Текст книги "Как начать свой бизнес, когда есть муж и семеро по лавкам"

Глава 3
Тайм-менеджмент деловой мамы

– Что ты хочешь?

– Я хочу убить время.

– Время очень не любит, когда его убивают.

Л. Кэрролл «Алиса в стране чудес»

Давайте разберемся с понятиями, что же такое «тайм-менеджмент» и к чему он вас приведет. Time-management – систематизированная организация времени и разработка технологии по более эффективному его использованию. А теперь я вам скажу простыми словами: «Завели ежедневник и вперед – жить по расписанию». Но тут все не так просто. Управлению временем нам с вами придется тренироваться. Да-да, как тренируем свое тело! Эммм… Ты тренируешь тело? Пусть сейчас тебе станет стыдно. И отложи ты эту булку!

Анализ

Любое действие должно начинаться с четкого анализа. И вот мое задание на ближайшие три дня.

Задание 1

Тебе нужно проанализировать, куда утекает, убегает, исчезает твое время. В эти три дня тебе необходимо записывать все свои действия, но не те, которые необходимо сделать, а те, что ты уже сделала. Попила чай с булочкой 40 минут – записала. Посидела Вконтакте 25 минут – записала. Проспала лишний час – записала. Встретилась с клиентом и заключила новый договор в течение 1 часа – записала. Простояла жирафом перед шкафом с платиШками 15 минут – записала.

Записывать необходимо будет все, что с тобой происходило. Только такой анализ действий даст понимание, почему ты ничего не успеваешь и где найти 25-й час. Поверь мне, найдется!

Анализ – это первая ступень к твоему успеху. Я серьезно. Это не пустые слова. Узнать, что съедает твое время, очень легко. И ближайшие три дня как раз тебе это покажут. Причем именно в эти дни не меняй привычный образ жизни, а делай то, что делаешь обычно. Менять придется чуть позже и кардинально.

Без глубоких внутренних перемен не получится стать суперэффективным профессионалом.

Так же, как ты не можешь сейчас без тренировок похвастать рельефным телом. На все необходимо время и определенные систематизированные действия.

В эти же три дня я прошу тебя понаблюдать за собой и своим самочувствием: в какой период у тебя большая активность, а в какой тебе дико хочется спать (утро не берем в расчет ☺. Нам очень важно определить с тобой, когда лучше всего работать головой, когда руками, а когда нужна 15-минутная передышка и просто полежаааать. Да-да! Без «полежать» не получится.

Моя жизнь

В моем расписании всегда есть время, когда у меня слишком понижена активность, откровенно говоря, в эти минуты я просто валюсь с ног. Обычно это происходит с 15 : 50 до 16 : 20 и с 20 : 15 до 20: 45. В это время меня лучше не кантовать. Достаточно 15 минут, чтобы я пришла в норму. Если нет возможности посидеть или полежать с закрытыми глазами, то я иду в машину и дремлю там. Серьезно. Для моего организма это очень важно. А потом я могу горы свернуть. У меня есть коллеги, с кем мы вместе стабильно хохочем в 18 : 15. В это время у нас лучше всего «креативятся» новые идеи и гениальные концепции. Все, что необходимо придумывать творческое, мы оставляем на этот промежуток времени с 18 – 00 до 19 – 00.

Понимаю, сейчас ты, возможно, читаешь эти строки с недоверием. Но я проверила эту систему на себе – она работает. Нужен просто анализ. Так что бери в руки ежедневник и начинай прямо сейчас: записывай все свои действия и сколько на них уходит времени, веди анализ своего эмоционального и физического состояния.

(Поверь мне, я знаю, что сейчас ты просто перелистнешь страницу и забудешь все задания и рекомендации, но если ты реально хочешь изменить мир вокруг себя, создать дело своей жизни, стать успешной мамой-бизнес-вумен, сделай эти простые шаги. Просто возьми и сделай!)

После глубокого анализа себя и своей расточительности по отношению ко времени, мы сделаем следующее задание, чтобы ты точно осознала, насколько время ценно, насколько оно важно и дорого.

Задание 2

Возьми ручку и рассчитай свой личный капитал времени, за неизменную единицу для примера мы возьмем пенсионный возраст в 60 лет, но если твой план – выйти на пенсию в 45, то можешь преспокойно заменить его в формуле.

Капитал рабочего времени, оставшийся до пенсии 60 лет

Пенсионный возраст: 60 – (ваш возраст к настоящему времени) = _____ А (количество лет, оставшихся до пенсии).

К1 = А × 1920 (240 рабочих дней × 8 часов) = ___________ часов.

Капитал свободного времени, оставшийся до пенсии

К2 = А × 660 (220 рабочих дней × 3 часа) = _________ часов.

К3 = А × 1740 (145 выходных × 12 часов) = _________ часов.

К2 + К3 = _________ часов.

Моя жизнь

Чтобы стало более понятно, рассчитаю на собственном примере.

Я собираюсь на пенсию в 56 лет, а сейчас мне 36 лет.

56 лет – 36 лет = 20 лет осталось до пенсии.

Высчитываем мой капитал рабочего времени, оставшийся до пенсии.

К1 = 20 × 1920 (часы, проведенные на работе, из расчета пятидневка по 8 часов в день) = = 38400 часов.

Итак, у меня осталось всего 38400 рабочих часов. А сколько осталось вам?

Мой капитал свободного времени:

К2 = 20 × 660 = 13200 часов в будние дни после работы и до сна.

К3 = 20 × 1740 (часы в выходные дни ₊ праздники и отпуск за вычетом сна) = 34800 часов.

Как только ты осознаешь в цифрах, сколько часов тебе осталось реальной работы, ты совсем по-другому начнешь оценивать свое рабочее время и всю жизнь.

Теперь, чтобы совсем вернуть тебя с небес на землю, давай рассчитаем, сколько необходимо тебе зарабатывать каждый час, чтобы к выходу на пенсию приобрести все ценности, о каких ты мечтаешь.

Постановка долгосрочных целей

Задание 3

Возьми ручку и напиши, что бы тебе хотелось иметь в твои 55 – 60 лет. Загородный дом, путешествия хотя бы два раза в год, хорошую машину, квартиру в чистом и красивом районе, недалеко от центра города, чтобы ходить в театры и водить внуков по музеям? Как именно ты представляешь себе достойную жизнь на пенсии? Все эти блага можно перевести в стоимость.

Рассмотрим среднестатистический пример «хотелок» и желаний:

• машина – 2 000 000 рублей,

• квартира с ремонтом и мебелью 15 000 000 рублей,

• загородный дом 15 000 000 рублей,

• помещение нежилого фонда (пассивный доход в районе 150 000 рублей) 15 000 000

Итого = 47 000 000 рублей.

Итак, чтобы к своим 60 годам ты жила спокойно, тебе прямо с сегодняшнего дня необходимо зарабатывать примерно 1335 рублей каждый час, пять дней в неделю с 10 : 00 до 18 : 00. Не так много работ на дядю, которые могут тебе это дать. И более того, в этом расчете: не пить, не есть и не покупать одежду.

Не полагайся на среднестатистические «хотелки». Это чужие мысли и чужие желания. Напиши свои. Погугли, сколько они стоят – твои личные желания. Возможно, тебя не устроит машина за 2 000 000 рублей, а ты мечтаешь о «майбахе» с водителем. Почему нет? Или тебе не нужен загородный дом в России, а ты хочешь жить в свои 55 лет в Индии и заниматься практиками, йогой. Прекрасно. Посмотри, сколько это будет стоить. Или ты хочешь завести к этому возрасту фермерское хозяйство в Псковской области или купить винодельню в Тоскане? Или, возможно, ты мечтаешь о жизни где-нибудь на юге Франции и видишь себя взрослой, ухоженной женщиной в бриллиантах, входящей в казино в Ницце? Напиши свою конечную цель прямо сегодня. Облегчи работу вселенной. Дай ей хотя бы наметки на понимание, что тебе нужно. И подсчитай!

Это необходимость – уже сейчас подумать о конечной цели и вариантах ее достижения. Конечно, выйти замуж за мужчину, у которого это все есть, и не париться – тоже вариант. Но не всем достаются такие принцы. И рассчитывать только на мужчину несколько опрометчиво, особенно рассчитать коэффициент возможности и невозможности подобного знакомства. К тому же что может быть хуже – выйти замуж без любви и родить детей от нелюбимого мужчины.

Итак, опустившись с небес на землю, приступаем к реальным действиям по повышению своей эффективности.

Планирование в ежедневнике

У меня есть самая любимая фраза: неудачное планирование – это планирование неудач. Коротко и четко! Чтобы начинать свой бизнес, совмещать его с семьей и детьми, не становиться синим чулком в окружении котиков, оставаться красивой и ухоженной женщиной, ты должна научиться четкому планированию. Завтра с утра купи себе ежедневник. Если он уже есть, переходи к следующему этапу. Прямо сейчас зайди в гугл и заведи себе там аккаунт, при каждом аккаунте есть гугл-календарь. Я считаю его абсолютно космическим. Во-первых, это бесплатный ресурс. Во-вторых, он синхронизируется со всеми мобильными устройствами: хоть Apple, хоть Андроид. В-третьих, и самых важных, после синхронизации твой телефон будет каждый раз напоминать тебе о необходимых делах. Ведь именно этого тебе не хватает в ежедневнике, согласись.

Итак по пунктам:

• заходим в google;

• заводим там аккаунт;

• верхний правый угол – еще – календарь;

• синхронизировать со своим устройством.

Теперь на всех компьютерах, планшетах и телефонах у тебя под рукой будет твой ежедневник.

Не забывай о главном правиле всех успешных людей 10 / 90: 10 % времени, потраченных на планирование, сэкономит тебе 90 % при выполнении поставленных задач.

И еще одно правило: думать надо на бумаге.

Начинай с составления глобального плана дел. К примеру, на пять лет. Раздели его на года.

Возьми план на следующий год и распиши по месяцам.

Далее ближайший месяц разбивай по неделям. Одно крупное дело выглядит очень устрашающе, пока ты «не разрежешь» на бумаге его по частям. Бороться с чудовищем очень страшно, а если это один пальчик чудовища, то и делать нечего ☺.

И наконец распиши по часам завтрашний день. Вписывай все мелочи: сколько займет дорога на работу, сколько ты выделишь времени на обеденный перерыв, во сколько забирать ребенка из сада, сколько ты потратишь на приготовление ужина, игры перед сном с ребенком и на чтение книжки.

Каждый свой день начинай со списка дел и каждый вечер заканчивай списком на следующий день.

Просто поверь моему опыту – это работает.

Моя жизнь

Когда я решилась на личного помощника (а решалась я долгих семь лет), никак не могла ни с кем сработаться. Более того, так как это был мой первый опыт настолько близкой работы с персоналом, я даже не понимала, какие требования должна выдвигать к этой вакансии. В итоге первые два помощника продержались со мной неделю. И проблема была не в них, проблема была во мне, я никак не могла им объяснить, что от них хочу. Решение пришло само собой: в моей организации администратором на ресепшен работала восхитительно-профессиональная молодая девушка М., у нее был только один минус – она редко улыбалась и была очень строга с клиентами. И я не раз порывалась с ней расстаться из-за жалоб, что на ресепшене очень недовольный администратор. Но повторюсь, она была профессионалом. Ни единой ошибки в расписании, ни единой ошибки по кассе, полный отчет по безналичным платежам. И я решила: зачем мне терять из-за неулыбчивости такого опытного сотрудника, отработавшего со мной сложных два года? В первый день, когда моя М. вышла на работу в качестве личного помощника, она собрала все мои гаджеты и подключила меня к расписанию. Отдавая телефон и ноутбук, строго и тихо сказала: «Чтобы никакой самодеятельности без внесения в календарь». И в этот момент я поняла – с выбором личного помощника я не ошиблась. С тех пор на протяжении вот уже полутора лет моя эффективность возросла раза в три, и ни один мой маникюр не проскакивает мимо моего ежедневника. Я и моя помощница знаем, что я буду делать в пятницу 6 ноября 2015 года или 10 января 2016 года. Это настолько облегчает жизнь, что теперь я не упускаю ни единой важной для меня мелочи. Моя жизнь от этого не стала скучнее, и я не чувствую себя роботом, я просто знаю, когда и что мне необходимо сделать, и от этого контроля мне психологически становится намного легче, чем раньше, когда мое время и мои дела были абсолютно бесконтрольны и существовали только у меня в голове.

Но для того чтобы вы стали еще более эффективны, необходимо не просто делать списки, а правильно расставлять приоритеты. Вы можете вписать себе 10 очень важных дел и в итоге ничего не сделаете. Да-да, даже одно дело вы не сделаете от начала до конца.

Я с этим сталкиваюсь до сих пор, поэтому за последние несколько месяцев мы с моей командой выработали «правило 15 минут» и правило «два А».

Правило 15 минут

Начнем с простого «правила 15». Ученые Уругвая и Зимбабве, опросив сто человек, пришли к выводу… А сейчас серьезно. Тут и ученых не надо. На одну мысль, обдумывание идеи, концепции, разработку системы должно уходить не менее 15 минут. Все вполне логично. Вы обязаны не отвлекаться и думать о чем-то одном не менее 15 и не более 45 минут. Первые 5 вы настраиваетесь на нужную волну, пытаетесь поймать в воздухе креатив. Дальше пишете все, что приходит в голову на тему, которую обдумываете. Через 10 – 15 минут наконец осмысленно, вычленяя из всей чуши зерна истины, начинаете по-настоящему работать. Но затем мозг устает.

Вспомните уроки по 45 минут в школе. Это время, когда мозг нормально воспринимает и обрабатывает информацию. Через 45 минут вам необходимо сделать небольшой перерыв.

В течение первых 15 минут ни в коем случае нельзя отвлекаться. Выключайте телефон, не открывайте соцсети, попросите близких не трогать вас хотя бы ближайшие полчаса. Тренируйте себя, возможно, с первого раза не получится не отвлекаться, но когда вы повторите это упражнение несколько раз в день в течение недели, вам станет намного легче концентрироваться на одной мысли и за 45 минут выполнять работу, на которую раньше могло уйти несколько дней.

Моя жизнь

Уже несколько месяцев весь наш мозговой центр (пиар-отдел, декораторы, айтишники, личный помощник) следуют этому правилу, и когда я хочу что-то спросить у коллектива, всегда вначале задаю вопрос: «Когда следующие 15?» Именно по причине отвлечений, а я уже говорила, что у меня нет кабинета и я всегда работаю в холле, около моего стола стоит табличка: «Вы можете задать вопрос Анне LeonaStage с 15 : 00 до 16 : 00». Эта табличка очень важна, без нее я буду выполнять в разы меньше дел и стану раза в три менее эффективна как руководитель. Потому как вопросы мне хотят задать очень многие, а отвлекаться НЕЛЬЗЯ.

Правило «двух А» и дела АБВ

Переходим к следующему правилу «двух А». Оно помогает правильно расставлять приоритеты. Я глубоко убеждена, что человек не может в один день выполнять более двух очень важных дел. К примеру, вам необходимо продумать поездку в отпуск, забронировать отель и авиабилеты, найти и арендовать машину онлайн, в этот же день вам нужно сделать Landing и оформить под него новую компанию Яндекс. Директ на 2000 ключевиков и тут же еще расписать новые акции на следующий месяц и скреативить контент. А это, как вы понимаете, целых пять важных дел. И не будем забывать еще про приготовление ужина и отвезти-привезти ребенка в сад, на танцы, проверить домашнее задание. В итоге одно-два из дел явно пострадает. И тут даже не надо высчитывать процентное соотношение, на сколько пострадает и какое именно. Возможно, вы сосредоточитесь на поездке и добьете все в один день: и гостиницы, и билеты и машины, и даже пару экскурсий себе запланируете и посмотрите маршрут. Потом вы начнете делать LandingPage, а вот с директом не пойдет, семантику не проработаете. Мысли будут разбегаться, и качественно отработать все ключевые слова (а придумать их надо будет не менее 2000) точно не выйдет. Именно поэтому я в свою жизнь и в жизнь коллектива ввела правило «двух А» – в день только два самых важных дела.

На первых порах я вообще рекомендую ОДНО ДЕЛО. Необходимо определить одну самую главную задачу и работать над ней, пока не доведете до конца, до идеала. Это для тренировки. Как только научитесь не отвлекаться от одной основной задачи на мелкие, отнимающие драгоценное время дела, перейдете к двум задачам за день.

Как определить для себя важность дела?

Реально важное Дело с большой буквы всегда имеет последствия, как его выполнения, так и его невыполнения.

Составляя в воскресенье или субботу список на неделю вперед, не разделяйте его на приоритетность. Вписывайте все, что, как вам кажется, крайне необходимо сделать, и ложитесь спать. Проснувшись с утра на следующий день, берите свой список в руки и начинайте помечать его буквами А, Б, В. Раскидывайте дела на неделю, исходя из того, что буква А – это очень-преочень важное дело, которое может нести последствия, если вы его не выполните. Буква Б пойдет к тем делам, которые так же важны, но имеют пролонгированное действие, и их можно перенести, если дел А окажется слишком много. Буква В пошла к тем делам, которые вы можете делегировать: распечатать прайс-лист может администратор, забрать ребенка из сада может папа или бабуля, приготовить ужин может кафе по соседству. Если вы раньше думали, что делегируют только крутые управленцы и топ-менеджеры, то вы ошибались. Делегировать должны уметь все, кто хочет добиться успеха. Перекладывать свои дела на плечи других – это огромный талант, и его тоже вам придется развить. У меня есть любимая фраза, которую я себе постоянно повторяю: «Хороший управленец приходит на работу с утра и делегирует 90 % своих дел, потом выпивает чашечку кофе и делегирует оставшиеся 10 %». У меня до сих пор так не получается, но я учусь и очень стараюсь.

Срочно или важно?

Все дела под буквой А мы тоже можем разбить на дела срочные и просто важные. Срочные мы начинаем выполнять с утра. Потому как именно утром наш мозг может сделать в два раза больше, чем после обеда. Я не буду говорить, какие ученые и из какой страны это доказали. J Вспоминайте своих детей. С утра им намного легче сфокусироваться на изучении букв или цифр, вечером научить их чему-либо почти нереально. Им просто не сосредоточиться. Конечно, всегда есть исключения из правил, но все же мы сейчас говорим о большинстве людей. Кстати, сюда же мы можем отнести и разговор о жаворонках или совах. Какой бы совой вы ни были, но и у вас есть свое собственное утро, просто начинается оно в час дня.

Стресс и срочность

В книге «Управляй своим временем и удвой результаты» Брайн Трейси пишет о законе «принудительной эффективности». С одной стороны, как человек, ведущий несколько проектов одновременно, я с ним согласна. Частенько мы делаем что-то очень быстро, если срок сдачи этого «что-то» вчера. С другой стороны, как отличница в школе, я до сих пор не люблю оставлять что-либо важное на последний день. Но все мы учились в школе и в институте и знаем, что последние дни перед экзаменами самые эффективные. В этот момент весь организм аккумулирует свои силы на решение одной задачи – вызубрить и сдать. Во взрослой, рабочей жизни происходит тоже самое. Нам никогда не хватает времени на «успеть все», но мы всегда его находим для самого главного. Хочу только предупредить о том, что я заметила за годы жизни в своем бизнесе. Когда ты что-то делаешь под давлением пресса срочности «сделать надо было вчера», ты делаешь это с ошибками и тяп-ляп. Как бы потом не пришлось переделывать. Но основу можно сделать очень глобальную. Просто когда разделяете свои дела на А и Б, задавайте вопрос: «Что из этих дел принесет пользу мне и моему бизнесу?» И концентрируйтесь в течение всего дня на решении именно этого вопроса, вопроса самой большой пользы.

Ответьте прямо сейчас на вопросы.

• Какое это дело, осуществление которого принесет вам самое большое удовольствие и счастье?

• Какое это дело, осуществление которого изменит вашу жизнь в лучшую сторону на 180 градусов?

А если вы знаете эти дела, то почему еще не приступили к их выполнению? Это же ВАЖНЫЕ ДЕЛА!

Освобождаем себя от негативного влияния

Никто ничего не знает о своих друзьях и о тех подспудных, иногда для них самих неведомых влияниях, которые они на нас оказывают.

Франсуаза Саган. «Немного солнца в холодной воде».

Сейчас я буду говорить не очень приятные вещи, но они крайне правдивы. Вы задумывались о влиянии вашего окружения на вашу жизнь, на ваши успехи, вашу эффективность? Есть принципы, которым подчиняется все в этой жизни: подкинь мяч – и он упадет на землю, наполняй стакан до краев – и когда-нибудь вода прольется, пожелай кому-то горя – и оно к тебе вернется, распиши все дела в ежедневнике – и делаться они будут в разы легче и быстрее. Это как физические принципы, так и метафизические. И в 2015 году уже глупо их отрицать. Так вот есть принцип, которому подчинены все люди на земле. Мы – это среднестатистический показатель людей, с кем мы общаемся. И если ваши подруги – это сидящие дома мамочки, кто не собирается выходить из декрета и на слове «бизнес» презрительно морщат носик, то они сильно на вас влияют, возможно, даже неосознанно. Слабой полуулыбкой, кивком головы, но вы чувствуете, что вас не поддерживают, вас осуждают.

Моя жизнь

Я испытала это на себе, когда мне надо было выходить на работу после первых родов, а Софе было всего три месяца. Я начала искать няню. О, сколько я услышала про себя и своего ребенка! Естественно, ни одно «проклятье» не сбылось. Принцесса, принц и король с королевой живут вполне себе счастливо. От нянь никто не пострадал, по голове никого не лупили, как в тех ужасных видео, что мне присылали «добрые» подруги. Но во мне посеяли зерно сомнений на счет важности моего дела, на счет приоритетности и на счет меня самой. Я боролась со своим характером и своим мозгом, говорила себе, что я плохая мать и вообще очень плохой человек, раз готова выскочить на работу так рано, бросив своего ребенка, я пыталась сломать себя только из-за того, что мои знакомые мамочки не поддерживали моего мышления и моего образа жизни. Ходила злющая на себя, на мужа, на всех окружающих. Во мне боролись любовь к своему делу, любовь к своему ребенку и убеждения чужих людей, что совместить это невозможно. В один момент я осознала: проблема не во мне, проблема в моем окружении. Я решила кардинально «почистить» всех, кто меня осуждает. У меня в знакомых появилось несколько гениальных мамочек бизнес-вумен (одна из них моя О. – мама троих детишек, успешная управляющая и владелица крупного бизнеса), и в этот момент все встало на свои места в моей голове, в моем сердце, в нашей семье, и я опять начала любить материнство. Потому как мне не надо было больше себя ломать, достаточно – составить правильный график жизни всей семьи и более эффективно проводить часы на работе, так как свою малышку я готова была оставлять не более, чем на два часа от кормления до кормления. Я растворилась в своей семье, я наконец ощутила себя счастливой просто потому, что моя жизнь НЕ ИЗМЕНИЛАСЬ, она дополнилась одним сладким и пухленьким чудом, которое улыбалось мне беззубой улыбкой, и сердце мое таяло от нежности и любви к ней, мужу и всему миру.

Без раздумья убирайте из круга своего общения тех, кто вас осуждает, кто в вас не верит и не поддерживает. Вы можете абсолютно все, и вы будете успевать все, как только сами в это поверите. Вам необходимо проделать огромную работу: создать и поднять бизнес с нуля, раскрутить, удержать на плаву, а потом масштабироваться и при этом оставаться счастливой и влюбленной в эту жизнь и в свою семью женщиной. Зачем же вам тратить свои силы еще и на борьбу с энергетикой «неверия»? Вы станете намного эффективнее, если в вашем окружении появятся люди, осознающие цену времени. Знакомьтесь, общайтесь, впитывайте у успешных женщин и мужчин их опыт и знания. И следуйте системе тайм-менеджмента:

• анализируй;

• ставь долгосрочные цели;

• планируй в ежедневнике;

• следуй «правилу 15» и «двух А»;

• отделяй срочное от важного;

• освобождайся от негатива.