Текст книги "Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий"

Инструменты для командной работы

Команде необязательно постоянно встречаться, чтобы эффективно и оперативно решать рабочие задачи. Можно сидеть дома или в офисе в гордом одиночестве и продуктивно трудиться.

Инструментов, облегчающих дистанционное взаимодействие внутри команды, а также с партнерами, субподрядчиками и т. д., не так много:

• Google Disk (или любое другое облачное пространство). Дивная и незаменимая штука. Там можно создавать текстовые и табличные файлы, презентации, настраивать параметры доступа, параллельно с коллегами вносить изменения и правки, заливать фото и видео. В документах на Google мы ведем взаимодействие по всем проектам, и переоценить этот инструмент очень трудно.

• Google-календарь. Удобно расшаривать на нескольких участников (у них должна быть почта на gmail.com), заниматься планированием, ставить общие и частные задачи, сроки, важность, напоминалки, выделять задачи и исполнителей разными цветами и еще много всего. Highly recommend.

• Почта. Тут уж кто чем пользуется, сервисов много. Советовать ничего не будем, у нас есть несколько ящиков под разные задачи на «Яндекс» и Gmail: обе системы поддерживают переключение внутри себя между своими ящиками. Также на «Яндекс» крайне удобно заводить почту для доменного адреса мероприятия. Оперативные ответы на письма важны, поэтому в периоды повышенной активности (организации крупных мероприятий) мы включаем в телефоне звуковые уведомления о новых письмах.

• Чаты в социальных сетях. Подходят для решения общих задач, оперативного общения (намного удобнее почты для активных обсуждений), обмена фото и документами. Можно добавлять и удалять участников. При добавлении не стоит забывать продублировать значимую информацию, размещенную ранее: новенькие видят чат только с момента вступления (актуально для «ВКонтакте»).

• Skype – мы знаем большие команды, работающие в режиме онлайн-конференций, звонков и групповых skype-чатов.

• Телефон. Ну да, невероятно, но факт – такая банальная вещь, которая однозначно есть у каждого. Мы уже неоднократно замечали, и эта тенденция растет: людям все труднее позвонить, чтобы решить вопрос. Они будут писать (в том числе в социальных сетях), но звонить не будут. Хотя иногда потеря времени настолько критична, что никакой интроверсией ее потом не оправдать. А на письма, особенно с незнакомого адреса и с неочевидной темой, далеко не все готовы отвечать. Не бойтесь общаться по телефону, не бойтесь людей. Иначе плохой из вас получится организатор.

• Сервисы для автоматизации работы с проектами. Trello, Мегаплан, Битрикс24, amoCRM, Wunderlist, Slack и аналоги – платформы для постановки задач, установки сроков, назначения ответственных, отслеживания процесса реализации, загрузки файлов и многих других форматов командной работы. Какой из них удобен для вашей команды, можно понять только после тестирования.

• Мессенджеры. Viber, WhatsApp, Telegram и т. д. Решают задачи того же порядка, что и чаты в социальных сетях. Их использование зависит от того, все ли нужные вам люди имеют телефоны, поддерживающие эти приложения.

• Программное обеспечение для мозговых штурмов и визуализации планирования, составления интеллект-карт. Нам нравится XMind, но это индивидуально. Кто-то только самописные на формате А3 схемы воспринимает.

Можно было бы порекомендовать еще пару десятков программ и приложений, но незачем усложнять то, что лучше упростить. Основные потребности организатора удовлетворяются вышеперечисленными инструментами: они или находятся в облаках, или почти не занимают места на ноутбуке и позволяют работать везде, где есть сеть и электричество. Акцент стоит сделать на том, что используемые решения должны быть удобны и понятны всем участникам проекта.

Взаимодействие внутри команды

Команда – это живой организм, который может как сделать идеальное мероприятие, так и испортить любую, даже самую прекрасную, идею.

Основных вариантов построения команды два:

1. Вертикальный. В этом случае есть главный организатор, руководитель проекта. Он принимает решения, дает задания, получает отчеты о проделанной работе, отслеживает эффективность подчиненных.

Людей руководитель набирает в таком случае или четко под конкретное событие (проведение фестиваля), или под пул однотипных проектов (организация цикла лекций, серии концертов и т. д.). У каждого есть своя зона ответственности, список задач, дедлайны. Внутри команды он взаимодействует с теми коллегами, которых нужно привлечь для полноценного и оперативного решения общей задачи. Компетенции всей команды и совместная работа позволяют сделать мероприятие настолько хорошим, насколько это вообще возможно.

Также команда нанимает субподрядчиков (имея на это полномочия или согласовывая наем с руководителем) для обеспечения тех процессов, которые нельзя сделать силами основной команды.

2. Горизонтальный. У проекта несколько руководителей, каждый со своими компетенциями.

Основная задача в данном формате – на берегу понять, обсудить и закрепить зоны ответственности и сильные стороны всех организаторов, а также то, чем кто-то не хочет или не может заниматься. При подготовке первого фестиваля «Путевое дело» мы столкнулись с тем, что неверно выбрали члена команды на направление по взаимодействию со спонсорами – в итоге не отработали все возможности и не получили то, что могли бы. Но к следующему фестивалю учли эту ошибку и поменялись ролями.

Внутри команды должна быть изначальная договоренность:

• мы – профессионалы, которые делают общее дело, и оно будет сделано круто, только если мы станем «гореть»;

• все недомолвки и разногласия решаем по мере их появления, не копим обиды и раздражение;

• если что-то непонятно или мы что-то не умеем – говорим об этом сразу;

• мы не обсуждаем вдвоем третьего (втроем четвертого) и не строим заговоры и коалиции;

• мы постоянно находимся на связи и готовы к оперативному взаимодействию;

• мы адекватно воспринимаем критику и способны к конструктивному диалогу;

• и бонусом – правило, сильно повышающее эффективность нашей команды: мы начинаем рабочий день рано, и в 8–9 утра уже на связи.

Волонтеры – как с ними работать

Волонтеры – это люди, которые верят в ваш проект и на добровольных началах согласны помогать на этапах подготовки и непосредственно на событии. Чем могут быть полезны волонтеры на самом мероприятии? Они могут:

• встречать гостей, показывать, куда пройти;

• вести регистрацию или проверку билетов, если это предполагает формат события;

• отслеживать тайминг и присутствие на площадке ключевых участников в нужное время;

• раздавать промопродукцию;

• следить за чистотой и порядком на площадке;

• рассаживать гостей, если аншлаг и нет билетов с указанием мест;

• выполнять задачи типа «отнеси/повесь/проследи/встреть»;

• улыбаться гостям. Это важный момент, который часто упускают из виду. Люди, особенно пришедшие на мероприятие впервые, чувствуют себя неуютно, могут не знать, куда идти, где регистрироваться и что делать дальше. Если вы организуете крупный проект, то при всем желании не сможете уделить внимание, подарить свою улыбку и обеспечить личную встречу всем участникам. Поэтому важно привлечь заинтересованных волонтеров, а не студенток, работающих promo-girls за 1000 рублей в день, стоящих с каменными лицами и не имеющих ни малейшего желания разобраться, что здесь происходит.

Накануне мероприятия рекомендуем собрать волонтеров на площадке, чтобы ввести их в курс дела и проработать все возможные варианты развития событий «в поле». Вам обязательно нужно сообщить им, хотя бы в общих чертах, идею и концепцию события. Эти люди искренне готовы вам помогать, но и вы им помогите – дайте вводные о том, в чем они будут принимать непосредственное участие.

У вас должна быть составлена четкая внутренняя структура, понятная и доведенная до сведения всех – руководства проекта, волонтеров и технического персонала. Структура должна отражать следующее: кто, кому и по каким вопросам подчиняется и отчитывается. Чтобы не получилось потом, что нервный организатор отправил всех волонтеров разгружать стулья, поэтому оформлять зал было просто некому. Вы должны прописать, что волонтеры Маша и Катя выполняют задания организатора Светы, если таковые появляются, в то время как у Маши есть и своя основная задача – звонить спикерам за час до выступления и подтверждать, что они не опоздают, а Катя должна следить, чтобы не заканчивались стаканчики у кулера с водой. Чтобы все это не стало в час «Х» хаосом и четко уложилось в головах, такие «должностные инструкции» и сама структура должны быть разосланы заранее и розданы в распечатанном виде всем участникам. Чтобы в день мероприятия все знали, кому сообщить, если вдруг закончились стаканчики, и не дергали организаторов по этому поводу.

Также все в команде должны знать имя и телефон самого стрессоустойчивого организатора, которому нужно звонить в случае проблем и форс-мажоров.

У каждого волонтера должны быть распечатки с общим таймингом мероприятия и с их личным таймингом (если он предполагается). Чтобы, допустим, Полина была в курсе, что за 45 минут до перерыва ее задача – начать убирать флаеры и визитки со столов в фойе. Затем там можно будет организовать кофе-брейк.

Если вы хотите, чтобы гостям было просто идентифицировать волонтеров и обратиться к ним за помощью, то стоит подумать об общем знаке – кепке, футболке, костюме. Униформа позволяет отличить волонтеров от гостей мероприятия. В зависимости от формата это могут быть как яркие наряды, выделяющие ваших помощников и привлекающие к ним повышенное внимание (на некоторых конференциях, например, кредо организаторов таково: «чем короче шорты волонтера и чем ниже вырез на майке – тем лучше!»), так и просто белые футболки с логотипом мероприятия – мы, например, всегда раздаем их волонтерам на всех событиях.

Если работа волонтеров предполагает использование скриптов, то их тоже нужно подготовить и раздать заранее. И обязательно проверить, чтобы ваши помощники воспроизводили текст естественно, без запинок и напряжения, а не зачитывали с листочка.

Также до волонтеров надо донести вашу мысль о том, что вы позвали их помогать и рассчитываете на то, что они не будут пропадать с площадки, тупить в Instagram, болтать по телефону и так далее. Сделать это нужно, безусловно, максимально корректно, но при этом безапелляционно.

По окончанию мероприятия не забудьте, пожалуйста, выразить волонтерам благодарность! Конечно, сам формат их работы не подразумевает оплату, но согласитесь: они провели целый день (или несколько) на ногах, снимали часть вашей головной боли, решали множество мелких задач, развязывали вам руки и помогали сделать мероприятие лучше. Поблагодарите их, подарите подарки, если у вас есть спонсоры и вам есть чем их порадовать, закажите пиццу на всех, такси тем, кто опоздал на электричку. Взаимная щедрость поощряется этим миром.

Волонтеры – где искать

Итак, мы определились с тем, кто такие волонтеры и какой круг задач можно решить с их помощью. Возникает закономерный вопрос: где искать этих волшебных и незаменимых помощников? Давайте разбираться.

• Самый очевидный вариант – ваши друзья. Кто, как не они, понимают и поддерживают вас во всех начинаниях? Вашей первой мыслью сейчас может быть следующая: «Да нет, ну как, они все люди занятые, деловые, им некогда, да и, наверное, им не очень интересно…» – есть такое? Так вот, по опыту, среди наших друзей нашлись чудесные волонтеры. Близкая подруга одного из авторов, например, «отволонтерив» два дня на первой конференции «Суровый питерский SMM», на следующем нашем крупном ивенте по взаимной договоренности выполняла уже совсем другие задачи, более серьезные и ответственные. И это при том, что у нее много работы и собственных проектов, а волонтерство не является основной деятельностью. Не бойтесь просить, предлагать, озвучивать свои потребности.

• Ваши группы/блог/сайт/рассылка. Если есть ресурс, который вы ведете, то, скорее всего, его читатели внимательно следят за вашими проектами и начинаниями, и им может захотеться более плотно повзаимодействовать с вами, поработать в команде, познакомиться поближе. Это может быть достаточным основанием для того, чтобы предложить себя на роль волонтера. Алгоритм прост: вы пишете пост, в котором говорите о том, что ищете волонтеров для мероприятия, в обязанности которых будет входить то-то и то-то. Предлагаете бесплатное посещение и возможность послушать часть выступлений (без ущерба для мероприятия, конечно), все материалы пришлете и еще обедом накормите. Как показывает практика, если вы выполняете в отношении волонтеров все, что обещали, и им нравятся ваши события, то вы обретете не разовых, а постоянных помощников для реализации своих идей.

• Встреча вашего события в социальных сетях. Организуя что-либо, вы, скорее всего, все делаете правильно и последовательно – в том числе создаете встречу в «ВКонтакте» и на Facebook и собираете туда людей, которые планируют посетить ваше мероприятие. Встречу вы ведете, наполняете полезным и актуальным контентом – поэтому пост о том, что вы ищете помощников, наверняка заметят. Когда во встрече конференции «Суровый питерский SMM» мы сделали пост о том, что начинаем набирать волонтеров, за сутки нам написали около 30 человек, и потом еще по 1–2 в день писали вплоть до самого события. Из этих 30 мы взяли 10: в основном из тех, кто написал в числе первых, плюс, конечно, своих друзей – людей, которых мы знаем лично. На сегодня у нас уже есть постоянный костяк команды волонтеров, принимающих участие во всех наших мероприятиях. Плюс нам регулярно пишут в личку и встают в лист ожидания новых ивентов те, кто хотел бы в будущем волонтерствовать на конференциях. В отношении друзей важно оговориться: на них распространяются те же требования, что и на людей, которых вы видите впервые. То есть друг не должен, пользуясь своими привилегиями, залипать на 20 минут в телефоне или проводить целый день в зале, слушая лекции и выполняя свои обязанности по остаточному принципу. Вы заранее распределяете задачи между волонтерами и ждете адекватного отношения, вне зависимости от продолжительности и близости вашего знакомства.

Замечание о посте во встрече: не надо в одном посте совмещать несколько вопросов. Есть риск, что важная для вас информация или просьба уйдет под кат, и те, кому начало поста показалось неактуальным, не будут читать то, что скрыто. А вы в итоге потеряете часть тех, кто мог бы быть вам полезен.

• Можно повесить предложение стать волонтером в студенческих общежитиях. Такой вариант, скорее, подойдет для мероприятий, близких студентам по тематике. Например, волонтерство на большом кинофестивале заинтересует студентов Университета кино и телевидения, но в то же время вряд ли вы привлечете на него много учащихся биологического факультета.

• Еще один путь нахождения волонтеров – размещение поста в специальных группах, посвященных волонтерству, например https://vk.com/volunteerspb. Его подписчики – люди, которые готовы быть волонтерами на всевозможных мероприятиях, и, как правило, у них есть опыт и понимание принципов этой работы. Вы пишете пост, где кратко рассказываете о своем мероприятии, даете ссылки на него, сообщаете, кто вам нужен, и потом уже общаетесь с теми, кто заинтересовался предложением. В активной и живой группе вы без труда найдете себе помощников.

Чем больше мы проводим мероприятий, тем чаще встречаем такое мнение коллег: волонтеры – это безответственные недалекие люди, которые ничего не умеют, а к вам они приходят, чтобы получить халявную еду, вход на платный фестиваль, футболку. При этом доверить им ничего нельзя, они неадекватны. И вообще хорош только платный персонал, его и надо нанимать, а волонтеры – лишняя головная боль. Это совсем не так, и наше мнение основано на постоянной работе с волонтерскими командами.

Идея волонтерства состоит в изначальном интересе потенциальных помощников к вашему проекту или к вам как к профессиональному организатору, у которого есть чему поучиться. У людей должны быть стимул и мотивация, стремление помогать, стать частью команды. И финансовое стимулирование становится решающим далеко не всегда – зачастую тем, кто приходит с желанием стать волонтером, нужны информация, знания, новые знакомства, заботливый руководитель, опыт. Да, согласимся с тем, что интерес и мотивация к участию в образовательных мероприятиях (типа конференций) среди потенциальных волонтеров выше, чем к участию в развлекательных. Например, на фестиваль «Детский Петербург» нам было труднее найти волонтеров, чем на конференцию. Тут уже помощники пришли, скорее, не ради идеи, а ради возможности поработать на большом открытом мероприятии в сильной команде.

Как искать спикеров

Когда вы организуете образовательное, деловое или развлекательное событие (с лекциями/докладами/мастер-классами/концертными выступлениями), то одна из ваших задач – это поиск и взаимодействие с теми, кто будет на сцене, кто даст вашему ивенту важную и полезную информационную составляющую, на кого зачастую придут люди. Правильный и точный выбор спикера – одно из главных условий проведения успешного мероприятия.

Назвать этих людей можно как угодно: спикер, лектор, докладчик, выступающий, артист. Они могут «жечь» и сыпать искрами, а могут быть тихими, неэмоциональными и вообще ужасными интровертами; могут «лить воду», могут нереально вдохновлять даже без единого внятного примера, а могут заваливать вас подробнейшей статистикой и глубочайшей аналитикой, от которой взрывается мозг. Могут говорить красиво и литературно, а могут употреблять термины и непонятные словосочетания, делая это ужасно коряво. То, насколько спикер будет соответствовать ожиданиям и уровню подготовленности аудитории, зависит только от вас и от того, насколько хорошо вы знаете участников своих мероприятий и, как следствие, можете спрогнозировать, кто им нужен, полезен, интересен.

Основных вариантов мероприятий, для которых вам будут нужны спикеры, два:

1. Конференция, фестиваль и их аналоги – достаточно большие проекты, где у вас есть целая программа с сеткой выступлений, и для них вам нужно найти много докладчиков, которые могут предложить что-то подходящее в формате мероприятия.

2. Мастер-класс, воркшоп, семинар, лекция – как правило, это формат для одного, иногда двух или трех спикеров, которые дополняют друг друга.

Важный момент: есть категория выступающих, которые привыкли делать исключительно продающие доклады. То есть они рекламируют свою компанию или себя как специалиста, не давая никакого полезного и применимого участниками контента – только обещания научить, показать и «спалить» при условии покупки у него продукта, услуги или курса. Есть конференции, полностью состоящие из продающих докладов. Чем дальше, тем реже на них ходят люди и тем хуже конверсия из доклада в продажи. Потому что тратить свое время на прослушивание рекламной «воды» готово все меньшее количество участников.

Есть ситуации, когда спикер платит за возможность выступить на конференции. Здесь очень важно помнить, что главная ваша задача – все-таки провести качественный ивент и заработать на билетах, а не получить некую сумму за 2–3 доклада. Участники, пришедшие, чтобы получить что-то полезное, могут их вам не простить. Поэтому всегда соизмеряйте свои финансовые амбиции и возможный ущерб. Как избежать откровенных продаж? Застраховаться на 100 % от них, скорее всего, не получится. Но стоит максимально подробно изучить презентацию спикера, вероятно, устроить прогон его доклада по скайпу, настоятельно рекомендовать минимизировать в нем информацию о продажах. Некоторые адекватные профи умудряются сделать полезный и применимый доклад, при этом ненавязчиво и даже симпатично вплетая продающие элементы в свою речь.

Нас часто спрашивают: «У вас выступают такие крутые спикеры, сколько вы им платите?» Отвечаем: «Мы не платим гонорары (но всегда оплачиваем трансфер и, если нужно, проживание)». Зачем человеку выступать на конференции бесплатно? Ответ прост: он должен получить от этого столько же пользы, сколько вы получите от его доклада. Пригласите спикера на качественное, прекрасно подготовленное, грамотно и широко прорекламированное мероприятие, куда в большом количестве придут его ЦА, потенциальные клиенты и заказчики, которым он сможет продемонстрировать экспертность и опыт. Поверьте, от такого предложения, где все в выигрыше, практически никто не откажется.

Где искать спикеров:

1. Первый и самый очевидный вариант: собирать контакты тех, кто кажется вам экспертом и профессионалом в той области, в которой вам нужны специалисты. Заведите себе Google.Doc, в который скидывайте ссылки на доклады, презентации, статьи, ролики. Подпишитесь на него в соцсетях или добавьте в друзья, чтобы быть в курсе его новых достижений и выступлений. Если у вас есть свой профильный информационный ресурс или база – дайте по ним форму для заполнения, пусть потенциальные спикеры сообщат вам о том, что они есть и на какие темы готовы сделать доклад. Среди тех, кто заполнит вашу форму, вполне вероятно, отыщутся самородки, которых вы потом сможете пригласить и которые украсят собой ваш ивент.

2. Проводить мониторинг профильных конференций, одиночных выступлений, прочих мероприятий, отзывов о докладах спикера, его консультациях, профессиональных навыках и компетенциях. Также собирайте некое досье, которое потом поможет вам быстрее принять решение о том, привлекать этого специалиста или поискать кого-то еще.

3. Также имеет смысл изучать мнения экспертов о коллегах. Конечно, невозможно знать всех, но есть люди, которые объективно очень хорошо знают нишу и зачастую как пишут о коллегах, так и приглашают их, например, в комментарии. Вообще, социальные сети дают огромное количество полезной информации, если уметь с ними работать.

4. Обращайтесь к своим знакомым. Используйте знакомства в профессиональной нише, задавайте вопросы тем, кто может помочь вам в поиске или рекомендациями.

Не бойтесь писать спикерам, даже самым, с вашей точки зрения, суровым и недоступным – у вас с ними, фактически, общие интересы. Вы проводите качественное, нишевое, полезное мероприятие (так ведь?) с ЦА, а профессионалы очень любят показать себя там, где могут получить новых клиентов, опыт выступлений, хорошую аудиторию, очередную «звездочку» на крыло своего самолета. Новый бейдж «Спикер» в конце концов.

Есть категория докладчиков, которые ставят своей целью максимальное количество выступлений на конференциях – так они повышают свою узнаваемость в профессиональных кругах, что, как следствие, влечет за собой рост количества заказов их (или их агентства/компании) продукта/услуги. Правда, они не всегда могут внятно и по делу рассказать о своей практике – потому что руками в их компании могут работать совсем другие люди, тогда как им, по факту, заниматься этим некогда.

Если вы агент, менеджер, помощник спикера и рассылаете запросы организаторам мероприятий с предложением своего докладчика, то, пожалуйста, предварительно изучайте тематику этой конференции и программы прошлых. Даже если перед вами стоит задача «запихать» своего руководителя на максимальное количество конференций, то все равно пишите только организаторам нишевых мероприятий. Как-то перед первым «Суровым питерским SMM» нам очень настойчиво писала (и даже два раза звонила) девушка из SEO-агентства. Она убеждала нас в том, что SEO является неотъемлемой частью SMM, и говорила, что без их спикера конференция будет очень «однобокой и неполноценной» (это цитата). Не надо так. Лучше подать заявку на одну профильную качественную конференцию, чем устраивать ковровую бомбардировку, которая отрицательно скажется на имидже компании и руководителя.

И еще, что немаловажно: если у вашего спикера натянутые отношения с организаторами каких-то мероприятий, то вам обязательно нужно знать об этом, чтобы потом не было неприятных и неловких накладок.

При подготовке конференции «Hello, blogger» мы получили письмо следующего содержания:

«Добрый день. Меня зовут XYZ.

В компании XXX отвечаю за YYY.

Ребята скинули ссылку на конференцию, я удивился, что Вы не позвали меня на мою тему.

Направляю Вам райдер, если Вы просто забыли пригласить;)

С глубочайшим уважением, Ваш XYZ».

В приложении был райдер со вполне себе вип-запросами. Пожалуйста, не надо так никому писать. Никакого глубочайшего уважения – да вообще ничего, кроме пустого пафоса и снобизма, такое послание не несет. Ну еще дает повод посмеяться организаторам, это всегда полезно. Уважайте рынок, уважайте коллег.

Как работать с артистами, если у вас развлекательное мероприятие, например концерт? В целом все то же самое, но есть небольшая специфика.

Ради получения новых клиентов (слушателей) артисты выступают крайне редко. Только если это крупный фестиваль, где есть их аудитория, или музыканты в принципе никому не известны (но тогда на них никто не придет). Поэтому здесь вам придется платить гонорар или отдавать процент с билетов. Популярные артисты, на которых придет публика, всегда работают за фиксированную сумму, группы, набирающие популярность, могут согласиться на процент с билетов. Чаще всего это 70 или 80 %.