Текст книги "Логистика. Персонал, технологии, практика"

Глава V
Организация работы склада

В данной главе не описывается проектная стадия формирования склада. На эту тему есть немало публикаций и методик. Мы коснемся больше организационных нюансов в управлении складом и взаимодействия склада с другими подразделениями компании.

5.1. Приемка

С чего начинается приемка? С графика поставок! Это граница между складской логистикой и смежным бизнес-процессом – планированием поставок. Тот результат, который для планирования поставок является конечным результатом (глава II) – дата поступления товара от поставщика на склад, для склада является началом процесса работы с товаром. На этом стыке двух бизнес-процессов и, соответственно, двух логистических подразделений, обязанностью директора по логистике является скрупулезная отработка процедуры взаимного информирования и согласования графика поступления товаров на склад. Отдел поставок обязан учитывать пропускную возможность участка приемки склада. В свою очередь, склад обязан готовить свои производственные ресурсы с учетом сезонности поставок и других потребностей компании.

Итак, началом процесса приемки товара является согласование плановой даты, объема и ассортимента поступающего товара с отделом поставок. Отклонения факта и плановых параметров поставок заносятся в соответствующий мониторинг и служат основой при оценке качества поставок.

Второе действие подготовка склада к приемке товара.

Зная ассортимент и количество, складдолжен заблаговременно подготовить свободные места для размещения товара на хранение, с учетом известных алгоритмов организации складского товародвижения. Подробно о подготовке склада к приемке товара на хранение излагается в издании (3).

Третье проверка сопроводительных документов

В случае импортных поставок, к ним относятся инвойс, packing-list, таможенная декларация, CMR и TIR. Подготовка данных документов на стадии планирования поставки – отдельная тема, и она достаточно широко освещена в специальной литературе. Для склада важным документом является packing-list. Если данный документ достаточно адекватен, то вы сможете планировать приемку товара попаллетно. Это значительно сокращает затраты времени и трудовых ресурсов, особенно при поставках микс-паллетами. Кроме того, packing-list позволяет более качественно контролировать отгрузку с зарубежных складов. Вы можете сформировать сквозной попартионный учет товара при поставках с использованием промежуточных консолидирующих складов, что упрощает расчет себестоимости логистики поставок каждой партии товара. К сожалению, очень часто поставщики не уделяют должного внимания данному документу. Нередко packing-list является видоизмененной копией инвойса.

При внутрироссийских поставках к входящим документам относятся товарные накладные, счета, счета-фактуры и документы, подтверждающие качество товара (при необходимости). Персонал, проверяющий входящие документы, должен знать типовые формы, правила заполнения документов и правила внесения информации в базу данных (БД). Если документы соответствуют установленным требованиям, дается команда на осуществление дальнейших действий с товаром.

Четвертое приемка товара по количеству и качеству, документирование расхождений с сопроводительными документами.

Начинается приемка с открытия борта или контейнера. Изначально обратите внимание на сохранность пломб (если товар не вскрывался на таможне), а также на первый ряд товара при открытии транспортного средства. Держите наготове фотоаппарат – непременный атрибут участка приемки. Если паллеты "завалены" или видны следы повреждения тары – начинайте "фотосессию"! При этом фотографии должны быть четкими и адекватно отображающими принадлежность груза к данной поставке. Не пожалейте времени – проконтролируйте, насколько специалист участка приемки владеет фотоискусством – от этого зависит очень многое при формировании претензии к поставщикам и перевозчику. Далее начинается проверка товара по количеству и качеству. Некондиционный товар откладывается отдельно, выбраковывается и предъявляется контролерам для подготовки соответствующего документа и последующего решения о дальнейшем его движении. Кондиционный товар пересчитывается и готовится к постановке на хранение.

Документирование расхождений по количеству и качеству – один из важнейших вопросов при приемке. От качества подготовки документов во-многом зависит дальнейшая претензионная работа с поставщиками и перевозчиками.

Пятое подготовка товара к постановке на хранение

А вот как его готовить – зависит от параметров набора и отгрузки. То есть, вы уже ступили на мостик следующего звена логистической цепочки – набор, комплектация и отгрузка заказов клиентов. Поэтому правильная подготовка товара на приемке определяет и оптимизацию ресурсов склада на этом мостике. Мне приходилось встречаться с ситуациями, когда за процесс приемки и постановки на хранение отвечал один менеджер, а за процесс набора и отгрузки отвечал другой. При этом, их мотивационные показатели оказались никак не связаны. В результате, первый менеджер из монопаллет (строительные материалы в мешках) сооружал огромные горы из мешков, а затем второй менеджер из этой горы вновь формировал такие же монопаллеты с товаром и отгружал их заказчикам. Как говорится, комментарии излишни…

Важнейший момент – проверка весогабаритных характеристик (ВГХ) товара. Пренебрежение этой работой может затруднить все последующие логистические действия с товаром. С точки зрения логистики, ВГХ – это как аксонометрические параметры человека. Представьте, что вы не знаете своего веса, роста, размеров обуви и одежды. Каково вам будет в мире, измеряемом метрами, килограммами, номерами и условными обозначениями? Поэтому при приемке каждой новой серии и партии товара следует производить замеры ВГХ и вносить эту информацию в БД. При этом измеряются и вносятся в БД не только параметры непосредственно товарной единицы, но и параметры вторичной упаковки (коробки), а при необходимости, параметры упаковки упаковок (в случае, когда товарные единицы сначала упакованы в спайки, кассеты или коробки для мелкооптовой продажи, а затем в коробки для оптовых продаж). Для склада и транспортной логистики в базе данных формируется несколько уровней весогабаритных характеристик – как для использования при организации хранения, так и для дальнейшего формирования транспортных пулов при доставке заказов клиентам или при поставках с центрального склада на склады филиалов. В этом основное отличие и назначение базы данных логистики – чем больше в ней различных физических параметров товара, тем корректнее вы сможете решать стоящие перед вами логистические задачи. Но есть и обратная сторона – если поставщик необоснованно и без согласования с вами меняет ВГХ товара, это вызовет серьезные осложнения и у логистов, и у продажников. Поэтому изменение ВГХ – это повод для разговора с поставщиком.

Далее следует идентифицировать в БД каждую единицу хранения. Не полагайтесь при этом только на бар-код (штрих-код). Во-первых, потому что нередко штрих-код попросту отсутствует на коробках или другой упаковке, во-вторых, потому что нередко несколько наименований товара могут иметь одинаковый штрих-код. К примеру, когда при формировании наборов товаров (допустим, парфюмерных наборов) с разным содержимым применяют одинаковые гофрокороба и упаковочный картон с единым штрих-кодом. И, наконец, третья причина – штрих-код может идентифицировать наименование товара, но не отразит статус складской операции, в которой находится в данный момент та или иная упаковка товара. К примеру, вами найдена вне места хранения некая коробка. С помощью радиотерминала вы идентифицировали название товара. Ну и что? Почему она оказалась в данное время в этом месте? Где она должна была быть? Может быть, ее подготовили к отгрузке и забыли переместить в зону комплектации? Или подготовили к перемещению на розничный склад? А может быть, она просто упала с полки по неосторожности? Или другая причина? Для того, чтобы избежать потерь товара на складе в процессе обработки и контролировать товародвижение при всех складских операциях, вам понадобится индивидуальное штрих-кодирование всех единиц хранения. Соответственно, в БД вы внесете не только штрих-код, но и коды каждой единицы хранения. И делается эта работа на участке приемки. Но и этот прием ограничен. Как, к примеру, наклеить штрих-код на коробку спичек, карандаш или пробник духов? Поэтому, штрих-кодирование на приемке, в группе FMSG, как правило, ограничивается уровнем коробки. А далее – полагаемся на квалификацию наборщиков.

Проверка документов качества, сертификация товара.

Если на складе используется WMS, производится идентификация товара в базе данных управления складом. Технология идентификации в данном случае определяется требованиями данной системы. Кроме того, как правило, обязанностью участка приемки склада является внесение значений таможенных пошлин и проверка соответствия цен в заготовке на приход и оригинале инвойса. Информация о партии товара заносится только после приемки всего количества поступившего товара по данному инвойсу. Иначе разноска значений таможенных пошлин и платежей будет произведена некорректно.

Таким образом, процесс приемки товара заканчивается, когда товар поставлен на места хранения, информация о товаре внесена в базу данных и открыта к продажам, а документы на приход переданы в соответствующее подразделение финансового департамента или отдела поставок. Как правило, на приемку направляют наиболее опытных и внимательных специалистов и работников. Ошибка "на входе" может потянуть за собой целую цепь дальнейших недоразумений.

Типичные ошибки при организации приемки:

1. Поштучная приемка по качеству и количеству – самый затратный способ приемки товара

Посчитайте, сколько вам понадобилось ресурса, складской площади и времени! Во-первых, данный ресурс используется неритмично. Создав запас ресурса на приемке, вы будете использовать его не полностью. Перебросив рабочих с других участков, ослабите набор, комплектацию или отгрузку. Увеличение времени приемки товара увеличит продолжительность цикла поставки, т. е. период недоступности товара к продажам. Эти решения, как правило, принимают менеджеры, не видящие всей логистической цепочки – от выстраивания отношений с поставщиками до построения отношений с клиентами в части послепродажного сервиса. В результате, казалось бы, благая цель – добиться адекватного учета товара на входе (т. е. локальное решение проблемы) оборачивается такими потерями, которые могут оказаться неадекватны выявленным погрешностям. К тому же, их можно выявить и устранить другими путями. Давайте разберемся – из чего вы исходили, принимая решение о необходимости поштучной приемки товара?

А) Вы опасаетесь, что ваши клиенты могут пойти на лукавство и, воспользовавшись, к примеру, вашим отсутствием при передаче товара от транспортной компании, предъявят вам претензию по внутритарному недовложению? Но в этом случае, ваше утверждение будет против их утверждения. Не более того. Как вы докажете клиенту, что вы действительно добросовестно, поштучно проверили именно эту коробку? Следовательно, кроме вашей внутренней убежденности, других аргументов у вас нет…

Б) У вас есть подозрение, что на складе не все в порядке с сохранностью товаров? Но не проще ли это выявлять с помощью системы плановых и неплановых инвентаризаций на местах хранения, а также выборочным контролем при отгрузке? Накопленная при этом статистика позволит вам, во-первых, принимать меры по сохранности товаров на складе, во-вторых, выстраивать отношения с поставщиками в части качества товара.

2. После проверки товара по количеству и качеству, в случае расхождений, данный факт просто фиксируется. На этом работу по приемке считают законченной.

На самом деле, работа закончена складом. Но работа отдела по поставкам только начинается. Прежде всего, все расхождения скрупулезнейшим образом учитываются и анализируются как в абсолютных, так и в относительных показателях.

5.2. Учет и обеспечение сохранности

Личный досмотр. Не забывайте, что если вы хотите сделать досмотр действенным, а не формальным, то, во-первых, сделать это нужно только по закону, т. е. при добровольном согласии на то работников; во-вторых, для этого требуются соответствующим образом подготовленные сотрудники, а в-третьих, необходимы условия – специальные досмотровые помещения, причем отдельно для мужчин и женщин. Не выполнив

этих условий, вы, во-первых, ничего не достигнете, во-вторых, морально могут пострадать именно добросовестные и честные работники, а действительные злоумышленники только усмехнутся… И еще. Личный досмотр эффективен только в комплексе с системой товарного учета и выполняет скорее вспомогательную, нежели основную функцию в обеспечении сохранности ТМЦ. Забор не ловит воров – он их только останавливает! Питательная среда для воровства на складе – отсутствие постоянного учета и контроля.

Ограничение доступа на склад. Теоретически, на склад должны иметь доступ только лица, подписавшие договор о материальной ответственности за хранимый на складе товар. Остальным на складе делать нечего.

Постоянное наблюдение за хранением товара на складе Проектируя склад и стеллажное хозяйство, не следует относиться по остаточному принципу к двум системам – пожарной безопасности и охране товарно-материальных ценностей. Экономия на этих вопросах рано или поздно обернется для вас, в лучшем случае, серьезными проблемами и затратами. При этом, система охраны должна обеспечивать наблюдение и за теми, кто работает на складе, и за теми, кто его охраняет… Особенно строго следует контролировать зоны приемки и отгрузки товара. В последнее время широко применяется тестирование работников на наркозависимость – эта категория лиц не подходит для работы с товарно-материальными ценностями.

Во многом, воровство определяется и уровнем заработной платы персонала Чем меньше платите, тем больше будете тратить на охрану и компенсацию потерь. И конечно же, однозначно – пойманного на воровстве увольняйте немедленно, несмотря ни на какие заслуги, компетенции и нехватку персонала! Лучше иметь дефицит кадров, чем дефицит дисциплины!

Порядок на складе Невозможно повышать культуру производства и качество в неубранных, захламленных производственных и бытовых помещениях. Введите за правило регламентные уборки (не менее 2-х раз за смену). При сменной работе – начальники смен передают друг другу склад в убранном состоянии. Техника осматривается на предмет внешних повреждений. Замечания должны фиксироваться в специальном журнале и контролироваться начальником склада. По ним принимаются меры и делается соответствующая запись в данном журнале. Данный журнал – настольная книга начальника склада при проведении еженедельных планерок.

На складе не должно быть товара с неизвестным наименованием и количеством, непонятным адресом хранения и не внесенным в складскую базу данных Очень часто склад пре вращают в хранилище всякого хлама – старой упаковки, неиспользуемых комплектующих изделий, старой мебели и оргтехники и т. п. Особенно это характерно для складов, работающих давно. Начальник склада должен, во-первых, принимая данное имущество, требовать письменное указание с описанием данных ТМЦ, их количества, планируемого срока хранения, а также должностного лица, ответственного за работу с данными ТМЦ. Во-вторых, определиться с местом хранения и обозначить его по алгоритму, принятому в данном складе, т. е. знать ряд, место и уровень, где будут храниться данные ТМЦ, а также занимаемый ими объем. В-третьих, присвоить идентификационный код для данных ТМЦ и ввести необходимую информацию в складскую БД. Всячески противьтесь сокращению полезного объема склада! Как правило, в основе этих намерений – нежелание хозяйственных и административно-управленческих структур компании своевременно принимать решения по списанию или утилизации постепенно накапливаемого хлама!

Но самое важное условие сохранности ТМЦ на складе – постановка системы товарного учета.

Достаточно часто под основным мероприятием товарного учета предполагают проведение ежегодной полной инвентаризации товарного запаса с полной остановкой всех рабочих процессов. Безусловно, это важный момент в деятельности склада, и порядок ее организации мы еще обсудим. Но полная инвентаризация – это констатация состояния учета за предшествующий период. Она уже ничего не сможет изменить в прошлом! Поэтому, если вы действительно намерены поставить систему товарного учета, вам понадобится система текущих инвентаризаций, которые будут проводиться на складе ежедневно. Проведение инвентаризаций регламентируется технологической инструкцией, описывающей действия всех исполнителей, формы, используемые при их проведении, а также нормативы, характеризующие качество товарного учета.

Большая часть инвентаризаций проводится в плановом режиме по графикам, остальные – по мере необходимости. Склад "причесывается" ежедневно и вдоль, и поперек, и наискосок. На эти цели необходимо выделять до 10 % от всего ресурса склада. И, поверьте, это окупится. Основные виды текущих инвентаризаций:

– по срокам проведения подразделяются на плановые и внеплановые.

– по методике проведения подразделяются на адресные, по пустым ячейкам хранения, по наименованиям, по рекламациям, по отказам, по выявлению пересортицы, по результатам инвентаризации.

Инвентаризация по пустым ячейкам хранения

Проводится инвентаризация ячеек, значащихся по БД, как пустые. В случае нахождения товара на проверяемых местах хранения вносятся данные о нем (артикул, количество, наименование) в инвентаризационную ведомость.

Адресная инвентаризация

Проводится в привязке к расположению мест хранения товара. Инвентаризации по местам хранения может проводиться по рядам, по уровням ряда, по зонам хранения товара, по фактам обнаружения недостачи.

Плановая адресная инвентаризация проводится по утвержденному регламенту. Пример графика проведения адресных инвентаризаций – табл.5.1.

Инвентаризация по наименованиям

Проводится по наименованиям, имеющим установленный приоритет качества хранения. Инвентаризация производится по утвержденным спискам и регламенту. Пример регламента проведения инвентаризаций по наименованиям – табл. 5.2.

Инвентаризация по рекламациям

Проводится по факту рекламации клиента об отклонениях в заказе по признакам "недовложение", "излишки", "пересорт".

Таблица 5.1

План-график проведения адресных инвентаризаций на I квартал 2009 года

Таблица 5.2

Регламент проведения инвентаризаций по наименованиям

Инвентаризация по отказам

Проводятся при появлении отказа по признаку ТН ("товара нет"), т. е. в ячейке, указанной в наборном листе, данного товара не обнаружено. Инвентаризация проводится в радиусе +/– одно место, включая ячейку с признаком отказа ТН.

Инвентаризация при выявлении пересортицы на складе Проводится при выявлении расхождения факта нахождения товара данного наименования в ячейке хранения с информацией в БД Склад.

Инвентаризация по результатам инвентаризации

Проводится с целью проверки адекватности результатов счета, при расхождениях результатов очередной инвентаризации с информацией в БД Склад, либо при некорректном внесении информации в инвентаризационную ведомость.

Таблица 5.3

Отчет о состоянии товарного учета за февраль 2009 года

Основным документом инвентаризации является инвентаризационная ведомость (ИВ). ИВ заполняется, подписывается специалистом по товарному учету, оператором ввода данных в БД, участниками счетной группы. После обработки ИВ подшивается и хранится не менее 3-х месяцев.

Для того, чтобы контролировать динамику изменения качества товарного учета, обязательно организуйте мониторинг результатов текущих инвентаризаций. Вот как выглядит итоговая таблица по результатам инвентаризаций (табл. 5.3).

Данный отчет должен быть включен в программное обеспечение склада и позволять видеть всю картину в любом избранном временном диапазоне.

В понятие системы товарного учета входит и сверка финансово-управленческой и складской баз данных. Рекомендуется проводить ее еженедельно, в период, когда в БД происходят минимальные перемещения.

Рассмотрим организацию проведения полной инвентаризации с остановкой рабочих процессов на крупном складе.

Прежде всего, определимся в терминологии и сокращениях:

ИК – инвентаризационная комиссия. Лица, уполномоченные руководителем компании на подписание инвентаризационной ведомости по итогам инвентаризации.

ИВ– инвентаризационная ведомость. Итоговый документ, описывающий все товарные запасы и иные ТМЦ, в количественном выражении, выявленные по итогам физических пересчетов и подписанный членами инвентаризационной комиссии.

СЛ – счетный лист. Документ, используемый счетными группами во время пересчета товаров на заданных местах хранения.

СГ – счетная группа. Группа сотрудников фирмы или привлеченной аутсорсинговой компании для производства физического пересчета товаров и ТМЦ на заданных местах хранения.

Формулируем цель инвентаризации. К примеру:

– полная инвентаризация товаров, хранящихся с целью продажи;

– полная инвентаризация товаров, включая некондиционный товар, рекламную продукцию, тару и расходные материалы.

Задаемся глубиной просчетов:

Вариант 1. Один независимый физический пересчет с пересчетами по результатам сверки с БД на момент начала пересчета.

Вариант 2. Два независимых физических пересчета, с последующими физическими пересчетами по результатам расхождений первых двух независимых пересчетов до момента схождения двух подряд пересчетов.

Приступаем к расчету требуемого ресурса.

Прежде всего, разбиваем все места хранения на ярусы и виды хранения. Далее, рассчитываем среднюю производительность счета в зависимости от классификации мест хранения. Полезно при этом составить матрицу, примерный вариант которой приведен в табл. 5.4.

Таблица 5.4

Расчет ресурса для проведения пересчетов при проведении инвентаризации

С помощью этой матрицы вы можете рассчитать потребность в ресурсе на проведение заданного количества пересчетов. Следует учитывать, что 1 и 2-й пересчеты потребуют 100-процентного использования ресурса, 3-й пересчет обычно – до 30 % ресурса, дальнейшие пересчеты по расхождениям – примерно 25–30 % от ресурса, рассчитанного по данной матрице. Учитывайте при этом структуру счетных групп – для работы на верхних ярусах вам может понадобиться дополнительно оператор погрузчика, который не участвует в просчетах, но обеспечивает их технически. Кроме того, вам понадобится рассчитать необходимое количество операторов для заведения информации в БД. Рассчитайте среднее время на заведение в БД информации построчно из счетных листов. Зная количество строк (ячеек хранения), вы можете рассчитать количество человеко-часов времени труда операторов. Естественно, с учетом технических перерывов. И не забывайте – особенно напряженным труд операторов бывает на третьем и последующих пересчетах, так как в это время им требуется не только вводить данные, но и оперативно готовить ведомости для последующих пересчетов по расхождениям.

Далее, следует расчет технического обеспечения. Особенно это важно в складах с многоярусным стеллажным хранением товара. В этом случае вам могут понадобиться специальные приспособления для работы счетных групп на верхних ярусах. Обычно для этих целей применяются специальные корзины, которые крепятся на вилы погрузчиков. При этом особое внимание следует уделять технике безопасности. Конечно, идеальный вариант – пересчитывать товар на полу. Но производительность пересчетов при этом снизится в 2–3 раза…

Вы можете варьировать двумя рамочными параметрами при планировании ресурса – допустимой численностью персонала, привлеченного к подсчетам и длительностью проведения инвентаризации. Как правило, на проведение полной инвентаризации на крупных складах планируют не менее 6–7 рабочих дней.

В зависимости от поставленной цели, требуемый ресурс может отличаться существенным образом. Поскольку полная инвентаризация требует полной остановки рабочих процессов, важно адекватно поставить цель и глубину инвентаризации. Иначе вы рискуете не закончить ее вовремя (до планового начала рабочих процессов). В этом случае вся работа пойдет насмарку.

Резюме. Планирование ресурса на проведение инвентаризации – один из важнейших шагов. Пренебрегая им, вы можете не только не достичь цели инвентаризации, но и еще больше запутать ситуацию и сорвать рабочий процесс последующих продаж.

Формируется программное обеспечение (ПО) инвентаризации.

Программное обеспечение инвентаризации должно обеспечивать:

– оперативный ввод информации по пересчетам;

– оперативную аналитику разночтений в пересчетах и подготовку счетных листов на последующие пересчеты;

– сравнительный анализ результатов пересчетов и информации о товарных остатках на дату начала инвентаризации;

– возможность подготовки итоговой инвентаризационной ведомости с разбивкой на заданную классификацию товаров или по отдельным физическим складам.

На время проведения инвентаризации данное ПО функционирует изолированно от основной БД. Доступ к результатам анализа результатов пересчетов и информации о товарных остатках на дату начала инвентаризации ограничивается.

Итак, с расчетами закончили.

Переходим к организационным вопросам, которые необходимо учитывать при проведении инвентаризации.

1. Подготовьте инструкции членам счетных групп. Помимо общих правил счета и внесения информации в счетные листы, рекомендуется вносить организационные и дисциплинарные требования. Особенно это относится к сотрудникам офиса, ко торых привлекают к участию в инвентаризации. А именно:

– уходить с рабочего места разрешается только по согласованию с руководителем инвентаризации (или старшим дня);

– должна быть одежда, не стесняющая движений, не отвлекающая других участников инвентаризации, обувь на удобной колодке;

– не разрешается включать и слушать музыку, в том числе, в наушниках;

– запрещается разговаривать по мобильному телефону во время пересчета.

Примерная инструкция для счетных групп приведена в приложении 9.

2. Издается приказ на проведение инвентаризации, в котором устанавливается цель инвентаризации, ее сроки, состав инвентаризационной комиссии, руководитель инвентаризации, состав и руководители счетных групп. В приказе отмечается также, что всем сотрудникам, участвующим в инвентаризации, на время пересчетов устанавливается ненормированный рабочий день с соответствующей оплатой за переработки. Руководителю инвентаризации передается вся полнота полномочий и ответственности за результаты инвентаризации. В полномочия входят как право премировать отличившихся по итогам инвентаризации, так и право наложить взыскания, вплоть до увольнения сотрудников, допустивших грубые нарушения требований к проведению пересчетов, или дисциплинарные нарушения.

Не забывайте, процесс пересчетов – физически тяжелый и монотонный труд. Для многих непривычный. Сотрудники офиса, как правило, воспринимают его как наказание. И если не поддерживать дисциплину во время инвентаризации, то процесс может пойти не так, как вы его запланировали.

3. Распределите обязанности среди участников счетных групп и менеджеров склада. К примеру, получение и сдача счетных листов, калькуляторов, маркеров и т. п. – только руководители счетных групп под роспись. Получение техники – руководители зон склада. Ответственный за готовность техники к очередному рабочему дню – старший инженер склада. Обеспечение питьевой водой, разовыми стаканчиками – зам. начальника склада. Объявление технических и обеденных перерывов и окончание рабочего дня – старший дня. И так далее. Постарайтесь учесть все мелочи. Инвентаризация на крупном складе – сложный организационный процесс!

4. В состав каждой счетной группы, помимо сотрудника склада (материально ответственное лицо), обязательно должен входить так называемый независимый счетчик. Пересчет они должны вести каждый по отдельности! И только если результаты счета у них сойдутся, данные вносятся в счетный лист. Ответственность за адекватность счета несут оба счетчика. В качестве независимого счетчика обычно привлекают либо сотрудника офиса, либо представителя аутсорсинговой компании, привлеченной для проведения инвентаризации.

5. Установите особый статус операторов по вводу данных. Они должны иметь право не принять счетные листы в случае их небрежного заполнения или неправильно сделанных исправлений. В то же время операторы обязаны расписываться на отработанных листах и аккуратно их архивировать.

6. Распределите склад на инвентаризационные зоны. Подготовьте карту склада в разрезе зон инвентаризации. Данную карту сделайте в нескольких экземплярах и разместите их на информационных стендах склада. Для контроля над ходом инвентаризации подготовьте матрицу, в которой будет отражение трех статусов хода пересчета:

– счетные листы выданы;

– пересчет произведен, листы сданы в группу обработки данных;

– информация о пересчетах заведена в БД.

Такая матрица может быть и опцией ПО для проведения инвентаризации. В таком случае ее заполнение будет производиться автоматически в режиме он-лайн.

Приступаем к процессу инвентаризации.

Прежде всего в начале рабочего дня проведите собрание всех участников инвентаризации. На собрании обычно озвучивается следующее:

– цель проведения инвентаризации в рамках всего холдинга или группы компаний;

– задачи на текущий день;

– знакомство с руководителями инвентаризации на данный день пересчета;

– техника безопасности;

– общие организационные вопросы проведения инвентаризации;

– основные ошибки по опыту предыдущих инвентаризаций;

– распорядок работы;

– распределение участников по счетным группам с указанием старшего по группе.

Далее начнется отработка причин расхождений между результатами пересчета и данными, которые были в БД до начала инвентаризации.

В компаниях с системной организацией бизнеса и правильной постановкой товарного учета основные причины расхождений известны заранее. Поэтому, при подготовке к инвентаризации, заготавливаются файлы:

– отчет по претензиям клиентов по количеству товара;

– отчет по претензиям филиалов по количеству и номенклатуре товара, поступившего с распределительного склада компании;

– отчет по отклонениям в учете, выявленным в ходе текущих инвентаризаций;