Текст книги "/Офис мечты_. Как самые успешные люди работают, не выходя из дома"

Составляйте план на неделю по пятницам

Любой, кто работает удаленно, должен быть самостоятельным. Это верно как для предпринимателей, так и для наемных работников. Поскольку дома вам не нужно соответствовать принятым нормам поведения в коллективе, необходим самоконтроль. И если вы выбрали организацию работы по задачам, а не по времени, это прежде всего означает, что нужно эти самые задачи четко для себя сформулировать. Для этого требуется на несколько минут отвлечься от рабочей рутины и спросить себя: как оптимально распределить время и внимание? Какие задачи нужно выполнить немедленно, какие шаги следует предпринять для достижения более крупных целей? О постановке масштабных целей поговорим чуть позже, а в этом разделе давайте уделим внимание конкретным задачам на каждый день.

Составляя план на неделю, вы можете сделать паузу и поразмышлять о том, как бы вы хотели провести следующие 168 часов.

Главный секрет здесь – разработать план на неделю. Наше расписание, как правило, циклично повторяется еженедельно, а не ежедневно, и такой более широкий взгляд на время позволяет планировать личные и профессиональные дела без спешки – времени достаточно. Не нужно сегодня делать то, что запланировано на завтра. Составляя план на неделю, вы можете сделать паузу и поразмышлять о том, как бы вы хотели провести следующие 168 часов. В идеале стоит привыкнуть планировать очередную неделю заранее – например, я делаю это по пятницам.

С тех пор как я приобрела эту привычку несколько лет назад, я стала настоящим проповедником «пятничного планирования». Конечно, для этой цели подойдет и любой другой день (также популярные варианты – вечер воскресенья и утро понедельника), но вторая половина пятницы имеет то преимущество, что это достаточно спокойное время (все важные дела уже сделаны), при этом люди еще на работе и вы можете связаться с ними, избавив себя от необходимости заниматься этим на выходных. Кроме того, утро понедельника вы встретите в полной боевой готовности, вместо того чтобы судорожно пытаться спланировать что-то в утренней суете.

Вот как это происходит: в пятницу после обеда подумайте несколько минут о предстоящей неделе. Составьте список приоритетов. Мне нравится использовать три категории: карьера, семья/друзья, личное. Некоторые задачи в вашем плане останутся с прошлой недели. Добавьте туда новые, которые будут приближать вас к долгосрочным целям. Прикиньте, когда эти задачи могут быть выполнены и что нужно для их осуществления. Если у вас есть подчиненные, проверьте их рабочие задачи на следующую неделю и дайте соответствующие пояснения. Если же вы сами должны отчитываться перед вышестоящим начальством, можно повысить свои шансы на успех, поделившись с ним реалистичными, но амбициозными целями, которые заставят любого разумного руководителя сказать: «Ага, это была бы отличная неделя!»

Пятница – это также прекрасное время, чтобы критически оценить все пункты плана: а точно ли все они необходимы? Может быть, что-то стоит отменить, свести к минимуму или передать подчиненным? Не пропускайте этот шаг, особенно если вы заняты: пара минут, потраченных на вычеркивание, поможет вам сэкономить несколько часов.

После того как вы составите примерный план на неделю, пересматривайте его каждый вечер, чтобы подкорректировать следующий день. Что еще не сделано? Отметьте дела, которые назначены на определенное время (звонки, встречи), и то, что должно быть сделано к концу дня. Это поможет вам составить ежедневный список дел.

Как составить список дел на день

Несколько лет назад мне попалась на глаза реклама планировщика, предлагавшего пользователю опцию по составлению списка дел на каждый день. Приложение включало такие интересные пункты, как участие в марафоне, кругосветное путешествие, окончание диссертации и выпечку печенья с шоколадной крошкой. Любопытно, учитывая, что все эти дела никак не могут совершиться в один день. Но желание объять необъятное на удивление распространенный грех.

«Хватаю куски больше, чем могу проглотить. У меня такой характер, что мои списки – это скорее списки желаний, а не дел». В чем проблема? В том, что список желаний «вреден для здоровья».

«Когда я составляю свой список, я мечтаю по-крупному, – признается Энн Богель, основательница популярного книжного подкаста What Should I Read Next?[3]3
  Пер. с англ. «Что мне читать дальше?»


[Закрыть], веб-сайта Modern Mrs. Darcy[4]4
  Пер. с англ. «Современная миссис Дарси».


[Закрыть] и книжного клуба из Луисвилля. – Хватаю куски больше, чем могу проглотить. У меня такой характер, что мои списки – это скорее списки желаний, а не дел». В чем проблема? В том, что список желаний «вреден для здоровья».

Возможно, и вам приходилось испытывать разочарование, когда вечером вы сравнивали реальные результаты с утренними амбициями. Со временем Богель, возглавляющая удаленную команду из двенадцати человек, тоже поняла, что список реально выполнимых дел не может быть длинным. Теперь она ограничивает себя тремя основными приоритетными направлениями и одним крупным текущим проектом, которому отдает все внимание на протяжении шести – восьми недель. «Я сравниваю это с колесом обозрения, в трех верхних кабинках которого – мои приоритеты на данный момент», – говорит она.

Я считаю, что иметь от трех до пяти целей мудро, и мне нравится аналогия с колесом обозрения, потому что она отвечает на распространенное возражение: но у меня гораздо больше забот в жизни, чем ваши три – пять пунктов! Ну разумеется. Но вы выбираете несколько приоритетов каждый день и продолжаете вращать колесо обозрения – и в конечном итоге успеваете все. Если же вы стремитесь разместить одновременно все кабинки на вершине колеса, никто не захочет на нем кататься.

В идеале ежедневный список дел должен быть контрактом с самим собой: если пункт попал в список, вы гарантируете, что вечером он будет выполнен.

В идеале ежедневный список дел должен быть контрактом с самим собой: если пункт попал в список, вы гарантируете, что к вечеру он будет выполнен. Учитывая, что жизнь не всегда идет по плану – говорю это как мать пятерых детей, которые сейчас путаются у меня под ногами, – этот список должен быть коротким. Мне, например, удавалось выполнять все пункты даже в те дни, когда я проводила по пять часов в отделении скорой помощи. И это не потому, что я сверхчеловек. Просто мои списки от меня этого и не требуют. Я знаю, что не успею сделать двадцать дел. Да и вы тоже. Так может, сразу ограничиться пятью – восемью, но наверняка? А какие восемь дел выбрать? Самые важные? Самые легкие? Кто ответит?.. Делая свой ежедневный список коротким, я вынуждена расставлять приоритеты. (Все остальное, что приходит в голову, можно либо наметить на будущее, когда соответствующая кабинка колеса обозрения окажется наверху, либо включить в список «Когда-нибудь/возможно» – идея гуру продуктивности Дэвида Аллена.)

Я также убедилась на собственном горьком опыте, что нет ничего хорошего в том, чтобы внести какой-то пункт в список дел, а потом его не выполнить. Это то же самое, как если бы данного пункта никогда и не было в списке, только теперь он там есть – смотрит на вас и насмехается над вами своей незавершенностью.

Хорошо продуманный ежедневный список дел имеет еще одно важное для работы на дому достоинство: он позволяет вам понять, когда рабочий день закончился.

Когда ваша работа предполагает восьмичасовое пребывание в офисе, вы точно знаете, когда рабочий день окончен, – в 17:00. Если вы более свободны в выборе времени и места работы, это уже сложнее понять. И тут мы снова возвращаемся к идее организации работы по задачам, а не по времени: рабочий день кончается, когда выполнены все пункты из списка. Я могу сделать больше, если захочу. Но я не обязана. И если я закончила все запланированные на сегодня дела, то день можно считать удачным, даже если сейчас только 11:30.

Конечно, редко так бывает, что в 11:30 я уже свободна, потому что появляются новые вопросы, которые необходимо решить, и потому что с годами я стала лучше оценивать, сколько реально могу сделать за 35–40 рабочих часов в неделю. Кстати, вы можете попробовать ставить напротив пункта примерное время его выполнения. Богель делает свободный график, потому что специфика ее работы такова, что может потребовать много времени. «Я же не могу взять еще час из ниоткуда, – объясняет она. – Поэтому просто делаю, что получается, и надеюсь на лучшее. Но это не стратегия, а черта характера».

Хорошо продуманный ежедневный список дел позволяет вам понять, когда рабочий день закончился.

Я тоже не ставлю время выполнения задач, потому что все время что-то случается – как хорошее, так и плохое, а то и все сразу. И я так люблю свою работу, что, когда заканчиваю рано, обычно размышляю о проектах или перехожу к списку на следующий день. Однако если вы являетесь руководителем, мысль о том, что подчиненный закончил свою работу к 11:30, может привести в замешательство. Что ж, напоминайте себе в этот момент про минимальные издержки.

Опять же, повторим как мантру: организуйте работу по задачам, а не по времени. Если вы сделаете все правильно, то получите гораздо больший результат от сотрудников с короткими, хорошо спланированными ежедневными списками задач, чем если бы требовали от них восьмичасового сидения в офисе. Безусловно, можно потратить время зря, даже не сидя 8 часов на рабочем месте, если задачи плохо продуманы. Если вы не знаете наверняка, сколько времени люди будут работать, придется тщательнее составлять графики. Необходимо также быть на связи и контролировать, что подчиненные тратят на работу адекватное количество времени (часовой рабочий день может вызвать у них скуку, 13-часовой – физическое истощение и эмоциональное выгорание). Вы должны быть активным руководителем, что не так уж плохо. Опрос Gallup на тему удаленной работы, проведенный в январе 2020 года, показал, что люди, работающие вне офиса 60–80 % времени, больше других чувствуют свою вовлеченность и заинтересованность в их развитии со стороны руководства. Я думаю, подобная активность обусловлена самой спецификой работы с удаленными сотрудниками.

Но не волнуйтесь. Вам не придется контролировать каждый шаг членов вашей команды: они могут и должны составлять собственные планы, предлагать потенциальных клиентов, идеи и проекты, размышлять над возможными сценариями «Что, если?» (Что мы будем делать, если весь наш офис станет виртуальным из-за пандемии? В чем наши конкуренты сейчас лучше нас? Что бы мы сделали, если бы наш бюджет удвоился? Или если бы его, наоборот, сократили на 50 %? Если бы этот проект с треском провалился, какова была бы наиболее вероятная причина? Если проект будет успешным, каковы направления последующей работы?.. – вот примерные темы для размышлений).

«Ничто не вызывает у человека столько положительных эмоций и не повышает настолько мотивацию и трудоспособность, как успехи в важной работе».

Если у вас небольшая команда, вы можете смело делиться своими списками ежедневных задач. Более крупным организациям эффективнее отслеживать работу сотрудников в специальных приложениях для управления проектами, чтобы все знали, кто что делает и кто чего ждет. И тогда в конце дня все смогут испытать удовлетворение, глядя на список дел с зачеркнутыми строчками. День за днем, неделя за неделей это создает устойчивый прогресс. Исследователи Тереза Амабиль и Стивен Дж. Крамер проанализировали тысячи дневников работников умственного труда. Вот что они пишут в статье, опубликованной в Harvard Business Review: «Ничто не вызывает у человека столько положительных эмоций и не повышает настолько мотивацию и трудоспособность, как успехи в важной работе. И чем чаще люди испытывают эти чувства, тем более вероятно, что они будут творчески продуктивны в долгосрочной перспективе». Они называют это «силой маленьких побед» – и когда вы организуете работу по задачам, вы это получаете.

Как проводить совещания

Любой, кто решил организовать работу по задачам, а не по времени, должен переосмыслить порядок проведения совещаний.

Сама идея хороша: вы собираете людей – физически или виртуально – в назначенное время, чтобы принять общее решение. Если вы работаете в такой редкой организации, где совещания не проводятся (так бывает, если бизнес держится на одной творческой личности – скажем, враче нетрадиционной медицины или художнике), вы можете приятно удивиться, узнав о пользе подобных мероприятий. Энн Богель признается, что всегда «очень не любила планировать и проводить совещания, так как считала, что это не лучший способ использовать чье-либо время». Однако когда ее команда выросла до дюжины человек, она поняла, что все говорят с ней, но не друг с другом и не знают, кто что делает. «Мы упускали возможности для совместного продвижения», – говорит она. И вот скрепя сердце Богель ввела одну еженедельную получасовую планерку после обеда.

Однако если переход от нуля к единице полезен, то переход от одного к двадцати пяти совещаниям в неделю – совсем наоборот. Количество встреч превышает их полезность, потому что люди упорно стремятся организовать работу по времени, а не по задачам. Они идут на совещание, потому что по вторникам в 10 утра они привыкли ходить на совещания. И сидят там в течение часа, потому что так полагается. Неясно, какова ваша конкретная роль в этом мероприятии, но вы идете, потому что совещание назначено и работодатель имеет полное право на ваше время во вторник в 10:00. Когда расписание каждого заполнено встречами, это приводит к вторичным затратам: складывается ощущение, что разговаривать с коллегами или клиентами можно, только если вы назначили встречу, а поскольку ее можно запланировать только в далеком будущем (потому что ваше расписание уже забито другими встречами), работа значительно замедляется. Это особенно верно для удаленной работы: в офисе вы хотя бы можете столкнуться с коллегой в лифте и поговорить в обход официальных каналов.

К счастью, удаленная работа предоставляет возможности для инноваций. Теоретически виртуальные совещания априори более эффективны, так как не требуют времени на дорогу. Приходилось слышать и более циничные замечания: мол, если планерка будет пустой, то конференцсвязь, по крайней мере, позволит сделать что-то полезное параллельно (подробнее об этом в следующем разделе). Но вместо того, чтобы просто переводить все совещания в формат конференц– или видеозвонков, а в промежутках назначать новые встречи в качестве жертвоприношения на алтарь сотрудничества, просто сядьте и подумайте о том, какие из них действительно нужны.

Астрофизик Доминик Бенфорд работает в НАСА. Вот что он говорит: «Когда большая часть организации ушла на “удаленку” в марте 2020 года, мы перевели все совещания в виртуальный формат, но в течение двух недель поняли, что их было слишком много. Мы добавляли часовые совещания, которые по сути были просто пометками в календаре». Команда начала требовать, чтобы повестки дня рассылались заранее. Также выяснилось, что структуры, выстроенные на личном взаимодействии, не всегда подходят для виртуального формата. Например, на заседания научного совета прилетали ученые со всей планеты. Изолированные от внешнего мира, эти эксперты сидели в конференц-зале, обсуждая идеи по 10 часов в день. Бенфорд и его коллеги вскоре поняли, что в домашнем кабинете не просидишь изолированно 10 часов, не говоря уже о том, что нет 10-часового промежутка времени, который одинаково годится для ученого из Сан-Франциско и ученого из Рима. «Полный рабочий день в таком режиме составлял максимум пять часов, – говорит Бенфорд. – Но в новом формате стало возможным распределить работу на несколько дней за счет экономии времени на перелет и акклиматизацию после смены часовых поясов. Переход был грубоватым, но думаю, что многие даже предпочтут такой режим».

Может быть, вам удастся изменить культуру совещаний в своей компании, сделав их количество более разумным. Организация работы по задачам, а не по времени ставит вопрос: каков наиболее эффективный способ достижения желаемого результата?

Зачастую при виртуальной работе для решения вопроса, связанного с другими людьми, нужно просто взять телефон и позвонить им.

Зачастую при виртуальной работе для решения вопроса, связанного с другими людьми, нужно просто взять телефон и позвонить им. Эми Ласки, основательница Felicity, виртуальной PR-компании из Торонто, говорит, что в ее организации действует так называемое правило «просто позвони». Это означает, что все сотрудники считают нормальным делать и отвечать на незапланированные телефонные звонки в определенные часы. Это эквивалент политики открытых дверей. Если тот, кому вы звоните, уже разговаривает по телефону или не может ответить, он перезвонит или вы можете попробовать еще раз. «Это звучит банально, – соглашается Ласки, – однако благодаря такой мелочи можно за две минуты решить вопрос, который в противном случае потребовал бы активной переписки по электронной почте». Или, добавлю от себя, совещание в Zoom в 11:00, которое нарушит ваш график, вынуждая вас прервать сосредоточенную работу за 10 минут до его начала, ждать, пока все подключатся, затем быстро обсудить вопросы и получить ответы, но продолжать разговаривать, потому что по регламенту совещание должно длиться 30 минут.

Время и внимание ваших сотрудников – это ценный ресурс. Если грамотно его использовать, можно добиться многого.

А как действительно должны проводиться совещания? Организация работы по задачам означает сосредоточенность на результатах. Обозначьте цель: что изменится в мире в результате этой встречи? Если ничего не изменится, хорошенько подумайте, нужно ли вам встречаться. Какова повестка дня? Кого пригласить на совещание, чтобы достичь цели? Что будут делать остальные присутствующие? Если ответ – «просто сидеть», то ваша компания застряла в организации работы по времени. Время и внимание ваших сотрудников – это ценный ресурс. Если грамотно его использовать, можно добиться многого. В противном случае вы получите огромные альтернативные издержки. В конце каждого совещания – обычного или виртуального – задумайтесь о том, достигли ли вы своей цели. Если нет, то почему? Что можно сделать лучше?

Планирование встреч таким образом потребует от вас больше усилий, поэтому вы не сможете назначать их часто, если только у вас нет начальника штаба, который этим специально занимается. Для тех из нас, кто еще не достиг такого уровня, очень полезно развивать этот навык, так как выигрыш от проведения только хорошо спланированных совещаний огромен. «Теперь, когда повестка дня рассылается заранее, мы заканчиваем совещания, как только все вопросы решены. Пандемия заставила нас это сделать, но я думаю, что в конечном счете так будет более эффективно для всех», – заключает Бенфорд.

Нацеленность на результат

При организации работы по времени ваша задача очевидна: вы просто трудитесь в течение определенного количества часов. Нацеленность на результат требует несколько иного мышления. Один из подходов: в конце каждого дня записывайте все, что сделали. Вы можете назвать этот список «Сделано» или «Та-дам!» (идея Гретхен Рубин, соавтора подкаста Happier[5]5
  Пер. с англ. «Счастливее».


[Закрыть]). Конечно, можно просто вычеркивать строчки из списка задач на день, и это здорово, но ведь параллельно вы делаете и какие-то внезапно возникающие вещи. Приятно отметить это тоже. Так что перечислите их рядом с задачами дня (и вычеркните – почему бы и нет?) или заведите для этого отдельный журнал. Это поможет вам в те дни, когда кажется, что все идет наперекосяк: перелистав такой журнал, вы напомните себе, что да, вы продуктивный человек и с сегодняшней нагрузкой тоже справитесь.

Мередит Мандей Шварц приучила свою команду в Here Comes the Guide в конце каждого дня отправлять ей электронное письмо с кратким отчетом. «На это уходит не больше пяти минут. Никаких многословных подробностей не требуется», – говорит она. Но эти письма, с одной стороны, заставляют сотрудников чувствовать свою ответственность за те обещания, которые они давали утром, а с другой – держат ее в курсе всего, что происходит в компании, позволяя выявить проблемы на ранней стадии.

Несмотря на кажущуюся простоту, эта постоянная нацеленность на результат нелегко достигается в мире, ориентированном на время. Эми Ласки отмечает, что долго искала партнеров, согласившихся с ее идеей платить за 10 медийных хитов, а не за 10 часов работы. Felicity взимает с клиентов не почасовую, а фиксированную плату. Ласки обнаружила, что многие клиенты ценят, что платят за результат, а не за затраченное время, но, чтобы сделать это справедливым для обеих сторон, компания четко указывает, что входит в оплату, а что нет.

Большинство легче согласится на совместную восьмичасовую пешую прогулку, чем рискнет самостоятельно пойти в горы, учитывая, что для этого нужно будет переплыть реку, а босса с лодкой рядом не будет.

При удаленной работе менеджеры и члены команды тоже должны понимать, что входит в зону их ответственности, а что нет. Одна из причин, по которой сотрудники не справляются с задачами, заключается в нежелании нести ответственность за их выполнение, даже если возможен гибкий подход к решению проблемы. В целом большинство легче согласится на совместную восьмичасовую пешую прогулку, чем рискнет самостоятельно пойти в горы, учитывая, что для этого нужно будет переплыть реку, а босса с лодкой рядом не будет.

Арран Стюарт, соучредитель сайта по поиску работы и персонала Job.com, над которым до COVID-19 удаленно работало несколько команд, отмечает, что многие менеджеры имели дело с сотрудниками, которые, «столкнувшись с проблемой и не найдя немедленного решения, сидят и ждут, когда можно будет поговорить с кем-то, чтобы продолжить работу». Если вы находитесь в офисе, это можно заметить и вмешаться. Или, например, когда вы проходите мимо чьего-то стола и здороваетесь, сотрудник может намекнуть, что есть проблема. Удаленному сотруднику, возможно, придется самому позвонить боссу и попросить о помощи, что само по себе трудно, а затем либо попробовать новые способы без непосредственного руководства, либо… искать другую работу. «Сказывается привычка к строгим директивам и процедурам, – сетует Стюарт. – Поэтому в самом начале нужно относиться к людям с пониманием, помягче. Если вы не уверены, что они позвонят в случае затруднения, позвоните им сами».

Умение работать самостоятельно – это жизненно важный навык. Мы больше не в детском саду, где всех водят за руку.

Понимание и поддержка помогают более робким работникам отойти от установки «раз я в офисе, то все в порядке» и научиться брать на себя ответственность по-настоящему. Поддержка со стороны руководства, безусловно, предпочтительнее и ценнее, чем привычные «ленивые» методы управления – установка отслеживающих приложений и т. д. Сотрудники, боссы которых одержимы временными рамками, легко могут создать видимость бурной деятельности – например, отправить десяток сообщений рано утром и поздно вечером, а весь день ничего не делать. Точно так же можно честно отсидеть на стуле восемь часов, показав более чем скромные результаты. Видимость еще ничего не доказывает, лучше помочь людям научиться мотивировать себя. «Умение работать самостоятельно – это жизненно важный навык, – говорит Джеймс Хики, управляющий директор по альтернативным стратегиям в фирме Spearhead Capital, руководящий бостонской командой из Далласа. – Мы больше не в детском саду, где всех водят за руку». Нацеленность на результат работы, а не на количество потраченного на нее времени говорит о том, что мы имеем дело со взрослыми людьми.