Текст книги "Ментальные карты для бизнеса"

A. B. Рязанцев
Интеллект карты (mindmap). Графическое решение бизнес-задач

© Рязанцев Α., 2017

© ООО «Омега-Л», 2018

© ООО «Книжкин Дом», 2018

* * *

Введение

Последние 5 лет я занимаюсь разработкой и сбором методик, которые помогли развить и увеличить продажи в компаниях различного профиля. Я собрал системы, которые сработали во многих бизнесах. Есть сотни компаний, которые реализовали эти системы через интеллект-карты, но информации о том, как это сделать, ни в книгах, ни в Интернете, ни в журналах не найти. Эти способы остаются личными наработками компаний и им нет смысла и желания писать об этом в массы. Я же использую ментальные карты последние 6 лет, и практически каждый мой день без них не обходится.

Что же можно реализовать в интеллект-картах в бизнесе? Очень многое: разработать легко и понятно бизнес-процессы, внедрить скрипты продаж, написать должностные инструкции, описать организационную структуру и функциональную модель предприятия, сделать SWOT-анализ, провести планерку и совещание, провести мозговой штурм (Brainstorm) и решить задачу, произвести стратегическое планирование организации, планировать личное время и многое другое.

В 90 % компаний нет всего вышеописанного, ни одного элемента. Но те руководители, которые настроены на рост бизнеса и сотрудников, постоянно внедряют новые системы в бизнесе. Я собрал для вас самые эффективные и уложил в простой пошаговый план для того, чтобы вы могли внедрить их в своих компаниях уже завтра.

Эта книга не имеет аналогов. Здесь описаны решения бизнес-задач простыми и понятными способами, но есть и другой выбор. Можно потратить 1-5 миллионов рублей на разработку бизнес-процессов, заказав их у международных консалтинговых компаний, когда для малого и среднего бизнеса более чем достаточно ментальных карт. Так же можно заказывать скрипты от 60000 до 500 000, но можно разработать за день самостоятельно. Ваши должностные инструкции приведут в порядок за несколько месяцев, а ментальные карты помогут вам справиться за 2 недели. Возможно вы ни разу не писали стратегических планов – эта задача проста, не волнуйтесь.

Технологичный бизнес – это то, чего так не хватает России. Многие компании сейчас выходят на рынок с ноля и поджимают под себя значительную долю только за счет того, что оказываются более технологичными, чем все остальные. Они лучше обслуживают клиентов, помнят про их важные даты, ведут учет покупок, всегда предлагают сопутствующие товары, дают ценность бесплатно и многое другое. Вы можете тоже обогнать своих конкурентов и этой книги в 96 % случаев вам будет достаточно.

Глава 1. Ментальные карты и бизнес

Что такое ментальные карты?

Ментальная карта – это способ визуализации информации, отражающий взаимосвязь элементов, их иерархичность и последовательность. Это современный, быстрый, интересный, емкий, работающий и простой способ систематизации, обобщения, представления, запоминания и аккумуляции большого объема данных.

Ментальная карта – альтернативный способ структурирования информации. В отличие от многоэтапных и разветвленных схем, диаграмм, маркированных списков и т. д. он значительно упрощает процесс восприятия и запоминания данных. Когда вы читаете длинный и монотонный текст, то, как правило, начинаете скучать, внимание рассеивается, мысли начинают отвлекаться на посторонние события. Запись информации способом ментальных карт строится на особой структуре, разнообразии цветовой гаммы, видов шрифтов, геометрических фигур, форм и линий, символов, что вызывает интерес и стимулирует восприятие правого и левого полушария мозга. Кроме того, в ментальных картах большой по объему материал формулируется в нескольких фразах. Ментальные карты позволяют видеть (или создавать) всю структуру в целом, приучают мозг мыслить системно. И это еще одно неоценимое достоинство ментальных карт, на котором базируется весь процесс их создания, – ассоциативность! При таком способе организации информации включается ассоциативность, благодаря чему вы:

1. Во-первых, не упустите важные моменты, так как, опираясь на одно ключевое слово или фразу, ваше сознание вытянет вторую, затем третью и т. д. Если же вы сформировали ментальную карту, а затем вспомнили некую характеристику, которая не была зафиксирована изначально, то легко сможете внести ее, не переделывая полностью всю карту (подробнее об этом вы прочтете в главе «Правила построения ментальных карт»).

2. Во-вторых, сможете найти нестандартные решения, на первый взгляд, напрямую не связанные с задачей. Ментальная карта – это своеобразное исследование, результат которого может оказаться абсолютно неожиданным. Она позволяет взглянуть на явление с другой стороны.

Например, разрабатывая функциональную модель предприятия, вы поймете, что вам не хватает отдела развития, функции которого в текущий момент времени можно переложить на руководителей подразделений.

Немаловажным является и то, что данный способ систематизации данных исключает хаотичность. Зафиксированная ментальная карта устранит путаницу во взаимосвязи между элементами, последовательности процессов. Упорядочив таким образом свои знания, вы их не забудете и сможете с легкостью воспроизвести в нужный момент. Это особенно помогает в процессе обучения чему бы то ни было, так как не только способствует твердому запоминанию новой информации, но выявляет пробелы, над которыми необходимо поработать. Подобная фиксация информации значительно сокращает время на ее запоминание.

Включив ментальные карты в свой бизнес и жизнь, вы больше не будете страдать от информационной перегрузки. Наглядность представления материала поможет разобраться в устройстве процесса, увидеть его структуру и быстро в него «влиться». Кроме того, ментальные карты аккумулируют все необходимые для данного процесса, события, задачи и т. д. данные в одном месте, тем самым устраняя необходимость их сбора из многочисленных заметок, заброшенных куда-то обрывков бумаги, а также исключая утрату или упущение из виду важного материала.

Ментальные карты позволяют видеть систему во всей ее целостности. Чтобы воспроизвести весь материал, вам не надо пролистывать десятки страниц вертикального текста, достаточно пробежать глазами по телу карты. Таким образом, вы сможете быстро «освежить» информацию в памяти, а также поймать всю структуру одним взглядом, увидеть, какие моменты охвачены картой, а какие – нет. Это позволяет вам видеть весь «айсберг», а не его верхушку.

В ментальной карте вы можете выразить свою креативность и индивидуальность через образы, цветовую гамму, фигуры и раскрыть творческий потенциал, вдохновиться на новые идеи. Рисование ментальных карт – это увлекательное занятие, которое может помочь вам понять себя, определиться с целями. Ваши ассоциации с неким понятием отражают ваше восприятие мира. Например, один добавит к слову «работа» слово «деньги», другой – «коллектив», а третий – «удовольствие».

Думая ментальными картами, вы развиваете способности своего мозга. Как правило, информация нам передается линейно, т. е. пункт за пунктом. Но лишь тогда, когда все элементы собраны, мозг способен понять явление. Ментальные карты активируют развитие обоих полушарий мозга. С их помощью мы как бы рисуем свои мысли. Как правило, при работе с информацией задействовано только левое полушарие, отвечающее за аналитическое мышление и память. Оно воспринимает текст и цифры. Ментальные карты благодаря своей визуализированности и образности привлекают в данный процесс и правое полушарие, реагирующее на образ и цвет. То есть при обычном способе запоминания информации задействовано только одно полушарие – левое. Подключив к данному процессу оба полушария, вы запомните материал как минимум в два раза быстрее. Кроме того, самый популярный совет для развития памяти – это составление ассоциаций и вуальных образов на предназначенные к запоминанию данные. Это значит, что с ментальными картами вы запомните не только быстро, но и надолго. Таким образом, стимулируется развитие ваших творческих способностей и лучше усваивается информация.

Спектр возможных направлений использования интеллект-карт невероятно широк. Вы можете прибегать к их помощи в любой сфере вашей жизни, а также для решения бизнес-задач. Данный способ обработки информации позволяет:

1. Лаконично законспектировать текст. Например, освоив ментальные карты, персонал сможет таким образом фиксировать ход проводимого вами совещания, обозначая важные моменты, выносимые на обсуждение вопросы и решения по ним. Или в ходе корпоративного обучающего тренинга формировать в ментальной карте даваемые знания. Как правило, приходя на семинар, в том числе и корпоративный, люди пишут объемные конспекты со слов спикера, думая, что когда-нибудь они ими воспользуются. Но до дела не доходит. Записи не перечитываются и, соответственно, не внедряются. Использование ментальных карт значительно увеличивает шансы на усвоение материала.

2. Найти решение для «нерешаемой» задачи. Столкнувшись в своей деловой деятельности с некой сложностью, нужно пытаться искать для нее решение. Например, с помощью мозгового штурма. Так как принцип составления ментальных карт основан на ассоциациях, то вынеся проблему на коллективное обсуждение, вы с большой вероятностью сможете найти ее решение. Поскольку в команде собраны люди с разным образом мышления и жизненным опытом, то симбиоз их идей, вполне возможно, подскажет нестандартное решение.

3. Организовать личное время. Я регулярно встречаю руководителей, погрязших в текущих вопросах, отдающих работе по 12-14 часов в день и мечтающих о 48 часах в сутках. Время – это ограниченный ресурс и расходовать его необходимо разумно. Поэтому его необходимо планировать. Делать это в ментальных картах очень просто и эффективно.

4. Быстро изучать новую информацию. Знать все невозможно, но умение быстро обучаться – это ценный навык. В большинстве объявлений к соискателю предъявляется такое требование, как легкообучаемость. Не менее важно быстро понимать и усваивать новый материал и руководящему звену. Используя ментальные карты, благодаря их преимуществам процесс обучения станет для вас простым.

5. Видеть структуру всей задачи в целом. Например, вы можете готовить проведение какой-нибудь акции в ментальной карте. Это позволит вам не упустить из виду ничего важного, оперативно вносить изменения в планы и оповещать об этом заинтересованных лиц.

Ментальная карта – это неисчерпаемый ресурс возможностей! Хорошим помощником ментальные карты станут в организации и в ведении вашего бизнеса. Более подробно об их возможностях и способах использования применительно к бизнесу вы узнаете из этой книги.

Краткое резюме главы

Преимущества ментальных карт:

1. Простое восприятие и эффективное запоминание информации.

2. Развитие ассоциативного мышления.

3. Нахождение нестандартных решений.

4. Систематизация и структурирование большого объема текста.

5. Компактная фиксация информации в одной схеме.

6. Целостное представление процесса/задачи в одной схеме.

7. Визуализация информации.

8. Устранение информационной перегрузки.

9. Выражение индивидуальности.

10. Развитие обоих полушарий мозга.

Почему ментальные карты могут сделать бизнес эффективнее?

Достоинства и пользу от применения ментальных карт сложно переоценить. Их преимущества, перечисленные выше, можно использовать и при решении бизнес-задач. Этот доступный и наипростейший инструмент способен повысить эффективность вашего бизнеса, оптимизировать процессы в компании и улучшить ваш личный тайм-менеджмент. В России сотни компаний, которые применяют интеллект-карты в бизнесе. Разработка всех моих консалтинговых проектов происходит именно в интеллект-картах.

Как уже было сказано, визуализированная в ментальных картах информация воспринимается и запоминается намного проще и быстрее, чем запутанные, многоэлементные алгоритмы и длинный, монотонный, линейный текст.

Ментальная карта – это компактный способ фиксации информации. Вы можете разместить значительный объем информации всего на одном листе. Это намного удобнее в использовании, чем пролистывание нескольких десятков листов печатного текста.

Преимущества использования ментальных карт в компании можно определить следующим образом:

1. Динамичность внесения изменений и моментальность распространения информации между заинтересованными лицами. Если вы используете для создания ментальных карт программные средства (об их видах и возможностях будет рассказано в последующих главах) и компьютеры в офисе объединены в одну локальную сеть, то сотрудникам не составит труда узнавать о корректировке или изменении планов. Если вы внесете изменения в поле ментальной карты, она мгновенно обновится на остальных, подсоединенных к сети компьютерах, что избавит вас от личного оповещения каждого сотрудника о вашем решении.

2. Простота понимания и доступность использования.

Чтобы начать применять ментальные карты в бизнесе или жизни, вам не надо получать специфичных профессиональных навыков, штудировать тома литературы по данной теме, нанимать внешних специалистов, неделями осваивать технологию, а затем месяцами обучать ею персонал. Процесс создания данных карт прост, а изложенная подобным образом информация воспринимается интуитивно. Поэтому результат их использования виден сразу.

Итак, где можно использовать ментальные карты в бизнесе?

1. Разработать инструкции для персонала по выполнению задач.

Наличие выполняемых инструкций – это важный момент в ведении бизнеса. Если задача имеет пошаговый план выполнения, то исключается человеческий фактор. Работник не будет делать так, как считает нужным. Он будет делать так, как надо, следуя инструкции, доказавшей свою результативность. Это в разы увеличивает качество работы персонала и исключает расхождения в понимании процесса достижения результата, а также сокращает время на обучение и адаптацию нового персонала.

2. Разработать организационную структуру организации.

Она демонстрирует иерархическую лестницу вашей компании, все отделы и тип взаимодействия между ними. Организационная структура необходима для отражения внутренней структуры вашего бизнеса. Если у вас большая компания, структура будет довольно разветвленной и массивной. Формировать ее в форме ментальной карты значительно удобнее, а время менее затратно, чем на нескольких листах MS Word.

3. Разработать или оптимизировать функциональную модель.

Функциональная структура описывает роли всех сотрудников – от генерального директора до обслуживающего персонала и их функции. Отразив ее такой, какой она действительно является, вы поймете, как ее оптимизировать. Аналогично организационной структуре, прорисовывать ее в виде ментальной карты проще, чем в MS Word.

4. Описать бизнес-процессы компании.

Описание процессов позволит вам достигнуть их стандартизации независимо от места их реализации и опытности сотрудника. То есть таким образом вы исключаете влияние человеческого фактора на процесс, а также приучаете персонал к самостоятельности. Вас как руководителя будут меньше беспокоить, так как для каждого типичного процесса или задачи есть описание и план действий. Кроме того, описанные бизнес процессы – это отличный фундамент для расширения, открытия филиалов или упаковки франшизы, поскольку все структурные подразделения будут предоставлять одинаковый сервис и типично действовать в сходных ситуациях, тем самым «держа марку» вашей компании.

5. Организация планерок и совещаний.

Исходя из моей консалтинговой практики, большинство компаний вообще не проводят планерки. А если они и есть, то нерегулярные и затянутые: многие сотрудники их не посещают, а те, кто посещает, на них «спят». Проводить качественные и продуманные планерки и совещания также можно с помощью ментальных карт. Таким образом, сотрудники будут заранее знать повестку совещания, готовить предварительно вопросы и предложения. Благодаря этому вы перестанете узнавать о насущных вопросах в момент самого совещания и переносить в связи с неподготовленностью их разрешение на следующую планерку. Это экономит время и увеличивает эффективность бизнеса.

6. Мозговой штурм.

Метод решения задач и поиска альтернативных решений методом мозгового штурма сам по себе эффективный и увлекательный. Вы организуете рабочую группу, которая прорабатывает конкретную задачу, штурмуя ее своими творческими идеями. Одно из правил его проведения – это запись всех, даже на первый взгляд абсурдных, мыслей. Конечно, делать это можно традиционно, на бумаге. Однако я рекомендую осваивать современные технологии. Тем более что программное обеспечение Mind Manager, которое более подробно рассматривается в последующих главах книги, предусматривает специальный режим для мозгового штурма. Благодаря чему записи получаются яркими и структурированными, а также смогут легко корректироваться, исправляться и редактироваться.

7. Организация стратегических планов компании на 1–3 года, а также краткосрочных – на 12 недель.

Ставить цели важно не только в жизни, но и в бизнесе. Зная, куда идти в развитии бизнеса, вам будет значительно проще достигнуть результата. Стратегический план – это фундамент для успешной деятельности компании. Это представление того, какой вы хотите видеть компанию через 1-3 года. С его помощью вы сможете спрогнозировать возможные риски, а значит, подготовиться к их устранению, выявить потенциал для развития, продумать и структурировать свои действия в нестандартных ситуациях, рационально распределить ресурсы, улучшить процесс управления компанией и достигнуть фактических результатов, максимально приближенных к плановым.

На основе стратегических планов развития компании строятся краткосрочные. Я предлагаю формировать их на 12 недель. Почему? Дело в том, что мозг «чувствует» долгосрочную перспективу только на 12 недель, все, что выходит за эти рамки, кажется, что случится очень не скоро и можно отложить задачи. Краткосрочные планы учитывают состояние дел на рынке, позиционирование вашей продукции на нем, место компании среди конкурентов и т. д. Краткосрочные планы – это маленькие шаги для достижения стратегической цели.

8. Скрипты продаж и схема продаж (там, где скрипты не работают).

Скрипт – это пошаговая инструкция разговора менеджера с клиентом. Они разрабатываются персонально для каждой компании, исходя из специфики бизнеса, имеющего место сервиса, портрета целевого потребителя и т. д.

Их наличие также стандартизирует процесс работы с клиентом. Вы можете иметь десятки филиалов и в каждом из них одинаково будут общаться с клиентом. Также работающие скрипты снижают требования к квалификации персонала, так как менеджеру нужно просто читать с листа.

При этом он не упустит никакой блок процесса продаж, будь то выявление потребности, допродажи, закрытие на сделку и т. д. Скрипты также снимают вопрос зависимости компании от «звездных» менеджеров и существенно ускоряют процесс обучения и адаптации новых сотрудников.

Однако существуют направления бизнеса, где скрипты продаж не работают, потому что сделать диалог менеджера и клиента шаблонным в силу ряда причин невозможно.

В данном случае необходимо использовать схему продаж. Она не содержит сценарий разговора, а лишь фиксирует его этапы. При невозможности внедрения скриптов это наилучший вариант стандартизации процесса продаж.

И это лишь малая часть того, как ментальные карты могут помочь вам сделать качественный скачок в бизнесе. Подробнее о перечисленных выше сферах использования ментальных карт, а также еще десяток направлений, где они сыграют вам добрую службу, вы прочтете в этой книге.

Конечно, все это можно сделать, не прибегая к помощи ментальных карт.

Но надо идти в ногу со временем. Изменения – это всегда хорошо! Особенно такие увлекательные и простые, как освоение ментальных карт.

Попробуйте их в своей жизни и бизнесе и, я уверен, вы не будете разочарованы!

Рис. 1. Ментальная карта «Бизнес задачи в ментальных картах»

Правила построения ментальных карт

Ментальная карта – это поле для вашего творчества, где вы вправе дать волю мысли, предоставить себе свободу действий, забыть о правилах и типичности. Однако несколько простых общих правил построения ментальных карт все-таки существуют. Конечно, они носят исключительно рекомендательный характер и вы вправе их не соблюдать. Но я советую вам им следовать, так как эти несколько «законов» преследуют лишь одну цель – сделать процесс рисования ментальных карт простым и увлекательным, а сами карты – максимально полезными и действенными.

Итак, вот несколько правил, которых полезно придерживаться при построении ментальных карт:

1. Располагайте рабочее пространство (лист бумаги) горизонтально.

Так вам будет удобнее формировать ответвления. Ментальные карты основываются на радиальном принципе построения, что облегчает процесс запоминания информации. Поэтому их создание начинается с центра рабочего поля и ведется в дальнейшем по кругу. Для этого и нужно горизонтальное расположение пространства.

2. Формирование ментальной карты начинается с названия карты – главной темы, которая располагается в центре карты. Это ядро карты, которое должно отражать саму цель создания ментальной карты.

3. Формируйте ветви (уровни) по часовой стрелке.

4. Будьте лаконичны!

Не пишите в ментальных картах целые предложения. Только ключевые или фразы, стимулирующие дальнейшие ассоциации слова.

5. Группируйте подтемы карты по формату ветвей:

по цветовой гамме, по форме геометрических фигур, типу линий и т. д.

6. Разбавьте карту рисунками и символами, чтобы восстановить образ темы с первого взгляда на карту.

7. Формируйте группы, то есть отделяйте дополнительными линиями блоки, объединенные общей мыслью. Обводите эти блоки.

8. Соединяйте темы стрелками.

Рис. 2. Пример ментальной карты

Для удобства, в этой книге ответвления от центрального названия карты (подтемы) будут называться уровнями.

Их иерархия показана на рисунке.

Усвоив основные правила составления ментальных карт, можно переходить к изучению способов их рисования и решения бизнес-задач.

Самый первый, простой, всегда доступный из них – это рисование ментальной карты от руки. В этом есть свои преимущества.

Вспомните, как давно вы держали в руках цветные карандаши? Посмею предположить, что несколько лет, а возможно, и десяток лет назад.

Рис. 3. Структура ментальной карты

Если вы создаете карту руками, вам придется это сделать. Кроме того, так вы можете рисовать ментальные карты в любое время и в любом месте, где найдутся лист бумаги и карандаш.

Это творческий процесс, который, несомненно, доставит вам удовольствие!

Я часто рисую ментальные карты цветной 4-цветной ручкой в своей записной книжке Moleskine.

Рис. 4. Ментальная карта на бумаге

Или на ватмане или флип-чарте:

Рис. 5. Пример ментальной карты на ватмане

Но 98 % карт рисуются в программных продуктах. Они позволяют ускорить процесс рисования карт, делают их аккуратными, красочными и упорядоченными, а также позволяют быстро и без потерь нужной информации вносить в них изменения. Самым популярным продуктом является Mind Manager, разработанный компанией Mindjet.

Освоить эту программу достаточно легко. Она оснащена широким функционалом.

И помимо создания обычных ментальных карт, имеет адаптированные шаблоны для проведения мозгового штурма, разработки стратегического менеджмента, проведения SWOT-анализа и многого другого. Ментальные карты, используемые в данной книге, созданы именно с ее помощью.

Разработаны и другие ее аналоги, например FreeMind, XMind и другие, бесплатные, в отличие от Mind Manager.

Однако они обладают меньшим количеством функций, именно полезных, а не развлекательных, и менее эстетично насыщенные.

Существуют онлайн-сервисы для создания ментальных карт, такие как MindMeister, Mind42 и другие, но, как правило, они предоставляют графику низкого качества и далеко не все дают возможность прикрепления информации из файлов компьютера.

Рис. 6. Пример ментальной карты: Тренинг по Активным продажам