Текст книги "Простой тайм-менеджмент. 25 проверенных советов"

Простой тайм-менеджмент
25 проверенных советов
Андрей Афонин

© Андрей Афонин, 2023

ISBN 978-5-0060-6493-5

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Введение

«Еще одна книга по тайм-менеджменту? – думаете вы. – Зачем ее читать, и чем она отличается от других?» Давайте разберемся!

Итак, зачем читать книгу по тайм-менеджменту? Для начала нужно понять, что такое тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент – это наука или набор техник и подходов, которые позволяют эффективно использовать свое время. Эффективность оценивается тем, достигли мы желаемого результата или нет. Все просто. Если мы применяем техники, но результата не достигли, то стоит еще раз оценить их эффективность.

У нас всех есть некий ресурс времени, и каждый хоть раз в жизни задавался вопросами: чего я хочу достичь в жизни? Где я хочу оказаться через несколько лет? Чем мне сейчас заниматься? Чему посвятить время? И т. п. Тайм-менеджмент поможет вам разобраться в этих вопросах. Кроме того, темп жизни максимально ускоряется. И для того чтобы комфортно себя чувствовать, полезно овладеть гигиеническим минимумом инструментов, которые помогут организовывать свою жизнь. Причем я не планирую что-то навязывать. Используйте то, что хорошо подходит именно для вас. Я считаю, что тайм-менеджмент будет полезен вне зависимости от того, кто вы и чем занимаетесь.

А теперь давайте ответим на второй вопрос: «Чем эта книга отличается от всех остальных?» Я не хотел бы говорить, что эта книга лучше других. Все книги хороши. Тем более что это будет не очень корректно по отношению к себе и другим авторам.

Чем мне самому нравится эта книга? В ней максимум практики, которую я пропустил через свой опыт. Книга написана простым языком. Книга написана в 2023 г., то есть учитывает современные реалии. Книга не продвигает какой-то один подход или метод, а предлагает выбрать то, что вам нужно. Я также постарался писать без воды.

Теперь, когда мы поговорили про то, почему полезно прочитать эту книгу и чем она отличается от других, можно начинать. Желаю вам приятного чтения и отличных отношений со временем.

Управление временем – это управление жизнью.

Робин Шарма

Обозначения в книге

Техника – техника тайм-менеджмента

Практика – практическое задание

Полезно – ссылка на дополнительные полезные материалы

1.Невозможно успеть все, но всегда можно успеть главное

Это непростая реальность, с которой нужно свыкнуться. Все успеть невозможно: нельзя просмотреть все фильмы, прослушать все лекции, прочитать все книги. Нельзя уделить одинаковое количество времени всем тем, с кем мы общаемся. Нельзя посетить все туристические места. Нужна смелость, чтобы принять такое положение дел. Но если это не принять, то мы будем находиться в постоянной гонке за новыми техниками и подходами, чтобы все успеть, будем крутиться как белка в колесе. А потом – разочарование, потому что все равно все не успели. Очень важно это осознать перед тем, как начать заниматься тайм-менеджментом. Иногда мне доводится видеть лозунги в названиях книг и тренингов по тайм-менеджменту: «Тайм-менеджмент – как все успевать». По-моему, такой лозунг вводит в заблуждение и создает неправильные ожидания. Я еще ни разу не видел человека, который бы успевал все. Да, есть люди, которые успевают многое, но успеть все невозможно. Даже миллионеры и миллиардеры не могут успеть все, хотя очень многое за них выполняют другие люди. Я сам какое-то время назад старался посетить все мероприятия по саморазвитию, какие только проводились. Как результат: усталость, недосып, отсутствие свободного времени раздражительность. Уверен, это не то, к чему мы все стремимся. Это была первая часть совета.

Вторая часть совета говорит нам о том, что главное всегда можно успеть. И наша с вами задача – определить, что главное для нас в жизни в целом и в настоящий момент. Всегда можно найти время на то, что будет давать силы, наполненность, вдохновение. Всегда можно выделить ключевые задачи, которые приносят нужный результат. Как-то, летя в самолете, я познакомился с одним предпринимателем. Мы разговорились. В разговоре выяснилось, что каждый день он выделяет около двух часов на медитацию. Я уверен, что у этого человека много дел и обязанностей, но он нашел время для того, что для него важно. Может, сейчас вы можете выделить намного меньше времени для своих приоритетов, чем хотели бы, но это не значит, что нужно задвигать их на второй план.

По сути, тайм-менеджмент можно свести к двум полезным навыкам: сфокусироваться на том, что важно (в любой сфере: семья, работа образование, здоровье и т. д.), и отказываться от всего ненужного. Это может показаться очевидным, но зачастую мы не делаем самых очевидных вещей. Кто, например, каждый день делает зарядку?

Давайте начнем с того, что обычно дается очень непросто – научимся отказываться от каких-то дел/проектов. Тем самым мы будем развивать решительность и умение расставлять приоритеты.

Техника «Отсеять лишнее»

Техника заключается в том, чтобы регулярно анализировать свои задачи/проекты и отказываться от того, что уже не актуально.

Можно привести следующее сравнение. В своей сумке или рюкзаке мы можем годами носить что-то, что нам уже не нужно и мешает нам. Так же и в жизни мы можем годами держаться за то, что для нас не актуально. Если таких вещей очень много, то нам сложно идти вперед. Можно вспомнить мультфильм «Ледниковый период», где белочка попадала в очень сложные ситуации только потому, что держалась за запасы орешков.

Практика

Выпишите на лист бумаги все свои дела, задачи, проекты. Подумайте и отметьте те из них, от которых можно отказаться или минимизировать свое участие в них.

Многие знакомые предприниматели делают подобное упражнение в конце года. Из списка текущих проектов вычеркивают те, которые являются неприбыльными или просто неинтересными. Это позволяет расчистить пространство для нового в грядущем году.

Существует большое количество техник для расстановки приоритетов. Но все они не работают, если не быть готовым от чего-то отказаться. Чтобы у вас был инструментарий для расстановки приоритетов, мы рассмотрим самую простую технику: ABC-анализ.

Техника «ABC-анализ»

Распределите все задачи на три типа: A – наиболее важные, стратегические задачи; B – важные задачи; С – менее важные, операционные, несущественные задачи. Невыполнение задач типа А может привести к серьезным последствиям. Невыполнение задач типа С в ближайшей перспективе ни на что не повлияет. Начинайте выполнять задачи, начиная с задач типа А, потом B, потом C. Автором данного метода считают Алана Лакейна, эксперта по тайм-менеджменту.

Практика

В предыдущем задании вы выписывали все свои задачи. Используйте этот список, чтобы расставить приоритеты по методу ABC.

Данный совет хотелось бы закончить цитатой советского физика, Игоря Васильевича Курчатова:

В любом деле важно определить приоритеты. Иначе второстепенное, хотя и нужное, отнимет все силы и не даст дойти до главного.

Игорь Васильевич Курчатов.

Определяйте главное и отказывайтесь от второстепенного!

2. Делегируйте

Мы говорили о том, что невозможно успеть все. Но есть отличный лайфхак, как успеть больше. В этом нам поможет делегирование – когда другие выполняют часть ваших задач. За счет делегирования вы можете высвободить время для важных для вас дел. Приведу житейский пример. Вы заказали себе шкаф. У вас сборка шкафа займет целый день. А сборщик сделает это намного быстрее и за 2000 рублей. Вы понимаете, что лучше заплатите 2000 рублей и проведете день с семьей. Так выглядит делегирование. По факту, мы уже очень много чего делегируем: мы пользуемся услугами управляющей компании, покупаем готовую пищу и одежду, перемещаемся на такси и т. п.

Как понять, какие задачи делегировать? Приведем возможные критерии:

– Задачи, где вы не профессионал / которые не сможете выполнить сами (например, ремонт авто).

– Задачи, выполнение которых стоит намного дешевле, чем ваше время (например, можно воспользоваться услугами курьера, а не везти документы самому).

– Задачи, которые вам неприятно делать. Эти задачи отнимут у вас не только время, но и энергию.

Как мы говорили, одним из критериев делегирования является стоимость времени, которое требуется для выполнения задачи. Посчитайте, сколько вы зарабатываете в час. Дела, выполнение которых стоит меньше этого, можно делегировать. Также вы можете увеличивать стоимость своего времени, тогда вы cможете делегировать больше задач.

Практика

Посчитайте, сколько стоит час вашего времени. Для этого разделите средний месячный заработок на среднее количество рабочих часов в месяц.

Противоположность делегирования – это желание все сделать самому. Один мой знакомый потратил несколько дней, чтобы самостоятельно поменять унитаз. Хотя сантехник мог бы сделать это за несколько часов. В отличие от денег, потраченные несколько дней не восполнить. Другое дело, если вы осознанно что-то не делегируете, потому что вам нравится этим заниматься.

Обратите внимание, что делегирование не отменяет контроля с вашей стороны. Например, вы передали в доверительное управление свои финансы. Если не контролировать, как ими распоряжаются, то можно прогореть. Причем даже не из-за чьих-то корыстных действий, а из-за того, что управляющий может совершить ошибку.

Или вы делаете ремонт. Вы делегировали его строителям. Они могут сделать так, как видится им, а не вам.

Помните, что время – это не только деньги, время – это наша жизнь. Время нельзя восполнить, а деньги можно заработать. Помните это, когда принимаете вопрос о делегировании.

В заключение данного совета приведу еще одну замечательную цитату.

Работая 24 часа в день, человек может себя утроить. Чтобы умножить себя больше, чем в три раза, единственный выход – научить других принимать на себя часть вашей работы.

Хайман Джордж Риковер

3. Сформулируйте ключевые цели

Важно определиться с тем, чего мы хотим в жизни. Если у нас нет собственных целей, то с очень большой вероятностью мы будем трудиться над тем, чтобы достичь другие, навязанные цели. Те цели, которое навязало нам общество, окружающие. Например, можно несколько лет работать, чтобы купить дорогой автомобиль. Хотя по факту нам нужно перевезти себя и родных из пункта А в пункт Б. А для этого подойдет и базовая модель.

Для начала предлагаю задуматься над тем, чего именно вы хотите достичь в жизни.

Практика

Выпишите все то, чего вы хотите достичь в жизни. Это можно сделать в блокноте или в электронном виде.

Регулярно корректируйте свои цели, так как могут появляться новые цели, а какие-то просто становиться неактуальными. Помимо общего списка целей, полезно выписывать цели на год/полгода/месяц. Это поможет лучше сфокусироваться.

Теперь можно немного поработать с полученным списком и определить, что в нем для вас наиболее важно.

Практика

Посмотрите на полученный список ваших целей, все, что вы хотите достичь в своей жизни. Сейчас предлагаю критически проанализировать список на предмет того, что для вас действительно важно.

А теперь представьте, что на выполнение ваших целей у вас есть 10 лет. Что бы вы оставили в этом списке, от чего бы отказались? (вычеркнете то, от чего вы бы отказались).

А теперь представьте, что на выполнение ваших целей у вас есть пять лет. Что бы вы оставили в этом списке, от чего бы отказались?

А если бы у вас был только год, что бы вы делали?

Если бы в вашем распоряжении было шесть месяцев, каким бы целям вы бы уделили внимание?

Представьте, что у вас есть один месяц, тогда какими бы самыми главными целями вы занялись?

А если бы у вас была только неделя, что бы вы делали?

Если бы в вашем распоряжении был только один час, чем бы вы занимались?

Жизнь продолжается, и теперь вы можете посмотреть на полученный список. Какие выводы вы можете сделать? Что для вас по-настоящему важно, а что – нет.

Данная практика помогает определить, что для вас главное в жизни, а что второстепенное. Кроме того, подобная техника может определить навязанные цели.

Через 20 лет вы будете больше разочарованы теми вещами, которые вы не делали, чем теми, которые вы сделали. Так отчальте от тихой пристани. Почувствуйте попутный ветер в вашем парусе. Двигайтесь вперед, действуйте, открывайте!

Марк Твен

4. Используйте технику SMART для целей и задач

Я не буду категорично говорить, что обязательно нужно все цели ставить в соответствии с методологией SMART. Скажем, что данная методология во многих случаях может упростить жизнь. Например, человек хочет сделать ремонт, но никак не начинает, потому что хочет сначала накопить много денег. Если изначально конкретизировать, что для человека значит «сделать ремонт», то можно оценить, сколько средств понадобится. Например, если для человека ремонт – это просто переклеить обои, то это можно сделать довольно быстро и без больших затрат. А если ремонт подразумевает замену электрики и сантехники, то это будет уже совсем другое дело.

Давайте рассмотрим бизнес-контекст. При постановке задач техника SMART позволит исполнителю максимально точно понять, что нужно делать.

Техника SMART

Одним из тех, кого считают автором этой техники, является американский консультант по менеджменту Питер Друкер. SMART – это набор критериев, которым должна отвечать цель или задача, чтобы быть максимально понятной.

S (Specific – англ. «конкретная») – цель должна быть конкретной. То есть не просто «купить машину», а «купить машину такой-то марки, такой-то комплектации, такого-то цвета и т. п.»

M (Measurable – англ. «измеримая») – цель должна быть измеримой: штуки, килограммы, рубли, километры и т. п. То есть не просто «я хочу больше зарабатывать», а «я хочу зарабатывать Х рублей в месяц».

A (Achievable – англ. «достижимая) – цель должна быть достижимая. Здесь может быть две крайности. Первая – ставить неамбизицозные цели, которые не вдохновляют. Вторая – ставить слишком амбициозные цели, в достижение которых мы не верим или их очень сложно достичь. Например, я никогда не занимался спортом и я ставлю себе цель через месяц пробежать марафон. Такая цель, помимо завышенной планки, несет в себе и опасность для жизни и здоровья. А вот если я поставлю себе цель бегать, например, по 20 минут каждый день, то это вполне реалистично.

R (Relevant – англ. «актуальная», «уместная») – цель соответствует, согласуется с другими целями и ценностями. Допустим, у меня есть 50 тысяч рублей. Я хочу потратить их все на поездку на море. Если я одновременно с этим хочу поехать в горы за эту же сумму, то эти цели будут конфликтовать. Или же мне нужно будет найти способ заработать больше денежных средств.

Другой пример. Одна из ценностей для человека – это семья. Вместе с этим он хочет много работать, чтобы заработать определенную сумму денег. В данном случае цель по зарабатыванию денег с помощью обильной работы может войти в конфликт с ценностью семьи.

T (Time – англ. «время») – для цели важно указать срок. Вместо «получить высшее образование» более точно будет написать «получить высшее образование по профилю… к такому-то сроку».

Практика

Посмотрите на список целей, которые вы прописали ранее. Конкретизируйте эти цели с помощью алгоритма SMART.

Закончим совет замечательной цитатой о важности постановки конкретных целей.

– Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?

– А куда ты хочешь попасть? – ответил Кот.

– Мне все равно… – сказала Алиса.

– Тогда все равно, куда и идти, – заметил Кот.

– … только бы попасть куда-нибудь, – пояснила Алиса.

– Куда-нибудь ты обязательно попадешь, – сказал Кот. – Нужно только достаточно долго идти.

Льюис Кэрролл, «Алиса в стране чудес»

5. Планируйте свой день

Какую пользу приносит планирование дня?

Во-первых, планирование поможет вам ничего не забыть. Каждый день к нам в голову приходит огромное количество мыслей, на нас обрушивается море информации, происходят различные незапланированные события. В суматохе можно забыть что-то важное. Этот же аргумент относится и к постановке целей. Если не ставить цели, то можно упустить из жизни что-то важное.

Во-вторых, план дня дает ориентир. Вы настраиваете себя на следующий день заранее.

В-третьих, когда у вас есть четкий план, вы можете анализировать то, на что уходит ваше время, и в принципе анализировать то, куда вы движетесь. Например, вы поставили себе цель изучить английский. И вы можете спросить себя, а запланировал ли я на сегодня что-то сделать в этом направлении?

В-четвертых, реалистичный план дня дает возможность сосредоточиться на том, что вы делаете. Не нужно загружать себя мыслями: «Успею я что-то или нет?»

В-пятых, план помогает заранее предвидеть возможные сложности и их предотвратить. Например, планируя поездку на мероприятие в пятницу вечером, вы понимаете, что, скорее всего, будут пробки, и заранее можете продумать оптимальный маршрут и способ передвижения. Или же вы вспомните, что нужно поставить на авто зимнюю резину.

Планировать день можно как на бумажных, так и на электронных инструментах. Все зависит от того, что удобнее лично вам.

Полезно

Если ввести в любой поисковик «Глеб Архангльский – Как спланировать свой день», то можно познакомиться с полезным алгоритмом жестко-гибкого планирования дня.

Либо вы управляете вашим днем, либо день управляет вами.

Джим Рон

6. Создавайте тематические списки задач

Самый простой список, который вы точно создавали – это список покупок. Уверен, что у каждого была ситуация, когда вы отправились в магазин без списка и что-то забыли купить. На еще один поход в магазин вы, конечно же, потратили свое время. Вот лишь некоторые примеры применения списков в жизни. Давайте начнем с работы. Какие могут быть списки: вопросы ко встрече, вопросы к телефонному звонку, задачи в командировку, темы для обсуждения с руководителем и т. п. А теперь примеры списков для повседневной жизни: покупки в магазине, список документов для получения в МФЦ, список дел в отпуске, что взять с собой на дачу, список дел в гараже и т. п.

Для списков можно использовать как бумажные, так и электронные носители. В качестве электронного инструмента мне нравятся «Google Задачи».

Практика

Создайте тематические списки задач, актуальные для вас.

Время, потраченное на хорошее планирование, имеет свойство компенсироваться.

Гарун Агацарский

7. Придерживайтесь реалистичного планирования

Как мы уже говорили, все успеть невозможно. Помимо того, что наше время и ресурсы ограничены, в жизни может случиться большое количество незапланированных событий. Выпал снег, пробки, и вместо тридцати минут дорога заняла несколько часов. Либо неожиданно в город прилетели ваши очень хорошие друзья, вы решили отменить все свои планы, чтобы встретиться с ними и вдоволь пообщаться. Если ваш график составлен так, что одна встреча идет за другой, а задачи можно выполнить только при условии, что никто и ничто вас не будут отвлекать, то любое отклонение разрушит весь ваш план. Зачем тогда придерживаться такого подхода, если все равно каждый день у нас случаются неожиданности?

Поэтому при планировании рекомендуется быть реалистичным. Что для этого можно сделать?

Закладывайте на выполнение задач чуть больше времени, чем вы изначально планируете. Думаете, что задачу можно выполнить за час, – заложите полтора.

Оставляйте буфер между жесткими встречами и задачами. Эксперт по тайм-менеджменту Глеб Архангельский ввел понятие «жесткие задачи». Что это такое – это встречи и задачи, выполнение которых привязано к определенному времени и которые нельзя передвинуть. Например: совещание с 10:00 до 11:00, прием в визовом центре в 13:00 и т. п. Так вот, оставляйте буфер между жесткими задачами. Если совещание задержится и у вас заложен буфер, то вам не придется сдвигать следующую встречу.

Оценивайте время на выполнение задач. Когда вы планируете дела на следующий день, оцените, сколько они у вас займут и хватит ли вам на это времени в принципе. Например, у вас свободно только 6 часов, а дел на 12 часов. Это значит, что вам нужно будет скорректировать свой план.

Плох тот план, который нельзя изменить.

Публилий Сир

8. Съедайте слонов по кусочкам

Сложно проглотить всего слона сразу, но если слона разрезать на маленькие кусочки, то это становится вполне реальным. Для вегетарианцев (коим я тоже являюсь) можно представить большой вкусный торт, а не слона. Часто нам приходится сталкиваться с крупными проектами. Даже не знаешь, с чего начать. В таких случаях рекомендуется проект разделить на цели, цели делить на задачи, задачи на более мелкие задачи и начинать планомерно идти к результату. Возьмем знакомый многим пример – написание дипломной или курсовой работы. Изначально задача кажется необъятной. Но если разделить работу на главы, главы на разделы, и каждый день писать какую-то часть раздела, то процесс пойдет намного легче и быстрее.

Или уборка в квартире. Бывает сложно начать. В таком случае мы также можем применить принцип поедания слона по кусочкам. Сначала съели один кусочек – протерли пыль. Потом второй – пропылесосили. И так далее.

Техника «Слон»

Состоит в том, чтобы крупные задачи делить на более маленькие задачи. И выполнять маленькие задачи, которые мы можем «проглотить».

Практика

Возьмите крупную задачу, к которой вы никак не можете подступиться. Разделите ее на более мелкие задачи, а их на подзадачи. Наметьте, какой кусочек вы готовы «съесть» сегодня. Выполните запланированное.

Помните, маленькие дела могут привести к большим результатам. Как говорится, вода камень точит.

Путь в тысячу ли начинается с первого шага.

Лао Цзы