Текст книги "Как все успевать? 4 навыка эффективного управления временем"

Алгоритм дальнейших действий

Действие – это противоядие отчаянию.

Джоан Баэз, американская певица и автор песен

Если ты читаешь эту книгу, значит, тебе очень дорого твое время для какой-то цели или мечты. Человек, который живет, чтобы прожить день, не станет читать эту книгу. Для него нет смысла управлять временем. Ему бы поскорее отработать, пойти на обед, прийти домой, убить время перед телевизором и уснуть. А на следующий день все сначала. И так каждый день.

Если у тебя есть цель и четкий план по ее достижению – это очень хорошо. Значит, ты идешь правильной дорогой. Если цели нет, но ты хочешь осуществить свою давнюю мечту или определиться с актуальной на сегодняшний день целью, то будем определять и выстраивать план для ее достижения.

На рынке очень много книг по целеполаганию и планированию, каждая из которых в точности повторяет основные принципы и инструменты другой. В таких книгах практически нет ничего нового для современного читателя. Единственное, чем они отличаются, – подачей материала. Материала, который друг у друга «плагиатят». И я бы спокойно мог опустить данную тему, чтобы не повторяться. Но, как понял из курса, многие люди не вдавались глубоко в тайм-менеджмент, а если вдавались, то у них ничего не получалось.

Поэтому в обновленную версию курса я добавил дополнительные занятия по постановке целей и выстраиванию алгоритма ее достижения. И следующая часть книги направлена именно на это.

Если ты уже пользуешься системой тайм-менеджмента и у тебя есть цель, то можно спокойно пропустить вторую часть и сразу перейти к третьей. В ней я освещу тему внутренней и внешней информации, которая ранее не поднималась, и дам работающие техники для управления ими. В четвертой части перейдем к главному навыку – управлению вниманием.

Вот так выглядит наш алгоритм действий. Именно по такому алгоритму я проводил онлайн-курс, эффективность которого превзошла все мои ожидания.

Ну что? Поехали? ©

Молодость – время, когда у тебя куча энергии, которую ты можешь потратить на что угодно!

Например, неделями не выходить из дома, сидя в интернете.

Навык 2
Организовывай время!

Кто не знает цену времени, тот не рожден для славы.

Люк Вовенарг

Время и случай ничего не могут сделать для тех, кто ничего не делает для себя самого.

Джордж Каннинг

Любишь ты жизнь? Тогда не теряй времени; ибо время – ткань, из которой состоит жизнь.

Бенджамин Франклин

 Три важные задачи

Способность целиком сосредоточиться на важнейшей задаче и хорошо ее выполнять от начала до конца – ключ не только к большому успеху и даже великим достижениям, но и к уважению, высокому положению и счастью.

Брайан Трейси, «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь. 21 метод повышения личной эффективности»

Второй навык в умении управлять временем – это переработанная мной версия тайм-менеджмента. А если быть точнее – упрощенная до невозможности. Поскольку как таковым тайм-менеджментом в полном его объеме я не пользуюсь. Можно даже назвать меня в нем дилетантом. Я пытался его полностью освоить. Читал много зарубежных авторов и внедрял новые техники в свою жизнь. Но однажды купив книгу Глеба Архангельского «Тайм-драйв», я понял, что эта книга вобрала в себя самые эффективные техники и приемы, от чего стала слишком сложной и занудной. И если внедрить в свою жизнь все эти техники, то времени не хватит, чтобы жить! Все оно будет занято этими техниками. Тогда я решил отойти от тайм-менеджмента как такового и стал использовать только некоторые его техники

А я люблю простоту и эффективность. Это видно в том, как я излагаю материал в этой книге – я пишу в свободном стиле, сохраняя свою личность, свой живой стиль высказывания. Поэтому ее очень легко читать, и она становится интересной для любой аудитории. Думаешь, когда меня приглашают прочитать лекцию или провести тренинг в университете, я там включаю «режим ученого» и начинаю излагать тему непонятными терминами? Нет, я веду себя абсолютно свободно, рассказываю смешные истории в поддержку сказанных слов. Но если бы мне предложили написать серьезную книгу по психологии, то я бы стал писать серьезно. Только у кого эта книга вызвала бы восторг и интерес? Только у коллег, больше ни у кого. А моя идея в том, чтобы донести свои слова до каждого человека. И пока я от нее отступать не собираюсь.

Многие успешные люди всегда составляют список дел. Это помогает им сделать рабочий процесс более организованным. Ицхак Пинтосевич (тренер успеха № 1 на русскоязычном пространстве, занимает второе место в рейтинге Международной ассоциации профессионалов развития личности) говорит, что главное – не время. Главное – важные дела, которые необходимо делать ежедневно для продвижения к цели. И я с ним полностью согласен.

Всего лишь три ежедневные задачи помогут привести тебя к успеху. Такие задачи рекомендуется ставить каждый день. Я всегда их записываю в ежедневник перед сном. А утром встаю, читаю и выполняю их первым делом. Некоторые люди предпочитают записывать их утром. Но это не так важно.

Важно сосредоточить все свои усилия на выполнении именно этих дел. Как показывает лично моя практика, эти три задачи выполняются очень быстро, какими бы они масштабными ни были. Таким образом освобождается дополнительное время, чтобы заняться еще чем-нибудь.

У меня никогда не было такого, чтобы я не выполнил какую-нибудь одну задачу. Один раз я поставил себе задачу написать мини-книгу по администрированию групп «ВКонтакте». И что ты думаешь? Я справился с этой задачей! А через неделю эта книга была опубликована в одном известном интернет-журнале.

Поэтому, чтобы ты проверил эффективность данного инструмента, давай сейчас поставим с тобой три задачи на завтра.

Первая задача

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Вторая задача

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Третья задача

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Отлично!

 Перестаем лениться

Бедность является не более чем результатом нашей лени или безразличия.

Наполеон Хилл, американский автор в области новой мысли, один из создателей современного жанра «Самопомощь»

Ранее в книгах по тайм-менеджменту я не встречал такого явления, чтобы автор доносил свою основную мысль, начиная со слов, что «первым делом нужно перестать лениться». Наверное, я буду первым. Так как я считаю, что это самый нужный навык в организации времени. Да и вообще в жизни!

Я прочитал множество статей про лень и почти все их авторы сходятся во мнении, что лень – это недостаток энергии или банальная усталость. Хотя и то, и другое взаимосвязано.

Попробуй сейчас вспомнить пять самых ленивых моментов в своей жизни и проанализировать их.

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Возможно, проанализировав свои моменты лени, ты найдешь пути решения, но как часто бывает, вспомнить моменты лени бывает трудно, пока они не появятся.

Лень чаще всего возникает из-за неправильного режима дня и зашлакованности организма, а отсюда вытекает слабая энергетика человека. Из российских авторов по здоровому питанию рекомендую Вадима Зеланда. Он очень подробно раскрыл тему того, как пища влияет на физическое и духовное состояние человека.

 Режим дня

Кто-то называет себя «жаворонком», кто-то – «совой».

Но так ли это в действительности? Можно думать, что вечернее время наиболее продуктивно для тебя с точки зрения составленных планов, а на самом деле важные задачи были перенесены на вечер из-за неспособности найти для них время в течение рабочего дня.

Виктор Дельцов в книге «Почему мне не хватает времени» предлагает интересный тест, который направлен на организацию своего рабочего времени и устранение ненужных перерывов в работе.

Разбей свой рабочий день на шесть периодов:

Раннее утро.

Позднее утро.

Раннее послеобеденное время.

Позднее послеобеденное время.

Ранний вечер.

Поздний вечер.

Теперь определи те задачи, к которым ты с наибольшей долей вероятности мог бы приступить в каждый из периодов.

Примерный список задач:

Организация и ведение рабочего совещания.

Телефонные переговоры.

Планирование проведения презентации.

Тренинг.

Подготовка отчета.

Написание статьи.

Деловая встреча.

Встреча с друзьями.

Чтоб проверить, все ли ты правильно сделал, возьми лист бумаги и раздели его на три колонки – задача, время суток и комментарии. И в течение недели вноси в таблицу все действия по выполнению важных задач, требующих значительных усилий и больших затрат времени. Те задачи, которые отнимают большее количество времени и усилий, стоит передвинуть на те периоды, когда ты находишься на пике своей активности.

Планирование задач на соответствующее им время – хороший способ повысить продуктивность рабочего процесса.

А вот несколько советов, которые помогут тебе повысить свою продуктивность и справиться с ленью, когда это необходимо.

Обязательно нужно высыпаться. В идеале человек должен спать по 8 часов в день. Непостоянный сон или бессонные ночи приводят к усталости и делают человека ленивым. Активно мозг отдыхает с 21:00 до 23:00. Если человек ложится спать после 23:00, то постепенно к нему придет умственное истощение. Если человек ложится спать после часа ночи, то от него начинает уходить жизненная сила, а вот если он засыпает только после трех ночи, то происходит серьезное нарушение нервной системы, появляются раздражительность и агрессивность. У женщин, как правило, происходят увядание красоты, старение кожи и появляется хроническое утомление.

А самым лучшим мотиватором для женщин будут слова американских ученых, которые доказали, что женщины, которые регулярно недосыпают, быстрее поправляются.

Итак:

Во сколько ты ложишься спать?

Во сколько просыпаешься?

Сколько часов в среднем ты спишь?

Как ты чувствуешь себя утром?

С утра просыпайся с улыбкой и умывай лицо. Просыпаясь с хорошим настроением, ты задаешь настроение на целый день. Я, например, люблю с утра делать зарядку. Это помогает мне зарядиться энергией на весь день.

Что ты делаешь по утрам?

А что будешь делать теперь?

Регулярно занимайся спортом. Даже такая простая вещь, как быстрая ходьба, даст заряд энергии и поможет выработке эндорфинов, которые ответственны за хорошее настроение. Если ходить некогда, а ты сидишь в офисе, то поприседай, поотжимайся! Это очень помогает.

Какими физическими упражнениями ты занимаешься на данный момент?

Какие физические упражнения ты привнесешь в свою жизнь?

Человек – это то, что он ест. Поэтому важно следить за тем, что ты ешь. Питаясь здоровой пищей, ты будешь здоровым. Перекусывая фаст-фудом – будешь как… хот-дог.

Какую пищу ты употребляешь?

Какую пищу стоит исключить из рациона?

Какую пищу стоит привнести в рацион?

Но самый главный совет – это брать и делать!

Да, тебе лень, но надо! Нужно уметь себя переламывать. Например, ты хочешь внедрить в свою жизнь полезную привычку – отжимания перед сном. Подходит время ко сну, хочется спать, но совершенно не хочется отжиматься. Хочется упасть на кровать и уснуть. Но говоришь себе: «Всего лишь один раз! Один раз – и спать». Падаешь на пол и отжимаешься. И возможно, что не раз, а больше. Просто берешь и делаешь.

Напиши на любом листке фразу «Когда мне лень – я беру и делаю!». Повесь этот листок на самое видное место.

 Упражнения по набору энергии

Но что делать, когда день с утра не задался, сил нет и энергия на нуле? Правильно, нужно выполнять упражнения по набору энергии.

✓ Одним из самых простых подобных упражнений является дыхание по треугольнику: вдох – задержка – выдох. А затем повторение данного цикла по кругу. При выборе длительности этапов помни правило, которое гласит, что нужно приложить усилие, но не слишком большое, иначе будет не набор энергии, а ее потеря.

✓ Другим очень эффективным упражнением по набору энергии является Джаландхада Бандха в йоге. Выполняется следующим образом: вдохнуть, крепко прижать подбородок к груди, задержать дыхание и оставаться в таком положении, сколько сможешь. На выдохе поднять подбородок. Данное упражнение поможет не только поднять уровень энергии в организме, но и улучшить самочувствие и вернуть здоровье. ✓ Еще одним эффективным упражнением в йоге является Бхастрика. Оно за очень короткий промежуток времени обеспечивает сильный приток энергии в организм. Выполнять данное упражнение рекомендуется с прямой спиной и с концентрацией внимания не на вдохе, а на выдохе. Сделай глубокий вдох, затем резкий выдох, пассивный вдох, резкий выдох и снова пассивный вдох. И так 20 раз. После последнего выдоха сделай глубокий вдох через нос и задержи дыхание, насколько сможешь. Повтори упражнение еще два раза.

Если вы хотите достичь высот и окунуться в глубины кунг-фу, занимайтесь цигун; если же вы хотите достичь высот и окунуться в глубины цигун, занимайтесь медитацией.

Xо Фатт Нам

Поза (или статическое упражнение) всадника выполняется следующим образом.

✓ Подходим к стене и упираемся в нее пятками, спиной и головой. Должно получиться три опоры, чтобы они выстроились в одну линию. Потом ноги немного сгибаем, направляя колени наружу. Стопы должны смотреть прямо или друг на друга. Выпрямляем спину, чтобы не было зазора между поясницей и стеной.

Руки вытягиваем вперед и представляем, что обнимаем дерево. В некоторых традициях эта поза называется позой дерева. Ладони смотрят на нижний даньтянь[1]1
  В теории китайской медицины, даньтянь – это энергетический центр. Традиционно выделяют от трех до пяти даньтянь. Нижняя точка – на 3 см ниже пупка. – Примеч. ред.


[Закрыть], который находится чуть ниже пупка, примерно на два пальца. Далее отходим от стены, закрываем глаза и концентрируем все свое внимание на этом даньтяне.

 Анализ дня

– Здесь мертвая женщина.

– Превосходный анализ, но я думал, вы копнете поглубже.

Шерлок (Sherlock)

В тайм-менеджменте время измеряется не в часах и не в минутах, оно измеряется в событиях, которые мы проживаем за эти самые часы и минуты. И первым делом нужно узнать, на что тратится время. Какие события и в какой пропорции наполняют твою жизнь. Для этого предназначен инструмент «хронометраж».

Питер Друкер в книге «Эффективный руководитель» писал: «Опытные управляющие не сразу бросаются решать свои задачи. Они начинают с анализа своего времени, а не с планирования».

Вести хронометраж можно как в блокноте на компьютере, так и в блокноте на рабочем столе – это не принципиально. Руководствуйся тем, что тебе удобнее. Если удобнее вести анализ дня в телефоне – веди. Тем более, сейчас существует большое количество приложений.

Записи можно делать по ходу дела, а можно выделить конкретное время. Например, в конце каждого часа делать записи событий за этот час в формате: «событие – время» или «время – событие».

Пример хронометража.

6:00 – проснулся.

7:00 – вышел из дома на работу.

7:10 – встретил соседа, слушал его разговоры, как у него все плохо.

8:00 – пришел в офис.

8:10 – пошел пить кофе с коллегой.

И т. д.

В книге «365 дней очень творческого человека» Яна Франк пишет:

«Все попытки организовать свое время должны начинаться с попытки понять, куда оно вообще уходит. Чтобы понять, на что мы тратим 20 часов в день, нужно постараться записать все, что мы делали, желательно с точностью до 15–30 минут. Не нужно подробно описывать все дела. Достаточно понятно и кратко обозначить, на что ушло время. Например: „Обед“, „Дорога до работы⁴⁴, „Уборка⁴⁴. Но также не нужно слишком обобщать. Восемь часов на работе, из которых половина ушла на копание в интернете, питье кофе и болтовню с коллегами, не стоит обозначать как „Работа – 8 часов⁴⁴. Хорошо бы попытаться хоть приблизительно разбить эти восемь часов на что-то более конкретное. Обычно в первый день половина времени „теряется⁴⁴. После подведения итогов становится ясно, что из прожитых 16–18 часов охвачено только 8—10. Куда делось остальное, неясно. Многие «утечки» обнаруживаются на второй день, когда мы начинаем аккуратнее записывать дела и учитывать мелочи вроде „Умыться и почистить зубы“ или „Одеться". Для того чтобы получить достаточно полную картину, желательно записывать все на протяжении 3–4 дней. Если вести хронометраж более продолжительное время, например месяцы или годы, можно сделать множество великих открытий».

Поначалу ты будешь забывать вести хронометраж. В этом ничего страшного нет. Продолжай его вести с того момента, как вспомнишь. Через несколько дней ведения хронометража войдет в привычку.

Действия длительностью менее 5 минут фиксировать не надо.

Я рекомендую вести хронометраж в течение месяца. Тогда будет видна общая картина временных затрат. Когда хронометраж будет заполнен, нужно приступить к его анализу.

Временные затраты делятся на три категории:

Полезные – относящиеся к работе, связанные с твоими планами и способствующие достижению твоих целей.

Можно сократить – то, что является необходимым, но на это можно было бы потратить меньше времени.

Бесполезные – то, чего делать не стоило бы, о чем жалеешь, за что себя ругаешь.

Сам процесс ведения хронометража дисциплинирует, бодрит и настраивает на оптимизацию временных затрат (сокращение бесполезных и увеличение полезных дел).

Задание

В течение месяца каждый день фиксируй время начала и завершения дел, давая краткое описание и оценку эффективности их выполнения. В конце дня проводи анализ. А в конце месяца запиши свои наблюдения.

Благодаря ведению хронометража я

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Я смог сократить

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Я смог увеличить

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

 Куда ухолит мое время?

Наибольшую часть жизни тратим мы на дурные дела, немалую – на безделье, и всю жизнь – не на те дела, что нужно. Укажешь ли ты мне такого, кто ценил бы время…

Луций Сенека

Ранее мы уже говорили на тему, куда уходит время. Но мы говорили в общем, куда оно уходит и на что тратится. Чтобы ответить на этот вопрос, нужно объективно оценить собственную работу с точки зрения трудозатрат. Для этого нужно заполнить таблицу с вариантами ответов – «Да», «Нет» и «Не знаю».

Обработка результатов теста

В данной таблице не может быть «правильных» или «неправильных» ответов. Одни утверждения демонстрируют эффективность каждодневной работы, другие – упущения и недочеты в ее организации. Ниже приводится разбивка вопросов по группам, заслуживающим наиболее пристального внимания.

Проблемы со стратегическим планированием работ – если ты положительно ответил на вопросы 8,14, 25, и отрицательно на вопрос 53. Вопросы данной группы связаны с тем, планируешь ли ты работу заранее и контролируешь ли ход ее выполнения.

Проблемы с оперативным планированием работ – если ты положительно ответил на вопросы 22, 24, 32, 43 и отрицательно – на вопросы 3, 18, 38, 55. Вопросы данной группы связаны с тем, как именно ты планируешь свой рабочий день, чтобы добиться оптимальных результатов, фиксируешь ли все происходящие события, контролируешь ли оперативное использование рабочего времени.

Проблемы в постановке целей и определении сроков выполнения работы – если ты ответил «да» на вопросы 1, 37, 41, 44, 45 и «нет» на вопросы 12, 20, 39, 49. Все эти профильные вопросы направлены на то, чтобы выяснить, можешь ли ты концентрировать свою энергию и усилия на решении определенных задач, и какими средствами ты этого достигаешь.

Проблемы с определением рабочих приоритетов имеются, если ты утвердительно ответил на вопросы 4, 9, 15, 34, 37, 42, 46, 50. Анализ ответов на эти вопросы поможет тебе выяснить, как именно используется твое рабочее время, не уходит ли оно целиком на «рутинные» дела, а также есть ли разрывы между тем, что ты хотел получить от работы, и тем, что есть на самом деле.

Ты неправильно организовал свое взаимодействие с начальством и/или подчиненными – если утвердительно ответил на вопросы 5, 11, 16, 19, 26, 31, 40, 47, 54. Совместная работа – это обязательная составляющая нашей производственной деятельности, хотим мы этого или нет. Мы часто грешим на других, обвиняя их в том, что они не столько помогают, сколько мешают, а может быть, стоит иногда и «на себя оборотиться».

Проблемы с делегированием полномочий – если ты утвердительно ответил на вопросы 2, 7, 11, 13, 26, 36, 40. Может быть, ты просто боишься передавать дела другим людям и чувствуешь себя в большей безопасности, когда занимаешься мелочами. Ты должен понять, что ничего не поручая, невозможно добиться того, чтобы что-то делали другие.

Ты любишь долго «раскачиваться» и стараешься отложить дела «на потом» – если ты положительно ответил на вопросы 6, 8, 14, 25, 27, 30. Эти вопросы касаются обыкновения начинать работу без промедления, не откладывать дела в долгий ящик, не затягивать выполнение ответственных поручений. Несмотря на то, что большинство из нас любят начинать с решения более простых вопросов и задач, это не всегда представляется правильным и разумным. Начинать следует не с простого, а с самого важного и срочного.

У тебя много времени отнимают внешние «пожиратели» времени (то есть сотрудники, телефонные звонки и посетители, которые мешают тебе эффективно работать) – если ты положительно ответил на вопросы 10, 28, 33, 35, 51. «Пожиратели» нарушают наши планы, ломают распорядок рабочего дня, снижают эффективность и производительность нашего труда. Данная группа вопросов поможет тебе определить, каков баланс между временем, потраченным на чисто производственные дела и на то, что не имеет непосредственного отношения к работе.

У тебя есть проблемы с организацией и проведением совещаний – если ты утвердительно ответил на вопросы 7, 17, 35, 41 и отрицательно – на вопрос 49. Данная группа вопросов позволяет определить, насколько эффективно ты планируешь и ведешь различные мероприятия и сколько времени на них тратишь.

У тебя есть проблемы в работе с документами – если ты утвердительно ответил на вопросы 21, 23, 29, 48. В любой работе не обойтись без документов. Данная группа вопросов призвана помочь прояснить, как именно ты работаешь с ними.

Итак, вопросы поставлены, ответы получены и проанализированы. Ты получил общую картину твоего отношения к работе, включая некоторые из наиболее ярко выраженных проблем и привычек.