Текст книги "Эффективные совещания. Зачем мы проводим совещания и как сделать их эффективными?"

Эффективные совещания. Зачем мы проводим совещания и как сделать их эффективными?

Перед вами электронный учебник. Он предназначен для использования в частном порядке. Если вы хотите скопировать текст, изображения и прочий контент учебника, вы должны связаться с правообладателем и получить разрешение. Если вы купили или получили этот электронный учебник и решили распространить его самостоятельно через сеть интернет или каналы коммуникации на безвозмездной или коммерческой основе – вы действуете незаконно. Любое распространение, копирование и использование, выходящее за пределы частного использования в личных (некоммерческих) целях является нарушением прав правообладателя.

Если вы купили этот электронный учебник, то использовать его можете только вы. Передавать его третьим лицам запрещено.

© Коробейник Андрей Николаевич, 2022

© ООО «ЛАБОРАТОРИЯ ЗНАНИЙ», 2022

Про электронный учебник

Что вас ждет?

Фокус внимания

Советы по обучению

∞

Что вас ждет?

Электронный учебник – сборник материалов, после изучения которого вы сможете получить краткое и емкое представление о проведении эффективных совещаний.

Контент электронного учебника сформирован на базе разнообразных источников. В нем, помимо полезного материала, вы найдете:

– вопросы на проверку понимания изученного;

– краткие резюме и памятки;

– советы и рекомендации по применению;

– рекомендации по дополнительному чтению;

– результаты опросов и статистику по теме;

– практические кейсы.

На изучение вам потребуется 40 минут. В конце вас ждут вопросы для проверки усвоения материала.

∞

Фокус внимания

Этот электронный учебник создан специально для вас. Чтобы эффективно фокусироваться и хорошо запоминать материал, перед началом обучения и в начале каждой темы спросите себя:

Что я хочу сейчас изучить? Какие у меня есть вопросы?

Цель электронного учебника – не в изучении как таковом. Полученные знания важно применять на практике, в работе и в личной жизни. Верный способ это сделать – начать пользоваться изученным уже сегодня.

В конце учебника или отдельной темы попробуйте ответить на несколько вопросов:

– Какие знания и навыки я получил в пройденной теме / в учебнике?

– Как я могу использовать изученное в работе и в жизни?

– Когда я могу начать применять новые знания и с чего я начну?

✐ Старайтесь записывать свои мысли в начале и в конце каждой темы. После того как вы изучите учебник, просмотрите записи и начните действовать. У вас обязательно получится!

∞

Советы по обучению

Эти приемы помогут значительно усилить эффект от обучения:

– Изучайте материал последовательно, чтобы ничего не упустить.

– Уделите обучению достаточно времени. Если сейчас у вас нет свободных 40 минут, запланируйте обучение на то время, когда они у вас будут.

– Делайте перерывы каждые 15–20 минут – так вы гораздо лучше усвоите материал.

– Постарайтесь не отвлекаться, сосредоточьтесь на изучении материала.

– Во время изучения делайте записи, зарисовки, схемы.

– Чтобы лучше ориентироваться в учебнике и запоминать материал, перед началом обучения уделите внимание «Содержанию» и изучите структуру.

– Поищите дополнительную информацию по теме и попробуйте обсудить ее с коллегами или друзьями.

– Как только изучите электронный учебник, постарайтесь поставить себе такую задачу, чтобы опробовать новые навыки на практике

Подробнее о теме

Почему тема важна и что лежит в основе учебника?

Что вы изучите?

∞

Почему тема важна и что лежит в основе учебника?

Несмотря на развитие технологий, личные встречи остаются эффективным инструментом любого менеджера. С их помощью можно решать множество задач, начиная от информирования сотрудников и заканчивая принятием важных решений. Кроме того, совещания способствуют сплочению команды и повышению авторитета руководителя.

В это трудно поверить! Но 87 % сотрудников оценивают своего руководителя по тому, как он проводит совещания. При этом около половины (47 %) сотрудников считают, что зря тратят время на совещаниях. Из них 91 % просто сидят и мечтают, 71 % – делают другую работу, а 39 % признаются, что умудряются даже спать.

При этом около половины сотрудников считают, что тратят на совещаниях время зря. Кто-то занимается другой работой, кто-то просто мечтает, а некоторые даже умудряются спать! По результатам опросов 47 % респондентов считают, что тратят время зря на совещаниях. А еще 91 % признаются, что часто предаются мечтам, 71 % занимаются другой работой, а 39 % говорят, что им случалось и вздремнуть.

Почему так происходит и что с этим делать? Как превратить совещания не в формальный, а в полезный инструмент?

В этом учебнике вы найдете полезные советы по подготовке и проведению совещаний, рекомендации и методики, позволяющие получить хороший результат даже от самой непростой встречи.

Кроме того, в материале приводятся списки рекомендуемой литературы и использованных источников.

∞

Что вы изучите?

Вам предстоит изучить:

– различные типы совещаний, их задачи и смыслы;

– основные принципы подготовки к проведению эффективного совещания;

– правила проведения полезного совещания;

– особенности онлайн-совещаний.

Это позволит вам:

– выбирать действительно важные поводы и цели для совещаний;

– сделать так, чтобы подготовка к совещанию уже приносила пользу его участникам;

– проводить совещания таким образом, чтобы они не вырождались в бессмысленную трату времени, а приводили к необходимым результатам;

– подготавливать и проводить эффективные совещания в дистанционном формате.

Желаем эффективного и полезного обучения!

Глава 1
Как подготовиться к полезному совещанию?

Вы изучите:

– Почему так важна подготовка и как ее организовать?

После изучения вы:

– Будете понимать, в каких случаях можно собрать совещание для пользы дела, а в каких этого лучше избежать, чтобы не тратить время зря.

– Сможете подготовить совещание так, чтобы оно имело все шансы стать действительно эффективным.

∞

Почему так важна подготовка и как ее организовать?

☢ Сначала рекомендуем сфокусировать свое внимание и ответить на следующий вопрос:

Что я хочу сейчас изучить? Какие у меня есть вопросы?

Подумайте над ситуацией

Представьте, что вы собираетесь созвать очередное совещание.

Однако вы уже поняли, что отнюдь не все совещания воспринимаются сотрудниками как полезные.

Для каких целей совещания окажутся не самым эффективным решением?

Используйте подсказку! Среди вариантов ниже есть несколько подходящих:

– Для обмена информацией.

– Для решения проблем.

– Для подведения итогов.

– Для принятия решений.

– Для контроля работ.

Попробуйте самостоятельно ответить на вопрос, прежде чем продолжить читать главу и узнать, как можно было бы ответить.

Зачем нужны совещания?

Совещание – это общепринятая форма делового общения по обсуждению рабочих вопросов и проблем, требующих коллективного решения.

Главная цель совещания состоит в увеличении продуктивности работы каждого сотрудника и всего коллектива. В теории совещания обладают несколькими потенциальными возможностями, позволяющими добиться этой цели.

– Синергия. Это взаимодействие частей целого, при котором общий результат больше суммы его частей. Давно известно, что сообща люди работают эффективнее, чем по одному. Ведь недаром говорят «одна голова хорошо, а две лучше».

– Сплоченность. Совещания являются инструментом командообразования. Во время их проведения укрепляется доверие сотрудников к руководителю и друг к другу, формируются навыки совместной работы.

– Информация. Это мощный инструмент мотивации и управления. Используйте совещания, чтобы познакомить сотрудников с целями компании и результатами ее работы, вызвать у них чувство причастности к общему делу.

Тем не менее, не все совещания позволяют реализовать эти возможности.

Какие бывают совещания?

– Для обмена информацией. Совещания этого типа проводятся на регулярной основе с целью обмена сведениями. Например, руководитель отдела может собирать своих сотрудников по понедельникам, чтобы познакомить их с результатами работы за прошедшую неделю и с планами на следующую.

– Для решения проблем. Каждое совещание этого типа посвящается обсуждению одной из возникших проблем и нахождению пути ее решения. Такие совещания назначаются только в том случае, если складывается соответствующая ситуация.

– Для подведения итогов. Эти совещания проводятся после завершения проекта с целью анализа его результатов и подведения итогов о том, что можно было сделать лучше и что надо учесть в будущем.

– Для принятия решений. Такие совещания проводятся на уровне высшего руководства компании с целью принятия важных административных решений, влияющих на работу всего коллектива.

– Для контроля работ. Это периодически повторяющиеся совещания между руководителем проекта и его сотрудниками. Их цель – поточный контроль работ по реализации проекта.

Решение ситуации

Вернемся к ситуации из начала раздела. Вы двигались в верном направлении, если в своих размышлениях склонялись к следующему:

Следует внимательно оценить цель того или иного совещания и эффект, которое оно может вызвать. Совещания для решения проблем – это именно тот вид совещаний, проведение которых наиболее целесообразно. Совещания для подведения итогов могут быть очень эффективны, особенно при условии их правильной организации и проведения. Важные административные вопросы часто требуют коллегиального решения, и собрание для этого – подходящий формат работы.

А вот совещания, которые проводятся на регулярной основе, часто входят в привычку и не дают положительного эффекта. Для контроля над работой и информирования можно использовать другие способы. Поэтому вполне можно отказаться от совещаний:

– Для обмена информацией

– Для контроля работ

На заметку:

Чтобы совещание было эффективным, необходимо к нему тщательно подготовиться. Познакомьтесь со списком вопросов, которые нужно задать себе, начиная планировать встречу:

1. А нужно ли мне это совещание?

2. Какова цель совещания?

3. Обеспечены ли участники четкой повесткой дня?

4. Оптимальна ли продолжительность совещания?

5. Правильно ли выбрано время проведения?

6. Приглашено ли оптимальное количество людей?

7. Продуманы ли возможные возражения?

8. Правильно ли распределены роли?

9. Какое оборудование необходимо подготовить для совещания?

Что нужно проверить?

1. А нужно ли мне это совещание?

Самый важный вопрос, который обязательно следует задать себе, планируя совещание: «А действительно ли оно мне нужно?». И только в случае утвердительного ответа можно перейти к следующему этапу.

«Обсуждаемая тема настолько сложная, важная и срочная, что решить ее другим способом невозможно?»

Если да, то совещание, видимо, нужно.

Зададим проверочный вопрос:

¡ «Можно ли обменяться информацией другим способом: отправить электронное сообщение, запросить отчет, провести встречу с экспертом?»

Если да, то совещание не проводим, а пользуемся другими методами.

2. Какова цель и требуемый результат совещания?

¡ Сформулируйте цель совещания

Это может быть решение проблемы, поиск новых идей, определение направления движения или любая комбинация перечисленных пунктов.

Определите ожидаемый результат

Итог любого совещания – это четкий план действий. Если его нет – вы напрасно собирали людей.

Например:

Вы планируете вывод нового продукта на рынок, и вам нужны новые идеи. В связи с этим хотите провести совещание.

Обычно цели формулируются примерно так:

– «Обсудить новые идеи, которые помогут вывести новый продукт на рынок»

Или так:

– «Проинформировать сотрудников о выводе нового продукта на рынок и поставить им задачи».

Однако в целях всегда должна быть конкретика. Поэтому лучшей формулировкой будет:

– «Сформулировать три новые идеи, которые помогут вывести новый продукт на рынок».

3. Обеспечены ли участники четкой повесткой дня?

Подготовьте и за несколько дней до проведения совещания разошлите всем его участникам повестку дня. Она нужна, чтобы участники смогли подготовиться к обсуждению.

В повестку дня включайте только те пункты, которые действительно могут быть рассмотрены в отведенный период времени. Расставьте их в логической последовательности.

На заметку:

Если вы планируете рассмотреть несколько тем, то первой поставьте ту, которая решается легко. После успеха в начале совещания мотивация и работоспособность коллектива увеличится, и вероятность успешного решения других вопросов возрастет. Затем постарайтесь рассмотреть самые трудные темы, пока участники находятся на пике своей работоспособности.

Совет психолога

4. Оптимальна ли продолжительность совещания?

Продолжительность совещания зависит от его повестки дня и должна быть установлена заранее. Она может быть в пределах от 30 минут до 2-х часов.

Совещание не должно затягиваться дольше установленного регламентом периода. Особенно если речь идет о регулярных встречах.

Если результатом совещания должно стать принятие решения и выработка плана действий, и вы не можете точно спрогнозировать его продолжительность, предупредите участников заранее о том, что совещание будет длиться, пока вы не получите нужный результат.

Не проводите совещания вне рабочего времени. Это возможно только в исключительных случаях. Помните, что ваши сотрудники имеют полное право планировать свои вечера и выходные. Баланс работы и личной жизни – это основа продуктивности.

На заметку:

Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности составляет 40–45 минут. Затем наступает период отрицательной активности, характеризующийся повышенной нервозностью и недоверчивостью. Помните, что решения, принимаемые в такое время, могут отличаться экстремизмом. А если совещание продолжается более двух часов, ваши сотрудники будут согласны на любой итог, лишь бы поскорее закончить.

Совет психолога

5. Правильно ли выбрано время совещания?

С 9 до 12 часов наблюдается первый всплеск активности. Совещания в этот период будут отличаться продуктивностью и быстрым принятием решений. Однако начинать рабочий день с совещания не всегда разумно. Оно может нарушить обычный офисный ритм, и сотрудникам будет сложно вернуться к выполнению своих обязанностей.

После 12 нарастает усталость, и работоспособность снижается. Проводить совещания в этот период нецелесообразно. Сотрудники не смогут сосредоточиться на работе и принять правильные решения.

С 16 до 19 наблюдается второй пик активности. Проведенное в это время совещание будет продуктивным. Дополнительным мотивом найти решение обсуждаемых вопросов может послужить желание вовремя уйти с работы.

6. Приглашено ли оптимальное количество людей?

Пригласите на совещание только тех, кто действительно нужен для достижения поставленных целей, при этом убедитесь, что вы обеспечили разные точки зрения.

На совещании вам понадобятся:

– сотрудники, которые будут полезны при обсуждении или являются экспертами в предметной области,

– сотрудники, которые будут выполнять принятые на совещании решения,

– сотрудники, которые способны принимать ключевые решения по вопросам, обсуждаемым на совещании.

На заметку:

Практика показывает, что оптимальное число участников совещания составляет не более 6–7 человек. Увеличение числа приглашенных резко снижает средний коэффициент участия присутствующих и удлиняет совещание. Поэтому стоит приглашать только тех сотрудников, в чьей компетенции находится решаемая проблема.

Совет психолога

7. Продуманы ли возможные возражения?

На совещании обсуждение может пойти не так, как вы планировали. Нужно заранее подготовиться к такому развитию событий.

Чтобы не попасть в сложную ситуацию, когда на совещании возникнет вопрос, на который вы не сможете дать ответ, тщательно продумайте все нюансы проблемы, постарайтесь предугадать возможные возражения и найдите дополнительные аргументы для их отработки.

Чтобы заранее знать, с какими трудностями вы можете столкнуться во время проведения совещания, проведите предварительный опрос его участников. Так вы узнаете, кто собирается что-то противопоставить вашим идеям и предложениям, и будете готовы представить аргументы, подтверждающие вашу правоту.

8. Правильно ли распределены роли?

Готовясь к совещанию, распределите роли и обязанности. Правильные люди на каждой из ключевых позиций обеспечат эффективность встречи. При этом один человек может исполнять несколько ролей.

– Ассистент: выдвигает идеи и удерживает дискуссию в установленных рамках.

– Посредник: проводит дискуссию, определяя все ее стадии – от выявления проблемы до принятия решения. Отвечает за материально-техническое обеспечение совещания.

– Лидер: определяет цель совещания, решает возникшие затруднения и подводит итоги. Он может вести совещание, но это не обязательная функция лидера.

– Эксперт: дает экспертные заключения по вопросам, касающимся темы совещания. Это может быть постоянный член команды или человек, приглашенный извне. В последнем случае он может не участвовать во всех этапах встречи.

– Секретарь: определяет ключевые моменты, идеи и решения и делает записи по ходу проведения совещания.

9. Какое оборудование подготовить для совещания?

Сегодня для проведения совещаний большинство компаний имеют конференц-залы и оборудование, которое при умелом использовании может повысить эффективность встреч.

– Календари: например, MS Outlook может быть использован для планирования и организации совещаний. Вы можете отправить приглашения на совещание, можете настроить функцию напоминания о них и запроса ответов от участников, которых вы пригласили. Старайтесь ставить в календарь все встречи с коллегами и получать их подтверждение.

– Презентация:PowerPoint, Keynote и другие помогают кратко и наглядно подать информацию. Презентацию можно использовать на совещаниях по подведению итогов проекта или для информирования о целях и задачах компании. Однако презентация совершенно бесполезна на совещаниях, посвященных решению проблемы.

– Флипчарт: подходит для записи идей при «мозговом штурме» и для фиксации промежуточных результатов. После совещания все записи можно сфотографировать и отправить коллегам или положить в папку общего доступа.

– Ноутбук: поможет участникам совещания делать заметки по ходу встречи и при необходимости быстро найти и продемонстрировать нужный документ. Однако использование ноутбука в личных целях на совещании будет только отвлекать участников от работы. Поэтому в самом начале совещания попросите коллег закрыть все, что не касается вашей встречи.

– Проектор: позволяет выводить любую информацию на экран и делать ее доступной для всей аудитории. Но при этом визуальная картинка на экране блокирует поисковую функцию мозга. Если вы собрались, чтобы найти решение проблемы, лучше обойтись без проектора.

☍ Ненавижу, когда люди подменяют мысли слайдами. Человек, знающий, о чем говорит, не нуждается в PowerPoint.

Стив Джобс Фото: Steve Jobs, Matthew Yohe, CC BY-SA 3.0

Проверьте свои знанияПодумайте над ситуацией

Представьте, что вам пришлось собрать совещание утром.

Да, у многих это первый пик активности, но действительно, утреннее совещание немного выбивает всех из колеи.

С какого по сложности вопроса следует начать?

Используйте подсказку! Среди вариантов ниже есть несколько оптимальных:

– С самого легкого вопроса.

– С самого сложного вопроса.

– С вопроса не очень сложного, но и не самого простого.

Попробуйте самостоятельно найти ответ, прежде чем перевернуть страницу и посмотреть, как можно было бы ответить.

Решение ситуации

Вы двигались в нужном направлении, если в своих размышлениях склонялись к следующему:

Существует несколько различных способов организации обсуждения. И один из них опирается на работоспособность участников. Утром лучше начинать с самых легких вопросов. Потом, пока все находятся на пике активности, перейти к сложному.

А значит, рекомендуется начать:

¡ С самого легкого вопроса.

Вопросы для самопроверки:

– В каких случаях лучше не собирать совещания, а когда они, наоборот, важны?

– Кого следует приглашать на совещания, чтобы они прошли максимально эффективно?

– Следует ли проводить предварительный опрос участников совещания?

Вопросы на размышление

Подумайте и ответьте для себя на несколько вопросов

– Насколько эффективны совещания, в которых вы принимаете участие?

– Вместо каких совещаний можно было бы использовать другие методы?

– Что, на ваш взгляд, можно было бы изменить в подготовке к совещаниям, чтобы они проходили эффективнее?