Текст книги "Тайм-менеджмент"

Брайан Трейси
Брайан Трейси
Тайм-менеджмент

Brian Tracy

Time Management

Издано с разрешения автора

Правовую поддержку издательства обеспечивает юридическая фирма «Вегас-Лекс».

© Brian Tracy, 2014

© Перевод на русский язык, издание на русском языке, оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2016

* * *

Эту книгу хорошо дополняют:

Тайм-драйв

Глеб Архангельский

Цельная жизнь

Лес Хьюитт, Джек Кэнфилд и Марк Виктор Хансен

Как привести дела в порядок

Дэвид Аллен

Эссенциализм

Грег МакКеон

Введение

Cпособность управлять своим временем во многом предопределяет ваше будущее как руководителя. Именно от нее в немалой степени зависит, что вас ждет – успех или провал. Время – незаменимый и невозобновляемый ресурс. Оно ваш самый ценный актив. Его нельзя накопить и нельзя восстановить его потери. Все, что вы делаете, требует времени. Чем лучше вы будете использовать его, тем большего добьетесь и тем больше окажутся дивиденды.

Не менее важен тайм-менеджмент и для сохранения здоровья и повышения личной эффективности. От того, насколько хорошо вы управляете своим временем и своей жизнью, зависит то, каким будет ваше внутреннее состояние – например, покой, гармония и благополучие. Ощущение же, что вы не владеете временем, – один из главных возбудителей стресса, беспокойства и депрессии. Чем успешнее вы организуете и контролируете главные события своей жизни, тем лучше будете себя чувствовать изо дня в день, тем больше у вас будет энергии, тем здоровее будет сон и тем быстрее вы будете управляться со всеми делами.

Применяя на практике идеи и методы, изложенные в этой книге, вы сможете выкраивать по меньшей мере два часа для продуктивного труда каждый день, а возможно, даже удвоите собственную эффективность и результативность. Эти методы доказали свою действенность в работе тысяч руководителей компаний из самых разных областей бизнеса. Они докажут ее и вам, если будут соблюдаться четыре важнейших условия, или, как я их называю, четыре D[1]1
  Четыре «D» – в английском языке все четыре условия, о которых речь пойдет в следующем параграфе, начинаются на букву D: желание (desire), решение (decision), настойчивость (determination) и дисциплина (discipline). Прим. пер.


[Закрыть].

Четыре D эффективности

Первое – это желание. Вам необходимо ощущать в себе мощное, жгучее желание научиться управлять своим временем и добиться максимальной эффективности.

Второе необходимое условие – решение. Вы должны принять для себя однозначное решение, что будете целенаправленно применять лучшие приемы тайм-менеджмента, пока они не войдут у вас в привычку.

Третье – настойчивость. От вас требуется быть готовыми к тому, чтобы продолжать упорствовать, несмотря на все трудности и искушения, пока не научитесь эффективно управлять своим временем. Желание будет усиливать вашу настойчивость.

И, наконец, четвертое, самое важное условие для успеха – дисциплина. Вы должны заставить себя сделать тайм-менеджмент частью своей обычной практики ведения дел. Реальная дисциплина – это готовность заставить себя «платить по счетам», выполнять то, что вы должны выполнить, независимо от наличия или отсутствия настроения и хотения. Дисциплина – ключ к успеху.

Научиться управлять своим временем – задача непростая, но и награда за ее выполнение огромна. Обладает человек таким умением или нет, видно сразу. Это и есть то внешне заметное качество, по которому отличаются люди с высокой и низкой производительностью труда. Все победители по жизни умеют правильно распоряжаться временем. Все, кто постоянно терпит поражение, владеют этим ценным ресурсом плохо. Одно из важнейших и одновременно простейших правил успеха гласит: «Приобретайте хорошие привычки и становитесь их рабом». Из этой книги вы узнаете, как заводить полезные привычки и позволять им управлять вами.

Успех – большая редкость

Успех в жизни – большая редкость. Успех в бизнесе – еще большая. Менее чем одному человеку из двадцати мужчин и женщин, которые начинают бизнес, удается реализовать свой потенциал в полной мере. Большинство работают хуже, чем могли бы, и добиваются меньшего, чем заслуживают, по одной простой причине: они не используют свое время правильно.

Умение управлять временем – важнейшее условие для успеха и в работе, и в жизни.

Изучению искусства тайм-менеджмента я посвятил не один год: читал книги, посещал курсы, практиковал приемы. Так я открыл для себя множество мудреных и изощренных систем управления временем. Я осваивал и тщательно исследовал почти каждую из них.

В этой книге вы найдете 21 ключевой принцип эффективного тайм-менеджмента, которые почти все высокопродуктивные люди активно применяют в повседневности.

Помните: управление временем на самом деле означает управление своей жизнью. Хороший тайм-менеджмент и личная продуктивность начинаются с понимания ценности жизни, каждого ее мгновения.

Делайте то, что можете, из того, что имеете, прямо там, где вы есть

Вы должны сказать себе: «Моя жизнь значима и важна, и я ценю каждую ее минуту и каждый ее час. Я буду использовать эти часы правильно, чтобы добиться максимума из того, что могу, за то время, что мне отпущено».

К счастью, тайм-менеджмент – деловой навык, и, как все деловые навыки, его можно освоить. Умение управлять временем подобно умению управлять велосипедом, печатать на машинке или заниматься спортом. Оно состоит из ряда приемов, методов и стратегий, которые можно изучить, практиковать и совершенствовать, если проявить решимость и настойчивость.

Глава 1
Психология тайм-менеджмента

Качество жизни во многом зависит от того, как вы себя чувствуете. Ваш эмоциональный настрой определяется самооценкой, или, как часто говорят, тем, насколько вы себе нравитесь.

Самооценка в значительной степени обусловливается тем, как вы распоряжаетесь своей жизнью и временем и насколько полно вам удается реализовать свой потенциал. Чем эффективнее вы работаете, тем выше самооценка. И наоборот, чем хуже вы справляетесь с делами – тем самооценка ниже.

У самооценки есть оборотная сторона, и называется она самоэффективностью. Этим словом обозначают субъективное чувство собственной компетентности и продуктивности. Проще говоря, то, насколько вы считаете себя способным выполнять свою работу, решать возникающие проблемы и добиваться поставленных целей.

Чем более способным, компетентным и продуктивным вы себя считаете, тем выше будет ваша самооценка. А чем она выше, тем продуктивнее и способнее окажетесь вы сами. Так эти качества взаимно поддерживают и усиливают друг друга.

Люди, умеющие управлять своим временем, чувствуют позитивный настрой и уверенность в собственных силах. Они не боятся брать на себя ответственность за свою жизнь.

Закон контроля

В основе психологии тайм-менеджмента лежит один простой принцип под названием «закон контроля». Этот закон гласит: ваше отношение к себе позитивно в той степени, в какой вы контролируете свою жизнь, и негативно в той степени, в какой вы чувствуете, что не контролируете свою жизнь или работу.

Этот закон проявляется в том, что психологи называют внутренним и внешним локусом контроля. Внутренний локус контроля свойственен тем людям, которые воспринимают себя хозяевами собственной судьбы. В отличие от них, люди с внешним локусом контроля склонны объяснять свои успехи или провалы действием каких-то внешних сил, например обстоятельств.

Если у вас внешний локус контроля, то вы живете с ощущением, что вами управляют другие; что вы действуете под давлением со стороны, скажем, начальника, сослуживцев, обязательств или неоплаченных счетов; что вы завалены делами, а времени ни на что не хватает – и вообще, что вы не владеете ни своим временем, ни своей жизнью. В ваших силах лишь реагировать на события, и вы только тем и занимаетесь час за часом, день за днем.

Однако между действием, которое человек совершает ради достижения определенного результата самостоятельно и осознанно, и реакцией, являющейся прямым следствием внешнего воздействия, существует огромная разница. Точно такая же разница, как между позитивным чувством контроля над своей жизнью и негативным ощущением пребывания под натиском и стрессом. Для максимально продуктивной работы вам необходимо знать, что вы полностью управляете самыми важными аспектами своей деловой и личной жизни.

Контроль над последовательностью событий

В соответствии с одним из лучших определений тайм-менеджмент – это «контроль над последовательностью событий». Иными словами, умение контролировать время есть умение решать, что следует сделать в первую очередь, что – во вторую, а за что не стоит браться вовсе.

Успешным тайм-менеджером может считать себя тот, кто способен организовать последовательность событий в своей жизни таким образом, чтобы всегда иметь возможность работать над самыми важными в данный момент задачами. Управляя этой последовательностью, вы получаете полный контроль.

И наоборот, плохой тайм-менеджер – тот, кто мало задумывается о последовательности событий и собственных действий, а вместо этого постоянно реагирует на давление и требования со стороны других людей и обстоятельств.

Мысли и чувства

У каждого человека есть свое представление о самом себе, или, как говорят психологи, я-концепция. Она и есть та внутренняя управляющая программа, которая регулирует поведение личности в любой важной сфере жизни. Человек с сильной я-концепцией в отношении распределения времени воспринимает себя как личность хорошо организованную и высокопродуктивную. Он чувствует, что его жизнь и работа зависят от него самого.

Я-концепция включает в себя все идеи, представления, образы и убеждения человека о самом себе, особенно относительно того, как он управляется со своим временем. Одни мыслят себя людьми исключительно хорошо организованными и эффективными. Другие постоянно чувствуют себя перегруженными и считают себя рабами обстоятельств или воли окружающих.

Представления становятся реальностью

Что вы сами думаете о себе и своей способности управлять временем? Вы считаете себя человеком продуктивным, организованным, эффективным, полностью контролирующим свое время, работу и жизнь? Как бы то ни было, если вы считаете себя успешным тайм-менеджером, то вы им станете. А все потому, что будете естественно вести себя так, как подобает человеку данного типа.

Я-концепция будет подталкивать вас к такому поведению, поступкам и внешним проявлениям, какие свойственны той личности, какой вы себя видите. Если вы верите, что умеете правильно распределять время, то и вправду станете хорошим тайм-менеджером. И наоборот, вы можете прослушать все курсы по тайм-менеджменту, прочитать все книги и опробовать все системы, но если будете считать себя плохим тайм-менеджером, вам ничто не поможет. Если вы завели привычку опаздывать на встречи и собрания или убеждены, что распорядок дня не для вас, все эти навыки и настроения автоматически сформируют соответствующее поведение. До тех пор пока вы не измените своих представлений об уровне собственной эффективности и продуктивности, не изменится и ваша способность управлять временем.

Примите решение

Как обрести новые, позитивные представления о себе и собственной продуктивности? К счастью, сделать это не так уж и трудно. Просто нужно обеспечить наличие четырех D, о которых я говорил ранее. Примите решение в обозримом будущем развить в себе определенные навыки управления временем – например, всегда являться на встречи вовремя. Почти любая перемена в нашей жизни происходит тогда, когда мы принимаем четкое и однозначное решение впредь делать что-то по-другому. Решение стать успешным тайм-менеджером – первейший и важнейший шаг на вашем пути.

Многие говорят и думают о необходимости совершенствования своих навыков управления временем, иногда даже посещают специализированные курсы, но так и не принимают окончательного и бесповоротного решения стать эффективными, продуктивными и хорошо организованными людьми.

Запрограммируйте свой мозг

Единожды приняв решение стать высокопродуктивной личностью, вы получаете возможность применять на практике целый ряд методов самопрограммирования.

Первый из них предполагает изменение собственного лексикона и внутреннего диалога. Ваши эмоции и те действия, которые вы можете совершать под их воздействием, на 95 процентов зависят от того, что и как вы говорите себе на протяжении большей части времени. Повторяйте себе: «Я хорошо организованная и высокопродуктивная личность». Если у вас возникнет ощущение перегруженности работой, остановитесь, сделайте небольшой перерыв и скажите себе: «Я хорошо организованная и высокопродуктивная личность».

Снова и снова укрепляйтесь в мысли, что вы отличный тайм-менеджер. Если кто-нибудь спросит вас, как вы управляетесь со временем, ответьте ему: «Я классный тайм-менеджер».

Каждый раз, когда вы будете говорить себе эти слова, ваше подсознание станет воспринимать их как команду и мотивировать и подталкивать вас к тому, чтобы продемонстрировать хорошую организованность и в реальности.

Представляйте себя таким, каким хотите стать

Второй способ изменить свое поведение – представить себя отличным тайм-менеджером. Создайте мысленный образ себя самого как человека организованного, эффективного, у которого все под контролем. Помните: каким вы себя видите внутри, таким станете и снаружи.

Как бы вы себя вели, если бы уже были человеком хорошо организованным и высокопродуктивным? Чем бы ваше поведение отличалось от вашего сегодняшнего, настоящего? Нарисуйте мысленную картину – себя самого спокойного, уверенного в себе, эффективного и способного выполнять огромный объем работы в короткие сроки.

Подумайте: как, по-вашему, выглядит высокопродуктивный человек? Какой у него рабочий стол? Наверное, чистый и аккуратный? Какие у него движения? Скорее всего, расслабленные и неторопливые. Создайте себе четкий умозрительный образ собственной личности, которая очень хорошо умеет управлять временем и жизнью.

Действуйте так, как будто все уже свершилось

Существует и третий способ самопрограммирования, а именно: «вести себя так, как будто вы уже», например, овладели умением правильно распределять время. Думайте о себе как о человеке, высокоорганизованном во всех делах, и поступайте так, как будто не испытываете в этом деле никаких проблем. Как бы вы себя вели, если бы уже стали отличным тайм-менеджером? Что именно вы делали бы по-другому, а не так, как сейчас? Благодаря чему вы были бы намного продуктивнее и эффективнее в работе и жизни?

Если вы будете думать как человек, умеющий управлять своим временем, и чувствовать себя таким, то начнете вести себя подобающим хорошему тайм-менеджеру образом. Как ни странно, даже если вы не будете считать себя классным тайм-менеджером, но станете им прикидываться, такие действия вызовут в вас ощущение личной эффективности. Поступая по принципу «симулируй, пока не получится», вы и вправду сможете изменить свою манеру поведения, привычки и действия.

Знаете ли вы кого-нибудь, кто отличается исключительно высокой степенью самоорганизованности? Используйте этого человека в качестве ролевой модели. Постоянно спрашивайте себя: «Как бы он поступил, если бы ему предстояло проделать такой огромный объем работы в столь сжатые сроки? Как бы он организовал свой день и каждый час дня?»

Представьте себе, что составляете программу для компьютера. Начните думать о себе таком, каким вы хотели бы себя видеть, а не о таком, каким вы, возможно, кажетесь себе сегодня. Воображайте себя личностью высокоорганизованной и исключительно эффективной. Следите за своим поведением буквально поминутно и старайтесь ходить, говорить, думать и действовать так, как делают все это исключительно продуктивные люди.

Эффект будет поразительным

Все, чего вам удастся добиться в жизни, будет результатом вашего умения распоряжаться временем. Если вы хоть чуть-чуть повысите эффективность использования своего времени, ваша продуктивность тоже вырастет. А вместе с ней – и результаты вашего труда, денежное вознаграждение и удовлетворенность собой. Овладев умением управлять временем, вы в конечном итоге улучшите и свое положение, повысите свой престиж, авторитет и статус. Хорошие тайм-менеджерские умения гарантируют быстрый карьерный рост.

Глава 2
Определите свои ценности

Умение управлять временем на самом деле есть умение управлять своей жизнью. Поэтому повышение личной эффективности начинается с переоценки собственных ценностей. Согласно одному из законов Мёрфи, «как только вы принимаетесь за какую-нибудь срочную работу, всегда находится другая, которую необходимо выполнить еще раньше». Чтобы научиться управлять своим временем правильно, вначале нужно четко уяснить себе свои ценности.

Хороший тайм-менеджмент требует, чтобы вы привели контроль над последовательностью событий в гармонию со своей ценностной системой, с тем, что для вас наиболее важно. Если вы не будете знать, что важно, а что нет, у вас не окажется и мотивации к тому, чтобы контролировать свое время.

Подумайте: зачем вы делаете то, что делаете? Ради чего встаете по утрам? Почему ходите на работу? По какой причине работаете там, где работаете?

Смысл и цель

Каждый человек испытывает глубокую потребность в смысле и цели жизни. Очень часто люди находятся в состоянии стресса и чувствуют себя несчастными именно потому, что им кажется, будто все, что они делают, лишено смысла, что их жизнь бесцельна и не соответствует их ценностям и убеждениям. Вот почему всегда следует начинать с вопроса «зачем?».

Приемы тайм-менеджмента могут сделать вас эффективнее, но пользы будет мало, если вы станете продуктивнее в деле, лишенном для вас смысла. Повышение эффективности в таком случае приведет лишь к усилению чувства отчужденности, неудовлетворенности и беспокойства.

Что имеет для вас наибольшую ценность?

Следующие вопросы, которые вам нужно задать себе, звучат так: что для меня в жизни наиболее значимо? Что меня действительно волнует? Что я по-настоящему ценю? А за что не стал бы переживать?

Вы будете чувствовать себя человеком по-настоящему счастливым, ценимым и значимым лишь в той мере, в какой ваше дело – то, чем вы занимаетесь изо дня в день, – соответствует вашим ценностям. Стресс, напряжение, тревога и разочарование – и в жизни, и в работе – почти целиком являются следствием того, что вы занимаетесь одним делом, а цените и болеете за совсем другое.

В науке хорошо описано и изучено такое явление, как эмоциональное выгорание. Из-за постоянного напряжения на работе руководители компаний часто становятся его жертвами. А вот люди, которые любят свое дело и вкладывают в него всю душу, потому что оно соответствует их ценностям, редко жалуются на стресс и выгорание. Когда человек живет в согласии со своими ценностями, он, похоже, испытывает постоянный прилив энергии, воодушевления и креативности. Стресс появляется тогда, когда человек занимается чем-то, что идет вразрез с его подлинными идеалами.

Разберитесь в себе, осознайте собственные ценности, верования и убеждения и спросите себя, что вы можете изменить в своей работе и окружении, чтобы привести их в гармонию со своими жизненными приоритетами, с тем, что у вас внутри.

Вы уникальны

Осознайте и примите тот факт, что вы уникальная, экстраординарная личность. Ваши ценности складывались и развивались на протяжении всей жизни. Они сформировались под влиянием бесчисленного количества людей и событий. Это элемент вашей психологической и эмоциональной ДНК, часть вашего характера и индивидуальности. И с годами они вряд ли претерпят изменение. Поэтому вам следует определить, каковы они – ваши подлинные ценности, а затем организовать свою жизнь и работу таким образом, чтобы они находились в согласии с этими ценностями.

Анализируйте себя

Для того чтобы разобраться в себе, понять, что вы за человек, можно воспользоваться одним простым упражнением.

1. Закончите предложение: «Я…»

Если бы незнакомец спросил вас, кто вы такой на самом деле, что бы вы ему ответили? Какие слова приходят вам на ум первыми, когда вы пытаетесь описать себя? Что вы скажете о своей работе, личных качествах, надеждах, мечтах и стремлениях? Выберите несколько слов, от трех до пяти, которыми можно закончить это предложение.

Представьте себе, что окружающих людей, тех, с которыми вы живете или работаете бок о бок, решили спросить, что они о вас думают. Как вам кажется, что бы они ответили? Как бы эти люди описали вас: какой вы человек, какие ценности разделяете? Какие выводы окружающие могли бы сделать о вашей подлинной личности исходя из того, как вы себя ведете и как относитесь к ним?

2. Закончите предложение: «Люди…»

Когда вы думаете о людях вообще, в окружающем мире, что вы можете о них сказать, как можете описать человеческий род? Может, люди кажутся вам добрыми, щедрыми, любящими? Или они видятся вам ленивыми, непорядочными и не заслуживающими доверия?

От ответа на этот вопрос во многом зависит ваше отношение к людям из различных сфер вашей жизни. И не только. В значительной степени он предопределяет, чего вы добьетесь как руководитель и человек в кругу семьи и друзей.

3. Закончите предложение: «Жизнь…»

Вам может показаться, что ответить на этот вопрос проще простого, но в нем найдет выражение вся ваша жизненная философия. Позитивно настроенные, здоровые и счастливые люди воспринимают жизнь как большое приключение, полное взлетов и падений, но во всех случаях удивительное и прекрасное.

Я очень люблю одну историю о том, как молодой человек, придя к философу, сказал:

– Жизнь тяжела.

На что философ спросил:

– По сравнению с чем?

Как сказала Хелен Келлер[2]2
  Хеллен Келлер (1880–1968) – слепоглухая американская писательница, общественный деятель и политическая активистка. Для американцев эта женщина представляет собой символ мужества и силы воли. Прим. ред.


[Закрыть]: «Жизнь – либо дерзкое приключение, либо ничто». А какой она видится вам?

4. Закончите предложение: «Моя величайшая цель в жизни…»

Если бы вы могли по мановению волшебной палочки реализовать одну, самую большую цель – не важно, краткосрочную или долгосрочную, достижение которой оказало бы наиболее существенное позитивное влияние на вашу жизнь, – что это была бы за цель?

И наконец, закончите еще два предложения:

«Моя величайшая цель в профессии…»

«Моя величайшая цель в семье…»

Вот они – самые важные, основополагающие вопросы, которые вы можете себе задать. После того как вы дадите на них ясный и четкий ответ – хотя это будет нелегко, – вы сможете спросить себя, что нужно изменить, чтобы ваши жизненные приоритеты и то, как вы используете свое время, имели гораздо больше точек соприкосновения.

Как говорил Наполеон Хилл, «четкое определение цели – начало всех человеческих достижений».

Каковы ваши цели?