Текст книги "Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)"

Знания об управлении проектом часто включаются в содержание процессов и обычных процедур. Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс управления знаниями проекта, включают в себя, среди прочего:

♦ Стандартные политики, процессы и процедуры организации. Они могут включать в себя: конфиденциальность и доступ к информации; безопасность и защиту данных; политики хранения документов; использование защищенной авторским правом информации; уничтожение секретной информации; требования к формату и максимальному размеру файлов; регистрационные данные и метаданные; разрешенные технологии и социальные сети и т. п.

♦ Управление персоналом. Сюда относятся, например, документы о развитии и обучении персонала, а также квалификационные требования к поведению в сфере обмена знаниями.

♦ Требования к организационным коммуникациям. Формальные, твердые требования к коммуникациям способствуют решению задач в области обмена информацией. Неформальные коммуникации являются более результативными для создания и интеграции новых знаний в различных группах заинтересованных сторон.

♦ Процедуры формального обмена знаниями и информацией. Сюда относятся учебные обзоры, проводимые до, в ходе и после окончания проектов и фаз проекта, например, определение, оформление извлеченных уроков из текущего и других проектов, а также обмен ими.

Описана в разделе 4.1.2.1. Следует учитывать экспертные заключения, полученные от лиц или групп, обладающих специальными знаниями или подготовкой по следующим вопросам:

♦ управление знаниями,

♦ управление информацией,

♦ организационное обучение,

♦ инструменты управления знаниями и информацией,

♦ соответствующая информация из других проектов.

Инструменты и методы управления знаниями обеспечивают связь между людьми, чтобы они могли вести совместную работу по созданию новых знаний, обмениваться неявными знаниями и интегрировать знания различных членов команды. Принятые для использования в проекте инструменты и методы зависят от характера проекта, особенно от степени связанной с ним инновации, его сложности и уровня разнообразия (включая разнообразие дисциплин) среди членов команды.

Инструменты и методы включают в себя, среди прочего:

♦ налаживание связей, включая неформальное социальное взаимодействие, общение онлайн в социальных сетях и онлайн-форумах, где люди могут открыто задавать любые вопросы («Кто-нибудь знает что-нибудь о…?»), которые являются полезными для начала разговора со специалистами для обмена знаниями;

♦ сообщества практиков (иногда называются «сообщества по интересам» или просто «сообщества») и группы специальных интересов;

♦ совещания, включая виртуальные, где участники могут общаться с помощью коммуникационных технологий;

♦ наставничество и стажировка на рабочем месте;

♦ дискуссионные форумы, например, фокус-группы;

♦ мероприятия по обмену знаниями, например, семинары и конференции;

♦ практикумы, включая совещания по решению проблем и учебные обзоры, предназначенные для определения извлеченных уроков;

♦ обучение на конкретных примерах достижений;

♦ методы творческого обмена и обмена идеями;

♦ ярмарки и кафе знаний;

♦ обучение, предполагающее взаимодействие обучающихся.

Все указанные инструменты и методы могут применяться при личном общении или в виртуальном пространстве, или в сочетании. Общение при личной встрече обычно является наиболее результативным способом установления доверительных отношений, которые необходимы для управления знаниями. После установления отношений для их продолжения можно использовать средства виртуального взаимодействия.

Инструменты и методы управления информацией используются для создания информации и обеспечения людям доступа к ней. Они результативны для обмена простыми, не допускающими разного толкования, кодированными явными знаниями. Включают в себя, среди прочего:

♦ методы кодирования явных знаний, например, для создания записей о подлежащих к извлечению уроках в реестре извлеченных уроков;

♦ реестр извлеченных уроков;

♦ библиотечные услуги;

♦ сбор информации, например, поиск информации в Интернете и чтение опубликованных статей;

♦ информационную систему управления проектами (PMIS); Описаны в разделе 4.3.2.2. Информационные системы управления проектами часто включают системы управления документами.

Инструменты и методы, которые обеспечивают связь людей с информацией, можно усовершенствовать путем внесения элемента взаимодействия, например, за счет использования функции «свяжитесь со мной», чтобы пользователи могли обратиться к авторам уроков за рекомендациями в отношении их конкретного проекта и контекста.

Взаимодействие и поддержка также помогают людям в поиске нужной информации. Попросить помощь, как правило, проще и быстрее, чем пытаться подобрать термин для поиска. Поисковые термины часто трудно подобрать, так как люди могут не знать, какие ключевые слова или фразы нужно использовать для доступа к нужной им информации.

Инструменты и методы управления информацией должны быть привязаны к процессам проекта и владельцам процессов. Сообщества практиков и эксперты в предметных областях (SMEs) могут, например, предложить специальные знания, которые ведут к улучшению процессов контроля; наличие внутреннего спонсора может стать гарантией внедрения усовершенствований. С целью определения общих проблем для разрешения путем внесения изменений в процедуры проекта можно анализировать записи в реестре извлеченных уроков.

Применяемые навыки межличностных отношений и работы с командой включают, среди прочего, следующие:

♦ Активное слушание. Описано в разделе 10.2.2.6. Активное слушание помогает сократить число недоразумений и улучшить коммуникацию и обмен знаниями.

♦ Фасилитация. Описана в разделе 4.1.2.3. Фасилитация помогает направить работу группы к успешной выработке решения, предложения или заключения.

♦ Лидерство. Описано в разделе 3.4.4. Лидерство используется с целью передать членам команды общее видение и побудить их сосредоточиться на соответствующих знаниях и целях знаний.

♦ Налаживание связей. Описано в разделе 10.2.2.6. Налаживание связей позволяет устанавливать необходимые неформальные связи и отношения в среде заинтересованных сторон проекта и создает условия для обмена явными и неявными знаниями.

♦ Политическая осведомленность. Описана в разделе 10.1.2.6. Политическая осведомленность помогает руководителю проекта планировать коммуникации, исходя из условий среды проекта, а также политического окружения организации.

Реестр извлеченных уроков может содержать категорию и описание ситуации. Реестр извлеченных уроков может также включать в себя сведения о влиянии, рекомендациях и предложенных мерах, связанных с определенной ситуацией. Реестр извлеченных уроков может содержать описание трудностей, проблем, реализованных рисков и возможностей или, по мере целесообразности, другие сведения.

Реестр извлеченных уроков создается как выход данного процесса на ранних стадиях проекта. В последующем он используется в качестве входа и обновляется как выход во многих процессах на всем протяжении проекта. Лица или команды, участвующие в работе, также участвуют в регистрации извлеченных уроков. Знания могут быть оформлены с помощью видеозаписей, фотографий, аудиозаписей или любых иных подходящих средств, обеспечивающих эффективность зарегистрированных уроков.

В конце проекта или фазы информация передается в актив процессов организации, называемый репозиторием извлеченных уроков.

Любое изменение плана управления проектом проходит через принятый в организации процесс по контролю изменений на основании запроса на изменение. В результате этого процесса может быть обновлен любой компонент плана управления проектом.

Все проекты формируют новые знания. Некоторые полученные знания кодируются, становятся частью поставляемых результатов или включаются в состав улучшений процессов и процедур в результате процесса управления знаниями проекта. Существующие знания также могут кодироваться или включаться в состав базы знаний в результате этого процесса, например, если существующая идея о новой процедуре была впервые опробована в ходе проекта и оказалась успешной.

В результате этого процесса может быть обновлен любой актив процессов организации.

Мониторинг и контроль работ проекта – это процесс отслеживания, проверки и ведения отчетности об общем прогрессе для достижения целей исполнения, определенных в плане управления проектом. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он позволяет заинтересованным сторонам понимать текущее состояние проекта, распознавать действия, выполняемые для решения проблем исполнения, а также иметь представление о будущем статусе проекта с учетом прогнозов стоимости и прогнозов в отношении расписания. Этот процесс осуществляется на протяжении всего проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 4-10. На рис. 4-11 показана диаграмма потоков данных процесса.

Рис. 4-10. Мониторинг и контроль работ проекта: входы, инструменты и методы, выходы

Рис. 4-11. Мониторинг и контроль работ проекта: Диаграмма потоков данных

Мониторинг – это аспект управления проектом, осуществляемый на протяжении всего проекта. Мониторинг включает в себя сбор, измерение и оценку измерений и тенденций для оказания воздействия на улучшение процесса. Постоянный мониторинг дает команде управления проектом возможность понимать общее состояние проекта и определять, на какие области следует обратить особое внимание. Контроль включает в себя определение корректирующих или предупреждающих действий, либо пересмотр планов и отслеживание выполнения планов с целью определить, насколько удалось решить проблему с помощью предпринятых действий. Процесс мониторинга и контроля работ проекта решает следующие задачи:

♦ сравнение фактического исполнения проекта с планом управления проектом;

♦ периодическая оценка исполнения, чтобы определить, требуются ли какие-либо корректирующие или предупреждающие действия, с последующей рекомендацией данных действий, при необходимости;

♦ проверка статуса отдельных рисков проекта;

♦ поддержание точной, своевременно обновляемой информационной базы относительно продукта (продуктов) проекта и сопутствующей документации на всем протяжении выполнения проекта;

♦ предоставление информации, помогающей в составлении отчетов о статусах, проведении измерений исполнения и прогнозировании;

♦ предоставление прогнозов, позволяющих обновлять информацию о текущей стоимости и текущем расписании;

♦ мониторинг реализации одобренных изменений по мере их появления;

♦ предоставление соответствующих отчетов об исполнении и статусе проекта руководству программы, если проект является частью общей программы; и

♦ обеспечение согласованности проекта с бизнес-потребностями.

Описан в разделе 4.2.3.1. Мониторинг и контроль работ проекта включает в себя рассмотрение всех аспектов проекта. Входом в этот процесс может стать любой компонент плана управления проектом.

Документы проекта, которые можно считать входами в данный процесс, включают, среди прочего:

♦ Журнал допущений. Описан в разделе 4.1.3.2. Журнал допущений содержит информацию о допущениях и ограничениях, которые, как было установлено, оказывают влияние на проект;

♦ Основу для оценок. Описана в разделе 6.4.3.2 и 7.2.3.2. Основа для оценок показывает, как различные оценки были получены и могут использоваться при принятии решений о принятии мер на отклонения.

♦ Прогнозы стоимости. Описаны в разделе 7.4.3.2. На основе данных исполнения проекта в прошлом прогноз стоимости используется для определения того, находится ли проект в пределах допустимого диапазона значений бюджета, и необходимо ли внесение запросов на изменения.

♦ Журнал проблем. Описан в разделе 4.3.3.3. Журнал проблем используется для документирования и мониторинга лиц, ответственных за решение конкретных проблем к определенному сроку.

♦ Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Реестр извлеченных уроков может содержать информацию о результативном реагировании на отклонения, а также корректирующих и предупреждающих действиях.

♦ Список контрольных событий. Описан в разделе 6.2.3.3. Список контрольных событий показывает даты контрольных событий по расписанию и используется для проверки исполнения запланированных контрольных событий.

♦ Отчеты о качестве. Описаны в разделе 8.2.3.1. Отчет о качестве включает в себя проблемы управления качеством, рекомендации для совершенствования процесса, проекта и продукта, рекомендуемые корректирующие действия (включая переделку, устранение дефектов/ремонт, 100 % проверку и т. п.) и сводку заключений по результатам процесса контроля качества.

♦ Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Реестр рисков предоставляет информацию об угрозах и благоприятных возможностях, которые появились в ходе исполнения проекта.

♦ Отчет по рискам. Описан в разделе 11.2.3.2. Отчет по рискам, наряду с информацией об отдельных рисках, предоставляет информацию о совокупном риске проекта.

♦ Прогнозы в отношении расписания. Описаны в разделе 6.6.3.2. На основе данных исполнения проекта в прошлом прогнозы в отношении расписания используются для определения того, находится ли проект в пределах допустимого диапазона значений расписания, и необходимо ли внесение запросов на изменения.

Сбор данных об исполнении работ, которые передаются в процессы контроля, производится на протяжении всего периода исполнения работ. Чтобы стать информацией об исполнении работ, данные об исполнении работ сопоставляются с компонентами плана управления проектом, документами проекта и другими переменными проекта. Это сопоставление показывает то, как исполняется проект.

Конкретные показатели исполнения работ в отношении содержания, расписания, бюджета и качества определяются в начале проекта в тексте плана управления проектом. Данные об исполнении собираются на протяжении проекта в ходе процессов контроля и сопоставляются с планом и другими переменными с целью получить контекст для исполнения работы.

Например, данные об исполнении работ в отношении стоимости могут включать сведения об израсходованных финансовых средствах. Но для того, чтобы извлечь из них пользу, эти данные необходимо сопоставить с бюджетом, выполненными работами, использованными на выполнение работ ресурсами и расписанием выделения финансовых средств. Данная дополнительная информация дает контекст, позволяющий определить, исполняется ли проект в рамках установленного бюджета, или есть отклонения. Эта информация также показывает степень отклонения от плана, поэтому по результатам ее сравнения с определенными в плане управления проектом пороговыми значениями отклонений она может показать, требуются ли предупреждающие или корректирующие действия. Интеграция данных об исполнении работ и дополнительной информации в единое целое обеспечивает контекст, который дает прочное основание для принятия решений в рамках проекта.

Описаны в разделе 12.2.3.2. Соглашение о закупке содержит основные положения и условия и может включать в себя другие пункты, которые определяет покупатель для указания того, что именно продавец должен произвести или предоставить. Если в рамках проекта часть работ передается на аутсорсинг, то руководителю проекта необходимо осуществлять надзор над исполнением работ подрядчиком с целью обеспечить соответствие всех соглашений конкретным потребностям проекта при одновременном соблюдении политик организации в отношении закупок.

Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс мониторинга и контроля работ проекта, включают в себя, среди прочего:

♦ информационные системы управления проектами, такие как инструменты составления расписаний, контроля стоимости и ресурсного планирования; показатели исполнения, базы данных, ведение документации проекта и финансового учета;

♦ инфраструктуру (например, существующие производственные объекты и оборудование, телекоммуникационные каналы организации);

♦ ожидания заинтересованная сторон и пороги рисков;

♦ государственные и промышленные стандарты (например, предписания контролирующих органов, стандарты на продукцию, стандарты качества, производственные стандарты).

Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс мониторинга и контроля работ проекта, включают в себя, среди прочего:

♦ стандартные политики, процессы и процедуры организации;

♦ процедуры финансового контроля (например, необходимый анализ расходов и выплат, статьи бухгалтерского учета и стандартные положения договоров);

♦ методы мониторинга и отчетности;

♦ процедуры управления проблемами, определяющие средства контроля проблем, выявления проблем, а также отслеживания мер по устранению проблем и выполненных действий;

♦ процедуры управления дефектами, определяющие средства контроля дефектов, выявления дефектов, а также отслеживания мер по устранению дефектов и выполненных действий;

♦ базу знаний организации, в частности, результаты измерения процессов и репозиторий извлеченных уроков.

Описана в разделе 4.1.2.1. Следует учитывать экспертные заключения, полученные от лиц или групп, обладающих специальными знаниями или подготовкой по следующим вопросам:

♦ анализ освоенного объема;

♦ интерпретация и контекстуализация данных,

♦ методы оценки длительности и стоимости,

♦ анализ тенденций;

♦ отраслевые технические знания и главная область проекта,

♦ управление рисками,

♦ управление договорами.

Методы анализа данных, которые можно использовать, включают в себя, среди прочего, следующие:

♦ Анализ альтернатив. Анализ альтернатив применяется для выбора корректирующих действий или сочетания корректирующих и предупреждающих действий для использования на практике в случае отклонения.

♦ Сравнительный анализ затрат и выгод. Описан в разделе 8.1.2.3. Сравнительный анализ затрат и выгод помогает определить наилучшее корректирующее действие с учетом стоимости в случае наличия отклонений в проекте.

♦ Анализ освоенного объема. Описан в разделе 7.4.2.2. Освоенный объем позволяет увидеть единую перспективу исполнения содержания, расписания и стоимости.

♦ Анализ первопричины. Описан в разделе 8.2.2.2. Анализ первопричины сосредоточен на выявлении основных причин возникновения проблемы. Он может использоваться для определения причин отклонения и областей, на которые руководителю проекта следует обратить особое внимание, чтобы достичь целей проекта.

♦ Анализ тенденций. Анализ тенденций используется для прогнозирования исполнения проекта на основе прошлых результатов. Он призван оценить перспективу проекта с точки зрения возможных задержек и заранее предупредить руководителя проекта, что в предстоящий период могут возникнуть проблемы с расписанием, если выявленные тенденции сохранятся. Эта информация предоставляется на достаточно раннем этапе реализации проекта, чтобы у команды проекта было время на анализ и устранение любых отклонений от нормы. Результаты анализа тенденций могут быть использованы, чтобы рекомендовать, по мере необходимости, предупреждающее действия.

♦ Анализ отклонений. При анализе отклонений рассматриваются различия (или отклонения) между планом и фактическим исполнением. Данные отклонения могут включать в себя оценки длительности, стоимости, расхода ресурсов, ставок ресурсов, технического исполнения и другие метрики.

Анализ отклонений может производиться в каждой области знаний на основе характерных для нее отклонений. В процессе мониторинга и контроля работ проекта анализ отклонений рассматривает отклонения с точки зрения единой перспективы с учетом отклонений по стоимости, срокам, техническим вопросам и ресурсам относительно друг друга с целью получить общее представление об отклонении проекта. Это позволяет приступить к осуществлению необходимых предупреждающих и корректирующих действий.