Текст книги "1С: Предприятие 8.1. Управление торговлей. Пошаговый самоучитель по бухгалтерскому учету на компьютере"

Елена Викторовна Филимонова
1С:Предприятие 8.1. Управление торговлей. Пошаговый самоучитель по бухгалтерскому учету на компьютере

Введение

К пользовательскому интерфейсу систем, предназначенных для автоматизации экономической и управленческой деятельности организаций, предъявляются особые требования: обеспечение работы неподготовленных пользователей, большое количество разнородной информации, с которой необходимо работать, интенсивный ввод информации, в том числе с максимальным использованием клавиатуры.

Изменения, происходящие в ходе экономических реформ в России, приводят к трансформации учета и, как следствие, создают новые проблемы в сфере его автоматизации.

В последнее время значительно выросла потребность в специалистах, умеющих вести автоматизированный учет в системе «1С:Предприятие 8» – мощной универсальной системе нового поколения. Она может быть использована для автоматизации самых разных направлений экономической деятельности организации: учета товарных и материальных средств и взаиморасчетов с контрагентами, расчета заработной платы и амортизации основных средств, ведения различных участков бухгалтерского учета и т. д.

Кроме того, система «1С:Предприятие 8» (в частности, конфигурация «1С: Управление торговлей 8») предоставляет широкие возможности для решения задач планирования и оперативного управления, ведения управленческого учета, комплексной автоматизации организационной и хозяйственной деятельности производственных предприятий, торговых и финансовых организаций, бюджетных учреждений и сферы услуг.

Встроенный макроязык системы «1С» позволяет самостоятельно реорганизовать практически все виды учета и отчетности по желанию пользователя.

Глава 1
Общие положения и основные понятия

Система и конфигурации

Система «1С:Предприятие 8» является мощной универсальной системой нового поколения, предназначенной для автоматизации деятельности предприятия. В основе системы лежит гибкая технологическая платформа, возможности которой позволяют создавать и модифицировать самые разнообразные бизнес-приложения.

Выпуск новой версии 8.1 платформы «1С: Предприятие» отражает современные тенденции развития рынка систем автоматизации управления и учета: расширение спектра решаемых задач, увеличение среднего масштаба решений, новые технические условия, в которых функционируют системы автоматизации, более гибкий и удобный интерфейс, развитую систему помощи.

Система программ «1С:Предприятие 8» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе (конфигурации).

Сама платформа «1С:Предприятие 8» не является программным продуктом для конечных пользователей, которые обычно работают с одной или несколькими конфигурациями, разработанными на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу «1С:Предприятие 8». Конфигурация использует механизмы платформы «1С: Предприятия 8» и работает только под ее управлением, поэтому она не может быть использована самостоятельно, как отдельное приложение. Пользователь всегда работает с системой программ «1С:Предприятие 8», включающей в себя платформу и конфигурации (прикладные решения).

Здесь можно было бы провести следующую аналогию. Существует операционная система Microsoft Windows и приложения к ней, такие как, например, Microsoft Word или Microsoft Excel. Для того чтобы работали указанные приложения, необходимо установить на компьютере соответствующую операционную систему.

В поставку любой типовой конфигурации обычно входят две информационные базы: основная и демонстрационная.

Демонстрационная информационная база предназначена для показа практической работы описываемой конфигурации, она уже содержит набор документов и операций абстрактной организации, и поэтому ее целесообразно использовать для освоения программы.

Основная информационная база предназначена собственно для ведения учета.

Конфигурация создается штатными средствами системы и обычно поставляется фирмой «1С» в качестве типовой для конкретной области применения, но она может быть изменена, дополнена пользователем системы, а также разработана заново.

Любая конфигурация может использоваться, как совместно с другими конфигурациями, так и самостоятельно (автономно). Если на компьютере установлена хотя бы одна конфигурация, считается, что установлена система «1С: Предприятие», только в ограниченном составе.

Характеристика типовой конфигурации «1С: Управление торговлей 8.1»

Конфигурация «1С: Управление торговлей 8» – современный инструмент повышения эффективности бизнеса торгового предприятия.

Программа позволяет в комплексе автоматизировать оперативный и управленческий учет, анализ и планирование торговых операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.

Конфигурация «1С: Управление торговлей 8» предназначена для автоматизации следующих направлений хозяйственной деятельности:

– управление отношениями с клиентами;

– управление продажами (в оптовой, розничной и комиссионной торговле);

– управление закупками;

– анализ цен и управление ценовой политикой;

– управление складскими запасами;

– управление денежными средствами;

– учет коммерческих затрат;

– учет НДС;

– мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.

Данная конфигурация автоматизирует оформление практически всех первичных документов торгового и складского учета, а также документов движения денежных средств.

Программа рассчитана на любые виды торговых операций. Реализованы функции учета от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов.

Конфигурация позволяет вести управленческий учет по торговому предприятию в целом. Для предприятия холдинговой структуры документы могут оформляться от имени нескольких организаций, входящих в холдинг.

Конфигурация «1С: Управление торговлей 8» при необходимости обеспечивает автоматический подбор данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета, и передачу этих данных в конфигурацию «1С: Бухгалтерия предприятия».

Конфигурация будет полезна на различных уровнях оперативного и управленческого учета:

– для руководителей предприятий;

– для руководителей и специалистов торговых подразделений;

– для работников учетных служб;

– для IT-специалистов предприятий;

– для специалистов консалтинговых компаний и системных интеграторов.

Конфигурация «1С: Управление торговлей 8» повышает эффективность работы предприятия за счет: автоматизации рутинных операций, ведения учета в реальном масштабе времени, быстрой и удобной подготовки информации для принятия решений на разных уровнях.

Система очень быстро запускается в эксплуатацию и начинает приносить отдачу. При изменении масштабов, подходов к управлению или организации работ на предприятии перестройка системы не требует больших затрат.

В отличие от конфигурации «1С: Торговля и склад 7.7», новое прикладное решение рассчитано не только на автоматизацию учета, но и на реальную помощь управленцам всех уровней, начиная с директора. Многие руководители оценят новые средства интерактивного анализа ситуации, получения детальных расшифровок интересующих показателей.

Однако еще более важна возможность получения и анализа управленческой информации на регулярной основе. Опция «Рапорт руководителю» обеспечит формирование и представление обзора текущей ситуации – автоматически, регулярно, по заданному распорядку.

Программа обеспечивает эффективность ежедневной работы специалиста, предоставляет широкие возможности при подготовке всех необходимых документов, управлении движением товаров и ценообразованием, приеме заказов и контроле их исполнения, оптимизации складских запасов, анализе товарооборота, планировании закупок и поставок.

Этот инструмент поможет избавиться от рутинной работы и приблизить учет к потребностям реального бизнеса. При этом регулярная информационно-методическая поддержка фирмы «1С» позволит вести его в соответствии с действующим законодательством.

Система «1С:Предприятие 8» предоставляет программистам комплекс инструментальных средств и технологий для разработки, модификации, администрирования и сопровождения корпоративной информационной системы. Реальная открытость системы и легкость ее адаптации, простота и удобство администрирования и поддержки – все это позволяет тратить минимум усилий на решение «низкоуровневых» технологических вопросов и сконцентрироваться на содержательных, творческих задачах автоматизации бизнес-процессов предприятия.

Многие консалтинговые компании и системные интеграторы отмечают следующие достоинства программы:

– короткие сроки и эффективность внедрения;

– разумные цены и гибкая лицензионная политика;

– наработанный комплекс типовых и специализированных решений;

– развитые средства интеграции;

– возможность предложить заказчикам конкурентоспособный проект и выполнить его, уложившись в сроки и сметы.

Преимущества по сравнению с конфигурацией «1С: Торговля и склад 7.7»

После перехода на «1С: Управление торговлей 8» пользователь получит не только более мощное средство решения вопросов учета торговых операций, но и необходимые средства для повышения эффективности управления предприятием на современном уровне.

Реализованы новые возможности, повышающие эффективность использования ресурсов торгового предприятия:

– планирование продаж, закупок, денежных платежей;

– оптимизация запаса на предприятии с учетом ожидаемых от поставщика товаров;

– контроль соблюдения планов, доступности денежных средств, дисциплины поставок и платежей;

– анализ эффективности работы менеджеров;

– автоматическое формирование «рапорта руководителю»;

– гибкая схема ценообразования, включая возможности по предоставлению разнообразных скидок с целью удержания покупателей;

– мощная система отчетов, позволяющая получать все необходимые данные с нужными, настраиваемыми пользователем группировками и фильтрацией;

– система напоминаний;

– встроенная электронная почта;

– АВС-анализ и классификация клиентов по стадиям взаимоотношений.

Современная платформа «1С:Предприятие 8» существенно расширяет возможности работы в распределенной информационной базе, в том числе через Интернет, что будет востребовано крупными предприятиями с территориально разнесенными подразделениями.

Установка программы

Итак, установка пакета состоит из двух частей:

1) установки системы «1С: Предприятие», т. е. установки оболочки (платформы), которая в свою очередь позволяет установить какую-либо конфигурацию («1С: Бухгалтерия предприятия», «1С: Управление торговлей», «1С: Управление производственным предприятием» и «1С: Управление персоналом и расчет зарплаты»), редактировать эту конфигурацию, а при необходимости и создавать новую конфигурацию. В результате установки системы на диске (чаще всего в папке Program Files, если она не была сознательно изменена при установке) появляется папка 1cv8 (1cv81), в которой находится папка Bin и несколько файлов;

2) установки конкретной конфигурации. В результате установки конфигураций в папке 1cv8 (1cv81) (если не было изменений при установке) появляется папка Tmplts, в которой (внутри папки 1с) располагаются папки, соответствующие шаблонам устанавливаемых конфигураций(trade — «1С: Управление торговлей», Accounting — «1С: Бухгалтерия предприятия», Enterprise – «1С: Управление производственным предприятием», hrm — «1С: Управление персоналом и расчет зарплаты»).

Режимы работы

Функционирование системы делится на два процесса (режима работы) – конфигурирование (описание модели предметной области средствами системы) и исполнение (обработка данных предметной области).

Результатом конфигурирования является конфигурация, которая представляет собой модель предметной области.

На этапе конфигурирования система оперирует такими универсальными понятиями (объектами), как «Документ», «Журнал документов», «Справочник», «Реквизит», «Регистр» и др. Совокупность этих понятий и определяет концепцию системы.

На уровне системы определены сами понятия и стандартные операции по их обработке. Средства конфигурирования позволяют описать структуры информации, входящей в эти объекты, и алгоритмы, описывающие специфику их обработки, для отражения различных особенностей учета.

При конфигурировании максимально используются визуальные средства настройки, а для описания специфических алгоритмов используются языковые (программные) средства.

В процессе конфигурирования формируются структура информационной базы, алгоритмы обработки, формы диалогов и выходных документов. Информационная структура проектируется на уровне предусмотренных в системе типов обрабатываемых объектов предметной области (константы, справочники, документы, регистры, перечисления, журналы расчетов, бухгалтерские счета, операции, проводки и др.).

В процессе исполнения система уже оперирует конкретными понятиями, описанными на этапе конфигурирования (справочниками товаров и организаций, счетами, накладными и т. д.). Режим исполнения – это непосредственная работа пользователя с информационной системой: заполнение справочников, ввод документов, выполнение различных расчетов, формирование отчетов.

При работе пользователя в режиме исполнения конфигурации обработка информации выполняется как штатными средствами системы, так и с использованием алгоритмов, созданных на этапе конфигурирования.

Выбор режима работы производится в окне «Запуск 1С: Предприятия» (рис. 1):

Рис. 1

Для описания модели предметной области, создания пользовательских интерфейсов, установки паролей и назначения прав доступа к объектам данных, обновления конфигурации, сохранения и восстановления данных предметной области выбирается режим «Конфигуратор» с помощью соответствующей кнопки в правой части окна.

Для непосредственной работы пользователя систему запускают в режиме «1С: Предприятие» с помощью верхней кнопки в правой части окна.

Назначение полей и элементов управления в окне «Запуск 1С: Предприятия»

Окно «Запуск 1С: Предприятия» (см. рис. 1) содержит следующие поля и элементы управления:

– кнопка «1С: Предприятие» предназначена для запуска выделенной информационной базы в режиме исполнения или эксплуатации, т. е. для ведения учета;

– кнопка «Конфигуратор» предназначена для запуска выделенной информационной базы в режиме конфигурирования, т. е. для перестройки структуры информационной базы, алгоритмов обработки, форм диалогов и выходных документов;

– поле «Информационные базы» содержит список информационных баз (конфигураций), доступных для работы. Полный путь к папке для выбранной информационной базы указывается в нижней части окна (на сером фоне под списком информационных баз).;

– кнопки «Добавить», «Изменить» и «Удалить» дают возможность дополнять текущий список информационных баз, изменять наименования баз, удалять содержащиеся в нем имена информационных баз.

Добавление информационной базы

После того как на компьютер установлена программа «1С:Предприятие 8» и какая-либо конфигурация (например, «Управление торговлей»), необходимо создать информационную базу для ведения учета.

Для этого требуется выполнить следующие действия:

• запускаем систему «1С: Предприятие» (Пуск → Программы → 1С:Предприятие 8.1 → 1С: Предприятие).

При первом запуске программа обнаруживает, что в списке информационных баз нет ни одной строки и предлагает создать новую информационную базу. Нажимаем на кнопку «Да». Если выбрали «Нет» или такого запроса не было, то открывается окно «Запуск 1С: Предприятия» (рис. 2), в котором надо щелкнуть по кнопке «Добавить»:

Рис. 2

• в окне «Добавление информационной базы» (рис. 3) программа предлагает выбрать: будет это новая информационная база или в список необходимо добавить существующую (ранее созданную) информационную базу. Устанавливаем переключатель в положение «Создание новой информационной базы» и нажимаем на кнопку «Далее»:

Рис. 3

в появившемся окне программа выводит список установленных на компьютер конфигураций и предлагает выбрать вариант создания информационной базы (рис. 4): «Создать информационную базу из шаблона» или «Создать пустую информационную базу»:

Рис. 4

Выбор первого варианта предполагает, что для ведения учета будет использоваться готовая настройка (конфигурация), выбор второго – что создается информационная база, которая еще не содержит описания предметной области.

Устанавливаем переключатель в положение «Создать информационную базу из шаблона» и выделяем курсором нужную строку (рис. 5):

Рис. 5

Примечание

Номер редакции конфигурации может отличаться от приведенного на рис. 5 номера (10.3.5.1). Это зависит от того, какая редакция была приобретена. Порядок работы от этого не изменится.

• в следующем окне указываем название информационной базы и тип расположения (рис. 6). Если мы создаем информационную базу из шаблона, то программа предложит название выбранного шаблона, которое можно не менять:

Рис. 6

• в следующем окне выбираем каталог (место хранения) информационной базы и язык (рис. 7) и щелкаем по кнопке «Готово»:

Рис. 7

По умолчанию каталог устанавливается автоматически, можно его не менять, но запомнить путь, чтобы посмотреть, где появится создаваемая папка (у нас это папка Trade);

• после завершения процедуры добавления информационной базы в списке окна запуска появится новая строка (рис. 8) с названием нашей информационной базы (это может занять некоторое время):

Рис. 8

Можно повторить эту процедуру для добавления в список информационной базы, содержащей демонстрационные примеры ведения учета. Для этого в окне «Запуск 1С: Предприятия» нажимаем на кнопку «Добавить», выбираем способ создания информационной базы – «Создание новой информационной базы». В появившемся окне в списке установленных на компьютер конфигураций надо выбрать вариант создания информационной базы «Создать информационную базу из шаблона» и выделить курсором нужную строку (в папке 1С: Управление торговлей → Управление торговлей (демо)) (рис. 9):

Рис. 9

В следующем окне указываем наименование информационной базы и тип расположения, затем указываем каталог, в котором будет расположена демонстрационная база. В результате в список информационных баз будет добавлена еще одна строка (рис. 10).

Рис. 10

Попробуйте самостоятельно добавить информационные базы для других конфигураций, если они у вас есть (например, для конфигурации «1С: Зарплата и Управление Персоналом» или «1С: Бухгалтерия предприятия»).

Для работы пользователя в добавленной или в любой другой информационной базе в режиме исполнения надо выделить нужную строку (конфигурацию) в списке информационных баз (рис. 11) и запустить программу с помощью кнопки «1С: Предприятие» или двойным щелчком по нужной строке:

Рис. 11

Глава 2
Запуск и настройка конфигурации «1С: Управление торговлей»

Первый запуск для программы «1С:Предприятие 8.1»

При первом запуске информационной базы на экране появляется окно стартового помощника (рис. 12), в котором сначала выдается сообщение (рис. 13), предупреждающее о том, что выполняется начальное заполнение информационной базы. В это время в базу заносится необходимая для работы системы информация. Это может занять несколько минут.

Рис. 12

Рис. 13

В это же время в нижней части экрана появляется окно «Служебные сообщения» (рис. 14), в котором отслеживается порядок начального заполнения базы:

Рис. 14

В результате на экран выводится запрос: следует ли производить дальнейшее первоначальное заполнение информационной базы (рис. 15):

Рис. 15

Ответим на этот запрос «Да». В этом случае в информационную базу заносится по два элемента справочников «Валюты» и «Классификатор единиц измерения» и устанавливаются значения соответствующих констант (рис. 16):

Рис. 16

Примечание

Если вы вели учет ранее в другой конфигурации и хотите перенести накопленные данные, то можно ответить «Нет», хотя в большинстве случаев указание двух валют и двух единиц измерения не повредит вашей информации.

В результате окно программы примет следующий вид (рис. 17):

Рис. 17

В левой части окна (рис. 17) располагается «Панель функций» (рис. 18):

Рис. 18

Эту панель удобно использовать в процессе эксплуатации программы. Но пока она занимает место на экране, поэтому закроем ее с помощью крестика в правом верхнем углу этой панели. При необходимости данную панель всегда можно включить с помощью пункта меню «Справка» → «Панель функций» (рис. 19).

Рис. 19

Кроме того, закроем окно «Служебные сообщения» в нижней части экрана. В результате окно программы примет вид (рис. 20):

Рис. 20