Текст книги "Я ничего не успеваю! Как провести аудит своей жизни и расставить приоритеты"

Ольга Баранова
Я ничего не успеваю! Как провести аудит своей жизни и расставить приоритеты

В оформлении обложки использованы фотографии: Ivan Lukyanchuk, conrado, pogonici / Shutterstock.com

Используется по лицензии от Shutterstock.com

© Текст. Погодичева Е. А., Баранова О. А., 2019

© Иллюстрации. Елизавета Кирова, 2019

© ООО «Издательство «Эксмо», 2020

Полезные книги для успешного бизнеса

Энергия Цели. Как построить бизнес, жить с удовольствием, заботиться о себе и ничем не жертвовать

Елена Чернышова откровенно и просто делится деловым и жизненным опытом женщины, отважившейся развивать мужской бизнес в российском регионе. Автор затрагивает темы, о которых не говорят публично, но которые волнуют многих женщин-предпринимателей. Прочитав эту книгу, вы узнаете: что нужно женщине, чтобы быть успешной в традиционно «мужском» бизнесе, как по-настоящему заботиться о себе, чтобы быть в отличной форме; и как собрать вокруг себя преданных людей, чтобы работа с ними была в радость.

Это ее дело. 10 историй о том, как делать бизнес красиво

10 вдохновляющих историй о женщинах, которые добились исключительного успеха в бизнесе. Раиса Демина, прошедшая путь от мастера цеха Микояновского мясокомбината в эпоху перемен до совладелицы «Велком»; Ольга Муравьева, бывшая учительница по физике, а ныне владелица кондитерской фабрики с оборотом в 100 млн долларов, и другие выдающиеся женщины российского бизнеса расскажут, как открыть свое дело и достичь всего, о чем мечтаешь.

Тайм-серфинг. Технология управления волнами эмоций и времени

Перед вами принципиально новый взгляд на тайм-менеджмент. Уникальный подход к управлению временем, который поможет прийти к гибкому планированию дел и более эффективному решению задач. Тайм-серфинг откроет путь, где вместо преодоления себя, вы станете своим союзником в решении задач и реализации целей. Автор этой книги – Пол Луманс – бизнес-коуч, который уже более 30 лет обучает ведущие компании и руководителей восточным техникам управления временем.

Эффект ореола и другие заблуждения каждого менеджера

Как добиться успехов в бизнесе? Ответ на этот вопрос ищут профессора, знаменитые бизнесмены и предприниматели. Но изучение опыта компаний, которые достигли больших высот в своей сфере, может завести любого менеджера в тупик. Автор предлагает свой анализ деятельности и эффективности больших компаний. Он не обещает читателям стопроцентный успех, но дает понимание придирчивого, грамотного анализа данных, приводит примеры, которые действительно помогут продвинуться в вопросе построения собственного бизнеса.

От авторов

В книге мы постарались рассказать, что такое тайм-менеджмент для человека XXI века, как самостоятельно определить и осознать свое отношение ко времени и научиться пользоваться эффективными инструментами планирования, при этом оставаясь в балансе, гармонии и экологии с собой и своим окружением. Мы намеренно вплели в эту историю коучинговый подход и инструменты коучинга, так как считаем важным говорить и обучать людей не просто правильному эффективному планированию и поиску скрытых резервов, а еще и развивать, вдохновлять человека на результаты и достижения, на поиск собственных ресурсов и потенциала.

Книга делится на три части:

1. Важная информация о времени, биоритмах человека, об устройстве мозга и влиянии его на качество и баланс жизненных сфер.

2. Практический материал: кейсы, коучинговые упражнения и инструменты, в том числе для самостоятельной работы.

3. Серия вопрос-ответ от реальных участников тренингов по тайм-менеджменту, опыт успешных и вдохновляющих историй.

В книге использованы материалы из личных архивов авторов и опыта работы, полученные в результате проведенных тренингов, мастер-классов, консультаций и сессий в области тайм-менеджмента и навыков эффективного планирования времени.

Введение

«Как все успевать?» – с этого вопроса многие люди начинают знакомство с тайм-менеджментом. Бесконечный стресс от потока задач, нехватки времени и новых обстоятельств, к которым приходится приспосабливаться день за днем, приводит к моральному истощению, подрывает здоровье и влечет ухудшение качества жизни. Мы пытаемся успеть максимум, теряясь в тысяче дел вместо того, чтобы понять, что на самом деле нужно, а что – нет.

Что для меня важно успеть? Вот главный вопрос человека, поднимающий его над стрессом бесконечной гонки.

Подход к тайм-менеджменту в последние десятилетия резко изменился. Из перечня правил, позволяющих разобраться с потоком дел, он превратился в концепцию распределения времени жизни, позволяющую прожить насыщенную и яркую жизнь, наполненную глубинным смыслом.

Знаете ли вы, что тайм-менеджмент зародился в эпоху индустриализма и его цель была в том, чтобы обеспечивать максимальную производительность человека?

На протяжении последних десяти лет мы провели сотни тренингов, посвященных вопросам тайм-менеджмента. Интерес людей к вопросам эффективного планирования времени растет. Мы заметили: человек зачастую ищет быстрые, легкие и шаблонные способы овладения навыками правильного планирования, отдавая предпочтение техникам и правилам самодрессировки, вместо того чтобы выстроить собственную экологичную модель распределения времени жизни. Важно понять: фокусировка только на шаблонах, инструкциях и правилах планирования вряд ли даст плоды, особенно в долгосрочной перспективе.

Цель этой книги – рассмотреть вопросы тайм-менеджмента под другим углом. Ее задача – помочь определиться, прежде всего с тем, что важно именно для вас и как успевать не все, а только важное в графике, который подходит именно вам. Осмысленность и гармоничная наполненность жизни – вот то, что мы хотим помочь обрести каждому читателю.

В книге использованы практические рекомендации тайм-менеджмента в сочетании с инструментами коучинга. Вместе они позволят не просто успеть сделать максимум дел, но и осознать, с какими вашими ценностями эти дела связаны, какими скрытыми ресурсами вы обладаете и какое именно наполнение дня поможет прожить лучшую версию вашей жизни.

Желаем вам увлекательного чтения и интересных находок!

Раздел 1. Мы все разные

Про восприятие времени и биоритмы

Мы живем в мире, в котором внешние стимулы постоянно подстегивают увеличивать скорость течения внешнего времени и брать на себя все больше задач. Не можешь остаться в строю – ты лузер! Мы боимся, что, если не будем соответствовать бешеному темпу общества и вкалывать как проклятые, задерживаясь на работе по 2–3 часа после окончания рабочего дня, проживем никчемную жизнь и не сможем реализовать свой потенциал. Наши потребности и внутренний ритм времени очень разные. У каждого человека, культуры и коллектива свой темп. Собственное течение времени присуще даже профессиям и целым отраслям.

Вы задумывались, как воспринимаете время? Время течет, тянется, летит, бежит, горит?.. Или все вместе, в зависимости от происходящего?

Чтобы научиться управлять вашим особенным временем, полезно осознавать скорость движения индивидуального времени относительно общепринятых норм и то, насколько вы ассоциируетесь с происходящими событиями.

Скорость движения вашего времени узнать довольно просто: засеките время и закройте глаза ровно на одну минуту. При этом важно, чтобы вы хорошо себя чувствовали, вокруг была тишина, телу было комфортно в занятом положении и ничто не отвлекало от процесса.

Упражнение: почувствовать время

Возьмите секундомер или часы, дождитесь новой минуты и закройте глаза ровно в 0 секунд. Когда, по вашим ощущениям, пройдет минута, посмотрите, сколько секунд прошло.

Готовы?.. Тогда начнем!..

Через сколько секунд вы открыли глаза?

Удивительно, но, если вы соблюдали условия тестирования, длительность ваших «минут» будет похожа в разные дни.

За десять лет проведения тренингов по тайм-менеджменту самая короткая «минута» была у Елены, маркетолога телеком-оператора, – 14 секунд. А самая длинная у Вадима, специалиста по качеству, слушателя курса МВА бизнес-школы, – 2 минуты 45 секунд. Позже Елена отмечала, что ее раздражает медлительность окружающих людей и ей нравится параллельно включаться в несколько дел сразу. Вадим же, наоборот, часто опаздывал и задерживал сроки выполнения задач, так как тщательно отслеживал детали в работе и с трудом расставлял приоритеты. Что, если бы этим людям пришлось работать вместе?.. Допустим, Елена стала бы руководителем Вадима или наоборот?.. Что было бы тогда?.. Думаете, в вашем окружении все воспринимают время по-вашему?..

Вы знаете людей, которые могут сами проснуться в нужное время без будильника и практически никогда не ошибаются? А может, вы сами такой человек?..

Оказывается, правильное восприятие интервалов времени – это тоже навык. Вы играли в детстве в такую игру сами с собой – закрыть глаза на определенное время, пытаясь угадать, сколько секунд прошло? Как и со многими детскими забавами – это забава лишь отчасти. Во время игры человек тренируется правильно ощущать время. Некоторое время практики – и вы сможете безошибочно чувствовать интервалы времени.

Многие ученые ставят существование времени как физической величины под сомнение, сходясь в одном:

Время – это система координат, на которую опирается человеческий ум, структурируя последовательность событий.

Восприятие времени многократно различается у детей и взрослых в связи с разной скоростью физиологических процессов. На скорость внутреннего течения времени будут влиять также и внешние факторы – события, в которых вы участвуете.

С точки зрения восприятия времени как последовательности событий есть два распространенных типа времени: включенное и сквозное.

Что мы видим? Две картинки: на первой картинке человек идет по дороге, а на второй – смотрит на нее со стороны.

Включенное время – это ассоциация с происходящим, когда человек воспринимает течение времени как непрекращающееся сейчас, в которое полностью погружен.

Сквозное время – это диссоциация от событий, когда человек смотрит на происходящее как бы со стороны, свободно переключаясь между событиями прошлого или вариантами будущего, и анализирует ситуацию.

Первые несколько лет жизни человек пребывает исключительно во включенном состоянии, все для него происходит здесь и сейчас или никогда. Попробуйте объяснить ребенку, что праздник будет завтра. «Так долго?!» – прозвучит ответ. Мозг ребенка еще не знает, что такое «не сейчас». По мере развития мозга мы учимся представлять прошлое и будущее, анализировать события и выбирать лучший вариант развития событий.

Так называемая «осознанность» – продукт сквозного восприятия времени, когда мы можем посмотреть на происходящее со стороны, диссоциироваться и выбрать для себя наилучшую стратегию поведения. Несмотря на то что взрослый человек умеет быть и во «включенном», и в «сквозном» состоянии, у нас есть личные предпочтения, которые мы подсознательно выбираем в соответствии с темпераментом и родом деятельности.

Еще не поняли, какое время вам присуще больше? Есть простое упражнение, которое позволяет за 15 минут выявить вашу личностную стратегию организации времени.

Сквозное и включенное восприятие времени

Вспомните простое действие, которое вы делаете каждый день примерно в одно и то же время, например чистите зубы. (Это обязательно должно быть постоянное привычное действие, не вызывающее у вас ни положительных, ни отрицательных эмоций.)

Вспомните, как вы чистили зубы сегодня… Вспомнили?

А теперь вспомните, как это было вчера… Позавчера… Неделю назад… Месяц назад… Год назад?..

Если потребуется нарисовать карту, на которой отражается, где находитесь вы, а где чистка зубов – как разместится каждое из этих событий на листке бумаги? Найдите их правильное место и подпишите даты.

А теперь давайте заглянем в будущее.

Представьте, как вы будете чистить зубы завтра… Послезавтра… Через неделю… Через месяц… Через год…

Проведите линию через эти даты от самого раннего события в прошлом к самому отдаленному будущему. Вероятнее всего, у вас получится линия, представленная на одном из рисунков ниже.

Эти линии могут быть как извилистыми, так и прямыми, заворачиваться и петлять… главное, обратить внимание, насколько вы можете видеть последовательность событий. Если все события как на ладони, значит, у вас хорошо развито сквозное время и вы отдаете ему предпочтение в большинстве дел. Если часть линии вам не видна или закрывается более близким по времени событием или ваше время – одна некая область вокруг вас, в которой все смешано, – это говорит о включенном восприятии времени.

Каждому из нас будет знакомо и то и другое состояние, но какой-то один тип – сквозной или включенный – будет доминировать.

Люди с доминирующим включенным временем эффективны в решении текущих задач, так как умеют лучше погружаться в происходящее. Часто это творческие люди, в совершенстве оттачивающие свои навыки. Они – хорошие исполнители, которые тщательно выполнят все указания.

Давайте вспомним процесс китайского чаепития. Медленно, вдумчиво наливается чай в маленькие чашки под неспешное глубокое общение. Атмосфера заставляет полностью погрузиться в процесс, забыв о суматохе дней. Кажется, мир замедляется вокруг вас… Прекрасное состояние для погружения в решение сложной задачи. В таком состоянии ни одна деталь не останется незамеченной, все представляется очень важным и всему уделяется внимание.

Однако люди, которые постоянно пребывают во включенном времени, чаще всего достигают меньшего количества целей, чем могли бы, только потому, что могут чрезмерно уделять время деталям и зависать над несущественными процессами, превознося их важность. То есть они, находясь здесь и сейчас, не видят последующие события, пока те не наступят.

Человек со сквозным временем тщательно анализирует происходящее, выбирая наилучший вариант развития событий. Он легко определяет, что важно, а что нет; может любой процесс разбить на этапы и продумать различные варианты развития событий. Это позволяет быть готовым к разным ситуациям и экономить время на ненужных делах. Такие люди будут эффективны в многозадачности, у них всегда есть большой список целей на десять лет вперед. Именно такие люди становятся успешными менеджерами и чувствуют себя уверенно в любых ситуациях.

При всем кажущемся превосходстве этого подхода к организации времени люди со сквозным временем обычно плохо разбираются в своих потребностях, так как привыкают игнорировать сигналы тела. Они могут забыть поесть или поспать. Всегда будут торопиться, изматывая себя новыми амбициозными целями, и стремиться к бо́льшим результатам. Именно такие люди, не сумев рассчитать нагрузку, перегорают на работе, ломают успешную карьеру и начинают жизнь с нуля.

Что вы выбираете: рассмотреть алмаз в груде камней или увидеть плато с высоты птичьего полета? Важно и то и другое. Вопрос в том, насколько уместно вы применяете обе стратегии. Смотрите интересный фильм, постоянно отвлекаясь на размышления о делах, общаетесь с ребенком, параллельно прокручивая диалоги завтрашней встречи, или с тщательностью ювелира зависли над деталью, которая на самом деле не имеет большой важности, но вы забыли об этом подумать?..

Как развить у себя включенный тип времени? Чаще спрашивайте себя: «Что я делаю здесь и сейчас?» – отслеживайте, не унеслись ли мыслями в прошлое или будущее. Если вам не хватает сквозного режима и вы постоянно теряете счет времени, засекайте нужный промежуток времени и ставьте будильник за несколько минут до нужного срока, чтобы вовремя завершить процесс. Немного тренировок – и вы научитесь!

Раздел 2. Как достичь жизненного баланса?

Колесо баланса нашей жизни

Самый частый запрос в области тайм-менеджмента: «Хочу все успеть!» Но, что это «все»? Вы действительно хотели бы быть директором компании с десятью филиалами, возглавить рок-группу, пробежать марафон Ironman, жить на четыре страны, трижды вступать в брак, вырастить десять детей, а по выходным не вылезать из ночных клубов?

…Или все это чересчур, и вы просто хотели бы иметь достаточно времени на важные дела и получать максимум удовольствия от вашей жизни?

Если вы стремитесь прожить жизнь осознанно, первое, с чем важно определиться, – чем является то все, что вы хотели бы успеть?

Если вы женщина в возрасте тридцати лет, до конца средней продолжительности жизни вам осталось 278 000 активных часов. Для мужчин статистика безжалостнее – 219 000 часов…

Время – самый бесценный ресурс, которого постоянно не хватает. Чем человек успешнее, тем больше у него нереализованных идей и тем больше времени требуется, чтобы воплотить задуманное. Чем больше вы не успеваете, тем сильнее давит груз несостоявшихся планов и сложнее начинать что-то новое – кажется, вы стоите на месте и все бесполезно: ведь мечты так и не сбываются!..

Единственный выход из этого замкнутого круга – понять, что именно вы на самом деле желаете воплотить, а что пусть пока останется в вашем воображении, дожидаясь своего срока или проходя проверку временем. Возможно, вам и вовсе это не нужно?..

Основное правило тайм-менеджмента – делать исключительно то, что по-настоящему важно. Выполнение только этого правила гарантирует вам 80 % успеха. Секрет в том, чтобы сначала делать только самые важные дела, после них – просто важные дела и только затем что-то незначительное.

Если вы знаете, в чем смысл жизни и какие цели стоят перед вами, времени на незначительные дела у вас не останется.

Как понять, что для вас важно? Важно то, без чего вы не можете жить и развиваться.

Семья, здоровье, окружающие люди, работа, деньги, отдых, личностное и духовное развитие. Ваш список может быть шире, главное, его нельзя сокращать. Без внимания к каждому из вышеперечисленных пунктов ваша жизнь не будет гармоничной и полноценной.

Семья и близкие. Семья – то, с чего мы начинаемся. Без семьи мы не могли бы появиться на свет и выжить. К этой области жизни относятся все люди, которые растили нас, кто является частью нашей жизни сегодня. Это супруги, дети, родители, братья и сестры. Это могут быть люди из названой семьи – не родные по крови, но близкие вам. Те, кто занимает важное место в вашей жизни, чья поддержка необходима.

Здоровье. Чем старше мы становимся, тем больше внимания уделяем здоровью. Сюда мы относим полноценный сон, качественную еду, регулярное посещение врача, своевременное решение всех вопросов, связанных со здоровьем, физическую активность. Кстати, регулярный сон должен длиться не менее 7–8 часов, а если вы сократите пищевой рацион на 30 % от среднестатистических показателей для вашего пола и возраста, проживете на несколько лет больше.

Окружающие люди, или социум, – друзья, знакомые, соседи, коллеги по работе, клиенты, попутчики. Это все остальные люди, с которыми вы вступаете во взаимодействие. Кем бы вы стали без людей? «Человек не остров»: вспомните, чем заканчиваются все эти истории. Одиночество, апатия и деградация – единственное, что будет наполнять жизнь, если мы отделимся от людей вокруг. Можно недооценивать значение в вашей жизни кондуктора в троллейбусе, но, если вы успели с ним поругаться утром по дороге на работу – испортите настроение на целый день.

Работа или профессиональное развитие. Так как работа напрямую связана с деньгами и выживанием, мало найдется людей, забывших об этой сфере. Здесь мы будем говорить о том, насколько она вам подходит – удовлетворяет ли ваши интеллектуальные, творческие потребности и позволяет ли реализовать профессиональный и личностный потенциал. К этой области также относятся построение карьеры, получение образования, чтение профессиональной литературы – все, что помогает прокачать вас как специалиста.

Деньги, или материальное благополучие. Эта область, как правило, также в фокусе внимания современного человека. Сюда относятся материальные ценности и потребности. Уровень дохода, образование, здоровье и путешествия, жилье, наличие автомобиля, личные накопления. В общем, все, что вы можете оставить наследникам.

Часто мы настолько превозносим эту сферу, что в угоду ей забываем про нематериальные радости. Чувствуя недостаток близости с другими людьми, не реализовывая свой потенциал, не имея достаточно отдыха, нам часто требуется еще больше денег, чтобы покрыть свой голод в этих областях. Однако, когда мы ставим личные сферы в фокус своего внимания, часто оказывается, что материальные потребности надуманны, и мы высвобождаем огромное количество времени и энергии и начинаем правильно распределять время жизни.

Личностное развитие. Чем личностное развитие отличается от профессионального? Это все, что не имеет прямого отношения к вашей работе, но помогает развиваться личности, – чтение художественной литературы, обучение игре на фортепиано, изучение иностранных языков как хобби, участие в социальных проектах. То, что не приносит вам деньги, но помогает расти и становиться лучше. Например, Стив Джобс посещал курсы каллиграфии. В то время для него это было просто хобби и никак не способствовало работе, но впоследствии шрифты Mackintosh признали образцовыми для других компьютерных систем и их скопировали конкуренты.

Отдых. Область, обычно мало знакомая деловым людям. Это время, когда вы отключаетесь от рабочих задач. Сюда относятся выходные дни, отпуск, обязательные перерывы в течение рабочего дня.

Даже если ваш рабочий день формально заканчивается в 19 часов и вы каждую неделю имеете 1–2 выходных дня, – это не значит, что вы полноценно отдыхаете. Суть в том, чтобы кардинально переключаться от рабочих задач и восстанавливать свои силы. Чем наполнено ваше время отдыха? Если дома вы постоянно на телефоне и почте – всегда испытываете ментальную нагрузку, – вы не работаете на полную мощь, но и не отдыхаете, а зря тратите время.

Что происходит, когда мы забываем отдыхать? Появляются раздражительность, напряженность, не хватает сил анализировать происходящее. В некотором смысле мы перестаем быть людьми – действуем импульсивно, необдуманно. Тогда кажется, что весь мир против вас, мозг включает защитные поведенческие функции и количество внутренних и внешних конфликтов растет. Сначала не очень заметно, но потом все сильнее и сильнее… Чем крепче ваше здоровье, тем дольше отложенный эффект, тем масштабнее будет разрядка! Что это за разрядка?..

«Мне, как и всем, катастрофически не хватает времени. Часто расстраиваюсь, что в сутках лишь 24 часа. Я студентка первого курса, у меня огромное количество заданий, возможностей и новых интересов. Хочу успеть все, но, к сожалению, это невозможно. Из-за бешеного ритма жизни часто недосыпаю, а это сказывается на моем самочувствии».

Ольга, 18 лет, студентка

Мы боимся, что разрядится мобильный телефон, но при этом не задумываемся, что нашему телу тоже нужна своевременная подзарядка. Если мы в определенный момент не поставим заряжаться мобильное устройство, что с ним произойдет? После выключения ему потребуется дополнительное время, чтобы набрать минимум энергии для включения. В этот период он не будет ни на что реагировать, отказав в связи с миром. У живого организма тоже есть период, на время которого тело отказывается работать в полную силу, – болезнь. Разница в том, что человеку требуется гораздо больше времени, чтобы подзарядиться и вернуться в нормальный режим.

Отдых – это навык, который требует такого же тщательного планирования, как работа, и постоянства, как чистка зубов.

Планируйте отдых в течение дня, недели, месяца и года – и обретете большую устойчивость в любых обстоятельствах. В вашей жизни будет меньше негатива.

Духовное развитие или творчество. Часто эта область также оказывается в пассиве, но вместе с тем является одним из самых мощных источников вдохновения. Сюда относится и религия, если вы верующий человек. Практики медитации, йога, забота о природе и помощь другим людям, занятие искусством и творчество – деятельность, в рамках которой развивается духовная часть. Проще говоря, это любая деятельность, когда вы выходите за рамки собственного «я» и ощущаете связь с миром.

Давайте попробуем вспомнить: какие сферы жизни мы только что с вами перечислили?..

Пожалуйста, отвлекитесь от книги и подумайте: что вам вспоминается? Вы легко вспомнили 3–4 сферы, но другие – с трудом? Поздравляем, вы легко вспомнили те сферы жизни, которые находятся в фокусе вашего внимания, и с трудом пытались отыскать в памяти те, о которых забываете в повседневной жизни.