Текст книги "Excel. Легкий старт"

Команда Вставка → Символ дает возможность вставлять в ячейку символы и специальные знаки. При активизации данной функции на экране отображается окно Символ, состоящее из вкладок Символы и Специальные знаки. На вкладке Символы из раскрывающегося списка Шрифт выбирается шрифт, символы которого будут отображены в расположенной ниже таблице. В этой таблице следует выделить нужный символ и нажать кнопку Вставить. На вкладке Специальные знаки приводится перечень символов, которые не вошли ни в одну из таблиц на вкладке Символы.

Для создания формул удобно использовать команду Вставка → Функция. При ее активизации открывается диалоговое окно мастера функций (рис. 2.9), в котором выполняется предварительная настройка формулы.

Рис. 2.9. Мастер функций

Список Категория данного окна содержит перечень категорий, по которым сгруппированы имеющиеся в системе функции. В области Выберите функцию отображаются функции, соответствующие активной категории. При выборе любой функции в нижней части окна отображается краткая подсказка, характеризующая ее форму записи и назначение.

Для выбора требуемой функции следует установить на нее курсор и нажать кнопку ОК. В результате на экране отобразится окно аргументов функции, в котором завершается ее настройка (вводится требуемое выражение и т. п.).

Команда Примечание предназначена для вставки произвольных комментариев. Порядок создания и редактирования примечаний рассматривается в разд. 3.

Пункты, содержащиеся в подменю Рисунок, позволяют вставить в текущий документ картинку, рисунок, автофигуру, объект WordArt и организационную диаграмму. При активизации соответствующих команд данного подменю на экране отображается либо окно выбора объекта, либо окно, в котором требуется по обычным правилам Windows указать путь к вставляемому файлу.

Использование команды Гиперссылка (она вызывается также нажатием сочетания клавиш Ctrl+К) целесообразно в случаях, когда в текущий документ требуется вставить гиперссылку. При активизации данной команды открывается диалоговое окно Добавление гиперссылки (рис. 2.10).

Рис. 2.10. Диалоговое окно Добавление гиперссылки

В поле Текст данного окна вводится текст гиперссылки, который будет соответствующим образом выделен в тексте (по умолчанию – синим цветом с подчеркиванием). С помощью кнопки Подсказка на экран выводится окно, в котором можно набрать текст всплывающей подсказки (она будет отображаться при подведении указателя мыши к тексту гиперссьшки). Затем в поле Адрес следует ввести адрес гиперссылки.

При необходимости можно создать ссылку на какое-либо место в текущем документе. Для этого с помощью кнопки Закладка нужно открыть окно Выбор места в документе, в котором указать адрес ячейки для гиперссьшки и нажать кнопку ОК.

Меню Формат

С помощью команд, содержащихся в меню Формат, выполняются операции по оформлению документа.

Для перехода в режим форматирования активной ячейки (либо выделенного диапазона) следует воспользоваться командой Формат → Ячейки, которая вызывается также нажатием сочетания клавиш Ctrl+1. При выполнении данной команды открывается окно Формат ячеек, состоящее из шести вкладок (рис. 2.11).

Рис. 2.11. Окно форматирования ячейки или диапазона

На вкладке Число выбирается требуемый числовой формат ячейки и настраиваются его параметры. При этом в поле Образец отображается пример того, как будет выглядеть содержимое ячейки.

Вкладка Выравнивание предназначена для настройки режимов отображения содержимого ячейки. С помощью области Выравнивание осуществляется горизонтальное и вертикальное выравнивание содержимого ячейки, требуемые варианты выбираются из списков по горизонтали и по вертикали. Если в списке по горизонтали выбрано, например, значение по левому краю (отступ), то становится доступным для редактирования расположенное справа поле отступ, в котором указывается необходимая величина отступа. В области Ориентация задается направление текста (можно расположить текст в ячейке вертикально или под произвольным углом). Флажки переносить по словам, автоподбор ширины и объединение ячеек собраны в область настроек Отображение. При установленном флажке переносить по словам вводимый в ячейку текст будет автоматически переноситься на следующую строку при достижении правого края ячейки. Установка флажка автоподбор ширины позволяет уменьшить размер символов шрифта таким образом, чтобы содержимое ячейки помещалось в столбце. Для объединения двух или более ячеек в одну предназначен флажок объединение ячеек (предварительно следует выделить объединяемые ячейки).

На вкладке Шрифт собраны параметры шрифта текущей ячейки (либо группы выделенных ячеек). В соответствующих полях выбирается необходимый шрифт, устанавливается способ его начертания и размер. В поле Образец отображается пример того, как будет выглядеть текст ячейки при заданных параметрах.

С помощью параметров, находящихся на вкладке Граница, настраивается отображение границ ячейки (или группы). В области Линия, которая расположена в правой части вкладки, устанавливается требуемый тип линии границы и выбирается ее цвет. В левой части вкладки определяется область применения границ.

На вкладке Вид при необходимости можно выбрать цвет фона текущей ячейки (либо группы ячеек), а также узор, которым она будет оформлена. В поле Образец отображается результат применения выбранных параметров.

На вкладке Защита с помощью флажков Защищаемая ячейка и Скрыть формулы осуществляется защита ячейки от несанкционированного доступа (редактирования, удаления и т. д.). Следует отметить, что использование данной возможности имеет смысл только в том случае, если действует защита листа (для этого предназначена команда главного меню Сервис → Защита → Защитить лист).

С помощью команд подменю Формат → Строка и Формат → Столбец выполняется форматирование текущей строки и столбца соответственно (текущими считаются строка и столбец рабочей области, на пересечении которых установлен курсор). При выборе пункта Высота (Ширина) открывается окно, в котором указывается требуемая высота строки (ширина столбца). Функции автоподбора предназначены для автоматической установки высоты строки или ширины столбца, которая определяется количеством содержимого самой заполненной ячейки выделенного диапазона. С помощью команд Скрыть и Отобразить можно соответственно скрыть из области просмотра и вновь отобразить текущую строку либо столбец (при этом скрытые данные все равно будут участвовать в расчетах).

Пункты подменю Формат → Лист позволяют управлять отображением текущего листа, его переименованием и выбором подложки (фона). При выполнении команды Формат → Лист → Подложка открывается диалоговое окно Подложка, в котором по обычным правилам Windows следует указать путь к требуемому файлу.

Команда Формат → Стиль используется для применения к ячейке либо выделенной группе ячеек выбранного стиля. При выполнении данной команды появляется окно Стиль, в котором настраиваются параметры стиля, выбранного из раскрывающегося списка Имя стиля.

Возможности программы предусматривают выполнение автоматического форматирования выделенного диапазона (таблицы) в соответствии с выбранным образцом. Выбор образца осуществляется в окне Автоформат (рис. 2.12), которое отображается на экране при выполнении команды Формат → Автоформат.

Рис. 2.12. Диалоговое окно Автоформат

В данном окне содержится перечень имеющихся в системе образцов форматирования. Для выбора образца необходимо выделить его и нажать кнопку ОК. Не стоит забывать, что предварительно на рабочем листе должен быть выделен диапазон (таблица). Чтобы отменить примененное ранее автоматическое форматирование, следует выбрать в окне Автоформат образец Нет (он находится в самом конце списка, и чтобы его увидеть, нужно воспользоваться полосой прокрутки).

Меню Сервис

Рассмотрим пункты меню Сервис, в состав которого входят сервисные функции системы, и остановимся на наиболее часто используемых из них.

С помощью команды Орфография (она вызывается также нажатием клавиши F7) можно проверить документ на наличие в нем орфографических, грамматических и стилистических ошибок. При активизации команды происходит автоматическое позиционирование на первой с начала документа ошибке с одновременным открытием окна Орфография, в верхней части которого находится фрагмент текста, содержащий ошибку, а в нижней – варианты ее исправления. Нажатием кнопки Параметры открывается одноименное окно, в котором настраивается режим проверки (параметры данного окна идентичны содержимому вкладки Орфография окна настройки программы, которое открывается при выполнении команды Сервис → Параметры).

Одной из важнейших команд программы является Сервис → Параметры. С ее помощью выполняется переход в режим настройки параметров работы Excel.

Внимание!

Перед тем как приступить к эксплуатации программы, следует просмотреть и при необходимости отредактировать параметры ее работы. Несмотря на то что предложенные по умолчанию значения удовлетворяют потребностям большинства пользователей, это будет не лишним – возможно, вы обнаружите, что те или иные настройки целесообразно изменить.

Окно настройки параметров Excel показано на рис. 2.13. Оно состоит из множества вкладок. Мы не будем подробно рассматривать каждую из них, а остановимся лишь на наиболее важных для начинающего пользователя.

Рис. 2.13. Настройка параметров Excel

На вкладке Вид настраивается отображение элементов интерфейса Excel. С помощью области настроек Отображать управляют выводом на экран области задач, строки формул, строки состояния и кнопок открытых в данный момент окон Excel на Панели задач Windows.

Переключатель Примечание позволяет определить порядок вывода примечаний (они формируются с помощью команды главного меню Вставка → Примечание или пункта контекстного меню Добавить примечание). Возможен выбор одного из трех вариантов: не отображать (в этом случае примечание не показывается), только индикатор (отображается лишь индикатор примечания в виде маленького красного треугольника в правом верхнем углу ячейки, а текст примечания показывается только при подведении к данной ячейке указателя мыши) или примечание и индикатор (отображается и индикатор, и текст примечания). В большинстве случаев рекомендуется установить данный переключатель в положение только индикатор (это значение используется по умолчанию).

Аналогичным образом настраивается отображение графических объектов. Для этого предназначен переключатель Объекты. Возможные значения – отображать, только очертания или не отображать.

Параметры отображения активного окна задаются с помощью области настроек Параметры окна. При установленном флажке формулы в ячейках будут отображаться сами формулы, а не их значения. Включить/выключить отображение сетки на экране позволяет флажок сетка. Если установлен флажок нулевые значения, то в ячейках, содержащих нулевое значение, будет выводиться 0 (при снятии данного флажка в таких ячейках ничего не будет отображаться). Флажок заголовки строк и столбцов предназначен для управления отображением заголовков строк, расположенных в левой части рабочей области (обозначены цифрами), и заголовков столбцов, находящихся над ячейками (обозначены латинскими буквами). Флажок символы структуры используется для вывода на экран символов структуры (они отображаются слева от номеров строк и предназначены для облегчения навигации по документу). Включение/выключение отображения горизонтальной и вертикальной полос прокрутки выполняется с помощью флажков горизонтальная полоса прокрутки и вертикальная полоса прокрутки. При установленном флажке ярлычки листов слева внизу рабочей области будут отображаться ярлыки листов (по умолчанию Лист1, Лист2 и ЛистЗ). Для включения режима автоматического разбиения текущего документа на страницы следует установить флажок авторазбиение на страницы. Из раскрывающегося списка Цвет линий сетки можно выбрать любой цвет сетки рабочего листа программы. По умолчанию в данном поле установлено значение Авто, при котором цвет сетки Excel определяется в соответствии с настройками Windows.

С помощью параметров, находящихся на вкладке Вычисления, настраиваются параметры вычислений в документах Excel. По умолчанию переключатель Вычисления установлен в положение автоматически – при этом результат расчета по формуле будет пересчитываться автоматически при каждом изменении формулы или исходных данных.

Параметры редактирования данных на листе задаются на вкладке Правка. Чтобы была возможность изменять содержимое ячейки непосредственно в ней (после двойного щелчка левой кнопкой мыши), а не только в строке формул, следует установить флажок Правка прямо в ячейке. При установленном флажке Перетаскивание ячеек можно перемещать и копировать данные путем перетаскивания ячеек указателем мыши.

Если установлен флажок Предупреждать перед перезаписью ячеек, то при перетаскивании перед заменой содержащейся в ячейке информации новой на экран будет выводиться соответствующее предупреждение. Этот флажок доступен только при установленном флажке Перетаскивание ячеек.

При снятом флажке Переход к другой ячейке после ввода курсор остается на месте после нажатия клавиши Enter по окончании редактирования (ввода) текста ячейки. Если же данный флажок установлен, то становится доступным поле в направлении, в котором указывается направление перемещения курсора после нажатия клавиши Enter. Например, если в данном списке выбрано значение Вниз (оно установлено по умолчанию), то после нажатия на клавиатуре клавиши Enter курсор автоматически переместится в расположенную ниже ячейку.

С помощью флажка Фиксированный десятичный формат при вводе и поля десятичных разрядов задаются формат и разрядность, которые автоматически устанавливаются в ячейке после ввода в нее числа и нажатия клавиши Enter. Если установить данный флажок и ввести в поле десятичных разрядов значение 2, то после ввода в ячейку числа 155 и нажатия клавиши Enter будут автоматически отделены запятой два последних символа этого числа – 1,55. Если же при установленном флажке в поле десятичных разрядов ввести значение 3, то число 155 будет выведено как 0,155.

С помощью флажка Расширять форматы и формулы в списках включается режим, при котором к добавленным в конец списка ячейкам будет применено то же форматирование, что и к остальной части списка (формулы также будут скопированы). Однако следует отметить, что выполнение данного действия возможно только в том случае, если как минимум три из пяти последних ячеек имеют одинаковое форматирование либо содержат идентичные формулы (или и то и другое сразу).

Флажок Автоматический ввод процентов используется для правки ячеек, которым задан процентный формат (формат ячеек выбирается на вкладке Число окна Формат ячеек, которое открывается командой Формат → Ячейки). При установке данного флажка все числа меньше 1, введенные в ячейки с процентным форматом, будут автоматически умножаться на 100.

На вкладке Общие, как нетрудно догадаться, настраиваются общие параметры работы Excel. В области Параметры определяется порядок вывода на экран, просмотра и открытия документа. При снятом флажке Стиль ссылок R1C1 заголовки столбцов обозначаются латинскими буквами в алфавитном порядке (от А до IV), а при установленном – цифрами (от 1 до 256). С помощью соответствующих флажков можно определить размер списка открывавшихся ранее файлов, установить режим заполнения свойств документа при его сохранении, а также включить режим звукового сопровождения событий. Остальные параметры данной вкладки позволяют ввести количество листов, содержащихся в создаваемой книге, выбрать стандартный шрифт, применяемый в документе по умолчанию, ввести новое или изменить имеющееся имя пользователя и др.

На вкладке Переход из раскрывающегося списка Сохранять файлы Excel как выбирается формат сохранения документов, который будет применяться по умолчанию. В поле Клавиша перехода в меню Microsoft Excel указывается клавиша, при нажатии которой будет выполняться позиционирование на пункте Файл главного меню программы (иначе говоря, при нажатии данной клавиши можно перейти в главное меню без помощи мыши).

Вкладка Списки содержит перечень системных списков. Кроме них, возможности программы предусматривают формирование пользовательских списков. Для этого следует с клавиатуры ввести в поле Элементы списка составляющие создаваемого списка, после чего нажать кнопку Добавить. В результате полученный список отобразится в левой части вкладки в поле Списки.

Используя вкладку Диаграмма, можно настроить параметры вывода на экран активной диаграммы текущего документа, а также определить содержимое всплывающих подсказок, отображающихся при подведении указателя мыши к элементам диаграммы.

С помощью параметров, содержащихся на вкладке Цвет, выполняется настройка используемой цветовой палитры.

Команда Сервис → Параметры автозамены позволяет установить режимы автоматического исправления текста в процессе его ввода, сохранения наиболее часто используемых элементов текста с целью облегчения его последующего ввода, а также настройки автоматического форматирования текста. При выполнении данной команды отображается диалоговое окно Автозамена, в котором на вкладках Автозамена, Автоформат при вводе, Автотекст и Смарт-теги выполняются необходимые действия. Более подробно механизм автозамены описан в разд. 3.

С помощью команды Сервис → Настройка осуществляется переход в режим настройки панелей инструментов. При выполнении данной команды открывается диалоговое окно Настройка (см. рис. 2.7), которое было описано ранее.

Основные команды контекстного меню

Контекстное меню Excel в общем случае содержит следующие пункты: Вырезать, Копировать, Вставить, Добавить ячейки, Удалить, Очистить содержимое, Добавить примечание, Формат ячеек, Выбрать из списка и Гиперссылка. Кратко остановимся на некоторых из них.

Команда Добавить ячейки предназначена для добавления в документ ячеек, строк или столбцов. При выборе данного пункта открывается окно Добавление ячеек, в котором указывается, какой именно элемент требуется добавить. Команда Удалить работает с точностью до наоборот – в окне Удаление ячеек выбирается, какой элемент необходимо удалить.

С помощью команды Очистить содержимое можно оперативно удалить содержимое активной ячейки или группы предварительно выделенных ячеек.

Команда Добавить примечание используется для добавления необходимого примечания к активной ячейке (текст примечания может, например, детализировать содержащуюся в ячейке информацию). Режим отображения примечаний настраивается с помощью переключателя Примечания, находящегося на вкладке Вид окна настройки параметров Excel (см. рис. 2.13).

При выборе пункта Формат ячеек осуществляется переход в режим форматирования ячеек. Данный пункт дублирует команду главного меню Формат → Ячейки, подробное описание которой приведено выше.

Следует отметить, что состав контекстного меню Excel зависит от текущего режима работы. Например, если установить курсор в ячейку, к которой имеется примечание, то в контекстном меню, помимо стандартных команд, отобразятся также пункты Изменить примечание, Удалить примечание и Отобразить/Скрыть примечание. Некоторые характерные особенности использования контекстного меню имеются и в других режимах работы.

Рабочая область

Рабочая область Excel – это часть интерфейса программы, включающая в себя ячейки, строки, столбцы и листы текущей книги, а также строку формул. В данном подразделе мы познакомимся с перечисленными элементами.

Рабочий лист

Любая книга Excel состоит из рабочих листов. В общем случае лист Excel представляет собой таблицу из строк и столбцов. Как отмечалось выше, по умолчанию каждый рабочий лист книги Excel включает в себя 65 536 строк и 256 столбцов.

По умолчанию в состав каждой книги включены три рабочих листа, которым по умолчанию присвоены названия Лист1, Лист2 и ЛистЗ. Однако стандартное количество листов, которые содержатся в новой книге, можно изменить. Для этого необходимо выполнить команду Сервис → Параметры и в открывшемся окне Параметры на вкладке Общие в поле Листов в новой книге с клавиатуры или с помощью кнопок счетчика задать требуемое значение. Максимально допустимое количество листов в одной книге – 255.

Перечень ярлыков всех имеющихся в рабочей книге листов отображается слева внизу окна программы над строкой состояния. Ярлык активного в данный момент листа отображается тем же цветом, что и рабочее поле, ярлыки остальных листов затемнены. Для перехода к требуемому листу достаточно щелкнуть кнопкой мыши на соответствующем ярлыке. Порядок следования листов в книге можно изменять по своему усмотрению – для этого нужно просто перетащить с помощью мыши ярлык любого листа в требуемое место.

Управление отображением ярлыков рабочих листов осуществляется в диалоговом окне Параметры на вкладке Вид (см. рис. 2.13). Ярлыки будут отображаться только в том случае, если на данной вкладке установлен флажок ярлычки листов.

При необходимости присвоенные по умолчанию названия рабочих листов можно изменять. Для переименования листа нужно щелкнуть на его ярлычке правой кнопкой мыши, в появившемся контекстном меню выбрать команду Переименовать и ввести требуемое имя.

Для удаления листа из книги нужно щелкнуть на его ярлыке правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Удалить. Если лист не содержит никаких данных, то он будет удален сразу после выполнения данной команды. Если же на листе имеются данные, то программа выдаст дополнительный запрос о подтверждении операции удаления.

Примечание

Удаление всех имеющихся в книге рабочих листов невозможно – в ней должен остаться хотя бы один лист. Если все же необходимо удалить все имеющиеся листы, то можно или просто удалить рабочую книгу (файл Excel), или добавить новый лист и после этого удалить все предыдущие листы.

В процессе работы иногда возникает необходимость скрыть от посторонних некоторые листы рабочей книги. Для этого нужно перейти на лист, который должен быть скрыт, и выполнить команду главного меню Формат → Лист → Скрыть – в результате текущий лист будет скрыт без предупреждения.

Впоследствии любой из скрытых ранее листов можно отобразить. Для этого следует выполнить команду Формат → Лист → Отобразить (эта команда становится доступной только при наличии в книге скрытых листов) – в результате откроется окно Вывод на экран скрытого листа (рис. 2.14).

Рис. 2.14. Список скрытых листов

В данном окне содержится список скрытых листов. Чтобы отобразить любой из них, нужно выделить его в списке и нажать кнопку ОК.

Примечание

Необходимо учитывать, что скрытие всех имеющихся в книге рабочих листов невозможно – в ней должен отображаться хотя бы один лист.

Возможности программы предусматривают перемещение либо копирование всей информации с одного листа книги на другой или вообще в другую книгу. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлыке листа, содержимое которого нужно переместить либо скопировать, и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Переместить/скопировать. В результате откроется диалоговое окно, представленное на рис. 2.15.

Рис. 2.15. Окно перемещения или копирования листов

Из раскрывающегося списка в книгу данного окна нужно выбрать книгу Excel, в которую будут скопированы данные. По умолчанию в данном поле отображается название текущей книги. Следует отметить, что этот список содержит только открытые в данный момент книги Excel.

В области перед листом находится перечень рабочих листов книги, выбранной в списке в книгу. Здесь следует выбрать название листа, перед которым должен появиться перемещенный или скопированный лист.

Если установить флажок Создавать копию, то лист-источник по окончании операции останется на своем месте. Если же данный флажок снят, то лист-источник исчезнет (будет перемещен в место, указанное в окне Переместить или скопировать).

Работа с ячейками и диапазонами

Как отмечалось выше, ячейка – это наименьшая (элементарная) часть электронной таблицы, предназначенная для ввода и хранения информации и расположенная на пересечении строки и столбца. Совокупность нескольких ячеек называется диапазоном.

Каждая ячейка характеризуется уникальными координатами (адресом). Адрес ячейки определяется буквой столбца и номером строки, на пересечении которых она находится. Например, на рис. 2.16 выделена ячейка с адресом ВЗ.

Рис. 2.16. Ячейка ВЗ

Вводить данные в ячейку можно разными способами: с клавиатуры, расчетным путем (когда значение формируется с помощью формул на основании данных из других ячеек), из буфера обмена, путем импорта из других файлов (причем это могут быть не только файлы Excel, но и другие), с помощью макросов и т. д.

Информация в ячейках может быть представлена в разных форматах: числовом, текстовом, денежном, в формате даты и т. д. Выбор формата производится в уже известном вам окне Формат ячеек. Следует учитывать, что при работе с числовыми данными в качестве разделителя целой и дробной частей по умолчанию используется запятая, а при работе с датами – точка. Числа и даты при вводе по умолчанию выравниваются по правому краю ячейки, а введенный текст – по левому.

Любую ячейку можно перетаскивать с одного места на другое вместе с содержимым. Для этого нужно подвести указатель мыши к границе вьщеленной ячейки (кроме правого нижнего угла) – при этом появится крестик со стрелками. Теперь, нажав и удерживая левую кнопку мыши, можно перенести ячейку со всем ее содержимым в нужное место. Аналогичным образом можно перемещать выделенные диапазоны.

Примечание

Если ячейка или диапазон перемещаются в место, где уже есть какая-либо информация, то программа выдаст запрос о подтверждении замены имеющихся данных новыми. Перемещение будет выполнено только после утвердительного ответа.

Следует отметить, что перетаскивание ячеек и диапазонов возможно только в том случае, если в окне Параметры на вкладке Правка установлен флажок Перетаскивание ячеек. При этом дополнительный запрос о подтверждении замены имеющихся данных новыми выдается лишь при установленном флажке Предупреждать перед перезаписью ячеек.

Ячейки могут быть связаны между собой в различных вычислениях (сложение, вычитание и т. д.), а также в функциях. Одна и та же ячейка может участвовать одновременно в нескольких формулах или функциях.

Чтобы выделить ячейку, достаточно просто установить в нее курсор щелчком кнопкой мыши или с помощью клавиш управления курсором. Для выделения диапазона нужно нажать левую кнопку мыши и перетащить указатель в любое место в зависимости от требуемой величины диапазона. При этом первая ячейка диапазона (та, с которой началось выделение) останется белой, в то время как остальные ячейки станут серыми.

При необходимости можно выделить несколько ячеек, которые не входят в один диапазон, то есть расположены в разных местах рабочей области. Для этого нужно щелкать на требуемых ячейках, удерживая при этом нажатой клавишу Ctrl. Аналогичным образом осуществляется выделение сразу нескольких разных диапазонов.

В процессе работы может возникать следующая проблема: активная ячейка (в которой установлен курсор) пропала из поля видимости, например, в результате использования полосы прокрутки. Для быстрого перехода к активной ячейке следует нажать сочетание клавиш Ctrl+Backspace.

В любое место рабочей области при необходимости можно добавить ячейку. Для этого следует выполнить команду Вставка → Ячейки или выбрать в контекстном меню пункт Добавить ячейки, затем в открывшемся окне Добавление ячеек (см. рис. 2.8) указать направление смещения имеющихся ячеек вместе с их содержимым для освобождения места под новую ячейку и нажать кнопку ОК.

Чтобы удалить содержимое ячейки, нужно выделить ее и нажать клавишу Delete (аналогичным образом можно очистить выделенный диапазон). Если же необходимо удалить не содержимое ячейки, а ее саму, то установите в нее курсор и выберите в контекстном меню пункт Удалить. В результате откроется окно Удаление ячеек (рис. 2.17).

Рис. 2.17. Окно Удаление ячеек

В данном окне с помощью переключателя нужно указать требуемое направление сдвига – влево или вверх. В зависимости от выбранного варианта на место удаляемой ячейки будут перемещены соответствующие данные.

Возможности программы позволяют объединить несколько расположенных рядом ячеек (при условии, что выделенный диапазон является прямоугольным). Для этого нужно выделить объединяемые ячейки, затем выполнить команду главного меню Формат → Ячейки или нажать сочетание Ctrl+1 и в открывшемся окне Формат ячеек на вкладке Выравнивание установить флажок объединение ячеек, после чего нажать кнопку ОК. Чтобы впоследствии убрать объединение, нужно выделить необходимую ячейку и снять данный флажок.

Некоторые пользователи испытывают затруднения при вводе данных в выделенный диапазон ячеек, хотя на самом деле это достаточно простой процесс. После выделения диапазона вводятся данные в первую его ячейку (которая не является затемненной), после чего для перехода к следующей ячейке нужно нажать клавишу Tab или Enter. Аналогичным образом осуществляется переход к остальным ячейкам диапазона и их заполнение. По окончании ввода данных для снятия выделения с диапазона следует нажать любую клавишу управления курсором.

При необходимости можно быстро заполнить весь выделенный диапазон одним и тем же значением. Для этого нужно ввести требуемое значение в первую ячейку диапазона и нажать сочетание клавиш Ctrl+Enter.

Ввести в ячейку отрицательные данные можно одним из двух способов: поставить перед вводимым числом знак «минус» или заключить его в скобки (после нажатия клавиши Enter скобки будут преобразованы в знак «минус»). При необходимости можно сделать так, чтобы отрицательные значения выделялись красным цветом. Для этого нужно выделить ячейки, в которых находятся либо могут находиться отрицательные значения, и выполнить команду Формат → Ячейки. В открывшемся окне Формат ячеек на вкладке Число в поле Числовые форматы нужно выбрать значение Числовой, после чего в правой части вкладки в области Отрицательные числа указать требуемый формат представления отрицательных чисел и нажать кнопку ОК.

Свои особенности имеются и при написании дробей. Дело в том, что при вводе дробного значения с использованием наклонной черты / (она называется «слэш») Excel автоматически преобразует его в дату. Например, набранное значение 1/5 после нажатия клавиши Enter будет автоматически переведено в 01.май, а в строке формул при выделении данной ячейки отобразится 01.05.2006 (указывается текущий год). Чтобы программа не преобразовывала дробные значения в дату, нужно сначала ввести 0, затем пробел и лишь после этого дробь.