Текст книги "1С:Предприятие. Зарплата и кадры. Секреты работы"

Как видно из рис. 2.6, иерархический справочник «Сотрудники» состоит из двух частей: схемы справочника и содержимого группы справа. При открытии справочника схема свернута в название справочника со значком "+" слева. Чтобы развернуть схему, необходимо щелкнуть мышью на значке "+". Наличие значка "+" возле значка папки означает, что в группе есть подгруппы и т. д. Открыть папку (группу) можно двумя способами:

✓ двойным щелчком мыши на значке папки желтого цвета в левой части окна справочника;

✓ двойным щелчком мыши на значке папки в правой части справочника.

Рис. 2.6. Пример иерархического справочника

Рис. 2.7. Пример простого справочника

Значок голубого цвета означает простой элемент справочника, т. е. сам объект учета. Пользователь может задавать различные действия в справочнике, используя:

✓ меню Действия;

✓ панель инструментов;

✓ контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопкой мыши на строке справочника. Результат действия при выборе из контекстного меню может зависеть от выбранной команды;

✓ комбинации клавиш, эквивалентные действиям.

Пункты меню Действия (рис. 2.8) сопровождаются соответствующей комбинацией клавиш и имеют на панели инструментов эквивалентные кнопки (рис. 2.9). Начинающие не помнят назначения кнопок на панели инструментов и, как правило, пользуются меню Действия. С опытом приходит и знание кнопок на панели инструментов. Продвинутые пользователи пользуются комбинациями клавиш.

Рис. 2.8. Меню Действия

Рассмотрим панель инструментов справочника (рис. 2.9).

Рис. 2.9. Панель инструментов справочника

Для задания какого-либо действия необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши на соответствующем значке.

Часто пользователь забывает открыть группу, в которую нужно добавить новый элемент, и элемент попадает в справочник без группировки. Бывает, у элемента меняется группа в процессе работы или просто обычная невнимательность пользователя приводит к тому, что элемент находится не в той группе. Для того чтобы перенести элемент из группы в группу, необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. В таблице выбрать элемент или группу, которую требуется перенести.

2. В дереве выбрать группу, в которую требуется перенести.

3. Выбрать пункт Перенести в другую группу из меню Действия главного меню программы или нажать кнопку Перенести в другую группу на панели инструментов или комбинацию клавиш <Ctrl>+<F5>.

Для ввода нового элемента в справочник необходимо вначале открыть группу, в которую будет добавлен элемент. В зависимости от навыков, вкуса и привычки, пользователь задает добавление одним из следующих способов:

✓ в меню Действия выбрать пункт Новый;

✓ нажатием правой кнопки мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт Новый;

✓ нажать кнопку Новая строка на панели кнопок;

✓ нажать клавишу <Ins>.

При заполнении параметров нового объекта после ввода необходимо нажать клавишу <Enter>.

Группы используются не только для удобства хранения и поиска элементов, но и для получения дополнительного анализа, поэтому разбиение на группы крайне важно. Для ввода новой группы в справочник необходимо вначале открыть группу, в которую будет добавлена вложенная группа. Пользователь задает добавление одним из следующих способов:

✓ в меню Действия выбрать пункт Новая группа;

✓ нажатием правой клавиши мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт Новая группа;

✓ нажать кнопку Новая группа на панели кнопок;

✓ нажать комбинацию клавиш <Ctrl>+<F9>.

При заполнении параметров нового объекта после ввода нажмите клавишу <Enter>.

Старайтесь не изменять предлагаемых кодов, т. к. они формируются автоматически и программой отслеживается их уникальность.

Иногда бывает полезно добавлять новый элемент путем копирования уже существующего, если в них много общего.

Пользователь задает копирование одним из следующих способов:

✓ в меню Действия выбрать пункт Копировать строку;

✓ нажатием правой клавиши мыши вызвать контекстного меню и выбрать пункт Копировать строку;

✓ нажать кнопку Копировать строку на панели кнопок;

✓ нажать клавишу <F9>.

В справочнике будет создана новая строка, являющаяся копией выбранной за исключением кода. Код автоматически создается программой и может быть отредактирован пользователем.

Поскольку элементы справочников входят в качестве элемента аналитического учета в бухгалтерские операции, просто так удалить элемент из справочника программа не позволит, элемент будет помечен на удаление. Если пользователь решит, что пора избавиться от «мусора», то в режиме удаления помеченных объектов программа после контроля удалит элемент или предупредит о невозможности удаления элемента из справочника со ссылкой на операцию или другой объект, использующий данный элемент. Пользователь помечает элемент на удаление одним из следующих способов:

✓ в меню Действия выбрать пункт Пометить на удаление;

✓ нажатием правой клавиши мыши вызвать контекстного меню и выбрать пункт Пометить на удаление;

✓ нажать кнопку Пометить на удаление на панели кнопок;

✓ нажать клавишу <Del>.

Выделенная строка будет помечена на удаление значком "х" на пиктограмме элемента.

Пользователь имеет дело со справочником либо в окне справочника, вызванном из меню Справочники, либо в режиме выбора элемента из справочника. В первом случае открыть выбранный элемент для изменения можно нажатием клавиши <Enter>, во втором – комбинацией клавиш <Shift>+<Enter>. В обоих случаях можно просто нажать кнопку Изменить на панели инструментов справочника. Очень часто пользователь становится в тупик, когда ему необходимо отредактировать строку справочника, а после нажатия клавиши <Enter> или двойного щелчка происходит возврат в другое диалоговое окно. Если в названии справочника присутствует приписка (Выбор), то для изменения строки необходимо нажать кнопку Изменить или комбинацию клавиш <Shift>+<Enter>.

Нажмите кнопку Записать на панели кнопок.

Когда справочник предлагается пользователю для выбора элемента из него, на панели инструментов появляется еще одна кнопка – Выбрать, поэтому выбрать можно одним из следующих способов:

✓ нажать кнопку Выбрать на панели кнопок;

✓ дважды щелкнуть мышью;

✓ нажать клавишу <Enter>.

В программе предусмотрено ведение истории значений тех реквизитов, которые участвуют в расчетах или присутствуют в первичных документах. После изменения таких реквизитов перед записью программа выдает предложение изменить дату записи в историю (рис. 2.10), но пользователь, не раздумывая, нажимает кнопку OK и имеет в дальнейшем кучу неприятностей. Например, изменение формы оплаты труда записывается в историю. В расчете заработной платы будет подставляться форма оплаты труда с соответствующей датой из истории.

Рис. 2.10. Изменение даты перед записью в историю

Для изменения даты записи необходимо выбрать способ задания даты в переключателе:

✓ с заданной даты;

✓ с начала текущего расчетного периода;

✓ документом Кадровое перемещение.

Установив переключатель в позицию с, можно задать конкретную дату изменения реквизита в истории.

Задание даты в поле ввода не выполнит запись с заданной датой, если не установить переключатель в данной позиции.

Если установить переключатель в позицию с начала текущего расчетного периода, изменение будет записано в историю с датой, указанной в скобках данной позиции.

Если установить переключатель в позицию документом Кадровое перемещение, пользователю будет предложено диалоговое окно Кадровое перемещение (рис. 2.11) для формирования нового документа «Кадровое перемещение». После сохранения документа в историю добавится запись с датой документа.

Рис. 2.11. Диалоговое окно Кадровое перемещение

Для доступа к истории значений реквизита необходимо:

1. Выбрать строку в справочнике.

2. Выбрать пункт История значения из меню Действия или контекстного меню, также можно нажать кнопку История на панели инструментов или клавишу <F5>.

3. Из предложенного списка выбрать нужный реквизит.

История значения содержит все изменения значения элемента данных, происходившие с момента создания элемента (рис. 2.12). Пользователь может отредактировать текущую строку, ввести новую строку, создать новую строку как копию текущей и удалить текущую строку. Назначение кнопок на панели инструментов такое же, как и кнопок на панели инструментов справочника. Существует более удобный режим работы с историей значений реквизитов справочника:

1. Выбрать строку.

2. Нажать на кнопку История в нижней части окна справочника.

3. Выбрать нужный реквизит или все реквизиты.

Рис. 2.12. История значения реквизита «Форма оплаты труда» в справочнике «Сотрудники»

В окне истории возможные действия соответствуют кнопкам в нижней части окна истории реквизитов, необходимо только перед нажатием отметить строку истории, для которой будет задаваться действие (рис. 2.13).

Рис. 2.13. История изменения всех периодических реквизитов в справочнике «Сотрудники»

Для получения описания методов работы со справочниками нажмите клавишу <F1> или выберите в главном меню программы пункт Помощь, из подменю также выберите пункт Помощь.

Для получения описания справочника нажмите кнопку Описание на инструментальной панели справочника или выберите в главном меню программы пункт Помощь, из подменю выберите пункт Описание.

Справочник может быть отсортирован по любой колонке. Для выбора порядка сортировки необходимо выбрать пункт Сортировка из меню Действия или контекстного меню и пункт Сортировка из подменю. Первоначально справочник сортируется по алфавиту. Этот механизм позволяет осуществлять быстрый поиск по первым буквам наименований. Для быстрого поиска во всем справочнике выполните следующие действия:

1. Нажмите кнопку Иерархический список для отключения режима иерархического списка.

2. Установите указатель в колонку "Наименование".

3. Набирайте первые буквы наименования до тех пор, пока указатель не укажет искомый элемент.

Для эффективного поиска не задавайте в начале наименования кавычек, символов ООО, ОАО, ЗАО и т. д. в справочнике «Контрагенты». В документах присутствует полное наименование, поэтому наименование необходимо только для однозначной идентификации контрагента. В справочнике «Сотрудники» не выносите в начало имена, отчества и другие служебные символы, т. к. вы лишите себя возможности быстрого поиска.

В том случае, если все же по первым буквам поиск затруднителен, можно воспользоваться поиском по подстроке. На основной инструментальной панели в поле поиска (рис. 2.14) наберите подстроку для поиска. Кнопки справа от введенной подстроки означают поиск следующего вхождения подстроки и поиск предыдущего вхождения. Кнопка слева от введенной подстроки вызывает общее диалоговое окно настройки на поиск.

Рис. 2.14. Поиск по подстроке

Не забудьте после поиска снова установить режим иерархического поиска, т. к. при отключенном режиме невозможен ввод новой группы или элемента.

Рассмотрим подробно особенности конкретных справочников. Многие справочники для заполнения информации предлагают свои диалоговые окна или, грубо говоря, карточку. Такие диалоговые окна частенько предлагаются в виде «блокнота» из нескольких страниц. Пользователи не всегда обращают внимание на следующие страницы, и некоторые свойства объекта учета остаются незаданными.

Например, в диалоговом окне справочника "Сотрудники" пять вкладок: Основное, Сотрудник, Кадры, Бух. и налог. Учет, Начисления и удержания и четыре специальных кнопки: Ввод данных, Отчетность, Журнал расчетов, и Места работы, с помощью которых открываются соответствующие диалоговые окна (рис. 2.15). Кнопки с пиктограммами предназначены для вызова классификаторов.

Рис. 2.15. Диалоговое окно типа «блокнот»

В справочниках и документах встречаются различные виды полей для заполнения. Список возможных для заполнения полей представлен в табл. 2.3.

Таблица 2.3. Типы полей

В программе ведется несколько подчиненных справочников, которые редактированию со стороны пользователя не подлежат. Однако справочник «Вычеты сотрудников по НДФЛ» редактировать может только пользователь (рис. 2.16). В диалоговом окне отображаются только те строки, которые относятся (подчиняются) только к тому сотруднику, на котором стоял указатель в справочнике «Сотрудники» в момент обращения к подчиненному справочнику.

Рис. 2.16. Диалоговое окно справочника «Вычеты сотрудников по НДФЛ»

Выбрать и открыть подчиненный справочник можно также с помощью кнопки Подчиненный справочник на инструментальной панели справочника. Если у справочника несколько подчиненных справочников, то для выбора нужного справочника будет открыто диалоговое окно со списком (рис. 2.17).

Рис. 2.17. Диалоговое окно выбора подчиненного справочника

Соответствующий пункт есть и в меню Действия.

Рассмотрим простые справочники, элементы которых не используют элементов других справочников.

Справочник «Тарифные разряды» предназначен для ведения тарифной сетки, принятой на предприятии и отличной от ЕСН.

Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из меню Справочники пункт Тарифные разряды группы Расчет зарплаты. Справочник иерархический, с историей реквизита Тариф (рис. 2.18).

Рис. 2.18. Диалоговое окно справочника «Тарифные разряды»

После нажатия кнопки Новая строка или выбора в меню Действия пункта Новый на экране появится диалоговое окно для ввода описания тарифа (рис. 2.19).

Рис. 2.19. Диалоговое окно Тарифные разряды

Справочник должностей содержит информацию о должностях (рис. 2.20).

Рис. 2.20. Диалоговое окно справочника «Должности»

Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из меню Справочники пункт Должности. Справочник «Подразделения» рекомендуется заполнить до заполнения справочников «Штатное расписание» и «Сотрудники».

После нажатия кнопки Новая строка или выбора в меню Действия пункта Новый на экране появится диалоговое окно для ввода описания должности (рис. 2.21).

Рис. 2.21. Диалоговое окно Должности, вкладка Основная

На вкладке Основная задается наименование должности и категория работника на этой должности из списка:

✓ "Руководители";

✓ "Научные и научно-педагогические работники";

✓ "Прочие служащие";

✓ "Специалисты";

✓ "Рабочие".

На вкладке Перс. учет ПФР описываются особенности пенсионного обеспечения работников, занимающих эту должность (рис. 2.22).

Рис. 2.22. Диалоговое окно Должности, вкладка Перс. учет ПФР

Справочник предназначен для формирования иерархической структуры предприятия. Справочник иерархический и допускает до 10 уровней вложенности (рис. 2.23).

Рис. 2.23. Диалоговое окно справочника «Подразделения»

Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из меню Справочники пункт Подразделения. Справочник «Подразделения» рекомендуется заполнить до заполнения справочников «Штатное расписание» и «Сотрудники».

Рис. 2.24. Диалоговое окно Подразделени

После нажатия кнопки Новая строка или выбора в меню Действия пункта Новый на экране появится диалоговое окно Подразделения для ввода описания единицы штатного расписания (рис. 2.24).

✓ Код

Уникальный код позиции справочника подразделений. Программой отслеживается уникальность кода.

✓ Наименование

Наименование подразделения, которое отображается во всех списках и экранных формах документов.

✓ Шаблон проводки

Для формировании бухгалтерских проводок при выгрузке данных в типовую конфигурация "1С: Предприятие. Бухгалтерский учет" необходимо задать шаблон проводок по данному подразделению. При нажатии на кнопку выбора шаблона пользователю предлагается для заполнения диалоговое окно Ввод шаблона проводок (рис. 2.25).

Рис. 2.25. Диалоговое окно Ввод шаблона проводок

✓ Данные для учета налога на прибыль

Для формировании данных налогового учета при выгрузке данных в типовую конфигурация "1С: Предприятие. Бухгалтерский учет" необходимо задать вид расхода и аналитику по данному подразделению. При нажатии на кнопку выбора реквизита пользователю предлагается для заполнения диалоговое окно Данные учета налога на прибыль (рис. 2.26).

Рис. 2.26. Диалоговое окно справочника «Данные учета налога на прибыль»

К шаблонам проводок мы вернемся в разд. «Шаблоны проводок» данной главы.

Следует иметь в виду, что заданный шаблон проводки не приводит к автоматическому формированию проводок именно по этому шаблону для всех сотрудников данного подразделения. Чтобы проводки формировались по шаблону, его необходимо задать для каждого сотрудника подразделения в справочнике «Сотрудники».

Если установлен признак Обособленное подразделение, подразделение является обособленным и для него существует еще и вкладка Обособленное подразделение с реквизитами (рис. 2.27):

✓ Руководитель;

✓ Бухгалтер, КПП (код причины постановки на учет в ИМНС;

✓ Номер в ПФР (регистрационный номер страхователя в ПФР);

✓ Адрес;

✓ утв. Правительством РФ (районный коэффициент, утвержденный правительством РФ;

✓ утв. местными властями (районные коэффициенты, утвержденные местными органами власти, территориальные условия местности, в которой находится подразделение).

Рис. 2.27. Диалоговое окно Подразделения, вкладка Обособленное подразделение

В Справочнике «Штатное расписание» содержится информация о структуре штатного расписания предприятия. Для каждой единицы штатного расписания указывается подразделение, должность, количество ставок и вилка окладов. Кроме того, для каждой единицы штатного расписания можно описать до трех надбавок, которые будут автоматически начисляться работникам, занимающим такие должности.

Справочник "Штатное расписание" предназначен для ведения контроля ввода приказов. Если в настройке программы установлен признак Вести контроль штатного расписания (см. главу 3), при вводе приказов о приеме на работу и кадровых перемещениях производится проверка на соответствие данных приказов штатному расписанию.

Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из меню Справочники пункт Штатное расписание. Справочник «Штатное расписание» рекомендуется заполнить до заполнения справочника «Сотрудники» и выписки документов.

Следует обратить особое внимание на дополнительные кнопки на панели инструментов Отбор по значению, Быстрый отбор, История отбора и Отключить отбор (рис. 2.28).

Рис. 2.28. Диалоговое окно справочника «Штатное расписание»

Элементы справочника отсортированы по наименованию должности, что не совсем удобно. Пользователь не видит штатного расписания по подразделению. Чтобы отобрать штатное расписание конкретного подразделения, необходимо нажать кнопку Отбор и задать подразделение (рис. 2.29). Реквизит Значение отбора задается выбором из справочника «Подразделения». Чтобы установить отбор должностей в справочнике, необходимо нажать на кнопку Установить отбор по значению. Такой же отбор можно задать комбинацией действий со второй группой реквизитов Существующие значения. Для этого необходимо нажать кнопку Получить список, двойным щелчком мыши на нужном подразделении установить отбор, или нажать кнопку Установить отбор, предварительно установив указатель на нужном подразделении в списке.

После нажатия кнопки Новая строка или выбора в меню Действия пункта Новый на экране появится диалоговое окно с описанием единицы штатного расписания (рис. 2.30).

Реквизит Подразделение задается выбором из справочника «Подразделения». Реквизит Должность задается выбором из справочника «Должности». Он определяет новую должность в штатном расписании заданного подразделения.

Рис. 2.29. Диалоговое окно Отбор по реквизиту

Рис. 2.30. Диалоговое окно единицы штатного расписания

Справочник предназначен для хранения информации о графиках работы сотрудников (рис. 2.31). Информация из данного справочника используется в справочнике «Сотрудники» для задания конкретного графика работы.

Рис. 2.31. Диалоговое окно справочника «Графики работы»

Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из меню Справочники пункт Графики работы. После нажатия кнопки Новая строка или выбора в меню Действия пункта Новый на экране появится диалоговое окно с описанием графика работы (рис. 2.32).

Рис. 2.32. Диалоговое окно Графики работы

График работы может описывать обычную пятидневку, шестидневку, или график с суммированным учетом рабочего времени – определяется переключателем Тип рабочего графика. Аналогично задается продолжительность рабочей недели одноименным переключателем. На предприятии со специфическими графиками работы и учета отработанного времени реквизиты это справочника имеют большое значение для автоматизированного расчета заработной платы.

Реквизиты группы Календари отработанного времени задают специальные календари для расчета сверхурочных часов.

Данные расчеты с графиками участвуют в формах оплаты труда «по окладу», т. е. в тех формах оплаты труда, для которых не ведется табель.

Реквизит Отработано всего задает календарь, в котором указаны все часы, которые сотрудник должен был отработать по графику.

Реквизит В вечернее время задает календарь, в котором указаны часы работы, приходящиеся на вечернее время.

Реквизит В ночное время содержит календарь, в котором указаны часы работы, приходящиеся на ночное время.

Реквизиты данной группы задаются выбором из списка календарей (рис. 2.33).

Рис. 2.33. Выбор календаря из списка в диалоговом окне Графики работы

В списке присутствует 20 сменных календарей, достаточное количество для описания всех возможных смен. К описанию календарей мы вернемся в разд. «Календари» данной главы.

Выходные дни задаются выбором из списка дней недели.