Текст книги "Настольная книга эксплуататора. Всё, что вы хотели знать о повседневной жизни датацентров, но боялись спросить"

Глава 5
Вооружение и обмундирование

В этой главе мы разберем, какими инструментами и спецодеждой нужно обеспечить вновь собранную команду датацентра. Вопросы, казалось бы, небольшой важности, однако внимание к ним позволит построить максимально эффективную и комфортную среду для работы команды.

Снабжение инструментом в датацентре может быть настоящей головной болью Например, в одном ДЦ инструмент приобретался по одной бюджетной статье, как запчасти. Если он был дорогой, то его принимали на бухгалтерский учет, обклеивали инвентарными номерами, искали во время бухгалтерских аудитов и т. д. Если инструмент был дешевый, то он просто списывался как малоценка, нигде не регистрировался и не учитывался. Это привело к нежелательным последствиям.

Не было ясной картины, какой инструмент в датацентре на самом деле нужен, какой уже приобретался, что сейчас есть в наличии и где находится.

Какой-то инструмент был учтен и приписан к определенным сотрудникам, а другой просто лежал где попало и находился с трудом.

Чтобы упростить ситуацию, можно принять волевое решение и никакой инструмент не ставить на бухгалтерский учет, таким образом он весь будет списываться. Однако при таком подходе мастерские в датацентрах станут напоминать дедушкин гараж, полный всякого полезного добра, но никто наверняка не будет знать, что и где там лежит. Поэтому правильное решение следующее.

За обеспечение персонала инструментом на площадке отвечает руководитель площадки. При этом он исходит только из операций, прописанных в инструкциях по техническому обслуживанию. Это позволит не покупать ненужный инструмент про запас, а станет дополнительным мотивационным стимулом к качественному заполнению нарядов.

Приобретаемый инструмент делится на четыре большие группы:

• персональный инструмент;

• инструмент общего назначения;

• инструмент специального назначения по подсистеме;

• инструмент специального назначения по оборудованию.

Весь покупаемый инструмент не фиксируется в бухгалтерском учете, однако для него необходимо создать отдельную подсистему в логистическом учете, принять его на инвентарный учет и соответствующим образом маркировать. Для руководителя площадки из системы логистического учета необходимо готовить регулярный отчет о том, какой инструмент числится на датацентре.

Персональный комплект – это аттракцион неслыханной щедрости от работодателя. Мы собираем стандартную «сумку дежурного» и выдаем каждому из дежурных. В такую сумку должен входить простой инструмент, необходимый каждый день: пассатижи, набор отверток, фонарик, мультиметр, пинцет и т. д. в зависимости от задач, выполняемых дежурными. Идея сохранности персонального комплекта в том, что каждые три года дежурному выдается новая сумка, а старая поступает ему в собственность. Такой подход поможет на протяжении всего срока службы беречь инструмент и относиться к нему как к своему.

Инструмент общего назначения закрепляется не за сотрудником, а за некоторым местом хранения – «верстаком» – условным или физическим помещением в датацентре, где должен храниться весь инструмент. Руководитель площадки назначает ответственных за состояние «верстаков». Если есть такая возможность, лучше оснастить эти места хранения системами быстрого учета, например с использованием штрихкода на инструменте. Тогда сотрудник, забирая или возвращая инструмент, просканирует код, а затем приложит свой бейдж. Такая система поможет быстро понять, у кого сейчас, например, тепловизор, а при наличии на объекте нескольких таких «верстаков» заранее посмотреть, на каком именно числится необходимый инструмент.

Как показала практика, классический бумажный журнал учета инструмента значительно проигрывает электронному, так как из-за длительности заполнения сотрудники начинают лениться и не заносят в него то, что они «возьмут на минуточку». Совсем скоро отслеживать наличие станет уже затруднительно.

Здесь стоит рассказать о замечательном японском подходе к организации рабочего места – 5S. Тем, кто никогда о нем не слышал, я настоятельно рекомендую ознакомиться, возможно, это навсегда перевернет ваше понимание об эффективной работе.

Если совсем коротко, для каждой единицы инструмента однозначно определяется постоянное место хранения, которое, например, обводится краской. Теперь, заходя в помещение и едва кинув взгляд на «верстак», можно сразу увидеть, чего нет на месте.

Инструмент общего назначения по подсистеме может храниться в аналогичных «верстаках», но уже под присмотром инженеров, отвечающих за подсистему. Также очень удобно сформировать сумку электрика, сумку механика, сумку айтишника аналогично описанной выше сумке дежурного.

Инструмент общего назначения по оборудованию удобно хранить в непосредственной близости от обслуживаемой единицы оборудования. Это прежде всего касается специфических гаечных ключей, отверток с нестандартным жалом, хитрых экстракторов и т. п. Подходя категорически, это может быть реализация совсем другой философии использования инструмента, когда дежурному или инженеру, отправляющемуся на ТО, вообще ничего не нужно брать с собой, потому что все необходимое уже хранится рядом с оборудованием.

Скорее всего, истина где-то посередине, и есть смысл потратить время и найти наиболее подходящее решение для службы эксплуатации конкретного датацентра.

Кроме инструмента, не стоит забывать и вспомогательные средства, например сотовые телефоны, рации, планшеты для обходов, ноутбуки для персонала, фотоаппараты для фиксации происшествий, самокаты для передвижения по площадке и т. п. Все перечисленное удобнее хранить в непосредственной близости от помещения дежурных и передавать от смены к смене. Однако важно помнить, что за каждым из перечисленных пунктов списка нужно закрепить ответственного, чтобы он не забывал проверять их работоспособность, организовывать покупку и замену батареек, чехлов, зарядных станций и прочих расходных материалов.

Переходное место между инструментом и одеждой занимают средства индивидуальной защиты, которые также могут быть и персональными, например общего назначения каски и перчатки, привязанные к помещениям, или изолирующий инструмент в помещениях с категорией по электробезопасности. Конечно, здесь должен быть ответственный за комплектность, техническую исправность, своевременную замену и поверку инструментов. В этой теме хочется рассказать еще об одной интересной находке касательно организации личного пространства дежурных.

Каждому из них выделяется отдельная приставная тумбочка на колесах, запираемая на ключ. При передаче смены уходящий дежурный откатывает свою тумбочку на место хранения, а заступающий подкатывает свою. Таким образом каждый из дежурных практически сидит за своим собственным столом. Единственное неудобство в том, что место для хранения тумбочек может оказаться обширным, и его нужно запланировать заранее при проектировании помещения.

Одежда, выдаваемая сотруднику, может быть обязательная, определяемая по результатам специальной оценки условий труда, необязательная (стандартная), состав которой определяется работодателем, и сувенирная. Проще следить за первой и второй категорией одежды и СИЗ поручить специалисту по охране труда. Удобнее всего составить и поддерживать общую табличку с размерами, чтобы закупка одежды велась быстро и централизованно. Можно рекомендовать сотрудникам самим уточнить в магазине свой размер и внести его в табличку. Это сэкономит время на обмен неподошедших одежды и обуви.

Что касается сувенирной одежды, то нужно просто принять, что сотрудники датацентра любят получать время от времени футболку, кепку или куртку с логотипом компании. Даже если они не будут носить их сами, то подарят родственниками или друзьям. А чтобы такие рекламные вещи носили, они обязательно должны быть хорошего качества, иначе их (а значит, и деньги на рекламу) просто спрячут подальше в шкаф, если не пустят на тряпки.

Глава 6
Перепись населения. Учет оборудования

Постановка на учет оборудования – вопрос совсем не простой и имеющий несколько аспектов. Поэтому разберем его подробно и обстоятельно.

Итак, начнем с того, что при проектировании датацентра мы закладываем в его функциональные схемы некоторые узлы: «черные ящики», выполняющие вполне понятную конечную функцию. Например, источник бесперебойного питания. На этом этапе нам достаточно знать его проектное наименование, а для того чтобы в этом была какая-то логика, разрабатывают отдельный документ о правилах наименования (naming convention), позволяющий разобраться в замысловатом коде проектировщиков. Впрочем, проектное наименование не будет нас сильно волновать: в последующие годы команда эксплуатации будет использовать его очень редко.

После того как проект проходит стадию тендера, каждой функциональной единице в проекте присваивается один или несколько артикулов производителя. Например, источник бесперебойного питания может состоять из блока инверторов, шкафа байпаса и накопительного модуля, каждый из которых имеет свой артикул (part number). Именно эти артикулы будут отражены в накладных на поставку и использоваться командой эксплуатации при последующем общении с производителем, ибо никакие другие обозначения, принятые в датацентре, производителю не известны.

В этом месте не могу не вспомнить историю, произошедшую со мной в студенческие годы в очереди в магазине радиодеталей. Женщина, стоящая передо мной, обращается к продавцу и говорит:

– Добрый день, мне нужны транзисторы.

– Очень хорошо, какие именно?

Женщина достает сложенный листок бумаги, сверяется с ним и говорит:

– VT1 и VT2.

Справедливости ради отметим, что в проектной документации стадии РД[22]22
  Рабочая документация. Финальный набор проектных документов, которые можно отдать строителям для реализации.


[Закрыть] все поставляемые подрядчиком блоки должны иметь проектные коды, поэтому отличие проекта от реальной поставки в части количества единиц должно быть невелико.

При постановке на бухгалтерский учет предоставленные сами себе финансисты чаще всего пользуются классификатором ОКОФ[23]23
  Общероссийский классификатор основных фондов. Устаревающий список разновидностей основных средств, используемый финансистами, чтобы разобраться в том, что именно они купили.


[Закрыть], корни которого уходят в плановую экономику и военную промышленность Советского Союза и не всегда отражают реалии современных технологических решений. Кроме того, ожесточенные споры часто ведутся о стоимостной характеристике приобретаемых узлов. Не секрет, что для датацентров очень многие запасные части по этому признаку могут быть легко классифицированы как основные средства и поставлены на учет, если не подключить здравый смысл. Нахождение консенсуса в этом вопросе – одна из важных тем дискуссий между инженерами и финансистами. В своей системе учета финансисты создают специальные карточки по утвержденной форме, но нас будет интересовать только то, что экземпляры отличаются друг от друга инвентарным номером.

И наконец, с точки зрения команды эксплуатации, следует выделить те единицы оборудования, которые представляют собой единое целое для обслуживания. Такие элементы мы назовем инженерными кодами. В самом общем случае это разделение не обязано коррелировать ни с одним из перечисленных выше, но ниже расскажу, почему правильнее сделать так, чтобы разделение на инженерные коды как можно точнее совпадало с делением на инвентарные номера.

В качестве примера приведем некое решение по обеспечению длительной работы при отсутствии напряжения электрической сети. В проекте (в ранних стадиях) этот узел может называться просто ДГУ, в документах на поставку может быть выделено восемь единиц оборудования, из которых на бухгалтерский учет будет поставлено четыре, а в CMMS инженеры заведут только три.

Те покупки, которые не соответствуют выбранным критериям, финансисты называют пренебрежительно «нематериальное» или «малоценка» и сразу же списывают, уменьшая налогооблагаемую базу и не ставя на учет. Финансистов дальнейшая судьба этих приобретений не интересует. А команду эксплуатации даже очень! Помните: «не было подковы – лошадь захромала…»? Мы говорим о запасных частях и расходных материалах. Хотя они и не интересны бухгалтерии, учитывать их нужно так называемым количественным учетом. То есть выбрать для каждой разновидности запчастей некое название (будем называть его «номенклатурный код»), надписать это название на коробке, так как оно будет общим для всех единиц в этой коробке, и считать, сколько их там осталось. В основном задача учета перекладывается на ответственных за хранение: кладовщиков, логистов и т. д.

Внимательно приглядевшись к принципу назначения номенклатурных кодов, мы можем сделать следующее предположение: коды можно назначать не только для запчастей и расходных материалов, но и для оборудования! Например, если у нас установлено несколько однотипных ИБП, то каждый из них будет иметь свой инвентарный номер, свой инженерный код, но все они могут иметь один и тот же номенклатурный код. То есть база номенклатурных кодов может быть исчерпывающим списком всего разнообразия типов материальных объектов, которые находятся в ведении службы эксплуатации. Как говорят преподаватели: подчеркните и запомните!

Итак, мы получили три созданные нами базы данных:

• база инвентарных номеров;

• база инженерных кодов;

• база номенклатурных кодов.

И два справочных списка, которые в базы данных объединять не обязательно:

• список проектных наименований;

• список артикулов производителя.

Тут стоит отметить важную взаимосвязь между инвентарными номерами и инженерными кодами. Дело в том, что финансистов интересует каждая единица оборудования, на которую потрачены деньги, и, чтобы во время аудита на это количество денег указать, именно на соответствующее оборудование приклеивается инвентарный номер. То есть бухгалтерию интересуют экземпляры позиций. Инженеров же оборудование интересует скорее как звено в цепочке оборудования, выполняющее какой-то функционал, чем как конкретный экземпляр. Таким образом, если в процессе эксплуатации датацентра будет проведена замена трансформатора, то для инженеров он как был, например, Tr3, так и останется, а для бухгалтерии, конечно, это будут два совершенно разных трансформатора. Но иногда судьба одного конкретного трансформатора нас может интересовать, например когда мы хотим узнать о том, какие с ним случались неприятности, чтобы учесть их в дальнейшем обслуживании нового экземпляра. В такой ситуации проще всего обращаться к инвентарному номеру.

Также существуют элементы, которые ставятся на учет бухгалтерией просто потому, что представляют собой значительные суммы денег, результат которых будет использоваться на протяжении нескольких лет. Например, это может быть благоустройство территории вокруг датацентра. Да-да. «Благоустройство – 1 штука». Инвентарный номер 874379834. Те, кто пользуются поездами РЖД, могут увидеть, как пронумерованы отдельные блоки бетонных платформ, хотя практический смысл этого непонятен.

Таким образом, важно помнить, что по этим двум причинам база данных основных средств бухгалтерии всегда больше базы данных инженеров. Кроме этого, финансисты чрезвычайно трепетно относятся к своей базе: на каждое перемещение составляют документ и время от времени совершают на объект проверочные набеги, называя их инвентаризациями.

Итак, мы подобрались к самому интересному моменту. Как построить обмен информацией между описанными выше базами данных, чтобы все заинтересованные лица знали, где им искать нужную информацию. Можно рассмотреть две позиции, очень похожие, но имеющие совершенно различные последствия с точки зрения нахождения информации и организации практической работы по поддержанию баз данных.

В первом случае мы принимаем приоритет финансового учета. Тогда все оборудование в датацентрах имеет инвентарные номера и полностью покрывается бухгалтерским учетом. Запчасти и расходники остаются вне интереса финансистов, но вместе с оборудованием образуют массив номенклатурных кодов.

Альтернативный вариант – когда мы на бухгалтерский учет ставим не все оборудование, а только крупные системы, конечно по согласованию с бухгалтерией.

Например, может быть бессмысленно учитывать для целей эксплуатации отдельные вентустановки, воздухопроводы и клапаны. Вместо этого достаточно было бы поставить на учет «система вентиляции – 1 штука», а необходимое разделение на удобные для эксплуатации обслуживаемые блоки сделать в части «оборудование не в учете».

В чем могут быть достоинства такой схемы?

1. Упрощается процесс инвентаризации, так как в базе данных инвентарных номеров гораздо меньше позиций, которые нужно найти.

2. Увеличивается гибкость в случае, если необходимо реорганизовать структуру оборудования, например в CMMS. Это вызвано тем, что поставленное на бухгалтерский учет почти навсегда «прибито гвоздями», и в случае ошибки или излишнего дробления системы исправить что-то будет почти невозможно.

3. Уменьшается вероятность ошибок при заведении активов. По сути, такая ситуация схожа с пунктом 2, но здесь имеется в виду, что первоначальное заведение активов проводится обычно в суматохе строительных закупок и вероятность ошибок из-за невнимательности очень велика.

Однако все эти достоинства как минимум уравновешиваются контраргументами, а именно:

1. Даже если до текущего момента существует договоренность с бухгалтерией о выделении только крупных систем, ничто не гарантирует, что уже при следующей налоговой проверке появится требование о более детальном представлении активов. Впрочем, такое возможно даже просто при смене руководства финансового отдела. Это может привести к появлению новых инвентарных номеров без согласования с командой эксплуатации и полной или частичной рассинхронизации данных в разных базах.

2. Выделение оборудования в отдельные эксплуатационные единицы необходимо, в том числе для отражения всей истории действий над этим оборудованием в карточке CMMS. При реорганизации структурной схемы будут появляться новые объекты, которые не существовали раньше, а значит, не имеют истории. И наоборот, если элемент будет разделяться или соединяться с другим, то и вся история его жизненного цикла должна быть соответствующим образом перенесена, что потребует значительных внимания и аккуратности при перемещении, не говоря уже о создании отдельной таблицы связей, отражающих переход от состояния «было» к состоянию «стало».

3. Что касается внимания при первоначальном заполнении, то его отнесение на более поздний этап не окажет существенного влияния на качество выделения объектов. Если ответственный за разделение человек обладает необходимой компетенцией и инструкциями, он одинаково справится с задачей и в том и в другом случае.

4. Оборудование, не зафиксированное в бухгалтерском учете, будет обладать, если так можно выразиться, меньшими полномочиями, так как официально не будет поддерживаться процессами компании. Его можно будет списать только в составе более крупного объекта. Его замена будет практически ремонтом этого крупного объекта, что снова вызовет пристальное внимание финансистов и налоговиков из-за величины затрат.

5. И еще один немаловажный момент. Так как у нас появляется оборудование, не поставленное на финансовый учет, а значит, не имеющее инвентарного номера, то нам необходимо вводить новую кодировку, обозначающую экземпляр. Иначе в случае замены трансформатора, описанного выше, и новый и старый будут называться одинаковым инженерным кодом: Tr3. То есть мы должны будем создать еще какую-то базу данных для кодирования экземпляров оборудования.

Таким образом, хотя на первый взгляд вторая схема и несет большее удобство для команды эксплуатации, ее практическое внедрение сопряжено не только с бóльшими рисками для целостности данных, но и налоговыми рисками для компании, а также дополнительными затратами на введение и поддержание. Поэтому рекомендовать ее я не могу, хотя ее внедрение и возможно, если нет противоречий со стороны финансового отдела.

Разобравшись с базами данных, давайте приведем пример организации процесса постановки оборудования на учет. Разумеется, пример этот не будет единственно верным, его главная задача – показать основные шаги в процессе и обратить внимание на некоторые тонкости.

Первый шаг к постановке на учет необходимо сделать в момент строительства датацентра, а именно когда от поставщика поступает спецификация поставляемого оборудования под конкретный проект. Эта спецификация направляется в команду эксплуатации, которая выделяет те единицы, которые нужно отразить в инженерном учете. Остальной список группируется, например на системы или подсистемы, и такие группы также получают свой инвентарный номер. Следующим шагом подготовленная спецификация поступает к финансистам «на проверку» и для выделения дополнительных единиц инвентарного учета, если командой эксплуатации они выделены не были.

Как результат, мы имеем перегруппированную спецификацию с выделением основных средств к учету. Каждому основному средству уже на этом этапе можно присвоить его новый номенклатурный код (или выбрать существующий, если он уже был раньше). Обработанная спецификация поступает в отдел закупок и к специалистам, ответственным за занесение данных в базу номенклатурных кодов, если были созданы новые. Команда закупок в этом месте очень поможет, если сможет договориться с поставщиком о переформатировании спецификации, а также соответствующей накладной в дальнейшем в таком виде, чтобы она точно отражала единицы оборудования, которые будут ставиться на учет.

После того как поставка осуществлена и логисты принимают оборудование по накладной, они уже имеют в своей базе все необходимые номенклатурные коды. В этот момент каждой единице оборудования в накладной уже можно назначить инвентарный номер и зарегистрировать его в финансовом учете. В зависимости от условий перехода прав собственности, указанных в договоре, инвентарные номера могут вводиться в эксплуатацию в разное время. Для примера мы выберем простой вариант, когда поставщик направляет оборудование сразу заказчику, который в дальнейшем передает уже принадлежащее ему оборудование монтажнику. В таком случае новым инвентарным номерам можно присвоить статусы «на складе» и «передано подрядчику».

После того как оборудование успешно прошло IAT (подробнее о видах тестов рассказано в главе о пусконаладке), оно переводится, например, в статус «в монтаже», а команда эксплуатации может начинать заполнять карточки оборудования в CMMS. Формально это делать еще рано и можно это занятие отложить, но при таком подходе у нас появляется гораздо больше времени для аккуратного, неторопливого заполнения всех полей карточки оборудования, а также построения связей и зависимостей в CMMS и составления шаблонов технического обслуживания.

К моменту окончания ISAT ответственный за проект должен подготовить акт о вводе в эксплуатацию, знаменующий переход эксплуатационной ответственности к команде датацентра. В этом акте обязательно должны быть перечислены все инвентарные номера принимаемого оборудования. Формально подписанный, он является первичным документом, определяющим дату ввода в эксплуатацию. По подписании акта во всех системах учета у оборудования статус должен смениться на «в эксплуатации».

В момент постановки оборудования на бухгалтерский учет финансисты могут не долго думая опереться на классификатор основных средств и проставить сроки полезного использования, не вникая в особенности работы конкретного типа оборудования в условиях конкретного датацентра. Но мы так делать не будем и постараемся предложить более грамотный способ.

1. Первым делом для определения предполагаемого срока полезного использования (СПИ[24]24
  Срок полезного использования. Период, в течение которого мы планируем эксплуатировать оборудование. Измеряется от даты ввода в эксплуатацию до даты списания.


[Закрыть]) следует обратиться к документации производителя. Часто, особенно для типового оборудования, этот срок прямо указан в инструкции по эксплуатации. Однако следует обратить внимание на условия эксплуатации, указанные производителем. Например, обычный кондиционер может иметь срок полезного использования 10 лет, определенный производителем при ежедневной работе не более восьми часов, что вполне резонно для офисного применения. Если же мы установим этот кондиционер для круглосуточной работы в маленький машинный зал, ожидать от него десятилетней службы наивно. В этом случае можно перейти к пункту 3 ниже.

2. Если в переданной документации нет никакого упоминания о сроках использования, можно написать вежливое письмо производителю с запросом рекомендуемого СПИ, объяснив ситуацию. Такой способ помогает редко, но все же иногда помогает.

3. Даже если мы уже получили какое-то значение СПИ из первых двух пунктов, все равно имеет смысл собрать комиссию специалистов (в простейшем случае из одного инженера) и экспертным методом оценить адекватность предложенных сроков. Если же никаких сроков на примере существующего оборудования нет, то эксперт может самостоятельно установить комфортный СПИ, по истечении которого он предпочел бы произвести замену. Для того чтобы это мнение не осталось только мнением, его обязательно нужно зафиксировать формально, составив приказ о назначении комиссии и акт о назначении сроков полезного использования. Эти документы сканируются и прикладываются в карточку оборудования CMMS.

4. Если же ничего из перечисленного не сработало, то следует наконец обратиться к бухгалтерскому классификатору и выбрать СПИ там.

Когда по каждой единице оборудования мы определили применимый срок полезного использования, мы можем сделать запрос в базу данных и рассчитать средний СПИ по каждой подсистеме датацентра. Этот средний СПИ можно использовать для любого оборудования по умолчанию, если нет возможности возиться с описанными выше тремя пунктами, а четвертый вызывает профессиональное неприятие. К тому же с течением времени такой метод определения СПИ будет все больше отражать реальное состояние оборудования на площадке, что должно упростить бюджетирование и обоснование необходимости регулярной замены оборудования.

Осталось самое сложное – убедить бухгалтерию регулярно обновлять учетную политику актуальными данными по срокам полезного использования. Не все финансисты на это согласятся.

Теперь давайте разберем способы списания оборудования с учета.

Рассмотрим случай, когда у оборудования подходит к концу срок полезного использования. В этом случае нужно принять во внимание два основных момента. Во-первых, необходимо заблаговременно заложить деньги на обновление оборудования в бюджет следующего года (включая как стоимость самих компонентов, так и работы по монтажу, пусконаладке и т. д.). Такую оценку нужно сделать задолго до окончания СПИ, так как бюджет иногда делается за полтора года до момента расходов, а иногда и более. Понятно, что за такой срок точное решение о том, проводить ли замену или нет, почти всегда нецелесообразно. Поэтому, во-вторых, за несколько месяцев или недель до наступления окончания срока использования необходимо собрать комиссию экспертов, которые проведут освидетельствование. Для соответствия требованиям финансового отдела назначение группы и отчет об освидетельствовании понадобится оформить документально и сканы отчета приложить в карточку оборудования.

Чтобы учесть оба момента, удобно делать ежеквартальный отчет об оборудовании, СПИ которого заканчивается в следующие 15 месяцев. Более долгие сроки будут учитываться в бюджетировании, а более короткие – в работе комиссии. Таким образом у нас получился регулярный процесс отслеживания сроков полезного использования оборудования. Для завершения работы нам осталось назначить за него ответственного. Так как формирование отчетов выполняется из централизованной системы учета, то достаточно иметь одного такого специалиста для всех площадок. В указанном в предыдущих главах списке это будет специалист по работе с документацией.

После обсуждения отчетов по срокам полезного использования будет логично рассказать также про отчеты об окончании гарантии. При постановке на учет необходимо указывать в карточке оборудования дату окончания гарантии на каждую единицу. Регулярно, например раз в три месяца, нужно производить выгрузку из базы данных по тем единицам, у которых гарантия истекает в ближайшее время, например в следующие 4 месяца. По каждой единице оборудования из списка ответственный за этот тип оборудования должен принять решение: нужно ли предпринять какие-нибудь действия в связи с окончанием гарантии. Будет ли заключаться сервисный контракт на постгарантийное обслуживание, или дальнейшие работы будут производиться своими силами.

В заключение давайте коснемся такого вида активов, как нематериальные активы, к которым в реальной жизни датацентра чаще всего относят лицензии на программное обеспечение. Как правило, если бухгалтерия уже занимается их учетом, команде эксплуатации задумываться об этом не нужно. Но для целей бюджетирования может иметь смысл завести таблицу таких активов, чтобы понимать, что уже есть в работе, а что хотелось бы еще добавить.

Ну и раз мы коснулись наведения порядка, то стоит упомянуть и сводную таблицу по выданным сим-картам, в которой можно записать номер, оператора, кому и когда выдана сим-карта и с какой целью. Такая табличка очень поможет в больших датацентрах, где в момент пусконаладки оборудования может быть установлен какой-нибудь модем для удаленного доступа подрядчика, о котором все вскоре забудут.

В главе, посвященной бюджетированию, мы вернемся к теме отнесения затрат к капитальным или операционным расходам.