Текст книги "Ищу человека. Как нанимать правильных людей в ваш бизнес уже сегодня"

2.2. Профиль должности

Итак, этап самоподготовки руководителя завершен. Теперь переходим к подготовке технического задания для помощника по найму, которое начинается с инструмента «профиль должности». Это документ для внутреннего пользования, а не готовое объявление для соискателей. Здесь информацию нужно писать как можно полнее, чтобы погрузиться в образ рабочего места и прожить, прочувствовать его. Он используется как основа для создания объявления для соискателя. То, что вы не захотите рассказывать соискателям, потом уберете. Чем подробнее вы заполните профиль должности, тем более точную картину получат о рабочем месте HR-специалист и соискатель.

Основные задачи этого документа – передать информацию HR-специалисту, а также «развернуть» информацию о вакансии к соискателю, посмотреть на объявление его глазами.

Зачем придумывать несколько вариантов? Это поможет решить несколько важных задач.

Во-первых, поможет привлечь больше соискателей. Давайте посмотрим, почему это так.

Например, если вы ищете менеджера в отдел продаж, то вакансия может называться «менеджер по работе с клиентами», «менеджер активных продаж», «клиент-менеджер», «специалист по продажам», «организатор распродаж»… Какое название лучше выбрать, зависит от специфики бизнеса и системы продаж, от особенностей функционала требующегося сотрудника. Так, клиент-менеджером обычно называют специалиста, который продает на «входящих», по большей части оформляет документы, а не делает первую продажу новому клиенту. А менеджер активных продаж, напротив, продвигает компанию на рынке, общается с холодной базой и активно продает новым клиентам.

При выборе названия важно учесть, как соискатели будут искать нужную им вакансию, поймут ли они вас правильно или вы останетесь без откликов. Так, соискатели будут искать эту вакансию по-разному, по тому названию, которое сформировалось у них в голове. Вы сможете менять название вакансии в объявлении – посмотрите, как отличаются отклики соискателей по количеству и по релевантности вакансии (соответствию вашим требованиям). Чем больше названий вы протестируете, тем больше соискателей охватите.

Опыт показывает, что на вакансию «менеджер по продажам» откликаются хуже, чем на «менеджера по работе с клиентами». Ко мне в команду на продажи однажды пришла девушка по запросу «организатор мероприятий», и это был хороший опыт привлечения целевого сотрудника.

Удачно выбранное точное название привлечет в команду нужных людей и выделит вакансию из общей массы объявлений. Что важно: необычные названия хорошо запоминаются (но, увы, их реже набирают в поиске!). Соискатели в день просматривают сотни вакансий и не всегда могут на собеседовании вспомнить, о чем же идет речь. Вас вспомнят, это уже хорошо.

Еще одна важная задача создания разных названий – прояснить вакансию для себя и для помощника по найму.

Об этом мы будем подробно говорить в главе про техническое задание для HR-специалиста. Сейчас скажем только, что мозговой штурм, когда вы придумываете разные названия, обсуждаете с коллегами, примеряете их на рабочее место, помогает систематизировать и приводить мысли в порядок.

Третий смысл креатива в названии вакансии – проработать ключевые слова для исходящего поиска резюме.

Вы удивитесь, но как только не обзывают себя соискатели в резюме! Недавно мы искали рабочего на производство, в названиях резюме встречались и специалист, и разнорабочий, и оператор, и даже аппаратчик… На вакансию пекаря к нам приходили тестомесы, кухонные рабочие…

Чем больше ключевых слов вы подберете для помощника по найму, тем больше подходящих резюме он сможет найти.

Четвертый и последний смысл – отсеять неподходящих кандидатов на этапе прочтения названия, уточнить вакансию, чтобы общаться далее только с целевыми соискателями и не тратить время на нецелевых.

О чем это я? Расскажу историю. К нам обратился клиент для поиска маляра, который будет красить стены в помещениях. Мы разместили объявление и стали подбирать кандидатов. HR-специалист написала в поиске слово «маляр», выбрала подходящие резюме и стала звонить. Сотрудница очень удивилась, когда почти все подобранные кандидаты отказались, так как они были малярами вагонов. Оказалось, это абсолютно другая специальность, и, видимо, у нас в городе в то время расформировали целое подразделение таких узких специалистов. Тогда мы добавили в название в скобках текст, что ищем маляров для окраски стен (не вагонов), а HR-специалист при отборе резюме стала обращать внимание на этот пункт. Но сколько было проделано ненужной работы, сколько часов потрачено зря!

Надеюсь, мне удалось вас убедить покреативить? Бонусом рассчитываю на то, что у вас заметно поднялось настроение. Что же дальше? Еще один креатив! (Если стало совсем тоскливо, зовите в помощь маркетолога или копирайтера.)

Этот пункт так же, как и нейминг, нужен для привлечения большего количества соискателей. На этапе прочтения названия на вашу вакансию обратили внимание и, возможно, запомнили, а на этапе прочтения объявления на нее откликнулись. Помните про очередь? Вам нужно так описать вакансию, чтобы она стала настолько «вкусной», что читающий ее соискатель страстно захотел бы к вам в команду. И откликнулся. Как это сделать? Понять, какие свои преимущества вы можете предложить.

Например, компания по продаже автомобилей, автосалон, может предложить следующие преимущества: удачное расположение на первой линии от дороги, большой трафик (значит, много клиентов будет заходить в салон), наличие шоурума (далеко не у всех продавцов подержанных автомобилей он есть), привлекательные для клиентов цены, высокий чек, а значит – возможность хорошо зарабатывать. В целом для соискателей важны бытовые условия работы, соцпакет, коллектив, возможности развития, стабильность компании. У каждой компании свои преимущества для определенных категорий сотрудников. И здесь их нужно хорошо продумать!

Для того чтобы правильно написать этот блок, нужно понять, какие характеристики компании, работы и рабочего места важны для будущих соискателей. Например, для линейных сотрудников это может быть транспортная доступность, а для руководителей – наличие парковки. Также нужно понять свои преимущества перед конкурентами. Соискателям их лучше показать, потому что кандидаты ищут работу в сильной компании.

После того как вы сформулировали свои преимущества в красивой, «вкусной» форме, можно переходить к более рациональному пункту.

Определитесь и опишите, что должен уметь соискатель, какими навыками обладать. В этом блоке мы описываем формальные данные, личностные качества и компетенции будущего сотрудника. Формальные данные – это образование, опыт (как стаж, так и должность, и выполняемые функции), место жительства, наличие или отсутствие водительских прав, личного автомобиля. Личностные качества – особенности характера кандидата, например инициативность, стрессоустойчивость, направленность на работу с людьми, а не с документами (для менеджера по продажам или специалиста кол-центра), внимание к деталям и низкий процент ошибок (для закупщика).

Компетенции – конкретные знания, умения и навыки, а также их приемлемый уровень. Например, навык ведения телефонных переговоров: достаточно нам будет человека, который общается по скрипту, или нам нужен первоклассный переговорщик, умеющий с легкостью парировать любые возражения и сглаживать острые углы в отношениях с клиентами, доводить сделки до результата и добиваться выгодных для компании условий, легко проводить холодные переговоры и делать их результативными с первого захода?

По сравнению с должностной инструкцией здесь мы описываем их «крупными мазками», не детализируя. Скорее, здесь вы обрисуете основные направления работы специалиста. Эта информация потребуется для объявления о вакансии. Все функции рабочего места делятся на блоки, направления, их может быть от 5 до 15. Например, основная задача рабочего места – продажа, направление работы – продажа на входящих, а уже направление делится на более мелкие задачи-функции: например, обрабатывать входящие звонки, заполнять заказ от клиента, совершать допродажу, оформлять закрывающие документы. В профиле должности мы описываем направления. Позже в должностной инструкции вы подробно детализируете каждое из них. Здесь напишите так, чтобы было понятно соискателю. Если будут логические неточности, это не страшно. Указываем, что конкретно будет делать человек на данном рабочем месте. Чтобы не запутать соискателя, выделите 5–7 основных блоков функций. При необходимости об остальных расскажете на телефонном интервью.

Определитесь, сколько будет зарабатывать сотрудник на рабочем месте. Сделать это нужно до размещения объявления на сайте. Здесь мы указываем диапазон заработка, каким он будет после испытательного срока. При этом нужно понимать, получит ли сотрудник эту сумму на руки или из нее еще будет удержан НДФЛ. Обманывать не нужно, старайтесь указывать реалистичные цифры, при этом не нужно и обесценивать то, что вы готовы для своих сотрудников сделать. Хорошо, если в верхнем диапазоне вы укажете максимально возможный уровень зарплаты своих лучших сотрудников, чемпионов.

Свои представления о заработной плате и ожиданиях сотрудников руководители часто строят на основе предыдущего опыта и предрассудков, что мешает находить нужных сотрудников. Например, недавно к нам обратился руководитель производства. Они искали оператора на станок. В профиле должности руководитель указал заработную плату намного ниже рыночной – 25–30 тысяч рублей (это было в 2022 году, не Москва, регион). Когда я уточнила у руководителя, почему так, и выразила сомнения, что соискатели вообще будут откликаться на такую зарплату, он ответил:

– Мы ищем неизбалованного. А то приходят такие, что ничего не умеют, ошибка на ошибке, а получать хотят сразу и много. Вот придет человек, который нас устроит, тогда мы готовы платить.

– Но ведь такой к вам и не придет, если вы не укажете реально возможный уровень зарплаты! – воскликнула я.

Нужно обозначить не только коридор заработной платы, но и саму систему оплаты труда – формулу, по которой можно будет посчитать зарплату. В объявлении систему оплаты труда мы не размещаем, рассказывать о ней детально соискателю будет необходимо только на очном собеседовании. Нужно, чтобы вы оформили ее в виде приказа об оплате труда и привели примеры расчетов. При этом предварительное понимание системы оплаты труда соискателю нужно уже до того, как он примет решение прийти к вам на собеседование. Он задает этот вопрос уже во время первого телефонного звонка вашего помощника по подбору персонала. Нужно продумать, как вы будете на него отвечать (в главе 2 подробнее расскажем о часто задаваемых вопросах соискателей и ответах на них).

Подумать о системе оплаты труда нужно заранее еще и для того, чтобы составить реалистичные представления о будущем заработке сотрудника, особенно если рабочее место в компании новое. Бывает, что руководитель прикинул среднюю зарплату по рынку и обещает столько же. При этом он заранее не просчитал, откуда возьмутся деньги и как зарплата сотрудника будет связана с результатом. Позже, когда ситуация прояснится, руководитель поймет, что ему нужно или уменьшить зарплату сотрудника, или платить себе в убыток, или спрашивать больше. Все эти корректировки, приводящие к ухудшению условий для сотрудника, сделанные в процессе работы, приводят к утрате доверия или даже к его потере.

Иногда руководитель обещает больше, чем может дать, рассчитывая привлечь побольше соискателей. Но при этом он не собирается столько платить, намеренно вводит соискателя в заблуждение, надеясь, что «стерпится-слюбится». Когда люди начинают работать, они довольно быстро понимают настоящее положение дел, между руководством и коллективом образуется пропасть, и, увы, лучшие сотрудники уходят.

Если рабочее место сформировано и есть сотрудники, которые уже работают на аналогичной должности, можете отвечать так: «Наиболее старательные на этом месте у нас зарабатывают столько, средние – столько, новички – столько». Если вы только создаете рабочее место, будьте готовы говорить соискателям о целевом уровне заработной платы исходя из ваших требований к результатам на этом рабочем месте.

Подумайте, к каким результатам, к какому профессионализму, зарплате, должности сможет прийти амбициозный и целеустремленный человек через год, два, пять лет работы в компании. Хорошо, если разработана карьерная лестница или лестница профессиональных достижений. Если нет, создайте ее.

Возможен ли вариант карьерного развития для этого рабочего места в вашей компании? Например, классическая вертикальная карьерная лестница: специалист – старший специалист – руководитель отдела – заместитель директора. В чем будет отличие в профессиональных навыках, функциях, результатах, системе оплаты? Еще вариант развития сотрудника – горизонтальная карьерная лестница. Это расширение ответственности сотрудника в рамках одного отдела либо углубление его компетенций, что приводит к увеличению его полномочий. Например, сотрудник-новичок в продажах не может давать скидку клиенту, но опытный, знакомый с ценовой политикой и принципами компании сотрудник – может. И будет за свои решения нести оговоренную ответственность и получать дополнительную премию.

Теперь расскажу подробнее о лестнице профессиональных достижений. Другими словами ее называют «построение горизонтальной карьеры». В некоторых сферах, например IT, сотрудник развивается в рамках одного рабочего места. Сначала он приходит в компанию специалистом junior, затем становится middle-специалистом, потом senior.

При такой модели развития рабочее место сотрудника не меняется, он выполняет те же функции, у него может не появляться подчиненных, но его компетенции растут. Он решает более сложные задачи или прежние, но быстрее и качественнее. Соответственно растет и оплата его труда.

При построении горизонтальной карьеры сотрудник становится лучшим в своем деле, экспертом. К нему обращаются за советом, ему поручают самые сложные задачи, он может найти решение там, где другие пасуют. К горизонтальному росту относятся повышение разрядов, категорий, присвоение научной степени.

Следуя этой модели, сотрудник может захватывать смежные области карьеры, совершенствуя таким образом компетенции. Например, веб-дизайнер может также овладеть искусством копирайтинга и начать делать сайты «под ключ».

Кто будет куратором, наставником новичка? Для выполнения роли наставника у него должны быть время и ресурсы. Эта функция должна отразиться на системе оплаты наставника, затронуть систему отчетов, его ключевые показатели эффективности. В одной крупной торговой компании, которая была у меня на переговорах, новому сотруднику не назначали ни наставника, ни куратора, а предлагали все возникающие вопросы задавать руководителю отдела продаж. Как вы думаете, к какому результату это привело? У кабинета руководителя скапливалась очередь из новичков, которые ждали возможности задать свой вопрос. Многие из них так и не дожидались этого чудесного момента, а подавали заявление на увольнение. Как вы уже поняли, надолго в этой компании новые сотрудники не задерживались. Об этом с горечью рассказала мне руководитель отдела подбора и обучения персонала.

Задайте себе вопрос: есть ли у меня материалы, по которым я буду обучать новичков, или их нужно подготовить? А если они где-то есть, то где именно и в каком виде? Подойдут ли они для адаптационного обучения?

На этапе подготовки к найму стоит представить, какие именно функции и в каком объеме (в часах в день, их нужно распределить по неделям или даже по рабочим дням) будет выполнять сотрудник. Как будет меняться процентное соотношение выполняемых функций в течение каждой из недель работы в компании? Например, в первую неделю новый менеджер по продажам будет обучаться четыре часа в день (50 % времени), два часа искать контакты клиентов и собирать о них информацию в интернете (25 % времени), и еще 25 % времени (два часа в день) он будет звонить. На второй неделе он будет обучаться 25 % времени, 25 % времени собирать базу, звонить 50 %.

Подумайте, к каким результатам приведет эта активность. Сколько контактов новичок заведет в базу за это время, сколько сделает звонков, сколько назначит встреч? Продумать это нужно для трех сценариев развития событий: если к нам придет обычный сотрудник (средний), слабее среднего или чемпион. Например, чемпион сделает 500 и больше результативных звонков клиентам за месяц, середнячок – 300–400, а новичок ниже среднего не дотянет и до 300.

Свои ожидания стоит оформить письменно и сохранить этот файл. Зачем? Когда к вам придет новый сотрудник, познакомьте его со своими ожиданиями и расскажите, как будете относиться к тому или иному качеству или количеству проделанной работы. В конце месяца, двух, трех у вас будет твердое основание, с которым вы сравните фактическую работу сотрудника и его результаты, будете твердо знать, оставлять такого сотрудника в компании или лучше с ним расстаться.

Стоит заранее подумать о том, как вы будете оценивать сотрудника после прохождения обучения, и подготовить лист аттестации – бланк, на котором вы зафиксируете ответы новичков. Вам также понадобится опросник – тест. В листе аттестации нужно перечислить знания и навыки, которые вы развивали на адаптационном обучении, и описание уровней освоения с опорой на ваш предыдущий опыт. Подробнее о программе адаптации и листе аттестации я расскажу в главе 5.

Когда моя команда помогает клиентам нанимать сотрудников, работу мы всегда начинаем именно с заполнения профиля должности. Без этого документа мы не размещаем вакансию на сайтах и не начинаем поиск.

Вот несколько примеров заполнения профилей должности.

ПРОФИЛЬ ДОЛЖНОСТИ «МЕНЕДЖЕР ПО ОПТОВЫМ ПРОДАЖАМ ЭЛЕКТРОТЕХНИЧЕСКОГО ОБОРУДОВАНИЯ»

ПРОФИЛЬ ДОЛЖНОСТИ: БИЗНЕС-ТРЕНЕР, ВНУТРЕННИЙ ТРЕНЕР

ПРОФИЛЬ ДОЛЖНОСТИ:

СПЕЦИАЛИСТ ПО ПОДБОРУ ПЕРСОНАЛА

ПРОФИЛЬ ДОЛЖНОСТИ:

РУКОВОДИТЕЛЬ ТОРГОВО-ТЕХНИЧЕСКОГО ОТДЕЛА

Скачать шаблон профиля должности.

2.3. Техническое задание для помощника по найму

Кто-то подумает: что ж, я отлично подготовился, понял, чего хочу. Что же дальше? Теперь самое время эту информацию передать HR-специалисту, несколько ее дополнив, в форме технического задания (ТЗ). Что такое техническое задание? Те, кто сотрудничал с маркетологами или создавал сайт, хорошо знают, что такое техническое задание. В случае разработки корпоративного сайта такое ТЗ называют брифом. Так и при работе с HR-специалистом мы должны передать некий пакет информации, точное описание результата, который мы хотим от него получить.

Простая на первый взгляд задача передачи информации помощнику на практике оказывается не такой легкой.

Однажды я проводила переговоры с компанией по продаже спецтехники. В переговорах участвовали собственник, руководитель отдела продаж и HR-специалист. Мы бурно обсуждали работу отдела продаж, эффективность и компетенции менеджеров, возможные точки роста, наем специалистов. В какой-то момент HR-специалист, словно не выдержав, воскликнула: «Ну наконец-то! Наконец-то кто-то скажет ему (имелось в виду руководителю отдела продаж), как это нужно делать! Я же давно говорю…». По лицу девушки потекли слезы, эмоции били через край. Руководитель сидел с красным, как помидор, лицом. Да, что-то здесь явно было не так, но вот что?!

Перед бурной реакцией девушки я задавала руководителю простые вопросы:

– Как вы даете своему HR-специалисту задание на наем? У вас есть календарный план по найму хотя бы на ближайший месяц? Квартал? Есть ли у вас техническое задание, которое вы передаете помощнику по найму? Вы описываете должностную инструкцию нужного сотрудника, составляете профиль должности?

На что руководитель отдела продаж, явно раздражаясь, отвечал:

– Там и так все понятно! Я ей говорю, что мне продажники нужны! Продажники… Что же тут непонятно?!

Руководитель явно не учитывал, что на рынке есть несколько очень разных по компетенциям групп так называемых продажников, которые друг от друга заметно отличаются. Есть продавцы в рознице, торговые представители, продавцы по телефону, операторы кол-центра, клиентские менеджеры, занятые в основном оперативными функциями приема и оформления заказа (которые вовсе не продажники, но таковыми себя считают). Ожидания работодателей от каждого из них, функции, выдаваемые ими результаты кардинально различны. Телефонные продавцы совершают исходящий обзвон или отвечают на входящие звонки. Одни готовы выезжать к клиенту на встречу, а другие нет. Руководитель хотел, чтобы HR-специалист приглашала соискателей на собеседования без учета их особенностей. А смысл?

– Да мне без разницы, что он продавал до этого! Нормальный продажник и снег зимой продаст, – упорствовал руководитель, – а ты, если нормальный HR-специалист, мне такого продажника наймешь! – кивал он в сторону сотрудницы.

Позже выяснилось, что в этой компании также не была разработана программа адаптационного обучения. Диалога с HR-специалистом, партнером, членом своей команды, усилителем руководителя не сложилось… Увы.

Их компания, открыв первой это направление бизнеса в нашем городе в начале девяностых и став безусловным лидером на пару десятилетий, начиная с 2005 года стала терять свои преимущества. Несколько сильных компаний по продаже автомобилей открыли направление по продаже спецтехники, и к 2020 году они стали позиции этой компании заметно теснить. У ее конкурентов появилась база знаний, система адаптационного обучения, собственный отдел кадров, выстроенная кадровая система… А у них нет.

Что мы видим в этой истории? С одной стороны, у руководителя есть специалист, который должен его усиливать в найме, но этого, к сожалению, не происходит. HR-специалист и руководитель не становятся одной командой с общим «информационным полем», со стремлением к сотрудничеству и к общей победе.

Как вы уже поняли, это отдельная часть работы руководителя – сделать каждого своего сотрудника частью команды, но не каждый руководитель ее осознает и качественно выполняет. HR-специалиста мы делаем «своим» в числе прочего с помощью создания и передачи ему технического задания. Передавая ТЗ помощнику по найму, крайне важно получить от него обратную связь и убедиться в том, что он правильно вас понял.

Для этой цели можно запросить у помощника в ответ документ – понимание задачи (ПЗ). В ПЗ сотрудник прописывает содержание задачи, срок исполнения, то, как будет ее решать, и итоговый документ (результат).

Например: задача – подготовить список рекомендованных к собеседованию кандидатов на должность менеджера по продажам. Срок – 25 ноября (утро).

Как буду решать – выберу 100 резюме из базы ресурса HH по следующим ключевым словам: …. Обзвоню их по скрипту. В процессе диалога при необходимости использую продающее описание вакансии. Отсею неподходящих по следующим стоп-факторам: техническое образование или склад ума, подтвержденный предыдущими местами работы, готовность к командировкам, опыт в продажах от одного года. Подходящих назначу на собеседование, предварительно согласовав график с руководителем отдела.

Итоговый документ – таблица в Exel: ФИО, телефон, ссылка на резюме, результат проведения телефонного интервью (приглашен на собеседование, отказ соискателя, отказ HR-специалиста, не ищет работу, другое…).