Читать книгу "Тайм-драйв: Как успевать жить и работать"
Автор книги: Глеб Архангельский
Жанр: Самосовершенствование, Дом и Семья
Возрастные ограничения: 16+
сообщить о неприемлемом содержимом
Когда вокруг штормит – очередной экономический или политический кризис, трудности в собственном бизнесе и у клиентов… – я читаю сам и рекомендую клиентам жизнеописания великих людей и исторические романы.
Когда прилетает очередная новость, что все мы скоро разоримся и умрем, я смотрю на бюст Октавиана Августа на своем рабочем столе и думаю: «Фигня война, прорвемся! Ему было намного труднее!»
Представьте, вам 18 лет, вы внучатый племянник великого Юлия Цезаря, он уже дает вам серьезные поручения и воспитывает из вас государственного деятеля. Однако есть одна капитальная проблема: вы астматик. Зацвела полынь, легионы подняли пыль – и всё, вас на носилках тащат к ближайшей воде и откачивают от приступа. Большое неудобство для военной карьеры, которая обязательна для римского патриция.
И вдруг – Цезарь мертв, его убийцы захватили командование страной, Марк Антоний украл казну и архив Цезаря. При этом оглашено завещание Цезаря. «Гаю Октавию завещаю принять мое имя, казну, архив, легионы… всем моим клиентам считать его своим патроном».
Все умные люди вокруг сказали: «Даже не вздумай!» Есть гораздо более влиятельные и важные деятели. Сходи на поклон к сильным мира сего, сиди ровно, делай карьеру тихо, к 40 годам станешь консулом, не лезь на рожон.
Хилый юноша Октавий едет в Рим, где принимает завещание Цезаря во всей полноте. Дальше – 15 лет ожесточенной гражданской войны, в которой он, «римский ботаник», умело и последовательно уничтожает всех политических противников. После – 40 лет образцово-показательного правления, пожалуй, лучшего в истории человечества. Дороги, налоги, мир, безопасность. Первая в истории перепись населения, в которой поучаствовала семья Иисуса Христа.
Представьте себе, какие управленческие задачи и в каких условиях приходилось решать Октавиану Августу. Какая-нибудь оспа или чума выкашивает десятки тысяч человек – и никаких тебе вакцин или инфекционных больниц, их нет и не предвидится. Запаздывание между управленческим воздействием и откликом на него составляет не считаные секунды в WhatsApp, а недели и месяцы конной эстафеты. Для учета и контроля нет Excel и Битрикс, только вощеные таблички и пергамент. Да все наши бизнес-проблемы и управленческие неудобства – просто курорт по сравнению с тем, в каких условиях великие люди делали свои великие дела.
Так что вдохнем, выдохнем, засучим рукава и идем работать.
Новогодняя «зачистка»
В какое время заниматься анализом личных ценностей и целеполаганием? Это постоянный процесс, но есть один особенно удачный момент для постановки годовых целей – «новогодняя зачистка».
Мы живем, окруженные намного большим количеством хлама, чем наши предки. В нашей жизни зашкаливает количество вещей, которые мы покупаем и не носим; документов, которые храним и не используем; информационного мусора, которым заполнены наши компьютеры и головы.
Рекомендую в районе новогодних праздников проводить ритуал «новогодней зачистки». Некоторым комфортно делать ее перед Новым годом, чтобы оставлять хлам в прошлом году. Некоторым – в посленовогодние дни, формально рабочие, но реально расслабленные, когда половина клиентов и деловых партнеров еще не приехала из отпусков.
Что можно делать в рамках новогодней зачистки?
• Подвести финансовые и общие итоги по годовым целям.
• Поставить цели на новый год.
• Убрать в архивы файлы почты и календарей Outlook прошедшего года.
• Завести и настроить новый файл Outlook.
• Убрать все лишнее из «Моих документов» в архивы.
• Сделать большой бэкап (создание резервных копий информации).
• Зачистить бумажные «места хаоса» на работе и дома; что-то выбросить, что-то рассортировать и перенести в бумажный архив.
• Перебрать вещи (одежду, обувь и т. п.): на выброс, на благотворительность, на продажу на «Авито».
• Зачистить традиционные скопления хлама: балконы, шкафы, чуланы, гаражи и т. п.
Интересный эффект – кроме собственно зачистки и «расхламления» жизни и работы этот процесс дает еще и много новых творческих идей. Видимо, новому проще приходить в нашу жизнь, когда этому приходу не препятствует старый хлам, вещественный и информационный.
Уменьшенный аналог «новогодней зачистки» стоит проводить раз в квартал. При этом нужно анализировать квартальный прогресс в достижении годовых целей и, возможно, корректировать сами цели. Делайте эту работу обязательно в письменной форме – в блокноте, программном продукте (например, MindManager) или просто в файле Word.
Рекомендации
Полезные программы и приложения
Наглядную древовидную карту целей, с декомпозицией на задачи и подзадачи, можно создать в программе MindManager. Это достаточно мощный инструмент, хорошо синхронизированный с основными офисными программами от Microsoft. Каждый узел древовидной карты может содержать заметки, приложенные файлы и т. п. Задачи могут быть синхронизированы с задачами Outlook. Карты можно трансформировать в текстовые документы Word, при этом структура карты становится структурой заголовков документа.
С помощью российской программы MyLifeOrganized удобно декомпозировать цели и проекты до уровня конкретных задач, для которых есть большое количество способов сортировки и фильтрации по различным признакам. MindManager хорош для верхнеуровневого целеполагания, MyLifeOrganized – для превращения целей в набор практических действий и распределение этих действий по времени и контексту исполнения.
ТМ-книга
Глеб Архангельский. Время: большая книга тайм-менеджмента. – Москва: АСТ, 2019.
Если книга «Тайм-драйв» – надводная 1/10 айсберга, то «Время» – это те 9/10, которые видны только проницательным исследователям. В книге подробно раскрыты авторские концепции непрожективного подхода к организации деятельности, метода ограниченного хаоса, метода структурирования внимания и т. д., на которых основывается прикладная методика «Тайм-драйв». Дана полная методология не только построения личной системы тайм-менеджмента, но и развития этой дисциплины как части общего менеджмента. Книга будет полезна освоившим базовую методологию «Тайм-драйв» для дальнейшего углубления в тайм-менеджмент, а также ученым, исследователям, бизнес-консультантам.
Бесплатные материалы
Получите готовые электронные формы для ведения «мемуарника» и отслеживания бюджета времени на долгосрочные задачи на странице бесплатных материалов http://webinar.gleb.school.
http://webinar.gleb.school
Третий шаг создания личной ТМ-системы
Сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели для воплощения мечты в реальность.
• Управляйте своей «персональной корпорацией» проактивно.
• Расчистите штампы и нарисуйте «ваш день через несколько лет».
• Определите ваши ценности с помощью «мемуарника».
• Сформулируйте личную миссию в форме эпитафии.
• Ищите ваше призвание.
• Выявите пять-семь ключевых областей вашей жизни.
• Сделайте обзорный график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам.
• Наиболее близкие и понятные цели сделайте измеримыми.
• Увеличивайте горизонт вашего целеполагания.
• Включите годовое целеполагание в ритуал «новогодней зачистки».
4. Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся мире
Проза жизни: вчера – рано, завтра – поздно, сегодня – некогда.
Мы говорили о постановке долгосрочных жизненных целей. Но между целями и результатами лежит большое количество рутинной работы. Как ее организовать, как проложить верный путь к достижению результатов, укладываясь при этом в плановые сроки?
Первое, что нужно для этого сделать, – избавиться от нашего традиционного русского самоуничижения на тему, «как мы, русские, не можем ничего планировать, как мы все решаем в последний момент, вечно живем в авралах, ах, какая жалость, что мы не немцы». Полноте, друзья. Когда хотим – мы вполне способны планировать, иначе не победили бы в великой войне и не запустили бы первого человека в космос.
Посмотрите вокруг себя. Я уверен: вы найдете людей организованных, целеустремленных, грамотно и разумно планирующих работу – и при этом открытых к спонтанности и эмоциям, не превратившихся в роботов. Давайте ориентироваться на лучшие образцы, а не на худшие. Укладываться в сроки нетрудно – достаточно перестать себя зомбировать, убеждая в собственной якобы неорганизованности. И – начать планировать, грамотно и вдумчиво. Прямо сейчас, именно в сегодняшний день. Не «с понедельника». Приступим!
План на день
Дорогой читатель, не в моем стиле предлагать вам непреложные истины и «правильные» ответы, поскольку в менеджменте правильных ответов не существует. Что для одного правильно и работоспособно, другому совершенно не подходит. Но сейчас мне придется все же высказать непреложную истину тайм-менеджмента: план дня должен быть.
Плохие новости: десять электронных писем во «Входящих», пять стикеров на мониторе, пятнадцать «не забыть» в голове и два крестика, нарисованных ручкой на руке, планом дня не являются. План дня должен быть в одном месте и обязательно в письменном виде. При этом план может быть в Outlook или в Excel, на бумажном бланке или в ежедневнике – это не принципиально.
Частое возражение против планирования дня состоит в том, что все быстро меняется. Но планы и нужны для ситуаций, когда все меняется. Вы ведь не планируете процесс утренней чистки зубов, поскольку он для вас понятен и предсказуем. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План – это как раз способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться.
Как делать планирование гибким, удобным и комфортным, не загоняющим в слишком жесткие рамки, – мы сейчас обсудим. Необходимо учесть: план обязательно должен быть материальным (на бумаге или в электронном виде). Как говорил один полковник на моей военной кафедре, «самая острая память тупее самого тупого карандаша». Память человека неспособна держать слишком много информации одновременно. Обязательно записывайте все задачи на день и регулярно просматривайте этот список в течение дня. Это потребует всего несколько минут, но даст вам управляемость и подконтрольность ваших задач, возможность ничего не забывать и правильно расставлять акценты.
На открытом семинаре один из участников, чаще всего придиравшийся не по делу, вышел рассказывать результаты работы своей группы над кейсом. «На флипчарте я расписание рисовать не буду, я вам словами расскажу: в 9:00 мы делаем то-то, в 9:30 то-то, в 11:00 то-то…» Я прервал его и спросил: кто помнит, во сколько мы подписываем документы, а во сколько идем к шефу? Группа молчит. «Вот видите, мы целый день неоднократно вспоминали принцип материализованности, и именно тот, кто считал, что лучше всех все знает, демонстрирует полное отсутствие навыка материализовать значимую информацию». Группа согласилась: мозгом простые вещи понимаем, но делать – не умеем. Мораль: не спешите думать, что вы уже все умеете. Труднее всего даются самые простые и банальные вещи. Понаблюдайте за собой повнимательнее и не стесняйтесь оттачивать именно простые инструменты.
Внимание! Это не конец книги.
Если начало книги вам понравилось, то полную версию можно приобрести у нашего партнёра - распространителя легального контента. Поддержите автора!
