Читать книгу "Эффективное делегирование. Краткое руководство по распределению задач для начинающих менеджеров. Хассан Осман. Саммари"

Smart Reading
Эффективное делегирование. Краткое руководство по распределению задач для начинающих менеджеров. Хассан Осман. Саммари

Оригинальное название:

Effective Delegation of Authority: A (Really) Short Book for New Managers About How to Delegate Work Using a Simple Delegation

Автор:

Hassan Osman

Подготовительный этап: что делегировать и с чего начать

Для многих начинающих руководителей[1]1
  Практики регулярного менеджмента. Управление исполнением. Управление командой // Павел Безручко.


[Закрыть] делегирование – это минное поле. Страх потерять контроль, боязнь, что сотрудник не справится, и неуверенность в том, с чего начать, парализуют и заставляют взваливать все на себя. Хассан Осман предлагает простой и эффективный подход, который превращает делегирование из источника стресса в инструмент роста для всей команды. Он считает, что делегирование стоит начинать задолго до разговора с сотрудником. Подготовительный этап, «предполетная проверка», – это не лишняя бюрократия, а фундамент, на котором строятся доверие, эффективность и успех всего процесса делегирования. Если уделить этому этапу должное внимание, 90 % успеха гарантировано.

Конкретные формулировки. Главная ошибка – начинать делегировать спонтанно, в режиме мозгового штурма с подчиненным. Ваша неуверенность и размытые формулировки будут восприняты как прямое, но непонятное указание. Сотрудник, желая выглядеть компетентным, скорее всего, не станет задавать уточняющие вопросы и уйдет выполнять туманную задачу. Результат предсказуемо будет плачевным. Прежде чем подойти к сотруднику, нужно четко представлять желаемый результат. Лучший способ кристаллизовать свою мысль – записать ее.

Используйте формулу: «Нужно, чтобы сотрудник <сделал что-то конкретное и измеримое>».

× «Нужно помочь с отчетом для руководства».

✓ «Нужно, чтобы к 15:00 среды Андрей подготовил презентацию из 10 слайдов на основе данных из этой Excel-таблицы. Ключевые выводы должны быть на втором слайде».

Малые задачи. Чтобы выстроить доверие и дать сотруднику возможность освоиться, начинайте передавать небольшие, некритичные задачи. Малая задача – та, выполнение которой не требует много времени и провал которой не нанесет серьезного ущерба бизнесу или вашей репутации.

Есть две задачи: собрать у коллег из смежного отдела данные по продажам для еженедельной планерки и провести переговоры с ключевым клиентом о продлении годового контракта.

Первая задача – малая. С нее и нужно начинать. Это создаст безопасную среду, где сотрудник сможет научиться, совершить незначительные ошибки и обрести уверенность в своих силах. А вы в свою очередь сможете оценить его надежность без серьезных рисков.

Задачи руководителя. Нельзя делегировать задачи, которые требуют авторитета, ответственности и личного участия руководителя.

• Управление персоналом: оценка эффективности, наем и увольнение.

• Задачи, требующие доступа к конфиденциальной информации.

• Задачи, которые ваш руководитель поручил выполнить лично вам.

• Проблемы, которые эскалировали до вашего уровня. Передавать их обратно «вниз по цепочке» – признак слабости.

Кому делегировать

Когда вы поняли, что хотите поручить, самое время выбрать, кому передать задачи. Не нужно превращать этот процесс в научное исследование со сложными матрицами компетенций. Часто достаточно доверять опыту и интуиции. Если что-то пойдет не так, вы всегда можете скорректировать решение.

• Разглядите сильные стороны подчиненных. Не все сотрудники одинаково хороши во всем. Подумайте, кто лучше всего подходит для конкретной задачи, применив критерий person-role fit – критерий гармонии между человеком и ролью.

Скрупулезному и внимательному к деталям сотруднику лучше поручить свести сложный финансовый отчет, а генератору идей – организовать мозговой штурм по новой маркетинговой кампании.

• Оцените загрузку команды. Поручать новую объемную задачу сотруднику, который и так работает на пределе возможностей, – это прямой путь к срыву сроков и выгоранию.