Текст книги "Мастер времени"

Делу время, а потехе час

Чтобы избежать ловушки отвлекающих факторов, необходимо постоянно напоминать себе, что рабочее время – для дела, а не для игр.

Устраиваясь на работу, вы как бы заключаете соглашение о предоставлении какого-то количества «продукта» определенного качества взамен на оговоренное количество денег и других благ. Вы даете обещание, и его надо выполнять. Ведь вы связаны договорными обязательствами. Если вы будете подходить к своей работе таким образом, это полностью изменит всю вашу систему взглядов.

Находясь на работе, каждую минуту задавайте себе следующие вопросы:

1. Почему меня приняли на работу? За что мне платят деньги?

2. Соответствует ли то, что я делаю в данный момент, тем условиям, на которых меня взяли на эту должность? Оптимально ли я использую свое рабочее время?

Если в данный момент вы делаете не то, за что вам платят деньги, остановитесь, чем бы ни занимались, и вернитесь к тому, ради чего вас приняли на работу.

Если взялись за работу, то работайте

Самое главное правило успеха гласит: все рабочее время должно быть посвящено работе!

Придя на работу, поздоровайтесь с коллегами и немедленно беритесь за дело, словно бегун, срывающийся со стартовых колодок. Если кто-то захочет с вами поболтать, улыбнитесь и вежливо скажите, что охотно побеседуете после работы, а сейчас у вас есть срочные дела, которых никто, кроме вас, не сделает.

Со временем люди, которые не ценят ни свое, ни чужое рабочее время, перестанут рассматривать вас как объект для общения и будут разбазаривать свое время в беседах с кем-нибудь другим.

Для рабочего времени существует простое правило: не просматривайте свою электронную почту с самого утра. Делайте это дважды в день, скажем в 11:00 и в 15:00, а в промежутках просто закрывайте ее. Отключите все звуки и другие сигналы, напоминающие о поступлении корреспонденции.

Не забывайте, что каждый раз, когда вы слышите такой сигнал, происходит выброс в кровь дофамина, отвлекающий от работы и снижающий производительность. Научитесь обходиться без этого.

Сосредоточенность

Второй ключевой фактор высокой производительности – сосредоточенность, то есть способность заниматься только одним, самым важным делом. Это умение, как, пожалуй, никакое другое, поможет вам сделать стремительную карьеру. Электронные гаджеты мешают сконцентрироваться, отвлекают от работы и отдаляют от результатов, необходимых для успеха.

Многие уповают на миф многозадачности. Они полагают, будто способны одновременно заниматься несколькими делами. Однако ученые выяснили, что за многозадачностью скрывается лишь переключение с одной задачи на другую. Человек просто мечется между различными делами и не может сосредоточиться ни на одном. Более того, ему требуется около 17 минут, чтобы вновь сконцентрироваться на задаче, от которой он по какой-то причине отвлекся.

Третий ключевой фактор повышения производительности после ясности и сосредоточенности – это упорство. Любое важное задание требует умения работать в полную силу на протяжении всего периода времени, необходимого для окончательного его завершения. К счастью, это умение вырабатывается на практике, а в результате повторения становится автоматическим и впоследствии не вызывает трудностей.

Награда за труды

Если в течение всего рабочего дня вы будете придерживаться принципов ясности, сосредоточенности и упорства, вас ждут две большие награды. Во-первых, вы войдете в число самых производительных и уважаемых сотрудников своей организации. Вы будете выполнять больший объем работы быстрее и качественнее. Вам будут давать все больше ответственных заданий. На вас обратит внимание начальство. Вам повысят зарплату, и вы скорее продвинетесь по карьерной лестнице. Перед вами откроется множество благоприятных возможностей. И все это произойдет быстрее, чем вы думаете.

Вторая награда заключается в улучшении отношения к самим себе. Ведь и на работе, и в личной жизни все крутится вокруг достигнутых результатов.

Каждый раз, успешно завершив какое-то дело, вы чувствуете прилив энергии, творческих сил, энтузиазма и уважения к себе. У вас повышается самооценка. Вы испытываете радость, спокойствие и уверенность в общении с окружающими. Мозг вырабатывает эндорфины – естественные гормоны счастья.

Почувствуйте себя победителем

Формула успеха сводится к тому, чтобы начинать каждый новый день, имея на руках список дел, которые необходимо выполнить. Они должны быть перечислены в порядке убывающей важности. Начинайте работу с самого сложного задания и приучите себя не отрываться от него до полного завершения.

Решив поставленную задачу, вы ощущаете выброс в кровь эндорфинов, что доставляет вам радость, повышает самооценку и заставляет гордиться собой. Если речь идет о сложном и ответственном задании, эти чувства еще больше усиливаются. А если вы выполнили чрезвычайно важное задание, например подписали крупный контракт, то радость буквально переполняет вас. Приучив себя безостановочно работать над сложными задачами до их окончательного решения, вы значительно ускоряете свой карьерный рост.

Если успешно выполненная работа доставляет вам радость и чувство гордости, то совершенно противоположные чувства разочарования и неудовлетворенности возникают, когда вы работаете часами, но не получаете результатов.

Помните, что результат – это все. Вы сможете быть счастливым лишь тогда, когда добьетесь результатов, которых от вас ожидали.

Существует множество способов производительно использовать свое время, что значительно повышает как результаты труда, так и вознаграждение за него. Поскольку 95 процентов всех действий совершаются вами по привычке, а новые привычки усваиваются в результате практики и повторений, то, освоив за месяц приведенные здесь испытанные способы, вы сможете удвоить и даже утроить свою производительность. Вы войдете в число лучших сотрудников.

Составьте список

Первый принцип тайм-менеджмента – это составление в начале каждого рабочего дня списка предстоящих дел. Еще лучше подготовить такой перечень накануне вечером, когда вы заканчиваете рабочий день.

Составив список того, что вам предстоит сделать, вы включаете в работу свое подсознание, которое будет трудиться всю ночь, пока вы спите. В этом случае вы зачастую просыпаетесь утром уже с готовыми идеями и решениями, позволяющими выполнить работу лучше и быстрее.

Если по ходу дела возникает какое-то новое задание, включайте его в свой список, причем как можно скорее. Не поддавайтесь искушению сделать еще один телефонный звонок или проверить электронную почту, пока не внесете его в свой перечень. Включив новые задания в уже существующий список, вы сможете яснее увидеть, какие из них имеют большую важность, а какие – меньшую.

Как считает эксперт по тайм-менеджменту Алан Лакейн, впервые составив список дел, вы можете в первый же день сэкономить 25 процентов времени. Через три-четыре недели у вас сформируется привычка составлять такие перечни каждый день, для каждого проекта и задачи. Ваша производительность моментально возрастет.

Четко расставьте приоритеты

Прежде чем браться за работу, распределите все дела из списка по степени важности. Найдите время, чтобы остановиться и подумать о предстоящей работе, осознавая при этом, что всех дел все равно не переделаешь. Как бы ни была высока ваша производительность, задач, ожидающих решения, все равно будет слишком много. Вам придется выбирать, чем заняться в первую очередь, чем – во вторую, а что вообще не делать.

Примените к своему списку правило 80/20. В соответствии с ним, 20 процентов ваших действий приносят 80 процентов всех результатов. Если у вас на день запланировано 10 дел, то два из них принесут больше пользы, чем остальные восемь, вместе взятые. Иногда это правило трансформируется даже в 90/10, и тогда из десяти дел одно оказывается куда более важным, чем совокупность всех остальных.

Не забывайте, что значение имеет не время, потраченное на работу, а ценность полученных результатов. Вы должны демонстрировать не усердие, а достижения. Поэтому распределяйте время в зависимости от значимости заданий и первым делом беритесь за самую важную работу.

Метод «АБВГД»

Примените к своему списку метод «АБВГД». Прежде чем приступать к работе, просмотрите список и снабдите каждый из пунктов одной из пяти указанных букв. При этом необходимо задуматься о вероятных последствиях выполнения или невыполнения соответствующих задач. Некоторые из них настолько важны, что последствия будут очень серьезными. А некоторые не имеют никакого значения, поэтому и последствий никаких не будет. Таким образом, все зависит от последствий.

Успешные люди, обладающие высокой производительностью, затрачивают основное время на действия, имеющие большие потенциальные последствия.

Неудачники порой работают усерднее и дольше, но расходуют время на действия, не влекущие за собой никаких последствий. Их выполнение или невыполнение не имеет значения.

Расставьте рядом с каждым пунктом перечня буквы А, Б, В, Г или Д. Буквой А обозначайте дела, которые необходимо сделать. Их выполнение, равно как и невыполнение, имеет серьезные потенциальные последствия. Если вы не сделаете их или сделаете не вовремя, у вас возникнут большие проблемы. Это самые важные дела на день.

Буквой Б промаркируйте задания, которые надо бы сделать. В случае выполнения или невыполнения они имеют умеренные последствия. Рано или поздно вам придется за них взяться, но они не столь важны, как задания категории А. Придерживайтесь правила, в соответствии с которым нельзя переходить к делам Б, не завершив все дела А.

Букву В поставьте рядом с пунктами, которые хорошо бы выполнить, но они не имеют никаких последствий. Сюда относится проверка электронной почты, звонки домой, чашка кофе с коллегой. Все это неплохо, но от этого ничего не зависит.

Подходите к заданиям выборочно

К сожалению, подавляющее большинство людей предпочитают заниматься делами категорий Б и В. Поскольку они выполняют их на рабочем месте, то полагают, будто работают. Но это не так. Не все, что делается в рабочее время, может считаться работой.

Обозначьте буквой Г дела, которые можно поручить тому, кто способен их выполнить, но получает меньше вас. Если вы хотите получать 25 долларов в час (50 тысяч в год) или 50 долларов в час (100 тысяч в год), то не следует тратить время на задания, которые может выполнить человек, зарабатывающий 10 долларов в час.

Задания категории Д можно смело вычеркнуть, и от этого ничего не изменится. Возможно, раньше вы ими занимались, но они потеряли свою важность. Откажитесь от них. Это никак не скажется на вашей карьере.

Дальнейшее упорядочение списка

Теперь снова вернитесь к своему списку и расставьте приоритеты для заданий категории А, снабдив их индексами (А1, А2, АЗ и так далее) в зависимости от важности. То же самое проделайте и для заданий категории Б.

После этого приступайте к заданию А1 – самому важному и приносящему наибольшую пользу. Полностью сосредоточьтесь на нем и не прекращайте работу, пока не завершите его на 100 процентов. Не отвлекайтесь ни на что другое.

Эта простая формула (составление списка, расстановка приоритетов и поочередное выполнение дел, начиная с самого важного) позволит удвоить и даже утроить отдачу от вашей работы. Это ключ к высоким результатам. А результаты, как вы помните, – это все.

Повысьте отдачу от вложенных усилий

Любая бизнес-стратегия предусматривает повышение отдачи от инвестированного капитала. Это значит, что компания стремится к увеличению объема сбыта и размера прибыли на каждую единицу вложенных денег и усилий.

Ваш личный капитал – это физическая, умственная и эмоциональная энергия. Вы ставите перед собой цель заработать как можно больше, повышая отдачу от вложенной в работу энергии.

Каждая минута, которую вы используете для планирования, сэкономит вам минимум 10 минут работы. Планирование отнимет у вас в день всего 10–12 минут, а взамен вы получите 2 часа производительного времени. Два часа всего лишь за счет предварительного обдумывания работы! Отдача от вложенной энергии составляет в данном случае более тысячи процентов.

Время и деньги – взаимозаменяемые понятия. Их можно вложить с толком или потратить впустую. Потраченные без пользы, они пропадают навсегда. Их уже не вернуть. Но если вы инвестируете время и деньги с умом, то сможете получать отдачу от них на протяжении нескольких лет.

Вкладывая деньги в доходные активы, вы обеспечиваете себя деньгами на перспективу. Именно так закладывается большинство состояний.

Если вы инвестируете время и деньги в самих себя, совершенствуясь в своей профессии, то отдача выражается в повышении заработков. Вкладывая в свое развитие и эти дополнительные деньги, вскоре вы станете одним из самых ценных и уважаемых работников своей организации.

Закон трех дел

Используйте в своей работе закон трех дел. Он заключается в том, что, сколько бы дел вам ни было поручено, лишь три из них приносят до 90 процентов пользы как компании, так и вам самим.

Работая со своими клиентами, я нередко просил их составить список всех дел, которые они выполняют в течение недели или месяца. Как правило, их должностные обязанности включали в себя 20 или 30, а иногда и до 40–50 пунктов.

После этого я объяснял им, что только три дела из этого списка обеспечивают 90 процентов эффективности всей их работы, то есть ценность всех остальных выполняемых ими заданий составляет всего 10 процентов.

Ключ к повышению производительности заключается в том, чтобы выявить три самых важных дела и впредь посвящать себя исключительно им, игнорируя все остальные.

Начните с составления списка всех своих дел.

Для определения трех самых важных дел задайте себе три магических вопроса.

1. Если бы я имел возможность целый день заниматься только одним делом из этого списка, то какое из них, приносящее максимум пользы мне и компании, я бы выбрал?

Каким бы ни был ваш ответ, обведите его кружком.

2. Если бы я мог целый день заниматься только двумя делами из этого списка, то какое второе, приносящее максимум пользы моему бизнесу или работе, я бы выбрал?

Ответ на этот вопрос не так прост, как на первый, но обычно все же достаточно очевиден.

3. Если бы я мог целый день заниматься только тремя делами из этого списка, то каким бы было третье, приносящее больше всего пользы?

Определившись со всеми ответами, вы сами поразитесь тому, насколько эффективна данная формула. Если вы будете весь день заниматься только этими тремя делами, ваша карьера претерпит чудесные изменения.

Из закона трех дел вытекают четыре следствия.

1. Вы будете меньше работать. У вас никогда не возникнет аврала. Поскольку всех дел все равно не переделаешь, то для восстановления контроля над своей жизнью прекратите заниматься бесчисленным множеством разных мелочей.

2. Вы сможете сделать больше важных вещей. Занимайтесь только тремя делами, которые вы выбрали. Лишь полностью выполнив их, можете посвятить себя чему-то другому.

3. Вы сможете уделять важным делам больше времени (желательно весь день). Чем больше времени вы на них отводите, тем продуктивнее ваша работа в глазах окружающих и тем счастливее вы сами.

4. Вы сможете совершенствоваться в своих главных занятиях. Это самая лучшая инвестиция в себя, на которую вы способны. Самосовершенствование позволяет резко повысить производительность и улучшить результаты, причем за меньшее время.

Обещайте себе, что прямо с сегодняшнего дня начнете зарабатывать репутацию самого трудолюбивого сотрудника своей организации. Но никого не посвящайте в свои планы. Пусть это будет ваш секрет.

Практические задания

1. Составьте перечень дел на сегодняшний день.

2. Расставьте приоритеты и начинайте работать над заданиями, которые дают возможность с максимальной пользой потратить время.

3. Заставьте себя сразу браться за самое важное дело и не отвлекаться, пока оно не будет выполнено до конца.

Глава 3
Время повышать доходы

Мысль представляет собой изначальный источник всех богатств, успехов, материальных благ, великих открытий, изобретений и грандиозных свершений.

Клод Бристоль

Каждому хочется зарабатывать больше денег, чтобы в конечном счете достичь финансовой независимости. Очень многое определяется тем, что вы думаете о своих доходах и способах их повышения.

Иногда я начинаю свои семинары с вопроса «Что является вашим самым ценным финансовым активом?».

Подумав некоторое время, слушатели начинают давать ответы: «мой дом», «депозит в банке», «мой бизнес» ит. д.

Тогда я объясняю, что самый ценный финансовый актив любого человека – это его способность зарабатывать. Под этим подразумевается умение добиваться результатов, за которые другие готовы будут заплатить. Вы можете потерять все свои деньги, пусть даже не по своей вине, но, до тех пор пока вы способны зарабатывать, вы можете вернуть их себе. Многие занимаются этим на протяжении всей жизни.

Способность зарабатывать объединяет в себе все ваши знания, умения, опыт, образование, трудовой стаж и достигнутые результаты на протяжении целой карьеры. Развитию этой способности люди посвящают всю свою жизнь.

Совершенствование или деградация?

Как и любой другой актив, способность к зарабатыванию со временем может либо расти, либо обесцениваться. Она развивается, если вы постоянно повышаете свои знания и умения, наращиваете свою ценность, выполняете больше видов работ, за которые люди готовы платить хорошие деньги.

Если же вы не совершенствуете свои знания и умения за счет упорной работы над собой, эта способность превращается в обесцененный актив. Из-за быстрого темпа изменений в нашей экономике и постоянной потребности в новых умениях невозможно оставлять их на прежнем уровне.

Профессор Чикагского университета и лауреат Нобелевской премии Гэри Беккер пришел к выводу, что в нашем обществе уместнее говорить о разрыве не в уровне доходов, а в уровне умений. Люди, которые обладают знаниями и навыками, пользующимися огромным спросом, добиваются высоких результатов в работе и обращают эти результаты в деньги, производя больше продуктов и услуг. За такими работниками идет охота. Они никогда не страдают от безработицы, и их труд всегда хорошо оплачивается.

Устаревшие навыки

Если же знания и умения устарели и перестали пользоваться спросом, то их обладатели зачастую оказываются без работы на многие месяцы или даже годы. Беккер обнаружил, что главное различие между людьми, входящими в число 20 процентов самых высокооплачиваемых работников, чей доход растет в среднем на И процентов в год, и остальными 80 процентами, у которых этот рост составляет всего 3 процента или меньше (при условии, что они сохранили работу), заключается в их отношении к учебе. Самые высокооплачиваемые сотрудники постоянно читают, учатся и совершенствуют свои знания.

Андерс Эриксон, основатель программы «Элитный сотрудник», делает вывод, что большинство людей учатся только в течение первого года после приема на работу. Их цель – освоить свои обязанности на таком уровне, чтобы не быть уволенными. На этом процесс прекращается. Они перестают чему-либо учиться. Через 10 лет их производительность остается на том же уровне, что и спустя год после приема на работу. Так поступает 80 процентов работников.

Учеба до конца жизни

Люди, входящие в число 20 процентов самых высокооплачиваемых работников, учатся всю жизнь. Они постоянно пополняют свой арсенал умений и навыков: читают, приобретают новые знания и применяют их на практике. Они не дают себе поблажек в вопросах развития и самосовершенствования.

Глава одной из компаний, входящих в перечень Fortune 500, недавно сказал: «Единственный реальный источник сохранения нашего конкурентного преимущества – это способность учиться и применять на практике новые знания быстрее, чем конкуренты».

Эти слова имеют прямое отношение и к вам. Ваш единственный источник личного конкурентного преимущества и сохранения занятости и высокой зарплаты – это способность учиться и применять на практике новые умения, необходимые для повышения результативности работы.

Доктор Эриксон пришел к заключению, что лучшие работники в любой сфере деятельности тратят намного больше времени на пополнение знаний и их использование, чем те, кто просто отрабатывает свое время. Этим и объясняется огромная разница между их доходами.