Читать книгу "1С: Зарплата и управление персоналом 8.2. Понятный самоучитель для начинающих"

Служба персонала любого предприятия содержит сведения о семейном положении своих работников. Ввод, редактирование и хранение этих сведений осуществляется в справочнике, вызов которого осуществляется с помощью команды главного меню Предприятие▸Классификаторы▸Семейное положение физических лиц. При активизации данной команды на экране отображается окно, изображенное на рис. 3.34.

Рис. 3.34. Справочник семейных положений физических лиц

Для ввода новой позиции используйте команду Действия▸Добавить либо соответствующую кнопку инструментальной панели, после чего с клавиатуры введите требуемые данные (значение поля Код сформируется автоматически, но его при необходимости можно изменить).

Справочник можно заполнять и в автоматическом режиме, выбирая подходящие значения в окне Общероссийского классификатора информации о населении. Для этого нужно нажать кнопку Подбор из ОКИН, которая расположена в правом верхнем углу окна списка (см. рис. 3.34), затем в открывшемся окне классификатора установить курсор в требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.

В программе реализована возможность ввода, редактирования и хранения дополнительной информации о физических лицах, контрагентах, организациях и прочих объектах. В данном случае имеется в виду информация, для которой не нашлось места в других местах программы. Чтобы перейти в режим работы с этой информацией, нужно выполнить команду Операции▸Справочники, и в открывшемся окне выбрать справочник Дополнительная информация – при этом на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.35.

Рис. 3.35. Справочник дополнительной информации о физических лицах

Работать со справочником можно в двух режимах: в окне списка и в отдельном диалоговом окне (имеется в виду ввод новых и редактирование имеющихся позиций). Для смены режима выполните команду Действия▸Редактировать в диалоге или нажмите соответствующую кнопку панели инструментов.

Если вы намерены работать в окне списка, то в поле Объект следует ввести тип данных (например, Организации, Контрагенты или др.), а затем – указать конкретный объект соответствующего типа (например, если вы указали тип Организации, то выбор объекта будет осуществляться из справочника организаций, и т.д.).

В поле Вид данных указывается способ хранения данных. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты – Файл либо Изображение.

В поле Имя файла с клавиатуры вводится имя файла с данными (рекомендуется указывать полный путь к файлу), а в поле Описание – краткое описание хранящейся о физическом лице информации (например, Заявка кандидата, План испытательного срока, Отчет о работе и т.д.).

Если вы намерены работать в отдельном диалоговом окне, то при активизации команды Действия▸Добавить (либо Действия▸Изменить) на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.36.

Рис. 3.36. Окно редактирования дополнительной информации

Работа в данном окне ведется по тем же правилам, что и в окне списка. После заполнения параметров следует нажать кнопку ОК либо Записать. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного окна без сохранения изменений.

Любой работник компании имеет какое-то образование (начальное, среднее, высшее, незаконченное высшее и т.д.), которое он получил при окончании соответствующего учебного заведения. В программе предусмотрен механизм ввода, редактирования и хранения сведений об учебных заведениях, в которых получали образование работники компании.

Необходимые действия выполняются в справочнике учебных заведений, для вызова которого следует выполнить команду главного меню программы Предприятие▸Классификаторы▸Учебные заведения, При активизации данной команды отображается окно, которое показано на рис. 3.37.

Рис. 3.37. Справочник учебных заведений

Здесь представлен список позиций, добавленных ранее в справочник учебных заведений. Для каждого учебного заведения показывается его код и наименование.

Работа со справочником ведется непосредственно в окне списка. Для ввода нового учебного заведения предназначена команда Действия▸Добавить, для редактирования текущего – команда Действия▸Изменить (также для этого можно воспользоваться соответствующими кнопками инструментальной панели).

Для пометки текущего объекта на удаление следует воспользоваться командой Действия▸Установить пометку удаления (данная команда вызывается также нажатием клавиши Delete); чтобы сразу удалить объект из списка, нужно нажать комбинацию клавиш Shift+Delete либо выполнить команду Действия▸Удалить.

После окончания учебного заведения человек получает образование, которое является основой для его дальнейшей карьеры. Возможности программы предусматривают ввод, редактирование и хранение сведений о видах образования, полученных физическими лицами и сотрудниками компании. Эта информация хранится в справочнике видов образования, который вызывается с помощью команды главного меню Предприятие▸Классификаторы▸Виды образования физических лиц. При активизации данной команды на экране отображается окно, изображенное на рис. 3.38.

Рис. 3.38. Справочник видов образования

Для ввода новой позиции используйте команду Действия▸Добавить либо соответствующую кнопку инструментальной панели, после чего с клавиатуры введите требуемые данные (значение поля Код сформируется автоматически, но его при необходимости можно изменить).

Справочник можно заполнять и в автоматическом режиме, выбирая подходящие значения в окне Общероссийского классификатора информации о населении. Для этого нужно нажать кнопку Подбор из ОКИН, которая расположена в правом верхнем углу окна списка (см. рис. 3.38), затем в открывшемся окне классификатора выделить щелчком мыши требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.

Поскольку возможности программы предусматривают многопользовательский режим работы, то информацию о пользователях, которые могут работать с программой, целесообразно систематизировать. Для хранения данных о пользователях программы предназначен справочник пользователей, для доступа к которому следует воспользоваться командой Сервис▸Пользователи и права доступа▸Пользователи. При выполнении данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.39.

Рис. 3.39. Справочник пользователей

На рисунке видно, что данный справочник состоит из двух частей – левой и правой. Это уже знакомый нам вариант представления данных: в левой части окна содержится перечень групп пользователей, в правой части – список пользователей, входящих в активную группу. В одну группу обычно включают пользователей, которые наделены сходными должностными обязанностями и работают в одном направлении; примеры групп пользователей – Офис-менеджеры, Бухгалтерия, Склад, Отдел поставок и т.д.

Для создания новой группы пользователей следует выполнить команду Действия▸Новая группа либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели – в результате на экране откроется окно, в котором нужно ввести название группы, ее код и, при необходимости – родительскую группу в иерархии.

Ввод нового и редактирование имеющегося пользователя выполняется в окне редактирования, которое открывается с помощью команд Действия▸Добавить, Действия▸Скопировать и Действия▸Изменить. Данное окно изображено на рис. 3.40.

Рис. 3.40. Ввод и редактирование пользователя

В поле Краткое имя с клавиатуры вводится краткий вариант имени пользователя, который будет отображаться в интерфейсах программы; кроме этого, по краткому имени программа определяет пользователя, т.е. выполняет его идентификацию. Полный вариант вводится также с клавиатуры в поле Полное имя.

В нижней части окна выполняется настройка параметров, которая будет актуальна для данного пользователя.

После ввода всех требуемых данных следует нажать в окне редактирования кнопку ОК либо Записать. Для выхода из данного окна без сохранения выполненных изменений предназначена кнопка Закрыть.

Следует отметить, что выполнять ввод новых и редактирование имеющихся пользователей можно и непосредственно в окне списка (рис. 3.39). Переключение режимов редактирования осуществляется с помощью команды Действия▸Редактировать в диалоге (также для этого можно воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели).

Отдел по работе с персоналом любой компании должен формировать и вести перечень вакансий, имеющихся на предприятии. Ведь этот перечень является базой для подбора персонала предприятия. Отметим, что к формированию списка вакансий следует приступать после того, как составлен перечень должностей (описание справочника должностей приведено выше, в соответствующем разделе). Также необходимо построить организационную структуру компании (об этом мы также говорили ранее), так как при добавлении новых вакансий следует обязательно вводить название подразделения, в котором она открыта.

Чтобы открыть список вакансий, используйте команду главного меню Персонал▸Вакансии. Окно справочника, которое после этого отобразится на экране, представлено на рис. 3.41.

Рис. 3.41. Справочник вакансий

Здесь отображается список вакансий, введенных ранее в программу. Каждую вакансию легко идентифицировать, поскольку для каждой позиции списка показаны следующие сведения: код вакансии, название вакансии, название подразделения компании, в котором открыта вакансия; название вакантной должности; дата, до которой вакансия должна быть закрыта (если это поле является пустым – значит, срок закрытия вакансии не ограничен).

Все имеющиеся в программе вакансии делятся на два вида – открытые и закрытые. Закрытым вакансиям присваивается соответствующий признак (об этом мы поговорим чуть ниже), а в окне списка они отображаются серым цветом (на рис. 3.41 закрыта вакансия слесаря, которая является последней в списке).

Возможности программы предусматривают отбор списка вакансий по виду – для этого следует в списке, расположенном под меню Действия, выбрать значение Открытые вакансии или Закрытые вакансии. Данный механизм особенно удобен при наличии большого числа позиций в списке. Если же этому параметру присвоено значение Все вакансии, то перечень будет включать в себя все вакансии, имеющиеся в конфигурации.

Чтобы ввести в справочник новую вакансию, нажмите в панели инструментов кнопку Добавить или выполните команду Действия▸Добавить. Чтобы просмотреть или отредактировать параметры вакансии, выполните команду Действия▸Изменить. Дальнейшие действия выполняются в окне, которое представлено на рис. 3.42.

Рис. 3.42. Работа по оформлению вакансии

Вначале введите вакантную должность. В поле Должность нажмите F4 (отметим, что эта клавиша является стандартным инструментом и работает во всех полях выбора, имеющихся в окнах конфигурации), затем в появившемся окне справочника должностей выделите курсором нужное значение и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter. Затем по таким же правилам в поле Подразделение выберите подразделение компании, где открыта вакансия. Отметим, что оба этих параметра обязательны для заполнения.

Далее в соответствующем поле введите название вакансии. Это название программа генерирует самостоятельно после заполнения полей Должность и Подразделение, но в случае надобности его можно изменить с клавиатуры.

С помощью соответствующих параметров, находящихся в области Описание вакансии, вы можете указать дополнительные сведения о вакансии, в частности – требования, которым должны удовлетворять кандидаты, их должностные обязанности и условия приема на работу. Необходимые данные можно ввести как вручную, так и автоматически. В последнем случае переведите переключатель в положение Соответствует описанию должности – тогда необходимые значения будут скопированы из описания должности, выбранной в поле Должность, и вручную изменить их будет невозможно. Если же переключатель установить в положение Произвольное, то эти поля станут доступными для редактирования, и вы сможете заполнить или изменить их вручную.

В поле Дата открытия указывается дата открытия данной вакансии. По умолчанию здесь отображается текущая дата, но это значение можно отредактировать как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора. Аналогичным образом заполняется поле Плановая дата закрытия, в котором можно указать дату, до которой должна быть закрыта данная вакансия. Это поле по умолчанию не заполнено, и если срок закрытия вакансии не определен, то его можно так и оставить пустым.

В поле Ответственный указывается сотрудник, который назначен ответственным за данную вакансию, а в поле Заявитель – сотрудник, открывший вакансию. Эти поля заполняются одинаково: нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника пользователей выбрать требуемое значение.

После закрытия вакансии следует присвоить ей статус Закрыта – для этого нужно установить флажок Закрыта, который по умолчанию снят. Как мы уже отмечали ранее, закрытые вакансии в списке отображаются серым цветом, что позволяет быстро идентифицировать их в списке вакансий.

По каждой вакансии можно хранить дополнительные сведения во внешних файлах. Это могут быть, например, графические объекты (диаграммы, картинки, изображения и т.п.), текстовые файлы, и т.д. Для перехода в режим работы с внешними файлами, относящимися к вакансии, нужно в инструментальной панели окна редактирования нажать кнопку Файлы. При этом на экране отобразится окно, состоящее из двух вкладок – Изображения и Файлы.

На первой вкладке хранятся графические объекты, на второй – прочие файлы (текстовые, табличные, и др.). Работа на этих вкладках ведется по одинаковым правилам: ввод новых позиций осуществляется с помощью кнопки Добавить, после чего в появившемся окне нужно ввести путь к требуемому файлу и нажать кнопку Открыть. Отметим, что после этого на вкладке Изображения отобразится изображение выбранного объекта, и вы можете сопроводить его произвольным описанием. Что касается вкладки Файлы, то на ней появится имя выбранного файла, к которому, опять же, можно ввести дополнительную информацию (наименование или краткое описание). Чтобы быстро открыть включенный в список файл для просмотра и возможного редактирования, выделите его щелчком мыши и нажмите в инструментальной панели кнопку Открыть.

Чтобы сохранить введенные данные о вакансии, нажмите в окне редактирования кнопку ОК или Записать. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Глава 4.
Ведение регламентированного кадрового учета

Итак, можно считать, что все необходимые подготовительные действия мы выполнили: программа настроена и заполнены ее справочники. Теперь можно напрямую приступать к ведению кадрового учета. Как мы уже отмечали ранее, в программе «1С Зарплата и управление персоналом 8» предусмотрено ведение как управленческого кадрового учета, так и регламентированного.

Управленческий учет позволяет вести учет кадров в рамках всей корпорации, планировать потребность в персонале, вести подбор кадров, осуществлять планирование занятости персонала, а также выполнять некоторые друге операции.

Регламентированный кадровый учет предусматривает документальное оформление отношений с сотрудниками в строгом соответствии с действующим законодательством (трудовые договора, отпуска, командировки и т.д.), а также ведение персонифицированного и воинского учета.

В данной главе мы рассмотрим порядок ведения регламентированного кадрового учета в программе «1С Зарплата и управление персоналом 8».

Основной документ, который определяет кадровую политику предприятия – это его штатное расписание. Поэтому именно с ним мы и познакомимся в первую очередь.

Штатное расписание – главный элемент кадрового учета, во многом определяющий стратегию работы с персоналом. Каждое предприятие разрабатывает собственное штатное расписание, составленное с учетом вида деятельности, специфики кадровой политики и иных факторов.

Чтобы открыть штатное расписание, выберите команду Кадровый учет▸Штатное расписание, или воспользуйтесь ссылкой Штатное расписание, которая расположена в панели функций на вкладке Кадровый учет. Окно штатного расписания представлено на рис. 4.1.

Рис. 4.1. Работа со штатным расписанием

Если в состав компании входит несколько организаций, то в поле Организация следует указать ту, штатное расписание которой вас интересует.

Окно состоит из двух больших частей. Слева представлен список подразделений, справа отображается список должностей для текущего подразделения – в том случае, если с помощью кнопки По подразделению, расположенной в инструментальной панели окна, включен режим отображения должностей по подразделению. Если отключить этот режим (это делается нажатием кнопки), то в правой части окна отобразится полный список должностей по всей организации.

Сведения о должностях представлены в соответствующих полях, которые размещаются на двух строках для каждой должности. Название активного в данный момент поля подсвечивается более темным цветом (например, на рис. 4.1 курсор установлен в поле Вид тарифной ставки). Для каждой позиции списка представлены следующие сведения: название должности; число выделенных для нее ставок; вид ставки (дневная, месячная и т.д.); валюта ставки; минимальный размер ставки в соответствии с ее видом (если ставка дневная – то размер ставки отображается за один рабочий день, если ставка месячная – то размер ставки отображается за один месяц, и т.д.); максимальный размер ставки в соответствии с ее видом; название графика работы; сведения об особых условиях труда (при наличии таковых).

Для включения в штатное расписание новой штатной единицы нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить. Для перехода в режим просмотра и редактирования данных о штатной единице дважды щелкните на ней мышью. Дальнейшие действия выполняются в окне, которое показано на рис. 4.2.

Рис. 4.2. Режим ввода, просмотра и редактирования штатных единиц

В данном окне с помощью параметра Подразделение нужно указать название подразделения, в котором открыта данная штатная единица. Нажмите клавишу F4, и в открывшемся окне справочника подразделений выбрать нужное подразделение. Аналогичным образом в поле Должность выбирается должность, для которой создается штатная единица.

Далее следует приступить к заполнению параметров, находящихся на вкладке Штатная единица (см. рис. 4.2). В поле Количество ставок укажите число вакансий, имеющихся для данной должности. Например, если штатное расписание подразумевает наличие трех менеджеров, то в поле Должность выберите значение Менеджер, а в поле Количество ставок – значение 3.

Далее в соответствующих полях следует с клавиатуры ввести минимальный и максимальный размеры ставки для данной штатной единицы.

После этого в поле Вид ставки нужно из раскрывающегося списка выбрать вид данной ставки. Возможные варианты – Месячная, Дневная и Часовая. В зависимости от значения данного поля впоследствии будет осуществляться расчет заработной платы сотрудникам.

В поле График работы для данной штатной единицы указывается график работы. Для выбора значения данного поля также следует воспользоваться кнопкой выбора, затем в открывшемся окне справочника графиков установить курсор в требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.

Если работа в данной должности подразумевает наличие особых условий труда, то в поле Условия труда из раскрывающегося списка нужно выбрать код этих условий.

В поле Валюта ставки указывается валюта, в которой выражается минимальная и максимальная ставка. Выбор значения данного поля осуществляется в окне справочника валют, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.

СОВЕТ

В нижней части вкладки можно сформировать перечень надбавок для данной штатной единицы. В данном случае надбавка – это дополнительное денежное вознаграждение (выплата), которое выплачивается сверх ставки. Надбавки могут выплачиваться в разных случаях: например, в виде премии за получение выдающихся результатов, в виде дополнительных выплат за вредные условия труда и др.

При отсутствии надбавок для данной штатной единицы список надбавок может не заполняться.

Чтобы ввести новую надбавку, выполните команду Действия▸Добавить. В поле Вид надбавки из справочника основных начислений по организации, вызываемого нажатием кнопки выбора или клавиши F4, выбирается вид надбавки. После этого указываются показатели для расчета начисления (например, процент от ставки), которые зависят от настроек, произведенных для выбранной надбавки в справочнике основных начислений по организации.

На вкладке Дополнительно с клавиатуры можно ввести дополнительные сведения о штатной единице – например, сформулировать должностные обязанности и требования к кандидату.

Справа внизу окна находится поле строка штатного расписания действует с, где нужно указать дату, с которой вводится данная штатная единица. Этот параметр является обязательным для заполнения – в противном случае провести документ не удастся.

Завершается ввод или редактирование сведений о штатной единице нажатием кнопки ОК или Записать. При нажатии кнопки Закрыть окно будет закрыто без сохранения выполненных изменений.

Чтобы распечатать штатное расписание, нажмите в верхней части окна (см. рис. 4.1) кнопку Печать, и в открывшемся меню выберите команду Форма Т-3, после чего в открывшемся окне нажмите кнопку Сформировать. В результате будет сгенерировано штатное расписание предприятия по форме № Т-3.