Читать книгу "Программно-методический комплекс KPI-Pro. Руководство пользователя"

Программно-методический комплекс KPI-Pro
Руководство пользователя
Олег Анатольевич Кулагин

© Олег Анатольевич Кулагин, 2025

ISBN 978-5-0065-3330-1

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Введение

Многие руководители предприятий, планирующие разработать и внедрить у себя в компании технологию управления по целям на основе KPI, но не имеющие возможности (или желания) разрабатывать для этого собственные или приобретать на рынке дорогостоящие и сомнительные программные продукты, неизбежно сталкиваются с проблемой: что же делать? Но решение есть. Вы можете использовать для этого достаточно простую и недорогую программу «Программно-методический комплекс KPI-Pro», разработанную на основе MS Excel, и наполнить ее своим содержанием.

Программно-методический комплекс (ПМК) KPI-Pro предназначен для разработки и поддержки системы ключевых показателей деятельности (KPI) и оплаты по результатам работы (PRP) на предприятиях малого и среднего бизнеса.

Программно-методический комплекс KPI-Pro включает в себя шаблоны таблиц, позволяющие:

1. Формулировать стратегические цели и строить стратегическую карту предприятия.

2. Разработать показатели деятельности компании.

3. Выбирать стратегические показатели и определять стратегические задачи предприятия.

4. Каскадировать стратегические цели на нижние уровни управления организацией.

5. Определять служебные функции руководителей и сотрудников.

6. Разрабатывать библиотеки показателей предприятия, руководителей и сотрудников.

7. Выбирать и согласовывать ключевые показатели для разных должностей в компании.

8. Формировать соглашения о целях («матрицы KPI»), ставить оперативные задачи и оценивать результаты работы руководителей и сотрудников предприятия.

9. Рассчитывать оплату по результатам работы на основе рейтинга полезности и индексов KPI сотрудников.

10. Осуществлять промежуточный контроль ключевых показателей деятельности на уровне компании, структурных подразделений и рядовых сотрудников.

В состав ПМК KPI-Pro входят:

1. Базовый файл «Стратегия», позволяющий формулировать стратегические цели, показатели и задачи предприятия.

2. Базовый файл «Сотрудник», на основе которого вы можете создавать иерархию рабочих файлов KPI-Excel для любых должностей и сотрудников в соответствии со структурой вашей компании.

3. Цифровая книга Олега Кулагина «Управление по целям и задачам. Трансформация компании по технологии KPI-Pro».

4. Библиотека целей, содержащая наиболее распространенные формулировки стратегических и тактических целей предприятия.

5. Библиотека показателей деятельности KPI – Library, содержащая более 600 наиболее актуальных показателей деятельности с приведением их названия, общего описания и альтернативных расчетных формул (книга в формате MS Excel).

6. Онлайн-поддержка («горячая линия») по использованию ПМК KPI-Pro на вашем предприятии.

В ПМК KPI-Pro реализована современная технология управления по целям и задачам KPI-Pro, описанная в моих книгах: кратко в книге «Технология KPI-Pro. Профессиональный подход к целевому управлению организацией»; подробно в книге «Управление по целям и задачам. Трансформация компании по технологии KPI-Pro».

Программно-методический комплекс KPI-Pro существенно упрощает проектирование и внедрение технологии целевого управления компанией на основе KPI и избавляет от необходимости разрабатывать собственные или приобретать дорогостоящие программные продукты.

ПМК KPI-Pro – простой, удобный и надежный инструмент для проектирования и поддержки системы ключевых показателей вашего предприятия.

Как начать работать с ПМК KPI-Pro?

Вы можете начать работу с ПМК KPI-Pro, открыв главную страницу, с которой можно перейти по ссылкам в:

1. Базовый файл «Стратегия».

2. Базовый файл «Сотрудник».

3. Библиотеку целей.

4. Библиотеку показателей.

Далее в данном руководстве приведены подробные инструкции о том, как работать с этими файлами, и указаны ссылки на главы и параграфы моей книги «Управление по целям и задачам. Трансформация компании по технологии KPI-Pro», в которой описана профессиональная технология целевого управления KPI-Pro, лежащая в основе данного программного продукта.

ВАЖНО!

Заказать программно-методический комплекс KPI-Pro вы можете непосредственно у автора по контактам, указанным в конце этой книги.

Олег Кулагин, автор и разработчик.

1. Базовый файл «Стратегия»

Начинать работу с ПМК KPI-Pro следует с заполнения базового файла «Стратегия». В этом файле вы можете:

1. Сформулировать стратегические цели.

2. Построить стратегическую карту.

3. Разработать показатели деятельности компании.

4. Выбрать стратегические показатели.

5. Определить стратегические задачи предприятия.

6. Сформулировать ключевые цели организации на текущий период.

7. Определить «портфель» проектов и программ развития компании.

Прежде, чем заполнять базовый файл «Стратегия», изучите, пожалуйста, методику работы с целями организации, описанную в главе IY «Стратегические цели и задачи» моей книги «Управление по целям и задачам. Трансформация компании по технологии KPI-Pro».

1.1. Стратегические цели

1) В эту таблицу вы можете записать формулировки стратегических целей организации по четырем перспективам: финансы, рынок, процессы, развитие.

2) Вы можете записать сюда собственные формулировки или воспользоваться библиотекой целей, входящей в состав ПМК KPI-Pro.

3) Для этого откройте файл «Библиотека целей» и скопируйте ячейки с подходящими для вас формулировками в данную таблицу. При этом вы можете добавлять и удалять любые строчки таблицы.

4) Вернуться назад вы можете по ссылке, находящейся в заголовке таблицы.

Теоретические сведения: изучите предварительно параграфы 4.1 «Сбалансированная система показателей», 4.2 «Как «оцифровать»стратегию компании?», 4.3 «Стратегические цели» в книге «Управление по целям и задачам. Трансформация компании по технологии KPI-Pro».

1.2. Стратегическая карта·

В этой вкладке вы можете построить стратегическую карту, используя формулировки стратегических целей вашего предприятия (п. 1.1). Для этого:

1) Необходимо записать формулировку каждой цели на отдельном «стикере» и соединить их между собой логическими связями с помощью стрелок.

2) Справа вы можете записать на «стикерах» названия показателей деятельности, позволяющих измерять достижение поставленных целей. Сами показатели вы можете разработать чуть позже, используя таблицу «Разработка показателей деятельности» (п. 1.3).

3) Ниже вы можете записать на «стикерах» наименования проектов развития компании на ближайшие 3—5 или более лет. При этом желтые стикеры вы можете использовать для обозначения проектов по совершенствованию имеющихся в организации ресурсов, а зеленые стикеры – для проектов по созданию и внедрению новых ресурсов (инфраструктуры, технологий и др.). Портфель проектов вы можете разработать позже, пользуясь таблицей «Программы и проекты развития» (п. 1.6).

4) Вернуться назад вы можете по ссылке, находящейся в заголовке таблицы.

Теоретические сведения: изучите предварительно параграфы 4.4 «Стратегическая карта», 4.5 «Стратегические показатели», 4.7 «Программы и проекты развития» в книге «Управление по целям и задачам. Трансформация компании по технологии KPI-Pro».

1.3. Разработка показателей деятельности

В этой вкладке вы можете разработать показатели деятельности, отражающие степень достижения стратегических целей предприятия. Для этого:

1) Необходимо предварительно создать в таблице новые строчки и скопировать в первый столбец формулировки стратегических целей по каждой перспективе (финансы, рынок, процессы, развитие) из таблицы в п. 1.1.

2) Затем под каждую цель вы можете подобрать один или несколько наиболее подходящих показателей. Если показателей для данной цели несколько, то вы также можете вставить в таблицу дополнительные строки.

3) При этом для каждого показателя вы записываете: название показателя с указанием единиц измерения (2 столбец), описание показателя (3 столбец) и расчетную формулу (4 столбец).

4) При подборе показателей вы можете воспользоваться библиотекой показателей KPI – Library, входящей в состав ПМК KPI-Pro. Для этого откройте библиотеку, войдите по ссылкам в интересующий вас раздел, найдите подходящий показатель и скопируйте его название, описание и расчетную формулу в таблицу 1.3.

5) В итоге по всем стратегическим целям у вас будут разработаны соответствующие показатели, которые вы сможете использовать для постановки задач и анализа процесса реализации стратегии. Далее названия этих показателей вы можете перенести на «стикеры» в шаблоне стратегической карты (см. выше таблицу 1.2).

6) Вернуться назад вы можете по ссылке, находящейся в заголовке таблицы.

Теоретические сведения: изучите предварительно параграф 4.5 «Стратегические показатели» в книге «Управление по целям и задачам. Трансформация компании по технологии KPI-Pro».

1.4. Стратегические показатели и задачи

В этой вкладке вы можете определить стратегические показатели предприятия и сформулировать задачи по этим показателям на ближайшие 1-2-3 или более лет. Для этого:

1) Выберете по каждой перспективе (финансы, рынок, процессы, развитие) в табл. 1.3. «Разработка показателей деятельности» наиболее важные показатели, отражающие процесс реализации стратегии компании. Рекомендуемое количество: 15—25 показателей.

2) Скопируйте их названия, описание и расчетные формулы из табл. 1.3. в табл. 1.4. При этом, если необходимо, вы можете добавить в таблицу 1.4 дополнительные строки.

3) Сформулируйте плановые задачи по каждому показателю на ближайшие 1-2-3 года или более по трем «целевым планкам»: база, норма, цель.

4) Ведите управленческий учет и отслеживайте динамику показателей в течение года. По окончании года запишите в таблицу фактические значения каждого показателя.

5) Вернуться назад вы можете по ссылке, находящейся в заголовке таблицы.

Теоретические сведения: изучите предварительно параграф 4.6 «Стратегические задачи» в книге «Управление по целям и задачам. Трансформация компании по технологии KPI-Pro».

1.5. Ключевые цели организации

Пользуясь данной таблицей, вы можете выбрать и сформулировать ключевые оперативные цели организации на данный текущий период (квартал/месяц). Для этого:

1) Скопируйте в первый столбец таблицы 1.5 формулировки стратегических целей компании из таблицы 1.1. Вставьте, если необходимо, дополнительные строчки.

2) На основе стратегических целей сформулируйте и запишите тактические цели компании на 1 год.

3) На основе тактических целей сформулируйте и запишите оперативные цели компании на текущий период (квартал/месяц).

4) Проведите «фильтрацию» оперативных целей и выберите ключевые цели организации на текущий период (квартал/месяц). Запишите их формулировки в правый столбец таблицы 1.5.

5) Вернуться назад вы можете по ссылке, находящейся в заголовке таблицы.

Теоретические сведения: изучите предварительно параграф 8.2 «Определение ключевых целей» в книге «Управление по целям и задачам. Трансформация компании по технологии KPI-Pro».

1.6. Программы и проекты развития·

В данную таблицу вы можете записать названия проектов или программ развития, необходимых для реализации стратегии компании и достижения ее целей. Для этого:

1) Запишите названия проектов/программ в соответствующие разделы таблицы, укажите сроки реализации и ответственных (руководителей проектов). При этом, если необходимо, вы можете добавить в таблицу 1.6 дополнительные строки.

2) Перепишите названия проектов или программ развития на «стикеры» в таблицу 1.2 «Стратегическая карта».

3) Вернуться назад вы можете по ссылке, находящейся в заголовке таблицы.

Теоретические сведения: изучите предварительно параграф 4.7 «Программы и проекты развития» в книге «Управление по целям и задачам. Трансформация компании по технологии KPI-Pro».

2. Базовый файл «Сотрудник»

После заполнения базового файла «Стратегия» вы можете начать работу с файлом «Сотрудник». На его основе вы можете создать персональные файлы для любых сотрудников организации, начиная с генерального директора. Для этого просто сохраните файл «Сотрудник» с новым именем, содержащим название должности и/или фамилию, имя, отчество конкретного сотрудника.

Используя файл «Сотрудник», вы можете:

1. Определить служебные функции сотрудника на данной должности.

2. Разработать библиотеку показателей деятельности.

3. Сформулировать ключевые цели и разработать ключевые показатели деятельности (KPI) сотрудника на текущий период.

4. Заполнить соглашение о целях.

5. Рассчитать оплату по результатам работы на основе рейтинга полезности сотрудника.

6. Рассчитать оплату по результатам работы на основе индексов KPI сотрудника

7. Осуществлять оперативный контроль изменения KPI в текущем периоде.

8. Определить служебные функции непосредственных подчиненных данного сотрудника.

9. Выполнить каскадирование и согласование ключевых целей и KPI должности на уровень непосредственных подчиненных.

10.Контролировать динамику результатов работы непосредственных подчиненных.

Разумеется, пункты 8—10 в этом файле актуальны только для руководителей компании или структурных подразделений.

Заполняйте файлы «Сотрудник» последовательно, начиная с должности генерального директора, постепенно спускаясь «вниз» по организационной структуре компании.

Но прежде, чем заполнять базовый файл «Сотрудник», изучите, пожалуйста, главы:

YI. «Должностной функционал»,

YII. «Библиотеки показателей деятельности»,

YIII. «Ключевые цели, показатели и задачи»,

IX. «Оплата по результатам работы»

моей книги «Управление по целям и задачам. Трансформация компании по технологии KPI-Pro». Если будут вопросы, пишите: olegkulagin@mail.ru.

2.1. Служебные функции

В данную таблицу вы можете записать формулировки служебных функций сотрудника в продуктном виде. Для этого:

1) Запишите в шапке таблицы название должности, фамилию и инициалы сотрудника.

2) Сформулируйте в одном предложении общую функцию данной должности, отражающую ее смысл и основной вклад в результаты деятельности организации.

3) Запишите в таблицу формулировки служебных функций сотрудника по четырем перспективам (финансы, рынок, процессы, развитие). При этом, если необходимо, вставьте в таблицу дополнительные строчки.

4) Если вы заполняете файл «Сотрудник» для генерального директора (CEO) организации, то для определения служебных функций используйте формулировки стратегических целей компании (базовый файл «Стратегия»).

5) Если вы заполняете файл «Сотрудник» для любой другой должности, то для определения ее служебных функций используйте результаты каскадирования служебных функций непосредственного руководителя данного сотрудника по методика 5D-матриц (таблица 2.8 «Определение функций подчиненных» в файле непосредственного руководителя этой должности).

6) Напротив каждой функции запишите названия должностей – внутренних клиентов данного сотрудника, заинтересованных в результатах выполнения этой функции.

7) Вернуться назад вы можете по ссылке, находящейся в заголовке таблицы.

Теоретические сведения: изучите предварительно параграфы 6.1—6.8 в главе 6 «Должностной функционал» в книге «Управление по целям и задачам. Трансформация компании по технологии KPI-Pro».

2.2. Разработка показателей деятельности

С помощью данной таблицы вы можете разработать библиотеку показателей деятельности для конкретной должности. Для этого:

1) Скопируйте формулировки служебных функций должности в левый столбец из предыдущей таблицы 2.1. При этом, если необходимо, вставьте дополнительные строчки.

2) Затем под каждую функцию вы можете подобрать один или несколько наиболее подходящих показателей. Если показателей для данной функции несколько, то вы также можете вставить в таблицу дополнительные строки.

3) При этом для каждого показателя вы записываете: название показателя с указанием единиц измерения (2 столбец), описание показателя (3 столбец) и расчетную формулу (4 столбец).

4) При подборе показателей вы можете воспользоваться библиотекой показателей KPI – Library, входящей в состав ПМК KPI-Pro. Для этого откройте библиотеку, войдите по ссылкам в интересующий вас раздел, найдите подходящий показатель и скопируйте его название, описание и расчетную формулу в таблицу 2.2.

5) В итоге по всем служебным функциям у вас будут разработаны соответствующие показатели, которые вы сможете использовать в дальнейшем для выбора ключевых показателей деятельности (KPI) сотрудника.

6) Вернуться назад вы можете по ссылке, находящейся в заголовке таблицы.

Теоретические сведения: изучите предварительно главу YII «Библиотеки показателей деятельности» в книге «Управление по целям и задачам. Трансформация компании по технологии KPI-Pro».

2.3. Ключевые цели и KPI сотрудника

В эту таблицу необходимо записать формулировки ключевых целей и информацию о ключевых показателях деятельности (KPI) сотрудника на текущий период (месяц, квартал).

Для должности генерального директора:

1) Формулировки ключевых целей должности совпадают с ключевыми целями организации на текущий период. Скопируйте их из таблицы 1.5 базового файла «Стратегия».

2) Подберите под каждую ключевую цель должности наиболее подходящий ключевой показатель деятельности (KPI), пользуясь библиотекой показателей деятельности генерального директора (таблица 2.2). При этом скопируйте в таблицу 2.3 название, описание и расчетную формулу выбранного показателя.

Для других должностей:

1) Скопируйте формулировки ключевых целей и KPI из таблицы 2.9 в персональном файле непосредственного руководителя. Для этого откройте таблицу 2.9 непосредственного руководителя, найдите в ней столбец с формулировками ключевых целей и KPI для рассматриваемой должности сотрудника и скопируйте их в таблицу 2.3 персонального файла сотрудника.

2) Далее скопируйте в таблицу 2.3 описание и расчетную формулу каждого KPI сотрудника, пользуясь библиотекой показателей деятельности для данной должности (таблица 2.2).

В итоге для каждой должности у вас будут сформулированы ключевые цели и выбраны ключевые показатели деятельности (KPI) на текущий период.

Теоретические сведения: изучите предварительно параграфы 8.1—8.3 в главе YIII «Ключевые цели, показатели и задачи» в книге «Управление по целям и задачам. Трансформация компании по технологии KPI-Pro».

2.4. Соглашения о целях

В этой вкладке вы можете заполнить соглашения о целях для данного сотрудника на текущий месяц/квартал и/или текущий год. При этом названия ключевых показателей деятельности копируются в соглашение о целях из таблицы 2.3 автоматически. Для этого:

1) Укажите «веса» показателей в виде коэффициентов от 0 до 1 так, чтобы их сумма была равна 1.

2) Запишите в таблицу для каждого показателя значения целевых планок: База, Норма, Цель.

3) По истечении текущего периода запишите в таблицу для каждого показателя его фактическое значение (Факт).

4) Укажите в правой нижней части таблицы текущую дату в произвольном формате, например, 01.01.2025.

5) После этого вы увидите расчет индексов KPI и рейтинга полезности сотрудника с «подкраской» полученных результатов работы (красный, желтый, зеленый, бирюзовый).

6) Проведите анализ полученных результатов и рабочую встречу с сотрудником (Performance Review) для предоставления обратной связи, согласования результатов и выявления причин отклонений от установленных целевых планок.

7) По результатам рабочей встречи скорректируйте, если необходимо, плановые и фактические результаты работы.

8) Вернуться назад вы можете по ссылке, находящейся в заголовке таблицы.

Теоретические сведения: изучите предварительно параграфы 8.4 и 8.5 в главе YIII «Ключевые цели, показатели и задачи» в книге «Управление по целям и задачам. Трансформация компании по технологии KPI-Pro».

2.5. Оплата труда по рейтингу полезности

С помощью данной таблицы вы можете провести расчет оплаты по результатам работы и общей заработной платы сотрудника за период (месяц/квартал или год) по рейтингу полезности на основе данных, полученных в соглашении о целях (таблица 2.4). Для этого:

1) Предварительно для расчета общей заработной платы введите в таблицу значения должностного оклада, квалификационных надбавок, компенсирующих выплат, целевых премий и прочих выплат сотруднику за данный период (при их наличии).

2) Для расчета оплаты по результатам работы введите в таблицу значение плановой оплаты по результатам («фонда премирования») должности и установите значения параметров План и Порог (в %).

3) Значение рейтинга полезности сотрудника скопируется в данную таблицу из соглашения о целях (таблица 2.4) автоматически.

4) После этого вы увидите расчет оплаты по результатам работы и общей заработной платы сотрудника за период.

5) На основе этой информации примите решение о вознаграждении сотрудника.

6) Вернуться назад вы можете по ссылке, находящейся в заголовке таблицы.

Теоретические сведения: изучите предварительно параграфы 9.1—9.7 в главе IX «Оплата по результатам работы» в книге «Управление по целям и задачам. Трансформация компании по технологии KPI-Pro».