Текст книги "Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело"

Грэм Олкотт
Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело

Посвящается Чазу – настоящему ниндзя и моему соучастнику.

Graham Allcott

How to be a Productivity Ninja:

Worry Less, Achieve More and Love What You Do

Text copyright © 2012, 2014 Graham Allcott

Перевод Т. Новиковой

Художественное оформление Е. Гузняковой

Предисловие

ДОРОГИЕ ЧИТАТЕЛИ…

Хотели бы вы активно действовать и менять мир, но при этом время от времени лениться и расслабляться? Да, да, я тоже так хочу. Мы, люди, – прежние первобытные охотники, достигшие такой степени развития, что нам больше нет нужды неустанно охотиться, поэтому мы имеем полное право и все основания немного полениться. И все же это не мешает нам быть амбициозными и честолюбивыми существами.

Под продуктивностью я понимаю способность достигать желаемого минимальными усилиями. Естественно, мне совершенно не хочется гореть на работе. Мне жизненно необходимо время для личных отношений, дружбы, увлечений, хобби, отдыха и всего того, что придет мне в голову.

Именно поэтому несколько лет назад у меня появилось новое увлечение. В то время я занимался сотней разных дел – и за зарплату, и на общественных началах. Некоторые занятия были связаны с работой, другие нет. Однако главная цель для меня всегда заключалась в том, чтобы… изменить мир. И вот новым моим увлечением стала эффективность. Эта книга написана о том, как осуществить самые серьезные перемены и оказать максимальное влияние (какой бы смысл вы ни вкладывали в подобные выражения), прилагая минимум усилий.

Хочу поблагодарить вас за то, что вы купили эту книгу. Решив прочесть ее, вы уже продемонстрировали желание менять мир, оказывать влияние и искать более легкие и эффективные пути осуществления задуманного. За те несколько лет, что прошли с момента основания компании Think Productive, мы успели поработать с крупнейшими компаниями Великобритании и Европы, правительственными организациями и благотворительными фондами. Мы помогли им снять информационный стресс, почти неизбежный в современном мире. Моя книга позволит вам сделать то же самое.

Мой подход к продуктивности абсолютно человечный. Обычно все считают людей, добившихся потрясающих результатов, не такими, как простые смертные. Конечно, великие исторические деятели обладали уникальными талантами, харизмой и умением предвидеть будущее. Однако никто из них по сути ничем не отличался от вас или меня: даже самые смелые испытывали страх, даже самые сильные лидеры порой теряли направление, и даже самые великие страдали от приступов сомнений в себе и имели другие человеческие слабости. И все же во многих руководствах по управлению временем и ведению бизнеса, которые пользуются сегодня такой популярностью в нашем обществе, сложился культ знаменитостей, культ личностей.

В этой книге мы с вами проанализируем, какими чертами характера должен обладать настоящий продуктивный ниндзя[1]1
   Ниндзя – клан отважных тренированных воинов-лазутчиков, последователей дзен-буддизма в средневековой Японии. Они с детства проходили подготовку в очень сложном искусстве ниндзюцу, включавшем много разнообразных умений. Главная задача ниндзя – добывать нужную информацию, а также владеть любым предметом как оружием (по принципу подобия использования). Знания и умения ниндзя были очень разносторонни: от навыков прекрасной ориентации на местности до необычайно развитой зрительной памяти и искусства врачевания (траволечение и иглоукалывание). – Прим. ред. с использованием материалов Википедии: http://ru.wikipedia.org/wiki/ и нескольких других сайтов.


[Закрыть], научимся погружаться в истинный покой дзен, обретем безжалостность, научимся пользоваться оружием, овладеем искусством уловок и маскировки, сделаем свое мышление оригинальным, станем гибкими, разумными и готовыми ко всему. И, надеюсь, вы поймете самое главное: чтобы стать продуктивным ниндзя, вовсе не обязательно становиться супергероем.

Очень многие люди покупают подобные книги, но не находят времени прочесть их. Другие исповедуют культ личности и тонут в мечтах о совершенстве, символизируемом фигурой избранного ими гуру. Они тратят время на фантазии о том, как стать писателем или кем-то подобным своему гуру, хотя следовало бы заняться планированием и осуществлением перемен в собственной жизни.

Хочу, чтобы вы поняли: в природе не существует идеального гуру, которому следовало бы слепо поклоняться. Не считайте меня гением продуктивности. Мне знакомы сомнения в себе, душевные терзания, промедления и напрасная трата времени. Разница между мной и вами заключается в том, что я осознаю эти дурные привычки и стараюсь от них избавиться.

Полагаю, мой опыт и мои мысли окажутся полезными для вас, потому что я не притворяюсь, что мне незнакомы неудачи. Надеюсь, вы воспримете это мое признание как доказательство моей искренности и сможете извлечь уроки из моих ошибок. Не выбрасывайте мою книгу и не устремляйтесь за недостижимым гуру. Я от всей души верю, что идея повышения собственной продуктивности и превращения в настоящего ниндзя станет для вас мощным мотиватором.

Эту книгу во многих отношениях можно считать руководством и в работе, и в жизни. Она своего рода гимн достижениям. Помните, что за каждым великим достижением всегда стоит обычный человек, точно такой же, как вы.

1. Путь продуктивного ниндзя

«Быть занятым еще не означает заниматься реальной работой. Цель любой работы – создание чего-либо или достижение, а для этого требуется предвидение, система, планирование, интеллект и отчетливо осознаваемая цель, а также упорство и трудолюбие. Видимость действия – это не действие».

Томас Эдисон

Вы никогда на задумывались, что вам следовало бы эффективнее распоряжаться своим временем? Наверняка вам приходили мысли о том, как некоторым людям удается за то же время сделать гораздо больше вас? Вам хотелось бы научиться справляться с растущим в геометрической прогрессии валом электронной почты и других дел? Видимо, вам тоже вечно не хватает тех 24 часов, из которых состоят наши сутки?

Основным фактором продуктивности, успеха и счастья нередко считают хороший «тайм-менеджмент». Этой теме посвящены сотни книг, по большей части написанных настоящими экспертами, которые полагают, что делают все идеально и правильно. Все они дают одни и те же советы: правильно расставляйте приоритеты, начинайте день с составления списка дел, а затем систематично вычеркивайте пункт за пунктом, начав с самого важного и закончив самым незначительным. Определите точный порядок, ставьте себе краткосрочные, среднесрочные и долговременные цели, организуйте свое рабочее место и начинайте сложные проекты с составления длинного, но идеально продуманного плана. Все кажется очень простым и абсолютно идеальным, верно?

Что ж, давайте сразу проясним одну вещь. Я написал эту книгу не потому, что являюсь истинным экспертом тайм-менеджмента. Я вовсе не принадлежу к людям, организованным от природы. Естественный для меня стиль работы совершенно противоположен: я люблю подумать, привыкнуть к новым идеям. Я чувствую себя более комфортно на уровне стратегий, а не действий. Я терпеть не могу продумывать мелочи, порой действую инстинктивно. Я потрясающе нереалистично оцениваю то, чего можно достичь в конкретный период времени.

Однако все это можно назвать моими сильными сторонами, которые помогают мне добиваться успеха в своих предприятиях. Это – особенности моей личности. Я играю на этих своих чертах, хотя прекрасно осознаю, что они же являются и моими слабостями. Преодоление дурных привычек и приобретение позитивных дает мне возможность помогать другим людям делать то же самое. Но борьба с собственными неэффективными демонами и упорное стремление к повышению продуктивности и полному контролю над собственной работой и жизнью привели меня к очень важному выводу: тайм-менеджмент умер.

Тайм – менеджмент умер

Где-то в процессе правила игры изменились. Сегодня мы живем в эпоху постоянной мобильной связи и информационной перегрузки. Нас постоянно бомбардируют информационные потоки – причем одновременно из разных источников. Еще десять лет назад такое невозможно было представить. В старых книгах по тайм-менеджменту описывается очень простой метод обработки новых информационных поступлений. Информация поступала в виде бумажных писем, которые доставляли в офисы по утрам, а если вы были особо популярны, то еще раз где-то после обеда. Обрабатывать информацию и реагировать на новости было довольно просто – эта работа занимала не более часа в день. В соответствии с прежними принципами тайм-менеджмента все остальное время оказывалось свободным, и вы могли заниматься «реальной работой», которую можно было спланировать в начале дня с помощью простого списка дел и расстановки приоритетов.

Сегодня подобные системы кажутся архаичными: очень сложно выделить время и внимание для реальной работы, потому что мы все семь дней в неделю по 24 часа в сутки получаем электронные письма, сообщения в социальных сетях, голосовую почту, текстовые сообщения, сообщения по внутренней сети, звонки видеоконференций и так далее и тому подобное. Мы постоянно находимся на связи. Вам не случалось в пять вечера обнаружить, что вы смотрите на список дел, в котором не вычеркнут ни один пункт, и задуматься, а на что же ушел весь день? Мне случалось – и частенько.

Помимо неизменно растущего объема информации, связанной с работой, существуют и другие факторы, которые делают прежние стратегии тайм-менеджмента абсолютно непригодными. Сегодня работа стала более сложной, чем когда бы то ни было. Но при этом роли наши определены гораздо менее четко, а сама работа стала более свободной. Сегодня строгая иерархия менеджмента постепенно уходит в прошлое. Каждый член команды несет личную ответственность. Темп коммуникации вырос беспредельно, и мы должны отвечать или хотя бы «быть на связи» практически всегда. Продолжительность рабочего дня увеличилась, хотя и стала более гибкой. Сегодня приходится учитывать потребности работающих родителей и коллег на других континентах. И все это означает, что нам нужно понять нечто очень важное: никогда невозможно все закончить.

Никогда невозможно все закончить

Спросите себя: «Когда я составлял список дел и расставлял приоритеты (А, В, С), то брался ли я за дела, помеченные буквой «С», до дел с приоритетом «А», и не приводило ли это к полной катастрофе?» Конечно, вы так не поступали. А если и брались за дела с приоритетом «С», то наверняка потому, что они неожиданно меняли свою актуальность, становясь делами категории «А» или «В», потому что раньше вы просто об этом не задумывались.

Вспомните хоть один момент рабочего дня, когда оказалось, что больше ничего делать не надо. Пожалуй, за последнее время вы такого не припомните: всегда нужно выполнить что-то еще, разобрать стол, что-то прочесть или немного похозяйничать. Вы наверняка припоминаете свои первые места работы. Скажем, вы работали в баре и в конце долгой смены успевали еще протереть полы, запереть дверь и немного посидеть с кружкой пива, испытывая удовлетворение от хорошо сделанной работы и ее завершения. Приятно чувствовать, что работа завершена, верно? В психологическом смысле удовлетворение от того, что вы чего-то достигли и полностью выполнили свою работу, невероятно ценно.

Завершение приносит нам удовлетворение, потому что мы получаем возможность «расчистить место». Чистое пространство дает перспективу, позволяет немного отдохнуть от стремительного темпа жизни и переоценить свои приоритеты.

Проблема заключается в том, что парадигма современной работы практически не дает нам ощущения завершения и чистого пространства. Мы постоянно стремимся увидеть свет в конце длинного, длинного туннеля. А когда этот свет наконец забрезжит, мы осознаем, что это всего лишь тусклый факел, закрепленный на стене и освещающий новый объем работы.

Да здравствует менеджмент внимания

Не волнуйтесь! Сегодня правила игры изменились – стали совершенно новыми. Сегодня основным фактором эффективности становится менеджмент внимания. Сегодня ваш успех зависит от того, насколько хорошо вы оберегаете и используете собственное внимание – умеете сосредоточиться. Нас одолевают страшные враги: стресс, прокрастинация[2]2
    Откладывание дел на «потом». – Прим. ред.


[Закрыть], прерывания, отвлечения, малозначимые обязательства, неэффективные рабочие приемы. Нам нужно научиться преодолевать эти препятствия и целиком сосредоточиваться на том, что по-настоящему важно. Настало время мыслить, как ниндзя.

Путь продуктивного ниндзя

«Мы должны с готовностью избавиться от жизни, которую спланировали, чтобы вести ту жизнь, которая нас ожидает».

Джозеф Кэмпбелл

Эта книга поможет вам выработать образ мышления ниндзя, а потом применить его во всех сферах своей работы. И не только работы. Я расскажу о том, как можно превратить информацию из новых источников и непонятные отвлечения в прекрасные и весьма ценные результаты. Я расскажу о наших отношениях с информацией на работе. Вы поймете, что в состоянии все контролировать, а в сутках вполне достаточно времени на то, чтобы сделать необходимое и важное. (Заметьте, я не говорю, «чтобы сделать все».)

В этой главе я познакомлю вас с основными принципами поведения – в духе ниндзя, – которые помогут вам повысить свою эффективность, снизить уровень стресса и изменить отношение к собственной работе. Путь ниндзя – это то, как мы относимся к нашей работе, а не то, как мы ее делаем. Вместо того чтобы сосредоточиваться на конкретных навыках, талантах или средствах, нужно выработать определенный подход к работе, на основе которого будет легко создать системы и процедуры. В следующих главах я покажу вам, как создать эти системы и процедуры. Но сначала давайте поговорим об основополагающих принципах и образе мыслей. А в следующих главах мы попробуем применить этот образ мыслей к повседневным рабочим ситуациям: электронной почте, списку дел, проектам и совещаниям.

НАША РАБОТА – ЭТО ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ

В обычный рабочий день к 9.15 мы получаем больше информации, чем теоретики тайм-менеджмента прошлого получали за неделю! Наша работа изменилась настолько, что теперь для большинства из нас эффективность ее определяется тем, как мы используем новые возможности и справляемся с новыми угрозами. Мы больше не думаем о работе: наша работа – это и есть мышление. Успешная карьера ожидает тех, кто принимает лучшие решения. Если хотите подниматься по карьерной лестнице в своей организации, поймите, что вас будут оценивать по вашей способности реагировать и проявлять ответственность. Чем выше ваше положение в организации, тем большую роль играет этот фактор. Искусство принятия решений, способность выделять время для «качественного мышления», реакция на внутренний голос и интуицию (особенно когда времени на размышления нет) – вот что определяет наш успех на работе.

МЕРА ОТВЕТСТВЕННОСТИ

Как быстро вы реагируете на перемены? Я имею в виду не осознание того, что что-то изменилось, а реальное понимание, усвоение и адекватные ситуации действия.

Всегда считалось, что чем больше человеку платят и чем выше его должность, тем больше его ответственность. Если вы поднимаетесь по корпоративной лестнице, то чем выше оказываетесь, тем больше ответственности.

Однако простой «ответственности» в наши дни недостаточно. Футболисты и менеджеры нередко говорят: «Я поднимаю руки и признаю свою ответственность за наше ужасное поражение». Да, признать ответственность лучше, чем не признать, но почетное поражение все равно остается поражением. А в информационную эпоху ситуация меняется очень быстро. В нашем обществе ценят тех, кто может принять на себя ответственность, но мы редко считаем ответственность активной и динамичной. «Я не хочу ответственности», – говорим мы, словно речь идет только о ее грузе, не сопровождающемся никакими радостями. Но ответственность всегда влечет за собой и влияние. Природа ответственности такова, что она автоматически несет в себе награду – способность оказывать влияние, создавать богатство. Ответственность сопровождается успехом в организации, обществе, семье, личным успехом, в конце концов. Воспринимая ответственность как тяжкий груз, мы считаем ее ценой, которую приходится платить за успех. Для нас это сделка. А так не должно быть.

Эффективная ответственность означает, что вы обладаете способностью точно определять, какие действия требуется предпринять, чтобы преодолеть препятствия и решить любую новую проблему. В этой книге вы найдете советы по повышению эффективной ответственности тремя способами:

✓ Ответственность за происходящее

Мы порой предпочитаем не реагировать на происходящее конкретными действиями. Мы мешкаем и откладываем, словно испытываем лень, усталость, неуверенность и тревогу о результатах. Путь ниндзя поможет вам преодолеть такое мышление и выработать новые привычки. И тогда вы начнете активно искать способы реакции, а не способы уклониться от решения или хотя бы отложить его.

✓ Ответственность за последующее

Не нужно беспокоиться о проблемах, связанных с теми проектами, которыми вы в настоящее время не занимаетесь. Мы с вами создадим системы, которые помогут вам всегда знать, какой следующий шаг нужно сделать в любом проекте. Эти системы помогут вам все держать под контролем.

✓ Ответственность в случае форс-мажора

Когда приходится все бросать из-за возникновения кризисной ситуации, то будет полезно иметь запасной выход, который позволит вам знать и помнить о том, что́ вы бросили. Предлагаемые системы и приемы помогут вам реагировать на подобные ситуации, сохраняя контроль над той работой, которую вы отложили.

Характеристики продуктивного ниндзя

«Простота – вот абсолютная мудрость».

Леонардо да Винчи

Сейчас я расскажу вам об основных особенностях пути продуктивного ниндзя. Когда мы обсудим каждую из них, вы поймете, каким образом они могут влиять на вашу работу. В следующих главах я покажу вам конкретные средства и приемы, которые сделают вас настоящим продуктивным ниндзя.

Дзен-спокойствие

Истинное искусство принятия решений проистекает из способности выделять время и пространство для спокойного и осознанного размышления о реальной проблеме. Решения, принятые в состоянии паники, потом хочется забыть. Ниндзя это понимает и сохраняет умиротворение в самых сложных условиях. Ниндзя сохраняет спокойствие даже в условиях информационной перегрузки. Может быть, в это трудно поверить, но вполне возможно иметь на руках тысячу и одно дело – и при этом сохранять абсолютную безмятежность. Как же победить стресс и научиться спокойствию? Более подробно мы поговорим об этом, когда будем обсуждать практические навыки работы с электронными письмами, заданиями, проектами и программами в стиле ниндзя. А пока что вот несколько основных принципов.

ПОЛЬЗУЙТЕСЬ СИСТЕМОЙ, НЕ ПОЛЬЗУТЕСЬ ГОЛОВОЙ!

«Ум предназначен для рождения идей, а не для их хранения».

Дэвид Аллен

Дабы не забыть важное, храните всю поддерживающую информацию в определенной системе, а не в голове. Не отвлекайтесь и не переживайте из-за того, что можете что-то забыть. Для размещения информации и напоминаний о ней используйте «второй мозг», а не собственную голову. Конечно, это легче сказать, чем сделать, но когда вы овладеете этим навыком, то поймете, что он работает. Я познакомлю вас с вашим «вторым мозгом» и привычками ниндзя чуть позже.

ДОВЕРЯЙТЕ СВОИМ СИСТЕМАМ

Вам нужно доверять используемым системам, верить в то, что они работают. Неопределенность и неуверенность в том, что ваши системы, каковы бы они ни были, помогут вам в работе, порождают сильнейший стресс. Переход на новый компьютер или новое программное обеспечение порождает неопределенность на несколько дней. Но многие люди годами живут, не задаваясь вопросом, а достаточно ли эффективны их собственные системы, чтобы полностью им довериться. Очень важно иметь системы, которым можно доверять. Чтобы обрести это доверие и дзен-спокойствие, вам нужно регулярно анализировать не только свою работу, но и сам ее процесс. Краткий, но регулярный анализ того, как вы работаете, поможет вам обрести ясность мышления, необходимую для эффективной работы.

СНИЗЬТЕ СВОИ ОЖИДАНИЯ. СЕРЬЕЗНО.

Поймите, что сделать все невозможно. Это больше не игра. Черпайте уверенность в понимании того, что ситуация находится под контролем. Правильно выбирайте дела и делайте только то, что в человеческих силах. И тогда вы со всем справитесь.

ПОДДЕРЖИВАЙТЕ ХОРОШУЮ ФИЗИЧЕСКУЮ ФОРМУ

«В здоровом теле здоровый дух».

Неизвестный автор

Хорошая физическая форма и здоровье не просто снижают уровень стресса, но и способствуют сосредоточенности и энергии, необходимым для ясного мышления и принятия решений, которые позволят вам эффективно выполнять свою работу. А кроме того, вы и выглядеть будете замечательно. Абсолютно выигрышная ситуация!

ГОТОВНОСТЬ И ОРГАНИЗОВАННОСТЬ ПОМОГУТ ВАМ СПРАВИТЬСЯ С ЛЮБЫМИ ТРУДНОСТЯМИ

«Порядок на столе – порядок в уме».

Децин Дний Ювенал, древнеримский поэт

Некоторые из нас считают организованность делом скучным, а то и навязчивой идеей. «У меня нет времени на организацию всего этого» – вот самое распространенное возражение, которое я слышу от клиентов, когда обучаю их пути продуктивного ниндзя. Но на самом деле мы же не хотим потерять состояние «потока»[3]3
   Автор термина «поток» – профессор психологии Михай Чиксентмихайи (род. в 1934 в Хорватии, впоследствии декан Чикагского университета). В работе «Поток. Психология оптимального переживания» («Flow: The Psychology of Optimal Experience») он излагает свою теорию потока. Согласно ей человек наиболее счастлив, если пребывает в особом потоковом состоянии – напоминающем дзен-состояние здесь и теперь – состояние полного единения с текущей деятельностью и ситуацией. Вероятно, каждый испытывал это ощуще– ние, характеризующееся свободой, радостью, чувством внутренней наполненности и мастерства, когда забываешь о времени, голоде и т.д. В интервью журналу «Wired» Чиксентмихайи описывает поток следующим образом: «Быть полностью вовлечённым в деятельность ради неё самой. Эго исчезает. Время летит. Каждое действие, движение, мысль следует из предыдущей, словно играешь джаз. Всё твоё существо вовлечено, и ты применяешь свои умения на пределе». – Прим. ред. с использованием материалов Википедии: http://ru.wikipedia.org/wiki/


[Закрыть] – то есть максимальной продуктивности – из-за невозможности в нужный момент найти нужную информацию или необходимые средства. Не следует впадать в занудный перфекционизм, но научитесь действовать организованно по умолчанию, и тогда вы будете регулярно испытывать ощущение сверхэффективного потока.