Текст книги "Краткое содержание «Пять правил выдающейся эффективности. Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания»"

Обзор по книге «Пять правил выдающейся эффективности. Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания», Лина Риннэ, Кори Когон, Адам Меррилл
Автор обзора: Ольга Дергачева

Три инструмента, которые помогут победить хроническую нехватку времени

Знакомо ли вам ощущение, что поток дел не иссякает ни на минуту и вы никак не можете его остановить? Бывает ли, что задачи обрушиваются лавиной – и вы чувствуете, что перестали справляться с ситуацией? Все мы порой выбиваемся из сил, хватаясь за все подряд и боясь что-то упустить. К этому подталкивает и современный ритм жизни: скорее, скорее, вокруг столько возможностей, не упустите. Но вот парадокс: чем больше мы делаем, тем больше остается незавершенного. И в какой-то момент возникает чувство, что мы утратили баланс и на самих себя времени уже не остается. Если ничего не изменить, катастрофа неизбежна: загнанность, разочарование, выгорание.

К счастью, справиться с объемом дел и входящим потоком информации можно. Правда, волшебных средств никто еще не придумал, но действенные инструменты есть. Чтобы научиться их использовать, придется потрудиться, но мы же готовы приложить силы, если старания окупятся в дальнейшем? Авторы книги дают рекомендации, которыми можно воспользоваться сразу же. И даже если вы не тонете в делах, эти советы помогут вам эффективнее управлять своим временем и больше успевать. Применяйте описанные в нашем обзоре инструменты, если хотите:

разгрести завалы;

разобраться с незавершенными задачами;

сконцентрироваться на том, что действительно важно;

получать удовлетворение от работы и при этом оставлять время для себя.

Почему мы делаем все, но не успеваем ничего

Высокие технологии сильно облегчили нам жизнь, но одновременно загнали нас в ловушку парадокса эффективности. Что это значит? Нескончаемый поток информации постоянно ставит нам задачи, которые совсем необязательно важны. Пытаясь его упорядочить, мы тратим массу энергии, которую могли бы расходовать с большей пользой. Сегодня, когда с любым человеком можно связаться из любой точки мира, нам одновременно и проще, и труднее добиваться выдающейся эффективности и чувствовать удовлетворение. Объем информации, который мы должны обработать, увеличился в сотни раз. Вспомните, сколько мессенджеров вы используете. Вряд ли обходитесь всего одним. А сколько писем упало в папку «Входящие», пока вы читаете наш обзор? Кажется, что быть успешным сегодня – значит, просто решать большинство задач, а не профессионально делать свою работу. Безумный ритм, поддерживаемый современными технологиями, настолько изменил нашу жизнь, что чувство перегруженности стало практически постоянным.

Дело в том, что наше внимание постоянно рассеивается. Входящих сигналов столько, что, не успеваем мы обработать один, как поступают еще десять. Звонки, оповещения, sms сыплются на нас словно из рога изобилия. Если мы ищем в интернете нужную информацию, в борьбу вступают маркетологи и новостные агентства. Баннеры, всплывающие окна, гиперссылки появляются на каждой странице и заставляют нас переключаться и отвлекаться. Результаты исследования, которое американская компания FranklinCovey проводила в течение шести лет, показали: 40% времени, внимания и энергии люди тратят на несущественные или неуместные задачи. Это самая обширная статья скрытых затрат в современных компаниях. Фактически 40% зарплаты их сотрудники получают за то, что занимаются посторонними делами – но не всегда по своей воле. Отвлекающих факторов и задач столько, что расставить приоритеты и упорядочить этот поток просто некогда. Но есть проверенные инструменты, которые помогают управлять решениями, временем и энергией.

Инструмент 1. Матрица срочности и важности

Для начала разберемся, что считать срочным, а что – важным. Срочное – то, что, как вам кажется, надо сделать немедленно – независимо от того, влияет оно на результат или нет. Важное – то, что имеет серьезные последствия для результата. В зависимости от этого задачи попадают в один из четырех квадратов (рисунок 1). Давайте посмотрим, как мы действуем в каждом из них, что вкладываем, что получаем на выходе и – самое главное – как загоняем себя в те или иные обстоятельства. Сначала обсудим квадраты, в которых мы менее эффективны, а самый успешный квадрат 2 оставим напоследок.

Рисунок 1

Матрица управления задачами в зависимости от их срочности и важности

ВАЖНО

Квадрат 1

НЕОБХОДИМОСТЬ

Критические ситуации

Экстренные совещания

Горящие проекты

Неотложные проблемы

Непредвиденные события

Квадрат 2

ВЫДАЮЩАЯСЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ

Проактивная работа

Высокоэффективные цели

Творческое мышление

Планирование

Предупреждение проблем

Выстраивание отношений

Обучение и восстановление сил

НЕВАЖНО

Квадрат 3

ОТВЛЕЧЕНИЕ

Неоправданные отвлечения

Ненужные занятия

Бесполезные совещания

Незначительные проблемы других людей

Несущественные письма, звонки, посты в соцсетях и т. п.

Квадрат 4

БЕСПОЛЕЗНАЯ ТРАТА ВРЕМЕНИ

Пустая работа

Уклонение от работы

Бесцельный просмотр телепрограмм, блуждание по интернету, игры

Сплетни

СРОЧНО

НЕСРОЧНО

Квадрат 1. Необходимость

Здесь оказываются задачи, которые нельзя откладывать ни на минуту, иначе последствия будут разрушительными. Это дела, которые появляются непредсказуемо: звонок разочарованного клиента, поломка сервера, срочное задание руководителя. Причем это необязательно негативные происшествия – необходимостью может быть и благоприятная возможность, которой надо воспользоваться незамедлительно.

Дела из квадрата 1 дают ощущение эффективности и требуют энергии. Но они могут привести к выгоранию, если задержаться здесь надолго. Невозможно постоянно работать в кризисных условиях. Тот, кто все время решает внезапные проблемы, испытывает сильный стресс. Конечно, с обстоятельствами не поспоришь, но в квадрате 1 вы не всегда поступаете наилучшим образом и добиваетесь высоких результатов.

Инвестиции и дивиденды. Здесь вы получаете столько, сколько вкладываете. Ваши титанические усилия могут привлечь внимание окружающих на ограниченное время – еще бы, фактически вы совершаете подвиги. Но для долгосрочно успеха и закрепления результата квадрат 1 не подходит.

Какие действия ведут в квадрат 1. «Лучше всего я работаю в стрессовой ситуации» – это первый и самый верный способ загнать себя в квадрат необходимости. Такой образ мышления ставит вас в зависимость от внешнего давления и лишает личной мотивации. Фактически вы признаетесь, что способны работать только в авральном режиме под угрозой срыва сроков. Это опасно и для вас, и для дела.

Второй способ оказаться в квадрате 1 – откладывать задачи. Это бывает, если человек опасается неудачи или не знает, с чего начать. В таком случае он оттягивает дело, пока не появится более сильный страх – неприятностей или срыва сроков. Нормальная текущая задача превращается в критическую ситуацию.

Третий способ – бояться сказать «нет». Человек избегает отказа, чтобы не показаться слабым или из желания угодить кому-то. Другие причины – страх изоляции, избегание конфликта. Случается и так, что не хватает сил объясняться: кажется, что проще сделать, чем объяснить, почему нет.

Квадрат 3. Отвлечение

Дела из этого квадрата – срочные, но не важные. Вроде бы и заняться ими надо немедленно, но если их отложить, критических последствий не будет. К таким задачам относятся не самые серьезные телефонные звонки и совещания, несущественные электронные письма, посты в социальных сетях и проблемы, с которыми к вам обращаются другие люди.

В квадрате 3 можно застрять надолго – и при этом полагать, что вы находитесь в квадрате 1. Человек, занятый отвлекающими делами, постоянно загружен, но удовлетворения не чувствует. К сожалению, он путает движение с прогрессом, а деятельность – с достижениями.

Инвестиции и дивиденды. Здесь вы получаете меньше, чем вкладываете. Квадрат 3 отнимает внимание и энергию, которые можно было бы потратить на действительно важные дела.

Какие действия ведут в квадрат 3. Стать постоянным добровольным помощником – это прямой путь в квадрат отвлечения. Конечно, помогать окружающим нужно, но есть риск: ваша поддержка войдет у людей в привычку. Вместо того чтобы справляться самостоятельно, они каждый раз будут обращаться к вам. Допустим, коллега не знает, где взять данные для отчета, и спрашивает у вас. А вы вместо того, чтобы просто указать ему папку на общем диске, любезно высылаете по электронной почте путь к файлам в виде гиперссылки. Еще пара таких услуг – и вы рискуете стать всеобщим спасителем, которого будут заваливать мелкими просьбами. Нам приятно помогать: выполненное дело и благодарность вызывают выработку в головном мозге дофамина – вещества, которое отвечает за ощущения удовольствия и вознаграждения. Но стоит задуматься, каждый ли раз нужна ваша поддержка. В ситуации с данными для отчета достаточно сказать сотруднику, как называется папка на сервере.

Другой путь в квадрат 3 уже знаком нам по квадрату 1: боязнь сказать «нет». Кстати, это и один из способов стать «скорой помощью». Между тем есть корректные формулировки, которые помогут обосновать отказ – без обид для другой стороны. Вот они:

«Сейчас у меня очень важное дело, но через три часа я освобожусь – и мы все обсудим».

«Я всегда готов помочь, но сегодня в 15 часов у меня встреча. Давайте поищем другое время для этой задачи».

«На мой взгляд, я совсем не нужен на этом совещании. Ничего, если вместо него я займусь срочной работой?»

«Давайте еще раз уточним правила переписки. Мне просто хотелос

...

конец ознакомительного фрагмента