Текст книги "Презентация: Лучше один раз увидеть!"

Если у вас нет возможности подготовить отдельно раздаточные материалы – сделайте два набора слайдов, для живой презентации и для печатного варианта. Последний может включать более детальные письменные объяснения. Или допишите детали в «заметках» к каждому слайду. А затем распечатайте слайды в режиме «с заметками». Это не идеальный вариант, но он решает задачу по разделению проецируемого и печатного изображения.

Что делать, если вас просят выслать файл со слайдами до начала презентации? Лучше отправить письменный документ, в котором в сжатом и читабельном виде содержится основная идея выступления с необходимой детализацией и глубиной (с ссылками для тех, кому интересно).

Часть II
ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ

Однажды в поселок приехал лектор. Послушать его пришел один-единственный человек. Лектор растерялся: «Читать лекцию или отменить ее?» Поразмыслив, он решил узнать мнение пришедшего слушателя.

– Я простой конюх. Я в этом ничего не понимаю… Могу сказать только одно: если ко мне вечером из всего табуна вернется только одна лошадь, я все равно ее накормлю.

– Гениально! – подумал лектор и два с половиной часа читал, возможно, лучшую лекцию за всю свою жизнь. После лекции он спросил у конюха, понравилось ли ему.

– Я простой конюх, – ответил тот, – но если ко мне вечером из всего табуна вернется только одна лошадь, я все равно ее накормлю. Но я не дам ей все сено, которое у меня есть.

Глава 4. С ЧЕГО НАЧАТЬ

Наши привычные методы планирования и подготовки не всегда хороши для презентации. Кому не знакомы муки написания первой фразы? С чего начать? Как сделать презентацию легко и с удовольствием?

Знакомы ли вам следующие ощущения?

• Трудно начать, так что вы оттягивали написание до последней минуты.

• Сложно записать идеи в правильном порядке.

• Процесс проходил медленно и мучительно скучно.

• Во время презентации написанный текст не помог вспомнить материал.

• Трудно вписать новые идеи в уже составленный план презентации.

Причина затруднений с «первой фразой» состоит в том, что мы пытаемся в линейном порядке описать нелинейные связи. Что имеется в виду?

Чаще всего мы пытаемся записать свои мысли в обычной, логической последовательности. Именно так, как нас учили в школе готовить письменные документы. И через некоторое время наш план становится неудобен для отображения всех взаимосвязей между пунктами.

Ниже вы узнаете о быстром, удобном и хорошо запоминающемся подходе к подготовке презентации.

Мыслительные карты – легкий способ сохранить план на одной странице. Мыслительные карты сильнее задействуют правое («творческое») полушарие мозга. Я рекомендую относиться к подготовке мыслительных карт как к способу размышления над презентацией. Ценность мыслительной карты – в тех озарениях, которые вас посетят в процессе ее подготовки. Например:

В зависимости от продолжительности презентации мы всегда можем, взглянув на свою карту, решить, что нужно сократить или расширить. Например, представленная далее мыслительная карта посвящена тому, как рисовать мыслительные карты.

Такой способ визуальной организации информации позволяет проявлять гибкость и перемещать свой фокус внимания по всей презентации, не упуская из виду главное сообщение и взаимосвязи отдельных частей.

Сами по себе мыслительные карты могут использоваться в качестве наглядных материалов: в виде плакатов на стене, в виде слайдов, в качестве раздаточных материалов.

Демонстрируя мыслительную карту, вы можете дать возможность участникам расширить ее, попросив добавить в нее их идеи.

Наконец, можно использовать мыслительную карту для подведения итогов в конце презентации. Составление мыслительных карт упрощает процесс организации собственных мыслей и знакомства с ними вашей аудитории.

Центральный образ

Нарисуйте образ (изображение или символ), который передает суть презентации. Разместите его в центре листа. Сделайте его небольшим по размеру, чтобы у вас оставалось достаточно места для записи идей.

Чтобы потом не гадать, что означает центральный образ, можете написать одно-два ключевых слова рядом с рисунком.

Если вы не можете придумать изображение для своей темы, нарисуйте любую фигуру (круг, квадрат).

Вместо рисунка можете использовать фотографию. Из центрального образа проведите радиальные линии. Линии могут быть похожи на ветви или корни деревьев. Можно выделить цветом разные ветви или показать связи между соответствующими идеями, сделав эти ветви одного цвета.

Ключевые слова

Ключевые слова – это слова, которые вызывают наибольшее число ассоциаций и содержат максимум информации. Выберите по одному слову для каждой ветви.

Например, тема МАРКЕТИНГ может привести вас к следующим словам: ПРЯМОЙ, НЕПРЯМОЙ, ТЕЛЕФОННЫЙ, КЛИЕНТЫ и т. д. Но если вы напишете ПРЯМОЙ ТЕЛЕФОННЫЙ МАРКЕТИНГ, вам, возможно, не придет в голову мысль о «прямом почтовом маркетинге среди существующих клиентов». Этот процесс свободной ассоциации с разбивкой по одному слову особенно полезен в ситуациях, когда взгляд «замыливается».

Как я уже говорил, основная ценность работы над мыслительной картой в обнаружении новых взаимосвязей и идей внутри презентации. Другими словами, мы стремимся избежать того, что обычно называется «замыливанием взгляда». Применяя правило «одно слово на линии», мы заставляем мозг сделать что-то непривычное: мы фильтруем заезженные устойчивые фразы, перед тем как написать их на бумаге. Обычно мы записываем мысли, с тем чтобы вернуться к ним позже и постараться найти в них новый смысл. Здесь все наоборот – сначала находим новый смысл и только потом записываем. Преимущество тактики «одно слово – одна линия» состоит в том, что можно легко добавлять новые слова-ассоциации.

Кроме того, одно слово выступает в качестве своеобразной «иконки», как в компьютерных программах. Мозг мгновенно интерпретирует картинку или символ в образ или мысль.

• Пишите печатными буквами. Они легче читаются и лучше запоминаются.

• Пишите ключевые слова над линиями. Линии должны быть широкими у основания и сужаться к концу (как корни деревьев). По ходу дела вы увидите связи между ветвями. В случае необходимости вы можете сделать дополнительные, пересекающиеся линии.

• По-разному выделяйте наиболее важные слова. Мы легче запоминаем необычные или странные элементы.

• Придерживайтесь тактики «одно слово – одна линия». В большинстве случаев суть любой идеи можно передать одним словом.

В исключительных случаях, когда необходимо использовать фразу из нескольких слов (например, цитата или название книги):

• используйте символ сноски (*) и напишите цитату на полях области;

• используйте «пузырь мыслей» (как в комиксах), оставляя пространство для других ключевых слов. Вместо названия книги можно разместить фотографию обложки.

Символы

Зачастую бывает проще подобрать рисунок, чем написать слово. Например, значок  нарисовать быстрее, чем слово «письмо» или «переписка». Изображения запоминаются лучше, чем слова, и вызывают больше ассоциаций.

Вспомните последнюю прочитанную книгу или журнальную статью. Что легче вспомнить: слова или картинку на обложке?

А что вы быстрее вспомните через месяц или год – слова или иллюстрации?

Свободные ассоциации

Записывайте все тематические ассоциации, которые придут вам в голову. Используйте разные цвета, символы, ключевые слова, сделайте мыслительную карту объемной.

Помните, что эта карта – ваш рабочий инструмент. Цель рисунков – помочь вам вспомнить ваши идеи. Рисунки не должны быть шедеврами, им достаточно быть узнаваемыми. К ключевым словам можно добавлять новые идеи, пририсовывая дополнительные ответвления. Обращайте внимание на то, что появляется в ходе свободных ассоциаций. Не существует единственно «правильного» способа записи идей. Используйте только то, что подходит именно вам. Вы можете сколько угодно изменять и редактировать свою мыслительную карту. Свободно экспериментируйте, создавайте собственные варианты.

Многие пытаются готовить презентации сразу на компьютере. Но у них очень много времени уходит не на творчество, а на технические моменты, как то: сохранение файлов, изменение размера шрифта и цвета линий. Большинство профессиональных дизайнеров делают большую часть подготовительной работы на обычной бумаге. Если мы хотим заняться творчеством, то лучше выключить компьютер и взять в руки ручку, карандаш или фломастеры.

Кто-то может возразить, что это бессмысленная трата времени, что удобней сразу создавать слайды в компьютере. Однако практика показывает, что «рукотворная» раскадровка делается быстрее и эффективнее.

• С помощью карандаша и бумаги можно сгенерировать большее количество идей за относительно короткий период времени, не отвлекаясь на манипуляции с мышью, клавиатурой и так далее.

• Создавая раскадровку вручную, мы помогаем себе упростить и структурировать собственные идеи в голове. Например, размещая содержание на белой доске, легче увидеть общую картину и понять, какие вопросы можно вырезать, а какие необходимо оставить.

Реализация отшлифованных идей в слайдах – финальный этап подготовки.

«Ручная работа» активизирует правое полушарие мозга, отвечающее за творчество, и вызывает более креативные, спонтанные идеи.

Для начала достаточно карандаша или фломастеров, листа бумаги (белой доски) и клейких листочков – стикеров. Найдите удобное место и подумайте о теме презентации.

Стикеры

Один листок = одна идея. Если идея не умещается на стикер, значит, она слишком сложна. Основной критерий – простота. Кроме того, стикеры облегчают выстраивание структуры – отдельные фрагменты содержания можно переклеивать с места на место до тех пор, пока каждый из них не окажется на своем месте.

Мы легко можем добавлять содержание в виде клейких листочков в соответствующий раздел, не упуская из виду всю структуру целиком. Например, в PowerPoint для этого требуется переключаться в режим Slide Mode или добавлять изображения непосредственно на слайд, а затем возвращаться в режим Сортировщик слайдов, чтобы увидеть полную картину.

Глава 5. ПЯТЬ ЭТАПОВ СОЗДАНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Процесс подготовки презентации состоит из следующих этапов:

1) генерация идей;

2) группировка и определение центральной идеи;

3) перерыв;

4) предварительная раскадровка и визуальные эскизы;

5) раскадровка в сортировщике слайдов.

Устройте мозговой штурм. На данном этапе вас интересует не качество идей, а их количество. Единственное требование – они должны выражать основную мысль вашей презентации. Это могут быть рисунки, слова, диаграммы, предметы или образы. Наброски могут быть неаккуратными. Это нормально. Сейчас нужно посмотреть на презентацию со всех сторон.

Центральная идея будет вашей путеводной нитью на протяжении всей презентации. Для этого используйте разбивку на группы аналогичных идей, а не ищите объединяющую тему.

У вас может возникнуть желание переписать свою мыслительную карту заново. Пометьте лучшие идеи на первоначальной карте. Зачеркните ветви, которые кажутся вам лишними. Добавьте стрелки, чтобы показать взаимосвязи. Не пугайтесь, если карта приобретет слишком пестрый и неряшливый вид. Аккуратность и упорядоченность здесь не требуются. Цель заключается в том, чтобы дать волю воображению. Когда вы будете создавать окончательный вариант карты, вы создадите ее более упорядоченной.

У нас получилась радиальная структура с расходящимися линиями в разные стороны. А как расставить приоритеты? Как обозначить последовательность идей в презентации? Что будет в начале презентации, а что в конце? Для расстановки приоритетов и очередности используйте циферблат часов в качестве основы. Мы уже естественным образом привыкли к организации информации по часовой стрелке. Рисуйте первую линию в направлении часа, следующую линию в направлении двух часов и так двигайтесь дальше по часовой стрелке.

Сделайте перерыв. Смена вида деятельности помогает лучше переварить информацию. Отдохните. Прогуляйтесь. Позанимайтесь спортом. Перерыв может длиться от нескольких минут до нескольких недель.

Повесьте мыслительную карту на стену, чтобы она всегда была перед глазами.

Вы сможете добавлять новые идеи, которые будут у вас появляться.

Вернувшись с новыми силами к мыслительной карте, задайте себе несколько вопросов.

• Каковы были цели презентации, когда мы начинали? Не изменились ли они?

• Какие элементы кажутся лишними?

• Есть ли какие-либо детали, которые могут вызвать у потенциальной аудитории удивление или непонимание?

• Какие детали необходимо осветить дополнительно?

Процесс создания современных презентаций больше похож на процесс создания фильмов. Кое-что из киношного опыта может пригодиться и нам. Например, раскадровка.

Александр Митта, «Кино между адом и раем»:

«Фильм рассказывается от картинки к картинке сопоставлением неизменяемых образов и может раскрутить невероятную энергию действия. Каждый кадр неизменен, но фильм в целом динамичен. Смысл события выявляется от сопоставления неизменяемых кадров. Например: один кадр – я бегу. Просто бегу изо всех сил, оглядываясь назад и пригибаясь. Другой кадр – человек бежит, размахивая пистолетом, иногда он стреляет куда-то вперед за кадр. Мы сталкиваем два кадра – получается фраза „Я убегаю от убийцы, который гонится за мной“. Смысл такой сцены возникает на стыке двух кадров, от их сопоставления.

Таким методом сделаны все гениальные фильмы Эйзенштейна, собственно, это он его и предложил. Режиссер, получив литературный сценарий, превращает его в комикс: раскладывает все действие на две-три сотни кадров. И эти кадры рассказывают историю, сопоставляя неизменяемые образы сценария. Надо только следить, чтобы все кадры располагались в логической последовательности. Рассказ кадрами – это и есть фильм. Словами историю рассказывать не надо – это всегда хуже».

Делая раскадровку наших идей, мы визуализируем содержание как последовательное повествование.

Используя свои записки и зарисовки, сделайте раскадровку на бумаге, белой доске или при помощи клейких листочков. Без компьютера.

Распечатав 12, 9 или 6 пустых слайдов на листе, используем их для окончательной последовательности раскадровки. У нас получится лист с миниатюрными пустыми слайдами в правильной пропорции, которые мы сможем заполнить эскизами слайдов.

Процесс зарисовки должен быть свободным и быстрым. И одновременно начинайте думать о том, как расположить все элементы на слайде. Зарисовки, которые являются слишком сложными или требуют слишком много времени, удаляйте. Оставляйте только то, что наиболее доходчиво доносит ключевую идею презентации. Найдите коллег и пройдитесь с ними по вашим эскизам. Возможно, их свежий взгляд позволит улучшить идею.

Не перепоручайте никому работу по созданию идей для презентации. Общаться с аудиторией будете вы, а не кто-то другой!

Я был свидетелем того, как на корпоративной конференции одного холдинга генеральный директор одного из дочерних предприятий довольно бодро делала презентацию. И вдруг в какой-то момент она молча уставилась на очередной слайд. На нем была изображена перечеркнутая красной жирной линией пачка денег. Озадаченно помолчав, она произнесла следующую фразу:

– Честно говоря, не знаю, откуда это взялось. Слайды делал наш дизайнер, а вот что он хотел этим сказать, ума не приложу. Аудиторию взорвал хохот.

Только после того как вы прояснили для себя, что именно вы хотите от слайдов презентации, можно переходить к осуществлению идеи. Фотографии для слайдов можно найти в Интернете, на стоковых фотосайтах.

Создав раскадровку на бумаге, можно садиться за компьютер. Одной из самых простых и полезных функций в PowerPoint является «сортировщик слайдов».

Создайте шаблон пустого слайда или используйте простейший вариант шаблона вашей корпоративной презентации.

Создайте несколько копий слайдов, выделив (например, цветом) заглавные слайды разделов – чтобы их можно было легко отличить в «сортировщике».

В дальнейшем вы сможете либо использовать их в качестве визуального «разделителя», либо просто скрыть.

После этого мы можем добавлять визуальную поддержку повествования: вступление и завершение.

Изображения

Где можно получить хорошие картинки?

Бесплатно

Список 99 сайтов, где можно бесплатно и легально скачать изображения для презентации: http://lazarev.biz/2008/09/19/99free/

Дешево

www.photocase.com/en

www.scanstockphoto.com

www.dreamstime.com

www.fotolia.com

www.japanesestreets.com

www.shutterstock.com

www.shuttermap.com

www.freedigitalphotos.net

Качественно

www.123rf.com

www.alamy.com

www.albumo.com

www.istockphoto.com

www.canstockphoto.com

www.luckyoliver.com

www.crestock.com

Вот список вопросов, которые полезно задавать на каждой стадии создания презентации и особенно на завершающем этапе.

1. Что побуждает аудиторию слушать вашу презентацию?

Если это интересно вам, это не означает, что это интересно всем остальным. Продумайте заранее, чем вы можете замотивировать аудиторию.

2. Предлагаете ли вы интересные вопросы, загадки, интриги, тайны, а также ответы на них?

3. Вы вовлекаете аудиторию, общаетесь с ней или просто доносите информацию?

4. Ваша презентация предлагает новую информацию с необычной точки зрения или просто повторяет скучный, несложный материал?

Например, постройте презентацию от обратного: возьмите три вопроса, которые вы больше всего боитесь услышать от аудитории, и постройте презентацию, отвечая на них.

5. В презентации чередуется эмоциональное и логическое мышление?

6. Как вы считаете, расскажут ли ваши участники своим знакомым о вашей презентации или сразу забудут о вас?

Часть III
ДИЗАЙН СЛАЙДОВ

Дизайнер знает, что достиг совершенства не тогда, когда

больше нечего добавить, а когда больше нечего убрать.

Антуан де Сент-Экзюпери

Изображения запоминаются лучше, чем слова. Мы говорим, что изображение стоит тысячи слов, и в большинстве случаев это верно. Слова и картинки вместе запоминаются лучше, чем по отдельности. К сожалению, большинство сегодняшних презентаций весьма далеки от того, чтобы считаться произведением искусства.

Все мы наверняка видели множество скучных слайдов. Так почему же мы из раза в раз совершаем те же ошибки, что и наши предшественники?

Слишком часто выступающие:

• пытаются втиснуть в слайды избыточное количество информации;

• создают слишком много слайдов.

Все это только запутывает аудиторию. Если люди не могут слушать и читать одновременно, почему большинство слайдов содержат гораздо больше слов, чем картинок?

Современные презентации имеют гораздо больше общего с кино (изображения и повествование) и комиксами (изображения и текст), чем с письменными документами.

С помощью визуализации мы можем улучшить восприятие и запоминание ключевой информации. Для оптимального эффекта изображение и текст должны подкреплять одну и ту же идею. В противном случае возникают трудности для запоминания.

Цель дизайна слайдов – сосредоточить внимание на ключевых моментах.

Глава 6. СЕМЬ ОСНОВНЫХ ПРИНЦИПОВ ДИЗАЙНА СЛАЙДОВ

Задача дизайна – дать визуальное понимание основной идеи. Понимание простых концепций графического дизайна и их применение помогут сделать презентацию более эффективной.

В последующих разделах мы рассмотрим следующие принципы дизайна слайдов.

1. Принцип соотношения сигнал/шум.

Сокращение лишних элементов.

2. Принцип читабельности.

Выбор шрифтов и цветов.

3. Принцип пустого пространства.

Выделение главного элемента.

4. Принцип выравнивания.

Наличие визуальной взаимосвязи всех элементов на слайде.

5. Принцип контрастности.

Демонстрация иерархии между элементами слайда (за счет изменения цвета, размера линий, формы, расположения в пространстве).

6. Принцип повторения.

Сохранение единого стиля во всех слайдах.

7. Принцип близости.

Расположение взаимосвязанных элементов на слайде.

Лучше, чем как надо, не надо.

Евгений Гришковец

Принцип соотношения «сигнал/шум» заимствован из технических областей, но его можно применить и в нашем случае.

Презентация предполагает создание, передачу и прием информации. На каждом этапе качество передаваемой информации (сигнал) снижается, а посторонняя информация (шум) добавляется. Четкость информации зависит от соотношения оставшегося сигнала к добавленным шумам.

Цель применения принципа соотношение «сигнал/шум» – сохранение первоначального смысла сообщения при помощи ясности и простоты дизайна слайдов. Например, график без лишних элементов будет иметь высокое соотношение сигнал/шум, в то время как график со многими посторонними элементами – наоборот, низкое.

Ухудшение визуального сообщения происходит, например:

• при выборе перегруженных графиков;

• при использовании неоднозначных символов;

• при избыточном выделении линий, фигур, символов, логотипов.

Выбирая между функционально равными дизайнами, отдавайте предпочтение самому простому дизайну. Визуальная перегруженность снижает эффективность презентации.

Важно понимать, что все ненужные данные, графики, строки или символы крадут внимание от главного пункта.

Минимизируйте шум, иначе говоря, удалите все элементы, без которых можно обойтись, не нанося ущерба ключевой идее. Таким образом, мы помогаем аудитории обрабатывать новую информацию эффективно и результативно.

Например, видимые линии сетки и таблицы должны быть практически обесцвечены, а возможно, даже убраны совсем. Колонтитулы и логотипы в большинстве случаев также можно удалить. Если, конечно, ваше руководство позволит вам это сделать.

Два наиболее частых шума, используемых на слайдах: трехмерные графики и корпоративные логотипы.

Визуальный спам

Каждый графический элемент должен нести в себе информацию. Как правило, трехмерные графики, корпоративные логотипы, координатные сетки осей и таблиц, рябящая в глазах штриховка являются вещью в себе – визуальным спамом. А что мы обычно делаем со спамом?

Здесь может быть уместно вспомнить высказывание об архитектуре: «Можно декорировать сооружение, но нельзя сооружать декорации»[1]1
  It is all right to decorate construction but never construct decoration. (Venturi R., Brown Scott D., Izenour S. Learning from Las Vegas. Cambridge, revised edition, 1977. P. 163.)


[Закрыть].

Иногда желание использовать новый интересный эффект заслоняет цель: сделать простой, понятный дизайн. Но график не становится более интересным и привлекательным при использовании уникальных орнаментов. Каков критерий для оценки визуализации данных?

Одна из задач, которую мы хотим решить, прибегая к помощи графика, или визуализации, – увидеть то, что мы никогда не ожидали увидеть.

Ведь в конце концов одна из задач визуализации данных состоит в том, чтобы понять что-то новое.

Координатные сетки

Когда график сам по себе служит таблицей, сетка координат может помочь в чтении и понимании. В этом случае она выполняет поддерживающую функцию по отношению к данным, не превалируя над основной информацией. Хорошим решением в данном случае является:

1) удаление:

[До]

[После]

2) замена на противоположный цвет:

[До]

[После]

Избегайте трехмерных графиков

Часто трехмерные графики на слайдах используются для добавления третьего измерения для двухмерных данных. Но фальшивые перспективы на столбчатых диаграммах не добавляют ясности.

Когда мы берем двухмерные данные и создаем трехмерные графики – это не является упрощением. Каждый графический элемент должен нести в себе информацию. Считается, что трехмерные графики могут добавлять выразительность. Самая частая отговорка: «Но ведь клиентам они так нравятся!» Однако когда дело доходит до диаграмм и графиков, мы должны стремиться к простоте и ясности.

Для двухмерных данных – двухмерные графики!

Визуально трехмерные графики менее точны, так как угол обзора затрудняет понимание того, где именно находятся данные на оси. Таким образом, мы ухудшаем соотношение «сигнал/шум».

Размещать ли логотип на каждом слайде?

Если вы хотите, чтобы люди понимали вас лучше, уберите все лишнее с экрана.

Когда вы показываете слайдовую презентацию, удалите логотипы из всех слайдов, за исключением первого и последнего.

Сам по себе логотип не помогает «сделать продажу». Люди ненавидят рекламу.

Использовать логотип на каждом слайде так же странно, как начинать каждое новое предложение в беседе с упоминания своего имени.

Мы любим покупать, но ненавидим, когда нам что-то навязывают. Логотип засоряет «эфир» и делает презентацию навязчивой.

Вы можете возразить, что многие компании настаивают на том, чтобы их сотрудники использовали логотип на каждом слайде. Но в ходе презентации мы завоевываем доверие аудитории своими действиями, а не размещением нашей самобытной графики на каждом слайде.