Текст книги "Аудит систем качества"

Внутренние аудиты, также как и внешние, обычно имеют две стадии: проверка адекватности и проверка соответствия.

Проверка адекватности проводится с целью определения степени, с которой документированная система адекватна требованиям применимого стандарта.

Проверка адекватности может выполняться путём:

– рассмотрения требований соответствующего стандарта с определением тех частей документированной системы, которые относятся к данным требованиям;

– проработки пункт за пунктом документированной системы и сопоставление с применимыми требованиями стандарта.

У всех проверок третьей стороной и многих проверок второй стороной следующая стадия проверки зависит от результатов первой стадии, поскольку, если документация системы менеджмента неадекватна требованиям применимого стандарта (ISO 9001), то нет смысла проверять соответствует ли деятельность на местах требованиям, установленным в этой документации.

Проверка соответствия − эта деятельность, признанная установить степень, с которой документированная система понимается, внедрена и поддерживается работниками.

Адекватность устанавливается при проверке действующей документации по качеству на предмет полноты отражения в ней требований стандарта ИСО 9001. Проверка соответствия осуществляется путем сравнения фактического выполнения процедур с их требованиями.

В тех случаях, когда применимый стандарт не требует для осуществления той или иной деятельности разрабатывать документированную процедуру, проверка соответствия производится относительно применимых требований стандарта.

Объектами аудита могут быть продукция, процесс или система менеджмента.

Аудит системы менеджмента − предназначен для определения соответствия системы установленным требованиям. Это самый трудоемкий и громоздкий процесс, который проводится, чтобы выяснить на основе объективных доказательств, претворяются ли в жизнь система управления качеством и планы организации и соответствуют ли они предъявленному к ним набору требований. Аудиты системы могут проводиться в качестве условия привлечения нового поставщика до принятия решения о заключении контракта с ним. Аудиты системы включают в себя и превосходят по масштабам аудиты процесса и продукции. Они исследуют взаимодействие всех элементов общей структуры системы качества и ее влияние на продукцию.

Аудит процесса − предназначен для оценки соответствия процесса установленным требованиям. При этом проверяется способность процесса обеспечить достижение запланированных результатов. Наиболее распространенными являются проверки специальных процессов, т.е. процессов, недостатки которых не могут быть выявлены последующим измерением продукции (результата процесса), а выявляются только после начала использования продукции. Аудит процесса распространенный и удобный, он часто приносит более быстрые и плодотворные результаты. Причина в том, что поставщик обычно скорее согласится с необходимостью изменений в конкретном процессе, чем с необходимостью заниматься глубокими проблемами системы в целом. Аудиты процесса менее обширны и формальны, чем аудиты системы, требуют меньшего объема планирования, могут оказаться полезными в совершенствовании рассматриваемого процесса.

Аудит продукции − предназначен для проверки соответствия фактических характеристик продукции установленным требованиям. Аудит продукции ориентирован на потребителя (производится с его точки зрения). Оценка товара с точки зрения потребителя может выполняться сторонними организациями, не известными производителю товаров и не уполномоченными им. Аудит потребителей обычно не рассматривается как проверка обеспечения качества. Для ясности можно привести следующие примеры аудита потребителей, которые традиционно не рассматриваются как функция аудита качества:

– сбор отзывов о товаре путем непосредственного хождения по адресам потребителей;

– опросы потребителя методом рассылки специальных анкет по почте;

– опросы по телефону;

– местные обследования в общественных местах;

– результаты обследований, опубликованных в СМИ.

В зависимости от специфики системы менеджмента организации, а также с целью оптимизации затрат и достижения задач программы аудита, его можно планировать (строить) по следующим схемам:

– аудит деятельности подразделений, обследуя все процессы в которых оно задействовано;

Недостатком данного метода является отсутствие прослеживаемости взаимодействия между подразделениями в рамках процессов системы менеджмента.

– аудит взаимодействия процессов системы менеджмента, обследуя последовательно каждый процесс в разных подразделениях организации.

Аудитор имеет возможность «проследить» весь процесс с учётом структуры организации и получить информацию о взаимодействии подразделений в рамках процессов.

Недостатком данного метода является необходимость дополнительных затрат времени на перемещение аудиторской группы из подразделения в подразделение при отслеживании цепочки процессов. Кроме того, из поля зрения неопытного аудитора могут выпасть вспомогательные процессы (управление документами, записями и т.п.)

На практике наиболее часто применяется комбинированный метод, при котором аудит проводится по подразделениям, но для аудита выбираются несколько конкретных объектов (проекты, контракты, изделия и т.п.). При проверке различных подразделений аудиторы прослеживают взаимодействие процессов, относящихся к данному объекту аудита.

Обследование объекта аудита проводится по одной из следующих схем (Таблица 2):

– прослеживание вперед − обследование от начала процесса до его результата или до заданной точки;

– прослеживание назад − обследование от результата процесса к его началу;

– частичное прослеживание − обследование проводится, начиная с произвольно выбранной точки процесса вперед или назад.

Таблица 2 – Методы аудита системы качества

Аудит – элемент рыночных отношений. Как и любой другой элемент рынка, он появляется на свет, как только у какой-либо группы участников рынка возникает потребность в нем, возникает спрос (это одно из проявлений действия закона спроса и предложения).

Точка зрения, согласно которой качество определяется потребителем, является сейчас доминирующей. Но развитие общества продолжается. В экономически развитых странах дополнительно к требованиям потребителя при проектировании товаров и услуг, а также при организации деятельности фирмы стараются учитывать интересы всех, кто так или иначе заинтересован в деятельности компании, кто имеет от этого определенные выгоды.

Иначе говоря, система управления бизнесом, ориентированная только на потребителя, не является устойчивой в долговременном плане. Если бизнес создается на долгие годы, следует обращать самое пристальное внимание на все заинтересованные стороны.

В системе качества, а также в стандарте ISO 9004: 2000 различают пять заинтересованных сторон, взаимоотношения которых можно представить схематично следующим образом (рисунок 4).

Рисунок 4 – Взаимоотношения организации и внешней среды

1. Потребитель . Это главная заинтересованная сторона, ради которой существует бизнес. Нет потребителя – нет бизнеса, ибо когда нет того, кто хочет продукцию купить, нет никакого смысла ее производить. Потребителю необходимо, чтобы продукция была качественная, дешевая, простая в обслуживании.

2. Акционеры, владельцы бизнеса. Их интересует, чтобы бизнес процветал и приносил прибыль, так как их интерес в бизнесе измеряется размером полученной прибыли. Поэтому при планировании любых стратегий, любых инноваций необходимо учитывать влияние таких решений на акционеров и владельцев бизнеса.

3. Работники фирмы . Работники, в число которых входят и менеджеры, также заинтересованы в процветании фирмы, так как фирма – это и источник их дохода и реализации определенных профессиональных и личных амбиций, стремлений. Если интересы работников не будут учитываться, бизнес не может быть устойчивым.

4. Поставщики . В современной системе качества поставщик – это партнер. Он так же, как и другие стороны заинтересован в успехе, так как фирма – источник его благосостояния, его потребитель и клиент.

5. Общество, государство . Никакая фирма не существует в изоляции. Деятельность фирмы, так или иначе, влияет на жизнь определенных групп граждан и даже общества в целом. В России люди еще не так активно защищают свои права, как на Западе, но и у нас нередки случаи закрытия производств, прекращения строек только из-за того, что не были учтены интересы определенных групп людей – жителей окружающих домов, находящихся рядом населенных пунктов и др. Движение в защиту прав граждан набирает обороты, поэтому фирма обязана учитывать интересы общества, государства.

Удовлетворить интересы всех заинтересованных сторон – задача очень сложная, а иногда даже невозможная. Однако стремиться к этому необходимо, так как бизнес будет стабильным только тогда, когда ни одна из сторон не окажется неудовлетворенной. Если будут сильно ущемлены права какой-нибудь из заинтересованных сторон, в бизнесе возникнут проблемы. Работники могут объявить забастовку. Общество может организовать пикеты, замучить судами и разоблачительными статьями в прессе. Государство может просто запретить деятельность фирмы или установить для всей отрасли неблагоприятный налоговый режим. Владельцы могут потерять интерес и продать дело, которое не приносит им прибыли. Поставщики могут расторгнуть контракт и оставить без сырья и комплектующих. И, наконец, потребитель может просто обратиться к другому поставщику. В результате каждая организация рано или поздно вынуждена пересматривать свой бизнес, а для этого существует аудиторская деятельность.

По сути, аудитор – это посредник между составителями и пользователями производственной информации. Цель аудитора (как посредника) – высказать заинтересованным пользователям свое профессиональное мнение о степени достоверности представленной информации.

При подготовке и проведении аудита необходимо руководствоваться определёнными принципами, которые делают аудит результативным и надежным методом поддержания политики руководства и контроля, обеспечивая информацией, на основе которой организация может улучшать свои характеристики. Приверженность этим принципам является необходимым условием получения достаточной, достоверной и объективной информации по результатам аудита. В ГОСТ Р ИСО 19011:2003 представлены принципы, относящиеся к аудиторам и к процессу проверки /12, 16, 17, 28/.

К принципам, которыми должны руководствоваться аудиторы относятся:

1 Этичное поведение – основа профессионализма.

Каждый профессиональный аудитор при проведении аудиторской проверки или оказании аудиторских услуг обязан соблюдать правила этики поведения. В ряде зарубежных стран разработаны и действуют кодексы и положения, правила аудиторской этики. Профессиональная организация аудиторов Швеции приняла следующие правила этики:

а) безупречное профессиональное поведение : аудитор должен постоянно доказывать, что он заслуживает доверия как профессионал; должен вести себя так, чтобы не дискредитировать себя и профессию; свои обязанности должен выполнять корректно и проявлять предусмотрительность в вопросах оплаты;

б) независимость , т.е. аудитор должен непредвзято и объективно выполнять обязанности и поэтому он всегда должен быть независим, когда получает приглашение (назначение) на проверку; не должен приступать к выполнению обязанностей, если он или его фирма находятся в таких отношениях с клиентом, которые могут повлиять на результаты проверки;

в) недопущение несовместимой с аудиторством деятельности – аудитор не должен осуществлять те виды деятельности, которые несовместимы с его профессиональным долгом – быть независимым аудитором, он может действовать в пределах своей компетенции или компетенции своей фирмы;

г) безукоризненное исполнение профессиональных обязанностей – аудиторы должны скрупулезно соблюдать требования законодательства правительственных органов с тем, чтобы получить убедительное подтверждение своим выводам. Аудитор обязан учитывать и защищать законные интересы акционеров, кредиторов и других заинтересованных сторон;

д) конфиденциальность – аудитор не должен раскрывать фактов или информации, которые стали ему известны в ходе аудиторской проверки, если только клиент не дает на это своего разрешения, не должен использовать эту информацию для своей собственной выгоды;

е) поддержание добрых отношений с коллегами по профессии : прежде чем высказать критическое замечание в адрес коллеги, совершившего ошибку в работе, аудитор обязан взвесить все обстоятельства, при которых это случилось. Замечание должно быть высказано в корректной форме;

ж ) не рекламировать чрезмерно себя и не навязывать свои услуги . Несоблюдение этого правила – дискредитация профессии;

з) оплата по труду : заработная плата должна производиться в соответствии со знанием и опытом работы аудитора, объемом выполненной работы.

2 Беспристрастность – обязательство правдиво и точно представлять отчет.

3 Профессиональная осмотрительность – прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита.

4 Позитивный подход – в ходе определения соответствия, стремление и нацеленность принести заказчику результатами аудита добавленную стоимость в процессе.

Принципы, относящиеся к процессу проверки:

1 Независимость – основа беспристрастности аудита и объективности заключений по результатам аудита.

Для обеспечения объективности результатов аудита аудиторы должны быть независимыми от проверяемой деятельности и свободными от пристрастий и конфликтов интересов.

2 Подход, основанный на свидетельствах – разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита.

Только проверенная информация может стать свидетельством аудита, поэтому для получения достоверной информации аудитор должен стараться использовать различные методы сбора информации и несколько источников информации.

Кроме вышеуказанных принципов необходимо отметить некоторые организационные принципы аудита:

1 Принцип единообразия означает, что аудит осуществляется в соответствии с процедурой, официально установленной руководством организации с тем, чтобы обеспечить его объективность, сопоставимость и прослеживаемость. Использование в организации единых форм представления результатов аудита облегчает анализ данных, полученных в ходе серии аудитов.

2 Принцип системности означает, что планирование и проведение аудитов по различным процессам системы менеджмента должны осуществляться с учетом их взаимосвязи.

3 Принцип документированности означает, что проведение каждого конкретного аудита строго документируется с тем, чтобы обеспечить объективность аудита, сохранность информации о фактическом состоянии объекта аудита, а также возможность дальнейшего анализа результатов аудита.

4 Принцип открытости означает, что каждый конкретный аудит планируется, и проверяемое подразделение (должностное лицо) заранее уведомляется о времени проведения аудита с тем, чтобы исключить возможность уклонения персонала от предоставления требуемых данных или отсутствия сотрудников на рабочих местах в момент проверки.

5 Принцип регулярности означает, что аудиты проводятся с установленной периодичностью с тем, чтобы все процессы системы менеджмента и все подразделения организации были предметом постоянного анализа и оценивания со стороны руководства. Интервалы между аудитами организация устанавливает сама с учётом статуса и важности проверяемых процессов, результатов предыдущих аудитов, а также динамики развития организации.

2. Теоретические основы создания системы оценки качества СМК

Условно всю совокупность теорий, которые могут быть положены в основу создания системы оценки качества (СОК) СМК, можно разделить на две части: базовые теории и прикладные теории. На рисунке 5 показаны основные теоретические источники формирования концепции СОК СМК предприятия.

Рисунок 5 – Теоретические источники формирования концепции СОК СМК.

Выбор базовых теорий при разработке СОК СМК связан с самим понятием качества, которое, в общем виде означает степень соответствия присущих характеристик установленным или предполагаемым требованиям. Можно выделить две группы целей оценки качества СМК /2, 3, 9, 18, 26, 29/:

–прикладные (практические) – оценка состояния и развития СМК; выявление и изучение факторов, влияющих на функционирование СМК; анализ проблемных полей и предложение рекомендаций по их устранению; повышение эффективности существующей СМК и т.д.

– научные – развитие теории и методологии управления качеством различных объектов, обобщение опыта и выделение тенденций, а также специфических законов и закономерностей, требующих нового научного толкования; разработка прикладных аспектов оценки качества СМК с целью выработки организационно-экономических методов и инструментов, позволяющих повысить эффективность функционирования СМК.

В качестве базовых теорий при формировании СОК СМК предприятия целесообразно выбрать теорию полезности и теорию стоимости. В основе количественной оценки приоритетности альтернативных решений лежит теория полезности. Предметом теории полезности является представление отношений предпочтения численными критериями. Для решения оптимизационной задачи принятия решений, т.е. нахождения подмножества альтернатив, являющихся оптимальными в том или ином смысле по отношению предпочтения, каждой альтернативе сопоставляют некоторое число – полезность. Для любых двух альтернатив одна оказывается предпочтительней другой в том и только в том случае, когда полезность первой альтернативы превосходит полезность второй. Основное содержание теории полезности составляют результаты о свойствах множества допустимых решений (альтернатив) и о возможностях представления отношений предпочтения посредством функции полезности определенного вида. Полезность может быть проиллюстрирована функцией полезности, которая может быть функцией одного или нескольких аргументов. При разработке СОК СМК полезность должна рассматриваться как основная характеристика, определяющая качество и устойчивость функционирования СМК.

Теория стоимости рассматривает такую категорию, как «стоимость», изучая ее сущность и взаимосвязи с другими категориями (цена, ценность, полезность и т.п.). Согласно данной теории каждый объект обладает определенной стоимостью, которая является выражением его ценности и полезности для внешних и внутренних контрагентов. Основная задача заключается в определении параметров, определяющих стоимость объекта и их взаимосвязи друг с другом. В настоящее время под стоимостью понимают денежное выражение ценности объекта и относящихся к нему прав собственности в конкретный момент времени. Таким образом, обязательным элементом теоретического обоснования СОК СМК являются положения теории стоимости. Для анализа возникающих функциональных связей и разработки структуры СОК СМК также необходимо исследование ряда прикладных теорий, таких как теория принятия решений, теория автоматического управления, теория систем, квалиметрия и теория научного управления (теория менеджмента). Использование некоторых положений теории автоматического управления дает возможность при проектировании СОК СМК учесть необходимость замыкания контура управления за счет положительных и отрицательных обратных связей, которые позволяют на основе управления рассогласованием между заданными и фактическими показателями поддерживать устойчивость системы, требования к которой сформулированы в теории систем. Управление любым объектом предполагает принятие решений стратегического, тактического и оперативного характера. Использование теории принятия решений позволит разработать модели обоснования и принятия решений по обеспечению эффективного функционирования СМК и ее отдельных элементов и довести их до прикладных алгоритмов. Основные понятия данной теории – альтернатива, решения, выбор, полезность, оптимизация и др. – являются общими для ряда областей и разделов экономико-математических методов.

Теория систем описывает методологические принципы функционирования систем, которые могут относиться к различным областям: технологии, экономике, технике и т.д. Каждый объект исследования рассматривается как сложная система, состоящая из внутренних элементов и взаимосвязей с внешними элементами. Каждый элемент имеет свои формализованные критерии, связанные с его местом в структуре и с его интересами. При изучении различных систем рассматриваются взаимосвязи, проводится структуризация системы и ее элементов, реализуется системный анализ. Сущность системного анализа состоит в определении целей функционирования системы, функций по достижению этих целей с последующим анализом эффективности деятельности. Проектирование СОК СМК должно осуществляться в строгом соответствии с основными положениями теории систем.

Квалиметрия – научная область, объединяющая методы количественной оценки качества продукции. Основные задачи квалиметрии: обоснование номенклатуры показателей качества, разработка методов их определения и оптимизации, оптимизация типоразмеров и параметрических рядов изделий, разработка принципов построения обобщённых показателей качества и обоснование условий их использования в задачах стандартизации и управления качеством. Квалиметрия изучает методологию и методику решения вопросов, лежащих в основе деятельности по регламентации показателей качества в нормативной документации, оценке уровня качества и контролю качества в процессе приемосдаточных, периодических, типовых и сертификационных испытаний. Значительное внимание в этой области уделяется вероятностным и статистическим методам, методам оценки уровня качества, обработки и анализа результатов испытаний, методам интерпретации результатов и принятия решений. Квалиметрия позволяет получить информацию о качестве оцениваемого объекта на любой стадии его жизненного цикла в количественной и качественной формах. Квалиметрия рассматривает оценку качества объекта, как динамическую категорию, т.е. учитывает возможность изменения его качества при изменении конъюнктуры рынка, применения качества проекта с учетом опыта эксплуатации, совершенствования технических процессов и средств производства. Лежащие в основе квалиметрии принципы оценивания должны быть использованы при формировании номенклатуры показателей для оценки СМК.

Теория научного управления (теория менеджмента) объединяет множество конкретных школ и подходов. В рамках данной теории разрабатываются общие подходы к совершенствованию и принципы управления организацией; исследуется взаимосвязь управления с «человеческим фактором» и мотивацией; выделяются системный, ситуационный, процессный подходы, обеспечивающие объемное видение проблем управления. При разработке СОК СМК необходимо учитывать ряд подходов, которые представляют собой совокупность теоретических положений и методических инструментов, использование которых позволяет заложить в основу проектируемой СОК СМК наиболее эффективные решения, накопленные теорией и практикой.

Сущность системного подхода к управлению заключается в методологии исследования объекта (проблемы, явления, процесса) как системы, в которой выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов определены исходя из общего предназначения объекта. Регулирование системы обеспечивает такую ее деятельность, при которой выравнивается состояние выхода системы по заданной норме. Следовательно, главная задача сводится к установлению заданного состояния функционирования системы, предусмотренного планированием. Сложность управления зависит, прежде всего, от количества изменений в системе и ее окружении. При разработке СОК СМК и при разработке состава задач и функциональной структуры этой системы оценки должны быть учтены все основные положения системного подхода к управлению.