Текст книги "Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания"

Что такое выдающаяся эффективность

Употребляя слово выдающаяся, мы вовсе не хотим сказать, что все должны стать борцами за мир во всем мире в пятницу и получить Нобелевскую премию в понедельник. Мы говорим о жизни и работе с максимальной отдачей, о полном посвящении себя своему делу, о реализации всех заложенных в нас талантов. Но прежде всего речь идет о выполнении своей работы так, чтобы это приносило удовольствие.

В этом месте вы можете сказать: «Конечно, звучит это здорово, но у меня нет возможности менять что-либо, мне просто надо делать работу». Вспомните об упомянутом выше работнике ресторана быстрого питания. Поставьте себя на его место. Это не очень сложная работа с четко определенными должностными обязанностями, она не оставляет работнику свободы действий, требует концентрации внимания и минимальных затрат ментальной энергии. Можно даже сказать, что выполнение этой работы не требует практически никаких знаний и что она похожа на работу на конвейере. Возможно, это так. Но и в такой рабочей среде один работник может быть эффективнее другого в три раза.

Одна из наших знакомых зашла как-то перекусить в сетевую закусочную. Она рассчитывала только на сэндвич, но неожиданно получила незабываемое впечатление от обслуживания клиентов. Подойдя к стойке, чтобы сделать заказ, она увидела молодого человека в татуировках и пирсинге – в подобных заведениях такие работники не редкость. Вроде бы ничего особенного, но его приветствие, улыбка и внимание изменили картину.

Потом на ее глазах юный мастер своего дела выполнял заказ, а его точные движения говорили о том, что он не только получает удовольствие от процесса, но и в совершенстве освоил его – это походило на выступление виртуоза, танцора или артиста. Было очевидно, что он продумал процесс, отработал последовательность действий и тратил на них минимум усилий.

Получив свой сэндвич вместе с искренним «спасибо», наша знакомая поняла, что перед ней не обычный работник конвейера, а человек, который вносит в работу сознательный вклад – настоящий мастер.

Так в чем же разница?

Даже в таких жестких рамках человек сознательно выделил главное в работе, сконцентрировал на нем внимание и не распылял свою энергию. В основе этого подхода лежит еще более важное решение, необходимое для мастерского выполнения любой задачи – решение полностью посвятить себя работе. В итоге труд стал намного более результативным, приятным для работника, а кроме того, начал производить более сильное впечатление на клиентов.

Когда мы добиваемся выдающихся результатов

Сравните эту ситуацию со своей работой, где наверняка намного больше свободы! Случалось ли вам чувствовать, что вы превосходно делаете свою работу, как и этот молодой человек? Был ли у вас проект или другое задание, когда вы полностью раскрыли свои способности? Когда вы вложили в дело душу? Когда вы засыпали с чувством удовлетворения в конце каждого дня?

Когда вы делали эту работу, как выглядел процесс принятия решений? Насколько сосредоточенны вы были? Когда появлялись отвлекающие факторы, удавалось ли вам не обращать на них внимание и сохранять концентрацию на том, что вы делаете? Какой энергии и ясности ума это требовало?

Когда мы задаем эти вопросы большим группам людей, то нередко видим замешательство: «А было ли у меня нечто подобное?» Забавно наблюдать, как они с трудом вспоминают свои великие достижения. Обычно люди заняты попытками справиться с потоком дел и у них нет времени остановиться и понять, что такое удовлетворение на самом деле. После осознания того, что великие дела действительно были, активность аудитории возрастает, все начинают заново переживать и делиться самыми лучшими моментами в жизни.

Представьте, что было бы, если бы вы в конце каждого дня могли, оглядываясь назад, чувствовать такое же удовлетворение.

Пять правил выдающейся эффективности

Мы исходим из того, что любой человек способен на выдающуюся работу. У каждого есть возможность засыпать в конце каждого дня с чувством удовлетворения.

Но для достижения этой цели необходимо решить три проблемы, лежащие в основе парадокса эффективности. Вы должны научиться следующему:

• управлять решениями;

• управлять вниманием;

• управлять энергией.

Хорошая новость состоит в том, что существуют пять правил, которые при их последовательном применении помогают овладеть нужными навыками. Эти пять правил неразрывно связаны с универсальными принципами повышения эффективности людей, которым мы вместе с коллегами из FranklinCovey обучаем более 30 лет. Также они опираются на новейшие идеи в сферах исследования мозга, биологии, технологии и психологии деятельности. Пять правил опробованы десятки тысяч раз на практике, разные люди применяли их в бесчисленных ситуациях и организациях по всему миру. Они доказали свою эффективность и работоспособность.

Без знаний об управлении решениями, вниманием и энергией вы так и будете тонуть в бесконечном потоке внешних задач и запросов, т. е. выбрасывать 40 % времени и энергии на несущественные вещи, пускать ситуацию на самотек и лишать себя возможности каждый день ложиться спать с чувством удовлетворения.

Как ни крути, а на кону стоит качество вашей работы и жизни, а также удовлетворение от того уникального вклада, который только вы можете внести в дело.

ВЫВОДЫ

• Парадокс эффективности заключается в том, что теперь нам одновременно и легче, и труднее добиваться выдающейся эффективности и чувствовать удовлетворение.

• Парадокс эффективности связан с тремя фундаментальными проблемами: мы принимаем больше решений, наше внимание чрезвычайно рассеивается и нам не хватает ментальной энергии.

• Любой способен добиться выдающихся результатов в работе.

• Существуют пять правил, которые при их последовательном применении помогают нам подняться над хаосом и чувствовать удовлетворение в конце каждого дня.

Управление решениями

Правило 1
Воздействуйте на важное, не будьте реактивны[1]1
  Реактивность к срочности – рефлекторное стремление сразу хвататься за дела, которые воспринимаются как срочные, вместо того чтобы сделать паузу, прояснить ситуацию и принять решение о реальной срочности и важности дела. – Прим. ред.


[Закрыть] к срочности

Если мы не делаем осознанный выбор в пользу важного, то подсознательно выбираем несущественное.

Д-р Стивен Кови

Кива лежала, стараясь стряхнуть сонливость, оставшуюся после короткого ночного отдыха. До кровати ей удалось добраться довольно поздно. Звук будильника бил по ушам. Она знала, что нужно сделать зарядку. И такое намерение у нее было. Прежде чем лечь спать, она даже загрузила новейшее приложение для занятий силовой йогой. Кива шлепком выключила будильник.

Задачи на предстоящий день тут же нахлынули на нее. На работе близился срок сдачи крупного проекта, а кроме того надо было разобраться еще с миллионом несделанных дел. Она сразу же потянулась за смартфоном, чтобы проверить электронную почту от членов группы, работавшей над проектом.

«Срочное сообщение!» «Важная информация!» «Необходимо рассмотреть и принять решение сегодня!»

Из трех десятков писем, полученных с того момента, как она отложила телефон прошлой ночью, многие казались очень важными. Попадался спам, который сразу отправлялся в корзину. Тема некоторых сообщений была неясной, и Кива начала просматривать их, чтобы понять, заслуживают ли они внимания. На это занятие незаметно ушло целых 45 минут.

«Ну ладно», – вздохнула Кива, смирившись с потерей шанса попробовать новый комплекс йоги. И без того ясно, что если тотчас не вылететь из дома, то она опоздает на работу. Наспех приняв душ, подкрасившись и проинспектировав платяной шкаф в поисках наименее помятого наряда, она оделась и направилась к двери, остановившись только для того, чтобы оставить записку соседке с просьбой вынести мусор и купить кофе по пути домой. Десять минут спустя она остановилась у одного из кофейных павильонов на железнодорожной станции, чтобы прихватить рогалик и латте (лучше двойной… или даже тройной), и вскочила в поезд, который должен был вот-вот отправиться. Она огляделась и нашла место рядом с мужчиной, который выглядел слишком расслабленным для этого времени суток. Кива не стала обращать на это внимания, полезла в сумку и достала планшет.

В этот день намечалось совещание по вопросам планирования, для которого требовались кое-какие показатели. Она надеялась получить их вчера, но ей пришлось отвечать на срочный запрос Карла, который всегда появляется в самые неподходящие моменты! У него было прямо-таки чутье на кризисы, позволявшее безошибочно дергать ее в стрессовых ситуациях. Только представьте себе, на прошлой неделе он набрался наглости пригласить ее на свидание. Что?! Ты шутишь? Извини, Карл.

Просматривая цифры, Кива поняла, что у нее не хватает информации от Келли. Она быстро отправила сообщение: «Мне нужны отчеты по запасам к 9:00. Можешь мне их прислать?» Через несколько секунд пришел ответ от Келли: «Я этим занимаюсь». «Прекрасно! – подумала Кива. – Келли так быстро отвечает. Хорошо, что она в моей команде, на нее всегда можно положиться в трудную минуту».

Кива шелестела бумагами, а сидевший рядом молодой человек смотрел на нее, не скрывая удивления и раздражения. «Ну, вот, наверняка у него нет настоящей работы. Наверное, внештатный преподаватель-гуманитарий или что-нибудь в этом роде. И уж точно не тот, у кого есть серьезное дело», – подумала она и с головой ушла в изучение отчетов.

Добравшись через 20 минут до города, Кива похвалила себя за то, что так умело распорядилась временем поездки. Она получила отчеты от Келли и отправила десять писем членам своей команды, чтобы они не забывали о ней и подготовили нужные данные к предстоящему совещанию.

Этот день мало чем отличался от остальных – она порхала с одного совещания на другое. И принимала решения одно за другим! Время завершения проекта почти не нарушало первоначального графика, и казалось, что каждый делает свое дело. Но один разработчик ничего не делал правильно с первого раза и всегда просил больше денег в связи с ростом объемов. «Мы ведь знали, что расходы на интернет-приложения будут велики, не так ли?»

Если бы еще не приходилось тратить так много времени на корпоративную отчетность и внутренние разборки. Компания выполняла сразу несколько проектов, и всем требовались одни и те же ресурсы одновременно. Сегодня после обеда она убила полтора часа только на то, чтобы вернуть выделенных программистов, которых неожиданно перебросили на другой проект. Ну разве это дело?

Кива закрыла свой ноутбук в 19:00, хотя еще не все электронные письма были разосланы. (К счастью, у нее будет немного времени в поезде!) Она подняла глаза и стала думать, как бы выскользнуть незаметно для Карла. Она вышла из здания и глубоко вдохнула свежий вечерний воздух. А-ах! Если повезет, то она приедет домой вовремя, сможет купить готовую еду (японскую? Итальянскую? Корейскую?) и посмотреть пару эпизодов любимого шоу в Интернете, чтобы развеяться.

Попробуем взглянуть на жизнь Кивы со стороны. Действительно ли она работает эффективно?

Задумайтесь об этом на минутку.

Она работает над важными вещами, даже критически важными. Она делает все для выполнения работы. Несколько электронных устройств позволяют ей поддерживать связь с остальными. Она всегда на связи. Она всегда онлайн. Она заставляет дела двигаться и добивается результата.

Так эффективна ли она?

Ответ на этот вопрос упирается в индивидуальное видение, которое можно определить как способность правильно судить о вещах. Оно лежит в основе эффективного управления решениями, и от него зависит то, как мы используем свой мозг.

В мире, основанном на знаниях, где платят за то, что мы думаем, творим и изобретаем, основным орудием создания стоимости является мозг. Поэтому, прежде чем двигаться дальше, немного разберемся, как он работает.

Мы не будем углубляться в последние достижения психологии или биохимии мозга. Мы просто поговорим о двух основных его частях: реактивной и логической.

Реактивный мозг – нижняя часть нашего мозга. Он отвечает за реакцию на раздражители, в нем находится центр эмоций. Важно, как мы позднее увидим, что именно там зарождаются чувства радости и удовольствия. Большинство из протекающих в нем процессов являются непроизвольными и происходят без осмысления. Также в реактивном мозге «записываются» приобретенные и глубоко укоренившиеся привычные реакции, т. е. модели мышления и поведения, которые усвоены так глубоко, что стали бессознательными и непроизвольными. Они, например, позволяют нам управлять автомобилем и одновременно думать о чем-нибудь постороннем. Ученые утверждают, что реактивный мозг обеспечивает наше выживание и появился еще в доисторическую эпоху. Представьте доисторического человека, шагающего по лесу. Его жизнь зависела от быстроты реакции на непосредственную грозу, например на появление саблезубого тигра. Если он мешкал, то доставался на обед этому тигру.

В отличие от этого верхняя часть мозга – логический мозг позволяет нам сознательно принимать преднамеренные решения. Часто эту функцию называют исполнительной, поскольку она позволяет нам блокировать и направлять импульсы, поступающие от реактивного мозга, иными словами, действовать, а не реагировать. Именно на уровне логического мозга намеренно и сознательно принимаются решения, на что обратить внимание.

Поскольку реакции реактивного мозга являются глубоко укоренившимися, они требуют небольших затрат энергии. Они возникают мгновенно, и, если только мы сознательно не выбираем другой способ действия, управление берет на себя реактивный мозг, переключая наше внимание с осмысления на непосредственные раздражители.

Большая часть рекламы, которую мы видим, нацелена на реактивный мозг – невероятные движения, неожиданные звуки, сексуальные образы и т. д. Как выразился один исследователь: «Выводы для торговцев очевидны: чтобы заставить людей действовать быстро и сопротивляться как можно меньше, нужно сконцентрировать усилия на физических и эмоциональных реакциях, которые непосредственно ведут к подсознанию потребителей»{4}4
  Douglas Van Praet, Unconscious Branding: How Neuroscience Can Empower (and Inspire) Marketing, New York: Palgrave Macmillan, 2012, 80.


[Закрыть]. С этой точки зрения мы не более чем кошельки с нейронами, и цель состоит в воздействии на такое количество реактивных нейронов, которое открывает доступ к нашим кошелькам!

Логическому мозгу требуется больше энергии и времени, но именно он позволяет нам выйти за пределы примитивных реакций, управлять поведением и принимать рациональные решения. Именно благодаря этой части мозга человек сумел выйти из пещер, создать культуру и цивилизацию. Именно способность сознательно выбирать характер реагирования делает нас людьми.

К счастью, нейробиология говорит, что тренировка позволяет изменить мозг и подходить к принятию решений более вдумчиво и рационально. Рациональность решений и есть то, что определяет качество нашей жизни, количество радости и счастья в ней.

Так какое отношение все это имеет к Киве?

Вопрос о ее эффективности подразумевает ответ на более глубокий вопрос о том, как она использует свой мозг. Сформулируем его иначе – есть ли у нее видение проблем, чтобы в условиях дефицита времени, внимания и энергии осознанно выделять наиболее важные решения, которые позволяют в конце дня чувствовать настоящее удовлетворение?

Это в равной мере относится к каждому из нас. Чтобы быть по-настоящему эффективным, необходимо приобрести навык сознательного и целенаправленного отношения ко всему, что мы делаем. В современном мире мы не можем ссылаться на сильную занятость, полагаться на автопилот и ждать, что получим желаемое.

Чтобы быть по-настоящему эффективным и заниматься тем, что наиболее важно, нужны концептуальная основа и процесс. Такой основой является матрица управления временем, разработанная компанией FranklinCovey, а процессом – алгоритм «пауза – прояснение – решение».

Матрица управления временем, созданная компанией FranklinCovey, – одна из самых надежных концепций, помогающая людям распределять свое время и представляющая целостное направление мышления. Она дает нам видение и позволяет принимать правильные решения относительно того, чему посвятить время, внимание и энергию.

Матрица строится на основе взаимодействия между тем, что является срочным, и тем, что является важным. Эти понятия мы определяем так:

Срочное: то, что кажется безотлагательным независимо от того, влияет оно результат или нет.

Важное: то, что имеет серьезные последствия для результата.

Матрица управления временем показывает, что люди направляют свое время, внимание и энергию в тот или иной квадрат в зависимости от срочности и важности дела.

В квадрате 1 находится то, что одновременно и срочно, и важно. Он наполнен критически важными делами (такими как посещение врача), экстренными совещаниями, горящими проектами, неотложными проблемами и непредвиденными событиями. Всем этим необходимо заниматься сейчас, иначе неизбежны серьезные последствия. Именно поэтому мы называем данную часть матрицы квадратом необходимости. Такие дела и события сваливаются на вас неожиданно – звонок рассерженного клиента, сердечный приступ у родственника, выход из строя сервера, срочное требование босса или благоприятная возможность, которая, если срочно не заняться ею, просто исчезнет.

Пребывание в квадрате 1 может давать ощущение эффективности и энергичности, но слишком долгое пребывание в нем способно привести к выгоранию. Тот, кто отдает все время разрешению кризисов и неотложных проблем, постоянно испытывает сильный стресс и растрачивает ментальную и творческую энергию. Обстоятельства нередко загоняют нас в квадрат 1, но мы редко проявляем себя там наилучшим образом, действуем наиболее креативно и добиваемся наивысших результатов, хотя в дыму сражения это выглядит именно так.

С инвестиционной точки зрения вы обычно получаете то, что вкладываете. Этот квадрат, по существу, безубыточен в отношении внимания и энергии, которые в нем затрачиваются. Ваши героические усилия могут на какое-то время привлечь внимание окружающих, но если говорить в целом, то действия в данном квадрате не могут стать прочным основанием для долгосрочного успеха.

Дела в квадрате 3 являются срочными, но не важными. Из-за срочности кажется, что ими надо заниматься немедленно, но в действительности, если этого не сделать, серьезных последствий не будет. В этой части матрицы находятся неоправданные отвлечения, ненужные отчеты, бесполезные совещания, незначительные проблемы других людей, несущественные электронные письма, задачи, телефонные звонки, размещение постов в социальных сетях и т. д.

Многие подолгу находятся в квадрате 3, полагая, что попали в квадрат 1. Однако они просто реагируют на все подряд и путают движение с прогрессом, а деятельность с достижением.

Тот, кто проводит много времени в этом квадрате, постоянно занят, но не испытывает удовлетворения. Плотное расписание и обширный список задач не обязательно дают ощущение полноты жизни. Постоянная занятость может служить лишь поверхностным оправданием. Квадрат 3 отнимает внимание и энергию, которые можно было бы потратить на действительно важные вещи, реально влияющие на нашу повседневную жизнь на работе и дома.

С точки зрения инвестирования времени и энергии здесь вы получаете меньше, чем вкладываете.

В квадрате 4 находится то, что не относится ни к срочному, ни к важному. Мы называем его квадратом бесполезной траты. Попадать в него не стоит ни при каких условиях, но мы зачастую настолько выгораем, сражаясь с задачами в квадратах 1 и 3, что используем его как убежище. Именно там мы позволяем мозгу отключиться, а себе расслабиться, посмотреть телевизор, поиграть, побродить в Интернете, посплетничать и заняться прочей ерундой.

В квадрате 4 все доводится до абсурда. Например, перерывы для отдыха и восстановления сил очень важны и находятся в квадрате 2. (Мы еще немного поговорим здесь об этом квадрате.) Но если мы, не вылезая из пижамы, убиваем десять часов в выходные на просмотр повтора дурацкого реалити-шоу, то уходим от продуктивного отдыха и погружаемся в мрачные глубины квадрата 4.

У того, кто проводит много времени в квадрате 4, возникает ощущение апатии и бессмысленности. Если задержаться там надолго, то можно впасть в депрессию или даже в отчаяние. Мы можем чувствовать угрызения совести, понимая, что могли бы потратить время на более важные вещи, но для этого нам не хватает энергии. Конечно, от некоторых занятий можно получить сиюминутное удовольствие, но это – суррогат. Он ничего не дает для нашей жизни, отношений и самооценки.

Вложенные сюда время и энергия не приносят никакой отдачи.