Текст книги "Информационные технологии в профессиональной деятельности"

Текстовый редактор MS Word является весьма популярным и мощным процессором. Он предназначен для подготовки как простых документов – деловых писем, профессиональной документации, так и документов большого объема с таблицами, формулами, графиками, рисунками.

Сейчас в ходу несколько версий этого текстового процессора: Word 6.0, Word 7.0 (он же Word-95), Word-97 (он же 8.0), Word-2000 (он же 9.0), Word-ХР (он же 10.0). Эти версии программы очень схожи между собой, просто обладатели Windows-95 пользуются шестой или седьмой версией, а счастливые обладатели мощных и быстрых компьютеров – последними версиями Word.

С появлением каждой новой версии офисного пакета MSWord становится проще в использовании. Так, Word-97 предоставляет более гибкие и удобные средства, чем Word-95. Совершенно аналогично Word-2000 является улучшенным вариантом Word-97. Но основные, базовые приемы работы в редакторах едины, поэтому на начальном этапе знакомства с приложениями Windows не очень важно, какая версия MS Of fice установлена на вашем персональном компьютере.

Что мы хотим от MS Word? Перечислим по порядку:

• набрать текст на русском или иностранном языке;

• сохранить текст на диске в виде файла или загрузить его с диска тогда, когда он понадобится для работы;

• отредактировать документ и проверить правописание;

• отформатировать текст документа;

• оформить его соответствующим образом;

• напечатать документ или отправить его по электронной почте.

Как набирают текст – более или менее понятно, главное – привыкнуть к расположению клавиш на клавиатуре. Зачем сохранять текст на диске, тоже понятно: чтобы можно было им воспользоваться еще раз. Печать документов тоже не вызывает особых вопросов.

А вот редактирование – что это такое? Ну конечно, это возможность вносить различные изменения и поправки любого рода в текст – скажем, убирать или добавлять отдельные слова и даже целые предложения, проверять орфографию встроенными программами (такие программы называются спеллерами, или спеллчекерами), не выходя из редактора.

Современные текстовые процессоры предусматривают множество дополнительных операций форматирования, позволяющих повысить качество оформления текстового документа. Например:

• форматирование символов (использование различных шрифтов и начертаний);

• форматирование абзацев (выравнивание по ширине страницы и автоматический перенос слов);

• создание и форматирование таблиц, списков, колонок.

Ну а что же понимается под оформлением документа? Это автоматическое построение оглавления и указателей, автоматическая нумерация, ввод колонтитулов и сносок, задание на странице полей для печати документа, создание стиля оформления заголовков и основного текста и др.

Рассмотрим основные приемы работы в текстовом редакторе на примере MS Word 2003, предполагая, что у вас есть определенный опыт общения с текстовыми редакторами.

4.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ В MS WORD

Для работы с Microsoft Word нужна среда Windows, поскольку Word является Windows-приложением. После запуска Word на экране появится стандартное окно Windows-программы, имеющее строку меню, панели инструментов, строку состояния и другие основные элементы Windows-окна.

4.4.1. Запуск процессора Word

Для запуска текстового редактора можно воспользоваться командой Все программы из Главного меню Windows (Пуск ⇒ Все программы ⇒ Microsoft Word). В скобках мы будем указывать последовательность действий пользователя.

Хотя этот способ запуска программы является самым распространенным, существуют и другие способы: скажем, нажатие на кнопку |w| на панели инструментов MS Of fice, если эта панель видна на вашем экране. Удобным средством запуска любой программы является ее пиктограмма (ярлык) на рабочем столе.

Программа также откроется при открытии документа Word.

Это интересно

В Word одна и та же операция может выполняться, как правило, тремя-четырьмя способами. Но у каждого пользователя обычно есть один-два любимых приема работы.

После запуска программы откроется окно с пустым текстовым полем, в котором можно сразу набирать текст (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Окно текстового редактора MS Word

4.4.2. Создание документа на основе шаблона Normal

Если вы запустили Word без указания имени файла, процессор по умолчанию предлагает создание нового документа под условным наименованием «Документ1». Шаблон этого документа (Normal) хранится в стандартном файле Normal.dot.

Для создания нового документа в Word можно нажать кнопку Создать файл J на панели инструментов Стандартная.

В Word ХР для создания нового документа справа от текстового поля открывается дополнительная панель (область задач), где видны все возможные способы создания и открытия нового документа – по файлу, шаблону или иным способом.

Также, чтобы создать новый документ, выберите команду Файл ⇒ Создать и в открывшейся области задач Создание документа выберите Новый документ.

Вы можете подготовить документ (или часть документа), а затем сохранить его на диске (Файл ⇒ Сохранить как) в виде файла с произвольным именем и расширением. doc.

4.4.3. Создание документа с помощью шаблона

Если воспользоваться командой Создать меню Файл, то программа предлагает другую возможность создания документов – использование шаблонов-образцов.

Чтобы создать документ с помощью Шаблона или Мастера, командой Файл ⇒ Создать откройте область задач Создание документа и выберите Шаблоны ⇒ На моем компьютере. В открывшемся окне Шаблоны выберите вкладку, соответствующую типу создаваемого документа, и дважды щелкните по значку шаблона или мастера, который предполагается использовать (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Шаблоны-образцы для создания документов

Шаблоны-образцы представляют собой пустые заготовки документов с заданными стилями оформления либо подобия бланков, имеющие расширение dot. По умолчанию используется шаблон normal.dot. Кроме того, имеются особые шаблоны, имеющие расширение wiz (от слова wizard – колдун, чародей, мастер). Запустив шаблон-мастер, можно создать довольно сложный документ – календарь, резюме. В итоге получится образец, в котором каждый элемент уже стоит на своем месте – остается только заполнить пустые поля.

4.4.4. Создание документа из имеющегося документа

Чтобы создать документ на основе имеющегося документа , командой Файл ⇒ Создать откройте область задач Создание документа и выберите Создание ⇒ Из имеющегося документа. В открывшемся диалоговом окне Создание из имеющегося документа выберите файл близкого по содержанию документа и нажмите кнопку Создать новый. После внесения изменений сохраните новую версию документа командой Файл ⇒ Сохранить.

4.4.5. Открытие документа

Существует несколько весьма известных способов открытия созданного документа:

• нажать комбинацию клавиш [Ctrl] + O (в сочетаниях клавиш используются буквы латинского алфавита). При загрузке документов не забывайте о правильной установке каталога, из которого читается файл. doc;

• щелкнуть по кнопке Открыть стандартной панели инструментов

• выбрать команду Файл ⇒ Открыть – имя файла;

выбрать один из четырех сохраненных последними файлов, имена которых находятся в нижней части меню Файл.

Последний вариант удобно использовать тогда, когда документ был недавно использован и сохранен. Правда, зачастую желательно отображать в нижней части меню не четыре документа, а, скажем, шесть-семь. Это можно просто изменить, увеличив число видимых, недавно сохраненных файлов.

Число запоминаемых файлов обычно равно четырем, но его можно изменить на вкладке Общие диалогового окна Параметры (Сервис ⇒ Параметры ⇒ вкладка Общие) (рис. 4.3).

Рис. 4.3. Диалоговое окно Параметры

4.4.6. Сохранение документа

Если документ понадобится в будущем, его надо сохранить на диске. Для этого выберем в меню Файл команду Сохранить или нажмем клавишу [F12]. Можно также нажать кнопку Сохранить на панели инструментов Стандартная. На экране появится диалоговое окно Сохранение документа (рис. 4.4).

Рис. 4.4. Диалоговое окно Сохранение документа

В списке Имя файла введите имя документа, после чего нажмите кнопку Сохранить.

При сохранении документов не забывайте о правильной установке каталога, в который помещается файл. doc.

Имена документов в компьютере имеют две части – собственно имя и расширение, показывающее, в какой программе создан документ. Имя отделяется от расширения точкой. Как правило, пользователь не набирает расширение файла. И это не страшно, потому что компьютер сам присвоит стандартный вид расширения той программы, в которой вы работаете. Все документы, созданные в программе Word, имеют расширение .doc – документ программы Word.

После сохранения ваш документ станет файлом. Файлом называется поименованная область памяти на диске компьютера.

Советы практика

Имя файла может содержать до 255 символов, включая буквы русского и латинского алфавитов, цифры от 0 до 9 и некоторые символы пунктуации – скажем, восклицательный знак «!», скобки (), пробел. А вот двоеточие (:) использовать при задании имени нельзя!

Обычно имя файла несет смысловую нагрузку. Программа Word предлагает пользователю первую строку сохраняемого документа в качестве имени, что не всегда удобно. Поэтому имя файла выбирают таким, чтобы по прошествии некоторого времени, едва взглянув на него, вы поняли, что за информация хранится в вашем файле.

4.4.7. Автосохранение текста

Программа позволяет производить автоматическое сохранение файлов.

Режим автосохранения задается командами Сервис ⇒ Параметры ⇒ Сохранение (рис. 4.5) с указанием временного интервала (например, 10 мин), по истечении которого Word будет автоматически сохранять ваш документ.

В этом же окне можно задать параметры доступа к файлу (пароли).

Рис. 4.5. Задание времени автосохранения текста

4.4.8. Завершение работы Word

Завершение работы программы осуществляют любым из стандартных способов {Файл ⇒ Выход, кнопкой Закрыть [X] в строке заголовка окна, одновременным нажатием клавиш [Alt] + [F4]). Если в момент закрытия окна Word обнаруживает, что вы внесли изменения в документ, но не сохранили его в файл, на экран выводится диалоговое окно, в котором предлагаются три варианта. Вы можете сохранить изменения в файле (Да), не сохранять изменения (Нет) или продолжить редактирование (Отмена).

4.5. НАБОР ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

Приступая к набору текста документа, желательно иметь открытыми две панели инструментов – Стандартная и Форматирование. Обычно программа открывает их сама – по умолчанию. Для открытия дополнительных панелей инструментов воспользуйтесь командой Вид ⇒ Панели инструментов и выберите нужные панели инструментов.

4.5.1. Отображение документа на экране

На первый взгляд экран программы Word, состоящий из множества команд меню, пиктограмм и командных кнопок, может показаться таким же сложным, как пульт управления истребителем. Правда, экран программы можно изменять, в отличие от пульта истребителя.

Документ Word может иметь довольно сложную структуру: каждая страница, помимо основного текста, может содержать верхние и нижние колонтитулы, сноски, рисунки, таблицы и т. п. В зависимости от задачи, которая решается в данный момент, можно выбрать один из вариантов представления документа в окне Word: Обычный, Web-документ, Разметка страницы, Режим чтения и Структура.

Чтобы установить режим отображения, необходимо воспользоваться одним из следующих способов:

• выбрать пункт меню Вид и щелкнуть кнопкой мыши по одной из пяти команд: Обычный, Web-документ, Разметка страницы, Режим чтения или Структура (эти команды образуют группу полей выбора);

• щелкнуть мышью по одной из пяти кнопок в группе полей выбора в левой части горизонтальной полосы прокрутки в нижней части экрана (рис. 4.6).

Рис. 4.6. Кнопки переключения режимов отображения

4.5.2. Выбор режима отображения

Каждый режим хорош по-своему. Обычный режим удобен при наборе больших фрагментов текста и его редактировании, но в этом режиме не видны поля документа, колонтитулы и номера страниц. Границей раздела между страницами в этом режиме служит пунктирная черта.

Режим Web-документ удобен для создания Web-страниц или документов, предназначенных для просмотра на экране. В этом режиме отображается фон, перенос текста выполняется по размерам окна, а рисунки занимают те же позиции, что и в окне Web-обозревателя.

Наиболее универсальным является режим Разметка страницы. В этом режиме вы видите документ именно таким, каким он появится на бумаге после печати. Подготовку текста к печати целесообразно вести именно в режиме разметки страницы, поскольку некоторые элементы документа (например, колонтитулы, рисованные объекты) отображаются только в этом режиме. Так что если ваша работа с Word в основном заключается в отделке текста, советуем забыть о режиме Обычный и пользоваться только режимом Разметка страницы. Основной недостаток этого режима – низкая производительность, особенно при вводе символов и прокрутке документа. При высокой скорости набора на компьютере средней производительности Word просто не успевает за вами и систематически «глотает» одну-две подряд введенные буквы.

При открытии документа в основном для чтения режим чтения оптимизирует его необходимым образом. В режиме чтения все панели инструментов скрыты, за исключением панелей инструментов Режим чтения и Рецензирование.

Режим структуры документа следует устанавливать только в одном случае – при форматировании заголовков документа. Этот режим пригодится в тот момент, когда вы не будете знать, какое слово лучше написать, и захотите посмотреть структуру документа, чтобы привести свои мысли в порядок.

4.5.3. Масштаб изображения

Word позволяет установить масштаб изображения на экране. Масштаб изображения можно указать в процентах, причем 100 % означают нормальный размер элементов, 200 % – вдвое увеличенное изображение, 50 % – вдвое уменьшенное изображение. Для установки масштаба необходимо использовать команду Вид 4.5.2. Выбор режима отображения Масштаб (рис. 4.7) или поле ввода с раскрывающимся списком 75 % – в панели инструментов Стандартная.

Рис. 4.7. Диалоговое окно Масштаб

Как выбрать масштаб? Безусловно, удобнее всего такое изображение, при котором вся строка страницы видна на экране. Обычно используется масштаб 80–90 %. Кроме того, в списке масштабирования предусмотрены удобные в работе варианты По ширине страницы, По ширине текста, Страница целиком и Две страницы. Первые два варианта позволяют видеть на экране всю строку страницы, а вторые два варианта – одну или две страницы целиком.

Итак, для набора текста зададим режим представления документа – Обычный или Разметка страницы (командой меню Вид), установим масштаб изображения – По ширине страницы командой меню (Вид 4.5.2. Выбор режима отображения Масштаб или нажатием кнопки на панели инструментов), установим курсор на первую строку страницы, перейдем, если нужно, на русский язык переключателем EN/RU (в правой части панели задач) и начнем набирать текст на клавиатуре.

4.5.4. Свободный ввод

Позиция ввода очередного символа отмечается текстовым курсором – мерцающей вертикальной чертой. Конец набранного текста (жирная горизонтальная черта) появляется в обычном режиме отображения и в режиме структуры документа.

В программе Word 2003 можно использовать новую возможность свободного ввода: I-образный курсор мыши приобретает особенные формы при перемещении над свободным пространством в документе.

Это интересно

Если в Word 97 для ввода данных на свободном месте страницы документа нужно предварительно позиционировать курсор табуляцией или клавишей [Enter], то в Word 2003 достаточно подвести к нужному месту I-образный указатель мыши и выполнить двойной щелчок. В зависимости от местоположения указателя на странице рядом с ним отображается подсказка о том, какой из стилей форматирования будет применен – по центру, по левому или правому краю.

Таким образом, свободный ввод, реализованный по типу dick & type («щелкни и печатай»), позволяет значительно упростить процесс подготовки документов с желаемой компоновкой их частей. Средство свободного ввода доступно только в режиме Разметка страницы.

4.5.5. Технология ввода символов

При вводе текста для перехода на новую строку не нужно нажимать клавишу [Enter]. Когда набираемый текст достигает правого края абзаца, Word автоматически переходит на новую строку. Если необходимо, автоматически будет перенесено на новую строку либо последнее слово текущей строки, либо часть слова, если включен автоматический перенос.

В конце абзаца, и только там, нажимается клавиша [Enter]. Внимание. В текстовом процессоре Word непечатаемый знак 1Т, посылаемый в текст при нажатии клавиши [Еnter], является концом абзаца, а не концом строки. Если вы хотите перейти на новую строку в пределах абзаца, нажмите сочетание клавиш [Shift] + [Enter]. Принудительный конец страницы задается клавишами [Ctrl] + [Enter].

Советы практика

Неразрывный пробел (к примеру, между инициалами и фамилией, между знаком номера и самим номером) задается клавишами [Shift] + [Ctrl] + пробел. Включение режима фиксированных заглавных букв производится нажатием клавиши [CapsLock], при этом загорится индикатор CapsLoсk. Внимание! Не путайте с клавишей [NumLo ck], включающей цифровую клавиатуру!

Если вы хотите набрать текст сразу каким-либо определенным типом и размером шрифта, выберите в окне Шрифт (Формат ⇒ Шрифт) нужную гарнитуру и подходящий кегль (размер) шрифта (рис. 4.8).

Это интересно

Размер шрифта выражается в специальных единицах измерения – пунктах. 1 пункт равен Ч₁₂ части дюйма (около 0,353 мм). Обычно текст набирают шрифтом, размер которого 12 пунктов, а размер буквы будет немного больше 4 мм.

Рис. 4.8. Диалоговое окно Шрифт

Если нужно вводить текст курсивом, нажмите клавиши [Ctrl] + I (italic – курсив) (в сочетаниях клавиш используются буквы латинского алфавита), для полужирного шрифта [Ctrl] + B (bold – полужирный) или для подчеркивания – [Ctrl] + U (underline – подчеркнутый). Возврат к нормальному шрифту производится повторным нажатием этих же сочетаний клавиш, из панели инструментов или клавишами [Ctrl] + пробел.

Перед набором текста установим абзацный отступ и междустрочное расстояние. Для этого обратимся к меню Формат ⇒ Абзац. В открывшемся окне (рис. 4.9) устанавливаем параметры выравнивания, первой строки, междустрочного расстояния и междуабзацного интервала.

Рис. 4.9. Окно форматирования абзаца

Советы практика

Можно не устанавливать параметры текста и абзаца перед набором текста: вы успеете это сделать при форматировании набранного текста. А с другой стороны, почему бы это не сделать сразу – вдруг что-нибудь забудется?

4.5.6. Многооконность

Word в отличие от графического редактора Paint является многооконным приложением. Это означает, что вы можете одновременно открыть несколько документов, причем часть из них может быть готовыми файлами, а часть – заготовками (без имени, но с обозначениями «Документ1», «Документ2» и т. д.). Максимальное число одновременно открытых документов определяется памятью компьютера и вашими потребностями.

Word позволяет разделить окно документа на два подокна (Окно ⇒ Разделить) и одновременно работать с разными частями одного и того же документа.

Еще раз напомним, что при наборе текста переход с одной строки на другую производится компьютером автоматически, без каких-либо специальных действий пользователя. Те разделы текста, которые надо пронумеровать, обязательно заканчиваем нажатием клавиши [Enter].

4.6. РЕДАКТИРОВАНИЕ И ФОРМАТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

Редактирование документа подразумевает возможность вносить различные изменения и поправки в текст и проверять орфографию.

4.6.1. Основные операции редактирования

Перечислим базовые операции редактирования:

• редактирование строки текста с вставкой, заменой и удалением символов;

• удаление символов, строк, блоков;

• поиск и замена фрагментов текста;

• перемещение, копирование фрагментов текста;

• автоматический перенос текста на новую строку;

• создание таблиц и диаграмм;

• построение оглавлений и указателей;

• проверка правописания;

• просмотр перед печатью образа текста на экране, смена шрифта печати.

Для того чтобы заменить текст новым, совсем не обязательно сначала удалять текст, а потом вводить новый. Можно сделать удаление и замену одновременно: выделите текст, который хотите заменить, и начните набирать новый – при этом старый текст удалится.

Кстати, существуют приемы быстрого выделения текста:

• для выделения строки текста выполните щелчок левой кнопкой мыши слева от строки (курсор при этом примет вид наклоненной в правую сторону стрелки);

• двойной щелчок слева от абзаца или тройной щелчок внутри абзаца выделит весь абзац текста;

• тройной щелчок слева от текста выделит весь текст полностью.

Все мы когда-либо меняем свои намерения. И если возникает

необходимость восстановить фрагмент текста, который перед этим был удален, можно воспользоваться одним из трех способов:

• нажмите комбинацию клавиш [Alt] + [Backspace];

• выберите команду Правка ⇒ Отменить ввод;

щелкните по кнопке Отменить ввод – о.

Советы практика

При наборе текста старайтесь избегать случайного нажатия клавиши [Insert] ([Ins]), регулирующей режимы Вставка ⇒ Замена. В текстовом редакторе режим вставки является основным и установлен по умолчанию. В этом режиме набираемый текст как бы раздвигает слова уже существующего текста. Случайное нажатие клавиши [Insert] приводит к смене режима вставки на режим замены, в котором Word не раздвигает текст, а вводит новый текст, удаляя при этом букву за буквой старого текста. Такие действия программы могут запросто поставить вас в тупик.

Начать новую страницу можно несколькими способами. Удобно использовать вставку жесткого разделителя страниц. Это можно выполнить командами Вставка ⇒ Разрыв или одновременным нажатием сочетания клавиш [Ctrl] + [Enter].

Вставка жесткого разделителя работает так же, как обычная разбивка на страницы, но с одним исключением: вы сами решаете, в каком месте будет начата новая страница. Нажатие клавиш [Ctrl] + [Enter] вводит в ваш документ символ перехода к новой странице, который с этого момента все время находится на этом месте, создавая переход к новой странице независимо от того, как вы измените текст предыдущих страниц. Удаляется жесткий разделитель нажатием клавиши [Delete] или [Backspace].

4.6.2. Автокоррекция ошибок, расшифровка сокращений и поиск в словарях

В текстовом редакторе существует режим автозамены (AutoCorrect), позволяющий экономить время. Этот режим включает список самых распространенных ошибок или опечаток с правильными вариантами написания слов. Если в набираемом тексте встречается слово из такого списка ошибок, Word автоматически исправит это слово на правильное, создавая иллюзию безошибочного набора текста. Например, если мы наберем слово итти, компьютер автоматически его поменяет на слово идти. А набор символов:| заменится на значок ©.

Список AutoCorrect можно легко расширить, добавив ошибки, свойственные именно вам. Можно также ввести список сокращений, свойственных вашей организации. Скажем, если название организации звучит как «Финансовая группа “Альфа”», в список

AutoCorrect удобно ввести сокращение фга. И всякий раз, когда в тексте вы наберете фга, оно будет автоматически заменено на фразу Финансовая группа «Альфа».

Чтобы добавить слово в словарь AutoCorrect, выполните следующие действия. Выберите команду Сервис ⇒ Параметры автозамены. На экране появится диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect) (на рис. 4.10).

Рис. 4.10. Диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect)

В поле Заменить введите те символы, которые вы часто вводите неправильно, или аббревиатуру, напримерфга; в полеДа введите правильное слово или расшифровку аббревиатуры – Финансовая группа «Альфа», щелкните по кнопкам Добавить и ОК.

Иногда бывает трудно сразу подобрать подходящее слово. Вместо того чтобы прерывать работу для поиска в словаре, можно воспользоваться встроенным в программу словарем синонимов (Thesaurus). Чтобы начать работу со словарем синонимов, установите курсор на слове, которое вы хотите заменить, нажмите сочетание клавиш [Shift] + [F7] или выберите команду Сервис ⇒ Язык ⇒ Тезаурус – в области задач появится окно Справочные материалы ⇒ Тезаурус: русский (рис. 4.11).

Рис. 4.11

4.6.3. Создание списков

Все команды форматирования представлены в меню Формат: Шрифт, Абзац, Список, Граница и заливка, Колонки, Табуляция, Буквица, Регистр и др. К общеизвестным приемам форматирования можно отнести форматирование шрифта (Формат ⇒ Шрифт) и форматирование абзаца (Формат ⇒ Абзац).

Задание параметров форматирования можно производить двумя способами: перед набором текста и после набора.

Многие сведения, содержащиеся в документах, часто носят однотипный характер. Такие сведения целесообразно представлять в виде нумерованных или маркированных списков.

Для создания списка необходимо установить курсор в предполагаемое место начала списка и вызвать команду Список из меню Формат или из контекстного меню (рис. 4.12).

Рис. 4.12. Диалоговое окно Список

Можно выбрать маркированный список, дающий маркировку текста различными символами. В Word 97 перечень доступных значков для маркеров ограничен таблицей символов. В Word 2003 имеются расширенные возможности оформления маркированных списков путем создания списков с рисованными маркерами. В качестве маркера списка допускается использование любого графического объекта или рисунка. Чтобы добавить в список рисованные маркеры, достаточно выполнить команду Формат ⇒ Список и на вкладке Маркированный нажать кнопки Изменить, затем Рисунок и выбрать один из вариантов рисованного маркера.

4.6.4. Колонки

В программе заложена возможность быстро оформить текст на странице в несколько колонок. Нажав на кнопку Столбцы и в Стандартной панели инструментов и выбрав нужное число колонок, можно сразу расположить текст в виде нескольких колонок.

Рис. 4.13. Диалоговое окно Колонки

Советы практика

Помните, что в обычном режиме просмотра никаких колонок вы не увидите – они видны только в режиме разметки и при предварительном просмотре.

Дополнительные возможности многоколонного размещения текста доступны из команды Формат ⇒ Колонки (рис. 4.13). В окне Колонки можно задать вертикальную разделительную линию (разделитель) между колонками, а также сделать колонки различными по ширине.

Строка-список Применить в окне Колонки позволит оформить колонками не весь документ, а только выделенную часть либо текст от курсора до конца документа.

4.6.5. Буквица

Для оформления первой буквы текста используется команда Формат ⇒ Буквица (рис. 4.14). Эта команда забирает первую букву абзаца в рамку, для которой можно задать шрифт, размер и расстояние до текста, а также позволяет выбрать положение буквицы в тексте – будет ли буквица стоять в тексте, как у нас, или же располагаться левее текста.

Рис. 4.14. Оформление первой буквы текста Буквицей

Оглавление представляет собой список заголовков документа. Оно используется для просмотра тем, представленных в документе. Можно создать оглавление с помощью встроенных в MicrosoftWord форматов стилей заголовков и стилей уровней структуры.

После того как указаны заголовки, которые следует включить в оглавление, можно выбрать вид оглавления, после чего собрать оглавление. Для этого в меню Вставка выберите команду Ссылка, а затем команду Оглавление и указатели. Откройте вкладку Оглавление, выберите образец заголовка и его параметры и нажмите ОК.

Microsoft Word найдет все необходимые заголовки, отсортирует их по уровню заголовка, добавит соответствующие номера страниц и отобразит оглавление в документе.

4.7. СОЗДАНИЕ И ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ

Для того чтобы систематизировать разнородную информацию, удобно представить ее в виде таблицы. Таблицы используются для организации и представления информации в виде строк и столбцов.

4.7.1. Способы создания таблиц

В программе Word нет особой необходимости сначала вводить данные, а затем превращать их в таблицу, хотя и имеется такая возможность (Таблица ⇒ Преобразовать).

Проще сразу создать таблицу, щелкнув по кнопке Вставить таблицу, после чего выбрать мышкой нужное количество строк и столбцов (рис. 4.15), правда, в зависимости от версии программы имеются определенные ограничения у этого способа.

Другой способ задания таблицы – командой Таблица ⇒ Вставить ⇒ Таблица (рис. 4.16).

Можно рисовать таблицы и карандашом из панели инструментов Таблицы и Границы.

Рис. 4.15. Задание количества строк и столбцов таблицы

После задания вида таблицы начинаем ее заполнять. Для ввода информации в ячейки таблицы щелкните на любой ячейке и начинайте вводить текст или числа. Для перехода на одну ячейку вправо пользуйтесь клавишей [Tab], для перемещения на одну ячейку влево – комбинацией [Shift] + [Tab]. С помощью клавиш управления курсором или мыши тоже можно перемещаться по ячейкам.

Рис. 4.16. Диалоговое окно Вставка таблицы

4.7.2. Приемы форматирования таблиц

Основные операции с таблицами можно производить кнопками панели инструментов Таблицы и границы (Вид ⇒ Панели инструментов ⇒ Таблицы и границы).

К тексту таблицы применим любой тип форматирования. Содержимое каждой ячейки рассматривается как отдельный абзац. Для изменения расположения текста в ячейках щелкните на кнопках Выровнять по верхнему краю, Центрировать по вертикали, Выровнять по нижнему краю, расположенных на панели инструментов Таблицы и границы (рис. 4.17).

Рис. 4.17. Панель инструментов Таблицы и границы

Советы практика

Добавление новых строк в таблицу можно производить с использованием соответствующих команд меню «Таблица», но проще это сделать следующим образом: установите курсор в правую нижнюю ячейку таблицы и нажмите клавишу [Tab] – таблица увеличится на одну строку. То есть не надо заранее задумываться о числе строк – сколько надо, столько в ней и будет.

В случае когда остались лишние строки, удалите их, для чего выделите строки, которые надо удалить, и выберите команду Таблица ⇒ Удалить ⇒ Строки. Можно воспользоваться кнопкой Вырезать на Стандартной панели инструментов.

Для наложения цветного фона необходимо установить курсор в таблицу или выделить часть ячеек, затем в меню Формат выбрать команду Границы и заливка (Формат ⇒ Границы и заливка ⇒ Заливка), установить нужный цвет фона и нажать на кнопку ОК (рис. 4.18).

Рис. 4.18. Задание цвета фона заливки ячеек таблицы

Если вы решили сделать линии таблицы невидимыми, то сразу после задания цвета фона, не нажимая кнопку ОК, перейдите на вкладку Граница и задайте тип границы Нет (рис. 4.19), а потом уже нажимайте ОК. Этим вы сразу наложите цветной фон и снимете линии с таблицы.