Текст книги "Поставщики в строительстве, их выбор и налаживание с ними отношений"

Поставщики в строительстве, их выбор и налаживание с ними отношений
Маргарита Васильевна Акулич

© Маргарита Васильевна Акулич, 2023

ISBN 978-5-0060-6475-1

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Предисловие

В предлагаемой книге говорится о понятии «поставщик». Приведены советы по выбору поставщиков и развитию партнерства с поставщиками.

Говорится о необходимости сотрудничества подрядчиков с поставщиками, о преимуществах управления отношениями с поставщиками и соответствующих стратегиях.

При подготовке книги использовались исключительно англоязычные источники.

I Поставщики для проектирования и строительства

Конечно, в разных странах могут быть свои понятия того, что такое «поставщик». Здесь мы для примера рассмотрим то, как «поставщик» понимается в Великобритании.

1.1 Понятие «поставщик». Усложненная ситуация

Понятие «поставщик»

В строительной отрасли «поставщик» (или экономический оператор) – это очень общий термин, который относится к организациям, с которыми заключен контракт в рамках поставки построенного объекта.

Традиционно поставщиками считались организации, заключившие контракт на поставку физических поставок, таких как товары, материалы, оборудование и т. д., однако теперь его использование гораздо шире, и стандарт PAS 1192—2 (теперь замененный BS EN ISO 19650) определяет поставщика как любого поставщика услуг или товаров либо непосредственно работодателю, либо другому поставщику в цепочке поставок. Цепочка поставок – это взаимосвязанная иерархия поставщиков.

Поскольку строительство усложнилось, а поставщики стали более специализированными, цепочка поставок расширилась. В простом «традиционном» строительном проекте консультанты по проектированию и главный подрядчик, иногда называемые поставщиками первого уровня, работают на работодателя, а главный подрядчик может иметь ограниченную цепочку своих собственных поставщиков.

Однако в проектах PFI или проектах проектирования и строительства может быть только один первый уровень или основной поставщик, на которого работает широкий круг консультантов, субконсультантов и субподрядчиков.

Примечание:

(PFI) – является частной финансовой инициативой политики госзакупок Соединенного Королевства, нацеленной на создание «государственно-частного партнерства», при которой имеет место заключение частными компаниями контрактов на завершение госпроектов и управление ими.

Усложненная ситуация

Ситуация усложняется в крупных проектах, когда у работодателя есть несколько поставщиков первого уровня с расширенными цепочками поставок. Это может распространиться на множество поставщиков, иногда неизвестных руководству на вершине цепочки.

Одна из трудностей, с которыми сталкиваются в строительной отрасли, заключается в том, что на первом и втором уровнях цепочки поставок часто подписываются довольно обременительные условия контрактов, но по мере развития цепочки договорные обязательства уменьшаются до тех пор, пока поставщики в конце цепочки не перестанут работать.

1.2 Уровни поставщиков

Уровень 1

Проектировщики и конструкторы, имеющие прямой договор с конечным заказчиком.

Примечание:

PAS 1192—2 предполагает, что «Поставщик уровня 1 может предоставлять услуги для проекта (например, разработку технического описания проекта, архитектурные услуги, инженерные услуги, услуги по управлению строительством) или может предоставлять товары для проекта (например, построенные активы).

Уровень 2

Проектировщики, строители и поставщики по субподряду с подрядчиком первого уровня.

Новейшие консультанты по дизайну. Субподрядчики.

Производители и дистрибьюторы материалов.

Поставщики основных машин и оборудования, такого как башенные краны.

Уровень 3

Проектировщики, конструкторы и поставщики по субподряду с субподрядчиком второго уровня.

Дизайнеры, которые предоставляют рабочие детали.

Специализированные субподрядчики.

Производители и дистрибьюторы материалов.

Фирмы по поставке и аренде машин и оборудования.

Уровень n

Субподрядчики третьего уровня также нанимают поставщиков и субподрядчиков, поэтому во многих случаях в строительных поставках участвует четвертый (или даже пятый) уровень.

Подрядчиков первого уровня обычно называют главными подрядчиками, а многих подрядчиков второго уровня называют специализированными подрядчиками.

Субподрядчики, работающие только с рабочей силой, обычно работают на третьем уровне.

В последние годы крупные работодатели, предлагающие непрерывность строительства, проявляют растущий интерес к установлению отношений, выходящих за рамки прямых поставщиков первого уровня.

Рамочные контракты и партнерские соглашения стали пионерами такого подхода, поощряя участие выбранных поставщиков на относительно ранних стадиях проектов, обеспечивая при этом непрерывность работы. Это привело к более тесному сотрудничеству между ведущими проектировщиками, подрядчиками, специалистами-проектировщиками и специализированными поставщиками.

1.3 Подрядчик против поставщика

Понятия «подрядчики»

В широком смысле слова «подрядчики» – это организации, назначенные клиентами для завершения строительных работ. Однако это, казалось бы, простое определение осложняется тем фактом, что подрядчики, как правило, не обладают всеми необходимыми навыками или товарами, необходимыми для самостоятельного строительства здания. Это означает, что они, скорее всего, назначат ряд субподрядчиков и поставщиков для оказания помощи в строительстве работ, на выполнение которых у них заключен контракт.

Понятие «поставщики»

Традиционно «поставщиками» считались организации, с которыми заключены контракты на осуществление физических поставок, таких как поставки товаров, материалов, оборудования и т. д., либо непосредственно клиенту, либо подрядчику или субподрядчикам.

Однако это определение стало размытым из-за растущей сложности цепочки строительных поставок и появления такой практики, как изготовление за пределами объекта, при которой поставка сложных готовых изделий может включать в себя деятельность, которая в противном случае была бы классифицирована как строительные работы, а также растущий аутсорсинг операционных контрактов на поставку услуг (а не товаров) для запуска завершенных разработок.

Таким образом, более простое различие может заключаться в том, что с подрядчиком заключен контракт на выполнение строительных работ, а с поставщиком заключен контракт на поставку конкретных товаров или услуг.

Однако это различие еще больше усложнилось тем, что правительство Великобритании использовало термин «поставщик» для обозначения любого поставщика услуг или товаров либо непосредственно работодателю, либо другому поставщику в цепочке поставок.

Всеобъемлющее определение предполагает, что термин «поставщик» может использоваться для обозначения подрядчиков, субподрядчиков, консультантов, поставщиков товаров и поставщиков услуг.

II Советы по выбору надежных строительных поставщиков и субподрядчиков

Джон Донн сказал: «Ни один человек не является островом». То же самое можно сказать и о строительных компаниях. Сегодняшнему генеральному подрядчику требуется обширная сеть субподрядчиков и поставщиков для реализации проектов вовремя и в рамках бюджета. Но заключение контрактов с этими поставщиками сопряжено с дополнительным риском, поскольку в конечном итоге генеральные директора несут ответственность за все операции проекта, независимо от того, выполняются ли они их собственными сотрудниками или поставщиками.

Этот риск включает в себя перебои в цепочке поставок, нарушения техники безопасности, ухудшение качества работы, задержки реализации проектов и проблемы с лицензированием, и это лишь некоторые из составляющих дополнительного риска. Между тем, выбор подходящего поставщика может облегчить часть тяжелой работы и одновременно ускорить реализацию проектов.

Далее рассмотрен ряд советов по выбору строительных поставщиков и субподрядчиков, которым вы можете доверять.

2.1 Проведите экспертизу. Посмотрите на их опыт. Посмотрите на опыт владельца/бригадира (прораба)

Проведите экспертизу

Смогут ли они сделать то, что вам нужно, с тем качеством, которое вам необходимо? Посмотрите на их предыдущие работы и сделайте выводы.

Посмотрите на их опыт

Сколько лет они занимаются бизнесом? Новый бизнес не является исключающим фактором, но давно существующие компании обычно более последовательны в обеспечении хороших поставок.

Посмотрите на опыт владельца/бригадира (прораба)

Предприятие может быть новым, но владелец/бригадир (прораб) может работать 30 и более лет. Он руководит этой работой, поэтому его опыт имеет решающее значение.

2.2 Посмотрите на их показатели безопасности. Поинтересуйтесь наличием у них необходимых лицензии и страховки

Посмотрите на их показатели безопасности

Каковы их рейтинги безопасности TRIR, EMR, LTIR? Были ли у них какие-либо уведомления регулирующих органов о нарушениях? Есть ли у них программа активной безопасности, включающая документированное обучение и руководство по политике и процедурам безопасности? Есть ли у кого-нибудь из сотрудников или хотя бы у мастера карточки OSHA 30 (30-часового OSHA-обучения)? Есть ли у них процедура сообщения о несчастных случаях? И есть ли у них список сотрудников, компетентных в задачах, в выполнении которых они задействуются?

Поинтересуйтесь наличием у них необходимых лицензии и страховки

Есть ли у них лицензия на ведение бизнеса и необходимая страховка? Страхование может включать в себя общую ответственность, оплату труда рабочих, страхование автомобилей, ошибок и упущений, загрязнение окружающей среды и, для архитекторов и инженеров, страхование профессиональной ответственности.

Помните, что нелицензированные или незастрахованные поставщики должны быть исключены из вашего списка.

2.3 быстро выполнять заказы и обеспечивать реализацию проектов. Поинтересуйтесь отзывами. Посмотрите на реакцию

Проверьте их способность

Вам целесообразно знать, что они могут быстро выполнять заказы и обеспечивать реализацию проектов.

Поинтересуйтесь отзывами

У каждого есть друг, который оставит фантастический отзыв. Копайте глубже, чтобы найти реального клиента, который сможет дать вам реальную оценку.

Посмотрите на реакцию

Компания, которая медленно реагирует и не тратит время на проверку своей работы, скорее всего, будет действовать таким же образом всегда.

2.4 Оцените гибкость в подборе персонала. Посмотрите на понимание и выполнение требований. Позаботьтесь о разнообразии. Оцените широту навыков

Оцените гибкость в подборе персонала

Могут ли они увеличиваться или уменьшаться с точки зрения количества работников по мере изменения ваших потребностей?

Посмотрите на понимание и выполнение требований

Понимают ли они требования и выполняли ли они их раньше? Позаботьтесь о разнообразии

Некоторые государственные проекты требуют привлечения предприятий, принадлежащих женщинам, меньшинствам или ветеранам. Хотя это и не обязательно, хорошо иметь в своем списке поставщиков хотя бы несколько таких особенных поставщиков.

Оцените широту навыков

Могут ли они выполнять разные виды работ? Наем одного поставщика или субподрядчика вместо многих сэкономит вам время до и после реализации каждого проекта.

2.5 Проверьте их поставщиков и требования к ним. Оцените их техническую подкованность

Проверьте их поставщиков и требования к ним

Хотя ваш непосредственный поставщик может удовлетворить все ваши требования, вам также необходимо убедиться, что его поставщики делают то же самое. Субподрядчики субподрядчиков остаются под вашей ответственностью.

Оцените их техническую подкованность

Используют ли они электронную почту и цифровые изображения для документации? Могут ли они получать планы и документы по электронной почте? Используют ли они видео, чтобы сообщать о прогрессе и проблемах? Технически подкованные поставщики могут облегчить вашу работу, и именно это они и должны делать.

2.6 Определите требования к конкретному объекту. Оцените их цены. Используйте стороннюю квалификацию

Определите требования к конкретному объекту

Это может быть пропуск на государственные объекты, профсоюзные билеты, тестирование на наркотики и алкоголь.

Оцените их цены

Если цены выходят за рамки вашего бюджета, то все остальное не имеет значения. В то же время никогда не следует отдавать предпочтение цены во вред качеству. Помните, что риску подвергаетесь именно вы, даже если вина не ваша..

Используйте стороннюю квалификацию

Квалификационные службы по управлению цепочками поставок, такие как Avetta или ISN, могут помочь облегчить бремя проверки поставщиков. Они должны подтвердить, что у поставщиков есть все необходимые страховки, лицензии, записи о безопасности и другая документация, которая поможет ограничить ваш риск при ведении бизнеса. Они ежегодно перепроверяют рейтинги безопасности и страховку, чтобы подтвердить их актуальность.

Приведенный список длинный и следование ему требует значительных затрат времени. Но задумайтесь на минутку о цене выбора неправильного поставщика или субподрядчика, который подвергает риску ваш проект и строительную компанию. Не лучше ли потратить время заранее, чем потом терпеть фиаско в итоге?

III Автоматизированный выбор поставщиков в строительной отрасли

3.1 «Железный треугольник» закупок. Альтернатива железному треугольнику. Автоматизация оценки поставщиков

«Железный треугольник» закупок

В Соединенных Штатах менеджеры предприятий и специалисты по закупкам использовали метод закупок товаров и услуг, основанный на стратегии «качество-своевременность-затраты». Этот «железный треугольник» закупок основывался на трех факторах: высокое качество, своевременная доставка и низкая стоимость. Однако поставщикам часто было трудно адекватно реализовать все три части треугольника. Например, они смогли доставить что-то хорошее (качество) и быстро (своевременная доставка), но это могло стоить дороже.

Для специалистов по закупкам достижение успешных результатов с помощью подхода к закупкам «железного треугольника» часто было длительным процессом. Это могло означать использование одного поставщика за другим в разных проектах в попытке достичь определенных результатов. В конце концов, клиенты, возможно, в конце концов обнаруживали, что результаты, которых они хотели достичь, не оказывались реалистичными.

Альтернатива железному треугольнику

Автоматизированный выбор поставщиков (AVS) – это другой подход к закупкам, который американские руководители применяют в качестве альтернативы «железному треугольнику». Он использует технологию для объединения поиска и выбора поставщиков, а также объединяет функции управления проектами и коммуникации между членами команды, чтобы создать более сплоченный процесс. На начальном этапе процесса закупок клиенты создают базу данных заранее определенных критериев, которые могут быть загружены в программу. В организациях, где в принятии решений о закупках участвует несколько человек, автоматизированный процесс выбора поставщиков может включать критерии требований от всех одновременно.

Автоматизация оценки поставщиков

Программное обеспечение позволяет автоматизировать этап оценки поставщиков. Лицам, принимающим решения, представляются только потенциальные кандидаты, способные полностью предоставить запрошенную услугу. Автоматизированный подход к выбору поставщиков позволяет лицам, принимающим решения, проводить основанные на равенстве сравнения между потенциальными поставщиками – в практике принятия решений нет «интуитивных инстинктов», «особых фаворитов» или негативных предубеждений. Технологии могут расставлять приоритеты по критериям, основанным на ощутимых деталях, поэтому, если какой-либо фактор важнее, его можно соответствующим образом взвесить и принять во внимание. Например, если скорость является приоритетом, то это будет частью того, как алгоритм оценивает данные. После того, как потенциальные поставщики определены (на основе результатов компьютерных данных), при оценке могут использоваться облачные технологии (или другие методы электронных закупок), чтобы предоставить членам команды варианты виртуальной оценки.

3.2 Технологический и закупочный риск. Стратегии поставщиков. Обеспечение интегрированной стратегии оценки закупок

Технологический и закупочный риск

Определение потенциального риска должно быть частью любого процесса выбора поставщика. Есть ли риск, основанный на репутации? Есть ли финансовый риск? Есть ли угроза безопасности? Программное обеспечение может помочь ускорить анализ рисков, сделать бизнес более безопасным, а отношения с поставщиками более гладкими. Автоматизированный процесс закупок должен учитывать должную осмотрительность в отношении безопасности и других потенциально проблемных вопросов. Это может помочь обойти и даже избежать потенциальных рисков.

Стратегии поставщиков

С точки зрения поставщиков в процессе автоматизированного выбора поставщиков заранее определяются три вещи:

Они будут конкурировать только с другими поставщиками, которые соответствуют критериям в базе данных клиента. Одинаковый уровень качества и ожидания доставки будут указаны для всех поставщиков. Самая привлекательная цена будет вознаграждена предоставлением проекта (если все остальные факторы имеют место).

Обеспечение интегрированной стратегии оценки закупок

Программное обеспечение Procure to Pay начинается с аспекта закупок в процессе закупок и заканчивается платежами поставщику. Программное обеспечение Procure to Pay похоже на исходное программное обеспечение для оплаты (или программное обеспечение S2P). Тем не менее, программное обеспечение от источника до оплаты, как правило, работает с большими данными и цифровыми сетями, чтобы обеспечить интегрированную стратегию оценки закупок. Следовательно, программное обеспечение от источника до оплаты может включать задачи, связанные с автоматическим выбором поставщика, а программное обеспечение от закупки до оплаты может не включать их.

Эти программные средства предназначены для автоматизации всего процесса закупок вплоть до оплаты. Они могут быть полезны в организациях, стремящихся интегрировать отделы закупок, маркетинга и финансовые отделы или отделы кредиторской задолженности, используя централизованный программный подход. Программное обеспечение Procure to Pay обычно охватывает следующие процессы:

Составление запросов предложений

Управление контрактами. Изготовление таймлайнов.

Оплата счетов. Управление опросами на предмет удовлетворенности клиентов (маркетинговая функция).

Программное обеспечение Procure to Pay обеспечивает прозрачность транзакций от начала до конца.

IV Почему подрядчики должны сотрудничать с поставщиками?

4.1 Успех любого подрядного бизнеса зависит от наличия клиентов, навыков и материалов. Поставщики – это не только доставщики материалов

Успех любого подрядного бизнеса зависит от наличия клиентов, навыков и материалов

Существует множество способов привлечения постоянных клиентов и работников. Некоторые подрядчики проводят агрессивные маркетинговые кампании и осуществляют тщательные поиски талантливых специалистов, чтобы расширить круг своих клиентов и увеличить численность персонала. Но при этом многие забывают позаботиться о снабженческой стороне бизнеса. Некоторые подрядчики не уделяют должного внимания своим поставщикам, зачастую считая, что их можно заменить.

Поставщики – это не только доставщики материалов

Поставщики – это не только доставщики материалов. Перебои в сети поставок могут привести к катастрофическим задержкам в реализации проектов, превышению затрат или проблемам с обеспечением качества. Лучшим способом поддержания стабильной цепочки поставок в строительном бизнесе или в сфере бытовых услуг является установление прочных связей с поставщиками.

Далее мы поговорим о том, почему важно сформировать прочные отношения между подрядчиком и поставщиком и как начать эту работу.

4.2 Что такое отношения между подрядчиком и поставщиком? Плюсы и минусы партнерства с поставщиками

Что такое отношения между подрядчиком и поставщиком?

Отношения между подрядчиком и поставщиком строятся на взаимном доверии и понимании. Речь идет о взаимодействии с поставщиками как с деловыми партнерами, а не просто как с продавцами.

Но не поймите неправильно. Хорошее партнерство с поставщиком не обязательно подразумевает предоставление коммерческих льгот, снижение цен и т. п. Это скорее поиск золотой середины между интересами поставщика и целями вашего бизнеса. Например, в качестве делового партнера поставщик должен предоставлять гибкую схему оплаты в зависимости от доходов предприятия.

Можно также договориться о графике поставок и качестве продукции для поддержания стабильности. Тесно сотрудничающий с вами поставщик также предупредит вас о предстоящем дефиците материалов, изменениях в законодательстве или скачках цен, которые могут повлиять на ваш бизнес. Такое раннее предупреждение может дать вам достаточно времени, чтобы подготовить свой бизнес и клиентов к серьезным изменениям.

Плюсы и минусы партнерства с поставщиками

Как и в любых других отношениях, здесь есть как преимущества, так и проблемы.