Текст книги "Публичное выступление. Краткое практическое пособие"

Публичное выступление
Краткое практическое пособие
Алексей Чалов

© Алексей Чалов, 2023

ISBN 978-5-0059-5495-4

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Вступление

Уважаемый читатель! Вы держите в руках книгу о том, как выступать перед публикой и что нужно сделать, чтобы не бояться этого. Здесь вы найдёте не только теорию, но и практические рекомендации на основе собственного опыта автора, узнаете о том, какие сложности и трудности ждут будущих спикеров в процессе подготовки. Речь пойдёт о моментах, которые никак нельзя упускать, чтобы ваше выступление было успешным и запоминающимся.

Для кого эта книга? Она написана для тех, кому предстоит первое публичное выступление, для новичков, которые хотят сделать всё правильно. Книга адресована тем, кто понимает, что не будет второго шанса произвести первое впечатление.

Что получит читатель? Практические знания о том, как провести выступление, как выходить к публике и не бояться этого. Кроме того, вы поймёте, на что обращать внимание, если мероприятие предполагается организовать на «своей» или «чужой» территории, познакомитесь с тем, как сделать эффективную презентацию, на что необходимо обращать внимание при создании слайдов. Важной составляющей подготовки является и знание основ делового этикета на подобных мероприятиях.

Почему автор решил написать эту книгу? В первую очередь мною руководило стремление поделиться личным опытом, приобретённым за несколько лет публичных выступлений на разного рода мероприятиях, участия в них в качестве докладчика, слушателя, гостя.

«Фишка» книги – краткость, наличие практических примеров, минимальная, но включающая в себя самое необходимое теоретическая часть. При прочтении рекомендуется делать закладки, отметки, чтобы читатель в любой момент мог вернуться к прочитанному.

Почему выступления, доклады и личные презентации?

Все, кто хоть раз был на подобных мероприятиях, знают, что живое общение нельзя заменить ничем. Нет таких технологий. Возможно, пока. В этом личном общении и есть ценность любого подобного мероприятия. Реальный докладчик доносит слушателям информацию так, как может донести только он: с его уникальной манерой держаться на публике, говорить, контактировать с аудиторией. Индивидуальность докладчика делает каждое выступление единственным и неповторимым. Все, кто хоть раз был в роли ведущего, согласятся с этим утверждением. В конце концов, каждый человек уникален, а это обусловливает и уникальность всего того, что он делает. Особенно это касается личностного проявления, например, в публичных выступлениях, которым посвящена эта книга. Никакое электронное письмо, брошюра или техническое средство не заменит уникальность и неповторимость человека и человеческого общения.

К сожалению, очень многим навыкам и умениям, которые необходимы в жизни, нас не учат в школе. Мы учимся этим навыкам сами тогда, когда их уже нужно применять. Или когда ключевой момент прошёл и необходимо устранять последствия. Например, как правильно обращаться с деньгами, выстраивать отношения, спорить и высказывать свою точку зрения, принимать чужую точку зрения, отличную от своей, и т. д. К подобным навыкам можно отнести и публичные выступления. У многих первый такой опыт был в детстве, в виде прочтения стихов перед Дедом Морозом на утреннике в детском саду. Возможно, в школе или институте вы участвовали в самодеятельности или в команде КВН. Все эти мероприятия носили отрывочный характер и, скорее всего, выбивали вас из привычной колеи жизни. Очень здорово, если у вас всё же был такой опыт. Он даёт уверенность в себе, в своих силах, позволяет не бояться первого контакта, нового знакомства. И в следующий раз, когда вам доведётся выступать на публике, вы уже будете понимать, с чем вам придётся столкнуться. Если такого опыта у вас не было – ничего страшного. Всё поправимо. Главное – иметь желание этот опыт получить.

Автор книги в детстве, а потом и в юные годы регулярно выступал перед Дедом Морозом в детском саду, на утренниках в школе, был капитаном команды КВН, поздравлял первоклашек в роли Деда Мороза и т. п. Надо признать, что необходимость участия в этих мероприятиях не всегда совпадала с моим желанием, но, как показала жизнь, это был бесценный опыт, который дал уверенность и смелость делать в жизнь первый шаг, идти на первый контакт, не бояться стучаться и открывать закрытые двери и уверенно говорить: «Здравствуйте!» – при первой встрече незнакомым людям.

В институте, при изучении предмета «Современная история», нам был задан доклад на тему популизма в современной политике. Так случилось, что я не готовился к этому докладу (у студента масса других важных дел), так как считал, что смогу с ходу, сам, на основе того, что уже знаю, рассказать об этом. Я был настолько уверен в себе, в своих знаниях, что даже заключил спор о том, что выйду и всё расскажу. Когда настал решающий момент – я поднял руку, вызвался и начал рассказывать «без бумажки» о популизме, о том, что это такое, кто из современных политиков отличается использованием таких приёмов и пр. Во время доклада был спокоен, уверен, не сомневался в своих словах. Говорил так, как будто и вправду знал материал. Мне было видно, как от удивления увеличиваются глаза моего визави по спору. Преподавателя доклад устроил. Спор был выигран.

Вывод, который сделал автор: знание материала (пусть и не на сто процентов), спокойствие и уверенность, даже в самых критических ситуациях, – ключ к успеху в публичных выступлениях.

Вы – выступающий

Иногда так складываются обстоятельства, что нам приходится выступать на публике. И когда это происходит в первый раз, мы всегда стараемся отказаться, спрятаться, уклониться от выполнения этого. И каждого можно понять. Первая мысль, когда слышишь о публичном выступлении, – это страх и стресс. Даже если в глубине души вы согласитесь пойти на это, то моментально всплывают вопросы, от которых становится просто страшно: «А как на меня посмотрят?», «Как я буду выглядеть?», «А если что-то пойдёт не так?» и т. д.

У многих из тех, кто никогда не выступал перед аудиторией, иногда складываются жуткие представления о публичных выступлениях. Страшно оказаться перед множеством знакомых и незнакомых людей, внимание которых приковано именно к вам, в ту самую минуту, когда вы говорите. Они все смотрят на вас, внимательно разглядывая. Мягко говоря, такое может вызвать дискомфорт, чувство неловкости и неуверенности. Но, с другой стороны, все эти люди внимательно слушают именно вас. Они пришли для того, чтобы именно вы донесли им ту информацию, которую они ждут. При этом не так важно, в какой должности вы находитесь – рядовой менеджер или генеральный директор компании. Здесь, в процессе выступления – вы главный. Так кто должен бояться и переживать? Явно не вы. В итоге вы смотрите на присутствующих, оцениваете публику. А люди внимательно вас слушают. Вам остаётся только рассказать им о том, ради чего они все сюда пришли. Но всё же, почему и откуда берётся эта неуверенность?

Перед дальнейшим изучением книги читатель должен честно ответить себе на вопрос: «Хочет ли он научиться выступать перед публикой: да или нет?» Если ответ «нет» – чтение этой книги далее не представляет никакой пользы, её спокойно можно отложить и заняться своими делами. Но если вы хотите научиться выступать, то здесь вы найдёте всё необходимое, чтобы сделать самый важный и решающий первый шаг.

Все мы люди и сделаны не из железа. И автор книги – не исключение. Мы все волнуемся перед выступлениями, особенно если это незнакомая публика, да ещё и на «чужой» территории. Публика новая и трепетная, слушают внимательно. И права на ошибку нет. В таких случаях спасает только знание и умение чувствовать аудиторию, которое приходит со временем.

Как-то раз мне довелось выступать на «чужой» территории перед малознакомой публикой. Да ещё и тема выступления была относительно далека от рода деятельности слушателей. Рассказав основную часть, перешёл к вопросам. Присутствующие не шли на контакт. Пришлось вместо них самому себе задавать вопросы. После второго такого обращения зрители «сдались». Вопросы посыпались, как из рога изобилия. Контакт состоялся. Цель мероприятия была достигнута.

Вывод, который сделал автор: когда интересно – тогда интересно. Сделай так, чтобы было не скучно, и публика твоя.

Подготовка к выступлению – залог успеха

Нет другого пути к успеху в публичных выступлениях, кроме как подготовка. Подготовка всего: техники, публики, помещения, оформления и, конечно же, вас.

Если так складываются обстоятельства, что вам необходимо выступить с докладом или презентацией на тему, от которой вы очень далеки или совсем не подготовлены, сама презентация не готова, и вам необходимо составить её план и подготовить слайды, то в этом случае вам поможет исключительно «штурм горы». Именно таким способом можно описать построение плана выступления и подготовки слайдов. Другими словами, полное погружение в тему, изучение всех тонкостей и нюансов способно сделать вас на какое-то время специалистом в новой для вас сфере. Если вы не располагаете достаточным теоретическим материалом, то попробуйте поискать его в интернете, как в классических поисковых ресурсах, так и на видеохостингах. В интернете есть всё! И это действительно так. Практически не осталось областей знаний, которые бы не были представлены в сети. Дело за малым – найти их и правильно использовать. Читайте, смотрите, изучайте любой материал, который рассказывает об области или предмете вашего доклада. Чем больше времени вы этому посвятите, тем лучше, тем более компетентным вы станете. И самое главное – чем больше вы изучаете предмет выступления, тем больше понимаете, как следует выстроить ваше выступление так, чтобы донести информацию для ваших будущих слушателей наиболее эффективно.

В зависимости от числа уже проведённых мероприятий, для подготовки вам может потребоваться разное количество времени. Не жалейте его, чтобы погрузиться в ту область знаний, выступление по которой предстоит. Вам необходимо будет давать пояснения, отвечать на вопросы. Сделать это успешно без соответствующей подготовки практически невозможно. Когда вы изучаете материал, стоит помнить, что главная цель этого процесса – выбор информации, которую вы хотите донести до аудитории, подготовка слайдов, структуру которых вы можете выстроить именно в процессе изучения материала. Самый простой метод – «от простого к сложному», от идеи к реализации. Если речь идёт о каком-то процессе, то от назначения и цели – к его составным частям, деталям. В процессе изучения материала вы уже сможете представить, как будет выглядеть ваше выступление, с чего начнётся его основная часть, какие могут возникнуть вопросы, какие слайды и с каким содержанием помогут вам выразить свои мысли наиболее исчерпывающе. В процессе изучения материала очень полезно держать под рукой ручку и блокнот и фиксировать ключевые моменты будущей презентации: структуру слайдов, их порядок. В результате этого творческого процесса у вас должен родиться план вашего выступления. Как только план готов – приступайте к оформлению слайдов.

Оформление слайдов

Вопрос к читателю: для кого делаются слайды? Кажется, что ответ очевиден – для слушателей, которые присутствуют на мероприятии. Но не всё так однозначно. Если быть точным, то слайды показываются присутствующим на мероприятии, но делаются они для выступающего. В этом и состоит мастерство оратора: сделать слайды такими, чтобы они были интересны слушателям, но, самое главное, помогали вам говорить доходчиво, доносить свои мысли наиболее эффективно, чтобы показать себя специалистом в соответствующей области знаний.

Будет очень хорошо, если в вашей компании есть корпоративный стиль или определены корпоративные цвета – их безоговорочно можно и нужно использовать в презентации. Если такого нет, то придать стиль слайдам не так сложно. Можно отчертить и заполнить верхний и нижний колонтитул, указав в них название вашей организации, тему выступления, имя и фамилию выступающего. Строгих правил здесь нет, главное – соблюдать деловой стиль. Разумеется, в течение всей презентации стиль оформления слайдов, наполнение и вид колонтитулов должен быть одинаковым.

Следует обратить особое внимание на содержание первого и последнего слайда. На первом указывают обязательные атрибуты любого выступления: название организации (или организаций, если их несколько), которая проводит мероприятие, спонсоров, если таковые имеются. Можно указать город, год и, самое главное, тему выступления, имя выступающего и его должность. На следующем листе желательно разместить структуру (план или содержание) вашего выступления. Если оно рассчитано на длительное время, то следует указать регламент (расписание) мероприятия, включая перерыв (и его продолжительность), прочие условия проведения. Последний слайд, как правило, содержит контактную информацию выступающего для вопросов и последующего общения.

При составлении презентации учитывайте, что присутствующим вряд ли будет интересно слушать, как вы читаете, но, безусловно, их внимание привлечёт то, что вы рассказываете своими словами. Поэтому помните, что слайды должны помочь вам рассказать (без подсказок и «без бумажки», кроме научных докладов) обо всём, что запланировано. Информацию для выступления вы должны будете получать, равно как и ваши слушатели, глядя на слайды. Несомненно, на них можно писать весь текст, который вы потом прочитаете, но не следует этим злоупотреблять, особенно во время самого выступления. Читать умеют все. Вы расскажите то, что присутствующим не известно, за этим они, собственно, и пришли. Поясняя изображённое на слайдах, используя информацию, которая в них не содержится, опираясь на свои знания, опыт и искусство оратора, вы показываете себя специалистом в соответствующей области. Поэтому так важна теоретическая подготовка, которую вы делали ранее.

Подведём итог. Не злоупотребляйте текстом на слайдах. Запишите ключевые фразы, моменты, цифры, показатели, коэффициенты, но никак не текст выступления. Ценность оратора, который читает текст с экрана, стремится к нулю. В конце концов, слушатели пришли «смотреть и слушать» – соответственно, от выступающего требуется «показать и рассказать», а не прочитать «по бумажке» или с экрана.

Power Point – программа для создания презентаций

Не единственным, но, пожалуй, самым лучшим средством для создания презентаций, которые используются при выступлениях, является программа, созданная компанией Microsoft, входящая в набор офисных программ Microsoft Office – она называется Power Point. Эта программа позволяет реализовать практически все ваши задумки в части оформления, использовать специальные символы, знаки, анимацию. Можно создавать просто «космические» эффекты при смене слайдов и много чего ещё. Эта программа способна удовлетворить практически все запросы, ответить всем вкусам и требованиям, которые вы только можете предъявить.

В программе используется стандартный интерфейс Windows с типичными инструментами работы со шрифтами, фигурами, картинками и другими объектами. Используя левую и правую кнопку мыши, можно легко дублировать и копировать содержание слайдов, делать новые на основе имеющихся, настраивать переходы между ними, используя анимацию. Сама программа позволяет сохранить набор слайдов в формате PDF, что крайне удобно, если презентацию необходимо будет разослать участникам или заинтересованным лицам. Через буфер обмена Windows в слайды можно добавлять материалы из других приложений. В придачу в Power Point существует библиотека готовых шаблонов, которые можно использовать при создании презентации. Но если вы хотите разработать свой стиль или у вас уже есть корпоративный стиль и установлены корпоративные цвета, то предлагаем вам несколько правил составления презентации, соблюдение которых поможет создать эффектный и полезный материал для выступления.