна можно назвать диалоговыми, т.е. окнами через которые программы ведут диалог с пользователями по разным причинам взаимной работы над информацией.

Размеры окна

   Размеры окна и его положение изменяются указателем мышки. После изменения формы указателя на заголовке или элементе окна зажимают его и осторожно смещают в любое направление окно или границу окна до нужных размеров.
   Если работа идет с несколькими окнами, то можно установить размеры программных окон таким образом, чтобы каждой программе досталась часть экрана.
   Нажмите – Чтобы:

Кнопки управления окном

Уяснение правил диалога (интерфейса) при работе с окнами программ позволит успешно оформлять любые документы и манипулировать программами.

Папка для документов

   Файлы обычно сохраняются в папке Мои документы или «Документы», в зависимости от версии операционной системы Windows. Папка создаётся в момент установки системы, например, C:\Documents and Settings\Иван.
   Кнопка для этой папки обычно располагается на Рабочем столе или панели задач. Рабочий стол является стартовой системной папкой необычного вида. Он включает кнопку корзины, системной папки для временного хранения удалённых файлов. И только чистка корзины приводит к окончательному удалению файлов из компьютера.
   Для создания вложенных папок внутри папки Мои документы (Документы для Windows 10) откройте эту папку, войдите в меню Файл или Главная и щёлкните по пункту Создать Папку, укажите имя новой папки и нажмите ОК.

Окна папки Документы

Этот же диалог можно использовать и для создания документа, но целесообразнее создавать документы конкретными программами и сохранять их в папках, на которые и настроены эти программы.

Файлы и каталоги на дисках

   Информация (программы, тексты, рисунки, таблицы, звуки, кино и т.д.) записывается различными средствами на соответствующие носители информации в согласованном формате для хранения на ленты, диски и микросхемы. Эти основные единицы хранения информации с именем называются файлами.
   Пользователи, как правило, дают узнаваемые имена и помнят, куда эти файлы записываются, чтобы потом легче было их найти. Рекомендуется хранить и записывать файлы в стандартной папке Мои документы или Документы.
   Файл аналогичен бумажному документу с текстом и картинкой, звуковой, видео дорожке на магнитном носителе.
   Диск подобен папке, в котором хранятся файлы.
   Файлы, не являющиеся текстовыми, называются двоичными и используются программами ПК для воспроизведения звука, видеоизображения или картинки, иногда сами являются программами.
   Имя файла состоит из двух частей: собственно имени и расширения имени. Предельная длина имени файла составляет 215 символов, включая пробелы, раньше могло быть от 1-го до 8-ми символов; расширение начинается с точки, за которой могут следовать от 1-го до 6-и символов.
   Расширение файла не является обязательным. Оно, как правило, указывает на содержание файла и его рекомендуется указывать для программы чтения.
   Целесообразно при изучении той или иной программы выяснить типы файлов, которые программа может обработать и её возможности при конвертации файлов из основного типа в дочерний. Например, файл *.docx в файл *.txt, rtf или odt.
   Расширения com, и ехе принадлежат программам.
   Файлы с текстом имеют расширения txt, docx, odt и др.
   Популярны графические файлы с расширением gif и jpg.
   Звуковые файлы – wav, mid, mp3.
   Файлы видео – avi, mov, mpg и другие.
   Файл для интернета – htm, html.
   Справочный файл – hlp.

Сжатие файлов – архивация

   Часто приходится сжимать, (архивировать) файлы или папки с документам за счет их внутренней структуры или наоборот разархивировать.
   Для этих целей в Windows 10 используется встроенная программа ZIP.
   Чтобы сжать какой-либо файл, надо открыть соответствующую папку, найти нужный файл и после щелчка правой кнопки, в контекстном меню выбрать пункт Отправить – Сжатая ZIP-папка.
   Сжатый файл или папка окажется в этой же папке с аналогичным названием исходного файла, но расширение его станет – zip.
   При разархивации после щелчка правой кнопкой мышки выбрать команду Извлечь….

Сжатие файла средствами Windows 10

Этапы работы с текстом в программе Word

   Для работы на компьютере важно овладеть программой Word.
   1.Включите компьютер и введите имя и пароль на запрос операционной системы. ПК готов к работе – т.е. указатель мышки на мониторе перемещается по Рабочему столу синхронно движению руки с мышкой.
   2.Через главное меню (кнопка Пуск) запустите программу Word. Смотрите схему ПК выше. Программа Word базируется на Windows – т.е. работает под её управлением, иногда говорят на платформе Windows. Если программа не установлена на компьютере, то можно использовать встроенную в Windows стандартную программу WordPad. Или при наличии учётной записи Микрософт можно вызвать для тренировки веб-приложение Word Online.
   3.После загрузки в оперативную память основных модулей программы на экране монитора появится окно Word, курсор мигает в первой строке документа с именем Документ1.
   4.Тренируйтесь: наберите, например, своё имя, фамилию, а потом сотрите текст кнопкой клавиатуры Backpace или стрелка влево (обычно размещается над кнопкой Enter). Вновь наберите текст, переместите курсор в начало кнопками перемещения курсора, стрелками, расположенными справа от основного поля клавиатуры. Удалите всё кнопкой Del (Delete).
   5.Наберите абзац в две с половиной строки и нажмите кнопку Enter. Приобретите навыки работы с 4 кнопками перемещения курсора и 2 кнопками удаления текста и простейшие тексты можно редактировать и печатать.
   6.После тренировки в Параметрах страницы… установите нужные размеры страницы, полей и т. д. Подберите удобный % видимости документа на мониторе.
   7.Исправьте ошибки и в случае необходимости выделите весь текст или отдельные элементы и измените размер шрифта, формат абзацев, параметры листа, вставьте номер страниц командой Вставка – Номера страниц… Просмотрите весь текст – кнопка и напечатайте документ через команду из меню Печать… или соответствующую кнопку на панели команд.
   8.Приступайте к созданию профессиональных текстов, наращивая свои навыки постепенно, исходя из необходимости или любопытства – Word неисчерпаем.
   9.Сохраните документ в папке Документы, сделайте копию файла на флэшке, отошлите в случае необходимости документ по электронной почте и выходите из программы WORD, через главную кнопку Office, слева вверху или закройте окно программы. Вновь можно войти в Word и откройте документ через протокол работы – Последние документы или через кнопку открыть.
   10.Правильно выключаем ПК, завершая все прикладные программы и работу системы Windows через кнопку Пуск – Завершение работы.

Справочная система

Справка по программе Word появляется при нажатии клавиши F1 или через главное меню – кнопка со знаком вопроса.

Пример справки

Команды для работы в программе Word упорядочены в логические группы, собранные на вкладках. Каждая вкладка связана с видом выполняемого действия (например, набором текста или компоновкой страницы). Чтобы увеличить рабочую область, некоторые вкладки выводятся на экран только по мере необходимости. Например, вкладка Работа с рисунками отображается только при выборе рисунка.

Создание документа в программе Word

   Текстовые документы в программе Word можно создавать после предварительной установки этой программы.
   Для работы подходят все версии Word от 2007 до 2016 или через веб-приложение Word, если пользователи имеют учётную запись Microsoft, которую несложно создать в случае её отсутствия.
   В момент запуска основные модули программы Word перемещаются в оперативную память и на экране монитора появляется её окно с полем ввода текста.
   После этого с клавиатуры можно осуществить набор первого абзаца, поставить точку и клавишей Enter (Ввод) завершить ввод абзаца. При этом курсор автоматически переместится в начало следующего абзаца. В процессе создания документа пользователь управляет работой программы при помощи мышки и клавиатуры, ведёт диалог с компьютером по поводу редакции своего текста.
   Как правило, создание текста начинается с чистого листа с условным именем «Документ1», настроенного согласно общему шаблону стандарта А4, в котором заранее установлены параметры страницы, форма и размер шрифта, абзац и другие элементы текста. Начальный лист может быть и не пустым, если использовать шаблон, заранее для этого подготовленный специалистами или пользователем.
   Текст появляется в том месте, где находится курсор – мигающая палка. Это фокус ввода. Передвинуть курсор по тексту можно стрелками клавиатуры или щелчком мышки. Если курсор не передвигается ниже, то рекомендуется вставить пустые абзацы нажатием клавиши Enter или двойным щелчком мышки в нужном месте.
   Попробуйте набрать текст, который показан на рисунках книги. Если не получается с первого раза, то сделайте это вновь.
   Включайте свою интуицию, аккуратно вставляйте символ за символом, удаляйте и заменяйте буквы и слова. Тренируйте мышцы своих рук и глаза на обзор клавиш. Тренировка обеспечивает комфорт работы не только в Word, но и с любой другой программой.
   Вникните в параметры шрифта и абзаца (размер, название), на которые настроен основной шаблон программы Word на вашем компьютере. Для этого через вкладку Главная в группах Шрифт и Абзац откройте диалоговые окна и установите соответствующие параметры, после чего нажмите кнопку По умолчанию… Все параметры можно менять, вновь открыв диалоговые окна.

Окно программы WORD и несколько абзацев документа без заголовка

Умение применять программу Word входит в базовые знания работы с компьютером. Изучать её можно по образцам файлов с документами, созданными в программе Word. Откройте файл с расширением DOC или DOCX и тренируйтесь.

Преобразование файлов (ТХТ) в файлы (RTF или DOC) для Word

   Иногда приходится преобразовывать файлы c расширением *.txt, (звёздочка означает любое имя) в формат *.rtf (Rich Text Format – «расширенный текстовый формат») или *.pdf.
   Преобразование (конвертацию) файлов осуществляют программы конверторы, которые работают в случае сохранения открытого в Word файла в другой при изменении типа сохраняемого файла в окне Сохранить как….
   Установка дополнительных программ и конвертеров производится через магазин [битая ссылка] https://store.office.com/ru-ru/.

Ввод и выделение текста для его форматирования

   Большую часть времени при работе в программе Word занимает ввод текста с помощью клавиатуры. Форматирование текста, проверку правописания и другие функции с текстом или его отдельными элементами лучше проводить после набора черновика и обязательного его выделения, чёрным фоном. Это указание программе Word, что именно этот фрагмент после применения какой-либо команды форматирования должен изменить формат символов шрифта, абзаца, начертания и т. д. Опробуйте клавиатуру и команды форматирования на небольшом тексте.
   В таблице перечислены различные способы использования «мышки» для выделения элементов текста:
   Чтобы выделитьСделайте это
   Отдельные символы Поставьте указатель «мышки» слева от первого символа, щёлкните и, удерживая кнопку, передвигайте указатель до тех, пока не отметится последний символ. Затем отпустите кнопку.
   Слово Поставьте указатель «мышки» на любую букву слова и дважды щелкните мышью.
   Строку Поставьте указатель «мышки» слева строки и щёлкните. Если надо выделить больше строк, передвигайте указатель «мышки» вверх или вниз, не отпуская кнопку.
   Предложение Поставьте указатель «мышки» в любое место предложения, нажмите клавишу Ctrl и щелкните левой кнопкой мыши.
   Абзац Поставьте указатель «мышки» слева от абзаца и дважды щелкните мышью. Для выделения нескольких абзацев не отпускайте левую кнопку «мышки» после двойного щелчка и передвигайте указатель «мышки» вверх или вниз.
   Колонки текста Поставьте указатель «мышки» рядом с первым символом колонки, нажмите клавишу Alt и передвигайте указатель мыши.
   Весь текст Поставьте указатель «мышки» на полосу выделения (слева от текста), нажмите клавишу Ctrl и щелкните мышью. После того как текст выделен, можно удалить его, нажав клавишу Del.
   Выделение текста и рисунков с помощью клавиш перемещения курсора, удерживая нажатой клавишу SHIFT:
   – SHIFT+END В конец строки;
   – SHIFT+HOME В начало строки;
   – SHIFT+СТРЕЛКА ВНИЗ На одну строку вниз;
   – SHIFT+СТРЕЛКА ВВЕРХ На одну строку вверх;
   – CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВНИЗ До конца абзаца;
   – CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВВЕРХ До начала абзаца;
   – CTRL+A Выделить весь документ.

   Щелкая «мышью» по кнопке закруглённая стрелка, можно отменить любую команду или команду случайного удаления текста. Не бойтесь неправильных команд при изучении программы. Используя эту кнопку и кнопку рядом, можно еще раз просмотреть те или иные шаги по созданию документа. Word запоминает 99 шагов.

Буфер обмена

Буфер обмена – это участок оперативной памяти, в который временно помещается вырезанный или скопированный фрагмент текста или рисунок, чтобы потом его вставить в нужное место один или несколько раз. При этом место можно изменить и повторить операцию в этом или в другом окне Word. Можно также вставить текст или картинку в файл Word, скопировав её в другой программе, почти в любом другом информационном окне.
Сейчас часто используется Интернет для поиска информации, а буфер для комплектования текста в программе Word.

Сохранение документов

   Для сохранения файла на диске щёлкните по кнопке с изображением дискеты.
   В момент первого сохранения на экране появляется диалоговое окно Сохранить как… При повторном сохранении документа в этом сеансе окно не открывается, программа Word считает, что файл сохраняется с теми же параметрами.
   Для сохранения копии файла в другой папке надо его открыть и вызвать диалоговое окно Сохранить как… через меню Файл. Это окно содержит несколько полей, с помощью которых можно задать или изменить имя файла, указать другую папку или диск, а также формат – Документ Word или иной формат: txt, rtf, htm…
   В случае необходимости документ можно сохранить на Рабочем столе – в системной папке, которую без нужды не используют.

Открытие, загрузка документов

Для редактирования ранее созданного документа его открывают средствами программы Word, кнопкой или командой меню. В появившемся диалоговом окне Открыть выбирается нужный файл и жмётся кнопка ОК. После чего файл просматривается на мониторе; реально он находится в оперативной памяти ПК. Иногда употребляется термин «загрузить файл» с флэшки, т.е. переместить копию файла в оперативную память.
Если необходимо файл редактировать, то сохраните его на диске в папке Мои документы или на Рабочем столе и продолжайте работу.

Тренировочный текст

Запустите Word и наберите простейший текст: заголовок – Ценности нажмите клавишу Enter, Здоровье – клавишу Enter и так далее после каждого слова (абзац в примере состоит из одного слова для удобства тренировки). Рекомендуется на панель быстрого доступа добавить кнопку «Отобразить все знаки» и при её помощи иногда включать просмотр непечатаемых символов конца абзацев.
После заголовка «Ценности» пропустите одну строку, введя пустой абзац, т.е. клавишу Enter надо нажать дважды. Удалите лишние абзацы клавишей Delete.

   В окне программы Word 2007 открыт Документ2 с тренировочным текстом

   Для оформления этого текста в виде плаката надо увеличить буквы текста. На вкладке Редактирование выберите команду Выделить всё, и после этого кнопками вкладки Шрифт установите размер 36 или 48, а кнопками вкладки Абзац расположите весь текст по центру.
   При необходимости замените начертание или шрифт отдельных абзацев, подчеркните заголовок и вставьте внизу картинку вкладка Вставка – Рисунок – Картинки…
   Примените к каждому абзацу (слову) своё форматирование, опробовав команды из группы Шрифт. Попробуйте переносить абзацы, захватывая их правой кнопкой «мышки» или через буфер обмена кнопками Вырезать и Вставить. После чего приступайте к созданию более сложных документов.
   Сохраните документ с именем «Ценности» в папке «по умолчанию» – т.е. в той, которая указана в настройках ПК – обычно в папке Документы. Распечатайте текст на принтере и поздравьте себя с почином.
   Наберите текст в веб-приложении Word Online и сохраните в облачном хранилище.
   С помощью OneDrive вы можете обмениваться документами Microsoft Office, другими файлами и целыми папками. Файлы и папки, которые хранятся в OneDrive и являются частными, пока вы не предоставите к ним общий доступ.
   При запуске веб-приложения основные модули Word перемещаются в оперативную память, но редактирование документа осуществляется с поддержкой сети интернет.

Окно сайта [битая ссылка] https://www.office.com/ в браузере Google Chrome для вызова программ

Окно веб обозревателя с шаблонами Word для создания документа в папке OneDrive

Тренировочный текст в Word Online

Есть и другие бесплатные средства для создания, редактирования и хранения документов. Однако, изучив классические средства от фирмы Майкрософт, пользователь сможет воспользоваться и ими.

Первый профессиональный текст

После тренировок откройте программу Word и в появившемся окне с условным названием Документ1 введите текст с клавиатуры букву за буквой.
Пусть это будет служебное письмо с приложением в виде таблицы, расположенной поперек листа (альбомная ориентация).

Общий вид делового письма

Исправьте ошибки, подберите синонимы и переместите реквизиты документа согласно правилам путём установки курсора вначале абзаца и нажатием клавиши Tab.

   Реквизиты на своих местах

   При этом в окне документа появятся стрелки – символы табуляции.
   После этого устанавливаем курсор в конце первого листа документа и вставляем разрыв раздела со вкладки Разметка страницы – Разрывы – Разрывы разделов – Следующая страница.
   При этом курсор перемещается на следующий лист. Для наглядности следующих шагов лучше установить масштаб изображения активного документа «Две страницы».

Активный документ в виде двух страниц

И после этого идём в Параметры страницы и на вкладке Поля выбираем ориентацию – Альбомная.

Вторая страница документа в альбомной ориентации

Устанавливаем для второго листа масштаб просмотра активного документа, например 75%, вводим название и другие реквизиты документа, переходим на новую строку и через команду меню Вставка – Таблица вставляем таблицу из 5 столбцов и 3 строк». Лучше сразу вставить нужное количество столбцов или больше. Удалять столбцы проще, после вставки столбцы заезжают за край листа.

   На второй странице шаблон для таблицы

   Заполним таблицу, передвигаясь по столбцам при помощи клавиши «Tab».
   После заполнения 2 —3 строк таблицы ширину ее столбцов надо привести в соответствие со своими вкусами, захватив левой кнопкой «мышки» соответствующую границу столбца, переместите её в нужное направление. Если надо указать определённую ширину столбца, то его надо выделить и через команды меню Работа с таблицами… изменить ширину столбца.
   Попробуйте вставить или удалить столбцы через команды меню Таблица…, предварительно выделив столбец, перед которым вставляется новый или который подлежит удалению.
   Аналогично поступают и со строками.

   Черновик таблицы готов

   После отладки ширины столбцов и строк необходимо выделить строку заголовка, установить оформление строки заголовка таблицы «Полужирный». Через Свойства таблицы придать ей статус «Заголовки» для того, чтобы эта строка не могла участвовать в последующей сортировке строк. Через вкладку Работа с таблицами можно определить стиль таблицы по своему вкусу.
   Обрамление можно применить ко всей таблице и к отдельным строкам.
   Сортируют информацию в таблице после выделения одного или нескольких столбцов командой «Сортировка» из вкладки Работа с таблицами – Макет.
   В таблицах WORD могут быть ячейки разной ширины, в таблицах EXCEL – только одинаковой. EXCEL предпочтительно использовать для документов, требующих сложных математических расчетов.
   В работе с текстовыми редакторами достаточно часто приходится сталкиваться с упорядоченной информацией. Наилучшим способом хранения такой информации в документах являются таблицы.
   Word предоставляет в ваше распоряжение широкий набор средств для работы с таблицами, упрощающий выполнение большинства практических задач. Команды, предназначенные для работы с таблицами, упрощают создание и редактирование таблицы, элемент документа, образованный столбцами и строками. Пересечения столбцов и строк образуют ячейки таблицы. Каждая ячейка независима от других элементов таблицы: для нее можно установить требуемый размер и формат.
   Таблицы вставляются в произвольное место документа. Величина таблицы может превышать размер одной страницы, поэтому она может размещаться на нескольких последующих страницах. В этом случае надо выделить все или некоторые строки «шапки» таблицы, которые должны присутствовать на следующих листах таблицы и отдать команду «Таблица – Заголовки».
   Для создания таблицы можно воспользоваться командой Вставка Таблица.
   Можно определить ширину столбцов в процессе вставки таблицы или потом в ходе редакторских правок.
   Новые строки и столбцы вставляются впереди предварительно выделенных строк или столбцов через вкладку Таблица. Удаляют выделенные строки и столбцы кнопкой Ножницы.
   Объединение ячеек или их разбивка, выбор стиля обрамления или расположения букв в ячейке происходит после выделения соответствующих ячеек через группу команд Таблицы.

Формы и списки

Иногда удобны заранее подготовленные тексты – формы.

   Форма ввода информации

   Для этого через панель инструментов Формы вставляют таблицу и соответствующие поля, потом защищают форму. После чего в левую часть формы пользователь не сможет внести изменения.
   В документах встречаются два типа списков:
   Маркированные списки (или, как их еще иногда называют, списки-бюллетени) используются при перечислении или выделении отдельных фрагментов текста, нумерованные списки чаще применяют для жёсткой иерархии элементов в списке, для примера в таблице из дух ячеек представлены оба типа списков:
   Нумерованные списки полезны в случаях, когда надо определить порядок, например, в таблицах строки первого столбца (графы) нумеруют путем выделения содержимого этого столбца и нажатия кнопки нумерованный список.

Списки

   Нумерованный список для первой графы таблицы

   Кроме того, можно создавать многоуровневые (или иерархические) списки, то есть имеющие несколько уровней. В таких списках допустимы как нумерованные элементы, так и символы маркера. Списки полезны для структурирования финансовых, юридических и технических документов.
   Формат маркированного или нумерованного списка применяется последовательно к каждому абзацу. Каждый раз при нажатии Enter в начале нового абзаца добавляется очередной номер или символ маркера.

Вставка рисунков

Рисунки вставляются в слой текста или в собственный слой выше или ниже текста. Рисунок может находиться в поле колонтитулов, причём может занимать всё пространство листа документа.

   Микроскоп

   По умолчанию вставка рисунков производится «в тексте».
   Если необходимо рисунок произвольно перемещать по тексту, то после его вставки правой кнопкой мышки из контекстного меню можно выбрать иной слой или обтекание текстом.
   Пояснения к рисунку осуществляется через Вставка-Фигуры-Выноски. После вставки выноска заполняется текстом.
   Название проще вставить через контекстное меню. Щелкаем правой кнопкой мышки по рисунку и выбираем опцию Вставить название.

Окно диалога Вставка названия

Это название можно использовать в качестве перекрёстной ссылки, вводя в документ ссылку, смотри.

   Вставка перекрёстной ссылки

   Перекрёстная ссылка устанавливается в место курсора командой Вставка – Перекрёстная ссылка… и выбирается из ссылок с названиями рисунков соответствующая ссылка.
   Иногда для группы рисунков создаётся полотно, а потом на него вставляются рисунки. Для этого отдают команды Вставка – Фигуры – Новое полотно.
   Все названия можно собрать после создания документа в области «Список иллюстраций», который автоматически формируется в указанном месте через команду Ссылки-Список иллюстраций.
   В случае необходимости к рисунку можно вставить примечание через команду Вставка-Примечание, которое просматривается в режиме разметки страницы с включённым режимом «Разметка» меню Вид и печатается в режиме документа с исправлениями.

Шаблон

   Большинство текстов в Word создается на основе шаблона «Normal.dot», который находится в папке «Шаблоны» и содержит предопределенные в момент установки программы на компьютер стили основных элементов будущего документа. Стили можно изменить, открыв шаблон как файл для редактирования или через кнопку По умолчанию в соответствующем окне для изменения настроек.
   Заранее внесите в колонтитул (заголовок каждого листа документа) шаблона строчку – Фирма «Рога и копыта». Тогда документы на каждом листе будут иметь эту строку в качестве титула.
   Понятие шаблона является фундаментальным в программе Word.
   Итак, шаблон – это совокупность параметров документа, предназначенная для многократного использования.
   В состав шаблона входят:
   – Форматы элементов текста (стили).
   – Форматы страницы (поля, отступы, колонтитулы и т.д.).
   – Специальные панели инструментов.
   – Элементы окна Word (вертикальная и горизонтальная линейки, полосы прокрутки, меню и т.д.).
   – Элементы «Автотекста».
   – Макросы.
   – Дополнительные кнопки для макросов и команды меню, запускающие их.
   Рекомендуется просмотреть встроенную коллекцию шаблонов, создав документы через команду Файл-Создать.
   В случае коллективной работы в Word для увеличения производительности труда продвинутые пользователи или профессионалы на основе встроенных шаблонов готовят типовые шаблоны документов для конкретной фирмы.

   Коллекция встроенных шаблонов для Word 2007

   По умолчанию программа Word для создания текста использует шаблон «Обычный», хранящийся в файле «Normal.dot» папки «Шаблоны». Пользовательские шаблоны после создания по умолчанию располагаются среди общих шаблонов.
   В текст на основе пользовательского шаблона вносится только конкретный материал, не меняя размеры и форму шрифта, абзацев и т. д. Так достигается единообразие в документообороте.
   В качестве шаблона можно использовать типовые документы, сохраняя исходный файл командой «Сохранить как…», но модифицируя имя, таким образом создаётся копия файла, например «Образец приказа.doc».

Сравнение документов рядом

Откройте оба файла, которые нужно сравнить.
На вкладке Вид в группе Окно щелкните Просмотреть рядом.

Окно настройки для просмотра версий текста

Чтобы прокручивать одновременно оба документа нажмите кнопку Синхронная прокрутка.

Вставка объектов с помощью Автотекста

   Для ввода в документы одинаковых блоков: названий компаний, стандартных заголовков писем и т. д. команду используют Экспресс-блоки.
   Сначала блок выделяется и сохраняется командой Вставка—Экспресс-блоки.
   Для блоков используется текст, графика и другие элементы документа.
   Например:
   Председателю Движения «Вперёд»
   Господину Сидорову И. И.

   В поле Имя элемента отображается имя заготовки предлагаемое Word. Оставьте это имя без изменения или введите своё, уменьшив количество символов справа. Элемент становится доступным во всех новых вновь редактируемых документах. Часть элементов после выбора в окне Автотекста можно удалить.

Создание элемента Автотекста

Просмотрите все вкладки окна Автозамена и самостоятельно установите те или иные флажки или создайте элементы автозамены.

Специальные средства редактирования

В процессе редактирования часто используется инструмент «Поиска и Замены» для замены по всему тексту.

   Замена слова «Помимо» на слово «Кроме»

   Удобно использовать этот механизм и для поиска лишних пробелов, табуляторов и пустых строк (абзацев).
   Этот же диалог можно использовать для подсчёта тех или иных слов в готовом тексте, например в тексте Конституции России. Найдите слово с корнем «власт» и временно замените на какое-нибудь выражение, подсчитайте. Найдите корень другого слова и подсчитайте. Сделать небольшой анализ основного текста России, да и текстов других авторов всегда полезно.

Тезаурус – словарь синонимов

   Стремясь сделать документ более читабельным, познакомьтесь с тезаурусом Word из вкладки Рецензирование в группе Правописание. Это весьма полезный сервис. С помощью этого средства можно подобрать синонимы для нужных слов и выполнить автоматическую замену слова на выбранное из предложенного списка синонимов.
   Как правило, на заключительном этапе редактирования выполняется перенос слов, позволяющий более компактно разместить текст в документе.
   Возможна ситуация, когда необходим запрет переноса сложного слова. В этом случае вместо обычного дефиса надо воспользоваться неразрывным дефисом. Вставка этого символа осуществляется с помощью команды Вставка-Символ-Неразрывный дефис или комбинации клавиш: Ctrl+Shift+ (-).
   Для того чтобы запретить разрыв слов, между ними следует поставить символ неразрывного пробела, который вводится нажатием комбинации клавиш Ctrl+Shift+Spacebar или командой: Вставка – Символ – Специальные знаки.

Использование стилей

   Стиль – это совокупность параметров форматирования элементов текста, имеющая свое название.
   Документ созданный одним шрифтом, без отступов, табуляций, заголовков трудно читать.
   Стили позволяют ускорить выполнение работы над текстом. Форматирование с помощью стилей сводится к выделению нужных фрагментов текста и выбору из списка меню форматирования требуемого стиля для данного фрагмента.
   В качестве основного для текста по умолчанию используется стиль «Обычный». Этот стиль служит основой и для создания других стилей. В случае необходимости можно изменить параметры обычного стиля.
   Заголовки оформляются стилем Заголовок 1, Заголовок 2 и стиль для заголовка третьего уровня Заголовок 3.
   Стили, используемые в текущем документе, представлены в списке Стиль на панели инструментов «Форматирование». Весь список встроенных стилей можно увидеть в окне диалога «Стиль» при установке в поле «Список:» параметра просмотра «Всех стилей».
   В ряде случаев Word автоматически назначает встроенные стили. Это происходит при использовании команд: Примечание, Название, Оглавление и указатели и Сноска из меню, Вставка, а также «Сервис – Конверты и наклейки и Вид – Колонтитулы».
   Установите курсор в пределах текста, для которого предполагается изменить стиль. В случае необходимости выделите в документе несколько абзацев или символов.
   Нажмите кнопку, расположенную в правой части поля Стиль, – откроется список стилей, определенных для текущего документа.
   Выберите в списке нужный стиль.
   Выделенный фрагмент сразу же будет отформатирован с использованием указанного вами стиля.

Вставка и удаление номеров страниц и полей свойств документа

   Номера страниц в документе появляются автоматически в поле колонтитулов (выше верхней или ниже нижней границы текста) если отдана команда Вставка – Номера страниц… Сюда же через команду Вставка – Поле можно вставлять заранее сформированные элементы свойств документа: название, автор, тема, дата создания и т. д.
   Удаляют номера страниц через команду Колонтитулы в меню Вид, путём выделения номера страницы и нажатия клавиши DEL. Номера страниц будут удалены со всех страниц документа.
   Чтобы убрать часть номеров страниц, следует разбить документ на разделы, а затем разорвать связь между ними.
   Если текущий раздел содержит различные колонтитулы для первой страницы или для четных и нечетных страниц, следует удалить номера страниц из всех видов колонтитулов.
   Нумерация страниц не отображается в обычном режиме. Расположение номеров на странице можно увидеть только в режиме разметки страницы или предварительного просмотра, а также, – выбрав команду, «Вид – Колонтитулы».
   Если надо изменить положение номеров страниц удалите старые номера и вставьте новые в новом месте командой Вставка – Номера страниц… Создание оглавления, предметного указателя и запись исправлений
   Оглавление к документу формируется на основе вставленных заголовков с указанным стилем. Например, в этой книге к заголовкам применён встроенный стиль Заголовок1 и Заголовок2 с добавлением параметра нумерованный.
   Для установки требуемого стиля заголовка первого уровня надо выполнить команды: Формат – Стили и форматирование… – выбрать стиль Заголовок1 и поменять, если требуется его параметры: нумерацию, шрифт, размер шрифта и т. д.
   Затем для Заголовка 2 (поменять, если требуется, выравнивание, шрифт и размер шрифта и т.д.). В окне «Стиль» нажать кнопку – Применить.
   Перейдите в то место документа, куда хотите вставить оглавление и наберите заголовок Оглавление или Содержание, нажмите клавишу Enter и выберите команду Вставка – Оглавление и указатели… – Оглавление и щёлкните по кнопке ОК.
   Для обновления оглавления (уточнения номеров страниц) щёлкните правой клавишей мыши в момент когда указатель находится на поле оглавления и выберите команду «Обновить поле целиком».

Другие возможности Word

Вставка диаграммы в документ осуществляется через меню Вставка.

Диалоговое окно вставки диаграммы

Вставьте диаграмму, а потом измените параметры.

Замените названия на свои

Для вставки организационной диаграммы выберите объект Smart Art.

Организационная диаграмма

Вставьте рисунок из файла через вкладку Вставка – Рисунок и в появившемся окне проводника выберете нужный файл с рисунком, например, Счастье.jpg.

   Рисунок из файла Счастье.jpg

   Вставку какого-либо символа из библиотеки установленных на ПК шрифтов входят на вкладку Вставка и из группы символов выбрают Символ. Интересен шрифт Webdings с типовым набором символов. В случае необходимости специфические шрифты и наборы символов надо приобретать и устанавливать их, копируя соответствующие файлы в папку Fonts.
   Для ввода Н -------
| Библиотека iknigi.net
|-------
|
-------

О надо ввести символы Н2О, после чего выделить цифру 2 и дать команду Формат-Шрифт-Подстрочный.
   Для ввода 10 м -------
| Библиотека iknigi.net
|-------
|
-------

надо ввести символы 10 м2, после чего выделить цифру 2 и дать команду Формат-Шрифт-Надстрочный.
   Для вставки формулы поступают аналогично – Вставка-Формула и в открывшемся полотне подбирают соответствующие параметры.

Так может выглядеть формула в тексте

Перевёртывать текст вертикально можно в ячейках таблиц

Художественный заголовок по команде Вставка– Wordart

   Художественный текст

   Word автоматически создает гиперссылки при вводе адресов существующих веб-страниц, таких как [битая ссылка] http://www.microsoft.com, если автоматическое форматирование гиперссылок не отключено.
   Для вставки гиперссылки на существующий или новый документ выделите текст или графический объект, который предполагается использовать как гиперссылку, а затем нажмите кнопку Добавление гиперссылки на панели управления Стандартная и создайте связь с существующим или новым файлом, местом в текущем файле или адресом Электронной почты.
   Для вставки гиперссылки на элемент этого или другого документа можно использовать стили заголовков или предварительно создать свою закладку через команду Вставка—Закладка, присвоив имя соответствующему элементу.
   Из документов Word допускаются ссылки на отдельные элементы файлов Excel (с расширением XLS) и PowerPoint (с расширением PPT).
   Чтобы создать ссылку на элемент книги Excel, присвойте этому элементу имя. Затем в конце имени файла в гиперссылке введите знак номера #, а вслед за ним искомое имя. Для создания ссылки на конкретный слайд презентации PowerPoint введите после имени файла знак # и номер слайда.
   Для создания предметного указателя через команду Ссылки – Предметный указатель надо пометить термины в тексте и в конце документа, желательно с новой страницы создать предметный указатель через команду Ссылки – Предметный указатель
   Список иллюстраций создаётся командой Ссылки – Список иллюстраций только в том случае, если правильно вставлены в тексте документа названия иллюстраций: рисунков, таблиц, схем и т. д.
   Оглавление, указатель терминов и список иллюстраций являются автоматически формируемыми полями документа Word.
   Ссылки на список литературы получаются после создания списка литературы и вставки закладок на каждый элемент списка командой Вставка – Ссылка – Оглавление и указатели… – Пометить… и последующей вставки в текст перекрёстной ссылки на закладку, т.е на элемент из списка литературы, например, см. [1. стр.45].

Формирование закладок на элементы списка литературы

Чтобы включить режим записи исправлений в случае, если надо редактировать авторский документ, на вкладке Рецензирование в группе Отслеживание изменений щелкните значок Исправления.

Элементы меню для рецензирования текста

Чтобы добавить индикатор исправлений в строку состояния, щелкните строку состояния правой кнопкой мыши и выберите команду Исправления. Для включения и отключения режима записи изменений можно щелкнуть индикатор Исправления в строке состояния.

   Элементы строки состояния

   В случае необходимости настройте формат просмотра документа с исправлениями через Рецензирование – Выноски – Показывать исправления…
   Исправления (например, «тезисы на немецком, французском и английском языках») просматриваются, если указано в параметрах, что исправления в тексте, а примечания на полях.
   Кстати, в документ можно вставлять примечания, которые могут просматриваться на полях документа и печататься в случае настройки команды печати, отдаваемой через меню Файл-Печать – Печатать – Документ с исправлениями.

   Для проверки орфографии на других языках надо установить курсор в текст и дать команду: Сервис – Язык – Выбрать язык немецкий или английский. Например,
   Немецкий Die Kinder gehen in die Schule.
   Английский Children go to the school.
   Редкостей в программе Word много, но все их не без нужды не изучают. Рекомендуется хорошо разбираться в основных понятиях: файл, каталог или папка, память оперативная и на диске (долговременная), программа.

Редактор LibreOffice Writer из пакета LibreOffice

Если на компьютере нет программы Microsoft Word, то можно воспользоваться бесплатным редактором LibreOffice, который входит в пакет программ LibreOffice. Этот редактор также позволяет проектировать и создавать текстовые документы, содержащие изображения, таблицы или графику. В нём можно сохранять документы в различных форматах, включая стандартизированный формат OpenDocument format (ODF), формат Microsoft Word. docx или HTML. Кроме того, вы можете без труда экспортировать ваш документ в формате переносимого документа (PDF).

Текст Ценности человека в редакторе LibreOffice Writer

Создание документов табличного вида в программе Excel

   Окно программы Excel 2007

   Окно программы Excel состоит из строки названия, строки меню, панелей инструментов. Ниже панелей располагается строка ввода данных и формул, ниже табличная область ввода данных в Лист1 и замыкает окно строка состояния.
   Файл документа табличного вида, создаваемый в программе Excel, называется книгой и может состоять из таблиц различной структуры на отдельных листах книги. На одном листе книги обычно располагается одна таблица длинною от 1 до 1000 страниц формата А4, т.е. лист книги можно считать разделом файла, документа, в котором как правило одна таблица. На первом листе книги (в первом разделе) размещают главную информацию, а остальные листы используются в качестве обслуживающих и справочных к основной таблице на первом листе. Информация на листах может быть взаимозависимой; листы можно переименовать, добавлять, удалять.
   Размер листа: 256 столбцов и 65536 строк, примерно 1000х1000 страниц А4. Высота строки до 409 точек, длина текста в ячейке 32767 знаков. Число уровней отмены -16. Точность чисел -15 разрядов. Наименьшая дата для расчётов – 1 января 1900г.; наибольшая – 9999:59:59.
   В случае необходимости сложной обработки таблиц и с информацией большей, чем 65536 строк используют программы обработки баз данных, например, ACCESS. Эта программа создаёт документы, включающие в себя информацию из множества взаимосвязанных таблиц и гибкой системой обработки данных.
   В ячейке таблицы Excel может находиться:
   – число (целая и дробная часть числа отделяются запятой), дата как форма числа;
   – текст в одну строчку или в несколько, разрыв строк производится Alt + Enter;
   – формула (конструкция из ячеек, цифр и т.д., начинающаяся знаком =);
   На ячейки можно накладывать рисунки, диаграммы, текст в рамке и другие редкие объекты, которые располагаются в отдельном графическом слое.
   Программа Excel сложнее программы Word, её можно считать второй ступенью освоения диалога с компьютером и ниже приводятся лишь некоторые особенности. Более углубленное изучение Excel надо осуществлять целенаправленно, исходя из интересов дела.
   Финансистам будут интересны некоторые экономические функции, инженерам соответственно математические, в школе можно изучать основы моделирования физических процессов при помощи Excel.

Справочная система

Для знакомства с Excel рекомендуется открыть справочную систему программы клавишей F1 в любом месте программы.

   Окно справки

   Определитесь со спецификой своей работы и посоветуйтесь с опытными специалистами по поводу необходимости использования этой программы, а не таблицы из программы Word.
   Перед созданием таблицы в Excel нарисуйте эскиз будущей таблицы на бумаге, продумывайте содержимое ячеек (текст в одну строку или в несколько, способ выравнивания, формат чисел или даты), основные связи, логические и математические зависимости. Подберите для формул функции из готового набора Excel, как это показано выше на примере расчёта координаты (У) в зависимости от (Х).

Первая таблица

Таблицы в Excel имеют расширение *.xls или *.xlsx.
Изучение программы рекомендуется начать с проекта простой таблицы. В ячейке А1 введите заголовок, со второй строки введите текст и цифры, отделив дробную часть запятой, а просуммировать столбцы можно через команду Автосумма.

   В столбцах А и С текст; в ячейках столбцов В и D цифры в финансовый формате

   Завершить ввод текста или формулы в текущую ячейку рабочего листа можно следующим способом:
   – нажать клавишу завершения ввода Enter;
   – щелкнуть по другой ячейке;
   – покинуть текущую ячейку с помощью клавиш управления курсором.

Ввод нескольких строк в одну ячейку Excel

   В Excel в отличие от Word предусмотрена вставка разрыва строки ячейке клавишами ALT+ENTER и автоматический перенос текста Формат ячеек – Выравнивание – Переносить по словам. В результате данные в ячейках будут автоматически перенесены так, чтобы заполнить столбец по ширине.
   Если текст, введённый одной строкой, не помещается в одной ячейке, то он будет показан поверх следующих ячеек, если они пусты и не задействованы параметры ручного или автоматического переноса. В противном случае текст будет обрезан границей следующей колонки (ячейки). Чтобы увидеть всю информацию, находящуюся в ячейке, надо установить курсор в эту ячейку и прочесть информацию полностью на строке ввода и правки содержимого ячейки. Можно сделать ячейку (колонку) шире.
   Форматировать (изменять форму букв и цифр) таблицу не обязательно, но этот навык надо иметь из уроков с программой Word.

Сортировка строк по двум или более столбцам

   Щёлкните по ячейке в сортируемом столбце (сделайте её активной), в примере это одна из ячеек Размер доходов или расходов. На вкладке «Данные» выберите команду «Сортировка» и нажмите кнопку ОК; пересортируйте с другими параметрами.
   Для тренировки в сортировке создайте таблицу со столбцами: «Отдел», «Должность», «Фамилия», «Имя», «Рост» «Вес» и т. д.
   Щёлкните по ячейке с фамилией в сортируемом столбце «Фамилия», в диалоговом окне команды «Сортировка» укажите столбцы сортировки в полях «Сортировать по» и «Затем по».
   Для сортировки по более трех столбцам сортируйте в несколько приёмов, начиная с наименее значимых столбцов.
   Если список содержит сведения о сотрудниках и его требуется сортировать по полям «Отдел», «Должность», «Фамилия», «Рост» и «Имя», то сортировку надо выполнить дважды. Сначала по «Имени» и «Росту». Затем выберите «Отдел» в поле «Сортировать по», «Должность» в поле «Затем по», «Фамилия» в поле «В последнюю очередь, по» и сортируйте список еще раз.
   Уточните другие параметры сортировки и нажмите кнопку OK.
   При сортировке строк, входящих в структуру, будут упорядочены группы самого верхнего (первого) уровня. Порядок расположения детальных строк или столбцов не изменится, независимо от того, являются они скрытыми или отображаются на экране.

Форматирование чисел и дат

   Данные в ячейках Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию – в формате «Общий», т.е. смотрятся так, как вводятся.
   Для изменения формата ячейки выполните команду «Формат – Ячейки». Появится окно диалога «Формат ячеек», в котором выберете основную вкладку «Число».
   В левой части окна диалога «Формат ячеек» в списке Числовые форматы приведены названия всех используемых в Excel форматов. Для формата каждого типа приводится список его кодов.
   Для создания нового пользовательского формата можно использовать уже существующий формат, который останется в списке без изменений.
   Использование пользовательских форматов ячеек в Excel не является легкой задачей. Формат часто называют маской для ячейки, т.е. той формой в которой число или дата (дата является тоже числом) лучше смотрится в той или иной ситуации, хотя в ячейке для вычислений остаётся число в первоначальном виде. Для освоения форматов введите в ячейку число 10000 и переберите все пользовательские форматы и посмотрите результат, вызовите в случае необходимости Справку.
   Число 10000 может предстать в виде: 10000; 10 000,00р.; $10 000; 10 000 и т. д.
   Маска (описание) числового формата может состоять из 4 разделов отделённых точкой с запятой, например:
   # ##0,00; [Красный] – # ##0,00;"-»???; @
   где:
   – первый раздел задаёт отображение для вводимых положительных чисел в форме с двумя знаками после запятой;
   – второй раздел задаёт отображение отрицательных чисел, в данном примере красным цветом,
   – третий раздел задаёт правило для отображения нуля, в данном примере программа Excel помещает в ячейку тире после трёх пробелов;
   – четвёртый раздел разрешает вводить в числовую ячейку текст.

Форматирование (ячейки) облегчает ввод данных в таблицу

Создание собственного числового формата

   В большинстве случаев пользователи создают собственные числовые форматы при помощи следующих символов: «#», «0»,»?»,»,» (запятая), «_» (символ подчеркивания), « « (пробел), «%» (знак процента). Допускается также использование различных цветов для выделения определенных чисел.
   Запятая разделяет число на целую и дробную части. Если формат содержит слева от запятой только символы «#», то Excel отображает числа, не превышающие единицы, начиная с десятичной запятой. Чтобы избежать этого, используйте символ «0» в качестве первого (слева от запятой) символа кода формата.
   Символ «#» работает следующим образом. Если число десятичных знаков превышает количество символов «#» в правой части формата, то Excel округляет число до указанного количества десятичных знаков после запятой. Если число имеет большее количество десятичных знаков слева от запятой, чем символов «#» в левой части формата, то Excel выводит большее количество цифр.
   Для символа «0» справедливы те же правила, что и для «#», но кроме этого, если число десятичных знаков меньшее количество символов «0» в коде формата, то Excel выводит недостающие нули. Например, для того чтобы число 2,7 было отображено как 2,70; введите в качестве формата символы #,00.
   Рассмотрим символ»?». Для него справедливы те же правила, что и для знака «0», описанные выше, за исключением того, что Excel выводит пробел вместо незначащих нулей с обеих сторон от десятичной запятой, так что числа, выводимые с использованием символа»?» оказываются выровненными по десятичной запятой. Можно использовать этот символ для вывода рациональных дробей, имеющих различное число десятичных знаков.
   Символ (пробел) является разделителем тысяч. Excel разделяет тысячи пробелами, если формат содержит пробелы, окруженные с обеих сторон символами «#»,»?» или «0».
   Символ «_» (подчеркивание) используется для пропуска места на ширину символа. Он выводит пробел на ширину, соответствующую ширине следующего за ним символа шаблона. Например, можно ввести символы «_)» в конце секции формата и Excel сделает пропуск на ширину символа закрывающейся скобки в конце числа.
   При наличии в конце секции формата символа «%», Excel умножает число на 100 и добавляет знак %. Для использования символа «%» существует специальный числовой формат – Процентный.

Пример организации ввода телефонных номеров

   Номер телефона в крупных городах состоит из 7 цифр. В других городах часто встречаются номера из 5 или 6 цифр. Создадим специальный формат для ввода номеров телефонов.
   Создадим формат??? -00—00 или 000—00—00, или ###-##-##, или??? -?? -??.
   Этот формат представляет (отображает) последовательность чисел, состоящую из 7 цифр для телефонного номера. В окне диалога «Формат ячеек» выберите строку (все форматы), нажмите «мышью» в поле ввода Тип и введите там любой набор из указанных символов формата.
   Вводим в ячейку 1234567, (формат ячейки??? -00—00), результат 123—45—67.

Исправление содержимого таблицы

   Для исправления опечаток во время заполнения ячейки, до того как ввод текста подтвержден, в вашем распоряжении клавиша Backspase. Можно установить текстовой курсор перед ошибкой и нажать клавишу Dеl. Для удаления всего содержимого ячейки можно выбрать команду меню Правка – Очистить или Del.
   Если надо исправить уже подтвержденное содержание ячейки, выберите ее с помощью клавиш управления курсором. В строке формул просматривается содержимое ячейки. Для исправления щелкните «мышью» в нужном месте строки формул. Появится текстовой курсор. Теперь можно исправить текст или удалить его полностью, нажав на кнопку с крестом, находящуюся в строке формул перед полем ввода.
   Для изменения содержимого ячейки дважды щелкните ячейку, содержимое которой необходимо изменить. Измените содержимое ячейки и нажмите клавишу ENTER. Для отмены изменений нажмите клавишу ESC.
   Чтобы включить или выключить редактирование непосредственно в ячейке, выберите команду Параметры в меню Сервис, выберите закладку Правка и затем установите или сбросьте флажок Правка прямо в ячейке.
   Чтобы быстро добавить в конец содержимого ячейки, выделите ее и нажмите клавишу F2.

Выделение строки, столбца или всего рабочего листа (таблицы)

   Для выделения блока из нескольких ячеек, поставьте указатель мыши, например, в левый верхний угол блока, нажмите левую кнопку мышки и, удерживая её отпустите на ячейке нижнего угла блока. При этом, первая ячейка остается белой, а остальные выделенные ячейки затеняются.
   Для форматирования выделенных ячеек нажмите соответствующую кнопки группе Шрифт Ж, К или Ч.
   Для выделения всего рабочего листа нажмите кнопку, находящуюся перед заголовками столбцов и над заголовками строк в левом верхнем углу окна таблицы.
   Выделение произвольных ячеек происходит совместно с клавишей Ctrl.
   Для выделения длинного диапазона щелкают по первой ячейке диапазона, зажимают клавишу SHIFT и щёлкают по последней после прокрутки таблицы.

Ячейки с цифрами в столбце В выделены

После выделения через команду Формат-Ячейки… выбирается формат выделенных ячеек. На рисунке числа в столбцах В и D для удобства чтения представлены в финансовом формате.

Условное форматирование, выравнивание и ограничения ввода

Для выделения ячейки D7 красным цветом в случае её значения более 6000 необходимо сделать эту ячейку текущей и отдать команду Формат-Условное форматирование…

Элементы меню Excel

Для установки ограничений на ввод значений в текущую ячейку сделайте её активной и отдайте команду Данные-Проверка…

Настройка ограничений

При необходимости можно заполнить поля вкладки Сообщение для ввода, чтобы выдавалось напоминание о вводе числа в соответствующих пределах и Сообщение об ошибке.

Адреса ячеек

По умолчанию имя ячейки таблицы состоит из буквы столбца и номера строки, например, А1, В2, D7 и являются относительными, т.е. автоматически меняются в различных ситуациях. Для закрепления постоянного адреса за ячейкой и удобства манипулирования ими выделите ячейку и присвойте ей своё имя щелчком в поле Имя, расположенное у левого края строки формул. Например, имя ячейки в примере на стр. – (V) или Скорость, (а) или Угол для ячеек со скоростью и углом.

Заголовок таблицы, скрытие и отображение элементов книги

Заголовок таблицы помещается, как правило, в левую верхнюю ячейку будущей таблицы, например, в ячейку А1; после создания таблицы надо выделить ячейки от А1 до D1 и щёлкнуть по кнопке [а], обеспечивающей объединение выделенных ячеек и размещение введённого текста по центру.

Текст из ячейки А1 над ячейками столбцов А,В,С и D

Отменяется объединение ячеек через команду меню: Формат-Ячейка Выравнивание…. После чего можно изменить размер и начертание букв заголовка.

Скрытие и отображение строки или столбца

   Выберите строки или столбцы, которые нужно скрыть.
   Дайте команду через меню: Формат – Строка (Столбец) – Скрыть.
   Выделите строки или столбцы по обе стороны скрытых строки или столбца, которые требуется показать.
   Дайте команду через меню: Формат – Строка (Столбец) – Показать.
   Если первая строка или столбец листа являются скрытыми, выберите команду Перейти в меню Правка. В поле Ссылка введите A1 и нажмите кнопку OK и в меню Формат и выберите команду Показать.
   Кроме того, строка или столбец могут иметь нулевую высоту или ширину. Наведите указатель мышки на границу и перетащите границу.
   Часто обрамляют ячейки таблицы через меню: Формат-ячеки..– граница или соответствующую кнопку на панели. На рисунке ниже показан выбор подчеркивания 6-ой строки линией.
   После процедуры обрамления рекомендуется войти в режим просмотра таблицы перед печатью и посмотреть результаты. В случае неудовлетворительного результата снова обрамить и снова просмотреть результат.

   Обрамляем снизу заголовок, находящийся в объединённых ячейках А,В,С и D

   Иногда в таблицу вводят рисунки, в том числе и текстовое поле для заголовка таблицы над ячейками таблицы. Для этого на панели инструментов для рисования зажимают кнопку текстового поля, перемещают указатель мышки в поле таблицы и, удерживая левую кнопку мышки, растягивают до необходимых размеров будущее поле. После этого можно стандартными способами указать нужный размер текстового поля и отформатировать шрифт заголовка.
   Если панели инструментов для рисования нет, то её надо вызвать командой меню «Вид – Панели инструментов»:

Просмотр таблицы перед печатью

   Первое впечатление о документе можно получить через команду Предварительный просмотр, нажав кнопку Microsoft Office и щелкнув по стрелке рядом с командой Печать, выберите Предварительный просмотр. Можно использовать клавиши быстрого доступа CTRL+F2. Однако лучше иметь кнопку на панели Быстрого доступа.
   В окне предварительного просмотра можно увидеть количество страниц в документе, поля и отступы и в случае необходимости их изменить.
   Предварительным просмотром начинающему пользователю надо пользоваться чаще и только после приобретения навыков можно уже в режиме редактирования таблицы представить её реальный внешний вид на бумаге.
   Если таблица не размещается в заданных пределах, попробуйте изменить поля, ориентацию, размер столбцов и строк, размер и тип шрифта.
   Для этого в режиме просмотра в Параметрах страницы и в открывающемся диалоговом окне установить нужные параметры.
   Для приобретения навыков дизайна путём последовательной распечатки и внесения изменений добейтесь необходимого внешнего вида таблицы.

   Окно для выбора параметров страницы

   Создание таблиц целесообразно начинать с шапки и первых двух – трех строк информации в ней.
   Тогда будет ясен принцип форматирования тех или иных ячеек, строк, заголовков и других элементов таблицы.
   Если заголовок таблицы и боковик (если он есть), формат первых строк вас устраивает, приступайте к вводу остальной информации.

   Окно настройки печати таблиц

   Если физических листов при печати будет больше одного, то определите сквозные строки столбцы для печати на каждом последующем листе.
   Вставьте в поле колонтитулов в соответствии со стилем организации символ фирмы, телефон, адрес и т. д.
   Если предварительный просмотр таблицы указывает на множество пустых страниц, то выделите всё, кроме таблицы и удалите всё, включая и форматы ячеек.
   Печатать сетку не рекомендуется. Те места, где должна быть сетка, надо выделить и обрамить в виде сетки. Однако обрамление лишних участков приводит к тому, что будут печататься лишние страницы. Увеличьте или уменьшите значения полей и области печати, в случае необходимости включите ручное разбиение на страницы.

Сохранение файлов

Команда Сохранить появляется от нажатия кнопки Microsoft Office. Однако и её следует также пометить на панель быстрого доступа.
При первом выборе команды «Сохранить» на экране появляется диалоговое окно «Сохранить как…», где надо указать: папку, имя и тип (формат) файла.

   В папке Мои документы хранятся файлы документов, подготовленных на Excel

   В поле Имя Файла вводится имя, под которым будет сохранен файл с типовым расширением. XLS или. XLSX, которое можно не вводить – оно запишется автоматически.
   Выбранный файл можно сохранить в качестве копии под другим именем и в другую папку. Дайте команду из меню: Файл – Сохранить как. При необходимости можно изменить и другие параметры файла, экспериментируйте.

Печать таблицы

   Для ускорения процесса печати, служит кнопка с изображением принтера. Щелчок по ней инициирует печать таблицы с параметрами принтера, установленными ранее, по умолчанию.
   Некоторые таблицы могут проектироваться с ограниченной областью для печати, а остальные данные могут использоваться как справочные или для вычислений.
   Задание области печати происходит выделением на листе ячеек, которые необходимо определить как область печати и на вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выбирается Область печати и затем жмётся кнопка Задать.
   Область печати можно отменить если нужда в ней миновала.

Печать документов Excel во всю ширину страницы

Для этого выберите в меню Файл пункт Параметры страницы, а затем на вкладке Страница в группе Масштаб установите переключатель в положении «разместить не более чем на» и выберите, например, 1, страницу в ширину. Удалите число во втором поле «разместить не более чем на», которое определяет число страниц в высоту, это поле можно оставить пустым.

Построение диаграмм

Через вкладку Вставка группой команд Диаграммы можно построить любую диаграмму по выделенной области ячеек таблицы, тренируйтесь.

График иногда «говорит» больше чем слова

Автофильтр

В таблице Excel можно фильтровать информацию – показывать на мониторе и печатать только то, что указано в фильтре. Для этого выделяют ячейки с заголовками столбцов и командой меню Данные-Фильтр-Автофильтр устанавливают кнопки для фильтрования со списками соответствующих значений.
В Excel можно указать не одно значение из списка, а произвольное число наибольших или наименьших значений, или долю в процентах от общего количества.

Шапка таблицы с кнопками автофильтра

Нажимая на кнопку фильтра в ячейке «Должность», можно отобразить в таблице, например, только «Ведущих специалистов» или задать дополнительное условие, а затем распечатать на принтере.

Пример отображения данных в таблице Excel 2003

Использование расширенного фильтра оправдано при анализе данных в крупных структурированных таблицах с десятками полей, называемых иногда базой данных.

Просмотр или скрытие данных в структурированной таблице

   Выделите одинаковые строки по смыслу и дайте команду Данные – Группа и структура – Группировать.
   Чтобы просмотреть —Действие
   детальные данные внутри группы – жмите кнопку +
   определенный уровень структуры – жмите символ уровня 1 2 3…
   Чтобы скрыть —Действие
   данные внутри группы – щёлкните символ скрытия данных -.
   все данные в структуре – щёлкните символ первого уровня 1.

Ввод последовательных рядов данных

   В таблицах Excel под рядами подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг. При этом данные не обязательно должны быть числовыми.
   Для создания ряда данных введите в ячейку начальное значение ряда, подведите указатель мышки к черной точке в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот момент белый крестик переходит в черный), и зажав левую кнопку мыши, выделите нужную часть строки или столбца. После того как отпускается кнопка мыши, выделенная область заполнится данными.
   Такой простой процесс ввода возможен только тогда, когда начальное значение данных допускает возможность построения ряда, т.е. список заранее определён.
   Например, введем в ячейку A2 название месяца июль, захватим мышкой черную точку в правом нижнем углу ячейки и, удерживая ее нажатой, выделим ячейки A2:F2. После отпуска кнопки мышки, выделенная область заполнится названиями месяцев с июля по декабрь.
   Для построения произвольного числового ряда необходимо в две соседние ячейки ввести два числа, определяющих шаг изменения, выделить их, захватить мышкой черную точку в правом нижнем углу, указать мышкой количество ячеек ряда и отпустить кнопку.
   Например, 23 27 31 35…
   Ряды дат и времени дня могут использовать приращения по дням, неделям, месяцам, годам. Чтобы получить ряд дат, надо указать повторяемость последовательности: дни, недели, месяцы или годы.
   Для получения ряда 23.06.93 23.06.94 23.06.95 23.06.96 введите первую дату 23.06.93, выделите область расположения ряда дат и, дайте команду «Правка – Заполнить – Прогрессия». В диалоговом окне этой команды установите переключатель в положение Год, а для получения ряда 23.06.93 23.07.93 23.08.93 23.09.93 – установить переключатель в положение Месяц.

Автозаполнение, сортировка и выбор данных из списка

   Функция автозаполнения делает ввод данных в Excel приятным занятием.
   При вводе первых символов одинаковых данных второй раз Excel дописывает оставшуюся часть и при нажатии на стрелку клавиатуры данные вводятся в ячейку. Или в следующей ячейке из контекстного меню после нажатия правой кнопки мышки дать команду Выбрать из раскрывающегося списка….
   Для последующей сортировки и заполнения рядов данных или списка в документ через команды Сервис – Параметры – Списки заранее вводят нужный список.

   Дополнительный список в параметрах Excel

   После чего надо выделить столбец таблицы с данными и отдать команду Данные – Сортировка – Параметры – Сортировать по первому ключу…, выбрав необходимый список сортировки из заранее введённых списков.
   В результате данные в таблице будут отсортированы по указанным параметрам, т.е. сначала будут располагаться строки с данными по начальникам, потом по главным и т. д.
   Возможность автозаполнения работает и при заполнении последовательности типа: Кв.3, Кв.4, Кв.5, для этого используется курсор заполнения или команда Правка – Заполнить – Прогрессия.
   Наиболее интересным параметром в окне диалога «Прогрессия» является флажок Автоматическое определение шага. Если он установлен, то вычисляется значение шага, опираясь на значения в верхних или левых ячейках выделения, для создания наиболее близкой к ряду прямой (для линейного тренда) или экспоненциальной линии (для экспоненциального тренда). При установке этого флажка значение из поля ввода Шаг игнорируется.

Команда Автозамена

При использовании этого сервиса в процессе ввода слово или аббревиатуры автоматически заменяется текстом, который заранее подготовлен в окне «Автозамена», вызываемым нажатием кнопки Microsoft Office, а затем Параметры Excel.
В диалоговом окне Параметры Excel щелкните Проверка правописания, а затем нажмите кнопку Параметры автозамены.

Автовычисление и просмотр примечаний

Этот сервис предоставляет дополнительный комфорт при проведении вычислений. Не надо вводить имена функций: СУММА, СЧЕТ или СРЕДНЕЕ. Достаточно просто выделить числа. Их сумма сразу появится в соответствующей ячейке строки состояния. Если надо вычислить не сумму, то нажмите на этой ячейке правую кнопку мыши. Появится список функций, в котором можно выбрать нужную.
Просмотр примечаний к данным, которые были введены в ячейку осуществляется перемещением мышки к красному квадратику в правом углу ячейки.

Стиль представления данных

   Пока данных в таблице немного и проблем работы с ними тоже немного, но когда появится вкус работы с таблицами Excel, появится и желание упорядочить форматы данных, ибо, если этого не сделать, то простая задача автоматического изменения формата определённых данных может вызвать серьезные проблемы.
   Например, для ввода телефонных номеров используете один стиль, для значений продаж – другой стиль, для адреса – третий стиль. В последующем, для изменения представления данных достаточно только изменить нужный стиль и данные, отображаемые этим стилем, изменятся автоматически.
   В понятие стиля входят формат представления чисел, тип и размер шрифта, тип выравнивания, вид рамки, наличие узора и защиты. Можно применить определенный стиль к выделенной области ячеек и листу книги.
   Для этого используется команда Формат—Стиль и в диалоговом окне Стиль изменяют соответствующие параметры. В этом окне можно просмотреть существующие стили и удалить лишние.

Поиск и замена данных

   Результатом работы команды «Найти» по поиску слова (символов) является первая выделенная ячейка, содержащая это слово.
   Повторный поиск начинается с этой ячейки и заканчивается на следующей, содержащей это слово (символы). Если указанные символы существуют, то поиск осуществляется «по кругу», а если они существуют только в одной ячейке, то при повторном поиске указатель позиционируется на этой же ячейке. При отсутствии указанных символов, выдается соответствующее сообщение.
   Выбор команды «Правка – Заменить» предоставляет в ваше распоряжение еще одно поле, в котором вводится информация для замены найденной.

   Окно диалога «Поиска и Замены»

   Допустим, у вас есть таблица адресов. Перед выполнением команды выделен столбец с названиями улиц. Если ввести в поле ввода «Найти» символ «К», то будут найдены названия улиц, начинающихся на букву «К»: например, Красноармейская, Кирова пр-т, Кольцова, Космонавтов. Нажимая кнопку «Найти далее», будем перемещаться по четырем ячейкам, с названиями данных улиц. Если выделенная область на листе отсутствует, то поиск распространится на весь лист, и к четырем улицам добавятся еще слова, начинающиеся на букву «К»: например, Квартира и Казанский.
   Если вместо символа «К» ввести символы « К», то ничего найдено не будет. Отсутствие или наличие пробела перед буквой «К» имеет решающее значение.
   Если вести поиск по символам»? л», то будут найдены все названия улиц у которых есть какой-нибудь символ перед буквой «л». Наличие символа»?» означает, что поиск ведется по маске, в которой вместо этого знака стоит произвольный символ. Поиск по символам»? Л» оказался пустым и это понятно, так как слов с символом перед прописной буквой нет. Если вести поиск по маске»???????? л», то будут найдены улицы Севастопольская и Индустриальная, поскольку только в названиях этих улиц нашего столбца перед буквой «л» есть не менее восьми символов.
   Наличие символа «*» в шаблоне поиска расширяет область поиска. Так, например, с помощью шаблона «*ская» будут найдены все улицы, оканчивающиеся на «ская». Шаблон «р*» выводит все улицы со строчной буквой «р».
   При поиске по шаблону»? а?е*» – нашлись две улицы: Манежная и Заречная.
   Поиск можно осуществлять в формулах ячеек, в значениях ячеек или в примечаниях ячеек. В режиме Ячейка целиком, который доступен только для рабочих листов, поиск ведется по совпадению всего содержимого ячейки с заданным набором символов.
   После нажатия кнопки «Найти далее» ищется следующее вхождение заданного набора символов. Для возврата к предыдущему вхождению нажмите клавишу Shift и одновременно нажмите кнопку Найти далее.
   Нажатие кнопки «Заменить» в окне диалога «Найти» также открывает окно диалога «Заменить». Оно отличается от окна диалога «Найти» полем с текстом для замены найденного в поле «Заменить на».

Функции и формулы

В программе Excel введён мощный аппарат функций, облегчающим обработку данных при суммировании, умножении, вычислении синуса, логарифма и т. д. Помимо чисто вычислительных действий можно находить среднее арифметическое, максимальное и минимальное значение, наиболее вероятное значение, доверительный интервал и многое другое.
С помощью функций даты и времени можно определить возраст, вычислить стаж работы, определить число рабочих дней. Логические функции в зависимости от выполнения тех или иных условий запускают различные виды обработки данных.

Ячейка F6 формируется логической функцией «ЕСЛИ»

Понятие функции

   Функция – это заранее подготовленная формула, причём программа её выполнения скрыта от пользователя.
   Excel содержит несколько сотен встроенных функций, которые вводятся через Мастер функций. При работе с этим средством надо выбрать нужную функцию из списка категорий, а затем в окне диалога ввести входные значения её аргументов.
   Мастер функций вызывается командой «Вставка – Функции» или нажатием на кнопку fx строке формул.
   Чтобы использовать функцию, надо ввести ее как часть формулы в ячейку рабочего листа. Последовательность, в которой должны располагаться используемые в формуле символы, называется синтаксисом функции. Если нарушаются правила синтаксиса, Excel выдаст сообщение о том, что в формуле имеется ошибка.
   Округление чисел
   Рассмотрим функцию ОКРУГЛ (арг1;арг2), которая возвращает число, округленное до заданного числа знаков после запятой. Эта функция имеет два аргумента: арг1 – адрес ячейки с числом (или само число), которое надо округлить; арг2 – количество цифр после запятой у числа после округления.
   Для округления числа выполните следующие действия:
   1.Введите число 2,71828 в ячейку A1. Это число мы будем округлять.
   2.Введите в ячейки B1, C1 и D1 формулы следующего вида:
   =ОКРУГЛ (A1;1); =ОКРУГЛ (A1;2); =ОКРУГЛ (A1;3)
   Эти формулы округляют число 2,71828 находящееся в ячейке A1 до одной, двух и трех цифр после запятой. Результаты округления просматривается в ячейках B1, C1 и D1: 2,7; 2.72; 2,718.
   Вычисление интервала времени между двумя датам
   Для определения числа дней между датами достаточно вычесть одну дату из другой. Например, если ячейка A1 содержит дату 8.6.2000, а ячейка A2 – дату 20.6.2000, то формула =A2-A1 вычисляет число дней между этими датами (12).
   Не забудьте установить числовой формат для ячейки, в которой вводится эта формула (в меню Формат выберите пункт Ячейки, а затем на вкладке Число в списке Числовые форматы выберите формат Числовой). Если формат этой ячейки отличается от числового, предполагается, что результат имеет тот же формат, что и ячейки, используемые при вычислении, то есть результатом будет дата, а не число.
   Создание формулы для вычисления нарастающего итога
   В программе Microsoft Excel имеется возможность вычислять нарастающий (или общий) итог в столбце или строке ячеек. В соответствующей формуле используется функция СУММ и комбинация абсолютных и относительных ссылок.

   Пример формулы

   Например, ячейка B1 содержит значение ячейки A1; B2 содержит значение A1+A2; B3 содержит A1+A2+A3 и т. д.
   Для этого введите формулу = СУММ ($A$1:A1) в ячейке B1, как показано выше.
   Выделите ячейки с B1 по B3 и в меню Правка выберите команду Заполнить вниз. Во всех ячейках абсолютная ссылка $A$1 останется неизменной, а относительная ссылка A1 будет обновлена в каждой следующей ячейке, указывая на смежную ячейку столбца A.
   Для получения дополнительных сведений об использовании абсолютных и относительных ссылок в программе Excel воспользуйтесь справкой к программе.
   Можно редактировать как параметры функций, используемых в формуле, так и непосредственно символы формулы. Для этого щёлкните по строке формул, внесите изменения и нажмите клавишу Enter. Если надо внести изменения в формулу непосредственно в ячейке, то дважды щелкните на ячейке с этой формулой.
   Для отмены изменений нажмите кнопку Х в строке формул или клавишу Esc.
   Постройте таблицу, показанную на рисунке ниже. В ней приведены основные приёмы работы.

Проект учебной страницы на Excel 2003

Примените функции, постройте диаграмму, сгруппируйте мужчин и женщин, присвойте имена ячейкам Ставка и Курс, примените условное форматирование для выделения цветом параметров января больших 20.

Анализ данных

В начале процесса анализа данных лучше всего использовать встроенные средства такие как просмотр зависимости формул и подбор параметра вызываемые из меню Сервис. Попробуйте проанализировать премии сотрудников и подобрать параметры премии для Папина, для чего выделите ячейку с премией и отдайте команду Сервис-Подбор параметра…. Это работа встроенной сложной функции для анализа.

   Элемент анализа вычислений

   В следующем поле укажите нужное значение, а в последнем поле ячейку от которой зависит результат.
   Неплохие результаты даёт графический метод анализа данных через диаграммы, графики.
   Например, постройте таблицу, моделирующую полёт ядра. Изменяя стартовую скорость или угол наклона пушки можно получить график той или иной траектории полёта для анализа. Здесь ячейка А4 поименована «а», ячейка С4 – «V».

Модель стрельбы из пушки

Для тех, кто интересуется надстройками для анализа после их дополнительной установки можно открыть файл примера для поиска решения SOLVSAMP. XLS и потренироваться с ним.

   Заготовка Excel для поиска решений типовых задач

   Опытные пользователи могут использовать такой инструмент анализа как сводные таблицы.
   Ниже приведена таблица и результат работы сервиса сводной таблицы, который можно рассматривать как встроенную подпрограмму Excel.
   Введите исходные данные, выделите таблицу и запустите этот сервис для анализа выделенной таблицы.

Защита книг и листов

В Microsoft Excel предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к данным Microsoft Excel и их изменением.
Можно защитить элементы листа, например ячейки с формулами, запретив доступ к ним. По умолчанию все ячейки листа заблокированы.

Защита ячеек и листа

Однако ввод в них возможен до тех пор пока не установлена защита листа. Перед тем как защитить лист надо разблокировать ячейки, в которые требуется вводить данные. Ячейки, оставленные заблокированными, станут защищенными только после защиты листа командой меню: Сервис-Защита-Защитить лист….

Пример сводной таблицы

Шаблоны (заготовки)

В Excel включены шаблоны для решения экономических, финансовых и деловых проблем. Их можно использовать в качестве готовых решений, выбрав из меню программы команду «Файл – Создать».
Эти шаблоны могут послужить в качестве дизайна таблиц, и пониманию логики взаимосвязи ячеек одной таблицы.

   Шаблоны Excel

   Чтобы изменить шаблон книги для использования по умолчанию надо настроить пустую книгу через Параметры и сохранить эту книгу с именем Книга. xlt, т.е. как шаблон в папке XLStart:
   Обычно её адрес – C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\XLStart
   Если шаблон из этой папки удалить, то он генерируется автоматически.
   Специальный шаблон книги сохраняется в папке «Шаблоны», которая обычно расположе в папке – имя_пользователя\ Application Data\Microsoft\Шаблоны.

Понятие Базы данных

   База данных – это файл специального формата, содержащий информацию, организованную заданным образом и относящихся к определенной теме или задаче.
   В настоящее время термины база данных и система управления базами данных относятся к технологиям обработки информации на компьютерах. В общем смысле термин «база данных» можно применить к любой совокупности связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку. Например, в качестве базы данных можно рассматривать расписание движения поездов или книгу регистрации данных о персонале и итогах их работы.
   При этом в качестве базы данных рассматривается только набор данных, организованных определенным образом.
   Созданию информационной базы предшествует этап проектирования.
   Большинство баз данных для хранения данных используют таблицы – реляционные БД. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые называются записями и полями, соответственно. Для ввода или просмотра записей базы данных (таблиц) применяются формы, а отчёты используются для печати информации из базы в удобном для пользователя виде, согласно структуре запроса к базе данных.
   Кроме реляционных выделяют иерархические и более сложные сетевые БД – когда записи имеют сложную организацию, подчинённость и характеризуется: уровнями, узлами, связями. БД могут располагаться на отдельном ПК, в локальной или глобальной компьютерной сети.

Системы управления базами данных

   Для организации работы базы данных создан специальный комплекс программ, получивший название системы управления базами данных (СУБД) – комплекс программных средств для создания баз данных, хранения, защиты, разграничения прав доступа к данным и поиска в них необходимой информации.
   Наиболее популярной СУБД является Microsoft Access.
   Например, база данных по кадрам и стандартное средство управления этой базой Access можно использовать как программный продукт для сокращения затрат времени менеджеров по персоналу на исполнение функций по подбору, найму, увольнению, перемещению работников или заказать разработку такого комплекса по стандартным критериям:
   1 – «родная» операционная система Windows;
   2 – специализация, соответствие решаемым задачам;
   3 – сетевая версия и скорость работы;
   4 – набор дополнений для индивидуального использования;
   5 – защита от несанкционированного доступа и от ошибок;
   6 – стабильная работа и оперативное техническое сопровождение;
   7 – интуитивно понятный интерфейс, развитая справочная система;
   8 – конфигурация под отдельное рабочее место;
   9 – возможности стыковки с другими кадровыми программами;
   10 – фирменное сопровождение и доработка программ и справочников.
   Модным считается возможность программы иметь модуль настройки логики обработки информации, однако это требование увеличивает стоимость продукта.
   В процессе выбора программного средства полезно поискать в интернете информацию по теме или заказать исследование рынка по тому или иному продукту независимым специалистам.

Пример таблицы учета персонала в базе «Борей» программы Access 2003

По базе данных, используя таблицу, можно составить отчет для печати или электронную форму для ввода данных о сотруднике, удобную для пользователя этой базы данных.

   Пример формы для ввода данных в Access 2003

   Форма для ввода данных может служить и карточкой учета персонала. Здесь приведены примеры на окнах устаревшей программы 2003 года, но она более наглядно поясняет работу в программе Access.
   Причем, ввод фото в качестве рисунка в базу данным можно легко организовать при помощи дополнительного технического устройства – сканера и программ обработки изображений PhotoShop или CorelDRAW.
   Эти устройства и программы в данном пособии не рассматриваются, так как не входят в стандартную комплектацию электронного офиса.

Второй «лист» формы ввода данных

Использование технических и программных средств обработки графики требует от сотрудников большей аккуратности и квалификации.

Понятие искусственного интеллекта

   Искусственный интеллект (ИИ) – это раздел информатики.
   Предмет изучения ИИ – человеческое мышление; цель – создание интеллектуальных систем на компьютере.
   Примеры областей, в которых создаются системы искусственного интеллекта: шахматы и другие игры, сочинение стихов и музыки, перевод текстов с одного языка на другой, робототехника, криминалистика (идентификация отпечатков пальцев и пр.), медицинская диагностика.
   Системы искусственного интеллекта работают на основе заложенных в них знаний в определенной области. Модель знаний, заложенная в память ЭВМ, называется компьютерной базой знаний.
   Человеческое мышление основано на двух составляющих: запасе знаний и способности к логическим рассуждениям.
   В системах ИИ реализована модель рассуждений (человеческой логики). На основе базы знаний и модели рассуждений система ИИ сама программирует свою работу при решении любой задачи.
   Экспертная система – это система ИИ, заключающая в себе знания и опыт специалиста-эксперта в данной предметной области.

О базах знаний

   Логическая модель знаний в определенной предметной области представляется базой знаний, составленной из фактов и правил.
   Факт – это информация о конкретном событии, о свойстве конкретного объекта, о его связи с другими объектами.
   Правила определяют одни понятия через другие, устанавливают взаимосвязь между различными свойствами объектов, формулируют законы природы и общества.
   База знаний включает в себя лишь основополагающие факты для данной предметной области.

Понятие электронного офиса

   Эффективный доступ к информационным ресурсам, контроль за распространением и обменом информацией являются ключевыми моментами управления работой любого предприятия и организации.
   Объединение персональных компьютеров в локальные сети, интеграция в них различного коммуникационного и офисного оборудования позволили создавать мощные информационно-вычислительные комплексы масштаба предприятий и крупных корпораций.
   В последние годы за рубежом и у нас в стране появилось понятие «электронный офис», которое чаще всего рассматривается несколько однобоко и используется для характеристики насыщенности офиса различным компьютерным оборудованием, факсами, телефонами и другими устройствами.
   Тенденции последних лет на мировом рынке коммуникаций позволяют рассматривать термин «электронный офис» более широко и понимать под ним многофункциональную, гибкую информационно-вычислительную систему предприятия, интегрированную в глобальные сети передачи информации посредством высокопроизводительных каналов связи и комплекса различных услуг.
   Иногда электронным офисом называется совокупность программ для обработки информации в офисе.
   Термин «Электронный» стал использоваться в информационных технологиях недопустимо часто, так как электронов в каждом стуле офиса не меньше, чем в компьютере. Приемлемое название у комплекса программ для управления жилым домом – «Умный дом», для всей России это могло означать «Умная Россия», но запустили термин «Электронная Россия» и подготовили одноимённую программу.
   Современный комплекс программ для офисов состоит из десятков программ, что привело к скачку квалификации специалистов современного офиса.

Программа Microsoft Project

Эта программа поставляется с набором средств отслеживания хода выполнения и состояния проекта.

Основное окно MICROSOFT PROJECT

В учебнике к программе приводятся сведения об основах управления проектами и ключевых принципах Microsoft Project. Кроме того, предлагается несколько уроков, в которых рассказывается о создании плана, отслеживании хода его выполнения и предоставлении результатов.

Справка по MICROSOFT PROJECT

Программа Visio

   Интерфейс Visio

   После запуска программы Visio рекомендуется открыть один из шаблонов и на его примере познакомиться с основными элементами технологии формирования изображения и некоторыми другими базовыми понятиями.
   Рисунок, чертёж (Drawing) *.VSD – файл с рисунком (связанный набор графических элементов с соответствующими стилями и свойствами) – цель применения программы Visio.
   При сохранении VSD-файла можно (по умолчанию) записать в него информацию о рабочей среде – Workspace. Если среда не сохраняется, то при загрузке файла появится только окно рисунка, чертежа.
   Шаблон (Template) *.VST – фактически это тот же файл с рисунком, но его содержимое используется только для создания нового файла рисунка, чертежа.

Программа PowerPoint

   При помощи этой программы можно создать слайды презентации коллективу сотрудников идей, схем, продуктов и т. д.
   После её запуска в меню Файл выбрать команду Создать, перейти на вкладку Общие, щелкнуть пункт Мастер автосодержания и следовать указаниям мастера.
   Процесс создания презентации состоит из выбора общего оформления, добавление новых слайдов и их содержимого: текстов и рисунков. При необходимости производят разметку слайдов, изменение деталей оформления, цветовой схемы и создаются эффекты анимации отдельных элементов слайда.
   Для предварительной просмотра создаваемой презентации нажмите кнопку Показ в левом нижнем углу окна PowerPoint.
   Созданную презентацию через меню Файл сохраняют командой Сохранить, присвоив файлу презентации соответствующее имя.
   Совместное использование Microsoft PowerPoint и Microsoft Outlook позволяет отправить презентацию на рецензию по электронной почте. После возврата презентации рецензентами в Microsoft PowerPoint можно объединять их замечания и изменения для просмотра в одной презентации. Поместите указатель мыши на маркере изменений, чтобы просмотреть внесенные изменения более детально и либо примите, либо отклоните изменения.

Пример слайда для лекции по этике

Энциклопедии и справочники для ПК

Например, Большая энциклопедия Кирилла и Мефодия версии 2005 на одном DVD диске включает 84 700 энциклопедических статей, пять словарей, более 26 000 иллюстраций и более 30 больших приложений. Объем информации составляет 96 книжных томов (объемом 600 страниц) и это без учета аудио– и видеофрагментов.

Окно программы БЭ

Часть информации из такой или подобной энциклопедии можно найти и в Интернете, но процесс поиска может быть продолжительным.

Окно поиска в интернете через Яндекс

Результат поиска Любви

Аналогичная информация в энциклопедии

Конечно, если пользователю надо больше информации для работы, то следует использовать специализированные словари и справочники.

Перевод файлов с английского языка на русский и обратно

   Полезно использовать веб-приложение для перевода документов на различные языки с русского и обратно, например, от компании Google.
   Наберите текст в редакторе, а для его перевода переместите его через буфер обмена в окно русского языка. Выберете язык и нажмите кнопку Перевести.
   Для сохранения переведённого текста его выделяют и через буфер переносят в окно какого-либо редактора, например Word и сохраните этот текст в файле средствами этого редактора.

Пример перевода текстов в сети от Google

Сканирование текста

   Чтобы скопировать текст с бумажного носителя на магнитный, т.е. создать файл с копией документа, надо иметь подключенное к ПК дополнительное техническое устройство – сканер и установленную программу распознавания текстов, например, FineReader.
   FineReader – это система распознавания текстов. Она преобразует полученное с помощью сканера графическое изображение (картинку) в текст (т.е. в коды букв, «понятные» компьютеру).
   Процесс ввода текстов в компьютер осуществляется в несколько этапов:
   1. Сканирование.
   2. Выделение блоков на изображении.
   3. Распознавание.
   Затем надо проверить ошибки и сохранить результат распознавания (передать его в другое приложение, в буфер и т.п.).

Работает программа FineReader с демонстрационным файлом

Сканирование изображений

Для создания файла с картинкой проще всего воспользоваться сканером. И если на ПК установлена программа Photoshop, то получение графического изображения в файле не составит труда. Однако Photoshop дорогая и сложная программа и не входит в стандартный пакет программ для офиса.

Сканирование изображения льва и редактирование его в программе Photoshop

Для изучения её возможностей можно пользоваться бесплатным веб-приложением, похожим на эту программу.

Работа с графикой в сети

Информационные ресурсы

Современные веб-приложения предоставляют пользователям доступ и к систематизированным информационным ресурсам. Например, к системе правовой информации Гарант.

База правовой информации

В найденном тексте Конституции России через клавишу F3 можно осуществить контекстный поиск. Например, слова с корнями «власт, человек, достоинство, народ» посмотреть сколько их и в каком контексте применяются.

Текст Конституции России

Основы Интернет

Введение

Совсем недавно освоение компьютера предшествовало погружению в Интернет – всемирное объединение больших и малых компьютерных сетей. Сегодня дети и пользователи старшего поколения погружаются в информационное пространство со своих смартфонов, а уже потом более подробно изучают их программно-аппаратные основания. Сеть располагает службами, сервисами интернет. Эти службы основаны на собственных протоколах обмена и соответственно для просмотра и каких-либо действий с информацией используется разное программное обеспечение.

   Суть интернета – информационная связь компьютеров

   Современные устройства, которые имеют доступ в Интернет, используют стандарты 3 и 4 поколения – 3G и 4G соответственно. Вид связи зависит от самого устройства, чем оно более современное, тем чаще он будет синхронизироваться с более продвинутым стандартом.
   Стандарт 5 поколения – 5G должен позволить пользователям тратить как можно меньше времени на то, чтобы получить искомое в сети Интернет. Ко всему прочему, этот стандарт будет доступен по узконаправленному каналу, данные не будут искажаться, а также будут отсутствовать шумовые помехи.
   Зимой 2018 года впервые пользователи смогут оценить все возможности новой сети на зимней Олимпиаде, которая будет проходить в Корее в городе Пхёнчхан. Организаторы мероприятия обещают, что скорость передачи данных достигнет 20 Гбит/с, такая скорость только начальная. Потом будет олимпиада в Токио и к 2020 году стоит ожидать появления первых коммерческих сетей 5G.
   Предполагается, что емкости сети хватит, чтобы обслуживать более 1 миллиона устройств на 1 км² на средней скорости 100 Мбит/с. Если провести сравнение, то с сетью 4G с предельной скоростью – 150 Мбит/с, то это более чем в 100 раз ниже минимальной скорости, которую ожидают при применении сети 5G.

Первый и современный мобильные телефоны

Интернет – это услуга передачи информации по каналам электросвязи: каналы существуют с 1850 года, компьютеры – с 1950 года. В 1970 году начался обмен информацией между компьютерами; стали расти локальные компьютерные сети и сервис.

   Пример соединения через модем

   В октябре 1976г. Королева Великобритании Елизавета Вторая шлёт электронное письмо, в 1993г., президент США Билл Клинтон заводит свой веб-узел. В 1995г. всемирное объединение компьютерных сетей назвали Интернет (Interconnected networks).
   В 1996 году и я создал веб-узел [битая ссылка] b-i.narod.ru. В это же время, в связи с появлением дешёвых ПК и выпуском операционной системы Windows 95 началось массовое использование электронной почты и других возможностей компьютерной сети.
   Обзор веб-страниц, почта и другие сервисы Интернет функционируют благодаря прикладным программам – браузерам, обозревателям содержания, контента, передаваемого по сети. Правила использования этих программ просты. Более сложна их настройка, если пользователь захочет применять расширенные возможности браузеров.
   После приобретения навыков просмотра информации в сети можно попробовать обратную трансляцию текстов, рисунков, фильмов и любой другого контента всему человечеству со своего ПК из дома или офиса.
   Теперь говорят, что компьютер входит в сеть Интернет через какого-нибудь провайдера или местную, локальную сеть по проводным каналам связи или радиоканалу.

   ПК – локальная сеть – интернет

   Через компьютер, подключённый к сети Интернет можно получить письма, телеграммы, факсы, газеты, журналы, телепередачи, фильмы, покупать товары или самому их продавать.
   Интернет на сегодняшний день включает в себя следующие основные сервисы: WWW – всемирная информационная паутина; E-mail – электронная почта; FTP – пересылка файлов; ICQ – средство обмена короткими сообщениями в реальном времени; Web-TV – средство просмотра телепередач; Web-телефония и другие появляющиеся в наши дни сервисы для карманных ПК и мобильных телефонов.
   Пользователи часто называют Интернетом самый популярный сервис – Word Wide Web (WWW) – всемирную паутину текстовых страниц с картинками, звуком и видео. В России для обозначения служб этого сервиса употребляют составные слова веб-страница, веб-узел, веб-портал, веб-сервер…

Способы адресации в сети Интернет

   По сети Интернет данные между компьютерами передаются небольшими порции, называемые пакетами. Пакеты состоят из собственно данных и заголовка с адресом, необходимым для доставки по назначению.
   В сети Интернет используется не просто адрес, а IP-адрес (IP расшифровывается как Internet Protocol) – последовательность четырех чисел, от 0 до 255 каждое, разделенных точками, например: 195.182.128.3. Каждый компьютер в сети Интернет обязательно имеет свой адрес. Надо отметить, что компьютеры, к которым подключаются пользователи, часто называют хост-компьютерами, и они имеют один (или несколько) постоянных адресов в Интернет, а компьютеры пользователей обычно при каждом сеансе связи получают новые адреса, хотя могут иметь и постоянные.
   Для пользователей числовой IP-адрес неудобен, поэтому была придумана доменная система обозначения компьютеров. Компьютеры теперь можно обозначать не трудными для запоминания цифрами, а словами (именами), при этом сеть оказалась поделенной на части, называемые доменами (лат. dominium – владение). Домены даются во «владение» различным организациям, которые отвечают за их поддержку. Домены могут быть вложены друг в друга, т.е. организация, отвечающая за более крупный домен, имеет право назначать более мелкие в пределах этого домена.
   Подобный принцип нашел свое отражение и в написании адреса компьютера, или URL (Universal Resource Location): он состоит из нескольких слов, разделенных точками, – сначала указывается имя компьютера, затем имя самого мелкого домена, затем охватывающего и т. д. Адрес заканчивается именем самого крупного домена, который называется доменом первого уровня или корневым
   Например, адрес компьютера, на котором расположен WWW-сервер поисковой системы Rambler, имеет вид http://www.rambler.ru, и по этому адресу в программах просмотра загружается стартовая страница системы Rambler, например, http://www.rambler.ru/index.html. В этом адресе rambler – имя «мелкого» домена, ru – имя корневого домена, а index.html – стартовая страница сайта – этого информационного узла.
   Пользователи Интернет чаще всего пользуются программой просмотра Web-страниц на WWW-сервере, которые укладываются в схему «запрос – ответ». Указывая доменный адрес сервера и вид протокола (HTTP), мы тем самым запрашиваем определенную услугу: найти на сервере в нужном месте нужный нам HTML-документ. В основном программа просмотра Web-страниц требует определённую информацию и сервер её выдает, например, http://www.yandex.ru

Почта

   E-mail (Electronic mail) – электронная почта, популярный сервисов интернет, позволяющий отправлять сообщения с вложенными файлами и получать ответы в свой электронный почтовый ящик.
   Так в 1996 году выглядело окно программы Outlook Express. Сегодня в 2017 году много способов и окон различных программ для электронной почты, но суть осталась прежней.
   Умение работать с почтовой программой приходит после небольшой тренировки в ходе отправки писем себе.

Первое письмо себе

После нажатия на кнопку «Отправить» письмо уйдет адресату, т.е. – в свой почтовой ящик, который организован на отдельном компьютере – сервере электронной почты, расположенным где-то в сети интернет, возможно, в соседней комнате.

   В почтовом ящике первое письмо

   При повторном запуске программы связи Outlook открывается папка с входящими сообщениями: среди них ваше послание.
   Если в письме присутствуют вложения, то через команду «Файл – Сохранить вложения» рекомендуется сохранить вложенный фай для дальнейшей работы.

Гипертекст —WWW

   Связь фрагментов текста и документов в сети

   С 1995 года, после появления удобных программ, лавинообразно набирают темпы визуального просмотра и поиска взаимосвязанной информации, которая получила имя– World Wide Web – «Всемирная информационная паутина». (Короче: Web или WWW).
   При этом один Web узел может содержать всего одну информационную страницу или тысячи «связанных» страниц – Гипертекст. Связи могут быть короткие в пределах одного компьютера или длинными и представлять набор информационных страниц размещённых на компьютерах в различных местах Земли.
   Гипертекст – это связанные текст, рисунки, звук или видео расположенные на одной странице WWW или отдельных страницах, как изображено на рисунке. Внутренние команды, обеспечивают переход на другие места этого же текста, другие тексты, рисунки, звуки, видео и т. д. на текущем информационном Web узле или любом другом из мировой паутины. Во время чтения такого текста команды перехода (ссылки) выделены. Если щёлкнуть по ним, то появится соответствующее содержание.
   Причём всё, что просматривается на мониторе можно сохранить в отдельном файле или напечатать на бумаге.
   С начала 90-х годов разросшуюся глобальную компьютерную сеть с доступом к различным услугам и протоколам стали называть Интернет.
   Через команду «Переход – Поиск в Web» можно открыть окно поиска и набрать ключевые слова, например «Иван Майоров», и нажать «мышкой» на экранную кнопку «Поиск».

Пример окна поиска

Через несколько секунд служба поиска «Yandex» передаст вам результаты.

Документы WWW, где встречаются слова «Иван Майоров»

В книжке не рассматриваются быстро развивающиеся «электронные» протоколы общения, требующие устройства для обработки звука и изображений: наушники, микрофоны и видеокамеры.

Сохранение информации из Интернет в файле и её печать

   Интернет – глобальная информационная система, которая:
   – логически взаимосвязана пространством уникальных адресов, основанных на интернет протоколе (IP), т.е проиндексирована, пронумерована;
   – способна на коммуникации с использованием семейства протокола управления передачей/интернет протокола (TCP/IP);
   – обеспечивает высокоуровневые сервисы, надстроенные над коммуникационной инфраструктурой.
   Технической основой Интернет являются современные компьютеры, каналы связи и устройства коммутации. Однако пользователю надо знать и уметь применять соответствующее программное и информационное обеспечение..
   При установке связи с каким-либо узлом, например для просмотра страниц Web, говорят, что было выполнено подключение к Интернет. Это подобно телефонной сети: оплатили доступ, сняли трубку, набрали номер…, и вы – абонент телефонной сети.
   Обычно путешествие по Web начинается с определенного узла, возможно с Вашей собственной страницы. Каждая страница, включая начальную страницу узла, имеет уникальный адрес. Например, «http://i96.narod.ru/index.htm», причём возможен краткий набор адреса [битая ссылка] http://i96.narod.ru, ибо первая страница информационного узла обычно index.htm и стартует по умолчанию.
   «Средство просмотра» – это клиентское программное средство компьютера, используемое для просмотра страниц Web. Например, часто используется программа просмотра Explorer.
   После приобретения компьютера оплачивают вход в Интернет у ближайшего «проводника в Интернет».
   Обычно, просмотрев первой страничку сайта обращаются к его оглавлению и изучают информационную ценность и привлекательность всего узла.
   Гуляют по страницам сайта с помощью внутренних ссылок и кнопок панели инструментов обозревателя в виде стрелок «Вперёд» и «Назад».

   Сайт Бориса Майорова о понятии достоинства человека

   Для печати этой страницы в меню управления (последняя кнопка – три точки …) надо найти команду Печать и выполнить её.
   Если требуется сохранить рисунок в файле, то надо щёлкнуть правой кнопкой мышки по рисунку и выбрать команду Сохранить изображение как ….
   Часто для сбора информации из Интернет предварительно открывают пустое окно (документ) в программе Word, оформляют заголовок, переходят в окно программы просмотра страницы и копируют в буфер обмена нужный текст или рисунки, переходят в окно Word и вставляют из буфера помещённую туда информацию.
   Для этого надо через панель задач потренироваться открывать несколько окон различных программ и переносить через общий буфер обмена.
   Именно так поступают сегодня студенты университетов, составлял свои рефераты.

Работа с двумя окнами и буфером обмена

Ещё раз обратитесь к схеме компьютера из предыдущего материала книжки и найдите на ней буфер, повторите его функции (жмите чаще кнопку F1) и многозадачный режим ПК поможет во многих случаях.

Создание WWW страниц

   Создание гипертекстовых (взаимосвязанных) документов осуществляется редакторы Web страниц.
   Для первых творческих шагов в Интернет рекомендуются бесплатные системы отображения и управления информацией, например, uCoz.
   Возможности системы uCoz можно посмотреть на сайте – [битая ссылка] http://www.ucoz.ru/
   После регистрации в системе вы сразу получаете:
   1. Имя для сайта в интернете, которое выбираете сами.
   2. Место для сайта
   3. Систему управления содержимым
   4. Готовые дизайны для сайта + возможность управлять ими
   5. uNet профиль
   С первой публикации начинается широкий обмен информацией в Интернет.
   После комплектования web-узла или страницы её можно сразу же просмотреть, например, программой Google Chrome.

Пример интернет магазина

Страница смотрится неплохо, но впереди отладка, поиск и устранение ошибок, которых ни кому не удалось избежать.

   Инструменты разных эпох актуальны и сегодня

   Навыки дизайна и проектирования сайтов приобретаются не сразу, и они только начинают входить в обязательный минимум школьника.
   Кстати, текст и рисунки этой книжки составлены на компьютере при помощи текстового редактора WORD.
   В приложении примеры информационных объектов:
   – слайд «Традиционная хронология, созданный в программе PowerPoint;
   – таблица Excel с моделью полёта пушечного ядра в двумерной декартовой системе координат, который можно редактировать или перенести для правок в программу Excel;
   – рисунок Visio с плакатом о Счастье под Солнцем в многомерной системе ценностей человека, который можно редактировать и использовать для оценочных расчётов текущего состояния счастья человека.

Создание веб-страниц, веб-узла (сайта), портала

   Этапы работ:
   Постановка задачи
   Позиционирование в Сети – определение потребностей и целей создаваемого сайта.
   Исследование потребителя – выявление характеристик основной аудитории.
   Смета – зависит от объёма, структуры, сложности и уровня материалов веб-узла.
   Этап концептуальной разработки
   Структура сайта – зависит от аудитории и её способностей к навигации.
   Характер материалов – на прямую воздействует на публику.
   Выбор технологии централизованного или распределённого наполнения веб-узла информацией и системы обратной связи с аудиторией.
   Проект интерфейса (утверждение эскиза) – бумажный вариант сайта.
   Дизайн сайта и программная разработка
   Создание макета на основе эскиза – вариант сайта на локальном носителе.
   Графические материалы заказчика – отбор, подбор и тестирование.
   Программирование – обеспечение динамики, связи с аудиторией и безопасности сайта.
   Контент – наполнение
   Создание оригинальных текстов – подбор авторов разделов и страниц сайта.
   Редактура – определение редакторов текстов и графического материала.
   Переводы – подготовка английской версии сайта или основных страниц.
   Поддержка и реклама
   Размещение веб-узла (хостинг) – выбор провайдера и определение исполнителей для технической поддержки сайта.
   Обновление информации – определение периодичности обновлений.
   Разработка концепции рекламной кампании – раскрутка сайта в СМИ и т. п.
   Для создания первых гипертекстовых (нелинейных, взаимосвязанных) документов использовались простые программы редакторы Web страниц, например, Front Page Express.
   Запускается программа и командой «Вставка» включается в начальную страничку бегущая строка с желаниями, и …желания часто завершаются успехами.

Пример бегущей строки

Вставьте табличку из трех колонок и в каждую колонку по картинке с текстом.

   Первый вариант стартовой страницы для WWW готов

   И… вы открыты для различных критиков своей персоны.
   Для создания качественных web-страниц рекомендуется изучить язык разметки (оформления) гипертекста HTML (Hypertext Markup Language), а не полагаться во всём на редакторы гипертекстовых документов. Сложность изучения тонкостей этого языка заключается в том, что он постоянно совершенствуется.
   Структура простейшего HTML-документа, который можно создать в программе Блокнот с именем test. txt, а затем переименовать в test.htm
    – тег (директива) начала гипертекстового документа, открывающий тэг
    – тэг начала заголовочной части документа
    Президент – тэг внутреннего заголовка документа
   > – тэг конца заголовочной части документа
    – тэг начала содержания документа для печати или вывода на монитор

Иван Майоров – президент…

    – тэг конца содержания документа для печати или вывода на монитор
    – тег (директива) конца гипертекстового документа, закрывающий тэг
   Фотографии вводят через сканер, оптимизируют в программе Photoshop и получают файл с расширением. jpg или. gif, например файл pr.jpg.

   Основное окно редактора фотографий Photoshop C3

   Фото оформляется тэгом img с параметрами:

– тэг фото

Эффект активности страниц достигается включением в гипертекст программы, например, на языке JavaScript:

   Титульная страничка сайта [битая ссылка] http://i96.narod.ru выполнена на Flash

   Для публикации веб-узла или одной веб-страницы на веб-сервере можно использовать программу FAR, при помощи которой файлы веб-узла (сайта), перекачиваются с вашего компьютера на удалённый веб-сервер.
   После запуска FAR на экране появляется окно программы с двумя панелями, на которых отображаются файлы и папки диска. В правой панели выбираем папку веб-узла с веб-страницей. Нажимаем Tab для перевода фокуса активности на противоположную панель и клавишами Alt+F2 вызываем меню доступа, в котором выбираем пункт FTP. И если это первый вход, то клавишами Shift+F4 создаём учётную запись доступа к веб-серверу по протоколу FTP, в которой указываем адрес веб-сервера, имя пользователя и пароль.
   В случае затруднений жмите клавишу F1 и читайте справку.

   Пример заполнения полей для нового соединения

   В первом поле указывается имя веб-сервера для доступа по протоколу FTP, во втором поле – имя пользователя, в третьем – пароль доступа к серверу. Обратите внимание, что введённый пароль не отображается на экране, а заменяется символами «*».
   После заполнения необходимых полей сохраняем введенные данные нажатием кнопки «Сохранить».
   После завершения этих действий в меню FTP появится команда для соединения с сервером. Для соединения достаточно выбрать эту запись и нажать «Enter».
   После соединения с сервером файлы, содержащие веб-узел, перемещаются на сервер командой копирования с панели локального компьютера на панель сервера при помощи клавиши «F5» (см. рис).

   Публикация информации о погибших в 1941—1945 годах из деревни Уляхино

   С первой публикации начинается широкий обмен информацией в Интернет.
   После передачи файлов для веб-узла (в простейшем случае одного файла) можно сразу же просмотреть страничку любым обозревателем веб-страниц.

Веб-страница runaz.htm в обозревателе от Google

Приложения

Пример расположения элементов и реквизитов документа

Общий вид текстового документа с графикой

Понятия информатики (кибернетики)

   Понятие – первое приближение, абстрактная модель предмета или явления (например, вводится понятие безразмерной точки для определения линии и размерного отрезка, а ответить на вопрос: сколько точек в отрезке – невозможно).
   Информатика – наука о информации и методах её обработки на компьютере.
   Информационная революция – преобразование общественных отношений из-за кардинальных изменений в сфере обработки информации. Следствием подобных преобразований являлось приобретение обществом нового качества.
   Информационная система – система, складывающаяся из источника информации, канала связи, по которому информация в форме материально-энергетического сигнала может поступить к потребителю (адресату), а также некоторого соглашения (кода), которое позволит потребителю установить смысл воспринятого сигнала, и собственно потребителя (адресата) информации.
   Информационная технология – процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, хранения, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества (новых знаний) о состоянии процесса или явления.
   Информационное общество – объективно возникающая в ходе исторического процесса стадия общественного развития; общество, в котором на основе овладения информацией о самых различных процессах и явлениях можно эффективно и оптимально строить любую деятельность.
   Информационный процесс – процесс восприятия, передачи, обработки (преобразования) и использования информации.
   Информация – сведения об объектах и явлениях мира, их параметрах, свойствах и состоянии. Информация состоит из цифр, букв, других символов, графиков, таблиц, рисунков, фильмов и звуков. Она может создаваться, передаваться, храниться и обрабатываться. Её классификация: постоянная, переменная; полная, выборочная; избыточная, достаточная; полезная, вредная, объективная, субъективная, верная, ложная; опасная, безопасная; открытая, закрытая (секретная), и т. д.
   Кб, Мб, Гб – тысяча, миллион, миллиард байт.
   Кибернетика – теоретическая основа автоматизации, в России принят термин – информатика.
   Кибернетическая система (система управления) – совокупность двух систем: объекта управления и управляющей системы.
   Человек – существо, обладающее памятью и сознанием, программируемый субъект общественно-исторической деятельности, создаёт, хранит, обрабатывает и передаёт информацию. Состоит из внутренних и внешних органов.
   Компьютер – программируемый электроинструмент для автоматизации создания, хранения, обработки и передачи информации. Состоит из внешних модулей и внутренних устройств на общей шине.
   ПК —персональная, универсальная микро ЭВМ или рабочая станция инженера, художника, издателя; сервер для объединения рабочих станций в сеть.
   Автоматизация – передача типовых функций человека компьютеру.
   Алгоритм – последовательность текста или работы программы, человека.
   Программа, программное обеспечение (ПО) – последовательность команд ПК для реализации того или иного алгоритма.
   Интерфейс – набор правил взаимодействия: пользователя, программ, аппаратуры, правила диалога пользователя с устройствами и программами компьютера.
   Бит – (0 или 1) – цифра, наименьшая единица информации для ПК.
   Байт – код из восьми бит (01010100. 11110000 и т.д.), основная единица кодирования и измерения информации в ПК, выражает 256 разных значений.
   Алфавит – состав букв письменности человека и других символьных систем.
   Буква – знак (символ) алфавита, его элемент (может быть байтом для ПК).
   Слово – единица языка, обозначающая предметы, их признаки, действия, состояния, (может быть командой программы ПК).
   Абзац – единица текста между отступами, выражающая мысль, чувство, просьбу, совет, приказ и т. д. (на языке для ПК может быть подпрограммой).
   Предложение – высказывание, мысль, чувство, просьба, совет, приказ и т. д. (в тексте программы для ПК может быть подпрограммой, комментарием).
   Файл – совокупность байтов, записанных на долговременном носителе информации с именем. Основная единица хранения информации. Объект WINDOWS, в котором хранится программа, текст, таблица, рисунок, видео или звук. Формат файла определяется WINDOWS по его внутренним и внешним признакам.
   Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, включая обязательные реквизиты документа (электронная подпись и т.д.)
   Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
   Электронный документооборот – совокупность процессов создания, обработки, отправления, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, выполняющихся с применением проверки целостности, и в случае необходимости – с подтверждением факта получения таких документов.
   Информационная система общего пользования – информационная система, которая открыта для использования всеми физическими и юридическими лицами и в услугах которой этим лицам не может быть отказано.
   Корпоративная информационная система – информационная система, участниками которой может быть ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы.
   Модель – схема физического объекта или явления.
   Система – совокупность взаимодействующих объектов (WINDOWS).
   Система Windows – основная программа ПК, которая обеспечивает:
   – взаимодействие и работу всех программ ПК, поддерживает связь в сети;
   – установку, запуск и настройку программ и оборудования ПК;
   – создание, копирование, переименование, удаление и сортировку файлов.
   Системное (MS DOS 1981—1995; WINDOWS 1995-н.в.), прикладное (OFFICE, 1C) и инструментальное (VB, VC…, VBA) программное обеспечение ПК.
   Управление – это процесс организованного и целенаправленного воздействия для достижения определенных результатов, реализации потенциала системы.
   Замкнутая система управления – система управления, реализующая принцип управления с обратной связью.
   Разомкнутая система управления – управление путем воздействия управляющей системы на объект управления исходя из информации, получаемой только из внешней к системе управления среды (в соответствии с линейным алгоритмом управления).
   Решение – основа, ключевой этап в процессе управления, основывается на информации, которая должна быть достаточной и верной.
   Интернет – глобальное (всемирное) множество независимых компьютерных сетей, соединенных между собой для обмена информацией
   Контент – информационные ресурсы (содержимое, информационное наполнение) веб-узла
   Веб-… – приставка, обозначающая принадлежность к Всемирной паутине (World Wide Web, WWW) или к корпоративной сети обмена данными, организованной по принципу Всемирной паутины
   Веб-узел, веб-сайт – набор связанных между собой информационных сетевых ресурсов, предназначенных для трансляции по компьютерной сети и просматриваемых с помощью клиентских программ – браузеров.
   Веб-сервер – программно-аппаратный, информационный комплекс для трансляции веб-узлов, веб-сайтов и отдельных веб-страниц.
   Всемирная паутина, WWW, World Wide Web – множество веб-узлов, к которым осуществляется доступ через Интернет
   Провайдер – фирма, предоставляющая в данном регионе услуги доступа к телекоммуникационной сети, например, к Интернету
   Сеть передачи данных – объединение двух или более устройств (например, компьютеров) для передачи данных между этими устройствами
   Смарт-карта – пластиковая карточка с встроенным микропроцессором. Смарт-карты могут использоваться для проведения электронных платежей, для доступа к онлайновым сетевым службам или другим услугам
   Технология – применение организованного знания для решения практических задач упорядоченными системами машин и людей.
   Мультимедийные технологии – технологии, обеспечивающие возможность использования звука и видео
   Онлайновая [сетевая] служба – услуга, предоставляемая в реальном времени посредством сети передачи данных
   Онлайновый ресурс – ресурс, доступ к которому осуществляется в режиме реального времени посредством компьютера, подключенного к сети обмена данными. В виде онлайновых ресурсов может предоставляться оперативная информация или возможность работы в режиме диалога с программой или другим пользователем
   Электронная торговля, электронная коммерция – торговля чем-либо посредством онлайновых сетевых служб
   Объект – совокупность свойств и методов их обработки («Рабочий стол», «Мой компьютер»). Объект сохраняет своё состояние, может включать в себя другие объекты и содержит метод – программу, определяющую действия, которые он может выполнить.
   Объекты Windows: окно – основной объект интерфейса Windows, представляющий на монитор открытую папку, программу и данные. Пример окон: «Рабочий стол», «Мой компьютер», «Корзина»; значок – графическое представление объекта, ярлык (кнопка) – средство вызова объекта.
   Окно – основной объект в системе WINDOWS, основа этой технологии.
   Папка – контейнер для объектов WINDOWS, папка открывается в окне.
   Свойство объекта – набор признаков, характеристик; возможны классы одинаковых объектов.

Постановление Главного санитарного врача РФ N 118 (ред. от 21.06.16)

   (Выписка)
   Настоящие государственные санитарно-эпидемиологические правила и нормативы (далее – Санитарные правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения# от 30 марта 1999 года N 52-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, N 14, ст.1650) и Положением о государственном санитарно-эпидемиологическом нормировании, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2000 года N 554 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 31, ст.3295).
   Оглавление
   I. Общие положения и область применения
   II. Требования к ПЭВМ
   III. Требования к помещениям для работы с ПЭВМ
   IV. Требования к микроклимату, содержанию аэроионов и вредных химических веществ в воздухе на рабочих местах, оборудованных ПЭВМ
   V. Требования к уровням шума и вибрации на рабочих местах, оборудованных ПЭВМ
   VI. Требования к освещению на рабочих местах, оборудованных ПЭВМ
   VII. Требования к уровням электромагнитных полей на рабочих местах, оборудованных ПЭВМ
   VIII. Требования к визуальным параметрам ВДТ, контролируемым на рабочих местах
   IX. Общие требования к организации рабочих мест пользователей ПЭВМ
   X. Требования к организации и оборудованию рабочих мест с ПЭВМ для взрослых пользователей
   XI. Требования к организации и оборудованию рабочих мест с ПЭВМ для обучающихся в общеобразовательных учреждениях и учреждениях начального и высшего профессионального образования
   XII. Требования к оборудованию и организации помещений с ПЭВМ для детей дошкольного возраста
   XIII. Требования к организации медицинского обслуживания пользователей ПЭВМ
   XIV. Требования к проведению государственного санитарно-эпидемиологического надзора и производственного контроля
   Приложение 1. Требования к ПЭВМ
   Приложение 2. Требования к микроклимату, содержанию аэроионов и вредных химических веществ в воздухе на рабочих местах, оборудованных ПЭВМ
   Приложение 4. Высота одноместного стола для занятий с ПЭВМ
   Приложение 5. Основные размеры стула для учащихся и студентов
   Приложение 6. Размеры стула для занятий с ПЭВМ детей дошкольного возраста 1.
   …
   IX. Общие требования к организации рабочих мест пользователей ПЭВМ

   9.1. При размещении рабочих мест с ПЭВМ расстояние между рабочими столами с видеомониторами (в направлении тыла поверхности одного видеомонитора и экрана другого видеомонитора), должно быть не менее 2,0 м, а расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов – не менее 1,2 м.
   9.2. Рабочие места с ПЭВМ в помещениях с источниками вредных производственных факторов должны размещаться в изолированных кабинах с организованным воздухообменом.
   9.3. Рабочие места с ПЭВМ при выполнении творческой работы, требующей значительного умственного напряжения или высокой концентрации внимания, рекомендуется изолировать друг от друга перегородками высотой 1,5 – 2,0 м.
   9.4. Экран видеомонитора должен находиться от глаз пользователя на расстоянии 600 – 700 мм, но не ближе 500 мм с учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов.
   9.5. Конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей, характера выполняемой работы. При этом допускается использование рабочих столов различных конструкций, отвечающих современным требованиям эргономики. Поверхность рабочего стола должна иметь коэффициент отражения 0,5 – 0,7.
   9.6. Конструкция рабочего стула (кресла) должна обеспечивать поддержание рациональной рабочей позы при работе на ПЭВМ позволять изменять позу с целью снижения статического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения развития утомления. Тип рабочего стула (кресла) следует выбирать с учетом роста пользователя, характера и продолжительности работы с ПЭВМ.
   Рабочий стул (кресло) должен быть подъемно-поворотным, регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья, при этом регулировка каждого параметра должна быть независимой, легко осуществляемой и иметь надежную фиксацию.
   9.7. Поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна быть полумягкой, с нескользящим, слабо электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легкую очистку от загрязнений.

   XIII. Требования к организации медицинского обслуживания пользователей ПЭВМ…

   13.1. Лица, работающие с ПЭВМ более 50% рабочего времени (профессионально связанные с эксплуатацией ПЭВМ), должны проходить обязательные предварительные при поступлении на работу и периодические медицинские осмотры в установленном порядке.
   13.2. Женщины со времени установления беременности переводятся на работы, не связанные с использованием ПЭВМ, или для них ограничивается время работы с ПЭВМ (не более 3 часов за рабочую смену) при условии соблюдения гигиенических требований, установленных настоящими Санитарными правилами. Трудоустройство беременных женщин следует осуществлять в соответствии с законодательством Российской Федерации.
   13.3. Медицинское освидетельствование студентов высших учебных заведений, учащихся средних специальных учебных заведений, детей дошкольного и школьного возраста на предмет установления противопоказаний к работе с ПЭВМ проводится в установленном порядке.
   Приложение 7
   к СанПиН 2.2.2/2.4.1340—03
   (рекомендуемое)

   ПРЕДЛОЖЕНИЯ
   ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ПЭВМ
   1. Гигиенические критерии оценки тяжести и напряженности трудового процесса пользователей ПЭВМ
   1.1. Оценка тяжести и напряженности трудового процесса пользователей ПЭВМ проводится по методикам, утвержденным в установленном порядке.
   Оценка тяжести и напряженности работы операторов пультов управления, профессиональная деятельность которых связана с высокой ответственностью, принятием решений в условиях дефицита времени (авиадиспетчеры, железнодорожные диспетчеры, операторы энергоустановок и т.д.), должна осуществляться на основе как изучения условий, так и функционального состояния работающих с последующей разработкой предложений по рациональной организации труда.
   1.2. Организация работы с ПЭВМ осуществляется в зависимости от вида и категории трудовой деятельности.
   Виды трудовой деятельности разделяются на 3 группы: группа А – работа по считыванию информации с экрана ВДТ с предварительным запросом; группа Б – работа по вводу информации; группа В – творческая работа в режиме диалога с ПЭВМ. При выполнении в течение рабочей смены работ, относящихся к разным видам трудовой деятельности, за основную работу с ПЭВМ следует принимать такую, которая занимает не менее 50% времени в течение рабочей смены или рабочего дня.
   Для видов трудовой деятельности устанавливается 3 категории тяжести и напряженности работы с ПЭВМ, которые определяются: для группы А – по суммарному числу считываемых знаков за рабочую смену, но не более 60 000 знаков за смену; для группы Б – по суммарному числу считываемых или вводимых знаков за рабочую смену, но не более 40 000 знаков за смену; для группы В – по суммарному времени непосредственной работы с ПЭВМ за рабочую смену, но не более 6 ч за смену.

1.3. Для предупреждения преждевременной утомляемости пользователей ПЭВМ рекомендуется организовывать рабочую смену путем чередования работ с использованием ПЭВМ и без него.….

Заключение автора

   Фото автора

   Ваш покорный слуга окончил Военную инженерную академию имени Петра Великого.
   С 1994г. преподаю основы применения компьютера в офисе и дома.
   Использую авторскую методику преподавания программных систем для дома и офиса на основе образного сравнения ПК с типовой деятельностью человека.
   Текст и графика книги свёрстаны в критической атмосфере жены Галины в операционной системе Windows в программе WORD при участии моего сына Ивана.
   В преподавательской работе применяю интернет, мой сайт расположен по адресу [битая ссылка] http://i96.narod.ru
   Объём этого пособия, на мой взгляд, достаточен для понимания работы с ПК.

   Предложения по изданию книги можно направлять почтой: [битая ссылка] b-i@list.ru

© 2017, Москва

Диалог с компьютером Пособие для пользователя Борис Майоров

Введение

Понятие компьютера (ПК)

Основные технические устройства и правила их использования

Типовая конфигурация ПК:

Подробнее об устройствах компьютера

Системный блок

Дисководы

Форматирование флэшки

Подробнее о жестком диске

Монитор

Клавиатура и назначение клавиш

Мышь

Принтеры

Дополнительные устройства

Особенности компьютеров

Базовые и прикладные программы

Windows и программы пользователя

Типы «окон»

Размеры окна

Папка для документов

Файлы и каталоги на дисках

Сжатие файлов – архивация

Этапы работы с текстом в программе Word

Справочная система

Создание документа в программе Word

Преобразование файлов (ТХТ) в файлы (RTF или DOC) для Word

Ввод и выделение текста для его форматирования

Буфер обмена

Сохранение документов

Открытие, загрузка документов

Тренировочный текст

Первый профессиональный текст

Формы и списки

Вставка рисунков

Шаблон

Сравнение документов рядом

Вставка объектов с помощью Автотекста

Специальные средства редактирования

Тезаурус – словарь синонимов

Использование стилей

Вставка и удаление номеров страниц и полей свойств документа

Другие возможности Word

Рекомендации по оформлению и настройке редактора Word

Редактор LibreOffice Writer из пакета LibreOffice

Создание документов табличного вида в программе Excel

Справочная система

Первая таблица

Ввод нескольких строк в одну ячейку Excel

Сортировка строк по двум или более столбцам

Форматирование чисел и дат

Создание собственного числового формата

Пример организации ввода телефонных номеров

Исправление содержимого таблицы

Выделение строки, столбца или всего рабочего листа (таблицы)

Условное форматирование, выравнивание и ограничения ввода

Адреса ячеек

Заголовок таблицы, скрытие и отображение элементов книги

Скрытие и отображение строки или столбца

Просмотр таблицы перед печатью

Сохранение файлов

Печать таблицы

Печать документов Excel во всю ширину страницы

Построение диаграмм

Автофильтр

Просмотр или скрытие данных в структурированной таблице

Ввод последовательных рядов данных

Автозаполнение, сортировка и выбор данных из списка

Команда Автозамена

Автовычисление и просмотр примечаний

Стиль представления данных

Поиск и замена данных

Функции и формулы

Понятие функции

Анализ данных

Защита книг и листов

Шаблоны (заготовки)

Понятие Базы данных

Системы управления базами данных

Понятие искусственного интеллекта

Диалог с компьютером
Пособие для пользователя

Борис Майоров