Текст книги "Краткое содержание «Мастерство презентации. Как создавать презентации, которые могут изменить мир»"

Мастерство презентации. Как создавать презентации, которые могут изменить мир

Введение

Автор книги «Мастерство презентации» – признанный специалист в области публичных выступлений Алексей Каптерев. В этом пособии он дает теоретические знания и практические советы по созданию эффективных презентаций, сопровождая их ясными примерами.

Как и качественная презентация, книга построена по четкой структуре, которая постепенно вводит читателя в тему и проводит по всем шагам: от цели и истории до создания слайдов и оформления.

«Мастерство презентации» учит понятно рассказывать свои идеи и убеждать других людей. Книга развивает навыки публичных выступлений и помогает обрести уверенность перед любыми слушателями.

«Мастерство презентации» предназначено для тех людей, которые не разделяют распространенное мнение о том, что классические презентации со слайдами – необходимое зло. Если вы верите, что презентации могут доставлять удовольствие и добиваться своих целей, эта книга для вас. Она поможет отказаться от скучной роли выступающего и стать сценаристом, дизайнером и актером импровизации.

Что такое презентация

Презентация – это сложная форма общения между людьми. Многие считают, что презентация ограничивается подачей информации или актерскими навыками, другие сводят всю ее суть к слайдам. В некоторых компаниях слова «презентация» и «слайды» стали синонимами.

Презентация гораздо глубже и сложнее, чем кажется. За слайдами с определенной подачей информации скрывается более масштабная часть – цель, история, аргументация. Успешная презентация в большей степени зависит от того, что вы говорите, чем как вы это подаете.

Чтобы выступление было эффективным, нужно уметь рассказывать истории. В последние два десятка лет мы добились в этом больших успехов. Современные люди стали рассказывать больше историй, а практика помогла понять, как нужно их конструировать.

В основе всех бизнес-презентаций лежит сторителлинг – метод подачи информации, при котором факты выстраиваются в определенной последовательности, образуя прочные связи между собой. Сторителлинг – это необычное рассказывание историй. Автор советует не просто иллюстрировать какую-либо идею с помощью примера, а перенести структуру истории на всю презентацию. Тогда презентация станет интересной самостоятельной историей.

Вместе с тем истории не следует противопоставлять логике. Не бывает историй без логики. Интрига должна развиваться по определенным законам – вы не можете просто вставлять какие-то произвольные эпизоды, когда вам захочется. Истории – это логика жизни. Смысл историй в том, чтобы давать объяснение событиям. Они формируют цепочку причин и следствий. Конечно, это объяснение может быть ложным, но ведь не бывает же объяснения без последовательности, правильно? Любая последовательность событий представляет собой протоисторию. Вам нужно просто правильно структурировать ее и немного оживить.

Слайды не должны быть похожи на отчеты. Информацию нужно подавать более сжато, лаконично и концентрированно. Слайды – это также не таблицы. Их не нужно анализировать. Аудитория должна понимать смысл слайда за несколько секунд. Слайды не нужно делать похожими на печатные материалы. Слушатели должны слушать, а не внимательно читать.

Цель слайдов – быстро привлечь внимание и воздействовать на аудиторию. У них три основные функции: информировать, объяснять и убеждать.

Самая главная и ответственная часть презентации – последняя: собственно подача. Публичное выступление происходит вживую, поэтому у многих вызывает страх. Чтобы справиться с ним, нужно тщательно готовиться к презентации и овладеть навыком импровизации.

Презентация создается по трем принципам: фокус, контраст и единство. Фокальная точка должна быть у всех частей выступления – у всей истории и у каждого слайда. Ее нужно найти в начале работы над презентацией, чтобы остальной контент формировать вокруг нее. Помните о том, что у вас не получится за одно выступление рассказать все, что вы знаете по теме. Аудитория не сможет после презентации запомнить все, что услышала. Поэтому нужно найти главную идею и сопроводить ее несколькими посланиями.

Принцип контраста помогает придать фактам смысл. Сами по себе факты бессмысленны, их нужно сопоставлять с другими. Только на контрасте становится понятно их значение.

Принцип единства требует согласовывать все отдельные части презентации между собой так, чтобы в результате получилось цельное единое произведение. Нужно научиться стыковать даже конфликтующие разделы так, чтобы они гармонично сочетались. Это относится как к слайдам, так и к подаче материала.

История

Фокус истории

Начинать подготовку презентации нужно с постановки ясной цели. Цель состоит из двух аспектов: чего вы хотите добиться от аудитории и какую пользу это принесет слушателям.

Запишите цель в виде одного краткого и четко сформулированного предложения. Впоследствии, работая над презентацией, проверяйте всю информацию с помощью этой цели: если факты не помогают добиться желаемого результата, то задумайтесь над их необходимостью.

Чтобы определить цель, задайте себе вопрос: чего вы хотите от аудитории? Вот возможные варианты:

1. Услышать послание. Это будет простая цель: заставить зрителей выслушать ваши мысли, привлечь внимание к проблеме, вовлечь их в тему.

2. Запомнить послание. Это более крупная цель, чем просто информирование: аудитория должна сохранить в памяти вашу идею.

3. Сделать что-то. Это масштабная цель: мотивировать аудиторию совершить определенные действия. Для этого она должна запомнить презентацию.

4. Стать лучше. Это максимальная цель презентации: изменить зрителей к лучшему. Для этого недостаточно заставить их услышать или запомнить послание. Нужно мотивировать их сделать определенный выбор и следовать ему.

Визуально сложный слайд, призывающий аудиторию совершить какое-либо действие, запомнится лучше, чем простой. Но, с другой стороны, слушатели с меньшей вероятностью выполнят поставленную задачу.

В одном эксперименте двум группам студентов были представлены инструкции для выполнения некоего упражнения. Одна группа получила текст, набранный зрительно легким шрифтом (Ariаl), а другая – зрительно сложным (Brush Script). После прочтения инструкции обе группы попросили оценить, насколько трудным, по их мнению, будет задание и сколько времени потребуется для его выполнения. Читатели из первой группы предположили, что упражнение отнимет в среднем 8,2 минуты, тогда как составляющие вторую группу посчитали, что времени уйдет почти вдвое больше – 15,1 минуты. Вдобавок в первой группе были убеждены, что выполнение пройдет довольно легко, во второй высказывались опасения, что над упражнением придется попотеть.

При подготовке презентации важно иметь собственное видение проблемы, это поможет сделать выступление выдающимся. Видение нельзя придумывать специально, так как аудитория легко распознает фальшь. Объясните людям, почему важно последовать вашим предложениям.

Начинать подготовку презентации со слайдов неправильно. Когда вы записали цель, соберите всю необходимую информацию – все, что накопилось у вас в голове по этому вопросу. Выложите свои мысли в произвольном порядке. Затем попробуйте их организовать, придайте этой информации четкую иерархическую структуру.

Контраст истории

На этом этапе вы поставили цель и собрали первую информацию. Следующий шаг – найти конфликт. Это противоречие между двумя силами, которое вызывает напряжение и заставляет совершать действие. Без конфликта нельзя придумать хорошую историю. Это сложный, но необходимый этап в создании презентации. Если просто перечислить факты, не создав напряжение, то выступление получится скучным и сложным для восприятия, а значит, неэффективным.

Конфликт не надо специально придумывать, он должен уже существовать перед тем, как вы начали создание презентации. Мотивацией к работе над ней послужила определенная проблема – это и есть конфликт. Если проблемы нет, то нет смысла искать решения – тогда и незачем делать презентацию.

Конфликт озвучивают в начале презентации, но раскрывать решение сразу после этого не стоит. Если вы немедленно разрешите проблему, аудитория потеряет интерес к последующим фактам, которые вам нужно озвучить. Придерживайте решение до конца презентации, сохраняйте конфликт в течение выступления, чтобы поддерживать внимание слушателей.

Если хотите бороться с ожирением, то лучше всего проиллюстрировать вашу идею с помощью истории парня, которому удалось победить в этой борьбе, и парня, который этого не сделал. Ал Гор в своей «Неудобной правде» борется не столько с глобальным потеплением, сколько с промышленниками, чьи предприятия производят диоксид углерода, и с людьми, относящимися скептически к опасности изменения климата. На уровне ценностей это борьба будущего с прошлым. Последняя фраза Гора такова: «У будущих поколений может возникнуть ситуация, когда они зададутся вопросом: о чем думали наши родители? Почему они не открыли глаза, когда у них все еще имелся шанс? Нам нужно услышать этот их вопрос сейчас». Гор делает это вопросом личного выбора.

Еще один способ поддерживать интерес аудитории – сделать презентацию похожей на обычный разговор между людьми.

Чтобы история стала живой и интересной, придумайте для нее героя. Это сложно, зато дает эффективный результат. Пусть вашу задачу решает персонаж с определенными качествами, характером и внутренней проблемой, которую ему нужно преодолеть. Эта проблема должна быть связана с ценностями, которые вы распространяете. Объясняйте действия героя по ходу презентации.

Единство истории

История состоит из трех частей: цели, конфликта и сюжета. Первые две – главные, но и сюжет имеет важное значение. Он, в свою очередь, тоже состоит из трех частей: вступление, основная часть с демонстрацией проблемы и решением, заключение.

В презентации важно правильно рассчитывать время. Вступление и заключение – самые короткие разделы. Большую часть времени занимает основная часть – решение.

По степени эмоциональности три части сюжета выстраиваются в такой последовательности: заключение – самое эмоциональное, проблема – следующая по напряжению, затем следует решение, а вступление – наименее напряженный раздел.

Части сюжета различаются и по сложности подачи. Самый трудный раздел для выступления – решение. Из-за длины он часто получается скучным, поэтому нужно сокращать объем этой части, включая в нее не более четырех идей.

Чтобы история выглядела законченной, информацию располагайте в определенной последовательности, сопровождая ее выводами. По ходу презентации нужно дать ответы на все заданные вопросы.

Используя структуру сюжета, составьте план презентации из четырех частей:

1. Вступление. В этой части нужно заложить основу для последующего выступления: кратко рассказать о содержании, познакомить аудиторию с героями, объяснить «правила игры», описать ситуацию. Можно сказать, что вступление – это мини-презентация вашей презентации.

2. Проблема. В этой части вы вводите конфликты и описываете противодействующие силы в ситуации. Этот раздел объясняет, зачем нужна презентация, и иллюстрирует значение проблемы. Кроме того, он эмоционально настраивает слушателей – вызывает напряжение и интерес, которые поддерживаются до тех пор, пока вы не объясните решение.

3. Решение. Это самая длинная и сложная часть презентации, которую удобно разделить на несколько частей. Это и есть ваша презентация, остальные разделы дополнительные.

4. Заключение. В этой части нужно обобщить сказанное, повторить выводы и мотивировать аудиторию на определенные действия. Заключение состоит из трех частей:

• резюме – повторение самых важных мыслей, которые должны отложиться в памяти аудитории;

• призыв к действию, который соответствует цели презентации;

• мораль – одно-два хорошо продуманных предложения, которые повлияют на корпоративную культуру или личные ценности людей. Если слушатели поверят в моральную часть вашей презентации, то они последуют призыву.

Слайды

Фокус слайдов

На этом этапе у вас есть готовая история – в виде списка тезисов или текста. Теперь можно начинать создавать слайды. Следуйте инструкции из трех шагов:

1. Перенести историю на слайды в одной из программ для создания презентаций – например, PowerPoint или Keynote. На один слайд должна приходиться одна идея в виде текста.

2. Выбрать основную концепцию – текст или изображение для каждого слайда, подобрать типы изображения.

3. Определить общий стиль презентации: выбрать цвета, шрифты, фон. Дополнить слайды дополнительными материалами: подобрать картинки, начертить диаграммы. Придать слайдам окончательную верстку: разместить все элементы, включая текст. Шаблоны должны быть четкими, контрастными и согласованными.

Создавая слайды, помните об их четырех функциях: напоминать, впечатлять, объяснять и убеждать.

Самая большая проблема с текстовыми слайдами состоит в том, что они отвлекают внимание. Если текста будет чуть больше, чем надо, вы пропали. И к тому же вам ведь не хочется, чтобы люди прочитывали ваши слайды раньше вас. Но есть и хорошая новость: люди не хотят читать ваши слайды. Люди уже перестали читать даже документы. У них нет времени. Вместо этого они пытаются быстро просмотреть их, чтобы убедиться, что не упустили ничего важного. Так что, если вы спроектируете свои текстовые слайды в большей степени для быстрого сканирования, нежели для чтения, вы привлечете больше внимания как ведущий.

Контраст в слайдах

Чтобы убедить аудиторию в чем-либо, нужно наглядно показать возможные перемены. Продемонстрируйте разницу с помощью визуальных средств. Диаграммы помогают проанализировать информацию, но их сложно воспринимать зрительно, поэтому приходится давать дополнительные пояснения. Чтобы диаграммы были понятнее, постарайтесь максимально их визуализировать.

Создавая диаграммы, следуйте трем правилам:

• из диаграммы должен следовать важный вывод;

• чтобы подтвердить какую-либо идею с помощью диаграммы, покажите на ней разницу;

• удалите все ненужные и отвлекающие внимание части, диаграмма должна быть простой и ясной.

Таблицы тоже предназначены для анализа информации, но для презентации они плохо подходят. Большое количество данных сложно охватить одним взглядом, чтобы сделать вывод. Таблицы нужно долго и вдумчиво рассматривать. Если вам нужно включить таблицу в презентацию, например, продемонстрировать выдержки из отчета, следуйте таким правилам:

• выделите заголовки, подчеркнув контраст между заголовком и текстом;

• постарайтесь все упорядочить, близкие данные ставьте рядом;

• уберите все ненужное;

• чередуйте цвета для столбцов и строк, чтобы таблица выглядела контрастнее;

• скройте сетку таблицы, если она не нужна;

• показывайте таблицу постепенно с помощью анимации или сделайте ее полупрозрачной, выделяя отдельные места и направляя внимание зрителей;

• не применяйте сложных эффектов, анимация ради анимации только отвлекает внимание;

• следите за скоростью анимации, она не должна быть слишком медленной.

Анимация – эффективный способ направления внимания. Если диаграмма или график сложны для восприятия, раскрывайте их частями в нужной вам последовательности. Тогда зрители не будут забегать вперед, теряя интерес к вашему рассказу.

Единство слайдов

Цель дизайна слайдов – не сделать презентацию красивой. Дизайн нужен, чтобы информация была понятной, упорядоченной и направленной. Еще одна, дополнительная функция – вызывать у аудитории нужные эмоции.

Создавая дизайн, помните о трех принципах – фокусе, контрасте и единстве. Разместите на каждом слайде привлекающий внимание объект, которому и посвящено послание. Выделяйте те места, которые помогут достигнуть цели презентации. Выстраивайте пропорции элементов исходя из фокуса. Самые значимые части должны быть большими, остальные – маленькими.

Используйте резкий контраст, чтобы подчеркнуть важные части слайдов. Это могут быть контрастирующие цвета, разные формы или размеры.

По принципу единства убирайте со слайдов все, что не согласуется с целостной концепцией презентации.

Выбирая шрифт для оформления текста, обращайте внимание не на внешний вид, а на читабельность.

Простое эмпирическое правило требует для основного текста выбирать более читаемый шрифт, а менее читаемый оставить для выделения важных пунктов. Я серьезно! Сложный для прочтения шрифт делает текст более запоминающимся, причем разница вполне ощутима и доходит до 14%. Но поскольку это требует дополнительных усилий со стороны аудитории, вы не можете применять данный прием без разбора, когда вам вздумается. Декоративные шрифты хорошо использовать для заголовков, для выделения нескольких важных слов, которые вы хотите, чтобы аудитория запомнила, но их никогда нельзя применять для оформления всего текста. Люди во всех случаях не смогут запомнить все, и им, как правило, не нравится, когда их пытаются заставить это сделать.

Автор анализировал множество презентаций и выделил три самые распространенные ошибки в дизайне слайдов:

1. Большие блоки текста, набранные заглавными буквами.

2. Выравнивание узких колонок по ширине.

3. Сочетание шрифтов Tahoma и Arial или трех разных рукописных шрифтов.

Подача

Фокус в подаче

Выступление в первую очередь должно быть простым и ясным. Во время рассказа избегайте сложных терминов, канцеляризма, профессионального жаргона. Говорите обычным повседневным языком. Формируйте короткие предложения. Представьте, что разговариваете с другом.

Старайтесь уложиться в выделенное время, но не обращайте слишком много внимания на регламент. Важнее хорошо выступить, чем придерживаться строгих временных рамок. Если время закончилось, признайте это первым, прежде чем аудитория напомнит сама. Если слушателям нравится презентация, они дослушают выступление до конца.

Во время выступления общайтесь с аудиторией. Смотрите людям в глаза, а не на компьютер или экран. Задавайте слушателям вопросы, обращайте внимание на их реакцию, в том числе на невербальные сигналы. Как только вы прекращаете общение с аудиторией, люди начинают скучать и достают смартфоны. Если вы не понимаете, как слушатели относятся к презентации, просто спросите их об этом.

Не старайтесь быть смешным. Юмор необязателен при выступлении, более того, он может навредить. Допустима только самоирония – например, если во время импровизации вы допустили ошибку.

Контраст в подаче

Не бойтесь обсуждений, конфронтации и споров во время презентации. Такое выступление будет интереснее для слушателей, чем монолог. Обсуждая тему с аудиторией, вы будете страстно доказывать свои идеи, что придаст вашим словам убедительности. Не бойтесь случайно кого-нибудь обидеть, если это важно для презентации.

Поляризация мнений сделает выступление живым и интересным. Если все с вами соглашаются, это значит, что ваши идеи никому не нужны. Ничего страшного, если вы не сумеете переубедить аудиторию. Проигрыш в споре мотивирует вас глубже исследовать проблему и лучше продумать аргументацию.

Начать дискуссию с аудиторией действительно несложно. Все, что вам нужно, это перестать цензурировать себя. Видите ли, конфликт на самом деле уже есть. Вам нужно лишь перестать притворяться, что у людей, сидящих напротив вас, все просто замечательно. Вам нужно немного разозлиться по поводу чего-нибудь, что с ними связано. Может быть, на кого-то, кто похож на вашу аудиторию или кого-то в аудитории. Мне обычно не хватает смелости вступать в конфронтацию с целой группой, хотя я видел людей, которые успешно с этим справляются. Итак, вы разозлились. А теперь вам просто нужно выразить свою неудовлетворенность. С этого все и начнется. Слушатели поймут, что это относится к ним. Некоторые из них начнут защищаться и перейдут в контратаку.

Чтобы спорить с аудиторией, никого не настроив против себя, нужно обратиться к приемам из комедий. Посмотрите, как комики используют негативные эмоции для смеха. Для этого подходят приемы преувеличения и смены контекста.

Чтобы найти собственный стиль для презентаций, сначала нужно имитировать других. Попробовав разные варианты, выясните, что вы умеете на сцене. Берите примеры не только с профессиональных ораторов, но и с других специалистов.

Не судите о качестве своей презентации по письменным отзывам, их значение сильно преувеличено. Самые искренние отзывы люди делают кошельками или ногами: они приходят в следующий раз или покупают ваш продукт.