Текст книги "Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)"

Методы принятия решений, которые можно использовать, включают в себя, среди прочего, голосование. Описанное в разделе 5.2.2.4 голосование может проводиться по принципу принятия решений единогласно, большинством голосов или относительным большинством голосов.

Совещания могут быть очными, виртуальными, формальными или неформальными. Они могут проводиться с участием членов команды проекта и, по мере целесообразности, других заинтересованных сторон проекта. Типы совещаний, среди прочего, включают в себя совещания групп пользователей и обзорные совещания.

Информация об исполнении работ объединяется, записывается и рассылается в физической или электронной форме в целях осведомления, а также для побуждения к принятию решений или совершению действий. Отчеты об исполнении работ – это физическое или электронное представление информации об исполнении работ, предназначенное для вынесения решений, выполнения действий или обеспечения осведомленности. Они направляются заинтересованным сторонам проекта посредством процессов коммуникаций в порядке, определенном в плане управления коммуникациями проекта.

Примером отчетов об исполнении работ могут служить отчеты о статусе и прогрессе. Отчеты об исполнении работ могут содержать графики и информацию об освоенных объемах, линии трендов и прогнозы, диаграммы сгорания резервов (reserve burndown charts), гистограммы дефектов, информацию об исполнении договоров и обзоры рисков. Они могут быть представлены в виде информационных панелей (dashboards), тепловых карт (heat reports), светофорных схем (stop light charts) или в другом представлении, облегчающем усвоение информации, принятие решений и выполнение действий.

Описаны в разделе 4.3.3.4. Запросы на изменения, которые могут расширить, скорректировать или сократить содержание проекта или продукта, требования к качеству, базовое расписание или базовый план по стоимости, могут формироваться в результате сравнения плановых результатов с фактическими. Запросы на изменения могут стать причиной сбора и документирования новых требований. Изменения могут оказывать воздействие на план управления проектом, документы проекта или поставляемые результаты в виде продукта. Запросы на изменения проходят проверку и направление в соответствии с процессом интегрированного контроля изменений (см. раздел 4.6). Изменения могу включать в себя, среди прочего:

♦ Корректирующее действие. Намеренное действие с целью привести исполнение работ проекта в соответствие с планом управления проектом.

♦ Предупреждающее действие. Намеренное действие, обеспечивающее соответствие будущего исполнения работ проекта плану управления проектом.

♦ Исправление дефекта. Целенаправленные операции, которые исправляют несоответствующий требованиям продукт или компонент продукта.

Любое изменение плана управления проектом проходит через принятый в организации процесс по контролю изменений на основании запроса на изменение. Изменения, выявленные в рамках процесса мониторинга и контроля работ проекта, могут оказывать воздействие на общий план управления проектом.

В качестве документов проекта, которые могут быть обновлены в результате осуществления данного процесса, можно назвать, среди прочего:

♦ Прогнозы стоимости. Описаны в разделе 7.4.3.2. Изменения в прогнозах стоимости, сделанные по результатам этого процесса, оформляются документально с помощью процессов управления стоимостью.

♦ Журнал проблем. Описан в разделе 4.3.3.3. Возникшие в результате этого процесса новые проблемы регистрируются в журнале проблем.

♦ Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. В реестр извлеченных уроков вносятся обновления о результативном реагировании на отклонения, а также корректирующих и предупреждающих действиях.

♦ Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Новые риски, выявленные в ходе данного процесса, регистрируются в реестре рисков, а управление ими осуществляется с помощью процессов управления рисками.

♦ Прогнозы в отношении расписания. Описаны в разделе 6.6.3.2. Изменения в прогнозах расписания, сделанные по результатам этого процесса, оформляются документально с помощью процессов управления расписанием.

Интегрированный контроль изменений – это процесс анализа всех запросов на изменения, их одобрения и управления изменениями поставляемых результатов, документов проекта и плана управления проектом, а также предоставления информации о решениях. Этот процесс предназначен для рассмотрения всех запросов на изменения документов проекта, поставляемых результатов или плана управления проектом, а также принятия решений по запросам на изменения. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он позволяет учитывать документированные изменения в проекте комплексным образом, одновременно реагируя на совокупный риск проекта, который часто возникает в связи с изменениями, внесенными без рассмотрения в общие цели или планы проекта. Этот процесс осуществляется на протяжении всего проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 4-12. На рис. 4-13 показана диаграмма потоков данных процесса.

Рис. 4-12. Интегрированный контроль изменений: входы, инструменты и методы, выходы

Рис. 4-13. Интегрированный контроль изменений: диаграмма потоков данных

Процесс интегрированного контроля изменений осуществляется с самого начала проекта и вплоть до его завершения, и за него единоличную ответственность несет руководитель проекта. Запросы на изменения могут влиять на содержание проекта и содержание продукта, а также на любые компоненты плана управления проектом и документы проекта. Изменения могут быть запрошены любой заинтересованной стороной, участвующей в осуществлении проекта, и могут происходить в любое время на протяжении всего жизненного цикла проекта. Применяемый уровень контроля изменений зависит от прикладной области, сложности конкретного проекта, требований договора, а также контекста и среды, в которых осуществляется проект.

До окончательного утверждения базовых планов осуществлять формальный контроль изменений в рамках процесса интегрированного контроля изменений не требуется. Однако после утверждения базовых планов запросы на изменения проходят через этот процесс. По общему правилу, план управления конфигурацией каждого проекта должен определять, какие артефакты проекта должны подлежать контролю конфигурации. Любые изменения в элементе конфигурации должны находиться под формальным контролем и требовать запроса на изменение.

Хотя изменения могут быть инициированы устно, они обязательно должны быть зарегистрированы в письменной форме и переданы в систему управления изменениями и/или управления конфигурацией. Запросы на изменения до принятия решения об утверждении могут потребовать представления информации об оценке воздействий на расписание, а также на стоимость. Во всех случаях, когда следствием запроса на изменение может стать воздействие на любые базовые планы проекта, требуется осуществление формального процесса интегрированного контроля изменений. По каждому документированному запросу на изменение ответственное лицо – обычно это или спонсор или руководитель проекта – должно принять решение либо о его одобрении, либо отсрочке, либо отклонении. Ответственное лицо будет указано в плане управления проектом или в рамках процедур организации. При необходимости в процесс интегрированного контроля изменений включается совет по контролю изменений (change control board, CCB) – формально созданная группа, ответственная за изучение, оценку, одобрение, отсрочку или отклонение внесения изменений в проект, а также за фиксацию соответствующих решений и информирование о них.

Одобренные запросы на изменения могут потребовать создания новых или пересмотра старых оценок стоимости, последовательностей операций, дат расписания, потребностей в ресурсах и анализа альтернатив реагирования на риски. Эти изменения могут потребовать внесения поправок в план управления проектом или в другие документы проекта. Для определенных запросов на изменения после одобрения ССВ может потребоваться одобрение заказчика или спонсора, если они не входят в состав ССВ.

Описан в разделе 4.2.3.1. Компоненты плана управления проектом включают в себя, среди прочего:

♦ План управления изменениями. Описан в разделе 4.2.3.1. План управления изменениями содержит указания по управлению процессом контроля изменений и документально закрепляет роли и сферу ответственности совета по контролю изменений (CCB).

♦ План управления конфигурацией. Описан в разделе 4.2.3.1. План управления конфигурацией описывает конфигурируемые элементы проекта и определяет элементы, которые будут регистрироваться и обновляться так, чтобы продукт проекта оставался согласованным и функционирующим.

♦ Базовый план по содержанию. Описан в разделе 5.4.3.1. Базовый план по содержанию предусматривает определение проекта и продукта.

♦ Базовое расписание. Описано в разделе 6.5.3.1. Базовое расписание используется для оценки воздействия изменений, вносимых в расписание проекта.

♦ Базовый план по стоимости. Описан в разделе 7.3.3.1. Базовый план по стоимости используется для оценки воздействия изменений на стоимость проекта.

Документы проекта, которые можно считать входами в данный процесс, включают, среди прочего:

♦ Основу для оценок. Описана в разделе 6.4.3.2. Основа для оценок показывает, как были получены оценки длительности, стоимости и ресурсов и как эти оценки могут использоваться при расчетах воздействия изменения на сроки, бюджет и ресурсы.

♦ Матрицу отслеживания требований. Описана в разделе 5.2.3.2. Матрица отслеживания требований помогает оценить воздействие изменения на содержание проекта.

♦ Отчет по рискам. Описан в разделе 11.2.3.2. Отчет по рискам представляет информацию по источникам совокупного риска и отдельных рисков, связанных с запрошенным изменением.

Описаны в разделе 4.5.3.1. Отчеты об исполнении работ, относящиеся к процессу интегрированного контроля изменений, включают в себя данные по доступности ресурсов, расписанию и стоимости, отчеты по освоенному объему, диаграммы сгорания/выгорания (burnup/burndown chart).

Многие процессы производят на выходе запросы на изменения. Запросы на изменения (см. описание в разделе 4.3.3.4) могут включать в себя корректирующие действия, предупреждающие действия, исправление дефектов, а также обновления формально контролируемых документов или поставляемых результатов, отражающие измененные или дополнительные идеи или содержание. Изменения могут оказывать или не оказывать влияния на базовые планы проекта, причем в некоторых случаях влиянию подвергается только исполнение в сравнении с базовым планом. Решения по таким изменениям, как правило, принимает руководитель проекта.

Запросы на изменения, которые оказывают влияние на базовые планы проекта, должны, как правило, включать в себя информацию о стоимости реализации предложенного изменения, об изменениях запланированных сроков, требований к ресурсам и рисков. Указанные изменения утверждает ССВ (при наличии такового), а также заказчик и спонсор, если они не входят в состав ССВ. В базовый план вносятся только утвержденные изменения.

Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс интегрированного контроля изменений, включают в себя, среди прочего:

♦ юридические ограничения, такие как нормативные акты органов государственного управления и местного самоуправления;

♦ государственные или промышленные стандарты (например, стандарты на продукты, стандарты качества, правила техники безопасности и производственные стандарты);

♦ юридические или регуляторные требования и/или ограничения;

♦ модель руководства организации (упорядоченный метод обеспечения контроля, управления и координации с помощью людей, политик и процессов с целью достижения стратегических и операционных целей организации);

♦ ограничения в области заключения договоров и закупочной деятельности.

Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс интегрированного контроля изменений, включают в себя, среди прочего:

♦ процедуры контроля изменений, включающие в себя действия, согласно которым вносятся изменения в официальные стандарты, политики, планы и процедуры организации или в любые документы проекта, а также в порядок одобрения и подтверждения любых изменений;

♦ процедуры одобрения и авторизации изменений;

♦ базу знаний по управлению конфигурацией, содержащую версии и базовые варианты всех официальных стандартов политик, процедур организации и любых документов проекта.

Описана в разделе 4.1.2.1. Следует учитывать экспертные заключения, полученные от лиц или групп, обладающих специальными знаниями или подготовкой по следующим вопросам:

♦ отраслевые технические знания и главная область проекта,

♦ законодательство и нормативно-правовые акты,

♦ правовое регулирование и закупки,

♦ управления закупками,

♦ управление рисками.

Для облегчения управления конфигурацией и изменениями могут использоваться ручные или автоматизированные инструменты. Контроль конфигурации сконцентрирован на спецификации и детализации поставляемых результатов и процессов, тогда как контроль изменений сосредоточен на выявлении, документировании и одобрении или отклонении изменений документов, поставляемых результатов или базовых планов проекта.

Выбор инструмента должен основываться на потребностях заинтересованных сторон проекта, включая вопросы и/или ограничения организации и среды. Инструменты должны обеспечивать следующие операции управления конфигурацией:

♦ Определение элемента конфигурации. Определение и выбор элементов конфигурации для получения основы, исходя из которой определяется и проверяется конфигурация продукта, маркируются продукты и документы, осуществляется управление изменениями и обеспечивается учет.

♦ Документальное оформление статуса элемента конфигурации и отчетность о нем. Документальное оформление информации и отчетность о каждом элементе конфигурации.

♦ Проверка и аудит элемента конфигурации. Проверки и аудиты конфигурации позволяют убедиться, что структура элементов конфигурации проекта является верной, а соответствующие изменения зарегистрированы, оценены, одобрены, отслежены и надлежащим образом реализованы. Это гарантирует соблюдение функциональных требований, определенных в документации по конфигурации.

Инструменты должны также обеспечивать следующие мероприятия управления изменениями:

♦ Идентификация изменений. Идентификация и выбор элемента изменений для процессов или документов проекта.

♦ Документальное оформление изменений. Документальное оформление изменения в надлежащем запросе на изменение.

♦ Решение об изменениях. Рассмотрение изменений; одобрение, отклонение, отсрочка или иное решение об изменениях в документах проекта, поставляемых результатах или базовых планах.

♦ Отслеживание изменений. Проверка регистрации, оценки, одобрения и отслеживания изменений, а также доведение окончательных результатов до заинтересованных сторон.

Инструменты используются также для управления запросами на изменения и принятыми решениями. Следует учитывать дополнительные аспекты коммуникаций, чтобы помочь членам совета по контролю изменений (CCB) выполнять свои обязанности, а также рассылать решения соответствующим заинтересованным сторонам.

Методы анализа данных, которые можно использовать в данном процессе, включают в себя, среди прочего, следующие:

♦ Анализ альтернатив. Описан в разделе 9.2.2.5. Этот метод используется для оценки запрашиваемых изменений и принятия решения – какие из них можно принять, какие следует отклонить или доработать прежде, чем их можно будет принять.

♦ Сравнительный анализ затрат и выгод. Описан в разделе 8.1.2.3. Этот вид анализа помогает определить, соответствует ли выгода от требуемых изменений связанным с ними затратам.

В качестве методов принятия решений, которые могут использоваться в данном процессе, можно назвать, среди прочего, следующие:

♦ Голосование. Описано в разделе 5.2.2.4. Голосование при принятии решения об одобрении, отсрочке или отклонении запросов на изменения может проводиться по принципу принятия решений единогласно, большинством или относительным большинством голосов.

♦ Единоличное принятие решений. Это метод принятия решений, когда один человек принимает на себя ответственность за принятие решения обязательного для целой группы.

♦ Анализ решений на основе множества критериев. Описан в разделе 8.1.2.4. Этот метод использует матрицу принятия решений для обеспечения системного аналитического подхода при оценке запрашиваемых изменений на основе ряда заранее установленных критериев.

Совещания по контролю изменений проводятся в составе членов совета по контролю изменений (ССВ), который несет ответственность за удовлетворение и рассмотрение запросов на изменения и одобрение, отклонение или отсрочка исполнения запросов на изменения. Большинство изменений оказывают то или иное влияние на сроки, стоимость, ресурсы или риски. Оценка влияния изменений является существенной частью совещания. Могут обсуждаться и вноситься на рассмотрение альтернативные варианты запрашиваемых изменений. Наконец, принятое решение доводится до сведения лица или группы, направивших запрос.

CCB также может рассматривать мероприятия по управлению конфигурацией. Роли и обязанности таких советов четко определяются и согласуются с соответствующими заинтересованными сторонами и вносятся в план управления изменениями. Решения CCB документируются и сообщаются заинтересованным сторонам для информации и последующих действий.

Запросы на изменения (см. описание в разделе 4.3.3.4) обрабатываются руководителем проекта, CCB или назначенным членом команды в соответствии с планом управления изменениями. В результате изменения могут быть одобрены, отсрочены или отклонены. Одобренные запросы на изменение реализуются через процесс руководства и управления работами проекта. Об отсроченных или отклоненных запросах на изменения ставится в известность лицо или группа, подавшие запрос на изменение.

Решения обо всех запросах на изменения вносятся в журнал изменений как обновление документа проекта.

В результате этого процесса может быть обновлен любой формально контролируемый компонент плана управления проектом. Изменения в базовые планы вносятся, начиная только с последнего базового плана и далее. Исполнение в прошлом не изменяется. Это защищает целостность базовых планов и исторические сведения об исполнении в прошлом.

В результате этого процесса может быть обновлен любой формально контролируемый документ проекта. Документом проекта, который обычно обновляется в результате данного процесса, является журнал изменений. Журнал изменений используется для документирования изменений, возникающих в ходе проекта.

Закрытие проекта или фазы – это процесс завершения всех операций по проекту, фазе или договору. Ключевые выгоды данного процесса состоят в обеспечении архивирования информации о проекте или фазе, завершении запланированных работ и высвобождении организационных ресурсов команды для участия в новых начинаниях. Этот процесс выполняется единожды или в предопределенные моменты в проекте. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 4-14. На рис. 4-15 показана диаграмма потоков данных процесса.

Рис. 4-14. Закрытие проекта или фазы: входы, инструменты и методы, выходы

Рис. 4-15. Закрытие проекта или фазы: диаграмма потоков данных

При закрытии проекта руководитель проекта рассматривает план управления проектом с целью убедиться, что все работы по проекту завершены и проект достиг своих целей. Операции, необходимые для административного закрытия проекта или его фазы, включают в себя, среди прочего, следующие:

♦ действия и мероприятия, необходимые для удовлетворения критериев завершения или выхода для фазы или проекта, такие как:

• проверка с целью убедиться, что все документы и поставляемые результаты являются актуальными и все проблемы урегулированы;

• подтверждение поставки и формальной приемки поставляемых результатов заказчиком;

• проверка того, что все затраты отнесены на проект;

• закрытие счетов проекта;

• переназначение персонала;

• решение вопроса об использовании избыточных материалов проекта;

• перераспределение производственных объектов, оборудования и других ресурсов проекта;

• тщательная подготовка итоговой отчетности проекта в соответствии с требованиями политики организации.

♦ Мероприятия, связанные с завершением договорных соглашений, относящихся к проекту или фазам проекта, такие как:

• подтверждение формальной приемки работ продавца;

• окончательное урегулирование претензий;

• обновление документации так, чтобы она отражала итоговые результаты;

• архивирование информации для последующего использования;

♦ Мероприятия, необходимые для:

• сбора документации проекта или фазы проекта;

• проведения аудиторской проверки с целью подтверждения успеха или неудачи проекта;

• управления обменом и передачей знаний;

• определения извлеченных уроков;

• архивирования информации проекта для последующего использования организацией;

♦ Действия и мероприятия, необходимые для передачи продуктов, услуг или результатов проекта в следующую фазу или в производство и/или операционную деятельность.

♦ Сбор предложений по совершенствованию или внесению изменений в политики и процедуры организации и их передача в соответствующее организационное подразделение.

♦ Измерение удовлетворенности заинтересованных сторон.

Процесс закрытия проекта или фазы также устанавливает процедуры, исследующие и документирующие причины предпринятых действий, если проект прекращен до завершения. Для успешного выполнения этого процесса руководитель проекта должен вовлекать в него все соответствующие заинтересованные стороны.