Текст книги "Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий"

Ценообразование мероприятия

Если глобально, то все события делятся для посетителей на две категории: платные и бесплатные. И те и другие представлены в изобилии, онлайн и офлайн, в большинстве ниш царит серьезная конкуренция, выбор крайне богат. Истории о том, что вы ничего толком не дадите и вам за это радостно заплатят 100 500 рублей, случаются все реже. Баланс помогает выстроить адекватная и обусловленная спросом цена вашего события. Как ее просчитать и установить? Давайте разбираться.

Итак, базово существуют два формата участия в событии: платное и бесплатное. Также имеются мероприятия с системой оплаты donation, но их стоит относить скорее ко второй категории – вы заранее не покупаете билет и платите по факту (если захотите и сколько захотите). Есть еще так называемый рекомендованный donation (когда в описании мероприятия вы видите размер минимального donation, например 300 рублей). Однако, опять же, никто не может заставить вас его заплатить.

Ремарка: если вы планируете проводить мероприятие с системой оплаты donation, то об этом нужно говорить сразу, в течение всего периода подготовки, а не только во время самого действа. Люди должны быть заранее готовы к тому, что им нужно будет иметь с собой дополнительные 300–500 рублей – в век повальных карточных оплат это, на самом деле, актуально. Заплатить вам donation, может, они будут и не против, но идти искать ради этого банкомат вряд ли захотят. Возьмите красивую коробку или банку, поставьте ее на видном месте и озвучьте, куда можно положить «благодарность». Один из вариантов сбора donation практикуют организаторы секретных концертов «Sofar Sounds» в Питере – стоимость билета на сам концерт весьма демократична, но когда вы уходите по его окончании и на выходе прощаетесь с организаторами, то, если хотите, в качестве благодарности можете положить дополнительные деньги в корзинку.

И ни в коем случае не нужно стесняться этого формата, если вы его выбрали, – он вполне жизнеспособен и имеет право на существование. Поймите: вы не побираетесь тут, а всего лишь просите гостей по возможности оплатить ваш труд и старания – кто сколько хочет.

Если вы проводите мероприятие с бесплатным входом, то делаете это на спонсорские или свои личные деньги, и критерием «идти – не идти» для потенциальных посетителей является исключительно актуальность для них вашего ивента, адекватно выбранные дата и день недели, расположение площадки – много различных факторов, но не цена.

Если же посещение вашего мероприятия подразумевает оплату билета, то уже на старте вы должны продумать цены, градации билетов, этапы повышения цены и, главное, обоснование того, почему билет стоит именно столько. Понятно, что всем нужны деньги, но и почку продавать ради посещения конференции или концерта никто не будет.

Давайте поговорим о том, из чего состоит цена билета и на что обратить внимание, когда вы будете ее устанавливать.

• Первое, что вам нужно сделать, – это максимально подробно расписать расходную часть вплоть до бензина для вашей машины, покупки скотча и упаковки бумаги для записей. Ваши расходы – это та сумма, которую вы потратите в любом случае. Задача-минимум – покрыть все расходы (из дохода ли, из спонсорских – бывает по-разному). Хотя, чего уж, заработать на мероприятии (деньги, имидж или и то и другое) – прямая обязанность организатора по отношению к самому себе.

Будьте реалистами: полноценная рекламная кампания стоит денег, площадки (в основном) стоят денег и еще многое стоит денег. Сделать полностью бартерное мероприятие достаточно проблематично. Хотя, например, первый фестиваль о путешествиях и удаленной работе «Путевое дело», который собрал более 700 человек в Петербурге летом 2015 года, мы организовали, затратив на его подготовку и проведение всего 23 000 рублей. В тот раз широкую бесплатную инфоподдержку нам оказали многие крупные порталы, площадку с двумя большими помещениями безвозмездно предоставило одно из креативных пространств, оборудование мы собрали с миру по нитке, полиграфию и футболки для волонтеров сделали по бартеру. Вполне себе, надо сказать, успешный кейс получился. Но это, скорее, исключение.

• Изучите нишу мероприятий, похожих на ваше. Что на них предлагают? Сколько это стоит? Насколько «звездным» бывает состав? Удобный ли зал? Каковы «плюшки»? Мероприятие с именем и историей или проводится впервые?

Важно!

Изучайте в Сети отзывы о прошедших нишевых мероприятиях – посетители по тегу, геотегу или в соцсетях мероприятия обычно честно пишут о том, что было хорошо и что плохо, оправданна ли цена билета и так далее. Если посидеть и проанализировать нишу и случившиеся в ней за последний год события, можно сделать много выводов, полезных для организатора, – вплоть до идей новых ивентов. Не питайте иллюзий: если вы проводите примерно такое же событие, как у соседей по рынку, но не имеете в портфолио успешных кейсов, делаете это впервые или у вас все организовано попроще, то вам надо привлекать людей чем-то новым, а вот цену сделать ниже, чем у конкурентов.

• Не «заряжайте» цену! Вы хотите продать подороже, а ваши посетители – купить подешевле. Найдите точку пересечения ваших интересов. Цену входа на первую конференцию «Суровый питерский SMM» мы сделали очень гуманной (и продолжаем держать ее в «гуманных» рамках), о чем нам неоднократно сообщали посетители в отзывах. Если кто-то из комментаторов вдруг говорил, что цена высокая, то нам как организаторам даже не приходилось на это реагировать. Сразу приходили «адвокаты бренда» и очень аргументированно объясняли, что 3300 – более чем приемлемая цена за 28 часов выступлений с кейсами топовых практиков в нише SMM, плюс большие возможности для нетворкинга, плюс профессиональная видеозапись.

• Ступенчатое повышение цен или одна цена на протяжении всего периода продаж. Низкая цена на старте часто помогает организаторам получить оборотные деньги на первичные расходы (дизайн, предоплата площадки), чтобы потом уже в спокойном режиме заниматься подготовкой. Есть как сторонники, так и противники этой схемы – решайте сами.

• Стоимость билетов зависит от того, что человек получит. VIP-места или танцпол на концерте, первые ряды или общая рассадка на конференции, обед или только кофе-брейк, ну и так далее. Важно помнить: бонусы должны быть эквивалентны цене. Если на конференции за именной бейджик и место в первом ряду вы хотите на 15 000 рублей больше, чем за обычное место, то, вероятно, первые ряды будут пустовать. Имиджевая составляющая далеко не всегда превалирует над пользой, которую люди хотят получить на мероприятии.

• Трансляция. Если у вас востребованное образовательное мероприятие, которое люди хотят посетить, но не всегда могут это сделать по объективным причинам (далеко и дорого ехать, не вписать в рабочий график), то заложите в смету расходы на трансляцию и запись. Доступ к трансляции можно смело продавать так же, как и билеты на само событие, – конечно, стоимость должна быть ниже стоимости билета (помним об адекватном ценообразовании, возможность смотреть трансляцию должна быть максимально доступна всем). А для больших фестивалей и концертов бесплатная общедоступная трансляция – хорошая возможность привлечь к себе новых зрителей на следующие события (движуха! драйв!), ну и в спонсорский пакет вписать возможности рекламы опять же (еще поговорим об этом).

В заключение хотим рассмотреть ценообразование на примере первой конференции «Суровый питерский SMM». Мы установили цену билета на трансляцию со ступенчатым повышением: 1500/2000/2500 рублей, а на посещение – 2200/3300/4400 рублей. Почему такие суммы? Мы знали свою расходную часть, примерно понимали, сколько хотим заработать, и выяснили цены на аналогичные конференции в нише. Они начинались примерно от той же границы, что и наша наибольшая цена, и доходили до 10–12 тысяч рублей (иногда за однодневное мероприятие).

По отзывам можно было сделать выводы, что посетители достаточно часто считали цену конкурентов завышенной и приводили в качестве аргументов следующее: малое количество полезных докладов, множество рекламных выступлений, короткие доклады, неудобные залы, отсутствие питьевой воды и так далее.

Также мы хорошо представляли нашу ЦА – это были молодые специалисты, студенты, фрилансеры, начинающие smm-щики, таргетологи, блогеры, менеджеры компаний (в том числе и крупных). Поэтому основной упор мы сделали на том, чтобы стоимость билета была доступной для максимального количества наших посетителей и чтобы польза, которую они у нас получат, существенно превышала то, что им предлагалось ранее на других нишевых конференциях.

Таким образом были сформированы наши цены, а заполненные под завязку залы и сотни человек на онлайн-трансляции подтвердили, что все было спрогнозировано верно.

Правила работы с партнерами и подрядчиками

В работе мы постоянно сталкиваемся с делегированием части полномочий, ведь невозможно быть везде и сразу, решать разноплановые задачи и являться экспертом во всех областях. Добросовестные и адекватные партнеры – то, о чем все мечтают, но далеко не всегда встречают на практике.

Соблюдение ряда несложных правил при выборе партнера или подрядчика способно сэкономить большое количество ваших нервов, времени, сил и денег. Итак:

1. Все договоренности должны быть оформлены письменно до того, как начался рабочий процесс. Иными словами, все права и обязанности должны быть прописаны в договоре, прочитаны сторонами и скреплены подписями. Случай из практики: владелец предоставил под мероприятие свою площадку бесплатно. Увидев, сколько пришло людей и как здорово все получилось, он передумал и ближе к концу фестиваля предложил нам оплатить помещение, в чем ему было отказано. Ибо не договаривались.

2. План и тайминг работы должны быть составлены с учетом возможностей и условий всех сторон. Эти документы также должны быть подписаны, и их соблюдение должно легко контролироваться.

3. Мониторинг цен и услуг на рынке. Идеальная ситуация – у вас есть подрядчик, проверенный годами и закаленный в боях, дающий вам большие скидки и бонусы и никогда не косячащий. Но в реальности бывает так, что со временем условия и качество услуг, предоставляемые вашим старым партнером, могут перестать быть лучшими и конкурентными. Исследование рынка может дать вам два варианта развития событий: или вы найдете нового партнера, более заинтересованного в вас и предлагающего лучшие условия сотрудничества, или же на основе имеющихся на рынке на данный момент цен и условий сможете получить от нынешнего партнера более выгодное для вас предложение.

4. Не платите ни за что до заключения договора. Особенно это актуально при работе с незнакомым подрядчиком. Вообще никаких денежных отношений до подписания соглашений.

5. Заранее бронируйте время и оборудование, договаривайтесь с людьми. Подрядчик не гадалка, он не может предсказать, сколько, чего и в какой момент вам от него понадобится. Своевременно оформленная заявка гарантирует вам получение всего необходимого. Причем, повторимся, все должно быть оформлено в письменном виде и подписано сторонами. Договоренности на словах ничего не стоят и ничего не гарантируют.

6. Ищите отзывы. И помните, что написать десятки фейковых отзывов о том, какой подрядчик хороший, – вполне реально. Постарайтесь собрать реальные отзывы о компании-подрядчике, желательно среди своих знакомых или коллег.

7. Обязательно получите контакты ЛПР со стороны подрядчика. Если локальный менеджер не может решить ваш срочный вопрос, а промедление смерти подобно – не стесняйтесь звонить вышестоящему звену.

8. Держите документацию в порядке – для каждого подрядчика выделите отдельную папку, в которой в хронологической последовательности будут подшиты все ваши договоры, счета, сметы, акты и так далее. Если возникнут разногласия, благодаря этому нудному бюрократическому процессу вы сможете всегда легко найти любой документ.

9. Платите всем вовремя. Своевременно выполняйте все свои обязательства. И вообще – ведите себя по-человечески. Ваша репутация в деловых кругах складывается из совокупности факторов, и испортить ее можно достаточно легко и быстро. Это, правда, касается всех сторон процесса.

1 0. Требуйте пунктуальности от всех, с кем вы имеете дело. Если подрядчик регулярно опаздывает, переносит сроки и так далее – это может быть поводом для расставания. Опоздания иногда могут быть слишком критичны и стоить вам очень дорого.

Выбор площадки для мероприятия

После того как вы придумали идею мероприятия, прокрутили со всех сторон и приняли решение о ее претворении в жизнь, неминуемо встает вопрос: где провести ваш ивент? Площадка, выбранная с учетом стоящей перед вами задачи, сильно упростит реализацию проекта на месте и избавит вас от многих стрессов и забот. Сейчас есть большой выбор пространств под любой запрос, с разными параметрами и возможностями – нужно только знать, на что обратить внимание при выборе, с какими проблемами можно столкнуться и как их избежать.

Критерии выбора площадки:

• Количество участников. Вам не нужен зал на 500 человек, чтобы провести семинар для 100 участников. Даже если он стоит столько же, сколько и тот, что меньше, – берите последний (который больше отвечает вашим требованиям). Ужасно выглядят мероприятия, где сиротливо стоят 7 рядов стульев, а за ними зияет огромное пустое и неуютное пространство. Даже если вы собрали заявленные 100 человек, по ощущениям (и фотографиям) все равно будет создаваться впечатление, что к вам почти никто не пришел.

• Формат площадки. Очевидно, что для мастер-класса по скрапбукингу, танцевального баттла и конференции нужны принципиально разные по размеру и наполнению помещения. В качестве антикейса можно привести пример, когда одна из конференций по маркетингу в 2014 году проводилась в ночном клубе – с неудобным для такого события зонированием, крайне низкокачественной акустикой (не подходящей для выступлений семи параллельных спикеров), специфическим клубным светом.

• Техническая, мебельная и прочая оснащенность площадки. Для конференции вам необходимы микрофоны/проектор/стулья, для кулинарного мастер-класса – холодильник, посуда и плита, а для фотоурока – оборудованная студия.

• Территориальное расположение. До места проведения вашего мероприятия должно быть удобно добираться – или же участники должны сразу понимать, ради чего они будут долго и упорно куда-то идти или ехать. В концертном прошлом одного из авторов этой книги был рок-фестиваль на заброшенном аэродроме «Ржевка». Чтобы туда добраться, нужно было от метро ехать на трамвае до кольца и потом еще несколько километров идти пешком. В тот день так сделали тысячи человек, и никто не роптал. Потому что в 2000 году сам по себе рок-концерт под открытым небом был огромным подарком для неизбалованной в то время публики. Но весьма странно, если такая же адская логистика будет ждать участников бизнес-конференции (да и рок-фестиваля тоже) в 2017 году, которые заплатили, как правило, немалые деньги, ну и вообще привыкли к комфорту и удобству. То есть рядом с площадкой должно быть метро или остановка общественного транспорта, который доступен из многих точек. Или вы готовы всех привезти на такси, или вы делаете что-то такое, ради чего люди пойдут пешком 4 километра. Зимой. Поздним вечером. В метель и –20. По неосвещенному пустому шоссе. На завод. Заброшенный. Неотапливаемый. Без света. Дальше фантазируйте сами.

• Если вы понимаете, что есть некая площадка, которая вам подходит, но она совершенно «голая», то посчитайте (до мелочей!), сколько денег вам потребуется на ее дооборудование для того, чтобы провести на ней запланированное мероприятие. Иногда имеет смысл изначально взять более дорогой вариант, но сэкономить кучу времени и нервов (и денег!), которые будут неминуемо потрачены на приведение разрушенного пространства в приличный вид. А порой, наоборот, дешевле выйдет забронировать пустую площадку и оформить ее под свои задачи, чем арендовать площадку-монополиста по мероприятиям вашего формата с завышенным ценником.

Как искать площадку? Ни в одном городе нет полного реестра, где были бы собраны все возможные пространства, залы и выставочные зоны. Объясняется это очень просто: площадки самого разного формата для проведения мероприятий открываются практически каждый месяц и с такой же периодичностью закрываются, перепрофилируются, меняют формат предоставления услуг и цены. Самый правильный путь – мониторинг удобных мест на базе чужого опыта и личных преференций. Ищем площадку под мероприятие, а не подстраиваем мероприятие под возможности площадки. Не надо проводить деловую конференцию в цеху очередного модного завода-кластера.

• Есть агрегаторы площадок, особенно в крупных городах, – поисковые системы их знают.

• Площадку можно выбрать по рекомендациям коллег – если вы общаетесь с теми, кто проводит мероприятия (не обязательно в таком же формате, как ваше), то можно попросить их посоветовать вам какое-то пространство. Или, наоборот, отговорить от аренды (есть, например, одно место в Питере, которое мы не посоветуем никому).

• Используйте личный опыт посещения событий того формата, в котором вы сами планируете что-то проводить: приходите, подмечайте нюансы, смотрите, насколько удобно участникам, хватит ли вам этого пространства для ваших нужд, и так далее.

• Когда вы становитесь достаточно известным организатором в своем городе, владельцы площадок сами обращаются к вам с предложением что-то у них провести или рассказывают о том, что помимо известных вам мест они открыли новое, приглашают в гости, дают скидки на аренду.

Важные моменты, о которых нужно помнить при выборе, аренде и использовании площадки:

1. Всегда лучше увидеть арендуемые пространства своими глазами. Если у вас совсем нет такой возможности – просите менеджера площадки устроить вам виртуальный тур (Live-трансляции соцсетей вам в помощь) или прислать подробную фотоэкскурсию. Потому что, например, вы можете забронировать два зала, и вам покажут их фотографии на сайте, которые подойдут идеально. Но то, что между ними три этажа без лифта и 500 метров перехода со сложной логистикой, уточнить «забудут» (или искренне сочтут неважным и не скажут об этом нюансе). А вам потом придется перед мероприятием расставлять большое количество указателей (срочно их печатая, да), провожать гостей и спасать тех, кто заблудился.

2. Просите поэтажный план. Он пригодится при планировании застройки и размещении зон на мероприятии. На нем же вы показываете участникам/партнерам/команде все, что их касается. Можете продемонстрировать метраж зоны партнера, соседей, близость к эпицентру событий. Ориентируясь на план, продумываете все мелочи, за которые ответственны вы: где поставить рейлы гардероба (найти удобное место около входа, очевидно), а где кулер (рядом должна быть розетка).

3. Бронируйте площадку. Когда вы поняли, что в первом приближении все вам нравится и нужные даты свободны – оставьте предварительную заявку на бронь. Эта опция ограничена по времени (сроки зависят от спроса на площадку и установленных дат внесения предоплаты после подписания договора), не предполагает оплаты и просто дает вам некоторое время для того, чтобы все спокойно еще раз обдумать, посмотреть альтернативы и принять решение.

4. Что важно не забыть отследить на площадке:

• наличие нужной вам мебели (если таковой нет, уточните возможность ее завоза);

• техническое оснащение (есть ли проекторы/кликеры/экраны/презентационные ноутбуки/световое и звуковоспроизводящее оборудование/микрофоны и так далее – все зависит от специфики вашего ивента);

• сколько кВт электричества есть на площадке, как оно разведено и есть ли силовая розетка (если она вам нужна). На поэтажном плане точки подключения электричества должны быть указаны с отметкой номинала. Достаточно часто пространство оснащено так, что нужно иметь с собой удлинители (промышленные на катушках – необходимая вещь в хозяйстве);

• каково освещение в арендуемых вами помещениях. Для конференции все-таки лучше иметь лампы дневного света, чем синий переливающийся свет ночного клуба;

• какие есть возможности для застройки, когда и как завозить оборудование, есть ли грузовой лифт/грузовой подъезд;

• если вам нужен wi-fi или выделенный интернет-канал, то возможно ли предоставить вам их со стороны площадки – надо оговорить (и прописать в договоре), на каких условиях;

• выделят ли вам на период проведения мероприятия человека, который будет курировать ваш ивент, помогать в непредвиденных ситуациях;

• нужно ли предварительно подавать список имен приходящих людей, номеров и марок машин (ваших и партнерских). Иногда в пространствах с контролируемой системой входа отсутствие такого списка может стать проблемой. Пример: накануне конференции вы (вдруг!) узнали, что впускать в здание ваших участников будут только при наличии паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Реально ли предупредить всех – например, 500 человек? Скорее всего, да (если вы собирали в регистрационной форме е-мейлы и телефоны). Но это огромные время– и трудозатраты, и все равно процентов 10 (или больше, неважно) людей придут без документа. Как будете разруливать?

5. Заключение договора. Мы знаем множество ситуаций (и сами оказывались в них), когда аренда площадки была оговорена на словах, стороны друг другу доверяли и даже (бывает и такое!) площадка предоставлялась бесплатно. В этом, безусловно, есть свои плюсы (экономия, например). Но в нашем случае получилось так, что накануне фестиваля мы пришли на площадку, все проинспектировали, изучили расположение, спланировали, что и как доделаем утром, и ушли. Прибыв в день фестиваля, мы обнаружили в наших двух залах груды пьяных тел, горы окурков и пустых бутылок. В тумане табачного дыма под оглушительную музыку отплясывали самые стойкие зомби. При первом контакте они оказались агрессивными и не захотели покидать уютное пространство, где не все было допито и еще не все заснули (в 7 утра!). До фестиваля оставалось 3 часа. Опустим подробности того, каких усилий нам стоило привести в порядок помещения, проветрить, выгнать зомби и выкатить спящие тела их пьяных друзей на газончик (оттуда они, к счастью, оперативно расползлись). Мы подметали, открывали все окна (дело было на территории бывшего завода, очередного модного кластера – окна оказались в 3 человеческих роста, уходящими под 10-метровый потолок, и их до нас, кажется, десятилетиями не открывали), мыли полы, расставляли стулья, выкидывали сотни бутылок, снова мыли полы, протирали пыль. Нас было трое. О да, нам есть что вспомнить.

Так вот, внесение предоплаты и подписание договора в абсолютном большинстве случаев поможет этого избежать. В договоре должны быть указаны все условия, на которых предоставляется площадка: в каком виде она вам сдается и в каком виде вы должны ее вернуть, какие конкретно помещения, оборудование и оснащение окажутся в вашем распоряжении. Должны быть указаны даты и время аренды, стоимость, порядок внесения предоплаты, обязанности и права обеих сторон, заключивших договор. Не ленитесь, читайте внимательно. И если вам покажется, что какие-то пункты противоречат логике или невыгодны вам, обращайтесь к сторонним юристам, они помогут разобраться.

Но не со всеми площадками можно оформить отношения официально: у некоторых владельцев может не быть юрлица, типового договора и просто желания его заключать, они привыкли к устным договоренностям и постоянным клиентам. Как правило, этим грешат хозяева камерных пространств. Тут уже решать вам в каждом отдельном случае.

6. Внесение предоплаты. После этого шага только серьезный форс-мажор может помешать вам провести мероприятие на этой площадке. В договоре у вас прописаны сроки внесения предоплаты и оставшейся суммы. Будьте пунктуальны и внимательны ко всем вопросам, связанным с документами. Это та область, где порядок чрезвычайно важен.

7. Согласования с государственными органами, комитетами, госпожнадзором и так далее. Помните громкие истории отмены больших фестивалей накануне даты проведения? Например, OUTLINE. Вряд ли у широкой общественности будет шанс узнать со 100 %-ной уверенностью, что же там на самом деле произошло. Однако официальная версия заключается в следующем: организаторы не подали вовремя запрос на проведение фестиваля в официальные органы, а именно не согласовали пожарную безопасность территории. Вспоминая «Хромую лошадь», можно сказать, что все, безусловно, правильно. Соблюдайте формальности, даже если вы этого не любите. И (важно!) чем более глобальное и резонансное мероприятие вы задумали, тем больше внимания вам нужно уделить согласованиям и сбору официальных документов и разрешений. Особенно если пространство изначально не предназначено для проведения массовых мероприятий, как в случаях с заброшенными заводами, многими новыми креативными пространствами и т. д.

8. Помните, что иногда за ранний заезд для монтажа, а затем демонтаж и выезд с площадки позже времени, указанного в договоре как непосредственное время проведения мероприятия, придется заплатить отдельно. Все это оговаривается заранее, конечно. В некоторых случаях цены на аренду залов указаны с копейками, и каждые дополнительные полчаса стоят половину стоимости часа. И наоборот: бывает, что накануне вашего большого ивента на площадке ничего не проводится, и вас радушно приглашают заехать на монтаж в любое удобное время и, если надо, монтировать хоть до полуночи.

9. Получите контактный телефон менеджера площадки, который отвечает на все вопросы, взаимодействует с вами и ведет документооборот, предоставляет оборудование и специалистов, предусмотренных договором, присутствует во время мероприятия или оставляет замещающее контактное лицо. Во время события этот человек должен быть постоянно на связи (а не так, как однажды было у нас: когда случились, кажется, все возможные форс-мажоры, наш менеджер просто спал (!) и проснулся аж в 5 вечера – за полтора часа до окончания крупного фестиваля. Мы, конечно, победили все обстоятельства и решили проблемы, но больше ничего не проводим там и никому не рекомендуем).

10. Если вам нужны дополнительные помещения (комната отдыха спикеров, гримерки, комната для организаторов, склад), узнайте, входят ли они в стоимость аренды или их нужно бронировать и оплачивать дополнительно. Если они вам объективно необходимы, то настоятельно рекомендуем заплатить эти деньги, но иметь возможность предоставить всем вашим гостям и участникам комфортное размещение, пространство для отдыха. Мало что ценится так, как искренняя забота.

11. Если вам нужны места для нетворкинга, кофе-брейка, расположения партнерских зон и так далее – заранее продумывайте и бронируйте их. Потому что потом, когда вы поймете, что вам нужен еще «вон тот холл на 80 метров», его уже могут оплатить другие арендаторы, если мы говорим о многозальных мультиформатных пространствах. Или владельцы площадки вдруг сдадут его в аренду кофейне. Или… В общем, продумывайте все, чем раньше – тем лучше.

12. Если нужен гардероб, оговаривайте это заблаговременно. Где-то он является бесплатной опцией при аренде, где-то за него придется доплатить (или, например, гардероб есть, но услуги гардеробщика стоят денег), а где-то он просто не предусмотрен изначально и надо будет приглашать выездной. Еще обязательно уточните, есть ли в гардеробе достаточное количество вешалок и номерков. Потому что на одном из ивентов, куда мы пришли в качестве участников, номерков было в два раза меньше, чем гостей. В итоге мы ходили с куртками в руках (дело было зимой).

13. Договаривайтесь о скидках, если вы регулярно проводите что-то на этой площадке или, например, устраиваете конференцию в отеле, где можно разместить гостей мероприятия. Просите скидку на номера, ее с удовольствием в таких случаях предоставляют.

14. Также советуем узнать, есть ли у площадки возможности для анонсирования вашего ивента – сайт, рассылка, анонсы, соцсети и так далее. Так как в ряде случаев вы взаимно заинтересованы, чтобы как можно больше людей узнало о вашем мероприятии и пришло на него, то вполне вероятно, что администрация площадки с радостью пойдет вам навстречу и поможет с анонсированием события.

15. Уточните, есть ли гостевая парковка и парковка для организаторов. Иногда это важно, особенно в условиях, если на улице около места проведения мероприятия никогда нет свободных мест или вообще парковаться нельзя. А во дворе, по предварительной договоренности, можно.

16. Важный момент – уборка помещения. Заранее оговаривайте, в каком виде вы должны его сдать. На одной площадке от нас в категоричной и даже хамской форме потребовали вывезти крупный мусор (около 30 мешков), хотя предварительная договоренность была о том, что мы этим заниматься не должны. Как мы уже говорили, прописать все условия в договоре – наше все, потом при каждом разногласии к нему можно будет обратиться, найти конкретную строчку и ткнуть в нее пальцем. Также оговаривайте, есть ли на площадке персонал, который в течение дня будет следить за тем, чтобы мусорные корзины были вовремя опустошены и вокруг них не валялись пустые бутылки от воды и мятые бумажки. Аккуратное, прибранное помещение на протяжении всего мероприятия – ваша ответственность. Чьими руками это осуществляется – прописывайте в договоре. Если уборка не входит в базовые условия аренды, то доплатите за нее или назначьте ответственных за это волонтеров из своей команды. Ваша задача – добиться того, чтобы было чисто.

17. Узнайте об отоплении и вентиляции. Вряд ли кто-то захочет сидеть на семинаре в куртке и перчатках или же обмахиваться бумажкой из-за невыносимой духоты. В помещениях должна быть комфортная температура. Там заранее надо проветрить, вовремя включать и выключать кондиционер (а у вас должен быть телефон того, кто может его отрегулировать, если мы говорим о центральных системах кондиционирования на больших площадках, или же вы сами должны знать, где лежит пульт и как им пользоваться). Да, вероятно, для кого-то это выглядит кэпством и очевидным делом, но тогда почему же так много факапов обнаруживается на мелких и крупных ивентах, в том числе и у именитых организаторов?

18. И, наверное, последний момент: акты сдачи-приемки помещения. Есть эта опция далеко не везде, но если она вам попалась – не ленитесь пройти по всем арендуемым помещениям (и прилегающим пространствам, типа лестниц и лифтов) с менеджером площадки и досконально записать, какие есть царапины на дореволюционном паркете, где на стекле трещина, а где краска осыпалась. Потому что, если вы все это не запишете в акте сдачи помещения, то потом вам не подпишут акт приемки, пока вы не заплатите за весь (зачастую придуманный) нанесенный вами ущерб. Так, один особо нервный владелец площадки пытался вменить нам в вину разбитый плафон в совершенно незаметном и труднодоступном месте гардероба, отказывался подписывать акт и даже угрожал нам. И требовал за этот плафон, кажется, 15 000 рублей. Наличкой. В итоге мы нашли ему точно такой же, новенький, за 600 рублей на Avito и даже привезли на площадку. Похоже, он был не очень доволен таким поворотом событий, но документы мы подписали. И больше, конечно, проводить у него ничего не будем, благо пространств в городе много, и есть настолько прекрасные, что туда хочется возвращаться снова и снова.