Текст книги "Секретарское дело. Сборник тестов"

2.3. Тематический тест по теме «Общие правила документооборота, порядок прохождения и обработки входящих и исходящих документов»

Вариант 1

1. Прием и первоначальная обработка входящей документации осуществляется:

а) смешанно;

б) децентрализованно;

в) централизованно.

2. Верно ли утверждение: «Конверты сохраняются лишь в тех случаях, когда по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа»?

а) да

б) нет

3. Исходящий документ может быть отправлен только после:

а) согласования;

б) подписания;

в) регистрации;

г) исполнения;

д) визирования;

е) индексирования.

4. Внутренние документы на этапах подготовки и оформления организуются аналогично:

а) исходящим;

б) входящим;

на этапе исполнения:

а) входящим;

б) исходящим.

5. Выберите из списка группы документов, которые не относятся к группам входящей, исходящей и внутренней документации:

а) распорядительные

б) по личному составу

в) справочно-информационные

г) с грифом ограничения доступа

д) обращения граждан

е) организационные

ж) учетные

з) отчетные

Вариант 2

1. Определите с помощью нумерации порядок прохождения входящей документации.

а) регистрация

б) рассмотрение документов руководителем

в) прием корреспонденции

г) предварительное рассмотрение и сортировка

д) вскрытие конвертов, проверка вложений

е) проставление отметки о поступлении

ж) передача документов на рассмотрение руководителем

з) передача документов исполнителю

и) контроль за исполнением

к) внесение сведений из резолюции в регистрационную форму

л) подшивка документов в дело

2. Определите правильную последовательность прохождения исходящей корреспонденции.

а) проверка оформления проекта документа

б) подписание руководителем

в) согласование проекта документа

г) отправка адресату

д) составление проекта документа

е) проверка правильности адресов

ж) подшивка отпуска в дело

з) регистрация документа

и) конвертирование, маркирование

к) сверка адреса на письме и конверте

л) проставление индекса документа на всех его экземплярах

3. Параметры документооборота:

а) ___________________;

б) ___________________.

4. Дополните список основных узлов документооборота.

а) получение исходной информации

б) выработка решения

в) согласование решения

г) …

5. Укажите основные принципы документооборота.

а) ____________ г) ____________

б) ____________ д) ____________

в) ____________

2.4. Тематический тест по теме «Регистрация документов»

Вариант 1

1. Регистрация документов – это:

а) группирование исполненных документов в дела;

б) табель необходимых документов с указанием сроков их подготовки и исполнения;

в) запись необходимых сведений о документах с проставлением на них индекса и даты.

2. Из каких элементов состоит регистрационный индекс документа?

а) из индекса структурного подразделения, номера по номенклатуре, порядкового номера документа при регистрации

б) индекса структурного подразделения, номера архивного дела, номера дела по номенклатуре

в) порядкового номера документа при регистрации, номера по номенклатуре, индекса структурного подразделения.

3. Каков размер регистрационной карточки?

а) АЗ

б) А4

в) А6

4. Для чего используется календарная шкала регистрационно-контрольной карточки?

а) для того, чтобы отмечать на ней дату, к которой должен быть подготовлен документ

б) определения даты ответа на документ

в) указания количества экземпляров документа

5. Из какого элемента состоит индекс распорядительных документов?

а) порядкового номера

б) номера структурного подразделения

в) номера дела по номенклатуре

6. Дополните предложения.

а) Формами регистрации являются…

б) В графе «Корреспондент» пишется…

в) Регистрационная карточка составляется не менее чем

в… экземплярах

7. Зарегистрируйте письмо, используя журнальную форму регистрации.

Письмо № 1–3/105 от 22.12.2008, адресованное директору ОА «Имидж», ул. Кропоткина, 44, 220039, г. Минск, «О проведении семинара».

8. Что записывается в графе «Дата и индекс документа»?

а) индекс и дата поступления документа

б) дата и индекс, присвоенный документу организацией-автором

в) автор документа.

Вариант 2

1. Регистрация документов – это:

а) устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов;

б) запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них индекса и даты регистрации;

в) изучение документов, их народнохозяйственного, научного, культурного и государственного значения в целях установления сроков хранениях и отбора для включения в состав национального архивного фонда.

2. Входящие документы регистрируются:

а) в день поступления;

б) в день подписания.

3. Индекс документа состоит:

а) из индекса структурного подразделения;

б) кода организации по ОКПО;

в) кода организации по ОКУД;

г) номера дела по номенклатуре;

д) даты регистрации документа;

е) порядкового номера документа с начала делопроизводственного года.

4. Принятая система условных обозначений документов:

а) меняется каждый год;

б) меняется ежемесячно;

в) остается постоянной из года в год.

5. Минимальное количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек в организациях с большим документооборотом составляет:

а) 1;

б) 2;

в) 3.

6. Назовите функции регистрации документов.

а) справочная г) правовая

б) контрольная д) социальная

в) историческая е) учетная

7. Карточка обращений граждан ведется:

а) по алфавиту;

б) хронологии;

в) регионам.

8. По принципу построения картотеки могут быть:

а) регистрационными;

б) вопросными;

в) корреспондентскими;

г) построенными по номенклатуре дел;

д) кодификационными.

Вариант 3

1. Выберите правильный вариант из возможных форм регистрации:

а) журнальная

б) карточная

в) компьютерно-автоматизированная

г) списочная

д) табличная

2. Соотнесите цифры регистрационного штампа с их правильной письменной расшифровкой – 3-18/248.

1) 3 а) номер дела по номенклатуре

2) 18 б) порядковый номер документа

3) 248 в) индекс структурного подразделения

3. Картотека на исполненные и картотека на неисполненные документы формируются:

а) в справочную картотеку;

б) картотеку учета и контроля;

в) информационно-учетную картотеку;

г) вопросно-информационную картотеку.

4. Какие документы подлежат регистрации в первую очередь?

а) телефонограммы в) телеграммы

б) факсы г) срочная корреспонденция

5. Какая форма организации делопроизводства используется при регистрации поступающих в организацию документов?

а) смешанная

б) децентрализованная

в) централизованная

6. Срок исполнения входящего документа исчисляется с момента:

а) получения его организацией;

б) подписания;

в) проставления резолюции.

7. В течение суток исполняются:

а) заявления;

б) переписка с вышестоящими органами;

в) срочные телеграммы.

8. Назовите основной принцип регистрации.

2.5. Тест по теме: «Номенклатура дел»

Вариант 1

1. Номенклатура дел – это:

а) систематизированный список личных дел, заводимых в делопроизводстве, утвержденный в установленном порядке;

б) систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке;

в) систематизированный перечень документов, заводимых в делопроизводстве.

2. Отметьте основные принципы построения номенклатуры дел.

а) структурный г) структурно-функциональный

б) обобщающий д) типовой

в) функциональный

3. На кого возлагается ответственность за разработку номенклатуры дел?

а) на делопроизводственную службу

б) руководителя

в) начальника службы ДОУ

4. Номенклатура дел должна быть составлена:

а) до 1 января;

б) на конец текущего года;

в) до 31 декабря текущего года.

5. При составлении номенклатуры дел используются такие документы как:

а) Устав организации;

б) Положение об учреждении;

в) должностные инструкции.

6. Отметьте документы, которые не включаются в номенклатуру дел.

а) журналы в) приказы

б) брошюры г) поздравительные открытки

7. Кто утверждает номенклатуру дел?

а) руководитель организации

б) начальник структурного подразделения

в) начальник службы ДОУ

8. Сколько экземпляров номенклатуры составляется в государственной организации?

а) 4

б) 3

в) 2

9. Где хранится первый экземпляр номенклатуры?

а) в канцелярии

б) у руководителя

в) в государственном архиве

10. Назовите виды номенклатур.

а) конкретная в) примерная

б) общая г) типовая

11. Укажите срок хранения сводной номенклатуры дел.

а) 1 год в) 5 лет

б) 3 года г) нет правильного ответа

12. На основании чего составляется сводная номенклатура?

а) на основании номенклатуры дел структурных подразделений;

б) входящей и исходящей корреспонденции;

в) примерной номенклатуры дел.

13. Какое название носят дела, которые не завершены в течение 1 года?

а) просроченные

б) переходящие

в) переносимые

14. Должны ли в номенклатуре присутствовать «резервные» номера?

а) да

б) нет

в) в зависимости от вида НД

15. Какого принципа составления заголовков дел не существует?

а) номинального; г) географического;

б) авторского; д) хронологического.

в) календарного;

Вариант 2

1. Систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке – это:

а) номенклатура дел;

б) личное дело;

в) картотека.

2. На кого возлагается ответственность за разработку номенклатуры дел?

а) на секретаря;

б) руководителя;

в) председателя экспертной комиссии.

3. До какого числа должна быть составлена номенклатура дел?

а) до 1 декабря

б) 1 января;

в) 31 декабря текущего года

4. Какие документы не используются для составления номенклатуры дел?

а) Устав организации;

б) Положение об учреждении;

в) должностные инструкции;

г) рекламные листы.

5. Отметьте несуществующие принципы построения номенклатуры дел.

а) структурный

б) обобщающий

в) функциональный

г) структурно-функциональный

д) типовой

6. Сколько экземпляров номенклатуры составляется в государственной организации, если она сотрудничает с государственным архивом?

а) 1

б) 4

в) 2

7. Где хранится 4-й экземпляр номенклатуры дел?

а) в канцелярии

б) у руководителя

в) в государственном архиве

8. Какие документы не включаются в номенклатуру дел?

а) собрания декретов в) уставы

б) поздравительные открытки г) брошюры

9. Кто согласовывает номенклатуру дел?

а) руководитель организации

б) начальник структурного подразделения

в) архивное учреждение

г) экспертная комиссия

10. Должны ли включаться в номенклатуру документы временного срока хранения?

а) нет

б) да

в) до 10 лет хранения

11. Отметьте основные виды номенклатуры?

а) конкретная в) примерная

б) общая г) типовая

12. Укажите срок хранения сводной номенклатуры дел.

а) 1 год в) 5 лет

б) 3 года г) нет правильного ответа

13. Какой из нижеперечисленных принципов составления заголовков дел не существует?

а) номинальный; б) авторский;

в) календарный;

д) хронологический

г) географический;

14. На основании чего составляется сводная номенклатура дел?

а) на основании номенклатуры дел структурных подразделений

б) на основании входящей и исходящей корреспонденции

15. Какое название носят дела, не завершенные в течение 1 года?

а) просроченные

б) переносимые

в) переходящие

2.6. Тест по теме «Формирование и оформление дел»

1. Кто осуществляет контроль за правильным формированием дел в организации?

а) директор

б) начальник отдела кадров

в) бухгалтер

г) служба делопроизводства или лицо, ответственное за делопроизводство.

2. Дело должно содержать не более:

а) 100 листов; в) 20;

б) 250; г) 500.

3. Приказы по личному составу группируются в дела:

а) в зависимости от сроков их хранения;

б) по алфавитному порядку;

в) номерам;

г) видам и хронологии.

4. В дело не должны помещаться:

а) приложения;

б) предложения, заявления, жалобы граждан;

в) фотографии, чертежи, диаграммы;

г) документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

5. Листы в деле (за исключением листов с заверитель-ной надписью и внутренней описи) нумеруются:

а) арабскими цифрами в правом верхнем углу;

б) римскими в правом верхнем углу;

в) арабскими в левом нижнем углу;

г) арабскими от центра внизу страницы.

6. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и окончательно оформляются:

а) каждые 5 лет; в) по завершении квартала;

б) по завершении года; г) каждые полгода.

7. На заверенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются:

а) акты списания; в) описи;

б) заверительные надписи; г) перечень.

8. Выберите правильный вариант ответа на вопрос «Что такое формирование дел?».

а) группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел

б) комплекс работ по полному оформлению дел

в) подготовка документов к сдаче в архив

9. Что предусматривает полное оформление дел?

а) только подшивку и переплет дела

б) полистный просмотр дела и нумерацию листов

в) подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составлении в необходимых случаях внутренней описи документов дела; описание дел на обложке

10. Листы в деле:

а) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом;

б) нумеруются по каждому тому или части отдельно;

в) не нумеруются.

2.7. Итоговый тест по темам «Общие правила документооборота, порядок прохождения и обработки входящих и исходящих документов. Регистрация, контроль за исполнением документов»

Вариант 1

1. Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания до:

а) передачи на исполнение;

б) подшивки в дело;

в) завершения исполнения или отправки.

2. Должна ли инструкция по делопроизводству организации установить технологию всех делопроизводственных операций, выполняемых в организации?

а) да

б) нет

3. Индивидуальные сроки исполнения документов:

а) устанавливаются руководителем структурного подразделения, где исполняется документ;

б) указываются в тексте документа или в резолюции руководителя;

в) устанавливаются руководителем организации.

4. Какие формы используются при регистрации документов?

а) табличная

б) карточная

в) автоматизированная (компьютерная)

г) кодификационная

5. При регистрации каких документов вместе с порядковым регистрационным номером проставляется номер дела, в котором хранится копия документа?

а) приказов в) актов

б) протоколов г) писем

6. В каких документах к регистрационному номеру добавляется буквенное обозначение «к»?

а) в актах

б) докладных записках

в) приказах по основной деятельности

г) приказах по личному составу о приеме, переводе, увольнении

д) справках

7. Дата регистрации какого документа проставляется не в день его подписания, а в день проведения?

а) приказа

б) протокола

в) решения

г) постановления

8. Какие устанавливаются виды номенклатур дел?

а) конкретная

б) примерная

в) типовая

г) номенклатура дел организации

9. Как в номенклатуре дел систематизируются документы?

а) по видам документов в) срокам хранения

б) содержанию г) все вышеперечисленное

10. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются:

а) ниже подписи руководителя, подписавшего документ;

б) в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа;

в) на первом листе документа на его оборотной стороне.

11. Кто включается в состав экспертной комиссии?

а) секретарь

б) квалифицированные специалисты организации

в) руководитель службы ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ)

г) заведующий архивом

д) главный бухгалтер

12. При определении сроков хранения документов используют:

а) перечни документов с указанием сроков их хранения;

б) СТБ 6.38-2004;

в) инструкцию по делопроизводству.

13. С какого момента исчисляется срок исполнения документа?

а) со дня получения и регистрации

б) со дня подготовки ответа

в) с момента рассмотрения руководителем

14. Кем утверждается сводная номенклатура дел организации?

а) начальником СДОУ

б) руководителем организации

в) председателем ЭК

15. Кто может работать с документами, содержащими коммерческую тайну?

а) должностные лица, имеющие доступ к работе с этими документами

б) секретарь

в) работники службы ДОУ

16. Если дело состоит из документов постоянного срока хранения, в начале дела помещается:

а) внутренняя опись, в которой перечисляются все документы с указанием индексов, краткого содержания, дат и листов дела;

б) заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов;

в) содержание дела.

17. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются:

а) акты о выделении дел к уничтожению;

б) описи на дела постоянного и временного срока хранения;

в) служебные записки.

18. Фотографии, чертежи, диаграммы и так далее, представляющие собой самостоятельный лист в деле:

а) нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

б) нумеруются как отдельный лист;

в) не нумеруются вовсе.

19. Правильно ли утверждение: «Во вновь созданном учреждении номенклатура дел составляется в любое время года, а затем к началу каждого делопроизводственного года»?

20. В какой последовательности группируются распорядительные документы внутри дела?

а) по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями

б) в самостоятельные дела по алфавиту

в) в вопросно-логической последовательности

Вариант 2

1. Экспертиза ценности документов – это:

а) система хранения документов;

б) составление документов;

в) изучение и определение научного, народнохозяйственного, культурного, государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в состав Национального архивного фонда.

2. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца приказа?

а) вид документа

б) дата документа

в) адресат

г) наименование организации

д) подпись

е) текст

ж) заголовок к тексту

3. На кого возлагается ответственность за разработку номенклатуры дел?

а) на делопроизводственную службу учреждения

б) экспертную комиссию

в) руководителя

4. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются:

а) ниже подписи руководителя, подписавшего документ;

б) в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа;

в) на первом листе документа, на его оборотной стороне.

5. Датой протокола является:

а) дата подписания протокола

б) заседания

в) регистрации протокола

6. Назовите сроки исполнения документов:

а) типовые и индивидуальные;

б) примерные;

в) не должны превышать 10 дней.

7. Цель основных задач экспертизы ценности состоит:

а) в определении категорий документов, подлежащих постоянному или временному хранению;

б) определении состава документов, соответствующих профилю каждого государственного архива;

в) обеспечении полноты состава документов учреждений, организаций, восполнении утраченных документов.

8. Что означает виза юриста в приказе?

а) внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону

б) обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу

9. Приказы по приему, увольнению работников помещаются:

а) в деле вместе с приказами о командировании работников;

б) отдельно от приказов о командировании;

в) вместе с приказами по основной деятельности.

10. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются:

а) ответственные за делопроизводство лица, назначаемые руководителями структурных подразделений;

б) руководители структурных подразделений;

в) начальник службы ДОУ.

11. Правильно ли утверждение: «Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно»?

а) да

б) нет

12. При регистрации в графе «Дата и индекс документа» проставляется:

а) дата документа и индекс, присвоенный ему организацией – автором документа;

б) дата поступления документа и индекс, присваиваемый ему в организации, в которую он поступил.

13. Срок исполнения документа исчисляется с момента:

а) получения его организацией

б) подготовки ответа

в) проставления на нем резолюции

14. Для документов, требующих более длительного исполнения, срок может быть увеличен:

а) не более чем в 2 раза от первоначально установленного срока;

б) на 2 месяца;

в) от 2 до 5 дней.

15. При поступлении в организацию документа, подлежащего контролю, на регистрационной карточке и документе ставится:

а) отметка о контроле в виде буквы «к»;

б) резолюция с дополнительной информацией.

16. С кем согласовывается сводная номенклатура дел организации?

а) с председателем экспертной организации

б) экспертной комиссией организации

в) ЭПК архивного органа, куда поступают документы на хранение

17. Какие документы не включаются в номенклатуру дел?

а) брошюры, справочники, реферативные журналы

б) приказы по основной деятельности

в) ведомости Национального Собрания Республики Беларусь

18. Правильны ли утверждения?

а) Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению, хранятся в специально отведенном для них месте и сдаются работниками СДОУ в учреждения, ведающие заготовкой вторичного сырья

б) Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации

19. Дайте определение понятию «документооборот».

20. Первый этап экспертизы ценности документов заключается:

а) в окончательном отборе документов на постоянное хранение в государственный архив;

б) в оценке документов в делопроизводстве, проводимой с целью определения возможных сроков хранения различных категорий дел.