Текст книги "Набор инструментов для управления проектами"

Пузырьковые диаграммы – это способ представления информации, который наглядно демонстрирует ключевые параметры проекта, необходимые для удачного балансирования портфеля (рис. 3.5). Как правило, оси X и Y представляют два из множества ключевых аспектов/параметров. Местонахождение пузырька на такой диаграмме показывает положение проекта в пространстве этих двух параметров, а его размер и цвет соответствуют дополнительным характеристикам (размер, доля выполненных работ, тип проекта и т. д.). Распределенные по площади диаграммы пузырьки помогают руководителям понять, правильно ли расположены проекты в пространстве ключевых параметров. При неудовлетворительной ситуации следует принять меры по балансированию портфеля.

Построение пузырьковой диаграммы

Подготовка исходной информации. Балансирование портфеля проектов требует наличия следующей информации:

• стратегических и тактических планов;

• критериев отбора проектов;

• списка проектов с их численными оценками.

Рис. 3.5. Пузырьковая диаграмма в пространстве «легкость исполнения / важность проекта»[6]6
  PORTFOLIO MANAGEMENT FOR NEW PRODUCTS, ROBERT G. COOPER, SCOTT J. EDGETT and ELKO J. KLEINSHMIDT. Copyright © 1998, Robert G. Cooper, Scott J. Edgett and E. J. Kleinshmidt. Перепечатано с разрешения Perseus Books Publishers, члена Perseus Books, L.L.C.


[Закрыть]

Эти планы и критерии отбора проектов позволяют ограничить задачу балансирования портфеля пространством тех параметров, которые показаны на диаграмме. Продукты процесса отбора включают в себя список как существующих, так и новых проектов. Точный список отображается на пузырьковой диаграмме и затем подвергается балансированию. Мы говорим «точный список», потому что некоторые менеджеры имеют склонность неофициально добавлять свои любимые проекты в формальный список. Однако если в процесс балансирования включены не все проекты, возникает реальный риск несовпадения требуемых и доступных ресурсов и, как следствие, задержек расписания. Численные оценки проектов – это исходная информация для построения пузырьковой диаграммы. Их получают путем применения моделей балльной оценки для каждого из параметров диаграммы.

Выбор типа диаграммы. Определение типа диаграммы начинается с четкого понимания параметров, которые будут представлены осями пузырьковой диаграммы (см. врезку «Это не старая матрица BCG[7]7
  Матрица Boston Consulting Group. – Прим. ред.


[Закрыть]»). Вариантов здесь множество [3, 4]:

• отдача (финансовая, основанная на большом количестве критериев);

• фазы жизненного цикла (концепция, планирование, исполнение, закрытие);

• дата завершения (месяцы, годы);

• стратегическое соответствие или важность (низкая, средняя, высокая);

• качество ресурсов (низкое, среднее, высокое);

• стоимость проекта (доллары, часы работы ресурсов);

• вероятность технического или коммерческого успеха (проценты);

• легкость исполнения (диапазон от «трудно» до «легко»);

• категории проектов (НИОКР, инжиниринг, производство, маркетинг, обслуживание / техническая поддержка и т. д.);

• типы проектов (например, в разработке продуктов – платформы, вторичные (производные) продукты, расширение, совместные предприятия и т. д.);

• сегменты рынка (рынок A, рынок B и т. д.).

Для описания портфеля и отображения баланса любая пара параметров может использоваться в качестве координат по осям X и Y пузырьковой диаграммы. Когда параметры диаграммы будут выбраны, с высокой вероятностью окажется, что получившаяся диаграмма принадлежит к одной из следующих групп:

• диаграммы, основанные на моделях балльной оценки (например, важность проекта в сопоставлении с легкостью исполнения);

• диаграммы риска/отдачи (например, скорректированное значение NPV в сопоставлении с вероятностью технического успеха);

• прочие пузырьковые диаграммы (например, расходы проекта в сопоставлении с фазами жизненного цикла).

ЭТО НЕ СТАРАЯ МАТРИЦА BCG

Впервые столкнувшись с пузырьковыми диаграммами, многие поспешили отметить их сходство с матрицей BCG (а также матрицей GE или матрицей МакКинси), представленной в 1970-х годах [1]. В действительности же это не так. Старые матрицы использовались для отображения существующих стратегических бизнес-единиц в координатах матрицы «привлекательность рынка / конкурентная позиция (положение по отношению к конкурентам)» и являлись слепком текущего состояния бизнес-единиц. Пузырьковые диаграммы проекта добавляют новые отобранные проекты к уже существующим, тем самым фокусируясь на будущем. Кроме различия в предметах анализа и временных горизонтах, есть различия и в размерностях диаграмм, которые варьируются от вероятности технического и коммерческого успеха до легкости исполнения проекта. Как показано в приведенном выше списке, в таких диаграммах используется множество размерностей.

СОГЛАСНЫ ЛИ ВЫ С ПРИГОВОРОМ, ВЫНЕСЕННЫМ ЭТОМУ ПОРТФЕЛЮ?

Первое, что сделал Питер, новый менеджер фирмы Star Tech по разработке программного обеспечения, – это созвал совещание с целью изучить состояние проектов разработки программного обеспечения. В ходе совещания он узнал, что выполнение проектов занимает слишком много времени. У него сложилось мнение, что «конвейер» перегружен слишком большим числом проектов (их насчитывалось 28), среди которых явно имелись действительно хорошие. Питера ошеломила разнородность проектов. Никакие два из них не обеспечивали одинаковых характеристик продукта и не принадлежали к одному сегменту рынка. Такой подход был стратегически неверным. Не было никакой связующей силы, способной объединить все запущенные проекты. Отсутствие акцентирования на чем-либо было более чем очевидным.

Все проекты обещали высокую прибыль, что служило хорошим знаком. Проблема состояла в том, что все они также отличались высоким риском и имели определенную вероятность технического или коммерческого провала. Почти все проекты были долгосрочными, однако настораживало отсутствие каких-либо вариантов «скорого успеха», способных сбалансировать проекты, требующие длительного времени. Кроме того, большая часть проектов находилась в стадии программирования, и не было ни одного в фазе определения требований или закрытия. «Ладно, – подумал Питер. – Круг проблем, кажется, прояснился. При докладе руководству мне придется кратко описать, в каком состоянии находится сейчас наш портфель. Наверное, разумно сказать, что…»

• в общем и целом наш портфель отвратителен;

• наш портфель не сфокусирован;

• слишком много проектов, поэтому в каждый из них выделено слишком мало ресурсов;

• слишком много слабых проектов;

• наш портфель плохо сбалансирован;

• наш портфель не поддерживает бизнес-стратегию компании.

Вы согласны?

Совершенно очевидно, что никакая отдельно взятая диаграмма не может всесторонне охарактеризовать портфель. Возникает закономерный вопрос: сколько же диаграмм требуется? И каких? Вам может понадобиться много диаграмм, но не следует бесконтрольно увеличивать их число и информационную нагрузку. Рекомендуем отобрать необходимый минимум (несколько диаграмм), который сможет точно отразить основные стратегические требования портфеля проектов (см. врезку «Согласны ли вы с приговором, вынесенным этому портфелю?»).

Чтобы графически представить проблемы, связанные с портфелем проектов, менеджеру понадобятся пузырьковые диаграммы, отображающие следующую информацию:

• типы проектов в сопоставлении с сегментами рынка;

• даты завершения в сопоставлении с фазами жизненного цикла;

• риск (вероятность успеха) в сопоставлении с отдачей.

Кроме того, для выявления несбалансированности ресурсов полезна традиционная диаграмма, отражающая результаты сравнения между требуемыми и доступными ресурсами. Когда исходная информация подготовлена и выбраны типы диаграмм, следует приступить к нанесению проектов на пузырьковые диаграммы.

Отображение проектов на пузырьковой диаграмме. Обратимся к рис. 3.5. Первый логический шаг – рисование осей X и Y, выбор обозначений и нанесение шкал. В данном примере обозначениями будут такие параметры, как важность проекта и легкость его исполнения. Диаграмма этого типа основывается на моделях балльных оценок, использованных при отборе проектов. Значение по шкале каждого параметра представляет собой среднее арифметическое значений по трем числовым шкалам. Так, в случае важности проекта это стратегическая важность для целей компании, воздействие на организацию (например, доходность или влияние на заказчика) и экономические выгоды (например, экономия денежных средств или рост прибыли). С другой стороны, легкость исполнения связана с его стоимостью, сложностью проекта (например, с трудностями практической реализации) и доступностью ресурсов. Цель такого подхода – оценить проект всесторонне, по множеству критериев. Когда шкалы установлены, на основе оценок проектов по каждому из основных критериев необходимо вычислить их средние значения, после чего отобразить проекты, взятые из списка, на диаграмме (см. врезку «Используйте оценки, полученные на стадии отбора проектов»).

Интерпретация диаграммы. Рассмотрим проекты, находящиеся в благоприятных квадрантах (левый верхний на рис. 3.5), а затем выполним критический разбор тех, что находятся в квадранте «малая важность и высокая сложность исполнения», стремясь добиться баланса между легкостью исполнения и важностью проектов. В частности, применительно к рис. 3.5:

• количество легковыполнимых проектов невелико, всего три из 14. При поиске баланса между легкими и сложными для реализации проектами нужно стремиться к увеличению числа первых;

• в наиболее предпочтительном левом верхнем квадранте представлены только два проекта, что недопустимо. Возможно, причина в том, что на отбор направляется слишком мало таких «драгоценных» проектных предложений;

• другая проблема – слишком большое количество (шесть) проектов, находящихся в правом нижнем квадранте. Это самое не удачное место для проекта. Рассмотрите вопрос об удалении части проектов;

• пять проектов имеют высокую важность, но и высокую сложность исполнения. Возможно, существуют способы устранить какие-то барьеры и упростить процесс их реализации.

В этом относительно простом примере пузырьковая диаграмма демонстрирует свою сильную сторону – способность правильно отображать проектную информацию. Однако становится очевидным и другое: она не в состоянии предложить действия по балансированию портфеля.

Балансирование. Руководители должны определить действия, необходимые для балансирования портфеля. Тщательный анализ пузырьковой диаграммы и уместной проектной информации, относящейся к рис. 3.5, показывает допустимость следующих действий:

• увеличить количество легких в выполнении проектов. Снова рассмотреть проекты, находящиеся в «подвешенном состоянии», в поисках благоприятных возможностей для того, чтобы упростить их исполнение;

• увеличить количество проектов в наиболее благоприятном левом верхнем квадранте, пересмотрев все перспективные проектные предложения, которые не прошли первичного отбора. Возможно, легкость исполнения или важность удастся увеличить посредством модификации их содержания, требований к ресурсам и планов исполнения. Кроме того, следует поощрять выдвижение большего количества проектных предложений, соответствующих данному квадранту;

• отменить исполнение трех проектов, имеющих наименьшую важность;

• упростить реализацию всех пяти проектов, находящихся в квадранте большой важности и высокой сложности. Для этого улучшить выделение в них ресурсов, в ходе пересмотров контрольных событий проанализировать и преодолеть наиболее серьезные барьеры (в частности, в сфере интеграции технологий, производства, сборки или тестирования).

Приведенные варианты являются лишь примерами действий, а не панацеей. Они призваны пояснить суть идеи балансирования и указать на важность сознательных решений, основанных на качественной информации и принимаемых с целью распределения рисков. В большинстве случаев вам придется возвращаться назад – к процессу отбора проектов и стратегическому планированию, к повторному рассмотрению всех вариантов и внесению изменений в окончательный список. Все это делается для того, чтобы получить портфель проектов, сбалансированный желаемым образом. Стратегическое планирование, отбор проектов, балансирование портфеля становятся наиболее эффективными, когда выполняются в тесном переплетении друг с другом.

Когда использовать. Пузырьковые диаграммы – это универсальный инструмент, который может применяться различными способами. Один из таких способов – построение иерархической последовательности пузырьковых диаграмм, начиная с вершины компании с последующим прохождением через портфели проектов различных организационных уровней (например, диаграмма для подразделения маркетинга или НИОКР) вплоть до уровня групп (например, диаграмма для менеджера мультипроекта). Здесь каждая пузырьковая диаграмма низкого иерархического уровня поддерживает диаграмму более высокого уровня, обеспечивая тем самым интеграцию всех проектов компании в общий портфель.

Этот метод эффективен, но требователен и, возможно, поэтому используется не очень часто. Значительно шире распространена его децентрализованная форма, когда различные группы компании строят пузырьковые диаграммы для своих проектов независимо друг от друга. Хорошие примеры – группа разработки новых продуктов, группа информационных технологий, группа производства. В таком контексте пузырьковые диаграммы используются для периодических пересмотров портфелей, проводимых один раз в три и шесть месяцев. Менеджеры, практикующие обзоры по итогам фаз проекта (называемые также точками продолжения/прекращения проекта), могут использовать пузырьковые диаграммы для сравнения рассматриваемого проекта с другими при принятии решения о его продолжении/прекращении.

Новая область применения пузырьковых диаграмм – управление несколькими проектами. Сталкиваясь с необходимостью управлять шестью или семью проектами одновременно, менеджеры мультипроектов обращаются к пузырьковым диаграммам, чтобы контролировать работу в координатах «размер проекта / фаза проекта», не допуская наличия двух больших проектов, одновременно находящихся на стадии планирования.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ОЦЕНКИ, ПОЛУЧЕННЫЕ НА СТАДИИ ОТБОРА ПРОЕКТОВ

Обдумывая способы балансирования портфеля, многие руководители идут дальше простого использования финансовой метрики и предпочитают множественные критерии. Хорошим шагом в такой ситуации может стать построение пузырьковой диаграммы в координатах «риск/отдача», оси которой основываются на тех же критериях, что и в модели балльной оценки для оценивания, ранжирования и отбора проектов (см. главу 2). Более того, оценки проектов, полученные в ходе процесса отбора, становятся исходной информацией для диаграммы риска/отдачи, что обеспечивает бесстыковое согласование между отбором проектов и балансированием портфеля.

Время использования. Если предположить, что информация о проектах легкодоступна, создание традиционной диаграммы – дело быстрое. Построение диаграммы, содержащей 20 проектов, может занять всего несколько минут, особенно учитывая прогресс соответствующего программного обеспечения. Наиболее значительные затраты времени (от нескольких часов до полного рабочего дня) имеют место в ходе анализа диаграммы – при обсуждении ее сильных и слабых сторон, благоприятных и неблагоприятных факторов, а также при принятии решения о балансировании.

Выгоды. Трудно оспорить фундаментальную ценность диаграмм и их способность выступать в качестве средств наглядного представления информации – именно это, с точки зрения многих специалистов, делает их популярными. Пузырьковая диаграмма отображает проекты, находящиеся в наиболее предпочтительных квадрантах, например в квадранте, соответствующем большой важности и низкой сложности, и помогает выявить проекты, находящиеся в менее благоприятных квадрантах, например в квадранте малой важности и высокой сложности. Кроме того, они явно и недвусмысленно демонстрируют чрезвычайную важность балансирования проектов по желаемым квадрантам диаграммы. Столь наглядное отображение портфеля проектов невозможно при использовании таких инструментов, как, например, экономические методы или модели балльной оценки.

Несмотря на выгоды, обеспечиваемые применением пузырьковых диаграмм, некоторые пользователи отмечают их серьезные несовершенства [5, 6]. Эти диаграммы выступают в качестве средства информационного представления портфеля проектов, а не в качестве модели принятия решений. Как следствие, они не содержат механизма, помогающего принимать решения. В частности, модели балльной оценки могут служить моделью принятия решений при ранжировании проектов, в то время как пузырьковые диаграммы не позволяют балансировать портфель. Они скорее создают стартовую точку, отталкиваясь от которой руководители будут предпринимать необходимые действия. Пузырьковые диаграммы не показывают правильный баланс. Менеджер сам должен определить такой баланс и сравнить его с балансом, фактически имеющим место, а также решить, когда изменять баланс, прекращать те или иные проекты или добавлять новые. Однако, в то время как одни пользователи рассматривают указанные несовершенства как изъяны, присущие самой идее данного инструмента, другие заявляют, что свою задачу – отображение информации о балансе портфеля – этот инструмент выполняет хорошо.

Преимущества и недостатки. Пузырьковые диаграммы характеризуются рядом серьезных преимуществ:

• простота. Их дружественность по отношению к пользователю и легкость применения столь высоки, что люди, работающие с ними впервые, нуждаются в минимальной предварительной подготовке или вовсе не нуждаются в ней;

• точка зрения, основанная на фактических данных. Пузырьковые диаграммы обеспечивают непредвзятое представление информации, не окрашенное чьим-либо мнением.

Возникновение проблем при использовании пузырьковых диаграмм возможно, если есть:

• информационная перегрузка. Поскольку существует огромное количество пузырьковых диаграмм, многие диаграммы могут использоваться одновременно, тем самым увеличивая, а не уменьшая сложность балансирования;

• неадекватные данные. Если данные, использованные для построения диаграммы, выбраны неверно, результирующая диаграмма может оказаться ошибочной.

Рис. 3.6. Пузырьковая диаграмма в координатах «риск/отдача»[8]8
  Marheson, D., Matheson, J. E. and Menke, M. M., “Making Excellent R&D Decisions”, Reserch_Technology Management, November_December 1994. Copyright © Industrial Research Institute. Перепечатано с разрешения Industrial Re search Institute.


[Закрыть]

Вариации. Пузырьковых диаграмм (карт портфеля или матриц портфеля) существует множество [7, 9]. На рис. 3.6 представлена диаграмма в координатах «риск/отдача», которая очень популярна в НИОКР-проектах. Изучение этой диаграммы показывает, что:

• слишком много усилий и средств затрачивается на тривиальные проекты типа «бутерброд». Это должны быть простые небольшие проекты, характеризующиеся высокой вероятностью успеха и малой прибылью;

• присутствует достаточное количество проектов типа «жемчужина». Это потенциально судьбоносные проекты, имеющие высокую вероятность успеха и способные принести большую прибыль;

• имеются два проекта типа «устрица» – это нормально, если рассматривать их как долгосрочные (проекты общего, фонового плана), способные принести высокие прибыли, но характеризующиеся низкой вероятностью успеха;

• квадрант проектов типа «белый слон» содержит только один проект – и это хорошо. Такие проекты имеют низкую прибыль и низкую вероятность успеха.

Еще один популярный вид пузырьковой диаграммы – диаграмма в координатах «дата завершения / фаза жизненного цикла» (рис. 3.7). Она показывает следующее:

• все небольшие проекты будут завершены незадолго до конца первого года работы, все большие – незадолго до конца второго года. Это очень плохой баланс, требующий принятия мер по разнесению сроков завершения проектов. Желательно также выполнить балансирование проектов различного размера;

• наблюдается надежный баланс как для малых, так и для больших проектов по фазам жизненного цикла.

Рис. 3.7. Пузырьковая диаграмма в координатах «дата завершения / фаза жизненного цикла»

Адаптация пузырьковых диаграмм. Мы описали лишь несколько общих типов пузырьковых диаграмм. Рекомендуем изучить общие модели, а затем адаптировать их к конкретной проектной ситуации. Ниже мы перечислим некоторые способы такой адаптации.

В настоящем разделе были рассмотрены пузырьковые диаграммы – средства представления информации, которые наглядно показывают ключевые параметры проекта, необходимые для успешного балансирования портфеля проектов. Такие диаграммы могут быть полезны при проведении итоговых обзоров фаз проекта, когда принимается решение о продолжении проекта или его прекращении. Как и в случае с традиционными диаграммами, пузырьковые диаграммы не способны предложить какие-либо меры по балансированию несбалансированного портфеля, однако могут указать на важность распределения проектов по желаемым квадрантам. Наиболее эффективный способ использования диаграмм – их адаптация под конкретные ситуации. Во врезке «Проверка пузырьковых диаграмм» приводится контрольный список, который поможет вам при их построении.

ПРОВЕРКА ПУЗЫРЬКОВЫХ ДИАГРАММ

Убедитесь, что вы подготавливаете пузырьковые диаграммы надлежащим образом. Они должны отражать:

• выбранные параметры размерности проекта;

• шкалу измерения этих аспектов или параметров;

• проекты в виде пузырьков, расположенные в различных квадрантах и сбалансированные в соответствии с указаниями руководства.