Текст книги "ПК без напряга"

Глава 5
Microsoft Word – интеллектуальная печатная машинка

Слова выстраивать должен правильно в предложении джедай юный.

Магистр Йода. «Риторики самоучитель»

Краткое содержание

• Основы работы в программе

• Азы и буки работы с текстом

• Сделайте текст красивым, или Форматирование

• Домашнее задание 5

Обзор больших и серьезных программ нужно начинать именно с Word. Этот редактор есть почти на любом компьютере. Он применяется в каждом офисе. Миллионы (если не миллиарды!) документов ежедневно создаются с его помощью. В конце концов, именно Word я использовал при написании этой книги.

Что же такое Microsoft Word? Это самый распространенный в мире текстовый редактор, то есть программа для работы с текстом. Название главы не совсем точно передает суть Word, который больше, чем просто печатная машинка, пусть даже интеллектуальная. Он заметно облегчает жизнь секретарю, журналисту, редактору, да и писателю, в конце концов.

Прямо в Word можно писать целые программы. Он позволяет работать с иллюстрациями и рисовать, автоматически создавать оглавление и готовить документы для Интернета, управлять таблицами и диаграммами…

Но начать все-таки следует с того, что Microsoft Word – интеллектуальная печатная машинка.

Основы работы в программе

Сразу договоримся, что рассказ пойдет о самой распространенной на сегодня версии Word – 2007, которая входит в состав пакета Microsoft Office 2007.

Запустить Word можно двойным щелчком на любом документе, значок которого содержит характерную букву «W» (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Значок документа Word

Кроме того, эту мощную программу можно вызвать из меню Пуск. Так или иначе, приложение запустить вы сможете. Его окно (рис. 5.2) довольно плотно «упаковано» различными кнопками и надписями.

Все подробно описывать, конечно, я не буду, но общее представление об окне программы дам.

1. Кнопка Office. Она открывает меню, в котором собраны основные команды для работы с документом: открытие, создание нового, сохранение, печать и пр. Здесь же находится список последних открытых документов (довольно длинный, надо сказать) и малозаметная, но очень любопытная кнопка Параметры Word, которая позволяет открыть окно настроек программы.

Рис. 5.2. Окно программы Word

2. Панель быстрого доступа. Тут находятся кнопки для самых необходимых – по мнению авторов программы – команд: сохранение документа, отмена команды и возвращение (то есть отмена отмены) команды.

3. Лента. Это главное новшество: разработчики Word 2007 полностью отказались от строки меню, которая была в предыдущих версиях программы. Панели инструментов сгруппированы на вкладках так называемой ленты. Это набор вкладок с кнопками для разных команд приложения. Данные команды (не все, естественно) мы будем рассматривать далее по мере необходимости. Вид ленты зависит от того, какая вкладка открыта.

Примечание

Честно говоря, для начинающего достаточно единственной вкладки – Главная. Многие не пользуются даже теми кнопками, которые есть на ленте при выборе этой вкладки.

4. Область задач. Она появляется на экране только по мере необходимости. На рис. 5.2 изображен случай, когда я открыл панель работы со стилями. В других случаях область задач выглядит иначе, в зависимости от ситуации.

5. Рабочая область документа. Именно здесь вы будете набирать текст и сюда вставлять рисунки.

Будем считать, что общее представление о внешнем виде… простите, применим термин: об интерфейсе программы Word мы получили. Теперь попробуем использовать текстовый редактор по прямому назначению – для набора и редактирования текста.

Азы и буки работы с текстом

Если вы окрыли программу из меню Пуск, с панели быстрого запуска или с Рабочего стола – словом, без открытия текстового файла, – то новый пустой документ будет создан автоматически. Бери да работай. Сложнее обстоит дело, если документ уже открыт, а вы решили создать новый. Впрочем, не намного сложнее. Нажмите сочетание Ctrl+N – и ваша мечта начать работу в Word с чистого листа (никаких метафор!) осуществится.

Первое, что я рекомендую сделать с новым документом, – это… сохранить его. Ну и что, что пустой! Первое сохранение – самое важное. Ведь вам нужно выбрать для документа «место прописки» и название. Давайте выполним это действие сразу, чтобы потом не отвлекаться.

Для этого нажмите кнопку

на панели быстрого доступа, или сочетание Ctrl+S, или нажмите кнопку Office и выберите в открывшемся меню команду Сохранить. Причем лучше всего использовать именно сочетание клавиш, потому что это самый быстрый и сохраняющий здоровье способ (каждое движение мышью – шаг к хроническому заболеванию кисти).

В результате появляется обычное окно сохранения (см. рис. 4.4), с которым работать нужно по стандартному алгоритму.

1. Выбрать в адресной строке папку, в которой будет храниться документ.

2. Написать в поле Имя файла название, которое вы хотите присвоить документу.

3. Нажать кнопку Сохранить.

Содержимое поля Тип файла лучше не изменять, пусть там остается значение по умолчанию – Документ Word.

После первого сохранения эту процедуру следует время от времени повторять. Я стараюсь нажимать Ctrl+S как можно чаще.

Документ, с которым вы работаете, можно сохранить под новым именем. Например, вы пишете однотипные письма трем разным людям. Письма настолько однотипны, что различаются только первой строкой (я не о любовных посланиях, а о деловых предложениях!). Вы готовите первое письмо, допустим, для Ивана Ивановича и сохраняете его под именем Иван Иванович.doc (DOC – это расширение документов Word). Затем, не закрывая файл, нажимаете клавишу F12 или выполняете команду… а вот не скажу какую! Привыкайте пользоваться только клавиатурой.

Теперь, когда документ сохранен, можно и написать в нем что-нибудь.

Внимание

Возможно, понажимав клавиши, вы поднимете глаза на экран и с изумлением обнаружите, что все это время набирали английские буквы. В результате, вместо «Что-нибудь простое» у вас вышло «Xnj-yb,elm ghjcnjt». Исправить это средствами Word невозможно – только стереть и написать заново (для удаления символов используйте клавиши Backspace и Delete). Поэтому поглядывайте на экран, когда вводите текст. Если язык ввода не соответствует вашим ожиданиям, удаляйте ненужное и переключайте раскладку: Alt+Shift или Ctrl+Shift. Для рассеянных очень рекомендую простенькую утилиту Punto Switcher. Она автоматически изменит язык, если вы зазеваетесь.

Начнем с того, что точкой ввода текста является позиция курсора – мигающей вертикальной палочки. Примитивно говоря, где мигает, там и набираем. Попробуйте для начала написать что-нибудь простое. Прямо так и напишите: «Что-нибудь простое».

Получилось? Теперь, вдохновленные успехом, попробуйте ввести более объемный текст. Если фантазия или память не подсказывают ничего подходящего, сейчас мы подберем что-нибудь из этой книги.

И помните: пока – никакого украшательства! Люди, особенно знакомые с искусством машинописи, норовят сразу расставить всякие красные строки, выровнять заголовок, набирая пробелы или табуляции, в конце каждой строки нажать Enter. Ни боже мой! Вот теперь следует вспомнить, что Word – не просто печатная машинка, а машинка с интеллектом.

Запомните следующие простые правила. Кстати, вот их-то и будет полезно набрать.

• Не ставить больше одного пробела подряд.

• Не начинать абзац с пробела.

• Не использовать табуляции вообще. Они нужны в Блокноте для формирования таблиц. В Word им совсем не место.

• Клавишу Enter нажимать только в конце абзаца. На концы строк можно внимания не обращать. Когда текст дойдет до нужного места, он сам перенесется на следующую строку.

• Клавишу Enter не нажимать больше одного раза подряд.

Если вы честно выполнили эти правила и набрали их без грамматических ошибок, должно получиться так, как показано на рис. 5.3.

Рис. 5.3. Результат набора текста

Текст набран, но это не навсегда. Любой набранный текст можно изменить.

Первым делом предупреждаю: ничего необратимого в документе вы не сделаете (если не будете слишком спешить). Как только допустите ошибку, мгновенно убираете руки от клавиатуры и мыши, считаете до пяти, после чего возвращаете руки в «боевое» состояние и нажимаете Ctrl+Z. В результате последняя выполненная операция будет отменена. Еще одно нажатие Ctrl+Z – предпоследнее действие также будет отменено и т. д. Если вы отменили какую-то операцию и тут же сообразили, что сделали это зря, нажмите Ctrl+Y. В результате последняя отмененная операция будет восстановлена.

Отменять и восстанавливать операции можно щелчком на панели быстрого доступа:

– отмена;

– восстановление.

Посмотрим теперь на набранный текст. Как говорил Народный артист России Геннадий Хазанов в юности: «Чего в этом супе не хватает?». Правильно, заголовка. Выберем что-нибудь звучное, берущее за душу. Например, «Категорический императив Word». В меру напыщенно и до ужаса непонятно. Давайте попробуем это набрать в первой строке текста. Для этого необходимо поставить курсор перед первой буквой наших правил. Сделать это можно одним из трех способов.

• Банальный способ. Щелкните левой кнопкой мыши перед первой буквой. Способ прост, но плох тем, что приходится использовать мышь, а это вредит здоровью. Кроме того, с непривычки трудно попасть точно перед нужной буквой. И тут нам поможет следующий способ…

• Способ для трудолюбивых. Воспользуйтесь клавишами управления курсором. Все они расположены в правой части клавиатуры, между основной и цифровой частью. Вот как перемещается курсор при использовании этих клавиш.

■ ← – на одну позицию влево.

■ →– на одну позицию вправо.

■ ↓– на одну строку вниз.

■ ↑– на одну строку вверх.

■ Home – в начало строки.

■ End – в конец строки.

■ Page Up – на страницу вверх.

■ Page Down – на страницу вниз.

• Оптимальный способ. Позволяет очутиться в начале документа с помощью всего одного сочетания клавиш – Ctrl+Home.

Примечание

Под страницей в данном случае понимается область, видимая на экране. Если на нем помещается 20 строк, то нажатие Page Up приводит к перемещению на 20 строк вверх. Если до начала документа меньше 20 строк, курсор поднимается до первой.

Как только курсор замигал перед первой буквой текста, сразу начинайте набирать наш мудреный заголовок. Дойдете до его конца – нажмите Enter (один раз!).

Теперь давайте немного изменим текст «Императива».

Кое-что в нем лишнее. Скажем, предложения «Они нужны в Блокноте для формирования таблиц. В Word им совсем не место» несут дополнительную, но не обязательную информацию. Удалим их. Здесь тоже можно действовать двумя способами.

• Метод «дятла». Устанавливаем курсор перед буквой «О» в слове «Они» и начинаем «долбить» по клавише Delete. Можете и не «долбить», а нажать и удерживать. В последнем случае есть риск удалить что-то лишнее. Ничего страшного. Вы ведь запомнили, что с помощью сочетания клавиш Ctrl+Zможно отменить неудачное действие? Кстати, у метода «дятла» есть вариант: курсор устанавливается после последнего символа, подлежащего удалению, а затем нажимается клавиша Backspace.

• Тотальное уничтожение. Этот способ более скоростной и надежный, чем предыдущий, однако для его применения следует овладеть таким хитрым приемом, как выделение. Чтобы выделить фрагмент текста, щелкните в его начале, а затем, не отпуская кнопку мыши, проведите до его конца. Или, наоборот, щелкните в конце и проведите до начала.

Я вам советую

В некоторых случаях (но не в нашем) выделять можно с помощью многократных щелчков кнопкой мыши. Двойной щелчок выделяет слово, на которое он пришелся, тройной – весь абзац.

Можно выделять и с помощью клавиатуры. Для этого установите курсор на одной границе текста, нажмите и удерживайте Shift, а потом переместите курсор на другую границу, используя описанные выше клавиши. Вокруг выделенного текста независимо от способа выделения появляется темный фон (рис. 5.4).

Рис. 5.4. Фон вокруг выделенного текста

Теперь достаточно нажать любую клавишу – и выделенный фрагмент исчезнет, а на его месте появится символ, который соответствует нажатой клавише. В частности, если нажать Delete или Backspace, фрагмент просто исчезнет.

Попробуем теперь изменить отдельные слова. Кому-то, возможно, тон правил покажется безапелляционным (красивое слово, которое можно употребить вместо «наглый»). Попробуем смягчить выражения. Для этого частицу «не» везде заменим интеллигентским «не стоит». Эту операцию тоже можно провести несколькими способами. Опишу все, а вы попробуйте и решите, какой вам больше подходит.

• Ручной способ. Установите (с помощью мыши или клавиатуры) курсор после первого слова «Не». Далее нажмите Пробел и наберите стоит. Проделайте эту операцию во всех необходимых местах.

• Использование буфера обмена. Модернизация предыдущего способа. После того как вы первый раз наберете слово стоит, выделите его и скопируйте в буфер обмена, нажав сочетание клавиш Ctrl+C. Установите курсор после следующей частицы «не» и нажмите Ctrl+V. Слово «стоит» появится как по мановению волшебной палочки. Обратите внимание, что необходимые пробелы до и после слова программа поставит автоматически. Проделайте операцию в других местах, где это нужно.

• Найти и заменить. Высшая степень автоматизации процесса. Не нужно ничего набирать в тексте. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+H – появится окно Найти и заменить. Введите в поле Найти слово Не, а в поле Заменить на – словосочетание Не стоит (рис. 5.5).

Рис. 5.5. Окно Найти и заменить

Нажмите кнопку Найти далее. Курсор перепрыгнет к ближайшему «Не», которое идет после текущей позиции курсора. «Не» станет выделенным. Нажмите кнопку Заменить – «Не» превратится в «Не стоит», а выделенным окажется уже следующее «Не». Если и ему требуется трансформация, то снова нажмите Заменить. Если же хотите оставить его без изменения (например, в середине слова «перенесется»), то нажмите Найти далее. И так, пока не добьетесь желаемого.

После замены внимательно посмотрите на текст. Ничего странного не замечаете? А вон, в последней строке, после слова «Enter»? Не нужна здесь в частице «не» большая буква. Удалите ее и поставьте маленькую.

Если вы все проделали, как задумано, текст после редактирования будет выглядеть так, как показано на рис. 5.6.

Рис. 5.6. Результат редактирования текста

Сейчас бы самое время сделать текст более приятным глазу, но вы, наверное, и так устали. Руки болят, начальство косится или сын требует, чтобы его допустили к доигрыванию важного эпизода игры, – он-то уже давно во всем разобрался, и без всяких книг. Словом, пора сделать паузу.

Закрываем документ. Для этого подойдут сочетания клавиш Ctrl+W или Alt+F4. Первое закрывает только окно документа, а второе – и документ, и программу.

Возможно, после нажатия указанных клавиш на экране появится окно предупреждения. Оно означает, что последние изменения в закрываемом документе не сохранены. Ничего страшного. Просто нажмите кнопку Да или клавишу Enter – сохранение произойдет так, как будто вы нажали Ctrl+S. Если нажмете Нет, документ закроется, а все изменения будут утеряны. Кнопка Отмена возвращает вас в документ, а закрытия не происходит.

Теперь можно отвлечься.

Предположим, что между предыдущим и этим абзацами ситуация исправилась: вы потрясли руками и восстановили кровообращение, директор ушел на обед или сын «убил» всех монстров. Значит, можно снова «вызвать» документ и навести в нем красоту.

Для открытия применяется сочетание клавиш Ctrl+O. В результате появится окно, в котором нужно найти необходимый документ. Не буду подробно его описывать. Оно совсем несложное, попытайтесь разобраться сами.

Ну что, пора заняться оформлением нашего документа?

Сделайте текст красивым, или Форматирование

Пользователи компьютеров – люди несентиментальные. Они стесняются слов «навести красоту в буквах» или «сделать текст красивым». Вместо этого они используют выражение «форматирование текста», а иногда, когда речь идет о подготовке к печати книги, журнала или веб-страницы, – «верстка текста». Повторите слово «форматирование» несколько раз про себя, чтобы привыкнуть к нему, и займемся собственно форматированием.

Все параметры шрифта (внешнего вида букв и символов) и абзаца в Word можно изменить вручную. Поначалу все так и поступают, и мы не станем исключением.

В качестве упражнения изменим оформление заголовка, а то он ничем не отличается от обычного текста (кроме мудрености).

Выделим заголовок и обратим внимание на ленту в верхней части окна. Если открыта вкладка Главная, то вы обнаружите, что часть ленты отведена под группу Шрифт (рис. 5.7).

Рис. 5.7. Группа Шрифт на ленте

Тут собраны различные команды для оформления текста. Некоторые из них мы сейчас используем.

Например, заголовок должен быть крупнее прочего текста. Видите окошко с цифрой 9 вверху справа? Размер (правильно говорить кегль) шрифта нужно менять именно тут.

Пока что первая фраза нашего документа имеет тот же размер, что и остальной текст, – 9 пунктов. Увеличим его на треть, то есть на 3 пункта. Введите вместо 9 число 12. Или щелкните на стрелке справа от девятки и выберите в появившемся списке нужный кегль.

Далее следует определиться с начертанием. У стандартного шрифта есть четыре варианта начертания:

• нормальное, или обычное;

• курсив;

• полужирное;

• полужирный курсив.

Примечание

Кегль измеряется в пунктах. Не знаете, сколько это – пункт? Тогда просто запомните, что обычный текст в книге или газете печатают кеглем 10–12 пунктов, заголовки – 14–24 пункта, микротекст на деньгах – 1 пункт, а фразы на плакатах – сотни пунктов.

Для оформления заголовка лучше всего использовать полужирное начертание. Для этого нажмите кнопку

Что еще? Можно поменять сам шрифт. Сейчас ваш заголовок набран шрифтом Calibri (это я не угадал, а прочитал в верхнем левом списке на рис. 5.7). Давайте заменим его на… допустим… (Я щелкнул на стрелочке справа от слова Calibri и вожу указателем мыши по открывшемуся списку шрифтов.) …Допустим, на Times New Roman.

Я вам советую

Кстати, в Word 2007 есть удобная «фишка»: когда вы водите курсором по какому-нибудь списку (например, по списку кеглей), выделенный текст на экране тут же меняется в зависимости от того, на какой пункт наведен указатель мыши. Это очень удобно – вы можете «на лету» оценить, как изменится текст, а уж потом щелкнуть в списке на понравившемся вам варианте.

Оформление букв мы изменили, но вот их расположение может кому-то не понравиться. В самом деле, мы привыкли, что заголовок расположен не по левому краю страницы, а по центру. И хорошо бы немного отодвинуть его от остального текста. Кто там бросился набирать пробелы и нажимать Tab, чтобы выполнить поставленную задачу? Ну-ка, отставить! Мы же договорились… Впрочем, перечитайте еще раз «Категорический императив», там все написано.

И поверьте, это не просто моя прихоть. Если мы выровняем, например, заголовок по центру с помощью пробелов, это впоследствии создаст нам массу проблем.

Ладно, давайте один раз сделаем неправильно, зато запомним на всю жизнь.

Итак, ставлю курсор перед первой буквой заголовка и начинаю набирать пробелы (какая гадость, сам себе руки бы поотбивал!) до тех пор, пока надпись не окажется по центру страницы (рис. 5.8).

После этого тройным щелчком кнопки мыши выделяю строку с заголовком и увеличиваю его размер до 20 пунктов (рис. 5.9). Видите, насколько надпись «уехала» вправо?!

Рис. 5.8. Заголовок размером 12 пунктов, выровненный с помощью пробелов

Рис. 5.9. Тот же заголовок после увеличения размера шрифта до 20 пунктов

Это не единственный случай, когда неправильное выравнивание вылезает каким-нибудь боком. Проблемы могут случиться при печати, при переносе документа на другой компьютер, при замене шрифта и т. д. Я вас не убедил? Тогда последний аргумент: лень. В смысле, лично мне лень набирать несколько десятков пробелов. Гораздо проще нажать сочетание Ctrl+E. Как вы уже догадались, это команда выравнивания текста по центру.

Для тех, у кого тяга к мышке неистребима, так и быть, расскажу о нескольких кнопках на ленте. Справа от группы Шрифт есть группа Абзац (рис. 5.10), в которой собраны основные кнопки для оформления… угадайте чего? Правильно, абзаца.

Рис. 5.10. Группа Абзац на ленте

В этой группе есть четыре кнопки, которые позволяют выравнивать текст относительно края страницы.

Левые края строк выровнены, а правые заканчиваются как придется (рис. 5.11, а). Этому варианту соответствует нажатие клавиш Ctrl+L.

Центр каждой строки совпадает с центром страницы (рис. 5.11, б). Клавиатурный эквивалент, как вы уже знаете, – Ctrl+E.

Выровнены правые края строк, а левые – не выровнены (рис. 5.11, в). Клавиатурный эквивалент – Ctrl+R.

Выровнены и правый, и левый края всех строк, кроме последней (она выровнена по левому краю) (рис. 5.11, г). В этом случае расстояния между буквами и словами могут быть немного увеличены, чтобы подогнать текст под ширину страницы. Клавиатурный эквивалент – Ctrl+J.

Рис. 5.11. Варианты выравнивания текста на странице: а – по левому краю, б – по центру, в – по правому краю, г – по ширине

Итак, установите курсор на заголовке (выделять его необязательно) и нажмите Ctrl+E или кнопку

Заголовок выровняется посреди строки красиво и быстро.

Осталось разве что поставить маркеры (значки) напротив каждого пункта категорического императива. Для этого выделите все пункты и нажмите в группе Абзац (см. рис. 5.10) кнопку маркированного списка —

Вот и все – текст отформатирован (рис. 5.12).

Рис. 5.12. Результат форматирования текста

Примечание

Для американцев и вообще западных людей привычнее использовать выравнивание по левому краю, для нас – по ширине. Учитывайте это при переписке с зарубежными партнерами.

Я вам советую

По умолчанию в качестве маркеров используются кружки (правильно ставьте ударение в этом слове!). Если душа просит чего-нибудь другого, щелкните на стрелке справа от кнопки маркированного списка. Появится меню, в котором, в частности, вы можете выбрать тип маркера.

Как видите, ничего сверхъестественного от вас не требуется. Достаточно запомнить, где на ленте находятся группы Шрифт и Абзац. Кстати, в них есть еще кнопки, многие из которых могут оказаться полезными для вас. Понажимайте их, проверьте, что они делают. Если что, вас всегда спасет сочетание клавиш Ctrl+Z.

Эх, столько еще интересного о Word осталось нерассказанным! Но книга не резиновая, придется пока закругляться. А хотите, я отдельную книгу про Word сделаю? Я могу, честное слово! Если хотите – пишите мне или в издательство (адреса во введении). Ух, тогда развернусь!

А пока – вперед, к описанию редактора электронных таблиц Excel, о котором речь пойдет в следующей главе.