Текст книги "Логистика. Персонал, технологии, практика"

1.2. Создание технологии управления запасами

Существует классическое определение составляющих данной технологии, изображенное в виде схемы на рис. 1.1.

Иными словами – для того, чтобы создать технологию управления запасами в фирме, вам необходимо отработать три блока вопросов:

БЛОК 1. Критерии оптимизации страховых запасов;

БЛОК 2. Политика управления запасами;

БЛОК 3. Методика оценки устаревших запасов.

Рис. 1.1. Составляющие технологии оптимизации товарных запасов

Первый блок. Критерии оптимизации страховых запасов

Классически страховой запас (СЗ) рассчитывается по формуле:

где к – заданный уровень сервиса по данной позиции (доступность товара к продажам);

D – объем поставок по данной позиции;

L – объем продаж;

σ(E) – погрешность планирования продаж (на плановый период продаж);

σ(L) – погрешность планирования поставок (на период цикла доставки).

Пример:

к = 0,98; D = 1500; 1_=1500; σ(Е) = 0,25; σ(L) = 0.30.

Тогда:

Т.е. при указанных планах продаж и поставок, при существующих погрешностях планирования, по данной позиции требуется создать страховой запас в количестве не менее 441 штука. При этом, доступность товара к продажам будет обеспечена на уровне 98 %. Страховой запас планируют как в штуках, так и в количестве дней, исходя из планового темпа продаж. В частности, если в данном месяце 30 дней, то плановый темп продаж равен: 1500/30 = 50 штук/день. Следовательно, в днях торговли, расчетный страховой запас равен 441/50 = 9 дней.

Данный показатель может быть задан и диррективным путем. К примеру, руководство компании особенно дорожит отношениями с неким клиентом. И, несмотря на расчетную величину СЗ равную 9 дней, требует от вас держать страховой запас не менее 30 дней. Выполните это указание, но закрепите его соответствующим документом. Ведь вам предстоит еще и рассчитать издержки на СЗ. Каждое решение имеет свою цену и свою зону ответственности. Ваш ресурс и ответственность – 9 дней…

Второй блок. Разработка политики управления запасами

Таблица 1.1

Признаки поставок по товарной номенклатуре на сезон 2010–2011 года по фирме "Омега"

Условные обозначения:

Buy– товар планируется к закупкам;

Sale – товар только продается. Закупки временно не планируются (исключаются из матрицы ММРП). Анализ продаж ведется.

X – закупки прекращены. Анализ продаж ведется на предмет возможного отнесения к устаревшим запасам.

Прежде всего определимся с категориями запасов. Традиционно, товарные запасы подразделяются по своему функциональному назначению на следующие основные группы:

– страховые – предназначены для компенсации погрешностей планирования поставок и продаж;

– текущие – определяются расчетным путем исходя из цикла поставок и темпов продаж;

– целевые – рассчитываются под конкретного клиента или маркетинговую акцию;

– сезонные – создаются на складах заранее, под сезонные продажи по согласованию с поставщиком;

– устаревшие – запасы, подлежащие продажам по особой технологии. Закупки не планируются.

Каждая категория запасов описана в литературе достаточно широко, хотя и неоднозначно. Для логистики важны конкретные рамочные определения по каждой из этих категорий для каждого наименования товара. Составьте и утвердите у руководства матрицу товарной номенклатуры, подобную табл. 1.1.

Как видите, в разделе "страховой запас" по некоторым наименованиям расчетный и утвержденный размер СЗ существенно отличаются как в плюс, так и в минус. Кроме того, руководством компании санкционировано увеличение товарного запаса на складах (сверх текущих потребностей и СЗ) за счет завоза "под сезон". Плюс дано указание завоза товара под разовые маркетинговые акции. По каждому наименованию определяется оптимальное соотношение уровня запасов и уровня сервиса. При этом, сервисы и запасы по определенным наименованиям могут фиксироваться и не подвергаться текущей математической оптимизации. На основе данных решений, во-первых, товарный запас (ТЗ) сегментируется на составляющие. Во-вторых, распределяются затраты на создание и содержание сегментов ТЗ. Это и есть элементы политики компании в области управления запасами.

Надо сказать, что вариантов аналитики и сегментирования ТЗ существует бесчисленное множество. Вышеприведенная таблица – один из примеров. Директору по логистике важно соблюсти принцип разумной достаточности и не поощрять чрезмерно энтузиазм своих аналитиков. Иначе они обрушат на вас море отчетов, таблиц, графиков и т. п. Даже изучение этой информации может отнять у вас изрядный ресурс.

Нет ничего более увлекательного и более бессмысленного, чем бесцельное изучение информации!

Главное условие при планировании поставок с помощью ММРП – политика должна быть "переведена" на язык оптимального количества конкретных цифр и показателей.

Третий блок. Методика оценки устаревших запасов

Достаточно часто эта работа проводится в компаниях в виде своеобразных набегов. При этом само понятие "устаревшие (или неходовые) запасы", как правило, определяется на эмоциональном уровне. Между тем, именно отсутствие системного подхода к работе с товаром "нижнего уровня" во многом определяет множество застарелых, трудноизлечимых проблем во многих компаниях.

Этот вопрос следует разделить на три части. Первая часть – какой товар будем считать "устаревшим"? Вторая – что делать с устаревшим товаром? И, наконец, третья составляющая – кто виноват? По второй и третьей частям в литературе имеется немало предложений.

Раскроем и формализуем первую часть – в какой момент товар из нормального, "боевого" состояния становится "устаревшим"? Существует два основных математических подхода вычисления этого момента:

– снижение темпа продаж до установленного минимального уровня;

– наличие ТЗ, превышающего установленный допустимый уровень.

В принципе, это взаимодополняющие значения. К примеру, у вас на складе осталось 100 штук изделий. Темп продаж – 10 штук в месяц. Следовательно, товарный запас – на 10 месяцев. А установленный предел – 3 месяца. Возможен другой вариант – в компании установлен критерий – минимальный уровень продаж должен быть не менее 10 штук в месяц. А товар Б продается по 8 штук, и на складе осталось 16 штук. Товарный запас – 2 месяца. Много это или мало? Как видим, принимать решение по одному критерию достаточно сложно. Есть и еще один момент. Допустим, осталось 16 штук изделия В. А весь товарный запас – 3 млн. штук. Стоит ли "возиться" с этими остатками? Но таких наименований (до 100 штук каждое) – более 300… Какой алгоритм решения будем принимать в ММРП?

Еще один способ описан в публикации (5). Данный способ исходит из рентабельности хранения товара на складе. Рано или поздно, затраты на хранение данного товара на складе, в совокупности со стоимостью замороженных средств, "съедят" всю плановую маржинальную прибыль по данной позиции. А дальше – начинается убыток… Критическую точку (время) хранения предлагается определять по формуле:

где М – критический срок по позиции, дольше которого хранить ее на складе убыточно [месяцев];

R – средняя маржинальная рентабельность продаж по этой позиции [%];

Н – альтернативная доходность вложенных в запасы денег (при работе с избытком денег или кредитом) или средняя прибыльность по позициям компании (при работе с ограниченным объемом своих денег) [%/месяц];

Z – переменные затраты на складское хранение в процентах от себестоимости продукции [%/месяц];

Y – средняя отсрочка платежа клиентам компании [месяцев]; W – отсрочка платежа у поставщика, поставляющего эту позицию [месяцев].

При всей простоте данной формулы, этот способ сложно осуществим при изменении партионных условий поставок товара, а также при различных условиях предоставления клиентам отсрочек платежей. Следовательно, в аналитике вам понадобится вводить опцию, которая будет показывать условия поставок каждой партии данного товара на склад. И тогда все остальные характеристики движения ТЗ (темп продаж, изменение остатков ТЗ на складе) следует рассматривать в периодах между поступлениями на склад по каждому наименованию. Кроме того потребуется постоянная накопительная разноска переменных затрат на текущее количество товара на складе. Это существенным образом усложняет ММРП. Поэтому, как правило, решения по устаревшим запасам принимают в «полуавтоматическом режиме».

Комбинаторику добавляет наличие в компании системы региональных складов. В этом случае дополнительным фактором, влияющим на принятие решения, является стоимость перемещения ТЗ.

Пример алгоритма принятия решения по данному вопросу, а также форма мониторинга устаревших запасов приведены в приложениях 3 и 4.

Резюме. Методика оценки устаревших запасов складывается из оценки пяти составляющих:

– реального темпа продаж по каждому наименованию;

– объема товарного запаса на складе;

– остаточных сроков годности товара;

– себестоимость хранения на складе;

– стоимость денежных средств, замороженных в товаре, с учетом как дебиторской так и кредиторской составляющей.

Итак, считаем, что некую технологию управления запасами мы создали. Осталось определить, в каких параметрах будем измерять товарный запас.

Предлагается следующий, наиболее часто применяемый набор параметров.

1. Натуральные показатели:

– среднее количество товара в штуках, кг, м³ в пределах заданного периода;

– оборот товарного запаса в днях.

2. Денежные показатели:

– средняя стоимость товара в ценах СРТ;

– сложившаяся текущая себестоимость товара на складах компании с учетом издержек хранения и стоимости замороженных денежных средств.

3. Относительные показатели:

– доля стоимости страхового запаса от общей стоимости ТЗ;

– доля страхового запаса от общего ТЗ в натуральных показателях;

– доля сверхзапасов от общей стоимости ТЗ;

– доля устаревших запасов от общей стоимости и количества ТЗ.

4. Аналитика "Ретро":

– динамика изменения оборота товарного запаса;

– динамика изменения долей страхового запаса, сверхзапаса, а также устаревших запасов;

– динамика изменения удельной себестоимости единицы товара, хранящейся на складе.

Данная аналитика показывает изменение текущих показателей по сравнению с прошедшими заданными периодами.

5. Аналитика "План-Факт":

Данный вид аналитики сопоставляет фактические значения показателей по п.1–4 с плановыми показателями на заданный период деятельности.

Все вышеуказанные показатели рассчитываются с сегментацией по складам (в том числе, в пути), брендам, видам и группам ТЗ, а также с дифференциацией на заданные периоды (месяц, квартал, сезон, год).

Глава II
Создание логистики поставок

В предыдущей главе мы определили технологию управления запасами, т. е. разобрались, сколько и какого товара нам нужно иметь для обеспечения продаж. А теперь определимся, каким образом обеспечить оптимальное физическое товародвижение на пути от поставщика до конечного получателя товара.

2.1. Определение исходных параметров для планирования поставок

Они включают в себя физические параметры товара и временные параметры поставок, которые необходимо учитывать при планировании графика поставок.

К основным физическим параметрам товара относятся:

– весогабаритные характеристики товарной единицы (длина, ширина, высота, объем, вес брутто);

– весогабаритные характеристики вторичной упаковки (коробок, спаек, кассет и т. п.) и транспортной единицы хранения (паллета);

– минимальный и максимальный объем партии.

К временным параметрам поставок относятся:

– цикл согласования заказа;

– цикл поставки комплектующих, материалов и сырья;

– цикл производства;

– цикл транспортировки;

– цикл таможенного оформления;

– цикл приемки товара на складе-получателе;

– полный цикл поставки товара.

Дополнительно, на основе статистики поставок, имеет смысл внести в БД среднестатистические отклонения от плановых временных показателей поставок, а именно:

– среднестатистические отклонения цикла производства;

– среднестатистические отклонения цикла транспортировки;

– среднестатистические отклонения цикла таможенного оформления.

Кроме того, с целью формирования бюджетов поставок, логисты должны учитывать и финансовые показатели поставок:

– объемы и условия закупок для предоставления скидок поставщиком;

– условия поставок в терминологии ИНКОТЕРМС;

– условия отсрочки платежей, предоставленные поставщиком.

В результате вам необходимо сформировать в БД паспорт поставки по каждому наименованию товара. Примерный вид файла с исходными параметрами для планирования поставок приведен в приложении 2. Обратите внимание, полный цикл изначально включает в себя возможности организации производства. Считаю, что для компаний-дистрибьютеров, мыслящих стратегически, данное "удлинение" цикла необходимо планировать изначально. Рано или поздно вы начнете изучать возможности контрактного производства продвигаемого товара. Урезание модели логистики поставок существенно затруднит для вас возможности оперативного принятия решений. Более подробно об управлении поставками при организации производства – в главе III.

Не подготовив исходные данные, не имеет смысла приступать к моделированию логистики поставок. Ваша технология останется пустой теорией…

2.2. Организация логистики поставок – многофакторная модель

Ее можно сравнить с комбинациями «кубика Рубика». Цветов всего 6, а комбинаций – бесчисленное множество. Итак, начинаем определяться, что же мы подразумеваем под каждым «цветом»…

Цвет желтый. Формирование циклов процесса поставок

Достаточно часто приходится встречаться с легковесным отношением к планированию временных параметров поставок. И начинается все, как правило, в разночтениях формулировок. К примеру, какой период будем считать в качестве цикла согласования заказа? Варианты:

– время согласования проформы заказа по количеству и номенклатуре;

– период, включающий подготовку к началу производства + время согласования заказа по количеству и номенклатуре.

В зависимости оттого, что вы будете подразумевать подданным термином, период может исчисляться 3–4 днями, а может и 1–2 месяцами. При этом лицо, заинтересованное в возможности изменения планов поставок, примет за основу первый вариант. А сотрудник, непосредственно работающий с поставщиком, уверен, что все понимают данный период по второму варианту.

Поэтому, прежде всего, определитесь в своей внутрифирменной терминологии, что вы подразумеваете под каждым из временных параметров поставки. Далее, данные циклы должны быть заведены в корпоративную БД. Это позволит вам выстроить допустимые горизонты планирования по каждому наименованию. По одному наименованию вы можете изменить план поставок за месяц. А другая позиция требует формировать заказ за 4 месяца до даты поставки на склад. Данные параметры следует постоянно актуализировать в зависимости от изменения условий поставщика, а также транспортных схем доставки.

Цвет зеленый. Формирование графика поставок

Исходной информацией для формирования графика поставок является план поставок. План поставок, в свою очередь, связан с планом продаж, а также со структурой и количеством товарных запасов на складах компании. Руководитель отдела поставок получает от соответствующего подразделения компании структурированный план поставок. При этом подразумевается, что указанное количество товара в данный период должно быть поставлено в заданную точку в "очищенном" виде, т. е. полностью готово к продажам. Получив данную информацию и имея исходные данные по п.2.1., приступаем к календарному планированию, прежде всего, своих действий. Нередко отношение к планированию полностью игнорирует какую-либо самодисциплину и обязательства перед поставщиком.

Пример. Для того, чтобы ваш товар был произведен на производстве, вам необходимо подать заявку не менее чем за 30 дней до даты планового начала производства, т. е. цикл согласования заказа равен 30 дням. При этом производство выдвигает следующее условие – товар, произведенный по вашим заказу ранее, должен быть полностью вам отгружен и оплачен. Данное требование логично – предприятие не может длительно держать для вас сток готового товара и кредитовать вашу фирму за пределами срока, установленного контрактом. Пока поступающий к логистам план поставок, а также факт оплат и отгрузок соответствует этим критериям, все идет нормально. Но вот следует указание руководства – произведенный товар не вывозить, а срочно заказать другой товар! Причина – поменялись планы продажников. Предприятие отказывается принимать новый заказ, пока не будет вывезен и оплачен произведенный товар. Как следствие, логисты не могут подтвердить заявленные корректировки плана поставок. Продажники, в свою очередь, заявляют о невозможности выполнения плана продаж в отсутствие заявленного товара. В результате, идут «наперекосяк» бюджеты продаж, как следствие, не соблюдаются бюджеты поставок, резко ухудшаются показатели товарного запаса и начинается замкнутый круг проблем и поиск виноватых по всей цепи бизнес-процессов… А в корне этого – пренебрежение руководством компании законами логистики в угоду планам продажников, непонимание того, что выигрывают на рынке не товары, а процессы их поставки. Это наиболее распространенная причина потери контроля над собственным бизнесом во многих компаниях в России.

Резюме. Установленные параметры поставок должны строго соблюдаться на всех уровнях управления компании.

Образец методики формирования графика поставок приведен в приложении 5.

Цвет красный. Работа с поставщиками

Технологии управления поставщиками описаны достаточно широко. Ниже излагается ряд практических рекомендаций, наработанных опытом.

Процедура классификации портфеля поставщиков по категориям тесно связана с стратегическим планированием вашей фирмы, в частности, с блоком вопросов по сокращению рисков в кризисных ситуациях. Представьте, ваши возможности в привлечении оборотных средств сократились в два раза. Что вы будете делать, если ваш стратегический и VIP-ассортимент разбросан по всем категориям поставщиков? Как вы будете выстраивать кредитную политику?

Вторая ситуация. У вас отличные отношения со стратегическим поставщиком. Его ассортимент является основой ваших конкурентных преимуществ на рынке. Но есть и другой поставщик, доставляющий вам массу неприятностей в части логистики, но при этом, поставляющий вам товар, обеспечивающий максимальный уровень маржинальной прибыли при минимальном цикле поставок! И это еще одна комбинация кубика Рубика…

Каждая компания выбирает приемлемую для нее методику в соответствии со стратегией формирования портфеля поставщиков. Важно одно – эта стратегия должна быть! Если она лаконична и понятна, значит вы будете управлять ситуацией, если ее нет, то вас ожидают рифы и скалы…Отсутствие данной методики оценки склоняет закупщиков к поддержанию отношений со старыми поставщиками даже на невыгодных для фирмы условиях, в ущерб работе по поиску новых поставщиков в разрезе утвержденной стратегии формирования портфеля поставщиков.

Если нет технологии, значит нет и оценки эффективности работы соответствующего подразделения в вашей компании.

Остановлюсь на некоторых технических нюансах взаимодействия с поставщиками. Нередко, в договорах с поставщиками, технология взаимодействия при решении логистических вопросов либо не оговаривается вовсе, либо упоминается вскользь. Считается, что это несущественная тема, недостойная письменного оформления. Но после "торжественного подписания" начинается рутинная, повседневная работа и возникают примерно следующие вопросы:

– А что считать заказом? В какой форме, кому и кто его должен направлять? Кто уполномочен заказчиком произвести заказ? И кто уполномочен от поставщика подтвердить заказ? В какие сроки и в какой форме производится подтверждение? И что будет, если заказали 20 наименований по 10 тыс. штук каждого, а подтвердили 10 наименований по 5 тыс. штук, 3 наименования – по 15 тыс. штук, а 2 наименования не подтвердили вовсе? Заказ состоялся или нет?

– В какой форме и в какие сроки будет производиться сверка остатков комплектующих на складе производителя с остатками в БД заказчика контрактного товара?

– В какой форме будет предоставляться, к примеру, packinglist – с указанием расклада товара по паллетам или общее указание количества паллет и их нумерация?

– Предусмотрели ли вы ответственность поставщика за правильное оформление отгрузочных документов? К примеру, одно и то же название комплектующих у поставщика подразумевает два вида комплектности. А для вас это важно, т. к. списание производится по каждой составляющей комплекта в от дельности, да еще и с разбивкой на разные готовые изделия. Значит, следует оговорить изначально уровень детализации комплектующих при оформлении документов.

И многое, многое другое. Все эти вопросы бесконечно обсуждаются исполнителями на своем уровне без какой-либо положительной прогрессии и конкретизации. Нередко именно эти "технические мелочи" существенно влияют на качество поставок. Поэтому, рекомендую изначально, на уровне руководителей компании договориться, что формализация всех технических вопросов будет обязательно оформлена в виде дополнительного соглашения в минимально разумный срок.

Цвет синий. Выстраивание внутренних бизнес-процессов

В главе X – более подробно об основных требованиях к процессному планированию. В данный момент оговорим основные моменты процесса планирования поставок. Данный процесс является одной из основных технологий управления бизнесом компании. В нем задействованы практически все основные подразделения. Поэтому его обязательно нужно описать с четким обозначением исполнителей, дат и форм предоставления, согласования и утверждения планов, а также механизма его корректировок. В том числе опишите ограничители на внесение изменений в планы поставок: если логисты обозначили, к примеру, полный цикл поставки по данному товару – 3 месяца, то это означает, что желание скорректировать его за 45 дней до даты поставки уже неприемлемо, независимо от ранга заявителя корректировки. Следовательно, нужно искать другие пути выхода из сложившейся ситуации.

Цвет белый. Расчет издержек

Эффективность каждой логистической комбинации, в конечном счете, рассчитывается в денежном выражении. Ошибочный путь – считать эффективность изменений по каждому звену в отдельности, т. е. в отдельности посчитать, к примеру, сумму предоставляемых поставщиком бонусов за объем партии в отрыве от затрат на хранение и стоимости денежных средств при создании сверхзапаса. Или произвести расчет вариантов транспортировки при изменениях объемов партии в отрыве от потребностей данных комплектующих при производстве ожидаемой в сезон партии товара. И вновь начинают свою борьбу эмоции и объективные возможности, ведомственные интересы и трезвый расчет. Кто победит на этот раз? Основным затруднением в этом споре оказывается, как правило, отсутствие сквозной математической методики моделирования всей цепочки поставок. В главе XI приведены примеры создания системы управления и прогнозирования издержек.

Цвет оранжевый. Формирование показателей

Как и на любом сложном техническом устройстве, так и на управленческой (логистической) модели должны присутствовать "датчики" – измерители того или иного процесса, а также установленные ограничители, т. е. "красные" сектора, которые характеризуют аномальные явления в логистических процессах.

Как правило, применяются три основных группы показателей:

– показатели издержек;

– показатели качества;

– показатели совершенства бизнес-процессов.

Данные показатели обязательно нужно выстроить в виде некоего дерева – вверху показатели, характеризующие всю цепочку поставок от начала до конца, а ниже – иерархия по бизнес-процессам и центрам ответственности. В последующих главах мы, при рассмотрении каждого процесса, обязательно будем рассматривать и описывающие его показатели. А в комплексе, видение "приборной доски" директора по логистике изложено в главе XII.

Ну вот, кубики сложился…