Текст книги "Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе"

М.В. Ловчева, Е.Н. Галкина, Е.В. Гурова
Управление персоналом: теория и практика
Делопроизводство в кадровой службе
Учебно-практическое пособие
Под редакцией А. Я. Кибанова

[email protected]

1. ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Кадровое делопроизводство – это ведение документации по кадрам и управлению персоналом организации (предприятия): прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением, хранение и обновление документов. Организация кадрового делопроизводства требуется предприятиям любой сферы деятельности и формы собственности, так как позволяет грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом, например:

• оформить прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия;

• организовать учет личного состава;

• обеспечить выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников предприятия;

• обеспечить ведение и хранение трудовых книжек работников;

• оформить необходимые документы по пенсионному страхованию, документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представить их в орган социального обеспечения;

• обеспечить соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им льгот и компенсации, установленных действующим законодательством, отраслевыми соглашениями и коллективным договором;

• организовать учет рабочего времени;

• обеспечить сбор, регистрацию и хранение информации по кадрам для ведения статистики по персоналу;

• организовать разработку, утверждение и контроль исполнения документов по кадрам.

Эти и другие задачи требуют проведения документирования процедур управления персоналом и разработки соответствующих документов. В зависимости от своего функционального назначения вся кадровая документация подразделяется на две группы (рис. 1) и включает в себя:

• организационные документы: правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание, положение о службе управления персоналом;

• распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;

• персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.;

Рис. 1. Примерный состав кадровой документации предприятия

• учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету ит. д.;

• плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т. п.;

• отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т. д.

Документирование процедур управления персоналом – это запись информации о кадрах и кадровых процессах, проводимых в организации, на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Примерный перечень документов, разрабатываемых в ходе различных процедур управления персоналом, представлен в табл. 1.

Таблица 1

Примерный перечень документов по управлению персоналом в организации

Процедуры управления персоналом

Разрабатываемые документы

Документирование заключения трудового договора и приема на работу

Заявление о приеме на работу.

Трудовой договор (соглашение).

Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу.

Личный листок по учету кадров (анкета).

Дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете).

Автобиография.

Резюме

Документирование общих вопросов управления трудовым коллективом и расстановки кадров

Коллективный договор.

Устав (положение об) организации.

Правила внутреннего трудового распорядка. Положение о структурном подразделении. Должностная инструкция.

Структура и штатная численность.

Штатное расписание.

Приказ о распределении обязанностей между руководством организации

Документирование учета использования рабочего времени

График предоставления дополнительных дней отдыха. Заявление об установлении (отмене) неполного рабочего времени

Документирование сверхурочных работ

Заявка о проведении сверхурочных работ.

Протокол заседания выборного профсоюзного органа в случае его наличия в организации.

Приказ о проведении сверхурочных работ

Учет сверхурочных работ, выполненных каждым работником

В каждом подразделении ведется специальный журнал учета сверхурочных работ.

На основании этих журналов составляется сводный журнал учета сверхурочных работ по организации

Документирование привлечения работников к работе в выходные дни

Приказ о привлечении к работе в день (дни) отдыха. Заявление об отгуле (отгулах).

Распоряжение о предоставлении отгула (отгулов)

Документирование вопросов организации материального стимулирования персонала

Положение об оплате труда и материальном стимулировании.

Положение об организации оплаты труда работников. Положение о премировании персонала.

Положение о социальных выплатах и льготах (социальном пакете).

Положение о порядке выплаты надбавок за стаж работы в организации.

Положение о выплате надбавки за ученую степень. Положение об обязанностях и оплате труда отдельных категорий персонала

Документирование поощрения работников

Представление о поощрении.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (работников)

Документирование процедур нематериального стимулирования персонала

Положение о проведении конкурсов профессионального мастерства на звание «Лучший по профессии». Положение о почетном звании (грамоте)

Положение о знаке отличия «Профессионал».

Положение об организации трудовых соревнований

Документирование основных процедур управления персоналом

Этический кодекс организации.

Положение о работе с резервом кадров для выдвижения на руководящие должности.

Положение о проведении аттестации персонала. Положение о профессиональном обучении кадров. Положение о системе непрерывного фирменного профессионального образования.

Положение о конкурсном отборе специалистов, направляемых в аспирантуру (докторантуру) для целевой подготовки.

Положение о комиссии по отбору руководителей и специалистов на руководящие должности организации. Положение о подготовке руководителей и специалистов для работы за рубежом.

Положение о работе с молодыми специалистами с высшим и средним профессиональным образованием. Положение о прохождении стажировки специалистов служб управления персоналом.

Положение об управлении деловой карьерой персонала и др.

Документирование предоставления отпусков работникам

График отпусков.

Заявление о предоставлении отпуска.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (работникам).

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику

Документирование прекращения трудового договора и увольнения с работы

Заявление об увольнении.

Представление о расторжении трудового договора. Протокол выборного профсоюзного органа.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (работниками)

При документировании необходимо помнить, что запись информации на бумаге или ином носителе строго регламентирована, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (табл. 2).

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления официального документа. Основные реквизиты документов по кадрам и требования к их оформлению приведены в табл. 3.

Таблица 2

Нормы права, регламентирующие различные аспекты работы с кадровыми документами

Группа правовых норм

Наименование нормы права

Комментарий

Общие правоустанавливающие законы Российской Федерации

Трудовой кодекс Российской Федерации. Гражданский кодекс Российской Федерации.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. Уголовный кодекс Российской Федерации

Целью ТК РФ является защита прав и интересов и работников, и работодателей, а основной задачей – «создание необходимых правовых условий для оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства…»

Гражданский кодекс РФ устанавливает правовые основы деятельности юридических лиц, а также документирование этой деятельности. В ряде статей ГК РФ установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Кодекс РФ об административных правонарушениях устанавливает административную ответственность в случаях совершения административных правонарушений должностными лицами и предприятиями, в том числе в работе с документами и информацией.

Уголовный кодекс РФ устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией

Государственные стандарты в сфере работы с документами

ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Управление документами. Общие требования».

ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Государственные стандарты в сфере работы с документами определяют правила создания, оформления и работу с документами, образующимися в деятельности любой организации (предприятия), обеспечивающими защиту интересов субъектов социальнотрудовых отношений и увеличивающих эффективность управленческого труда. Хотя некоторые положения стандартов носят рекомендательный характер, единые требования к документам обеспечивают удобство работы с ними, уменьшают затраты времени на создание и обработку документов

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО). Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО). Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)

Общероссийские классификаторы являются составной частью Единой системы классификации и кодирования информации и предназначены для обеспечения достоверности, сопоставимости и автоматизированной обработки информации в таких сферах, как статистика, экономика и других, для решения задач, связанных с оценкой численности, учетом состава и распределением кадров по категориям, уровню квалификации, условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах на всех уровнях управления народным хозяйством и т. п.

Регламентация порядка работы и оформления документов по кадрам

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (принят ГД ФС РФ 8 июля 2006 г.). Закон РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 11 декабря 2002 г.).

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (принят ГД ФС РФ 8 июля 2006 г.). Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (одобрен СФ ФС РФ 20 декабря 2000 г., в ред. от 30 июня 2003 г.).

Указ Президента РФ от 11 декабря 1993 г. № 2126 «О Государственном флаге Российский Федерации» (в ред. от 28 сентября 1999 г.). Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 1-ФКЗ «О Государственном флаге Российский Федерации» (одобрен СФ ФС РФ 20 декабря 2000 г., в ред. от 8 ноября 2008 г.). Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российский Федерации» (в ред. от 14 декабря 2006 г.).

Постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности» (в ред. от 22 мая 2008 г.) и др.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» устанавливает обязательность документирования информации, определяет ряд терминов (информация, документированная информация и др.), обязывает предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам. Указанные документы содержат нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов, а также требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.

Общие требования к документированию управленческой деятельности

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536, зарегистрировано в Минюсте России 27 января 2006 г. № 7418). Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации (М.: ВНИИДАД, 2003)

Излагается общий порядок подготовки и оформления управленческой документации в министерствах и ведомствах – особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуру документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение).

Типовые инструкции используются в организациях в качестве примера для создания собственных регламентов документационного обеспечения управления персоналом

Составление и использование номенклатуры дел, хранение документов по кадрам

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 1 октября 2004 г., в ред. от 13 мая 2008 г.).

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)

Определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

Кроме того, работа со специфической документацией (бухгалтерская, кадровая, торговая и другая) регламентируется специальными актами

Таблица 3

Общие требования к оформлению кадровой документации

Наименование реквизита документа

Требования к оформлению

Наименование организации – автора документа

Должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации

Код организации – автора документа

Проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факса, телекса, счет в банке, адрес электронной почты и др.)

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией

Регламентируется уставом (положением) организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (классы 0200000).

В письме наименование вида документа не указывают

Код формы документа

Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)

Дата документа

Дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата документа оформляется арабскими цифрами (день месяца, месяц, год), также допускается словесно-цифровой способ оформления даты

Регистрационный номер документа

Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ

Место составления или издания документа

Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения

Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа (конфиденциально, для служебного пользования и др.) можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации ограниченного доступа

Адресат документа

Могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа

Гриф утверждения документа

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО» и наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера

Резолюция

Пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе

Заголовок к тексту документа

Включает краткое содержание документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять

Текст

Оформляется в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Связанный текст, как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы)

Визы согласования

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Внутреннее согласование оформляется визой. Виза согласования включает наименование должности и подпись лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату

Отметка о контроле

Это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль»

Отметка об исполнителе

Включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ

Созданием документов по кадрам и их обработкой занимаются работники службы кадров, эффективность работы которых напрямую связана с организационным, правовым, техническим и кадровым обеспечением деятельности этой службы:

• организационное обеспечение заключается в наличии отдела (службы, бюро) по кадровому учету и делопроизводству как самостоятельного структурного подразделения или должностного лица, ответственного за кадровый учет, подчиняющегося директору по персоналу, руководителю организации или его заместителю по администрированию;

• правовое обеспечение заключается в наличии нормативно-методической базы по работе с документами по кадрам, включающей федеральные нормативные акты, регулирующие вопросы трудового права работников, охраны их труда, трудовых отношений, права на доступ к информации о работниках, соблюдения ими государственной тайны и т. п.; межведомственные нормативные акты по труду, архивному делу, документационному обеспечению кадровой деятельности, классификации и стандартизации документов по кадрам; внутриведомственные нормативно-методические документы (инструкции, рекомендации, правила и т. д.), отражающие технологию работы с кадровыми документами;

• техническое обеспечение заключается в наличии и использовании необходимых в процессе документирования и обработки документов по кадрам современных электронно-вычислительных и организационных технических средств, средств связи и передачи информации, а также информационных технологий;

• кадровое обеспечение заключается в наличии профессиональных квалифицированных работников для выполнения задач, поставленных перед отделом кадрового учета и делопроизводства.

В целом формирование системы кадровой документации предполагает систематизацию состава кадровых документов по их назначению, цели разработки и периодичности исполнения. Затем необходимо унифицировать названия и виды документов и закрепить функции документирования по каждому из них, например, так, как это показано в табл. 4.

Таблица 4

Система кадровой документации

Вид кадрового документа

Функции документирования

I. Стратегические документы по управлению персоналом

Кадровая политика

Составление документа.

Утверждение.

Ознакомление.

Внесение в реестр новых видов кадровых документов

План реорганизации структуры персонала компании

Составление документа

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление.

Внесение в реестр новых видов кадровых документов

II. Документация по персоналу

Анкета претендента

Прием.

Распределение.

Регистрация

Заявление о приеме на работу

Прием.

Распределение.

Регистрация

Приказ о приеме на работу

Составление документа.

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление

Трудовой договор (соглашение)

Составление документа.

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление

Подписка о неразглашении конфиденциальной информации

Прием.

Распределение.

Регистрация

Трудовая книжка

Прием.

Распределение.

Регистрация

Личное дело сотрудника

Хранение.

Справочная работа

Заявление о переводе на другую работу

Прием.

Распределение.

Регистрация

Приказ о переводе на другую работу

Составление документа.

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление

Заявление о предоставлении отпуска

Прием.

Распределение.

Регистрация

Приказ о предоставлении отпуска

Составление документа.

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление

Приказ о поощрении

Составление документа.

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Составление документа.

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление

Форма расчета заработной платы

Разработка формы документа.

Тиражирование формы документа.

Внесение в реестр новых видов кадровых документов

Заявление об увольнении

Прием.

Распределение.

Регистрация

Приказ об увольнении

Составление документа.

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление

Выходное интервью

Составление документа.

Хранение

Рекомендательное письмо

Прием.

Распределение.

Регистрация

III. Сводные кадровые документы

Реестр приказов по личному составу

Внесение в реестр новых видов кадровых документов. Исключение из реестра отмененных видов документов. Хранение

Реестр заявлений

Внесение в реестр новых видов кадровых документов. Исключение из реестра отмененных видов документов. Хранение

Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Внесение в реестр новых видов кадровых документов. Исключение из реестра отмененных видов документов. Регистрация

Реестр трудовых договоров

Внесение в реестр новых видов кадровых документов. Исключение из реестра отмененных видов документов. Хранение

График отпусков

Составление документа. Согласование и визирование. Утверждение.

Ознакомление

Другие документы