Текст книги "Кадровое делопроизводство на основании Трудового кодекса Российской Федерации"

Если работник увольняется, т.е. трудовой договор прекращается, все записи, которые внесены в его трудовую книжку за время работы в данной организации, должны быть заверены подписью работодателя, печатью организации или кадровой службы, а также подписью работника. В случае отсутствия подписи работодателя записи могут быть заверены подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Подписью работника записи могут не заверяться в случаях, если в день увольнения он отсутствует на работе и поэтому трудовую книжку выдать невозможно; если отказался получать трудовую книжку на руки.

Если заполнение трудовой книжки осуществлялось на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, оба текста должны быть заверены.

В день увольнения работника, т.е. в последний день работы, работодателем выдается трудовая книжка, в которую внесена запись об увольнении.

Если по вине работодателя задерживается выдача трудовой книжки, а также при внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, ему в обязательном порядке возмещается не полученный во все время задержки заработок за счет работодателя. В таком случае день увольнения будет считаться днем выдачи трудовой книжки. Работодатель издает приказ или распоряжение о новом дне увольнения работника, т.е. прекращении трудового договора. Также о новом дне увольнения вносится запись в трудовую книжку, а внесенная до нее запись признается недействительной в порядке, установленном правилами.

Если в день увольнения (прекращения трудового договора) работник отсутствует, работодатель обязан направить уведомление о том, что ему необходимо явиться за трудовой книжкой. В случае если работник отказывается от получения трудовой книжки на руки, работодатель обязан дать согласие на отправление ее по почте. Однако пересылать трудовую книжку по адресу, указанному работником, допускается только с его согласия.

Если работодатель отправил уведомление, то со дня его отправления он не несет ответственность за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

В случае смерти работника в трудовую книжку вносится соответствующая запись о прекращении трудового договора. При этом трудовая книжка должна быть выдана под расписку на руки одному из родственников умершего либо по письменному заявлению одного из родственников высылается по почте.

Когда в трудовой книжке все страницы одного из разделов заполнены, т.е. больше нет свободного места для дальнейшего заполнения, в трудовую книжку вшивается вкладыш. Он оформляется работодателем и ведется в таком же порядке, как и трудовая книжка. Без трудовой книжки вкладыш считается недействительным.

В случае если выдается вкладыш, ставится штамп в трудовую книжку. Штамп ставится при выдаче каждого вкладыша и имеет следующую надпись: «Выдан вкладыш», также указывается серия и номер вкладыша.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся (п. 40 Постановления «О трудовых книжках»):

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. В нее вносятся сведения обо всех операциях, которые связаны с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом серия и номера каждого бланка вкладыша должны быть указаны в трудовой книжке.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, которое оформляет прием и увольнение работников. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При увольнении работник получает трудовую книжку. О факте получения трудовой книжки он расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя организации и скрепляются сургучной печатью либо опломбируются.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны храниться в организации как документы строгой отчетности. Они выдаются по заявке лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

В бухгалтерию организации в конце каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также о суммах, которые получены за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них. К отчету прилагается приходный ордер кассы организации. Если при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее испорчены, составляется соответствующий акт. Испорченные бланки уничтожаются.

Если работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками не получены трудовые книжки и их дубликаты, то они хранятся в кадровой службе организации в течение двух лет. Неполученные трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек должны храниться отдельно от остальных трудовых книжек. Если указанный срок истек, а трудовые книжки не были востребованы, они передаются на хранение в архив организации. В архиве организации срок хранения составляет 50 лет, по истечении которого трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек уничтожаются в установленном порядке.

В соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет.

Необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее должно быть в наличии у работодателя постоянно.

Работодатель является ответственным за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек возлагается на специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

В случае нарушения установленного Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек ответственность, установленную законодательством Российской Федерации, несут должностные лица.

Бланки трудовой книжки и вкладыше в нее изготавливаются и обеспечиваются работодателям на платной основе в порядке, утвержденном Министерством финансов Российской Федерации.

У бланков трудовой книжки и вкладыша в нее нет соответствующей степени защиты.

Работодатель выдает работнику трудовую книжку или вкладыш в нее и при этом берет с него плату, размер которой составляет размер расходов на их приобретение. Исключения составляют:

1) массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (стихийные бедствия, массовые беспорядки, экологические и техногенные катастрофы и другие чрезвычайные обстоятельства);

2) случаи порчи трудовых книжек по вине работодателя.

Стоимость бланка оплачивается работодателем в случае, если первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее произведено неправильно, а также в случае их порчи не по вине работника.

Помимо постановления «О трудовых книжках» порядок ведения трудовых книжек установлен постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69, которым утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек, установлению порядка заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек.

Согласно данной инструкции, запись даты во всех разделах трудовых книжек производится арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».

Записи должны быть произведены аккуратно. Они вносятся перьевой или гелевой ручкой, а также ручкой-роллером (в том числе шариковой). При записи чернила должны быть световодостойкими, черного, синего или фиолетового цвета. Сокращения записей не допускаются.

Если в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки ранее внесены неточные, неправильные либо иные записи, которые признаны недействительными, их зачеркивание недопустимо.

Неточные, неправильные либо иные признанные недействительными записи исправляются следующим образом:

1) в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер и дата внесения записи;

2) в 3-й графе делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна»;

3) производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)»;

4) в 4-й графе повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения признается недействительной в таком же порядке.

Если в трудовой книжке имеется запись об увольнении или переводе на другую постоянную работу и эта запись признана недействительной, то работник имеет право написать письменное заявление, по которому выдается дубликат трудовой книжки. В дубликат запись, признанная недействительной, не вносится. В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки производится надпись: «Дубликат». В прежней трудовой книжке на первой странице, т.е. титульном листе, пишется: «Взамен выдан дубликат» и указываются его серия и номер.

Заполнение сведений о работнике. Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

1) фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

2) запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);

3) запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);

4) профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Указывается дата заполнения трудовой книжки. После этого на первой странице (титульном листе) трудовой книжки работник ставит свою подпись, которая заверяет правильность внесенных в трудовую книжку сведений.

На первой странице (титульном листе) трудовой книжки должна также стоять подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек. После подписи ставится печать организации или кадровой службы, в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

В случае изменения фамилии, имени, отчества и даты рождения основаниями для внесения изменений в трудовую книжку являются паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы со ссылкой на их номер и дату.

Такие изменения должны быть внесены на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Прежние данные зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. На внутренней стороне обложки трудовой книжки вносятся ссылки с указанием на соответствующие документы. Они должны быть заверены подписью работодателя или специально уполномоченного им лица, а также печатью организации (или печатью кадровой службы).

При получении нового образования, профессии, специальности изменение либо дополнение на первой странице (титульном листе) трудовой книжки осуществляются путем дополнения имеющихся записей в случае, если они уже имеются, или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Заполнение сведений о работе. Полное наименование организации, а при наличии – сокращенное наименование организации указывается в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка.

В графе 1 под этим заголовком ставится порядковый номер записи, вносимой в эту графу. Во 2-й графе указывается дата приема на работу.

В графе 3 производится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации, если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 записывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник принят на работу. В соответствии со штатным расписанием организации производятся, как правило, записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Если с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот или наличие ограничений в соответствии с федеральными законами, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения вносятся в квалификационные справочники, штатное расписание организации в установленном порядке. Они доводятся до сведения работников, а потом вносятся в трудовые книжки на основании приказа, распоряжения или иного решения работодателя.

В случае если в период работы работнику присваивается новый разряд, класс, категория и т.п., об этом производится соответствующая запись в установленном порядке.

При установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации в трудовой книжке указываются разряды, классы или иные категории этих профессий, специальностей или уровней квалификации.

Запись о работе по совместительству производится в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству, и по желанию работника. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи. В графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации. В графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

В случае если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается следующая запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то». При этом в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Если лицо отбыло наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж вносится в трудовую книжку следующим образом:

1) в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи;

2) в графе 2 ставится дата внесения записи;

3) в графе 3 делается запись: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж»;

4) в графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

Если непрерывный трудовой стаж восстановлен в установленном порядке, то в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года». В графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, в соответствии с которым внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

Внесение сведений о награждении. Порядок внесения сведений о награждении следующий, в соответствии с Правилами ведения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей:

1) в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии);

2) ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);

3) в графе 2 указывается дата награждения;

4) в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;

5) в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Внесение сведений об увольнении (прекращении трудового договора). Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника должна производиться в следующем порядке:

1) в графе 1 ставится порядковый номер записи;

2) в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);

3) в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);

4) в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись. Это может быть приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Датой увольнения, т.е. прекращения трудового договора, является последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников 12 сентября 2004 г. определено последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (12.09.2004), в графе 3 делается запись: «Уволен по сокращению штата работников организации, п. 2 ст. 81 ТК РФ», в графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Например: «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 77 ТК РФ» или «Уволен по собственному желанию, п. 3 ст. 77 ТК РФ».

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.

Например: «Уволен в связи с ликвидацией организации, п. 1 ст. 81 ТК РФ» или «Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, п. 12 ст. 81 ТК РФ».

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ.

Например: «Уволен в связи с неизбранием на должность, п. 3 ст. 83 ТК РФ» или «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, п. 6 ст. 83 ТК РФ».

При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным ТК РФ или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ или иного федерального закона.

Например: «Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, п. 1 ст. 336 ТК РФ».

При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: «Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, п. 3 ст. 77 ТК РФ» или «Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, п. 3 ст. 77 ТК РФ».

Особенности внесения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность). При увольнении (прекращении трудового договора), связанном с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю, в другую организацию, в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки производится запись о порядке осуществления перевода. Перевод может осуществляться с согласия работника или по его просьбе.

Если работник принят на новое место работы в порядке перевода, в трудовой книжке в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись, предусмотренная п. 3.1. Инструкции, с соответствующим указанием.

В случае увольнения (прекращения трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю, в другую организацию, в трудовой книжке делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), п. 5 ст. 77 ТК РФ».

На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник. В графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

Особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Дубликат трудовой книжки заполняется с соблюдением правил, которые установлены для заполнения трудовой книжки.

В случае если до поступления работника в данную организацию или к данному работодателю, он уже работал, при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» в графу 3 прежде всего вносится запись об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работы до поступления в данную организацию, к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается совокупно. При этом указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и (или) непрерывный трудовой стаж работы, который подтвержден надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:

1) в графе 2 указывается дата приема на работу;

2) в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

В случае если представленные документы подтверждают, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации, у того же работодателя, то в трудовой книжке об этом также делается соответствующая запись. После чего в графе 2 указывается дата увольнения, т.е. прекращения трудового договора. В графе 3 указывается причина (основание) увольнения, если такие данные имеются в представленном работником документе.

Если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые есть в документах.

Наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате, указываются в графе 4. Оригиналы документов, которые подтверждают стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой должны быть возвращены их владельцу. Работодатель обязан оказать помощь работнику для получения документов, которые подтверждают стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.