Текст книги "Магия тайм-менеджмента. Как все успевать и жить в свое удовольствие"

Ли Кокерелл
Магия тайм-менеджмента. Как все успевать и жить в свое удовольствие

Lee Cockerell

TIME MANAGEMENT MAGIC

How to Get More Done Every Day Move From Surviving to Thriving

© Lee Cockerell, 2014

© ACCO Brands Direct. Day-Timer^®, 2014

© Никитина Е., перевод на русский язык, 2015

© Издание на русском языке, оформление.

ООО «Издательская Группа «Азбука-Аттикус», 2015

Азбука Бизнес^®

* * *

Эта книга посвящается моей бабушке, Джо Элле Померой, подарившей мне на мой пятый день рождения первые часы и всегда находившей время для меня

Важно то, как мы проводим время здесь и сейчас. Если вы недовольны тем, как его используете, значит, настала пора

взяться за ум.

Марсия Вейдер

Если ты не находишь времени, чтобы создать такую жизнь, как ты хочешь, в итоге придется потратить массу времени, чтобы разбираться с жизнью, которой ты не хочешь.

Кевин Нго

Всегда можно найти достаточно времени, если употреблять его хорошо.

Иоганн Вольфганг Гёте

Как только выкрою свободное время, я тут же запишусь на курсы по тайм-менеджменту.

Луис Бон

Предисловие

Одни добиваются исполнения заветных желаний, тщательно планируя всю свою жизнь и строго придерживаясь выбранного направления. Другие же достигают успеха благодаря тому, что воспринимают каждый новый день как уникальную возможность и следуют инстинктам. К таким людям принадлежит Ли Кокерелл. Он не только всемирно известный оратор и автор бестселлеров – в течение 10 лет он занимал пост исполнительного вице-президента Walt Disney World^® Resort. Ли Кокерелл сотрудничал с представительством компании Disney в Париже и Орландо на протяжении 16 лет, а перед этим проработал восемь лет в сети Hilton Hotels и 17 – в Marriott International.

Его книги «Управляя волшебством» и «Все для клиента» не только вдохновили людей по всему миру, но и помогли им понять, как создать собственный волшебный мир и оказать клиентам первоклассные услуги.

Ли Кокерелл действительно добился всего сам. Свой успех он не планировал, и дорога к славе была непростой и долгой. Ли родился на ферме в Оклахоме в бедной семье, денег в доме не хватало даже на то, чтобы проложить водопровод. Мальчик начал работать с восьми лет. Сам доил корову и продавал молоко соседям. Ли приходилось делать это каждый день: у коровы не было выходных.

В конечном счете эта работа принесла свои плоды. Она развила в Кокерелле чувство долга и ответственности, заложила основы личной дисциплины, на которой строится вся его жизнь.

Из книги «Магия тайм-менеджмента» вы узнаете о системе и способе мышления, которые помогут вам сделать жизнь более продуктивной, сбалансированной и эффективной.

Проведя в колледже всего два года, Ли оставил учебу и в 1964‑м поступил на службу в армию.

Почему Кокерелл преуспел, тогда как большинство тех, кто бросил колледж и не выработал «генеральный план», ничего не добились? Ли объясняет это тем, что он всегда был высокоорганизованным и дисциплинированным человеком, верящим в себя.

Вот какой совет дает нам Ли: «Никогда не преуменьшайте свои возможности. Очень многие люди теряют веру в себя и сдаются, потерпев неудачу. На самом же деле поражение должно заставить вас двигаться дальше. Подумайте об этом. Зачем бросать начатое, когда, возможно, успех совсем близко. Махнуть на все рукой – вот уж что точно ничего вам не даст».

Еще один совет от Ли Кокерелла: «Ваша жизнь зависит от вашего к ней отношения. Вы сами пишете свою историю. Только вы можете создать собственное волшебство. Ваша работа самая прекрасная. Отдайтесь ей полностью, станьте лучшим в том, чем занимаетесь, никогда не переставайте учиться. И тогда, встретив новую возможность, вы ее не упустите». Только став организованным человеком, вы действительно подготовите себя к предстоящему успеху.

Хотя Ли ушел в отставку и больше не работает в компании Disney, это не означает, что он не стремится изменить мир к лучшему. Он много путешествует, ведет семинары и выступает с докладами о том, как стать настоящим лидером, настоящим менеджером и как оказывать услуги на самом высоком мировом уровне.

Наслаждайтесь «Магией тайм-менеджмента». Эта книга изменит вашу жизнь!

Вступление

«Когда-нибудь», как можно скорее – это не система. Начните уже сегодня!

Ли Кокерелл

Волшебство Disney не изменит вашу жизнь. Но вы сами можете превратить вашу жизнь в волшебство!

Когда я работал исполнительным вице-президентом по операционной деятельности в компании Walt Disney World^® Resort, я был свидетелем того, как нашей команде удалось создать для посетителей незабываемые волшебные впечатления, фантастический тематический парк и уникальные аттракционы, благодаря которым Disney по праву считается счастливейшим местом на Земле. Хотя надо признать, что даже самые талантливые сотрудники Disney, так же как и мы с вами, постоянно чувствовали нехватку времени. Нас торопят часы, мы спешим, не хватает всего лишь одной секунды, одной минуты, одного дня, чтобы все успеть. Кажется, у нас есть общая проблема – как научиться управлять временем.

Работая в Disney, я возглавлял команду из 40 000 человек, собственно, поэтому мне и пришлось стать экспертом в области тайм-менеджмента. На первых порах – просто ради выживания. И только потом я начал помогать другим правильно организовывать их время.

Сегодня я много путешествую по миру и делюсь своим опытом в области лидерства. Это те знания, которые я приобрел, находясь на службе в армии США и в течение моей 42-летней карьеры в Hilton Hotels, Marriott International и Walt Disney Company во Франции и Орландо. Меня часто спрашивают, как я распоряжался временем. Многих удивляет, как у меня получалось справляться со всеми моими обязанностями, руководя деятельностью 40 000 человек. Чтобы ответить на накопившиеся вопросы, я решил каждое утро записывать все, что я узнал об управлении временем. Моя цель – помочь людям овладеть техникой его организации, тогда, возможно, они смогут избежать ошибок, которые делал я, прежде чем разработал четкую систему.

Однако эта книга не только об управлении временем. В первую очередь она об управлении жизнью. Под словом «управление» я подразумеваю контроль. Моя книга поможет вам контролировать все сферы вашей жизни.

Всем читателям я рекомендую посетить интернет-страницу www.thrive15.com. Здесь вы найдете занимательные и в то же время насыщенные полезной информацией 15-минутные видеоматериалы, посвященные как теме управления временем, так и многим другим вопросам. Приобретенные знания помогут и вам, и вашей организации добиться реального успеха.

Каждое утро понедельника вы можете ознакомиться на моем сайте www.LeeCockerell.com с программой «Основы лидерства на неделю». Кроме того, здесь же в разделе архивов вы найдете прошлые выпуски. Надеюсь, вам будет небезынтересно прочитать мой блог «Уроки лидерства», который содержит более 500 постов о том, как усовершенствовать свои навыки лидера и менеджера. Вы получите массу советов, как кардинально улучшить обслуживание клиентов в вашей организации.

Также на моем сайте содержится информация о приложении для смартфонов iPhone и Android, которое называется Leadership and Coaching on the Go. Здесь же вы найдете мои предыдущие книги «Управляя волшебством», «Все для клиента» и новую – «Магия тайм-менеджмента». Все эти ресурсы позволят вам приобрести практические знания в области лидерства мирового класса, менеджмента и искусства обслуживания клиентов.

Вот что я всегда говорю моим слушателям и членам моей семьи:

«НИКОГДА НЕ ПОЗДНО СТАТЬ ЛУЧШЕ!»

Помните об этом. Мы все можем управлять нашим временем, а в конечном счете и нашей жизнью. Вот в чем смысл этой фразы.

Эта система ничем не отличается от других. Вы можете научиться ей так же, как научились всему остальному. Помните: чтобы облегчить себе жизнь, вначале нужно преодолеть некоторые трудности. Когда вы научитесь решать сложные задачи, вам станет проще.

Напоследок у меня есть для вас два предсказания. Когда вы прочтете эту книгу, вы:

1) будете абсолютно уверены в том, что можете управлять вашей жизнью более эффективно и рационально;

2) будете готовы применить простую систему для планирования и достижения ваших целей.

Глава первая
Это ваша жизнь!

Не говорите, что у вас нет времени. Его у вас ровно столько же, сколько было у Микеланджело, Матери Терезы, Леонардо да Винчи, Томаса Джефферсона, Луи Пастера, Хеллен Келлер, Альберта Эйнштейна.

Г. Джексон Браун

Самое важное, что вам нужно сделать, – это сесть и хорошо подумать о том, как вы используете свое время, на что вы его не тратите и на что вы должны его тратить. Это касается не только работы, но и всех областей вашей жизни. Ее качество напрямую зависит от того, как и где вы проводите время.

В наши дни практически нет таких людей, которые не ощущали бы постоянную нехватку времени. И положение только ухудшается. У нас становится все больше обязанностей и на работе, и вне ее. Мы постоянно находимся в напряжении, и нам начинает казаться, что мы не в силах управлять нашей жизнью. Беспомощность – одно из самых неприятных ощущений. Нас убивает не стресс, а дистресс от чувства невозможности контролировать ситуацию.

Вот к какому выводу я пришел: большинство людей страдают не от переутомления, а от неорганизованности.

Нам необходимо понять, как стать более организованными, чтобы справиться со всеми важными и неотложными делами, пока не оказалось слишком поздно. Я считаю, что самые обычные люди могут сделать на 50 % больше, чем сейчас, включая все самые необходимые дела, если у них будет эффективная система контроля над жизнью.

«Мне не хватило времени» – вот самое распространенное оправдание, которое мы используем, когда чего-то не сделали. В этой книге я постараюсь доказать вам всю нелепость подобной отговорки. У всех нас одинаковое количество времени, так что это только предлог, и ничего более. Задумайтесь над истинным значением моих слов. У Опры Уинфри, Билла Гейтса, Марка Цукерберга и Дж. К. Роулинг ничуть не больше времени, чем у нас с вами. Это касается всех исторических личностей, которые добились невероятного успеха, – Томаса Эдисона, Сьюзан Б. Энтони, Мартина Лютера Кинга Мл., Эсте Лаудер, – у всех них было не более 24 часов в сутки… но и не менее.

Проще говоря, кто-то, несмотря на загруженность, успевает все, другие же, хотя не так уж и заняты, – почти ничего.

Дело в том, что люди верят в этот предлог – «мне не хватило времени». Они и правда считают, что просто так уж вышло. Но само по себе ничего не происходит. Все зависит от нас. Опять повторю: у нас у всех одинаковое количество времени. Насколько мне известно, люди обычно успевают заняться тем, чем им хочется, но не тем, чем нужно.

На семинарах для руководителей компаний я всегда говорю: «Ваша задача – делать то, что требуется, делать вовремя и надлежащим образом, независимо от того, нравится ли это вам и вашим сотрудникам». Когда мы говорим о лидерстве, нас не интересуют должности, служебные обязанности или размер зарплаты. Существует огромное различие между лидерством и менеджментом. Суть менеджмента состоит в том, чтобы выполнять задачи. Лидерство же определяет бытие компании. Речь идет о влиянии, о способах воздействия. Это касается не только нашей работы. Мы все лидеры. Как в бизнесе, так и в наших семьях, в ближайшем окружении, в обществе, а также на рабочих местах, поэтому мы должны быть как можно более организованными и дисциплинированными.

Родителям следует уделять этому особое внимание. Дети не могут быть постоянно счастливы. Ваш долг – сделать то, что требуется, вовремя и надлежащим образом, независимо от того, нравится это вашим детям или нет. Выключите телевизор. Заставьте их отказаться от электронных игр и компьютеров. Пусть они играют во дворе или читают книги, хотят они того или нет. Хорошая физическая подготовка и любовь к чтению – вот самые главные подарки, которые вы можете сделать вашим детям.

Родители имеют право сказать «нет». На самом деле, если вы любите ваших детей, то для их же пользы вы чаще будете говорить «нет», чем «да». Недавно в Сан-Франциско попытались ввести закон, запрещающий «Макдоналдсу» включать игрушку в детское меню. Я решил, что это просто шутка. Ведь дело вовсе не в игрушке и не в калорийности гамбургера. Все дело в родителях. Нельзя винить «Макдоналдс» в том, что так много людей страдает ожирением. Это вопрос личной ответственности. Причина – отсутствие самодисциплины. Когда она есть, можно достичь практически любой цели во всех сферах жизни.

Давайте вспомним о тех лидерах, которые оказали огромное влияние на весь ход мировой истории. Большинство из них не занимали постов исполнительного вице-президента или директора: генерального, операционного, финансового или еще какого-нибудь. Это были просто люди, преданные своему делу. Им хватило решимости добиться своего. Они были страстными, целеустремленными и несгибаемыми личностями. Они верили в свои силы. Они никогда не сдавались.

Гарриет Бичер-Стоу, Нельсон Мандела, Мария Кюри, Альберт Эйнштейн, Махатма Ганди, Роза Паркс были обычными людьми, когда начинали свою карьеру, но они смогли сделать мир лучше. Давайте вспомним Авраама Линкольна. Только благодаря его целеустремленности и решимости Конгресс принял 13‑ю поправку к Конституции, иначе над американцами все еще тяготело бы проклятие рабства. Он и его единомышленники сделали то, что другие люди считали невозможным. И как сказал Генри Форд: «Если вы думаете, что у вас получится, вы правы, если вы решили, что ничего не выйдет, вы тоже правы».

Быть результативным – значит доводить начатое до конца. Быть эффективным – значит делать правильные вещи в верной последовательности и уделять первоочередное внимание самым неотложным, жизненно важным и необходимым задачам во всех областях.

Нельзя недооценивать себя. И никогда не говорите, что вам не хватает времени. У вас его столько же, сколько у тех людей, которые добились успеха. Эта книга поможет вам управлять временем, чтобы достичь всех ваших целей. Если вы уже воспитали в себе дисциплинированность, вы узнаете, как направить ее в нужное русло и стать еще более результативным и эффективным. Эти качества – ключ к успеху. Быть результативным – значит доводить начатое до конца. Быть эффективным – значит делать правильные вещи в верной последовательности и уделять первоочередное внимание самым неотложным, жизненно важным и необходимым задачам во всех областях.

Платите сейчас или платите потом

Более 30 лет назад я посетил семинар по управлению временем, потому что едва-едва все успевал. Я постоянно трудился в субботу и в воскресенье и каждый вечер брал работу домой. В конечном счете мне удавалось справляться со всеми обязанностями, поэтому я считал себя весьма организованным человеком. Потом, прослушав курс лекций, я овладел системой, которая изменила всю мою жизнь. Как только я стал применять эти знания на практике, я был вознагражден. С тех пор я доволен каждым своим днем.

Я написал эту книгу специально для того, чтобы вы смогли воспользоваться моими знаниями и опытом. Результат превзойдет все ваши ожидания. Возможно, сейчас вы чувствуете себя потерянными и беспомощными, потому что вам необходимо сделать так много, а у вас так мало времени. Со временем эти неприятные ощущения пройдут. Все не так уж и безнадежно. Вы научитесь быть более организованными и дисциплинированными, но вам надо прежде всего захотеть этого.

Меня часто спрашивают, что вызывает мою особую обеспокоенность. Могу вам сказать, что больше всего меня тревожит человеческая неорганизованность.

Это настоящая проблема. У большинства людей нет никакой системы, чтобы планировать день, неделю, месяц и год. На работе они руководствуются правилами, которые помогают им справляться с обязанностями. Здесь их направляют контрольные таблицы, методические рекомендации, общая стратегия компании и установленные процедуры. Но, когда дело доходит до личной жизни, людям не на что опереться. Они уповают на то, что все само собой образуется. Но это вовсе не система. Как ни печально, большинство людей гораздо лучше управляют рабочим временем, нежели собственным.

В ходе моих занятий по управлению временем и жизнью я всегда задаю слушателям один и тот же вопрос: «Кто в первую очередь несет ответственность за то, что с вами происходит?»

Вы знаете ответ, с него начинается это предложение: «Вы!» Я надеюсь, что моя книга и мой подход к проблеме помогут вам задуматься о ваших обязанностях на работе, дома и во всех остальных областях жизни, включая здоровье, деятельность на благо общества, личное развитие и финансы.

Если уж зашел разговор о финансах, то нужно отметить еще один аспект управления временем: вы научитесь мыслить в краткосрочной и долгосрочной перспективе, а это, в свою очередь, означает разработку пенсионного плана в начале карьеры. Нельзя впервые задумываться о пенсионном фонде за несколько лет до выхода в отставку, так же как и нельзя приступать к выбору университета для ваших детей, когда им уже исполнилось 16 лет, или начинать беспокоиться о медицинской страховке, когда вы уже заболели.

К сожалению, большинство людей откладывают такие важные вещи на потом, до тех пор пока не столкнутся с проблемой лицом к лицу. Они задумываются о медицинской страховке после операции. Они не делают упражнений по снижению веса, пока не упадут и не сломают бедро. Они бросают курить, только когда им диагностируют рак легких. Они не планируют будущее своих детей, пока тех не примут в учебное заведение, которое не по карману родителям, или пока не столкнутся с настоящей бедой, например подростковой наркоманией, нежелательной беременностью или низкой самооценкой и неуверенностью в себе у ребенка. Такие люди всерьез не задумываются о пенсии до последнего, в результате они вынуждены продолжать работать в 70 и даже 80 лет. Зачастую им приходится страдать понапрасну из-за того, что они не в состоянии оплатить медицинские услуги. Вы рассчитываете стать первым человеком в истории, который не будет стареть и ему не понадобится пенсия?

Вам придется платить либо сейчас, либо потом за каждое принятое вами решение, как и где расходовать ваше время.

Самый важный навык

Каждый из нас знает, что надо и не надо делать, но почему-то не все руководствуются этими соображениями. «Когда-нибудь» – это не день недели. Существует много психологических причин, почему люди не делают то, что должны, но главная заключается в следующем: они не знают как. Они недостаточно организованны, чтобы выполнить то, что необходимо. В школах, колледжах и университетах нет курса по управлению временем и жизнью. Хотя на самом деле это один из важнейших навыков, который может сделать человека успешным и счастливым.

Здесь я должен повториться, рискуя показаться докучливым, но я хочу, чтобы вы до конца поняли всю важность этой фразы:

Управление временем и жизнью – один из важнейших навыков, который может сделать человека успешным и счастливым.

Я надеюсь, что эта книга укажет вам верную дорогу, пока у вас еще есть время. Чтобы извлечь настоящую пользу из прочитанного, вы должны быть честны сами с собой.

Задайте себе эти вопросы:

Что мне не нравится в моей жизни?

Что мне не нравится в моей работе, моих друзьях, родственниках или зарплате?

Какая самая большая проблема в моей личной жизни?

Какая самая большая проблема в моей профессиональной деятельности?

Что я собираюсь делать с этим?

Изучив искусство и науку управления временем и жизнью, вы обязательно сможете найти ответы на все эти вопросы. Но я должен признать: вполне вероятно, что этого окажется недостаточно. В таком случае я настоятельно советую вам обратиться к тому, кто сможет вам помочь.

Ежедневник

Я провожу курсы по управлению временем и жизнью, опираясь на хорошо проверенный метод доцифровой эпохи. Я выбрал Day-Timer как ежедневник, который помогает мне реализовывать принципы и методику моего курса. В своей практике я использую систему ежедневника Two-Page-Per-Day Original (www.daytimer.com).

Вот уже 35 лет, как я использую эту систему, и благодаря ей я смог достичь баланса и порядка в моей до того столь беспокойной жизни. В результате я добился успеха, о котором раньше и не мечтал, как в личной, так и в профессиональной сфере. Каждый день, неделю, год я планирую с помощью ежедневника. Он позволяет мне держать мою жизнь под контролем.

Хочу вас заверить, что я не «динозавр». Я прекрасно осведомлен в области цифровых технологий и радуюсь каждой новинке. У меня есть смартфон, с его помощью я отправляю и получаю электронные письма, общаюсь в Интернете. Я также пользуюсь календарем в телефоне и списком контактов, которых насчитывается более 3000. Но мне не нужен смартфон, чтобы стать дисциплинированным. Я смог рационально организовать свою жизнь еще в то время, когда Стив Джобс только мечтал об Apple. Но я должен признать, что смартфон помог мне стать более эффективным, чем я был до этого.

Я могу с уверенностью сказать, что те, кто раньше пользовался бумажным ежедневником, а теперь переключился на смартфоны, стали менее организованными, эффективными и дисциплинированными.

Теперь у меня два прекрасных инструмента, которые помогают мне контролировать мою жизнь: ежедневник и смартфон. Позже я расскажу вам, как я использую их для того, чтобы не терять контроль, даже когда путешествую, выступаю с докладами и речами и провожу семинары, прилагая все усилия, чтобы оставаться прекрасным отцом, дедушкой и мужем.

Основываясь на своих наблюдениях за тысячами людей во всем мире, я могу с уверенностью сказать, что те, кто раньше пользовался обычным бумажным ежедневником, а теперь переключился на смартфоны, стали менее организованными, эффективными и дисциплинированными, чем были до этого. Одна из причин заключается в том, что люди тратят больше времени, чем экономят. У них появилась интересная новая игрушка, с которой, вместо того чтобы заниматься делом, можно развлекаться в свое удовольствие. Очень немногим хватает самодисциплины, чтобы сосредоточиться на том, что действительно важно, из чего можно почерпнуть новую информацию, а не на том, что радует. Если вы стремитесь преуспеть в деле управления временем, вы не должны отвлекаться на Facebook, Twitter, Instagram, текстовые сообщения, электронную почту, разнообразные обновления – от этого уже пострадало много начинающих лидеров.