Текст книги "Удалённая работа руководителя"

Андрей Коробейник
Удаленная работа руководителя

Перед вами электронный учебник. Он предназначен для использования в частном порядке. Если вы хотите скопировать текст, изображения и прочий контент учебника, вы должны связаться с правообладателем и получить разрешение. Если вы купили или получили этот электронный учебник и решили распространить его самостоятельно через сеть интернет или каналы коммуникации на безвозмездной или коммерческой основе – вы действуете незаконно. Любое распространение, копирование и использование, выходящее за пределы частного использования в личных (некоммерческих) целях является нарушением прав правообладателя.

Если вы купили этот электронный учебник, то использовать его можете только вы. Передавать его третьим лицам запрещено.

© Коробейник Андрей Николаевич, 2022

© ООО «ЛАБОРАТОРИЯ ЗНАНИЙ», 2022

Про электронный учебник

Что вас ждет?

Фокус внимания

Советы по обучению

∞

Что вас ждет?

Электронный учебник – сборник материалов, изучив который, вы сможете получить краткое и емкое представление о способах и техниках эффективного управления коллективами различных уровней.

Контент электронного учебника сформирован на базе разнообразных источников. В нем, помимо полезного материала, вы найдете:

– вопросы на проверку понимания изученного;

– краткие резюме и памятки;

– советы и рекомендации по применению;

– рекомендации по дополнительному чтению;

– результаты опросов и статистику по теме;

– практические кейсы.

На изучение вам потребуется 45 минут. В конце вас ждут вопросы для проверки усвоения материала.

∞

Фокус внимания

Этот электронной учебник сделан именно для вас. Чтобы эффективно фокусироваться и хорошо запоминать материал, перед началом обучения и в начале каждой темы спросите себя:

Что я хочу сейчас изучить? Какие у меня есть вопросы?

Цель электронного учебника – не в изучении как таковом. Полученные знания важно применять на практике, в работе и в личной жизни. Верный способ это сделать – начать пользоваться изученным уже сегодня.

В конце учебника или отдельной темы попробуйте ответить на несколько вопросов:

– Какие знания и навыки я получил в пройденной теме/ в учебнике?

– Как я могу использовать изученное в работе и в жизни?

– Когда я могу начать применять новые знания и с чего я начну?

✐ Старайтесь записывать свои мысли в начале и в конце каждой темы. После того как вы изучите учебник, просмотрите записи и начните действовать. У вас обязательно получится!

∞

Советы по обучению

Эти приемы помогут значительно усилить эффект от обучения:

– Изучайте материал последовательно, чтобы ничего не упустить.

– Уделите обучению достаточно времени. Если сейчас у вас нет свободных 40–45 минут, запланируйте обучение на то время, когда они у вас будут.

– Делайте перерывы каждые 15–20 минут – так вы гораздо лучше усвоите материал.

– Постарайтесь не отвлекаться, сосредоточьтесь на изучении материала.

– Во время изучения делайте записи, зарисовки, схемы.

– Чтобы лучше ориентироваться в учебнике и запоминать материал, перед началом обучения уделите внимание «Содержанию» и изучите структуру.

– Ищите дополнительную информацию по теме и попробуйте обсудить ее с коллегами или друзьями.

Как только изучите электронный учебник, постарайтесь поставить себе задачу опробовать новые навыки на практике.

Подробнее о теме

Почему тема важна и что лежит в основе учебника?

Что вы изучите?

∞

Почему тема важна и что лежит в основе учебника?

В последние несколько лет удаленная работа перестала восприниматься как нечто экзотичное. Однако переход на «удаленку» может оказаться настоящим стрессом для руководителя, ведь в таком формате есть свои сложности. При этом именно от руководителя зависит, насколько эффективно будет работать его команда.

☍ Еще не все колеса изобретены: мир слишком удивителен, чтобы сидеть, сложа руки.

Ричард Брэнсон, британский предприниматель, основатель корпорации Virgin Group, включающей около 400 компаний различного профиля.

Фото: Richard Branson by NASA, public domain

В этом курсе вы узнаете о том, чем отличается удаленная работа от классического офисного формата. Вы также пересмотрите свою роль в команде и поймете, на что необходимо обратить внимание в первую очередь, чтобы команда работала эффективно. Также в курсе вы получите несколько практических инструментов, которые помогут вам поддерживать высокий заряд энергии и мотивации в команде, правильно планировать работу удаленных сотрудников, эффективно проводить онлайн-встречи с коллегами.

Список рекомендуемой литературы и использованных источников вы найдете в учебнике.

∞

Что вы изучите?

Вам предстоит изучить:

– Затруднения, с которыми приходится сталкиваться и руководителям, и сотрудникам, работающим дистанционно.

– Особенности, ошибки и ключевые приемы планирования удаленной работы.

– Способы организации совместной работы.

– Методы формирования мотивации у сотрудников, работающих дистанционно.

– Важные инструменты контроля.

Это позволит вам:

– Преодолевать возможные сложности в дистанционной работе.

– Планировать работу и избегать самых распространенных ошибок.

– Организовать эффективную работу в дистанционной команде.

– Использовать действенные приемы мотивации.

– Контролировать работу сотрудников, работающих удаленно.

Желаем эффективного и полезного обучения!

Глава 1
Особенности удаленной работы

Вы изучите:

– Сложности, с которыми сталкиваются руководители.

– Сложности, с которыми сталкиваются сотрудники.

После изучения вы:

– Сможете лучше преодолевать возникающие препятствия.

– Будете лучше понимать сотрудников, работающих дистанционно. Это позволит осознанно применять те или иные инструменты управления и избегать возможных ошибок.

∞

Сложности, с которыми сталкиваются руководители

☢ Вначале рекомендуем сфокусировать внимание и ответить себе:

Что я хочу сейчас изучить? Какие у меня есть вопросы?

Независимо от внешних чрезвычайных обстоятельств, таких как эпидемия Covid-19, все больше серьезных компаний рассматривают удаленную работу как преимущество. Статистика показывает, что еще до наступления режима самоизоляции количество сотрудников, работающих удаленно, росло ежегодно.

Вы руководите удаленной командой.

– С какими сложностями вы сталкиваетесь в дистанционной работе?

– Какие вы видите для себя преимущества «удаленки»?

– В чем для вас основное отличие удаленной работы от классической офисной?

Постарайтесь сформулировать 2–3 основные сложности.

Если говорить о «доковидных» временах, то на начало 2019 года в Японии и США число удаленных сотрудников уже достигло почти 40 % от всех работающих. В России на тот момент этот показатель приблизился к отметке 20 %. И хотя в нашей стране большинство удаленных сотрудников работают в IT, медиа и маркетинге, сегодня можно смело сказать, что и в других сферах таких сотрудников становится больше.

Ключевое преимущество для руководителя, который работает удаленно, – возможность привлекать в команду лучших из лучших независимо от того, где географически находятся кандидаты.

Сотрудникам удаленная работа также дает целый ряд выгод. Согласно опросу, который проводил HeadHunter, ключевыми преимуществами сотрудники называют гибкий график, экономию времени и денег на дорогу, а также возможность работать из любой точки мира.

Также результаты исследований показывают, что до 33 % удаленных сотрудников работают более 40 часов в неделю, потому что им нравится их работа. С переходом на дистанционный формат эти сотрудники отмечают значительный рост продуктивности и удовлетворенности своей работой.

Руководитель, который работает удаленно, выполняет те же функции, что и любой классический управленец в офисе: планирует работу своей команды, нанимает новых сотрудников, проводит планерки и совещания, следит за ходом работы, воодушевляет сотрудников на достижение результата и т. д. Всю эту деятельность можно свести к четырем ключевым функциям руководителя: планирование, организация, мотивирование и контроль.

И в то же время удаленная работа существенно отличается от привычной всем офисной, поэтому для того, чтобы эффективно управлять командой, все эти функции руководителю необходимо выполнять иначе. Существует целый ряд вызовов, с которыми сталкивается руководитель. Понимание этих ограничений и определяет то, какие инструменты наиболее эффективны для успешной работы вне офиса.

На заметку:

Рассмотрим основные трудности, с которыми сталкивается руководитель: потеря контроля, помехи в коммуникациях и рассинхронизация с командой:

– Потеря контроля

Когда вся команда работает в офисе, руководитель имеет больше рычагов контроля. Он видит, кто находится на рабочем месте, а кто опаздывает, наблюдает за тем, как сотрудники участвуют в рабочем процессе и взаимодействуют между собой, кто больше времени проводит непосредственно за работой и т. д. Другими словами, в офисе руководитель оценивает не только результат, но и процесс.

На удаленной работе это становится невозможным. Поскольку руководитель не может видеть действия команды воочию, возникает ощущение бесконтрольности. В этой ситуации ему необходимо больше доверять своим сотрудникам, меньше контролировать процесс и фокусироваться на конкретных показателях.

– Помехи в коммуникациях

Удаленная работа накладывает определенные ограничения на качество взаимодействия с сотрудниками. Большую часть информации от коллег руководитель получает в текстовом формате, например, в виде писем или сообщений в чате. Такой способ общения не передает реальные эмоции сотрудников, и руководитель теряет большую часть информации. Это может приводить к ошибочным выводам, принятию неверных решений и демотивации подчиненных.

Именно невербальные и паравербальные каналы коммуникации, такие как язык тела, жесты, интонации, помогают руководителю вовремя заметить, если что-то идет не так. Например, когда сотрудник говорит, что все прекрасно, но при этом отводит глаза, переминается с ноги на ногу и понижает голос, для руководителя это может быть сигналом о том, что слова не совпадают с действительностью. На удаленной работе замечать такие вещи сложнее, поэтому для руководителя особенно важно развивать свой эмоциональный интеллект и задействовать разные каналы коммуникации в общении с сотрудниками.

– Рассинхронизация с командой

Удаленная работа предполагает, что сотрудники могут работать из любой точки мира. Когда члены команды находятся в разных временных зонах, это существенно усложняет все функции руководителя. Например, довольно трудно становится планировать работу так, чтобы команда трудилась синхронно. Возникают сложности с организацией общих видеоконференций, а совместное решение вопросов растягивается во времени. Нет и общей структуры дня – каждый сотрудник начинает рабочий день в зависимости от своей временной зоны, сам решает, когда ему пойти пообедать или выпить чашку кофе. В такой ситуации создать хороший темп работы и сплотить команду вокруг общей цели становится для руководителя настоящим вызовом.

Еще один важный аспект удаленной работы руководителя заключается в том, что в его команде может быть две категории сотрудников:

Сотрудники, которые работают в штате компании на полную ставку. Это полноценные члены команды, которые пользуются всеми корпоративными привилегиями.

Внештатные сотрудники. Чаще всего это фрилансеры, самозанятые, эксперты в своей области, которые привлекаются на проектную работу и для решения конкретных задач.

С ростом числа удаленных сотрудников растет и количество фрилансеров. По данным ВЦИОМ, на март 2020 года каждый десятый россиянин определяет себя как фрилансера или самозанятого. Такая форма работы привлекает сотрудников тем, что дает им определенную свободу. В частности, они сами выбирают, в каких проектах будут участвовать, настраивают гибкий график с учетом своих личных дел, выбирают интересные для себя задачи.

Поставьте себя на место руководителя, который принял решение о необходимости работы с удаленной командой.

Управлять внештатными удаленными сотрудниками значительно сложнее. Как вы считаете, почему?

Подумайте над основными проблемами, с которыми сталкивается руководитель.

Используйте подсказку! Среди вариантов ниже есть несколько оптимальных:

– Они слабо вовлечены в корпоративную жизнь компании;

– Им приходится совмещать несколько проектов от разных компаний;

– Они более самостоятельные и независимые;

– Уровень их ответственности в проекте ниже, чем у штатных сотрудников.

Попробуйте самостоятельно найти ответ на вопрос, прежде чем перевернуть страницу и посмотреть, как можно было бы ответить.

Вы двигались в нужном направлении, если в своих размышлениях склонялись к тому, что все указанные факторы влияют на работу с внештатным сотрудником.

Удаленные сотрудники, которые привлекаются на отдельные проекты, не отождествляют себя с компанией и не чувствуют себя частью ее корпоративной культуры. Также они могут быть менее ответственны, поскольку участие сразу в нескольких проектах разных компаний снижает для них риски нежелательных последствий, если что-то пойдет не так в вашем проекте. Часто руководителю просто приходится смириться с тем, что у таких сотрудников свои приоритеты, которые не всегда совпадают с ожиданиями руководителя. Поэтому управлять такими работниками значительно сложнее:

– Они слабо вовлечены в корпоративную жизнь компании;

– Им приходится совмещать несколько проектов от разных компаний;

– Они более самостоятельные и независимые;

– Уровень их ответственности в проекте ниже, чем у штатных сотрудников.

– С какими тремя основными трудностями сталкивается руководитель удаленной команды?

– В каких сферах в нашей стране больше всего распространена удаленная работа?

– На какие две основных категории можно разделить сотрудников, работающих удаленно?

Подумайте и ответьте для себя на несколько вопросов

– Какая проблема в удаленной работе является (или являлась бы) ключевой именно для вас?

– Что в психологии сотрудников, работающих удаленно, мешает (или мешало бы) вам руководить подобной командой?

– Какие преимущества и удобства работы с удаленной командой вы можете назвать?

– Знаете ли вы, что вам необходимо, чтобы развить преимущества подобного формата работы и преодолеть затруднения?

Самое время сфокусировать свое внимание и ответить на несколько вопросов.

– Какие знания и навыки я получил в пройденной теме?

– Как я могу использовать изученное в работе и в жизни?

– Когда я могу начать применять новые знания, и с чего я начну?

– Удаленная работа набирает популярность, и многие компании рассматривают ее как преимущество.

– Удаленная работа выгодна как руководителям, так и сотрудникам.

– Тем не менее, руководителю сложно планировать работу, организовывать совместную деятельность, мотивировать и контролировать своих сотрудников.

– К этим проблемам добавляются психологические особенности – вовлеченность, обязательность, ответственность, самостоятельность и т. д.

– Управление удаленной командой требует подхода, отличающегося от стандартного.

Посмотрите, с чего можно начать применять знания:

– Составьте перечень затруднений, с которыми вы можете сталкиваться как руководитель удаленной команды.

– Предложите варианты их преодоления.

– По ходу изучения учебника делайте пометки и сравнивайте полученную информацию с вашими предположениями.

∞

Сложности, с которыми сталкиваются сотрудники

☢ Вначале рекомендуем сфокусировать внимание и ответить себе:

Что я хочу сейчас изучить? Какие у меня есть вопросы?

Не менее важно для любого руководителя понимать, что чувствуют сотрудники, находясь на удаленной работе. На эту тему есть уже довольно много исследований. В частности, в опросе компании Ipsos, проведенном в апреле 2020 года среди тысячи сотрудников из разных городов, 34 % респондентов отмечали, что дома им трудно сосредоточиться на работе и их продуктивность падает. Также многие отмечают сложности в коммуникациях, из-за которых процессы затягиваются и тяжелее о чем-то договориться.

Поставьте себя на место сотрудника, работающего удаленно.

Предположите две ситуации:

Ситуация 1

У вас семья, дети и небольшая квартира, в которой вы и работаете. Приезжать в офис вы не имеете физической возможности – вы живете в другом регионе и частые поездки вам не по карману, да и не вписываются в график семейной жизни.

Ситуация 2

Вы одиноки, молоды и любите путешествовать. Вы не сидите на месте, окружены самыми современными и быстрыми гаджетами – от смартфона до мощного компьютера. На работу из офиса у вас просто нет времени, жизнь слишком интересна для этого.

Подумайте, с какими проблемами вы можете столкнуться в обоих случаях?

В том же опросе HeadHunter, о котором речь шла выше, многие сотрудники отметили такие недостатки в удаленной работе, как нехватка очного общения (43 %), недостаток обратной связи от руководителя и коллег (29 %) и невовлеченность в корпоративную культуру компании (29 %).

Роль руководителя в условиях удаленной работы меняется. Ему необходимо брать больше ответственности за сплочение коллектива, больше доверять сотрудникам и контролировать их работу по результату.

Именно от руководителя в первую очередь зависит то, насколько эффективно будет работать удаленная команда. Такой формат взаимодействия требует от него больше ответственности за качество коммуникаций и сплоченность коллектива. Также большое значение имеет способность руководителя поддержать своих сотрудников в условиях изолированности друг от друга и синхронизировать работу всех членов команды в единый ритм. Кроме того, руководителю следует научиться больше доверять своим сотрудникам, избегать излишнего контроля и фокусироваться на результатах.

Умение сплотить коллектив, доверять и поддерживать удаленных сотрудников требует от руководителя определенных качеств.

Безусловно, руководитель удаленной команды должен обладать всеми необходимыми лидерскими характеристиками, однако особое значение приобретают именно те навыки, которые помогают минимизировать недостатки удаленной работы. Здесь речь идет, прежде всего, о сложностях, с которыми сталкиваются сотрудники.

На заметку:

Посмотрите чек-лист критически важных качеств удаленного руководителя и отметьте те, которыми вы точно обладаете.

– Внимательность. Поскольку в удаленной работе команда сталкивается с существенными помехами в коммуникациях, очень важно, чтобы руководитель был максимально внимателен к своим сотрудникам, своевременно замечал изменения в настроении и мотивации коллег и быстро на это реагировал.

– Доброжелательность. Сплотить коллектив и выстраивать долгосрочные отношения с сотрудниками гораздо легче с позиции доброжелательности. Доброжелательность – готовность содействовать благополучию других. Доброжелательный руководитель желает добра и позитивно расположен к своим сотрудникам.

– Гибкость. Умение перестраиваться и корректировать планы особенно важно, когда команда работает в цифровой среде, а сотрудники находятся в разных регионах. Планировать работу такой команды всегда сложно. Нужно уметь идти навстречу, учитывать множество факторов, особенно если команда работает динамично.

– Заинтересованность. Удаленная работа часто приводит к недостатку общения и, что еще важнее, потере части информации. Поэтому очень важно быть заинтересованным в сотрудниках, деталях их работы, задавать вопросы и собирать больше информации.

– Способность вдохновлять. В работе с удаленной командой для руководителя особенно важно умение поддерживать высокий уровень мотивации сотрудников. Когда сотрудник изолирован на своем рабочем месте, ему сложно сохранять боевой дух в одиночестве. Важно, чтобы руководитель вдохновлял собственным примером, а в общении с сотрудниками делал акцент на достижениях и возможностях.

Для того чтобы эффективно управлять удаленной командой, руководителю недостаточно развивать в себе эти личные качества. Важно также посмотреть на свои ключевые функции – планирование, организация, мотивирование и контроль – с точки зрения удаленной работы.

Представьте себе ситуацию. Сотрудники недавно начали работать дистанционно. Подобный опыт в новинку и для их руководителя.

Чтобы наладить работу, руководитель каждое утро интересуется делами и настроением своих сотрудников, обращает внимание на возникающие трудности, изменил несколько привычных, но неудобных бизнес-процессов, регулярно требует отчет о каждом сделанном шаге, чтобы можно было контролировать все, что происходит с командой в новых условиях.

Но мотивация сотрудников почему-то падает.

Подумайте о том, какую ошибку допустил руководитель? Что, на ваш взгляд, было лишним?

Используйте подсказку! Среди вариантов ниже есть один оптимальный:

– Внимательность;

– Гибкость;

– Требовательность;

– Заинтересованность.

Попробуйте самостоятельно найти ответ на вопрос, прежде чем перевернуть страницу и посмотреть, как можно было бы ответить.