Книга: Принцип пирамиды Минто®. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений - Барбара Минто

Суть идеи

Барбара начинает с простого определения. Она приводит такой хаотичный список продуктов:

Виноград апельсины Молоко масло Картофель яблоки Морковь сметана

Трудно запомнить, не так ли? Барбара предлагает вместо такой структуры воспользоваться другой. Например, так:

Молочные продукты: Молоко, масло, сметана Фрукты: Виноград, апельсины, яблоки Овощи: Картофель, морковь

«Золотые правила» Минто

Для построения таких пирамид, Барбара использует следующие «золотые правила»: 1. Идеи любого уровня пирамиды должны обобщать идеи, сгруппированные ниже. 2. Идеи каждой отдельной группы должны быть однотипными, то есть иметь нечто общее (Если первая идея описывает этап какого-либо процесса, то и все остальные идеи группы должны описывать этапы того же процесса). 3. Идеи каждой группы должны быть расположены в логической последовательности. Как видим, это даёт нам возможность ликвидировать хаос нагромождений и создать довольно упорядоченную структуру. Которая, к тому же, будет более понятной.

Логические кирпичи пирамиды Минто

Что касается третьего пункта, то логическая последовательность, как пишет Барбара, может быть следующих трёх типов: · Дедуктивный (главная идея, второстепенная идея и заключение); · Хронологический (первый, второй, третий); · Структурный (Бостон, Нью-Йорк, Вашингтон); Полученная структура представляет собой пирамиду, которая опускается всё ниже и ниже благодаря вопросу «Почему?». Например, «Покупка крупной английской компании Leyland по договору франшизы» распадается на три составляющих отвечающие на вопрос «Почему?»: · «Темпы роста компании будут превышать темпы роста отрасли» · «Компания будет иметь положительные финансовые результаты» · «Несложно будет наладить работу». Эти три составляющие распадаются ещё на три-два подпункта. Как пишет Барбара, такой метод «помогает визуально представить вертикальную связь между излагаемыми мыслями: любое утверждение должно вызывать у читателя вопрос, ответ на который должен следовать уровнем ниже».

На примере документа

В заключении отмечу, как будет выглядеть сложный документ до применения метода пирамиды Мито и после. Пример взят из книги.

Результаты оценки работы подразделения информационных систем (ИС) свидетельствуют, что: 1. От менеджеров подразделения ИС требуется строгое соблюдение установленных сроков, чтобы это не препятствовало своевременной реализации стратегических заданий; 2. Менеджерам не хватает опыта работы; 3. Традиции, сложившиеся в подразделении ИС, позволяют отклоняться от установленных сроков исполнения проектов; 4. Методики, инструменты и способы системного развития применяются подразделением непоследовательно; 5. Никогда ранее менеджерам не приходилось внедрять системы таких масштабов, сложности и значимости; 6. Менеджеры не прошли соответствующие курсы обучения; 7. Учитывая стоимость, план и временные рамки реализации стратегически важных проектов, можно сказать, что возникает риск несоблюдения сроков; 8. Существующая методика развития жизненного цикла информационных систем несовместима с такими современными технологиями развития программирования, как быстрая разработка приложений, разработка распределённых приложений и разработка прототипов.

Выделяем самые важные элементы списка:

1. Необходимость соблюдения сроков. 2. Неопытность менеджеров. 3. Опасность несоблюдения установленных сроков. 4. Непоследовательное применение методологических приёмов. 5. Отсутствие опыта реализации таких огромных проектов. 6. Отсутствие необходимых знаний. 7. Риск невыполнения проектов вовремя. 8. Отсутствие необходимых технических инструментов.

Далее, как пишет Барбара, «приводим документ в надлежащий вид с чётко сформулированными идеями, которые способны заинтересовать читающего».

Анализ работ вашего подразделения корпоративных информационных систем показал, что существует риск несоблюдения менеджерами установленных сроков реализации проектов (3, 7). · У них недостаточно опыта в выполнении данного вида работ (2, 6). · Никогда ранее они не имели дела с системами таких размеров и сложности (5). · Им не хватает навыков применения требуемой методики и инструментов (4, 8).

Как видим, получился более понятный и простой документ. Отдельно отмечу, что в книге чрезвычайно много воды и её вполне можно было сократить ровно наполовину (если не больше). Также книга содержит огромнейшее количество примеров.

Книга Барбары Минто «Принцип пирамиды Минто» научит вас находить и оптимально излагать свои мысли, правильно строить свою речь, четко формировать деловые письма, презентации.

Данная книга должна быть у каждого консультанта, менеджера, аналитика, разработчика, предпринимателя!

Сейчас принципы изложенные в книги дали мне идеи для улучшения материалов в интернет проектах, рекламе, общении с клиентами.

Дальше...

ЛОГИКА В ПИСЬМЕ

1. Пирамида. Идеи обязательно группируются по каким-либо признакам. Наиболее эффективный метод изложения идей - сверху вниз, поэтому правильная группировка представляется в форме пирамиды. Идеи в рамках пирамиды должны подчиняться трём "золотым правилам": - Идеи каждого уровня должны обобщать идеи, сгруппированные ниже. - Идеи каждой группы должны быть логически взаимосвязаны. - Идеи каждой группы должны идти в логической последовательности. Для правильного составления документа следует схематически свести идеи в пирамиду и проверить её на соответствие трём "золотым правилам".

2. Составляющие пирамиды. Используя структуру пирамиды, идеи выстраиваются по вертикали в форме диалога "вопрос-ответ", а по горизонтали логической связью по принципу индукции или дедукции, но не смешивая эти два метода. Вводная часть документа пишется в повествовательной форме и является Вопросом, Ответ на который даёт остальная часть документа.

3. Построение пирамиды. Сверху вниз: - Определите Предмет. - Определите Вопрос. - Дайте Ответ. - Проверьте, чтобы ситуация и Развитие ситуации подводили к Вопросу. - Проверьте Ответ. - Заполните Главный Уровень.

Снизу вверх: - Составьте список всех утверждений, которые вы хотели бы сделать. - Определите связь между ними. - Сделайте выводы. - Напишите вводную часть.

4. Особенности написания введения. Вводная часть пишется к каждой группе идей Главного Уровня и должна кратко обобщать и напоминать идеи, а не пространно информировать о них. Вводная часть должна состоять из Ситуации, Развития Ситуации, Вопроса и Ответа.

5. Дедукция и индукция. Дедукция представляет собой последовательность вытекающих друг из друга суждений. Индукция предполагает группировку схожих идей или взаимосвязанных действий. Поэтому на Главном Уровне лучше использовать индуктивный метод.

ЛОГИКА В РАССУЖДЕНИЯХ

6. Установление логической последовательности. Очень важное действие нацеленное на выявление взаимосвязи идей. Виды логической последовательности: - Хронологическая - если требуется описать процесс. - Структурная - если нужно описать структуру чего-либо. - Сравнительная - если группировка основана на классификации по степени значимости. Чтобы выстроить изложение наилучшим образом, как можно более кратко сформулируйте каждую идею -> сгруппируйте схожие идеи -> расположите их в соответствующей последовательности. При описании действий сформулируйте каждое действие как можно конкретнее, чтобы оно представляло собой некий конечный продукт -> объедините в одну группу те действия, которые ведут к одному и тому же результату -> определите процесс или структуру, которые легли в основу группировки, и расположите идеи в соответствующей последовательности -> убедитесь, что вы ничего не упустили. Если описывается ситуация, сгруппируйте схожие идеи -> определите структуру, которая легла в основу группировки -> сформулируйте идеи в виде полных предложений и расположите их в соответствующей последовательности -> убедитесь, что вы ничего не упустили.

7. Обобщение сгруппированных идей Идеи в рамках одной группы должны взаимно исключать друг друга, а взятые все вместе - исчерпывающе характеризовать предмет (тут работает правило МЕСЕ - Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive). При обобщении идей, описывающих действия, необходимо группировать их в зависимости от достигаемого результата. При обобщении идей, описывающих ситуацию, группировать их следует по признаку, который их объединяет. Найти объединяющую характеристику идей довольно просто - все схожие идеи будут относится к одному и тому же субъекту, или во всех них будет рассматриваться одно и то же действие, или все они будут направлены на один и тот же объект, или во всех них будет подразумеваться одно и то же утверждение. Структурируем идеи следующим образом. Идеи, описывающие действия: кратко сформулируйте идеи, оставив лишь ключевые слова -> определите уровень абстракции -> сформулируйте идеи как можно более чётко -> определите результат их реализации. Идеи, описывающие ситуацию: найдите сходство в субъектах, действиях или объектах -> определите категорию, которая их объединяет -> сформулируйте вывод.

ЛОГИКА В РЕШЕНИИ ПРОБЛЕМ

8. Определение проблемы Проблему определяем последующим ходом действий: - Определите сферу, в которой возникла проблема. - Определите, что нарушило стабильность в данной сфере. - Определите Нежелательный Результат Р1. - Определите Желаемый Результат Р2. - Установите, предпринимались ли какие-либо действия, чтобы решить проблему. - Определите Вопрос, на который должен быть дан Ответ в исследовании. Полученное определение проблемы нужно использовать в вводной части документа.

9. Структурирование процесса анализа проблемы Здесь можно использовать логические древовидные схемы для поиска возможных путей решения проблемы и выявления взаимосвязи между идеями одной группы. Но сначала определите проблему -> используйте модели исследования для визуализации структуры проблемной области -> выдвиньте несколько гипотез относительно возможных причин проблемы -> соберите информацию, подтверждающую или опровергающую гипотезы.

ЛОГИКА В ПРЕЗЕНТАЦИЯХ 10. Отображение пирамиды идей на страницах документа Делайте наглядной структуру документа с помощью заголовков, отступов, подчёркиваний, шрифтовых выделений и нумерации. Используйте связующие звенья для перехода от одной группы идей к другой.

11. Отображение пирамиды идей на экране. при создании текстовых слайдов излагайте свои мысли максимально лаконично и просто. Используйте слайды с изображениями для наглядной демонстрации данных, обязательно снабдив его заголовком. Сделайте эскиз презентации для верного порядка размещения слайдов. Частые репетиции помогут провести презентацию эффективно.

12. Отображение пирамиды идей на письме. Опишите, мысленно созданный вами, образ того, о чём хотите рассказать.

Хотя книга рассчитана на широкий круг читателей, изобилие практических примеров из жизни консалтинговой компании во многом окажутся полезными именно сотрудникам этой сферы деятельности.

Барбара Минто "Принцип пирамиды Минто: Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений" [пер. с англ. И.И.Юрчик, Ю.И.Юрчик]. - М.:Манн, Иванов и Фербер, 2008. - 272с. Barbara Minto "The Minto Pyramid Principle. Logic in writing, thinking and problem solving"

Дальше...

2. Составляющие пирамиды. Используя структуру пирамиды, идеи выстраиваются по вертикали в форме диалога "вопрос-ответ", а по горизонтали логической связью по принципу индукции или дедукции, но не смешивая эти два метода. Вводная часть документа пишется в повествовательной форме и является Вопросом, Ответ на который даёт остальная часть документа. 3. Построение пирамиды. Сверху вниз: - Определите Предмет. - Определите Вопрос. - Дайте Ответ. - Проверьте, чтобы ситуация и Развитие ситуации подводили к Вопросу. - Проверьте Ответ. - Заполните Главный Уровень. Снизу вверх: - Составьте список всех утверждений, которые вы хотели бы сделать. - Определите связь между ними. - Сделайте выводы. - Напишите вводную часть. 4. Особенности написания введения. Вводная часть пишется к каждой группе идей Главного Уровня и должна кратко обобщать и напоминать идеи, а не пространно информировать о них. Вводная часть должна состоять из Ситуации, Развития Ситуации, Вопроса и Ответа. 5. Дедукция и индукция. Дедукция представляет собой последовательность вытекающих друг из друга суждений. Индукция предполагает группировку схожих идей или взаимосвязанных действий. Поэтому на Главном Уровне лучше использовать индуктивный метод.

Очень важное действие нацеленное на выявление взаимосвязи идей. Виды логической последовательности: - Хронологическая - если требуется описать процесс. - Структурная - если нужно описать структуру чего-либо. - Сравнительная - если группировка основана на классификации по степени значимости. Чтобы выстроить изложение наилучшим образом, как можно более кратко сформулируйте каждую идею -> сгруппируйте схожие идеи -> расположите их в соответствующей последовательности. При описании действий сформулируйте каждое действие как можно конкретнее, чтобы оно представляло собой некий конечный продукт -> объедините в одну группу те действия, которые ведут к одному и тому же результату -> определите процесс или структуру, которые легли в основу группировки, и расположите идеи в соответствующей последовательности -> убедитесь, что вы ничего не упустили. Если описывается ситуация, сгруппируйте схожие идеи -> определите структуру, которая легла в основу группировки -> сформулируйте идеи в виде полных предложений и расположите их в соответствующей последовательности -> убедитесь, что вы ничего не упустили. 7. Обобщение сгруппированных идей Идеи в рамках одной группы должны взаимно исключать друг друга, а взятые все вместе - исчерпывающе характеризовать предмет (тут работает правило МЕСЕ - Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive). При обобщении идей, описывающих действия, необходимо группировать их в зависимости от достигаемого результата. При обобщении идей, описывающих ситуацию, группировать их следует по признаку, который их объединяет. Найти объединяющую характеристику идей довольно просто - все схожие идеи будут относится к одному и тому же субъекту, или во всех них будет рассматриваться одно и то же действие, или все они будут направлены на один и тот же объект, или во всех них будет подразумеваться одно и то же утверждение. Структурируем идеи следующим образом. Идеи, описывающие действия: кратко сформулируйте идеи, оставив лишь ключевые слова -> определите уровень абстракции -> сформулируйте идеи как можно более чётко -> определите результат их реализации. Идеи, описывающие ситуацию: найдите сходство в субъектах, действиях или объектах -> определите категорию, которая их объединяет -> сформулируйте вывод.

Проблему определяем последующим ходом действий: - Определите сферу, в которой возникла проблема. - Определите, что нарушило стабильность в данной сфере. - Определите Нежелательный Результат Р1. - Определите Желаемый Результат Р2. - Установите, предпринимались ли какие-либо действия, чтобы решить проблему. - Определите Вопрос, на который должен быть дан Ответ в исследовании. Полученное определение проблемы нужно использовать в вводной части документа. 9. Структурирование процесса анализа проблемы Здесь можно использовать логические древовидные схемы для поиска возможных путей решения проблемы и выявления взаимосвязи между идеями одной группы. Но сначала определите проблему -> используйте модели исследования для визуализации структуры проблемной области -> выдвиньте несколько гипотез относительно возможных причин проблемы -> соберите информацию, подтверждающую или опровергающую гипотезы.

10. Отображение пирамиды идей на страницах документа Делайте наглядной структуру документа с помощью заголовков, отступов, подчёркиваний, шрифтовых выделений и нумерации. Используйте связующие звенья для перехода от одной группы идей к другой. 11. Отображение пирамиды идей на экране. при создании текстовых слайдов излагайте свои мысли максимально лаконично и просто. Используйте слайды с изображениями для наглядной демонстрации данных, обязательно снабдив его заголовком. Сделайте эскиз презентации для верного порядка размещения слайдов. Частые репетиции помогут провести презентацию эффективно. 12. Отображение пирамиды идей на письме. Опишите, мысленно созданный вами, образ того, о чём хотите рассказать.